JP2005310063A - プロジェクト帳票管理方法及びプロジェクト帳票管理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】 プロジェクトを円滑に実行することができるプロジェクト帳票管理方法及びプロジェクト帳票管理プログラムを提供する。
【解決手段】 管理コンピュータ２１は、プロジェクトを構成する各タスクについてのタスクデータを記録したタスク管理データ記憶部２３と、顧客提示用タスクデータ記憶部２６とに接続されている。管理コンピュータ２１は、端末１５にタスクデータを送信して、カスタマイズ出力するデータの変更を促す。これにより端末１５から取得した変更データを、管理コンピュータ２１は、顧客提示用タスクデータ記憶部２６に記録する。管理コンピュータ２１は、ＲＡＭに記録したタスクデータに顧客提示用タスクデータを上書き更新した出力用データを生成し、この出力用データに基づいてカスタマイズ印刷を行う。
【選択図】 図１

Description

本発明は、プロジェクトに関する帳票を管理するプロジェクト帳票管理方法及びプロジェクト帳票管理プログラムに関する。

事業計画やソフトウエア開発などのプロジェクトを円滑に進めるためには、プロジェクトの進捗管理が大切である。この進捗管理には、プロジェクト計画の立案を行い、この計画に沿って実行する必要がある。このプロジェクト計画の立案と進捗管理を行う技術が開示されている（例えば、特許文献１参照。）。特許文献１においては、プロジェクトを管理する前にプロジェクトの登録を行う。このとき、プロジェクトの各工程（タスク）において作成されるすべての成果物ファイルを中身が空の状態で予め登録しておく。これにより、成果物が実際に作成されることにより、プロジェクトの進捗状況が容易に把握することができるとしている。
特開２００３−１０８７３５号公報（図５〜図７）

ところが、ソフトウエア開発のプロジェクトなどにおいては、顧客からの注文に応じて実行する場合がある。この場合、顧客はプロジェクト成果物の納期に基づいて、次の計画を立案していることが多い。従って、顧客に対しては提示した納期を守ることが大切である。一方、プロジェクトは、常には計画通りに進行するとは限らず、予想外の障害が発生することもある。このため、顧客に対する納期には、余裕時間を含んだ日程で立案したプロジェクトの計画を提示することがある。しかし、プロジェクトの計画を進める上では、余裕時間とタスクの処理時間とを明確に区別して管理するほうが、より適切に管理することができる場合がある。この場合、顧客提示用のプロジェクトの帳票と、内部で管理するプロジェクトの帳票とを分けた上で効率的に管理することができれば、プロジェクトの計画を円滑に実行することができるとともに、顧客に提示した日程の期限を守ることに役立つことが考えられる。

本発明は、上述の課題に鑑みてなされ、その目的は、プロジェクトを円滑に実行することができるプロジェクト帳票管理方法及びプロジェクト帳票管理プログラムを提供することにある。

請求項１又は４に記載の発明によれば、プロジェクトに関する管理項目について第１の管理データを記録している第１記憶手段と、この第１記憶手段に記録している管理項目の少なくとも１つと同じ管理項目を含む第２の管理データを記録する第２記憶手段と、利用者端末に接続される管理コンピュータとを備えた出力管理システムを用いる。管理コンピュータは、出力する管理項目を特定するためのデータを含んだ帳票に関する出力要求を利用者端末から受信した場合、第１及び第２記憶手段のうち、受信した出力要求に基づいて優先的に使用するデータを記録している優先データ記憶手段を決定する。管理コンピュータは、出力要求に含まれていた管理項目のデータを優先データ記憶手段から抽出するとともに、出力要求に含まれていた管理項目であって優先データ記憶手段に含まれない管理項目のデータを他の記憶手段から抽出し、抽出したデータに基づいて出力用データを生成し、利用者端末に提供する。このため、管理コンピュータは、例えば、顧客用の管理データ及び内部用の管理データを分けた状態で効率的に管理することができる。従って、プロジェクトを円滑に実行することができる。

請求項２又は５に記載の発明によれば、管理コンピュータが、第１記憶手段に記録されたデータを利用者端末に送信して表示させて、第２の管理データの登録を促す。このため、利用者は、第２記憶手段に記憶される第２の管理データを、第１記憶手段に記録されたデータを参考にして決定することができる。従って、管理コンピュータは、第２記憶手段に記録されるデータを効率的に取得することができる。

請求項３又は６に記載の発明によれば、管理コンピュータが、利用者端末から受信した帳票のレイアウトに関するデータに基づいて、出力用データのレイアウトを特定する。管理コンピュータは、特定されたレイアウトに関するデータに基づいて、出力用データを生成する。このため、管理コンピュータは、任意のレイアウトによって出力することができる。

本発明によれば、プロジェクトを円滑に実行することができる。

以下、本発明を具体化した一実施形態を図１〜図１１に基づいて説明する。本実施形態においては、複数のタスク（作業工程）により構成されるプロジェクトの日程や担当者などの帳票データを管理する場合を想定する。このため、本実施形態では、図１に示すように、出力管理システムとしての帳票管理システム２０を用いる。

この帳票管理システム２０には、端末１５がネットワークＮを介して接続されている。また、この端末１５は、具体的には、コンピュータ端末であり、ディスプレイ、キーボード及びマウスを備える。ディスプレイは、印刷プレビュー画面や項目やレイアウトなどを設定する設定画面などを表示する。キーボード及びマウスは、印刷する項目を選択したり、項目のレイアウトを行ったりデータを入力したりする場合に用いられる。

また、端末１５は、ネットワークＮを介してプリンタ１６に接続されている。プリンタ１６は、端末１５から受信した印刷データに基づいて印刷を行う。
帳票管理システム２０は、日程などのプロジェクトの帳票を管理するためのシステムである。この帳票管理システム２０は、管理コンピュータ２１を備える。管理コンピュータ２１は、図示しないＣＰＵ、ＲＡＭ及びＲＯＭ等を有し、後述する処理（決定段階、出力段階、第２記憶手段のデータの登録を促す段階及びレイアウト特定段階等を含む処理）を行う。そして、このためのプロジェクト帳票管理プログラムを実行することにより、管理コンピュータ２１は、決定手段、出力手段、第２記憶手段のデータの登録を促す手段及びレイアウト特定手段等として機能する。

更に、管理コンピュータ２１は、プロジェクトデータ記憶部２２、第１記憶手段としてのタスク管理データ記憶部２３、ファイル管理データ記憶部２４、レイアウト設定データ記憶部２５及び第２記憶手段としての顧客提示用タスクデータ記憶部２６に接続されている。

プロジェクトデータ記憶部２２には、図２に示すように、プロジェクトに関するプロジェクトデータ２２０が記録される。このプロジェクトデータ２２０は、プロジェクトの登録時に帳票管理システム２０に記録される。このプロジェクトデータ２２０は、プロジェクト識別子、プロジェクト名、開始予定日時及び終了予定日時に関するデータが記録される。

プロジェクト識別子データ領域には、プロジェクトを特定するための識別子に関するデ
ータが記録される。
プロジェクト名データ領域には、プロジェクトの名称に関するデータが記録される。

開始予定日時データ領域には、このプロジェクトの開始が予定されている日時に関するデータが記録される。すなわち、この開始予定日時は、プロジェクトにおいて最初に実行されるタスクの開始予定日時と同じである。

終了予定日時データ領域には、このプロジェクトの終了が予定されている日時に関するデータが記録される。すなわち、この終了予定日時は、プロジェクトにおいて最後に終了するタスクの終了予定日時と同じである。

タスク管理データ記憶部２３には、図３に示すように、プロジェクトを構成する各タスクに関するタスクデータ２３０が記録される。このタスクデータ２３０は、第１の管理データであって、プロジェクトの登録が行われるときに記録される。タスクデータ２３０は、プロジェクト識別子、タスク識別子、タスク名、担当者名、成果物ファイル識別子、成果物名、関連タスク識別子、開始予定日時、終了予定日時及び所要予測日数に関するデータを含む。

プロジェクト識別子データ領域には、このタスクが属するプロジェクトを特定するためのプロジェクト識別子に関するデータが記録される。このデータを介して、タスクデータ２３０と、プロジェクトデータ記憶部２２に記録されたプロジェクトデータ２２０とが関連付けられる。

タスク識別子データ領域には、このタスクを特定するための識別子に関するデータが記録される。
タスク名データ領域には、このタスクの名前に関するデータが記録される。このタスク名には、例えば「日程計画」や「経理計画」などがある。

担当者名データ領域には、このタスクを実行する担当者の名前に関するデータが記録される。
成果物ファイル識別子データ領域には、このタスクにおいて作成された成果物（文書）のファイルを特定するためのファイル識別子に関するデータが記録される。このデータは、具体的には、例えば、「経費計画」についてのタスクであれば、このタスクで作成された成果物の「経費計画書」のファイルを特定するための識別子となる。

成果物名データ領域には、このタスクにおいて作成された成果物の名前である。
関連タスク識別子データ領域には、このタスクの結果が関連している他のタスクを特定するための識別子に関するデータが記録される。

開始予定日時データ領域には、このタスクの開始予定日時に関するデータが記録される。この開始予定日時データは、関連する他のタスクの遅延によって開始予定日時が遅延する場合に、これに伴って更新される。

終了予定日時データ領域には、このタスクの終了予定日時に関するデータが記録される。この終了予定日時データは、他のタスクの遅延によって開始予定日時が遅延する場合に、これに伴って変更される。

所要予測日数データ領域には、このタスクを行うために必要と予測される所要予測日数に関するデータが記録される。このデータは、開始予定日時データ及び終了予定日時データに基づいて算出されて記録される。

一方、図４に示すように、ファイル管理データ記憶部２４には、成果物ファイルに関するファイルデータ２４０が記録される。このファイルデータ２４０は、プロジェクトが登録されるときに生成される。また、このファイルデータ２４０は、ファイル識別子、ファイル名及び内容に関するデータを含んで構成される。

ファイル識別子データ領域には、ファイルを特定するためのファイル識別子データが記録される。このファイル識別子と、タスクデータ２３０の成果物ファイル識別子とを介して、タスクデータ２３０とファイルデータ２４０とが関連付けられる。すなわち、このファイル識別子を介して、タスクの成果物のファイルを特定することができる。

ファイル名データ領域には、このファイルの名前に関するデータが記録される。
内容データ領域には、このファイルの内容に関するデータが記録されている。具体的には、ファイルがワープロソフトの場合には文章データ、ファイルが表計算ソフトの場合には表データが記録される。

図５に示すように、レイアウト設定データ記憶部２５には、印刷レイアウトに関するレイアウトデータ２５０が記録される。このレイアウトデータ２５０は、後述するように、カスタマイズ設定が行われたときに記録されたり更新されたりする。また、レイアウトデータ２５０は、プロジェクト識別子２５１、タスク関連データ２５２、担当者関連データ２５３、成果物関連データ２５４、日程関連データ２５５、メモ関連データ２５６及びガントチャート表示フラグ２５７を含む。ここで、各関連データ２５２〜２５６は、その項目を出力するか否かを示す出力フラグと、その項目のレイアウトを示す位置に関するデータとを有する。

プロジェクト識別子データ領域には、このタスクが属するプロジェクトを特定するためのプロジェクト識別子に関するデータが記録される。このデータを介して、レイアウトデータ２５０と、プロジェクトデータ記憶部２２に記録されたプロジェクトデータ２２０とが関連付けられる。

タスク出力フラグデータ領域には、タスクの名前を出力するか否かを示すフラグが記録される。このフラグが「０」の場合にはタスクの名前を出力せず、「１」の場合にはタスクの名前を出力する。タスク位置データ領域には、タスクを出力する位置に関するデータが記録される。

担当者出力フラグデータ領域には、担当者の名前を出力するか否かを示すフラグが記録される。このフラグが「０」の場合には、担当者の名前を出力せず、「１」の場合には担当者の名前を出力する。担当者位置データ領域には、担当者の名前を出力する位置に関するデータが記録される。

成果物出力フラグデータ領域には、成果物を出力するか否かを示すフラグが記録される。このフラグが「０」の場合には、成果物を出力せず、「１」の場合には成果物を出力する。成果物位置データ領域には、成果物を出力する位置に関するデータが記録される。

日程出力フラグデータ領域には、タスクの日程を出力するか否かを示すフラグが記録される。このフラグが「０」の場合には、タスクの日程、すなわちこのタスクに要する日数を出力せず、「１」の場合にはタスクの日程を出力する。日程位置データ領域には、タスクの日程を出力する位置に関するデータが記録される。

メモ出力フラグデータ領域には、メモを出力するか否かを示すフラグが記録される。こ
のフラグが「０」の場合には、メモを出力せず、「１」の場合にはメモを出力する。メモ位置データ領域には、メモを出力する位置に関するデータが記録される。

ガントチャート出力フラグデータ領域には、ガントチャートを出力するか否かを示すフラグが記録される。このフラグが「０」の場合には、ガントチャートを出力せず、「１」の場合にはガントチャートを出力する。

一方、図６に示すように、顧客提示用タスクデータ記憶部２６には、顧客に提示する場合の顧客提示用タスクデータ２６０が記録される。この顧客提示用タスクデータ２６０は、第２の管理データであって、後述するようにカスタマイズ設定が行われると記録されたり更新されたりする。また、顧客提示用タスクデータ２６０は、プロジェクト識別子、タスク識別子、タスク名、担当者名、成果物名、提示用開始予定日時、提示用終了予定日時、所要予測日数及びメモ内容に関するデータを含む。

プロジェクト識別子データ領域には、プロジェクトを特定するためのプロジェクト識別子に関するデータが記録される。
タスク識別子データ領域には、この顧客提示用タスクデータに対応するタスクデータ２３０を特定するためのタスク識別子に関するデータが記録される。このデータを介して、顧客提示用タスクデータ２６０と、タスク管理データ記憶部２３に記録されたタスクデータ２３０とが関連付けられる。

タスク名データ領域には、タスクの名前に関するデータが記録される。このデータは、タスクデータ２３０のタスク名と異なるデータが設定された場合に記録される。
担当者名データ領域には、この顧客提示用のタスクの名前に関するデータが記録される。このデータは、タスクデータ２３０の担当者識別子に基づく担当者の名前と異なるデータが設定された場合に記録される。

成果物名データ領域には、タスクにおいて作成される成果物の名前に関するデータが記録される。このデータは、タスクデータ２３０の成果物名と異なるデータが設定された場合に記録される。

提示用開始予定日時データ領域には、タスクの開始予定日時に関するデータが記録される。このデータは、タスクデータ２３０の開始予定日時と異なるデータが設定された場合に記録される。

提示用終了予定日時データ領域には、タスクの終了予定日時に関するデータが記録される。このデータは、タスクデータ２３０の開始予定日時と異なるデータが設定された場合に記録される。

所要予測日数データ領域には、顧客に提示するときにタスクを実行するために必要であると予測された日数に関するデータが記録される。このデータは、提示用開始予定日時データ及び提示用終了予定日時データから算出される日時に合致するように生成される。

メモ内容データ領域には、顧客に提示するときにコメントなどのメモ内容に関するデータが記録される。
次に、帳票管理システム２０を用いたプロジェクト帳票管理処理について、図７〜図１１に基づいて説明する。本実施形態では、このプロジェクト帳票管理処理は、登録処理及び帳票出力処理の順に説明する。本実施形態では、プロジェクトの管理者が端末１５を用いてプロジェクトの登録を行う。

（プロジェクトの登録処理）
まず、プロジェクトの登録者の指示に基づいて、端末１５は、帳票管理システム２０に接続し、帳票管理システム２０の管理コンピュータ２１に対して、プロジェクトの登録データを送信する。この登録データには、プロジェクトの名前、プロジェクトを構成するタスクの数及び名前に関するデータが含まれる。更に、この登録データには、各タスクの担当者識別子、開始予定日時及び終了予定日時に関するデータと、タスクの終了が影響する他のタスクを示す関連タスク識別子のデータとが含まれる。

帳票管理システム２０の管理コンピュータ２１は、プロジェクトの登録を行う。具体的には、管理コンピュータ２１は、プロジェクトデータ２２０を生成しプロジェクトデータ記憶部２２に記録する。ここで、管理コンピュータ２１は、まず、プロジェクトに付与したプロジェクト識別子データとともに、プロジェクト名のデータを記録する。更に、プロジェクトを構成するタスクの開始予定日時が最も早い時刻を抽出し、その時刻をプロジェクトデータ２２０の開始予定日時として記録する。また、管理コンピュータ２１は、プロジェクトを構成するタスクのうち終了予定日時が最も遅い時刻を抽出し、その時刻をプロジェクトデータ２２０の終了予定日時を記録する。

更に、管理コンピュータ２１は、プロジェクトを構成するタスクのタスクデータ２３０を生成してタスク管理データ記憶部２３に記録する。具体的には、管理コンピュータ２１は、各タスクに付与したタスク識別子データとともに、プロジェクト識別子、タスク名、担当者識別子、開始予定日時及び終了予定日時をタスクデータ２３０に記録する。また、管理コンピュータ２１は、関連付けされたタスクに付与されたタスク識別子を抽出し、これを関連タスク識別子のデータとしてタスク管理データ記憶部２３に記録する。

また、管理コンピュータ２１は、成果物ファイルのファイルデータ２４０を生成する。具体的には、管理コンピュータ２１は、ファイルデータ２４０に付与した成果物ファイル識別子とともに、ファイル名及び内容をファイル管理データ記憶部２４に記録する。このとき、管理コンピュータ２１は、ファイル名は成果物名と同じ名前とし、内容は具体的なデータが記録されていない状態とする。そして、管理コンピュータ２１は、付与された成果物ファイル識別子を、タスクデータ２３０に記録する。
以上により、プロジェクトの登録処理が完了する。

（帳票出力処理）
次に、帳票出力処理について、図７〜図１１に基づいて説明する。ここでは、顧客用の帳票をカスタマイズして印刷する場合を想定する。すなわち、顧客提示用タスクデータ記憶部２６が優先データ記憶手段として決定される場合について説明する。

端末１５は、帳票を出力するために帳票管理システム２０にアクセスし、この帳票管理システム２０に対して出力画面を要求する（ステップＳ１−１）。このとき、端末１５は、出力する帳票のプロジェクトのプロジェクト識別子に関するデータを送信する。

帳票管理システム２０の管理コンピュータ２１は、端末１５からの要求に応じて出力画面データを送信する（ステップＳ１−２）。具体的には、管理コンピュータ２１は、まず、受信したプロジェクト識別子に基づいて、このプロジェクトを構成する各タスクのタスクデータ２３０をタスク管理データ記憶部２３から抽出する。管理コンピュータ２１は、抽出したタスクデータ２３０に基づいて出力画面データを生成し、このデータを端末１５に送信する。

端末１５は、出力画面データに基づいて、図８に示す出力画面５００をディスプレイに表示する。この出力画面５００には、プロジェクトを構成するタスクのガントチャートと
、各タスクのタスク名、担当者名及び成果物名が表示されている。また、出力画面５００には、この出力画面５００を印刷するための印刷ボタン５１０と、カスタマイズ設定を行うためのカスタマイズ印刷ボタン５２０と、カスタマイズ設定ボタン５３０とが含まれる。印刷ボタン５１０は、タスク管理データ記憶部２３に記録されたタスクデータ２３０に基づいて、予め設定されている所定の表示形式でプロジェクトの帳票を印刷するためのボタンである。カスタマイズ印刷ボタン５２０は、後述するカスタマイズ設定により設定された顧客提示用タスクデータ２６０及びレイアウトデータ２５０に基づいてプロジェクトの帳票を印刷するためのボタンである。カスタマイズ設定ボタン５３０は、印刷を行う項目の選択や配置の変更など、所定の表示形式と異なる表示形式やタスクデータ２３０に記録されたデータとは異なるデータで印刷を行うためのボタンである。

ここで、出力画面５００のカスタマイズ印刷ボタン５２０が選択されると、端末１５は、カスタマイズ印刷データの要求を帳票管理システム２０に行う。これに応じて、帳票管理システム２０の管理コンピュータ２１は、後述するように、顧客提示用タスクデータ記憶部２６に記録されている顧客提示用タスクデータ２６０とタスクデータ２３０とを用いて出力データを生成する。

一方、出力画面５００のカスタマイズ設定ボタン５３０が選択されると、端末１５は、カスタマイズ設定の指示を帳票管理システム２０に送信する（ステップＳ１−３）。
帳票管理システム２０の管理コンピュータ２１は、カスタマイズ設定の指示を受けると、レイアウト設定画面データを端末１５に送信する（ステップＳ１−４）。なお、このレイアウト設定画面データには、プロジェクト識別子に関するデータが含まれる。

端末１５は、表示形式の編集処理を行う（ステップＳ１−５）。具体的には、端末１５は、まず、受信したデータに基づいて、図９に示す表示項目配置設定画面６００を表示する。この表示項目配置設定画面６００には、表示する項目を選択するためのチェックボックスと、項目を決定するための項目決定ボタンとが含まれる。更に、表示項目配置設定画面６００には、項目のレイアウトを決定するためのレイアウト調整表示部６１０と、レイアウト決定ボタンとが含まれる。レイアウト調整表示部６１０では、表示された項目オブジェクトを自由に移動させることができる。そして、このレイアウト調整表示部６１０に各項目オブジェクトが配置された状態で、レイアウト決定ボタンが選択されると、そのときの配置に応じて各項目の内容を表示させることができる。

ここで、表示項目配置設定画面６００において、タスク名、担当者名、成果物、提示用日程及びガントチャートの各項目が選択されて項目決定ボタンが押された場合を想定する。このとき、端末１５は、選択された項目（ここでは、タスク名、担当者名、成果物及び提示用日程）に関する項目オブジェクトをレイアウト調整表示部６１０に表示する。なお、レイアウト調整表示部６１０にはガントチャートの配置位置は表示されていないが、本実施形態では、ガントチャートは各タスクの項目の右側に配置するように設定されているものとする。

ここで、レイアウト調整表示部６１０に表示された項目オブジェクトを選択（ドラッグ）して移動させることにより、項目の配置が行われる。そして、項目の配置が決定した場合には、レイアウト決定ボタンが選択される。これにより、端末１５は、プロジェクト識別子、表示の指示があった項目に関するデータ及びレイアウト調整表示部６１０における各項目の位置に関するデータを帳票管理システム２０に送信する。

帳票管理システム２０の管理コンピュータ２１は、受信したデータをレイアウトデータ２５０としてレイアウト設定データ記憶部２５に記録する（ステップＳ１−６）。具体的には、管理コンピュータ２１は、プロジェクト識別子を記録する。管理コンピュータ２１
は、表示の指示があった項目のフラグ（タスク表示フラグ、担当者表示フラグ、成果物表示フラグ、日程表示フラグ及びガントチャート表示フラグ）を「１」として記録する。更に、管理コンピュータ２１は、項目のレイアウトに関するデータ（タスク位置、担当者位置、成果物位置及び日程位置に関するデータ）を記録する。

次に、管理コンピュータ２１は、表示項目変更画面データを端末１５に送信する（ステップＳ１−７）。
端末１５は、表示変更画面データの編集処理を行う（ステップＳ１−８）。具体的には、端末１５は、まず、受信したデータに基づいて、図１０に示す表示変更画面７００をディスプレイに表示する。

図１０に示す表示変更画面７００には、それぞれのタスクについて、タスク名、担当者名、成果物名、所要予測日数を変更するための変更欄が含まれる。各変更欄を選択することにより、その項目を変更することができる。また、表示変更画面７００には、ガントチャートが含まれている。このガントチャートにおけるタスクの開始予定日時及び終了予定日時を変更することにより、そのタスクの開始予定日時及び終了予定日時を変更することができる。

更に、表示変更画面７００には、変更設定ボタン７１０及びリセットボタン７２０が含まれる。変更設定ボタン７１０は、表示変更画面７００の変更欄に入力されたデータに変更するためのボタンである。また、リセットボタン７２０は、表示変更画面７００の変更欄に入力されたデータをリセットするためのボタンである。このリセットボタン７２０が選択された場合には、端末１５は、帳票管理システム２０から受信するタスクデータ２３０に基づいた表示変更画面７００を表示する。

ここで、例えば、日程計画の日程（日数）を「３日」から「５日」に変更したとする。そして、変更設定ボタン７１０が選択されると、端末１５は、変更項目（ここでは「日数」）と、その値（５日）を、それに関連するタスク識別子データとともに帳票管理システム２０に送信する。

帳票管理システム２０の管理コンピュータ２１は、受信した提示用タスクデータを顧客提示用タスクデータ２６０として顧客提示用タスクデータ記憶部２６に記録する（ステップＳ１−９）。具体的には、管理コンピュータ２１は、受信したタスク識別子に基づいて、そのプロジェクト識別子を取得し、このプロジェクト識別子と、受信したタスク識別子とを顧客提示用タスクデータ２６０に記録する。更に、管理コンピュータ２１は、この顧客提示用タスクデータ２６０に、受信した変更項目に対応するデータ領域（ここでは「所要予測日数」）に、変更された値（５日）を記録する。

次に、管理コンピュータ２１は、変更された値が、提示用開始予定日時、提示用終了予定日時及び所要予測日数の少なくとも１つであった場合には、提示用終了予定日時を算出して、この値を顧客提示用タスクデータ２６０に記録する。例えば、開始予定日時が変更されておらず、タスクの日数が「３日」から「５日」に変更された場合には、管理コンピュータ２１は、そのタスクの日数に応じて提示用終了予定日時を、２日分遅らせた日時を算出し、これを顧客提示用タスクデータ２６０の提示用終了予定日時に記録する。

更に、管理コンピュータ２１は、顧客提示用タスクデータ２６０の提示用終了予定日時を記録すると、これに伴って開始予定日時が変更される関連タスクのデータを顧客提示用タスクデータ２６０に記録する。具体的には、管理コンピュータ２１は、顧客提示用タスクデータ２６０のタスク識別子に基づいて、このタスクの関連タスク識別子をタスクデータ２３０から抽出する。なお、関連タスク識別子がタスクデータ２３０に記録されていな
かった場合には、顧客提示用タスクデータ２６０への記録を完了する。

そして、管理コンピュータ２１は、抽出した関連タスク識別子を有するタスクデータ２３０の開始予定日時及び終了予定日時と、顧客提示用タスクデータ２６０に記録したタスクの提示用終了予定日時とに基づいて、提示用開始予定日時及び提示用終了予定日時を算出して、顧客提示用タスクデータ２６０に記録する。このとき、この関連タスクについての所要予測日数が変更されていた場合には、変更された所要予測日数に基づいて、提示用終了予定日時を算出する。

例えば、図１１に示すように、「日程計画」のタスクの所要時間が「３日」から「５日」に変更されたことに伴い、このタスクの関連タスクである「経費計画」の開始予定日時が「２日」遅れるように顧客提示用タスクデータ２６０に記録される。また、このとき、「経費計画」の所要予定日数が「１日」から「２日」になった場合には、その提示用終了予定日時は、開始予定日時が「２日」遅れて、更に所要予定日時が「１日」増えたため、「３日」遅れるように顧客提示用タスクデータ２６０に記録される。

このように、表示変更画面７００において提示用終了予定日時が変更されて顧客提示用タスクデータ２６０に記録された場合、そのタスクの関連タスクに関するデータも記録されて顧客提示用タスクデータ２６０に記録される。

そして、顧客提示用タスクデータ２６０の記録を完了した管理コンピュータ２１は、プレビュー画面データを生成して端末１５に送信する（ステップＳ１−１０）。具体的には、管理コンピュータ２１は、プロジェクト識別子に基づいて、このプロジェクトのタスクデータ２３０、レイアウトデータ２５０及び顧客提示用タスクデータ２６０を取得する。そして、管理コンピュータ２１は、タスクデータ２３０を、内蔵するＲＡＭに一時的に記録する。更に、管理コンピュータ２１は、タスク識別子に基づいて、顧客提示用タスクデータ２６０を、これに対応するＲＡＭに記録されたタスクデータに上書き更新する。これにより、管理コンピュータ２１は、出力用プロジェクトデータを生成する。

更に、管理コンピュータ２１は、レイアウトデータ２５０において「１」に出力フラグが記録されている項目を特定し、その位置データを取得する。そして、管理コンピュータ２１は、特定した項目に対応するデータを、生成した出力用プロジェクトデータから抽出する。更に、管理コンピュータ２１は、この抽出したデータを位置データに基づいて配置し、出力データを生成する。そして、管理コンピュータ２１は、生成した出力データに基づいてプレビューデータを生成し、これを端末１５に送信する。

端末１５は、受信したデータに基づいて、図１１のプレビュー画面８００をディスプレイに表示する。このプレビュー画面８００には、カスタマイズ印刷ボタンとカスタマイズ設定ボタンとが含まれている。ここで、カスタマイズ設定ボタンが選択されると、端末１５は、カスタマイズ設定の指示を帳票管理システム２０に送信する（ステップＳ１−３）。そして、ステップＳ１−３以降の処理を繰り返して行う。

一方、カスタマイズ印刷ボタンが選択されると、端末１５は、印刷データをプリンタ１６に対して送信する（ステップＳ１−１１）。そして、プリンタ１６は、受信した印刷データに基づいて、図１１に示したカスタマイズ印刷を行う。
以上により、帳票出力処理が完了する。

本実施形態によれば、以下のような効果を得ることができる。
・本実施形態では、管理コンピュータ２１は、カスタマイズ設定の指示に基づいて、ＲＡＭに記録したタスクデータに顧客提示用タスクデータ２６０を上書き更新して、出力用
プロジェクトデータを生成する。更に、管理コンピュータ２１は、特定した項目のデータを、生成した出力用プロジェクトデータから抽出し、出力データを生成する。このため、出力用のデータとして記録された顧客提示用タスクデータ２６０を用いることにより、出力用のデータに変更した顧客提示用の帳票を、効率的に印刷して出力することができる。

・本実施形態では、管理コンピュータ２１は、レイアウトデータ２５０の出力フラグが「１」に記録されている項目を特定する。管理コンピュータ２１は、特定した項目のデータを、生成した出力用プロジェクトデータから抽出し、出力データを生成する。従って、管理コンピュータは、必要な項目だけを抽出して出力することができる。

・本実施形態では、管理コンピュータ２１は、レイアウトデータ２５０の「１」の出力フラグに対応する項目の位置データを取得する。管理コンピュータ２１は、この抽出したデータを位置データに基づいて配置し、出力データを生成する。このため、管理者から指示のあったレイアウトに応じて帳票を印刷して出力することができる。

・本実施形態では、管理コンピュータ２１は、顧客提示用タスクデータ２６０を取得する場合には、タスクデータ２３０に基づいて生成した表示変更画面７００を端末１５のディスプレイに表示する。このため、管理者は、タスクデータ２３０のデータを参考にしながら、効率的にデータを変更することができる。

・本実施形態では、管理コンピュータ２１は、タスクデータ２３０とは異なるデータのみを顧客提示用タスクデータ２６０に記録した。このため、顧客提示用タスクデータ２６０のデータ量を少なくすることができる。

・本実施形態では、管理コンピュータ２１は、表示変更画面７００において所要予測日数が変更された場合には、そのタスクの関連タスクの提示用開始予定日時を算出し、これを含む顧客提示用タスクデータ２６０を記録する。このため、管理者は、所要予測日数を変更するだけで、これに応じて他のタスクの日程を変更することができる。

また、上記実施形態は以下のように変更してもよい。
○上記実施形態においては、表示変更画面７００において所要予測日数や日程などの変更について説明した。これに限らず、プロジェクトの他の項目のデータを変更してもよい。例えば、タスクデータ２３０に記録された担当者を監督する責任者の名前を、顧客提示用タスクデータ２６０の担当者名として出力するようにしてもよい。これにより、顧客は、責任者を窓口として接すればよい一方、責任者は、タスクを実行した担当者を把握することができる。

○上記実施形態においては、タスクデータ２３０が有する項目とほぼ同じ項目を有する顧客提示用タスクデータ２６０を顧客提示用タスクデータ記憶部２６に記録した。これに限らず、管理コンピュータ２１は、顧客提示用タスクデータ２６０に、タスクデータ２３０とは異なる項目だけを記録してもよい。具体的には、プロジェクト識別子、タスク識別子、変更された項目及び変更された値を含む顧客提示用タスクデータ２６０を記録すればよい。この場合には、顧客提示用タスクデータ２６０のデータ量を少なくすることができる。また、このときも、上記実施形態と同様に、管理コンピュータ２１は、タスクデータ２３０及び顧客提示用タスクデータ２６０に基づいて、出力用データを生成することができる。

○上記実施形態においては、図１０の表示変更画面７００において変更されたタスク名、担当者名、成果物名及び日程などを顧客提示用タスクデータ２６０として記録した。これに代えて、予め顧客に提示するデータをタスクデータ２３０として先に登録し、内部で
用いるタスクデータを、表示変更画面７００において変更して生成してもよい。この場合、管理コンピュータ２１は、出力画面５００の印刷ボタン５１０を用いて顧客提示用のデータに基づく印刷を行い、カスタマイズ印刷ボタン５２０を用いて内部用のデータに基づく印刷を行う。この場合、顧客に提示するデータを先に生成した場合には、効率的に帳票を管理することができる。

○上記実施形態においては、顧客提示用タスクデータ２６０を生成するときに、所要予測日数のデータを変更する変更欄を表示変更画面７００に設けた。これに限らず、所要予測日数を一律に拡大するようにしてもよい。この場合には、管理コンピュータ２１は、各タスクの所要時間に比した余裕時間を含ませた日程の出力用データを生成することができる。具体的には、表示変更画面７００に、日程拡大倍率入力欄を設ける。管理コンピュータ２１は、表示変更画面７００において入力された日程拡大倍率を端末１５から取得すると、この倍率に基づいて各タスクの所要予測日数を算出し、顧客提示用タスクデータ２６０を記録する。

○上記実施形態においては、端末１５は、変更のあった項目の値を帳票管理システム２０に送信した。これに代えて、端末１５は、変更設定ボタン７１０が選択されたときの表示変更画面７００に表示されているデータをすべて帳票管理システム２０に送信してもよい。この場合、管理コンピュータ２１は、受信したデータと、各タスクのタスクデータ２３０とを比較することにより、変更されたデータを抽出し、これに基づいて顧客提示用タスクデータ２６０を生成して記録すればよい。

○上記実施形態においては、管理コンピュータ２１は、ＲＡＭに記録したタスクデータに、顧客提示用タスクデータ２６０を上書き更新して、出力用プロジェクトデータを生成した。これに限らず、管理コンピュータ２１は、出力する項目に該当するデータを、顧客提示用タスクデータ２６０から抽出し、顧客提示用タスクデータ２６０から抽出できなかったデータをタスクデータ２３０から抽出する。管理コンピュータ２１は、顧客提示用タスクデータ２６０及びタスクデータ２３０から抽出したデータに基づいて、出力用データを生成してもよい。

○上記実施形態においては、帳票管理システム２０は、第１記憶手段としてのタスク管理データ記憶部２３と、第２記憶手段としての顧客提示用タスクデータ記憶部２６を別に設けた。これに限らず、第１記憶手段及び第２記憶手段を１つの記憶部に含むように構成してもよい。この場合、管理コンピュータ２１は、第１記憶手段及び第２記憶手段のどちらのデータに対応するかを区別するフラグを設けて管理することが必要である。

実施形態におけるシステムの概略図。 プロジェクトデータ記憶部に記録されたデータの説明図。 タスク管理データ記憶部に記録されたデータの説明図。 ファイル管理データ記憶部に記録されたデータの説明図。 レイアウト設定データ記憶部に記録されたデータの説明図。 顧客提示用タスクデータ記憶部に記録されたデータの説明図。 実施形態における処理手順を説明するための流れ図。 出力画面の説明図。 表示項目配置設定画面の説明図。 表示変更画面の説明図。 カスタマイズ印刷プレビュー画面の説明図。

符号の説明

１５…利用者端末としての端末、２０…出力管理システムとしての帳票管理システム、２１…管理コンピュータ、２３…第１記憶手段としてのタスク管理データ記憶部、２６…第２記憶手段としての顧客提示用タスクデータ記憶部。

Claims (6)

1. プロジェクトに関する管理項目について第１の管理データを記録している第１記憶手段と、この第１記憶手段に記録している管理項目の少なくとも１つと同じ管理項目を含む第２の管理データを記録する第２記憶手段と、利用者端末に接続される管理コンピュータとを備えた出力管理システムを用いて、プロジェクトの帳票を管理する方法であって、
   前記管理コンピュータが、
   出力する管理項目を特定するためのデータを含んだ前記帳票に関する出力要求を前記利用者端末から受信した場合、前記第１及び第２記憶手段のうち、受信した出力要求に基づいて優先的に使用するデータを記録している優先データ記憶手段を決定する決定段階と、
   前記出力要求に含まれていた管理項目のデータを前記優先データ記憶手段から抽出するとともに、前記出力要求に含まれていた管理項目であって前記優先データ記憶手段に含まれない管理項目のデータを他の記憶手段から抽出し、抽出したデータに基づいて出力用データを生成し、前記利用者端末に提供する出力段階と
   を含むことを特徴とするプロジェクト帳票管理方法。
2. 前記管理コンピュータが、前記第１記憶手段に記録されたデータを前記利用者端末に送信して表示させて、前記第２の管理データの登録を促す段階を更に含むことを特徴とする請求項１に記載のプロジェクト帳票管理方法。
3. 前記管理コンピュータが、前記利用者端末から受信した前記帳票のレイアウトに関するデータに基づいて、前記出力用データのレイアウトを特定するレイアウト特定段階を更に含み、
   前記出力段階は、前記レイアウト特定段階で特定されたレイアウトに関するデータに基づいて、前記出力用データを生成することを特徴とする請求項１又は２に記載のプロジェクト帳票管理方法。
4. プロジェクトに関する管理項目について第１の管理データを記録している第１記憶手段と、この第１記憶手段に記録している管理項目の少なくとも１つと同じ管理項目を含む第２の管理データを記録する第２記憶手段と、利用者端末に接続される管理コンピュータとを備えた出力管理システムを用いて、プロジェクトの帳票を管理するプログラムであって、
   前記管理コンピュータを、
   出力する管理項目を特定するためのデータを含んだ前記帳票に関する出力要求を前記利用者端末から受信した場合、前記第１及び第２記憶手段のうち、受信した出力要求に基づいて優先的に使用するデータを記録している優先データ記憶手段を決定する決定手段、及び
   前記出力要求に含まれていた管理項目のデータを前記優先データ記憶手段から抽出するとともに、前記出力要求に含まれていた管理項目であって前記優先データ記憶手段に含まれない管理項目のデータを他の記憶手段から抽出し、抽出したデータに基づいて出力用データを生成し、前記利用者端末に提供する出力手段
   として機能させることを特徴とするプロジェクト帳票管理プログラム。
5. 前記管理コンピュータを、前記第１記憶手段に記録されたデータを前記利用者端末に送信して表示させて、前記第２の管理データの登録を促す手段として更に機能させることを特徴とする請求項４に記載のプロジェクト帳票管理プログラム。
6. 前記管理コンピュータを、前記利用者端末から受信した前記帳票のレイアウトに関するデータに基づいて、前記出力用データのレイアウトを特定するレイアウト特定手段として更に機能させ、
   前記出力手段は、前記レイアウト特定手段で特定されたレイアウトに関するデータに基づいて、前記出力用データを生成することを特徴とする請求項４又は５に記載のプロジェクト帳票管理プログラム。

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