JP2006172377A - ワークフローシステムおよび関連権限設定方法およびプログラムおよび記録媒体 - Google Patents

Abstract

【課題】組織変更，人事異動等の人事環境の変化に対して、決裁済み電子文書の閲覧権限を動的に機能させることが可能なフレキシブルな閲覧権限設定環境を構築すること。
【解決手段】伝票デザイナプログラム４０１での電子文書の定義時に、当該電子文書の回覧経路上のユーザの人事情報のうち当該電子文書の決裁後の閲覧権限設定に反映させる属性（個人属性，組織属性，役割属性）の組み合わせを選択設定しておき、そして、ワークフローサーバ２００が、前記電子文書の決裁時に、上記設定されている組み合わせに対応する属性のみを、当該電子文書の決裁後の閲覧権限の設定として当該電子文書の決裁に関わったユーザの人事情報から反映させるように制御する構成を特徴とする。
【選択図】図１

Description

本発明は、ワークフローシステムにおける電子文書の閲覧機能制御に関するものである。

電子文書の承認業務の効率を向上させるインフラのひとつとして、ワークフローシステムがある。ワークフローシステムでは、電子化された文書を回覧するだけでなく、決裁済みの電子文書をデータベースに格納し、起案時の引用、決裁の取消等を目的に、検索、閲覧する手段を備えたものが多くあるが、決裁済み電子文書は、セキュリティの観点から検索、閲覧のためのアクセス権限設定を慎重に行う必要がある。

例えば、文書管理システムにおけるアクセス権限に関しては、文書情報を業務上の意味によりグルーピングして体系的に格納するフォルダに、各種属性情報と参照や更新など文書情報を操作できるユーザ情報及びアクセス権設定情報などを電子的に設定している。

こうして文書情報のセキュリティを確保した上で文書情報を利用したり、目的に応じて文書情報の管理を行っているが、上記管理方法は、文書情報ごとにアクセス権限を設定しなくてはならず、管理の作業者の負担が大きいものである。

これに対し、特許文献１（特開２００１-２２８２７号公報）では、ワークフローで取り扱う電子文書に対して行った処理の履歴とともに、各時点での処理内容を全て記憶し、ユーザごとに参照権限を設定しておき、該記憶した履歴情報の中で、ユーザからの参照要求に対して、該ユーザが処理内容参照権限を有する履歴に対する処理内容のみを表示することが提案されている。これにより、電子文書を決裁したユーザでなくとも、該電子文書の履歴情報から電子文書の処理内容を参照できる。
特開２００１-２２８２７号公報

しかしながら、上記特許文献１では、上述したように、電子文書の決裁に関わったユーザが人事異動により閲覧権限を喪失した場合や、閲覧権限を取得した場合に対するセキュリティ考慮がまったくなされていなかった。

よって、このような場合、ユーザの人事異動に応じて、人事異動により閲覧権限を喪失したユーザや、閲覧権限を取得したユーザに対して設定された閲覧権限（参照権限）を、管理者等が手作業で変更設定する必要があり、煩雑であるばかりでなく、変更ミス等が発生する恐れもあり、セキュリティ確保が困難である等の問題点があった。

本発明は、上記の問題点を解決するためになされたもので、本発明の目的は、
複数の属性（個人属性，組織属性，役割属性）を有する情報から構成される人事情報によりユーザ管理を行うユーザ間で電子文書の回覧を制御するワークフローシステムにおいて、前記電子文書の定義時に、当該電子文書の回覧経路上のユーザの人事情報のうち当該電子文書の決裁後の閲覧権限設定に反映させる属性（個人属性，組織属性，役割属性）の組み合わせを選択設定しておき、そして、前記電子文書の決裁時に、上記設定されている組み合わせに対応する属性のみを、当該電子文書の決裁後の閲覧権限の設定として当該電子文書の決裁に関わったユーザの人事情報から反映させるように制御することにより、組織変更，人事異動等の人事環境の変化に対して、決裁済み電子文書の閲覧権限を動的に機能させることが可能なフレキシブルな閲覧権限設定環境を構築することができるワークフローシステムおよび閲覧権限設定方法およびプログラムおよび記録媒体を提供することである。

本発明によれば、電子文書の回覧を制御するワークフローシステムであって、複数の属性を有する情報から構成される人事情報によりユーザ管理を行うユーザ管理手段と、前記電子文書の定義時に、当該電子文書の決裁後の閲覧権限設定に用いる前記人事情報の属性を選択設定する第１の設定手段と、前記電子文書の決裁時に、当該電子文書の決裁後の閲覧権限の設定として、当該電子文書が回覧された経路上のユーザの人事情報のうち、前記第１の設定手段で設定された属性のみを反映させるように制御する第２の設定手段とを有することを特徴とする。

本発明によれば、複数の属性（個人属性，組織属性，役割属性）を有する情報から構成される人事情報によりユーザ管理を行うユーザ間で電子文書の回覧を制御するワークフローシステムにおいて、前記電子文書の定義時に、当該電子文書の回覧経路上のユーザの人事情報のうち当該電子文書の決裁後の閲覧権限設定に反映させる属性（個人属性，組織属性，役割属性）の組み合わせを選択設定しておき、そして、前記電子文書の決裁時に、上記設定されている組み合わせに対応する属性のみを、当該電子文書の決裁後の閲覧権限の設定として当該電子文書の決裁に関わったユーザの人事情報から反映させるように制御するので、組織変更，人事異動等の人事環境の変化に対して、決裁済み電子文書の閲覧権限を動的に機能させることが可能なフレキシブルな閲覧権限設定環境を構築することができる。

従って、決裁済み電子文書の検索において、組織，役割に注目した閲覧権限設定を実現可能となり、人事異動等の環境の動的変化に対応したセキュリティの確保が可能となる等の効果を奏する。

以下、図面を参照して、本発明の詳細を説明する。

図１は、本実施形態が適用されるワークフローシステムの概略構成を示す図である。

実施形態におけるワークフローシステムは、ワークフロー及び伝票設計用コンピュータ端末（ワークフロー及び伝票設計用端末）４００、業務を遂行する処理者（担当者）に対応して設けられたワークフロー操作用コンピュータ端末（ワークフロー操作用端末）３００、ワークフローを実行するための各種テーブル，各種プログラムを格納するワークフローサーバ２００を備えている。

これらワークフロー及び伝票設計用端末４００，ワークフロー操作用端末３００，ワークフローサーバ２００，外部ＤＢ６００は、それぞれネットワーク５００に接続され運用されている。

ワークフロー及び伝票設計用端末４００は、伝票デザイナプログラム４０１及びシステム管理プログラム４０２を有し、ワークフローシステムにて使用する伝票の定義体の作成及びワークフローシステムで利用する各種定義情報の作成を行う。例えば、ワークフロー及び伝票設計用端末４００は、ワークフローサーバ２００に組織テーブル，役割テーブル，ユーザテーブル，ユーザ役割テーブル，配送定義情報，各種伝票情報等を登録することができる。このワークフロー及び伝票設計用端末４００は、これらの作業を行うために、自己の識別情報を入力することによりワークフローサーバ２００に接続することが可能になる。

ワークフロー操作用端末３００は、ワークフロー操作用端末３００上で実行されるＷｅｂブラウザ３０１を用いて、伝票に関するアクセス情報（外部ＤＢ６００に対する伝票検索要求を含む）をワークフローサーバ２００に対してＨＴＴＰで送信し、その結果を受信するものであり、その際に、発生する表示・計算処理は、Ｊａｖａ（登録商標）アプレット３０２等を利用することにより実行する。なお、このワークフロー操作用端末３００は、予め指定された所定の業務を行う担当者（例えば、起票者、課長、部長等）に配置されている。

ワークフローサーバ２００は、ワークフローシステムに関する情報（組織テーブル，役割テーブル，ユーザテーブル，ユーザ役割テーブル，配送定義情報，配送情報テーブル，閲覧権テーブル（起票者閲覧権テーブル，承認者閲覧権テーブル），各種伝票情報（後述する図１０に示す伝票定義情報ＤＢ７０６，後述する図１３に示す伝票情報ＤＢ）等）を格納するＲＤＢＭＳ（Ｒｅｌａｔｉｏｎａｌ ＤａｔａＢａｓｅ Ｍａｎａｇｅｍｅｎｔ Ｓｙｓｔｅｍ）２０５、ワークフロー操作用コンピュータ端末よりの要求を受け付けて要求を実行するためのＨＴＴＰサーバ２０１，サーブレットエンジン２０２，ワークフロープログラム２０３、ワークフロー通知機能を実現するＳＭＴＰサーバ２０４にて構成されている。

なお、ワークフロー操作用端末３００は、ワークフローサーバ２００に対して、外部ＤＢ６００に対する伝票検索要求を送信し、ワークフローサーバ２００から返信される検索結果に基づいて、外部ＤＢに格納された決裁済みの伝票（電子文書）を閲覧可能である。なお、外部ＤＢ６００は、ワークフローサーバ２００上に構築されていてもよい。

以下、図２を参照して、図１に示したワークフローサーバ２００，ワークフロー操作用端末３００，ワークフロー及び伝票設計用端末４００に適用可能なコンピュータのハードウェア構成について説明する。

図２は、図１に示したワークフローサーバ２００，ワークフロー操作用端末３００，ワークフロー及び伝票設計用端末４００に適用可能なコンピュータのハードウェア構成の一例を示すブロック図である。

図２において、１０１はＣＰＵで、ＲＯＭ１０３又はハードディスク（ＨＤ）（その他の記憶装置、例えば、フレキシブルディスク，ＣＤ−ＲＯＭ，ＤＶＤ−ＲＯＭ等どのような記憶装置であってもよい）１０４に格納されたプログラムをＲＡＭ１０２上にロードして実行することにより、コンピュータ全体を制御する。ＲＡＭ１０２は、ＣＰＵ１０１の作業領域として使用される。

１０８は通信インタフェースで、ネットワーク５００への接続を可能とする。１０６は入力装置で、キーボードやマウス等のポインティングデバイス等に相当する。１０７は表示装置で、ＣＲＴ，ＬＣＤ等で構成される。

なお、図１に示したワークフローサーバ２００のＲＤＢＭＳ２０５は、ワークフローサーバ２００のＨＤ１０４内に構築されている。また、ワークフローサーバ２００のＨＴＴＰサーバ２０１，サーブレットエンジン２０２，ワークフロープログラム２０３，ＳＭＴＰサーバ２０４は、ワークフローサーバ２００のＣＰＵ１０１が、ＨＤ１０４に格納されるプログラムをＲＡＭ１０２上にロードして実行することにより、実現される。

また、図１に示したワークフロー操作用端末３００のＷｅｂブラウザ３０１は、ワークフロー操作用端末３００のＣＰＵ１０１が、ＨＤ１０４に格納されるプログラムをＲＡＭ１０２上にロードして実行することにより、実現される。

さらに、図１に示したワークフロー操作用端末３００のＪａｖａ（登録商標）アプレット３０２は、ワークフロー操作用端末３００のＣＰＵ１０１が、ワークフローサーバ２００よりダウンロードされたプログラムをＷｅｂブラウザ３０１上で実行することにより、実現される。

また、図１に示したワークフロー及び伝票設計用端末４００の伝票デザイナプログラム４０１，システム管理プログラム４０２は、ワークフロー及び伝票設計用端末４００のＣＰＵ１０１が、ＨＤ１０４に格納されるプログラムをＲＡＭ１０２上にロードして実行することにより、実現される。

図３は、図１に示したワークフローシステムにおける伝票の流れを示す模式図である。

本実施形態のワークフローシステムでは、ワークフロー操作用端末３００を用いて、図３に示すように、伝票の起票，伝票の承認／否認の手続きを、ノードと呼ばれる組織と役割で定義された担当者が行う。なお、伝票が配送されるノードをひとつに括ったものをビジネスプロセスと定義する。

図４は、図１に示したワークフローサーバ２００のＲＤＢＭＳ２０５に記憶される組織テーブルのデータ構造の一例を示すデータ構成図である。なお、この組織テーブルは、ワークフローを実現するための組織に関する情報を記憶するためのものである。

図４に示す組織テーブルにおいて、組織ＩＤは、任意の組織名をコードとして表記したものであり、常に上位組織ＩＤを網羅している。また、組織名は、組織ＩＤの表示上の名称を示したものである。さらに、親組織ＩＤは、上位の組織ＩＤを示したものである。

図５は、図１に示したワークフローサーバ２００のＲＤＢＭＳ２０５に記憶される役割テーブルのデータ構造の一例を示すデータ構成図である。なお、この役割テーブルは、ワークフローを実現するための役割に関する情報を記憶するためのものである。

図５に示す役割テーブルにおいて、役割ＩＤは、任意の役割名をコードとして表記したものである。また、役割名は、役割ＩＤの表示上の名称を示したものである。

図６は、図１に示したワークフローサーバ２００のＲＤＢＭＳ２０５に記憶されるユーザテーブルのデータ構造の一例を示すデータ構成図である。なお、このユーザテーブルは、ワークフローを利用するためのユーザの情報を記憶するためのものである。

図６に示すユーザテーブルにおいて、ユーザＩＤは、利用者を任意のコードとして表示したものである。また、パスワードは、ワークフローシステムにログインする際にユーザＩＤと共に認証に利用するためのものである。さらに、ユーザ名は、ユーザＩＤの表示上の名称を示したものである。

図７は、図１に示したワークフローサーバ２００のＲＤＢＭＳ２０５に記憶される役職テーブルのデータ構造の一例を示すデータ構成図である。なお、この役職テーブルは、ワークフローを利用するための役職の情報を記憶するためのものである。

図７に示すように、役職テーブルの各レコードは、ユーザテーブル内で定義されている「ユーザＩＤ」，役割テーブル内で定義されている「役割ＩＤ」，組織テーブル内で定義されている「組織ＩＤ」で構成されている。

図８は、図１に示したワークフローサーバ２００のＲＤＢＭＳ２０５に記憶される配送定義情報のデータ構造の一例を示すデータ構成図である。なお、この配送定義情報は、伝票が配送される経路を定義した情報を記憶するためのものである。

ここでは、一例として役割が「社員」→「部長」→「本部長」→「事業本部長」→「社長」の順に伝票配送をする例を示している。このように伝票の配送経路を定義した場合、この配送経路の配送定義情報は、図９に示すような５レコードの情報として作成される。

以下、配送定義情報の作成方法について説明する。

例えば、伝票名が「交通費」の場合、まず、ユーザがワークフロー及び伝票設計用端末４００から、システム管理プログラムを用いて、伝票名に「交通費」と設定し、次に、各ノードを設定する。ノード１を例にすると、ノード１に役割ＩＤに部長を示すコード「Ｕ０００７」を設定し、対象となる組織を選択（ここでは組織ＩＤ「８０」の「Ａ会社」を選択）することにより、「伝票名」が「交通費」，「組織ＩＤ」が「８０」，「ノード番号」が「１」，「経路役割ＩＤ」が「部長」を示す役割ＩＤ「００４」、「経路組織ＩＤ」が役割を担う組織ＩＤとして設定される。なお、ここでは、対象となる組織として、組織ＩＤ「８０」の「Ａ会社」が選択されており、役割ＩＤ「部長」を持つ配送対象者は決定されない。そのため、経路組織ＩＤは「ＮＵＬＬ」となっている（図中では空白で示している）。

図９は、図１に示したワークフローサーバ２００のＲＤＢＭＳ２０５に記憶される配送情報テーブルのデータ構造の一例を示すデータ構成図である。なお、この配送情報テーブルは、後述する図１２に示すワークフローシステムにおける配送処理時に図８に示した配送定義情報に基づいて生成されるものであり、ワークフローの経路，状態等を記憶するためのものである。また、この配送情報テーブルは、特に、ユーザＩＤ「Ｕ００１２」のユーザが起票した場合に対応する。この場合、伝票は、ユーザＩＤ「Ｕ００１２」，「Ｕ０００７」，「Ｕ０００３」，「Ｕ０００２」，「Ｕ０００１」のように配送されることとなる。

以下、図１０を参照して、本発明のワークフローシステムにおける配送処理手順の全体の流れについて説明する。

図１０は、本発明のワークフローシステムにおける第１の制御処理手順の一例を示すフローチャートであり、図１に示したワークフローサーバ２００のワークフロープログラム２０３による配送処理に対応する。なお、図中、Ｓ５０００〜Ｓ５０１４は各ステップを示す。

まず、ワークフロープログラム２０３を実行するワークフローサーバ２００のＣＰＵ（以下、ワークフローサーバ２００のＣＰＵ）が、ワークフロー操作用端末３００より伝票処理要求を受信すると（ステップＳ５０００）、配送処理を開始する。

ワークフローサーバ２００のＣＰＵは、ステップＳ５０００で受信した伝票処理要求の要求区分である「起票」，「承認」，「否認」に基づいて、配送処理を切り替えていく（ステップＳ５００１）。

ステップＳ５００１において、ワークフローサーバ２００のＣＰＵが、ステップＳ５０００で受信した伝票処理要求の要求区分が「起票」であると判定した場合には、ステップＳ５００２において、ワークフローサーバ２００のＣＰＵは、起票時の情報として、ノード番号「０」を配送情報テーブルに設定する。「処理ユーザ」には、起票したユーザのユーザＩＤを設定する。

例えば、図８に示した配送定義情報に基づく伝票が起票された場合、図９に示したように、配送情報テーブルのノード番号「０」のレコードに、伝票名に「交通費」、伝票番号を起票時に発行される伝票番号（ここでは「００００１」とする）、ノード番号に「０」、処理ユーザを起票ユーザのユーザＩＤ「Ｕ００１２」、状態に「処理済」を設定する。また、ステップＳ５００２は、ワークフローサーバ２００のＣＰＵは、起票時の情報として、後述する図１３に示す伝票情報（閲覧権限情報を含む）を伝票情報ＤＢに設定する。

次に、ステップＳ５００３において、ワークフローサーバ２００のＣＰＵは、現在のノード番号を「１」とし、ステップＳ５０００で受信した伝票処理要求の伝票名に対応する配送定義情報（図８）を参照し、ノード番号「１」の情報（経路役割ＩＤ，経路組織ＩＤ）を取得し、ステップＳ５００８に進む。

例えば、図９に示した配送定義情報に基づく伝票が起票された場合、経路役割ＩＤ「００４」，経路組織ＩＤ「ＮＵＬＬ」を取得する。

一方、ステップＳ５００１で、ワークフローサーバ２００のＣＰＵが、ステップＳ５０００で受信した伝票処理要求の要求区分が「承認」又は「否認」であると判定した場合には、ステップＳ５００４において、ワークフローサーバ２００のＣＰＵは、配送情報テーブル（図９）を参照して現在のノード番号を取得する。

次に、ステップＳ５００５において、ワークフローサーバ２００のＣＰＵは、ステップＳ５０００で受信した伝票処理要求の要求区分が「承認」であるか「否認」であるかを判定し、「否認」であると判定した場合には、ステップＳ５００７において、伝票情報（後述する図１２の承認者データ）を更新するとともに、ステップＳ５００４で取得した現在のノード番号をデクリメントした後、該デクリメントした現在のノード番号を持つ配送定義情報（図９）を参照し、該現在のノード番号の情報（経路役割ＩＤ，経路組織ＩＤ）を取得し、ステップＳ５００８に進む。

一方、ステップＳ５００５で、ワークフローサーバ２００のＣＰＵが、ステップＳ５０００で受信した伝票処理要求の要求区分が「承認」であると判定した場合には、ステップＳ５００６において、伝票情報（後述する図１２の承認者データ）を更新するとともに、ステップＳ５００４で取得した現在のノード番号をインクリメントした後、該インクリメントした現在のノード番号を持つ配送定義情報（図８）を参照し、該現在のノード番号の情報（経路役割ＩＤ，経路組織ＩＤ）を取得し、ステップＳ５００８に進む。

そして、ステップＳ５００８において、ワークフローサーバ２００のＣＰＵは、ステップＳ５００３、Ｓ５００６、又はＳ５００７で取得した経路役割ＩＤ，経路組織ＩＤを用いて、ユーザ役職情報（図７）を参照して次の配送対象ユーザＩＤを決定する（役職テーブル（図７）から役割ＩＤが経路役割ＩＤで、組織ＩＤが経路組織ＩＤのユーザＩＤを決定する）。なお、取得した組織経路ＩＤが「ＮＵＬＬ」の場合（図８の空白の場合）には、現在のノード番号より１つ小さいノード番号に対応するユーザＩＤの属する組織ＩＤを「経路組織ＩＤ」として次の配送対象ユーザＩＤを決定するものとする。さらに、これでも次の配送対象ユーザＩＤを決定することができない場合（ユーザ役職情報（図７）に、役割ＩＤが経路役割ＩＤで、組織ＩＤが経路組織ＩＤのレコードが存在しない場合）には、該組織ＩＤの親組織ＩＤを「経路組織ＩＤ」として次の配送対象ユーザＩＤを決定するものとし、次の配送対象ユーザＩＤが決定するまでこの処理を繰り返すものとする。

例えば、図８に示した配送定義情報に基づく伝票が起票された場合、図９に示したように、ステップＳ５００３で、ノード番号「１」の経路役割ＩＤ「００４」，経路組織ＩＤ「ＮＵＬＬ」が取得され、該取得された経路役割ＩＤ「００４」，経路組織ＩＤ「ＮＵＬＬ」に基づいて配送対象となるユーザＩＤが決定される。ここで、取得した経路組織ＩＤが「ＮＵＬＬ」であるため、現在のノード番号「１」より１つ小さいノード番号「０」に対応するユーザＩＤ「Ｕ００１２」の属する組織ＩＤ「８０１０１０１０１０」を「経路組織ＩＤ」として次の配送対象ユーザＩＤを決定する。このとき、ユーザ役職情報（図７）に、役割ＩＤ「００４」で、組織ＩＤ「８０１０１０１０１０」のレコードが存在しないため、組織ＩＤ「８０１０１０１０１０」の親組織ＩＤ「８０１０１０１０」を「経路組織ＩＤ」として次の配送対象ユーザＩＤを決定する。ここで、ユーザ役職情報（図７）を参照すると、役割ＩＤ「００４」で、組織ＩＤ「８０１０１０１０１０」のユーザＩＤは「Ｕ０００７」となり、このユーザＩＤ「Ｕ０００７」が次の配送対象ユーザＩＤに決定される。

次に、ステップＳ５００９において、ワークフローサーバ２００のＣＰＵは、後述する図１６に示す電子文書の閲覧権限情報出力処理を起動させる。なお、この処理は、本フローチャートの処理と並行して実行されるものとする。

次に、ステップＳ５０１０において、ワークフローサーバ２００のＣＰＵは、ステップＳ５０００で受信した伝票処理要求が最終承認者からのものであるか否かを判定する。

ステップＳ５０１０で、ワークフローサーバ２００のＣＰＵが、ステップＳ５０００で受信した伝票処理要求が最終承認者からのものであると判定した場合には、ステップＳ５０１１において、配送情報テーブル（図９）から当該配送情報を削除するとともに、ＳＭＴＰサーバ２０４により起票者に全て承認された旨のワークフロー通知を行い、処理を終了する。

一方、ステップＳ５０１０で、ワークフローサーバ２００のＣＰＵが、ステップＳ５０００で受信した伝票処理要求が最終承認者からのものでないと判定した場合には、ステップＳ５０１２において、ステップＳ５０１２において、ワークフローサーバ２００のＣＰＵは、ステップＳ５０００で受信した伝票処理要求の要求区分が「承認」又は「起票」であるか「否認」であるかを判定し、「否認」であると判定した場合には、ステップＳ５０１４において、配送情報テーブル（図９）から上記現在ノード番号を削除するとともに、ＳＭＴＰサーバ２０４により配送対象者に否認された旨のワークフロー通知を行い、処理を終了する。

一方、ステップＳ５０１２で、ワークフローサーバ２００のＣＰＵが、ステップＳ５０００で受信した伝票処理要求の要求区分が「承認」又は「起票」であると判定した場合には、ステップＳ５０１３において、配送情報テーブル（図９）に次のノード番号の情報を設定（この時、「処理ユーザ」には、ステップＳ５００９で決定された次の配送対象ユーザＩＤを設定）するとともに、ＳＭＴＰサーバ２０４により配送対象者にワークフロー通知を行い、処理を終了する。

以下、図１１〜図１９を用いて本実施形態における電子文書の閲覧権限の割り当て方法及び、同権限の有無判定から表示までについて説明する。

本実施形態のワークフローシステムにおけるセキュリティポリシを以下に示す。

まず、電子文書のセキュリティの確保は、決裁にかかわったユーザが属する組織や役割に対して行うべきものであり、例外的に個人に対して設定されると考えるのが自然である。

例えば、ワークフローで回覧された電子文書の承認者が人事異動で別の組織へ異動した場合、当該者に閲覧権限を与えるか否かは、電子文書の種別により決定する。

また、回覧時に別組織であったユーザが、人事異動で当該電子文書を承認する役割となった場合、電子文書の種類によっては、該ユーザに閲覧権限を付与すべきである。

以下、このようなセキュリティポリシを実現する構成について説明する。

図１１は、本実施形態にて利用する閲覧権限設定可能な伝票の定義方法を示す模式図である。

本実施形態では、電子文書（伝票）は、図１に示したワークフロー及び伝票設計用端末４００にインストールされている伝票デザイナプログラム４０１を用いて作成する。

伝票デザイナプログラム４０１は、図１１に示すように、電子文書の種別ごとに、文書の形式であるフォーム情報７０２のほか、入力項目７０３、イベント処理７０４、指定ボタン７０６の有無、閲覧権限情報７０５を定義するとともに、定義されたこれらの情報を電子文書の種別単位で電子伝票定義情報ＤＢ７０８に格納する。

なお、この伝票の起票時に、指定ボタン７０６が押下されると、指定ユーザのユーザＩＤを入力する画面７０７が表示され、例外的に個人に対して閲覧権限を設定するユーザのユーザＩＤを入力できる（複数入力可能）。

また、閲覧権限情報７０５には、電子文書に定義時に設定されるものであり、設定値としては、図１２に示す閲覧権限値を設定する（起票者による変更は不可）。

図１２は、図１１に示した閲覧権限情報の値の決め方を説明するものである。

図１２に示すように、閲覧権限は、起票者のもつ閲覧権限Ｃ１と承認者のもつ閲覧権限Ｃ２で構成されている。

さらに、各閲覧権限Ｃ１，Ｃ２は、個人依存Ｃ３、組織依存Ｃ４、役割依存Ｃ５の場合の組み合わせで成り立っている。

個人依存Ｃ３は、起票者又は承認者個人に対して閲覧権限を設定する場合に用いる。また、組織依存Ｃ４は、起票者又は承認者の所属する組織に対して閲覧権限を設定する場合に用いる。さらに、役割依存Ｃ５は、起票者又は承認者の役割に対して閲覧権限を設定する場合に用いる。

閲覧権限は、Ｃ６に示すように、各条件を数値化し、それらの合計値を閲覧権限値Ｃ７として設定される。

例えば、パターン（１）は、閲覧権限値Ｃ７が「１１」であり、これは、起票者と承認者のみに閲覧権限を付与たことを意味している。この設定により、例えば、人事異動等で別組織に所属が変更になったとしても当該電子文書は起票者と承認者にしか決裁済み伝票を閲覧する権限が与えられていないことを意味する。

また、パターン（４）は、閲覧権限値Ｃ７が「２２」であり、これは、起票者の属する組織と承認者の属する組織の者に閲覧権限を付与たことを意味している。この設定では、当該組織の者は誰でも決裁済み伝票を閲覧する権限が与えられている。しかし、逆に、例えば、人事異動等で別組織に所属が変更になった場合には、たとえ当該伝票の起票者、承認者といえでも決裁済み文書を閲覧する権限は与えられていないことを意味する。

さらに、パターン（５）は、閲覧権限値Ｃ７が「４４」であり、これは、起票時の起票者の役割と承認時の承認者の役割を有する者に閲覧権限を付与たことを意味している。この設定では、当該役割を有する者は誰でも決裁済み伝票を閲覧する権限が与えられている。しかし、逆に、例えば、人事異動等で役割が変更になった場合には、たとえ当該伝票の起票者、承認者といえでも決裁済み文書を閲覧する権限は与えられていないことを意味する。

また、パターン（２）（３）（６）（７）は、上記パターン（１）（４）（５）の組み合わせたものとなる。

なお、図１１に示した指定ボタン７０６，画面７０７で設定可能な指定ユーザへの閲覧権限は、図１２の閲覧権限以外に例外的に個人に対して閲覧権限を設定するためのものである。

図１３は、本発明のワークフローシステムにおける伝票情報の一例を示す図であり、図１０のステップＳ５００２で、設定されるデータに対応する。

図１３に示すように、本実施形態の伝票情報は、伝票名称Ｄ１，起票番号Ｄ２，起票者データＤ３，承認者データＤ４，伝票内容Ｄ５，閲覧権限値Ｄ６から構成される。

伝票名称Ｄ１は、閲覧対象の伝票名を示したものである。起票番号Ｄ２は、伝票を起票した際にワークサーバ２００のＣＰＵによって発番された一意の番号である。

起票者データＤ３は、後述する図１４に示す起票者閲覧権限テーブル内のＡ３〜Ａ１０に示す情報から構成される（詳細は図１４で示す）。

承認者データＤ４は、後述する図１５に示す承認者閲覧権限テーブル内のＢ３〜Ｂ７に示す情報から構成される（詳細は図１５で示す）。

伝票内容Ｄ５は、起票された伝票の内容を示すものであり、図１１の入力項目７０３内の情報に対応する。閲覧権限値Ｄ６は、起票された伝票に設定された閲覧権限値７０５に対応する。

図１４は、本発明のワークフローシステムにおける起票者閲覧権テーブルの一例を示す図である。

この起票者閲覧権テーブルは、決裁者ノードにて電子文書を外部データベースに格納する際の起票者情報である。以下、起票者閲覧権テーブルの内容について説明する。

伝票名称Ａ１は、閲覧対象の伝票名を示したものであり、図１２に示した伝票名称Ｄ１と同一である。起票番号Ａ２は、伝票を起票した際にワークフローシステムによって発番された一意の番号であり、図１２に示した起票番号Ｄ２と同一である。

起票日Ａ３は、起票者によって起案された日付である。ユーザＩＤ（Ａ４）は、起案者のログイン時のユーザＩＤである。起票者Ａ５は、ログインしたユーザＩＤに対応するユーザ名である。組織ＩＤＡ６は、起票者が属している組織ＩＤである。役割ＩＤＡ７は、起票者が持つ役割ＩＤである。決裁番号Ａ８は、決裁者ノードにてワークフローシステムによって発番される一意な番号である。

決裁日Ａ９は、決裁者ノードにて決裁者が承認した日付である。決裁者Ａ１０は、決裁者ノードにて承認したユーザ名である。指定ユーザＩＤ（Ａ１１）は、図１１に示した指定ボタン７０６，画面７０７により例外的に個人に対して閲覧権限が設定された指定ユーザのユーザＩＤである。なお、Ａ３〜Ａ１１のデータは、図１３に示した起票者データＤ３と同一である。

図１５は、本発明のワークフローシステムにおける承認者閲覧権テーブルの一例を示す図である。

この承認者閲覧権テーブルは、決裁者ノードにて電子文書を外部データベースに格納する際の承認履歴情報である。以下、承認者閲覧権テーブルの内容について説明する。

伝票名称Ｂ１は、閲覧対象の伝票名を示したものであり、図１３に示した伝票名称Ｄ１，図１４に示した伝票名称Ａ１と同一である。起票番号Ｂ２は、伝票を起票した際にワークフローシステムによって発番された一意の番号であり、図１３に示した起票番号Ｄ２，図１４に示した起票番号Ａ２と同一である。

ＳＥＱ（Ｂ３）は、承認者ごとに割り当てられたノード番号である。承認者コードＢ４は、伝票の承認を行ったログイン者のユーザＩＤが設定される。承認者組織ＩＤ（Ｂ５）は、伝票の承認を行ったログイン者が属している組織ＩＤが設定される。承認者役割ＩＤ（Ｂ６）は、伝票の承認を行ったログイン者が持つ役割ＩＤが設定される。承認日（Ｂ７）は、承認者が承認を行った日付である。

以下、図１６のフローチャートを参照して、本発明のワークフローシステムにおける閲覧権限情報出力処理手順の流れについて説明する。

図１６は、本発明のワークフローシステムにおける第２の制御処理手順の一例を示すフローチャートであり、図１に示したワークフローサーバ２００のワークフロープログラム２０３による閲覧権限情報出力処理に対応する。なお、この処理は、図１０のステップＳ５００９で起動される処理に対応し、電子文書の指定ノード（決裁ノード）において起票者閲覧権限情報と承認者閲覧権限情報をデータベースに出力する処理に対応する。また、図中、Ｓ８０１〜Ｓ８０５は各ステップを示す。

まず、図１０に示したステップＳ５０１０で、本フローチャートの処理が起動されると、ワークフロープログラム２０３を実行するワークフローサーバ２００のＣＰＵ（以下、ワークフローサーバ２００のＣＰＵ）は、ステップＳ８０１において、ワークフロー操作用端末３００が電子文書（着目中の伝票）に対して行ったイベント（図１０のステップＳ５０００で受信した伝票処理要求）が「承認」イベントであるか否かを判断し、「承認」イベントでないと判断した場合には、そのまま処理を終了する。

一方、ステップＳ８０１で、ワークフローサーバ２００のＣＰＵが、ワークフロー操作用端末３００が電子文書（伝票）に対して行ったイベントが「承認」イベントであると判断した場合には、ステップＳ８０２において、現ノードが「決裁ノード」であるか否かを判断する（Ｓ８０２）。

ステップＳ８０２で、ワークフローサーバ２００のＣＰＵが、現ノードが「決裁ノード」でないと判断した場合には、そのまま処理を終了する。

一方、ステップＳ８０２で、ワークフローサーバ２００のＣＰＵが、現ノードが「決裁ノード」であると判断した場合には、ステップＳ８０３において、ワークフローサーバ２００のＣＰＵは、着目中の電子文書（図１３で示した伝票情報）にて定義されている起票者に関する閲覧権情報（伝票名称Ｄ１，起票番号Ｄ２，起票者データＤ３）を、図１４に示した起票者閲覧権テーブルに対して出力する。なお、この際、ユーザＩＤ（Ａ３），組織ＩＤ（Ａ４），役割ＩＤ（Ａ５）については、図１３で示した伝票情報の閲覧権限値Ｄ６で許可されている項目のみ、出力するものとする。

次に、ステップＳ８０４において、ワークフローサーバ２００のＣＰＵは、電子文書（図１３で示した伝票情報）にて定義されている起票者に関する閲覧権情報（伝票名称Ｄ１，起票番号Ｄ２，承認者データＤ３）を、図１５に示した承認者閲覧権テーブルに対して出力する。なお、この際、ユーザＩＤ（Ａ３），組織ＩＤ（Ａ４），役割ＩＤ（Ａ５）については、図１３で示した伝票情報の閲覧権限値Ｄ６で許可されている項目のみ、出力するものとする。

次に、ステップＳ８０５において、ワークフローサーバ２００のＣＰＵは、着目中の伝票情報を、外部ＤＢに登録し、処理を終了する。

なお、ステップＳ８０２で判断している「決裁ノード」とは、一般には最終承認ノードがこれに該当する。しかしながら、「決裁ノード」は、ワークフロー上にて定義されているノードとは異なる電子文書（伝票）内部で論理的に位置づけられているノードであるため、利用する電子文書ごとにその位置づけを変更することが可能である。

以上の処理により、決裁済みの伝票（電子文書）の閲覧権限がワークフローサーバ２００に登録され、また、決裁済みの伝票（電子文書）が外部ＤＢに登録される。これにより、以後、ユーザはワークフロー操作用端末３００から伝票検索要求をワークフローサーバ２００に送信して、該ユーザが閲覧権限を有する伝票の検索結果一覧を取得し、伝票の閲覧を行うことができる。

以下、図１７〜図１８を参照して、本発明のワークフローサーバ２００における伝票の検索、閲覧の処理について説明する。

図１７は、本発明のワークフローシステムにおける電子伝票検索画面の一例を示す模式図であり、決裁ノードを通過後、外部データベースに出力された決裁済み電子文書（伝票）を検索するための検索条件を入力するための画面に対応する。なお、この画面は、図１に示したワークフロー操作用端末３００からの要求により、ワークフローサーバ２００からワークフロー操作用端末３００に返送され、ワークフロー操作用端末３００のＷｅｂブラウザ３０１上で表示される。また、この画面は、図１に示したワークフロー操作用端末３００が予めＨＤ内に保持しているものであってもよい。

この電子伝票検索画面では、図１７に示すように、ユーザ認証情報（ユーザＩＤ９−１，パスワード９−２），任意の検索条件（伝票名９−３，決裁番号９−４，決裁日９−５）を指定し、実行ボタン９−６を押下することにより、ワークフロー操作用端末３００のＣＰＵは、指定されたユーザ認証情報と検索条件をワークフローサーバ２００に送信する。すると、ワークフローサーバ２００のＣＰＵは、ユーザ認証情報による認証後に、ワークフローサーバ２００内にある閲覧検索プログラムを起動する。なお、ユーザ認証情報による認証が失敗した場合には、その旨をワークフロー操作用端末３００に通知し、このまま処理を終了する。

この閲覧検索プログラムは、図１６に示した閲覧権限情報出力処理によりワークフローサーバ２００内に格納されている起票者閲覧権限テーブル（図１４），承認者閲覧権限テーブル（図１５）を参照して、当該条件に合致した閲覧権限のある電子文書の一覧をワークフロー操作用端末３００に返信するものである。

以下、図１８のフローチャートを参照して、この閲覧検索プログラムにて行われる閲覧検索処理について説明する。

図１８は、本発明のワークフローシステムにおける第３の制御処理手順の一例を示すフローチャートであり、図１に示したワークフローサーバ２００のワークフロープログラム２０３による閲覧検索処理に対応する。なお、図中、Ｓ９０１〜Ｓ９１０は各ステップを示す。

まず、ステップＳ９０１において、ワークフロープログラム２０３を実行するワークフローサーバ２００のＣＰＵ（以下、ワークフローサーバ２００のＣＰＵ）は、ワークフロー操作用端末３００より、ユーザ認証情報と検索条件を受信すると、ワークフローサーバ２００のＣＰＵは、ユーザ認証情報による認証を行う。なお、ユーザ認証情報による認証に失敗した場合には、その旨をワークフロー操作用端末３００に通知し、このまま処理を終了する。一方、ユーザ認証情報（ユーザＩＤ，パスワード）による認証に成功した場合には、該ユーザの所属情報（組織ＩＤ，役割ＩＤ）を取得し、ワークフローサーバ２００内にある閲覧検索プログラムを起動する。

そして、起票時に設定された閲覧権限を判定するため、まず、ワークフローサーバ２００のＣＰＵは、ステップＳ９０２において、ステップＳ９０１で受信した検索条件に基づいて、図１４に示した起票者閲覧権テーブルを検索し、該検索結果をワークファイルに格納する。

次に、ステップＳ９０３において、ワークフローサーバ２００のＣＰＵは、上記ワークファイルがＥＯＦか否かを判断し、ＥＯＦでないと判断した場合には、ステップＳ９０４において、ワークフローサーバ２００のＣＰＵは、ワークファイルから起票者閲覧権テーブルの１レコード分のデータを取得し、該取得したデータ内のユーザＩＤ（Ａ４），組織ＩＤ（Ａ５），役割ＩＤ（Ａ６），指定ユーザＩＤ（Ａ１１）と、ステップＳ９０１で取得したユーザＩＤ，組織ＩＤ，役割ＩＤとを比較して、当該ユーザに閲覧権限があるか否かを判定する。

ステップＳ９０４で、ワークフローサーバ２００のＣＰＵが、当該ユーザに閲覧権限がないと判断した場合には、ステップＳ９０２に処理を戻し、次のレコードの処理に移行する。

一方、ステップＳ９０４で、ワークフローサーバ２００のＣＰＵが、当該ユーザに閲覧権限があると判断した場合には、ステップＳ９０５において、ワークフローサーバ２００のＣＰＵは、当該レコードに対応する伝票を閲覧可として、当該レコード内のデータをＲＡＭ上の電子伝票検索結果一覧に設定し、ステップＳ９０２に処理を戻し、次のレコードの処理に移行する。

一方、ステップＳ９０３で、ワークフローサーバ２００のＣＰＵが、ワークファイルがＥＯＦであると判断した場合には、そのままステップＳ９０６に処理を移行させる。

次に、承認時に設定された閲覧権限を判定するため、まず、ワークフローサーバ２００のＣＰＵは、ステップＳ９０６において、ステップＳ９０１で受信した検索条件に基づいて、図１５に示した承認者閲覧権テーブルを検索し、該検索結果をワークファイルに格納する。

次に、ステップＳ９０７において、ワークフローサーバ２００のＣＰＵは、上記ワークファイルがＥＯＦか否かを判断し、ＥＯＦでないと判断した場合には、ステップＳ９０８において、ワークフローサーバ２００のＣＰＵは、ワークファイルから承認者閲覧権テーブルの１レコード分のデータを取得し、該取得したデータ内の承認者コード（Ｂ４），承認者組織ＩＤ（Ｂ５），承認者役割ＩＤ（Ｂ６）と、ステップＳ９０１で取得したユーザＩＤ，組織ＩＤ，役割ＩＤとを比較して、当該ユーザに閲覧権限があるか否かを判定する。

ステップＳ９０８で、ワークフローサーバ２００のＣＰＵが、当該ユーザに閲覧権限がないと判断した場合には、ステップＳ９０７に処理を戻し、次のレコードの処理に移行する。

一方、ステップＳ９０８で、ワークフローサーバ２００のＣＰＵが、当該ユーザに閲覧権限があると判断した場合には、ステップＳ９０５において、ワークフローサーバ２００のＣＰＵは、当該レコードに対応する伝票を閲覧可として、当該レコード内のデータをＲＡＭ上の電子伝票検索結果一覧に設定し、ステップＳ９０７に処理を戻し、次のレコードの処理に移行する。

一方、ステップＳ９０７で、ワークフローサーバ２００のＣＰＵが、ワークファイルがＥＯＦであると判断した場合には、そのままステップＳ９１０に処理を移行させる。

最後に、ステップＳ９１０において、ワークフローサーバ２００のＣＰＵは、ステップＳ９０４，Ｓ９０９で設定された電子伝票検索結果一覧に基づいて図１９に示す電子伝票検索結果一覧画面を生成し、ワークフロー操作用端末３００に送信し、処理を終了する。

そして、ワークフローサーバ２００から送信された電子伝票検索結果一覧画面を受信したワークフロー操作用端末３００のＣＰＵは、受信した電子伝票検索結果一覧画面をＷｅｂブラウザ３０１上に表示制御する。

図１９は、本発明のワークフローシステムにおける電子伝票検索結果一覧画面の一例を示す模式図である。

図１９において、９−８は参照ボタンで、このボタンがワークフロー操作用端末３００の入力装置で指示されると、ワークフロー操作用端末３００のＣＰＵは、対応する電子伝票の要求をワークフローサーバ２００に送信する。

これを受けて、ワークフローサーバ２００のＣＰＵは、外部ＤＢから該当する伝票情報をワークフロー操作用端末３００に送信する。

そして、ワークフローサーバ２００から送信された伝票情報を受信したワークフロー操作用端末３００のＣＰＵは、受信した伝票情報をＷｅｂブラウザ３０１上に表示制御する。

以上示したように、本実施形態によれば、電子文書（伝票）に対して、その種類ごとに閲覧権限情報（ユーザＩＤ，組織ＩＤ，役割ＩＤの組み合わせ）を設定しておき、決裁後、電子文書のデータベース格納時に当該閲覧権限情報に対応する閲覧制限を付与する。そして、決裁済み電子情報の検索時には、当該情報を参照し、検索を依頼したユーザに閲覧権限が設定されている決裁済み電子文書のみを閲覧許可するように制御するので、組織変更，人事異動等の環境の変化に対して、決裁済み電子文書の閲覧権を動的に機能させすることが可能なフレキシブルなワークフロー閲覧権限を設定することができる。

上述した実施形態内の各変形例のいずれか又は全てを組み合わせた構成も本発明に含まれるものである。

なお、上述した各種データの構成及びその内容はこれに限定されるものではなく、用途や目的に応じて、様々な構成や内容で構成されることは言うまでもない。

以上、一実施形態について示したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記録媒体等としての実施態様をとることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。

以下、図２０に示すメモリマップを参照して本発明に係るワークフローシステムに適用可能なワークフローサーバ装置で読み取り可能なデータ処理プログラムの構成について説明する。

図２０は、本発明に係るワークフローシステムに適用可能なワークフローサーバ装置で読み取り可能な各種データ処理プログラムを格納する記録媒体（記憶媒体）のメモリマップを説明する図である。

なお、特に図示しないが、記録媒体に記憶されるプログラム群を管理する情報、例えばバージョン情報，作成者等も記憶され、かつ、プログラム読み出し側のＯＳ等に依存する情報、例えばプログラムを識別表示するアイコン等も記憶される場合もある。

さらに、各種プログラムに従属するデータも上記ディレクトリに管理されている。また、インストールするプログラムやデータが圧縮されている場合に、解凍するプログラム等も記憶される場合もある。

本実施形態における図１０，図１６，図１８に示す機能が外部からインストールされるプログラムによって、ホストコンピュータにより遂行されていてもよい。そして、その場合、ＣＤ−ＲＯＭやフラッシュメモリやＦＤ等の記録媒体により、あるいはネットワークを介して外部の記録媒体から、プログラムを含む情報群を出力装置に供給される場合でも本発明は適用されるものである。

以上のように、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記録媒体を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記録媒体に格納されたプログラムコードを読出し実行することによっても、本発明の目的が達成されることは言うまでもない。

この場合、記録媒体から読み出されたプログラムコード自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムコードを記憶した記録媒体は本発明を構成することになる。

プログラムコードを供給するための記録媒体としては、例えば、フレキシブルディスク，ハードディスク，光ディスク，光磁気ディスク，ＣＤ−ＲＯＭ，ＣＤ−Ｒ，ＤＶＤ−ＲＯＭ，磁気テープ，不揮発性のメモリカード，ＲＯＭ，ＥＥＰＲＯＭ，シリコンディスク等を用いることができる。

また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、前述した実施形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

さらに、記録媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

また、本発明は、複数の機器から構成されるシステムに適用しても、１つの機器からなる装置に適用してもよい。また、本発明は、システムあるいは装置にプログラムを供給することによって達成される場合にも適応できることは言うまでもない。この場合、本発明を達成するためのソフトウェアによって表されるプログラムを格納した記録媒体を該システムあるいは装置に読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。

さらに、本発明を達成するためのソフトウェアによって表されるプログラムをネットワーク上のサーバ，データベース等から通信プログラムによりダウンロードして読み出すことによって、そのシステムあるいは装置が、本発明の効果を享受することが可能となる。

本実施形態が適用されるワークフローシステムの概略構成を示す図である。 図１に示したワークフローサーバ，ワークフロー操作用端末，ワークフロー及び伝票設計用端末に適用可能なコンピュータのハードウェア構成の一例を示すブロック図である。 図１に示したワークフローシステムにおける伝票の流れを示す模式図である。 図１に示したワークフローサーバのＲＤＢＭＳに記憶される組織テーブルのデータ構造の一例を示すデータ構成図である。 図１に示したワークフローサーバのＲＤＢＭＳに記憶される役割テーブルのデータ構造の一例を示すデータ構成図である。 図１に示したワークフローサーバのＲＤＢＭＳに記憶されるユーザテーブルのデータ構造の一例を示すデータ構成図である。 図１に示したワークフローサーバのＲＤＢＭＳに記憶される役職テーブルのデータ構造の一例を示すデータ構成図である。 図１に示したワークフローサーバのＲＤＢＭＳに記憶される配送定義情報のデータ構造の一例を示すデータ構成図である。 図１に示したワークフローサーバのＲＤＢＭＳに記憶される配送情報テーブルのデータ構造の一例を示すデータ構成図である。 本発明のワークフローシステムにおける第１の制御処理手順の一例を示すフローチャートである。 本実施形態にて利用する閲覧権限設定可能な伝票の定義方法を示す模式図である。 図１１に示した閲覧権限情報の値の決め方を説明する図である。 本発明のワークフローシステムにおける伝票情報の一例を示す図である。 本発明のワークフローシステムにおける起票者閲覧権テーブルの一例を示す図である。 本発明のワークフローシステムにおける承認者閲覧権テーブルの一例を示す図である。 本発明のワークフローシステムにおける第２の制御処理手順の一例を示すフローチャートである。 本発明のワークフローシステムにおける電子伝票検索画面の一例を示す模式図である。 本発明のワークフローシステムにおける第３の制御処理手順の一例を示すフローチャートである。 本発明のワークフローシステムにおける電子伝票検索結果一覧画面の一例を示す模式図である。 本発明に係るワークフローシステムに適用可能なワークフローサーバ装置で読み取り可能な各種データ処理プログラムを格納する記録媒体（記憶媒体）のメモリマップを説明する図である。

符号の説明

２００ ワークフローサーバ
３００ ワークフロー操作用端末
４００ ワークフロー及び伝票設計用端末
５００ ネットワーク

Claims (7)

1. 電子文書の回覧を制御するワークフローシステムであって、
   複数の属性を有する情報から構成される人事情報によりユーザ管理を行うユーザ管理手段と、
   前記電子文書の定義時に、当該電子文書の回覧経路上のユーザの人事情報のうち当該電子文書の決裁後の閲覧権限設定に反映させる属性の組み合わせを選択設定する第１の設定手段と、
   前記電子文書の決裁時に、前記第１の設定手段で設定された組み合わせに対応する属性のみを、当該電子文書の決裁後の閲覧権限の設定として当該電子文書の決裁に関わったユーザの人事情報から反映させるように制御する第２の設定手段と、
   を有することを特徴とするワークフローシステム。
2. 前記人事情報は、ユーザ個人を特定する個人属性，ユーザが属する組織を特定する組織属性，ユーザの役割を特定する役割属性から構成されることを特徴とする請求項１記載のワークフローシステム。
3. 前記決裁後の電子文書の閲覧要求に応じて、当該閲覧要求を行ったユーザの人事情報と当該電子文書の閲覧権限とに基づいて、前記電子文書の閲覧制限を行う制御手段を有することを特徴とする請求項１又は２記載のワークフローシステム。
4. 前記第１の設定手段は、電子文書の決裁後の閲覧権限設定に反映させる前記人事情報の属性の組み合わせを、起票者と承認者とで個別に設定可能なことを特徴とする請求項１〜３のいずれかに記載のワークフローシステム。
5. 複数の属性を有する情報から構成される人事情報によりユーザ管理を行うユーザ間での電子文書の回覧を制御するワークフローシステムにおける閲覧制限方法であって、
   前記電子文書の定義時に、当該電子文書の回覧経路上のユーザの人事情報のうち当該電子文書の決裁後の閲覧権限設定に反映させる属性の組み合わせを選択設定する第１の設定ステップと、
   前記電子文書の決裁時に、前記第１の設定ステップで設定された組み合わせに対応する属性のみを、当該電子文書の決裁後の閲覧権限の設定として当該電子文書の決裁に関わったユーザの人事情報から反映させる第２の設定ステップと、
   を有することを特徴とする閲覧権限設定方法。
6. 請求項５に記載された閲覧権限設定方法をコンピュータが実行するためのプログラム。
7. 請求項５に記載された閲覧権限設定方法をコンピュータが実行するためのプログラムをコンピュータが読み取り可能に記憶した記録媒体。

Images