JP2006172045A - 文書管理方法、文書管理装置、コンピュータプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】 文書管理装置に関し、新規登録文書や新規変更文書について、ユーザ毎に適した表示を行なうようにする。
【解決手段】 本発明は、ユーザ毎に、新規登録文書の表示期間と新規変更文書の表示期間とを設定し、当該設定された新規登録文書の表示期間と新規変更文書の表示期間とに基づいて、新規登録文書と新規変更文書とを各ユーザに応じてマーク表示するように構成する。
【選択図】 図１０

Description

本発明は、複数のコンピュータがネットワークを介して接続されたシステム環境で、複数のユーザにより、文書を保存し文書情報に基づき文書検索を行う文書管理システムに適用して有効である。

従来、印刷された文字、図形、画像等のデータをスキャナ装置等で読み込むなどして作成した文書のイメージデータや、ワードプロセッサなどで作成した文書データに、キーワードなどの文書管理情報を関連付けて記憶し、これらの情報に対して検索、表示、印刷等を行う文書管理装置が提案されている。

このような文書管理装置を利用して、文書の共有化を実現させる場合、１つのコンピュータに文書を集中保存させて、多くのユーザで参照することが多い。
特開平７−２３９８０７号公報

しかしながら、上記従来技術の文書管理装置では、時間が経過し文書が増加すればするほど、検索、参照に時間のかかる、使いにくいシステムになるという問題があった。特に、新しく更新、登録された文書と以前から保存されている文書が混合して表示される場合は区別しづらいという問題があった。近年、新しく更新、登録された文書には「新着」などのマークが付されて表示されるようなシステムも見うけられる。この「新着」などマークはシステムで定めたらた期間内に登録、更新された文書に付くようになっているが、ユーザによってはシステムを毎日参照するユーザもいれば、一週間に一度だけ参照するユーザもいて、各々新着マークをつけたい期間が異なっている。しかし、現状ではシステムで一律に決められた期間でマークが付けられるため、各々のユーザの利便性が考慮されていない問題点があった。また、ユーザが参照済みか否かの情報を保持しそれを元に、「未読」文書、「既読」文書を区別して表示する方法もあるが、大規模な文書共有のための文書管理システムにおいては、文書数及びユーザ数の増加によって保持しなければならない情報が莫大に増加してしまうという問題点がある。

本発明は、かかる上記問題点について鑑みなされたものであり、ユーザ毎のシステム使用頻度に考慮して、新規の更新、登録された文書の参照を容易に行うことができるような文書管理方法、文書管理装置、コンピュータプログラムを提供することを目的としている。

上記課題を解決するために、本発明の文書管理方法は、文書の保存管理を行う装置を制御するための文書管理方法であって、ユーザ毎に、新規登録文書の表示期間と新規変更文書の表示期間とを設定する設定ステップと、前記設定ステップで設定された新規登録文書の表示期間と新規変更文書の表示期間とに基づいて、新規登録文書と新規変更文書とを各ユーザに応じてマーク表示する表示ステップとを有することを特徴とする。

本発明によれば、ユーザ毎に任意の「新規登録，更新文書にマーク付けをする期限」を設定することによって、ユーザ毎に保持する少ない情報で、ユーザの使用方法を考慮しつつ、多くの文書のなかから一見して新規文書や更新文書を見分けることができるという効果を奏する。

（実施例１）
図１は、本発明の実施例におけるシステム動作構成図である。１０１はＣＰＵである。このＣＰＵはフォルダの作成、変更、文書の登録、変更、参照などを行うため、バス１１０を介して接続された各種構成要素を制御するものである。このバス１１０を利用して、バス１１０に接続された各機器相互間のアドレス信号、制御信号および各種データの転送が行われる。

１０２はキーボード、１０３はマウスである。１０２，１０３はフォルダの作成、変更、文書の登録、変更、参照などの作業に関わる動作を指示する入力装置である。

１０４はＣＲＴコンピュータ等の表示装置でＲＡＭ１０８の表示データを表示する。１０５は本システム外部（保存用）記憶装置１０９に供給するためのＣＤ−ＲＯＭ読み取り装置とＣＤ−ＲＯＭである。１０６は紙の形態で文書を読み込むためのスキャナであり、画像として本システムに読みこむことができる。

１０７はＲＯＭ（読み出し専用メモリ）である。このＲＯＭ１０７には、あらかじめＣＰＵ１０１の制御手順を記憶させておき、この制御手順をＣＰＵ１０１が実行することにより、フォルダの作成、変更、文書の登録、変更、参照、文書リストの表示などの本実施形態に関わる処理を行うことができる。

ＲＡＭ１０８はフォルダの作成、変更、文書の登録、変更、参照などのためのワークメモリ、各書構成要素の制御のための一時記憶として用いられる。

１０９は電源を切っても記憶内容が消えない入例えばハードディスク記憶装置などの保存用外部記憶装置である。保存用外部記憶装置１０９は、文書、文書情報、フォルダ情報、ユーザ情報の記憶手段として利用される。

図２は、本発明の実施例における文書管理装置の構成を示すブロック図である。この文書管理装置は、文書登録、更新部２０１、文書及び文書情報格納部２０２と、マーク付け期間設定部２０３と、ユーザ設定条件保存部２０４と、フォルダ選択部２０５と、マーク付け文書判定部２０６と、文書リスト表示表示部２０７を備えている。

文書登録、更新部２０１は、文書を新規に登録したり、既に登録された文書を開いて更新し、文書及び文書情報格納部２０２で、登録，更新した文書内容を保存しそのほかの文書登録日付、更新日付等の文書情報といっしょに保存する。

マーク付け期間設定部２０３は、新規に登録されたり更新された文書をマーク付けして表示する場合に実行時より何日以内に新規登録、更新された文書に付いてマークをつけるかその期間を設定し、ユーザ設定条件保存部２０４で、設定されたマーク付け期間を保存する。

フォルダ選択部２０５は、文書リストを表示するフォルダを選択し、マーク付け文書判定部２０６は文書リスト中の新規更新文書と更新文書を判定し、文書リスト表示表示部２０７で、マーク付けした文書およびマーク付けしていない文書を表示する。

次に、上記のように構成されたシステム動作環境における文書管理装置について、図３、図４、図５のフローチャートに従い説明する。

まず、図３において、文書の登録、更新のフローを説明する。

図３において、ステップ３０１では、プログラムの制御が指示されると、キーボート１０２、マウス１０３、スキャナー１０６、外部記憶装置１０９、表示装置１０４、ＲＡＭ１０８などが初期化され、以後文書の登録、更新が可能となる。

次に、ステップ３０２では、ユーザはキーボード１０２、またはマウス１０３によって表示装置１０４の表示画面上でこれから操作を行うフォルダを選択する。図９のパネルの左側部分はフォルダ選択のための表示例である。

次に、ステップ３０３では、表示装置１０４の表示画面上で作業を選択するために各種指示ボタンが表示され、ユーザはキーボード１０２、またはマウス１０３によって、文書の登録、または文書の更新の作業を選択できる。

上記指示ステップ３０３により、「文書の登録」が選ばれた場合、手順はステップ３１０に移り、ユーザはキーボード１０２またはマウス１０３によってによって新規に登録する文書を指定する。次にステップ３１１に移り、ステップ３０２で選択されたフォルダの下に文書の登録を実行する。

次にステップ３１２に移り、外部記憶装置１０９に文書を保存し、ステップ３１３に移り登録日付け等の文書の情報を保存する。

上記指示ステップ３０３により、「文書の更新」が選ばれた場合、手順はステップ３２０に移り、ステップ３０２で選択されたフォルダ内の文書リストが表示される。次にステップ３２１に移り、ユーザはキーボード１０２またはマウス１０３によって、更新する文書を指定する。次にステップ３２２に移り、ステップ３２１で選択された文書の内容が、表示装置１０４の表示画面上表示される。次にステップ３２３に移り、ユーザはキーボード１０２またはマウス１０３によって、文書の内容を変更する。次にステップ３２４に移り、外部記憶装置１０９に更新された文書を保存し、ステップ３２５に移り、更新日付け等の文書の情報を保存する。図６は、保存した文書情報のテーブル例である。

次に、図４において、マーク付け期限の設定および保存のフローを説明する。
図４において、ステップ４０１では、プログラムの制御が指示されると、キーボート１０２、マウス１０３、スキャナー１０６、外部記憶装置１０９、表示装置１０４、ＲＡＭ１０８などが初期化され、以後マーク付け期限の設定および保存が可能となる。

次に、ステップ４０２では、ユーザはキーボード１０２、またはマウス１０３によって表示装置１０４の表示画面上でマーク付け期限設定のためのダイアログを表示する。

次に、手順はステップ４０３に移り、ユーザはキーボード１０２またはマウス１０３によって、新規登録文書にマークを表示するか否かの指示、及び新規登録文書のマーク付け期間を設定する。

次に、手順はステップ４０４に移り、ユーザはキーボード１０２またはマウス１０３によって、更新文書にマークを表示するか否かの指示、及び更新文書のマーク付け期間を設定する。

次にステップ４０５に移り、ユーザはキーボード１０２またはマウス１０３によって［ＯＫ］ボタンを押して、マーク付け期限設定のためのダイアログを閉じる。

次にステップ４０６に移り、外部記憶装置１０９にステップ４０３，ステップ４０４で設定した指示及び期限を保存する。図７マーク付け期限設定のためのダイアログの表示例である。図８は、マーク付け期限をユーザ毎に保存したテーブル例である。

次に、図５において、文書リスト表示のフローを説明する。

図５において、ステップ５０１では、プログラムの制御が指示されると、キーボート１０２、マウス１０３、スキャナー１０６、外部記憶装置１０９、表示装置１０４、ＲＡＭ１０８などが初期化され、以後文書リストの表示が可能となる。

次に、ステップ５０２では、外部記憶装置１０９から実行ユーザのマーク付け期限等のユーザ情報を読み出す。

次に、ステップ５０３では、ユーザはキーボード１０２、またはマウス１０３によって表示装置１０４の表示画面上でこれから操作を行うフォルダを選択する。図９のパネルの左側部分はフォルダ選択のための表示例である。

次に、ステップ５０４では、外部記憶装置１０９から５０３で選択されたフォルダ内の文書情報を読み出す。

次に、ステップ５０５では、文書の登録日付情報とユーザが設定した新規登録文書のマーク付け期限から、文書がユーザ設定した期間内に新規に登録された文書か否か判定する。文書がユーザが設定した期間内に新規に登録された文書の場合、ステップ５０６に移り文書の表示情報に新規文書用マークを付加する。次に、ステップ５０９に移り、新規文書用マークを付加した文書情報を表示装置１０４の表示画面上に表示する。ステップ５０５で、文書がユーザ設定した期間内に新規に登録された文書でない場合、ステップ５０７に移り、文書の更新日付情報とユーザが設定した更新文書のマーク付け期限から、文書がユーザ設定した期間内に更新された文書か否か判定する。文書がユーザ設定した期間内に更新された文書の場合、ステップ５０８に移り文書の表示情報に更新文書用マークを付加する。次に、ステップ５０９に移り、更新文書用マークを付加した文書情報を表示装置１０４の表示画面上に表示する。文書がユーザ設定した期間内に更新された文書でない場合、ステップ５０９に移り、マークを付けずに文書情報を表示装置１０４の表示画面上に表示する。

次に、ステップ５１０に移り次文書があるか否か判断し、次文書がある場合ステップ５０５に移り、文書情報の表示を繰り返す。次文書がない場合、ステップ５１１に移り操作を繰り返すか、終了するか判断する。

図９は文書の情報をリストで表示した表示例である。図１０は文書の情報をサムネール（縮小画像）で表示した表示例である。「文書７」「文書８」には、ユーザが設定した期限内に新規に登録されたことを示す「Ｎｅｗ」のマークが表示されている。「文書３」、「文書９」には、ユーザが設定した期限内に登録されたことを示す「Ｒ」のマークが表示されている。

本発明は上記ステップによって、ユーザ毎に任意の「新規登録，更新文書にマーク付けをする期限」を設定することによって、ユーザ毎に保持する少ない情報で、ユーザの使用方法を考慮しつつ、多くの文書のなかから一見して新規文書や更新文書を見分けることができる文書管理方法を提供するものである。

以上説明したように、本発明の文書管理方法及び装置によれば、ユーザ毎に任意の「新規登録，更新文書にマーク付けをする期限」を設定することによって、ユーザ毎に保持する少ない情報で、ユーザの使用方法を考慮しつつ、多くの文書のなかから一見して新規文書や更新文書を見分けることができるという効果を奏する。

（その他の実施例）
なお、上述したような本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラムもしくは記憶媒体等としての実施態様をとることが可能であり、具体的には、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。

尚、本発明は、前述した実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラム（実施形態では図に示すフローチャートに対応したプログラム）を、システムあるいは装置に直接あるいは遠隔から供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータが該供給されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される場合を含む。

従って、本発明の機能処理をコンピュータで実現するために、該コンピュータにインストールされるプログラムコード自体も本発明を実現するものである。つまり、本発明は、本発明の機能処理を実現するためのコンピュータプログラム自体も含まれる。

その場合、プログラムの機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給するスクリプトデータ等の形態であっても良い。

プログラムを供給するための記録媒体としては、例えば、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＭＯ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ、ＤＶＤ（ＤＶＤ−ＲＯＭ，ＤＶＤ−Ｒ）などがある。

その他、プログラムの供給方法としては、コンピュータのブラウザを用いてインターネットのホームページに接続し、該ホームページから本発明のコンピュータプログラムそのもの、もしくは圧縮され自動インストール機能を含むファイルをハードディスク等の記録媒体にダウンロードすることによっても供給できる。また、本発明のプログラムを構成するプログラムコードを複数のファイルに分割し、それぞれのファイルを異なるホームページからダウンロードすることによっても実現可能である。つまり、本発明の機能処理をコンピュータで実現するためのプログラムファイルを複数のユーザに対してダウンロードさせるサーバも、本発明に含まれるものである。

また、本発明のプログラムを暗号化してＣＤ−ＲＯＭ等の記憶媒体に格納してユーザに配布し、所定の条件をクリアしたユーザに対し、インターネットを介してホームページから暗号化を解く鍵情報をダウンロードさせ、その鍵情報を使用することにより暗号化されたプログラムを実行してコンピュータにインストールさせて実現することも可能である。

また、コンピュータが、読み出したプログラムを実行することによって、前述した実施形態の機能が実現される他、そのプログラムの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳなどが、実際の処理の一部または全部を行ない、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現され得る。

さらに、記録媒体から読み出されたプログラムが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行ない、その処理によっても前述した実施形態の機能が実現される。

本発明の実施例におけるシステム構成例を示す図である。 本発明の実施例における文書管理装置の構成を示すブロック図である。 文書の登録、更新の処理の動作を説明するフローチャートである。 マーク付け期限の設定、保存処理の動作を説明するフローチャートである。 文書情報の表示処理の動作を説明するフローチャートである。 文書情報のテーブル例である。 マーク付け期限の設定ダイアログの例である。 ユーザ情報のテーブル例である。 文書リストの表示例である。 文書サムネールリストの表示例である。

Claims (5)

1. 文書の保存管理を行う装置を制御するための文書管理方法であって、
   ユーザ毎に、新規登録文書の表示期間と新規変更文書の表示期間とを設定する設定ステップと、
   前記設定ステップで設定された新規登録文書の表示期間と新規変更文書の表示期間とに基づいて、新規登録文書と新規変更文書とを各ユーザに応じてマーク表示する表示ステップと
   を有することを特徴とする文書管理方法。
2. 文書の新規登録日付と更新日付とを保存する保存ステップを更に有し、
   前記表示ステップでは、前記保存ステップで保存された文書の新規登録日付と更新日付と、前記設定ステップで設定された新規登録文書の表示期間と新規変更文書の表示期間とに基づいて、新規登録文書と新規変更文書とを各ユーザに応じてマーク表示することを特徴とする請求項１に記載の文書管理方法。
3. 文書の保存管理を行う文書管理装置であって、
   ユーザ毎に、新規登録文書の表示期間と新規変更文書の表示期間とを設定する設定手段と、
   前記設定手段で設定された新規登録文書の表示期間と新規変更文書の表示期間とに基づいて、新規登録文書と新規変更文書とを各ユーザに応じてマーク表示する表示手段と
   を有することを特徴とする文書管理装置。
4. 文書の保存管理を行う装置を制御するためのコンピュータプログラムであって、
   ユーザ毎に、新規登録文書の表示期間と新規変更文書の表示期間とを設定する設定ステップと、
   前記設定ステップで設定された新規登録文書の表示期間と新規変更文書の表示期間とに基づいて、新規登録文書と新規変更文書とを各ユーザに応じてマーク表示する表示ステップと、の各ステップをコンピュータに実行させるためのプログラムコードを含むことを特徴とするコンピュータプログラム。
5. 請求項４に記載のコンピュータプログラムを格納した、コンピュータ読取可能な記憶媒体。

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