JP2006323688A - 文書管理装置、その制御方法、及びプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】 インデックス情報と共に印刷された文書データを記憶媒体上で確実に検索し得る文書管理装置、その制御方法、及びプログラムを提供する。
【解決手段】 ハードディスクに蓄積された文書データを検索するためのインデックス情報をバーコード形式で当該文書データに付加し、インデックス情報としてのバーコードと共に印刷された文書データについては、そのバーコードと共に印刷された旨の情報を記憶しておき、このバーコードで示されるインデックス情報の変化を伴う文書削除、文書移動等の処理が要求された場合は、この文書削除を禁止したり、文書移動に対して警告メッセージを発したりする。
【選択図】 図１０

Description

本発明は、文書管理装置、その制御方法、及びプログラムに関し、特に、保管した文書データを再利用するのに好適な文書管理装置に関する。

従来、会議等で配布される資料は、最初に印刷されたものをコピーしたり、一旦コピーされた資料を再度コピーしたりしたものであり、何回もコピーを重ねた結果、画質が劣化し汚い配布資料である場合が多かった。また、カラーの原稿をカラーコピー機ではなく白黒コピー機でコピーした配布資料の場合は、著しく画像が劣化したものとなっていた。

画像劣化が激しい配布資料を手にした者が鮮明な資料を所望する場合は、例えば、画像劣化が激しい配布資料を配布した人などからオリジナル資料そのものを入手して、オリジナル資料を自分でコピーする等、鮮明な資料を入手するのが大変であった。

そこで、データベース上のオリジナル資料の格納位置情報をバーコードデータとして印刷した印刷物を会議等で配布し、このバーコードデータを複合複写機（以下、複合機と略称する）により読み取って自動的にオリジナル資料の格納位置を認識し、データベースからオリジナル資料を読み出して印刷させることで鮮明な資料を入手する文書管理装置が提案されている。

なお、この出願の発明に関連する先行技術文献情報としては、次のものがある。
特開平０６−１１９４０６号公報 特開平１０−１５４２２９号公報

しかしながら、上記の文書管理装置では、データベース上の文書は、文書を登録したユーザ毎、或いは文書の種類毎に設定されたボックス内に格納されており、ユーザはボックス内の文書の削除やボックス間での文書の移動を行えるようになっている。

このため、データベース上の文書の削除や移動を行うと、バーコードが印刷された配布資料を読み込んでインデックス情報を認識し、そのインデックス情報に基づいてデータベースを検索したときには、インデックス情報に対応した文書が消失或いは移動しているため、検索がヒットせずにオリジナル資料を印刷できなくなってしまうという不具合があった。

本発明は、このような背景の下になされたもので、インデックス情報と共に印刷された文書データを記憶媒体上で確実に検索し得る文書管理装置、その制御方法、及びプログラムを提供することを目的とする。

上記目的を達成するため、本発明は、ネットワーク上の機器から収集した文書データを記憶媒体に蓄積して管理する文書管理装置であって、前記記憶媒体に蓄積された文書データを検索するためのインデックス情報を当該文書データに付加する付加手段と、前記付加手段によりインデックス情報が付加された文書データを前記ネットワーク上の画像形成装置に送信して印刷を実行させる印刷指令手段と、前記印刷指令手段の指令によりインデックス情報と共に印刷された文書データについて、インデックス情報と共に印刷された旨の情報を記憶する記憶手段と、前記記憶手段により記憶された情報に対応するインデックス情報の変化を伴う処理が要求された場合に当該要求に係る処理を規制する規制手段とを有している。

本発明によれば、インデックス情報と共に印刷された文書データを記憶媒体上で確実に検索し得る文書管理装置、その制御方法、及びプログラムを提供することが可能となる。

以下、本発明の実施の形態を図面に基づいて説明する。

図１は、本発明の実施の形態に係る文書管理装置を適用した通信ネットワークを示す図である。

ＰＣ１０１は、ワードプロセッサや表計算ソフト、電子メールソフト等が動作するパーソナルコンピュータである。ＰＣ１０１にはワードプロセッサや表計算ソフト等のアプリケーションプログラム（以下、アプリケーションと略称する）及び、アプリケーションによって作成されたアプリケーションデータ、コンピュータの動作を統括するオペレーティングシステム、プリンタデータを作成するプリンタドライバが格納されている。ＰＣ１０１は、ＬＡＮ１００と接続されており、オペレーティングシステム、アプリケーション、プリンタドライバによって作成されたデータをネットワーク上のプリンタで印刷することが可能となっている。

複合機１０５は、コピー機能、ＦＡＸ機能、ネットワークプリンタ機能を所有する複合機であり、ＬＡＮ１００に接続されている。複合機１０５は、コピー、ＦＡＸ、ネットワークプリンタ機能の他にスキャナから読み取った画像データをネットワーク上のＰＣ１０１に送信する送信機能や、画像データをネットワーク経由にて送受信するインターネットＦＡＸ（以下、ＩＦＡＸと略称する）機能を備える。

複合機１０５のネットワークプリンタ機能を用いてＰＣ１０１の指令によりアプリケーションデータを印刷する場合、ＰＣ１０１上で対応するアプリケーションを起動し、アプリケーションがＰＣ１０１にインストールされている複合機１０５に対応するプリンタドライバを呼び出し、ＰＤＬ（Ｐａｇｅ Ｄｅｓｃｒｉｐｔｉｏｎ Ｌａｎｇｕａｇｅ）データを作成して複合機１０５へＰＤＬデータを送信する。ＰＤＬデータを受信した複合機１０５はＰＤＬデータより画像をラスタライズし、作成した画像をプリンタにて印刷するように動作する。

図２は、複合機１０５の概略構成を示すブロック図である。

スキャナ部２００は、原稿給送装置が搭載され、原稿給送装置は原稿を先頭ページから順に１枚ずつプラテンガラスに搬送し、原稿の読み取り動作終了後プラテンガラス上の原稿を排出する。原稿がプラテンガラス上に搬送されると、ランプが点灯し、スキャナユニットの移動が開始する。このスキャナユニットの移動により原稿が露光走査され、この露光走査時の原稿からの反射光は、ミラーおよびレンズを介してＣＣＤイメージセンサに導かれる。走査された原稿の画像は、ＣＣＤイメージセンサによって読み取られ、ＣＣＤイメージセンサは光学的に読み取った画像を光電変換により画像データに変換して出力する。

プリンタ部２０１は、スキャナ部２００から出力された画像データをレーザドライバに入力する。レーザドライバは、入力した画像データに基づき、レーザ発光部を駆動する。レーザ発光部は、入力された画像データに応じたレーザ光を発光させる。このレーザ光は、感光ドラム上に走査されながら照射され、感光ドラムにはレーザ光に応じた静電潜像が形成される。

この感光ドラム上の静電潜像は、現像器から供給される現像剤によって現像剤像として可視像化される。また、レーザ光の照射開始と同期したタイミングで記録紙カセットから記録紙が給紙され、この記録紙は、感光ドラムと転写部との間に搬送される。感光ドラムに形成された現像剤像は、給紙された記録紙上に転写部により転写される。

現像剤像が転写された記録紙は、定着部に搬送され、定着部は、記録紙を熱圧することによって現像剤像を記像紙に定着させる。定着部を通過した記録紙は、排出ローラによって排出される。排出された記録紙は、ソータが装着されている場合はソータによりをそれぞれのビンに収納して記録紙の仕分けが行われる。

画像処理回路２０２は、トリミング処理などの各種画像処理、画像の拡大縮小などの画像変倍、および画像データをＭＨ、ＭＲ、ＭＭＲ、ＪＢＩＧ、ＪＰＥＧなどの符号データに圧縮、あるいは符号データから画像データに伸張する回路である。

ＵＩ部２０４は、ユーザがオペレーション時に操作する液晶ディスプレイ、タッチスクリーンから構成される操作パネルであり、スタートキー、ストップキー、テンキーなどのハードキーも備えられている。ＰＤＬボード２０３は、ネットワークＩ／Ｆ２０７で受信されたＰＤＬデータをプリンタ部２で印刷可能な画像データに展開する回路である。

ＦＡＸボード２０８は、電話、ＦＡＸの切り替え、受信時に呼び出し信号の検出、通話中に電話交換機からの直流ループ信号を保持する回路であるＮＣＵ（Ｎｅｔｗｏｒｋ Ｃｏｎｔｒｏｌ Ｕｎｉｔ）と、アナログ信号をデジタル信号に変更、逆にアナログ信号をデジタル信号に変換する変復調回路であるＭＯＤＥＭ（ＭＯｄｕｌａｔｏｒ／ＤＥＭｏｄｕｌａｔｏｒ）、画像処理回路などから構成されるＦＡＸ送信／受信するためのボードである。

ネットワークＩ／Ｆ２０７は、ＬＡＮ１００に接続するための回路であり、そのプログラムとしては、ネットワーク層のＩＰ（Ｉｎｔｅｒｎｅｔ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）、ＴＣＰ（Ｔｒａｎｓｍｉｓｓｉｏｎ Ｃｏｎｔｒｏｌ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）、ＵＤＰ（Ｕｓｅｒ Ｄａｔａｇｒａｍ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）から構成されるネットワーク層のＴＣＰ／ＩＰと、ファイル転送サービスであるＦＴＰ（Ｆｉｌｅ Ｔｒａｎｓｆｅｒ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）、プリンタ印刷用のサーバプロトコルであるＬＰＤ（Ｌｉｎｅ Ｐｒｉｎｔｅｒ Ｄａｅｍｏｎ）、ＷＷＷ（Ｗｏｒｌｄ Ｗｉｄｅ Ｗｅｂ）サーバのプロトコルであるＨＴＴＰｄ（Ｈｙｐｅｒｔｅｘｔ Ｔｒａｎｓｆｅｒ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ ｄａｅｍｏｎ）、電子メール送受信プロトコルＳＭＴＰ（Ｓｉｍｐｌｅ Ｍａｉｌ Ｔｒａｎｓｆｅｒ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ）、メールダウンロードプロトコルＰＯＰ３（Ｐｏｓｔ Ｏｆｆｉｃｅ Ｐｒｏｔｏｃｏｌ−Ｖｅｒｓｉｏｎ ３）、リモートシステム上に存在するサブルーチンをネットワーク経由で呼び出す機能であるＲＰＣ（Ｒｅｍｏｔｅ Ｐｒｏｃｅｄｕｒｅ Ｃａｌｌ）などのアプリケーションプログラムが存在する。

コピー動作を実行する場合、ユーザがＵＩ部２０４からコピー部数、トリミング指定などの画像処理方法が設定されスタートキーを押すと、コントローラ２０５は、ＵＩ部２０４からコピー開始命令を受け取り、スキャナ部２００を駆動制御して原稿画像を読み取らせる。そして、コントローラ２０５は、スキャナ部２００からの画像データに対して画像処理回路２０２にて画像処理を行わせ、画像処理が終わった画像データをプリンタ部２０１にて印刷させる。

ＦＡＸ送信時にスキャナ部２００で読み取られた画像データは、画像処理回路２０２によりＦＡＸボード２０８に入力される。ＦＡＸボード２０８では、ＭＯＤＥＭ、ＮＣＵなどの回路を動作させ送信宛先と通信を行い、受信機能力に従い画像を変倍、符号化して画像データを送信する。ＦＡＸ受信時には、ＮＣＵによりデータが受信され、ＭＯＤＥＭによりデジタル信号に変換される。コントローラ２０５は、デジタル変換されたデータを画像処理回路で再符号化してプリンタ部２０１で印刷するように制御する。

ＰＣ１０１からの指令でアプリケーションデータ１０２を印刷する場合、ＰＣ１０１にインストールされているプリンタドライバがＰＤＬデータを作成して、ＬＰＲ（Ｌｉｎｅ Ｐｒｉｎｔｅｒ Ｒｅｑｕｅｓｔ）にて複合機１０５に送信する。複合機１０５は、ネットワークＩ／Ｆ２０７のＬＰＤにてＰＤＬデータを受信して、ＰＤＬボード２０３にてラスタライズ画像データを作成する。ラスタライズ画像データをプリンタ部２０１にて印刷するようにコントローラ２０５が制御することでアプリケーションデータの印刷が実行される。

文書管理装置１０３は、ＬＡＮ１００に接続されたパーソナルコンピュータの形態をとり、ワードプロセッサや表計算ソフト、電子メールソフト等のアプリケーションソフトの他に、複合機１０５を制御するアプリケーションが組み込まれている。このアプリケーションの詳細については後述する。文書管理装置１０３は大容量のハードディスク１０４を有し、これらのアプリケーションにより扱われる画像データは、ハードディスク１０４上に記憶される。ハードディスク１０４に格納する画像データは、アプリケーションデータや複合機１０５によりスキャンされた画像からページ単位の画像形式のデータとなったものであり、ＴＩＦＦ（Ｔａｇ Ｉｍａｇｅ Ｆｉｌｅ Ｆｏｒｍａｔ）やＰＤＦ（Ｐｏｒｔａｂｌｅ Ｄｏｃｕｍｅｎｔ Ｆｏｒｍａｔ）あるいはＰｏｓｔＳｃｒｉｐｔのようなＰＤＬ（Ｐａｇｅ Ｄｅｓｃｒｉｐｔｉｏｎ Ｌａｎｇｕａｇｅ）データでもよい。

次に、文書管理装置１０３上で動作するアプリケーションについて説明する。図３は、文書管理装置１０３上の複合機１０５を利用するアプリケーションのモジュール関係を示す概念図である。ＵＩ部３０１は、各アプリケーションに動作指示を行ったり、複合機１０５の動作状況、デバイス情報を表示するためのアプリケーションである。ボックス格納部３０４は、ＵＩ部３０１からの指示により複合機１０５から読み取った画像データを、ハードディスク１０４に形成された文書データベース１０４ａに文書データとして格納するアプリケーションである。

ボックス印刷部３０５は、ボックス格納部３０４により格納された文書を指定して複合機１０５にプリント出力するアプリケーションである。また指定された文書と指定された文書の格納位置を特定するインデックス情報をバーコードデータ化したものを合成した配布資料となる文書を複合機１０５にプリント出力するアプリケーションである。

コピー制御部３０２は、複合機１０５でスキャンした配布資料を受信し、バーコードの解析により特定したインデックス情報に基づいてハードディスク１０４（実際には、文書データベース１０４ａ）上の文書データを検索し、その文書データを複合機１０５にプリント出力する制御を行うアプリケーションである。

送信制御部３０３は、複合機１０５でスキャンした配布資料を受信し、バーコードの解析により特定したインデックス情報に基づいてハードディスク１０４上の文書データを検索し、その文書データを指定したＬＡＮ１００上に接続されている機器へ送信する制御を行うアプリケーションである。

バーコード解析部３０５は、コピー制御部３０２，送信制御部３０３によりスキャンされ受信した画像データ（文書データ）のバーコード情報を解析し、その文書データのハードディスク１０４上の格納場所、すなわちインデックス情報を特定するアプリケーションである。スキャン制御部３０７は、複合機１０５のスキャナを制御するアプリケーションである。

プリント制御部３０８は、複合機１０５のプリンタを制御するアプリケーションである。文書管理部３０９は、ハードディスク１０４上の文書データベース１０４ａに格納する文書データを管理するアプリケーションである。文書データは、階層化されたフォルダに格納できるようになっており、ユーザは、ユーザ名や文書の種類毎にフォルダを指定でき、そのフォルダの中に指定した文書データを保管できるようになっている。

図８は、ＵＩ部３０１上で文書を閲覧する画面であり、前述したフォルダはボックスという名称で表現されている（符号８０１参照）。図８ではボックスの名称はボックス名「１」〜「６」で表現されているが、ユーザが任意の名称に変更することが可能になっている。ボックス格納部３０４では、ＵＩ部３０１により指定されたボックス名のボックスに文書データを保管できるようになっている。

バーコード合成部３１０は、ハードディスク１０４上の文書データベース１０４ａに格納されている文書データの格納位置を示すインデックス情報を、バーコード形式の画像データに変換した画像データと文書データを合成するアプリケーションである。

図９は、図８の画面でボックス名に対応したボックス番号を押下したときの画面であり、ここではボックス名に対応するキー群の中で、ボックス名２に対応する「０２」キーが押された画面を表している。図９の画面でファイル名「１」〜「５」は、ボックス２の中に既に保管されている文書データである。図９の画面内のスキャンキー９０１を押下することで、ボックス２に文書を保存する指示を行うことができる。この場合、ファイル名としては、予め決められたデフォルトの名称が付与されているが、この名称を変更することも可能となっている。

図４は、複合機１０５のスキャナ部２００で読み取った画像データを、ハードディスク１０４上の文書データベース１０４ａに格納するボックス格納処理を示すフローチャートである。

図９のスキャンキー９０１を押下することでスキャン指示が行われる（ステップＳ４０１）。スキャン指示が行われると、文書管理装置」１０３は、複合機１０５に対して画像スキャンを指令し、複合機１０５は、画像をスキャンして文書管理装置１０３に画像を転送する。次に、ボックス格納部３０４は、複合機１０５から画像データを受信し（ステップＳ４０２）、ＰＤＦ形式に変換し（ステップＳ４０３）、この画像データを検索するためのインデックスデータを作成し（ステップＳ４０４）、ＰＤＦ形式に変換された画像データをハードディスク１０４に格納する（ステップＳ４０５）。

このインデックスデータにより、ハードディスク１０４内の画像データを検索することが可能になり、データベースとして利用することが可能になっている。なお、文書管理装置１０３と複合機１０５との間のデータ送受信は、ＲＰＣプロトコルによって実現される。

図５は、ハードディスク１０４内に格納された画像データを複合機１０５によりプリントするボックスプリント処理を示すフローチャートである。

図９の画面でプリントキー９０２を押下することにより、反転表示されているファイル名３のプリントを指示することになる。また、バーコードキー９０３を押下すると、選択されている文書の格納位置を示すインデックスデータをバーコードデータとして、選択された文書と合成して出力するインデックス情報付加印刷モードになり、バーコードキー９０３が選択されていないと、バーコードデータを付加せずに選択された文書そのものを印刷するモードになる。

プリント指示があると、選択された文書に対応するハードディスク１０４上の画像データが指定され（ステップＳ５０１）、インデックス情報付加印刷モードかどうかを判断し（ステップＳ５０２）、インデックス情報付加印刷でないと判断すると、プリント部３０８にプリント指示を行うことで、複合機１０５にプリント動作を指示し（ステップＳ５０７）、ハードディスク１０４から指定された画像データを読み出し、複合機１０５へ画像データを送信する（ステップＳ５０８）。複合機１０５では送信された画像データを受信し、受信した画像データを印刷して終了する。

また、インデックス情報付加印刷モードと判断すると（ステップＳ５０２）、その画像が格納されているハードディスク１０４上の位置であるインデックスデータを取得し（ステップＳ５０３）、２次元バーコードであるＱＲコード４５１として画像データに変換し（ステップＳ５０４）、指定した画像とバーコード画像データを合成した合成画像を作成する（ステップＳ５０５）。バーコード４５１は、図７のように画像４５０の右下に合成される。

次に、選択されていたファイルに対して、インデックス情報付加印刷済みであることをファイル名に対応づけて文書管理部３０９で管理し記憶しておく（ステップＳ５０６）。次に、プリント部３０８にプリント指示を行うことで、複合機１０５にプリント動作を指示し（ステップＳ５０７）、合成した画像を複合機１０５へ画像データを送信し（ステップＳ５０８）、複合機１０５では送信された画像データを受信し、受信した画像データを印刷して終了する。なお、インデックス情報付加印刷モードで出力された印刷物を、以降は、配布資料と呼ぶことにする。

バーコードデータとしては格納できるデータが多く、エラー訂正機能を所有する２次元バーコードのＱＲコードを使用しているが、バーコードデータはＱＲコードには限定されず、ＪＡＮ、標準ＩＴＦ、ＣＯＤＥ−１２８、ＣＯＤＥ３９、ＮＷ−７等の１次元バーコードやＰＤＦ４１７、ＤａｔａＭａｔｒｉｘ、ＭａｘｉＣｏｄｅ、ベリコード、ＣＯＤＥ４９等の２次元バーコードでもよい。

ここでは、バーコードの合成位置を合成される画像の右下位置にしたが、右下に限らず、上下左右、左上、右上、左下に合成してもよい。また任意の場所に合成されるようにしてもよい。

図６は、配布資料を複合機１０５で読み取り、配布資料のバーコード解析によりインデックスデータを判断し、ハードディスク１０４内の該当する元画像データを検索し、複合機１０５にプリントするｉコピー機能のフロー図である。なお、配布資料はボックスプリント処理で印刷されたものでなく、ボックスプリント処理で印刷された配布資料を何度もコピーされ画質が悪化していたり、他人が記入したメモ書きがされていたり、バインダー等で綴じるために穴が開けられていたり、あるいはカラーの配布資料が白黒コピー機にてコピーされているような配布資料でもよい。

まず、文書管理装置１０３上のコピー部３０２により、スキャン指示がされると（ステップＳ６０１）、複合機１０５にスキャン指示を行う。複合機１０５は配布資料の画像をスキャンし、文書管理装置１０３に画像を転送する。コピー部３０２は、画像データを受信して（ステップＳ６０２）、次元バーコードのＱＲコード４５１を探しだし（ステップＳ６０３）、ＱＲコードを解析してインデックスデータを抽出する（ステップＳ６０４）。抽出したインデックスデータよりデータベースを検索することで、ハードディスク１０４に格納されている画像データを検索し、取得した画像データ指定して（ステップＳ６０５）、プリント指示を行うことで（ステップＳ６０６）、複合機１０５に画像データをプリントさせる。

このとき、印刷された画像は、画像劣化が著しい配布資料とは異なり、文書管理装置１０３のデータベースに格納された時のきれいな画像になる。

次に、ファイルを削除しようとしたときの動作について図１０を用いて説明する。図９の画面で、ファイル名を選択し、削除キー９０４が押下されると、文書管理部３０９に対して、選択されたファイルに対応するインデックス情報付加印刷済みであるか問い合わせして取得し（ステップＳ１００１）、選択された文書が既にインデックス情報付加印刷済みであれば（ステップＳ１００２）、図１１のように削除できない旨を示す警告画面を表示する（ステップＳ１００３）。図１１の画面内の閉じるキー１１０１を押下すると、図９のファイル選択画面に戻る。次に、ステップＳ１００２で一度もインデックス情報付加印刷されてないと判断すると、文書の削除を行う（ステップＳ１００４）。

次に、ファイルを移動しようとしたときの動作について、図１２のフローチャートに基づいて説明する。図９の画面で、ファイル名を選択し、移動キー９０５が押下されると、文書管理部３０９に対して、選択されたファイルに対応するインデックス情報付加印刷済みであるか問い合わせして取得し（ステップＳ１２０１）、選択された文書が既にインデックス情報付加印刷済みであれば（ステップＳ１２０２）、図１３に示したように、移動すると文書の格納位置を示すインデックス情報が更新されてしまう旨を示す警告画面を表示する（ステップＳ１２０３）。図１３の警告画面でＹＥＳキー１３０１が押下されると（ステップＳ１２０４）、文書の移動を行う（ステップＳ１２０５）。ステップＳ１２０４でＮＯキー１３０２が押下されるか、閉じるキー１３０３が押下されると、移動操作はキャンセルすると判断し、図９の画面に戻る。

以上説明したように、本実施の形態では、ハードディスクに蓄積された文書データを検索するためのインデックス情報をバーコード形式で当該文書データに付加し、インデックス情報としてのバーコードと共に印刷された文書データについては、そのバーコードと共に印刷された旨の情報を記憶しておき、このバーコードで示されるインデックス情報の変化を伴う文書削除、文書移動等の処理が要求された場合は、この文書削除を禁止したり、文書移動に対して警告メッセージを発したりしているので、文書を確実に検索することが可能となる。

また、バーコード印刷済み文書の移動等で文書インデックス情報が更新される可能性があるときには警告を出してユーザに注意を促すことで、データベースの保全性が向上する。また、管理者モードでのみ一度バーコード印刷を行った文書を削除できるようにすることで、不用意に格納文書が削除、移動ができなくなり、格納文書に対しての保全性が向上する。

なお、前述した例では、一度でもバーコード出力されたと判断した場合は、文書の削除を禁止させたが、前述した文書の移動の例のように、警告メッセージを出したあと、警告メッセージに従って文書の削除を行うことにしても差し支えない。同様に前述した例では、文書の移動を行う場合に、一度でもバーコード出力されたと判断した場合は、警告メッセージを表示し警告メッセージに従って文書の移動操作を許可させたが、文書の削除の例のように、文書の移動を禁止させても差し支えない。

また、ＵＩ部３０１には、一般ユーザモードと管理者モードがあり、前述した処理は一般ユーザモードの場合の処理である。管理者モードで操作する場合は、指定された文書がバーコード出力されたかどうかにかかわらず、文書の削除、移動を行えるようになっている。管理者モードの場合、図１０、図１２のフローチャートのそれぞれステップＳ１００２、ステップＳ１２０２の判断で、管理者モードであるかどうかも判断し、管理者モードの場合は、一度もバーコード出力していない方の処理を行えばよい。

また、前述した例では、文書の削除、移動操作について説明したが、文書の結合、文書の更新、文書の複製等の文書に関連する操作で、文書を格納しているデータベース上の位置を示すインデックス情報が更新されるようなことがあれば、前述した文書の削除、移動のような制限を行っても差し支えない。

なお、前述のように、データベース上の文書の格納位置情報であるインデックス情報をバーコードデータで示すのではなく、インデックス情報を公知の電子透かし技術を利用して文書データに埋め込んだものを利用しても差し支えない。この場合、前述したバーコード合成やバーコード認識の部分が電子すかし埋め込み、電子すかしデータの認識に置き換わるだけである。

また、本発明の目的は、実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを記録した記憶媒体を、システム或いは装置に供給し、そのシステム或いは装置のコンピュータ（またはＣＰＵやＭＰＵ等）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出して実行することによっても達成される。

この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施の形態の機能を実現することになり、そのプログラムコード及び該プログラムコードを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。

又、プログラムコードを供給するための記憶媒体としては、例えば、フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＡＭ、ＤＶＤ−ＲＷ、ＤＶＤ＋ＲＷ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭ等を用いることができる。または、プログラムコードをネットワークを介してダウンロードしてもよい。

また、コンピュータが読み出したプログラムコードを実行することにより、上記実施の形態の機能が実現されるだけでなく、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳ（オペレーティングシステム）等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれる。

更に、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータに挿入された機能拡張ボードやコンピュータに接続された機能拡張ユニットに備わるメモリに書き込まれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、その機能拡張ボードや機能拡張ユニットに備わるＣＰＵ等が実際の処理の一部または全部を行い、その処理によって前述した実施形態の機能が実現される場合も含まれる。

本発明の実施の形態に係る文書管理装置を適用した通信ネットワークを示す図である。システム全体構成を示す図である。 複合機の概略構成を示すブロック図である。 書管理装置上の複合機を利用するアプリケーションのモジュール関係を示す概念図である。 ボックス格納処理を示すフローチャートである。 ボックスプリント処理を示すフローチャートである。 コピー処理を示すフローチャートである。 文書格納位置情報としてのバーコードを配布資料に印刷した状態を示す図である。 ボックス操作画面を示す図である。 ボックス操作画面で指定したボックスに対する操作画面を示す図である。 文書削除処理を示すフローチャートである。 文書を削除する場合の警告画面を示す図である。 文書の移動処理を示すフローチャートである。 文書を移動する場合の警告画面を示す図である。

符号の説明

１００…ＬＡＮ
１０３…文書管理装置
１０４…ハードディスク
１０４ａ…文書データベース
１０５…複合機
３０１…ＵＩ部
３０２…コピー制御部
３０３…送信制御部
３０４…ボックス格納部
３０５…ボックス印刷部
３０６…バーコード解析部
３０７…スキャン制御部
３０８…プリント制御部
３０９…文書管理部
３１０…バーコード合成部

Claims (17)

1. ネットワーク上の機器から収集した文書データを記憶媒体に蓄積して管理する文書管理装置であって、
   前記記憶媒体に蓄積された文書データを検索するためのインデックス情報を当該文書データに付加する付加手段と、
   前記付加手段によりインデックス情報が付加された文書データを前記ネットワーク上の画像形成装置に送信して印刷を実行させる印刷指令手段と、
   前記印刷指令手段の指令によりインデックス情報と共に印刷された文書データについて、
   インデックス情報と共に印刷された旨の情報を記憶する記憶手段と、
   前記記憶手段により記憶された情報に対応するインデックス情報の変化を伴う処理が要求された場合に当該要求に係る処理を規制する規制手段と、
   を有することを特徴とする文書管理装置。
2. 前記付加手段は、前記インデックス情報をバーコード形式で前記文書データに付加することを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
3. 前記付加手段は、前記インデックス情報を電子透かし情報として前記文書データに付加することを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
4. 前記規制手段は、前記記憶手段により記憶された情報に対応するインデックス情報の変化を伴う処理が要求された場合、当該要求に係る処理を禁止することを特徴とする請求項１〜３の何れかに記載の文書管理装置。
5. 前記規制手段は、前記記憶手段により記憶された情報に対応するインデックス情報の変化を伴う処理が要求された場合、当該要求に係る処理に対応する警告を発することを特徴とする請求項１〜４の何れかに記載の文書管理装置。
6. 前記規制手段は、前記記憶手段により記憶された情報に対応するインデックス情報の変化を伴う処理が要求された場合、当該要求に係る処理に対応する警告を発して当該処理の実行の是非をユーザに確認させることを特徴とする請求項５に記載の文書管理装置。
7. 前記規制手段は、前記記憶手段により記憶された情報に対応するインデックス情報の変化を伴う処理が要求された場合、当該要求に係る処理の種類に応じて規制の仕方を変えることを特徴とする請求項１〜４の何れかに記載の文書管理装置。
8. 前記規制手段は、特定の権限を有するユーザからの前記インデックス情報の変化を伴う処理の要求に対しては規制を解除することを特徴とする請求項１〜７の何れかに記載の文書管理装置。
9. ネットワーク上の機器から収集した文書データを記憶媒体に蓄積して管理する文書管理装置の制御方法であって、
   前記記憶媒体に蓄積された文書データを検索するためのインデックス情報を当該文書データに付加する付加工程と、
   前記付加工程によりインデックス情報が付加された文書データを前記ネットワーク上の画像形成装置に送信して印刷を実行させる印刷指令工程と、
   前記印刷指令工程の指令によりインデックス情報と共に印刷された文書データについて、
   インデックス情報と共に印刷された旨の情報を記憶する記憶工程と、
   前記記憶工程により記憶された情報に対応するインデックス情報の変化を伴う処理が要求された場合に当該要求に係る処理を規制する規制工程と、
   を有することを特徴とする文書管理装置の制御方法。
10. 前記付加工程は、前記インデックス情報をバーコード形式で前記文書データに付加することを特徴とする請求項９に記載の文書管理装置の制御方法。
11. 前記付加工程は、前記インデックス情報を電子透かし情報として前記文書データに付加することを特徴とする請求項９に記載の文書管理装置の制御方法。
12. 前記規制工程は、前記記憶工程により記憶された情報に対応するインデックス情報の変化を伴う処理が要求された場合、当該要求に係る処理を禁止することを特徴とする請求項９〜１１の何れかに記載の文書管理装置の制御方法。
13. 前記規制工程は、前記記憶工程により記憶された情報に対応するインデックス情報の変化を伴う処理が要求された場合、当該要求に係る処理に対応する警告を発することを特徴とする請求項９〜１２の何れかに記載の文書管理装置の制御方法。
14. 前記規制工程は、前記記憶工程により記憶された情報に対応するインデックス情報の変化を伴う処理が要求された場合、当該要求に係る処理に対応する警告を発して当該処理の実行の是非をユーザに確認させることを特徴とする請求項１３に記載の文書管理装置の制御方法。
15. 前記規制工程は、前記記憶工程により記憶された情報に対応するインデックス情報の変化を伴う処理が要求された場合、当該要求に係る処理の種類に応じて規制の仕方を変えることを特徴とする請求項９〜１２の何れかに記載の文書管理装置の制御方法。
16. 前記規制工程は、特定の権限を有するユーザからの前記インデックス情報の変化を伴う処理の要求に対しては規制を解除することを特徴とする請求項９〜１５の何れかに記載の文書管理装置の制御方法。
17. 請求項９〜１６の何れかに記載の制御内容を有するプログラム。

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