JP2008083963A

JP2008083963A - 文書管理システム

Info

Publication number: JP2008083963A
Application number: JP2006262787A
Authority: JP
Inventors: Yoshihito Nanaumi; 嘉仁七海
Original assignee: Canon Inc
Current assignee: Canon Inc
Priority date: 2006-09-27
Filing date: 2006-09-27
Publication date: 2008-04-10

Abstract

【課題】文書管理システムの版管理操作を簡単に行えるようにする。
【解決手段】文書を保存する際、当該保存対象の文書と同じ名前の文書を既に版管理しているかどうか判断し、当該判断した結果に応じて、当該保存対象の文書をどのようにして保存するかユーザに選択させるためのダイアログを変更させて表示し、当該表示されたダイアログで選択された選択肢に基づいて、当該保存対象の文書を保存する。
【選択図】図３

Description

本発明は文書管理に関する。

文書を扱う文書管理システムでは、登録された文書を記録し、その登録された文書は文書名や文書に付加された属性などで呼び出すことにより利用するものである。また文書の版管理するにあたっては文書名が同じであるため文書に版管理のための属性を追加し、それを基に文書を版として管理するのが一般的である。

例えば、特許文献１では、呼び出した文書が最新版か否かということを、呼び出した画面を見るのみで確認できるようにしている。

また、特許文献２では、文書の登録時、所定位置に記載されている所定の文字列によって当該文書を振り分け、収納先のフォルダ等の領域を決定するようにしている。
特開平８−１０１８２７号公報特開平１１−２８８４１７号公報

ユーザにとって文書管理システムの版管理操作はとても煩わしいものであった。また、ユーザが行う操作をなるべく簡単にしたいという問題がある。

本発明の文書管理システムは、文書を保存する際、当該保存対象の文書と同じ名前の文書を既に版管理しているかどうか判断する判断手段と、当該判断した結果に応じて、当該保存対象の文書をどのようにして保存するかユーザに選択させるためのダイアログを変更させて表示する表示手段と、当該表示されたダイアログで選択された選択肢に基づいて、当該保存対象の文書を保存する保存手段と、を有する。

本願では、保存しようとした文書が既に版管理されているかどうかに応じて、当該文書をどのように保存するかユーザに対して選択させるためのダイアログの表示を変えている。このように構成することにより、余計な選択肢を表示から省くことができ、ユーザの操作性、利便性を向上させることが可能となる。

（実施例１）
以下、本発明に係わる一実施形態について図面を参照して説明する。文書管理システムは電子文書を管理する文書管理
図１は、本実施形態における電子文書を管理する文書管理システムの構成を説明する図である。１０１はクライアント、１０２は文書管理マシン、１０３はセンターマシンである。

一般には一台のセンターマシンに対して複数台の文書管理マシンが存在し、さらに各文書管理マシンには複数台のクライアントマシンが接続される。
また、クライアントマシンから直接センターマシンに通信することも可能である。

図２は、文書管理マシンにおけるブロック構成図を説明する図である。
２０１は通信制御部、２０２は文書管理制御部、２０３はデータベース制御部、２０４は文書管理情報データベース、２０５は文書本体情報データベース、２０６は登録部、２０７は版管理部である。

クライアントマシンから文書登録要求が送られた場合には、通信制御部が受信し、文書管理部が要求内容を判別する。要求内容が文書登録である場合は登録部に文書管理情報と文書本体情報を送る。登録部ではデータベース制御部を介して、文書管理情報を文書管理情報データベースに保存し、更に、文書本体情報を文書本体情報データベースに保存する。

なお、文書管理情報は、文書名、登録ユーザ名、登録日付、データサイズ、文書本体情報データベースへのリンク情報、バージョン管理をしている場合のバージョン管理情報、検索用のインデックス等の情報である。また、文書本体情報とは、文書本体の実データであり、イメージ文書を登録する場合にはイメージデータそのものである。また、登録部は文書管理情報と文書本体情報を通信制御部を通じてセンターマシンに送り、センターマシンは文書管理情報と文書本体情報とを保存する。

図３は全体の流れを表すフローチャートである。

Ｓ３０１では、ユーザの保存指示に応じて、文書が保存される。Ｓ３０２では、Ｓ３０１でクライアントからの文書登録要求があり、すでに同じ名前の文書がデータベースにある場合はＳ３０３へ進み、同じ名前の文書がデータベースに登録されていなければ、Ｓ３０４へ進む。

Ｓ３０３では、当該文書を新規の登録文書であるとして、当該文書の文書管理情報と文書本体情報とをデータベースへ登録する。

一方、Ｓ３０４ではユーザが登録した文書と同じ名前の文書を版管理しているかどうかを文書管理情報データベースで調べ、版管理していればＳ３０５へ進む。版管理していなければＳ３０６へ進む。Ｓ３０５では、上書きするか別名で保存するかバージョンアップをするかを選択させるためのダイアログを、ユーザに提示する。

図４はデータベースで版管理している文書の場合に、ステップＳ３０５でユーザに提示されるダイアログを示している。

ユーザが「上書き」４０１を選択してＯＫボタン４０４を押した場合、Ｓ３０７へ進む。一方、ユーザが「別名で保存」４０２を選択し、ＯＫボタン４０４を押したときはＳ３０８へ進む。ユーザが「バージョンアップします」４０３を選択し、ＯＫボタン４０４を押したときは、Ｓ３０９へ進む。

Ｓ３０６では、上書きするか別名で保存するかを選択させるためのダイアログをユーザに提示する。

図５はデータベースで版管理していない文書の場合に、ステップＳ３０６でユーザに提示されるダイアログを示している。

ユーザが「上書き」５０１を選んでＯＫボタン５０３を押した場合、Ｓ３０７へ進む。ユーザが「別名で保存」５０２を選択し、ＯＫボタン５０３を押したときはＳ３０８へ進む。

ステップＳ３０７では、文書管理情報データベースの日時（更新日時）に係わる部分以外の属性情報はそのままであるが、文書本体情報を上書きする。

ステップＳ３０８では、当該文書の新しい名前をユーザに付けさせた後、文書管理情報データベースに属性情報を登録し、更に、文書本体情報データベースへ文書本体情報を保存する。

ステップＳ３０９では、文書管理情報データベースに保存されている当該文書のバージョン情報と日時情報とに係わる部分を更新し、更に、新たなバージョンとして文書本体情報を文書本体情報データベースに保存する。

（実施例２）
本実施例では、ユーザによりａｕｔｏバージョン管理の設定がなされた場合、図３の処理の代わりに図６の処理が行われる。Ｓ６０１で文書が保存されると、Ｓ６０２で既に同じ名前の文書が存在するかどうか調べる。既に同じ名前の文書名が存在していないと判断された場合、Ｓ６０３では、当該文書を新規の文書として、自動的に登録する。

一方、既に同じ名前の文書名が存在していると判断された場合は、Ｓ６０４でユーザが登録した文書と同じ名前の文書を版管理しているかどうかを文書管理情報データベースで調べる。版管理していないと判断した場合はＳ６０６に進み、Ｓ３０６と同様に、上書きするか別名で保存するかを選択させるためのダイアログをユーザに提示する。

一方、版管理していると判断した場合は、Ｓ６０５で当該文書に対して複数の版（バージョン）が既に管理済みかどうか判断する。既に複数の版が管理されていた場合は、ステップＳ６０８に進んで、Ｓ３０９と同様に「バージョンを上げて文書を管理する処理」が行われる。一方、既に複数の版が管理されていない場合は、ステップＳ６０７に進んで、上書きするか別名で保存するかバージョンアップをするかを選択させるためのダイアログを、ユーザに提示する。
版管理していると３では、Ｓ６０２で存在していると判断された文書の最新の版（バージョン）として、当該文書を自動的に登録する。

Ｓ６０８では、ユーザにより選択された処理あるいは自動選択された当該保存・管理処理が行われる。

（実施例３）
本実施例では、別名で保存が選択された場合、予めテンプレート設定しておいた別名の文書名候補を表示する。

本実施例３のフローチャートを図７に示す。図７では、別名保存のテンプレート設定として、「作者名（ユーザ名）」が設定されているものとする。Ｓ７０１〜Ｓ７０６の処理は、図３の３０１〜３０６の処理と同様である。

Ｓ７０７では、Ｓ７０５またはＳ７０６で、ユーザにより「別名で保存」が選択されたか否か判断し、別名で保存の場合は、ステップＳ７０８に進み、文書名に作者名を付加することにより生成した文書名候補を表示する。

一方、別名で保存以外の場合は、選択されたそれぞれの処理をＳ７０９で行う。

（その他の実施例）
以上、実施例を詳述したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラム若しくは記憶媒体（記録媒体）等としての実施態様をとることが可能である。例えば、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。また、本発明は、電子回路などのハードウェアで構成するようにしてもよいし、コンピュータとプログラムとを用いてその一部または全部を制御するようにしてもよい。また、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリを利用する形態であってもよい。

また、コンピュータプログラムで本発明を実現する場合、該プログラム（実施形態のフローチャートに対応するプログラム）は、システムあるいは装置に対して、直接あるいは遠隔から供給される。そして、そのシステムあるいは装置のコンピュータが、当該供給されたプログラムコードを読み出して実行することによって本発明が実現される。したがって、該コンピュータにインストールされるプログラムコード自体も本発明を実現するものである。その場合、プログラムの機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給するスクリプトデータ等の形態であっても良い。

また、コンピュータプログラムを供給するための方法として、例えば、磁気ディスク、光ディスク、光磁気ディスク、半導体メモリなど、様々なコンピュータ読み取り可能な記録媒体を用いることができる。

その他、プログラムの供給方法としては、コンピュータのブラウザ等を用いてインターネットからハードディスク等の記録媒体にダウンロードすることによっても供給できる。すなわち、インターネットから本発明のコンピュータプログラムそのもの、もしくは圧縮され自動インストール機能を含むファイルをダウンロードすることによっても供給できる。また、本発明のプログラムを構成するプログラムコードを複数のファイルに分割し、それぞれのファイルを異なるサーバからダウンロードすることによっても実現可能である。つまり、本発明の機能処理をコンピュータで実現するためのプログラムファイルを複数のユーザに対してダウンロード可能にしたサーバも、本発明に含まれるものである。

本実施形態における電子文書を管理する文書管理システムの構成を説明する図である。文書管理マシンにおけるブロック構成図を説明する図である。全体の流れを表すフローチャートである。はデータベースで版管理している文書の場合に、ユーザに提示されるダイアログを示しているデータベースで版管理していない文書の場合に、ユーザに提示されるダイアログを示している。実施例２の全体の流れを表すフローチャートである。実施例３の全体の流れを表すフローチャートである。

Claims

文書を保存する際、当該保存対象の文書と同じ名前の文書を既に版管理しているかどうか判断する判断手段と、
当該判断した結果に応じて、当該保存対象の文書をどのようにして保存するかユーザに選択させるためのダイアログを変更させて表示する表示手段と、
当該表示されたダイアログで選択された選択肢に基づいて、当該保存対象の文書を保存する保存手段と、
を有することを特徴とする文書管理システム。
更に、前記保存対象の文書と同じ名前の文書が存在しない場合は、当該保存対象の文書を新規文書として保存する第２保存手段を更に有することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
前記判断手段において、前記保存対象の文書と同じ名前の文書について、既に複数の版が管理されていると判断した場合は、前記表示手段でダイアログを表示せずに、前記保存手段において当該保存対象の文書を自動的に最新の版として保存することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
前記保存手段は、前記保存対象の文書を別名保存するように選択された場合、予め設定されたテンプレートに基づいて、当該別名の文書名候補を提示することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。