JP2006172048A - 文書管理システム、文書管理方法およびコンピュータプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】 着脱可能な記憶媒体を利用した文書管理システムにおいて、高速に文書属性を修正、文書追加、削除等ができるようにする。
【解決手段】 文書情報とともにその文書の属性を保存し、該文書属性情報によって保存されている文書情報を検索する文書管理システムにおいて、文書情報と文書属性ファイルとが保存された着脱可能な記憶媒体が装着された際に、高速に読み書き可能な装置に文書属性ファイルをコピーし、前記高速に読み書き可能な装置にコピーした文書属性ファイルが更新され、前記着脱可能な記憶媒体を解除する指示がなされた際に、前記高速に読み書き可能な装置にコピーして更新した文書属性ファイルを前記着脱可能な媒体に保存するよう構成した。
【選択図】 図１

Description

本発明は、文書情報をその文書属性とともに保存し、検索、表示、修正、印刷等を行う文書管理装置及び文書管理方法、特に、着脱可能な媒体に文書情報と文書属性を保存できる文書管理システム、文書管理方法に関するものである。

従来、文書情報と文書属性を着脱可能な媒体に保存して、検索、表示等を行う文書登録装置があった。
特開平１０−２４０７６７号公報

着脱可能な媒体である光磁気ディスク（ＭＯ）、Ｄｅｇｉｔａｌ Ｖｅｒｓａｔｉｌｅ Ｄｉｓｃ（ＤＶＤ）等は必要な情報を保存した後、媒体を抜き取って保存できるため、文書情報の保存の点では有用な装置であるが、ファイルの読み書きの速度ではハードディスクに劣っている。

従来、着脱可能な媒体に保存されている文書属性をハードディスクにコピーすることで高速な検索手段を提供しているが、文書属性の更新や文書の追加登録を禁止していたり、着脱可能な媒体の文書属性を更新していたため処理に時間がかかるという問題があった。

本発明では上記のような問題点に着目し、着脱可能な媒体に保存されている文書属性を高速に読み書き可能な装置にコピーした後、文書属性の修正や文書の追加登録等においても高速に読み書き可能な装置の文書属性に更新を加えることによって、高速に文書属性の修正や文書の追加登録等を行える文書管理装置を提供することを目的としている。

上記課題を解決するために、本発明の文書管理システムは、文書情報とともにその文書の属性を保存し、該文書属性情報によって保存されている文書情報を検索する文書管理システムにおいて、文書情報と文書属性ファイルとが保存された着脱可能な記憶媒体が装着された際に、高速に読み書き可能な装置に文書属性ファイルをコピーする手段と、前記高速に読み書き可能な装置にコピーした文書属性ファイルを更新する手段と、前記着脱可能な記憶媒体を解除する指示がなされた際に、前記高速に読み書き可能な装置にコピーして更新した文書属性ファイルを前記着脱可能な媒体に保存する手段とを備えたことを特徴とする。

着脱可能な媒体に文書属性ファイルを保存しておき、媒体を装着する際に文書属性ファイルをハードディスクにコピーし、その後、文書属性の修正や、文書の追加登録、削除等が行われた場合はハードディスク上の文書属性ファイルを更新し、その後、更新が終了した文書属性を着脱可能なメディアにコピーすることにより、高速に文書属性を修正、文書追加、削除等ができるとともに、最終的には変更が着脱可能なメディアにコピーされ、次回に登録した際に前回の更新が正しく保存されるようにできる。

（実施例１）
図１は本発明の実施例の構成を示すブロック図である。同図において、１は文書管理装置、２はコマンド等を入力するキーボード、３は入力したコマンドや検索結果や文書情報を表示するＣＲＴ（表示手段）、４は高速に読み書きのできるハードディスク、５は着脱可能な記憶装置、６は制御プログラムを保存するＲＯＭ、７は文書管理装置を制御するＣＰＵ、８はＣＰＵの作業領域として動作するＲＡＭ、９は登録処理を行う登録部、１０は検索処理を行う検索部、１１は文書操作の処理を行う操作部、１２は着脱可能な媒体の文書属性ファイル１６をハードディスク４にコピーしたり、ハードディスク４の文書属性ファイル１５を着脱可能な媒体にコピーしたりするコピー部、１５はハードディスクにコピーされた文書属性ファイル、１６は着脱可能な媒体に保存されている文書属性ファイルである。

文書情報と文書属性ファイルが保存されている媒体を５の着脱可能な記憶装置に装着して登録すると文書属性ファイルが４のハードディスクにコピーされる。その後、オペレータが検索を行った場合はハードディスクの１５の文書属性ファイルが検索されるので、１６の文書属性ファイルを検索する処理に比較して高速に検索できる。また、オペレータが文書属性を修正したり、文書を追加したりした場合は、１５の文書属性ファイルを更新するので、１６の文書属性ファイルを更新する処理に比較して高速に処理できる。

本実施例では、オペレータが着脱可能な記憶装置の媒体の文書属性ファイルを解除する操作を検知した場合には、ハードディスクの文書属性ファイル１５が着脱可能な媒体の文書属性ファイル１６にコピーされる。したがって、オペレータが行った文書属性の修正や文書の追加は着脱可能な媒体の文書属性ファイルに反映される。

本実施例では、高速に読み書き可能な装置にコピーして更新した文書属性を着脱可能なメディアに保存する手段を備え、更新が終了した文書属性を着脱可能なメディアにコピーしている。そのため、高速に文書属性を更新できるとともに、最終的には変更が着脱可能なメディアにコピーされ、次回に登録した際に前回の更新が正しく保存される。

（実施例２）
実施例１ではハードディスクおよび着脱可能なメディアに文書属性ファイルを保存していたが、文書属性データベースであってもよい。この場合、特に検索処理が高速になる。

本実施例では、着脱可能なメディアに文書属性データベースを保存しておき、メディアを装着する際に文書属性データベースをハードディスクにコピーし、その後、文書属性の修正や、文書の追加登録、削除等が行われた場合はハードディスク上の文書属性データベース１５が更新される。このとき、ハードディスクは高速に読み書き可能なため、着脱可能なメディアの文書属性データベースを更新するのに比べ高速に処理することができる。

（実施例３）
実施例１では文書属性ファイル全体を着脱可能な媒体にコピーしていたが、更新された場合のみ、コピーしてもよい。図２はそのフローチャートである。ステップ１で文書属性ファイルに更新が行われた否かを判別し、更新が行われた場合はステップ２でハードディスクの文書属性ファイルを着脱可能な媒体にコピーする。

（実施例４）
実施例１ではハードディスク上の文書属性ファイルを着脱可能な媒体にコピーしていたが、オペレータに対して着脱可能な媒体の文書属性ファイルを更新するか否かを確認するメッセージを表示し、ユーザが希望したときのみコピーしてもよい。この実施例ではオペレータが更新を希望しない場合、文書属性ファイルに行われた更新をキャンセルすることができる。

（実施例５）
実施例１ではハードディスク上の文書属性ファイルを着脱可能な媒体にコピーしていた際に文書属性ファイル全体をコピーしていたが、更新された項目のみをコピーしてもよい。この実施例ではさらに高速にコピーすることができる。

以上説明したように、実施例１乃至５によれば、着脱可能な媒体に文書属性ファイルを保存しておき、媒体を装着する際に文書属性ファイルをハードディスクにコピーし、その後、文書属性の修正や、文書の追加登録、削除等が行われた場合はハードディスク上の文書属性ファイルを更新し、その後、更新が終了した文書属性を着脱可能なメディアにコピーすることにより、高速に文書属性を修正、文書追加、削除等ができるとともに、最終的には変更が着脱可能なメディアにコピーされ、次回に登録した際に前回の更新が正しく保存されている。

（その他の実施例）
なお、上述したような本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記憶媒体等としての実施態様をとることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。

尚、本発明は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラム（実施形態では図に示すフローチャートに対応したプログラム）を、システムあるいは装置に直接あるいは遠隔から供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータが該供給されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される場合を含む。

従って、本発明の機能処理をコンピュータで実現するために、該コンピュータにインストールされるプログラムコード自体も本発明を実現するものである。つまり、本発明は、本発明の機能処理を実現するためのコンピュータプログラム自体も含まれる。

その場合、プログラムの機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給するスクリプトデータ等の形態であっても良い。

プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＭＯ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＤＶＤ（ＤＶＤ−ＲＯＭ，ＤＶＤ−Ｒ）などがある。

その他、プログラムの供給方法としては、コンピュータのブラウザを用いてインターネットのホームページに接続し、該ホームページから本発明のコンピュータプログラムそのもの、もしくは圧縮され自動インストール機能を含むファイルをハードディスク等の記録媒体にダウンロードすることによっても供給できる。また、本発明のプログラムを構成するプログラムコードを複数のファイルに分割し、それぞれのファイルを異なるホームページからダウンロードすることによっても実現可能である。つまり、本発明の機能処理をコンピュータで実現するためのプログラムファイルを複数のユーザに対してダウンロードさせるサーバも、本発明に含まれるものである。

また、本発明のプログラムを暗号化してＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体に格納してユーザに配布し、所定の条件をクリアしたユーザに対し、インターネットを介してホームページから暗号化を解く鍵情報をダウンロードさせ、その鍵情報を使用することにより暗号化されたプログラムを実行してコンピュータにインストールさせて実現することも可能である。

また、コンピュータが、読み出したプログラムを実行することによって、前述した実施形態の機能が実現される他、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳなどが、実際の処理の一部または全部を行ない、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現され得る。

さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行ない、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現される。

本実施例の構成を表す図である。 本実施例のフローチャートの図である。

Claims (7)

1. 文書情報とともにその文書の属性を保存し、該文書属性情報によって保存されている文書情報を検索する文書管理システムにおいて、
   文書情報と文書属性ファイルとが保存された着脱可能な記憶媒体が装着された際に、高速に読み書き可能な装置に文書属性ファイルをコピーする手段と、
   前記高速に読み書き可能な装置にコピーした文書属性ファイルを更新する手段と、
   前記着脱可能な記憶媒体を解除する指示がなされた際に、前記高速に読み書き可能な装置にコピーして更新した文書属性ファイルを前記着脱可能な媒体に保存する手段と
   を備えたことを特徴とする文書管理システム。
2. 前記文書属性ファイルがデータベースの形式で保存されていることを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
3. 高速に読み書き可能な装置にコピーした文書属性ファイルが更新された場合のみコピーする手段を備えることを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
4. 前記高速に読み書き可能な装置にコピーして更新した文書属性ファイルを着脱可能なメディアに保存する際に、着脱可能なメディアの文書属性を更新するか否かを確認する手段を備えることを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
5. 高速に読み書き可能な装置にコピーした文書属性ファイルを着脱可能な媒体に保存する際に更新された項目のみコピーする手段を備えることを特徴とする請求項１記載の文書管理システム。
6. 文書情報とともにその文書の属性を保存し、該文書属性情報によって保存されている文書情報を検索する装置を制御するための文書管理方法において、
   文書情報と文書属性ファイルとが保存された着脱可能な記憶媒体が装着された際に、高速に読み書き可能な装置に文書属性ファイルをコピーするステップと、
   前記高速に読み書き可能な装置にコピーした文書属性ファイルを更新するステップと、
   前記着脱可能な記憶媒体を解除する指示がなされた際に、前記高速に読み書き可能な装置にコピーして更新した文書属性ファイルを前記着脱可能な媒体に保存するステップと
   を備えたことを特徴とする文書管理方法。
7. 文書情報とともにその文書の属性を保存し、該文書属性情報によって保存されている文書情報を検索する装置を制御するためのコンピュータプログラムであって、
   文書情報と文書属性ファイルとが保存された着脱可能な記憶媒体が装着された際に、高速に読み書き可能な装置に文書属性ファイルをコピーするステップと、
   前記高速に読み書き可能な装置にコピーした文書属性ファイルを更新するステップと、
   前記着脱可能な記憶媒体を解除する指示がなされた際に、前記高速に読み書き可能な装置にコピーして更新した文書属性ファイルを前記着脱可能な媒体に保存するステップと
   の各ステップをコンピュータに実行させるためのプログラムコードを含むことを特徴とするコンピュータプログラム。

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