JP2006215665A

JP2006215665A - データ管理装置、データ管理システム、データ処理装置、データ管理方法、プログラム、及び記憶媒体

Info

Publication number: JP2006215665A
Application number: JP2005025614A
Authority: JP
Inventors: Takeshi Takahashi; 武司高橋
Original assignee: Canon Inc
Current assignee: Canon Inc
Priority date: 2005-02-01
Filing date: 2005-02-01
Publication date: 2006-08-17
Anticipated expiration: 2025-02-01
Also published as: JP4731928B2

Abstract

【課題】高セキュリティでユーザビリティを向上させることができるデータ管理装置、データ管理システム、データ処理装置、データ管理方法、プログラム、及び記憶媒体を提供する。
【解決手段】データ処理システム１０００は、複数の文書データを格納して管理するサーバ１００と、サーバ１００に接続され、当該サーバ１００の所定のデータにアクセスして所定のデータ処理を行うデータ処理装置としてのＰＣ２００とを備える。サーバ１００は、ＤＢアクセス情報を含むショートカット情報を含んだショートカットファイルを生成する。ＰＣ２００は、ショートカットファイルに含まれているショートカット情報にＤＢアクセス情報が含まれているか否かを判別し、ショートカット情報にＤＢアクセス情報が含まれているときは、文書ＤＢ１０３への接続を確立する。
【選択図】図２

Description

本発明は、データ管理装置、データ管理システム、データ処理装置、データ管理方法、プログラム、及び記憶媒体に関し、特に、データ処理装置にアクセスされるデータを管理するデータ管理装置、データ管理システム、データ処理装置、データ管理方法、プログラム、及び記憶媒体に関する。

ドキュメントデータ（文書データ）には、スキャナで文書を読込んだイメージデータや、任意のアプリケーションソフトウェアで作成されたアプリケーションファイルのデータなどがある。

このようにして作成された文書データは、その作成された文書データの文書管理情報と共に、例えばサーバコンピュータ（以下、「サーバ」という）の文書データ用のデータベース（以下、「文書ＤＢ」という）に格納される（電子ファイリング）。サーバは、上記電子ファイリングにおいて、作成された文書データと、その文書管理情報とを関連付けることにより、複数の文書データの管理を行う。管理すべき文書データは、通常、階層構成をなす複数のフォルダで構成された文書ＤＢ中の１つのフォルダに格納される。

サーバに接続されたパーソナルコンピュータ（ＰＣ）は、サーバの文書ＤＢにアクセスして、文書ＤＢ中の文書データの検索を行ったり、該文書データに対応する画像を表示したり、該文書データの印刷の実行をプリンタに指示したりする文書データ処理を行うことができる。

上述したようなサーバ及びＰＣから構成されるデータ管理システムにおいては、サーバには、ユーザに関する情報、例えばＰＣを利用するユーザに予め割り当てられているユーザ名とパスワードがデータベース（以下、「ユーザＤＢ」という）に登録されており、ＰＣが文書ＤＢにアクセスする際には、通常、ユーザ名とパスワードで認証を行うユーザ認証に成功することが求められる。

また、ＰＣが文書ＤＢにアクセスして、指定した文書ＤＢの複数の文書データの中から目的とする文書データに対応する文書（画像）を表示するためには、下記のような方法が提案されている。

文書ＤＢ内部の階層構造をなす複数のフォルダを順次たどったり、目的の文書データが存在するフォルダのパス情報を入力することで、目的の文書データを格納しているフォルダを開いたり、目的の文書データの文書属性、目的の文書データに関連付けられたインデックス、目的の文書データが含む所定の文字列などで文書ＤＢ内を検索したりする。

したがって、上記のいずれの方法であっても、サーバの文書ＤＢを特定する名前、例えばサーバ名や、文書ＤＢの場所を特定するパス、例えば文書ＤＢファイルパスなどの文書ＤＢへの接続設定情報を指定する必要があるだけでなく、目的の文書データの場所を示す情報を指定する必要がある。
特開２０００−０２９８６９号公報

また、ユーザが所属する部門とは異なる他の部門の文書ＤＢに格納されている文書データにアクセスするためには、以下の２つの方法が考えられる。

第１の方法では、他の部門の文書ＤＢをユーザが所属する部門の文書ＤＢに登録する。これにより、ユーザが所属する部門の文書ＤＢ中の文書データにアクセスすることが可能となる。

第２の方法では、サーバの管理者が、他の部門の文書ＤＢに対するアクセス権を持つユーザをユーザＤＢに新たに登録する。これにより、一時的なユーザが他の部門の文書ＤＢ中の文書データにアクセスすることが可能となる。

一時的にユーザをユーザＤＢに登録した場合には、一般的に、ユーザＤＢから該ユーザの登録情報を格納したファイルを一時的にサーバの外部にエクスポートして、そのファイルを該ユーザに配信することにより、一時的なユーザが目的とする文書データ以外にもアクセス権を所有することを回避して、高いセキュリティを維持できる。この場合、ユーザＤＢ及び文書ＤＢの少なくとも一方のファイルの内容が更新されたときには、内容の同期を取るようにする。

しかしながら、上記第１の方法では、他の部門の文書ＤＢをユーザが所属する部門の文書ＤＢに登録する作業は、一般的に、通常のユーザにとってはわかりにくく、ユーザビリティが低い。ユーザが所属する部門のＰＣに文書ＤＢを新たに登録すると、１つの文書を表示するためだけに通常使う必要のない文書ＤＢを新たに登録することになるので、非効率な作業が必要となり、ユーザビリティが低い。

また、上記第２の方法では、一時的なユーザを新たにユーザＤＢに登録するのは、ユーザにとっても管理者にとっても大きな負担であり、ユーザビリティが低い。また、ユーザＤＢ及び文書ＤＢの少なくとも一方のファイルの内容が更新されたときに内容の同期を取る必要があるので、ユーザビリティが低い。

本発明の目的は、簡単にデータにアクセスすることができ、ユーザビリティを向上させることができるデータ管理装置、データ管理システム、データ処理装置、データ管理方法、プログラム、及び記憶媒体を提供することにある。

上記目的を達成するために、本発明のデータ管理装置は、所定のデータ処理を行うデータ処理装置からアクセス可能な複数のデータを管理するデータ管理装置において、前記複数のデータ及びそれらのデータの格納先を示すリンク情報を格納するデータ格納手段と、前記データ処理装置が前記データ管理装置へアクセスするために必要な設定情報と実質的に同一の情報を含むアクセス情報を格納するアクセス情報格納手段と、前記所定のデータのリンク情報及び前記アクセス情報に基づいて、該所定のデータへのアクセスを可能にするためのショートカットを作成するショートカット作成手段とを備えることを特徴とする。

上記目的を達成するために、本発明のデータ管理システムは、上記データ管理装置と、前記データ管理装置に接続され、当該データ管理装置の所定のデータにアクセスして所定のデータ処理を行うデータ処理装置とから成るデータ処理システムであって、前記データ処理装置は、前記データ管理装置へアクセスするために必要な設定情報を格納する設定情報格納手段と、前記設定情報を前記データ管理装置と共有するように制御する制御手段とを備えることを特徴とする。

上記目的を達成するために、本発明のデータ処理装置は、上記データ処理装置から成ることを特徴とする。

上記目的を達成するために、本発明のデータ管理方法は、所定のデータ処理を行うデータ処理装置からアクセス可能な複数のデータを管理するデータ管理装置のデータ管理方法において、前記複数のデータ及びそれらのデータの格納先を示すリンク情報をデータ格納手段に格納するデータ格納ステップと、前記データ処理装置が前記データ管理装置へアクセスするために必要な設定情報と実質的に同一の情報を含むアクセス情報を格納するアクセス情報格納ステップと、前記所定のデータのリンク情報及び前記アクセス情報に基づいて、当該所定のデータへのアクセスを可能にするためのショートカットを作成するショートカット作成ステップとを有することを特徴とする。

上記目的を達成するために、本発明のプログラムは、所定のデータ処理を行うデータ処理装置からアクセス可能な複数のデータを管理するデータ管理装置のデータ管理方法をコンピュータに実行させるプログラムであって、前記複数のデータ及びそれらのデータの格納先を示すリンク情報をデータ格納手段に格納するデータ格納モジュールと、前記データ処理装置が前記データ管理装置へアクセスするために必要な設定情報と実質的に同一の情報を含むアクセス情報を格納するアクセス情報格納モジュールと、前記所定のデータのリンク情報及び前記アクセス情報に基づいて、当該所定のデータへのアクセスを可能にするためのショートカットを作成するショートカット作成モジュールとを備えることを特徴とする。

上記目的を達成するために、本発明の記憶媒体は、上記プログラムを格納することを特徴とする。

本発明によれば、所定のデータへのショートカットが作成されるので、簡単にデータにアクセスすることができ、データ処理装置がデータ管理装置へアクセスするために必要な設定情報と実質的に同一の情報を含むアクセス情報を格納するので、ユーザが設定情報を入力する必要をなくしてユーザビリティを向上させることができる。

以下、本発明の実施の形態を図面を参照しながら詳細に説明する。

図１は、本発明の実施の形態に係るデータ処理システムの構成を概略的に示すブロック図であり、図２は、図１のデータ処理システムの構成を詳細に示すブロック図である。なお、図１は、図２のデータ処理システムの要部を示している。

図１において、本発明の実施の形態に係るデータ処理システム１０００は、複数のドキュメントデータ（以下、「文書データ」という）をそれらの文書管理情報と共に格納して管理するデータ管理装置としてのサーバコンピュータ（サーバ）１００と、サーバ１００に接続され、当該サーバ１００の所定のデータにアクセスして所定のデータ処理を行うデータ処理装置としてのパーソナルコンピュータ（ＰＣ）２００と、サーバ１００とＰＣ２００を互いに接続するネットワーク３００とを備える。ＰＣ２００は、サーバ１００の文書データにアクセス可能に構成されていると共に、サーバ１００は、ＰＣ２００からのアクセスを制御する。

ＰＣ２００は、上記データ処理として、例えば、文書データの検索、文書データに対応する文書（画像）の表示、プリンタ（不図示）への文書データの印刷の指示を行う。

図２に示すように、サーバ１００は、必要な情報を入力するための情報入力ユーザインターフェース（ＵＩ）部１０１と、複数の文書データを格納する文書データベース（ＤＢ）１０３と、文書ＤＢ１０３の複数の文書データの中から、選択された所定の文書データを特定するための文書指定情報を抽出する文書選択・指定部１０４と、文書ＤＢ１０３に固有のＤＢ属性情報を格納したＤＢ属性情報格納部１０５と、ＤＢ属性情報格納部１０５のＤＢ属性情報から、文書ＤＢ１０３中の所定の文書データにアクセスするのに必要なＤＢ属性情報を抽出して取得するＤＢ属性情報取得部１０６と、後述するショートカット情報を生成するショートカット情報生成部１０２と、ショートカット情報生成部１０２で作成されたショートカット情報に基づいてショートカットファイル１１０を作成するショートカット作成部１０７と、所定の文書データにアクセス可能なユーザを特定するためのユーザ情報が格納されているユーザＤＢ１２０とを備える。

文書ＤＢ１０３は、複数の文書データを格納するために、階層構造をなす複数のフォルダを備える。また、文書ＤＢ１０３は、所定の端末装置、例えばＰＣ２００にネットワーク３００を介して公開可能なオープンデータベースから成る。また、文書ＤＢ１０３は、複数の文書データの中から所定の１つの文書データを一意に識別するために、例えば、その文書データを特定するためのドキュメントＩＤ、その文書データのドキュメント名、及びその文書データのその他の属性を特定するドキュメント属性を関連付けたドキュメントテーブルを管理する。

また、ＤＢ属性情報格納部１０５は、例えば、文書ＤＢ１０３を特定するためのデータベースＩＤと、文書ＤＢ１０３のデータベース名と、文書ＤＢ１０３を備えるサーバ１００の名前、即ちサーバ名と、文書ＤＢ１０３の内の複数のフォルダの階層をそれぞれ特定するための引数であるインスタンス名と、文書ＤＢ１０３のその他の属性を特定するデータベース属性とを含むＤＢ属性情報を格納する。

また、図２に示すように、ＰＣ２００は、ショートカット実行アクションを起こす事が可能なショートカット実行ＵＩ部２０１と、例えばサーバ１００のショートカットファイル１１０をロードしたショートカットファイル２１０内のショートカット情報を読み込むショートカット情報読み込み部２０２と、読み込まれたショートカット情報に基づいてショートカット機能の実行を制御するショートカット機能実行部２０３と、所定のＤＢ、例えば文書ＤＢ１０３にアクセスするのに必要な接続設定情報を作成する接続設定情報作成部２０４と、接続設定情報作成部２０４で作成された複数のＤＢへの接続情報を一時的に又は恒久的に所定のメモリに登録する接続設定情報格納部２０５と、読み込まれたショートカット情報に含まれるＤＢアクセス情報に基づいて、接続設定情報格納部２０５に書き込まれた複数のＤＢに対する接続設定情報の中から所定のＤＢに対する接続設定情報を抽出して取得する接続設定情報取得部２０６と、文書ＤＢ１０３又は目的の文書データにアクセスするのに必要な図４で後述するユーザ認証を行うユーザ認証部２０７と、抽出した接続設定情報に基づいて文書ＤＢ１０３にアクセスして、文書データを取得する文書データ取得部２０８と、取得した文書データに対応する文書（画像）を表示する文書表示ＵＩ部２０９とを備える。

ＰＣ２００には、サーバ１００の文書ＤＢ１０３にアクセスを可能にするために、例えばＯＤＢＣ（open database connectivity）を有するＯＤＢＣドライバがインストールされている。文書ＤＢ１０３は、ＯＤＢＣドライバにおいて設定されるＤＳＮ（data source name）で特定される。ＯＤＢＣドライバにおいてＤＳＮを設定することにより、文書ＤＢ１０３への接続設定情報として、文書ＤＢ１０３の文書ＤＢ１０３を備えるサーバ１００の名前、即ちサーバ名と、文書ＤＢ１０３内において所定の文書データが格納されているフォルダの階層を特定するためのインスタンス名と、文書ＤＢ１０３のデータベース名とが特定される。

接続設定情報作成部２０４は、ＤＳＮで特定された文書ＤＢ１０３にアクセスするのに必要な接続設定情報を作成して、接続設定情報格納部２０５に格納する。サーバ１００は、接続設定情報格納部２０５に格納されている接続設定情報をＰＣ２００と共有することにより、ＯＤＢＣドライバに設定された接続設定情報と実質的に同一の情報をＯＤＢＣドライバを介して取得して、例えばユーザＤＢ１２０に格納する。共有した接続設定情報は、ＰＣ２００との接続（アクセス）が過去に少なくとも１回確立したことを示すＤＢアクセス情報の一部を構成する。すなわち、接続設定情報に含まれている文書ＤＢ１０３を特定する情報と、ＤＢアクセス情報に含まれている文書ＤＢ１０３を特定する情報とは一致する。

ショートカット１１０，２１０内には、上記ショートカット情報が格納されている。ショートカット情報は、例えば、文書選択・指定部１０４が抽出した文書指定情報及びＤＢ属性情報取得部１０６が取得したＤＢ属性情報に基づいて作成された文書データの格納先を示すリンク情報と、ユーザＤＢ１２０に格納されているＤＢアクセス情報と、その他の情報とを含む。ＤＢ属性情報は、例えば、文書ＤＢ１０３を備えるサーバ１００の名前、すなわちサーバ名と、文書ＤＢ１０３内において所定の文書データが格納されているフォルダの階層を特定するための引数であるインスタンス名と、文書ＤＢ１０３のデータベース名とから成る。文書指定情報は、文書データを特定するためのドキュメントＩＤから成る。

図３は、図１のデータ処理システム１０００において実行されるショートカット作成処理のフローチャートである。

図３において、まず、サーバ１００において、文書選択・指定部１０４を介して文書ＤＢ１０３の中からショートカットファイル１１０を作成して公開すべき対象である文書データが指定されると、文書選択・指定部１０４は、該指定された文書データのドキュメントＩＤを文書指定情報として文書ＤＢ１０３から取得すると共に、ＤＢ属性情報取得部１０６は、該指定された文書データを一意に特定するための識別子、例えばサーバ名、インスタンス名、及びデータベース名をＤＢ属性情報としてＤＢ属性情報格納部１０５のＤＢ属性情報から抽出して取得する（ステップＳ３０１）。

また、サーバ１００は、公開先であるＰＣ２００との接続が過去に確立したことを示すＤＢアクセス情報をユーザＤＢ１２０から取得する（ステップＳ３０２）。この取得されたＤＢアクセス情報は、ＰＣ２００が文書ＤＢ１０３にアクセスするのに必要な接続設定情報と実質的に同一の情報を含む。

続くステップＳ３０３では、サーバ１００において、ショートカットファイル作成部１０７は、ステップＳ３０１で取得した文書指定情報及びＤＢ属性情報から成るリンク情報と、ステップＳ３０２で取得したＤＢアクセス情報とから成るショートカット情報とを含むショートカットファイル１１０を生成し、ＰＣ２００は、サーバ１００で作成されたショートカット１１０をロードしてショートカットファイル２１０を作成する（ステップＳ３０４）。そして、本処理を終了する。なお、ステップＳ３０４において、ステップＳ３０２で取得したＤＢアクセス情報に含まれる文書ＤＢ１０３を特定する情報と、文書ＤＢ１０３のＤＢ属性情報が一致しない場合には、ショートカット情報にＤＢアクセス情報が含まれていないショートカットファイル１１０が作成される。

図４は、図１のデータ処理システム１０００において実行されるショートカット実行処理のフローチャートである。

図４において、まず、ステップＳ４０１では、ＰＣ２００において、ショートカットファイル２１０に対するショートカット起動動作が行われると、ショートカットファイル２１０に含まれているショートカット情報をメモリ上に読み込む（ステップＳ４０２）。続くステップＳ４０３では、読み込んだショートカット情報にＤＢアクセス情報が含まれているか否かを判別し、ショートカット情報にＤＢアクセス情報が含まれているときは、接続設定情報取得部２０６は、ショートカット情報に含まれているＤＢアクセス情報に基づいて接続設定情報格納部２０５の複数の接続設定情報の中から文書ＤＢ１０３への接続設定情報を取得し、ＰＣ２００は、取得した文書ＤＢ１０３への接続設定情報を利用して文書ＤＢ１０３への接続を確立する（ステップＳ４０５）。なお、ショートカット情報にＤＢアクセス情報が含まれている場合には、ＯＤＢＣドライバを介してＰＣ２００の所定のユーザからの文書ＤＢ１０３への接続設定情報と実質的に同一なＤＢアクセス情報がサーバ１００のユーザＤＢ１２０に登録済みであることを示している。

続くステップＳ４０６では、ユーザ認証部２０７は、確立された文書ＤＢ１０３への接続を利用して、ユーザＤＢ１２０にアクセスしてユーザ認証を行う。ユーザ認証に成功したときは、文書データ取得部２０８は、確立された文書ＤＢ１０３への接続を利用して、サーバ１００の文書ＤＢ１０３から文書データをロードすることにより取得し（ステップＳ４０７）、文書表示ＵＩ部２０９は、取得した文書データに対応する文書（画像）の表示を行って（ステップＳ４０８）、本処理を終了する。なお、ステップＳ４０８の表示処理では、取得した文書データに対応する文書のアイコンやサムネイルなどを表示してもよい。

一方、ステップＳ４０３の判別の結果、ショートカット情報にＤＢアクセス情報が含まれていないとき、すなわちユーザＤＢ１２０にＤＢアクセス情報が登録済みでないときは、ＰＣ２００の所定のユーザからのＤＢアクセス情報をユーザＤＢ１２０に新規に登録する（ステップＳ４０４）。この新規登録は、ＯＤＢＣドライバの設定画面において、ユーザが文書ＤＢ１０３への接続設定情報、例えば文書ＤＢ１０３の名前やその場所など（サーバ名、データベースファイルパスなど）を示すＤＢ１０３を特定する情報を入力することにより行う。その後、ユーザ認証に成功して（ステップＳ４０６でＹＥＳ）、文書データの取得（ステップＳ４０７）及びその文書の表示を行って（ステップＳ４０８）、本処理を終了する。

なお、ステップＳ４０６の判別の結果、ユーザ認証に失敗したときは、文書データを取得することなく、本処理を終了する。

図３及び図４の処理によれば、ＰＣ２００がショートカット情報に含まれているＤＢアクセス情報を取得し、ＤＢアクセス情報に基づいて文書ＤＢ１０３への接続設定情報を取得して、文書ＤＢ１０３への接続を確立する（ステップＳ４０５）ので、文書データが格納されているデータベースの名前やその場所など（サーバ名、データベースファイルパスなど）を示すデータベース接続設定情報を知らなくても、データベースの登録作業などを手動で行うことをなくすことができ、ユーザビリティを向上させることができる。

また、ショートカットファイル１１０は、サーバ１００が指定された文書データのリンク情報と共有したＤＢアクセス情報に基づいて作成したものであるので、ＰＣ２００は、作成されたショートカットファイル１１０又はそれをロードしたショートカットファイル２１０を実行することにより、文書データに簡単にアクセスすることができる。

なお、上記実施の形態では、ショートカットファイル２１０は、サーバ１００のショートカットファイル１１０をロードしたものとしたが、サーバ１００がＰＣ２００へ配信したものや、サーバ１００のショートカットファイル１１０をコピーしたものであってもよい。また、接続設定情報格納部２０５のＤＢアクセス情報は、通常、レジストリやＤＢやファイルなどの形態で所定のメモリに保存されるが、一時的にしか使用しない場合には、レジストリやＤＢやファイルなどの形態をとることなく該メモリに保存してもよい。

図５は、図１のデータ処理システム１０００の第１の変形例の構成を示すブロック図である。

図５に示すデータ処理システム１０００ａは、図１のデータ処理システム１０００と実質的に同一の構成及び要素と、図１におけるサーバ１００と同様のサーバ１００ａに設けられたユーザ情報取得部４０１とを備える。なお、図１の構成及び要素と実質的に同一の構成及び要素には、同一の符号を付し、それらの説明を省略する。

図５におけるユーザ情報取得部４０１は、ユーザＤＢ１２０に接続されており、ユーザＤＢ１２０からユーザ情報を抽出して取得し、取得したユーザ情報をショートカット情報生成部１０２に入力するように構成されている。このユーザ情報は、ショートカットファイル作成部１０７によって作成されるショートカットファイル１１０ａのショートカット情報に付加される。

図５のデータ処理システム１０００ａによれば、サーバ１００ａにおいて、ショートカット情報にユーザ情報が付加されたショートカットファイル１１０ａが作成されるので、ショートカットファイル１１０ａをユーザ情報で特定されたユーザのみが使用することができ、ショートカットファイル１１０ａ及びショートカットファイル１１０ａに対応する文書データのセキュリティを向上させることができる。

図６は、図１のデータ処理システム１０００の第２の変形例の構成を示すブロック図である。

図６に示すデータ処理システム１０００ｂは、図１のデータ処理システム１０００と実質的に同一の構成及び要素と、図１におけるサーバ１００と同様のサーバ１００ｂに設けられたユーザ情報作成／抽出部５０１及び権限定義・属性指定部５０２とを備える。なお、図１の構成及び要素と実質的に同一の構成及び要素には、同一の符号を付し、それらの説明を省略する。

図６におけるユーザ情報作成／抽出部５０１は、図５におけるユーザ情報抽出部４０１と同様にユーザＤＢ１２０に接続されており、ユーザＤＢ１２０からユーザ情報を抽出して取得し、取得したユーザ情報をショートカット情報生成部１０２に入力するように構成されていると共に、ユーザＤＢ１２０に登録されていないようなユーザを一時的なユーザとしてユーザＤＢ１２０に登録可能に構成されている。このような一時的なユーザを特定するユーザ情報は、ショートカットファイル作成部１０７によって作成されるショートカットファイル１１０ｂのショートカット情報に付加される。一時的なユーザを登録可能に構成することにより、例えば、所定にユーザのみに、文書ＤＢ１０３全体を公開することなく所定の文書データのみを一時的に公開することができる。

データ処理システム１０００ｂがユーザ情報作成／抽出部５０１を備えるので、サーバ１００ｂにおいて、ショートカット情報に一時的なユーザを特定するユーザ情報が付加されたショートカットファイル１１０ｂが作成される。その結果、ショートカットファイル１１０ｂに対応する文書データをユーザ情報で特定されたユーザのみが使用することができ、ショートカットファイル１１０ｂ及びショートカットファイル１１０ｂに対応する文書データのセキュリティを維持しつつ、柔軟な運用を行って、ユーザビリティを向上させることができる。例えば、一時的なユーザの登録など、データ処理システム１０００ｂのシステム管理者にかかる負担を軽減することができる。

また、図６における権限定義・属性指定部５０２は、ショートカットファイル１１０ｂ，２１０ｂを実行した場合のユーザの権限（アクセス権）を定義したり、「読み取り」や「書き込み」などの権限属性を指定したりして、それらの情報をショートカット情報生成部１０２に入力するように構成されている。定義されたユーザの権限や、指定された権限属性の情報は、ショートカットファイル作成部１０７によって作成されるショートカットファイル１１０ｂのショートカット情報に付加される。

データ処理システム１０００ｂが権限定義・属性指定部５０２を備えるので、ユーザＤＢ１２０にユーザ情報が格納されているユーザのアクセス権を後から定義したり、その権限属性を指定したりすることによって柔軟な運用を行って、ユーザビリティを向上させることができる。例えば、上記一時的なユーザのアクセス権の属性を読み取り権だけに指定したり、また、読み取り権だけを有するユーザに文書データの編集を依頼する場合に、該ユーザに容易に書き込み権を指定したりして、ユーザのアクセス権を容易に見直しなど、データ処理システム１０００ｂのシステム管理者にかかる負担を軽減することができる。

図７は、図１のデータ処理システム１０００の第３の変形例の構成を示すブロック図である。

図７に示すデータ処理システム１０００ｃは、図１のデータ処理システム１０００と実質的に同一の構成及び要素と、図１におけるサーバ１００と同様のサーバ１００ｃに設けられたユーザ情報作成／抽出部５０１、権限定義・属性指定部５０２、及び制限事項設定部６０１と、図１におけるＰＣ２００と同様のＰＣ２００ｃに設けられたショートカットファイル更新部７０１とを備える。

なお、図１の構成及び要素と実質的に同一の構成及び要素には、同一の符号を付し、それらの説明を省略する。また、ユーザ情報作成／抽出部５０１及び権限定義・属性指定部５０２についても、図６におけるユーザ情報作成／抽出部５０１及び権限定義・属性指定部５０２と同様であるので、それらの説明を省略する。

図７における制限事項設定部６０１は、サーバ１００ｃにおいて作成されるショートカットファイル１１０ｃを起動又はロード可能な端末装置やネットワークを制限したり、ショートカットファイル１１０ｃの起動回数や使用期限などを制限したりする設定を行う。これらの設定された制限事項はショートカット情報生成部１０２に入力され、ショートカットファイル作成部１０７によって作成されるショートカットファイル１１０ｃのショートカット情報に付加される。

これにより、例えば、起動回数が最大５回に制限されたショートカットファイル１１０ｃ，２１０ｃを起動する度にデータ処理システム１０００ｃが自動的にショートカットファイル１１０ｃ，２１０ｃの起動可能な最大回数を示すカウンタ値を減らすことにより、起動回数を制限することができる。

また、サーバ１００で作成されたショートカットファイル１１０は、通常、ＰＣ２００以外の端末装置からでもロード可能に構成されているが、データ処理システム１０００ｂが制限事項設定部６０１を備えるので、ショートカットファイル１１０が広く配布（流出）された場合におけるセキュリティ上の不安を解消して、高いセキュリティを維持することができる。

図７におけるショートカットファイル更新部７０１は、サーバ１００ｃにおいて作成されたショートカットファイル１１０ｃ，２１０ｃのショートカット情報に含まれている制限事項、ユーザ情報などを変更する設定を行い、ネットワーク３００を介してサーバ１００に格納されている制限事項、ユーザ情報などを更新する。これにより、例えば、ＰＣ２００においてユーザのアクセス権の権限属性を利用状況に合わせて容易に変更することができ、ユーザビリティを向上させることができる。

また、ショートカットファイル更新部７０１は、さらに、起動可能なユーザの設定やアクセス権限の変更などを行うことが可能なように構成されていてもよい。これにより、ワークフローのような運用を行うことも可能となる。ワークフローのような運用では、例えば、文書データに対して所定のデータ処理を行った後にショートカットファイル更新部７０１を介して別のユーザのアクセス権を設定することにより、別のユーザに対して文書データを公開することができる。

上記実施の形態では、文書選択・指定部１０４及び文書データ取得部２０８を介して１つの文書データに対するショートカットファイルを作成したが、複数の文書データが格納可能な１つのフォルダに対するショートカットファイルを作成してもよい。この場合、データ処理システム１０００は、文書選択・指定部１０４及び文書データ取得部２０８に代えて、フォルダ選択・指定部及びフォルダ取得部を有するように構成されていてもよい。これにより、１つのフォルダに格納した複数の文書データを公開することが可能となる。

また、データ処理システム１０００は、１つの文書データや、１つのフォルダに限られることはなく、複数のオブジェクト、例えば複数の文書データ及び／又は複数のフォルダを選択・指定することができるように構成されていてもよい。この場合、データ処理システム１０００は、文書選択・指定部１０４及び文書データ取得部２０８又はフォルダ選択・指定部及びフォルダ取得部に代えて、複数オブジェクト選択・指定部を有する。これにより、例えば、互いに関連するフォルダや文書データをまとめて公開することができ、もって、より柔軟な運用を行うことができる。

さらには、公開されるデータは、文書データに限られず、いかなる形態のデータであってもよい。

なお、本発明の目的は、前述した実施の形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体（又は記録媒体）を、システムあるいは装置に供給し、そのシステムあるいは装置のコンピュータ（又はＣＰＵやＭＰＵ）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出し実行することによっても、達成される。

この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が本発明の新規な機能を実現することになり、そのプログラムコード及び該プログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。

また、プログラムコードを供給するための記憶媒体としては、例えば、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＡＭ、ＤＶＤ−ＲＷ、ＤＶＤ＋ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ等を用いることができる。或いは、上記プログラムは、インターネット、商用ネットワーク、若しくはローカルエリアネットワーク等に接続される不図示の他のコンピュータやデータベース等からダウンロードすることにより供給される。

また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、前述した実施の形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているＯＳ（オペレーティングシステム）などが実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によって前述した実施の形態の機能が実現される場合も含まれる。

さらに、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張カードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張カードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によって前述した実施の形態の機能が実現される場合も含まれる。

本発明の実施の形態に係るデータ管理装置、データ管理システム、データ処理装置、データ管理方法、プログラム、及び記憶媒体は、データ処理装置からアクセスされるデータを格納して管理するデータ管理装置、データ管理システム、データ処理装置、データ管理方法、プログラム、及び記憶媒体に適用することができる。

本発明の実施の形態に係るデータ処理システムの構成を概略的に示すブロック図である。図１のデータ処理システムの構成を詳細に示すブロック図である。図１のデータ処理システムにおいて実行されるショートカット作成処理のフローチャートである。図１のデータ処理システムにおいて実行されるショートカット実行処理のフローチャートである。図１のデータ処理システムの第１の変形例の構成を示すブロック図である。図１のデータ処理システムの第２の変形例の構成を示すブロック図である。図１のデータ処理システムの第３の変形例の構成を示すブロック図である。

符号の説明

１００サーバコンピュータ
１０２ショートカット情報生成部
１０３文書データベース（ＤＢ）
１０５ＤＢ属性情報格納部
１０７ショートカットファイル作成部
１１０，２１０ショートカットファイル
２０５接続設定情報格納部
２００パーソナルコンピュータ（ＰＣ）
２０６接続設定情報取得部
２０８文書データ取得部
３００ネットワーク
１０００データ処理システム

Claims

所定のデータ処理を行うデータ処理装置からアクセス可能な複数のデータを管理するデータ管理装置において、前記複数のデータ及びそれらのデータの格納先を示すリンク情報を格納するデータ格納手段と、前記データ処理装置が前記データ管理装置へアクセスするために必要な設定情報と実質的に同一の情報を含むアクセス情報を格納するアクセス情報格納手段と、前記所定のデータのリンク情報及び前記アクセス情報に基づいて、該所定のデータへのアクセスを可能にするためのショートカットを作成するショートカット作成手段とを備えることを特徴とするデータ管理装置。
前記アクセス情報格納手段は、前記データ格納手段への接続性を有するＯＤＢＣドライバに設定された設定情報を前記データ処理装置と共有することにより前記格納すべきアクセス情報に含まれる前記設定情報と実質的に同一の情報を前記ＯＤＢＣドライバを介して取得する取得手段を備えることを特徴とする請求項１記載のデータ管理装置。
前記所定のデータのリンク情報は、前記データ格納手段を特定する第１のデータベース特定情報と、当該所定のデータを特定するデータ特定情報とから成り、前記設定情報は、前記データ格納手段を特定する第２のデータベース情報から成り、前記ショートカット作成手段は、前記第１のデータベース特定情報と前記第２のデータベース特定情報が一致するときに、前記リンク情報及び前記共有した設定情報を含むショートカットを作成し、前記第１のデータベース特定情報と前記第２のデータベース特定情報が一致しないときに、前記リンク情報を含むショートカットを作成することを特徴とする請求項１又は２記載のデータ管理装置。
前記複数のデータの中から前記所定のデータを指定する指定手段を備えることを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載のデータ管理装置。
前記複数のデータに対するアクセス権を有する複数のユーザに関する情報を格納するユーザ情報格納部と、前記ユーザ情報格納部から前記所定のデータに対するアクセス権を有するユーザに関する情報を取得するユーザ情報抽出手段とを備えることを特徴とする請求項１乃至４のいずれか１項に記載のデータ管理装置。
他のユーザに関する情報を作成して前記ユーザ情報格納部に追加するユーザ情報作成手段を有することを特徴とする請求項５記載のデータ管理装置。
前記アクセス権の権限属性を指定する属性指定手段を備えることを特徴とする請求項５又は７記載のデータ管理装置。
前記ショートカットの制限事項を設定する制限事項設定手段を備えることを特徴とする請求項１乃至７のいずれか１項に記載のデータ管理装置。
前記所定のデータは複数のデータを含むフォルダから成ることを特徴とする請求項１乃至８のいずれか１項に記載のデータ管理装置。
前記所定のデータは複数から成ることを特徴とする請求項１乃至９のいずれか１項に記載のデータ管理装置。
請求項１乃至１０のいずれか１項に記載のデータ管理装置と、前記データ管理装置に接続され、当該データ管理装置の所定のデータにアクセスして所定のデータ処理を行うデータ処理装置とから成るデータ処理システムであって、前記データ処理装置は、前記データ管理装置へアクセスするために必要な設定情報を格納する設定情報格納手段と、前記設定情報を前記データ管理装置と共有するように制御する制御手段とを備えることを特徴とするデータ処理システム。
前記設定情報格納手段及び前記制御手段は、前記データ管理装置への接続性を有するＯＤＢＣドライバを構成することを特徴とする請求項１１記載のデータ処理システム。
前記データ処理装置は、前記作成されたショートカットを実行して前記所定のデータを取得する実行手段を備えることを特徴とする請求項１１又は１２記載のデータ処理システム。
前記データ処理装置は、前記取得したデータの画像を表示する表示手段を備えることを特徴とする請求項１３記載のデータ処理システム。
前記データ処理装置が前記所定のデータにアクセスするときにユーザ認証を行う認証手段を備えることを特徴とする請求項１１乃至１４のいずれか１項に記載のデータ処理システム。
前記ショートカットに関連する情報を更新する更新手段を備えることを特徴とする請求項１１乃至１５のいずれか１項に記載のデータ処理システム。
前記更新手段は、前記データ処理装置に設けられた、他のユーザに関する情報を作成して前記複数のデータに対するアクセス権を有する複数のユーザに関する情報を格納するユーザ情報格納部に追加するユーザ情報作成手段、前記アクセス権の権限属性を指定する属性指定手段、及び前記ショートカットの制限事項を設定する制限事項設定手段の少なくとも１つを備えることを特徴とする請求項１６記載のデータ処理システム。
請求項１１乃至１７のいずれか１項に記載のデータ処理システムにおけるデータ処理装置から成ることを特徴とするデータ処理装置。
所定のデータ処理を行うデータ処理装置からアクセス可能な複数のデータを管理するデータ管理装置のデータ管理方法において、前記複数のデータ及びそれらのデータの格納先を示すリンク情報をデータ格納手段に格納するデータ格納ステップと、前記データ処理装置が前記データ管理装置へアクセスするために必要な設定情報と実質的に同一の情報を含むアクセス情報を格納するアクセス情報格納ステップと、前記所定のデータのリンク情報及び前記アクセス情報に基づいて、当該所定のデータへのアクセスを可能にするためのショートカットを作成するショートカット作成ステップとを有することを特徴とするデータ管理方法。
前記アクセス情報格納ステップは、前記データ格納手段への接続性を有するＯＤＢＣドライバに設定された設定情報を前記データ処理装置と共有することにより前記格納すべきアクセス情報に含まれる前記設定情報と実質的に同一の情報を前記ＯＤＢＣドライバを介して取得する取得ステップを有することを特徴とする請求項１９記載のデータ管理方法。
前記所定のデータのリンク情報は、前記データ格納手段を特定する第１のデータベース特定情報と、当該所定のデータを特定するデータ特定情報とから成り、前記設定情報は、前記データ格納手段を特定する第２のデータベース情報から成り、前記ショートカット作成ステップでは、前記第１のデータベース特定情報と前記第２のデータベース特定情報が一致するときに、前記リンク情報及び前記共有した設定情報を含むショートカットを作成し、前記第１のデータベース特定情報と前記第２のデータベース特定情報が一致しないときに、前記リンク情報を含むショートカットを作成することを特徴とする請求項１９又は２０記載のデータ管理方法。
前記複数のデータの中から前記所定のデータを指定する指定ステップを有することを特徴とする請求項１９乃至２１のいずれか１項に記載のデータ管理方法。
前記複数のデータに対するアクセス権を有する複数のユーザに関する情報をユーザ情報格納部に格納するユーザ情報格納ステップと、前記ユーザ情報格納部から前記所定のデータに対するアクセス権を有するユーザに関する情報を取得するユーザ情報抽出ステップとを有することを特徴とする請求項１９乃至２２のいずれか１項に記載のデータ管理方法。
他のユーザに関する情報を作成して前記ユーザ情報格納部に追加するユーザ情報作成ステップを有することを特徴とする請求項２３記載のデータ管理方法。
前記アクセス権の権限属性を指定する属性指定ステップを有することを特徴とする請求項１９又は２４記載のデータ管理方法。
前記ショートカットの制限事項を設定する制限事項設定ステップを有することを特徴とする請求項１９乃至２５のいずれか１項に記載のデータ管理方法。
前記ショートカットに関連する情報を更新する更新ステップを有することを特徴とする請求項１９乃至２６のいずれか１項に記載のデータ管理方法。
前記所定のデータは複数のデータを含むフォルダから成ることを特徴とする請求項１９乃至２７のいずれか１項に記載のデータ管理方法。
前記所定のデータは複数から成ることを特徴とする請求項１９乃至２８のいずれか１項に記載のデータ管理方法。
所定のデータ処理を行うデータ処理装置からアクセス可能な複数のデータを管理するデータ管理装置のデータ管理方法をコンピュータに実行させるプログラムであって、前記複数のデータ及びそれらのデータの格納先を示すリンク情報をデータ格納手段に格納するデータ格納モジュールと、前記データ処理装置が前記データ管理装置へアクセスするために必要な設定情報と実質的に同一の情報を含むアクセス情報を格納するアクセス情報格納モジュールと、前記所定のデータのリンク情報及び前記アクセス情報に基づいて、当該所定のデータへのアクセスを可能にするためのショートカットを作成するショートカット作成モジュールとを備えることを特徴とするプログラム。
請求項３０記載のプログラムを格納することを特徴とするコンピュータ読み取り可能な記憶媒体。