JP2008052422A - プレゼンス検索装置、メッセージ送信システム - Google Patents

Abstract

【課題】連絡を取りたい相手のアドレスが不明な場合でも、関連するキーワードを入力することで相手のプレゼンスを知ることができる。
【解決手段】業務名辞書格納部１１２には、各クライアント端末１２のユーザが担当すべき業務名とその業務名を想起させるキーワードとを関連づける業務名辞書が格納される。キーワード検索部１２４は、発信元クライアント端末１２を介してユーザによって入力されたキーワードを参照して、業務名辞書から対応する業務名を取得する。担当決定部１３４は、キーワード検索部１２４により取得された業務名を担当するユーザのユーザＩＤを特定する。プレゼンス判定部１２６は、ユーザＩＤをもってアドレスデータベースを検索することで特定されたクライアント端末と通信することによって、そのクライアント端末のユーザが前記発信元クライアント端末から発せられるメッセージを受信できるか否かを示すプレゼンス情報を取得する。
【選択図】図６

Description

本発明は、複数の通信アプリケーションを用いてメッセージを送信する際に通信相手のプレゼンス情報を表示する技術に関する。

近年では、オフィス内での通信手段が多様化しており、従業員は、電話、電子メール、インスタントメッセンジャーなどの多数の通信アプリケーションを使い分けて相手にメッセージを送信することが求められる。また、オフィス内の人員が増加するにつれて、各従業員がどのような業務を担当しているかを即座に把握することは困難になってくる。

特許文献１は、自動検索転送機能を備えた電話機を開示する。これによると、通話の内容を表す単語を入力すれば、その単語に対応づけられた担当者に通話を転送することができる。また、特許文献２は、メッセージの送受信方式を最適なものとするメッセージ送受信最適化システムを開示する。これによると、送り手側でのメッセージの解析結果と受け手側のプレゼンス情報とに基づいて送信先候補リストを作成し、送り手側のシステムはそのリストの中から送信先を決定する。
特開平５−６３７６４号公報 特開２００４−３４１８０３号公報

しかしながら、上記特許文献１では、固定された優先順位にしたがって担当者に通話を転送するため、担当者が不在の場合には通話はつながらず連絡を取ることができない。また、上記特許文献２では、受け手側のプレゼンス情報に基づいて発信先が決定されるが、予め決められた受け手にしかメッセージを送信することができない。

本発明はこうした状況に鑑みてなされたものであり、その目的は、発信先の都合に合わせて、発信側のユーザがその都度適切な通信アプリケーションを選択できる技術を提供することにある。

上記課題を解決するために、本発明のある態様のプレゼンス検索装置は、通信アプリケーションプログラムを実行可能なクライアント端末間でメッセージを送受信する際に、発信先クライアント端末に関する情報を発信元クライアント端末に提供する装置であって、各クライアント端末のユーザが担当すべき業務の業務名とその業務名を想起させるキーワードとを関連づける業務名辞書が格納された業務名辞書格納部と、発信元クライアント端末を介して入力された単語を、ユーザが連絡を希望する業務について連想したキーワードとして受け取るキーワード受付部と、キーワード受付部で受け取られたキーワードを参照して業務名辞書から対応する業務名を取得するキーワード検索部と、キーワード検索部により取得された業務名の業務を担当するユーザのユーザＩＤを特定する担当決定部と、ユーザＩＤにより特定されるクライアント端末と通信することによって、該クライアント端末のユーザが発信元クライアント端末から発せられるメッセージを受信できるか否かを示すプレゼンス情報を取得するプレゼンス判定部と、プレゼンス判定部により取得されたプレゼンス情報を出力して発信元クライアント端末に表示させるプレゼンス出力部と、を備える。

ここで、「業務名」とは、組織または人物が実行することを期待されている役割を表す名称のことであり、装置が利用される環境に応じて、適切な複数の役割を予め準備しておく。

この態様によると、ユーザが連絡を取りたい担当者の属する組織名や業務名などが分からない場合でも、依頼したい業務から想起されるキーワードを入力すれば、それに対応する業務名の担当者のプレゼンス情報を知ることができる。したがって、ユーザは実際にメッセージを送信する前に、担当者の在席、離席、不在を知ることができる。

複数の文書データを格納する文書蓄積部と、文書データを読み出し、予め定められた業務名と関連して文書中に出現する単語の共起頻度をカウントする共起頻度計算部と、共起頻度が所定値以上である単語をキーワードとして予め定められた業務名と関連づけて記録することで業務名辞書を作成する業務名辞書作成部と、をさらに備えてもよい。「業務名と関連して」とは、業務名を起点として一定区間内、例えば１０単語以内、同一センテンス内、同一パラグラフ内などにある単語が出現することをいう。これによれば、キーワードと業務名とを関係づける業務名辞書が多数の文書データにおける共起頻度に基づいて作成されるので、業務名辞書を予め作成しておく必要がない。

プレゼンス出力部は、発信先クライアント端末においてメッセージを受信可能であることを示す受信可能表示を発信元クライアント端末のユーザによって選択可能とする態様で該発信元クライアント端末に表示させる命令と、受信可能表示がユーザにより選択されたとき、発信元クライアント端末においてメッセージを送信するための通信アプリケーションプログラムを起動せしめる命令と、を含む形式で、プレゼンス情報を発信元クライアント端末に送信してもよい。こうすると、ユーザが受信可能表示を選択したとき直ちにメッセージを送信することができる。

キーワード受付部が発信元クライアント端末から特定の通信アプリケーションプログラムにおけるクライアント端末のアドレスを受け取ったとき、アドレス検索部は、キーワード受付部で受け取られたアドレスに対応する発信先クライアント端末を特定し、特定した端末の別の通信アプリケーションプログラムにおけるアドレスとポート番号をアドレス格納部から取得して発信元クライアント端末に送信してもよい。こうすれば、クライアント端末のアドレスしか分からないときでも、他の通信アプリケーションを用いてメッセージを送信することが可能になる。

担当決定部は、業務名を担当するユーザを個人単位と所定のグループ単位の両方で特定し、プレゼンス出力部は、個人単位またはグループ単位のいずれかのプレゼンス情報を発信元クライアント端末に表示させてもよい。また、プレゼンス出力部は、受信可能表示を個人単位またはグループ単位で選択可能とする態様で発信元クライアント端末に表示させてもよい。これにより、目的の業務の担当者が不在の場合でも、同じ組織に属する別の担当者に対してメッセージを送信することができる。

本発明の別の態様は、メッセージ送信システムである。このメッセージ送信システムは、ネットワークを介して相互に接続され、それぞれが通信アプリケーションプログラムを実行可能な複数のクライアント端末と、発信元クライアント端末から入力されたキーワードから想起される業務を担当するユーザのクライアント端末を特定する機能を有し、特定した発信先クライアント端末のユーザが発信元クライアント端末から発せられるメッセージを受信できるか否かを示すプレゼンス情報を取得して、発信元クライアント端末に表示させるプレゼンスサーバと、発信先クライアント端末のアドレスを発信元クライアント端末に送信するディレクトリサーバと、発信元クライアント端末から発せられたメッセージをアドレスで指定される発信先クライアント端末に送る交換装置と、を備える。

この態様によっても、ユーザが連絡を取りたい担当者の属する組織名や業務名などが分からない場合でも、依頼したい業務から想起されるキーワードを入力すれば、それに対応する業務名の担当者のプレゼンス情報を知ることができる。

なお、以上の構成要素の任意の組合せ、本発明を方法、装置、システム、記録媒体、コンピュータプログラムにより表現したものもまた、本発明の態様として有効である。

本発明によれば、発信先の都合に合わせて発信側のユーザがその都度適切な通信アプリケーションを選択してメッセージを送信することができる。

実施の形態１．
本発明の一実施形態は、ネットワークを介して相互に接続されたクライアント端末間で、ソフトフォン、電子メール、インスタントメッセンジャーなどを用いてメッセージを交換するシステムにおいて、発信先のクライアント端末に関するプレゼンス情報を発信元のクライアント端末に提供するプレゼンス検索装置である。本実施形態では、発信元クライアント端末のユーザが何らかの業務を他人に依頼したいと考えたものの、その担当者が具体的に誰なのか分からないときでも、適当なキーワードを入力することで業務の担当者が見つけ出され、その人物のプレゼンス情報が発信元のクライアント端末に表示される。

図１は、本実施形態に係るメッセージ送信システム１００の全体構成を示す。以下の例では、メッセージ送信システム１００は、多数の従業員（ユーザ）がそれぞれ異なる担当業務を有している企業内で運用されているものとして説明する。しかしながら、本実施形態のメッセージ送信システムは、様々な組織、業態、地域において使用することができる。

クライアント端末１２は、パーソナルコンピュータ等の汎用コンピュータであり、少なくともキーボード、マウス等の入力装置と、ディスプレイ等の出力装置を備える。この例では、種々の業務を担当する各ユーザの使用するクライアント端末１２が固定されているものとする。後述するディレクトリサーバでユーザ認証が行われれば、フリーアドレスのオフィスのように、端末の空間的位置は固定されていなくてもよい。クライアント端末１２は、ＬＡＮ、ＷＡＮ、インターネット等のネットワーク１４を介して相互に通信可能に接続される。

各クライアント端末１２は、ＨＴＭＬファイルを閲覧するブラウザ２０のほか、複数の通信アプリケーションプログラムを実行可能である。図１では、ソフトフォンアプリケーション２２、電子メールクライアントアプリケーション２４、インスタントメッセンジャーアプリケーション２６がインストールされており、これらを使用して他のクライアント端末１２とメッセージを交換することができる。各クライアント端末１２は、ボイスメッセンジャーやファクシミリなど、他の通信アプリケーションプログラムを有していてもよい。

本実施形態において「メッセージ」とは、クライアント端末１２間でユーザが相互にやり取りするデータと、そのデータを交換するために必要なＩＰアドレスなどの情報とを含むものである。アプリケーションによってデータ形式は異なるのが普通であり、電話機やソフトフォンアプリケーションであれば音声データ、電子メールクライアントアプリケーションであればメールヘッダ付き文章データ、インスタントメッセンジャーアプリケーションであれば電子メールよりも短めの文章データが用いられる。

プレゼンス検索装置３０は、発信先となるクライアント端末１２ｂに関するプレゼンス情報を取得し発信元のクライアント端末１２ａにプレゼンス情報を提供する装置である。ここで、「プレゼンス情報」とは、発信先となるクライアント端末１２ｂのユーザが、発信元のクライアント端末１２ａから発せられたメッセージを受信できるか否かを表す情報である。例えば、通信アプリケーションがソフトフォンの場合には、発信先クライアント端末のユーザがソフトフォンを着席モードに設定していれば「受信可」と、離席モードに設定していれば「受信不可」と判定可能である。電子メールの場合には、メールサーバでログイン認証を済ませておりセッションが有効か否かをみることで判定が可能である。インスタントメッセンジャーの場合には、発信先クライアント端末１２ｂでインスタントメッセンジャーアプリケーションが起動されていれば「受信可」となる。発信先クライアント端末１２ｂの電源がオフであれば、当然、全ての通信アプリケーションが「受信不可」となる。

プレゼンス検索装置３０は、プレゼンスサーバ３２とディレクトリサーバ３４とを含む。
プレゼンスサーバ３２は、業務名辞書３２ａを参照して、発信元クライアント端末１２ａを介してユーザにより入力されたキーワードから想起される業務名の担当者のクライアント端末１２ｂを特定する。ここで、「業務名」とは、組織または人物が実行することを期待されている役割を表す名称のことであり、装置が利用される環境に応じて、適切な複数の役割を予め準備しておく。例えば、社内で使用するのであれば、経理、総務、営業などの部署の名称や、資材、予算管理、融資、新人教育などといった具体的な名称も業務名に含まれる。
また、プレゼンスサーバ３２は、特定した発信先クライアント端末１２ｂのプレゼンス情報３２ｂを取得し、プレゼンス情報３２ｂを表形式で発信元クライアント端末１２ａのディスプレイに表示させる。

ディレクトリサーバ３４は、発信元クライアント端末１２ａにプレゼンス情報が表示された発信先クライアント端末１２ｂのアドレスをアドレスデータベース３４ａから取得して、発信元クライアント端末１２ａに送信する。本実施例において「アドレス」とは、通信アプリケーション毎に異なるものであり、ソフトフォンであればＳＩＰアドレス、電子メールクライアントアプリケーションであればメールアドレス、インスタントメッセンジャーアプリケーションであればクライアント端末のＩＰアドレスを指す。
なお、プレゼンスサーバ３２とディレクトリサーバ３４とは、同一のサーバとして構成されてもよい。

メッセージ交換装置４０は、発信元クライアント端末１２ａから発せられたメッセージをアドレスで指定される発信先クライアント端末１２ｂに送る。メッセージ交換装置４０は、複数ユーザのソフトフォン間で呼を確立する機能を有するＳＩＰサーバ４４、ソフトフォンと通常の電話機との間で呼を確立する機能を有するＣＴＩサーバ４６、電子メールを送受信するためのＰＯＰ／ＳＭＴＰプロトコルを解釈するメールサーバ４８を備える。ＣＴＩサーバ４６は、ソフトフォンからの呼を電話機５４につなぐため、ＰＢＸ５５を介して一般公衆回線網５２、社内電話回線網５３にも接続される。ソフトフォン、電子メール、インスタントメッセンジャーの仕組みおよび上記サーバの機能については公知であるので、詳細な説明は省略する。

ここで、ある従業員が何らかの業務を別の従業員に依頼したいと考えたとする。この場合、依頼元の従業員は、その業務を担当している部署や担当者を知っていれば直接依頼することができるが、その業務の担当者がすぐには分からない場合もある。とりわけ、大企業のように組織が巨大化すると業務も細分化されて、誰が何をやっているのかを直ちに把握してその人物のアドレスを知ることは困難である。また、たとえ担当者の連絡先が分かり、電話をかけたり電子メールを出しても、その担当者が離席していたりまたは休暇中であったりすれば、すぐには返答が戻って来ない場合もある。さらに、ある業務を担当すべき組織の代表的なアドレスに電話をかけたり電子メールを出したりすると、本来その業務を担当すべき人物とは別の人物が電話を受けたり電子メールを受け取ったりする場合もある。これらは、いずれも業務の進行を非効率にする。

そこで、本実施形態では、ユーザが連絡を希望する業務について連想するキーワードを入力すれば、その業務を担当する組織または担当者が検索され、検索された組織または担当者のプレゼンス情報をユーザの端末に表示するようにする。また、連絡を希望する業務の担当者の属する組織内の別の人物についてもプレゼンス情報が表示され、組織内で予め指定された人物にメッセージを届けられるようにする。これにより、担当者が不在ですぐに連絡が取れない場合でも、同じ業務を担当している別の人を呼び出すことができる。

次に、図２を参照して、本実施形態における処理の流れの概要を説明する。
まず、準備段階として、ユーザによって入力されるキーワードを企業内の組織または個人が担当する業務の業務名に変換するための業務名辞書を作成する（Ｓ１０）。この業務名辞書は、後述するように、企業内の共有サーバなどに蓄積されている文書データを利用して作成される。ユーザが自身のクライアント端末１２ａを介してキーワードを入力すると、プレゼンス検索装置３０によって、キーワードから想起される業務を担当する組織または担当者のプレゼンス情報が所定の表形式でクライアント端末に表示される（Ｓ１２）。ユーザがプレゼンス表の中から適当な組織または担当者を選択すると、メッセージを送信する通信アプリケーションがクライアント端末で起動する。その組織または担当者のアドレスがディレクトリサーバからクライアント端末に送信され、クライアント端末からそのアドレスに対してメッセージが発信される（Ｓ１４）。

図３ないし図５は、発信元のクライアント端末１２ａのディスプレイに表示される画面の一例を示す。

図３は、ユーザが適当な担当者に連絡を希望するときにキーワードを入力する画面１６０である。この画面１６０は、例えばユーザがブラウザを起動して、社内に構築されている検索サイトにアクセスしたときに表示される。ユーザは、依頼したい業務の業務名やそれを担当する組織名が初めから分かっているときは、業務名または組織名を入力欄１６２に入力する。検索ボタン１６４をクリックすると、入力欄１６２に入力された単語がプレゼンス検索装置３０に送信される。

例えば、「経理」や「営業」のように、依頼したい業務名が明確な場合には、その業務名を打ち込めばよい。しかし、その業務をいずれの組織が担当しているのかが不明な場合もある。本実施形態では、発信元クライアント端末１２ａのユーザは業者の紹介を依頼したいと考え、入力欄１６２に「業者紹介」と入力したとする。

図４は、発信元クライアント端末１２ａに表示される、キーワードに基づいて検索された担当者のプレゼンス情報の表６０を示す。キーワード欄６１には、ユーザにより入力されたキーワード「業者紹介」が表示される。担当者欄６２は、プレゼンス検索装置３０によってキーワードに基づいて検索された業務の担当者を示す。電話応答欄６３は、欄６２の担当者がソフトフォンによる通話を受けることができるか否かのプレゼンス情報を示す。「○（マル）」印は、現在在席しており受信可能であることを、「×（バツ）」印は、現在離席しており受信不可能であることを示す。端末起動欄６４は、欄６２の担当者のクライアント端末１２が起動しているか否かを示す。業務内訳欄６５は、欄６２の担当者の業務を表している。後述するように、ユーザの入力したキーワードからは欄６５に表示されている業務名が検索される。場所欄６６には、欄６２の担当者の現在の居場所が表示される。

発信元クライアント端末１２ａのユーザは、プレゼンス表６０を見ることで、自身が希望した「業者紹介」に関連する業務を担当する担当者のプレゼンス情報を、実際に連絡を取る前に知ることができる。また、連絡する相手の状態に合わせて最適な通信アプリケーションを選択することができる。図４の例であれば、中村花子さんに連絡したいと考えた場合、ソフトフォンには直ちに応答できないが、端末が起動していることが分かるため、電子メールまたはインスタントメッセンジャーであればメッセージを届けられることが分かる。このように、複数の通信アプリケーションからプレゼンスの状況に応じて適切なものを選択できる。

図４中、マル印に下線が引かれている表示６８は、この表示がクリッカブルであることを表している。この表示を以下では「受信可能表示」６８と呼ぶことにする。ユーザがこの受信可能表示６８を選択すると、発信元クライアント端末１２ａにおいて通信アプリケーションが起動し、プレゼンス検索装置３０から対応する担当者のアドレスが取得され、この担当者に対してメッセージを発信できるようになる。電話応答欄６３の受信可能表示６８をクリックすれば、ソフトフォンアプリケーションが起動され、端末起動欄６４の受信可能表示６８をクリックすれば、電子メールクライアントアプリケーションまたはインスタントメッセンジャーアプリケーションが起動される。

図５は、発信元クライアント端末１２ａに表示される、キーワードに基づいて検索された組織のプレゼンス情報の表７０を示す。図４の表６０と図５の表７０とは、発信元クライアント端末１２ａのユーザの操作によって切り替え可能である。本実施形態では、表６０と表７０は同一のキーワード「業者紹介」を入力したときに対応している。

キーワード欄７１は、図４と同様に、ユーザにより入力されたキーワード「業者紹介」が表示される。担当部署欄７２は、プレゼンス検索装置３０によってキーワードに基づいて検索された業務の担当部署を示す。電話応答担当者数７３は、組織に属する担当者のうちソフトフォンによる通話を受けることができる人数を示す。図４の電話応答欄６３に示すように、電話応答ができる担当者は１名であるから、ここには「１名」と表示される。端末起動担当者数７４は、組織に属する担当者のうちそれぞれのクライアント端末１２が起動している人数を示す。図４の端末起動欄６４に示すように、端末が起動している担当者は２名であるから、ここには「２名」と表示される。業務内訳欄７５は、組織に属する担当者の業務名を表している。

図５中、電話応答担当者数７３と端末起動担当者数７４は、クリッカブルな受信可能表示６９である。ユーザがこれらを選択すると、発信元クライアント端末１２ａにおいて通信アプリケーションが起動する。また、プレゼンス検索装置３０から、組織内で受信可能である担当者のアドレスが自動的に取得され、この担当者に対してメッセージを発信できるようになる。受信可能表示６９が複数名の場合、プレゼンス検索装置３０は、複数の担当者のうちランダムに、または役職などにしたがって予め定められている優先順にしたがって選ばれた担当者のアドレスを検索し、発信元クライアント端末１２ａに検索したアドレスを送る。

続いて、本実施形態においてメッセージを送信するための機能および構成を詳細に説明する。

図６は、本実施形態に係るプレゼンス検索装置３０の構成を示す。これらの構成は、ハードウェア的には、プロセッサ、メモリ、記憶装置、バス等で実現でき、ソフトウェア的にはメモリにロードされたプログラムなどによって実現されるが、ここではそれらの連携によって実現される機能ブロックを描いている。したがって、これらの機能ブロックがハードウェアのみ、ソフトウェアのみ、またはそれらの組合せによっていろいろな形で実現できることは、当業者には理解されるところである。

文書蓄積部１０４は、社内の共有サーバなどから多数の文書データを取得し格納する。業務定義格納部１０６は、文書データからキーワードを探し出すための業務名や組織名を保持する。共起頻度計算部１０８は、文書蓄積部１０４から文書データを読み出し、業務定義格納部１０６に格納されている業務名や組織名と関連して文書中に出現する単語の共起頻度をカウントする。共起頻度としてカウントする範囲は、例えば「業務名や組織名から１０単語以内に出現する単語」というように予め適切な範囲を定めておく。

業務名辞書作成部１１０は、共起頻度が所定値以上である単語を、業務定義格納部１０６に格納されている業務名や組織名と関連づけて記録することで業務名辞書を作成する。作成された業務名辞書は、業務名辞書格納部１１２に格納される。

企業内でやり取りされる文書には、組織名、および各従業員や組織が担当すべき業務名が含まれていると考えられる。そこで、これらの組織名や業務名と共起する単語を社内の文書データから見つけ出し、共起した単語のうち頻度の高いものを登録しておけば、ユーザが業務名を検索するためのキーワードとして使用することができる。

キーワード受付部１２２は、発信元クライアント端末１２ａを介して入力された単語を、ユーザが連絡を希望する業務について連想したキーワードとして受け取る。キーワード検索部１２４は、キーワード受付部１２２で受け取られたキーワードを参照して業務名辞書から対応する業務名または組織名を取得する。担当決定部１３４は、業務名または組織名と各ユーザのユーザＩＤとを関連づけた名簿データを有しており、キーワード検索部１２４により取得された業務名の業務を担当するユーザのクライアント端末１２を特定する。担当決定部１３４は、その業務を担当するユーザを個人単位と所定のグループ単位の両方で特定することができる。

プレゼンス判定部１２６は、担当決定部１３４においてユーザＩＤで特定されたクライアント端末と通信し、このクライアント端末のユーザが発信元クライアント端末１２ａから発せられるメッセージを受信できるか否かを示すプレゼンス情報を取得する。

プレゼンス情報の取得は、以下のようにする。各クライアント端末のユーザは、自分が離席するときにはソフトフォンのアプリケーションやスケジュールアプリケーションなどで提供される行き先入力機能において自らの居場所を入力しておく。プレゼンス判定部１２６は、担当決定部１３４によって特定されたクライアント端末から、ユーザの居場所の情報を受けることで、電話応答に関するプレゼンス情報（例えば、図４の電話応答欄６３や図５の電話応答担当者数７３に表示される情報）を得ることができる。また、プレゼンス判定部１２６は、担当決定部１３４によって特定されたクライアント端末に対し、ｐｉｎｇを発信する。応答が返ってきた端末は起動されていると判定する。これにより、電子メールやインスタントメッセンジャーに関するプレゼンス情報（例えば、図４の端末起動欄６４や、図５の端末起動担当者数７４に表示される情報）を得ることができる。
上記以外にも、各クライアント端末におけるキーボードやマウスの操作、ＣＰＵ使用率、各種センサやカメラによる在席検出などに基づいてプレゼンス情報を取得することも可能である。取得したプレゼンス情報は、プレゼンス情報格納部１２８に格納される。

プレゼンス出力部１３２は、プレゼンス判定部１２６により取得された発信先クライアント端末１２ｂのプレゼンス情報を発信元クライアント端末１２ａに表示させる。プレゼンス出力部１３２は、図４のような個人単位または図５のようなグループ単位のいずれの態様でもプレゼンス情報を表示できるようにする。また、プレゼンス情報は、発信先クライアント端末１２ｂで利用可能な通信アプリケーションプログラムの種類毎に区分表示されるのが好ましい。

具体的には、プレゼンス出力部１３２は、個人単位とグループ単位のプレゼンス情報の他、メッセージを受信可能であることを示す受信可能表示を発信元クライアント端末１２ａのユーザによって選択可能とする態様で発信元クライアント端末１２ａに表示させる命令と、受信可能表示がユーザにより選択されたとき、発信元クライアント端末１２ａにおいてメッセージを送信するための通信アプリケーションプログラムを起動せしめる命令を含む、ＨＴＭＬ形式、ＸＭＬ形式などのデータを発信元クライアント端末１２ａに送信する。

アドレス格納部１４４は、各クライアント端末１２で利用可能な複数の通信アプリケーションプログラムにおいてその端末を特定するためのアドレスと、ユーザ認証に必要となるユーザＩＤを格納する。なお、プレゼンス出力部１３２は、発信先クライアント端末１２ｂのＩＰアドレスとユーザＩＤとを組にし、通信アプリケーションの種類毎にプレゼンス情報を追加して送信してもよい。

アドレス検索部１４２は、発信元クライアント端末１２ａのユーザによって受信可能表示が選択されたとき、発信先クライアント端末１２ｂのアドレスをアドレス格納部１４４から取得して発信元クライアント端末１２ａに送信する。

キーワード受付部１２２は、発信元クライアント端末１２から特定の通信アプリケーションプログラムにおけるクライアント端末１２のアドレスをキーワードの代わりに受け取ってもよい。この場合、アドレス検索部１４２は、キーワード受付部１２２で受け取られたアドレスに対応する発信先クライアント端末１２ｂを特定し、特定した端末の別の通信アプリケーションプログラムにおけるアドレスをアドレス格納部１４４から取得して、発信元クライアント端末１２ａに送信する。

続いて、図６の機能ブロック図を参照しつつ、Ｓ１０〜Ｓ１４のプロセスを詳細に説明する。

図７は、図２におけるＳ１０の業務名辞書作成プロセスを示すフローチャートである。
まず、文書蓄積部１０４は、複数の文書データを蓄積しておく（Ｓ２０）。文書データは人手を介して文書蓄積部１０４に与えられてもよいし、文書蓄積部１０４が定期的に特定のサーバ等を探索して取得してもよい。次に、業務定義格納部１０６に組織名および業務名の情報を格納する（Ｓ２２）。共起頻度計算部１０８は、組織名、業務名に関連して文書データ中に出現した単語の共起頻度をカウントする（Ｓ２４）。業務名辞書作成部１１０は、カウント数が所定値以上であった単語をキーワードとして、組織名または業務名に関連づけて業務名辞書格納部１１２に格納する（Ｓ２６）。

図８は、業務定義格納部１０６に格納される業務名の一例である。この例では、総務部取引先課の業務名を表している。委託業務８１は、取引先課が管轄する業務名である。取引先課の構成員が個別に受け持つ業務である調査委託８２、開発委託８３、人材派遣８４もまた委託業務の範疇に含まれるため、委託業務の下位概念として扱う。このように、業務を組織に対応するのか、個人に対応するのかを意識して、業務の階層関係を定めておくことが好ましい。キーワード検索部１２４においてキーワード検索するときに、より上位の概念である組織の業務名がヒットしたときは、その業務名の下位概念にあたる業務名も検索条件に含め、担当決定部１３４で上位概念の業務を担当する組織と、下位概念の業務の担当者とが特定されるようにしてもよい。こうしておけば、キーワードに対しての共起頻度が低いために業務名辞書に未登録の業務でも、上位概念にあたる業務がそのキーワードに対応して業務名辞書に登録されていれば、キーワードと関連づけて探し求める検索結果を得ることができる。

図９は、業務名辞書のデータ構造９０の一例を示す。図示するように、キーワードと業務名とが関連づけられる。共起頻度列９４は、業務名９２に対してキーワードが共起した回数を表す。つまり、このデータでは、業務名「委託業務」で文書を検索したとき、「業者紹介」という単語が５６回共起し、業務名「調査委託」で文書を検索したとき、「業者紹介」という単語が７８回共起したことを意味する。ある業務名に対する共起頻度が所定値、例えば１０回以上であるものをキーワードとして、業務名辞書に登録する。

「総務部」や「取引先課」といったような組織名に対しても、共起した単語をキーワードとした辞書が作成される。キーワードは、ＩＰアドレスやメールアドレス等のアドレスであってもよい。こうすれば、アドレスのみ分かっている場合に、そのアドレスの担当者の業務名を検索することができる。また、作成された業務名辞書を管理者端末で閲覧可能とし、管理者が業務名の重要度やランクなどの付加情報を追加できるようにしてもよい。

図１０は、図２のＳ１２のプレゼンス表示プロセスを示すフローチャートである。
まず、発信元クライアント端末１２ａのユーザが何らかの業務を他人に依頼したいとき、その業務に関連があると考えたキーワードを入力する（Ｓ４０）。入力されたキーワードはキーワード受付部１２２によって受け取られ、キーワード検索部１２４は、そのキーワードが実際にある組織名または業務名と一致するか否かを判定する（Ｓ４２）。キーワードと一致するものがあれば（Ｓ４２のＹ）、その組織名、または業務名に対応する組織名か担当者名を出力する（Ｓ４６）。キーワードと一致するものがなければ、キーワード検索部１２４は、業務名辞書を参照して、キーワードに関連づけられている組織名または業務名があるか否かを判定する（Ｓ４４）。関連するものがあれば（Ｓ４４のＹ）、その組織名、または業務名に対応する組織名か担当者名を出力する（Ｓ４６）。関連するものが業務名辞書になければ（Ｓ４４のＮ）、発信元クライアント端末１２ａに対し、入力されたキーワードから想起される組織名または業務名がないことを通知する（Ｓ５６）。

Ｓ４８で、プレゼンス判定部１２６は、出力された組織または担当者のプレゼンス情報を取得する。プレゼンス判定部１２６は、組織または担当者が出力されるたびに対応するクライアント端末にアクセスしてプレゼンス情報を取得してもよいし、所定の間隔（例えば、５分）で各クライアント端末からプレゼンス情報を取得しておき、その情報を保持していてもよい。

キーワードに基づいて検索された業務が複数ある場合、プレゼンス出力部１３２は、業務名毎にプレゼンス情報をまとめる（Ｓ５０）。また、担当者名に優先順位やランクなどの属性が与えられている場合は、プレゼンス出力部１３２は、属性にしたがってプレゼンス情報を並べ替える（Ｓ５２）。その上で、プレゼンス出力部１３２は、プレゼンス情報を表形式でクライアント端末１２に表示させるためのデータを作成し、キーワードが入力された発信元クライアント端末１２ａに送信する（Ｓ５４）。このとき、組織または担当者のクライアント端末を識別するためのアドレスも発信元クライアント端末１２ａに送信される。

図１１は、担当決定部１３４が保持する、業務名１５４と組織名１５６、担当者名１５８を対応させた名簿データ１５０の一例を示す。組織名または担当者名の使用するクライアント端末のユーザＩＤ１５２も名簿データ１５０に含まれている。

図１２は、図２のＳ１４のメッセージ発信プロセスを示すフローチャートである。
発信元クライアント端末１２ａのユーザは、ディスプレイに表示されたプレゼンス情報を見て、連絡を取りたい組織または担当者がソフトフォン、電子メール、またはインスタントメッセンジャーによる連絡が可能か否かが分かる。連絡が可能な組織または担当者の受信可能表示をユーザが選択すると（Ｓ７０）、選択された組織のユーザＩＤ、または担当者のユーザＩＤと、電話応答と端末起動のいずれの受信可能表示が選択されたかの情報がプレゼンス検索装置に送信される（Ｓ７２）。アドレス検索部１４２によってアドレス情報が検索され、送信されたユーザＩＤに対応するＩＰアドレスまたはメールアドレスが取得される。

図１３は、アドレス格納部１４４に格納されているアドレスデータの一例を示す。図示するように、ユーザＩＤ１７２と、使用可能な各通信アプリケーションのアドレス、すなわち、メールアドレス１７４、通常の電話番号１７６、ソフトフォンやインスタントメッセンジャーで使用するＩＰアドレス１７８、ソフトフォンで使用するポート番号１８０が格納されている。

図１２に戻り、ユーザにより選択された受信可能表示が電話応答欄のものであれば、アドレス検索部１４２はソフトフォンのＩＰアドレス１７８とポート番号１８０を取得して、そのアドレスを発信元クライアント端末１２ａに送信する（Ｓ７４）。ユーザにより選択された受信可能表示が端末起動欄のものであれば、アドレス検索部１４２は、メールアドレス１７４またはＩＰアドレス１７８を発信元クライアント端末１２ａに送信する。メールアドレス１７４とＩＰアドレス１７８のいずれを送信するかは、クライアント端末１２毎に定めておいてもよいし、ユーザがその都度選択できるようにしてもよい。

ユーザによる発信可能表示の選択に応答して、発信元クライアント端末１２ａにおいて対応する通信アプリケーションが起動され（Ｓ７６）、アドレス検索部１４２から送られてきたアドレスに対してメッセージが発信される（Ｓ７８）。つまり、ソフトフォンであればアドレス検索部１４２から送られてきたＩＰアドレスとポート番号に対して発呼される。電子メールまたはインスタントメッセンジャーであれば、宛先に所定のフォーマットで宛先アドレスが入力され、ユーザによる文章入力の後に発信される。

発信されたメッセージは、メッセージ交換装置４０により受け取られ（Ｓ８０）、メッセージに含まれるアドレスが解釈されて、適切なサーバに振り分けられる（Ｓ８２）。アドレスがメールアドレスであった場合、そのメッセージはメールサーバ４８に渡され、メッセージが受け付けられる（Ｓ８４）。アドレスがＩＰアドレスとポート番号であった場合、ＳＩＰサーバ４４により相手が呼び出される（Ｓ８８）。相手方が応答すると（Ｓ９０のＹ）、呼が確立され（Ｓ９２）、応答がなければ（Ｓ９０のＮ）、呼が切断される（Ｓ８６）。

図１４は、別の実施例に係るメッセージ送信システム１００’の全体構成を示す。この実施例では、発信元クライアント端末１２ａからメッセージが発信された後、発信先の組織または担当者のプレゼンス情報が変化した場合、プレゼンスか変化したことを発信元クライアント端末１２ａに通知する。

本実施例では、メッセージ交換装置４０は発信ログ記録部５６とプレゼンス変化通知部５８とをさらに備える。発信ログ記録部５６は、発信元クライアント端末１２ａから発せられたメッセージのログと、そのメッセージが発信先クライアント端末１２ｂに到達したか否かを示す到達情報とを記録する。発信元クライアント端末１２ａからメッセージが発せられた後に発信先クライアント端末１２ｂのプレゼンス情報に変化が生じると、プレゼンス検索装置３０は、発信先のプレゼンスが変化したことを示すプレゼンス変化情報をメッセージ交換装置４０に送信する。

プレゼンス変化通知部５８は、プレゼンス変化情報を受け取ると発信ログ記録部５６の到達情報を参照し、プレゼンスが変化した発信先クライアント端末１２ｂに向けて送信されたメッセージを特定する。そして、特定したメッセージが発信先クライアント端末１２ｂに未到達であった場合、発信元クライアント端末１２ａに対してプレゼンス変化情報を通知する。

例えば、最初にキーワードを入力したときには連絡を取りたい担当者の電話応答のプレゼンスが受信不可であったため電子メールで連絡を取ったが、その後担当者が席に戻りソフトフォンを受信可能となったとき、その情報が発信元クライアント端末に表示される。これによって、発信元クライアント端末のユーザは、先ほど送った電子メールの開封を待たずに、ソフトフォンを用いて直ちに連絡を取ることができる。あるいは、連絡を取りたい担当者の端末が起動していなかったため、別の担当者にインスタントメッセージを送ったが、その後担当者の端末が起動されると、その情報が発信元クライアント端末に表示される。これによって、本来の担当者に対して改めて連絡を取ることができる。

図１５は、メッセージの発信後にプレゼンス変化を通知するプロセスのフローチャートである。ここでは、メッセージとして電子メールが最初に送信されていた場合を想定する。
プレゼンス変化通知部５８は、電子メールが発信先クライアント端末１２ｂによって受信されたか否かについての情報をメールサーバ４８から常時受け取る（Ｓ１００）。プレゼンス検索装置３０は、各クライアント端末のプレゼンスに変化があると、プレゼンス変化情報をメッセージ交換装置４０に送る（Ｓ１０２）。プレゼンス変化通知部５８は、発信ログ記録部５６から、プレゼンスの変化したクライアント端末を発信先としている未到達の電子メールを検索し（Ｓ１０４）、電子メールの本文を引用したプレゼンス変化通知を作成する（Ｓ１０６）。プレゼンス変化通知部５８は、作成したプレゼンス変化通知を当該メッセージを発信した発信元クライアント端末１２ａに送信し（Ｓ１０８）、ディスプレイにプレゼンス変化通知が表示される（Ｓ１１０）。

以上説明したように、本実施形態によるプレゼンス検索装置３０によれば、ユーザが連絡を取りたい担当者の属する組織名や業務名などが分からない場合でも、依頼したい業務から想起されるキーワードを入力すれば、それに対応する業務名とその業務を担当する組織および担当者を知ることができる。同時に、各担当者のプレゼンス情報も知ることができるため、ユーザはメッセージを送信する前に、担当者の状況を知ることができる。

キーワードと組織名または業務名との関係を表す業務名辞書は、多数の文書データにおける共起頻度に基づいて作成されるので、業務名辞書を予め作成しておく必要がない。

また、電話応答のプレゼンスと端末起動のプレゼンスとを分けて発信元クライアント端末に表示されるので、ユーザはプレゼンスに応じて適切な通信アプリケーションを選択してメッセージを送信することができる。さらに、担当者のプレゼンス情報と組織単位でのプレゼンス情報とを切り替えることができるため、目的の業務の担当者が不在の場合でも、同じ組織に属する別の担当者に対してメッセージを送信することができる。このように、本実施形態のプレゼンス検索装置を用いれば、不特定多数の通信相手に対して複数の通信アプリケーションを使い分けることが可能になる。

実施の形態２．
図１６は、実施の形態２に係るメッセージ送信システム２００の全体構成を示す。実施の形態１では、メッセージ送信システムを企業内で使用する場合を述べたが、実施の形態２では地域コミュニティなどでの使用を想定する。

プレゼンスサーバ２３２は、職業分類辞書２３２ａと事業所プレゼンス情報２３２ｂとを保持する。職業分類辞書２３２ａには、ユーザから入力されるサービス名がサービスの提供者と関連づけて記憶されている。事業所プレゼンス情報２３２ｂは、各サービス提供者（つまり事業者）が直ちにサービスを提供できるか否かに関する情報である。
ディレクトリサーバ２３４は、各サービス提供者のアドレスデータベース２３４ａを保持している。

例えば、顧客が何らかのサービス、例えば宅配や散髪などのサービスの提供をすぐに受けられるかどうか知りたいものとする。その際、サービス提供者に電話をかけてみるまで即座にサービスを提供できるかどうかは分からない。

そこで、本実施形態では、ユーザがあるサービス名を入力すると、そのサービスを提供している事業者が検索され、各事業者でサービスを即座に提供できるか否かを表すプレゼンス情報を発信元クライアント端末１２ａに送信する。発信元クライアント端末１２ａのユーザは、電話を実際にかける前に、サービスの提供が受けられるか否かを知ることができる。

以上、本発明をいくつかの実施の形態をもとに説明した。これらの実施の形態は例示であり、それらの各構成要素や各処理プロセスの組合せにいろいろな変形例がありうること、またそうした変形例も本発明の範囲にあることは当業者に理解されるところである。

請求項に記載の各構成要件が果たすべき機能は、本実施例において示された各機能ブロックの単体もしくはそれらの連係によって実現されることも当業者には理解されるところである。

発信元クライアント端末１２ａのユーザによってグループ単位で受信可能表示６９が選択されたとき、アドレス検索部１４２は、選択されたグループに属するユーザのクライアント端末で利用可能な通信アプリケーションのアドレスをアドレス格納部１４４から取得し、取得したアドレスを所定の優先順位にしたがって発信元クライアント端末１２ａに送信してもよい。

実施の形態では、ユーザからのキーワードの入力に応じて適当な業務の担当者のプレゼンス情報を一旦発信元クライアント端末に送り、その後ユーザによる発信可能表示の選択に応じてアドレスを送り返すことを述べた。しかし、プレゼンス検索装置は、担当者のプレゼンス情報と一緒にその担当者のアドレスを発信元クライアント端末に送るようにしてもよい。

実施の形態１に係るメッセージ送信システムの全体構成を示す図である。 実施の形態１における処理の流れの概要を説明するフローチャートである。 ユーザが適当な担当者に連絡を希望するときにキーワードを入力する画面を示す図である。 発信元クライアント端末に表示される、キーワードに基づいて検索された担当者のプレゼンス情報の表を示す図である。 発信元クライアント端末に表示される、キーワードに基づいて検索された組織のプレゼンス情報の表を示す。 本実施形態に係るプレゼンス検索装置の構成を示す図である。 図２におけるＳ１０の業務名辞書作成プロセスを示すフローチャートである。 業務定義格納部に格納される業務名の一例を示す図である。 業務名辞書のデータ構造の一例を示す図である。 図２のＳ１２のプレゼンス表示プロセスを示すフローチャートである。 担当決定部が保持する、業務名と組織名、個人名を対応させた名簿データの一例を示す図である。 図２のＳ１４のメッセージ発信プロセスを示すフローチャートである。 アドレス格納部に格納されているアドレスデータの一例を示す図である。 別の実施例に係るメッセージ送信装置の構成を示す図である。 メッセージの発信後にプレゼンス変化を通知するプロセスのフローチャートである。 実施の形態２に係るメッセージ送信システムの全体構成を示す図である。

符号の説明

１２ クライアント端末、 ３０、２３０ プレゼンス検索装置、 ３２ プレゼンスサーバ、 ３２ａ 業務名辞書、 ３２ｂ プレゼンス情報、 ３４ ディレクトリサーバ、 ３４ａ アドレスデータベース、 ４０ メッセージ交換装置、 ５６ 発信ログ記録部、 ５８ プレゼンス変化通知部、 １００、２００ メッセージ送信システム、 １０４ 文書蓄積部、 １０８ 共起頻度計算部、 １１０ 業務名辞書作成部、 １２２ キーワード受付部、 １２４ キーワード検索部、 １２６ プレゼンス判定部、 １３２ プレゼンス出力部、 １３４ 担当決定部、 １４２ アドレス検索部。

Claims (10)

1. 通信アプリケーションプログラムを実行可能なクライアント端末間でメッセージを送受信する際に、発信先クライアント端末に関する情報を発信元クライアント端末に提供する装置であって、
   各クライアント端末のユーザが担当すべき業務の業務名とその業務名を想起させるキーワードとを関連づける業務名辞書が格納された業務名辞書格納部と、
   発信元クライアント端末を介して入力された単語を、ユーザが連絡を希望する業務について連想したキーワードとして受け取るキーワード受付部と、
   前記キーワード受付部で受け取られたキーワードを参照して前記業務名辞書から対応する業務名を取得するキーワード検索部と、
   前記キーワード検索部により取得された業務名の業務を担当するユーザのユーザＩＤを特定する担当決定部と、
   前記ユーザＩＤにより特定されるクライアント端末と通信することによって、該クライアント端末のユーザが前記発信元クライアント端末から発せられるメッセージを受信できるか否かを示すプレゼンス情報を取得するプレゼンス判定部と、
   前記プレゼンス判定部により取得されたプレゼンス情報を出力して前記発信元クライアント端末に表示させるプレゼンス出力部と、
   を備えることを特徴とするプレゼンス検索装置。
2. 複数の文書データを格納する文書蓄積部と、
   前記文書データを読み出し、予め定められた業務名と関連して文書中に出現する単語の共起頻度をカウントする共起頻度計算部と、
   前記共起頻度が所定値以上である単語をキーワードとして前記予め定められた業務名と関連づけて記録することで前記業務名辞書を作成する業務名辞書作成部と、
   をさらに備えることを特徴とする請求項１に記載のプレゼンス検索装置。
3. 前記プレゼンス出力部は、
   発信先クライアント端末においてメッセージを受信可能であることを示す受信可能表示を前記発信元クライアント端末のユーザによって選択可能とする態様で該発信元クライアント端末に表示させる命令と、
   前記受信可能表示がユーザにより選択されたとき、前記発信元クライアント端末において前記メッセージを送信するための通信アプリケーションプログラムを起動せしめる命令と、
   を含む形式で、前記プレゼンス情報を前記発信元クライアント端末に送信することを特徴とする請求項１または２に記載のプレゼンス検索装置。
4. 前記プレゼンス出力部は、前記発信先クライアント端末で利用可能な通信アプリケーションプログラム毎に、前記プレゼンス情報を表示させることを特徴とする請求項３に記載のプレゼンス検索装置。
5. 各クライアント端末で利用可能な複数の通信アプリケーションプログラムにおいて該端末を特定するために必要なアドレスと、各クライアント端末を識別するユーザＩＤと、を格納するアドレス格納部をさらに備え、
   前記プレゼンス出力部は、前記発信先クライアント端末のユーザＩＤを含めて前記プレゼンス情報を送信し、
   前記発信元クライアント端末のユーザによって前記受信可能表示が選択されたとき、前記発信先クライアント端末のアドレスを前記アドレス格納部から取得して前記発信元クライアント端末に送信するアドレス検索部をさらに備えることを特徴とする請求項４に記載のプレゼンス検索装置。
6. 前記キーワード受付部が前記発信元クライアント端末から特定の通信アプリケーションプログラムにおけるクライアント端末のアドレスを受け取ったとき、
   前記アドレス検索部は、前記キーワード受付部で受け取られた前記アドレスに対応する発信先クライアント端末を特定し、特定した端末の別の通信アプリケーションプログラムにおけるアドレスとポート番号を前記アドレス格納部から取得して前記発信元クライアント端末に送信することを特徴とする請求項５に記載のプレゼンス検索装置。
7. 前記担当決定部は、前記業務名を担当するユーザを個人単位と所定のグループ単位の両方で特定し、
   前記プレゼンス出力部は、個人単位またはグループ単位のいずれかのプレゼンス情報を前記発信元クライアント端末に表示させることを特徴とする請求項５または６に記載のプレゼンス検索装置。
8. 前記プレゼンス出力部は、前記受信可能表示を個人単位またはグループ単位で選択可能とする態様で前記発信元クライアント端末に表示させることを特徴とする請求項７に記載のプレゼンス検索装置。
9. 前記発信元クライアント端末から発せられたメッセージのログと、該メッセージが前記発信先クライアント端末に到達したか否かを示す到達情報とを記録する発信ログ記録部をさらに備え、
   前記発信元クライアント端末からメッセージが発せられた後に前記発信先クライアント端末のプレゼンス情報に変化が生じたとき、前記プレゼンス出力部はプレゼンスが変化したことを示すプレゼンス変化情報を出力し、
   前記プレゼンス変化情報を受け取って前記発信ログ記録部の前記到達情報を参照し、前記メッセージが前記発信先クライアント端末に未到達であった場合、前記発信先クライアント端末に対して前記プレゼンス変化情報を通知するプレゼンス変化通知部をさらに備えることを特徴とする請求項１ないし８のいずれかに記載のプレゼンス検索装置。
10. ネットワークを介して相互に接続され、それぞれが通信アプリケーションプログラムを実行可能な複数のクライアント端末と、
    発信元クライアント端末から入力されたキーワードから想起される業務を担当するユーザのクライアント端末を特定する機能を有し、特定した発信先クライアント端末のユーザが発信元クライアント端末から発せられるメッセージを受信できるか否かを示すプレゼンス情報を取得して、前記発信元クライアント端末に表示させるプレゼンスサーバと、
    前記発信先クライアント端末のアドレスを前記発信元クライアント端末に送信するディレクトリサーバと、
    前記発信元クライアント端末から発せられたメッセージを前記アドレスで指定される前記発信先クライアント端末に送る交換装置と、
    を備えることを特徴とするメッセージ送信システム。

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