JP2005129080A

JP2005129080A - メール振分けサーバ、メール振分け方法及びプログラム

Info

Publication number: JP2005129080A
Application number: JP2005017494A
Authority: JP
Inventors: Yoshiji Yamamura; 芳史山村
Original assignee: Mitsui Sumitomo Insurance Co Ltd
Current assignee: Mitsui Sumitomo Insurance Co Ltd
Priority date: 2005-01-25
Filing date: 2005-01-25
Publication date: 2005-05-19
Anticipated expiration: 2022-10-02
Also published as: JP4118888B2

Abstract

【課題】業務の役割を担う個人を意識することなく、業務の情報を適切な宛先に送信することができるメール振分けサーバを提供する。
【解決手段】契約の業務に関するメールを複数の宛先に振り分けるメール振分けサーバ１０は、顧客との契約を識別する契約識別情報に対応付けて、契約の業務に関わる役割を格納する役割データベース２４と、役割に対応付けて、役割を担う個人のメールアドレスを格納するアドレスデータベース２８と、顧客から契約を識別する契約識別情報を受け付ける受付部１２と、受付部１２が受け付けた契約識別情報に基づいて、役割データベース２４から、契約の業務に関わる役割を抽出する役割抽出部１６と、抽出された役割に基づいて、アドレスデータベース２８から役割を担う個人のメールアドレスを抽出し、抽出したメールアドレスを、契約の業務に関するメールの宛先に割り当てるアドレス割当て部１８とを備える。
【選択図】図２

Description

本発明は、メール振分けサーバ、メール振分け方法、及びプログラムに関する。特に本発明は、業務に関するメールを複数の宛先に振り分けるメール振分けサーバ、メール振分け方法、及びプログラムに関する。

従来、関係者が複数存在する業務の情報を電子メールで送信する場合には、電子メールの送信者は、業務の役割を担う複数の個人のメールアドレスを、個別に、又はメーリングリスト等でグループ化してメールの宛先に指定する（例えば、特許文献１参照）。
特開平１１−１７５４２４号公報（第８頁）

しかしながら従来の技術によれば、メールアドレスは、一般に個人に対応付けて割り当てられているので、業務の役割を担う個人が変更されると、業務に関する電子メールが、適切な個人に送信されない可能性があった。したがって、ユーザは、業務の役割を担う個人を意識することなく、業務の情報を適切な宛先に送信することができなかった。

そこで本発明は、上記の課題を解決することのできるメール振分けサーバ、メール振分け方法、及びプログラムを提供することを目的とする。この目的は特許請求の範囲における独立項に記載の特徴の組み合わせにより達成される。また従属項は本発明の更なる有利な具体例を規定する。

即ち、本発明の第１の形態によると、契約の業務に関するメールを複数の宛先に振り分けるメール振分けサーバであって、顧客との契約を識別する契約識別情報に対応付けて、契約の業務に関わる役割を格納する役割データベースと、役割に対応付けて、役割を担う個人のメールアドレスを格納するアドレスデータベースと、メールの宛先を区分する複数の宛先フィールドに、契約の業務の種別に応じた役割を割り当てたテンプレートを、業務の種別に対応付けて格納するテンプレートデータベースと、業務の種別を識別するためのキーワードを業務の種別に対応づけて格納するキーワードデータベースと、顧客端末から契約を識別する契約識別情報及びメールを受け付ける受付部と、受付部が受け付けた契約識別情報に基づいて、役割データベースから、契約の業務に関わる役割を抽出する役割抽出部と、抽出された役割に基づいて、アドレスデータベースから役割を担う個人のメールアドレスを抽出し、抽出したメールアドレスを、契約の業務に関するメールの宛先に割り当てるアドレス割当て部と、受付部が顧客端末から受け付けたメールの本文又はタイトルを、キーワードデータベースが格納するキーワードで検索し、検索の結果に基づいてキーワードデータベースを参照することにより、業務の種別を判断する業務種別判断部とを備え、アドレス割当て部は、業務の種別に基づいてテンプレートデータベースからテンプレートを抽出し、抽出したテンプレートの宛先フィールドに割り当てられた役割に、アドレスデータベースから役割に基づいて抽出するメールアドレスを割り当てる。

上記メール振り分けサーバであって、アドレス割当て部により宛先にメールアドレスが割り当てられたメールを送信する送信部を更に備えてもよい。

本発明の第２の形態によると、契約の業務に関するメールを複数の宛先に振り分けるメール振分け方法であって、メール振り分けサーバが、顧客との契約を識別する契約識別情報に対応付けて、契約の業務に関わる役割を役割データベースに格納するステップと、メール振り分けサーバが、役割に対応付けて、役割を担う個人のメールアドレスをアドレスデータベースに格納するステップと、メール振り分けサーバが、メールの宛先を区分する複数の宛先フィールドに、契約の業務の種別に応じた役割を割り当てたテンプレートを、業務の種別に対応付けてテンプレートデータベースに格納するステップと、メール振り分けサーバが、業務の種別を識別するためのキーワードを業務の種別に対応づけてキーワードデータベースに格納するステップと、メール振り分けサーバが、顧客端末から契約を識別する契約識別情報を受け付けるステップと、メール振り分けサーバが、受け付けた契約識別情報に基づいて、役割データベースから、契約の業務に関わる役割を抽出するステップと、メール振り分けサーバが、抽出された役割に基づいて、アドレスデータベースから役割を担う個人のメールアドレスを抽出し、抽出したメールアドレスを、契約の業務に関するメールの宛先に割り当てるステップと、メール振り分けサーバが、顧客端末から受け付けたメールの本文又はタイトルを、キーワードデータベースが格納するキーワードで検索し、検索の結果に基づいてキーワードデータベースを参照することにより、業務の種別を判断するステップとを備え、アドレス割当てステップは、業務の種別に基づいてテンプレートデータベースからテンプレートを抽出し、抽出したテンプレートの宛先フィールドに割り当てられた役割に、アドレスデータベースから役割に基づいて抽出するメールアドレスを割り当てるステップを有する。

本発明の第３の形態によると、契約の業務に関するメールを複数の宛先に振り分けるコンピュータ用のプログラムであって、顧客との契約を識別する契約識別情報に対応付けて、契約の業務に関わる役割を格納する役割データベース機能と、役割に対応付けて、役割を担う個人のメールアドレスを格納するアドレスデータベース機能と、メールの宛先を区分する複数の宛先フィールドに、契約の業務の種別に応じた役割を割り当てたテンプレートを、業務の種別に対応付けて管理するテンプレートデータベース機能と、業務の種別を識別するためのキーワードを業務の種別に対応づけて格納するキーワードデータベース機能と、顧客端末から契約に関する業務の要求と契約を識別する契約識別情報とを受け付ける受付機能と、受け付けた契約識別情報に基づいて、役割データベース機能から契約の業務に関わる役割を抽出する役割抽出機能と、抽出された役割に基づいて、アドレスデータベース機能から役割を担う個人のメールアドレスを抽出し、抽出したメールアドレスを、業務の要求を伝達するメールの宛先に割り当てるアドレス割当て機能と、受付機能が顧客端末から受け付けたメールの本文又はタイトルを、キーワードデータベースが格納するキーワードで検索し、検索の結果に基づいてキーワードデータベースを参照することにより、業務の種別を判断する業務種別判断機能とをコンピュータに実現させ、アドレス割当て機能は、業務の種別に基づいてテンプレートデータベース機能からテンプレートを抽出し、抽出したテンプレートの宛先フィールドに割り当てられた役割に、アドレスデータベース機能から役割に基づいて抽出するメールアドレスを割り当てる。

なお上記の発明の概要は、本発明の必要な特徴の全てを列挙したものではなく、これらの特徴群のサブコンビネーションも又発明となりうる。

上記説明から明らかなように、本発明によれば、業務の役割を担う個人が変更されても、業務に関する電子メールを適切な個人に送信することができる。したがって、ユーザは、業務の役割を担う個人を意識することなく、業務の情報を適切な宛先に送信することができる。

以下、発明の実施の形態を通じて本発明を説明するが、以下の実施の形態は特許請求の範囲にかかる発明を限定するものではなく、又実施形態の中で説明されている特徴の組み合わせの全てが発明の解決手段に必須であるとは限らない。

図１は、本実施形態に係るメール振分けシステム１００の構成を示す。本実施形態に係るメール振分けシステム１００は、一例として損害保険会社によって利用される。メール振分けシステム１００は、ネットワーク８０に接続された端末の例としての顧客端末５０、保険会社端末６０、及び代理店端末７０と、メール振分けサーバ１０とを備える。以下、損害保険会社がメール振分けシステム１００を利用する例を用いて本実施形態を説明する。メール振分けサーバ１０は、顧客端末５０、保険会社端末６０、又は代理店端末７０から保険契約の業務に関するメールを受信し、メールが伝達する業務の役割を担う個人にメールを送信する。メール振分けサーバ１０は、損害保険会社によって運用される。顧客端末５０、保険会社端末６０、及び代理店端末７０は、それぞれ顧客、損害保険会社従業員、及び代理店従業員が利用する端末である。

図２は、メール振分けサーバ１０の構成を示す。メール振分けサーバ１０は、顧客との契約を識別する契約識別情報、例えば証券ＩＤに対応付けて、契約の業務に関わる役割を格納する役割データベース２４と、役割に対応付けて、役割を担う個人のメールアドレスを格納するアドレスデータベース２８と、顧客端末５０から契約を識別する契約識別情報を受け付ける受付部１２と、受付部１２が受け付けた契約識別情報に基づいて、役割データベース２４から、契約の業務に関わる役割を抽出する役割抽出部１６と、抽出された役割に基づいて、アドレスデータベース２８から役割を担う個人のメールアドレスを抽出し、抽出したメールアドレスを、契約の業務に関するメールの宛先に割り当てるアドレス割当て部１８と、アドレス割当て部１８により宛先にメールアドレスが割り当てられたメールを保険会社端末６０及び代理店端末７０に送信する送信部２０とを備える。契約識別情報は、契約を締結していない顧客による問い合わせを識別する問い合わせＩＤであってもよい。

従ってメール振分けサーバ１０は、契約の業務に関するメールを、契約識別情報に基づいて、業務を担う個人宛に適切に送信することができる。つまり、業務に関するメールの送信者、例えば顧客は、業務の役割を担う個人のアドレスを入力する必要がない。

また、役割を担う個人が変更になった場合、又は個人が所属する組織が改編された場合には、アドレスデータベース２８を更新することにより、契約の業務に応じた適切な宛先にメールが送信される。この場合、役割データベース２４を更新する作業がないので、データベースを管理する手間が大幅に削減される。

さらにメール振分けサーバ１０は、メールの宛先を区分する複数の宛先フィールドに契約の業務の種別に応じた役割を割り当てたテンプレートを、業務の種別に対応付けて格納するテンプレートデータベース２６を備える。アドレス割当て部１８は、業務の種別に基づいてテンプレートデータベースからテンプレートを抽出し、抽出したテンプレートの宛先フィールドに割り当てられた役割に、役割に基づいてアドレスデータベースから抽出するメールアドレスを割り当てる。

従ってメール振分けサーバ１０は、複数の役割を業務毎に適切な宛先フィールドに割り当てることができる。

さらにメール振分けサーバ１０は、業務の種別を識別するためのキーワードを業務の種別に対応づけて格納するキーワードデータベース２２と、受付部１２が受け付けた業務の要求の題名又は本文を、キーワードデータベース２２が格納するキーワードで検索し、検索の結果に基づいてキーワードデータベース２２を参照することにより、業務の種別を判断する業務種別判断部１４を備える。

つまり業務種別判断部１４は、業務の種別が分類されていないメールの業務の種別を的確に判断することができる。従って、メール振分けサーバ１０は、業務に関するメールを適切な宛先に振分けることができる。

記録媒体３０は、受付部１２、業務種別判断部１４、役割抽出部１６、アドレス割当て部１８、送信部２０、キーワードデータベース２２、役割データベース２４、テンプレートデータベース２６、及びアドレスデータベース２８の動作を行わせるプログラムを格納する。他の方法としては、記録媒体３０は、そのようなプログラムを、通信回線を介して取得してもよい。

図３は、役割データベース２４のデータフォーマットの一例を示す。本例における役割データベース２４は、顧客との契約を識別する契約識別情報の例である証券ＩＤに対応付けて、契約の業務に関わる役割を格納する。例えば大手損害保険会社の場合、保有契約件数は数千万件に上る。従って、証券ＩＤ毎に管理されるデータレコードも数千万件に上る。

役割抽出部１６は、役割データベース２４を参照することにより、証券ＩＤに基づいて契約の業務に関わる役割を抽出することができる。従って、メール振分けサーバ１０は、証券ＩＤに基づいて、業務に関するメールを適切な宛先に振分けることができる。

役割データベース２４は、複数のデータベースにより構成してもよい。例えば、証券ＩＤ及びお客様の名前を含むお客様情報を格納するお客様マスター、保険会社営業支社、及び取扱代理店の識別情報を証券ＩＤ毎に管理する契約マスター、代理店の営業責任者や営業担当者、及び保険会社営業担当者を代理店毎に管理する代理店マスター、及び事故発生時の事故処理担当者と修理工場等を管理するクレームマスター等の複数のデータベースで構成してもよい。データベースを複数に分割して管理すれば、個々のデータベースの規模が小さくなるので、データベースの管理が容易になる。

図４は、テンプレートデータベース２６のデータフォーマットの一例を示す。テンプレートデータベース２６は、メールの宛先を区分する複数の宛先フィールドに契約の業務の種別に応じた役割を割り当てたテンプレートを、業務の種別に対応付けて格納する。宛先フィールドは、主宛先（ＴＯ）及び複写（ＣＣ又はＢＣＣ）を含む。役割のそれぞれは、業務の種別毎の責任の所在に応じて宛先フィールドに割り当てられる。

従ってメール振分けサーバ１０は、テンプレートデータベース２６を参照することにより、業務の種別に基づいて、役割を簡易かつ適切に宛先フィールドに割り当てることができる。

図５は、アドレスデータベース２８のデータフォーマットの一例を示す。アドレスデータベース２８は、役割に対応付けて、役割を担う個人のメールアドレスを格納する。アドレスデータベース２８は、役割に対応付けて、役割を担う個人と、当該個人が所属する部署をさらに格納してもよい。

従ってメール振分けサーバ１０は、アドレスデータベース２８を参照することにより、役割に基づいて、役割を担う個人、個人の部署、及び個人のメールアドレスを抽出することができる。

例えば大手損害保険会社の場合、役割の数は数千から数万種類程度である。つまり、アドレスデータベース２８は、前述の役割データベース２４と比べて遙かにデータベースの規模が小さい。一般に損害保険会社等の組織において、業務の役割を担う個人は人事異動や退職などによって、入れ替わる場合が多々ある。これに対して、業務に関わる役割が廃止される頻度は低い。従って、メール振分けサーバ１０において、規模の小さいアドレスデータベース２８は頻繁に更新する必要があるが、役割データベース２４は更新すべき頻度が低い。従って、メール振分けサーバ１０はデータベースの管理が容易である。

図６は、以上のようなメール振分けサーバ１０が送信するメールの一例を示す。本例においては、メール振分けサーバ１０は、証券ＩＤ及び業務種別を取得し、証券ＩＤにより定まる複数の役割を、宛先フィールドである主宛先（ＴＯ）及び複写（ＣＣ及びＢＣＣ）に業務種別に応じて適切に割り当てる。そして、それぞれの役割に対して、役割を担う個人の所属、氏名、及びメールアドレスを割り当てる。本文の部分には、顧客（お客様）の契約に関して行うべき業務の内容が記載される。

図７は、メール振分けサーバ１０が契約の業務に関するメールを複数の宛先に振り分ける動作の一例を示す。まず、役割データベース２４は、顧客との契約を識別する契約識別情報に対応付けて、契約の業務に関わる役割を管理する（Ｓ１００）。アドレスデータベース２８は、役割に対応付けて、役割を担う個人のメールアドレスを管理する（Ｓ１０２）。テンプレートデータベース２６は、メールの宛先を区分する複数の宛先フィールドに、契約の業務の種別に応じた役割を割り当てたテンプレートを、業務の種別に対応付けて管理する（Ｓ１０４）。

次に、受付部１２は、顧客から契約を識別する契約識別情報を受け付ける（Ｓ１０６）。受付部１２は、契約に関する業務の種別を取得する（Ｓ１０８）。契約に関する業務の種別は、保険会社のホームページにおいて、顧客が要求する業務毎に設けられた専用の入力画面へのアクセスによって判断してもよいし、メールの本文やタイトルから業務種別判断部１４が判断してもよい。

次に、アドレス割当て部１８は、業務の種別に基づいてテンプレートデータベース２６からテンプレートを抽出し（Ｓ１１０）、テンプレート中の役割に基づいて、アドレスデータベース２８からメールアドレスを抽出する（Ｓ１１２）。そして、テンプレートの各宛先フィールドに抽出したメールアドレスを割り当てる（Ｓ１１４）。最後に送信部２０は、宛先が割り当てられたメールを送信する（Ｓ１１６）。以上で本フローは終了する。

以上のような動作により、メール振分けサーバ１０は、契約の業務に関するメールを、契約識別情報に基づいて、業務を担う個人宛に適切に送信することができる。

図８は、キーワードデータベース２２のデータフォーマットの一例を示す。キーワードデータベース２２は、業務の種別を識別するためのキーワードを業務の種別に対応づけて格納する。ここで、業務の種別を識別するためのキーワードとは、業務に関するメールの本文又はタイトルにおいて、業務の種別に応じて頻出する文言をいう。例えば本実施例において、キーワードデータベース２２は、業務種別の一例である新規加入に対応付けて、新規、加入、申し込み、及び契約というキーワードを格納している。業務種別毎のキーワードの設定は、業務種別毎の過去のメールを解析し、頻出する文言を業務種別毎のキーワードとして選択してもよい。

図９は、役割データベース２４のデータフォーマットの他の実施例を示す。本実施例において、役割データベース２４は、顧客に関する情報である顧客情報及び業務の種別に対応付けて役割を格納する。本実施例おいて顧客情報は、顧客の所在を示す所在情報の例である顧客が住む地域である。所在情報は、ビルのフロアでもよいし、フロア中のエリアでもよい。顧客情報は、他にも顧客による契約を識別する契約識別情報であってもよいし、顧客の所属を示す所属情報、例えば所属支店、所属部課等であってもよい。

本実施例に係る役割データベース２４において、役割は業務種別に対応付けて格納される。従って役割抽出部１６は、本実施例に係る役割データベース２４を参照することによって、業務の種別によって定まる役割を抽出することができる。また、役割データベース２４において、役割は、顧客情報に更に対応付けて格納される。従って、業務の種別によって一意に定まらない役割は、業務の種別と併せて顧客情報を用いることによって抽出することができる。

図１０は、メール振分けサーバ１０が業務に関するメールを複数の宛先に振り分ける動作の他の例を示す。まず役割データベース２４は、業務の種別に対応付けて業務を処理すべき役割を管理する（Ｓ２００）。アドレスデータベース２８は、役割に対応付けて、役割を担う個人のメールアドレスを管理する（Ｓ２０２）。キーワードデータベース２２は、業務の種別を識別するためのキーワードを業務の種別に対応づけて格納する（Ｓ２０４）。

次に受付部１２は、顧客から業務の要求を受け付ける（Ｓ２０６）。そして、顧客情報の例である所在情報を受け付ける（Ｓ２０８）。業務種別判断部１４は、受付部１２が受け付けた業務の要求の題名又は本文を、キーワードデータベース２２が格納するキーワードで検索し（Ｓ２１０）、検索の結果に基づいてキーワードデータベース２２を参照することにより、業務の種別を判断する（Ｓ２１２）。

次に、役割抽出部１６は、業務種別判断部１４が判断した業務の種別及び所在情報に基づいて、役割データベース２４から役割を抽出する（Ｓ２１４）。そして、アドレス割当て部１８は、抽出された前記役割に基づいて、前記アドレスデータベース２８から前記役割を担う前記個人の前記メールアドレスを抽出し（Ｓ２１６）、抽出した前記メールアドレスを、前記業務に関するメールの宛先に割り当てる（Ｓ２１８）。最後に送信部２０は、メールアドレスが宛先に割り当てられたメールを送信する（Ｓ２２０）。以上で本フローは終了する。

以上の動作により、メール振分けサーバ１０は、顧客から要求される業務に関するメールを、業務の種別に基づいて、業務を担う個人宛に適切に送信することができる。

なお記録媒体３０は、上記のステップ１００からステップ１１６、及びステップ２００からステップ２２０の動作をメール振分けサーバ１０に行わせるプログラムを格納する。メール振分けサーバ１０は、記録媒体３０からこれらのプログラムを読みとって実行する。

以上、本発明を実施の形態を用いて説明したが、本発明の技術的範囲は上記実施の形態に記載の範囲には限定されない。上記実施の形態に、多様な変更又は改良を加えることができる。その様な変更又は改良を加えた形態も本発明の技術的範囲に含まれ得ることが、特許請求の範囲の記載から明らかである。

本実施形態に係るメール振分けシステム１００の構成を示すブロック図である。メール振分けサーバ１０の構成を示すブロック図である。役割データベース２４のデータフォーマットの一例を示す図である。テンプレートデータベース２６のデータフォーマットの一例を示す図である。アドレスデータベース２８のデータフォーマットの一例を示す図である。メール振分けサーバ１０が送信するメールの一例を示す図である。メール振分けサーバ１０が契約の業務に関するメールを複数の宛先に振り分ける動作の一例を示すフローチャートである。キーワードデータベース２２のデータフォーマットの一例を示す図である。役割データベース２４のデータフォーマットの他の例を示す図である。メール振分けサーバ１０が業務に関するメールを複数の宛先に振り分ける動作の他の例を示すフローチャートである。

符号の説明

１０メール振分けサーバ、１２受付部、１４業務種別判断部、１６役割抽出部、１８アドレス割当て部、２０送信部、２２キーワードデータベース、２４役割データベース、２６テンプレートデータベース、２８アドレスデータベース、３０記録媒体、５０顧客端末、６０保険会社端末、７０代理店端末、８０ネットワーク、１００メール振分けシステム

Claims

契約の業務に関するメールを複数の宛先に振り分けるメール振分けサーバであって、
顧客との契約を識別する契約識別情報に対応付けて、前記契約の業務に関わる役割を格納する役割データベースと、
前記役割に対応付けて、前記役割を担う個人のメールアドレスを格納するアドレスデータベースと、
メールの宛先を区分する複数の宛先フィールドに、前記契約の業務の種別に応じた前記役割を割り当てたテンプレートを、前記業務の前記種別に対応付けて格納するテンプレートデータベースと、
前記業務の種別を識別するためのキーワードを前記業務の前記種別に対応づけて格納するキーワードデータベースと、
顧客端末から前記契約を識別する契約識別情報及びメールを受け付ける受付部と、
前記受付部が受け付けた前記契約識別情報に基づいて、前記役割データベースから、前記契約の業務に関わる役割を抽出する役割抽出部と、
抽出された前記役割に基づいて、前記アドレスデータベースから前記役割を担う前記個人の前記メールアドレスを抽出し、抽出した前記メールアドレスを、前記契約の業務に関するメールの宛先に割り当てるアドレス割当て部と、
前記受付部が前記顧客端末から受け付けたメールの本文又はタイトルを、前記キーワードデータベースが格納する前記キーワードで検索し、検索の結果に基づいて前記キーワードデータベースを参照することにより、前記業務の前記種別を判断する業務種別判断部とを備え、
前記アドレス割当て部は、前記業務の前記種別に基づいて前記テンプレートデータベースから前記テンプレートを抽出し、抽出した前記テンプレートの前記宛先フィールドに割り当てられた前記役割に、前記アドレスデータベースから前記役割に基づいて抽出する前記メールアドレスを割り当てるメール振分けサーバ。
前記アドレス割当て部により前記宛先に前記メールアドレスが割り当てられた前記メールを送信する送信部を更に備える請求項１に記載のメール振分けサーバ。
契約の業務に関するメールを複数の宛先に振り分けるメール振分け方法であって、
メール振り分けサーバが、顧客との契約を識別する契約識別情報に対応付けて、前記契約の業務に関わる役割を役割データベースに格納するステップと、
前記メール振り分けサーバが、前記役割に対応付けて、前記役割を担う個人のメールアドレスをアドレスデータベースに格納するステップと、
前記メール振り分けサーバが、メールの宛先を区分する複数の宛先フィールドに、前記契約の業務の種別に応じた前記役割を割り当てたテンプレートを、前記業務の前記種別に対応付けてテンプレートデータベースに格納するステップと、
前記メール振り分けサーバが、前記業務の種別を識別するためのキーワードを前記業務の前記種別に対応づけてキーワードデータベースに格納するステップと、
前記メール振り分けサーバが、顧客端末から前記契約を識別する契約識別情報を受け付けるステップと、
前記メール振り分けサーバが、受け付けた前記契約識別情報に基づいて、前記役割データベースから、前記契約の業務に関わる役割を抽出するステップと、
前記メール振り分けサーバが、抽出された前記役割に基づいて、前記アドレスデータベースから前記役割を担う前記個人の前記メールアドレスを抽出し、抽出した前記メールアドレスを、前記契約の業務に関するメールの宛先に割り当てるステップと、
前記メール振り分けサーバが、前記顧客端末から受け付けたメールの本文又はタイトルを、前記キーワードデータベースが格納する前記キーワードで検索し、検索の結果に基づいて前記キーワードデータベースを参照することにより、前記業務の前記種別を判断するステップと
を備え、
前記アドレス割当てステップは、前記業務の前記種別に基づいて前記テンプレートデータベースから前記テンプレートを抽出し、抽出した前記テンプレートの前記宛先フィールドに割り当てられた前記役割に、前記アドレスデータベースから前記役割に基づいて抽出する前記メールアドレスを割り当てるステップを有することを特徴とするメール振分け方法。
契約の業務に関するメールを複数の宛先に振り分けるコンピュータ用のプログラムであって、
顧客との契約を識別する契約識別情報に対応付けて、前記契約の業務に関わる役割を格納する役割データベース機能と、
前記役割に対応付けて、前記役割を担う個人のメールアドレスを格納するアドレスデータベース機能と、
メールの宛先を区分する複数の宛先フィールドに、前記契約の業務の種別に応じた前記役割を割り当てたテンプレートを、前記業務の前記種別に対応付けて管理するテンプレートデータベース機能と、
前記業務の種別を識別するためのキーワードを前記業務の前記種別に対応づけて格納するキーワードデータベース機能と、
顧客端末から前記契約に関する業務の要求と前記契約を識別する契約識別情報とを受け付ける受付機能と、
受け付けた前記契約識別情報に基づいて、前記役割データベース機能から前記契約の業務に関わる役割を抽出する役割抽出機能と、
抽出された前記役割に基づいて、前記アドレスデータベース機能から前記役割を担う前記個人の前記メールアドレスを抽出し、抽出した前記メールアドレスを、前記業務の要求を伝達するメールの宛先に割り当てるアドレス割当て機能と、
前記受付機能が前記顧客端末から受け付けたメールの本文又はタイトルを、前記キーワードデータベースが格納する前記キーワードで検索し、検索の結果に基づいて前記キーワードデータベースを参照することにより、前記業務の前記種別を判断する業務種別判断機能と
を前記コンピュータに実現させ、
前記アドレス割当て機能は、前記業務の前記種別に基づいて前記テンプレートデータベース機能から前記テンプレートを抽出し、抽出した前記テンプレートの前記宛先フィールドに割り当てられた前記役割に、前記アドレスデータベース機能から前記役割に基づいて抽出する前記メールアドレスを割り当てることを特徴とするプログラム。