JP2005107746A - 電子回議システム、電子回議サーバ、電子回議方法およびその方法をコンピュータに実行させる電子回議プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】回議処理の電子化を実現しつつ、紙を用いた決裁をおこなわしめること。
【解決手段】回議者端末装置１０２などが、電子回議サーバ１０１から回議文書の印刷情報を受信する受信部３０１と、受信された印刷情報に基づいて、回議文書を印刷する印刷部３０２と、印刷された回議文書のイメージ情報、回議文書に追加されたイメージ情報を読み取る読取部３０４と、読み取られたイメージ情報を電子回議サーバ１０１へ送信する送信部３０５を備え、電子回議サーバ１０１が、送信部３０５によって送信されたイメージ情報を受信する受信部３１１と、受信されたイメージ情報の中から回議先に関する情報を抽出する抽出部３１２と、抽出された情報に基づいて、回議文書のつぎの送信先を決定する決定部３１３と、決定された送信先へ回議文書の印刷情報を送信する送信部３１５を備える。
【選択図】 図３

Description

この発明は、電子回議サーバと複数の回議者端末装置とがネットワークで接続された電子回議システム、その電子回議サーバ、電子回議方法およびその方法をコンピュータに実行させる電子回議プログラムに関し、特に、実際の紙を用いて決裁をおこなう電子回議システム、電子回議サーバ、電子回議方法およびその方法をコンピュータに実行させる電子回議プログラムに関する。

近年、電子回議システムは、ペーパーレスなどを目的として、ネットワークに接続されたパーソナルコンピュータなどの情報処理端末装置の表示画面上で決裁をおこなうものが一般的である。したがって、一般的な電子回議システムにあっては、回議者は、キーボードやマウスを用いて決裁をおこなったり、決裁の際のコメントなどの入力をおこなっていた。

しかしながら、上記従来技術にあっては、紙を用いておこなう決裁のよさを犠牲にしてしまっており、たとえば、回議文書は、情報処理装置の表示画面に表示されるため、決裁の判断はつねに情報処理端末装置の前でおこなう必要があり、回議文書を持ち歩いて、外出先において内容を判断するといったことができなくなるという問題点があった。また、情報処理装置の操作ミスなどによって、誤った決裁がなされる場合があるという問題点があった。また、一旦操作を誤ると、誤った決裁の修正が煩雑となるといった問題点があった。

この発明は、上述した従来技術による問題点を解消するため、回議処理の電子化を実現しつつ、紙を用いた決裁をおこなわしめることが可能な電子回議システム、電子回議サーバ、電子回議方法およびその方法をコンピュータに実行させる電子回議プログラムを提供することを目的とする。

上述した課題を解決し、目的を達成するため、請求項１に記載の発明にかかる電子回議システムは、サーバと複数の回議者端末装置とがネットワークで接続された電子回議システムであって、前記回議者端末装置が、前記サーバから回議文書の印刷情報を前記ネットワークを介して受信する受信手段と、受信手段によって受信された印刷情報に基づいて、前記回議文書を印刷する印刷手段と、前記印刷手段によって印刷された回議文書のイメージ情報、および前記回議者によって前記回議文書に追加されたイメージ情報の少なくともいずれかを読み取る読取手段と、前記読取手段によって読み取れたイメージ情報を前記サーバへ前記ネットワークを介して送信する送信手段と、を備え、前記サーバが、前記送信手段によって送信されたイメージ情報を前記ネットワークを介して受信する受信手段と、前記受信手段によって受信されたイメージ情報の中から回議先に関する情報を抽出する抽出手段と、前記抽出手段によって抽出された情報に基づいて、前記回議文書のつぎの送信先を決定する決定手段と、前記決定手段によって決定された送信先へ、前記読取手段によって読み取られたイメージ情報の全部または一部、およびあらかじめ記憶された情報の少なくともいずれかによって構成される回議文書の印刷情報を前記ネットワークを介して送信する送信手段と、を備えたことを特徴とする。

この請求項１に記載の発明によれば、回議者（決裁者）は、回議者端末装置から印刷される回議文書に対して決裁処理をおこない、その後、決裁処理がおこなわれた回議文書を回議者端末装置に読み取らせるだけでよい。

また、請求項２に記載の発明にかかる電子回議システムは、請求項１に記載の発明において、前記読取手段が、前記回議文書に追加された印影情報を含むイメージ情報を読み取ることを特徴とする。

この請求項２に記載の発明によれば、回議者（決裁者）によって前記回議文書に押印された印影の内容、押印された位置に基づいて、当該回議文書の回議状況を認識することができる。

また、請求項３に記載の発明にかかる電子回議サーバは、回議文書に関する情報をネットワークを介して受信する受信手段と、前記受信手段によって受信された回議文書に関する情報の中から回議先に関する情報を抽出する抽出手段と、前記抽出手段によって抽出された情報に基づいて、前記回議文書のつぎの送信先を決定する決定手段と、前記決定手段によって決定された送信先へ、前記回議文書の印刷情報を前記ネットワークを介して送信する送信手段と、を備えたことを特徴とする。

この請求項３に記載の発明によれば、回議者（決裁者）は、つぎの回議先を把握する必要はなく、また、回議文書をつぎの回議先へ送るための事務処理をおこなう必要がない。

また、請求項４に記載の発明にかかる電子回議サーバは、請求項３に記載の発明において、前記受信手段が、前記回議文書に関するイメージ情報を前記ネットワークを介して受信することを特徴とする。

この請求項４に記載の発明によれば、回議者によって手書きされた情報や押印された印影情報もあわせて回議されることになる。

また、請求項５に記載の発明にかかる電子回議方法は、回議文書の印刷情報をネットワークを介してサーバから受信する受信工程と、前記受信工程によって受信された印刷情報に基づいて、前記回議文書を印刷する印刷工程と、前記印刷工程によって印刷された回議文書のイメージ情報、および前記回議者によって前記回議文書に追加されたイメージ情報の少なくともいずれかを読み取る読取工程と、前記読取工程によって読み取られたイメージ情報を前記ネットワークを介して前記サーバへ送信する送信工程と、を含んだことを特徴とする。

この請求項５に記載の発明によれば、回議者（決裁者）は、サーバから送信され印刷される回議文書に対して決裁処理をおこない、その後、決裁処理がおこなわれた回議文書を読み取らせ、サーバへ送信するだけでよい。

また、請求項６に記載の発明にかかる電子回議方法は、請求項５に記載の発明において、前記読取工程が、前記回議文書に追加された印影情報を含むイメージ情報を読み取ることを特徴とする。

この請求項６に記載の発明によれば、回議者（決裁者）によって前記回議文書に押印された印影の内容、押印された位置に基づいて、当該回議文書の回議状況を認識することができる。

また、請求項７に記載の発明にかかる電子回議方法は、回議文書に関する情報をネットワークを介して受信する受信工程と、前記受信工程によって受信された回議文書に関する情報の中から回議先に関する情報を抽出する抽出工程と、前記抽出工程によって抽出された情報に基づいて、前記回議文書のつぎの送信先を決定する決定工程と、前記決定工程によって決定された送信先へ、前記回議文書の印刷情報を前記ネットワークを介して送信する送信工程と、を含んだことを特徴とする。

この請求項７に記載の発明によれば、回議者（決裁者）は、つぎの回議先を把握する必要はなく、また、回議文書をつぎの回議先へ送るための事務処理をおこなう必要がない。

また、請求項８に記載の発明にかかる電子会議方法は、請求項７に記載の発明において、前記受信工程が、前記回議文書に関するイメージ情報を前記ネットワークを介して受信することを特徴とする。

この請求項８に記載の発明によれば、回議者によって手書きされた情報や押印された印影情報もあわせて回議されることになる。

また、請求項９に記載の発明にかかる電子回議プログラムよれば、前記請求項５〜８のいずれか一つに記載の方法をコンピュータに実行させることができる。

本発明によれば、回議処理の電子化を実現しつつ、紙を用いた決裁をおこなわしめることが可能で、電子決裁のための情報処理端末装置が不要な電子回議システム、電子回議サーバ、電子回議方法およびその方法をコンピュータに実行させる電子回議プログラムが得られるという効果を奏する。

以下に添付図面を参照して、この発明にかかる電子回議システム、電子回議サーバ、電子回議方法およびその方法をコンピュータに実行させる電子回議プログラムの好適な実施の形態を詳細に説明する。

（電子回議システムのシステム構成）
まず、この発明の本実施の形態にかかる電子回議システムのシステム構成について説明する。図１は、この発明の本実施の形態にかかる電子回議システムのシステム構成を示す説明図である。

図１において、１００は、ＬＡＮなどのネットワークであり、１０１は、電子回議サーバであり、１０２，１０３，１０４，１０５，・・・は、回議者端末装置（ポスト）である。ここで、電子回議サーバ１０１は、ネットワーク１００に接続され、いずれかの回議者端末装置１０２，１０３，１０４，１０５，・・・からの回議文書に関する情報をネットワーク１００を介して受信し、受信した回議文書のつぎの送信先を決定し、決定された送信先へ回議文書をネットワーク１００を介して送信する。また、回議文書に関する情報や、送信先に関する情報などを記憶している。

また、回議者端末装置（ポスト）１０２，１０３，１０４，１０５，・・・は、ネットワーク１００に接続され、電子回議サーバ１０１から送信された回議文書に関する情報をネットワーク１００を介して受信して印刷する。また、読み取った回議文書に関する情報をネットワーク１００を介して送信する。回議者端末装置（ポスト）には、たとえば、１０２，１０３に示すように、パーソナルコンピュータにプリンタおよびスキャナが接続されている情報処理装置接続型と、１０４，１０５に示すように、パーソナルコンピュータは存在せず、ネットワークプリンタとネットワークスキャナからなるポストだけが存在する情報処理装置非接続型の２種類がある。

（電子回議サーバ、回議者端末装置のハードウエア構成）
図２は、この発明の本実施の形態にかかる電子回議システムを構成する電子回議サーバおよび回議者端末装置（情報処理装置接続型）のハードウエア構成を示す説明図（ブロック図）である。

電子回議サーバ１０１および回議者端末装置１０２，１０３，１０４，１０５，・・・は、ＣＰＵ２０１と、ＲＯＭ２０２と、ＲＡＭ２０３と、ＨＤＤ（ハードディスクドライブ）２０４と、ＨＤ（ハードディスク）２０５と、ＦＤＤ（フレキシブルディスクドライブ）２０６と、着脱可能な記録媒体の一例としてのＦＤ（フレキシブルディスク）２０７と、ディスプレイ２０８と、Ｉ／Ｆ（インタフェース）２０９と、キーボード２１０と、マウス２１１と、スキャナ２１２と、プリンタ２１３と、を備えている。そして、上記各構成部はバス２００によってそれぞれ接続されている。

ここで、ＣＰＵ２０１は、電子回議システムを構成する電子回議サーバ１０１および回議者端末装置１０２，１０３，１０４，１０５，・・・の全体の制御を司る。ＲＯＭ２０２は、ブートプログラムなどのプログラムを記憶している。ＲＡＭ２０３は、ＣＰＵ２０１のワークエリアとして使用される。ＨＤＤ２０４は、ＣＰＵ２０１の制御にしたがってＨＤ２０５に対するデータのリード／ライトを制御する。ＨＤ２０５は、ＨＤＤ２０４の制御で書き込まれたデータを記憶する。

ＦＤＤ２０６は、ＣＰＵ２０１の制御にしたがってＦＤ２０７に対するデータのリード／ライトを制御する。ＦＤ２０７は、ＦＤＤ２０６の制御で書き込まれたデータを記憶したり、ＦＤ２０７に記録されたデータを情報処理装置へ読み取らせたりする。着脱可能な記録媒体として、ＦＤ２０７のほか、ＣＤ−ＲＯＭ（ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ）、ＭＯ、ＤＶＤ（Ｄｉｇｉｔａｌ Ｖｅｒｓａｔｉｌｅ Ｄｉｓｋ）、メモリーカードなどであってもよい。ディスプレイ２０８は、カーソル、アイコンあるいはツールボックスをはじめ、文書、画像、機能情報などのデータを表示する。たとえば、ＣＲＴ、ＴＦＴ液晶ディスプレイ、プラズマディスプレイなどである。

Ｉ／Ｆ（インタフェース）２０９は、通信回線を通じてネットワーク１００に接続され、ネットワーク１００を介して、他のサーバやクライアント装置に接続される。そして、Ｉ／Ｆ２０９は、ネットワーク１００と内部とのインタフェースを司り、他のサーバや情報端末装置からのデータの入出力を制御する。Ｉ／Ｆ２０９は、たとえばモデムやＬＡＮアダプタなどである。

キーボード２１０は、文字、数字、各種指示などの入力のためのキーを備え、データの入力をおこなう。タッチパネル式の入力パッドやテンキーなどであってもよい。マウス２１１は、カーソルの移動や範囲選択、あるいはウインドウの移動やサイズの変更などをおこなう。ポインティングデバイスとして同様の機能を備えるものであれば、トラックボール、ジョイスティック、十字キー、ジョグダイヤルなどであってもよい。

スキャナ２１２は、画像を光学的に読み取り、情報処理装置内に画像データを取り込む。スキャナ２１２は、ＯＣＲやＯＭＲ機能を備えていてもよい。また、プリンタ２１３は、画像データや文書データを印刷する。たとえば、レーザプリンタ、インクジェットプリンタなどである。

（電子回議システムの機能的構成）
つぎに、この発明の本実施の形態にかかる電子回議システムの機能的構成について説明する。図３は、この発明の本実施の形態にかかる電子回議システムの機能的構成を示す説明図（ブロック図）である。

図３において、回議者端末装置１０２，１０３，１０４，１０５，・・・は、受信部３０１と、印刷部３０２と、入力部３０３と、読取部３０４と、送信部３０５と、を含む構成となっている。また、電子回議サーバ１０１は、記憶部３１０と、受信部３１１と、抽出部３１２と、決定部３１３と、生成部３１４と、送信部３１５と、を含む構成となっている。

回議者端末装置１０２，１０３，１０４，１０５，・・・において、受信部３０１は、電子回議サーバ１０１から回議文書の印刷情報をネットワーク１００を介して受信する。受信部３０１は、具体的には、たとえば、図２に示したＩ／Ｆ２０９などによってその機能を実現する。そして、印刷部３０２は、受信部３０１によって受信された印刷情報に基づいて、回議文書を印刷する。印刷部３０２は、具体的には、たとえば、図２に示したプリンタ２１３などによってその機能を実現する。また、入力部３０３は、回議文書に関する情報を入力する。入力部３０３は、具体的には、たとえば、図２に示したキーボード２１０、マウス２１１などによってその機能を実現する。

読取部３０４は、印刷部３０２によって印刷された回議文書のイメージ情報、および回議者によって回議文書に追加されたイメージ情報の少なくともいずれかを読み取る。また、読取部３０４は、回議文書に追加された印影情報を含むイメージ情報を読み取る。読取部３０４は、具体的には、たとえば、図２に示したスキャナ２１２などによってその機能を実現する。そして、送信部３０５は、読取部３０４によって読み取れたイメージ情報を電子回議サーバ１０１へネットワーク１００を介して送信する。送信部３０５は、具体的には、たとえば、図２に示したＩ／Ｆ２０９などによってその機能を実現する。

記憶部３１０は、回議文書に関する情報（イメージ情報を含む）および回議先に関する情報押印を比較するための比較データなどが記憶されている。記憶部３１０は、具体的には、たとえば、図２に示したＲＯＭ２０２、ＲＡＭ２０３、ＨＤ２０５、ＦＤ２０７などによってその機能を実現する。

受信部３１１は、送信部３０５によって送信されたイメージ情報または入力部３０３によって入力された情報をネットワーク１００を介して受信する。また、回議文書に関する情報をネットワーク１００を介して受信する。受信部３１１は、具体的には、たとえば、図２に示したＩ／Ｆ２０９などによってその機能を実現する。抽出部３１２は、受信部３１１によって受信されたイメージ情報の中から回議先に関する情報を抽出する。そして、受信部３１１によって受信された回議文書に関する情報の中から回議先に関する情報を抽出する。抽出部３１２は、具体的にはたとえばＲＯＭ２０２、ＲＡＭ２０３、ＨＤ２０５、ＦＤ２０７などによって記憶されたプログラムをＣＰＵ２０１が実行することによってその機能を実現する。

決定部３１３は、抽出部３１２によって抽出された情報に基づいて、回議文書のつぎの送信先を決定する。決定部３１３は、具体的にはたとえばＲＯＭ２０２、ＲＡＭ２０３、ＨＤ２０５、ＦＤ２０７などによって記憶されたプログラムをＣＰＵ２０１が実行することによってその機能を実現する。

生成部３１４は、決定部３１３によって決定された送信先へ、読取部３０４によって読み取られ、送信部３０５によって送信され、受信部３１１によって受信されたイメージ情報の全部または一部、およびあらかじめ記憶された情報の少なくともいずれかによって構成される回議文書の印刷情報を生成する。生成部３１４は、具体的にはたとえばＲＯＭ２０２、ＲＡＭ２０３、ＨＤ２０５、ＦＤ２０７などによって記憶されたプログラムをＣＰＵ２０１が実行することによってその機能を実現する。

送信部３１５は、決定部３１３によって決定された送信先へ、生成部３１４によって生成されたイメージ情報の全部または一部、および記憶部３１０にあらかじめ記憶された情報の少なくともいずれかによって構成される回議文書の印刷情報をネットワーク１００を介して送信する。送信部３１５は、具体的には、たとえば、図２に示したＩ／Ｆ２０９などによってその機能を実現する。

（回議文書の一例）
つぎに、回議文書の内容について説明する、図４は、この発明の本実施の形態にかかる電子回議システムにおいて用いられる回議文書の一例を示す説明図である。図４において、回議文書４００は、承認者「○○部 部長 佐藤次郎」宛の回議文書であり、印影欄４０１と、回議本文４０２と、コメント欄４０３とから構成されている。回議者（承認者）佐藤次郎は、回議本文の内容を確認後、決裁する場合は、自己の氏名が記載された押印欄４１１に印鑑を押下する。押印欄４１１の下側の欄４１２に承認日付を記載する必要はない。この回議文書４００が読み取られた日付（場合によっては日時）を電子回議サーバ１０１において自動的に入力し、つぎの回議者への回議文書において表示する。このように、承認日付の入力を省略できるだけでなく、承認日付の誤記や改ざんを有効に防止することができる。

また、コメント欄４０３のうち、「コメント」欄４０４は、手書きにて書き込むことができる欄であり、この領域は、読み込む際にイメージ情報として入力する。また、印影欄４０１に押印せずに、却下用チェック欄４０５にチェックがなされた場合は、そのチェックを読み取って、却下処理をおこなう。

（電子回議サーバの処理の手順）
つぎに、電子回議サーバ１０１の処理の手順について説明する。図５は、この発明の本実施の形態にかかる電子回議サーバの処理の手順を示すフローチャートである。

図５のフローチャートにおいて、電子回議サーバ１０１は、まず、回議文書情報の受信があったか否かを判断する（ステップＳ５０１）。ここで、受信があるのを待って、受信があった場合（ステップＳ５０１：Ｙｅｓ）は、受信した回議文書情報から回議先情報を抽出する（ステップＳ５０２）。そして、回議先情報を抽出することができたか否かを判断する（ステップＳ５０３）。

ステップＳ５０３において、回議先情報を抽出することができなかった場合（ステップＳ５０３：Ｎｏ）は、ステップＳ５１０へ移行する。ステップＳ５１０においては、エラー通知をおこない、その後、処理を終了する。一方、回議先情報を抽出することができた場合（ステップＳ５０３：Ｙｅｓ）は、抽出された回議先情報に基づいて、回議文書のつぎの送信先を決定する（ステップＳ５０４）。そして、送信先を決定することができたか否かを判断する（ステップＳ５０５）。

ステップＳ５０５において、送信先を決定することができなかった場合（ステップＳ５０５：Ｎｏ）は、ステップＳ５１０へ移行する。一方、送信先を決定することができた場合（ステップＳ５０５：Ｙｅｓ）は、送信情報、すなわち、つぎの送信先へ送信する回議文書情報を生成する（ステップＳ５０６）。その後、生成した回議文書情報を印刷情報に変換する（ステップＳ５０７）。

その後、印刷情報を上記送信先へ送信する（ステップＳ５０８）。そして、送信先の回議者端末装置１０２，１０３，１０４，１０５，・・・において、送信された印刷情報に基づいて回議文書の印刷が完了したか否かを判断する（ステップＳ５０９）。ここで、印刷が完了するのを待って、完了した場合（ステップＳ５０９：Ｙｅｓ）は、一連の処理を終了する。そして、ステップＳ５０１へリターンし、つぎの回議文書情報の受信待ちとなる。

（回議者端末装置の処理の手順）
つぎに、回議者端末装置１０２，１０３，１０４，１０５，・・・の処理の手順について説明する。図６は、この発明の本実施の形態にかかる回議者端末装置の処理の手順を示すフローチャートである。

図６のフローチャートにおいて、回議者端末装置１０２，１０３，１０４，１０５，・・・は、回議文書の印刷情報を電子回議サーバ１０１から受信したか否かを判断する（ステップＳ６０１）。ここで、受信するのを待って、受信した場合（ステップＳ６０１：Ｙｅｓ）は、受信した印刷情報に基づいて回議文書の印刷をおこなう（ステップＳ６０２）。

その後、回議者による回議文書の読取指示があったか否かを判断する（ステップＳ６０３）。ここで、読取指示があるのを待って、読取指示があった場合（ステップＳ６０３：Ｙｅｓ）は、当該回議文書の読み取りをおこなう（ステップＳ６０４）。そして、読み取りが完了するのを待って（ステップＳ６０５）、読み取りが完了した場合（ステップＳ６０５：Ｙｅｓ）は、読み取られたイメージ情報を電子回議サーバ１０１へ送信し（ステップＳ６０６）、一連の処理を終了する。

（応用例（電子社内便システム））
図７は、この発明の本実施の形態にかかる電子回議システムの応用例を示す説明図である。図７に示すように、本実施の形態にかかる電子回議システムを応用して、たとえば電子配送システム（電子社内便システム）を構成することができる。図７において、電子社内便システムは、ネットワーク７００に電子配送サーバ７０１と、複数の社内便端末装置（ポスト）７０２，７０３，７０４，・・・とが接続されている。社内便の対象となる文書７１０ａをネットワークプリンタおよびネットワークスキャナから構成される社内便端末装置（ポスト）７０２が読み取り、電子配送サーバ７０１へネットワーク７００を介して送信する。

電子配送サーバ７０１は、読み取られて送信されてきた文書７１０ａのイメージ情報に基づいて宛先を解析する。そして、解析された宛先に関する結果に基づいて、ネットワーク７００に接続されている他のポストのうち出力するのに最適なポスト７０４を決定し、決定されたポスト７０４へネットワーク７００を介して送信する。そして、ポスト７０４は、文書７１０ｂを印刷する。このように、本実施の形態にかかる電子回議システムを応用して、文書の電子配送を実現することができる。

以上説明したように、本実施の形態によれば、電子回議サーバ１０１と複数の回議者端末装置１０２，１０３，１０４，１０５，・・・とがネットワーク１００で接続された電子回議システムにおいて、回議者端末装置１０２，１０３，１０４，１０５，・・・が、電子回議サーバ１０１から回議文書４００の印刷情報をネットワーク１００を介して受信する受信部３０１と、受信部３０１によって受信された印刷情報に基づいて、回議文書４００を印刷する印刷部３０２と、印刷部３０２によって印刷された回議文書４００のイメージ情報、および回議者によって回議文書４００に追加されたイメージ情報（たとえば、４０１，４０４）の少なくともいずれかを読み取る読取部３０４と、読取部３０４によって読み取れたイメージ情報を電子回議サーバ１０１へネットワーク１００を介して送信する送信部３０５と、を備え、電子回議サーバ１０１が、送信部３０５によって送信されたイメージ情報をネットワーク１００を介して受信する受信部３１１と、受信部３１１によって受信されたイメージ情報の中から回議先に関する情報を抽出する抽出部３１２と、抽出部３１２によって抽出された情報に基づいて、回議文書４００のつぎの送信先を決定する決定部３１３と、決定部３１３によって決定された送信先へ、読取部３０４によって読み取られたイメージ情報の全部または一部、およびあらかじめ記憶部３１０に記憶された情報の少なくともいずれかによって構成される回議文書４００の印刷情報をネットワーク１００を介して送信する送信部３１５と、を備えている。

このため、回議者（決裁者）は、回議者端末装置から印刷される回議文書に対して決裁処理をおこない、その後、決裁処理がおこなわれた回議文書を回議者端末装置に読み取らせるだけでよく、また、回議文書をつぎの回議先へ送るための事務処理をおこなう必要がない。また、回議者によって手書きされた情報や押印された印影情報もあわせて回議されることになる。これによって、回議処理の電子化を実現しつつ、紙を用いた決裁をおこなわしめることが可能となり、電子決裁のための情報処理端末装置が不要となる。このように、従来おこなわれていた紙による回議と、電子回議の互いの決定を補いつつ、より効率的かつ確実に回議をおこなうことができる。

また、本実施の形態によれば、読取部３０４が、回議文書４００に追加された印影欄４０１の印影情報を含むイメージ情報を読み取るため、回議者（決裁者）によって回議文書４００に押印された印影の内容、押印された位置に基づいて、回議文書４００の回議状況を認識することができる。

なお、本実施の形態で説明した電子回議方法は、あらかじめ用意されたプログラムをパーソナルコンピュータやワークステーション等のコンピュータで実行することにより実現することができる。このプログラムは、ハードディスク、フレキシブルディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＭＯ、ＤＶＤ等のコンピュータで読み取り可能な記録媒体に記録され、コンピュータによって記録媒体から読み出されることによって実行される。またこのプログラムは、インターネット等のネットワークを介して配布することが可能な伝送媒体であってもよい。

以上のように、本発明にかかる電子回議システム、電子回議サーバ、電子回議方法およびその方法をコンピュータに実行させる電子回議プログラムは、企業、官庁や自治体における回議に用いるのに適している。

この発明の本実施の形態にかかる電子回議システムのシステム構成を示す説明図である。 この発明の本実施の形態にかかる電子回議システムを構成する電子回議サーバおよび回議者端末装置のハードウエア構成を示す説明図（ブロック図）である。 この発明の本実施の形態にかかる電子回議システムの機能的構成を示す説明図（ブロック図）である。 この発明の本実施の形態にかかる電子回議システムにおいて用いられる回議文書の一例を示す説明図である。 この発明の本実施の形態にかかる電子回議サーバの処理の手順を示すフローチャートである。 この発明の本実施の形態にかかる回議者端末装置の処理の手順を示すフローチャートである。 この発明の本実施の形態にかかる電子回議システムの応用例を示す説明図である。

符号の説明

１００，７００ ネットワーク
１０１ 電子回議サーバ
１０２，１０３，１０４，１０５ 回議者端末装置
３０１ 受信部
３０２ 印刷部
３０３ 入力部
３０４ 読取部
３０５ 送信部
３１０ 記憶部
３１１ 受信部
３１２ 抽出部
３１３ 決定部
３１４ 生成部
３１５ 送信部
４００ 回議文書
７０１ 電子配送サーバ
７０２，７０３，７０４ 社内便端末装置（ポスト）
７１０（７１０ａ、７１０ｂ） 配送文書

Claims (9)

1. サーバと複数の回議者端末装置とがネットワークで接続された電子回議システムであって、
   前記回議者端末装置は、
   前記サーバから回議文書の印刷情報を前記ネットワークを介して受信する受信手段と、
   受信手段によって受信された印刷情報に基づいて、前記回議文書を印刷する印刷手段と、
   前記印刷手段によって印刷された回議文書のイメージ情報、および前記回議者によって前記回議文書に追加されたイメージ情報の少なくともいずれかを読み取る読取手段と、
   前記読取手段によって読み取れたイメージ情報を前記サーバへ前記ネットワークを介して送信する送信手段と、
   を備え、
   前記サーバは、
   前記送信手段によって送信されたイメージ情報を前記ネットワークを介して受信する受信手段と、
   前記受信手段によって受信されたイメージ情報の中から回議先に関する情報を抽出する抽出手段と、
   前記抽出手段によって抽出された情報に基づいて、前記回議文書のつぎの送信先を決定する決定手段と、
   前記決定手段によって決定された送信先へ、前記読取手段によって読み取られたイメージ情報の全部または一部、およびあらかじめ記憶された情報の少なくともいずれかによって構成される回議文書の印刷情報を前記ネットワークを介して送信する送信手段と、
   を備えたことを特徴とする電子回議システム。
2. 前記読取手段は、前記回議文書に追加された印影情報を含むイメージ情報を読み取ることを特徴とする請求項１に記載の電子回議システム。
3. 回議文書に関する情報をネットワークを介して受信する受信手段と、
   前記受信手段によって受信された回議文書に関する情報の中から回議先に関する情報を抽出する抽出手段と、
   前記抽出手段によって抽出された情報に基づいて、前記回議文書のつぎの送信先を決定する決定手段と、
   前記決定手段によって決定された送信先へ、前記回議文書の印刷情報を前記ネットワークを介して送信する送信手段と、
   を備えたことを特徴とする電子回議サーバ。
4. 前記受信手段は、前記回議文書に関するイメージ情報を前記ネットワークを介して受信することを特徴とする請求項３に記載の電子回議サーバ。
5. 回議文書の印刷情報をネットワークを介してサーバから受信する受信工程と、
   前記受信工程によって受信された印刷情報に基づいて、前記回議文書を印刷する印刷工程と、
   前記印刷工程によって印刷された回議文書のイメージ情報、および前記回議者によって前記回議文書に追加されたイメージ情報の少なくともいずれかを読み取る読取工程と、
   前記読取工程によって読み取られたイメージ情報を前記ネットワークを介して前記サーバへ送信する送信工程と、
   を含んだことを特徴とする電子回議方法。
6. 前記読取工程は、前記回議文書に追加された印影情報を含むイメージ情報を読み取ることを特徴とする請求項５に記載の電子回議方法。
7. 回議文書に関する情報をネットワークを介して受信する受信工程と、
   前記受信工程によって受信された回議文書に関する情報の中から回議先に関する情報を抽出する抽出工程と、
   前記抽出工程によって抽出された情報に基づいて、前記回議文書のつぎの送信先を決定する決定工程と、
   前記決定工程によって決定された送信先へ、前記回議文書の印刷情報を前記ネットワークを介して送信する送信工程と、
   を含んだことを特徴とする電子回議方法。
8. 前記受信工程は、前記回議文書に関するイメージ情報を前記ネットワークを介して受信することを特徴とする請求項７に記載の電子回議方法。
9. 前記請求項５〜８のいずれか一つに記載の方法をコンピュータに実行させることを特徴とする電子回議プログラム。

Images