JP2008033887A - 文書データ処理装置 - Google Patents
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Abstract
【課題】事業活動のリスク低減のための管理内容の適正化を支援する。
【解決手段】文書データチェック装置1の通信インタフェース24によりユーザ端末装置2からのRCM(リスクコントロールマトリックス)が受信されると、文書データチェック部15は、記憶装置12に記憶される単セルルールデータベース13上の適合表現のうち、RCMの各単語や各文節中の表現と一致する適合表現と関連付けられるユーザ向けメッセージを読出す。メッセージ生成部17は、読み出されたメッセージを含む表示用吹き出し情報を生成する。通信インタフェース16は、メッセージ生成部17が生成した表示用吹き出し情報をユーザ端末装置2に送信して、画面表示させる。
【選択図】 図2
【解決手段】文書データチェック装置1の通信インタフェース24によりユーザ端末装置2からのRCM(リスクコントロールマトリックス)が受信されると、文書データチェック部15は、記憶装置12に記憶される単セルルールデータベース13上の適合表現のうち、RCMの各単語や各文節中の表現と一致する適合表現と関連付けられるユーザ向けメッセージを読出す。メッセージ生成部17は、読み出されたメッセージを含む表示用吹き出し情報を生成する。通信インタフェース16は、メッセージ生成部17が生成した表示用吹き出し情報をユーザ端末装置2に送信して、画面表示させる。
【選択図】 図2
Description
本発明は、事業活動のリスク低減のための管理に関する文書データを処理対象とする文書データ処理装置に関する。
従来、例えば特許文献1に開示されるように、入力文書データ中の記述のうち具体性に欠ける部分を提示するものがある。ここでは、入力文書データ中の記述に予め定められた特徴部分が含まれる場合に、この特徴部分を有する文が具体的であるために欠落すべきでない5W1H(when,whereなど)を含んでいる否かを判定する。
また、リスク管理の分野では、例えば特許文献2に開示されるように、一般文書概念と事例文書概念と種文の概念情報をもとにユーザにリスクの発見を促すものがある。
特開2002−183117号公報
特開2006−23789号公報
元来、企業のリスク管理は担当者のカンやノウハウなどをたよりに行われていたが、近年は企業の統制活動の一環としてリスク管理が体系的に行われている。リスク管理を体系的に行うためには、業務プロセスからリスクを洗出し、そのリスクをどのようにコントロールするかを定義して実施することが必要である。
リスクをどのようにコントロールするかを定義するためにRCM(リスクコントロールマトリックス)が一般的に用いられる。企業の担当者はRCMを作成し、これに従いリスクをコントロールすることでリスク低減を図る。更にRCMはリスクの統制活動が適切に行われているかといった監査の際の監査法人による妥当性の判断にも使用される。
しかし、RCMの作成には業務に関する全般的な知識やノウハウが必要なため、適切な記述のRCMを作成するのは大変困難である。
しかし、RCMの作成には業務に関する全般的な知識やノウハウが必要なため、適切な記述のRCMを作成するのは大変困難である。
前述したように文書データ中の予め定められた特徴を有する文に5W1Hが含まれているか否かを判定すれば具体性のない文をチェックすることができるが、5W1Hは概念的な要素であるので、RCMの記述が適切であるかを判別することはできない。また、前述したように一般文書概念と事例文書概念と種文の概念情報をもとにユーザにリスクの発見を促すようにすれば、作成者はリスクを事前に発見することができるが、リスクのコントロールに関する記述の適切性を判別することはできない。
そこで、本発明の目的は、事業活動のリスク低減のための管理内容の適正化を支援することが可能になる文書データ処理装置を提供することにある。
すなわち、本発明に係わる文書データ処理装置は、事業活動のリスク低減のための管理内容を含む文書データを入力し、文書データ中の予め定められた表現と当該表現が前記文書データに記述される場合の前記管理内容の適正化のための確認を促すメッセージ情報とを関連付けて記憶しておき、この記憶される表現のうち入力済みの文書データ中の表現と関連付けられるメッセージ情報を検索して、これを出力することを特徴とする。
本発明に係わる文書データ処理装置では、事業活動のリスク低減のための管理内容の適正化を支援することができる。
以下図面により本発明の実施形態について説明する。
(第1の実施形態)
まず、本発明の第1の実施形態について説明する。
図1は、本発明の第1の実施形態にしたがった文書データチェック装置を用いた文書データチェック手法の一例を示す図である。
(第1の実施形態)
まず、本発明の第1の実施形態について説明する。
図1は、本発明の第1の実施形態にしたがった文書データチェック装置を用いた文書データチェック手法の一例を示す図である。
図1に示したように、本実施形態にしたがった文書データチェック装置1は、文書作成者の端末からの入力文書データの内容とルールデータベース(DB)の定義情報とを照合することで文書データ中の記述不足や不適切事項などを検出し、これを示すチェック結果を文書作成者の端末に通知する。文書作成者は、通知されたチェック結果にしたがって、文書データの内容の修正を行う。
図2は、本発明の第1の実施形態にしたがった文書データチェック装置の構成例を示すブロック図である。
図2に示すように、本発明の第1の実施形態にしたがった文書データチェック装置1は、装置全体の処理を司る制御部11、記憶手段である記憶装置12、形態素解析部14、検索手段、判別手段、出力手段である文書データチェック部15、通信インタフェース16およびメッセージ生成部17を備え、それぞれがバス18を介して相互に接続される。
図2に示すように、本発明の第1の実施形態にしたがった文書データチェック装置1は、装置全体の処理を司る制御部11、記憶手段である記憶装置12、形態素解析部14、検索手段、判別手段、出力手段である文書データチェック部15、通信インタフェース16およびメッセージ生成部17を備え、それぞれがバス18を介して相互に接続される。
記憶装置12は例えばハ−ドディスクドライブや不揮発性メモリ装置などのハードウェアで成る。記憶装置12は制御用のプログラムに加え、単セルルールデータベース13を記憶する。また、記憶装置12は制御部11による各種処理のワークメモリとしても機能する。セルとは表を構成する1つのマス目である。
形態素解析部14は、入力文書データの記述の形態素解析を行う。本実施形態では入力文書データはRCM(リスクコントロールマトリックス)である。RCMとは、事業活動のリスク低減のための管理内容を2次元の表形式で記述した文書データである。
形態素解析部14は、入力文書データの記述の形態素解析を行う。本実施形態では入力文書データはRCM(リスクコントロールマトリックス)である。RCMとは、事業活動のリスク低減のための管理内容を2次元の表形式で記述した文書データである。
通信インタフェース16は外部のユーザ端末装置2と接続される。ユーザ端末装置2はRCMの作成者が取り扱う装置である。文書データチェック部15は入力文書データの記述をもとに、事業活動のリスク低減のための管理内容が適正化のための確認事項があるか否かをチェックする。メッセージ生成部17は、文書データチェック部15によるチェック結果をもとに、ユーザ端末装置2への送信対象のメッセージを生成する。
図3は、本発明の第1の実施形態にしたがったユーザ端末装置の構成例を示すブロック図である。
図3に示すように、ユーザ端末装置2は装置全体の処理を司る制御部21、記憶装置22、入力手段である入力装置23、通信インタフェース24、変換処理部25および表示装置26を備え、それぞれがバス27を介して相互に接続される。
図3に示すように、ユーザ端末装置2は装置全体の処理を司る制御部21、記憶装置22、入力手段である入力装置23、通信インタフェース24、変換処理部25および表示装置26を備え、それぞれがバス27を介して相互に接続される。
記憶装置22は例えばハ−ドディスクドライブや不揮発性メモリ装置などのハードウェアで構成される。記憶装置22は制御用のプログラムや作成された文書データを記憶し、制御部21による各種処理のワークメモリとしても機能する。
入力装置23は例えばキーボードやマウスであり、文書データの新規作成にかかる操作を受け付ける。通信インタフェース24は図示しない外部記憶装置とケーブルを介して接続可能であり、この外部記憶装置との間で文書データを入出力することもできる。
図4は、本発明の第1の実施形態にしたがった文書データチェック装置の記憶装置に記憶される単セルルールデータベース13の構成例を表形式で示す図である。
単セルルールデータベース13は、文書データ中の予め定められた適合表現と、この適合表現が入力文書データに含まれる場合のユーザ端末装置2への出力対象となるユーザ向けメッセージとが適合表現ごとに関連付けられてなる。単セルルールデータベース13上のユーザ向けメッセージはRCMの記述の適正化のための確認を作成者に促すためのメッセージである。
単セルルールデータベース13は、文書データ中の予め定められた適合表現と、この適合表現が入力文書データに含まれる場合のユーザ端末装置2への出力対象となるユーザ向けメッセージとが適合表現ごとに関連付けられてなる。単セルルールデータベース13上のユーザ向けメッセージはRCMの記述の適正化のための確認を作成者に促すためのメッセージである。
図4に示したデータベースを例にとると、入力文書データであるRCMのセルに適合表現である「精算を行う」が記述されている場合には、この「精算を行う」と単セルルールデータベース13上で関連付けられるユーザ向けメッセージである「精算には上司の承認が必要です。」がユーザ端末装置2への出力対象となる。
次に、図2に示した構成の文書データチェック装置の動作について説明する。図5は、本発明の第1の実施形態にしたがった文書データチェック装置の処理動作の一例を示すフローチャートである。
図6は、本発明の第1の実施形態にしたがった文書データチェック装置が入力するリスクコントロールマトリックスの一例を示す図である。
ここでは、図6に示したRCMのデータがユーザ端末装置2の入力装置23に対する入力操作により作成されて記憶装置22に記憶されていると仮定する(ステップS1)。
ここでは、図6に示したRCMのデータがユーザ端末装置2の入力装置23に対する入力操作により作成されて記憶装置22に記憶されていると仮定する(ステップS1)。
そして、入力装置23に対して、RCMを文書データチェック装置1に送信するための予め定められた操作がなされると、変換処理部25は記憶装置22に記憶されたRCMの各セルに記述される文を文書データチェック装置1が認識可能なRCMテキストデータおよびテキスト位置情報に変換する(ステップS2)。RCMテキストデータや位置情報は元のRCMのセルごとに独立した情報である。
テキスト位置情報とは元のRCM上のセルの位置情報である。制御部21は、各セルに対応するRCMテキストデータと当該RCMテキストデータの位置情報を通信インタフェース24を介して文書データチェック装置1に送信する(ステップS3)。記憶装置22には作成済みのRCMが引き続き記憶される。
そして、文書データチェック装置1の通信インタフェース24によりユーザ端末装置2からのRCMテキストデータが受信されると(ステップS4)、形態素解析部14は、このRCMテキストデータに含まれる文の言語構造を形態素解析などにより解析して各単語や各文節を検出する(ステップS5)。
文書データチェック部15は、記憶装置12に記憶される単セルルールデータベース13を読出し(ステップS6)、このデータベースと形態素解析部14が検出した各単語や各文節とを照合する(ステップS7)。
文書データチェック部15は、前述した照合を行うことで、単セルルールデータベース13上の適合表現のうち、形態素解析部14が検出した各単語や各文節中の表現と一致する適合表現と関連付けられるユーザ向けメッセージを当該単セルルールデータベース13から読出し(ステップS8)、この読み出したメッセージ、前述した一致する表現、およびこの表現の位置情報をメッセージ生成部17に出力する。
この位置情報は、RCMの各セルにおける当該一致する表現が含まれるセルの位置情報およびこのセルの全文の先頭から末尾までの間の当該一致する表現の位置情報でなる。
この位置情報は、RCMの各セルにおける当該一致する表現が含まれるセルの位置情報およびこのセルの全文の先頭から末尾までの間の当該一致する表現の位置情報でなる。
メッセージ生成部17は、文書データチェック部15からのメッセージ、前述した一致表現および位置情報を入力すると、このメッセージを含む表示用吹き出し情報を生成する。
通信インタフェース16は、メッセージ生成部17が生成した表示用吹き出し情報、前述した一致表現および位置情報をユーザ端末装置2に送信する(ステップS9)。
通信インタフェース16は、メッセージ生成部17が生成した表示用吹き出し情報、前述した一致表現および位置情報をユーザ端末装置2に送信する(ステップS9)。
ユーザ端末装置2の通信インタフェース24により文書データチェック装置1からの表示用吹き出し情報、一致表現および位置情報が受信されると、制御部21は、記憶装置22に記憶されていたRCMを読出し、これをもとにチェック済みRCMを生成して表示装置26に表示させる(ステップS10)。チェック済みRCMとは元のRCMの各セルのうち受信済みの位置情報と対応するセル中に吹き出し情報を付加し、このセル上の文のうち前述した一致した表現のフォントを変更したものである。
図7は、本発明の第1の実施形態にしたがった文書データチェック装置が入力するリスクコントロールマトリックスへメッセージを付加した一例を示す図である。
図6に示したRCMの各セルの記述を照合対象とした場合には、RCM上のタイトル「統制活動」に関する管理内容の各セルのうち最上段からみて最初のセルの記述「旅費精算は精算書を作成して精算を行う」のうち「精算を行う」が図4に示した単セルルールデータベース13中の適合表現「精算を行う」と一致する。
図6に示したRCMの各セルの記述を照合対象とした場合には、RCM上のタイトル「統制活動」に関する管理内容の各セルのうち最上段からみて最初のセルの記述「旅費精算は精算書を作成して精算を行う」のうち「精算を行う」が図4に示した単セルルールデータベース13中の適合表現「精算を行う」と一致する。
よって、図7に示したチェック済みRCMでは、前述した最初のセル中の前述した一致表現である「精算を行う」のフォントが変更され、さらに、この一致する表現と単セルルールデータベース13上で関連付けられるユーザ向けメッセージ「精算には上司の精算が必要です。」を含む表示用吹き出し情報が前述したセルに付加される。
また、RCM上の単一のセル中の文の異なる複数の表現が単セルルールデータベース13の各適合表現と一致した場合は、各々の適合表現についてのメッセージを示す表示用吹き出し情報が前述した当該単一のセルに付加される。
RCMを作成したユーザは、この表示された吹き出し情報で示されるメッセージを参照することで、この吹き出しが付加されるセルに書かれた文が適正であるか否かを容易に確認することができる。
また、ユーザ端末装置2の制御部21は、RCMの各セルに付加されたメッセージを含むチェックリストの情報を生成して、記憶装置22に記憶する。
また、ユーザ端末装置2の制御部21は、RCMの各セルに付加されたメッセージを含むチェックリストの情報を生成して、記憶装置22に記憶する。
図8は、本発明の第1の実施形態にしたがった文書データチェック装置が出力するリスクコントロールマトリックスに対するチェックリストの一例を表形式で示す図である。
このチェックリストは、チェック入力欄、単セルルールデータベース13からのメッセージおよびこのメッセージと対応するRCM上のセルへのリンク情報が関連付けられるリストである。このリストはRCMを作成したユーザが前述した吹き出し情報で示されたメッセージにしたがい、RCM上のセルに記述された文が適切であるかの確認の有無を入力するためのリストである。
このチェックリストは、チェック入力欄、単セルルールデータベース13からのメッセージおよびこのメッセージと対応するRCM上のセルへのリンク情報が関連付けられるリストである。このリストはRCMを作成したユーザが前述した吹き出し情報で示されたメッセージにしたがい、RCM上のセルに記述された文が適切であるかの確認の有無を入力するためのリストである。
制御部21は、チェックリストへのリンクを含む第2の吹き出し情報を前述したメッセージの吹き出し情報に付加する形態で表示装置26に表示させる。入力装置23に対する操作によりこの第2の吹き出し情報におけるリンクが選択されると、制御部21は、チェックリストの情報を記憶装置22から読み出して表示装置26に表示させる。
RCMの作成者はユーザ端末装置2の入力装置23に対する予め定められた操作を行うことで、チェックリスト上のメッセージのうち、確認を行なったメッセージと関連付けられるチェック入力欄のボックスを有効にする。
以上のように、本発明の第1の実施形態にしたがった文書データチェック装置では、事業活動のリスク低減の為の管理内容を記述したRCMと単セルルールデータベース13とを照合し、このデータベース上の表現のうちRCM上の表現と一致する表現と当該データベース上で関連付けられるメッセージをRCMの記述の適正化のための確認を作成者に促すために表示させるので、作成者は作成済みのRCMの記述が適正であるか否かを容易に確認することができる。よって、適正なRCMの作成を支援することができる。
次に、本実施形態の変形例について説明する。この変形例は、入力文書データであるRCMの記述をチェックして、この記述の修正候補をユーザ端末装置2に表示させるものである。
図9は、本発明の第1の実施形態にしたがった文書データチェック装置に記憶装置に記憶される単セルルールデータベース13の変形例を表形式で示す図である。
この単セルルールデータベース13は図4に示したデータベースと比較して、ユーザ向けメッセージに修正候補がさらに関連付けられる。この修正候補は、これと当該データベース上で関連付けられる適合表現と対応するRCM上の表現の修正候補を示す。
この単セルルールデータベース13は図4に示したデータベースと比較して、ユーザ向けメッセージに修正候補がさらに関連付けられる。この修正候補は、これと当該データベース上で関連付けられる適合表現と対応するRCM上の表現の修正候補を示す。
この変形例では、文書データチェック装置1の文書データチェック部15は、前述した照合を行うことで、単セルルールデータベース13上の適合表現のうち、形態素解析部14が検出した各単語や各文節中の表現と一致する適合表現と関連付けられるユーザ向けメッセージおよび修正候補を当該単セルルールデータベース13から読出し、この読み出した情報、一致表現およびこの表現の位置情報をメッセージ生成部17に出力する。
メッセージ生成部17は、文書データチェック部15からの各種情報を入力すると、この各種情報に含まれるメッセージや修正候補をともに含む表示用吹き出し情報を生成する。
通信インタフェース16はメッセージ生成部17が生成した各種情報を入力して、ユーザ端末装置2に送信する。
通信インタフェース16はメッセージ生成部17が生成した各種情報を入力して、ユーザ端末装置2に送信する。
ユーザ端末装置2の通信インタフェース24により文書データチェック装置1からの各種情報が受信されると、制御部21は、記憶装置22に記憶されていたRCMを読出し、これをもとにチェック済みRCMを生成して表示装置26に表示させる。ここではチェック済みRCMとは元のRCMの各セルのうち受信済みの位置情報と対応するセルに吹き出し情報を付加し、このセル上の文のうち前述した一致表現のフォントを変更したものである。
図10は、本発明の第1の実施形態にしたがった文書データチェック装置が入力するリスクコントロールマトリックスの変形例へのメッセージを付加した一例を示す図である。
図6に示したRCMの各セルの記述を照合対象とした場合には、RCMのタイトル「統制活動」に関する各セルのうち最上段からみて最初のセル中の「旅費精算は精算書を作成して精算を行う」のうち「精算を行う」が図9に示した単セルルールデータベース13中の適合表現「精算を行う」と一致するので、図10に示したチェック済みRCMでは、前述した最初のセル中の前述した一致する表現である「精算を行う」のフォントが変更され、さらに、この一致する表現と単セルルールデータベース13上で関連付けられるユーザ向けメッセージ「精算には上司の精算が必要です。」および修正候補「上司の承認をもらい精算を行う。」を含む表示用吹き出し情報が前述したセルに付加される。
図6に示したRCMの各セルの記述を照合対象とした場合には、RCMのタイトル「統制活動」に関する各セルのうち最上段からみて最初のセル中の「旅費精算は精算書を作成して精算を行う」のうち「精算を行う」が図9に示した単セルルールデータベース13中の適合表現「精算を行う」と一致するので、図10に示したチェック済みRCMでは、前述した最初のセル中の前述した一致する表現である「精算を行う」のフォントが変更され、さらに、この一致する表現と単セルルールデータベース13上で関連付けられるユーザ向けメッセージ「精算には上司の精算が必要です。」および修正候補「上司の承認をもらい精算を行う。」を含む表示用吹き出し情報が前述したセルに付加される。
RCMを作成したユーザは、この表示された吹き出し情報で示されるメッセージおよび修正候補を参照することで、この吹き出しが付加されるセルに書かれた文が適正であるか否かを確認した上で、修正を容易に行うことができる。また、ユーザは自身の知識やノウハウには無い注意点を発見できるので、RCMの質を向上させることができる。
(第2の実施形態)
次に、本発明の第2の実施形態について説明する。なお、以下の各実施形態に係る文書データチェック装置およびユーザ端末装置2の構成は第1の実施形態で示したものと基本的にほぼ同様であるので同一部分の説明は省略する。
次に、本発明の第2の実施形態について説明する。なお、以下の各実施形態に係る文書データチェック装置およびユーザ端末装置2の構成は第1の実施形態で示したものと基本的にほぼ同様であるので同一部分の説明は省略する。
図11は、本発明の第2の実施形態にしたがった文書データチェック装置の構成例を示すブロック図である。
本発明の第2の実施形態にしたがった文書データチェック装置3は、本発明の第1の実施形態にしたがった文書データチェック装置1と異なり、記憶装置12の代わりに記憶装置31を備える。この記憶装置31は、第1の実施形態で説明した記憶装置12と異なり、単セルルールデータベース13の代わりに縦方向ルールデータベース32を記憶する。
本発明の第2の実施形態にしたがった文書データチェック装置3は、本発明の第1の実施形態にしたがった文書データチェック装置1と異なり、記憶装置12の代わりに記憶装置31を備える。この記憶装置31は、第1の実施形態で説明した記憶装置12と異なり、単セルルールデータベース13の代わりに縦方向ルールデータベース32を記憶する。
図12は、本発明の第2の実施形態にしたがった文書データチェック装置の記憶装置に記憶される縦方向ルールデータベース32の構成例を表形式で示す図である。
この縦方向ルールデータベース32は、RCM中の予め定められたタイトルと、このタイトルに関する管理内容として記述されるべき表現である適合表現と、この適合表現がRCM中の前述したタイトルに関わる縦方向に連なる複数のセルのいずれにも含まれない場合のユーザ端末装置2への出力対象となるユーザ向けメッセージとが適合表現ごとに関連付けられてなる。このユーザ向けメッセージはRCMの適正化に必要な記述不足を作成者に通知するためのメッセージである。また、タイトルとはRCM中の項目である。
この縦方向ルールデータベース32は、RCM中の予め定められたタイトルと、このタイトルに関する管理内容として記述されるべき表現である適合表現と、この適合表現がRCM中の前述したタイトルに関わる縦方向に連なる複数のセルのいずれにも含まれない場合のユーザ端末装置2への出力対象となるユーザ向けメッセージとが適合表現ごとに関連付けられてなる。このユーザ向けメッセージはRCMの適正化に必要な記述不足を作成者に通知するためのメッセージである。また、タイトルとはRCM中の項目である。
図12に示したデータベースを例にとると、入力文書データであるRCMのタイトル「統制活動」に関わる縦方向に連なる複数のセルに適合表現である「保管を行う」が含まれていない場合には、この「保管を行う」と縦方向ルールデータベース32上で関連付けられるユーザ向けメッセージである「精算書の保管は厳重に行う必要があります。」がユーザ端末装置2への出力対象となる。
次に、図11に示した構成の文書データチェック装置の動作について説明する。図13は、本発明の第1の実施形態にしたがった文書データチェック装置の処理動作の一例を示すフローチャートである。
図13に示したステップS11からステップS15までの処理は、第1の実施形態で説明したステップS1からS5までの処理と同じである。
図13に示したステップS11からステップS15までの処理は、第1の実施形態で説明したステップS1からS5までの処理と同じである。
図14は、本発明の第2の実施形態にしたがった文書データチェック装置が入力するリスクコントロールマトリックスの一例を示す図である。
図14に示したRCMではタイトル「統制活動」に対応するリスク低減のための第1の管理内容「旅費精算は精算書を作成して精算を行う。」および第2の管理内容「旅費精算は上司の承認をもらう。」が記述される。
図14に示したRCMではタイトル「統制活動」に対応するリスク低減のための第1の管理内容「旅費精算は精算書を作成して精算を行う。」および第2の管理内容「旅費精算は上司の承認をもらう。」が記述される。
文書データチェック部15は、記憶装置31に記憶される縦方向ルールデータベース32を読出し(ステップS16)、このデータベースと形態素解析部14が検出した各単語や各文節のうち、元のRCMの同一のタイトルに関わる縦方向に連なる複数のセルの記述に対応する単語や文節とを照合する(ステップS17)。
文書データチェック部15は、前述した照合を行うことで、縦方向ルールデータベース32上の適合表現のうち、照合対象の各単語や各文節中の表現と一致する単一の表現を最上段に近いセルの記述から検索するとともに、縦方向ルールデータベース32上の適合表現のうち、形態素解析部14が検出した各単語や各文節中の表現と一致しない適合表現と関連付けられるユーザ向けメッセージを当該縦方向ルールデータベース32から読出し(ステップS18)、この読み出したメッセージ、前述した一致した表現、およびこの表現の位置情報をメッセージ生成部17に出力する。
メッセージ生成部17は、文書データチェック部15からのメッセージ、前述した一致した表現および位置情報を入力すると、このメッセージを含む表示用吹き出し情報を生成する。
通信インタフェース16は、メッセージ生成部17が生成した表示用吹き出し情報および前述した一致した表現の情報や位置情報を入力して、ユーザ端末装置2に送信する(ステップS19)。
ユーザ端末装置2の通信インタフェース24により文書データチェック装置3からの各種情報が受信されると、制御部21は、記憶装置22に記憶されていたRCMを読出し、これをもとにチェック済みRCMを生成して表示装置26に表示させる(ステップS20)。ここでは、チェック済みRCMとは元のRCMの各セルのうち受信済みの位置情報と対応するセルに吹き出し情報を付加し、このセル中の前述した一致した単一の表現のフォントを変更したものである。
図15は、本発明の第2の実施形態にしたがった文書データチェック装置が入力するリスクコントロールマトリックスへメッセージを付加した一例を示す図である。
図14に示したRCMのタイトル「統制活動」に関する縦方向に連なる各種セルの記述を照合対象とした場合には、これらのセルのうち最上段からみて最初のセル中の「旅費精算は精算書を作成して精算を行う。」のうち「精算を行う」が図12に示した縦方向ルールデータベース32中の適合表現「精算を行う」と一致し、タイトル「統制活動」に関する上から2段目のセル中の「旅費精算は上司の承認をもらう。」のうち「承認をもらう」が図12に示した縦方向ルールデータベース32中の適合表現「承認をもらう」と一致し、タイトル「統制活動」に関する縦方向に連なる全セルには図12に示した縦方向ルールデータベース32中の適合表現「保管を行う」が含まれていない。
図14に示したRCMのタイトル「統制活動」に関する縦方向に連なる各種セルの記述を照合対象とした場合には、これらのセルのうち最上段からみて最初のセル中の「旅費精算は精算書を作成して精算を行う。」のうち「精算を行う」が図12に示した縦方向ルールデータベース32中の適合表現「精算を行う」と一致し、タイトル「統制活動」に関する上から2段目のセル中の「旅費精算は上司の承認をもらう。」のうち「承認をもらう」が図12に示した縦方向ルールデータベース32中の適合表現「承認をもらう」と一致し、タイトル「統制活動」に関する縦方向に連なる全セルには図12に示した縦方向ルールデータベース32中の適合表現「保管を行う」が含まれていない。
よって、図15に示したチェック済みRCMでは、前述した最初のセル中の前述した一致する表現である「精算を行う」のフォントが変更され、さらに、縦方向ルールデータベース32中の適合表現のうちタイトル「統制活動」に関する縦方向に連なる全セルに含まれない適合表現「保管を行う」と縦方向ルールデータベース32上で関連付けられるユーザ向けメッセージ「精算書の保管は厳重に行う必要があります。」を含む表示用吹き出し情報が前述したセルに付加される。
また、元のRCMの単一のタイトルに関わる縦方向のセルのうち縦方向ルールデータベース32中の同一タイトルに関わる適合表現と一致する表現が1つもない場合には、前述した吹き出し情報はタイトルに対応するセルに付加される。また、複数の表現の記述不足の場合は、その各々の表現に縦方向ルールデータベース32上で関連付けられるユーザ向けメッセージを統合したものが、出力対象のメッセージとなる。
以上説明したように、本発明の第2の実施形態にしたがった文書データチェック装置は、事業活動のリスク低減の為の管理内容を記述したRCMの単一のタイトルに関わる縦方向の各セルの記述と縦方向ルールデータベース32とを照合し、データベース上の表現のうちRCM上の各セルに存在しない表現と当該データベース上で関連付けられるメッセージをRCMの記述不足を作成者に通知するために表示させるので、RCMを作成したユーザは、この表示された吹き出し情報で示されるメッセージを参照することで、RCMの記述不足を容易に確認することができる。
また、縦方向ルールデータベース32上に修正候補の情報をさらに関連付け、文書データチェック装置3は、出力対象のメッセージがある場合、このメッセージとデータベース上で関連付けられる修正候補も合わせて出力するようにすれば、RCMの作成者はRCMの記述不足がある場合、これを補う修正候補も参照することができるので、RCMの校正の効率が向上する。
この実施形態では、RCMの記述不足を判定する構成としたが、RCMの記述過剰を判定する構成としても良い。具体的には、図12に示した縦方向ルールデータベース32の適合表現の欄において、RCM中に記述されるべき適合表現「精算を行う」、「承認をもらう」、「保管を行う」との欄に加えて、これらの表現と異なる「その他の表現」の欄を設け、当該その他の表現がRCMのセルに含まれる場合、つまりセルの記述のうちデータベース上の「精算を行う」、「承認をもらう」、「保管を行う」と一致しない表現がある場合の記述過剰指摘メッセージと関連付けて管理する。記述過剰となるその他の表現とは例えば「処理は速やかに行わなければならない。」であり、指摘メッセージは例えば「この記述は過剰です。」である。
メッセージ生成部17は、文書データチェック部15による照合の結果、図12に示した縦方向ルールデータベース32中の「精算を行う」、「承認をもらう」、「保管を行う」と異なる文である表現が照合対象のRCMの単一のタイトルに関わる縦方向の複数のセルのいずれかに存在する場合には、この縦方向ルールデータベース32上の適合表現の欄の「その他の表現」と関連付けられる記述過剰メッセージを含む吹き出し情報を元のRCMの過剰な記述が含まれるセルに付加する吹き出し情報として生成し、前述した表現の位置情報をフォント変更のための位置情報としてユーザ端末装置2に出力する。
(第3の実施形態)
次に、本発明の第3の実施形態について説明する。図16は、本発明の第3の実施形態にしたがった文書データチェック装置の構成例を示すブロック図である。
本発明の第3の実施形態にしたがった文書データチェック装置4は、本発明の第2の実施形態にしたがった文書データチェック装置3と異なり、記憶装置31の代わりに記憶装置41を備える。この記憶装置41は、第2の実施形態で説明した記憶装置31と異なり、縦方向ルールデータベース32に加えて単セルルールデータベース13および横方向ルールデータベース42をさらに記憶する。
次に、本発明の第3の実施形態について説明する。図16は、本発明の第3の実施形態にしたがった文書データチェック装置の構成例を示すブロック図である。
本発明の第3の実施形態にしたがった文書データチェック装置4は、本発明の第2の実施形態にしたがった文書データチェック装置3と異なり、記憶装置31の代わりに記憶装置41を備える。この記憶装置41は、第2の実施形態で説明した記憶装置31と異なり、縦方向ルールデータベース32に加えて単セルルールデータベース13および横方向ルールデータベース42をさらに記憶する。
図17は、本発明の第3の実施形態にしたがった文書データチェック装置の記憶装置に記憶される横方向ルールデータベース42の構成例を表形式で示す図である。
この横方向ルールデータベース42は、元のRCMの横方向に連なる複数のセルの記述と照合するためのデータベースであり、RCM中の予め定められた複数のタイトルと、このタイトルのそれぞれに関する管理内容として記述されるべき表現である適合表現と、この適合表現がRCM中の前述したタイトルに関わる縦方向の複数のセルのいずれかに含まれる場合のユーザ端末装置2への出力対象となるユーザ向けメッセージとが適合表現ごとに関連付けられてなる。このユーザ向けメッセージは作成済みのRCMのセルに不適切な記述がある場合に、これを作成者に通知するためのメッセージである。
この横方向ルールデータベース42は、元のRCMの横方向に連なる複数のセルの記述と照合するためのデータベースであり、RCM中の予め定められた複数のタイトルと、このタイトルのそれぞれに関する管理内容として記述されるべき表現である適合表現と、この適合表現がRCM中の前述したタイトルに関わる縦方向の複数のセルのいずれかに含まれる場合のユーザ端末装置2への出力対象となるユーザ向けメッセージとが適合表現ごとに関連付けられてなる。このユーザ向けメッセージは作成済みのRCMのセルに不適切な記述がある場合に、これを作成者に通知するためのメッセージである。
図17に示したデータベースを例にとると、入力文書データであるRCMのタイトル「担当者」に関わるセルに適合表現である「『各担当』は除く」表現が含まれる場合、つまり「各担当」以外の記述がなされている場合には、この適合表現と横方向ルールデータベース42上で関連付けられるユーザ向けメッセージである「精算の実施は各担当です。」がユーザ端末装置2への出力対象となる。また、RCM中のタイトル「規程」に関わるセルに適合表現である「『精算規程』は除く」表現が含まれる場合、つまり「精算規程」以外の記述がなされている場合には、この適合表現と横方向ルールデータベース42上で関連付けられるユーザ向けメッセージである「精算規程が必要です。」がユーザ端末装置2への出力対象となる。
次に、図11に示した構成の文書データチェック装置の動作について説明する。図18は、本発明の第3の実施形態にしたがった文書データチェック装置の処理動作の一例を示すフローチャートである。
図18に示したステップS21からステップS25までの処理は、第1の実施形態で説明したステップS1からS5までの処理と同じである。
図18に示したステップS21からステップS25までの処理は、第1の実施形態で説明したステップS1からS5までの処理と同じである。
図19は、本発明の第3の実施形態にしたがった文書データチェック装置が入力するリスクコントロールマトリックスの一例を示す図である。
ここでは横方向ルールデータベース42との照合対象のセルの記述は、図19に示したRCMのタイトルの段の一段下の横方向に連なるセルの記述である「不正な旅費精算」、「旅費精算は精算書を作成して精算を行う」、「各担当」および「文書作成規程」であるとする。
ここでは横方向ルールデータベース42との照合対象のセルの記述は、図19に示したRCMのタイトルの段の一段下の横方向に連なるセルの記述である「不正な旅費精算」、「旅費精算は精算書を作成して精算を行う」、「各担当」および「文書作成規程」であるとする。
そして、文書データチェック装置4は、ユーザ端末装置2からのRCMの横方向に連なる各セルの記述と横方向ルールデータベース42との照合を行うことで、RCMの不適切な記述を通知するためのメッセージを出力する。
具体的には、文書データチェック部15は、記憶装置31に記憶される横方向ルールデータベース42を含む各種データベースを読み出す(ステップS26)。以下、RCMの不適切な記述を通知するためのメッセージの出力の為の処理について説明し、第1および第2実施形態と同じ処理の説明は後述する。
文書データチェック部15は、形態素解析部14が検出した各単語や各文節のうち、元のRCMの横方向に連なるセルの複数の記述に対応する単語や文節と横方向ルールデータベース42とを照合する(ステップS27)。
文書データチェック部15は、前述した照合を行うことで、横方向ルールデータベース42上の適合表現のうち、形態素解析部14が検出した各単語や各文節中の表現と一致する適合表現と関連付けられるユーザ向けメッセージを当該横方向ルールデータベース42から読出し(ステップS28)、この読み出したメッセージ、前述した一致する表現、およびこの表現の位置情報をメッセージ生成部17に出力する。
ただし、文書データチェック部15は、前述した照合を行うことで、横方向ルールデータベース42上の適合表現のうち、形態素解析部14が検出した各単語や各文節中の表現と一致する適合表現が有る場合でも、この適合表現と横方向ルールデータベース42上で関連付けられるユーザ向けメッセージが無い場合には、メッセージの出力は行なわない。
メッセージ生成部17は、文書データチェック部15からのメッセージ、前述した一致する表現および位置情報を入力すると、このメッセージを含む表示用吹き出し情報を生成する。
通信インタフェース16は、メッセージ生成部17が生成した表示用吹き出し情報、前述した一致表現および位置情報を入力して、ユーザ端末装置2に送信する(ステップS29)。
ユーザ端末装置2の通信インタフェース24により文書データチェック装置4からの表示用吹き出し情報が受信されると、制御部21は、記憶装置22に記憶されていたRCMを読出し、これをもとにチェック済みRCMを生成して表示装置26に表示させる(ステップS30)。
また、文書データチェック装置4は、ユーザ端末装置2からのRCMの各セルの記述と単セルルールデータベース13との照合を行うことで、第1の実施形態と同様に、RCMの記述の適正化のための確認を促すメッセージをユーザ端末装置2に出力し、ユーザ端末装置2からのRCMの縦方向の各セルの記述と縦方向ルールデータベース32との照合を行うことで、第2の実施形態と同様に、RCMの記述不足を通知するためのメッセージをユーザ端末装置2に送信する。
前述したチェック済みRCMとは元のRCMの各セルのうち受信済みの位置情報と対応するセルに吹き出し情報を付加し、このセル中の前述した一致する表現のフォントを変更したものである。
図20は、本発明の第3の実施形態にしたがった文書データチェック装置が入力するリスクコントロールマトリックスへメッセージを付加した一例を示す図である。
図19に示したRCMの横方向に連なる一列目の管理内容を示す各種セルの記述を照合対象とした場合には、各セルのうちタイトル「リスク」に関わる管理内容の上から1列目のセル中の「不正な旅費精算」が図17に示した横方向ルールデータベース42中のタイトル「リスク」と関連付けられる適合表現「不正な旅費精算」と一致する。ただし、この適合表現と横方向ルールデータベース42上で関連付けられるユーザ向けメッセージは無い。
図19に示したRCMの横方向に連なる一列目の管理内容を示す各種セルの記述を照合対象とした場合には、各セルのうちタイトル「リスク」に関わる管理内容の上から1列目のセル中の「不正な旅費精算」が図17に示した横方向ルールデータベース42中のタイトル「リスク」と関連付けられる適合表現「不正な旅費精算」と一致する。ただし、この適合表現と横方向ルールデータベース42上で関連付けられるユーザ向けメッセージは無い。
RCM中の各セルのうちタイトル「統制活動」に関わる管理内容の上から1列目のセル中の「旅費精算は精算書を作成して精算を行う」のうち「精算を行う」が図17に示した横方向ルールデータベース42中のタイトル「統制活動」と関連付けられる適合表現「精算を行う」と一致する。ただし、この適合表現と横方向ルールデータベース42上で関連付けられるユーザ向けメッセージは無い。
また、RCM中の各セルのうちタイトル「担当者」に関わる管理内容の上から1列目のセル中の「各担当」は図17に示した横方向ルールデータベース42中のタイトル「担当者」と関連付けられる適合表現「『担当者』は除く」と一致せず、RCM中の各セルのうち「規程」に関わる管理内容の上から1列目のセル中の「文書作成規程」は図17に示した横方向ルールデータベース42中のタイトル「規程」と関連付けられる適合表現「『精算規程』は除く」と一致する。
よって、図20に示したチェック済みRCMでは、タイトル「統制活動」に関わる管理内容の上から1列目のセル中の前述した一致する表現である「精算を行う」のフォントが変更され、さらに、横方向ルールデータベース42中のタイトル「規程」と関連付けられる適合表現「『精算規程』は除く」と関連付けられるユーザ向けメッセージ「精算規程が必要です。」を含む表示用吹き出し情報がRCM上のタイトル「規程」に関わる管理内容の上から1列目のセルに付加される。
以上説明したように、本発明の第3の実施形態にしたがった文書データチェック装置は、事業活動のリスク低減の為の管理内容を記述したRCMの横方向に連なる各セルの記述と横方向ルールデータベース42とを照合し、データベース上の適合表現のうちRCM上のセルの表現と一致する表現と当該データベース上で関連付けられるメッセージをRCMの不適切な記述を作成者に通知するために表示させるので、RCMを作成したユーザは、この表示された吹き出し情報で示されるメッセージを参照することで、RCMの不適切な記述を容易に確認することができる。
また、横方向ルールデータベース42上に修正候補の情報をさらに関連付け、文書データチェック装置4は、出力対象のメッセージが有る場合、このメッセージとデータベース上で関連付けられる修正候補も合わせて出力するようにすれば、RCMの作成者はRCM中に不適切な記述がある場合、この修正候補も参照することができるので、RCMの校正の効率が向上する。
(第4の実施形態)
次に、本発明の第4の実施形態について説明する。この実施形態は、第1の実施形態にしたがった文書データチェック装置1の機能にRCM中の各セルの記述同士の整合がとれているか否かを判別する機能を付加したものである。
次に、本発明の第4の実施形態について説明する。この実施形態は、第1の実施形態にしたがった文書データチェック装置1の機能にRCM中の各セルの記述同士の整合がとれているか否かを判別する機能を付加したものである。
この実施形態では、判別対象のRCM中のタイトル「統制活動」に関する管理内容の上から1列目のセルの記述が「旅費精算には上司の承認が必要です」であり、同じく「統制活動」に関する管理内容の上から2列目のセルの記述が「旅費精算は担当が承認する」である。これらの2つのセルはRCM中で縦方向に連なる。
また、この判別対象のRCM中のタイトル「担当」に関する管理内容の上から1列目のセルの記述が「システム担当者」であり、同じく「担当」に関する管理内容の上から2列目のセルの記述が「上司」である。これらの2つのセルはRCM中で縦方向に連なる。また、タイトル「統制活動」に関する管理内容の上から1列目のセルとタイトル「担当」に関する管理内容の上から1列目のセルはRCMで横方向に連なる。
この実施形態にしたがった文書データチェック装置1の動作について説明する。文書データチェック装置1の通信インタフェース16は、第1の実施形態で説明したように、ユーザ端末装置2からRCMの各セルのRCMテキストデータおよび当該セルの位置情報を受信する。文書データチェック部15は、RCM中で縦方向または横方向に連なる2つのセルの記述の整合がとれているか否かを判別する。
文書データチェック部15が、前述した記述の整合がとれていないと判別した場合には、メッセージ生成部17は、これをユーザに通知するためのメッセージを含む吹き出し情報を生成して、記述の整合がとれていない2つのセルの位置情報を通信インタフェース16を介してユーザ端末装置2に送信する。
ユーザ端末装置2の通信インタフェース24を介して文書データチェック装置1からの吹き出し情報および位置情報が受信されると、制御部21は、記憶装置22に記憶されていたRCMを読出し、これをもとにチェック済みRCMを生成して表示装置26に表示させる。チェック済みRCMとは元のRCMの各セルのうち受信済みの位置情報と対応するセル中に吹き出し情報を付加したものである。
図21は、本発明の第4の実施形態にしたがった文書データチェック装置による単一のリスクコントロールマトリックスの各セルの記述の整合のチェック結果の第1の例を示す図である。
元のRCMでは、タイトル「統制活動」に関する管理内容の上から1列目のセルの記述が「旅費精算には上司の承認が必要です」であり、同じく「統制活動」に関する2列目のセルの記述が「旅費精算は担当が承認する」であるので、旅費精算を行う人の不整合が生じている。また、RCM中のタイトル「担当」に関する管理内容の上から1列目のセルの記述が「システム担当者」であり、同じく「担当」に関する管理内容の上から2列目のセルの記述が「上司」であるので、旅費精算を行う人の不整合が生じている。
よって、図21に示すように、チェック済みRCMでは、タイトル「統制活動」に関する管理内容の上から1列目のセルの記述および2列目のセルの記述について、旅費精算を実施する人の整合がとれていない事を示すメッセージ「旅費精算を実施する人が異なっています」を示す吹き出し情報が、これらのセルに付加される。またこのRCMでは、タイトル「統制活動」に関する管理内容の上から1列目のセルの記述およびタイトル「担当」に関する管理内容の上から1列目のセルの記述について、旅費精算を実施する人の整合がとれていない事を示すメッセージ「旅費精算を実施する人が異なっています」を示す吹き出し情報が、これらのセルに付加される。
つまり、第4の実施形態にしたがった文書データチェック装置は、事業活動のリスク低減の為の管理内容を記述したRCM中で連なる各セルの記述内容の整合がとれていない場合に、これを作成者に通知するためのメッセージを表示させるので、RCMを作成したユーザは、この表示された吹き出し情報で示されるメッセージを参照することで、RCMの記述の矛盾を容易に確認することができる。
(第5の実施形態)
次に、本発明の第5の実施形態について説明する。この実施形態は、第1の実施形態にしたがった文書データチェック装置1の機能に第1のRCMのセルの記述と第2のRCMのセルの記述の整合の有無を判別する機能を付加したものである。
次に、本発明の第5の実施形態について説明する。この実施形態は、第1の実施形態にしたがった文書データチェック装置1の機能に第1のRCMのセルの記述と第2のRCMのセルの記述の整合の有無を判別する機能を付加したものである。
この実施形態では、判別対象の2つのRCMのフォーマットは共通しているとする。1つめのRCM中のタイトル「統制活動」に関する管理内容の上から1列目のセルの記述が「旅費精算には上司の承認が必要です」であり、2つめのRCM中のタイトル「統制活動」に関する管理内容の上から1列目のセルの記述が「旅費精算は担当が承認する」である。
この実施形態にしたがった文書データチェック装置1の動作について説明する。文書データチェック装置1の通信インタフェース16は、第1の実施形態で説明したように、ユーザ端末装置2から各RCMの各セルのRCMテキストデータおよび当該セルの位置情報を受信する。
文書データチェック部15は、1つめのRCM中の単一のセルの記述と、2つめのRCM中の前述した1つ目のRCM中の単一のセルと同一種別のセルの記述の整合がとれているか否かを判別する。ここでは同一種別のセルとはRCM中のタイトル「統制活動」に関する管理内容の上から1列目のセルである。
文書データチェック部15が記述の整合がとれていないと判別した場合には、メッセージ生成部17は、これをユーザに通知するためのメッセージを含む吹き出し情報を生成して、記述の整合がとれていない2つのセルの位置情報を通信インタフェース16を介してユーザ端末装置2に送信する。
ユーザ端末装置2の通信インタフェース24を介して文書データチェック装置1からの吹き出し情報および位置情報が受信されると、制御部21は、記憶装置22に記憶されていたRCMを読出し、これをもとにチェック済みRCMを生成して表示装置26に表示させる。チェック済みRCMとは元のRCMの各セルのうち受信済みの位置情報と対応するセル中に吹き出し情報を付加したものである。
図22は、本発明の第5の実施形態にしたがった文書データチェック装置による異なるリスクコントロールマトリックスの各セルの記述の整合のチェック結果の一例を示す図である。
元の1つめのRCMでは、タイトル「統制活動」に関する管理内容の上から1列目のセルの記述が「旅費精算には上司の承認が必要です」であり、元の2つめのRCMでは、タイトル「統制活動」に関する1列目のセルの記述が「旅費精算は担当が承認する」であるので、旅費精算を行う人の不整合が生じている。
よって、図22に示すように、チェック済みRCMでは、1つめのRCMにおけるタイトル「統制活動」に関する管理内容の上から1列目のセルの記述および2つめのRCMにおける同一種別のセルの記述について、旅費精算を実施する人の整合がとれていない事を示すメッセージ「旅費精算を実施する人が異なっています」を示す吹き出し情報が、これらのセルに付加される。
つまり、第5の実施形態にしたがった文書データチェック装置は、事業活動のリスク低減の為の管理内容を記述した第1のRCMのセルの記述および2つめのRCMのそれぞれの各セルの記述内容の整合がとれていない場合に、これを作成者に通知するためのメッセージを表示させるので、RCMを作成したユーザは、この表示された吹き出し情報で示されるメッセージを参照することで、複数のRCMのそれぞれについての記述の矛盾を容易に確認することができる。
(第6の実施形態)
次に、本発明の第6の実施形態について説明する。この実施形態は、第1の実施形態にしたがった文書データチェック装置1の機能に、RCMの記述と事業体の規程や業務フローとの整合がとれているか否かを判別する機能を付加したものである。
次に、本発明の第6の実施形態について説明する。この実施形態は、第1の実施形態にしたがった文書データチェック装置1の機能に、RCMの記述と事業体の規程や業務フローとの整合がとれているか否かを判別する機能を付加したものである。
図23は、本発明の第6の実施形態にしたがったコンテンツ管理装置の構成例を示すブロック図である。
図23に示すように、コンテンツ管理装置5は装置全体の処理を司る制御部51、記憶装置52および通信インタフェース53を備え、それぞれがバス54を介して相互に接続される。
図23に示すように、コンテンツ管理装置5は装置全体の処理を司る制御部51、記憶装置52および通信インタフェース53を備え、それぞれがバス54を介して相互に接続される。
記憶装置52は例えばハ−ドディスクドライブや不揮発性メモリ装置などのハードウェアで構成される。記憶装置52は制御用のプログラムに加え、文書データチェック装置1およびユーザ端末装置2の運用元の事業体の規程データおよび業務フローデータを記憶する。これらの規程データや業務フローデータはRCMの作成の根拠となる。また、記憶装置52は制御部21による各種処理のワークメモリとしても機能する。
図24は、本発明の第6の実施形態にしたがったコンテンツ管理装置の記憶装置に記憶される規程情報の一例を示す図である。
記憶装置52には図24に示したような規程データが記憶される。ここで説明する規程とは事業体の会計に関わる規程である。
記憶装置52には図24に示したような規程データが記憶される。ここで説明する規程とは事業体の会計に関わる規程である。
図25は、本発明の第6の実施形態にしたがったコンテンツ管理装置の記憶装置に記憶される業務フロー情報の一例を示す図である。
記憶装置52には図25に示したような業務フローデータが記憶される。ここで説明する業務フローとは事業体の会計に関わる各担当者に関わる規程である。
記憶装置52には図25に示したような業務フローデータが記憶される。ここで説明する業務フローとは事業体の会計に関わる各担当者に関わる規程である。
この実施形態にしたがった各機器の動作について説明する。
まず、文書データチェック装置1の通信インタフェース16は、第1の実施形態で説明したように、ユーザ端末装置2から各RCMの各セルのRCMテキストデータおよび当該セルの位置情報を受信する。制御部11はこの受信したRCMテキストデータや位置情報を記憶装置12に記憶する。
まず、文書データチェック装置1の通信インタフェース16は、第1の実施形態で説明したように、ユーザ端末装置2から各RCMの各セルのRCMテキストデータおよび当該セルの位置情報を受信する。制御部11はこの受信したRCMテキストデータや位置情報を記憶装置12に記憶する。
ここで受信したRCMにはタイトル「規程」およびタイトル「関連するプロセス」が設けられ、この「規程」に関する管理内容が「旅費精算規程」であり、「関連するプロセス」に関する管理内容が「旅費精算に関する業務フロー」であるとする。
そして文書データチェック部15は、規程データや業務フローデータの読み出しを指示するための制御信号を通信インタフェース16を介してコンテンツ管理装置5に送信する。
コンテンツ管理装置5の通信インタフェース53を介して文書データチェック装置1からの制御信号が受信されると、制御部51は、記憶装置52に記憶される規程データや業務フローデータを読み出して、これらを通信インタフェース53を介して文書データチェック装置1に送信する。
文書データチェック装置1の通信インタフェース16を介してコンテンツ管理装置5からの各種データが受信されると、文書データチェック部15は、記憶装置12に記憶されるRCMテキストデータを読み出し、このRCM中の各タイトルの管理内容に対応するセルの記述がコンテンツ管理装置5からの各種データに対応しているか否かを判別する。
前述したようにRCMテキストデータ中のタイトル「規程」に関する管理内容が「旅費精算規程」であり、タイトル「関連するプロセス」に関する管理内容が「旅費精算に関する業務フロー」である場合には、RCM中の管理内容「旅費精算規程」はコンテンツ管理装置5からの規程データで記述されており、RCM中の管理内容「旅費精算に関する業務フロー」は、コンテンツ管理装置5からの業務フローデータで記述されている。この場合には、RCMの記述と事業体の規程や業務フローとの整合がとれているので文書データチェック装置1はメッセージなどの出力は行なわない。
一方、文書データチェック部15による判別の結果、コンテンツ管理装置5からの規程データに図24で示したような旅費精算規程が含まれていない場合には、RCMの記述と事業体の規程との整合がとれていないので、メッセージ生成部17は、「旅費精算規程が存在しません」とのメッセージ情報を通信インタフェース16を介してユーザ端末装置2に出力する。
同様に、文書データチェック部15による判別の結果、コンテンツ管理装置5からの業務フローデータに図25で示したような旅費精算に関する業務フローが含まれていない場合には、RCMの記述と事業体の業務フローとの整合がとれていないので、メッセージ生成部17は、「旅費精算の業務フローが存在しません」とのメッセージ情報を通信インタフェース16を介してユーザ端末装置2に出力する。
ユーザ端末装置2の通信インタフェース24を介して文書データチェック装置1からのが受信されると、制御部21は、このメッセージ情報を表示装置26に表示させる。
これにより、ユーザは、作成したRCMの内容が予め定められる規程や業務フローに沿った内容であるか否かを容易に把握することができる。
これにより、ユーザは、作成したRCMの内容が予め定められる規程や業務フローに沿った内容であるか否かを容易に把握することができる。
以上説明した実施形態では、旅費精算に関するRCMを例としたが、これに限らず、シソーラスの辞書を記憶装置12に記憶させた上で、ルールデータベースを用いて例えば図書購買精算に関するRCMの記述をチェックする構成としてもよい。
(第7の実施形態)
次に、本発明の第7の実施形態について説明する。この実施形態は、RCMなどの表形式の文書に関して、表内のセル間の整合性のチェックを実施するものである。
次に、本発明の第7の実施形態について説明する。この実施形態は、RCMなどの表形式の文書に関して、表内のセル間の整合性のチェックを実施するものである。
図26は、本発明の第7の実施形態にしたがった文書データチェック装置の構成例を示すブロック図である。
図26に示すように、本発明の第7の実施形態にしたがった文書データチェック装置6は、第1の実施形態と異なり、記憶装置12の代わりに記憶装置61を備える。この記憶装置61は、第1の実施形態で説明した記憶装置12が記憶していた単セルルールデータベース13の代わりに導出ルールデータベース62を記憶する。
図26に示すように、本発明の第7の実施形態にしたがった文書データチェック装置6は、第1の実施形態と異なり、記憶装置12の代わりに記憶装置61を備える。この記憶装置61は、第1の実施形態で説明した記憶装置12が記憶していた単セルルールデータベース13の代わりに導出ルールデータベース62を記憶する。
図27は、本発明の第7の実施形態にしたがった文書データチェック装置の記憶装置に記憶される導出ルールデータベースの第1の構成例を表形式で示す図である。
この導出ルールデータベース62は、RCM中の予め定められた第1の位置の文字列が予め定められた適合表現であった場合にRCM中の予め定められた第2の位置に記述されるべき適合表現をルールとして定義し、このルールが満たされない、つまり第1の位置の文字列が適合表現である一方で、第2の位置の記述が導出ルールデータベース62で定められた適合表現で無い場合のユーザ向けメッセージを定めたものである。ここでは整合性のチェックのための位置とメッセージを1種類しか示していないが、もちろん異なる箇所同士の整合性のチェックのための位置とメッセージをさらに定義できる。
この導出ルールデータベース62は、RCM中の予め定められた第1の位置の文字列が予め定められた適合表現であった場合にRCM中の予め定められた第2の位置に記述されるべき適合表現をルールとして定義し、このルールが満たされない、つまり第1の位置の文字列が適合表現である一方で、第2の位置の記述が導出ルールデータベース62で定められた適合表現で無い場合のユーザ向けメッセージを定めたものである。ここでは整合性のチェックのための位置とメッセージを1種類しか示していないが、もちろん異なる箇所同士の整合性のチェックのための位置とメッセージをさらに定義できる。
導出ルールデータベース62では、前述した第1の位置や第2の位置を「チェック範囲」と「位置」によって表している。「チェック範囲」の欄の番号は、列方向、つまり縦方向に並ぶセルの記述の整合性のチェックを行なう場合のチェック対象の列の範囲を示すものであり、または、行方向、つまり横方向に並ぶセルの整合性のチェックを行う場合のチェック対象の行の範囲を示すものである。
「位置」の欄の番号は、列方向に並ぶセルの整合性のチェックを行なう場合のチェック対象の位置の行番号を示すものであり、行方向に並ぶセルの整合性のチェックを行う場合のチェック対象の位置の列番号を示すものである。そして、「位置」の欄の上段は第1の位置を、下段は第2の位置を示すものである。
図27の導出ルールデータベース62では、列番号はA、B、C、・・と表記され、行番号は1、2、3、・・と表記される。図27に示した導出ルールデータベース62では、第1の位置はC列1行目であり、第2の位置はC列2行目である。
導出ルールデータベース62で定義されるチェック範囲が示すチェック対象の列数や行数が1つである、例えば図27に示すように「C列」である場合には、チェック対象のセルの組は一つである。また、チェック範囲が示すチェック対象の列数や行数が1つでない場合、例えば「A列〜C列」と記述される場合には、チェック対象のセルの組数は当該チェック範囲の列数や行数と同じ数となる。
導出ルールデータベース62上の適合表現の欄の上段の文字列は、第1の位置の適合表現であって、下段の文字列は第2の位置の適合表現である。
つまり、図27に示した導出ルールデータベース62では、RCMのC列1行目の文字列が「社員」であった場合で、C列2行目の文字列が「課長」でない場合には、互いの記述が不整合であるとして「社員は1行目で課長は2行目です」とのメッセージを出力することが定義される。
つまり、図27に示した導出ルールデータベース62では、RCMのC列1行目の文字列が「社員」であった場合で、C列2行目の文字列が「課長」でない場合には、互いの記述が不整合であるとして「社員は1行目で課長は2行目です」とのメッセージを出力することが定義される。
次に、図26に示した構成の文書データチェック装置の動作について説明する。図28は、本発明の第7の実施形態にしたがった文書データチェック装置の処理動作の一例を示すフローチャートである。図29は、本発明の第7の実施形態にしたがった文書データチェック装置によるリスクコントロールマトリックスのチェック形態の第1の例を示す図である。なお、図29に示した各種吹き出しは実際に表示されるものではない。図30は、本発明の第7の実施形態にしたがった文書データチェック装置によるリスクコントロールマトリックスのチェック形態の第2の例を示す図である。なお、図30に示したウインドウW1以外の各種吹き出しは実際に表示されるものではない。
図28に示したステップS31からステップS35までの処理は、第1の実施形態で説明したステップS1からS5までの処理と同じである。
そして、文書データチェック部15は、記憶装置61に記憶される導出ルールデータベース62を読出し(ステップS36)、このデータベースと、形態素解析部14が検出した各単語や各文節のうち導出ルールデータベース62上で定義された位置情報に対応するセルの記述に対応する単語や文節とを照合する(ステップS37)。
文書データチェック部15は、前述した照合を行うことで、RCM中の各セルのうち導出ルールデータベース62上で示された2箇所のセルの記述の関係が定義を満たしているか否かを判別して、RCM上の記述にエラーがあるか否かを判別する(ステップS38)。
そして、文書データチェック部15は、記憶装置61に記憶される導出ルールデータベース62を読出し(ステップS36)、このデータベースと、形態素解析部14が検出した各単語や各文節のうち導出ルールデータベース62上で定義された位置情報に対応するセルの記述に対応する単語や文節とを照合する(ステップS37)。
文書データチェック部15は、前述した照合を行うことで、RCM中の各セルのうち導出ルールデータベース62上で示された2箇所のセルの記述の関係が定義を満たしているか否かを判別して、RCM上の記述にエラーがあるか否かを判別する(ステップS38)。
チェック対象が図29に示したRCMの場合、C列1行目の記述は「社員」であり2行目の記述は「課長」であるので、文書データチェック部15は導出ルールデータベース62に基づき、これらの記述の不整合がないと判別する(ステップS38のNO)。この場合、ユーザ向けメッセージは出力されない。
一方、図30に示したRCMの場合、C列1行目の記述は「社員」であり2行目の記述は「係長」であるので、文書データチェック部15はこれらの記述が不整合であると判別する(ステップS38のYES)。この場合、ユーザ向けメッセージを出力する。
一方、図30に示したRCMの場合、C列1行目の記述は「社員」であり2行目の記述は「係長」であるので、文書データチェック部15はこれらの記述が不整合であると判別する(ステップS38のYES)。この場合、ユーザ向けメッセージを出力する。
RCM上の記述に不整合(エラー)があると判別した場合には、照合に用いた導出ルールデータベース62からエラーを示すユーザ向けメッセージを読出し(ステップS39)、この読み出したメッセージ、およびこのメッセージの表示位置情報をメッセージ生成部17に出力する。ここでは、メッセージの表示位置情報は、RCMの各セルのうち導出ルールデータベース62で示された第1の位置となる。この位置は第2の位置であってもよい。
メッセージ生成部17は、文書データチェック部15からのメッセージおよび表示位置情報が入力されると、このメッセージを含む表示用吹き出し情報を生成する。通信インタフェース16は、メッセージ生成部17が生成した表示用吹き出し情報および表示位置情報を入力して、ユーザ端末装置2に送信する(ステップS40)。
ユーザ端末装置2は、通信インタフェース24により文書データチェック装置6からの各種情報を受信すると、制御部21は、記憶装置22に記憶されていたRCMを読出し、これをもとにチェック済みRCMを生成して表示装置26に表示させる(ステップS41)。ここでは、チェック済みRCMとは元のRCMの各セルのうち受信した表示位置情報と対応するセルに吹き出し情報を付加したものである。
前述したように、図30に示したRCMの場合には、チェック済みRCMは、記憶装置22に記憶されていたRCMのセルのうち、導出ルールデータベース62で定義されたC列1行目にユーザ向けメッセージの「社員は1行目で課長は2行目です。」を含む表示用吹き出し情報であるウインドウW1が付加されたものとなる。
前述したように、図30に示したRCMの場合には、チェック済みRCMは、記憶装置22に記憶されていたRCMのセルのうち、導出ルールデータベース62で定義されたC列1行目にユーザ向けメッセージの「社員は1行目で課長は2行目です。」を含む表示用吹き出し情報であるウインドウW1が付加されたものとなる。
つまり、第7の実施形態にしたがった文書データチェック装置は、事業活動のリスク低減の為の管理内容を記述したRCMの第1のセルの記述が予め定められた記述であって第2のセルの記述が定められた記述で無い場合に、これを作成者に通知するためのメッセージを表示させる。RCMを作成したユーザは、この表示された吹き出し情報で示されるメッセージを参照することで、RCM内の複数の箇所の記述の矛盾を容易に確認することができる。
このチェックの実施には特に形態素解析を実施しなくとも実現可能であるが、形態素解析を実施することにより、より精度を向上することが可能である。形態素解析を用いる場合はルールも形態素解析を行ったものを使用する。
次に、第7の実施形態の第1の変形例について説明する。図31は、本発明の第7の実施形態にしたがった文書データチェック装置の記憶装置に記憶される導出ルールデータベースの第2の構成例を表形式で示す図である。図32は、本発明の第7の実施形態にしたがった文書データチェック装置によるリスクコントロールマトリックスのチェック形態の第3の例を示す図である。
図31に示すように、導出ルールデータベース62の「チェック範囲」の列番号を空欄とし、「位置」の上段と下段に行番号「1」,「2」をそれぞれ記述した場合には、図32に示すように、入力対象のRCMの全ての列のそれぞれの1行目および2行目の組が整合性のチェック対象となる。ここでは入力対象のRCMの列はA列からH列までなので、A列からH列までの各列の1行目および2行目の組が整合性のチェック対象となる。
これにより、導出ルールデータベース62中の単一のルールによりRCM中の数多くの組の記述の整合性のチェックを行なえる。
これにより、導出ルールデータベース62中の単一のルールによりRCM中の数多くの組の記述の整合性のチェックを行なえる。
また、導出ルールデータベース62の「チェック範囲」、「位置」、「ユーザ向けメッセージ」の内容を正規表現を用いて記述しても良い。この場合、ユーザ向けメッセージには適合表現にマッチしたデータの文字列が代入されることになる。これによりRCM中の広範囲の記述の整合性のチェックを行なえる。また、導出ルールデータベース62上のチェック範囲は他の設定ファイルなどで定義しても良い。
次に、第7の実施形態の第2の変形例について説明する。この変形例では、導出ルールデータベース62において、ここまで説明したような「チェック範囲」に列番号、「位置」に行番号を定義する形態と異なり、行方向に並ぶセルの整合性のチェックを行うために、「チェック範囲」に行番号を定義して、「位置」に列番号を定義する形態としている。
図33は、本発明の第7の実施形態にしたがった文書データチェック装置の記憶装置に記憶される導出ルールデータベースの第3の構成例を表形式で示す図である。図34は、本発明の第7の実施形態にしたがった文書データチェック装置によるリスクコントロールマトリックスのチェック形態の第4の例を示す図である。
図33に示した例では、「チェック範囲」が空欄で、「位置」の第1の位置が列番号「A」で第2の位置が「B」となっており、第1の位置の適合表現が「社員」で第2の位置の適合表現が「課長」となっている。
図33に示した例では、「チェック範囲」が空欄で、「位置」の第1の位置が列番号「A」で第2の位置が「B」となっており、第1の位置の適合表現が「社員」で第2の位置の適合表現が「課長」となっている。
この場合、文書データチェック部15は、図34に示すように、RCMの各行のA列目とB列目の記述の整合性をチェックし、RCMの各行のA列目の記述が「社員」であって、同行B列目の記述が「課長」でない場合には、これらの記述が不整合であると判別し、ユーザ向けメッセージ「社員はA列目で課長はB列目です。」を導出ルールデータベース62から読み出す。これにより、図29や図32に示したような列方向に並ぶセルの記述のチェックだけでなく、行方向に並ぶセルの記述のチェックも行なえる。
(第8の実施形態)
次に、本発明の第8の実施形態について説明する。この実施形態は、第7の実施形態と同様に、RCMなどの表形式の文書に関して、表内のセル間の整合性のチェックを実施するものである。
次に、本発明の第8の実施形態について説明する。この実施形態は、第7の実施形態と同様に、RCMなどの表形式の文書に関して、表内のセル間の整合性のチェックを実施するものである。
図35は、本発明の第8の実施形態にしたがった文書データチェック装置の構成例を示すブロック図である。図35に示すように、本発明の第8の実施形態にしたがった文書データチェック装置7は、第1の実施形態と異なり、記憶装置12の代わりに記憶装置71を備える。この記憶装置71は、第1の実施形態で説明した記憶装置12が記憶していた単セルルールデータベース13の代わりに包含ルールデータベース72を記憶する。また、第8の実施形態では第1の実施形態と異なり形態素解析部14はない。
図36は、本発明の第8の実施形態にしたがった文書データチェック装置の記憶装置に記憶される包含ルールデータベースの構成例を表形式で示す図である。
この包含ルールデータベース72は、第1の位置に記述された表現は第2の位置の記述に含まれるべき表現であるとしたルールを定義し、このルールが満たされない、つまり第1の位置の記述が第2の位置の記述に含まれていない場合のユーザ向けメッセージを定めたものである。なお、包含ルールデータベース72には導出ルールデータベース62で定めたような適合表現の欄は無い。
この包含ルールデータベース72は、第1の位置に記述された表現は第2の位置の記述に含まれるべき表現であるとしたルールを定義し、このルールが満たされない、つまり第1の位置の記述が第2の位置の記述に含まれていない場合のユーザ向けメッセージを定めたものである。なお、包含ルールデータベース72には導出ルールデータベース62で定めたような適合表現の欄は無い。
包含ルールデータベース72では、導出ルールデータベース62と同じく、前述した第1の位置や第2の位置を「チェック範囲」と「位置」によって表している。「チェック範囲」の欄の番号および「位置」の欄の上段や下段の番号の意味は、導出ルールデータベース62と同じである。
図36に示した包含ルールデータベース72では、A列からH列までの各列1行目が第1の位置として定義され、A列からH列までの各列2行目が第2の位置として定義されている。
図36に示した包含ルールデータベース72では、A列からH列までの各列1行目が第1の位置として定義され、A列からH列までの各列2行目が第2の位置として定義されている。
このデータベースでは、RCMの各列1行目の文字列が同列2行目に含まれていない場合にはこれらの記述が不整合であるとして、「**の文字列が含まれていません」とのメッセージを出力することが定義されている。ここで、「**」は第1の位置の文字列を意味している。
次に、図35に示した構成の文書データチェック装置の動作について説明する。図37は、本発明の第8の実施形態にしたがった文書データチェック装置の処理動作の一例を示すフローチャートである。図38は、本発明の第8の実施形態にしたがった文書データチェック装置によるリスクコントロールマトリックスのチェック形態の第1の例を示す図である。図39は、本発明の第8の実施形態にしたがった文書データチェック装置によるリスクコントロールマトリックスのチェック形態の第2の例を示す図である。なお、図39に示したウインドウW2以外の各種吹き出しは実際に表示されるものではない。
図37に示したステップS51からステップS54までの処理は、第1の実施形態で説明したステップS1からS4までの処理と同じである。ただし、このチェックの実施には形態素解析は必要ないので、第1の実施形態で説明したステップS5に相当する処理は行なわれない。
そして、文書データチェック部15は、記憶装置71に記憶される包含ルールデータベース72を読出し(ステップS55)、このデータベースと、チェック対象のRCMの各単語や各文節のうち包含ルールデータベース72上で定義された位置情報に対応するセルの記述に対応する単語や文節とを照合する(ステップS56)。
文書データチェック部15は、前述した照合を行うことで、RCM中の各セルのうち包含ルールデータベース72上で示された2箇所のセルの記述の関係が定義を満たしているか否かを判別して、RCM上の記述にエラーがあるか否かを判別する(ステップS57)。
文書データチェック部15は、前述した照合を行うことで、RCM中の各セルのうち包含ルールデータベース72上で示された2箇所のセルの記述の関係が定義を満たしているか否かを判別して、RCM上の記述にエラーがあるか否かを判別する(ステップS57)。
チェック対象が図38に示したRCMの場合、文書データチェック部15は、C列1行目の記述は「IS部門」であり、C列2行目の記述は「IS部門と総務部門」であるので、C列1行目の文字列が同列2行目に含まれており、これらの記述の不整合はないと判別する(ステップS57のNO)。この場合、ユーザ向けメッセージは出力されない。
一方、図39に示したRCMの場合、C列1行目の記述は「IS部門」でありC列2行目の記述は「経理部門と総務部門」であるので、文書データチェック部15は包含ルールデータベース72に基づき、C列1行目の文字列「IS部門」が同列2行目の文字列に含まれておらず、これらの記述が不整合であると判別する(ステップS57のYES)。この場合、ユーザ向けメッセージを出力する。
一方、図39に示したRCMの場合、C列1行目の記述は「IS部門」でありC列2行目の記述は「経理部門と総務部門」であるので、文書データチェック部15は包含ルールデータベース72に基づき、C列1行目の文字列「IS部門」が同列2行目の文字列に含まれておらず、これらの記述が不整合であると判別する(ステップS57のYES)。この場合、ユーザ向けメッセージを出力する。
RCM上の記述に不整合(エラー)があると判別した場合には、このエラーを示すユーザ向けメッセージを生成し(ステップS58)、この生成したメッセージ、およびこのメッセージの表示位置情報をメッセージ生成部17に出力する。ここでは、メッセージの表示位置情報は、RCMの各セルのうち包含ルールデータベース72で示された第2の位置となる。
メッセージ生成部17は、文書データチェック部15からのメッセージおよび表示位置情報が入力されると、このメッセージを含む表示用吹き出し情報を生成する。通信インタフェース16は、メッセージ生成部17が生成した表示用吹き出し情報および表示位置情報を入力して、ユーザ端末装置2に送信する(ステップS59)。
ユーザ端末装置2は、通信インタフェース24により文書データチェック装置3からの各種情報を受信する。制御部21は、記憶装置22に記憶されていたRCMを読出し、これをもとにチェック済みRCMを生成して表示装置26に表示させる(ステップS60)。ここでは、チェック済みRCMとは元のRCMの各セルのうち受信した表示位置情報と対応するセルに吹き出し情報を付加したものである。
前述したように、図39に示したRCMの場合には、チェック済みRCMは、記憶装置22に記憶されていたRCMのセルのうち、包含ルールデータベース72で定義されたC列2行目にユーザ向けメッセージの「IS部門の文字列が含まれていません。」を含む表示用吹き出し情報であるウインドウW2が付加されたものとなる。
前述したように、図39に示したRCMの場合には、チェック済みRCMは、記憶装置22に記憶されていたRCMのセルのうち、包含ルールデータベース72で定義されたC列2行目にユーザ向けメッセージの「IS部門の文字列が含まれていません。」を含む表示用吹き出し情報であるウインドウW2が付加されたものとなる。
つまり、第8の実施形態にしたがった文書データチェック装置は、事業活動のリスク低減の為の管理内容を記述したRCMの予め定めた第1のセルの予め定められた記述が第2のセルに記述に含まれていない場合に、これを作成者に通知するためのメッセージを表示させる。RCMを作成したユーザは、この表示された吹き出し情報で示されるメッセージを参照することで、RCM内の複数の箇所の記述の矛盾を容易に確認することができる。
また、包含ルールデータベース72の「チェック範囲」および「位置」の内容を正規表現を用いて記述しても良い。これにより包含ルールデータベース72中の単一のルールによりRCM中の広範囲の記述の整合性のチェックを行なえる。
また、包含ルールデータベース72上のチェック範囲は他の設定ファイルなどで定義しても良い。
また、包含ルールデータベース72上のチェック範囲は他の設定ファイルなどで定義しても良い。
また、第7,8の実施形態でそれぞれ説明した導出ルールデータベース62と包含ルールデータベース72をあわせたデータベースを用いる構成としてもよい。この場合、包含ルールデータベース72からの位置情報と対応する適合表現は空欄となり、対応する適合表現のある位置情報を導出ルールデータベース62で定義していた位置情報とし、対応する適合表現が空欄である位置情報を包含ルールデータベース72で定義していた位置情報としてRCMとの照合を行えば、1つのデータベースをもとに異なるチェック方法を使い分けることが可能になる。
なお、この発明は前記実施形態そのままに限定されるものではなく実施段階ではその要旨を逸脱しない範囲で構成要素を変形して具体化できる。また、前記実施形態に開示されている複数の構成要素の適宜な組み合わせにより種々の発明を形成できる。例えば、実施形態に示される全構成要素から幾つかの構成要素を省略してもよい。更に、異なる実施形態に亘る構成要素を適宜組み合せてもよい。例えば、形態素解析部14は表現の整合度を向上するためのオプション的な処理・機能であり、必ずしも必須の処理・機能ではない。さらに、第2の実施形態では、縦方向データベースを用いた処理を記述したが、縦方向データベースの代わりに横方向データベースを用いた処理であっても良い。
1,3,4,6,7…文書データチェック装置、2…ユーザ端末装置、5…コンテンツ管理装置、11,21,51…制御部、12,22,31,41,52,61,71…記憶装置、13…単セルルールデータベース、14…形態素解析部、15…文書データチェック部、16,24,53…通信インタフェース、17…メッセージ生成部、18,27,54…バス、23…入力装置、25…変換処理部、26…表示装置、32…縦方向ルールデータベース、42…横方向ルールデータベース、62…導出ルールデータベース、72…包含ルールデータベース。
Claims (7)
- 事業活動のリスク低減のための管理内容を含む文書データを入力する入力手段と、
文書データ中の予め定められた表現と当該表現が前記文書データに記述される場合の前記管理内容の適正化のための確認を促すメッセージ情報とを関連付けて記憶する記憶手段と、
前記記憶手段に記憶される表現のうち前記入力手段により入力した文書データ中の表現と関連付けられるメッセージ情報を検索する検索手段と、
前記検索手段により検索したメッセージ情報を出力する出力手段と
を備えたことを特徴とする文書データ処理装置。 - 事業活動のリスク低減のための管理内容を含む文書データを入力する入力手段と、
文書データ中の予め定められた表現と当該表現が前記文書データに記述される場合の前記管理内容の適正化のための修正候補を示すメッセージ情報とを関連付けて記憶する記憶手段と、
前記記憶手段に記憶される表現のうち前記入力手段により入力した文書データ中の表現と関連付けられるメッセージ情報を検索する検索手段と、
前記検索手段により検索したメッセージ情報を出力する出力手段と
を備えたことを特徴とする文書データ処理装置。 - 事業活動のリスク低減のための管理内容を含む文書データを入力する入力手段と、
文書データに記述されるべき予め定められた表現と当該表現が前記文書データに記述されていない場合の当該表現の記述不足または当該表現以外に余分に前記文書データに記述されている記述過剰を示すメッセージ情報とを関連付けて記憶する記憶手段と、
前記記憶手段に記憶される表現のうち前記入力手段により入力した文書データに記述されていない表現と関連付けられるメッセージ情報を検索する検索手段と、
前記検索手段により検索したメッセージ情報を出力する出力手段と
を備えたことを特徴とする文書データ処理装置。 - 前記入力手段により入力した文書データに含まれる前記管理内容に関する第1の表現と前記管理内容に関する第2の表現との間で整合しているか否かを判別する判別手段と、
前記整合していないと前記判別手段が判別した場合に、この旨を示す情報を出力する第2の出力手段と
をさらに備えたことを特徴とする請求項1に記載の文書データ処理装置。 - 前記リスク低減のための管理内容の根拠となる情報を記憶する第2の記憶手段と、
前記第2の記憶手段に記憶された情報と前記入力手段により入力した文書データに含まれ前記管理内容に関する表現との間で整合しているか否かを判別する第2の判別手段と、
前記整合していないと前記判別手段が判別した場合に、この旨を示す情報を出力する第2の出力手段と
をさらに備えたことを特徴とする請求項1に記載の文書データ処理装置。 - 事業活動のリスク低減のための管理内容を含む文書データを入力する入力手段と、
文書データ中の予め定められた第1の箇所の予め定められた第1の記述およびこの記述が当該文書データにある場合に予め定められた第2の箇所にあるべき第2の記述を関連付けて記憶する記憶手段と、
前記入力手段により入力した文書データの前記第1の箇所の記述が前記第1の記述であって前記第2の箇所の記述が前記第2の記述でない場合に、前記第2の箇所にあるべき第2の記述を示すメッセージ情報を出力する出力手段と
を備えたことを特徴とする文書データ処理装置。 - 事業活動のリスク低減のための管理内容を含む文書データを入力する入力手段と、
文書データ中の予め定められた第1の箇所およびこの第1の箇所にある記述が含まれるべき第2の箇所の情報を関連付けて記憶する記憶手段と、
前記入力手段により入力した文書データの前記第1の箇所にある記述が前記第2の箇所にない場合に、前記第2の箇所に含まれるべき記述を示すメッセージ情報を出力する出力手段と
を備えたことを特徴とする文書データ処理装置。
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Cited By (4)
Publication number | Priority date | Publication date | Assignee | Title |
---|---|---|---|---|
JP2010257413A (ja) * | 2009-04-28 | 2010-11-11 | Hitachi Ltd | 文書作成支援装置、文書作成支援方法及び文書作成支援プログラム |
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2007
- 2007-01-29 JP JP2007018311A patent/JP2008033887A/ja not_active Withdrawn
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