JP2014160392A - ワークフロー管理システム及びワークフロー管理方法及びプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】ワークフローの承認経路の設定だけでなく、承認済みのワークフロー文書のアクセス権限の設定にもロールを活用する。
【解決手段】ロールデータベース１０２はユーザとロールとの対応関係を定義するロール定義、承認経路定義データベース１０４はワークフローの承認経路の承認ステップと承認ステップで文書の承認を行う権限が与えられたロールとの対応関係を定義する承認権限定義、承認済み文書権限データベース１０５はワークフローとワークフローの文書にアクセスする権限が与えられたロールとの対応関係を定義するアクセス権限定義を記憶する。ワークフローエンジン１１０はロール定義及び承認権限定義を参照してユーザが承認ステップで文書の承認を行うことの許否を判定するとともに、ロール定義及びアクセス権限定義を参照してユーザがワークフローの文書にアクセスすることの許否を判定する。
【選択図】図１

Description

本発明は、ワークフロー管理システム及びワークフロー管理方法及びプログラムに関するものである。本発明は、特に、ロールに対応したワークフローシステムに関するものである。

各種申請業務の電子化・効率化等を目的に多くの企業でワークフローが導入されている。ワークフローの運用においては、ワークフローの承認経路や承認済みのワークフロー文書のアクセス権限等の管理が必要となる。

従来、ユーザ情報ではなく、ユーザ情報が紐付けられた役割情報により承認経路を設定するシステムがある（例えば、特許文献１〜４参照）。

特開２００７−１７９２５１号公報 特開２００６−７９４０３号公報 特開２００６−７２６３２号公報 特開２０００−１３２６２５号公報

従来のシステムでは、役割情報に紐付けるユーザ情報を変更すれば承認経路が一括で変更できるが、承認済みのワークフロー文書のアクセス権限は役割情報により設定されていないため、個別に変更しなければならず、変更作業の負荷が高いという課題があった。また、役割情報に紐付けるユーザ情報を変更したり、役割情報を削除したりする際に、その変更・削除が各ワークフローに与える影響を把握し難いという課題があった。

本発明は、例えば、ワークフローの承認経路の設定だけでなく、承認済みのワークフロー文書のアクセス権限の設定にもロールを活用することを目的とする。

本発明の一の態様に係るワークフロー管理システムは、
少なくとも１つの承認ステップからなる承認経路に沿ってユーザが文書の承認を行うワークフローごとに、文書と承認の進捗状況を示す情報との少なくともいずれかを含むデータを記憶装置に記憶するワークフローデータ記憶部と、
ユーザとユーザの役割を分類したロールとの対応関係を定義するロール定義を記憶装置に記憶するロール定義記憶部と、
ワークフローの承認経路の承認ステップと承認ステップで文書の承認を行う権限が与えられたロールとの対応関係を定義する承認権限定義を記憶装置に記憶する承認権限定義記憶部と、
ワークフローとワークフローのデータにアクセスする権限が与えられたロールとの対応関係を定義するアクセス権限定義を記憶装置に記憶するアクセス権限定義記憶部と、
ワークフローの承認経路の承認ステップを指定して文書の承認を行うための要求を送信するユーザの端末から、要求を受信する承認要求受信部と、
前記承認要求受信部で受信された要求の送信元のユーザに対応するロールを、前記ロール定義記憶部に記憶されたロール定義を参照して抽出し、抽出したロールに、当該送信元から指定されたワークフローの承認経路の承認ステップが対応しているかどうかを、前記承認権限定義記憶部に記憶された承認権限定義を参照して判定し、対応していると判定した場合、当該ユーザが当該承認ステップで文書の承認を行うことを許可する承認制御部と、
ワークフローを指定してワークフローのデータにアクセスするための要求を送信するユーザの端末から、要求を受信するアクセス要求受信部と、
前記アクセス要求受信部で受信された要求の送信元のユーザに対応するロールを、前記ロール定義記憶部に記憶されたロール定義を参照して抽出し、抽出したロールに、当該送信元から指定されたワークフローが対応しているかどうかを、前記アクセス権限定義記憶部に記憶されたアクセス権限定義を参照して判定し、対応していると判定した場合、当該ユーザが前記ワークフローデータ記憶部に記憶された当該ワークフローのデータにアクセスすることを許可するアクセス制御部とを備える。

本発明の一の態様によれば、ワークフローの承認経路の設定だけでなく、承認済みのワークフロー文書のアクセス権限の設定にもロールを活用することができる。

実施の形態１に係るワークフロー管理システムの構成を示すブロック図。 実施の形態１に係るワークフロー管理システムのワークフローエンジン、承認経路定義ツール、ロール定義ツール、ロール利用状況管理ツールの構成を示すブロック図。 実施の形態１に係るワークフロー管理システムのユーザ・組織データベースの一例を示す表。 実施の形態１に係るワークフロー管理システムのロールデータベースの一例を示す表。 実施の形態１に係るワークフロー管理システムのワークフロー文書データベースの一例を示す表。 実施の形態１に係るワークフロー管理システムの承認経路定義データベースの一例を示す表。 実施の形態１に係るワークフロー管理システムの承認済み文書権限データベースの一例を示す表。 実施の形態１に係るワークフロー管理システムのロール利用状況データベースの一例を示す表。 実施の形態１に係るワークフロー管理システムの動作の一例を示すフローチャート。 実施の形態１に係るワークフロー管理システムの動作の一例を示すフローチャート。 実施の形態１に係るワークフロー管理システムの動作の一例を示すフローチャート。 実施の形態１に係るワークフロー管理システムの動作の一例を示すフローチャート。 実施の形態１に係るワークフロー管理システムのハードウェア構成の一例を示す図。

以下、本発明の実施の形態について、図を用いて説明する。

実施の形態１．
本実施の形態では、ロール（役割情報に基づく権限グループ）をワークフロー（ＷＦ）の承認経路の設定、及び、承認済みのワークフロー文書のアクセス権限の設定に活用することで、ロールに紐付くユーザの変更のみで複数のワークフローの承認経路及び文書のアクセス権限を一括で変更できるようにし、変更負荷を軽減する。

また、各ワークフローで利用されるロールの利用状況の情報を収集・一元化し、さらに他システムから活用できるようにすることで、ロールの削除・変更時の影響範囲を明らかにし、ロールの変更負荷を軽減するとともに作業ミスの防止に繋げる。

図１は、本実施の形態に係るワークフロー管理システム１００（ＷＦ管理システム）の構成を示すブロック図である。

図１において、ワークフロー管理システム１００は、ユーザ・組織データベース１０１（ユーザ・組織ＤＢ）、ロールデータベース１０２（ロールＤＢ）、ワークフロー文書データベース１０３（ＷＦ文書ＤＢ）、承認経路定義データベース１０４（承認経路定義ＤＢ）、承認済み文書権限データベース１０５（承認済み文書権限ＤＢ）、ロール利用状況データベース１０６（ロール利用状況ＤＢ）、ワークフローエンジン１１０（ＷＦエンジン）、承認経路定義ツール１２０、ロール定義ツール１３０、ロール利用状況管理ツール１４０を備える。

図２は、ワークフローエンジン１１０、承認経路定義ツール１２０、ロール定義ツール１３０、ロール利用状況管理ツール１４０の構成を示すブロック図である。

図２において、ワークフローエンジン１１０は、承認要求受信部１１１、承認制御部１１２、アクセス要求受信部１１３、アクセス制御部１１４を備える。

承認経路定義ツール１２０は、承認権限管理部１２１、アクセス権限管理部１２２、一覧送信部１２３を備える。

ロール定義ツール１３０は、ロール管理部１３１、一覧送信部１３２を備える。

ロール利用状況管理ツール１４０は、利用状況管理部１４１、一覧送信部１４２を備える。

図１、図２には示していないが、ワークフロー管理システム１００は、処理装置、記憶装置、入力装置、出力装置等のハードウェアを備える。ハードウェアは、ワークフロー管理システム１００の各データベース、ワークフローエンジン１１０の各部によって利用される。例えば、処理装置は、データや情報の演算、加工、読み取り、書き込み等を行うために利用される。記憶装置は、そのデータや情報を記憶するために利用される。また、入力装置は、そのデータや情報を入力するために、出力装置は、そのデータや情報を出力するために利用される。

ユーザ・組織データベース１０１は、ユーザ定義記憶部の一例であり、ユーザとユーザが所属する組織との対応関係を定義するユーザ定義を記憶装置に記憶する。

ここで、図３にユーザ・組織データベース１０１の一例を示す。この例では、ユーザ（例えば、ユーザＡ）を一意に識別する「ユーザＩＤ」（例えば、ＡＡ１２３）と、「所属組織」（例えば、ＡＢＣ社の資材部）との対応関係を定義するユーザ定義が、ユーザ・組織データベース１０１に記憶されている。

ロールデータベース１０２は、ロール定義記憶部の一例であり、ユーザとユーザの役割を分類したロールとの対応関係を定義するロール定義を記憶装置に記憶する。

ここで、図４にロールデータベース１０２の一例を示す。この例では、ユーザＩＤによって示される「ロールに登録するメンバー」（例えば、ＡＡ１２３及びＢＢ１２３）と、ロール（例えば、資材担当者ロール）を一意に識別する「ロールＩＤ」（例えば、ｒｏｌｅ−ａｂｃｄｅ１２３４５）との対応関係を定義するロール定義が、ロールデータベース１０２に記憶されている。なお、資材担当者ロール、購買担当者ロールといった担当別のロールと、ＣＣ課の課長、ＣＣ課の担当者といった所属別のロールとを、例えば「ロール種別」というカラムで分類してもよい。その場合、ロールの表示や更新等の際に、担当別のロールと所属別のロールとで異なる処理を行うこと等が可能となる。

ワークフロー文書データベース１０３は、ワークフローデータ記憶部の一例であり、少なくとも１つの承認ステップからなる承認経路に沿ってユーザが文書の承認を行うワークフローごとに、文書を含むデータを記憶装置に記憶する。ワークフローのデータには、文書のほかに又は文書の代わりに、承認の進捗状況を示す情報等が含まれていてもよい。

ここで、図５にワークフロー文書データベース１０３の一例を示す。この例では、ワークフロー（例えば、後述する部品購入ワークフロー）を一意に識別する「ワークフローＩＤ」（例えば、ｗｆ−ａｂｃ−００００１）ごとに、「ワークフロー文書ＩＤ」（例えば、ｂｕｎｓｈｏ１２３）によって一意に識別される文書を参照するための「ワークフロー文書名」（例えば、注文書．ｔｘｔ）が、ワークフロー文書データベース１０３に記憶されている。「ワークフロー文書名」の代わりに、文書自体が直接記憶されていてもよいし、文書のＵＲＬ（Ｕｎｉｆｏｒｍ・Ｒｅｓｏｕｒｃｅ・Ｌｏｃａｔｏｒ）等が記憶されていてもよい。

承認経路定義データベース１０４は、承認権限定義記憶部の一例であり、ワークフローの承認経路の承認ステップと承認ステップで文書の承認を行う権限が与えられたロールとの対応関係を定義する承認権限定義を記憶装置に記憶する。

ここで、図６に承認経路定義データベース１０４の一例を示す。この例では、ワークフロー（例えば、部品購入ワークフロー）を一意に識別する「ワークフローＩＤ」（例えば、ｗｆ−ａｂｃ−００００１）と、ロールＩＤによって示されるワークフローの「承認ステップ１」（例えば、ｒｏｌｅ−ａｂｃｄｅ００００１）から「承認ステップｎ（＝「ワークフローの承認ステップ数」）」（例えば、ｒｏｌｅ−ａｂｃｄｅ１２３４５）との対応関係を定義する承認権限定義が、承認経路定義データベース１０４に記憶されている。

承認済み文書権限データベース１０５は、アクセス権限定義記憶部の一例であり、ワークフローとワークフローのデータにアクセスする権限が与えられたロールとの対応関係を定義するアクセス権限定義を記憶装置に記憶する。なお、ワークフローのデータにアクセスする権限には、承認済みの文書にアクセスする権限だけでなく、未承認の文書、承認経路の途中の文書、承認の進捗状況を示す情報等にアクセスする権限が含まれていてもよい。

ここで、図７に承認済み文書権限データベース１０５の一例を示す。この例では、ワークフローの文書を一意に識別する「ワークフロー文書ＩＤ」（例えば、ｂｕｎｓｈｏ１２３）と、ロールＩＤによって示される「承認済み文書のアクセス権限者」（例えば、ｒｏｌｅ−ａｂｃｄｅ００００１、ｒｏｌｅ−ａｂｃｄｅ００００２及びｒｏｌｅ−ａｂｃｄｅ１２３４５）との対応関係を定義するアクセス権限定義が、承認済み文書権限データベース１０５に記憶されている。

ロール利用状況データベース１０６は、利用状況定義記憶部の一例であり、ロール利用状況管理ツール１４０により作成される利用状況定義を記憶装置に記憶する。

ロール利用状況管理ツール１４０の利用状況管理部１４１は、承認済み文書権限データベース１０５に記憶されたアクセス権限定義を参照して、ワークフローと、ワークフローのデータにアクセスする権限が与えられたロールとの対応関係をロールの利用状況として処理装置により抽出する。ロール利用状況管理ツール１４０は、抽出した利用状況を定義する利用状況定義を作成してロール利用状況データベース１０６に記憶する。

ここで、図８にロール利用状況データベース１０６の一例を示す。この例では、ワークフロー（例えば、部品購入ワークフロー及びリース管理ワークフロー）を一意に識別する「ワークフローＩＤ」（例えば、ｗｆ−ａｂｃ−００００１及びｗｆ−ａｂｃ−００００２）と、ロール（例えば、資材担当者ロール）を一意に識別する「ロールＩＤ」（例えば、ｒｏｌｅ−ａｂｃｄｅ１２３４５）との対応関係を定義する利用状況定義が、ロール利用状況データベース１０６に記憶されている。

ロール利用状況管理ツール１４０の一覧送信部１４２は、ユーザの端末から指定されたワークフローに対応するロールを、ロール利用状況データベース１０６に記憶された利用状況定義（利用状況管理部１４１により作成された利用状況定義）を参照して処理装置により抽出する。一覧送信部１４２は、抽出したロールの一覧を当該ユーザの端末にネットワーク等を介して送信する。

また、一覧送信部１４２は、ユーザの端末から指定されたロールに対応するワークフローを、ロール利用状況データベース１０６に記憶された利用状況定義（利用状況管理部１４１により作成された利用状況定義）を参照して処理装置により抽出する。一覧送信部１４２は、抽出したワークフローの一覧を当該ユーザの端末にネットワーク等を介して送信する。

ワークフローエンジン１１０の承認要求受信部１１１は、ワークフローの承認経路の承認ステップを指定して文書の承認を行うための要求を送信するユーザの端末から、ネットワーク等を介して要求を受信する。

ワークフローエンジン１１０の承認制御部１１２は、承認要求受信部１１１で受信された要求の送信元のユーザに対応するロールを、ロールデータベース１０２に記憶されたロール定義を参照して処理装置により抽出する。承認制御部１１２は、抽出したロールに、当該送信元から指定されたワークフローの承認経路の承認ステップが対応しているかどうかを、承認経路定義データベース１０４に記憶された承認権限定義を参照して処理装置により判定する。対応していると判定した場合、承認制御部１１２は、当該ユーザが当該承認ステップで文書の承認を行うことを許可する。

ここで、図３〜８の例において、ユーザＡの端末が、「ワークフローＩＤ」ｗｆ−ａｂｃ−００００１と「承認ステップ２」とを指定して注文書の承認を行うための要求を送信したとする。承認要求受信部１１１が要求を受信すると、承認制御部１１２は、ユーザＡの「ロールＩＤ」ｒｏｌｅ−ａｂｃｄｅ１２３４５をロールデータベース１０２から抽出する。承認制御部１１２は、ユーザＡの「ロールＩＤ」ｒｏｌｅ−ａｂｃｄｅ１２３４５に「ワークフローＩＤ」ｗｆ−ａｂｃ−００００１のワークフロー（部品購入ワークフロー）の「承認ステップ２」が対応していることを承認経路定義データベース１０４で確認し、ユーザＡが「承認ステップ２」で注文書の承認を行うことを許可する。

ワークフローエンジン１１０のアクセス要求受信部１１３は、ワークフローを指定してワークフローのデータにアクセスするための要求を送信するユーザの端末から、ネットワーク等を介して要求を受信する。

ワークフローエンジン１１０のアクセス制御部１１４は、アクセス要求受信部１１３で受信された要求の送信元のユーザに対応するロールを、ロールデータベース１０２に記憶されたロール定義を参照して処理装置により抽出する。アクセス制御部１１４は、抽出したロールに、当該送信元から指定されたワークフローが対応しているかどうかを、承認済み文書権限データベース１０５に記憶されたアクセス権限定義を参照して処理装置により判定する。対応していると判定した場合、アクセス制御部１１４は、当該ユーザがワークフロー文書データベース１０３に記憶された当該ワークフローのデータにアクセスすることを許可する。

ここで、図３〜８の例において、ユーザＡの端末が、「ワークフローＩＤ」ｗｆ−ａｂｃ−００００１を指定して注文書にアクセスするための要求を送信したとする。アクセス要求受信部１１３が要求を受信すると、アクセス制御部１１４は、ユーザＡの「ロールＩＤ」ｒｏｌｅ−ａｂｃｄｅ１２３４５をロールデータベース１０２から抽出する。アクセス制御部１１４は、「ワークフローＩＤ」ｗｆ−ａｂｃ−００００１のワークフロー（部品購入ワークフロー）の文書の「ワークフロー文書ＩＤ」ｂｕｎｓｈｏ１２３をワークフロー文書データベース１０３から抽出する。アクセス制御部１１４は、ユーザＡの「ロールＩＤ」ｒｏｌｅ−ａｂｃｄｅ１２３４５に部品購入ワークフローの「ワークフロー文書ＩＤ」ｂｕｎｓｈｏ１２３が対応していることを承認済み文書権限データベース１０５で確認し、ユーザＡが「ワークフロー文書ＩＤ」ｂｕｎｓｈｏ１２３の注文書にアクセスすることを許可する。

承認経路定義ツール１２０の承認権限管理部１２１は、新規のワークフローについて承認権限定義を作成するための要求を送信するユーザの端末から、ネットワーク等を介して要求を受信する。承認権限管理部１２１は、受信した要求に応じて、承認権限定義を作成して承認経路定義データベース１０４に記憶する。

また、承認権限管理部１２１は、（既存の）ワークフローを指定して承認権限定義を更新（変更又は削除）するための要求を送信するユーザの端末から、ネットワーク等を介して要求を受信する。承認権限管理部１２１は、受信した要求に応じて、承認経路定義データベース１０４に記憶された承認権限定義を処理装置により更新する。

承認経路定義ツール１２０のアクセス権限管理部１２２は、新規のワークフローについてアクセス権限定義を作成するための要求を送信するユーザの端末から、ネットワーク等を介して要求を受信する。アクセス権限管理部１２２は、受信した要求に応じて、アクセス権限定義を作成して承認済み文書権限データベース１０５に記憶する。

また、アクセス権限管理部１２２は、（既存の）ワークフローを指定してアクセス権限定義を更新（変更又は削除）するための要求を送信するユーザの端末から、ネットワーク等を介して要求を受信する。アクセス権限管理部１２２は、受信した要求に応じて、承認済み文書権限データベース１０５に記憶されたアクセス権限定義を処理装置により更新する。

承認経路定義ツール１２０の一覧送信部１２３は、ユーザの端末から指定されたワークフローに対応するロールを、ロール利用状況データベース１０６に記憶された利用状況定義（ロール利用状況管理ツール１４０の利用状況管理部１４１により作成された利用状況定義）を参照して処理装置により抽出する。一覧送信部１２３は、抽出したロールの一覧を当該ユーザの端末にネットワーク等を介して送信する。

例えば、承認権限定義を更新するための要求が承認権限管理部１２１で受信されると、一覧送信部１２３は、当該要求の送信元から指定されたワークフローに対応するロールを、ロール利用状況データベース１０６に記憶された利用状況定義を参照して処理装置により抽出する。一覧送信部１２３は、抽出したロールの一覧を当該送信元にネットワーク等を介して送信して当該送信元のユーザに確認してから、承認権限管理部１２１に承認権限定義を更新させる。

ここで、図３〜８の例において、「ワークフロー管理部門」ＡＢＣ社／ＹＹシステム部のユーザＣの端末が、「ワークフローＩＤ」ｗｆ−ａｂｃ−００００１を指定して承認経路定義データベース１０４の部品購入ワークフローの「承認ステップ１」のロールを別のロールに変更するための要求を送信したとする。承認権限管理部１２１が要求を受信すると、一覧送信部１２３は、「ワークフローＩＤ」ｗｆ−ａｂｃ−００００１に対応する「ロールＩＤ」ｒｏｌｅ−ａｂｃｄｅ００００１、ｒｏｌｅ−ａｂｃｄｅ００００２及びｒｏｌｅ−ａｂｃｄｅ１２３４５をロール利用状況データベース１０６から抽出する。一覧送信部１２３は、「ロールＩＤ」ｒｏｌｅ−ａｂｃｄｅ００００１、ｒｏｌｅ−ａｂｃｄｅ００００２及びｒｏｌｅ−ａｂｃｄｅ１２３４５の一覧をユーザＣの端末に送信する。例えば、ユーザＣが「承認ステップ１」のロールを別のロールに変更しても元のロールに対してアクセス制限をかけなくてよいと判断し、ユーザＣの端末が、一覧を確認したことを示す応答を返信したとする。承認権限管理部１２１が応答を受信すると、一覧送信部１２３は、承認経路定義データベース１０４で「ワークフローＩＤ」ｗｆ−ａｂｃ−００００１のワークフローの「承認ステップ１」のロールを別のロールに変更することを承認権限管理部１２１に対して許可する。

ロール定義ツール１３０のロール管理部１３１は、新規のロールについてロール定義を作成するための要求を送信するユーザの端末から、ネットワーク等を介して要求を受信する。ロール管理部１３１は、受信した要求に応じて、ロール定義を作成してロールデータベース１０２に記憶する。

また、ロール管理部１３１は、（既存の）ロールを指定してロール定義を更新（変更又は削除）するための要求を送信するユーザの端末から、ネットワーク等を介して要求を受信する。ロール管理部１３１は、受信した要求に応じて、ロールデータベース１０２に記憶されたロール定義を処理装置により更新する。

ロール定義ツール１３０の一覧送信部１３２は、ユーザの端末から指定されたロールに対応するワークフローを、ロール利用状況データベース１０６に記憶された利用状況定義（ロール利用状況管理ツール１４０の利用状況管理部１４１により作成された利用状況定義）を参照して処理装置により抽出する。一覧送信部１３２は、抽出したワークフローの一覧を当該ユーザの端末にネットワーク等を介して送信する。

例えば、ロール定義を更新するための要求がロール管理部１３１で受信されると、一覧送信部１３２は、当該要求の送信元から指定されたロールに対応するワークフローを、ロール利用状況データベース１０６に記憶された利用状況定義を参照して処理装置により抽出する。一覧送信部１３２は、抽出したワークフローの一覧を当該送信元にネットワーク等を介して送信して当該送信元のユーザに確認してから、ロール管理部１３１にロール定義を更新させる。

ここで、図３〜８の例において、「ロール管理部門」ＡＢＣ社／ＹＹシステム部のユーザＣの端末が、「ロールＩＤ」ｒｏｌｅ−ａｂｃｄｅ００００２を指定してロールデータベース１０２のＣＣ課の担当者として新たなユーザを追加するための要求を送信したとする。ロール管理部１３１が要求を受信すると、一覧送信部１３２は、「ロールＩＤ」ｒｏｌｅ−ａｂｃｄｅ００００２に対応する「ワークフローＩＤ」ｗｆ−ａｂｃ−００００１及びｗｆ−ａｂｃ−００００２をロール利用状況データベース１０６から抽出する。一覧送信部１３２は、「ワークフローＩＤ」ｗｆ−ａｂｃ−００００１及びｗｆ−ａｂｃ−００００２の一覧をユーザＣの端末に送信する。例えば、ユーザＣがＣＣ課の担当者として追加するユーザが「ワークフローＩＤ」ｗｆ−ａｂｃ−００００１及びｗｆ−ａｂｃ−００００２のいずれのワークフローにアクセスできてもよいと判断し、ユーザＣの端末が、一覧を確認したことを示す応答を返信したとする。ロール管理部１３１が応答を受信すると、一覧送信部１３２は、ロールデータベース１０２で「ロールＩＤ」ｒｏｌｅ−ａｂｃｄｅ００００２の「ロールに登録するメンバー」に新たなユーザを追加することをロール管理部１３１に対して許可する。

本実施の形態によれば、承認済み文書権限データベース１０５によって承認済みワークフロー文書とロールの紐付け処理が可能となり、承認済みワークフロー文書の管理権限をロールに基づいて設定することができる。即ち、ワークフローの承認経路の設定だけでなく、承認済みのワークフロー文書のアクセス権限の設定にもロールを活用することができる。

また、本実施の形態によれば、ロール利用状況管理ツール１４０及びロール利用状況データベース１０６によって、ロール利用状況の情報を収集・一元化し、他システムへ提供することが可能となる。他システムへの提供にあたっては、ＡＰＩ（Ａｐｐｌｉｃａｔｉｏｎ・Ｐｒｏｇｒａｍｍｉｎｇ・Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ）を整備することが望ましい。

図９〜１２は、ワークフロー管理システム１００の動作（本実施の形態に係るワークフロー管理方法、本実施の形態に係るプログラムの処理手順）の一例を示すフローチャートである。

ここでは、ユーザ・組織データベース１０１、ロールデータベース１０２、ワークフロー文書データベース１０３、承認経路定義データベース１０４、承認済み文書権限データベース１０５、ロール利用状況データベース１０６が、それぞれ図３〜８に例示したデータを記憶しているものとする。

図９のステップＳ１において、例えば、以下のような手順でワークフロー文書のアクセス権限設定に利用するロールを作成することができる。
（１）ロールの管理者は、ロール定義ツール１３０にアクセスする。
（２）ロール定義ツール１３０のロール管理部１３１は、ユーザ・組織データベース１０１を参照し、ユーザ・組織の情報をロールの管理者の端末に表示する。
（３）ロールの管理者は、ロール定義ツール１３０で資材担当者ロールの定義を入力する。
（４）ロール定義ツール１３０のロール管理部１３１は、ロールデータベース１０２に入力データを登録する。

図９のステップＳ２において、例えば、以下のような手順でワークフローの承認経路、承認済みのワークフロー文書のアクセス権限をロールで設定することができる。
（１）ワークフローの管理者（開発者）は、承認経路定義ツール１２０にアクセスする。
（２）承認経路定義ツール１２０の承認権限管理部１２１は、ロールデータベース１０２を参照し、ロールの一覧をワークフローの管理者の端末に表示する。
（３）ワークフローの管理者は、承認経路定義ツール１２０で部品購入ワークフローの定義を入力する。
（４）承認経路定義ツール１２０の承認権限管理部１２１は、承認経路定義データベース１０４、ワークフロー文書データベース１０３、承認済み文書権限データベース１０５に入力データを登録する。
（５）ロール利用状況管理ツール１４０の利用状況管理部１４１は、ロール利用状況データベース１０６に各ロールと部品購入ワークフローの紐付け情報を登録する。

図１０のステップＳ３において、例えば、以下のような手順でワークフローを利用することができる。
（１）ワークフローの管理者は、部品購入ワークフローにアクセスする。
（２）ワークフローエンジン１１０の承認制御部１１２は、承認経路定義データベース１０４を参照し、部品購入ワークフローの「承認ステップ２」に紐付くロールを特定する。
（３）ワークフローエンジン１１０の承認制御部１１２は、ロールデータベース１０２を参照し、当該ロールに紐付くユーザの一覧をワークフローの管理者の端末に表示する。
（４）ワークフローの管理者は、Ａを部品購入ワークフローの「承認ステップ２」の承認者として選択する。
（５）ワークフローエンジン１１０の承認制御部１１２は、Ａの端末に部品購入ワークフローの「承認ステップ２」の承認依頼メールを送信する。
（６）Ａは、部品購入ワークフローにアクセスする。
（７）ワークフローエンジン１１０の承認制御部１１２は、ロールデータベース１０２を参照し、Ａに紐付くロールを特定する。
（８）ワークフローエンジン１１０の承認制御部１１２は、承認経路定義データベース１０４を参照し、当該ロールが部品購入ワークフローの「承認ステップ２」に紐付くロールであることを確認する。
（９）Ａは、注文書を承認する。
（１０）ワークフローエンジン１１０の承認制御部１１２は、Ｃ等の端末に部品購入ワークフローの「承認ステップ２」（又は全体）の承認完了メールを送信する。なお、（１）〜（１０）は、部品購入ワークフローの「承認ステップ１」についても同様に実行されるものとする。
（１１）Ｃは、部品購入ワークフローにアクセスする。
（１２）ワークフローエンジン１１０のアクセス制御部１１４は、ロールデータベース１０２を参照し、Ｃに紐付くロールを特定する。
（１３）ワークフローエンジン１１０のアクセス制御部１１４は、承認済み文書権限データベース１０５を参照し、当該ロールが部品購入ワークフローに紐付くロールであることを確認する。
（１４）Ｃは、注文書を参照する。

図１１のステップＳ４において、例えば、以下のような手順でロールがどのワークフローで利用されるかを確認することができる。
（１）ワークフロー（又はロール）の管理者は、ロール利用状況管理ツール１４０にアクセスする。
（２）ロール利用状況管理ツール１４０の一覧送信部１４２は、以下のａ〜ｃを選択可能なメニュー画面をワークフローの管理者の端末に表示する。
ａ．ロールに紐付くワークフロー名を一覧表示
ｂ．ワークフローに紐付くロール名を一覧表示
ｃ．利用状況詳細（ワークフローの承認ステップ番号、文書名等）を表示
（３）ワークフローの管理者は、メニューの「ａ．ロールに紐付くワークフロー名を一覧表示」を選択する。
（４）ロール利用状況管理ツール１４０の一覧送信部１４２は、ロール利用状況データベース１０６、ロールデータベース１０２を参照し、ロール名の一覧をワークフローの管理者の端末に表示する。
（５）ワークフローの管理者は、利用状況を確認したいロールを選択する。
（６）ロール利用状況管理ツール１４０の一覧送信部１４２は、ロールＩＤをキーにロール利用状況データベース１０６からワークフローＩＤを取得する。
（７）ロール利用状況管理ツール１４０の一覧送信部１４２は、ワークフローＩＤをキーに承認経路定義データベース１０４からワークフロー名を取得し、ワークフロー名の一覧をワークフローの管理者の端末に表示する。
（８）ワークフローの管理者は、メニューの「ｃ．利用状況詳細を表示」を選択する。
（９）ロール利用状況管理ツール１４０の一覧送信部１４２は、ワークフローＩＤをキーに承認経路定義データベース１０４から承認経路の情報、ワークフロー文書データベース１０３からワークフロー文書名の情報を取得し、ワークフローの管理者の端末の画面に表示する。

図１２のステップＳ５において、例えば、以下のような手順でワークフローがどのロールを利用しているかを確認することができる。
（１）ワークフロー（又はロール）の管理者は、ロール利用状況管理ツール１４０にアクセスする。
（２）ロール利用状況管理ツール１４０の一覧送信部１４２は、以下のａ〜ｃを選択可能なメニュー画面をワークフローの管理者の端末に表示する。
ａ．ロールに紐付くワークフロー名を一覧表示
ｂ．ワークフローに紐付くロール名を一覧表示
ｃ．利用状況詳細（ワークフローの承認ステップ番号、文書名等）を表示
（３）ワークフローの管理者は、メニューの「ｂ．ワークフローに紐付くロール名を一覧表示」を選択する。
（４）ロール利用状況管理ツール１４０の一覧送信部１４２は、ロール利用状況データベース１０６、承認経路定義データベース１０４を参照し、ワークフロー名の一覧を表示する。
（５）ワークフローの管理者は、利用状況を確認したいワークフローを選択する。
（６）ロール利用状況管理ツール１４０の一覧送信部１４２は、ワークフローＩＤをキーにロール利用状況データベース１０６からロールＩＤを取得する。
（７）ロール利用状況管理ツール１４０の一覧送信部１４２は、ロールＩＤをキーにロールデータベース１０２からロール名を取得し、ロール名の一覧をワークフローの管理者の端末に表示する。
（８）ワークフローの管理者は、メニューの「ｃ．利用状況詳細を表示」を選択する。
（９）ロール利用状況管理ツール１４０の一覧送信部１４２は、ワークフローＩＤをキーに承認経路定義データベース１０４から承認経路の情報、ワークフロー文書データベース１０３からワークフロー文書名の情報を取得し、ワークフローの管理者の端末の画面に表示する。

図１３は、ワークフロー管理システム１００のハードウェア構成の一例を示す図である。

図１３において、ワークフロー管理システム１００は、任意の台数のコンピュータからなり、ＬＣＤ９０１（Ｌｉｑｕｉｄ・Ｃｒｙｓｔａｌ・Ｄｉｓｐｌａｙ）、キーボード９０２（Ｋ／Ｂ）、マウス９０３、ＦＤＤ９０４（Ｆｌｅｘｉｂｌｅ・Ｄｉｓｋ・Ｄｒｉｖｅ）、ＣＤＤ９０５（Ｃｏｍｐａｃｔ・Ｄｉｓｃ・Ｄｒｉｖｅ）、プリンタ９０６といったハードウェアデバイスを備えている。これらのハードウェアデバイスはケーブルや信号線で接続されている。ＬＣＤ９０１の代わりに、ＣＲＴ（Ｃａｔｈｏｄｅ・Ｒａｙ・Ｔｕｂｅ）、あるいは、その他の表示装置が用いられてもよい。マウス９０３の代わりに、タッチパネル、タッチパッド、トラックボール、ペンタブレット、あるいは、その他のポインティングデバイスが用いられてもよい。

ワークフロー管理システム１００は、プログラムを実行するＣＰＵ９１１（Ｃｅｎｔｒａｌ・Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ・Ｕｎｉｔ）を備えている。ＣＰＵ９１１は、処理装置の一例である。ＣＰＵ９１１は、バス９１２を介してＲＯＭ９１３（Ｒｅａｄ・Ｏｎｌｙ・Ｍｅｍｏｒｙ）、ＲＡＭ９１４（Ｒａｎｄｏｍ・Ａｃｃｅｓｓ・Ｍｅｍｏｒｙ）、通信ボード９１５、ＬＣＤ９０１、キーボード９０２、マウス９０３、ＦＤＤ９０４、ＣＤＤ９０５、プリンタ９０６、ＨＤＤ９２０（Ｈａｒｄ・Ｄｉｓｋ・Ｄｒｉｖｅ）と接続され、これらのハードウェアデバイスを制御する。ＨＤＤ９２０の代わりに、フラッシュメモリ、光ディスク装置、メモリカードリーダライタ、あるいは、その他の記録媒体が用いられてもよい。

ＲＡＭ９１４は、揮発性メモリの一例である。ＲＯＭ９１３、ＦＤＤ９０４、ＣＤＤ９０５、ＨＤＤ９２０は、不揮発性メモリの一例である。これらは、記憶装置の一例である。通信ボード９１５、キーボード９０２、マウス９０３、ＦＤＤ９０４、ＣＤＤ９０５は、入力装置の一例である。また、通信ボード９１５、ＬＣＤ９０１、プリンタ９０６は、出力装置の一例である。

通信ボード９１５は、ＬＡＮ（Ｌｏｃａｌ・Ａｒｅａ・Ｎｅｔｗｏｒｋ）等に接続されている。通信ボード９１５は、ＬＡＮに限らず、ＩＰ−ＶＰＮ（Ｉｎｔｅｒｎｅｔ・Ｐｒｏｔｏｃｏｌ・Ｖｉｒｔｕａｌ・Ｐｒｉｖａｔｅ・Ｎｅｔｗｏｒｋ）、広域ＬＡＮ、ＡＴＭ（Ａｓｙｎｃｈｒｏｎｏｕｓ・Ｔｒａｎｓｆｅｒ・Ｍｏｄｅ）ネットワークといったＷＡＮ（Ｗｉｄｅ・Ａｒｅａ・Ｎｅｔｗｏｒｋ）、あるいは、インターネットに接続されていても構わない。ＬＡＮ、ＷＡＮ、インターネットは、ネットワークの一例である。

ＨＤＤ９２０には、オペレーティングシステム９２１（ＯＳ）、ウィンドウシステム９２２、プログラム群９２３、ファイル群９２４が記憶されている。プログラム群９２３のプログラムは、ＣＰＵ９１１、オペレーティングシステム９２１、ウィンドウシステム９２２により実行される。プログラム群９２３には、本実施の形態の説明において「〜部」として説明する機能を実行するプログラムが含まれている。プログラムは、ＣＰＵ９１１により読み出され実行される。ファイル群９２４には、本実施の形態の説明において、「〜データ」、「〜情報」、「〜ＩＤ（識別子）」、「〜フラグ」、「〜結果」として説明するデータや情報や信号値や変数値やパラメータが、「〜ファイル」や「〜データベース」や「〜テーブル」の各項目として含まれている。「〜ファイル」や「〜データベース」や「〜テーブル」は、ＲＡＭ９１４やＨＤＤ９２０等の記録媒体に記憶される。ＲＡＭ９１４やＨＤＤ９２０等の記録媒体に記憶されたデータや情報や信号値や変数値やパラメータは、読み書き回路を介してＣＰＵ９１１によりメインメモリやキャッシュメモリに読み出され、抽出、検索、参照、比較、演算、計算、制御、出力、印刷、表示といったＣＰＵ９１１の処理（動作）に用いられる。抽出、検索、参照、比較、演算、計算、制御、出力、印刷、表示といったＣＰＵ９１１の処理中、データや情報や信号値や変数値やパラメータは、メインメモリやキャッシュメモリやバッファメモリに一時的に記憶される。

本実施の形態の説明において用いるブロック図やフローチャートの矢印の部分は主としてデータや信号の入出力を示す。データや信号は、ＲＡＭ９１４等のメモリ、ＦＤＤ９０４のフレキシブルディスク（ＦＤ）、ＣＤＤ９０５のコンパクトディスク（ＣＤ）、ＨＤＤ９２０の磁気ディスク、光ディスク、ＤＶＤ（Ｄｉｇｉｔａｌ・Ｖｅｒｓａｔｉｌｅ・Ｄｉｓｃ）、あるいは、その他の記録媒体に記録される。また、データや信号は、バス９１２、信号線、ケーブル、あるいは、その他の伝送媒体により伝送される。

本実施の形態の説明において「〜部」として説明するものは、「〜回路」、「〜装置」、「〜機器」であってもよく、また、「〜ステップ」、「〜工程」、「〜手順」、「〜処理」であってもよい。即ち、「〜部」として説明するものは、ＲＯＭ９１３に記憶されたファームウェアで実現されていても構わない。あるいは、「〜部」として説明するものは、ソフトウェアのみ、あるいは、素子、デバイス、基板、配線といったハードウェアのみで実現されていても構わない。あるいは、「〜部」として説明するものは、ソフトウェアとハードウェアとの組み合わせ、あるいは、ソフトウェアとハードウェアとファームウェアとの組み合わせで実現されていても構わない。ファームウェアとソフトウェアは、プログラムとして、フレキシブルディスク、コンパクトディスク、磁気ディスク、光ディスク、ＤＶＤ等の記録媒体に記憶される。プログラムはＣＰＵ９１１により読み出され、ＣＰＵ９１１により実行される。即ち、プログラムは、本実施の形態の説明で述べる「〜部」としてコンピュータを機能させるものである。あるいは、プログラムは、本実施の形態の説明で述べる「〜部」の手順や方法をコンピュータに実行させるものである。

以上、本発明の実施の形態について説明したが、本発明は、この実施の形態に限定されるものではなく、必要に応じて種々の変更が可能である。

１００ ワークフロー管理システム、１０１ ユーザ・組織データベース、１０２ ロールデータベース、１０３ ワークフロー文書データベース、１０４ 承認経路定義データベース、１０５ 承認済み文書権限データベース、１０６ ロール利用状況データベース、１１０ ワークフローエンジン、１１１ 承認要求受信部、１１２ 承認制御部、１１３ アクセス要求受信部、１１４ アクセス制御部、１２０ 承認経路定義ツール、１２１ 承認権限管理部、１２２ アクセス権限管理部、１２３ 一覧送信部、１３０ ロール定義ツール、１３１ ロール管理部、１３２ 一覧送信部、１４０ ロール利用状況管理ツール、１４１ 利用状況管理部、１４２ 一覧送信部、９０１ ＬＣＤ、９０２ キーボード、９０３ マウス、９０４ ＦＤＤ、９０５ ＣＤＤ、９０６ プリンタ、９１１ ＣＰＵ、９１２ バス、９１３ ＲＯＭ、９１４ ＲＡＭ、９１５ 通信ボード、９２０ ＨＤＤ、９２１ オペレーティングシステム、９２２ ウィンドウシステム、９２３ プログラム群、９２４ ファイル群。

Claims (8)

1. 少なくとも１つの承認ステップからなる承認経路に沿ってユーザが文書の承認を行うワークフローごとに、文書と承認の進捗状況を示す情報との少なくともいずれかを含むデータを記憶装置に記憶するワークフローデータ記憶部と、
   ユーザとユーザの役割を分類したロールとの対応関係を定義するロール定義を記憶装置に記憶するロール定義記憶部と、
   ワークフローの承認経路の承認ステップと承認ステップで文書の承認を行う権限が与えられたロールとの対応関係を定義する承認権限定義を記憶装置に記憶する承認権限定義記憶部と、
   ワークフローとワークフローのデータにアクセスする権限が与えられたロールとの対応関係を定義するアクセス権限定義を記憶装置に記憶するアクセス権限定義記憶部と、
   ワークフローの承認経路の承認ステップを指定して文書の承認を行うための要求を送信するユーザの端末から、要求を受信する承認要求受信部と、
   前記承認要求受信部で受信された要求の送信元のユーザに対応するロールを、前記ロール定義記憶部に記憶されたロール定義を参照して抽出し、抽出したロールに、当該送信元から指定されたワークフローの承認経路の承認ステップが対応しているかどうかを、前記承認権限定義記憶部に記憶された承認権限定義を参照して判定し、対応していると判定した場合、当該ユーザが当該承認ステップで文書の承認を行うことを許可する承認制御部と、
   ワークフローを指定してワークフローのデータにアクセスするための要求を送信するユーザの端末から、要求を受信するアクセス要求受信部と、
   前記アクセス要求受信部で受信された要求の送信元のユーザに対応するロールを、前記ロール定義記憶部に記憶されたロール定義を参照して抽出し、抽出したロールに、当該送信元から指定されたワークフローが対応しているかどうかを、前記アクセス権限定義記憶部に記憶されたアクセス権限定義を参照して判定し、対応していると判定した場合、当該ユーザが前記ワークフローデータ記憶部に記憶された当該ワークフローのデータにアクセスすることを許可するアクセス制御部と
   を備えることを特徴とするワークフロー管理システム。
2. 前記アクセス権限定義記憶部に記憶されたアクセス権限定義を参照して、ワークフローと、ワークフローのデータにアクセスする権限が与えられたロールとの対応関係をロールの利用状況として抽出し、抽出した利用状況を定義する利用状況定義を作成する利用状況管理部
   を備えることを特徴とする請求項１のワークフロー管理システム。
3. ユーザの端末から指定されたロールに対応するワークフローを、前記利用状況管理部により作成された利用状況定義を参照して抽出し、抽出したワークフローの一覧を当該ユーザの端末に送信する一覧送信部と
   を備えることを特徴とする請求項２のワークフロー管理システム。
4. ロールを指定してロール定義を更新するための要求を送信するユーザの端末から、要求を受信し、受信した要求に応じて、前記ロール定義記憶部に記憶されたロール定義を更新するロール管理部
   を備え、
   前記一覧送信部は、前記ロール管理部で受信された要求の送信元から指定されたロールに対応するワークフローを、前記利用状況管理部により作成された利用状況定義を参照して抽出し、抽出したワークフローの一覧を当該送信元に送信して当該送信元のユーザに確認してから、前記ロール管理部にロール定義を更新させることを特徴とする請求項３のワークフロー管理システム。
5. ユーザの端末から指定されたワークフローに対応するロールを、前記利用状況管理部により作成された利用状況定義を参照して抽出し、抽出したロールの一覧を当該ユーザの端末に送信する一覧送信部と
   を備えることを特徴とする請求項２のワークフロー管理システム。
6. ワークフローを指定して承認権限定義を更新するための要求を送信するユーザの端末から、要求を受信し、受信した要求に応じて、前記承認権限定義記憶部に記憶された承認権限定義を更新する承認権限管理部
   を備え、
   前記一覧送信部は、前記承認権限管理部で受信された要求の送信元から指定されたワークフローに対応するロールを、前記利用状況管理部により作成された利用状況定義を参照して抽出し、抽出したロールの一覧を当該送信元に送信して当該送信元のユーザに確認してから、前記承認権限管理部に承認権限定義を更新させることを特徴とする請求項５のワークフロー管理システム。
7. 少なくとも１つの承認ステップからなる承認経路に沿ってユーザが文書の承認を行うワークフローごとに、文書と承認の進捗状況を示す情報との少なくともいずれかを含むデータを記憶装置に記憶するとともに、ユーザとユーザの役割を分類したロールとの対応関係を定義するロール定義と、ワークフローの承認経路の承認ステップと承認ステップで文書の承認を行う権限が与えられたロールとの対応関係を定義する承認権限定義と、ワークフローとワークフローのデータにアクセスする権限が与えられたロールとの対応関係を定義するアクセス権限定義とを記憶装置に記憶するコンピュータが、
   ワークフローの承認経路の承認ステップを指定して文書の承認を行うための要求を送信するユーザの端末から、要求を受信し、受信した要求の送信元のユーザに対応するロールを、記憶装置に記憶されたロール定義を参照して抽出し、抽出したロールに、当該送信元から指定されたワークフローの承認経路の承認ステップが対応しているかどうかを、記憶装置に記憶された承認権限定義を参照して判定し、対応していると判定した場合、当該ユーザが当該承認ステップで文書の承認を行うことを許可し、
   ワークフローを指定してワークフローのデータにアクセスするための要求を送信するユーザの端末から、要求を受信し、受信した要求の送信元のユーザに対応するロールを、記憶装置に記憶されたロール定義を参照して抽出し、抽出したロールに、当該送信元から指定されたワークフローが対応しているかどうかを、記憶装置に記憶されたアクセス権限定義を参照して判定し、対応していると判定した場合、当該ユーザが記憶装置に記憶された当該ワークフローのデータにアクセスすることを許可することを特徴とするワークフロー管理方法。
8. コンピュータを、請求項１から６のいずれかのワークフロー管理システムとして機能させるためのプログラム。

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