JP2006154945A - 文書管理サーバクライアントシステム - Google Patents

Abstract

【課題】セキュリティを確保しつつ、容易にデータを格納した者全員がデータ管理者となりうる文書管理サーバクライアントシステムの提供。
【解決手段】文書電子データを格納できる少なくとも一つのデータベースと、データベースにネットワーク接続されデータベースへのリモートアクセスを可能とする少なくとも一つのクライアントから構成される文書管理システムにおいて、データベースに文書電子データを保存する手段と、登録ユーザの中からユーザを選択する手段と、データベースに格納された文書電子データへのアクセス方法が記載された電子情報を選択されたユーザ宛てに通知する手段と、電子情報通知と同時に選択されたユーザのアクセス権を変更する手段と、変更するアクセス権の有効期間を登録する手段と、有効期間を経過したらアクセス権を変更する手段を有する。
【選択図】図１

Description

本発明は、複数の利用者が存在する機器内のストレージ機能において問われている、セキュリティの確保に関するものであり、特にアクセス権の設定を行う文書管理システムである処の、文書管理サーバクライアントシステムに関する。

従来の技術では、機器内のストレージ機能に代表される電子文書管理システムにおいて、内部の画像データを格納したときに格納先を誰かに伝達させる手段はなかった。また下記特許文献１に開示されるように、電子文書データのアクセス権を電子メールで管理する時は、必ずメールにアクセス権の情報を含んだファイルを添付していた為、セキュリティ的に懸念される点があった。さらにそれを用いてクライアント側で固有の処理をする為、クライアント側にアクセス手順方法をあらかじめ通知しておかなければならなかった。
特開２０００−３１５１７９号公報

本発明では電子メールによるアクセス権の管理を、ネットワーク上にアクセス情報を持ったファイルをさらすことなくすべて管理側で行う為、セキュリティを確保し、またクライアントに特別な操作をさせることなくデータへのアクセス管理を実現でき、また、不特定多数の利用者が存在するデータベースにおいてでは、機密性を高めたいデータ、広く参照され利用されることを望むデータが存在する。

本発明の目的は、本発明を使用することで、セキュリティを確保しつつ、容易にデータを格納した者全員がデータ管理者となりうる文書管理サーバクライアントシステムを提供することにある。

上記課題を解決するため、本発明の文書管理サーバクライアントシステムによれば、文書電子データを格納できる少なくとも一つのデータベースと、前記データベースにネットワーク接続され前記データベースへのリモートアクセスを可能とする少なくとも一つのクライアントから構成されるシステムで、複数人のアクセスユーザを登録でき、アクセス権を管理する手段と、前記クライアントから前記データベースへアクセスする手段と前記登録ユーザに対してネットワークを通して電子情報を通知する手段を持つことを特徴とする文書管理システムにおいて前記データベースに文書電子データを保存する手段と、前記登録ユーザの中からユーザを選択する手段と、前記データベースに格納された前記文書電子データへのアクセス方法が記載された電子情報を前記選択されたユーザ宛てに通知する手段と、電子情報通知と同時に前記選択されたユーザのアクセス権を変更する手段と、前記変更するアクセス権の有効期間を登録する手段と、前記有効期間を経過したらアクセス権を変更する手段を有する。

［作用］
本発明によれば、文書電子データを格納できる少なくとも一つのデータベースと、前記データベースにネットワーク接続され前記データベースへのリモートアクセスを可能とする少なくとも一つのクライアントから構成されるシステムで、複数人のアクセスユーザを登録でき、アクセス権を管理する手段と、前記クライアントから前記データベースへアクセスする手段と、前記登録ユーザに対してネットワークを通して電子情報を通知する手段を持つことを特徴とする文書管理システムにおいて、前記データベースに文書電子データを保存し、前記登録ユーザの中からユーザを選択し、前記データベースに格納された前記文書電子データへのアクセス方法が記載された電子情報を前記選択されたユーザ宛てに通知し、電子情報通知と同時に前記選択されたユーザのアクセス権を変更し、前記通知ユーザの一人に対して、前記変更するアクセス権の有効期間を登録し、前記有効期間を経過したらアクセス権を変更する。個人認証機能を備えたオリジナルデータを格納するデータベース機能と、メールサーバ機能を備えた複合複写機の印刷システムにおいて、オリジナルデータのアクセス権を、メールの宛先となったユーザにのみ与えることで、最小限のユーザへの情報開示のみに限定することが可能となる。

以上説明したように、文書電子データを格納できる少なくとも一つのデータベースと、前記データベースにネットワーク接続され前記データベースへのリモートアクセスを可能とする少なくとも一つの端末から構成されるシステムで、複数人のアクセスユーザを登録でき、アクセス権を管理する手段と、前記端末から前記データベースへアクセスする手段と、前記登録ユーザに対してネットワークを通して電子情報を通知する手段を持つことを特徴とする文書管理システムにおいて前記データベースに文書電子データを保存する手段と、前記登録ユーザの中からユーザを選択する手段と、前記データベースに格納された前記文書電子データへのアクセス方法が記載された電子情報を前記選択されたユーザ宛てに通知する手段と、電子情報通知と同時に前記選択されたユーザのアクセス権を変更する手段と、前記変更するアクセス権の有効期間を登録する手段と、前記有効期間を経過したらアクセス権を変更する手段を設けたことにより、複数の利用者が存在し、利用目的が多様である電子文書データベースシステムにおいて、管理者が電子メールを利用して機密性の高い文書管理システムを構築することができる。

以下に本発明を実施するための最良の形態を、実施例に基づいて説明する。

［第１の実施形態］
第１の実施形態におけるクライアントサーバシステムは、電子メールシステムにより、保存した画像データの位置情報を通知し、それと同時にアクセス権を設定した電子文書を保存するといったものである。図１は第１の実施形態における基本機能構成を示すブロック図である。

図１において、１０１はデータ管理サーバとしてのサーバである。このサーバ１０１内の構成は、画面付データ管理サーバ端末１０９の操作者であるメール送信者１０２、そしてメール受信者１０７、および遠隔制御可端末１０４の周辺機器にも適用させた場合の一形態の例であって、発明に必要な構成そのものではない。１０９は文書画像データの入力操作、文書画像データの出力操作、ファイル名の入力などの、ユーザインターフェイスの役割を持った画面付データ管理サーバ端末。１１０は文書画像データと、それに対応するアクセス情報属性ファイル１０８を格納してあるデータベースである。この属性ファイル１０８は１０３の属性ファイル生成部で作られる。また１０６は保存する文書画像データのファイル名を入力部する部分である。そして、ユーザの認証を行う為に、あらかじめ登録してあるユーザＩＤとパスワードは、それぞれのメールアドレス帳１０５と共に認証登録ユーザデータベース１１１に保存されている。また１１５はデータベース１１０にアクセスするユーザの認証処理を行う部分である。１１２はデータベース１１０内の文書を参照し、プリント出力する時に使用する画像データ処理部。メール宛先選択部１１６は送信したい宛先を１１１の認証登録ユーザデータベースから取得し、選択させる機能を持つ部分である。文書位置特定部１１３は文書位置情報をもとにデータベース１１０から特定する部分である。１１４は紙原稿のスキャンを行い、文書画像データベース１１０に保存可能なフォーマットのデータに変換する入力部分。メール生成部１１８はメール宛先選択部１１６で選択した宛先にメールを送るときに、付加するテキスト情報を生成する部分（付加情報は後の図３参照）。メール送信部１１７はメールを送信する部分である。１１９はデータベース１１０内に生成された個々の文書画像データ属性ファイル１０８を定期的に監視し、場合によって文書画像データ属性ファイル１０８を変更できるアクセス権制御管理部である。１０７は遠隔制御端末１０４を用いて、受信したメールに元基づき、管理されたデータにアクセスできる人である。

図２は、図１に示した文書画像データベース１１０内のデータが持つ属性ファイル１０８を表形式で表す図である。
（１）は文書画像データの格納先ファイルパスを含むファイル名
（２）は文書画像データ作成者の個人ＩＤ
（３）は文書画像データ作成者のＥ−ｍａｉｌアドレスで
（４）は読み取り可能、印刷可能、取り込み可能の３つのアクセス権を縦の列、これらのアクセス権のどれかをもっているユーザＩＤ群を横の列としたときのマトリクスである
（４）のマトリクスの値は、アクセス権の有効期限が記されている。アクセス権が与えられていない場合は“−”が入っている。

図３はメールの送信者でありデータの管理者である１０２が決定した、アクセス権のファイル属性の内容確認画面で、画面付データ管理サーバ端末１０９にて表示される。
（１）は認証登録ユーザデータベース１１１で定義されている、メール送信者のユーザ名
（２）は認証登録ユーザデータベース１１１で定義されている、メール送信者ユーザＩＤ
（３）は認証登録ユーザデータベース１１１内のアドレス帳１０５で定義されている、メール送信者のメールアドレス
（４）は文書画像データベース１１０に格納されている文書画像データのファイルパス
（５）は文書画像データベース１１０に格納されている文書画像データのファイル名
（６）は文書画像データ読み取りな可能なユーザＩＤ群
（７）は文書画像データ印刷可能なユーザＩＤ群
（８）は文書画像データ取得可能なユーザＩＤ群
である。

図４は図３を変更する場合の書き換え画面であり、この場合、書き換え不可能な部分（１）（２）（３）（４）（５）は点線で囲まれており、残りの（６）（７）（８）が変更可能部分である。例として書き換えた内容は下線表示してある。

図５はアクセス権の設定をされたユーザ送信するメール内のテキスト情報のフォーマットとその値である。
（１）は読み取り許可がなされたファイルのパス名を含んだファイル名
（２）は読み取り許可がなされたファイルのパス名を含んだファイル名
（３）は取得許可がなされたファイルのパス名を含んだファイル名、アクセス権が与えられなかった場合は図５のように値は無しである。
（４）は（１）（２）（３）のうち与えられたアクセス権に対しての有効期限である。

図６はある文書画像データの属性値が変更されたときに変更があったユーザに対して送信されるメール内のテキスト情報である。変更のあった情報が図５とまったく同じフォーマットで送信される。

図７はある文書画像データへのアクセス権が消滅した場合、そのユーザに対して送信されるメール内のテキスト情報である。アクセス権が消滅したファイルについて、図５の（１）〜（３）と同じフォーマットで送信される。

図８は本発明に係わる、機器からのメール送信によるデータ管理のワークフロー電子メールの送信手順（Ｓ２０１〜Ｓ２０８）を示したフローチャートである。まずメールの送信者／データの管理者１０２は画面付データ管理サーバ端末１０９によってＳ２０１で認証登録ユーザデータベース１１１にアクセスし、ユーザ認証を行う。登録時に設定した個人ＩＤとユーザパスワードを用いて認証が成功する。次にＳ２０２でメール送信者１０２は画像データ入力部１１４によりスキャンし、ファイル名入力部１０６により取り込んだ画像データのファイル名を決定し、文書画像データベース１１０に保存できる形でデータ生成する。Ｓ２０３で画像データベース１１０内のフォルダを選択し、格納先を決定する。次にＳ２０４では認証登録ユーザデータベース１１１のアドレス帳１０５からアクセス権の通知をしたい宛先Ｅ−ｍａｉｌアドレスを選択する。宛先は複数選択することができる。Ｓ２０５で、それぞれのユーザＩＤに読み取り可能、印刷可能、取り込み可能のいずれかを設定した後、Ｓ２０６で、Ｓ２０１、Ｓ２０４で確保している自分のＩＤ情報、宛先情報を用いて、アクセス権制御監視部１１９が、取り込んだデータに一対一で対応する図２に示した属性ファイルを生成する。次にＳ２０７で図５のような内容の送信先への通知情報をメール生成部１１８が生成すると、図３に示すような作成された属性ファイルの確認画面が画面付データ管理サーバ端末１０９に表示される。内容を確認した後、最後にＳ２０８で宛先に送信する。

図９は図１に示したデータ管理サーバ１０１内で、生成されたアクセス権属性ファイル１０８の内容を変更する処理のフローチャートである。Ｓ３０１で認証を終えるとＳ３０２で属性を変更したい文書画像データを選択する。Ｓ３０３では、画面付データ管理サーバ端末１０９に図４に示すような属性ファイルの変更画面が表示される。ここでは変更不可能なフィールド例えば、（１）ユーザ名、（２）ユーザＩＤ、（３）送り元メールアドレス、（４）格納先ファイルパス、（５）格納ファイル名はグレー表示なっており、（６）読み取り可能ユーザＩＤ、（７）印刷可能ユーザＩＤ、（８）取得可能ユーザＩＤのみが編集可能となっている。編集が完了すると、Ｓ３０４では変更があったアドレスのみが、アドレス帳１０５から取得される。次にＳ３０５で図６に示すような内容のテキスト情報を生成し、Ｓ３０６でアクセス権の変更があった宛先に送信される。

図１０は図１に示した文書管理システムにおいて、メールを受信したユーザが、アクセス権をもらった所定の文書画像データに対し、処理する時のフローチャートである。まずメール受信者１０７は、Ｓ４０１では端末１０４でメールを受信する。次にＳ４０２ではメール内容に記されている文書画像データの位置情報をもとに、文書位置特定部１１３を用いてアクセスする。次にＳ４０３で認証に成功すると、Ｓ４０４で指定の文書画像データの属性を取得する、ここでは文書画像データの読み取りと刷を許可されたとして先に進む。次にＳ４０５で参照を許可されたデータを、文書画像データベース１１０内の指定の場所に保存するか選択する。保存する場合はＳ４０６で文書画像データベース１１０に格納する。Ｓ４０７文書画像データを印刷するか選択する。印刷する場合Ｓ４０８で画像データ処理部１１２を用いて印刷処理を行う。アクセス権を消滅させ、変更させなければならない情報をＳ４０４で取得している場合には、Ｓ４０９で文書画像データベース１１０にアクセスし、アクセス権制御部１１９を用いて属性の変更を行う。

図１１は図１に示した文書管理システムにおいて、文書画像データのアクセス権の有効期限が切れ消滅した場合のフローチャートである。Ｓ５０１でアクセス権制御監視部１０９による、図２の（４）テーブル内のアクセス権の有効期限切れチェックがあり、Ｓ５０２で有効期限の切れているユーザが発覚すると（※期限の切れたユーザが存在しない場合処理終了）、有効期限の切れたユーザのメールアドレスを認証登録データベース１１１のアドレス帳１０５から取得する。Ｓ５０４で、有効期限の切れたＩＤに対して、図２の（４）テーブル内の値を有効期限から“−”に上書きすると、Ｓ５０５で期限が切れたことを通知するテキスト情報を含んだメールを生成、Ｓ５０６でメール送信する。

本発明の一実施の形態による電子メールによるアクセス権制御する文書管理システムの構成を示すブロック図 図１に示した文書画像データベース内のデータが持つ属性ファイルを表形式で表す図 図１に示したデータ管理サーバ内で、属性ファイル生成時に画面付データ管理サーバ端末に表示される属性ファイル内容の確認画面を示す図 図１に示したデータ管理サーバ内で、生成された属性ファイルの内容を変更するときに画面付データ管理サーバ端末に表示される属性ファイル内容の変更画面を示す図 図１に示したデータ管理サーバ内で、属性ファイル生成後にメール生成部で生成された、メール送信時のテキスト情報を示す図 図１に示したデータ管理サーバ内で、属性ファイル変更後にメール生成部で生成された、メール送信時のテキスト情報を示す図 図１に示したデータ管理サーバ内で、属性ファイルにあるアクセス権が消滅したときにメール生成部で生成される、メール送信時のテキスト情報を示す図 図１に示したデータ管理サーバ内で、画像入力部により文書画像データ格納したと同時に、機器からのメール送信によるデータ管理をするワークフロー処理を示したフローチャート 図１に示したデータ管理サーバ内で、生成されたアクセス権属性ファイルの内容を変更する処理のフローチャート 図１に示したデータ管理サーバ上でデータ管理者が送信したメールを受信したユーザが、所定の文書画像データを処理するフローチャート 図１に示したデータ管理サーバ内のアクセス権制御監視部が有効期限をチェックしたときに、超過と判定したときの処理を示すフローチャート

符号の説明

１０１ データ管理サーバ
１０２ メール送信者（データ管理者）
１０３ 属性ファイル性西部
１０４ メール受信および遠隔制御可能端末
１０５ アドレス帳
１０６ ファイル名入力部
１０７ メール受信者
１０８ 属性ファイル
１０９ 画面付データ管理サーバ端末
１１０ 文書画像データベース
１１１ 認証登録ユーザデータベース
１１２ 画像データ処理部
１１３ 文書位置特定部
１１４ 画像データ入力部
１１５ ユーザ認証部
１１６ メール宛先選択部
１１７ メール受信部
１１８ メール生成部
１１９ アクセス権制御監視部

Claims (3)

1. 電子文書を格納できる少なくとも一つのデータベースと、前記データベース内の情報を監視し、管理している制御部と、前記データベースにネットワークによるリモートアクセスを可能とする少なくとも一つのクライアントと、前記クライアントからアクセスするユーザを登録できる認証用データベースを持った認証サーバで構成される文書管理サーバクライアントシステムにおいて、前記クライアントから前記データベースへアクセスする手段と、前記データベースに文書電子データを保存する手段と、前記登録ユーザから制御先ユーザを選択する手段と、前記データベースに格納された前記文書電子データへのアクセス方法やアクセス有効期限が記載されたテキストデータ情報はネットワークを通じて前記選択されたユーザ宛てに通知する手段と、前記クライアントからの前記データベース内のアクセス権情報を管理する前記制御部を持つことを特徴とした文書管理サーバクライアントシステム。
2. 前記テキストデータ情報通知と同時に、前記選択されたユーザに対して固有の印刷許可者、アクセス許可者の情報を持つ属性ファイルを保存する手段と、それを書き換えることでアクセス権や文書印刷の権利を変更する手段を備えた前記制御部を持つことを特徴とする請求項１記載の文書管理サーバクライアントシステム。
3. 前記変更するアクセス権の有効期間を登録する手段と、前記有効期間を経過したら監視サーバによってアクセス権を変更する前記制御部を持つことを特徴とする請求項１または２記載の文書管理サーバクライアントシステム。

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