JP2006065777A - 情報共有システム、情報処理装置及び制御プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】会議に参加したメンバーに対し、その会議の議事録等の情報を効率良く提供し、メンバー間で情報の共有を図ることができる情報共有システム、情報処理装置及び制御プログラムを提供する。
【解決手段】ＲＦＩＤリーダ／ライタ部１０７がＲＦＩＤカード１０２内のユーザＩＤ及び個別データを読み出してメインサーバ１０９に送信し、この受信した個別データの中にメールアドレスが含まれている場合に、当該メールアドレスをメーリングリストに追加する。メインサーバ１０９は、受信した個別データにアカウントが含まれている場合及びハードディスク内に記録されたデータベースの中にユーザＩＤに対応したアカウントが含まれている場合に、個別データに含まれていたアカウントに対しハードディスクに含まれる所定の共有フォルダへのアクセス権を付与する。
【選択図】図１

Description

本発明は、情報共有システム、情報処理装置及び制御プログラムに関し、特に各メンバーが所持するメンバー識別カードを利用し情報共有メンバーリストを作成する情報共有システム、情報処理装置及び制御プログラムに関する。

従来、会議の参加者が、当該会議で発表される又は発表された資料や議事録等を共有する場合、例えば、当該会議の主催者がメーリングリストを作成し、その会議の参加者がそのメーリングリスト宛てに共有すべき資料等を送信していた（例えば、特許文献１参照）。

または、その会議の参加者や主催者が、当該会議の主催者が用意したサーバに共有すべき資料等をアップロードし、当該サーバの共有すべき資料等にアクセスするためのパスワード等を取得し、自由に共有すべき資料等にアクセスできるようにしていた。一方で、部外者が当該サーバに蓄積された共有すべき資料等にアクセスできないように、そのサーバに蓄積された共有すべき資料や共有フォルダ等にアクセス制限をかけるなどの措置がとられていた（例えば、特許文献２参照）。
特開２００３−２４４２４１号公報 特開平０５−０９４３８９号公報

しかしながら、上記メーリングリストは当該会議の主催者により手作業で作成されるため、当該メーリングリストにメールアドレスの登録漏れや誤記等が生じる可能性があった。また、当該会議の主催者にメーリングリストを作成するための手間と時間をとらせていた。

一方、サーバに蓄積された共有すべき資料や共有フォルダ等にアクセス制限をかける方法では、アクセス制限をかける作業が手作業であるため、アクセス許可メンバーの登録漏れが生じたり、またサーバの管理者（例えば、会議の主催者）に手間と時間をとらせていた。

本発明は、メーリングリストの作成の自動化及び共有フォルダへのアクセス権の付与の自動化を図ることにより、会議に参加したメンバーに対し、その会議の議事録等の情報を効率良く提供し、メンバー間で情報の共有を図ることができる情報共有システム、情報処理装置及び制御プログラムを提供することを目的とする。

上記目的を達成するため、請求項１の情報共有システムは、情報読取装置及び情報処理装置を備える情報共有システムにおいて、前記情報読取装置は、複数のメンバーのそれぞれが所持するメンバー識別カードからメンバー情報を読み取るメンバー情報読取手段と、前記メンバー情報読取手段により読み取られたメンバー情報を前記情報処理装置に送信する送信手段とを備え、前記情報処理装置は、前記送信手段から送信されたメンバー情報を受信する受信手段と、前記受信されたメンバー情報の中からアドレス情報を検出するアドレス情報検出手段と、前記アドレス情報検出手段により検出されたアドレス情報に基づいて情報共有メンバーリストを作成する情報共有メンバーリスト作成手段とを備えることを特徴とする。

請求項４の情報共有システムは、情報読取装置及び情報処理装置を備える情報共有システムにおいて、前記情報読取装置は、複数のメンバーのそれぞれが所持するメンバー識別カードからメンバー情報を読み取るメンバー情報読取手段と、前記メンバー情報読取手段により読み取られたメンバー情報を前記情報処理装置に送信する送信手段とを備え、前記情報処理装置は、前記送信手段から送信されたメンバー情報を受信する受信手段と、前記複数のメンバーで共有すべき情報を記憶する記憶手段と、前記受信されたメンバー情報の中からアカウント情報を検出するアカウント情報検出手段と、前記アカウント情報検出手段により検出されたアカウント情報に、前記記憶手段へアクセスするためのアクセス権を付与するアクセス権付与手段とを備えることを特徴とする。

請求項５の情報共有システムは、複数のメンバーで共有すべき情報を記憶する情報記憶装置、情報読取装置及び情報処理装置を備える情報共有システムにおいて、前記情報読取装置は、前記複数のメンバーのそれぞれが所持するメンバー識別カードからメンバー情報を読み取るメンバー情報読取手段と、前記メンバー情報読取手段により読み取られたメンバー情報を前記情報処理装置に送信する送信手段とを備え、前記情報処理装置は、前記送信手段から送信されたメンバー情報を受信する受信手段と、前記受信されたメンバー情報の中からアカウント情報を検出するアカウント情報検出手段と、前記アカウント情報検出手段により検出されたアカウント情報に前記情報記憶装置へアクセスするためのアクセス権を付与する指示を前記情報記憶装置に出力する指示出力手段を備え、前記情報記憶装置は、前記指示出力手段からの指示に基づいて、前記アカウント情報検出手段により検出されたアカウント情報に、前記情報記憶装置へアクセスするためのアクセス権を付与するアクセス権付与手段を備えることを特徴とする。

請求項９の情報処理装置は、複数のメンバーのそれぞれが所持するメンバー識別カードからメンバー情報を読み取る情報読取装置に接続される情報処理装置において、前記情報読取装置に読み取られたメンバー情報を受信する受信手段と、前記受信されたメンバー情報の中からアドレス情報を検出するアドレス情報検出手段と、前記アドレス情報検出手段により検出されたアドレス情報に基づいて情報共有メンバーリストを作成する情報共有メンバーリスト作成手段とを備えることを特徴とする。

請求項１０の情報処理装置は、複数のメンバーのそれぞれが所持するメンバー識別カードからメンバー情報を読み取る情報読取装置に接続される情報処理装置において、前記情報読取装置に読み取られたメンバー情報を受信する受信手段と、前記複数のメンバーで共有すべき情報を記憶する記憶手段と、前記受信されたメンバー情報の中からアカウント情報を検出するアカウント情報検出手段と、前記アカウント情報検出手段により検出されたアカウント情報に、前記記憶手段へアクセスするためのアクセス権を付与するアクセス権付与手段とを備えることを特徴とする。

請求項１１の情報処理装置は、複数のメンバーで共有すべき情報を記憶する情報記憶装置と、前記複数のメンバーのそれぞれが所持するメンバー識別カードからメンバー情報を読み取る情報読取装置とに接続される情報処理装置において、前記情報読取装置に読み取られたメンバー情報を受信する受信手段と、前記複数のメンバーで共有すべき情報を記憶する記憶手段と、前記受信されたメンバー情報の中からアカウント情報を検出するアカウント情報検出手段と、前記アカウント情報検出手段により検出されたアカウント情報に、前記情報記憶装置へアクセスするためのアクセス権を付与する指示を前記情報記憶装置に出力する指示出力手段とを備えることを特徴とする。

請求項１２の制御プログラムは、複数のメンバーのそれぞれが所持するメンバー識別カードからメンバー情報を読み取る情報読取装置に接続されるコンピュータで実行される制御プログラムにおいて、前記情報読取装置に読み取られたメンバー情報を受信する受信モジュールと、前記受信されたメンバー情報の中からアドレス情報を検出するアドレス情報検出モジュールと、前記アドレス情報検出モジュールにより検出されたアドレス情報に基づいて情報共有メンバーリストを作成する情報共有メンバーリスト作成モジュールとを備えることを特徴とする。

請求項１３の制御プログラムは、複数のメンバーのそれぞれが所持するメンバー識別カードからメンバー情報を読み取る情報読取装置に接続され、前記複数のメンバーで共有すべき情報を記憶する記憶手段を有するコンピュータで実行される制御プログラムにおいて、前記情報読取装置に読み取られたメンバー情報を受信する受信モジュールと、前記受信されたメンバー情報の中からアカウント情報を検出するアカウント情報検出モジュールと、前記アカウント情報検出モジュールにより検出されたアカウント情報に、前記記憶手段へアクセスするためのアクセス権を付与するアクセス権付与モジュールとを備えることを特徴とする。

請求項１４の制御プログラムは、複数のメンバーで共有すべき情報を記憶する情報記憶装置と、前記複数のメンバーのそれぞれが所持するメンバー識別カードからメンバー情報を読み取る情報読取装置とに接続されるコンピュータで実行される制御プログラムにおいて、前記情報読取装置に読み取られたメンバー情報を受信する受信モジュールと、前記受信されたメンバー情報の中からアカウント情報を検出するアカウント情報検出モジュールと、前記アカウント情報検出モジュールにより検出されたアカウント情報に、前記情報記憶装置へアクセスするためのアクセス権を付与する指示を前記情報記憶装置に出力する指示出力モジュールとを備えることを特徴とする。

本発明によれば、情報読取装置に読み取られたメンバー情報が受信され、その受信されたメンバー情報の中からアドレス情報が検出され、該検出されたアドレス情報に基づいて情報共有メンバーリスト（メーリングリスト）が作成されるので、会議に参加したメンバーのメーリングリストの作成の自動化を図ることができる。これにより、会議に参加したメンバーに対し、その会議の議事録等の情報を効率良く提供し、メンバー間で情報の共有を図ることができる。

また、情報読取装置に読み取られたメンバー情報が受信され、その受信されたメンバー情報の中からアカウント情報が検出され、該検出されたアカウント情報に、複数のメンバーで共有すべき情報を記憶する記憶手段へアクセスするためのアクセス権が付与されるので、会議に参加したメンバー用の共有フォルダへのアクセス権の付与の自動化を図ることができる。これにより、会議に参加したメンバーに対し、その会議の議事録等の情報を効率良く提供し、メンバー間で情報の共有を図ることができる。

また、情報読取装置に読み取られたメンバー情報が受信され、その受信されたメンバー情報の中からアカウント情報が検出され、該検出されたアカウント情報に、複数のメンバーで共有すべき情報を記憶する情報記憶装置へアクセスするためのアクセス権を付与する指示が当該情報記憶装置へ出力されるので、会議に参加したメンバー用の共有フォルダへのアクセス権の付与の自動化を図ることができる。これにより、会議に参加したメンバーに対し、その会議の議事録等の情報を効率良く提供し、メンバー間で情報の共有を図ることができる。

以下、図１〜６を参照して本発明の実施の形態を説明する。

図１は、本発明の実施の形態に係る情報共有システムの構成を概略的に示した図である。

本システムは、ＲＦＩＤ（Radio Frequency-Identification）リーダ機構を入り口に設置した会議室等のエリア１０１、各メンバーの所持するＲＦＩＤカード１０２、文書データ等を記憶するファイルサーバ１０３、メール送受信やメーリングリストを管理するメールサーバ１０４、及びシステム全体を制御するメインサーバ１０９により構成されている。ＲＦＩＤカード１０２の中にはＲＦＩＤタグ部１０８が埋め込まれている。

同図において、１０６はローカルエリアネットワーク（ＬＡＮ）等のネットワークで、ＰＣ１０５、ファイルサーバ１０３、メールサーバ１０４、メインサーバ１０９が接続されている。

エリア１０１の入り口には、ＲＦＩＤタグ部１０８内に格納された情報の読み出し及び書き込みができるＲＦＩＤリーダ／ライタ部１０７を有し、ＲＦＩＤタグ部１０８をＲＦＩＤリーダ／ライタ部１０７に接触させずに、非接触にて情報の読み出し及び書き込みを行う。

ＲＦＩＤリーダ／ライタ部１０７はネットワーク１０６に接続され、ＲＦＩＤタグ部１０８から読み取った情報をネットワーク１０６を介してファイルサーバ１０３又はメインサーバ１０９に送信する。

図２は、メインサーバ１０９のハードウェア構成の概略を示すブロック図である。

メインサーバ１０９は、ＣＰＵ１、ＲＡＭ２、ＲＯＭ３、ハードディスク４、ネットワークＩ／Ｆ５、プリンタＩ／Ｆ６、キーボードやマウス等の操作部７及びディスプレイ８を備えている。これらの構成要素は全てバス９に接続されている。また、ネットワークＩ／Ｆ５は図１のＬＡＮ１０６に接続されている。ハードディスク４には、後述するユーザＩＤ２０１とメールアドレス又はアカウントとの対応関係を示すデータがテーブルデータとして格納されている。図２は、メインサーバ１０９のハードウェア構成を示すが、図１のファイルサーバ１０３、メールサーバ１０４及びＰＣ１０５も同様のハードウェア構成を備えている。ファイルサーバ１０３のハードディスクは、後述するように共有フォルダを備えている。

図３は、図１のＲＦＩＤタグ部１０８に含まれるデータの構成を示す図である。

本システムにおいて、ＲＦＩＤカード１０２とＲＦＩＤリーダ／ライタ部１０７の間で行われる情報の授受について説明する。

ＲＦＩＤタグ部１０８内には、ユーザ毎に固有のユーザＩＤ２０１及び個別データ２０２が格納される。ユーザＩＤ２０１及び個別データ２０２はメンバー情報を構成する。

ＲＦＩＤタグ部１０８にはユーザＩＤ２０１として固有な数値が割り振られており、このユーザＩＤ２０１を元に上記ＲＦＩＤカード１０２を所有する個人を認識することができる。個別データ２０２はユーザによって格納されるデータ数は異なるが、１つのＲＦＩＤタグ部１０８内に１つ又は複数の個別データ２０２が格納されている。個別データ２０２は、個別データＩＤ２０３、データ本体２０４及び機密フラグ２０５を備えている。

個別データ２０２には、メールアドレスやアカウントを記憶させることができるが、ＲＦＩＤタグ部１０８内に複数の個別データ２０２が格納されている場合には、全ての個別データ２０２に共通のメールアドレス又はアカウントを記憶させる。即ち、個別データ２０２毎に異なるメールアドレス又はアカウントを記憶させることはできない。また、ＲＦＩＤタグ部１０８内に複数の個別データ２０２が格納されている場合に、１つの個別データ２０２にメールアドレス又はアカウントを記憶させると、複数の個別データ２０２のすべてにその記憶させたメールアドレス又はアカウントが反映される。これは、メールアドレス又はアカウントを書き換えるときも同様である。

個別データＩＤ２０３は個別データ毎に任意の数値が割り振られており、ユーザＩＤ２０１と組み合わせることで、ＲＦＩＤリーダ／ライタ部１０７を介してファイルサーバ１０３又はメインサーバ１０９との間で各種データの授受を開始することができる。

機密フラグ２０５は、ＲＦＩＤリーダ／ライタ部１０７によるデータ本体２０４の読み出し可否を決定するフラグである。機密データを誤って第三者に開示することを防ぐため、機密フラグ２０５が付されているデータ本体２０４は原則としてＲＦＩＤリーダ／ライタ部１０７により読み出すことはできないが、後述するＲＦＩＤリーダ／ライタ部１０７内の制御部３０５（図４）の設定により、機密フラグ２０５が付されているデータ本体２０４を読み出すことも可能である。また、ここで読み出されたデータ本体２０４は、後述するメーリングリストや共有フォルダに送信可能である。また、機密フラグ２０５が付されているデータ本体２０４は特定の端末又は特定の認証方法でのみ読み出すことができるようにしてもよい。

図４は、図１のＲＦＩＤリーダ／ライタ部１０７の概略構成を示したブロック図である。

ＲＦＩＤリーダ／ライタ部１０７は、ＲＦＩＤタグ部１０８に対して電波を送信するための送信アンテナ部３０１と、送信アンテナ部３０１から送信する電波の変調を行うための変調回路３０２と、ＲＦＩＤタグ部１０８から送られてくる電波を受信するための受信アンテナ部３０３と、受信アンテナ部３０３より受信した信号を復調するための復調回路３０４と、送信アンテナ部３０１、変調回路３０２、受信アンテナ部３０３及び復調回路３０４を制御するための制御部３０５と、ネットワーク１０６を介してメインサーバ１０９との通信を行うＩ／Ｆ部３０６（送信手段）と、送信アンテナ部３０１に接続され、ＲＦＩＤタグ部１０８への電力供給を行う電源３０７とから構成される。

制御部３０５は、外部からの指示により変調回路３０２を用いてＲＦＩＤタグ部１０８へ電力を供給するための電波及び送信するデータを変調して、送信アンテナ部３０１より外部へ電波を送信する。また、制御部３０５は、外部より受信した電波信号を受信アンテナ部３０３で受信して、復調回路３０４によって復調した後、復調された信号をデータ信号として扱えるように変換することが可能である。

図５は、図１のＲＦＩＤタグ部１０８の概略構成を示したブロック図である。

ＲＦＩＤタグ部１０８は、不揮発性メモリ４０１と、電波を送受信するためのアンテナ部４０２と、共振コンデンサ部４０３と、電源の整流・平滑を行うための電力形成部４０４と、電波の変調及び復調を行うための復変調部４０５と、制御部４０６とから構成される。

アンテナ部４０２は、共振コンデンサ４０３と組み合わされ、共振回路を構成する。この共振回路がＲＦＩＤタグ部１０８に電力を供給するためにＲＦＩＤリーダ／ライタ部１０７から送られてくる電波信号を受信すると、該電波信号を電力形成部４０４へ供給し、電力形成部４０４はＲＦＩＤタグ部１０８を動作させるための電力を取得することが可能となる。電力形成部４０４は取得した電力を不揮発性メモリ４０１や、復変調回路４０５へ供給する。

制御部４０６は、不揮発性メモリ４０１に記憶されたプログラムに従って、復変調回路４０５や電力形成部４０４の制御を行う、即ちＲＦＩＤタグ部１０８の制御を行う。

アンテナ部４０２は、ＲＦＩＤタグ部１０８に電力を供給するためにＲＦＩＤリーダ／ライタ部１０７から送られてくる電波信号とあわせて、ＲＦＩＤタグ部１０８から読み出す又は書き着込むためのデータも同時に送受信し、ＲＦＩＤタグ部１０８へ送られてきた信号は、復変調回路４０５によって復調され、制御部４０６を介して不揮発性メモリ４０１へ記憶される。また、制御部４０６によって、不揮発性メモリ４０１から読み出されたデータは、復変調回路４０５によって信号として変調され、この変調された信号はアンテナ部４０２から電波信号としてＲＦＩＤリーダ／ライタ部１０７に送信可能である。

図６は、エリア１０１内部に入場する場合のＲＦＩＤタグ部１０８とエリア１０１の入り口に設置されたＲＦＩＤリーダ／ライタ部１０７との間で実行される情報通信処理を示すフローチャートである。

会議メンバーがエリア１０１の内部に入場するため、エリア１０１の入り口を通過する際に、入り口に設置されたＲＦＩＤリーダ／ライタ部１０７にＲＦＩＤカード１０２をかざす（ステップＳ５０１）と、ＲＦＩＤリーダ／ライタ部１０７内の送信アンテナ部３０７が電力供給用の電波信号をＲＦＩＤタグ部１０８に送信して、ＲＦＩＤタグ部１０８を給電し、ＲＦＩＤカード１０２内のユーザＩＤ２０１及び個別データ２０２がＲＦＩＤリーダ／ライタ部１０７により読み出される（ステップＳ５０２）。

ＲＦＩＤリーダ／ライタ部１０７は読み出したユーザＩＤ２０１及び個別データ２０２をネットワーク１０６を介してメインサーバ１０９に送信し（ステップＳ５０３）、本処理を終了する。

本処理の変形例としては、エリア１０１の入り口にゲートを設けて、当該ゲートからＲＦＩＤタグ部１０８への電力供給用の電波信号を出力することで、会議メンバーが、ＲＦＩＤリーダ／ライタ部１０７にＲＦＩＤカード１０２をかざすことなく、当該ゲートを通過するだけで、ＲＦＩＤカード１０２内のユーザＩＤ２０１及び個別データ２０２が読み出されるようにしてもよい。こうすることで、例えば、エリア１０１の入り口での会議メンバーによる混雑は解消される。また、ＲＦＩＤカード１０２を所有する会議メンバーが意識することなく、後述するメーリングリストの作成及び共有フォルダへのアクセス権の付与に寄与することができる。なお、この場合はゲートを通過して会議室に入室した後、所定時間以上この会議室にいたままであることを認識した場合に会議へ参加したこととするのが好ましい。これは会議への参加者に対し、言付け等をするために一時的に入室した人を会議メンバーとしてしまうことを防ぐためである。

図７は、メインサーバ１０９がＲＦＩＤリーダ／ライタ部１０７から送られてくる情報に基づいてメーリングリストを作成する処理を示したフローチャートである。本処理は、メインサーバ１０９のＣＰＵ１が主として実行する。

まず、メインサーバ１０９は、ＲＦＩＤリーダ／ライタ部１０７から送出されるユーザＩＤ２０１及び個別データ２０２を受信する（ステップＳ６０１）。

次いで、ステップＳ６０１で受信した個別データ２０２にメールアドレスが含まれているか否かを判別する（ステップＳ６０２）。

ステップＳ６０２において、メールアドレスが含まれていると判別された場合には、メインサーバ１０９は、当該メールアドレスをメーリングリスト（情報共有メンバーリスト）に追加する（ステップＳ６０４）。

ステップＳ６０２において、メールアドレスが含まれていないと判別された場合には、メインサーバ１０９のハードディスク４内に記録されたデータベースの中にユーザＩＤ２０１に対応したメールアドレスが含まれているか否かを判別する（ステップＳ６０３）。

ステップＳ６０３において、ユーザＩＤ２０１に対応したメールアドレスが含まれていると判別された場合には、上記ステップＳ６０４に進む一方、ユーザＩＤ２０１に対応したメールアドレスが含まれていないと判別された場合には、本処理を終了する。

そして、ステップＳ６０４の処理では、所定の操作（例えば会議室内に設置した会議終了を指示するスイッチの操作、あるいはメインサーバ１０９で会議の終了のための操作を行う）によって、あるいはメンバー全員の退室をＲＦＩＤリーダ／ライタ部１０７を用いて認識することによって、全メンバーを確定することによってその処理の終了と判断してステップＳ６０５の処理に移る。

ステップＳ６０４の処理後、メーリングリストに追加されたメンバー全員にメールが届くメールアドレスを生成し、このメールアドレスを使って、メールサーバ１０３を介してメーリングリストのアドレスを通知する（ステップＳ６０５）。ここで生成したメールアドレスは、このメールアドレスを宛先としてメールを送信すると、メインサーバ１０９が一旦このメールを受信し、このメーリングリストに含まれるメンバー個々のメールアドレスに向けてＴｏフィールドにはメーリングリストのメールアドレスを記述したまま同一のメールを送信するものである。Ｔｏフィールドにメーリングリストのアドレスが記述されていれば、受信者のメールソフトの受信者アドレスを示す領域に示されるので、メインサーバ１０９は、ステップＳ６０５において、メーリングリストに追加されたメールアドレスに対し、本文のない、いわゆる空メールを送信してもよいが、メール本文としてメーリングリストのアドレスを記載した定型文を送信するようにしてもよい。なお、このとき生成するメーリングリストのアドレスはその会議を特定するような会議ＩＤを生成してこれを含ませるのが好ましいが、アドレスに含ませなくとも、Ｓｕｂｊｅｃｔに入れたり、本文に入れるなどすればよい。また、メーリングリスト用のアドレスを別途生成するのに代えて、各メンバーの実際のメールアドレスをそのままＴｏアドレスに入れて送信するようにしてもよいが、個々のメールアドレスを秘匿しておきたいメンバーもいる可能性もあるので、別途メーリングリストを生成する方が好ましい。なお、会議ＩＤは会議室名、会議の日時などを適宜組み合わせた形とするのが好ましい。

その後、メインサーバ１０９は、メーリングリストに含まれているメールアドレスに対し、メールサーバ１０３を介して会議の議事録等の情報を送信し（ステップＳ６０６）、本処理を終了する。この時の通知手段はメールである。尚、ステップＳ６０６の処理については、ステップＳ６０４で作成されたメーリングリストに対し、ハードディスク４の所定の領域に記憶されたデータ（例えば、会議の議事録等の情報）をメール送信するというスクリプトを予め作成し、メインサーバ１０９がこれを実行するようにしてもよい。かかる場合には、会議の主催者は、会議の議事録等の情報を、上記で生成した会議ＩＤを特定した上でハードディスク４の上記所定の領域に登録することで、自動的にメーリングリストに含まれているメールアドレスに対し、会議の議事録等の情報を送信することができる。

図８は、メインサーバ１０９がＲＦＩＤリーダ／ライタ部１０７から送られてくる情報に基づいてファイルサーバ１０３の共有フォルダにアクセス権を追加する処理を示したフローチャートである。本処理は、メインサーバ１０９のＣＰＵ１が主として実行する。

なお、この共有フォルダは予め存在するフォルダに会議ＩＤを関連付けるようにしてもよいし、会議ＩＤに基づき新たに作成するようにしてもよい。新たに作成する場合は会議ＩＤを含むフォルダ名とすれば容易にどの会議のものであるかがわかるため便利である。

まず、メインサーバ１０９は、ＲＦＩＤリーダ／ライタ部１０７から送信されるユーザＩＤ２０１及び個別データ２０２を受信する（ステップＳ７０１）。

次に、ステップＳ７０１で受信した個別データ２０２にアカウントが含まれているか否かを判別する（ステップＳ７０２）。

ステップＳ７０２において、個別データ２０２にアカウントが含まれていると判別された場合には、個別データ２０２に含まれていたアカウントに対しファイルサーバ１０３のハードディスクに含まれる上記所定の共有フォルダへのアクセス権を付与する指示をファイルサーバ１０３へ出力し（ステップＳ７０４）、本処理を終了する。これにより、ファイルサーバ１０３のＣＰＵは、個別データ２０２に含まれていたアカウントに対し当該共有フォルダへのアクセス権を付与する。会議の議事録等の情報は、会議の主催者等が予めファイルサーバ１０３のハードディスクに含まれる所定の共有フォルダへ格納しておく。

ステップＳ７０２において、個別データ２０２にアカウントが含まれていないと判別された場合には、ファイルサーバ１０３内に記録されたデータベースの中にユーザＩＤ２０１に対応したアカウントが含まれているか否かを判別する（ステップＳ７０３）。

ステップＳ７０３において、データベースの中にユーザＩＤ２０１に対応したアカウントが含まれている場合には、上記ステップＳ７０４に進む一方、データベースの中にユーザＩＤ２０１に対応したアカウントが含まれていない場合には、本処理を終了する。

最後に、ステップＳ７０１で受信したユーザＩＤ２０１及び個別データ２０２の中にアクセス権が付与されたアカウントに対応するメールアドレスが含まれている否か判別し（ステップＳ７０５）、メールアドレスが含まれていない場合には、本処理を終了する一方、メールアドレスが含まれている場合には、当該メールアドレスにアクセス権が付与された旨を通知し（ステップＳ７０６）、本処理を終了する。

このアクセス権の設定の処理の終了も上記と同様に所定の操作、あるいはメンバー全員の退室をＲＦＩＤリーダ／ライタ１０７によって認識することで処理の終了を判断する。

また、この共有フォルダへの議事録等の格納も直接当該フォルダへの格納のための操作を行う他、会議ＩＤを特定してメインサーバ１０９へ投函すると、メインサーバ１０９がファイルサーバの当該会議ＩＤに対応付けられている共有フォルダへの格納を行うものである。そして、共有フォルダへの格納が行われると自動的にその旨を知らせるメールをメンバー全員に送信するようにしてもよい。この場合は、ステップＳ７０７で認識したメールアドレス宛てに送信する他、図７に示したような手順を用いることも可能である。即ち、図７の処理と図８の処理とは適宜有機的に組み合わせることが可能であり、これによりさらなる作用効果も期待できることは言うまでもない。

以上詳細に説明したように、本実施の形態によれば、ＲＦＩＤリーダ／ライタ部１０７がＲＦＩＤカード１０２内のユーザＩＤ２０１及び個別データ２０２を読み出してメインサーバ１０９に送信し、メインサーバ１０９がＲＦＩＤリーダ／ライタ部１０７から送出されたユーザＩＤ２０１及び個別データ２０２を受信し、この受信した個別データ２０２にメールアドレスが含まれている場合又はハードディスク４内に記録されたデータベースの中にユーザＩＤ２０１に対応したメールアドレスが含まれている場合に、当該メールアドレスをメーリングリストに追加するので、会議に参加したメンバーのメーリングリストの作成の自動化を図ることができる。これにより、会議に参加したメンバーに対し、その会議の議事録等の情報を効率良く提供し、メンバー間で情報の共有を図ることができる。

また、ＲＦＩＤリーダ／ライタ部１０７がＲＦＩＤカード１０２内のユーザＩＤ２０１及び個別データ２０２を読み出してメインサーバ１０９に送信し、メインサーバ１０９がＲＦＩＤリーダ／ライタ部１０７から送出されたユーザＩＤ２０１及び個別データ２０２を受信し、この受信した個別データ２０２にアカウントが含まれている場合又はファイルサーバ１０３内に記録されたデータベースの中にユーザＩＤ２０１に対応したアカウントが含まれている場合に、個別データ２０２に含まれていたアカウントに対しファイルサーバ１０３のハードディスクに含まれる所定の共有フォルダへのアクセス権を付与する指示をファイルサーバ１０３へ出力するので、会議に参加したメンバー用の共有フォルダへのアクセス権の付与の自動化を図ることができる。これにより、会議に参加したメンバーに対し、その会議の議事録等の情報を効率良く提供し、メンバー間で情報の共有を図ることができる。

上記実施の形態では、ファイルサーバ１０３、メールサーバ１０４及びメインサーバ１０９の３つのサーバが存在するが、メインサーバ１０９にファイルサーバ１０３及びメールサーバ１０４の機能を持たせることにより、３つのサーバが実行するそれぞれの処理をメインサーバ１０９のみで実行させることができる。かかる場合には、メインサーバ１０９は、ＲＦＩＤリーダ／ライタ部１０７から送出されたユーザＩＤ２０１及び個別データ２０２を受信し、この受信した個別データ２０２にアカウントが含まれている場合又はハードディスク４内に記録されたデータベースの中にユーザＩＤ２０１に対応したアカウントが含まれている場合に、個別データ２０２に含まれていたアカウントに対しハードディスク４に含まれる所定の共有フォルダへのアクセス権を付与する。これにより、会議に参加したメンバー用の共有フォルダへのアクセス権の付与の自動化を図ることができ、会議に参加したメンバーに対し、その会議の議事録等の情報を効率良く提供し、メンバー間で情報の共有を図ることができる。

上記実施の形態では、個別データ２０２にメールアドレス又はアカウントが含まれているか否かを判別し、個別データ２０２にメールアドレス又はアカウントが含まれている場合に、当該メールアドレスをメーリングリストに追加したり、当該アカウントに対し共有フォルダへのアクセス権を付与したが、ＲＦＩＤタグ部１０８にユーザＩＤ２０１のみが含まれるようにしてもよい。この場合、メインサーバ１０９のハードディスク４にユーザＩＤ２０１と個別データ２０２との対応関係を示すデータや個別データ２０２とメールアドレス又はアカウントとの対応関係を示すデータをテーブルデータとして格納する。これにより、ＲＦＩＤタグ部１０８の記憶容量を低減することができる。

また、上記実施の形態において、会議メンバーや会議主催者がメインサーバ１０９で作成されるメーリングリストにアクセスし、メールアドレスの追加や削除ができるようにしてもよい。

また、上記ではメンバーの認識をＲＦＩＤカードを用いるようにしたが、これに代えて接触型のＩＣカードなどメンバーを認識可能な種々のものを用いることも可能である。

また、本発明の目的は、上記実施の形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体を、システム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出し実行することによっても、達成されることは言うまでもない。

この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施の形態の機能を実現することになり、そのプログラムコード及び該プログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。

また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、前述した実施の形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼働しているオペレーティングシステム(ＯＳ)などが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施の形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

さらに、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張カードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張カードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵなどが実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施の形態の機能が実現される場合も含まれることは言うまでもない。

また、上記プログラムは、上述した実施の形態の機能をコンピュータで実現することができればよく、その形態は、オブジェクトコード、インタプリタにより実行されるプログラム、ＯＳに供給されるスクリプトデータ等の形態を有するものでもよい。

プログラムを供給する記録媒体としては、例えば、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＭＯ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、ＤＶＤ（ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＡＭ、ＤＶＤ−ＲＷ、ＤＶＤ＋ＲＷ）、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、他のＲＯＭ等を用いることができる。或いは、上記プログラムは、インターネット、商用ネットワーク、若しくはローカルエリアネットワーク等に接続される不図示の他のコンピュータやデータベース等からダウンロードすることにより供給される。

本発明の実施の形態に係る情報共有システムの構成を概略的に示した図である。 メインサーバ１０９のハードウェア構成の概略を示すブロック図である。 図１のＲＦＩＤタグ部１０８に含まれるデータの構成を示す図である。 図１のＲＦＩＤリーダ／ライタ部１０７の概略構成を示したブロック図である。 図１のＲＦＩＤタグ部１０８の概略構成を示したブロック図である。 エリア１０１内部に入場する場合のＲＦＩＤタグ部１０８とエリア１０１の入り口に設置されたＲＦＩＤリーダ／ライタ部１０７との間で実行される情報通信処理を示すフローチャートである。 メールサーバ１０４がＲＦＩＤリーダ／ライタ部１０７から送られてくる情報に基づいてメーリングリストを作成する処理を示したフローチャートである。 ファイルサーバ１０３がＲＦＩＤリーダ／ライタ部１０７から送られてくる情報に基づいてファイルサーバ１０３の共有フォルダにアクセス権を追加する処理を示したフローチャートである。

符号の説明

１ ＣＰＵ
２ ＲＡＭ
３ ＲＯＭ
４ ハードディスク
５ ネットワークＩ／Ｆ
６ プリンタＩ／Ｆ
７ 操作部
８ ディスプレイ
１０１ エリア
１０２ ＲＦＩＤカード
１０３ ファイルサーバ
１０４ メールサーバ
１０５ ＰＣ
１０６ ネットワーク
１０７ ＲＦＩＤリーダ／ライタ部
１０８ ＲＦＩＤタグ部
１０９ メインサーバ

Claims (14)

1. 情報読取装置及び情報処理装置を備える情報共有システムにおいて、
   前記情報読取装置は、
   複数のメンバーのそれぞれが所持するメンバー識別カードからメンバー情報を読み取るメンバー情報読取手段と、
   前記メンバー情報読取手段により読み取られたメンバー情報を前記情報処理装置に送信する送信手段とを備え、
   前記情報処理装置は、
   前記送信手段から送信されたメンバー情報を受信する受信手段と、
   前記受信されたメンバー情報の中からアドレス情報を検出するアドレス情報検出手段と、
   前記アドレス情報検出手段により検出されたアドレス情報に基づいて情報共有メンバーリストを作成する情報共有メンバーリスト作成手段と
   を備えることを特徴とする情報共有システム。
2. 前記情報処理装置は、前記情報共有メンバーリスト作成手段により作成された情報共有メンバーリストに登録されたアドレス情報に前記複数のメンバーで共有する情報を送信する共有情報送信手段を備えることを特徴とする請求項１記載の情報共有システム。
3. 前記情報処理装置は、前記メンバー情報と前記アドレス情報とが対応付けされたデータベースを記憶する記憶手段を備え、前記アドレス情報検出手段は、前記受信されたメンバー情報の中からアドレス情報を検出できない場合に、前記受信されたメンバー情報に対応するアドレス情報を前記データベースから検出することを特徴とする請求項１又は２記載の情報共有システム。
4. 情報読取装置及び情報処理装置を備える情報共有システムにおいて、
   前記情報読取装置は、
   複数のメンバーのそれぞれが所持するメンバー識別カードからメンバー情報を読み取るメンバー情報読取手段と、
   前記メンバー情報読取手段により読み取られたメンバー情報を前記情報処理装置に送信する送信手段とを備え、
   前記情報処理装置は、
   前記送信手段から送信されたメンバー情報を受信する受信手段と、
   前記複数のメンバーで共有すべき情報を記憶する記憶手段と、
   前記受信されたメンバー情報の中からアカウント情報を検出するアカウント情報検出手段と、
   前記アカウント情報検出手段により検出されたアカウント情報に、前記記憶手段へアクセスするためのアクセス権を付与するアクセス権付与手段と
   を備えることを特徴とする情報共有システム。
5. 複数のメンバーで共有すべき情報を記憶する情報記憶装置、情報読取装置及び情報処理装置を備える情報共有システムにおいて、
   前記情報読取装置は、
   前記複数のメンバーのそれぞれが所持するメンバー識別カードからメンバー情報を読み取るメンバー情報読取手段と、
   前記メンバー情報読取手段により読み取られたメンバー情報を前記情報処理装置に送信する送信手段とを備え、
   前記情報処理装置は、
   前記送信手段から送信されたメンバー情報を受信する受信手段と、
   前記受信されたメンバー情報の中からアカウント情報を検出するアカウント情報検出手段と、
   前記アカウント情報検出手段により検出されたアカウント情報に、前記情報記憶装置へアクセスするためのアクセス権を付与する指示を前記情報記憶装置に出力する指示出力手段を備え、
   前記情報記憶装置は、
   前記指示出力手段からの指示に基づいて、前記アカウント情報検出手段により検出されたアカウント情報に前記情報記憶装置へアクセスするためのアクセス権を付与するアクセス権付与手段
   を備えることを特徴とする情報共有システム。
6. 前記情報処理装置が、前記アクセス権が付与されるアカウント情報に対応するアドレス情報が、前記メンバー情報に含まれているか否かを判別する判別手段と、前記判別手段により当該アドレス情報が前記メンバー情報に含まれていると判別される場合に、当該アドレス情報に前記アクセス権が付与された旨を通知する通知手段とを備えることを特徴とする請求項４又は５記載の情報共有システム。
7. 前記情報処理装置は、前記メンバー情報と前記アカウント情報とが対応付けされたデータベースを記憶する記憶手段を備え、前記アカウント情報検出手段は、前記受信されたメンバー情報の中からアカウント情報を検出できない場合に、前記受信されたメンバー情報に対応するアカウント情報を前記データベースから検出することを特徴とする請求項４乃至６のいずれか１項記載の情報共有システム。
8. 前記メンバー識別カードがＲＦＩＤカードであることを特徴とする請求項１乃至７のいずれか１項記載の情報共有システム。
9. 複数のメンバーのそれぞれが所持するメンバー識別カードからメンバー情報を読み取る情報読取装置に接続される情報処理装置において、
   前記情報読取装置に読み取られたメンバー情報を受信する受信手段と、
   前記受信されたメンバー情報の中からアドレス情報を検出するアドレス情報検出手段と、
   前記アドレス情報検出手段により検出されたアドレス情報に基づいて情報共有メンバーリストを作成する情報共有メンバーリスト作成手段と
   を備えることを特徴とする情報処理装置。
10. 複数のメンバーのそれぞれが所持するメンバー識別カードからメンバー情報を読み取る情報読取装置に接続される情報処理装置において、
    前記情報読取装置に読み取られたメンバー情報を受信する受信手段と、
    前記複数のメンバーで共有すべき情報を記憶する記憶手段と、
    前記受信されたメンバー情報の中からアカウント情報を検出するアカウント情報検出手段と、
    前記アカウント情報検出手段により検出されたアカウント情報に、前記記憶手段へアクセスするためのアクセス権を付与するアクセス権付与手段と
    を備えることを特徴とする情報処理装置。
11. 複数のメンバーで共有すべき情報を記憶する情報記憶装置と、前記複数のメンバーのそれぞれが所持するメンバー識別カードからメンバー情報を読み取る情報読取装置とに接続される情報処理装置において、
    前記情報読取装置に読み取られたメンバー情報を受信する受信手段と、
    前記複数のメンバーで共有すべき情報を記憶する記憶手段と、
    前記受信されたメンバー情報の中からアカウント情報を検出するアカウント情報検出手段と、
    前記アカウント情報検出手段により検出されたアカウント情報に、前記情報記憶装置へアクセスするためのアクセス権を付与する指示を前記情報記憶装置に出力する指示出力手段と
    を備えることを特徴とする情報処理装置。
12. 複数のメンバーのそれぞれが所持するメンバー識別カードからメンバー情報を読み取る情報読取装置に接続されるコンピュータで実行される制御プログラムにおいて、
    前記情報読取装置に読み取られたメンバー情報を受信する受信モジュールと、
    前記受信されたメンバー情報の中からアドレス情報を検出するアドレス情報検出モジュールと、
    前記アドレス情報検出モジュールにより検出されたアドレス情報に基づいて情報共有メンバーリストを作成する情報共有メンバーリスト作成モジュールと
    を備えることを特徴とする制御プログラム。
13. 複数のメンバーのそれぞれが所持するメンバー識別カードからメンバー情報を読み取る情報読取装置に接続され、前記複数のメンバーで共有すべき情報を記憶する記憶手段を有するコンピュータで実行される制御プログラムにおいて、
    前記情報読取装置に読み取られたメンバー情報を受信する受信モジュールと、
    前記受信されたメンバー情報の中からアカウント情報を検出するアカウント情報検出モジュールと、
    前記アカウント情報検出モジュールにより検出されたアカウント情報に、前記記憶手段へアクセスするためのアクセス権を付与するアクセス権付与モジュールと
    を備えることを特徴とする制御プログラム。
14. 複数のメンバーで共有すべき情報を記憶する情報記憶装置と、前記複数のメンバーのそれぞれが所持するメンバー識別カードからメンバー情報を読み取る情報読取装置とに接続されるコンピュータで実行される制御プログラムにおいて、
    前記情報読取装置に読み取られたメンバー情報を受信する受信モジュールと、
    前記受信されたメンバー情報の中からアカウント情報を検出するアカウント情報検出モジュールと、
    前記アカウント情報検出モジュールにより検出されたアカウント情報に、前記情報記憶装置へアクセスするためのアクセス権を付与する指示を前記情報記憶装置に出力する指示出力モジュールと
    を備えることを特徴とする制御プログラム。

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