JP2001142874A - 文書管理システム - Google Patents
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Abstract
(57)【要約】
【課題】 利用権限に応じて最適な形での登録文書の情
報提供による情報の活用及び利用を行ない、さらには文
書の改編を防止しつつ情報を提供する。 【解決手段】 文書を作成し（Ｓ１）、登録装置５によ
り、作成者本人であることが確認されるか、或いは初め
ての場合であれば初期登録すると（Ｓ２）、作成文書が
データ入力装置１によって入力される（Ｓ３）。次い
で、承認装置２によって承認・審査が依頼される（Ｓ
４）。承認・審査の終了後、データをＰＤＦ形式化（Ｓ
５）、暗号化処理を行い（Ｓ６）、印刷可能データ及び
印刷不可能データを作成し（Ｓ７，Ｓ８）、作成したデ
ータを保存する（Ｓ９）。その後、作成データが閲覧装
置４によって利用権限に応じて閲覧できるように登録す
る（Ｓ１０）。
報提供による情報の活用及び利用を行ない、さらには文
書の改編を防止しつつ情報を提供する。 【解決手段】 文書を作成し（Ｓ１）、登録装置５によ
り、作成者本人であることが確認されるか、或いは初め
ての場合であれば初期登録すると（Ｓ２）、作成文書が
データ入力装置１によって入力される（Ｓ３）。次い
で、承認装置２によって承認・審査が依頼される（Ｓ
４）。承認・審査の終了後、データをＰＤＦ形式化（Ｓ
５）、暗号化処理を行い（Ｓ６）、印刷可能データ及び
印刷不可能データを作成し（Ｓ７，Ｓ８）、作成したデ
ータを保存する（Ｓ９）。その後、作成データが閲覧装
置４によって利用権限に応じて閲覧できるように登録す
る（Ｓ１０）。
Description
【０００１】
【発明の属する技術分野】本発明は、文書管理システム
に関し、より詳細には、ＩＳＯ９０００などの国際標準
等の技術文書の電子化、管理、共有及び活用を行なう文
書管理システムに関する。
に関し、より詳細には、ＩＳＯ９０００などの国際標準
等の技術文書の電子化、管理、共有及び活用を行なう文
書管理システムに関する。
【０００２】
【従来の技術】今日、紙などの有限な資源の保全及び意
思決定の迅速化が求められている。それに伴って、各種
書類の電子化が進行している。環境問題として紙をださ
ないことは、今日、企業内文書管理技術として欠くこと
のできないものである。企業の組織活動における紙の利
用は、まさに依頼の意思を伝えるためのものであるが、
実は電子化しても十分に同等のことを行うことが可能で
あり、近年では、携帯端末やネットワークの発達によ
り、自部門の該当書類の場所まで担当者が行くといった
必要さえなくなりつつある。
思決定の迅速化が求められている。それに伴って、各種
書類の電子化が進行している。環境問題として紙をださ
ないことは、今日、企業内文書管理技術として欠くこと
のできないものである。企業の組織活動における紙の利
用は、まさに依頼の意思を伝えるためのものであるが、
実は電子化しても十分に同等のことを行うことが可能で
あり、近年では、携帯端末やネットワークの発達によ
り、自部門の該当書類の場所まで担当者が行くといった
必要さえなくなりつつある。
【０００３】近年、企業においては技術文書の電子化技
術及びその管理技術が求められている。また、企業内で
の情報の共有化及び情報の活用が求められている。文書
管理としては、ＩＳＯ９０００などの国際標準の文書管
理を行なう。また、企業内の技術情報は、従来は管理又
は評価のための登録が主たる目的であった。企業間競争
が激化する今日、技術情報の社内開示によって企業がす
でに獲得した情報を社内に開示し、活用することが今日
の文書管理システムに求められている。
術及びその管理技術が求められている。また、企業内で
の情報の共有化及び情報の活用が求められている。文書
管理としては、ＩＳＯ９０００などの国際標準の文書管
理を行なう。また、企業内の技術情報は、従来は管理又
は評価のための登録が主たる目的であった。企業間競争
が激化する今日、技術情報の社内開示によって企業がす
でに獲得した情報を社内に開示し、活用することが今日
の文書管理システムに求められている。
【０００４】文書を管理するシステムには、概ね文書検
索を行なう機能が付加されている。ここでは、ある利用
者が検索を行なった場合、その精度が検討されることが
多い。しかし、近年では、特許における従来技術の検索
のように未知の文書でありながら、自分の発明と重複し
ないように調査を行なうといった関連技術、周辺技術調
査が重要となっている。企業内情報に置き換えるなら
ば、企業内における事前の技術調査により、関連区やノ
ウハウの取得といった目にみえない形での効率化こそが
真に望ましい技術文書管理といえる。
索を行なう機能が付加されている。ここでは、ある利用
者が検索を行なった場合、その精度が検討されることが
多い。しかし、近年では、特許における従来技術の検索
のように未知の文書でありながら、自分の発明と重複し
ないように調査を行なうといった関連技術、周辺技術調
査が重要となっている。企業内情報に置き換えるなら
ば、企業内における事前の技術調査により、関連区やノ
ウハウの取得といった目にみえない形での効率化こそが
真に望ましい技術文書管理といえる。
【０００５】企業外にでていく文書とは異なり、企業内
文書の特徴は、形式よりも利便性、保全もさることなが
らコストをおさえた管理であることが重要な項目となっ
ていることである。この点、紙による文書管理は、スペ
ースや保管場所、さらに配布の記録管理はなぜか電子化
されているといった一貫性のない管理が主流であった。
そういう点では、電子化された書誌事項の活用と閲覧記
録の保存は、深く議論されるべき問題である。
文書の特徴は、形式よりも利便性、保全もさることなが
らコストをおさえた管理であることが重要な項目となっ
ていることである。この点、紙による文書管理は、スペ
ースや保管場所、さらに配布の記録管理はなぜか電子化
されているといった一貫性のない管理が主流であった。
そういう点では、電子化された書誌事項の活用と閲覧記
録の保存は、深く議論されるべき問題である。
【０００６】セキュリティをともなう、あるいは権限を
ともなうシステム関連の技術として、次のようなものが
ある。特開平７−５６９８９号公報には、紙データの電
子化とセキュリティの確保といった観点からの発明が記
載されている。この発明では、計算機内の情報との照合
により、アクセスを不可能としたりしている。しかし、
これは元データを原本保管しているだけで、二重化など
の処理を行なっていない。特開平９−６９１１２号公報
には、同様に登録処理を行なうシステムが記載されてい
るが、原本の格納と取り出しのみに重点が置かれている
ため、ユーザの権限が一義的であり、柔軟な対応ができ
ない。また、特開平１０−１１５０６号公報に記載の配
信システムでは、やはり原本を加工しないで配信又は閲
覧させており、配信された利用者は改ざんなどが自由に
できてしまう。特開平１０−１７１８８９号公報には、
セキュリティ管理をもとにした情報システムが記載され
ているが、信頼性は高いが実際にはコストがきわめて高
く、企業内システムには不向きである。
ともなうシステム関連の技術として、次のようなものが
ある。特開平７−５６９８９号公報には、紙データの電
子化とセキュリティの確保といった観点からの発明が記
載されている。この発明では、計算機内の情報との照合
により、アクセスを不可能としたりしている。しかし、
これは元データを原本保管しているだけで、二重化など
の処理を行なっていない。特開平９−６９１１２号公報
には、同様に登録処理を行なうシステムが記載されてい
るが、原本の格納と取り出しのみに重点が置かれている
ため、ユーザの権限が一義的であり、柔軟な対応ができ
ない。また、特開平１０−１１５０６号公報に記載の配
信システムでは、やはり原本を加工しないで配信又は閲
覧させており、配信された利用者は改ざんなどが自由に
できてしまう。特開平１０−１７１８８９号公報には、
セキュリティ管理をもとにした情報システムが記載され
ているが、信頼性は高いが実際にはコストがきわめて高
く、企業内システムには不向きである。
【０００７】
【発明が解決しようとする課題】上述のごとく、セキュ
リティを伴うシステムは、常に複雑な方法をとるが、原
本データを見せるということが前提であり、そのために
権限が一義的で柔軟性に欠け、さらにはコストが高く、
原本をどのように利用者に見せていけば良いかといった
本質的な情報活用からの観点を無視したものになってし
まう。
リティを伴うシステムは、常に複雑な方法をとるが、原
本データを見せるということが前提であり、そのために
権限が一義的で柔軟性に欠け、さらにはコストが高く、
原本をどのように利用者に見せていけば良いかといった
本質的な情報活用からの観点を無視したものになってし
まう。
【０００８】本発明は、上述のごとき実情に鑑みてなさ
れたものであり、企業内の情報、特に技術情報を電子化
により登録、承認及び管理するだけでなく、利用者の権
限に応じて最適な形での登録文書の情報提供による情報
の活用及び利用を行ない、さらには文書の改編を防止し
つつ情報を提供することが可能な文書管理システムを提
供することをその目的とする。
れたものであり、企業内の情報、特に技術情報を電子化
により登録、承認及び管理するだけでなく、利用者の権
限に応じて最適な形での登録文書の情報提供による情報
の活用及び利用を行ない、さらには文書の改編を防止し
つつ情報を提供することが可能な文書管理システムを提
供することをその目的とする。
【０００９】また、企業内における技術文書の取り扱い
については、従来では保管の意味合い、あるいは報告者
及び報告者の所属における評価、または機密保持という
観点からシステム構築をされることが多かった。近年、
情報活用により意思決定を迅速化することが求められて
いるとともに、所属部署以外との交流及び情報交換によ
る組織の活性化ということも求められている。ホワイト
カラーの生産性向上及び評価は難しいことではあるが、
本発明は、これらの問題点に対して有効な解決手段を提
供することをその目的とする。
については、従来では保管の意味合い、あるいは報告者
及び報告者の所属における評価、または機密保持という
観点からシステム構築をされることが多かった。近年、
情報活用により意思決定を迅速化することが求められて
いるとともに、所属部署以外との交流及び情報交換によ
る組織の活性化ということも求められている。ホワイト
カラーの生産性向上及び評価は難しいことではあるが、
本発明は、これらの問題点に対して有効な解決手段を提
供することをその目的とする。
【００１０】
【課題を解決するための手段】本発明は、データを入力
するデータ入力装置、データを審査・承認依頼を行なう
承認装置、承認後にデータを閲覧用にするデータ変換装
置、データ及び変換後のデータを検索したり見たりする
閲覧装置及び利用者の登録を行なう登録装置からなり、
それぞれの一部又は全部がネットワークで接続されてい
ることを特徴としたものである。
するデータ入力装置、データを審査・承認依頼を行なう
承認装置、承認後にデータを閲覧用にするデータ変換装
置、データ及び変換後のデータを検索したり見たりする
閲覧装置及び利用者の登録を行なう登録装置からなり、
それぞれの一部又は全部がネットワークで接続されてい
ることを特徴としたものである。
【００１１】請求項１の発明は、データ入力処理により
電子化された文書に対し、該文書の作成者（共著者を含
む）、仲介者（審査者、承認者、管理者、配布者を含
む）、利用者（配布先を含む）といった関連者に対して
各々利用権限を設定し、該利用権限に基づいて前記文書
の承認又は登録などの処理を行なうことを特徴としたも
のである。
電子化された文書に対し、該文書の作成者（共著者を含
む）、仲介者（審査者、承認者、管理者、配布者を含
む）、利用者（配布先を含む）といった関連者に対して
各々利用権限を設定し、該利用権限に基づいて前記文書
の承認又は登録などの処理を行なうことを特徴としたも
のである。
【００１２】請求項２の発明は、請求項１の発明におい
て、前記文書の当該システムへの登録、審査及び承認を
得るための依頼作業、審査作業、承認作業及び配布作業
は、電子化されたワークフロー（データ入力処理、承認
処理、登録処理を含む）によって行なわれることを特徴
としたものである。
て、前記文書の当該システムへの登録、審査及び承認を
得るための依頼作業、審査作業、承認作業及び配布作業
は、電子化されたワークフロー（データ入力処理、承認
処理、登録処理を含む）によって行なわれることを特徴
としたものである。
【００１３】請求項３の発明は、請求項１又は２に記載
の発明において、前記文書に対し、当該システムへの登
録時に極秘、マル秘、社外秘及び一般、などといった複
数の機密ランクを設定することを特徴としたものであ
る。
の発明において、前記文書に対し、当該システムへの登
録時に極秘、マル秘、社外秘及び一般、などといった複
数の機密ランクを設定することを特徴としたものであ
る。
【００１４】請求項４の発明は、請求項１乃至３のいず
れかの発明において、当該システムに（または管理者が
データ入力装置に）最初に入力された元の文書を原本と
して、該原本と異なった特徴を持つ閲覧用文書をデータ
変換処理によって２次的に複数個作成することを特徴と
したものである。
れかの発明において、当該システムに（または管理者が
データ入力装置に）最初に入力された元の文書を原本と
して、該原本と異なった特徴を持つ閲覧用文書をデータ
変換処理によって２次的に複数個作成することを特徴と
したものである。
【００１５】請求項５の発明は、請求項１乃至４のいず
れかの発明において、前記文書に設定され、当該システ
ム（登録装置、承認装置、閲覧装置を含む）に登録され
た複数の前記利用権限により、閲覧可能な登録内容又は
閲覧用文書が異なることを特徴としたものである。
れかの発明において、前記文書に設定され、当該システ
ム（登録装置、承認装置、閲覧装置を含む）に登録され
た複数の前記利用権限により、閲覧可能な登録内容又は
閲覧用文書が異なることを特徴としたものである。
【００１６】請求項６の発明は、請求項１乃至５のいず
れかの発明において、当該システムの関連者が登録され
た文書の検索を行って該文書を閲覧する場合、該閲覧の
履歴が当該システムに記録されることを特徴としたもの
である。
れかの発明において、当該システムの関連者が登録され
た文書の検索を行って該文書を閲覧する場合、該閲覧の
履歴が当該システムに記録されることを特徴としたもの
である。
【００１７】請求項７の発明は、請求項４の発明におい
て、前記閲覧用文書は、特定のアプリケーションに依存
しない形式で保存されることを特徴としたものである。
て、前記閲覧用文書は、特定のアプリケーションに依存
しない形式で保存されることを特徴としたものである。
【００１８】請求項８の発明は、請求項７の発明におい
て、前記閲覧用文書は、改ざん（改編）ができないよう
に暗号処理が施され、かつ印刷が可能な閲覧用文書及び
印刷が不可能な閲覧用文書の２種類を持つことを特徴と
したものである。
て、前記閲覧用文書は、改ざん（改編）ができないよう
に暗号処理が施され、かつ印刷が可能な閲覧用文書及び
印刷が不可能な閲覧用文書の２種類を持つことを特徴と
したものである。
【００１９】請求項９の発明は、請求項７の発明におい
て、前記閲覧用文書は、改ざん（改訂）できないように
乱数化されたパスワード又は合言葉を利用して保存され
ることを特徴としたものである。
て、前記閲覧用文書は、改ざん（改訂）できないように
乱数化されたパスワード又は合言葉を利用して保存され
ることを特徴としたものである。
【００２０】
【発明の実施の形態】本発明は、閲覧者の権限により、
閲覧できる文書が異なることを特徴とした技術文書管理
システムであり、企業内技術文書管理、企業内月間報告
書管理、企業内週間報告書管理、企業内特許管理、企業
内業務管理、企業内プロジェクト管理、企業内各種操作
説明書管理、地方公共団体の情報公開用文書管理、自治
体間の個人情報交換用文書管理、医療用個人データ管
理、ネットワークを利用した情報配信管理等に利用可能
である。
閲覧できる文書が異なることを特徴とした技術文書管理
システムであり、企業内技術文書管理、企業内月間報告
書管理、企業内週間報告書管理、企業内特許管理、企業
内業務管理、企業内プロジェクト管理、企業内各種操作
説明書管理、地方公共団体の情報公開用文書管理、自治
体間の個人情報交換用文書管理、医療用個人データ管
理、ネットワークを利用した情報配信管理等に利用可能
である。
【００２１】図１は、本発明の１実施形態における技術
文書管理システムの構成例を示す図、図２は、本発明の
１実施形態における技術文書管理システムの他の構成例
を示す図である。図１及び図２中、１はデータを入力す
るデータ入力装置、２はデータを審査・承認依頼を行な
う承認装置、３は承認後にデータを閲覧用にするデータ
変換装置、４はデータ及び変換後のデータを検索したり
見たりする閲覧装置、５は利用者の登録を行なう登録装
置であり、それぞれの一部又は全部がネットワークで接
続されている。
文書管理システムの構成例を示す図、図２は、本発明の
１実施形態における技術文書管理システムの他の構成例
を示す図である。図１及び図２中、１はデータを入力す
るデータ入力装置、２はデータを審査・承認依頼を行な
う承認装置、３は承認後にデータを閲覧用にするデータ
変換装置、４はデータ及び変換後のデータを検索したり
見たりする閲覧装置、５は利用者の登録を行なう登録装
置であり、それぞれの一部又は全部がネットワークで接
続されている。
【００２２】利用者は、作成した文書を各自の端末装置
（以下クライアント）からネットワークによって接続さ
れたサーバに各種登録事項（以下書誌事項）及び作成文
書（以下添付文書）の登録を行なう。
（以下クライアント）からネットワークによって接続さ
れたサーバに各種登録事項（以下書誌事項）及び作成文
書（以下添付文書）の登録を行なう。
【００２３】図３は、本発明の１実施形態における技術
文書管理システムを利用した場合のデータ登録の流れを
説明するための図である。登録された文書は、図３に示
したワークフローにより、登録文書の審査及び承認が行
なわれる。このワークフローに沿ってデータ登録の流れ
を説明すると、まず、文書の作成者（共著者をふくんで
もよい）は、文書を作成する（ステップＳ１）。その
後、登録装置５により、本人であることが確認される
か、或いは初めての場合であれば初期登録すると（ステ
ップＳ２）、作成文書がデータ入力装置１によって入力
される（ステップＳ３）。次いで、承認装置２によって
承認・審査が依頼される（ステップＳ４）。ここでは、
承認者が承認を済ませると承認済み又は却下の処理を行
った後、審査者に対して審査を依頼する。審査者によっ
て内容が確認された後、審査済み又は却下の処理を行
う。
文書管理システムを利用した場合のデータ登録の流れを
説明するための図である。登録された文書は、図３に示
したワークフローにより、登録文書の審査及び承認が行
なわれる。このワークフローに沿ってデータ登録の流れ
を説明すると、まず、文書の作成者（共著者をふくんで
もよい）は、文書を作成する（ステップＳ１）。その
後、登録装置５により、本人であることが確認される
か、或いは初めての場合であれば初期登録すると（ステ
ップＳ２）、作成文書がデータ入力装置１によって入力
される（ステップＳ３）。次いで、承認装置２によって
承認・審査が依頼される（ステップＳ４）。ここでは、
承認者が承認を済ませると承認済み又は却下の処理を行
った後、審査者に対して審査を依頼する。審査者によっ
て内容が確認された後、審査済み又は却下の処理を行
う。
【００２４】登録文書においては、データ変換装置３に
よって、文書を作成したアプリケーションを用いて乱数
化されたパスワード（又は、合言葉）を組み込んだ印刷
可能な閲覧用文書及び印刷不可能な閲覧用文書が、例え
ば、アドビ社の提唱するＰＤＦ形式により作成される。
実際には、承認・審査の終了後、データをＰＤＦ形式化
する（ステップＳ５）。次いで、暗号化処理を行い（ス
テップＳ６）、印刷可能データ及び印刷不可能データを
作成し（ステップＳ７，Ｓ８）、作成したデータを保存
する（ステップＳ９）。その後、作成データが閲覧装置
４によって閲覧できるように登録する（ステップＳ１
０）。
よって、文書を作成したアプリケーションを用いて乱数
化されたパスワード（又は、合言葉）を組み込んだ印刷
可能な閲覧用文書及び印刷不可能な閲覧用文書が、例え
ば、アドビ社の提唱するＰＤＦ形式により作成される。
実際には、承認・審査の終了後、データをＰＤＦ形式化
する（ステップＳ５）。次いで、暗号化処理を行い（ス
テップＳ６）、印刷可能データ及び印刷不可能データを
作成し（ステップＳ７，Ｓ８）、作成したデータを保存
する（ステップＳ９）。その後、作成データが閲覧装置
４によって閲覧できるように登録する（ステップＳ１
０）。
【００２５】本実施形態においては、閲覧権限により、
「登録文書（原本）」，「登録書誌事項」，「登録要約
文」，「印刷可能な閲覧用文書」，「印刷不可能な閲覧
用文書」の区分の文書閲覧が可能となる。ここで、実際
の図３のワークフローにおいては、申請から審査、承認
までは、「登録文書（原本）」，「登録書誌事項」，
「登録要約文」の文書が閲覧可能であり、内容を確認
後、審査済み及び承認済み又は却下の処理を行なう。
「登録文書（原本）」，「登録書誌事項」，「登録要約
文」，「印刷可能な閲覧用文書」，「印刷不可能な閲覧
用文書」の区分の文書閲覧が可能となる。ここで、実際
の図３のワークフローにおいては、申請から審査、承認
までは、「登録文書（原本）」，「登録書誌事項」，
「登録要約文」の文書が閲覧可能であり、内容を確認
後、審査済み及び承認済み又は却下の処理を行なう。
【００２６】システム利用者が本実施形態のシステムを
用いて技術文書の検索を行なう場合、利用者登録を行な
う場合に「社員」，「関連企業社員」，「外部（派遣）
契約社員」，「役員」の権限区分が考えられる。実際の
検索においても、上記区分で次のように検索結果の出力
にの違いが発生する。
用いて技術文書の検索を行なう場合、利用者登録を行な
う場合に「社員」，「関連企業社員」，「外部（派遣）
契約社員」，「役員」の権限区分が考えられる。実際の
検索においても、上記区分で次のように検索結果の出力
にの違いが発生する。
【００２７】（１）役員であればすべての文書が検索可
能、（２）社員であれば極秘文書を除いたすべての文書
の検索が可能、（３）関連企業社員であれば、契約上所
属する部門で配布先又は共著者に指定された文書及び一
般文書の検索が可能、（４）外部契約社員であれば上記
（３）の関連企業社員に準じた文書のみの検索が可能、
といったように検索対象文書に差が生じる。ただし、
（４）において庶務や総務関連の部署の場合、例えばシ
ステムの管理者や閲覧文書の配布者といったようにその
部署が許可した権限を持って検索を行なうことが可能と
なる。
能、（２）社員であれば極秘文書を除いたすべての文書
の検索が可能、（３）関連企業社員であれば、契約上所
属する部門で配布先又は共著者に指定された文書及び一
般文書の検索が可能、（４）外部契約社員であれば上記
（３）の関連企業社員に準じた文書のみの検索が可能、
といったように検索対象文書に差が生じる。ただし、
（４）において庶務や総務関連の部署の場合、例えばシ
ステムの管理者や閲覧文書の配布者といったようにその
部署が許可した権限を持って検索を行なうことが可能と
なる。
【００２８】図４は、本実施形態の技術文書管理システ
ムにおいて検索可能な文書を示す図である。機密ランク
としては、重要度の高い順から「極秘」，「マル秘」，
「社外秘」，「一般」を設ける。例えば、「役員」は全
ての文書を検索可能で、「社員」は極秘文書以外、「関
連企業社員」は一般文書のみ、「派遣契約社員」は一般
文書のみが、それぞれ検索可能となる。なお、社員に対
してはシステムの管理者などの権限をもって検索するこ
とが可能である。この管理者権限は派遣契約社員に対し
ても一部与えられる。
ムにおいて検索可能な文書を示す図である。機密ランク
としては、重要度の高い順から「極秘」，「マル秘」，
「社外秘」，「一般」を設ける。例えば、「役員」は全
ての文書を検索可能で、「社員」は極秘文書以外、「関
連企業社員」は一般文書のみ、「派遣契約社員」は一般
文書のみが、それぞれ検索可能となる。なお、社員に対
してはシステムの管理者などの権限をもって検索するこ
とが可能である。この管理者権限は派遣契約社員に対し
ても一部与えられる。
【００２９】図５は、本実施形態の技術文書管理システ
ムにおいて閲覧可能な文書を示す図である。文書の機密
ランク及び上述の理由により、大まかには図４の機密ラ
ンクによる検索可能な文書のような組み合わせで、検索
及び閲覧が可能となる。実際には、検索結果から図５に
示す形式の文書として閲覧が可能になる。例えば、「役
員」は全ての文書の原本を閲覧可能になる。「社員」
は、極秘文書は検索不可能であるが、マル秘及び社外秘
の文書は書誌及び要約のみ閲覧可能であって、「申請
者」として閲覧申請を行えば原本も閲覧可能となり、一
般の文書は印刷可能閲覧文書を閲覧できる。「関連企業
社員」は、マル秘及び社外秘の文書は配布文書のみ閲覧
可能であって閲覧申請を行えば印刷不可能閲覧文書も閲
覧可能となり、一般の文書は閲覧申請により印刷不可能
閲覧文書を閲覧できる。「派遣契約社員」は閲覧申請に
より一般の文書が印刷不可能閲覧文書として閲覧でき
る。また、「申請者」，「審査者」，「承認者」に対し
ては、全てのランクの文書を原本で閲覧可能となる。な
お、上述のごとく登録文書の検索を行ってその文書を閲
覧する場合、閲覧履歴を当システムに記録するものとす
る。
ムにおいて閲覧可能な文書を示す図である。文書の機密
ランク及び上述の理由により、大まかには図４の機密ラ
ンクによる検索可能な文書のような組み合わせで、検索
及び閲覧が可能となる。実際には、検索結果から図５に
示す形式の文書として閲覧が可能になる。例えば、「役
員」は全ての文書の原本を閲覧可能になる。「社員」
は、極秘文書は検索不可能であるが、マル秘及び社外秘
の文書は書誌及び要約のみ閲覧可能であって、「申請
者」として閲覧申請を行えば原本も閲覧可能となり、一
般の文書は印刷可能閲覧文書を閲覧できる。「関連企業
社員」は、マル秘及び社外秘の文書は配布文書のみ閲覧
可能であって閲覧申請を行えば印刷不可能閲覧文書も閲
覧可能となり、一般の文書は閲覧申請により印刷不可能
閲覧文書を閲覧できる。「派遣契約社員」は閲覧申請に
より一般の文書が印刷不可能閲覧文書として閲覧でき
る。また、「申請者」，「審査者」，「承認者」に対し
ては、全てのランクの文書を原本で閲覧可能となる。な
お、上述のごとく登録文書の検索を行ってその文書を閲
覧する場合、閲覧履歴を当システムに記録するものとす
る。
【００３０】
【発明の効果】本発明によれば、企業内の情報、特に技
術情報を電子化により登録、承認及び管理するだけでな
く、利用者の権限に応じて最適な形での登録文書の情報
提供による情報の活用及び利用を行ない、さらには文書
の改編を防止しつつ情報を提供することが可能となる。
術情報を電子化により登録、承認及び管理するだけでな
く、利用者の権限に応じて最適な形での登録文書の情報
提供による情報の活用及び利用を行ない、さらには文書
の改編を防止しつつ情報を提供することが可能となる。
【図１】 本発明の１実施形態における技術文書管理シ
ステムの構成例を示す図である。
ステムの構成例を示す図である。
【図２】 本発明の１実施形態における技術文書管理シ
ステムの他の構成例を示す図である。
ステムの他の構成例を示す図である。
【図３】 本発明の１実施形態における技術文書管理シ
ステムを利用した場合のデータ登録の流れを説明するた
めの図である。
ステムを利用した場合のデータ登録の流れを説明するた
めの図である。
【図４】 本発明の１実施形態の技術文書管理システム
において検索可能な文書を示す図である。
において検索可能な文書を示す図である。
【図５】 本発明の１実施形態の技術文書管理システム
において閲覧可能な文書を示す図である。
において閲覧可能な文書を示す図である。
１…データ入力装置、２…承認装置、３…データ変換装
置、４…閲覧装置、５…登録装置。
置、４…閲覧装置、５…登録装置。
───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き Ｆターム(参考） 5B009 SA12 5B075 KK07 KK43 KK54 KK63 KK66 ND03 NS10 UU06 5B082 EA11 EA12 GA13
Claims (9)
- 【請求項１】 データ入力処理により電子化された文書
に対し、該文書の作成者、仲介者、利用者といった関連
者に対して各々利用権限を設定し、該利用権限に基づい
て前記文書の承認又は登録などの処理を行なうことを特
徴とする文書管理システム。 - 【請求項２】 請求項１に記載の文書管理システムにお
いて、前記文書の当該システムへの登録は、電子化され
たワークフローによって行なわれることを特徴とする文
書管理システム。 - 【請求項３】 請求項１又は２に記載の文書管理システ
ムにおいて、前記文書に対し、当該システムへの登録時
に複数の機密ランクを設定することを特徴とする文書管
理システム。 - 【請求項４】 請求項１乃至３のいずれか１に記載の文
書管理システムにおいて、当該システムに最初に入力さ
れた元の文書を原本として、該原本と異なった特徴を持
つ閲覧用文書をデータ変換処理によって複数個作成する
ことを特徴とする文書管理システム。 - 【請求項５】 請求項１乃至４のいずれか１に記載の文
書管理システムにおいて、前記文書に設定され、当該シ
ステムに登録された複数の前記利用権限により、閲覧可
能な登録内容又は閲覧用文書が異なることを特徴とする
文書管理システム。 - 【請求項６】 請求項１乃至５のいずれか１に記載の文
書管理システムにおいて、当該システムの関連者が登録
された文書の検索を行って該文書を閲覧する場合、該閲
覧の履歴が当該システムに記録されることを特徴とする
文書管理システム。 - 【請求項７】 請求項４に記載の文書管理システムにお
いて、前記閲覧用文書は、特定のアプリケーションに依
存しない形式で保存されることを特徴とする文書管理シ
ステム。 - 【請求項８】 請求項７に記載の文書管理システムにお
いて、前記閲覧用文書は、改ざんができないように暗号
処理が施され、かつ印刷が可能な閲覧用文書及び印刷が
不可能な閲覧用文書の２種類を持つことを特徴とする文
書管理システム。 - 【請求項９】 請求項７に記載の文書管理システムにお
いて、前記閲覧用文書は、改ざんできないように乱数化
されたパスワード又は合言葉を利用して保存されること
を特徴とする文書管理システム。
Priority Applications (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP32485999A JP2001142874A (ja) | 1999-11-16 | 1999-11-16 | 文書管理システム |
Applications Claiming Priority (1)
| Application Number | Priority Date | Filing Date | Title |
|---|---|---|---|
| JP32485999A JP2001142874A (ja) | 1999-11-16 | 1999-11-16 | 文書管理システム |
Publications (1)
| Publication Number | Publication Date |
|---|---|
| JP2001142874A true JP2001142874A (ja) | 2001-05-25 |
Family
ID=18170455
Family Applications (1)
| Application Number | Title | Priority Date | Filing Date |
|---|---|---|---|
| JP32485999A Pending JP2001142874A (ja) | 1999-11-16 | 1999-11-16 | 文書管理システム |
Country Status (1)
| Country | Link |
|---|---|
| JP (1) | JP2001142874A (ja) |
Cited By (9)
| Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
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-
1999
- 1999-11-16 JP JP32485999A patent/JP2001142874A/ja active Pending
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