JP2016062257A - 情報処理装置、情報処理方法及び情報処理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】文書サーバに蓄積された電子データの取得が容易になる。【解決手段】情報処理装置に、文書データ蓄積部１２４と、文書アクセス管理部１２１ｂと、第１アクセス先情報である文書取得用ＵＲＬと第２アクセス先情報である文書転送用ＵＲＬとを含むアクセス先通知である文書配布用メールを指定されたユーザのアドレスに送信する通信部１２８と、上記第２アクセス先情報を用いてアクセスされたことに応じて、そのアクセス元から指定されたユーザを、上記特定の電子データへのアクセスを許可するユーザとして上記文書アクセス管理テーブル１２３に登録すると共に、上記通信部１２８にその指定されたユーザのアドレスに対して上記アクセス先通知を送信させる転送部１２６を設けた。【選択図】図３

Description

この発明は、情報処理装置、情報処理方法及び情報処理プログラムに関する。

従来より、サーバに文書等の電子データを蓄積しておき、その文書のＵＲＬ（Uniform Resource Locator）を記載した電子メールを送信することにより、その電子メールを受信した人がそのＵＲＬを用いて文書にアクセスできるようにできる技術が知られている。この技術を用いれば、蓄積した電子データを所望の相手に受け渡しすることができる。

このとき、不特定の者が文書にアクセスすることを防止するために、例えば、以下のように文書へのアクセス権を設定することが考えられる。すなわち、蓄積当初は蓄積した本人のみにアクセス権を付与し、他の人に文書のＵＲＬを通知する際に、その通知先の人にもアクセス権を付与する等である。
しかし、この方法では、電子メールによりＵＲＬを通知された人が、さらに別の人に電子データを受け渡しすることができないという問題があった。受け取った電子メールを転送しても、その転送先の人には電子データへのアクセス権がないためである。

このような問題に対応するための技術としては、例えば特許文献１及び特許文献２に記載の技術が知られている。
特許文献１には、電子メールサーバが、送信前の電子メールの中から、ファイルサーバへ格納された所定の文書へのリンクを備えた電子メールを検知すると、リンク先のアドレスを抽出し、電子メールの送信先アドレスに対し、該リンク先にアクセスするためのアクセス権限を設定する技術が開示されている。

また、特許文献２には、文書を文書管理サーバに蓄積させた文書作成者のみが文書にアクセスできるように設定をし、その後、その文書作成者が、該文書の位置を示す文書識別子を含む電子メールを送信すると、メールサーバが送信前に、文書識別子を解析し、電子メールの送信先アドレスに対し、文書管理サーバにおいて電子メールに記載されている文書にアクセスするアクセス権を設定する技術が開示されている。

しかしながら、これらの文献に記載の技術では、メールサーバに、電子メールの内容を監視させ、その内容に応じた処理を行う必要がある。しかし、メールサーバにこのような動作を行わせる設定をすることは、専門的な知識がないと難しいし、システムの運用ポリシーにより禁止されていることもある。

この発明は、このような事情に鑑みてなされたものであり、蓄積された電子データを、最初に蓄積を行ったユーザ以外のユーザ間でも安全に受け渡しできる環境を、容易に提供できるようにすることを目的とする。

以上の目的を達成するため、本発明は、情報処理装置に、電子データを蓄積する蓄積手段と、上記蓄積手段に蓄積された電子データと、その電子データへのアクセスを許可するユーザの識別情報とを対応付けて管理する管理手段と、上記蓄積手段に蓄積された特定の電子データへアクセスするための第１アクセス先情報と、他のユーザにその特定の電子データへアクセスさせる設定を行うための第２アクセス先情報とを含むアクセス先通知を、指定されたユーザのアドレスに送信する送信手段と、上記第２アクセス先情報を用いてアクセスされたことに応じて、そのアクセス元から指定されたユーザを、上記特定の電子データへのアクセスを許可するユーザとして上記管理手段に登録すると共に、上記送信手段にその指定されたユーザのアドレスに対して上記アクセス先通知を送信させるアクセス許可設定手段とを設けたものである。

上記の構成によれば、文書サーバに蓄積された文書等の電子データを容易に利用することができる。

本発明の一実施形態である文書サーバを含むネットワークの構成を示す図である。 本発明の一実施形態である文書サーバのハードウェア構成図である。 図２に示した文書サーバの機能ブロック図である。 図３に示した文書データ蓄積部に蓄積されている電子データを取得するためのＵＲＬが記載された電子メールの文面の一例を示す図である。 図３に示した文書アクセス管理テーブルにおいて記憶されているデータの一例を示す図である。 図４に示した電子メールの文面に記載された電子データ取得用ＵＲＬにアクセスされたときにＣＰＵが実行する処理を示すフローチャートである。 図３に示した文書データ蓄積部に蓄積されている電子データを取得するためのＵＲＬと文書転送用ＵＲＬが記載された電子メールの文面の一例を示す図である。 図７に示した電子メールの文面に記載された文書転送用ＵＲＬに情報処理端末からアクセスしたときに、その情報処理端末のブラウザに表示される画面の遷移を示す図である。 ユーザが文書転送用ＵＲＬにアクセスし、図７に示した電子メールを作成する処理の手順を示したシーケンス図である。 図７に示した電子メールを作成する処理において、文書サーバのＣＰＵが実行する処理を示したフローチャートである。 図１０に示したフローチャートの続きの図である。 図３に示したアカウント管理テーブルにおいて記憶されているデータの一例を示す図である。 図３に示した文書アクセス管理テーブルにおいて記憶されているデータの一例を示す図である。 図３に示した文書データ蓄積部に蓄積されている電子データを取得するためのＵＲＬと転送用ＵＲＬが記載された電子メールの文面の一例を示す図である。 図１４に示した電子メールの文面に記載されている文書取得用ＵＲＬに情報処理端末からアクセスしたときに、その情報処理端末のブラウザに表示される画面の例を示す図である。 図１４に示した電子メールの文面に記載されている文書転送用ＵＲＬに情報処理端末からアクセスしたときに、その情報処理端末のブラウザに表示される画面の遷移の例を示す図である。 ユーザが文書転送用ＵＲＬにアクセスし、図１４（２）に例示した電子メールを作成する処理の手順を示したシーケンス図である。 図１７に示したシーケンス図の続きの図である。 図１４に示した電子メールを作成する処理において、文書サーバのＣＰＵが実行する処理を示したフローチャートである。 図１９に示したフローチャートの続きの図である。 図１９及び図２０に示したフローチャートの続きの図である。 文書取得用ＵＲＬが記載されたメールを転送する時に、転送先のユーザに対して、アクセス期限を設定する場合の、情報処理端末のブラウザに表示される画面の例を示す図である。 図３に示した文書アクセス管理テーブルにおいて記憶されているデータの一例を示す図である。 図３に示した文書データ蓄積部に蓄積されている電子データを取得するためのＵＲＬと転送用ＵＲＬとアクセス期限が記載された電子メールの文面の一例を示す図である。 図２４に示した電子メールを作成する処理において、文書サーバのＣＰＵが制御して実行する処理を示したフローチャートである。 図２５に示すフローチャートの続きの図である。 図３に示した文書アクセス管理テーブルにおいて記憶されているデータの一例を示す図である。 文書取得用ＵＲＬが記載されたメールの転送回数の上限が３回と設定されている場合の、転送のイメージ図である。 図３に示した文書データ蓄積部に蓄積されている電子データを取得するためのＵＲＬと転送用ＵＲＬと転送可能回数が記載された電子メールの文面の一例を示す図である。 図２９に示した電子メールを作成する処理において、文書サーバのＣＰＵが制御して実行する処理を示したフローチャートである。 図３０に示すフローチャートの続きの図である。

以下、本発明を実施するための形態について、図面を用いて説明する。
まず、図１に、本発明の一実施形態である文書サーバを含むシステムの構成を示す。
図１に示したネットワークは、文書サーバ１０、メールサーバ２０、情報処理端末３０、スキャナ４０、プリンタ５０をネットワーク６０により接続して構成したものである。
ここで、文書サーバ１０は、文書等の電子データの蓄積・管理、蓄積された電子データにアクセスするユーザの管理等を行うサーバである。

メールサーバ２０はメールの送受信を行うサーバである。情報処理端末３０は、パーソナルコンピュータ等のユーザが操作をする端末装置であり、文書システムで行われる処理について利用可能なものであれば、タブレットコンピュータやスマートフォン等の携帯端末であってもよい。

スキャナ４０は、文書や写真等の画像読取機能を有する装置であり、読み取った画像は文書サーバ１０に蓄積可能である。プリンタ５０は、印刷機能を有する装置であり、文書サーバ１０に蓄積された文書の印刷が可能である。ネットワーク６０は、各装置を相互に通信可能に接続するための通信路であり、有線、無線を問わず、任意の規格のものを用いることができ、ＬＡＮ（ローカルエリアネットワーク）でも、インターネットでも構わない。

上述したシステムを構成する各装置の数は限定されない。また、システムに接続される装置は、図１に示した装置に限定されるものではない。

図２は、本発明の一実施形態である文書サーバ１０のハードウェア構成図である。
文書サーバ１０は、図２に示すように、ＣＰＵ１０１、ＲＡＭ１０２、ＲＯＭ１０３、ＨＤＤ（ハードディスクドライブ）１０４、ネットワークＩ／Ｆ（インターフェース）１０５を備え、これらはシステムバス１０６によって接続されている。

上記構成のうち、ＣＰＵ１０１は、ＲＡＭ１０２をワークエリアとしてＲＯＭ１０３又はＨＤＤ１０４に記憶されたプログラムを実行することにより、文書サーバ１０全体を制御し、後述する種々の機能を実現する。
ネットワークＩ／Ｆ１０５は、文書サーバ１０をネットワーク６０に接続するためのインターフェースである。
ここに示したハードウェアは、以降に説明するシステムを実現するために、文書サーバ１０が基本的に備えるものであり、これ以外のものが含まれることを否定するものではない。

図３は、文書サーバ１０の機能ブロック図である。図３を用いて、文書サーバ１０の各機能について説明する。
文書サーバ１０は、アカウント管理部１２１ａと文書アクセス管理部１２１ｂとを備えたアクセス権管理部１２１、アカウント管理テーブル１２２、文書アクセス管理テーブル１２３、文書データ蓄積部１２４、登録受付部１２５、転送部１２６、ｗｅｂサーバ機能部１２７、通信部１２８を備えている。

アカウント管理部１２１ａは、ユーザの認証情報であるアカウント、パスワード、電子メールアドレス（以下単に「メールアドレス」といった場合には、「電子メールアドレス」を指すものとする）等の、ユーザの識別情報を後述するアカウント管理テーブル１２２に、それぞれユーザ毎に対応付けて記憶させ、管理するアカウント管理手段の機能を備える。また、この管理に係る処理は、アカウント管理手順の処理である。

文書アクセス管理部１２１ｂは、文書データ蓄積部１２４に蓄積された文書等の電子データと、該電子データへのアクセスを許可するユーザの識別情報等とを対応付けて後述する文書アクセス管理テーブル１２３に記憶させ、管理する管理手段の機能を備える。また、この管理に係る処理は、管理手順の処理である。アクセス権管理部１２１は、アカウント管理部１２１ａ及び文書アクセス管理部１２１ｂを備えるとともに、転送部からの依頼を受けてアクセス権の生成を行う機能を有する。

アカウント管理テーブル１２２は、ユーザの認証情報であるアカウント、パスワード、メールアドレス等の、識別情報をユーザ毎に対応付けて記憶する機能を有する。文書アクセス管理テーブル１２３は、文書毎にどのユーザにアクセスを許可するかをメールアドレスやユーザのアカウントと対応付けて記憶をし、また、文書毎に、その文書へのアクセス期限や転送回数を記憶する機能を有する。
文書データ蓄積部１２４は、文書や画像等の電子データを蓄積する蓄積手段の機能を備える。また、この蓄積に係る処理は、蓄積手順の処理である。

登録受付部１２５は、ユーザからの文書等の電子データの蓄積要求を受けて、そのユーザについてのみアクセス権を付与した状態で、その電子データを文書データ蓄積部１２４に蓄積する機能を備える。合わせて、蓄積を要求してきたユーザに対し、図７に示すような、文書取得用ＵＲＬと文書転送用ＵＲＬが記載された電子メールを送信し、そのユーザが、文書の取得及び（ＵＲＬの配布を介した）転送を容易に行えるようにする機能も備える。

転送部１２６は、文書転送用ＵＲＬを用いたアクセスを受け付けて、そのアクセス元であるユーザ（転送元ユーザ）からの要求に応じて他のユーザ（転送先ユーザ）に文書等の電子データへのアクセス権を設定する機能を持ち、該他のユーザ（転送先ユーザ）に対し、その文書にアクセスするための文書取得用ＵＲＬと更に文書転送用ＵＲＬを記載した電子メールを作成し、メールサーバを介して該他のユーザ（転送先ユーザ）に通知する機能を持つ。

ｗｅｂサーバ機能部１２７は、ＨＴＴＰプロトコルによってネットワーク６０上の情報処理端末３０のブラウザに表示する転送処理に対応する画面を提供したり、情報処理端末３０からのＵＲＬアクセスを受け付ける機能を有する。
通信部１２８は、文書サーバ１０とネットワーク６０とを接続し、ネットワークを介して外部装置との間で情報を送受信する機能を備える。

ここで、文書データ蓄積部１２４に蓄積された電子データの取得は、文書取得用ＵＲＬにアクセスをして行う。この文書取得用ＵＲＬは登録受付部１２５で作成され、電子メールでユーザに通知されるが、その電子メールを直接他のユーザに転送をしても、転送先の他のユーザはその電子メールに記載された文書取得用ＵＲＬにアクセスをして電子データを取得することはできない。該他のユーザは、文書へのアクセス権を持たないためである。

ユーザ（転送元ユーザ）は、文書転送用ＵＲＬを用いて転送部１２６にアクセスし、後述するように文書の転送を指示することにより、該転送先のユーザが該文書にアクセスできるようにアクセス権を設定すると共に、文書取得用ＵＲＬと文書転送用ＵＲＬが記載された電子メールを文書サーバ１０から転送先のユーザに送信することができる。この転送電子メールを受信した転送先のユーザは、その電子メールに記載された文書取得用ＵＲＬから電子データにアクセスをするとが可能となる。そして、更に別のユーザ（次の転送先ユーザ）に転送する場合は、文書転送用ＵＲＬを介して、転送部１２６にアクセスし、その指示を行うことができる。

この文書サーバ１０の特徴的な点の一つは、文書転送用ＵＲＬを用いてアクセスされたことに応じて、転送先として指定されたユーザ（のメールアドレス）に対するアクセス権を設定すると共に、文書取得用ＵＲＬと文書転送用ＵＲＬを記載した電子メールをその転送先のユーザに送信することにより転送先のユーザが電子データにアクセスすることが可能になる点である。以下、この点について説明する。

以下、図４乃至図６を用いて、文書サーバ１０が文書データ蓄積部１２４に蓄積されている特定の電子データへのアクセスをユーザに許可するための処理の一例について説明する。
図４には、文書サーバ１０の文書データ蓄積部１２４に蓄積されている文書等の電子データにアクセスする権限を持つユーザに対して作成され、送信される電子メールの文面が示されている。なお、以降、この電子メールを指定文書配布用メールという。

この指定文書配布用メールは文書サーバ１０の登録受付部１２５で作成されるものであり、文書データ蓄積部１２４に蓄積されている特定の電子データへアクセスするための第１アクセス先情報である文書取得用ＵＲＬが記載されている。
なお、ここで示した文面は、他のユーザに転送することを考慮してはいない。

この指定文書配布用メールの送信先メールアドレスは「ａａａ＠ｘｘｘ」、受信先メールアドレスは「ｂｂｂ＠ｙｙｙ」である。文書取得用ＵＲＬには、文書データ蓄積部１２４に蓄積された文書を識別するための文書ＩＤ（ｄｏｃｉｄ）は「０１２３４５」、ユーザを識別するためのメールアドレス（ｍａｄｒ）は「ｂｂｂ＠ｙｙｙ」が記載されている。
以下、文書取得用ＵＲＬに含まれる文書ＩＤで特定される文書を「指定文書」という。

図５は、文書アクセス管理テーブル１２３に蓄積されたデータの一例を示したものである。
このデータから、文書ＩＤ「０１２３４５」の指定文書に対し、「ａａａ＠ｘｘｘ」と「ｂｂｂ＠ｙｙｙ」のメールアドレスを持つユーザがアクセスを許可されている。文書ＩＤ「１１１１１１」の文書に対しては、「ａａａ＠ｘｘｘ」のメールアドレスを持つユーザがアクセスを許可されていることがわかる。
なお、１つの文書ＩＤに対して、複数のユーザのメールアドレスを登録することが可能である。

ところで、図４に示した指定文書配布用メールを受信したメールアドレス「ｂｂｂ＠ｙｙｙ」のユーザ（転送先ユーザ）は、情報処理端末３０を用いてこの電子メールを受信し、そこに記載された文書取得用ＵＲＬにアクセスをすることにより、指定文書を取得することができる。

図６に、ユーザが指定文書配布用メールに記載された文書取得用ＵＲＬにアクセスをしたときの、文書サーバ１０のＣＰＵ１０１が実行する処理のフローチャートを示す。
文書サーバ１０のＣＰＵ１０１は、文書取得用のＵＲＬにアクセスを受けたことを検知すると、図６の処理を開始する。
ＣＰＵ１０１は、文書取得用のＵＲＬから、指定文書の文書ＩＤと当該電子メールを受信したユーザのメールアドレスを取得する（Ｓ１１）。

ＣＰＵ１０１は、文書アクセス管理テーブル１２３を参照し（Ｓ１２）、取得したメールアドレスが、ステップＳ１１で取得した文書ＩＤに対してアクセスが許可されているメールアドレスと一致するか否かを判断する（Ｓ１３）。ステップＳ１３でＹｅｓの場合、ＣＰＵ１０１は、指定文書をｗｅｂサーバ機能部１２７を介して、情報処理端末３０に送信する（Ｓ１４）。

一方、ステップＳ１３でＮｏの場合、ＣＰＵ１０１は、情報処理端末３０のブラウザにアクセス不可を意味する画面を表示する指示を出して（Ｓ１５）、この処理は終了する。
なお、ステップＳ１１乃至Ｓ１５の処理はアクセス制御手順の処理であり、この処理においてＣＰＵ１０１はアクセス制御手段として機能する。

なお、ユーザの特定がユーザのアカウントで行われている場合は、文書アクセス管理テーブル１２３において文書ＩＤと対応づけられているアカウントが存在するか否かを判断し、存在する場合は文書の取得ができ、存在しない場合は、アクセス不可としてもよい。

なお、以降の説明において、特に明記しない限り、ユーザは情報処理端末３０を用いて電子メールの送受信及び文書サーバ１０へのアクセスを行うものとする。
次に、この文書システムを利用してユーザが指定文書を他のユーザに転送する場合の文書サーバ１０の動作について、図７乃至図１１を用いて説明する。

文書サーバ１０は、ユーザに、文書データ蓄積部１２４に蓄積されている文書のアクセス権だけでなく、転送権限も与える場合、そのユーザに対し、図４に示した指定文書配布用メールに代えて、図７に示したような指定文書配布用メールを送信する。すなわち、第１アクセス先情報である文書取得用ＵＲＬに加えて第２アクセス先情報である文書転送用ＵＲＬも記載した電子メールを送信し、これらのアクセス先をユーザに通知する。
文書転送用ＵＲＬには、文書取得用ＵＲＬと同様、指定文書を識別するための文書ＩＤ（ｄｏｃｉｄ）と、この文書取得用ＵＲＬと文書転送用ＵＲＬを記載した指定文書配布用メールを受信したユーザを識別するためのメールアドレス（ｍａｄｒ）が記載されている。

ＵＲＬの記載から、この電子メールを受信したユーザのメールアドレスは「ｂｂｂ＠ｙｙｙ」であり、このＵＲＬによりアクセス可能な文書の文書ＩＤは「０１２３４５」であることがわかる。この電子メールを受信したユーザは、文書ＩＤ「０１２３４５」の指定文書の取得を希望する場合は、文書取得用ＵＲＬにアクセスする。文書取得用ＵＲＬにアクセスすると、図６に示したフローチャートの処理を文書サーバ１０のＣＰＵ１０１が実行し、該当の文書のデータを送信してくる。
一方、他のユーザに文書ＩＤ「０１２３４５」の文書を取得させたい場合、すなわちこの文書を他のユーザに転送したい場合には、ユーザは、文書転送用ＵＲＬにアクセスする。

図８は、図７に示した指定文書配布用メールを受信したユーザが、そこに記載された文書転送用ＵＲＬにアクセスをした後、指定文書の転送が完了するまでの間に、当該ユーザが使用する情報処理端末３０のブラウザに表示される画面を処理の順番にしたがって示したものである。
なお、ブラウザに表示する画面のデータは基本的にｗｅｂサーバ機能部１２７によって提供される。

図８に示すように、ユーザが文書転送用ＵＲＬにアクセスすると、まず転送先を入力する画面が表示される。そして、ユーザが転送先メールアドレスの入力を完了すると、電子メールを入力したメールアドレスに転送するか否かを尋ねる画面が表示される。ユーザが転送実行を選択すると、転送中を示す画面が表示され、転送が完了すると転送完了を示す画面が表示される。

図８で示した転送処理が行われるときに、文書サーバ１０が実行する処理の手順を、図９に示したシーケンス図を用いて説明する。
まず、ユーザが情報処理端末３０を用いて、指定文書配布用メールに記載されている文書転送用ＵＲＬにアクセスすると（Ｓ２０１）、文書サーバ１０のｗｅｂサーバ機能部１２７を介して文書サーバ１０の転送部１２６にアクセスすることになる。

情報処理端末３０からのアクセスを受けて、文書サーバ１０の転送部１２６は、当該ＵＲＬから指定文書の文書ＩＤと転送元であるユーザのメールアドレスを取得する（Ｓ２０２）。
なお、情報処理端末３０と文書サーバ１０の間の通信はｗｅｂサーバ機能部１２７を介して行われるが、以降の説明では、ｗｅｂサーバ機能部１２７については省略する。

転送部１２６は、アクセス権管理部１２１に、この文書ＩＤと転送元メールアドレスを渡し、転送元ユーザが指定文書にアクセスできるかを問い合わせる（Ｓ２０３）。
アクセス権管理部１２１では、文書アクセス管理部１２１ｂが文書アクセス管理テーブル１２３を参照し、アクセスの可否を判断をする。

ここでは、アクセス可能であると判断したとする。この場合は、アクセス権管理部１２１が、転送部１２６にアクセス可能であることを通知する（Ｓ２０４）。
転送部１２６はこの通知を受け取ると、情報処理端末３０のブラウザに転送先入力画面を表示するように指示を出す（Ｓ２０５）。

そのブラウザに表示された転送先入力画面にユーザが転送先メールアドレスを入力すると、情報処理端末３０はその入力を検知し、その転送先メールアドレスを転送部１２６に通知する（Ｓ２０６）。転送部１２６はこの通知を受けると、転送先確認画面を表示することを情報処理端末３０に指示する（Ｓ２０７）。情報処理端末３０のブラウザに転送先確認が面が表示され、ユーザが実行指示を意味する実行ボタンを押すと、情報処理端末３０は、その実行指示を検知し、転送部１２６に対し転送実行の指示を出す。

転送部１２６は、ステップＳ２０８の実行指示を受け付けると、情報処理端末３０のブラウザに転送中画面を表示するように指示を出す（Ｓ２０９）と共に、アクセス権管理部１２１には、指定文書に転送先メールアドレスのアクセス権を付与することを要求する（Ｓ２１０）。

この要求を受けたアクセス権管理部１２１では、アカウント管理部１２１ａが文書アクセス管理テーブル１２３を参照し、転送先メールアドレスがアクセスが許可されているメールアドレスであることを確認する。ここではアクセスが許可されていることを確認したとする。すると、アクセス権管理部１２１は、アクセス権を付与することを転送部１２６に通知する（Ｓ２１１）。

そして、この通知を受けた転送部１２６は、転送先メールアドレスに対する指定文書配布用メールを作成し（Ｓ２１２）、作成したその電子メールを転送先アドレスに送信するためにメールサーバ２０に渡すとともに（Ｓ２１３）、情報処理端末３０に対しては、転送完了画面の表示を指示する（Ｓ２１４）。

以上が電子メールを転送する際に、文書サーバ１０が行う処理の手順である。上述した処理を文書サーバ１０が行うにあたり、文書サーバ１０のＣＰＵ１０１が制御する処理をフローチャートで示したのが図１０及び図１１である。以下、図１０及び図１１を用いて、ＣＰＵ１０１が行う処理について説明する。
この処理は、文書転送用ＵＲＬにアクセスされたことを文書サーバ１０のＣＰＵ１０１が検知すると開始される。

まず、ＣＰＵ１０１は、アクセスに用いられた文書転送用ＵＲＬから指定文書の文書ＩＤ（ｄｏｃｉｄ）と転送元ユーザのメールアドレス（ｍａｄｒ）を取得すると（Ｓ２１）、文書アクセス管理テーブル１２３を参照する（Ｓ２２）。ＣＰＵ１０１は、取得したメールアドレスが、文書アクセス管理テーブル１２３において取得した文書ＩＤに対してアクセス許可されているメールアドレスと一致するか否かを判断する（Ｓ２３）。ステップＳ２３でＮｏの場合、情報処理端末３０に対し、そのブラウザにアクセス不可画面を表示するように指示を出し（Ｓ２５）、この処理は終了する。

一方、ステップＳ２３でＹｅｓの場合、ＣＰＵ１０１は情報処理端末３０に対し、そのブラウザに転送先入力画面の表示をするように指示を出す（Ｓ２４）。次に、ステップＳ２４の指示に基づき表示された転送先入力画面にユーザが転送先メールアドレスを入力すると、情報処理端末３０がそのメールアドレスを文書サーバ１０に通知する。

ＣＰＵ１０１はその通知を受け取ることにより、転送先メールアドレスを取得する（Ｓ２６）。
ここで、ＣＰＵ１０１は、転送先数を変数ｄｓｔ＿ｃｏｕｎｔに代入すると共に、各転送先メールアドレスを変数ｄｓｔ［ｉ］に代入する。ただしｉ＝０〜ｄｓｔ＿ｃｏｕｎｔ−１である。

次に、ＣＰＵ１０１は情報処理端末３０に対し、ブラウザに転送確認画面を表示するように指示を出す（Ｓ２７）。ＣＰＵ１０１は、この転送確認画面にユーザが入力した指示が実行であるか否かを判断し（Ｓ２８）、Ｎｏの場合は、情報処理端末３０に対し、そのブラウザに中止画面を表示するように指示をし（Ｓ３０）、この処理を終了する。

ステップＳ２８でＹｅｓの場合は、情報処理端末３０に対し、そのブラウザに転送中画面の表示を出すように指示をする（Ｓ２９）。一方で、メールアドレス変数ｉを０とし（Ｓ３１）、ステップＳ２６で取得した転送先数ｄｓｔ＿ｃｏｕｎｔがｉより大きいか否かを判断する（Ｓ３２）。

ステップＳ３２でＹｅｓの場合は、文書ＩＤに転送先電子メールｄｓｔ［ｉ］のアクセス権を付与し（Ｓ３３）、ｄｓｔ［ｉ］宛の指定文書配布用メールを作成し、メールサーバ２０に当該電子メールを渡す（Ｓ３５）。該電子メールには、文書取得用ＵＲＬと文書転送用ＵＲＬを記載し、両ＵＲＬには指定文書の文書ＩＤとメールアドレスｄｓｔ［ｉ］を記載する。メールサーバ２０は、その渡された電子メールを、宛先アドレスに対して送信する。
次に、ＣＰＵ１０１は、変数ｉに１を加算し（Ｓ３６）、ステップＳ３２に戻る。ステップＳ３３、３５、３６の処理は、ステップＳ３２がＮｏとなるまで続く。ステップＳ３２がＮｏになると、情報処理端末３０に対し、そのブラウザにアクセス転送完了画面の表示を指示し、この処理を終了する。

以上の処理により、文書転送用ＵＲＬを用いてアクセスされたことに応じて、そのアクセス元から指定されたユーザを、転送用ＵＲＬにより特定された文書へのアクセスを許可するユーザ
として文書アクセス管理テーブル１２３に登録することができる。また、その指定されたユーザのアドレスに対し、その特定された文書にアクセスするための文書取得用ＵＲＬと文書転送用ＵＲＬとを通知する電子メールを送信することができる。
従って、文書サーバ１０に蓄積された文書に対してアクセス管理を行いつつ、文書に対してアクセス権を持つユーザは、その文書へのアクセス権を、簡単な操作で他のユーザに転送することができる。

なお、指定文書にアクセスする際にパスワードが必要な設定にしてもよく、その場合は、ステップＳ２４の処理の前に、パスワードを入力する画面を表示するよう指示を出し、ＣＰＵ１０１が取得した文書ＩＤに対応付けられたパスワードと一致するものが、文書アクセス管理テーブル１２３にあるか否かを判断するようにしてもよい。

上述した実施形態では、転送先のユーザが指定文書へのアクセスが許可されているか否かを、該ユーザのメールアドレスで管理していたが、アカウントで管理する方法も考えられる。そこで、別の実施形態として、ユーザが指定文書へのアクセスが許可されているか否かをアカウントで管理する処理について、図１２乃至図２１を用いて説明する。

まず、図１２に示した表は、アカウント管理テーブル１２２において、アカウント毎にパスワードとメールアドレスを対応付けて管理している場合の一例である。
ここでは、アカウント「ａｌｐｈａ」、「ｂｅｔａ」「ｇａｍｍａ」についてそれぞれパスワードとメールアドレスが対応付けられて管理している。

図１３に示した表は、文書アクセス管理テーブル１２３において、文書ＩＤに対しアクセスを許可するアカウントを対応付けて管理している場合の一例である。
この表によれば、文書ＩＤ「０１２３４５」の文書に対し、アカウントが「ａｌｐｈａ」と「ｂｅｔａ」であるユーザがアクセスを許可されている。また文書ＩＤ「１１１１１１の文書に対し、アカウントが「ａｌｐｈａ」であるユーザがアクセスを許可されている。

図１４は、文書取得用ＵＲＬと文書転送用ＵＲＬを記載した指定文書配布用メールの文面を示したものである。
文書取得用ＵＲＬと文書転送用ＵＲＬには、指定文書を識別するための文書ＩＤ（ｄｏｃｉｄ）と、この電子メールを受信したユーザを識別するためのアカウント（ａｃｃｏｕｎｔ）が記載されている。この電子メールを受信したユーザは、指定文書にアクセスする場合は、文書取得用ＵＲＬにアクセスをする。更に、指定文書の転送を希望する場合は、該文書転送用ＵＲＬにアクセスをする。

ところで、（１）の文面は、このメールを受信したユーザ、すなわちこのメールの作成時に、転送先として指定されたユーザのアカウントが、既にアカウント管理テーブル１２２に登録されていた場合に作成される文面である。
一方、（２）は、アカウント管理テーブル１２２に登録がなかったため、新規アカウントを作成してアクセス権を設定した場合に作成される文面である。

（２）の文面によれば、この電子メールを受信したユーザ（転送先ユーザ）のアカウントは「ｄｅｌｔａ」であり、パスワードは「ｐａｓｓｗｏｒｄ」である。指定文書の文書ＩＤは「０１２３４５」である。
この新規に作成されたアカウントは、文書アクセス管理テーブル１２３に新たに蓄積されることになる。
新規にアカウントを作成する処理については、以下の説明において併せて説明する。

図１５は、ユーザが文書取得用ＵＲＬにアクセスし、文書をダウンロードする際に、ユーザが用いる情報処理端末３０のブラウザに表示されるダウンロード用の画面である。
画面にはアカウントが表示されるので、ユーザはそのアカウントに対応付けられているパスワードを入力し、入力完了ボタンを押す。

ユーザが入力完了ボタンを押すと、情報処理端末３０が検知し、文書サーバ１０に実行指示が通知される。この実行指示を検知した文書サーバ１０は、パスワードが正しければ、文書データ蓄積部１２４に蓄積された電子データの中から、文書ＩＤから識別される電子データをｗｅｂサーバ機能部１２７を介して、情報処理端末３０に送信する。これにより、ユーザは指定文書を取得する。

次に、図１４に示した指定文書配布用メールを受信したユーザ（転送元ユーザ）が、指定文書を他のユーザ（転送先ユーザ）に転送することを目的として、文書転送用ＵＲＬにアクセスをし、転送が完了するまでの間に、情報処理端末３０のブラウザに表示される画面の遷移を、図１６に示す。

まず、図１４に示す電子メールを受信したユーザが文書転送用ＵＲＬにアクセスすると、転送元となる当該ユーザのアカウントが表示されたパスワード入力画面が表示される。
該転送元ユーザは記載されたアカウントに対応付けられたパスワードを入力し、入力完了を選択する。
該転送元ユーザが入力完了を選択すると、転送先を入力する画面が表示されるので、転送先メールアドレスの入力をし、入力完了ボタンを選択する。

ここでは２つのメールアドレスを入力しているが、転送先として入力するメールアドレスの数は特に設定をしない限りは限定されない。次に、電子メールを入力したメールアドレスに転送するか否かを尋ねる画面が表示されるので、転送実行を選択する。

次に転送先として入力したメールアドレスにアカウントが存在しない場合、アカウントを新規作成するために、アカウント名の入力を指示する画面が表示される。
ここでは、転送先として２つのメールアドレスを入力し、そのうちの１つについてアカウントが存在していない場合について説明する。

ユーザは、表示された画面のアカウント入力欄に任意のアカウント名を入力し、アカウント作成ボタンを選択する。アカウント作成ボタンを選択すると、新規アカウントが作成され、作成後に転送が開始する。転送が開始すると、転送中を示す画面が表示され、転送が完了を示す画面が表示される。
なお、アカウントが存在しないメールアドレスが複数存在する場合は、そのメールアドレスの数だけ、アカウント作成の処理を繰り返して、アカウントを新規作成する。

次に、図１６で示した転送処理が行われるときに、文書サーバ１０が行う処理の手順を、図１７及び図１８に示したシーケンス図を用いて説明する。
まず、ユーザが情報処理端末を用いて、図１４に示した電子メールに記載されている文書転送用ＵＲＬにアクセスすると（Ｓ３０１）、文書サーバ１０の転送部１２６にアクセスする。

情報処理端末３０からのアクセスを受けて、文書サーバ１０の転送部１２６は、当該ＵＲＬから指定文書の文書ＩＤと転送元であるユーザのアカウントを取得する（Ｓ３０２）。
転送部１２６は、アクセス権管理部１２１に、この文書ＩＤとアカウントを渡し、転送元ユーザが指定文書にアクセスできるかを問い合わせる（Ｓ３０３）。

アクセス権管理部１２１では、文書アクセス管理部１２１ｂが文書アクセス管理テーブル１２３を参照し、アクセスの可否を判断する。ここでは、アクセス可能であると判断したとする。この場合は、アクセス権管理部１２１が、転送部１２６にアクセス可能であることを通知する（Ｓ３０４）。

転送部１２６はこの通知を受け取ると、情報処理端末３０のブラウザにパスワード入力画面を表示するように指示を出す（Ｓ３０５）。この画面にユーザがパスワードを入力すると、情報処理端末３０は、文書サーバ１０の転送部１２６にユーザが入力したパスワードを通知する（Ｓ３０６）。転送部１２６は、入力されたパスワードが転送元アカウントのパスワードと一致するか、アクセス権管理部１２１に問い合わせる（Ｓ３０７）。

ここでは、一致したとする。アクセス権管理部１２１は、パスワードが一致したことを転送部１２６に通知する（Ｓ３０８）。この通知を受け取ると、転送部１２６は、情報処理端末３０のブラウザに転送先入力画面を表示することを指示する（Ｓ３０９）。ユーザが情報処理端末３０のブラウザに表示された転送先入力画面に、転送先のメールアドレスを入力すると、情報処理端末３０は、入力された転送先のメールアドレスを転送部１２６に通知する（Ｓ３１０）。

転送部１２６はこの通知を受け取ると、転送先確認画面を表示することを情報処理端末３０に指示する（Ｓ３１１）。次に、情報処理端末３０のブラウザに転送先確認画面が表示され、ユーザが実行指示を意味する実行ボタンを押すと、情報処理端末３０は、その実行指示を検知し、転送部１２６に対し転送実行の指示を出す（Ｓ３１２）。

この指示を受けた転送部１２６は、アクセス権管理部１２１に転送先として入力されたメールアドレスに対応するアカウントがあるか問い合わせる（Ｓ３１３）。この問合せを受けたアクセス権管理部１２１では、アカウント管理部１２１ａがアカウント管理テーブル１２２に、転送先として入力されたメールアドレスに対応するアカウントがあるか確認をする。

ここでは、対応するアカウントが無いとする。アクセス権管理部１２１は、転送部１２６に対し、対応するアカウントが無いことを通知し（Ｓ３１４）、この通知を受けた転送部１２６は、情報処理端末３０のブラウザにアカウント新規作成画面を表示することを指示する（Ｓ３１５）。

この指示を受けて表示されたアカウント新規作成画面にユーザがアカウントを入力すると、情報処理端末３０は、その入力されたアカウントを転送部１２６に通知する（Ｓ３１６）。
この通知を受けた転送部１２６は、アクセス権管理部１２１に入力されたアカウントを渡し、アカウントの作成を依頼し（Ｓ３１７）、アクセス権管理部１２１のアカウント管理部１２１ａがアカウントを作成する（Ｓ３１８）。なお、作成したアカウントとそれに対応するメールアドレスは、アカウント管理テーブル１２２に蓄積される。

アカウントを作成すると、アクセス権管理部１２１は、転送部１２６にアカウントを作成したことを通知する（Ｓ３１９）。この通知を受け取ると、転送部１２６は、情報処理端末３０に対しては、そのブラウザに、転送中画面を表示するように指示を出し（Ｓ３２０）、アクセス権管理部１２１に対しては、作成したアカウントに、転送対象の指定文書に対するアクセス権を設定することを要求する（Ｓ３２１）。

アクセス権管理部１２１はこの要求に応じて、アクセス権を設定し（Ｓ３２２）、転送部１２６に対し、アクセス権を設定したことを通知する（Ｓ３２３）。
この通知を受けると、転送部１２６は、指定文書配布用のメールを作成し（Ｓ３２４）、作成した指定文書配布用メールをメールサーバに渡す（Ｓ３２５）とともに、情報処理端末３０のブラウザに、転送完了画面を表示するように指示を出す（Ｓ３２６）。

なお、上記の処理において、転送部１２６が、転送先ユーザがアカウントを有していない場合に、アカウントを新規作成し、アカウント管理テーブル１２２及び文書アクセス管理テーブル１２３に登録すると共に、指定文書配布用メールを作成し、転送先ユーザに送信するために、メールサーバに作成したメールを通知する処理は、アクセス許可設定手順であり、この処理において転送部１２６はアクセス許可設定手段として機能する。

以上が、電子メールを転送する際に、文書サーバ１０が行う処理の手順である。上述した処理を文書サーバ１０が行うにあたり、文書サーバ１０のＣＰＵ１０１が制御する処理をフローチャートで示したのが図１９、図２０及び図２１である。以下、図１９、図２０及び図２１を用いて、ＣＰＵ１０１が行う処理について説明する。

この処理は、文書転送用ＵＲＬが記載された電子メールを取得したユーザが、情報処理端末３０を用いて、文書転送用ＵＲＬにアクセスしたことを文書サーバ１０のＣＰＵ１０１が検知すると開始される。

まず、ＣＰＵ１０１は、アクセスに用いられた文書転送用ＵＲＬから指定文書の文書ＩＤ（ｄｏｃｉｄ）と転送元ユーザのアカウント（ａｃｃｏｕｎｔ）を取得すると（Ｓ４１）、文書アクセス管理テーブル１２３を参照する（Ｓ４２）。ＣＰＵ１０１は、文書アクセス管理テーブル１２３を参照し、取得したアカウントが取得した文書ＩＤに対してアクセス許可されているアカウントと一致するか否かを判断する（Ｓ４３）。ステップＳ４３でＮｏの場合、情報処理端末３０に対し、そのブラウザにアクセス不可画面を表示するように指示を出し（Ｓ４５）、この処理は終了する。

ステップＳ４３でＹｅｓの場合、情報処理端末３０に対し、そのブラウザにパスワード入力画面を表示するように指示を出す（Ｓ４４）。次に、ステップＳ４４の指示に基づき表示されたパスワード先入力画面にユーザが転送先のパスワードを入力すると、ＣＰＵ１０１はその入力を検知して、アカウントと対応するパスワードを取得する（Ｓ４６）。ＣＰＵ１０１は、アカウント管理テーブル１２２を参照し（Ｓ４７）、入力されたパスワードについて、転送元のユーザのアカウントに対応付けられたパスワードと一致するか否かを判断する（Ｓ４８）。

ステップＳ４８でＮｏの場合、ＣＰＵ１０１は情報処理端末３０のブラウザに、パスワードエラー画面を表示するように指示をし（Ｓ４９）、この処理を終了する。
ステップＳ４８でＹｅｓの場合、ＣＰＵ１０１は情報処理端末３０のブラウザに、転送先入力画面を表示するように指示を出す（Ｓ５０）。

次に、ステップＳ５０の指示に基づき表示された転送先入力画面にユーザが転送先メールアドレスを入力すると、情報処理端末３０がそのメールアドレスを文書サーバ１０に通知する。ＣＰＵ１０１はその通知を受け取ることにより、転送先メールアドレスを取得する（Ｓ５１）。
ここで、ＣＰＵ１０１は、転送先数を変数ｄｓｔ＿ｃｏｕｎｔに代入すると共に、各転送先メールアドレスを変数ｄｓｔ［ｉ］に代入する。ただしｉ＝０〜ｄｓｔ＿ｃｏｕｎｔ−１である。

次に、ＣＰＵ１０１は情報処理端末３０に対し、そのブラウザに転送確認画面を表示するように指示を出す（Ｓ５２）。この転送確認画面にユーザが指示を入力すると、ＣＰＵ１０１は、その入力された指示を検知し、指示が実行であるか否かを判断する（Ｓ５３）。Ｎｏの場合は、情報処理端末３０に対し、そのブラウザに中止画面を表示するように指示をし（Ｓ５５）、この処理を終了する。

ステップＳ５３でＹｅｓの場合、情報処理端末３０のブラウザに転送中画面を表示するように指示を出す（Ｓ５４）。一方で、メールアドレス変数ｉを０とし（Ｓ５６）、転送先回数ｄｓｔ＿ｃｏｕｎｔがｉより大きいか否かを判断する（Ｓ５７）。ステップＳ５７でＹｅｓの場合は、ＣＰＵ１０１はアカウント管理テーブル１２２を参照し（Ｓ５９）、転送先メールアドレスに対応するアカウントが存在するか否かを判断する（Ｓ６０）。
ステップＳ６０でＮｏの場合、ＣＰＵ１０１は情報処理端末３０のブラウザにアカウント新規作成画面の表示を指示する（図２１のＳ６６）。

ステップＳ６６で表示された画面にユーザがアカウントを入力すると、ＣＰＵ１０１にそのアカウントが通知され、ＣＰＵ１０１はブラウザで入力されたアカウント｛ａｃｃｏｕｎｔ｝を取得する（Ｓ６７）。次に、ＣＰＵ１０１は、取得したアカウント｛ａｃｃｏｕｎｔ｝に対するパスワード｛ｐａｓｓｗｏｒｄ｝を作成し、メールアドレス及びアカウントと対応付けてアカウント管理テーブル１２２に登録し（Ｓ６８）、ステップＳ６１に進む。

なお、ここでは、パスワードは文書サーバ１０が自動的に設定をしているが、ユーザがアカウントを入力するときに、一緒にパスワードも入力させ、ステップＳ６７でアカウントとパスワードを取得するようにしてもよい。

ステップＳ６０でＹｅｓの場合は、そのまま図２１のステップＳ６１に進む。ステップＳ６１では、文書ＩＤに対応付けられた転送先メールアドレスｄｓｔ［ｉ］にアクセス権を付与し（Ｓ６１）、ｄｓｔ［ｉ］宛の指定文書配布用メールを作成する（Ｓ６２）。該電子メールには、文書取得用ＵＲＬと文書転送用ＵＲＬを記載し、両ＵＲＬには指定文書の文書ＩＤ｛ｄｏｃｉｄ｝と転送先ユーザのアカウント｛ａｃｃｏｕｎｔ｝を記載する。

次に、ＣＰＵ１０１は、記載したアカウントがステップＳ６６〜Ｓ６８の処理によって新たに作成したアカウントかどうかを判断する（Ｓ６３）。ステップＳ６３でＹｅｓの場合、ステップＳ６２で作成した指定文書配布用メールに、そのアカウントとパスワードを追記すると共に、文書アクセス管理テーブルに文書ＩＤと対応付けて登録する（Ｓ６４）。

その後、メールサーバ２０に作成した指定文書配布用メールを渡す（Ｓ６５）。一方、ステップＳ６３でＮｏの場合は、ステップＳ６２で作成したメールをメールサーバ２０に渡す。いずれの場合も、メールサーバ２０は、その渡された電子メールを、宛先アドレスに対して送信する。
なお、新規に作成したたカウントの文書アクセス管理テーブル１２３への登録は、ステップＳ６８の処理と同時に行ってもよいし、ステップＳ６１の処理と同時に行ってもよい。

次に、ＣＰＵ１０１は、変数ｉに１を加算し（Ｓ６６）、ステップＳ５６に戻る。ステップＳ５７乃至Ｓ６５の処理は、ステップＳ５７がＮｏとなるまで続き、ステップＳ５７がＮｏになると、情報処理端末３０に対し、そのブラウザにアクセス転送完了画面の表示を指示し、この処理を終了する。

以上が、本発明の一実施形態における文書サーバ１０のＣＰＵ１０１が行う処理である。ユーザの識別情報として、上記のようなアカウントを利用しても、メールアドレスを用いる場合と同様、文書サーバ１０に蓄積された文書に対してアクセス管理を行いつつ、文書に対してアクセス権を持つユーザは、その文書へのアクセス権を、簡単な操作で他のユーザに転送可能とすることができる。また、アカウントを用いるとユーザをパスワードにより認証することができるので、メールアドレスを用いる場合に比べてセキュリティを向上させることができる。

次に、別の実施形態として、文取得用ＵＲＬが記載された電子メールを受信したユーザに対して指定文書へのアクセス期間を設ける処理について説明する。ユーザは、その設定されたアクセス期間を過ぎるとアクセスが認められない。

図２２に示したのは、転送元ユーザが転送先ユーザのアクセス権に期限を設定する場合に、転送元ユーザに対し、情報処理端末３０のブラウザに最初に表示される画面である。
転送元ユーザは、転送先ユーザのメールアドレスを入力すると共に、転送先ユーザが指定文書にアクセスすることが可能な期限を入力する。ここでは、「日数」を基準に設定をしているが、「時間数」や「日時」等を基準に設定をしてもよい。
この画面を入力後は、図８に示したものと同じものが、処理にしたがって表示される。

図２３に示した表は、文書アクセス管理テーブル１２３において、文書ＩＤに対しアクセスを許可するユーザのメールアドレスとそのアクセスが許可されている期限とを対応付けて管理している表の一例である。表にあるように、文書ＩＤに対しアクセスを許可するメールアドレス毎にアクセス期限を設定することが可能である。

なお、文書アクセス管理テーブル１２３に蓄積されている、アクセスを許可するユーザメールアドレスであっても、期限日時が経過していればアクセスは不可となる。したがって、定期的に文書アクセス管理テーブル１２３の期限日時を監視して、期限日時を過ぎているメールアドレスは削除するようにしてもよい。

図２４は、図７及び図１４と同様に、文書取得用ＵＲＬと文書転送用ＵＲＬを記載した指定文書配布用メールの文面を示したものである。ここでは、この電子メールを受信したユーザ（転送先ユーザ）が指定文書にアクセス可能な期限が記載されている。転送先ユーザはこの期限を過ぎると、指定文書へのアクセスが許可されなくなる。

次に、図２５及び図２６に、転送元ユーザが指定文書配布用メールの転送を実行する際に、文書サーバ１０のＣＰＵ１０１が制御する処理をフローチャートにして示した。このフローチャートは、図１０及び図１１のフローチャートと基本的な処理は同じなので、異なる部分についてのみ説明する。

まず、図１０のステップＳ２６では、情報処理端末３０の転送先入力画面からユーザによって入力された転送先メールアドレスをＣＰＵ１０１が取得するが、図２５のステップＳ７６では、転送先メールアドレスに加え、ユーザが入力したアクセス期限日数（ｄａｙｓ）もＣＰＵ１０１は取得する。

次に、図１１のステップＳ３３ではＣＰＵ１０１は文書ＩＤに転送先メールアドレスｄｓｔ［ｉ］のアクセス権を付与しているが、これに対応する処理として図２６のステップＳ８３で、ＣＰＵ１０１は処理を行っている現在日時を取得し、その現在日時にステップＳ７６で取得した期限日数を加算（期限ｔｅｒｍ←現在日時＋ｄａｙｓ）し、ステップＳ８４で文書ＩＤにステップＳ８３で計算した期限付きのアクセス権を転送先メールアドレスｄｓｔ［ｉ］に対して付与する。このとき、文書アクセス管理テーブル１２３に、文書ＩＤと対応付けて登録する。

そして、ステップＳ８７で、ＣＰＵ１０１は文書転送用ＵＲＬに、指定文書の文書ＩＤと転送先メールアドレスと、転送先ユーザが指定文書にアクセス可能な期限（ｔｅｒｍ）を記載した、指定文書配布用メールを作成し、メールサーバに渡す。
以上が、図１０及び図１１と異なる処理を行う箇所である。それ以外は、図１０及び図１１の処理と同じ処理を繰り返す。

以上のようにして、転送先ユーザに対し、指定文書へのアクセスを一定期間に制限することが可能となる。このような期限を設けて、ユーザへのアクセス権を認めることにより、機密性の高い文書等が流出するリスクを減らすことができる。
また、指定文書配布用メールの作成時にアクセス期限を設定するため、後から転送されたユーザに対しても、アクセス期間を同じ期間設けることが可能となる。

なお、アクセスを許可する期間は、文書アクセス管理テーブル１２３に文書ＩＤを登録する際に、その登録時点から所定期間を、アクセスを許可する期間としてもよい。このように設定をすると、転送先ユーザ間では、アクセスできる期間が異なってしまうが、確実に一定期間のみのアクセスとなるので、機密性の高い文書等の流出を減らすことができる。

なお、上述の説明では、ユーザの指定文書へのアクセス権の有無は、ユーザのメールアドレスで確認しているが、ユーザのアカウントで確認する場合でも、同様にアクセス許可期限の設定は可能であり、同じ効果が得られる。

次に、別の実施形態として、転送許可回数を設定する処理について説明する。
図２８は、転送を許可する回数を設定した場合の、転送の流れを示したイメージ図である。
この図は、指定文書へのアクセス権を、初めの転送元から数えて３回までは転送できることを示している。

ここでは初めの転送元ユーザのメールアドレスは「ａａａ＠ｘｘｘ」である。例えば、「ａａａ＠ｘｘｘ→ｂｂｂ＠ｙｙｙ」が１回目の転送、「ｂｂｂ＠ｙｙｙ→ｃｃｃ＠ｚｚｚ」が２回目の転送、「ｃｃｃ＠ｚｚｚ→ｆｆｆ＠ｚｚｚ」が３回目の転送となる。「ｆｆｆ＠ｚｚｚ」が他のユーザに転送をすると、それは４回目の転送となるので認められない。

同様に、「ｃｃｃ＠ｚｚｚ→ｇｇｇ＠ｚｚｚ」が３回目の転送となるので、「ｇｇｇ＠ｚｚｚ」が他のユーザに転送をすることは認められない。
なお、「ｃｃｃ＠ｙｙｙ」が他のユーザに転送をするのは、２回目の転送、「ｄｄｄ＠ｚｚｚ」が他のユーザに転送をするのは３回目の転送となるので、転送を行うことは可能である。

図２９は、文書取得用ＵＲＬと文書転送用ＵＲＬを記載した指定文書配布用メールの文面を示したものである。ここでは、指定文書への残転送回数が記載されている。
このメールを受信したユーザは、この記載から、他のユーザへの転送が可能であるかがわかる。

この転送回数は、電子データを文書データ蓄積部１２４に蓄積時に設定し、文書アクセス管理テーブル１２３において管理することとする。但し、この文書データ蓄積部１２４に蓄積する電子データについては、一律で所定の転送許可回数を設定してもいいし、ユーザが他のユーザに指定文書配布用メールを作成する際に、その作成過程において、個別に回数を設定するようにしてもよい。なお、指定文書配布用メールの作成過程において転送許可回数を設定する場合は、その転送許可回数は、アクセス権を付与する際に、文書アクセス管理テーブル１２３に、文書ＩＤと対応付けて登録される。

図３０及び図３１に、転送元ユーザが転送を実行する際に文書サーバ１０のＣＰＵ１０１が制御する処理をフローチャートで示した。このフローチャートは、図１０及び図１１のフローチャートと基本的な処理は同じなので、異なる部分についてのみ説明する。

図１０では、ステップＳ２３での判断がＹｅｓの場合は、情報処理端末３０に対し、そのブラウザに転送先入力画面を表示することを指示するが、図３０では、ステップＳ２３に対応するステップＳ９３の判断がＹｅｓの場合は、再度、文書アクセス管理テーブル１２３を参照し（Ｓ９４）、転送回数（ｔｒａｎｓ＿ｃｏｕｎｔ）が、文書アクセス管理テーブル１２３で文書ＩＤに対応付けられて管理されている設定回数の上限を超えているか否かを判断する。

ステップＳ９６でＹｅｓの場合は、転送許可回数の上限を超えているために指定文書へのアクセスは許可されないため、情報処理端末３０のブラウザにアクセス不可画面を表示するように指示する（Ｓ９８）。
一方、ステップＳ９６でＮｏの場合は、情報処理端末３０のブラウザに転送先入力画面を表示するように指示をする（Ｓ９７）。以降の処理は図１０及び図１１と同じである。

但し、ステップＳ１０７でアクセス権を付与する際には、転送先ユーザの転送回数は「ｔｒａｎｓ＿ｃｏｕｎｔ＋１」とする。また、このとき、「ｔｒａｎｓ＿ｃｏｕｎｔ＋１」が「転送許可回数−１」と等しい場合は、以降は転送ができないため、ステップＳ１０９で作成される指定文書配布用メールには、転送ができないことを記載するようにする。また、文書転送用ＵＲＬは記載しないようにしてもよい。

アクセス権を付与する際には、その都度、「その時点の転送回数―１」を文書アクセス管理テーブル１２３に登録する。
以上が、指定文書にアクセスするための転送メールについて転送回数に制限を設けた場合の処理である。
なお、この転送回数を制限する処理において、転送回数を０に設定することにより、転送を考慮しない、すなわち、第２アクセス先情報である文書転送用ＵＲＬを含まないアクセス先通知である指定文書配布用メールを作成するようにしてもよい。
このように転送回数を制限することで、無秩序に文書が配布されるのを防ぎ、機密性の高い文書の流出を防ぐことが可能となる。

以上で本実施形態の説明を終了するが、この発明において、装置の具体的な構成、文書サーバの具体的な構成、文書サーバが行う具体的な処理の手順等は、実施形態で説明したものに限るものではない。
例えば、文書転送用ＵＲＬに、アクセス期限と転送回数制限の両方の情報を含めてもよい。この場合、アクセスを許可する期間内であっても、転送回数制限に達したら、転送を行うことはできない。また、転送回数制限に達していなくても、アクセスを許可する期間を経過している場合も、転送を行うことはできない。

なお、このシステムにおいて文書サーバに種々のデータを記憶させるものとして説明してきたが、外部の記憶装置に記憶させ、必要に応じて文書サーバがアクセスしてデータを取得するようにしてもよい。また、文書サーバはここにおいて説明してきた種々の処理を実行することが可能であれば、情報処理装置であってよい。

また、この発明の方法の実施形態は、１の情報処理装置又は複数の情報処理装置が協働して上述した処理の手順を実行させる機能を実現させるための方法である。
更に、この発明のプログラムの実施形態は、コンピュータに所要のハードウェアを制御させ、上述した文書サーバ１０の機能を実現させるためのプログラムである。

このようなプログラムは、はじめからコンピュータに備えるＲＯＭや他の不揮発性記憶媒体（フラッシュメモリ，ＥＥＰＲＯＭ等）などに格納しておいてもよい。しかし、メモリカード、ＣＤ、ＤＶＤ、ブルーレイディスク等の任意の不揮発性記録媒体に記録して提供することもできる。それらの記録媒体に記録されたプログラムをコンピュータにインストールして実行させることにより、上述した劣化傾向の有無の判断を実行させることができる。

さらに、ネットワークに接続され、プログラムを記録した記録媒体を備える外部装置あるいはプログラムを記憶手段に記憶した外部装置からダウンロードし、コンピュータにインストールして実行させることも可能である。
以上説明してきた各実施形態、動作例及び変形例の構成は、相互に矛盾しない限り任意に組み合わせて実施可能であることは勿論である。

１０：文書サーバ、３０：情報処理端末、１０１：ＣＰＵ、１２１：アクセス権管理部、１２１ａ：アカウント管理部、１２１ｂ：文書アクセス管理部、１２２：アカウント管理テーブル、１２３：文書アクセス管理テーブル、１２４：文書データ蓄積部、１２５：登録受付部、１２６：転送部、１２８：通信部

特開２００５−４７６３号公報 特開２００８−４０８３０号公報

Claims (11)

1. 電子データを蓄積する蓄積手段と、
   前記蓄積手段に蓄積された電子データと、該電子データへのアクセスを許可するユーザの識別情報とを対応付けて管理する管理手段と、
   前記蓄積手段に蓄積された特定の電子データへアクセスするための第１アクセス先情報と、他のユーザに該特定の電子データへアクセスさせる設定を行うための第２アクセス先情報とを含むアクセス先通知を、指定されたユーザのアドレスに送信する送信手段と、
   前記第２アクセス先情報を用いてアクセスされたことに応じて、そのアクセス元から指定されたユーザを、前記特定の電子データへのアクセスを許可するユーザとして前記管理手段に登録すると共に、前記送信手段に該指定されたユーザのアドレスに対して前記アクセス先通知を送信させるアクセス許可設定手段とを備えることを特徴とする情報処理装置。
2. 請求項１に記載の情報処理装置であって、
   前記管理手段は、前記蓄積手段に蓄積された電子データと、該電子データへのアクセスを許可するユーザの識別情報と、該ユーザにアクセスを許可する期間とを対応付けて管理し、
   前記アクセス許可設定手段は、前記管理手段へのユーザの登録を行う場合に、その登録時点から所定期間を、該ユーザについてのアクセスを許可する期間として登録することを特徴とする情報処理装置。
3. 請求項１又は２に記載の情報処理装置であって、
   前記管理手段は、前記蓄積手段に蓄積された電子データと、該電子データへのアクセスを許可するユーザの識別情報と、該ユーザに該電子データの転送を許可する回数とを対応付けて管理し、
   前記アクセス許可設定手段は、前記管理手段への前記指定されたユーザの登録を行う場合に、該指定されたユーザについての前記転送を許可する回数として、当該情報処理装置へのアクセスに用いられた第２アクセス先情報により示されるユーザについての回数よりも少ない回数を設定し、該第２アクセス先情報により示されるユーザについての回数が０であれば、前記管理手段へのユーザの登録を行わないことを特徴とする情報処理装置。
4. 請求項３に記載の情報処理装置であって、
   前記アクセス許可設定手段は、前記指定されたユーザについて前記管理手段へ前記転送を許可する回数として０を設定する場合、前記指定されたユーザのアドレスに対して、前記第２アクセス先情報を含まないアクセス先通知を送信することを特徴とする情報処理装置。
5. 請求項１乃至４のいずれか一項に記載の情報処理装置であって、
   前記ユーザの識別情報が、該ユーザのアドレスであることを特徴とする情報処理装置。
6. 請求項１乃至４のいずれか一項に記載の情報処理装置であって、
   前記ユーザの識別情報と、該識別情報が示すユーザのアドレス及び認証情報とを対応付けて管理するアカウント管理手段を備えることを特徴とする情報処理装置。
7. 請求項６に記載の情報処理装置であって、
   前記アクセス許可設定手段が、前記アドレスによりユーザの指定を受け付け、該アドレスと対応するユーザが前記アカウント管理手段に登録されていない場合に、前記アカウント管理手段に、該アドレスと対応するユーザの情報を新たに登録させる手段を備え、該新たに登録したユーザの識別情報を、前記特定の電子データへのアクセスを許可するユーザの識別情報として前記管理手段に登録すると共に、前記アクセス先通知に、前記新たに登録したユーザの情報を記載することを特徴とする情報処理装置。
8. 
   請求項６又は７に記載の情報処理装置であって、
   前記第１アクセス先情報は、前記特定の電子データへのアクセスを許可するユーザの識別情報を含み、
   前記第１アクセス先情報を用いてアクセスされ、該第１アクセス先情報に含まれるユーザの識別情報と対応する認証情報を用いてそのアクセス元を認証した場合に、該特定の電子データへのアクセスを許可するアクセス制御手段を備えることを特徴とする情報処理装置。
9. 請求項６乃至８のいずれか一項に記載の情報処理装置であって、
   前記第２アクセス先情報は、前記特定の電子データへのアクセスを許可するユーザの識別情報を含み、
   前記アクセス許可設定手段は、前記第２アクセス先情報を用いてアクセスされ、該第２アクセス先情報に含まれるユーザの識別情報と対応する認証情報を用いてそのアクセス元を認証した場合に、該アクセス元から指定されたユーザを前記管理手段に登録することを特徴とする情報処理装置。
10. １の情報処理装置又は複数の情報処理装置が協働して、
    電子データを蓄積する蓄積手順と、
    前記蓄積手順で蓄積された電子データと、該電子データへのアクセスを許可するユーザの識別情報とを対応付けて管理する管理手順と、
    前記蓄積手順で蓄積された特定の電子データへアクセスするための第１アクセス先情報と、他のユーザに該特定の電子データへアクセスさせる設定を行うための第２アクセス先情報とを含むアクセス先通知を、指定されたユーザのアドレスに送信する送信手順と、
    前記第２アクセス先情報を用いてアクセスされたことに応じて、そのアクセス元から指定されたユーザを、前記特定の電子データへのアクセスを許可するユーザとして前記管理手順により登録すると共に、前記送信手順により該指定されたユーザのアドレスに対して前記アクセス先通知を送信するアクセス許可設定手順とを実行することを特徴とする情報処理方法。
11. コンピュータを、
    電子データを蓄積する蓄積手段と、
    前記蓄積手段に蓄積された電子データと、該電子データへのアクセスを許可するユーザの識別情報とを対応付けて管理する管理手段と、
    前記蓄積手段に蓄積された特定の電子データへアクセスするための第１アクセス先情報と、他のユーザに該特定の電子データへアクセスさせる設定を行うための第２アクセス先情報とを含むアクセス先通知を、指定されたユーザのアドレスに送信する送信手段と、
    前記第２アクセス先情報を用いてアクセスされたことに応じて、そのアクセス元から指定されたユーザを、前記特定の電子データへのアクセスを許可するユーザとして前記管理手段に登録すると共に、前記送信手段に該指定されたユーザのアドレスに対して前記アクセス先通知を送信させるアクセス許可設定手段として機能させるためのプログラム。