JP2008083962A - 文書管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】 チェックアウトされた状態に残っている文書の脆弱性を解決する。
【解決手段】 管理されている文書をチェックアウトする際に保存する保存領域を、ユーザ毎に指定するか否か選択できるようにし、ユーザ毎に保存領域を指定すると選択された場合、チェックアウト処理を行ったユーザの保存領域に当該チェックアウト対象の文書を保存するように制御する。
【選択図】 図１

Description

本発明は、文書管理システムにおける、チェックアウトされた文書に対する表示や操作の制限に関するものである。

従来、情報処理装置において文書ファイルやイメージファイルを管理する文書管理アプリケーションがある。このアプリケーションは、イメージファイル（BMP/JPEG/TIFF等）や他のアプリケーションが作成したファイルをインポート操作、スキャナからのスキャン操作、他アプリケーションからの直接保管や印刷等の操作で取り込み、外部記憶装置等の記憶装置にフォルダ構造に沿って記憶管理する機能、そのファイルのイメージを縮小イメージとしてのサムネイル画像として可視的に表示する機能、リスト表示して各文書のステータスを一覧表示する機能、記憶管理したファイルから全文検索用の文字列を抽出して全文検索を行う機能、格納されたファイルをアプリケーション外に取り出す機能、メールシステムに出力したりプリンタに印刷する機能がある。すなわち、一般のオフィスで作成されたオフィス文書を保管し、検索し、取り出すことができるアプリケーションである。

この従来の文書管理アプリケーションでは、イメージ文書、バインダ文書、アプリケーション文書に対して、それぞれ操作が異なる。イメージ文書に関しては自前でビューワを持ち、アノテーションを貼ったり、回転・斜行補正等を行う機能がある。また、バインダについてはバインダエディタを持ち、アプリケーションからのデータを追加したり、バインダ内の頁操作が可能である。

一方、アプリケーション文書は、個々のアプリケーションでしか扱うことができないため、一旦文書管理システム内のデータベースから、Windows（登録商標）内に取り出すことが必要である。特定のユーザだけが編集可能で、他のユーザが編集できないような取得方法をここでは「チェックアウト」と呼び、チェックアウトされた文書を元の文書管理システム（データベース）内に再格納し、他のユーザが編集できる状態にすることを「チェックイン」と呼ぶことにする。また上記で説明したイメージ文書も、イメージそのものの修正を行うには、イメージアプリケーションで編集することが必要なので、アプリケーション文書として取り扱うことが可能である。

また、Windows（登録商標）に保管されているチェックアウト中の文書一覧を文書管理システム内の特定のフォルダ（例えばチェックアウトフォルダというように名づける）内に表示することも可能である。
特開平07-182369号公報

同一ＰＣを複数ユーザで使用するケースでは、文書管理システムの複数のユーザ名を用いて管理した場合、正しいアクセス権を用いることで、文書管理システム内のデータについては、アクセス管理することができる。

しかしながら、文書管理システムからWindows（登録商標）システム内にチェックアウトしたまま、文書管理システムをログアウトした場合、そのチェックアウト文書がWindows（登録商標）の簡単な場所に放置されていた場合、他のユーザに簡単に見られてしまうケースがあった。

また、前記チェックアウトフォルダについても、チェックアウトしたまま他のユーザが文書管理システムにログインすると、チェックアウトされたすべての文書を開くことが可能になっていた。

また、Windows（登録商標）のTerminal Serverのように、サーバ内でクライアントの動作を行い、その結果をClient PCに表示させるような場合も、サーバ内にチェックアウト文書が展開されるわけであるから、同様の脆弱性を解決することが可能である。

複数の文書を管理する文書管理システムであって、
前記管理されている文書をチェックアウトする際に保存する保存領域を、ユーザ毎に指定するか否か選択する選択手段と、
前記選択手段でユーザ毎に保存領域を指定すると選択された場合、チェックアウト処理を行ったユーザの保存領域に当該チェックアウト対象の文書を保存するように制御する制御手段と
を有することを特徴とする。

本発明によれば、異なるユーザが、同一のＰＣで、あるいは、Terminal Serverシステム内のClient PC上で文書管理システムを使用した場合に、チェックアウトされた文書ファイルが、Windows（登録商標）上の他のユーザが簡単にアクセス可能な場所に置かれて、他のユーザへ漏洩されることを防いだり、チェックアウトされてWindows（登録商標）内に格納されたファイルの一覧を見る場合でも、他ユーザがチェックアウトした文書ファイルへの参照を防ぐことで、チェックアウトされた状態に残っている文書の脆弱性を解決できる。

（実施例１）
次に本発明について図面を参照して詳細に説明する。

図２は、本発明の一実施例のチェックアウト文書の格納・表示方式が適用される情報処理システムの構成を示すブロック図である。この情報システムはＰＣ２００から構成され、ＰＣ２００の詳細部は、表示装置２０１と、入力装置２０２と、中央処理装置２０３と、外部記憶装置２０４と、メモリ２０５、外部インタフェース２０６とから構成され、特記事項として、外部記憶装置内に本文書管理システムが利用するデータベース２０７がインストールされている。

図３は、本発明の一実施例のチェックアウト文書の格納・表示方式が適用される文書管理データベースシステムの格納領域内の画像一覧を表示するメインウインドウの概略である。３０１は、文書管理アプリケーションのＵＩの全体図である。本アプリケーションは、メインウインドウ３１１、検索結果リスト３１８、文書ビューワ３１９から大きく構成される。３１１はメインウインドウで、格納された文書ファイルを扱うためのウインドウである。３１８は、属性（文書名、作成者等）検索、全文検索等の検索結果を表示するウインドウで、３１９は、３１１に格納されたイメージ文書やバインダ文書を表示するための、文書ビューワである。３１１に格納されているアプリケーションデータは、対応する各アプリケーションで扱うものとする。３１２は、機能を起動するためのWindows（登録商標）標準のメニュー操作領域である。３１３は、３１２を特徴的な機能をボタンで「ツールボタン」として表示したもの。３１４は、本アプリケーション内のデータベース内に格納されている場合の、フォルダ構成を表示するツリービューであり「リポジトリ表示領域」と呼び、３１５は、リポジトリ表示領域で選択した領域の文書を、サムネイルモードやリストモードで表示する領域であり「文書表示領域」と呼ぶが後述する。３１６には、プリンタアイコンや、他のアプリケーションを登録する領域で「出力領域」と呼ぶ。３１５に表示されている文書を３１６のアイコンにドロップすることで、プリンタに印刷したり、該当するアプリケーションでオープンすることが可能になる。３１７はWindows（登録商標）標準のステータスバーである。

メインウインドウ３１１を詳細に説明する。これは、図２に示した表示装置２０１に表示されるサムネイル画像表示画面の一例を示す図であり、データベースシステムの格納領域内の画像一覧を表示するメインウインドウの概略に対応する。

メインウインドウ３１１の上の図（３１１−Ａ）は、キャビネットα−Fol1内をサムネイル形式で示し、３つの文書（Ａ、Ｂ、Ｃ）が格納されているとする。文書Ａは、アプリケーション文書である。文書Ａは、アプリケーション“Ｚ”で作成されており、拡張子を“ｚ”とする。アプリケーションデータから入手した１頁目のサムネイル画像の右下に、該アプリケーションアイコンが表示されており、この例では、“ｚ”というアイコンが表示されている。文書Ｂは、バインダ文書である。バインダ文書は、アプリケーション文書やイメージ文書を結合した文書である。それぞれオリジナルのデータと、イメージ作成用のドライバで印刷させた頁毎のイメージデータを保持している。更に、アプリケーション文書やイメージ文書単独の文書をバインダ文書にすることも可能である。サムネイルの下の⇔は、頁めくりをあらわしている。文書Ｃは、イメージデータである。

メインウインドウ３１１の下の図（３１１−Ｂ）は、上記と同一のキャビネットα−Fol1内をリスト形式で示した例である。

レポジトリ領域３１４内には、キャビネットとフォルダをツリービューが表示されている。ボタン３０３は、キャビネットを示すボタンである。ボタン３０４はフォルダを示すボタンである。格納領域の最大の単位がキャビネットであり、その中に一定数のフォルダを作成することができるものとする。

ボタン３０５は、ツールバー３１３の一部と考えられる。サムネイル表示とリスト表示を変更するボタンである。

ボタン３０６は、チェックアウトフォルダを示すボタンである。

図４は、本発明の一実施例で示すチェックアウトを行った場合の文書管理データベースシステムの格納領域内の画像一覧を表示するメインウインドウの概略であり、メインウインドウ３１１がベースになっている。

アプリケーションＺで作成された文書Ａをチェックアウトした場合、サムネイル表示モード上では、C/O マークをサムネイルに添付して、チェックアウト上であることを示す。リスト表示上では、チェックアウト状態を示す項目を表示させる。また、チェックアウトフォルダでは、Windows（登録商標）内に保管されたチェックアウト文書保管フォルダ内の文書を表示させることで、Windows（登録商標）上のファイルの属性を、Windows（登録商標）上のディレクトリィツールを使用しなくても、本システムから一覧表示させることが可能である。ここで一覧されるのは、Windows（登録商標）上で表示される情報であり、文書名はアプリケーションで扱う"A.z"という形式である。

図５は、本発明の一実施例のチェックアウト文書の格納・表示方式が適用される文書管理データベースシステムに格納される情報の一覧である。スキャナから読み込んだり、ファイルをインポートされた場合に保管される１つの文書には、複数の属性が１対１で保管されている。文書名は本システム内の３０１や３０２で表示される形式で、アプリケーションファイルをインポートした場合、拡張子が取られた名前を使用する。本システム内の格納場所や、書き込み権、読み込み権をもつユーザ名が保管されている。

図６は、本発明の一実施例のチェックアウト文書の格納・表示方式が適用される文書管理データベースシステムが活用する情報についての一覧である。
６００は、チェックアウト定義ファイルのフォーマットである。本システムでチェックアウトされた文書は、Windows（登録商標）上に置かれる。その時点でどのような素性のファイルか不明になってしまう。そこで、チェックアウトされる時点の情報を格納してWindows（登録商標）上に保管し、本システムが、チェックアウトされWindows（登録商標）内に格納されたファイルと、本システム内のファイルを１対１に対応づけるために使用する。

６０１は、６００で説明したチェックアウト定義ファイルや、実際にチェックアウトされた文書（ファイル）、本システムがインストールされたWindows（登録商標）のディレクトリを説明したものである。本システムプログラムをインストールした場所を、C:\Program Files\DMS-APP\Programとした場合、６００で説明したチェックアウト定義ファイルを、C:\Program Files\DMS-API\Checkoutに格納する。これらは、ユーザが本システムをインストールした時点で一意に決定され、外部記憶装置２０４内の領域（図示せず）に保管されているものとする。

一方、チェックアウトされる文書は、本システムにログインするユーザ毎に設定可能であり、後述する設定方法で設定され、やはり外部記憶装置２０４内の領域（図示せず）に保管されているものとする。

図７は、本発明の一実施例のチェックアウト文書の保管場所を設定するための画面である。ラジオボタンで選択するのは、チェックアウトした文書のWindows（登録商標）上での格納場所を「ログインユーザ毎に個別にもつ」か、「ログインユーザに共通でもつ」かである。前者の場合、指定したフォルダの後に、ログインユーザ名を付加したディレクトリに該チェックアウト文書を格納する。

さて、以下で処理を説明する前に、本システムで用いる“チェックアウト”、“チェックイン”と範囲を再度説明したい。一般には、“チェックアウト”は、本システム内の格納領域からWindows（登録商標）上のディレクトリへ取り出し、“チェックイン”はその逆の操作を意味するが、本システムでは、チェックアウトした文書をそのまま該当するアプリケーションで開く処理になっている。また、“チェックイン”は、チェックアウトした時点のアプリケーションが終了した時点でその終了を知り、自動的にファイルをシステム内に格納することを示す。

まとめると、
“チェックアウト”＝＞本システムからファイルを取り出し、アプリケーションでオープン、
“チェックイン”＝＞該アプリケーションの終了を検知し、チェックアウトされたファイルをシステムに戻す、
となる。ここで、該アプリケーションの終了時にチェックインしないオプションもユーザは選択できる。この場合、該文書はチェックアウトしたままWindows（登録商標）上に置かれた状態となる。この場合、チェックアウトフォルダ内に表示されるチェックアウト文書を選択して、“チェックイン”コマンドを選択することで、チェックイン作業が可能となる。

なおプログラムは、ＰＣ・ＷＳ側の外部記憶装置（ＦＤ、ＣＤ−ＲＯＭ、ＲＯＭ、磁気テープ等）、および、プリンタ側の記憶媒体に記憶されており、そのプログラムはそれぞれの中央処理装置内の読み取り装置（図示せず）によって、記憶装置（メモリ）に記憶させてもよい。

また本発明はシステムあるいは装置にプログラムを供給することによって実施される場合にも適用されることはいうまでもない。

この場合、本発明に係るプログラムを格納した記憶媒体が、本発明を構成することになる。そして、該記憶媒体からそのプログラムをシステムあるいは装置に読み込ませることによって、そのシステムあるいは装置が予め定められた方法で動作する。

図１０を参照して、本システムの中央処理装置２０３が行なう、チェックアウト文書保管領域設定処理を流れ図を用いて説明する。

ステップ１００１で、外部記憶装置内の（図示せず）領域から、現在のチェックアウト文書保管領域の設定値を取得する。扱うデータは、ユーザ毎に保管領域を変更するか否かの判断と、基本になるディレクトリ名である。ステップ１００２で、設定ダイアログに値を入力して表示する。ＯＫが押下されたら、ステップ１００３で、現在の設定値を外部記憶装置内の（図示せず）領域に記憶させて処理を終了する。

図１を参照して、本システムの中央処理装置２０３が行なう、文書のチェックアウト処理を流れ図を用いて説明する。

ユーザ（User1）が、アプリケーション文書をチェックアウトすると、ステップ１０１で、文書と共に外部記憶装置２０４内のデータベース２０７に保管されている、データベース内に格納されている情報５００を参照して、該文書のアクセス権を取得し、ステップ１０２で、書き込みのアクセス権があるかを判断し、書き込みのアクセス権が無い場合、処理を終了する。ステップ１０２の判断で書き込み権があると判断した場合は、ステップ１０３で、チェックアウト時にチェックアウト文書を格納するWindows（登録商標）上の領域を、図１０で説明した方法で外部記憶装置２０４内（図示せず）の領域より取得する。ステップ１０４で、ステップ１０３で取得した値を参照し、「全ログインユーザに個別」に設定されていない場合は、取得したディレクトリ値そのものを使用するので、ステップ１０６から処理を継続する。一方、ステップ１０４で、「全ログインユーザ個別」に設定されている場合は、ステップ１０５で、格納ディレクトリに現在のログインユーザ名を追加する。ステップ１０６で、チェックアウトする文書ファイルをデータベース２０７より取得し、ステップ１０７で、ステップ１０４あるいはステップ１０５で取得したチェックアウト文書保管領域に格納し、ステップ１０８で、ステップ１０６の文書ファイルに該当する内容を、チェックアウト定義ファイル６００を新規に作成するか、追記する。ステップ１０９で、データベース２０７内の該文書の属性“チェックアウト済み”に変更し、ステップ１１０で、該文書のアプリケーション拡張子を、データベース内に格納される情報５００より取得する。ステップ１１１で、Windows（登録商標）システムに問い合わせることで、ステップ１１０で取得した拡張子から、アプリケーションのプログラムパスとEXE名を取得し、ステップ１１２で、チェックアウトされた文書をステップ１１１で取得したアプリケーションでオープンして処理を終了する。

図８を参照して、本システムの中央処理装置２０３が行なう、文書のチェックイン処理を流れ図を用いて説明する。既に説明したように、前記チェックしたアプリケーションを終了した時点を検知し、自動的にチェックインする機能から説明する。ステップ８０１で、図１で説明したアプリケーションからの終了通知を取得すると、ステップ８０２で、自動的にチェックインするか否かのメッセージを表示してユーザの判断を待ち、ステップ８０３で、自動チェックインを選択しない場合、ステップ８０４で、本システム内の該文書をチェックアウト状態にしたままの状態で処理を終了する。ステップ８０３の判断で、自動チェックインを選択した場合は、ステップ８１１で、Windows（登録商標）上に保管されているチェックアウト文書がロックされていないか、Windows（登録商標）システムから取得し、ステップ８１１でロック中かを判断し、ステップ８１２で、ロック中と判断された場合は、まだアプリケーションがこのファイルをオープンしている状態でロック中であるため、ステップ８２１でエラーメッセージを表示して、チェックイン作業を中止して処理を終了する。ステップ８１２の判断でファイルがロック中でなければ、ステップ８１３で、チェックアウト定義ファイルを取得し、そのファイルに記述されているチェックアウト文書の情報から、ステップ８１４で、チェックアウトされている文書をデータベース２０４内の格納元（キャビネット−フォルダ）に格納する。ステップ８１６で、データベース内の該文書の属性から、チェックアウト状態マークをはずす。チェックアウト定義ファイル内のレコードを削除する。ステップ８１８で、チェックアウト文書保管領域に保管されていたチェックアウトファイル文書を削除して処理を終了する。

ステップ８０４で、ユーザがチェックアウト状態のまま処理を終了した後、ユーザが任意の時点でチェックアウトフォルダ内の（チェックアウトされている）文書を選択してチェックイン処理を選択した場合は、ステップ８１１から続行される処理と同一である。

図９を参照して、本システムの中央処理装置２０３が行なう、システム内のチェックアウトフォルダ内の文書を表示させる処理を流れ図を用いて説明する。ステップ９０１で、チェックアウト定義ファイルを読み込み、ステップ９０２で、定義ファイル内より、該当ユーザ(User1)がチェックアウトした文書名リストを取得し、ステップ９０３で、取得文書に対する情報をWindows（登録商標）システムより取得し、ステップ９０４で、チェックアウトフォルダ内にリストで表示して処理を終了する。

以上説明したように、本発明によれば、異なるユーザが、同一のＰＣで、あるいは、Terminal Serverシステム内のClient PC上で文書管理システムを使用した場合に、チェックアウトされた文書ファイルが、Windows（登録商標）上の他のユーザが簡単にアクセス可能な場所に置かれて、他のユーザへ漏洩されることを防いだり、チェックアウトされてWindows（登録商標）内に格納されたファイルの一覧を見る場合でも、他ユーザがチェックアウトした文書ファイルへの参照を防ぐことで、チェックアウトされた状態に残っている文書の脆弱性を解決したものである。

（実施例２）
本実施例では、チェックアウト処理、チェックイン処理を
「“チェックアウト”＝＞本システムからファイルを取り出し、アプリケーションでオープン」、
「“チェックイン”＝＞該アプリケーションの終了を検知し、チェックアウトされたファイルをシステムに戻す」、
のように広義に捕らえたが、
「“チェックアウト”＝＞本システムからファイルを取り出す」、
「“チェックイン”＝＞チェックアウトされたファイルをシステムに戻す」、
のように考えても同様である。その場合の処理は、
前者は、ステップ１０１からステップ１０９となり、後者は、ステップ８１１からステップ８１８とステップ８２１となる。

（その他の実施例）
以上、実施例を詳述したが、本発明は、例えば、システム、装置、方法、プログラム若しくは記憶媒体（記録媒体）等としての実施態様をとることが可能である。例えば、複数の機器から構成されるシステムに適用しても良いし、また、一つの機器からなる装置に適用しても良い。また、本発明は、電子回路などのハードウェアで構成するようにしてもよいし、コンピュータとプログラムとを用いてその一部または全部を制御するようにしてもよい。また、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリを利用する形態であってもよい。

また、コンピュータプログラムで本発明を実現する場合、該プログラム（実施形態のフローチャートに対応するプログラム）は、システムあるいは装置に対して、直接あるいは遠隔から供給される。そして、そのシステムあるいは装置のコンピュータが、当該供給されたプログラムコードを読み出して実行することによって本発明が実現される。したがって、該コンピュータにインストールされるプログラムコード自体も本発明を実現するものである。その場合、プログラムの機能を有していれば、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給するスクリプトデータ等の形態であっても良い。

また、コンピュータプログラムを供給するための方法として、例えば、磁気ディスク、光ディスク、光磁気ディスク、半導体メモリなど、様々なコンピュータ読み取り可能な記録媒体を用いることができる。

その他、プログラムの供給方法としては、コンピュータのブラウザ等を用いてインターネットからハードディスク等の記録媒体にダウンロードすることによっても供給できる。すなわち、インターネットから本発明のコンピュータプログラムそのもの、もしくは圧縮され自動インストール機能を含むファイルをダウンロードすることによっても供給できる。また、本発明のプログラムを構成するプログラムコードを複数のファイルに分割し、それぞれのファイルを異なるサーバからダウンロードすることによっても実現可能である。つまり、本発明の機能処理をコンピュータで実現するためのプログラムファイルを複数のユーザに対してダウンロード可能にしたサーバも、本発明に含まれるものである。

本発明の一実施例の文書管理アプリケーションで行う、チェックアウト処理を示す流れ図。 本実施例が適用される情報システムの構成の一部を示すブロック図。 本実施例の文書管理アプリケーション内の文書を表示するメインウインドウ。 本実施例のチェックアウト操作を行った場合の流れを示す画面。 本実施例の文書管理アプリケーションのデータベースに格納される情報フォーマット。 本実施例のチェックアウト定義ファイルのフォーマット６００と、チェックアウト定義ファイルとチェックアウトされた文書の格納場所を示す図６０１。 本実施例のチェックアウト文書保管領域を設定する画面。 本発明の一実施例の文書管理アプリケーションで行う、チェックイン処理を示す流れ図。 本発明の一実施例のチェックアウトフォルダ表示処理を示す流れ図。 本発明の一実施例のチェックアウト文書保管領域の設定処理を示す流れ図。

Claims (1)

1. 複数の文書を管理する文書管理システムであって、
   前記管理されている文書をチェックアウトする際に保存する保存領域を、ユーザ毎に指定するか否か選択する選択手段と、
   前記選択手段でユーザ毎に保存領域を指定すると選択された場合、チェックアウト処理を行ったユーザの保存領域に当該チェックアウト対象の文書を保存するように制御する制御手段と
   を有することを特徴とする文書管理システム。

Images