JP2005202669A - 画像形成管理装置、画像形成管理方法、及び画像形成管理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】 資源の消費を抑制する効果を維持しながらユーザの利便性を向上させることが可能な画像形成管理装置、画像形成管理方法、及び画像形成管理プログラムを提供する。
【解決手段】 画像形成装置で画像形成を行うに際して、当該画像形成が画像形成物の出力を制限する条件に該当すると判断すると、その旨を通知する電子メールを作成し、制限を解除することが可能な承認者に送信する。そして、承認者が画像形成を承認すると、制限を解除して、画像形成を実行する。
【選択図】 図１

Description

本発明は、画像形成管理装置、画像形成管理方法、及び画像形成管理プログラムに関し、特に、出力する画像形成物の枚数に応じて出力制限を行う画像形成管理装置、画像形成管理方法、及び画像形成管理プログラムに関する。

プリンタなどの画像形成装置の機能として、出力可能な画像形成物の枚数に制限値を設け、画像形成物の出力を制限する出力制限機能があり、携帯電話など、画像形成物の出力を要求する端末に応じて出力制限を適用し、著作権の保護を図る方法が提案されている（例えば、特許文献１参照）。

また、ユーザごとに制限値を設け、画像形成物の出力を制限することにより、不必要な画像形成物の出力を防止し、トナーや用紙などの消耗品にかかるコストを抑える方法も提案されている（例えば、特許文献２参照）。

そして、コスト削減を目的として出力制限を行っている場合は、必要に応じて制限値を超える画像形成物の出力を行わなければならない場合もあり、このような場合は、画像形成中に画像形成物の出力枚数が制限値に達すると、ユーザが出力制限の承認者に対して制限値の上限引き上げを依頼し、制限値が引き上げられることによって、制限値を越える画像形成物の出力が可能となっていた。

また、制限値に加えて許容値を定め、出力した画像形成物の枚数を累積した累積値が制限値を超える前に実行する印刷ジョブであって、その印刷ジョブが完了すると累積値が制限値を超えるが許容値を超えない場合は、画像形成を行うか中止するかをユーザの設定に従って判断する方法も提案されている（例えば、特許文献３参照）。
特開２００１−２６５６８８号公報 特開２００３−６７１７４号公報 特開平１１−９５９３７号公報

しかし、承認者に出力制限の解除や制限枚数の変更などを依頼する場合、手続きが面倒であり、画像形成が可能となった場合であっても、再度、画像形成の操作を行わなければならなかった。

また、画像形成物の出力制限を行っているにも関わらず、ユーザの操作によって制限値が実質的に上昇すると、必要のない画像形成物の出力を抑止して資源の消費を削減するなどの効果が薄れる恐れがある。

そこで、本発明では、資源の消費を抑制する効果を維持しながらユーザの利便性を向上させることが可能な画像形成管理装置、画像形成管理方法、及び画像形成管理プログラムを提供することを目的とする。

本発明に係る画像形成管理装置は、上位装置から受信した画像形成データに基づいて、画像形成装置で画像を形成出力する画像形成を管理する画像形成管理装置において、画像形成が制限される条件を記憶する制限条件記憶手段と、画像形成が制限されるか否かの判断を行う出力制限判断手段と、画像形成が制限される旨を通知する電子メールを作成する電子メール作成手段と、制限の解除を承認することが可能な承認者に電子メールを送信する電子メール送信手段と、電子メールで通知した画像形成の承認が得られたか否かの判断を行う承認判断手段とを具備する。

また、電子メール作成手段は、該電子メールで通知した画像形成を承認する場合にアクセスするＵＲＬと承認しない場合にアクセスするＵＲＬとが記載された電子メールを作成し、承認判断手段は、ＵＲＬへのアクセスに基づいて、電子メールで通知した画像形成が承認されたか否かの判断を行う。

なお、好ましくは、ＵＲＬは、電子メールで通知する画像形成毎に作成されたＵＲＬである。

次に、本発明に係る画像形成管理方法は、上位装置から受信した画像形成データに基づいて、画像形成装置で画像を形成出力する画像形成を管理する画像形成管理方法において、画像形成装置における画像形成を管理する画像形成管理装置に画像形成を制限する条件を設定し、画像形成が制限されるか否かの判断を画像形成管理装置で行い、画像形成が制限される場合は、画像形成が制限される旨を通知する電子メールを作成し、画像形成管理装置から制限の解除を承認することが可能な承認者に電子メールを送信し、画像形成の承認が得られると、画像形成を画像形成装置で実行する。

本発明に係る画像形成管理プログラムは、上位装置から受信した画像形成データに基づいて、画像形成装置で画像を形成出力する画像形成を管理する処理を画像形成管理装置のコンピュータに行わせる画像形成管理プログラムであって、画像形成を制限する条件を記憶し、画像形成が条件に該当するか否かの判断を行い、画像形成が制限される場合は、該画像形成が制限される旨を通知する電子メールを作成し、制限を解除する承認を行うことが可能な承認者に電子メールを送信し、画像形成の承認が得られたか否かの判断を行い、画像形成の承認が得られると画像形成を画像形成装置で実行する処理を画像形成管理装置のコンピュータに行わせる。

本発明では、資源の消費を抑制する効果を維持しながら、必要に応じて、制限を越える出力を行うことができる。

以下、本発明に係る画像形成管理装置、画像形成管理方法、及び画像形成管理プログラムを実施するための最良の形態について、添付図面を参照して詳細に説明する。

図１は、本発明に係る画像形成管理装置を用いた画像形成システムの構成を示す概念図であり、図２は、本実施の形態に係る画像形成管理装置の構成の一例を示す機能ブロック図である。

本発明に係る画像形成装置１０は、図１に示すように、画像を形成出力するプリンタなどの画像形成装置２０と接続し、画像形成装置２０で実行する印刷ジョブ等の管理を行うプリントサーバであり、画像形成装置２０で形成する画像を示す画像形成データを画像管理装置に送信して、画像形成を要求するユーザの上位装置（例えば、ＰＣなど）３０、及び電子メールを受信し、特定のＵＲＬにアクセス可能な承認者の承認端末（例えば、ＰＣなど)４０とＬＡＮ(Local Area Network)などを介して接続している。

そして、本発明に係る画像形成装置１０には、図２に示すように、画像形成装置全体の制御処理を行う制御部１１、画像形成装置全体を制御するためのプログラムを記録するプログラム記録部１２、上位装置３０から受信した画像形成データや画像形成装置２０で実行する印刷ジョブなどを一時的に記録する一時記録装置１３、画像形成物の出力枚数を管理し、必要に応じて印刷ジョブの実行を制限する出力制限部１４、画像形成を行うために必要な情報を画像形成装置２０に送信して、画像形成を指示する画像形成指示部１５、出力が制限された印刷ジョブの発生を承認者に通知する電子メールを作成する電子メール作成部１６、電子メール作成部１６で作成された電子メールを承認者に送信する電子メール送信部１７、承認者が画像形成を承認した（出力制限を解除する）か否かを判断する承認判断部１８、画像形成装置２０や上位装置３０、承認端末４０と有線や無線を介して接続するための通信Ｉ／Ｆ１９が設けられている。

ここで、出力制限部１４は、ユーザごとに画像形成装置で一定期間に出力した画像形成物の累積枚数を管理すると共に、出力を制限する制限値を記憶し、印刷ジョブを実行する前に、その印刷ジョブを実行することにより画像形成物の累積枚数が制限値を超えるか否かの判断を行う。

また、電子メール作成部１６は、印刷ジョブを実行すると、画像形成物の累積枚数が制限値を超えるため、保留された印刷ジョブが発生したことを通知すると共に、その印刷ジョブの実行を承認するか否の判断に必要な情報（例えば、画像形成を要求しているユーザの氏名や出力する画像形成物の枚数、サイズ、色（白黒、カラーなど）、画像形成するデータのファイル名、形式（フォーアップなど）など）を承認者に通知する電子メールを保留されている印刷ジョブごとに作成する。

そして、承認判断部１８は、保留されている印刷ジョブの処理に対する承認端末からの指示（実行又は削除)を検出し、その印刷ジョブを実行することによる画像形成を承認者が承認したか否かの判断を行う。

上記構成において、本発明に係る画像形成管理装置では、印刷ジョブの実行に際して、画像形成物の出力が制限され、その印刷ジョブが保留されると、保留された印刷ジョブの発生を電子メールを用いて承認者に通知する。

そして、承認者が保留されている印刷ジョブの実行を承認すると、保留されていた印刷ジョブの出力制限を解除して印刷ジョブを実行し、画像形成装置に画像形成物の出力を指示する。

次に、図３を用いて、本実施の形態における印刷ジョブの処理の流れを説明する。

まず、画像形成データを受信し、画像形成要求を受け付ける（ステップ１００）と、受信した画像形成データに基づいて画像形成物を出力する印刷ジョブを実行した場合に、画像形成装置から出力される画像形成物の枚数を検出し（ステップ１０１）、画像形成を要求したユーザが一定期間に出力した画像形成物の累積枚数に、この印刷ジョブを実行することによって出力される画像形成物の枚数を加えた値が、制限値を超えるか否かの判断を行う（ステップ１０２)。

そして、制限値を超えないと判断する（ステップ１０２でＮＯ)と、印刷ジョブを実行し（ステップ１０３)、制限値を超えると判断する（ステップ１０２でＹＥＳ)と、印刷ジョブを保留し（スッテプ１０４）、画像形成物の出力が制限された印刷ジョブの発生、及びその印刷ジョブの承認判断に必要な情報を記載した電子メールを作成し、この電子メールを承認者に送信する（ステップ１０５)。

ここで、承認者の承認端末から、保留している印刷ジョブの実行が指示されると、実行が指示された保留中の印刷ジョブに対して、制限値を超える画像形成物の出力が承認されたと判断し（ステップ１０６でＹＥＳ)、印刷ジョブを実行する（ステップ１０３)。

一方、保留している印刷ジョブの削除が指示されると、削除が指示された保留中の印刷ジョブに対して、制限値を超える画像形成物の出力が承認されなかったと判断し（ステップ１０６でＮＯ)、印刷ジョブを削除する（ステップ１０３)。

なお、本実施の形態では、印刷ジョブの出力が制限されると承認者に通知しているが、印刷ジョブの出力が制限されたユーザに通知し、承認者に承認を得るか否かの判断を要求してもよい。

また、承認者が保留されている印刷ジョブの実行を承認すると、ユーザに問い合わせることなく、保留中の印刷ジョブを実行しているが、承認者の承認後、ユーザの指示に応じて保留中の印刷ジョブを実行してもよい。

さらに、本実施の形態では、画像形成物の出力する枚数に基づいて画像形成を制限しているが、形成する画像が白黒であるかカラーであるかなど、他の条件で画像形成を制限してもよい。

加えて、ユーザに応じて画像形成を承認する承認者が異なる場合は、適切な承認者を判断し、その承認者に出力が制限された印刷ジョブの発生を通知するしてもよい。

このように本実施の形態では、ユーザが制限値を超える画像形成物の出力を画像形成管理装置に要求すると、その旨を電子メールで承認者に伝えるため、画像形成物の出力が必要な場合は、出力制限に該当する場合であっても、承認者から承認を得ることにより、印刷ジョブを実行し、一時的に画像形成を行うことができる。

また、承認者が保留されている印刷ジョブの実行又は削除を指示することにより、承認者が保留されている印刷ジョブの実行を承認したか否かの判断を行うため、承認直後に印刷ジョブを実行し、画像形成を行うことが可能なため、承認された画像形成を迅速に行うことができる。

ところで、本実施の形態では、承認者が保留されている印刷ジョブの実行等を画像形成管理端末に直接指示しているが、特定のＵＲＬにアクセスが行われたか否かを検出することにより、保留されている印刷ジョブの出力制限を解除して実行することも可能であり、以下、第２の実施の形態を用いて詳細に説明する。

図４は、本発明に係る画像形成管理装置の構成の一例を示す機能ブロック図である。

なお、図２と共通な機能を果たす部分には、図２で使用した符号と同一の符号を付して、その詳細な説明を省略する。

本実施の形態に係る画像形成装置１０には、図４に示すように、制御部１１、プログラム記録部１２、一時記録装置１３、出力制限部１４、画像形成指示部１５、電子メール作成部１６、電子メール送信部１７、承認判断部１８、通信Ｉ／Ｆ１９、ＵＲＬ作成部５０が設けられている。

ここで、ＵＲＬ作成部５０は、承認者が保留されている印刷ジョブの実行を承認した（出力制限を解除して画像形成を行う）場合にアクセスするＵＲＬ(Uniform Resource Locator)と、印刷ジョブの実行を承認しない（出力制限を解除しない)場合にアクセスするＵＲＬを、出力制限の解除を要求する印刷ジョブ毎に作成する。

なお、このＵＲＬは、容易に推測できず、且つ一時的にアクセス可能なＵＲＬであることが望ましい。

また、電子メール作成部１６は、保留された印刷ジョブの発生、及びその印刷ジョブの実行を承認するか否の判断に必要な情報に加えて、保留されている印刷ジョブの実行を承認したか否かを示すためにアクセスするＵＲＬを記載した電子メールを、保留されている印刷ジョブごとに作成する。

そして、承認判断部１８は、ＵＲＬ作成部で作成されたＵＲＬへのアクセスを検出し、その印刷ジョブを実行することによる画像形成を承認者が承認したか否かの判断を行う。 上記構成において、本発明に係る画像形成管理装置では、印刷ジョブの実行に際して、画像形成物の出力が制限され、その印刷ジョブが保留されると、その印刷ジョブの実行を承認したか否かを示すＵＲＬを作成し、保留された印刷ジョブの発生と共に、このＵＲＬを電子メールで承認者に通知する。

そして、保留されている印刷ジョブの実行を承認するＵＲＬへのアクセスがあると、保留されている印刷ジョブの実行を承認したと判断して、保留されていた印刷ジョブの出力制限を解除して印刷ジョブを実行し、画像形成装置に画像形成物の出力を指示する。

次に、図５を用いて、本実施の形態における印刷ジョブの処理の流れを説明する。

まず、画像形成データを受信し、画像形成要求を受け付ける（ステップ２００）と、受信した画像形成データに基づいて画像形成物を出力する印刷ジョブを実行した場合に、画像形成装置から出力される画像形成物の枚数を検出し（ステップ２０１）、画像形成を要求したユーザが一定期間に出力した画像形成物の累積枚数に、この印刷ジョブを実行することによって出力される画像形成物の枚数を加えた値が、制限値を超えるか否かの判断を行う（ステップ２０２)。

そして、制限値を超えないと判断する（ステップ２０２でＮＯ)と、印刷ジョブを実行し（ステップ２０３)、制限値を超えると判断する（ステップ２０２でＹＥＳ)と、印刷ジョブを保留し（スッテプ２０４）、画像形成物の出力制限のために保留された印刷ジョブの発生を通知して、この保留されている印刷ジョブの実行を承認するように、承認者に要求するか否かの判断を上位装置を介してユーザに要求する（ステップ２０５)。

ここで、承認者に承認を要求しない旨が上位装置から通知される（ステップ２０５でＮＯ)と、保留していた印刷ジョブを削除し（ステップ２０６)、承認者に承認を要求する旨が上位装置から通知される（ステップ２０５でＹＥＳ)と、保留されている印刷ジョブを実行して画像形成物を出力することを承認した（出力制限を解除する）場合に承認者がアクセスするＵＲＬと、保留されている印刷ジョブを実行して画像形成物を出力することを承認しない（出力制限を解除しない)場合にアクセスするＵＲＬとを作成する（ステップ２０７)。

また、画像形成物の出力が制限された印刷ジョブの発生、及びその印刷ジョブの承認判断に必要な情報に加えて、保留中の印刷ジョブの実行を承認したか否かを示すためにアクセスするＵＲＬを記載した電子メールを作成し、この電子メールを承認者に送信する（ステップ２０８)。

そして、画像形成を承認する旨を通知するアドレスへのアクセスを検出すると、電子メールでこのアドレスと共に通知した保留中の印刷ジョブに対して、制限値を超える画像形成物の出力が承認されたと判断し（ステップ２０９でＹＥＳ)、印刷ジョブを実行する（ステップ２０３)。

一方、画像形成を承認しない旨を通知するアドレスへのアクセスを検出すると、電子メールでこのアドレスと共に通知した保留中の印刷ジョブに対して、制限値を超える画像形成物の出力が承認されなかったと判断し（ステップ２０６でＮＯ)、印刷ジョブを削除する（ステップ２０３)。

なお、本実施の形態では、特定のＵＲＬにアクセスが行われることにより、承認者が画像形成を承認したか否かの判断を行っているが、例えば、ＵＲＬに代えて特定の電子メールアドレスを承認者に通知し、この電子メールアドレスに承認者が電子メールを返信することにより、承認者が画像形成の承認を行ったか否かを判断するなど、承認者の承認を判断することとができる他の方法を用いてもよい。

このように本実施の形態では、電子メールで承認者に通知した特定のＵＲＬにアクセスが行われることにより、保留中の印刷ジョブを実行して制限値を超える画像形成物の出力を承認したか否かを判断することができるため、承認者は、承認するか否かの意思表示を承認する印刷ジョブを間違えることなく、容易且つ適切に通知することが可能となる。

また、特定のＵＲＬへのアクセスを検出することにより、容易且つ迅速に承認者の意思を判断することができるため、承認後の印刷ジョブの処理を迅速に行うことができる。

本発明に係る画像形成管理装置を用いた画像形成システムの構成を示す概念図 第１の実施の形態における画像形成管理装置の構成の一例を示す機能ブロック図 第１の実施の形態における印刷ジョブの処理の流れを示すフローチャート 第２の実施の形態における画像形成管理装置の構成の一例を示す機能ブロック図 第２の実施の形態においる印刷ジョブの処理の流れを示すフローチャート

符号の説明

１０…画像形成装置
１１…制御部
１２…プログラム記録部
１３…一時記録装置
１４…出力制限部
１５…画像形成指示部
１６…電子メール作成部
１７…電子メール送信部
１８…承認判断部
１９…通信Ｉ／Ｆ
２０…画像形成装置
３０…上位装置
４０…承認端末
５０…ＵＲＬ作成部

Claims (5)

1. 上位装置から受信した画像形成データに基づいて、画像形成装置で画像を形成出力する画像形成を管理する画像形成管理装置において、
   前記画像形成が制限される条件を記憶する制限条件記憶手段と、
   前記画像形成が制限されるか否かの判断を行う出力制限判断手段と、
   前記画像形成が制限される旨を通知する電子メールを作成する電子メール作成手段と、
   前記制限の解除を承認することが可能な承認者に前記電子メールを送信する電子メール送信手段と、
   前記電子メールで通知した前記画像形成の承認が得られたか否かの判断を行う承認判断手段と
   を具備することを特徴とする画像形成管理装置。
2. 前記電子メール作成手段は、該電子メールで通知した前記画像形成を承認する場合にアクセスするＵＲＬと承認しない場合にアクセスするＵＲＬとが記載された電子メールを作成し、
   前記承認判断手段は、前記ＵＲＬへのアクセスに基づいて、前記電子メールで通知した前記画像形成が承認されたか否かの判断を行う
   ことを特徴とする請求項１記載の画像形成管理装置。
3. 前記ＵＲＬは、前記電子メールで通知する前記画像形成毎に作成されたＵＲＬである
   ことを特徴とする請求項２記載の画像形成管理装置。
4. 上位装置から受信した画像形成データに基づいて、画像形成装置で画像を形成出力する画像形成を管理する画像形成管理方法において、
   前記画像形成装置における画像形成を管理する画像形成管理装置に前記画像形成を制限する条件を設定し、
   前記画像形成が制限されるか否かの判断を前記画像形成管理装置で行い、
   前記画像形成が制限される場合は、画像形成が制限される旨を通知する電子メールを作成し、
   前記画像形成管理装置から前記制限の解除を承認することが可能な承認者に前記電子メールを送信し、
   前記画像形成の承認が得られると、前記画像形成を前記画像形成装置で実行する
   ことを特徴とする画像形成管理方法。
5. 上位装置から受信した画像形成データに基づいて、画像形成装置で画像を形成出力する画像形成を管理する処理を画像形成管理装置のコンピュータに行わせる画像形成管理プログラムであって、
   前記画像形成を制限する条件を記憶し、
   前記画像形成が前記条件に該当するか否かの判断を行い、
   前記画像形成が制限される場合は、該画像形成が制限される旨を通知する電子メールを作成し、
   前記制限を解除する承認を行うことが可能な承認者に前記電子メールを送信し、
   前記画像形成の承認が得られたか否かの判断を行い、
   前記画像形成の承認が得られると前記画像形成を前記画像形成装置で実行する
   処理を画像形成管理装置のコンピュータに行わせることを特徴とする画像形成管理プログラム。

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