JP2006031417A - 営業活動支援システム及び営業資料出力プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】顧客情報の管理が容易であって、かつこの顧客情報に基づいて顧客側担当者に好印象を与えることができる営業資料の作成を可能とした営業活動支援システム及び営業資料出力プログラムを提供する。
【解決手段】営業資料出力プログラムによって所要の営業資料を出力するようにしている営業活動支援システムであって、複数の構成パターンの営業資料を記憶する営業資料記憶手段と、顧客の生年月日情報を記憶する顧客情報記憶手段と、生年月日情報に基づいて、顧客の属性として複数の顧客特性群の中からいずれか一つの顧客特性群に設定する顧客特性群設定手段と、この顧客特性群設定手段で設定された顧客特性群に基づいて、営業資料記憶手段に記憶された構成パターンの営業資料の中からいずれか一つの構成パターンの営業資料を選択して出力する営業資料編集手段とから構成する。
【選択図】図２

Description

本発明は、営業担当者による営業活動を支援する営業活動支援システム、及び営業活動において営業担当者が使用する営業資料の出力プログラムに関するものである。

従来、営業担当者が営業先で行う営業活動は営業担当者のノウハウに基づいて行われているが、この営業担当者のノウハウをその会社の財産として情報化し、データベースに登録して共用化を図ることが行われている（例えば、特許文献１参照。）。

この営業ノウハウのデータ化には様々な手法があるが、基本的には営業担当者の商談相手となる顧客側担当者の情報、すなわち、顧客側担当者の年齢、性格、趣味嗜好、行動傾向、口癖、タブーなどの情報を登録するようにしている。なお、この顧客側担当者の情報は営業担当者が取得した情報であって、特に顧客側担当者の性格などの情報に対しては営業担当者の主観が影響する可能性があるが、それも含めて営業情報としてデータ化されている。

さらに、より質の高い営業活動を可能とするために、マークシートを用いた適性検査を行って顧客側担当者と営業担当者との組み合わせの最適化を図ることも行われている。
特開２００３−１５７３５４号公報

しかしながら、上記したようにデータベースに登録される情報は営業担当者が取得した情報であるために、営業担当者の能力によって情報の質が左右されるおそれがあるとともに、情報の正確性を維持するために逐次の更新作業が必要であって、営業担当者に過大な負担がかかるという問題があった。

さらに、マークシートを用いた適性検査によって顧客側担当者と営業担当者との組み合わせの最適化を図った場合には、マークシートを用いた適性検査自体に手間がかかるとともに、適性検査結果が全ての場合において正しいとは限らないために、適性検査結果を盲信することによる弊害が生じるおそれがあった。

そこで、本発明の営業活動支援システムでは、複数の構成パターンの営業資料を記憶する営業資料記憶手段と、顧客の生年月日情報を記憶する顧客情報記憶手段と、生年月日情報に基づいて、顧客の属性として複数の顧客特性群の中からいずれか一つの顧客特性群に設定する顧客特性群設定手段と、この顧客特性群設定手段で設定された顧客特性群に基づいて、営業資料記憶手段に記憶された構成パターンの営業資料の中からいずれか一つの構成パターンの営業資料を選択して出力する営業資料編集手段とを有することとした。

さらに、営業資料編集手段では、顧客特性群設定手段で設定された顧客特性群に基づいて、営業資料中の所定の文字に対して、フォント、大きさ、色の少なくともいずれか一つを変更可能としたことにも特徴を有するものである。

また、本発明の営業資料出力プログラムでは、営業資料ファイルの出力命令に基づいて、あらかじめ営業資料記憶手段に記憶されている営業資料ファイルを出力する営業資料出力プログラムにおいて、営業資料ファイルが提供される顧客の生年月日情報に基づいて、顧客の属性として複数の顧客特性群の中からいずれか一つの顧客特性群に設定するステップと、設定された顧客特性群に基づいて、複数の構成パターンの営業資料ファイルが記憶された営業資料記憶手段から、いずれか一つの構成パターンの営業資料ファイルを選択して出力するステップとを有することとした。

さらに、いずれか一つの構成パターンの前記営業資料ファイルを選択した場合に、顧客特性群設定手段で特定された顧客特性群に基づいて、選択された営業資料ファイル中の所定の文字に対して、フォント、大きさ、色の少なくともいずれか一つを変更するステップを有することにも特徴を有するものである。

本発明によれば、顧客側担当者の生年月日情報に基づいて、顧客の属性として複数の顧客特性群の中からいずれか一つの顧客特性群に設定し、設定された顧客特性群に基づいて選択した構成パターンの営業資料を用いることにより、顧客側担当者に好印象を与えやすい営業資料を用いて営業活動を行うことができる。しかも、営業担当者の誤った主観の介入を防止でき、客観的な営業資料を提供可能とすることができる。

したがって、比較的経験の少ない営業担当者や、顧客側担当者との相性があまり良好ではない営業担当者であっても、顧客側担当者に対して好評を得やすい営業活動を行うことができるので、営業担当者の担当の割り振りを容易とすることができる。

さらに、変動しない生年月日情報に基づいて構成パターンの選択が行われることにより、顧客情報の逐次更新の手間を削減することができるとともに、営業担当者は少なくとも顧客側担当者の誕生日情報だけを取得すればよいので、営業担当者の負担を大きく軽減することができる。

本発明の営業活動支援システム及び営業資料出力プログラムでは、あらかじめ登録された複数の構成パターンの営業資料から所要の営業資料を出力する場合に、営業対象の顧客の属性に応じた営業資料を出力するようにしているものであり、特に、顧客の属性として複数の顧客特性群の中からいずれか一つの顧客特性群に設定するにあたって顧客の生年月日情報に基づいて行い、設定した顧客特性群に基づいていずれか一つの構成パターンの営業資料を出力するものである。

すなわち、生年月日情報は古くから四柱推命などにも用いられるように、各個人の特徴を区分する場合の識別情報として有益な情報であり、本発明では、この生年月日情報に基づいて顧客をビジネス上の各特性群にグループ化して、顧客の属性としていずれか一つの顧客特性群に割り付けているものである。

ここで、ビジネス上の特性群とは、商談などの面談時における顧客の振る舞いに対してタイプ分けすることにより得られた特性群であって、特に、「指針特性」、「決断特性」、「行動特性」の３つの特性に関して、各特性でのタイプ分けによって個別の特性群を構成しているものである。

「指針特性」とは、顧客自身がどのような方向性に向かって頑張る人間であるか、またそのためには何を大切にする人間であるかに基づいた分類であって、「人柄重視派」と、「数字・データ重視派」と、「直感・権威重視派」の３つに分類されるものである。

「人柄重視派」は、人との争いや競争を避け、信頼される関係を築くことを重視する傾向が強いグループである。

「数字・データ重視派」は、周囲に左右されずに自分の夢や目標を自力で実現することを重視する傾向が強いグループである。

「直感・権威重視派」は、心にピンと響くものや可能性の感じられるもの、あるいは周囲から一目置かれることを重視する傾向が強いグループである。

「決断特性」とは、意志決定する場合に希望可能性を優先するか、またはリスクマネジメントを優先するかに基づいた分類であって、可能性をリスクよりも優先させて決断を行うグループの「可能性優先派」と、リスクを可能性よりも優先させて決断を行うグループの「リスク優先派」の２つに分類されるものである。

「行動特性」とは、対話時での意思の伝達における言葉の使い方や、目的達成のためのスタイルに基づいた分類であって、ストレートな意志の伝達を好むとともに、目的に向かって一直線に突き進むグループの「ストレート・目的逆算派」と、言いにくいことは相手に察せさせるように遠回しな意志の伝達を好むとともに、目の前のことを順次処理しながら目標を達成しようとするグループの「オブラート・状況対応派」の２つに分類されるものである。

生年月日情報に基づいて、上記の３タイプ×２タイプ×２タイプ＝１２タイプの顧客特性群の中から一つの顧客特性群をその顧客の属性とし、この顧客特性群に基づいて複数の構成パターンの営業資料の中からいずれか一つの構成パターンの営業資料を選択して出力するように構成している。

このように変動しない生年月日情報を用いることによって、その生年月日情報の顧客側担当者に好印象を与えやすい営業資料を用いて営業活動を行うことができる。しかも、生年月日情報は不変であるので、顧客情報の逐次更新の手間を削減することができるとともに、営業担当者は少なくとも顧客側担当者の誕生日情報だけを取得すればよく、営業担当者の負担を大きく軽減することができる。

さらに、顧客特性群に基づいて選択した営業資料の中の、顧客特性群に基づく所定の文字、すなわち、その顧客に対して受けのよい言葉を表示した文字に対して、フォント、大きさ、色の少なくともいずれか一つを変更可能とした場合には、顧客への営業資料を用いた説明中に重要となる言葉を、営業を行う担当者だけが知り得るようにすることができ、その言葉をたどりながら説明を行うことにより、担当者が効率よく顧客の受けのよい説明を行うことができる。

したがって、比較的経験の少ない営業担当者や、顧客側担当者との相性があまり良好ではない営業担当者であっても、顧客側担当者に対して好評を得やすい営業活動を行うことができるので、営業担当者の担当の割り振りを容易とすることができる。

しかも、顧客特性群に基づく所定の文字のフォント、大きさ、色の少なくともいずれか一つを変更するだけで、顧客側担当者専用の営業資料を作成することができ、データベースなどの営業資料記憶手段にあらかじめ登録しておく営業資料の構成パターンを削減することができ、営業資料作成の労力を削減できる。

以下において、図面に基づいて本発明の実施形態を詳説する。図１は、本実施形態の営業活動支援システムのシステム構成図である。

本実施形態の営業活動支援システムは、ハードディスクなどの記憶装置に営業資料出力プログラムを格納したサーバ装置10と、このサーバ装置10に接続可能としたクライアント装置20とによって構成しており、サーバ装置10とクライアント装置20とはＬＡＮ（Local Area Network）回線30や、ＷＡＮ（Wide Area Network）回線、あるいはインターネットなどの電気通信回線などを介して接続しており、本実施形態ではＬＡＮ回線30によってサーバ装置10とクライアント装置20とを接続している。

特に、クライアント装置20は、デスクトップ型パーソナルコンピュータなどの固定型クライアント装置20aであってもよいし、ノート型パーソナルコンピュータなどのモバイル型クライアント装置20bであってもよい。

さらに、ＬＡＮ回線30には、後述する営業資料を印刷可能としたプリンタ装置40を接続し、印刷出力可能としている。

営業資料出力プログラムがインストールされているサーバ装置10には、複数の構成パターンの営業資料をそれぞれ営業資料ファイルとして記憶した営業資料記憶手段である営業資料用データベース（図示せず）と、顧客の生年月日情報をはじめとした顧客情報を記憶した顧客情報記憶手段である顧客情報用データベース（図示せず）とを構築している。

また、サーバ装置10は、サーバ装置10の演算手段を用いて営業資料出力プログラムを
実行することにより、顧客情報用データベースに記憶された顧客の生年月日情報に基づいて、サーバ装置10の記憶手段にあらかじめ記憶されている複数の顧客特性群の中からいずれか一つの顧客特性群を選択して設定する顧客特性群設定手段としての顧客特性群設定機能を有するようにしている。

さらに、サーバ装置10には、営業資料用データベースに記憶した営業資料ファイルを編集するための営業資料編集手段としての所要の編集ツールを設けている。

特に、この編集ツールによって営業資料ファイルを編集可能とするために、各営業資料ファイルでは、その営業資料ファイルに使用した文字で構成されるテキストデータの属性の一つとして顧客特性群情報を設定するようにしている。たとえば、営業資料ファイルに「システムダウンの解消」という言葉がある場合に、この「システムダウンの解消」の語を「リスク優先派」の人に優位な語として設定可能としている。

以下において、図２のフローチャートに基づいて、サーバ装置10にインストールされた営業資料出力プログラムの動作について説明する。ここで、営業担当者はモバイル型クライアント装置20bを用いているものとする。

まず、営業資料を作成する営業担当者は、モバイル型クライアント装置20bからサーバ装置10に対してアクセス要求を行う（ステップＳ１)。

サーバ装置10では、アクセス要求に対して、アクセス要求を行った営業担当者を認証するための認証情報を入力させる認証情報入力画面情報を送信する（ステップＳ２)。

モバイル型クライアント装置20bでは、受信した認証情報入力画面情報に基づく認証情報入力画面を出力画面に表示して（ステップＳ３)、営業担当者に認証情報であるＩＤ及びパスワードを入力させてサーバ装置10に送信する（ステップＳ４)。

サーバ装置10では、モバイル型クライアント装置20bから送信されてきたＩＤ及びパスワードに基づいて認証を行い、正しく認証された場合に、モバイル型クライアント装置20bに対して営業資料のリストを提示するための営業資料リスト画面情報を送信する（ステップＳ５)。なお、ＩＤ及びパスワードに基づいて認証された場合に、サーバ装置10がモバイル型クライアント装置20bに対してメニュー画面情報を送信して、適宜の処理の後にサーバ装置10がモバイル型クライアント装置20bに対して営業資料リスト画面情報を送信するようにしてもよい。

モバイル型クライアント装置20bでは、受信した営業資料リスト画面情報に基づく営業資料リスト画面を出力画面に表示して（ステップＳ６)、営業担当者に営業資料リスト画面に表示された営業資料リストの中から所望の営業資料を選択させ、営業資料の選択情報をサーバ装置10に送信する（ステップＳ７)。

次いで、サーバ装置10は、モバイル型クライアント装置20bに対して営業資料が提供される顧客の情報を入力させるための顧客情報入力画面情報を送信する（ステップＳ８)。

モバイル型クライアント装置20bでは、受信した顧客情報入力画面情報に基づく顧客情報入力画面を出力画面に表示して（ステップＳ９)、営業担当者に営業先の顧客側担当者を特定するための情報を入力させるようにしている。なお、サーバ装置10に設けた顧客情報用データベースに顧客側担当者の情報が登録されている場合には、その顧客側担当者を特定可能な所要の情報の入力だけでよいようにしており、一方、顧客情報用データベースに顧客側担当者の情報が登録されていない場合には、顧客情報入力画面において入力した顧客側担当者の情報を顧客情報用データベースに新規登録可能としている。このとき、少なくとも顧客側担当者の情報として、生年月日情報とを入力させるようにしている。

モバイル型クライアント装置20bでは、顧客情報入力画面において入力された顧客側担当者を特定するために必要な情報をサーバ装置10に送信する（ステップＳ１０)。

なお、本実施形態では、モバイル型クライアント装置20bに営業資料リスト画面を表示させて営業資料の選択を行わせ、その後、顧客情報入力画面を表示させて顧客側担当者特定用の情報を入力させるようにしているが、先に顧客情報入力画面を表示させて顧客側担当者特定用の情報を入力させ、その後、営業資料リスト画面を表示させて営業資料の選択を行わせてもよい。

サーバ装置10では、モバイル型クライアント装置20bから送信されてきた顧客側担当者特定用情報を用いて、サーバ装置10の顧客特性群設定機能により顧客側担当者の顧客特性群を設定する（ステップＳ１１)。本実施形態では、顧客特性群設定機能により顧客側担当者の顧客特性群を設定するようにしているが、顧客情報用データベースに顧客側担当者の情報を登録する際に顧客特性群設定機能によって顧客特性群情報を設定して顧客情報用データベースに登録し、登録された顧客特性群情報を用いるようにしてもよい。

その後、サーバ装置10では、営業資料リスト画面に基づいて選択させた営業資料と、ステップＳ１１で設定した顧客特性群に基づいて、営業資料用データベースに記憶された複数の構成パターンの営業資料ファイルの中からいずれか一つの営業資料ファイルを抽出するようにしている（ステップＳ１２)。

なお、本実施形態では、一つの目的のために用いる営業資料として、「指針特性」における「人柄重視派」用と、「数字・データ重視派」用と、「直感・権威重視派」用の３種類の営業資料ファイルを作成しており、ステップＳ１２においてこれら３種類の営業資料ファイルの中からいずれか一つの営業資料ファイルを選択するようにしている。このようにして選択した営業資料ファイルをそのまま出力して営業資料として使用することも可能である。

さらに、本実施形態のサーバ装置10では、選択された営業資料ファイルにおいて、上記したように顧客特性群情報を属性の一つとして設定されているテキストデータで、該当するテキストデータの書式設定を一括して変更するための資料変更項目を選択させる資料変更項目選択画面情報を送信するようにしている。

モバイル型クライアント装置20bでは、図３に示すように受信した資料変更項目選択画面情報に基づく資料変更項目選択画面50を出力画面に表示するようにしている（ステップＳ１４)。

資料変更項目選択画面50には、本実施形態ではテキストデータにおける文字のフォントを選択可能としたフォント選択欄51と、フォントの大きさを選択可能としたサイズ選択欄52と、フォントの色を選択可能とした色選択欄53とを設け、営業担当者が好みの設定とすることができるようにしている。なお、フォント選択欄51、サイズ選択欄52、色選択欄53には、最初にデフォルト設定がそれぞれ表示されるようにしており、プルダウンメニューボタンを用いて変更可能としている。本実施形態では、フォント、大きさ、色を変更可能としているが、下線付けやその他の文字修飾を可能とするようにしてもよい。

フォント選択欄51、サイズ選択欄52、色選択欄53による資料変更項目の選択後、営業担当者が資料変更項目選択画面50に設けた送信ボタン54を選択することにより、モバイル型クライアント装置20bはサーバ装置10に資料変更項目情報を送信するようにしている（ステップＳ１５)。

サーバ装置10では、受信した資料変更項目情報に基づいて、営業資料編集手段としての編集ツールにより営業資料ファイルの編集を行い、最終の営業資料ファイルを生成する（ステップＳ１６)。

そして、サーバ装置10は、生成した最終の営業資料ファイルデータをモバイル型クライアント装置20bに送信することにより出力している（ステップＳ１７)。

モバイル型クライアント装置20bでは営業資料ファイルを受信して（ステップＳ１８)、この営業資料ファイルを保存するようにしている。

営業担当者は、保存した営業資料ファイルをプリンタ装置40によって印刷出力して紙からなる営業資料を顧客側担当者に提供してもよいし、モバイル型クライアント装置20bを用いて営業資料ファイルを表示しながら顧客担当者と面談を行ってもよい。

モバイル型クライアント装置20bに保存した営業資料ファイルは、モバイル型クライアント装置20bの所要の編集機能によって、さらに再編集してもよい。

以上のように、変動しない生年月日情報を用いて特定した顧客特性群に基づいた営業資料を用いて営業活動を行うことにより、顧客情報の逐次更新の手間を削減することができるとともに、営業担当者は少なくとも顧客側担当者の誕生日情報だけを取得すればよく、営業担当者の負担を大きく軽減することができる。

特に、顧客特性群に基づいて選択した営業資料の中の、顧客特性群に基づく所定の文字、すなわち、その顧客に対して受けのよい言葉を表示した文字に対して、フォント、大きさ、色の少なくともいずれか一つを変更可能とした場合には、その文字部分を変更するだけで顧客特性群ごとに異なる営業資料を容易に作成することができ、本実施形態のように１２種類の顧客特性群を想定している場合に、１２種類の営業資料をあらかじめ準備するのではなく、１２種類より少ない種類の営業資料を準備しておいて、所要の文字の表示形態だけを異ならせることにより１２種類とすることができ、営業資料作成の労力を削減できる。

しかも、顧客特性群に基づく所定の文字のフォント、大きさ、色の少なくともいずれか一つの変更を営業担当者が任意に設定することにより、顧客側担当者への営業資料を用いた説明中に重要となる言葉を、営業担当者だけが知り得るようにすることができ、その言葉をたどりながら説明を行うことにより、営業担当者が効率よく顧客の受けのよい説明を行うことができる。

本発明に係る営業活動支援システムのシステム構成図である。 本発明に係る営業資料出力プログラムのフローチャートである。 資料変更項目選択画面の説明図である。

符号の説明

10 サーバ装置
20a 固定型クライアント装置
20b モバイル型クライアント装置
30 ＬＡＮ回線
40 プリンタ装置

Claims (4)

1. 複数の構成パターンの営業資料を記憶する営業資料記憶手段と、
   顧客の生年月日情報を記憶する顧客情報記憶手段と、
   前記生年月日情報に基づいて、前記顧客の属性として複数の顧客特性群の中からいずれか一つの顧客特性群に設定する顧客特性群設定手段と、
   この顧客特性群設定手段で設定された前記顧客特性群に基づいて、前記営業資料記憶手段に記憶された前記構成パターンの営業資料の中からいずれか一つの構成パターンの営業資料を選択して出力する営業資料編集手段と
   を有することを特徴とする営業活動支援システム。
2. 前記営業資料編集手段では、前記顧客特性群設定手段で設定された前記顧客特性群に基づいて、営業資料中の所定の文字に対して、フォント、大きさ、色の少なくともいずれか一つを変更可能としたことを特徴とする請求項１記載の営業活動支援システム。
3. 営業資料ファイルの出力命令に基づいて、あらかじめ営業資料記憶手段に記憶されている営業資料ファイルを出力する営業資料出力プログラムにおいて、
   前記営業資料ファイルが提供される顧客の生年月日情報に基づいて、顧客の属性として複数の顧客特性群の中からいずれか一つの顧客特性群に設定するステップと、
   設定された前記顧客特性群に基づいて、複数の構成パターンの前記営業資料ファイルが記憶された前記営業資料記憶手段から、いずれか一つの構成パターンの前記営業資料ファイルを選択して出力するステップと
   を有していることを特徴とする営業資料出力プログラム。
4. いずれか一つの構成パターンの前記営業資料ファイルを選択した場合に、
   前記顧客特性群設定手段で特定された前記顧客特性群に基づいて、選択された前記営業資料ファイル中の所定の文字に対して、フォント、大きさ、色の少なくともいずれか一つを変更するステップを有することを特徴とする請求項３記載の営業資料出力プログラム。

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