JP2005149380A - ファイル管理システム、ファイルサーバ、ファイル管理方法、ファイル管理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】 管理者と利用者双方の視点でファイル管理行うファイル管理システム、ファイルサーバ、ファイル管理方法、ファイル管理プログラムを提供する。
【解決手段】 ファイルサーバ（１）は、オペレータのアクセス権が無いクライアント端末（３）上でのファイル操作をアクセス管理部（１３）にて検出すると、ファイル管理テーブル（１２４）にて特定した操作対象ファイルの所有者にファイル操作の問い合わせメールをメール送受信制御部（１５）がメールサーバ（２）に送信するとともに問い合わせ内容をファイル操作可否問い合わせ管理テーブル（１２３）に登録する。以後、ファイル管理部（１７）は、問い合わせ先からの応答メールあるいはＷＥＢページへのアクセスの有無をメールサーバ（２）、ＷＥＢサーバ（４）に所定の間隔でアクセスして監視し、ファイル操作部（１４）は監視した結果に基づいて処理対象ファイルを処理する。 【選択図】 図６

Description

本発明は、ネットワーク共有されるファイルを管理する技術に関し、管理者と利用者双方の視点を考慮した柔軟性のあるファイル管理を自動で処理し、また、ファイル管理に必要なシステム設定情報のメンテナンスを自動で処理するファイル管理システム、ファイルサーバ、ファイル管理方法、ファイル管理プログラムに関する。

従来の、ファイル管理に関する技術として、特許文献１記載の、「文書の自動削除方法」がある。

この特許文献１記載の発明は、文書格納用アイコンに削除候補の文書を検索する削除条件を付与し、検索により削除候補文書があるかチェックし、削除候補文書があればそれらの文書を一覧表示できる削除ビューアイコンを生成し、削除候補文書の自動削除が設定されていれば、ユーザ指定の削除猶予期間経過後、それらの文書を自動削除する構成を具備したアイコンによる表示形式を用いた文書管理システムに関し、システム内で発生する削除候補の文書を自動的に検索しての結果をユーザが簡単に確認できる手段で通知する。ユーザに要求されている場合はそれらの文書を自動削除し、要求されていない場合は、ユーザが削除すべき文書を容易に選択できる文書の自動削除方法の提供を目的とするものである。

また、メンテンナンス対象をメールで通知する技術として特許文献２記載の、「データ分類管理システムとデータ分類管理方法およびそのプログラムを記録した記録媒体」がある。

この特許文献２記載の発明は、データの登録処理時、文書分類マトリックス出力部により、デフォルト分類表と文書分類基準表を参照して、ユーザ対応の分類項目群と保存期間を文書分類マトリックス表示選択画面で表示し、表示した分類項目群からユーザが選択指示した分類項目と保存期間を、文書属性登録部により、登録対象のデータの名称に対応付けて設定し、この設定で対応付けた分類項目と保存期間およびデータ名を用いて管理情報を生成して文書属性表に登録して管理する。また、メール通知部により、保存期限を管理し、保存期限を過ぎた文書の発生を当該部署に通知する構成を具備し、操作者（ユーザ）による文書の保存期間などの設定作業の負荷を軽減することを目的とするものである。

また、メンテンナンス対象をメールで通知する技術として特許文献３記載の、「アクティブファイルシステムのための方法および装置」がある。

この特許文献３記載の発明は、文書ファイルに設定する文書管理情報を設定するにあたり、操作者（ユーザ）による文書保存期間の設定作業の負荷を軽減することを目的とし、データの登録処理時、文書分類マトリックス出力部により、デフォルト分類表と文書分類基準表を参照して、ユーザ対応の分類項目群と保存期間を文書分類マトリックス表示選択画面で表示し、表示した分類項目群からユーザが選択指示した分類項目と保存期間を、文書属性登録部により登録対象のデータの名称に対応付けて設定する。対応付けた分類項目と保存期間およびデータ名を用いて管理情報を生成して文書属性表に登録して管理する。また、メール通知部にて保存期限を管理し、保存期限を過ぎた文書の発生を当該部署に通知するものである。

また、仮登録後、管理者等の承諾後に本登録を行う「承認登録機能」を利用したファイル管理に関する技術として特許文献４記載の、「文書管理システム」がある。

この特許文献４記載の発明は、文書の授受管理、最新版管理と旧版の閲覧、ユーザへの閲覧指示と閲覧済みの確認を確実に行うことを目的とし、各部門に関する情報と、各ユーザに関する情報と、各文書に関する情報とを登録したデータベースと、各部門または各ユーザに対し電子メールを送信するためのメール手段と、文書に関する情報をデータベースに仮登録し、仮登録文書の承認をユーザに依頼し、ユーザによる承認をデータベースに登録して文書の本登録とする文書登録手段と、文書の本登録を通知した部門からの受取確認の有無をデータベースに登録する配布管理手段と、ユーザに登録文書の閲覧を指示して閲覧済み報告を要求し、閲覧済み報告の有無をデータベースに登録する教育管理手段と、所定の期限内に承認や受取確認、閲覧済み報告がない場合、部門またはユーザに督促を行う期限管理手段とを具備する構成をもつ文書管理システムである。
特開平８−３１４６７８号公報。 特開２００１−０９２８４６号公報。 特開２００３−５１５１９９号公報。 特開２００３−０７６８２２号公報。

従来のファイル管理においては、文書ファイルの有効期間の設定や管理者による定期的なメンテナンスが行われず、文書ファイルの操作者と文書ファイルの管理者（所有者、登録者を含む）の両者にとって重要でない文書（一定期間以上アクセスが無いファイル、テンポラリーファイル等、利用価値が著しく低下したファイル）が残存し、これらの不要なファイルを削除する操作に対し、アクセス権等によって定義されたシステム固有の手続きを踏まなければファイルを操作できないといった問題が生じた。

このようなファイル管理において発生する問題を解決するためには、以下に掲げる機能が有機的に結びついて実現されることが必要であると考えられる。

機能１）利用価値が低下したファイル等の不要ファイルを自動的に検出して通知する機能。

機能２）不要ファイルの検出処理と検出内容をシステムに確実に反映する機能。

機能３）文書の所有者とファイル操作者の両方の視点によるファイル管理機能。

上記各機能を実現して上記ファイル管理構成を考えた場合、特許文献２および特許文献３記載のメール通知機能を適用する方法がある。

しかし、特許文献２の発明は、有効期限切れのファイルを検出してメール通知を行うに留まり、特許文献３の発明は、特定のファイル操作に対してメール通知を行うものであり、メール通知をトリガーとしたファイルの自動処理ができないといった問題がある。

また、特許文献１記載のファイルのメンテナンス機能を適用する方法がある。

しかし、特許文献１の発明は、ファイルの登録者がファイル管理者であることを前提に構成されたものであり、ファイル操作者の視点でファイルが管理できないといった問題点が生じた。

また、特許文献４記載の「承認登録機能」を適用する方法がある。

しかし、この「承認登録機能」は、ファイルの操作者とファイル登録者のそれぞれのアクセス権を管理する構成がなく、ファイルの登録者（所有者）およびファイル操作者の視点によるファイル管理ができないといった問題が生じた。

よって、本発明は、アクセス権がないユーザのファイル操作をシステム内で設定して管理されるファイルの所有者に通知し、所有者は、利用者側の要求をトリガーとして、利用者側の視点を考慮したファイル管理を自動で実施することが可能なファイル管理システム、ファイルサーバ、ファイル管理方法およびプログラムの提供することを目的とする。

上記目的を達成するために、請求項１の発明は、ファイルサーバと、メールサーバと、クライアント端末がネットワークを介して相互に接続して構成し、ファイルサーバにてネットワーク上での共有ファイルを管理するファイル管理システムであって、ファイルサーバは、クライアント端末における共有ファイルの操作を検出してファイル操作者によるファイル操作が可能か否かを判断するファイル操作可否判定手段と、ファイル操作可否判定手段によりファイル操作が不可であると判断した場合は、操作対象ファイルの登録者若しくは所有者に対してファイル操作の可否を問い合わせるメールを、メールサーバを介して送信するファイル操作可否問い合わせ手段と、ファイル操作可否問い合わせ手段による問い合わせ内容を記録して管理する問い合わせ状況管理手段と、ファイル操作可否問い合わせ手段によって所定の期間内に操作対象ファイルのファイル操作が管理者によって許諾されたか否かの応答メールを、メールサーバを介して監視するファイル操作許諾応答監視手段と、ファイル操作許諾応答監視手段によりファイル操作の許可を示す応答メールを所定の期間内に受信した場合は、問い合わせ状況監視手段にて記録した内容に基づいて操作対象ファイルを操作するファイル操作手段とを具備することを特徴とする。

また、請求項２の発明は、請求項１の発明において、ファイル操作可否判定手段によるファイル操作の可否は、操作対象ファイルを操作する操作者に設定されたアクセス権、あるいは、操作対象ファイルの登録者と操作者の関係に基づいて判定されることを特徴とする。

また、請求項３の発明は、請求項１の発明において、システムはＷＥＢサーバをさらに具備し、ファイルサーバおよびクライアント端末は、ネットワークを介してＷＥＢサーバの記憶手段にアクセスするＷＥＢサーバアクセス手段をさらに具備し、ファイル操作可否問い合わせ手段は、ＷＥＢサーバの所定のＵＲＬを電子メールにて通知し、ファイル操作許諾応答監視手段は、所定のＵＲＬへのアクセス状況によって登録者若しくは所有者による許諾を確認することを特徴とする。

また、請求項４の発明は、ファイルサーバと、メールサーバと、クライアント端末がネットワークを介して相互に接続して構成し、ファイルサーバにてネットワーク上での共有ファイルを管理するファイル管理システムのファイル管理方法であって、ファイルサーバは、ファイル操作可否判定手段によりクライアント端末における共有ファイルの操作を検出してファイル操作者によるファイル操作が可能か否かを判断し、ファイル操作可否判定手段によりファイル操作が不可であると判断した場合は、ファイル操作可否問い合わせ手段により操作対象ファイルの登録者若しくは所有者に対してファイルの操作の可否を問い合わせるメールを、メールサーバを介して送信し、問い合わせ状況管理手段にてファイル操作可否問い合わせ手段による問い合わせ内容を記録して管理し、ファイル操作許諾応答監視手段がファイル操作可否問い合わせ手段によって所定の期間内に操作対象ファイルのファイル操作が登録者若しくは所有者にて許諾されたか否かの応答メールを、メールサーバを介して監視し、ファイル操作許諾応答監視手段によりファイル操作の許可を示す応答メールを所定の期間内に受信した場合は、ファイル操作手段により操作対象ファイルを問い合わせ状況監視手段にて記録した内容に基づいて操作することを特徴とする。

また、請求項５の発明は、ファイルサーバと、メールサーバと、クライアント端末がネットワークを介して相互に接続して構成し、ファイルサーバにてネットワーク上での共有ファイルを管理するファイル管理システムのファイル管理プログラムであって、ファイル操作可否判定手段が、クライアント端末における共有ファイルの操作を検出してファイル操作者によるファイル操作が可能か否を判断する第１のステップと、ファイル操作可否判定手段によりファイル操作が不可であると判断した場合、ファイル操作可否問い合わせ手段は、操作対象ファイルの登録者若しくは所有者に対してファイルの操作の可否を問い合わせるメールを、メールサーバを介して送信する第２のステップと、問い合わせ状況管理手段が、ファイル操作可否問い合わせ手段による問い合わせ内容を記録して管理する第３のステップと、ファイル操作許諾応答監視手段が、ファイル操作可否問い合わせ手段によって操作対象ファイルのファイル操作が登録者若しくは所有者によって許諾されたか否かの応答メールをメールサーバを介して所定の期間にわたって監視する第４のステップと、ファイル操作手段が、ファイル操作許諾応答監視手段によりファイル操作の許可を示す応答メールを所定の期間内に受信した場合は、操作対象ファイルを問い合わせ状況監視手段にて記録した内容に基づいて操作する第５のステップとを具備することを特徴とする。

また、請求項６の発明は、ファイルサーバと、メールサーバと、クライアント端末が相互にネットワークを介して接続して構成し、ファイルサーバにてネットワーク上での共有ファイルを管理するファイル管理システムのファイルサーバであって、ファイルサーバは、クライアント端末における共有ファイルの操作を検出してファイル操作者によるファイル操作が可能か否を判断するファイル操作可否判定手段と、ファイル操作可否判定手段によりファイル操作が不可であると判断した場合は、操作対象ファイルの登録者若しくは所有者に対してファイルの操作の可否を問い合わせるメールを、メールサーバを介して送信するファイル操作可否問い合わせ手段と、ファイル操作可否問い合わせ手段による問い合わせ内容を記録して管理する問い合わせ状況管理手段と、ファイル操作可否問い合わせ手段によって所定の期間内に操作対象ファイルのファイル操作が登録者若しくは所有者によって許諾されたか否かの応答メールをメールサーバを介して監視するファイル操作許諾応答監視手段と、ファイル操作許諾応答監視手段によりファイル操作の許可を示す応答メールを所定の期間内に受信した場合は、操作対象ファイルを問い合わせ状況監視手段にて記録した内容に基づいて操作するファイル操作手段とを具備することを特徴とする。

また、請求項７の発明は、請求項６の発明において、ファイル操作可否判定手段によるファイル操作は、操作対象ファイルを操作する操作者に設定されたアクセス権、あるいは、操作対象ファイルの登録者若しくは所有者と操作者との関係に基づいて判定されることを特徴とする。

また、請求項８の発明は、請求項６の発明において、システムはＷＥＢサーバをさらに具備し、ファイルサーバおよびクライアント端末は、ネットワークを介してＷＥＢサーバの記憶手段にアクセスするＷＥＢサーバアクセス手段をさらに具備し、ファイル操作可否問い合わせ手段は、ＷＥＢサーバの所定のＵＲＬを電子メールにて通知し、ファイル操作許諾応答監視手段は、所定のＵＲＬへのアクセス状況によって登録者若しくは所有者による許諾を確認することを特徴とする。

本発明のファイル管理システム、ファイルサーバ、ファイル管理方法、ファイル管理プログラムを適用することにより、アクセス権がないユーザのファイル操作を管理者（ファイル所有者を含む）に通知し、管理者は、通知された利用者側の要求をトリガーとしてファイル操作の可否を判断して応答し、応答結果に基づいてファイル操作を自動で処理することができる。

これによって、管理者と利用者双方の視点を考慮した柔軟性のあるファイル管理およびファイル管理に必要なシステム設定情報のメンテナンスを自動で処理することができる。

以下、本発明のファイル管理システムを適用した文書管理の実施例について添付図面を参照して詳細に説明する。

図１は、本発明に係わるファイル管理システムの構成例を概略的に示したモデル図である。

図１に示したファイル管理システムにおいて、アクセス権が無いユーザによるファイルの削除操作が発生した時の処理の流れを概略的に説明する。

（処理１）クライアント端末３は、オペレータ９１の共有ファイルの削除操作を検出し、ファイルサーバ１に共有ファイルの削除要求を行う。

（処理２）ファイルサーバ１は、ファイルの削除を要求したオペレータ９１のアクセス権を取得してファイル削除処理の可否を判断する。

ファイル削除処理が可能である場合、ファイルサーバ１は処理対象ファイルを削除して処理を完了する。

ファイルサーバ１が、ファイルの削除操作が不可であると判断した場合、例えば図２（Ａ）に示すような操作保留画面６１をオペレータ９１が使用するクライアント端末３に表示する。

図２において、例えば、オペレータ９１による確認ボタン６１１の押下を検出すると、ファイルサーバ１は、処理対象ファイルの管理者９２（所有者）が所有するクライアント端末３に対し、ファイル削除要求が発生したことを通知およびファイル削除操作の可否を問い合わせるメールをメールサーバ２を経由して送信する。

メール送信が完了した時点において、ファイルサーバ１は、クライアント端末３に図２（Ｂ）に示すような処理確認画面６２の出力処理を行う。

また、このときに送信されるメールは、例えば図３に示すファイル操作確認メール７のような内容となる。

（処理３）通知を受けた管理者９２は、ファイル操作の問い合わせに対する回答を、図３に示す、回答用メールアドレス７１に所定の応答メールを返信したり、回答用ＵＲＬ７２にアクセスして図４に示す回答用ＷＥＢページ８の応答種別選択部８１、コメント入力欄８２、回答ボタン８３、キャンセルボタン８４などを適宜操作したりして問い合わせに対する回答のための各種操作を行う。

（処理４）再度、図１に戻り、例えば、管理者９２が回答用ＷＥＢページ８を使用して応答を返した場合のケースを例にして説明すると、ＷＥＢサーバ６は、管理者９２による回答用ＷＥＢページ８上での操作結果を記憶してＷＥＢサーバ６内に蓄積する。

ファイルサーバ１は、管理者９２に対して問い合わせメールを送信後、所定の期間および所定の間隔で、メールサーバ２もしくは、ＷＥＢサーバ６にアクセスして管理者９２からの応答の有無を監視する。

（処理５）ファイルサーバ１は、ＷＥＢサーバ６、メールサーバ２にアクセスして問い合わせ中の操作が管理者９２によって許諾されたことを検出した場合は、処理ファイルをファイルサーバ１にて削除すると同時に、オペレータ９１の所有者に対して図５に示す問合せ結果通知メール９のような内容で処理結果を通知する。

次に、図１に示した、ファイルサーバ１、メールサーバ２、クライアント端末３、ＷＥＢサーバ４の制御構成を図６に示すブロック図を用いて説明する。

図６において、ファイルサーバ１は、ファイルサーバ制御部１１、ファイルサーバ記憶部１２、アクセス管理部１３、ファイル操作部１４、メール送受信制御部１５、ユーザ管理部１６、ファイル管理部１７、ファイルサーバ通信制御部１８を制御要素として具備し、ファイルサーバ１全体を具備するファイルサーバ制御部１１を中心に各制御要素が相互に接続されて構成される。

ユーザ管理部１６は、ファイルサーバ１にアクセス可能なユーザを登録して管理し、ネットワーク５を介して接続した際のユーザ認証、グループ認証を行う。

アクセス管理部１３は、ユーザ管理部１６に登録して管理されるユーザ毎のアクセス権を設定し、ファイル操作時おいては、ファイルに対する操作の可否を設定したアクセス権に従って判断する。

ファイル操作部１４は、ネットワーク５を介して接続された端末からのファイル操作要求（登録、更新、削除、移動、複製等）を検出し、検出した内容に応じて共有ファイル１２１のファイル操作を行う。

メール送受信制御部１５は、メールサーバ２にアクセスしてメールの送受信制御行い、特に、本発明においては、所定の文書フォーマットにて自動でメール文書を作成して送信する機能を具備する。

ファイル管理部１７は、ファイル操作部１４によるファイル処理の際、属性情報の生成、抽出、登録、変更、削除などを行って共有ファイル１２１毎の属性管理を行う。

ファイルサーバ通信制御部１８は、ネットワーク５を介して接続されるメールサーバ２、ＷＥＢサーバ４、クライアント端末３等の他装置との間におけるメール送受信、ファイル転送、データ通信の各種制御を行う。

ファイルサーバ記憶部１２は、ファイルサーバ１を制御するために必要な、制御プログラム（図示せず）及びシステムパラメータ（図示せず）を記憶する記憶手段であり、特に本発明を実施する際に必要な、共有ファイル１２１、アクセス管理テーブル１２２、ファイル操作可否問い合わせ管理テーブル１２３、ファイル管理テーブル１２４、ユーザ管理テーブル１２５を記憶して管理する。

また、クライアント端末３は、クライアント端末制御部３１、クライアント端末記憶部３２、クライアント端末通信制御部３３、入出力制御部３４、ファイル操作・編集部３５、操作/表示部３６、クライアント端末メール送受信部３７、ＷＥＢ画面表示制御部３８を制御要素して具備し、クライアント端末３全体を制御するクライアント端末制御部３１に各制御要素が相互に接続して構成される。

クライアント端末記憶部３２は、クライアント端末３を利用するオペレータ９１がファイルサーバ１にて認証される際に必要なユーザＩＤ等を含むユーザ認証情報を記憶して管理する。

クライアント端末通信制御部３３は、ネットワーク５を介して接続するファイルサーバ１とのデータ通信、ファイル転送や、メールサーバ２とのメール送受信制御、ＷＥＢサーバ４との間におけるＷＥＢページを表示するための制御データの送受信制御を行う。

入出力制御部３４は、操作/表示部３６に接続し、オペレータ９１の入力操作を検出してクライアント端末制御部３１に通信し、クライアント端末制御部３１から受信した出力制御データに基づいて、各種ユーザインタフェース画面の出力制御を行う。

ファイル操作・編集部３５は、クライアント端末記憶部３２に記憶されるローカルなファイルを管理するファイル操作と、ファイルサーバ１のファイル操作部１４と連携してネットワーク共有ファイルに対する各種ファイル操作を行う。

クライアント端末メール送受信部３７は、操作/表示部３６におけるメールの操作に必要なユーザインタフェースの表示制御を行い、メールデータの作成、編集を行いメールサーバ２に送信するメール送信機能、メールサーバ２から受信したメールデータの表示機能、送受信メールデータの管理機能を備える。

また、メールサーバ２は、メールサーバ２全体を管理するメールサーバ制御部２１にメールサーバ記憶部２２、メール送受信管理部２３がそれぞれ接続されて構成される。

メールサーバ記憶部２２は、メールサーバ２を使用するユーザとその認証用の情報と、受信したメールデータとその識別情報、さらには、メール識別情報のリストを記憶して管理する。

メール送受信管理部２３は、ネットワーク５を介して接続する装置との間において、メール送信プロトコル、メール受信プロトコルに基づいて、ネットワーク５経由でのメール送受信制御、メール一覧リストの送付、メールアカウントの管理および認証を行う。

ＷＥＢサーバ４は、ＷＥＢサーバ４全体を制御するＷＥＢサーバ制御部４１に、ＷＥＢサーバ記憶部４２、ＷＥＢサーバ通信制御部４３が接続された構成を具備する。

ＷＥＢサーバ記憶部４２には、図４に示したような回答用ＷＥＢページ８を表示するためのＨＴＭＬファイル（図示せず）、画像ファイル（図示せず）およびその表示制御に必要なアプリケーションプログラム（図示せず）、ＷＥＢページ毎のアクセス情報を蓄積して管理する各種ログファイル（図示せず）を記憶して管理する。

ＷＥＢサーバ通信制御部４３は、ネットワーク５を介して接続するファイルサーバ１、クライアント端末３等の他の装置との通信制御を、ＨＴＴＰ等のＷＥＢベースでの通信制御プロトコルによって行う。

次に、図６に示したブロック図において、ファイルサーバ１のファイルサーバ記憶部１２にて管理されるファイル管理テーブル１２４、ユーザ管理テーブル１２５、アクセス管理テーブル１２２、ファイル操作可否問い合わせ管理テーブル１２３の具体的な例を図７に示してさらに説明する。

図７は、図２に示したサーバ記憶部に記憶される文書管理テーブル、ユーザ管理テーブル、アクセス管理テーブル、操作問い合わせ状況管理テーブルの登録データの例を示すテーブルレイアウト図である。

図７（Ａ）において、ユーザ管理テーブル１２５は、登録ユーザをシステム内でユニーク特定するためのユーザＩＤ、ユーザ名、ユーザの連絡先となるメールアドレスを登録して管理し、ファイルサーバ１にアクセス可能なユーザを登録して管理するテーブルである。

なお、ユーザ管理テーブル１２５にて管理される項目は、上記以外にも、所属するグループの識別情報、ユーザ認証用のパスワード情報、登録日、ユーザが利用する端末のコンピュータ名、ＩＰアドレス等のユーザ管理に必要な項目を適宜追加することが可能である。

図７（Ｂ）において、アクセス管理テーブル１２２は、ユーザ管理テーブル１２５にて管理されるユーザＩＤ毎のファイル操作に対する権限をファイル操作別（登録、参照、更新、削除、複製等に対する可否を、個別に設定して管理するためのテーブルである。

図７（Ｃ）において、ファイル管理テーブル１２４は、登録ファイルをシステム内でユニークに特定する識別情報としてのファイルＩＤ、ファイルの格納位置を特定するためのファイル格納位置、ファイル名、ファイルの所有者を特定するためにファイル登録者あるいは管理者によって設定されたユーザＩＤを設定する所有者、ファイルの登録、更新日時等を記憶して管理する。

なお、ファイル管理テーブル１２４にて管理する項目は、ファイルをシステムでユニーク特定して管理し、かつファイルの所有者を登録して管理できるものであれば、このテーブルレイアウトに限定されない。

図７（Ｄ）において、ファイル操作可否問い合わせ管理テーブル１２３は、ファイルサーバ１において、アクセス権の無いファイル操作のうち、ファイルの所有者への問い合わせが発生したファイルを登録し、問い合わせ後の状況を管理するためのテーブルである。

ファイル操作可否問い合わせ管理テーブル１２３に登録して管理する項目には、発生した問い合わせをシーケンシャルに採番して管理する管理番号、問い合わせを行ったファイルを特定するためにファイル管理テーブル１２４で登録されたファイルＩＤを設定するファイルＩＤと、問い合わせが発生した時のファイル操作を行ったオペレータ９１を特定するためにユーザ管理テーブル１２５で登録されたユーザＩＤを設定する操作者、ファイル操作の種別を設定する操作内容、ファイル操作の実施の可否を問い合わせたファイルの所有者、管理者の情報をユーザ管理テーブル１２５に登録したユーザＩＤを設定して管理する問い合わせ先、問い合わせメールを送信したときの日付、現時点における問い合わせ先からの応答の有無を示す問い合わせ状況がある。

なお、図７（Ｄ）に設定したレイアウト以外に、問い合わせ先に設定するデータをユーザＩＤに替えて宛先のメールアドレスを設定したり、管理番号毎の回答期限を設けて管理する回答期限を追加したりするなど、問い合わせたファイル操作とその回答状況を管理できる構成であれば図７（Ｄ）のレイアウトに限定されない。

次に、図１に示したファイル管理システムにおけるファイル操作の検出処理を、図６に示した制御要素の名称および、図７に示した各テーブルの管理項目名等を用いて説明する。

図８は、本発明のファイル管理システムにおける共有ファイルに対するファイル操作を検出した時の処理手順において、特に、ファイルの削除操作を例として示したフローチャートである。

ファイルサーバ１において、ファイルサーバ制御部１１は、ネットワーク５、ファイルサーバ通信制御部１８を介して接続されるクライアント端末３の操作/表示部３６におけるオペレータ９１のファイル操作を検出すると、ファイル操作を行ったオペレータ９１のユーザ認証処理をユーザ管理部１６に指示し、ユーザ管理部１６にて特定したユーザが、ファイル操作を要求した処理対象ファイルの所有者であるかをファイル管理部１７に対して問い合わせる（ステップＳ１０１）。

ファイル管理部１７は、ファイルサーバ記憶部１２のファイル管理テーブル１２４から処理対象ファイルの所有者と、オペレータ９１のユーザＩＤが同一であるかを判断して判断結果をファイルサーバ制御部１１に通知する。

処理対象ファイルの所有者がオペレータ９１である場合（ステップＳ１０１でＹＥＳ）、ファイルサーバ制御部１１は、処理対象ファイルの削除操作をファイル操作部１４に指示する（ステップＳ１０７）。

一方、処理対象ファイルの所有者がオペレータ９１でないと判断された場合、ファイルサーバ制御部１１は、操作確認メールの送信の可否をファイルサーバ記憶部１２に記憶されたシステムパラメータ（図示せず）に基づいて判断する（ステップＳ１０２）。

操作確認メールの設定がある場合（ステップＳ１０２でＹＥＳ）、ファイルサーバ制御部１１は、ステップＳ１０１で特定した処理対象ファイルの所有者を宛先とする問い合わせメールの作成および送信をメール送受信制御部１５に対して指示する（ステップＳ１０３）。

そして、ファイルサーバ制御部１１は、処理対象ファイルのファイルＩＤ、問い合わせ先となる処理対象ファイルの所有者を特定するためのユーザＩＤを含む問い合わせ状況を含む管理情報をファイル操作可否問い合わせ管理テーブル１２３に登録する（ステップＳ１０４）。

ファイルサーバ制御部１１は、ステップＳ１０４が終了した段階で、ファイル操作の問い合わせを実施した旨を通知するメッセージをクライアント端末３の操作/表示部３６に出力するように、ファイルサーバ通信制御部１８を介して、クライアント端末制御部３１に指示する。

以後、ファイルサーバ制御部１１は、ファイル操作可否問い合わせ管理テーブル１２３にて管理される問い合わせ日時と、ファイルサーバ記憶部１２に記憶されるシステムパラータの有効期限に基づいて、ファイル操作可否問い合わせ管理テーブル１２３にて未だ応答が無い問い合わせを監視するようにファイル管理部１７に指示する。

ファイル管理部１７は、ファイル操作可否問い合わせ管理テーブル１２３にて応答監視中の登録データ毎に、応答メール送受信制御部１５を介してメールサーバ２にアクセスして所定のメールアドレスに応答メールが届いているかをチェックしたり、ファイルサーバ通信制御部１８を介してＷＥＢサーバ４にアクセスしてＷＥＢサーバ記憶部４２に記録されたＷＥＢページのアクセスログの内容をチェックしたりして、問い合わせに対する応答の有無を監視する（ステップＳ１０５）。

ステップＳ１０５の監視処理において、回答期限までにファイルの所有者からの応答があった場合（ステップＳ１０５でＹＥＳ）、ファイル管理部１７は、応答内容を確認して問い合わせたファイル操作が許諾されたか否かを判断し、判定結果をファイルサーバ制御部１１に通知する（ステップＳ１０６）。

ステップＳ１０６おいて、ファイル操作が許諾された場合（ステップＳ１０６でＹＥＳ）、ファイルサーバ制御部１１は、ファイル操作を問い合わせたファイルのファイルＩＤとファイル操作の内容をファイル操作可否問い合わせ管理テーブル１２３から取得し、取得したファイルＩＤに対応するファイル操作（図８においては、ファイルの削除）の処理をファイル操作部１４に指示する（ステップＳ１０７）。

再度、ステップＳ１０２に戻り、削除操作に対する確認メール送信の設定が無い場合（ステップＳ１０２でＮＯ）、または、ステップＳ１０５の監視処理において、回答期限までにファイルの所有者からの応答がない場合（ステップＳ１０５でＮＯ）、ファイルサーバ制御部１１は、アクセス管理部１３に対し、ステップＳ１０１で特定したオペレータ９１のによるファイル操作の可否を問い合わせる。

そして、アクセス管理部１３は、アクセス管理テーブル１２２を参照してオペレータ９１にファイル操作を可能にするアクセス権が設定されているかを判断して判断結果をファイルサーバ制御部１１に通知する（ステップＳ１０８）。

オペレータ９１によるファイル操作が許可されている場合（ステップＳ１０８でＹＥＳ）、ファイルサーバ制御部１１は、ファイル操作部１４に対して処理対象ファイルの削除を指示する（ステップＳ１０７）。

一方、ステップＳ１０８の処理において、オペレータ９１のファイル操作の権限が無い場合、もしくは、ステップＳ１０６の処理において、ファイル操作が許諾されていない場合（ステップＳ１０６でＮＯ）、ファイルサーバ制御部１１は、オペレータ９１によるファイル操作要求を拒絶して、拒絶理由などをオペレータに通知するメッセージ出力のための制御データをネットワーク５を介してクライアント端末３に送信する。

なお、図８のフローチャートにて示した処理は、ファイル削除の処理を示したものであるが、他のファイル操作（更新、コピー、移動等）においても適用可能である。

また、ステップＳ１０７における監視中に、他のアクセス権のあるユーザによってファイル操作された場合は、その旨を通知するメールをオペレータ９１に送信する等のエラー処理は図示していないが、システムの運用にあわせて適宜追加した処理にすることは言うまでもない。

また、ステップＳ１０３におけるファイル操作の問い合わせは、ファイル操作の発生毎にリアルタイムで問い合わせる構成を示したが、これ以外に、問い合わせ先が同一のファイル操作、あるいは、処理対象ファイルが重複するファイル操作を一定期間内でまとめで問い合わせる処理構成にしても良い。

以上が、本発明に係るファイル管理システム、ファイル管理方法、ファイル管理プログラムの実施の形態の説明である。

なお、本発明は、図１〜８を用いて説明した例に限定されるものではなく、その要旨を逸脱しない範囲において変更可能である。

例えば、図６に示した構成以外に、ファイルサーバ１、メールサーバ２、ＷＥＢサーバ４を一台のサーバに集結し、さらにサーバにクライアント端末３の制御要素の一部を移管した構成にすることも可能である。

本発明のファイル管理システム、ファイルサーバ、ファイル管理方法、ファイル管理プログラムは、共有ファイル、アクセス権等のシステム設定情報を、管理者と利用者双方の視点を考慮して柔軟にメンテナンスすることが必要なファイル管理システムに利用することが可能である。

本発明に係わるファイル管理システムの１構成例を示す構成図である。 図１に示すファイルサーバがアクセス権の無いユーザによるファイル操作を検出した際、ファイル管理者に問い合わせを確認する時に表示される確認画面のレイアウトの一例を示すメッセージウインドウである。 図１に示したファイルサーバがメールサーバを介して、ファイル管理者に送信するメール文書の例を示す文書フォーマットである。 メールで通知されたＵＲＬにアクセスしたときのＷＥＢページの表示例を示す画面レイアウトである。 図１に示したファイルサーバがメールサーバを介して、ファイル操作者に送信されるメール文書の例を示す文書フォーマットである。 図１に示したファイルサーバ、メールサーバ、ＷＥＢサーバ、クライアント端末の各制御構成を示すブロック図である。 サーバ記憶部に記憶される文書管理テーブル、ユーザ管理テーブル、アクセス管理テーブル、ファイル操作可否問い合わせ状況管理テーブルの登録データの例を示すテーブルレイアウト図である。 図１に示したファイルサーバにおけるファイル操作検出処理の手順を、ファイル削除操作を例として示したフローチャートである。

符号の説明

１ ファイルサーバ
１１ ファイルサーバ制御部
１２ ファイルサーバ記憶部
１２１ 共有ファイル
１２２ アクセス管理テーブル
１２３ ファイル操作可否問い合わせ管理テーブル
１２４ ファイル管理テーブル
１２５ ユーザ管理テーブル
１３ アクセス管理部
１４ ファイル操作部
１５ メール送受信制御部
１６ ユーザ管理部
１７ ファイル管理部
１８ ファイルサーバ通信制御部
２ メールサーバ
２１ メールサーバ制御部
２２ メールサーバ記憶部
２３ メール送受信管理部
３ クライアント端末
３１ クライアント端末制御部
３２ クライアント端末記憶部
３３ クライアント端末通信制御部
３４ 入出力制御部
３５ ファイル操作・編集部
３６ 操作／表示部
３７ クライアント端末メール送受信部
３８ ＷＥＢ画面表示制御部
４ ＷＥＢサーバ
４１ ＷＥＢサーバ制御部
４２ ＷＥＢサーバ記憶部
４３ ＷＥＢサーバ通信制御部
５ ネットワーク
６１ 操作保留画面
６１１、６２１ 確認ボタン
６１２ 取消しボタン
６２ 処理確認画面
７ ファイル操作確認メール
７１ 回答用メールアドレス
７２ 回答用ＵＲＬ
８ 回答用ＷＥＢページ
８１ 応答種別選択部
８２ コメント入力欄
８３ 回答ボタン
８４ キャンセルボタン
９ 問い合わせ結果通知メール
９１ オペレータ
９２ 管理者

Claims (8)

1. ファイルサーバと、メールサーバと、クライアント端末がネットワークを介して相互に接続して構成し、該ファイルサーバにてネットワーク上での共有ファイルを管理するファイル管理システムであって、
   前記ファイルサーバは、
   前記クライアント端末における前記共有ファイルの操作を検出してファイル操作者によるファイル操作が可能か否かを判断するファイル操作可否判定手段と、
   前記ファイル操作可否判定手段によりファイル操作が不可であると判断した場合は、該操作対象ファイルの登録者若しくは所有者に対してファイル操作の可否を問い合わせるメールを、前記メールサーバを介して送信するファイル操作可否問い合わせ手段と、
   前記ファイル操作可否問い合わせ手段による問い合わせ内容を記録して管理する問い合わせ状況管理手段と、
   ファイル操作可否問い合わせ手段によって所定の期間内に前記操作対象ファイルのファイル操作が管理者によって許諾されたか否かの応答メールを、前記メールサーバを介して監視するファイル操作許諾応答監視手段と、
   前記ファイル操作許諾応答監視手段によりファイル操作の許可を示す応答メールを所定の期間内に受信した場合は、前記問い合わせ状況監視手段にて記録した内容に基づいて前記操作対象ファイルを操作するファイル操作手段と
   を具備する
   ことを特徴とするファイル管理システム。
2. 前記ファイル操作可否判定手段によるファイル操作の可否は、
   前記操作対象ファイルを操作する操作者に設定されたアクセス権、あるいは、
   前記操作対象ファイルの登録者と前記操作者の関係に基づいて判定される
   ことを特徴とする請求項１記載のファイル管理システム。
3. 前記システムはＷＥＢサーバをさらに具備し、
   前記ファイルサーバおよび前記クライアント端末は、前記ネットワークを介して前記ＷＥＢサーバの記憶手段にアクセスするＷＥＢサーバアクセス手段をさらに具備し、
   前記ファイル操作可否問い合わせ手段は、前記ＷＥＢサーバの所定のＵＲＬを電子メールにて通知し、
   前記ファイル操作許諾応答監視手段は、前記所定のＵＲＬへのアクセス状況によって前記登録者若しくは所有者による許諾を確認する
   ことを特徴とする請求項１記載のファイル管理システム。
4. ファイルサーバと、メールサーバと、クライアント端末がネットワークを介して相互に接続して構成し、該ファイルサーバにてネットワーク上での共有ファイルを管理するファイル管理システムのファイル管理方法であって、
   前記ファイルサーバは、
   ファイル操作可否判定手段により前記クライアント端末における前記共有ファイルの操作を検出してファイル操作者によるファイル操作が可能か否かを判断し、
   前記ファイル操作可否判定手段によりファイル操作が不可であると判断した場合は、ファイル操作可否問い合わせ手段により該操作対象ファイルの登録者若しくは所有者に対してファイルの操作の可否を問い合わせるメールを、前記メールサーバを介して送信し、
   問い合わせ状況管理手段にて前記ファイル操作可否問い合わせ手段による問い合わせ内容を記録して管理し、
   ファイル操作許諾応答監視手段がファイル操作可否問い合わせ手段によって所定の期間内に前記操作対象ファイルのファイル操作が登録者若しくは所有者にて許諾されたか否かの応答メールを、前記メールサーバを介して監視し、
   前記ファイル操作許諾応答監視手段によりファイル操作の許可を示す応答メールを所定の期間内に受信した場合は、ファイル操作手段により前記操作対象ファイルを前記問い合わせ状況監視手段にて記録した内容に基づいて操作する
   ことを特徴とするファイル管理方法。
5. ファイルサーバと、メールサーバと、クライアント端末がネットワークを介して相互に接続して構成し、該ファイルサーバにてネットワーク上での共有ファイルを管理するファイル管理システムのファイル管理プログラムであって、
   ファイル操作可否判定手段が、前記クライアント端末における前記共有ファイルの操作を検出してファイル操作者によるファイル操作が可能か否を判断する第１のステップと、
   前記ファイル操作可否判定手段によりファイル操作が不可であると判断した場合、ファイル操作可否問い合わせ手段は、該操作対象ファイルの登録者若しくは所有者に対してファイルの操作の可否を問い合わせるメールを、前記メールサーバを介して送信する第２のステップと、
   問い合わせ状況管理手段が、前記ファイル操作可否問い合わせ手段による問い合わせ内容を記録して管理する第３のステップと、
   ファイル操作許諾応答監視手段が、ファイル操作可否問い合わせ手段によって前記操作対象ファイルのファイル操作が登録者若しくは所有者によって許諾されたか否かの応答メールを前記メールサーバを介して所定の期間にわたって監視する第４のステップと、
   ファイル操作手段が、前記ファイル操作許諾応答監視手段によりファイル操作の許可を示す応答メールを所定の期間内に受信した場合は、前記操作対象ファイルを前記問い合わせ状況監視手段にて記録した内容に基づいて操作する第５のステップと
   を具備する
   ことを特徴とするファイル管理プログラム。
6. ファイルサーバと、メールサーバと、クライアント端末が相互にネットワークを介して接続して構成し、該ファイルサーバにてネットワーク上での共有ファイルを管理するファイル管理システムのファイルサーバであって、
   前記ファイルサーバは、
   前記クライアント端末における前記共有ファイルの操作を検出してファイル操作者によるファイル操作が可能か否を判断するファイル操作可否判定手段と、
   前記ファイル操作可否判定手段によりファイル操作が不可であると判断した場合は、該操作対象ファイルの登録者若しくは所有者に対してファイルの操作の可否を問い合わせるメールを、前記メールサーバを介して送信するファイル操作可否問い合わせ手段と、
   前記ファイル操作可否問い合わせ手段による問い合わせ内容を記録して管理する問い合わせ状況管理手段と、
   ファイル操作可否問い合わせ手段によって所定の期間内に前記操作対象ファイルのファイル操作が登録者若しくは所有者によって許諾されたか否かの応答メールを前記メールサーバを介して監視するファイル操作許諾応答監視手段と、
   前記ファイル操作許諾応答監視手段によりファイル操作の許可を示す応答メールを所定の期間内に受信した場合は、前記操作対象ファイルを前記問い合わせ状況監視手段にて記録した内容に基づいて操作するファイル操作手段と
   を具備する
   ことを特徴とするファイルサーバ。
7. 前記ファイル操作可否判定手段によるファイル操作は、
   前記操作対象ファイルを操作する操作者に設定されたアクセス権、あるいは、
   前記操作対象ファイルの登録者若しくは所有者と前記操作者との関係に基づいて判定される
   ことを特徴とする請求項６記載のファイルサーバ。
8. 前記システムはＷＥＢサーバをさらに具備し、
   前記ファイルサーバおよび前記クライアント端末は、前記ネットワークを介して前記ＷＥＢサーバの記憶手段にアクセスするＷＥＢサーバアクセス手段をさらに具備し、
   前記ファイル操作可否問い合わせ手段は、前記ＷＥＢサーバの所定のＵＲＬを電子メールにて通知し、
   前記ファイル操作許諾応答監視手段は、前記所定のＵＲＬへのアクセス状況によって前記登録者若しくは所有者による許諾を確認する
   ことを特徴とする請求項６記載のファイルサーバ。

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