JP2005086564A - ドキュメント管理装置 - Google Patents

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Abstract

【課題】 データベース上にアプリケーションデータ、画像データの双方を管理し、データをコンピュータで再利用が可能なアプリケーションデータを送信することができる装置を提供することを目的とする。
【解決手段】 アプリケーションデータとアプリケーションデータから作成されページ単位で構成される画像データの双方をデータベース登録情報に従いデータベース登録し、データベース登録情報と画像データを合成して配布資料を作成、印刷し、送信指示の内容に応じて、配布資料からデータベース登録情報を分離再生したり、再生したデータベース登録情報を用いてデータベースを検索したりして、データを送信するようにしている。
【選択図】 図１

Description

本発明は、パーソナルコンピュータで作成したアプリケーションデータ、およびスキャナで読み取った画像データを格納、検索することでドキュメントを統合的に管理し、格納したデータを容易に再利用できる装置に関する。
近年、コンピュータの普及に伴い、オフィスで用いられる資料はコンピュータに搭載されているワードプロセッサ、表計算ソフトなどのアプリケーションプログラムで作成されている。アプリケーションプログラムが作成したアプリケーションデータをプリンタで印刷し、印刷した資料を必要部数コピーして、会議などで配布して使われることが一般的になっている。
配布された資料はバインダ等で綴じて保存されたり、電子ファイリング装置で管理されたりしている。
また、アプリケーションデータは共通のファイルサーバあるいは、データベースソフトによって管理され、情報の共有が図られているケースも存在する。
しかしながら、配布される印刷物は最初に印刷されたものをコピーして配布されることが多く、また配布された資料をコピーして再配布されることも多い。
このように何回もコピーを重ねると画質はどんどん劣化し汚い画像になってしまう。
カラー原稿が配布された場合、カラーコピー機は高価で普及していないために、白黒コピーされる場合が多く、画像劣化は著しいものとなる。
また、紙で配布された原稿の１部を引用して新たにコンピュータ上のデータとして再利用する場合、スキャナで画像を読み取り、画像として扱う。あるいは、読み取った画像に対してOCRをかけて文字データを抽出することが行われる。
しかしながら、画像として扱う場合データ量はとても大きくなり扱いにくくなり、１部を修正することが困難となるなどの問題が発生する。
OCRをかけて文字データを抽出する場合もエラーが発生して正しい文字データにならない、正常に認識してもフォントの種類や大きさまでは再現できない、レイアウトの構成が失われるなどの問題が発生する。
ファイルサーバ、データベースで管理されているアプリケーションデータを取得すればデータの再利用は容易ではあるが、自分がファイルサーバ、データベースに格納したデータでない場合、どこに、どのような名前で、どのような検索パラメータを付けて格納したのかわからないため、データを取得することが困難であるという問題が発生する。
そこで、本発明は、データベース上にアプリケーションデータ、画像データの双方を管理し、Email、FTPなどの送信プロトコルを用いてデータを送信する場合は、コンピュータで再利用が可能なアプリケーションデータを送信することができる装置を提供することを目的とする。
また、FAX、IFAXなど画像しか送れない送信プロトコルを用いてデータを送信する場合、あるいはスキャナから読み取った画像、FAX、IFAXなどで受信した画像を送信する場合でも、画質劣化のないきれいなオリジナル画像を送信することで目的とする。
上記目的を達成するために本発明は、画像データを管理するドキュメント装置において、画像読み込み手段、画像印刷手段、データを管理するデータベース管理手段、データをFAX、あるいはネットワーク上にデータを送信する送信手段を備え、コンピュータのアプリケーション上で作成されるアプリケーションデータとアプリケーションデータから作成されページ単位で構成される画像データの双方をデータベース登録情報に従いデータベース管理手段に登録する登録手段と、データベース登録情報と画像データを合成した画像である配布資料を作成、印刷する配布資料作成手段と、配布資料を送信指示された場合、配布資料を画像読み込み手段で読み取り、配布資料に記録されているデータベース登録情報を分離再生するデータベース登録情報取得手段と、画像データ専用の送信が選択された場合は画像データを選択し、画像データ以外も送信可能な送信が選択された場合はアプリケーションデータを選択する選択手段と、再生したデータベース登録情報を用いてデータベースを検索し、選択手段で選択したデータを送信する送信手段を備えたことを特徴とするドキュメント管理装置、を提供する。
本発明によれば、データベースに印刷用画像ファイルとアプリケーションファイルの双方を関連付けて管理し、送信方法に応じてどちらのデータを送信するか判断することにより、Email、FTPなどの送信プロトコルを用いてデータを送信する場合は、データの再利用が可能なアプリケーションファイルを送信することができた。
また、アプリケーションファイルを送信するとにより、データサイズが小さいくなり送信速度の向上が図れた。
さらに、FAX、IFAXなど画像しか送れない送信プロトコルを用いてデータを送信する場合、あるいはスキャナから読み取った画像、FAX、IFAXなどで受信した画像を送信する場合でも、画質劣化のないきれいなオリジナル画像を送信することができた。
本発明のドキュメント管理装置の実施形態について図面を参照しながら説明する。
［第１の実施形態］
図１は第１の実施の形態を説明する図である。
PC101はワードプロセッサや表計算ソフト、電子メールソフト等が動作するパーソナルコンピュータである。PC101には大容量ディスク102が接続されていて、ワードプロセッサや表計算ソフト等のアプリケーションプログラム及び、アプリケーションによって作成されたアプリケーションデータ120（以下アプリデータと略す）、コンピュータを起動するオペレーティングシステム、プリンタデータを作成するプリンタドライバが格納されている。
PC101はLAN100と接続されていて、オペレーティングシステム、アプリケーション、プリンタドライバによって作成されたデータを、ネットワーク上のプリンタで印刷することが可能である。
複合複写機105はCOPY、FAX、ネットワークプリンタ機能を所有する複合複写機であり、LAN100に接続されている。複合複写機105はCOPY、FAX、ネットワークプリンタ機能の他に、スキャナから読み取った画像データをネットワーク上のPCに送信するSEND機能や、画像データをネットワーク経由にて送受信するインターネットFAX（以下IFAXと略す）機能を備える。
PC101より複合複写機105のネットワークプリンタ機能を用いてアプリデータ120を印刷する場合、PC101上で対応するアプリケーションを起動し、アプリケーションがPC101にインストールされている複合複写機105に対応するプリンタドライバを呼び出し、PDL（Page Description Language）データを作成して複合複写機105へPDLデータを送信する。
PDLデータを受信した複合複写機105は、PDLデータより画像をラスタライズし、作成した画像をプリンタにて印刷するように動作する。
ドキュメント管理サーバ103はLAN100に接続し、大容量ディスク104に格納されているアプリデータ121とアプリデータ121から作成された画像データ122とを関連づけして管理するドキュメント管理サーバである。
画像データ122はアプリデータ１２１からページ単位の画像形式のデータとなったものであり、TIFF (Tag Image File Format)やPDF（Portable Document Format）あるいはPostScriptのようなPDL（Page Description Language）データでもよい。
複合複写機105にもドキュメント管理サーバ機能が備えられ、大容量ディスク106にはアプリデータ123と画像データ124が格納されている。
ドキュメント管理サーバ機能の詳細な動作については後述する。
図２は複合複写機105の構成を示すブロック図である。
スキャナ200は、原稿給送装置が搭載され、原稿給送装置は原稿を先頭ページから順に１枚ずつプラテンガラスに搬送し、原稿の読み取り動作終了後プラテンガラス上の原稿を排出する。
原稿がプラテンガラス上に搬送されると、ランプが点灯し、スキャナユニットの移動が開始する。このスキャナユニットの移動により原稿が露光走査され、この露光走査時の原稿からの反射光は、ミラーおよびレンズを介してＣＣＤイメージセンサに導かれる。走査された原稿の画像は、ＣＣＤイメージセンサによって読み取られ、ＣＣＤイメージセンサは光学的に読み取った画像を光電変換により画像データに変換して出力する。
プリンタ201は、スキャナ200から出力された画像データをレーザドライバに入力する。レーザドライバは入力した画像データに基づき、レーザ発光部を駆動する。レーザ発光部は、入力された画像データに応じたレーザ光を発光させる。このレーザ光は、感光ドラム上に走査されながら照射され、感光ドラムにはレーザ光に応じた静電潜像が形成される。
この感光ドラム上の静電潜像は、現像器から供給される現像剤によって現像剤像として可視像化される。また、レーザ光の照射開始と同期したタイミングで、記録紙カセットから記録紙が給紙され、この記録紙は感光ドラムと転写部との間に搬送される。感光ドラムに形成された現像剤像は、給紙された記録紙上に転写部により転写される。
現像剤像が転写された記録紙は定着部に搬送され、定着部は記録紙を熱圧することによって現像剤像を記像紙に定着させる。定着部を通過した記録紙は、排出ローラによって排出される。
排出された記録紙は、ソータが装着されている場合はソータにより、それぞれのビンに収納して記録紙の仕分けが行われる。
画像処理回路202はトリミング処理などの各種画像処理、画像の拡大縮小などの画像変倍、および画像データをMH、MR、MMR、JBIG、JPEGなどの符号データに圧縮、あるいは符号データから画像データに伸張する回路である。
UI204はユーザがオペレーション時に操作する液晶ディスプレイ、タッチスクリーンから構成される操作パネルであり、スタートキー、ストップキー、テンキーなどのハードキーも備えられている。
PDLボード203はネットワークI/F207で受信されたPDLデータをプリンタ部２０１で印刷可能な画像データに展開する回路である。
FAXボード208は電話、FAXの切り替え、受信時に呼び出し信号の検出、通話中に電話交換機からの直流ループ信号を保持する回路であるNCU（Network Control Unit）と、アナログ信号をデジタル信号に変更、逆にアナログ信号をデジタル信号に変換する変復調回路であるMODEM（MOdulator/DEModulator）、画像処理回路などから構成されるFAX送信/受信するためのボードである。
ネットワークI/F207はLANに接続するための回路であり、そのプログラム構成はネットワーク層のIP（Internet Protocol）、TCP（Transmission Control Protocol）、UDP（User Datagram Protocol）から構成されるネットワーク層のTCP/IPと、ファイル転送サービスであるFTP（File Transfer Protocol）、プリンタ印刷用のサーバプロトコルであるLPD（Line Printer Daemon）、WWW(World Wide Web)サーバのプロトコルであるHTTPd（Hypertext Transfer Protocol daemon）、電子メール送受信プロトコルSMTP（Simple Mail Transfer Protocol）、メールダウンロードプロトコルPOP3（Post Office Protocol-Version 3）、リモートシステム上に存在するサブルーチンをネットワーク経由で呼び出す機能であるRPC（Remote Procedure Call）などのアプリケーションプログラムが存在する。
コピー動作を実行する場合、ユーザがUI204からコピー部数、トリミング指定などの画像処理方法が設定され、スタートキーを押すと、コントローラ205がコピー開始命令を受け取り、コントローラ205がスキャナ200を駆動する。
スキャナ200からの画像データを画像処理回路202にて画像処理を行い、画像処理が終わった信号をプリンタ201にて印刷動作を実行するように、コントローラ205が画像処理回路202、プリンタ201を制御する。
FAX送信時スキャナ200で読み取られた画像データは、画像処理回路202にてFAXボード208に入力される。
FAXボード208ではMODEM、NCUなどの回路を動作させ送信宛先と通信を行い、受信機能力に従い画像を変倍、符号化して画像データを送信する。
FAX受信時はNCUによりデータが受信され、MODEMによりデジタル信号に変換される。このデータを画像処理回路で再符号して、プリンタ201で印刷するようにコントローラ205が動作する。
PC101からアプリデータ102を印刷する場合、PC101にインストールされているプリンタドライバがPDLデータを作成して、LPR(Line Printer Request)にて複合複写機105に送信する。
複合複写機105では、ネットワークI/F207のLPDにてPDLデータを受信して、PDLボード203にてラスタライズ画像データを作成する。ラスタライズ画像データをプリンタ201にて印刷するようにコントローラ205が制御することで、アプリデータの印刷が実行される。
図３はPC101から複合複写機105のドキュメント管理サーバにアプリデータを登録し、配布資料を印刷する際のPC101での動作を説明するフロー図である。
まずS300のクライアント配布資料作成プログラムが、ユーザの指示によりPC101上で動作する。画像データ作成ルーチンS301が呼び出され、プリンタドライバ機能を用いて、アプリデータ120からページ単位のデータで構成されるPDFファイル形式の画像データを作成する。
生成した画像データも複合複写機105に送信（S302）し、画像データの生成元のデータであるアプリデータ120を複合複写機105に送信（S303）する。
送信した画像データ、アプリデータは、複合複写機105のデータベースに格納されるので、このデータを管理し、検索が可能となるインデクッスデータを作成（S304）し、作成したインデクッスデータを送信（S305）して終了する（S304）。
なお、S302、S303、S305のデータ送信は、RPCプロトコルにより実現される。
図４はPC101から送信された画像データとアプリデータを受信した複合複写機105の動作を説明するフロー図であり、この処理は配布資料作成１（S350）の処理にて実行される。
PC101のS302により送信された画像データを受信（S351）し、S303により送信されたアプリデータを受信（S352）する。
受信したデータをドキュメント管理するためのインデックスデータを受信（S353）する。
インデクッスデータ受信後、画像データを大容量ディスク106のデータベースに画像データ124として登録（S354）し、アプリデータをアプリデータ123としてデータベースに登録（S355）する。このインデクッスデータより画像データとアプリデータとは相互に関連性を保ち、データベースから検索が可能となる。
S353で受信したインデックスデータをバーコード画像データに変換し、受信した画像データと合成（S356）する。
バーコードデータは格納できるデータが多く、エラー訂正機能を所有する2次元バーコードのQRコードを使用する。
バーコードデータはQRコードには限定されず、JAN、標準ITF、CODE-128、CODE39、NW-7等の1次元バーコードやPDF417、DataMatrix、MaxiCode、ベリコード、CODE49等の２次元バーコードでもよい。
バーコードデータと元画像データとを合成することにより作成されたデータは配布資料であり、配布資料を印刷（S357）して終了（S358）する。
配布資料は、必要な複数部数をここで印刷することが可能であり、会議等で必要な枚数分印刷して配布して使われる。
配布資料の説明は図８を用いて後述する。
図５は紙データとして存在する文章をスキャナ200にて画像として読み込んで、配布資料を作成するフロー図であり、配布資料作成２（S400）にて実行される。
原稿をスキャナ200の原稿給送装置にセットして画像データに変換し、画像データを読み込む（S401）。
S402のインデックスデータ作成処理を呼び出し、スキャナ200で読み取った画像データをデータベースから検索が可能となるようにし、読み取った画像データを大容量ディスク106に画像データ124として登録（S354）する。
S402で作成したインデックスデータをバーコード画像データに変換し、スキャナ200で読み取った画像データと合成（S356）する。合成した画像データは配布資料となり、作成した配布資料を印刷（S357）して終了（S405）する。
図６はFAXボード208で受信した文章から配布資料を作成するフロー図であり、配布資料作成３（S420）にて実行される。
FAXが着信するとFAXボード208にてFAX受信（S421）が実行され、受信したデータは画像データに変換される。
S402のインデックスデータ作成処理を呼び出し、FAXボード208で作成された画像データをデータベースから検索が可能となるようにして、FAX受信した画像データを大容量ディスク106に画像データ124として登録（S354）する。
S402で作成したインデックスデータをバーコード画像データに変換し、FAX受信した画像データと合成（S356）する。合成した画像データは配布資料となり、作成した配布資料を印刷（S357）して終了（S425）する。
図７はIFAX（インターネットFAX）で受信した文章から配布資料を作成するフロー図であり、配布資料作成４（S440）にて実行される。
POP3あるいはSMTPでTIFFファイルが添付された電子メールを受信すると、受信したデータのTIFFファイルが抽出され、インターネットFAX受信（S441）が実行される。
S402のインデックスデータ作成処理を呼び出し、IFAX受信で作成された画像データをデータベースから検索が可能となるようにして、IFAX受信した画像データを大容量ディスク106に画像データ124として登録（S354）する。
S402で作成したインデックスデータをバーコード画像データに変換し、IFAX受信した画像データと合成（S356）する。合成した画像データは配布資料となり、作成した配布資料を印刷（S357）して終了（S425）する。
図８は配布資料を説明する図である。
450の画像はPC101のアプリケーションから作成した画像、スキャナ200にて読み取った画像、FAX受信した画像、あるいはIFAX受信した画像である。
図４から図７を用いて説明したようにこの画像はデータベースに登録され、インデックスデータを用いて検索が可能である。
インデックスデータは、2次元バーコードであるQRコード451として画像データに変換され、画像450の右下に記録される。
図９は、会議等で配布された配布資料から、データベースに登録されている元画像を検索して印刷するiCOPYの動作を説明するフロー図である。
なお、配布資料はS357で印刷された物でなく、S357で印刷された配布資料を何度もCOPYされ画質が悪化していたり、他人が記入したメモ書きがされていたり、バインダ等で綴じるために穴が開けられていたり、あるいはカラーの配布資料が白黒コピー機にてコピーされているような配布資料でもよい。
iCOPYの機能はS500にて処理が開始され、配布資料をスキャナ200にてスキャン（S501）して、配布資料の画像を読み込む。
読み込んだ画像データより2次元バーコードのQRコード451を探しだし、QRコードを解析してインデックスデータを抽出（S502）する。
抽出したインデックスデータよりデータベースを検索することで、大容量ディスク106に格納されている画像データ124を検索（S503）し、取得した画像データを印刷（S504）して終了する。
印刷された画像は、画像劣化が著しい配布資料とは異なり、PC101のアプリケーションで作成した画像、スキャナ200で読み取り登録された時の画像、FAX、IFAXで受信したままのきれいな画像である。
図１０は、会議等で配布された配布資料から、データベースに登録されている元画像を検索して送信するiSENDの動作を説明するフロー図である。
iSENDは画像のみ送信することができるFAX送信、IFAX送信と画像にとらわれずなんでも送信することができるEmail送信、FTP送信に分類することができる。
各送信は送信プロトコル、コンポーネント毎に分類され、送信時にユーザが選択することができる。
配布資料は前述したように画像劣化が著しい物でもかまわない。
iSENDの機能は、S510にて処理が開始され、配布資料をスキャナ200にてスキャン（S501）して、配布資料の画像を読み込む。
読み込んだ画像データより2次元バーコードのQRコード451を探しだし、QRコードを解析してインデックスデータを抽出（S502）する。
抽出したインデックスデータよりデータベースを検索することで、大容量ディスク106に格納されている文書を検索（S513）する。
S516にて送信の選択が画像以外でも送信可能なEmail、FTPが選択された場合、S518にてアプリデータが存在するかチェックされる。
アプリデータが存在した場合はアプリデータを送信（S519）する。
送信の選択がEmail、FTP以外の場合とEmail、FTPが選択されていてもアプリデータが存在しない場合は、画像データを送信（S517）して終了（S520）する。
Email、FTPで送信されるデータは、アプリデータが存在する場合はデータの再利用が可能なアプリデータであり、送信データサイズも小さくなり送信速度も速くなるメリットが存在する。
また、画像データを送信した場合も、送信画像は配布資料のように画像が劣化した画像データではなく、きれいなスキャンあるいは受信したオリジナル画像を送信することができる。
［第２の実施形態］
図１１は本発明の第２の実施形態であり、ドキュメント管理サーバ103を用いてデータを管理する形態である。
大容量ディスク104の容量は、スペース的制限が存在する複合複写機105のドキュメント管理サーバを用いるより容易に増加が可能であり、またそのデータをバックアップする際に、バックアップメディア媒体を容易に交換することも容易である。
図３を用いて説明したように、PC101からPDFファイルである画像データ、アプリデータとインデックスデータとが複合複写機105に送信されると、複合複写機105では配布資料作成5（S600）の処理が開始される。
PC101のS302により送信された画像データを受信（S351）し、S303により送信されたアプリデータを受信（S352）し、S305で送信されたインデックスデータを受信（S353）する。
受信したデータをドキュメント管理しているドキュメント管理サーバ103のデータベースに登録するためのインデックスデータを作成（S402）し、このインデクッスデータより、画像データとアプリデータとは相互に関連性を保ったうえで、データベースから検索が可能となる。
インデクッスデータ作成後、ドキュメント管理サーバ103に画像データを送信（S601）し、アプリデータもドキュメント管理サーバ103に送信（S602）する。
送信した画像データ、アプリデータはドキュメント管理サーバに格納され、大容量ディスク104に画像データ122、アプリデータ121としてデータベース管理される。
S353で受信したインデックスデータをバーコード画像データに変換し、受信した画像データと合成（S356）する。
バーコードデータは格納できるデータが多く、エラー訂正機能を所有する2次元バーコードのQRコードを使用する。
バーコードデータと元画像データを合成したデータは図８を用いて説明した配布資料であり、配布資料を印刷（S357）して終了（S603）する。
配布資料は必要な複数部数をここで印刷することが可能であり、会議等で必要な枚数分印刷して配布して使われる。
図１２は紙データとして存在する文章をスキャナ200にて画像を読み込んで、配布資料を作成するフロー図であり、配布資料作成6（S620）にて実行される。
原稿をスキャナ200の原稿給送装置にセットして画像データに変換し、画像データを読み込む（S401）。
S402のインデックスデータ作成処理を呼び出し、スキャナ200で読み取った画像データをドキュメント管理サーバ103に送信（S601）する。
ドキュメント管理サーバは、スキャナで読み取り画像を受信して、大容量ディスク104に画像データ122としてデータベース管理する。
S402で作成したインデックスデータをバーコード画像データに変換し、スキャナ200で読み取った画像データと合成（S356）する。合成した画像データは配布資料となり、作成した配布資料を印刷（S357）して終了（S621）する。
図１３はFAXボード208で受信した文章から配布資料を作成するフロー図であり、配布資料作成７（S420）が起動される。
FAXが着信するとFAXボード208にてFAX受信（S421）が実行され、受信したデータは画像データに変換される。
S402のインデックスデータ作成処理を呼び出し、FAXボード208で作成された画像データをドキュメント管理サーバ103に送信（S601）する。
ドキュメント管理サーバは、FAX受信画像を受信して大容量ディスク104に画像データ122としてデータベースに登録し、登録されたFAX受信画像は、ドキュメント管理サーバで検索が可能となる。
S402で作成したインデックスデータをバーコード画像データに変換し、FAX受信した画像データと合成（S356）する。合成した画像データは配布資料となり、作成した配布資料を印刷（S357）して終了（S641）する。
図１４はIFAX（インターネットFAX）で受信した文章から配布資料を作成するフロー図であり、配布資料作成8（S440）にて実行される。
POP3あるいはSMTPでTIFFファイルが添付された電子メールを受信すると、受信したデータのTIFFファイルが抽出され、インターネットFAX受信（S441）が実行される。
S402のインデックスデータ作成処理を呼び出し、IFAX受信で作成された画像データをドキュメント管理サーバ103に送信（S601）して、ドキュメント管理サーバ104のデータベースに登録する。登録されたIFAX受信画像は、大容量ディスク104に画像データ122として登録され、ドキュメント管理サーバで検索が可能となる。
S402で作成したインデックスデータをバーコード画像データに変換し、IFAX受信した画像データと合成（S356）する。合成した画像データは配布資料となり、作成した配布資料を印刷（S357）して終了（S661）する。
図１５は会議等で配布された配布資料から、データベースに登録されている元画像を検索して印刷するiCOPYの動作を説明するフロー図である。
なお、配布資料はS357で印刷された物でなく、S357で印刷された配布資料を何度もCOPYされ画質が悪化していたり、他人が記入したメモ書きがされていたり、バインダ等で綴じるために穴が開けられていたり、あるいはカラーの配布資料が白黒コピー機にてコピーされているような配布資料でもよい。
iCOPYの機能はS680にて処理が開始され、配布資料をスキャナ200にてスキャン（S501）して、配布資料の画像を読み込む。
読み込んだ画像データより2次元バーコードのQRコード451を探しだし、QRコードを解析してインデックスデータを抽出（S502）する。
ドキュメント管理サーバ103へ抽出したインデックスデータより、データベースを検索することを依頼（S681）する。ドキュメント管理サーバ103では、検索依頼されたインデックスデータで大容量ディスク104を検索し、該当する画像データ122を複合複写機105に送信する。
複合複写機105では送信された画像データを受信（S682）し、受信した画像データを印刷（S504）して終了（S683）する。
印刷された画像は画像劣化が著しい配布資料とは異なり、PC101のアプリケーションで作成した画像、スキャナ200で読み取り登録された時の画像、FAX、IFAXで受信したままのきれいな画像である。
図１６は会議等で配布された配布資料から、データベースに登録されている元画像を検索して送信するiSENDの動作を説明するフロー図である。
iSENDには画像のみ送信することができるFAX送信、IFAX送信と画像にとらわれずなんでも送信することができるEmail送信、FTP送信に分類することができる。
各送信は送信プロトコル、コンポーネント毎に分類され、送信時にユーザが選択することができる。
配布資料は前述したように画像劣化が著しい物でもかまわない。
iSENDの機能はS510にて処理が開始され、配布資料をスキャナ200にてスキャン（S501）して、配布資料の画像を読み込む。
読み込んだ画像データより2次元バーコードのQRコード451を探しだし、QRコードを解析してインデックスデータを抽出（S502）する。
ドキュメント管理サーバ103へ抽出したインデックスデータより、データベースを検索することを依頼（S681）する。ドキュメント管理サーバ103では、検索依頼されたインデックスデータで大容量ディスク104を検索する。
S516にて送信の選択が画像以外でも送信可能なEmail、FTPが選択された場合、S518にて大容量ディスク104にアプリデータが存在するかチェックし、アプリデータが存在した場合はアプリデータを取得（S693）し、アプリデータを送信（S519）する。
送信の選択がEmail、FTP以外の場合とEmail、FTPが選択されていてもアプリデータが存在しない場合は、画像データを取得（S694）し、画像データを送信（S517）して終了（S520）する。
複合複写機105では送信されたアプリデータを受信（S691）し、受信したアプリデータを送信（S514）して終了（S692）する。
Email、FTPで送信されるデータはアプリデータが存在する場合はデータの再利用が可能なアプリデータであり、送信データサイズも小さくなり送信速度も速くなるメリットが存在する。
また、画像データを送信した場合も、送信画像は配布資料のように画像が劣化した画像データではなく、きれいなスキャンあるいは受信したオリジナル画像を送信することができる。
［第３の実施形態］
図１７は本発明の第3の実施形態であり、インデクッスデータを文字列（700）として配布資料に印刷する形態である。
データを格納するMY＿COPY.abc.co.jpという複合複写機の名称と画像データとアプリデータが格納されている/DB/001というディレクトリ名称がインデクッスデータであり、MY＿COPY.abc.co.jp/DB/001という文字列700が配布資料に合成され印刷される。
iCOPY時はS502インデクッスデータ抽出処理ではOCR処理が実行され、記入されているMY＿COPY.abc.co.jp/DB/001というインデクッスデータが抽出されて、データベースより画像データが検索され印刷される。
iSEND時はS502インデクッスデータ抽出処理ではOCR処理が実行され、記入されているMY＿COPY.abc.co.jp/DB/001というインデクッスデータが抽出されて、データベースよりアプリデータが検索され送信される。
［第４の実施形態］
図１８は本発明の第4の実施形態を説明する表である。
S301画像データ作成処理において、アプリデータから画像ファイルを作成する際に、文字と文字との間隔を開けたり、間隔を狭めたりすることでインデックス情報を画像に埋め込む例である。
Dearという文字データから画像を作成する際に、埋め込むデータが000である場合（800）は'D'、'e'、'a'、'r'のそれぞれの文字間隔は狭い。
埋め込むデータが001である場合（801）は'a'と'r'の間隔のみ広く、他の文字の間隔は狭い。
埋め込むデータが010である場合（802）は'e'と'a'の間隔のみ広く、他の文字の間隔は狭い。
埋め込むデータが011である場合（803）は'e'と'a'、'a'と'r'の間隔が広く、他の文字の間隔は狭い。
埋め込むデータが100である場合（804）は'D'と'e'の間隔のみ広く、他の文字の間隔は狭い。
埋め込むデータが101である場合（805）は'D'と'e'、 'a'と'r'の間隔が広く、他の文字の間隔は狭い。
埋め込むデータが110である場合（806）は'D'と'e'、 'e'と'a'の間隔が広く、他の文字の間隔は狭い。
埋め込むデータが111である場合（807）は全ての文字の間隔は広い。
印刷する文字列が長くなれば埋め込む情報量は増え、インデックスデータを印刷画像に埋め込むことができる。
iCOPY時はS502インデクッスデータ抽出処理では画像の文字の間隔から埋め込んでいたインデクッスデータが抽出されて、データベースより画像データを検索し印刷する。
iSEND時はS502インデクッスデータ抽出処理では画像の文字の間隔から埋め込んでいたインデクッスデータが抽出されて、データベースより画像データを検索し送信する。
文字間隔を変えるだけでなく、文字の大きさを変えたり、Fontの形状を変えたりしても同様の効果が得られる。
以下に本発明の特徴を付記する。
（附記１） 画像データを管理するドキュメント装置において、
画像読み込み手段、画像印刷手段、データを管理するデータベース管理手段、データをFAX、あるいはネットワーク上にデータを送信する送信手段を備え、
コンピュータのアプリケーション上で作成されるアプリケーションデータと上記アプリケーションデータから作成されページ単位で構成される画像データの双方をデータベース登録情報に従い上記データベース管理手段に登録する登録手段と、
上記データベース登録情報と上記画像データとを合成した画像である配布資料を作成、印刷する配布資料作成手段と、
上記配布資料を送信指示された場合、上記配布資料を上記画像読み込み手段で読み取り、上記配布資料に記録されているデータベース登録情報を分離再生するデータベース登録情報取得手段と、
画像データ専用の送信が選択された場合は上記画像データを選択し、画像データ以外も送信可能な送信が選択された場合は上記アプリケーションデータを選択する選択手段と、
上記再生したデータベース登録情報を用いてデータベースを検索し、上記選択手段で選択したデータを送信する送信手段を備えたことを特徴とするドキュメント管理装置。
（附記２） 画像データを管理するドキュメント装置において、
画像読み込み手段、画像印刷手段、データを管理するデータベース管理手段、データをFAX、あるいはネットワーク上にデータを送信する送信手段を備え、
コンピュータのアプリケーション上で作成されるアプリケーションデータと上記アプリケーションデータから作成されページ単位で構成される画像データの双方をデータベース登録情報に従い上記データベース管理手段に登録する登録手段と、
上記データベース登録情報と上記画像データとを合成した画像である配布資料を作成、印刷する配布資料作成手段と、
上記配布資料を送信指示された場合、上記配布資料を上記画像読み込み手段で読み取り、上記配布資料に記録されているデータベース登録情報を分離再生するデータベース登録情報取得手段と、
上記取得したデータベース登録情報を用いてデータベースを検索した結果、上記アプリケーションデータが存在する場合は上記アプリケーションデータを選択し、上記アプリケーションデータが存在しない場合は上記画像データを選択するように動作する選択手段と、
上記選択手段で選択したデータを送信する送信手段とを備えたことを特徴とするドキュメント管理装置。
（附記３）上記画像データはスキャナで読み取った画像であることを特徴とする附記１または２に記載のドキュメント管理装置。
（附記４） 上記画像データはFAX受信画像であることを特徴とする附記１または２に記載のドキュメント管理装置。
（附記５） 上記画像データはインターネットFAX受信画像であることを特徴とする附記１または２に記載のドキュメント管理装置。
（附記６） 上記データベース管理手段と上記画像読み込み手段、上記画像印刷手段は、上記ネットワークで接続されていることを特徴とする附記１または２に記載のドキュメント管理装置。
（附記７） 上記配布資料作成手段は、上記データベース登録情報よりバーコードを作成し上記画像データと合成することを特徴とする附記１または２に記載のドキュメント管理装置。
（附記８） 上記配布資料作成手段は、上記データベース登録情報より文字列情報を作成し上記画像データと合成することを特徴とする附記１または２に記載のドキュメント管理装置。
（附記９） 上記配布資料作成手段は、上記データベース登録情報を文字間隔、あるいは文字の大きさ、フォント形状に反映させることで上記画像データに埋め込むことを特徴とする附記１または２に記載のドキュメント管理装置。
システム全体構成を示す図である。 複合複写機のシステム構成を示すブロック図である。 クライアントPC上で動作するクライアント配布資料作成の処理手順を示すフローチャートである。 第１の実施の形態におけるクライアントPCからのデータを受信し配布資料を作成する配布資料作成１の処理手順を示すフローチャートである。 第１の実施の形態におけるスキャナから読み取ったデータから配布資料を作成する配布資料作成２の処理手順を示すフローチャートである。 第１の実施の形態におけるFAX受信したデータから配布資料を作成する配布資料作成３の処理手順を示すフローチャートである。 第１の実施の形態におけるIFAX受信したデータから配布資料を作成する配布資料作成４の処理手順を示すフローチャートである。 配布資料を説明する図である。 第１の実施の形態における配布資料から元画像を印刷するiCOPYの動作処理手順を示すフローチャートである。 第１の実施の形態における配布資料からアプリデータを送信するiSENDの動作処理手順を示すフローチャートである。 第２の実施の形態におけるクライアントPCからのデータを受信し配布資料を作成する配布資料作成５の処理手順を示すフローチャートである。 第２の実施の形態におけるスキャナから読み取ったデータから配布資料を作成する配布資料作成６の処理手順を示すフローチャートである。 第２の実施の形態におけるFAX受信したデータから配布資料を作成する配布資料作成７の処理手順を示すフローチャートである。 第２の実施の形態におけるIFAX受信したデータから配布資料を作成する配布資料作成８の処理手順を示すフローチャートである。 第２の実施の形態における配布資料から元画像を印刷するiCOPYの動作処理手順を示すフローチャートである。 第２の実施の形態における配布資料からアプリデータを送信するiSENDの動作処理手順を示すフローチャートである。 第３の実施の形態における配布資料を説明する図である。 第４の実施の形態における配布資料の文字列を説明する図である。
符号の説明
１００ ＬＡＮ
１０１ ＰＣ
１０２ 大容量ディスク
１０３ ドキュメント管理サーバ
１０４ 大容量ディスク
１０５ 複合複写機
１０６ 大容量ディスク
１２０ アプリケーションデータ
１２１ アプリケーションデータ
１２２ 画像データ
１２３ アプリケーションデータ
１２４ 画像データ

Claims (1)

  1. 画像データを管理するドキュメント装置において、
    画像読み込み手段、画像印刷手段、データを管理するデータベース管理手段、データをFAX、あるいはネットワーク上にデータを送信する送信手段を備え、
    コンピュータのアプリケーション上で作成されるアプリケーションデータと上記アプリケーションデータから作成されページ単位で構成される画像データの双方をデータベース登録情報に従い上記データベース管理手段に登録する登録手段と、
    上記データベース登録情報と上記画像データとを合成した画像である配布資料を作成、印刷する配布資料作成手段と、
    上記配布資料を送信指示された場合、上記配布資料を上記画像読み込み手段で読み取り、上記配布資料に記録されているデータベース登録情報を分離再生するデータベース登録情報取得手段と、
    画像データ専用の送信が選択された場合は上記画像データを選択し、画像データ以外も送信可能な送信が選択された場合は上記アプリケーションデータを選択する選択手段と、
    上記再生したデータベース登録情報を用いてデータベースを検索し、上記選択手段で選択したデータを送信する送信手段を備えたことを特徴とするドキュメント管理装置。
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