JP2005078278A - 電子メール送信装置、情報処理装置、画像処理システム、プログラム、及び、記憶媒体 - Google Patents

Abstract

【課題】 作成した電子メールに所望のファイルを添付して送信する操作を実行するだけで、大容量のファイルでも相手先に送ることができるようにして、電子メールシステムの使い勝手を向上させる。
【解決手段】 電子メールに所望のファイルを添付して送信する操作がされたときは、そのファイルのデータ量を検出し、そのデータ量が所定量を超えているときは、図９の処理を実行する。すなわち、所定のインターネットサーバの添付ファイルの転送先を決定し（ステップＳ１１）、添付ファイルにしていされたファイルだけを当該インターネットサーバにアップロードする（ステップＳ１３）。そして、このファイルにアクセスするためのリンク情報も作成して送信する（ステップＳ１４，Ｓ１５）。そして、電子メール本文にはそのファイルのロケーションを示すＵＲＬを記載して、添付ファイルを添付することなく相手先に送信する（ステップＳ１６，Ｓ１７）。
【選択図】 図９

Description

本発明は、電子メールを送信する電子メール送信装置、電子メールを送信する機能を備えた情報処理装置、この情報処理装置を備えた画像処理システム、電子メールの送信に用いられるプログラム、及びこのプログラムを記憶した記憶媒体に関する。

近年、社会において電子メールが幅広く利用されるようになってきている。このような電子メールには通常所望の添付ファイルを添付して送信することが可能である。このような電子メールにファイルを添付して送信する技術としては、特許文献１に開示の技術が知られている。

特開２００３−１３４２９６公報

しかしながら、電子メールはテキストの送受信が主な目的として使用されるものであり、大量の画像データ等を添付ファイルとして送受信することは本来の使用目的から外れることになる。インターネット上で電子メールの標準仕様として用いられているＳＭＴＰでは、メールサーバ同士がメールを１通毎に送受信するので、添付ファイルの容量が大きいときは電子メールシステムの付加が大きくなる。したがって多くの電子メールシステムでは、添付ファイルの容量に制限を設けている。そのため、容量オーバーとなってしまう場合は複数の電子メールに分割して送信する必要がある。

一方、このようなインターネット上で大容量のファイル群を送受信するには、ＦＴＰ（file transfer protocol）を使った転送可能が可能であるため、従来からＦＴＰによる送受信が用いられている。

しかし、ＦＴＰを使って大容量のファイル群を送受信する場合も、ファイル転送用のソフトウェアを用いてインターネットサーバへアクセスする必要がある。つまりインターネットサーバにデータをアップロードしておく必要がある（この場合のインターネットサーバをＦＴＰサーバと呼ぶ場合もある）。通常、ファイル転送用のソフトウェアを用いてインターネットサーバへアクセスする場合はディスクスペースの設定や、フォルダの作成などをユーザが行わなければならない。一般にファイル転送用のソフトウェアでは、簡易な方法でこれらを実行することができるようになっているが、それでもユーザにとってはディスクスペースの設定や、フォルダの作成などをクライアント側の端末（たとえばインターネット接続されたパソコン）から行うのは負担になる。

このように、大量に取り込んだ画像データなどを、第三者に配信したい場合には、前述のように「分割して電子メールの添付ファイルとして送る」又は「ＦＴＰサーバにアップロード」するなどの手段が可能ではあるが、これらはパソコンやネットワークについての知識が乏しいユーザにとっては煩雑な作業となる。また、近年、デジタルカメラ等の普及に伴い、インターネットユーザが大量の画像ファイルを送受信する必要が発生しているので、転送するファイルのデータ量にかかわりなく電子メールの添付ファイルとして送受信できれば、電子メールシステムが使い勝手が大変に良くなる。

本発明の目的は、作成した電子メールに所望のファイルを添付して送信する操作を実行するだけで、大容量のファイルでも相手先に送ることができるようにして、電子メールシステムの使い勝手を向上させることである。

本発明は、作成した電子メールをネットワークを介して送信する電子メール送信手段を備えている電子メール送信装置において、前記電子メールに前記ファイルを指定して添付する操作を実行したときは、前記指定したファイルを前記ネットワークを介して所定のロケーションに送信するファイル送信手段と、前記電子メールに前記ファイルを指定して添付する操作を実行したときは、前記電子メールに前記所定のロケーションに送信した前記ファイルを当該電子メールの受信先でダウンロードするための情報を記録し、当該電子メールを前記ファイルを添付することなく前記電子メール送信手段で送信する送信制御手段と、を備えていることを特徴とする電子メール送信装置である。

別の本発明は、各種の情報処理の実行が可能な情報処理装置において、作成した電子メールをネットワークを介して送信する電子メール送信手段と、前記電子メールに前記ファイルを指定して添付する操作を実行したときは、前記指定したファイルを前記ネットワークを介して所定のロケーションに送信するファイル送信手段と、前記電子メールに前記ファイルを指定して添付する操作を実行したときは、前記電子メールに前記所定のロケーションに送信した前記ファイルを当該電子メールの受信先でダウンロードするための情報を記録し、当該電子メールを前記ファイルを添付することなく前記電子メール送信手段で送信する送信制御手段と、を備えていることを特徴とする情報処理装置である。

別の本発明は、作成した電子メールをネットワークを介して送信する電子メール送信手段を用いて電子メールの送信を行なう、コンピュータに読み取り可能なプログラムにおいて、前記電子メールに前記ファイルを指定して添付する操作を実行したときは、前記指定したファイルを前記ネットワークを介して所定のロケーションに送信するファイル送信手段と、前記電子メールに前記ファイルを指定して添付する操作を実行したときは、前記電子メールに前記所定のロケーションに送信した前記ファイルを当該電子メールの受信先でダウンロードするための情報を記録し、当該電子メールを前記ファイルを添付することなく前記電子メール送信手段で送信する送信制御手段と、をコンピュータに実行させることを特徴とするプログラムである。

本発明によれば、作成した電子メールに所望のファイルを添付して送信する操作をユーザが実行すると、添付ファイルとして指定されたファイルはネットワーク上の所定のロケーションに送信し、そのファイルを当該電子メールの受信先でダウンロードするための情報を記録し、ファイルの添付を行なわない電子メールを送信するので、大容量のファイルでも、ユーザが電子メールに添付する操作を実行するだけで、相手先ではそのファイルを入手することができ、簡易な操作で大容量のファイルを電子メールに添付することができる。

本発明を実施するための最良の一形態について説明する。

本実施の形態は、情報処理装置として、コピー機能、ファクシミリ（ＦＡＸ）機能、プリント機能、スキャナ機能及び入力画像（スキャナ機能による読み取り原稿画像やプリンタあるいはＦＡＸ機能により入力された画像）を配信する機能等を複合したいわゆるデジタルカラー複合機に適用した例を示す。

図１は、本実施の形態のデジタルカラー複合機１を含むシステム構成図である。図１に示すように、本実施の形態においては、デジタルカラー複合機１に通信ネットワークであるＬＡＮ（Local Area Network）２を介し、各種の情報処理を実行するサーバコンピュータ３や複数台のクライアントコンピュータ４が接続されたシステムを想定する。サーバコンピュータ３は、例えばＦＴＰ，ＨＴＴＰプロトコルをサポートしたり、ＷｅｂサーバやＤＮＳ（ドメインネームサーバ）の機能を実現するものである。すなわち、このシステムにおいては、デジタルカラー複合機１が備えている画像入力機能（スキャナ機能）、画像出力機能（プリント機能）及び画像蓄積機能等の画像処理機能を、ＬＡＮ２上でシェアし得る環境が構築されているものである。

このようなシステムは、通信制御ユニット５を介してインターネット網６に接続され、インターネット網６を介して外部環境とデータ通信可能に構築されている。通信制御ユニット５としては、ルータ、交換機、モデム、ＤＳＬモデム等が一般的であるが、最低限ＴＣＰ／ＩＰ通信が可能であればよい。また、ＬＡＮ２は有線通信に限るものではなく、無線通信（赤外線や電波等）であってもよい。また、光ファイバーを用いたものであってもよい。

次に、デジタルカラー複合機１について説明する。ここで、図２はデジタルカラー複合機１を概略的に示す外観斜視図、図３はデジタルカラー複合機１の各部の電気的接続を示すブロック図である。図２に示すように、デジタルカラー複合機１は、転写紙などの媒体に画像を形成する画像形成装置である印刷装置７の上部に、原稿から画像を読み取る画像読取装置８を配設した構成とされている。また、画像読取装置８の装置外面には、オペレータに対する表示とオペレータからの機能設定等の各種の入力を許容する操作パネルＰが設けられている。さらに、操作パネルＰの下部には、光ディスク、フレキシブルディスクなどの記憶媒体Ｍ（図３参照）に記憶されているプログラムコードや画像データ等を読み取る、又は、記憶媒体Ｍに対してプログラムコードや画像データ等を書き込む装置である外部メディア入出力装置９が、記憶媒体Ｍの挿入を許容する挿入口を外部に露出させて設けられている。

このようなデジタルカラー複合機１のストラクチャとしては、図３に示すように、画像処理ユニット部Ａと情報処理ユニット部Ｂとに大別されており、印刷装置７及び画像読取装置８は画像処理ユニット部Ａに属し、操作パネルＰ及び外部メディア入出力装置９は情報処理ユニット部Ｂに属している。

画像処理ユニット部Ａについて説明する。印刷装置７及び画像読取装置８を備える画像処理ユニット部Ａは、画像処理ユニット部Ａにおける画像処理全般の制御を行う画像処理制御ユニット１０を備えており、この画像処理制御ユニット１０には、印刷装置７を制御する印刷制御ユニット１１と、画像読取装置８を制御する画像読取制御ユニット１２とが接続されている。

印刷制御ユニット１１は、画像処理制御ユニット１０の制御に従って印刷装置７に対して画像データを含む印刷指示を出力し、印刷装置７に転写紙などの媒体に画像を形成して出力させる。印刷装置７はフルカラー印刷可能とされており、その印刷方式は、電子写真方式のほか、インクジェット方式、昇華型熱転写方式、銀塩写真方式、直接感熱記録方式、溶融型熱転写方式など、さまざまな方式を用いることができる。

画像読取制御ユニット１２は、画像処理制御ユニット１０の制御により画像読取装置８を駆動し、原稿の表面に対するランプ照射の反射光をミラー及びレンズにより受光素子（例えば、ＣＣＤ（Charge Coupled Device））に集光して読み取り、Ａ／Ｄ変換してＲＧＢ各８bitのデジタル画像データを生成する。

このような画像処理制御ユニット１０は、メインプロセッサであるＣＰＵ（Central Processing Unit）１３と、画像読取装置８から読み込んだ画像データを印刷装置７による作像に供すべく一旦格納しておくＳＤＲＡＭ（Synchronous Dynamic Random Access Memory）１４と、制御プログラム等を記憶したＲＯＭ（Read Only Memory）１５と、システムログ／システム設定／ログ情報等を記録しておく電源ＯＦＦ時にもデータの保持が可能なＮＶＲＡＭ１６と、をバス接続したマイクロコンピュータ構成とされている。

また、画像処理制御ユニット１０には、多量の画像データの蓄積やジョブ履歴等の記憶装置となるＨＤＤ（Hard Disk Drive）１７、装置内部に設けられた集線装置であるＨＵＢ１９を介して画像処理ユニット部ＡをＬＡＮ２に接続するためのＬＡＮ制御部１８、ＦＡＸ制御を行うＦＡＸ制御ユニット２０が接続されている。このＦＡＸ制御ユニット２０は、公衆電話網２１に通じる構内交換器（ＰＢＸ）２２に接続されており、デジタルカラー複合機１は、遠隔のファクシミリ装置と交信することができる。

加えて、画像処理制御ユニット１０には、表示制御ユニット２３及び操作入力制御ユニット２４が接続されている。表示制御ユニット２３は、画像処理制御ユニット１０のコントロールによって制御パネルＩ／Ｆ２５に接続された通信ケーブル２６を介して情報処理ユニット部Ｂに対して画像表示制御信号を出力し、情報処理ユニット部Ｂの操作パネルＰに対して画像表示の制御を行う。また、操作入力制御ユニット２４は、情報処理ユニット部Ｂの操作パネルＰからのオペレータによる機能設定や入力操作に応じた入力制御信号を、画像処理制御ユニット１０のコントロールによって制御パネルＩ／Ｆ２５に接続された通信ケーブル２６を介して入力する。すなわち、画像処理ユニット部Ａは、情報処理ユニット部Ｂの操作パネルＰを通信ケーブル２６を介して直接モニタすることができる構成になっている。

したがって、画像処理ユニット部Ａは、従来の画像処理装置が備える画像処理ユニットに対して通信ケーブル２６を接続し、情報処理ユニット部Ｂの操作パネルＰを利用するようにしたものである。すなわち、画像処理ユニット部Ａの表示制御ユニット２３及び操作入力制御ユニット２４は、操作パネルＰに接続されているものとして動作している。

このような構成により、画像処理ユニット部Ａは、外部（サーバコンピュータ３、クライアントコンピュータ４、ファクシミリ装置等）からの画像情報である印刷データ及びプリント指示するコマンドを解析し、印刷データを出力画像データとして印刷できる状態にビットマップ展開し、印刷モードをコマンドから解析し動作を決定している。その印刷データ及びコマンドをＬＡＮ制御部１８あるいはＦＡＸ制御ユニット２０を通じて受信し動作する。

また、画像処理ユニット部Ａは、ＳＤＲＡＭ１４やＨＤＤ１７に記憶されている印刷データ、原稿読取りデータ、これらを出力用に処理した出力画像データ、及び、それらを圧縮した圧縮データを外部（サーバコンピュータ３、クライアントコンピュータ４、ファクシミリ等）に転送することができる。

さらに、画像処理ユニット部Ａは、画像読取装置８の読取り画像データを画像処理制御ユニット１０に転送し、光学系及びデジタル信号への量子化に伴う信号劣化を補正し、該画像データをＳＤＲＡＭ１４に書込む。このようにしてＳＤＲＡＭ１４に格納された画像データは、印刷制御ユニット１１で出力画像データに変換されて、印刷装置７に出力される。

次に、操作パネルＰを備える情報処理ユニット部Ｂについて説明する。情報処理ユニット部Ｂは、一般にパーソナルコンピュータといわれるような情報処理装置に用いられる汎用のＯＳ（Operating System）によって制御されるマイクロコンピュータ構成とされている。情報処理ユニット部Ｂは、メインプロセッサであるＣＰＵ３１を有しており、このＣＰＵ３１には、ＣＰＵ３１の作業用領域となるＲＡＭや起動プログラムなどを記憶した読出し専用メモリであるＲＯＭで構成されるメモリユニット３２と、ＯＳ（Operating System）やアプリケーションプログラムを記憶するＨＤＤ等の記憶装置３４に対するデータの入出力を制御する記憶装置制御ユニット３５とが、バス接続されている。

また、ＣＰＵ３１には、情報処理ユニット部Ｂを、ＨＵＢ１９を介してＬＡＮ２に接続するための通信インターフェースであるＬＡＮ制御部３３が接続されている。このＬＡＮ制御部３３に割り当てられるネットワークアドレスであるＩＰアドレスは、前述した画像処理ユニット部ＡのＬＡＮ制御部１８に割り当てられるＩＰアドレスとは異なるものである。すなわち、本実施の形態のデジタルカラー複合機１には、２つのＩＰアドレスが割り当てられていることになる。つまり、画像処理ユニット部Ａと情報処理ユニット部ＢとはそれぞれＬＡＮ２に接続されていることになり、画像処理ユニット部Ａと情報処理ユニット部Ｂとの間においてはデータ交換が可能な構成になっている。

なお、デジタルカラー複合機１はＨＵＢ１９を介してＬＡＮ２に接続されていることから、見かけ上は、１つのＩＰアドレスのみが割り当てられているように見える。したがって、美観を損ねることはなく、結線等の取り扱いを容易にすることが可能になっている。

さらに、ＣＰＵ３１には、操作パネルＰを制御する表示制御ユニット３６及び操作入力制御ユニット３７が接続されている。ここで、図４は操作パネルＰの構成を示す平面図である。図４に示すように、操作パネルＰは、例えばＬＣＤ（Liquid Crystal Display）である表示装置４０と、操作入力装置４１とで構成されている。操作入力装置４１は、表示装置４０の表面に積層された超音波弾性波方式等のタッチパネル４１ａと、複数のキーを有するキーボード４１ｂとで構成されている。キーボード４１ｂには、画像読み取りの開始を宣言するためのスタートキー、数値入力を行うためのテンキー、読み取った画像データの送信先を設定する読取条件設定キー、クリアキー等が設けられている。すなわち、表示制御ユニット３６は、画像表示制御信号を制御パネルＩ／Ｆ３８を介して表示装置４０に出力し、画像表示制御信号に応じた所定事項を表示装置４０に表示させる。一方、操作入力制御ユニット３７は、操作入力装置４１におけるオペレータによる機能設定や入力操作に応じた入力制御信号を、制御パネルＩ／Ｆ３８を介して受信する。

加えて、ＣＰＵ３１には、画像処理ユニット部Ａの制御パネルＩ／Ｆ２５と通信ケーブル２６を介して接続されている制御パネル通信ユニット３９が接続されている。制御パネル通信ユニット３９は、画像処理ユニット部Ａから出力された画像表示制御信号を受信し、また、操作パネルＰからのオペレータによる機能設定や入力操作に応じた入力制御信号を画像処理ユニット部Ａに転送する。なお、詳細は後述するが、制御パネル通信ユニット３９で受信した画像処理ユニット部Ａからの画像表示制御信号は操作パネルＰの表示装置４０用にデータ変換処理されてから表示制御ユニット３６に出力され、また、操作パネルＰからのオペレータによる機能設定や入力操作に応じた入力制御信号は画像処理ユニット部Ａでの仕様に応じた形式にデータ変換処理されてから制御パネル通信ユニット３９に入力される。

上述したように記憶装置３４には、ＣＰＵ３１が実行するＯＳ（Operating System）やアプリケーションプログラムが格納されている。この意味で、記憶装置３４は、アプリケーションプログラムを記憶する記憶媒体として機能する。このデジタルカラー複合機１では、ユーザが電源を投入するとＣＰＵ３１がメモリユニット３２内の起動プログラムを起動させ、記憶装置３４よりＯＳをメモリユニット３２内のＲＡＭに読み込み、このＯＳを起動させる。このようなＯＳは、ユーザの操作に応じてプログラムを起動したり、情報を読み込んだり、保存を行ったりする。ＯＳのうち代表的なものとしては、Ｗｉｎｄｏｗｓ（登録商標）等が知られている。これらのＯＳ上で走る動作プログラムをアプリケーションプログラムと呼んでいる。情報処理ユニット部ＢのＯＳは、情報処理装置（サーバコンピュータ３やクライアントコンピュータ４等）と同種のＯＳ、すなわち汎用のＯＳ（例えば、マイクロソフト社のＷｉｎｄｏｗｓ（Ｗｉｎｄｏｗｓは登録商標である）等）とされている。

なお、前述したように、本実施の形態のデジタルカラー複合機１には、ＯＳ、デバイスドライバや各種アプリケーションプログラム等の各種のプログラムコード（制御プログラム）や画像データ等を記憶した記憶媒体Ｍ、すなわち、フレキシブルディスク、ハードディスク、光ディスク（ＣＤ−ＲＯＭ，ＣＤ−Ｒ，ＣＤ−ＲＷ，ＤＶＤ−ＲＯＭ，ＤＶＤ−ＲＡＭ，ＤＶＤ−Ｒ，ＤＶＤ＋Ｒ，ＤＶＤ−ＲＷ，ＤＶＤ＋ＲＷなど）、光磁気ディスク（ＭＯ）、半導体メディアなどの記憶媒体Ｍに記憶されているプログラムコードや画像データ等を読み取る、又は記憶媒体Ｍに対してプログラムコードや画像データ等を書き込む装置であるフレキシブルディスクドライブ装置、光ディスクドライブ装置、ＭＯドライブ装置、メディアドライブ装置等の外部メディア入出力装置９が搭載されている。このような外部メディア入出力装置９は、ＣＰＵ３１にバス接続されている入出力デバイス制御ユニット４２により制御される。

したがって、記憶装置３４に記憶されているアプリケーションプログラムは、この記憶媒体Ｍに記録されたアプリケーションプログラムがインストールされたものであってもよい。このため、記憶媒体Ｍも、アプリケーションプログラムを記憶する記憶媒体となり得る。さらには、アプリケーションプログラムは、例えばインターネット網６及びＬＡＮ２を介して外部から取り込まれ、記憶装置３４にインストールされてもよい。

なお、入出力デバイス制御ユニット４２には、ＵＳＢ，ＩＥＥＥ１３９４，ＳＣＳＩ等の各種インターフェース４３も接続されており、各種インターフェース４３を介して様々な機器（デジタルカメラ等）が接続可能とされている。

以上のように、画像処理ユニット部Ａは画像を扱う所定の処理、この例では、画像の形成、画像の読み取り、画像の送受信などを行なう画像処理装置となり、情報処理ユニット部Ｂは、様々な情報処理を行い、情報処理ユニット部Ｂの各部や画像処理ユニット部Ａを集中的に制御する情報処理装置や、電子メール送信装置となり、デジタルカラー複合機１は画像処理システムとなる。

画像処理ユニット部Ａ、情報処理ユニット部Ｂは、それぞれＬＡＮ制御部１８、３３を介してインターネット（ネットワーク）６と接続可能である。したがって、デジタルカラー複合機１は、インターネット６を介して電子メールを送信することができる。

すなわち、情報処理ユニット部Ｂには、前述のように、アプリケーションプログラムが実行可能な標準ＯＳが稼動している。そして、この標準ＯＳの機能とアプリケーションプログラムの機能により、インターネット６上のサーバにアクセスしたり、電子メールやファイル転送などのインターネットサービスを利用することができる。よって、ユーザは、ＨＤＤ１７や、記憶装置３４の中の画像ファイルなどのファイルを、電子メールの添付ファイルとしてインターネット６にアクセス可能な相手先に転送することができる。

情報処理ユニット部Ｂでは、前述のような標準ＯＳを用いているので、当然に標準ＯＳで動作保障されているアプリケーションプログラムも使用できる。情報処理ユニット部Ｂでは、記憶装置３４にインストールされている本発明のプログラムを実施する所定のアプリケーションプログラムである電子メール作成プログラム、リンク送信プログラムなどにより、電子メールに所望のファイルを添付して所望の相手先に送信する処理を以下のようにして実行することができる。なお、この電子メール作成プログラム、リンク送信プログラムなどは、記憶媒体Ｍから読み取り、あるいは、インターネット６などのネットワークからダウンロードして、記憶装置３４にインストールされている。

図５は、かかる処理を説明するフローチャートである。ＣＰＵ３１は、前述の電子メール作成プログラム、リンク送信プログラムを標準ＯＳから起動すると、電子メール作成プログラムにより、表示装置４０に図６に示すような電子メール作成画面５１を表示する。この電子メール作成画面５１では、電子メール送信情報表示Ａ１、ファイル添付操作ボタンＡ２、添付ファイル名表示Ａ３、電子メール送信コマンドボタンＡ４などが表示される。
電子メールの本文を作成するときは、タブＡ５を選択して図７の画面に切り替えてメッセージの入力をすることができる。メッセージはメッセージ領域Ａ７に書き込まれる。電子メール作成プログラムにより、電子メールを作成し、作成した電子メールに所望のファイルを添付して送信する電子メール送信手段の機能を実行することができる。

電子メールに所望のファイルを添付する場合は、図６のファイル添付操作ボタンＡ２を選択する（ステップＳ１のＹ）。この選択により、ＨＤＤ１７や、記憶装置３４に保存されている所望のファイルの添付を選択することが可能になる。例えば、画面に図８（ａ）のように、ＨＤＤ１７や、記憶装置３４で保存されているファイルの管理状態が表示される（図８（ａ）のようなディレクトリ５２で表示される）（ステップＳ２）。そして、この中から添付ファイルを選択することができる。所望のファイルを選択すると（ステップＳ３のＹ）、その選択されたファイルは添付ファイルとして特定され、図６の添付ファイル名表示Ａ３にファイル名が表示される（ステップＳ４）。これらの操作を通して、添付ファイルを伴う電子メールの作成を終了する。
続いて電子メールの送信を行うため、図６のメール送信コマンドボタンＡ４を選択する（ステップＳ５のＹ）。ここで、電子メール作成プログラムは、前述のように選択された添付ファイルの全データ量を検出する（データ量検出手段）（ステップＳ６）。そして、その容量があらかじめ設定されている所定量を超えているときは（ステップＳ７のＹ）、自動的にリンク送信プログラムに基づいて図９の処理（リンク送信処理）が開始される（ステップＳ８）（後述する）。ここで添付ファイルの全データ量が所定量以下であったときは（ステップＳ７のＮ）、作成した電子メール本文に添付ファイルを添付して送信する通常の電子メールの送信が、前述の電子メール送信手段の機能により行われる（ステップＳ９）。
次に、リンク送信処理（ステップＳ８）について、図９のフローチャートに基づいて説明する。まず、ステップＳ３で選択した添付ファイルの転送先を決定する（ステップＳ１１）。すなわち、リンク送信プログラムでは、図１０に示すように、所定のインターネットサーバ６１へ添付ファイルをアップロードすることが可能である。つまり、インターネット６上でファイル転送プロトコルを使用することが可能になっている。添付ファイルは、図８（ｂ）に示すように、インターネットサーバ６１内の特定のフォルダ５３（フォルダ５５及び５６。図８を参照）に集中して転送（アップロード）されることになる。したがって、この転送開始前にインターネットサーバ６１内に転送可能なフォルダ５３が必要になる。このフォルダ５３はリンク送信プログラムのファイル転送プロトコルを使って、インターネットサーバ６１内の許可エリアへ作成することができる。
この場合のフォルダ５３の名称は、リンク送信プログラムが管理している履歴情報管理テーブル５４（図１１）の内容から決定される。すなわち、リンク送信プログラムが管理している履歴情報管理テーブル５４は、インターネットサーバ６１内にあらかじめ作成されているフォルダ５３（フォルダ５５及び５６）を管理するテーブルである。履歴情報管理テーブル５４には、メインとサブのフォルダの名称を登録するメインフォルダ７１及びサブフォルダ７２、このメインフォルダ７１及びサブフォルダ７２にデータをアップロードしたか否かを登録する作業履歴７３、このデータをアップロードした年月日を示す転送日付７４、後述のようにメインフォルダ７１及びサブフォルダ７２からデータをダウンロードすることになる電子メールの送信先の相手方の電子メールアドレスを登録する転送先ユーザ７５が記録される。

そして、図１１の履歴情報管理テーブル５４から、使用可能な名称として、作業履歴７３に“アップロード済み”が記録されていないメインフォルダ７１、サブフォルダ７３が選ばれる。この例では、作業履歴７３に“アップロード済み”が記録されていないメインフォルダ７１、サブフォルダ７３の名称である“User01”の“Store05”が絵羽ばれたものとして説明する。なお、図１１の履歴情報管理テーブル５４は記憶装置３４に格納されているデータである。

そして、添付ファイルの転送先を決定して、添付ファイルの転送先であるフォルダ５３が特定可能になると（ステップＳ１１）、そのフォルダ５３に向けて添付ファイルがアップロード可能に準備される（ステップＳ１２）。続いて、インターネットサーバ６１への添付ファイルのアップロードが開始される（ステップＳ１３）。このアップロードはファイル転送プロトコルを使って行われる。この転送が終了すると、リンク送信プログラムはインターネットサーバ６１との接続を一旦終了する。なお、このアップロードが行われたときは、履歴情報管理テーブル５４の該当するメインフォルダ７１、サブフォルダ７２に対応する作業履歴７３に“アップロード済み”が記録され、転送日付７４にその日の年月日が記録される。また、転送先ユーザ７５の欄に後述のステップＳ１７で送信しようとする電子メールの相手先の電子メールアドレスが記録される。

次に、リンク送信プログラムは、リンク情報の作成を行う（ステップＳ１４）。リンク情報とは、メール送信先のユーザ（ファイル転送先のユーザ）がファイル転送のためにインターネットサーバ６１にアップロードされているファイル（添付ファイルであったもの）をダウンロードできるようにするための情報のことである。具体的には、図１２、図１３に示すような画面の表示情報等である。これらはファイル転送先のユーザの端末６２（図１０）に表示されるもので、通常はＷｅｂブラウザソフトを使って表示される。つまり、一般にＨＴＭＬ文書と称される構造化文書のことである。例えば、図１２の表示は図１４に示すデータを表示するものである。同様に、図１３の表示は図１５に示すデータを表示するものである。これらの画面が表示されることで、ファイル転送ユーザは、ダウンロードして取得すべきファイル（電子メールの添付ファイルであったもの）を知ることが可能になる。

このようにして、図１０、図１１に示すリンク情報がリンク送信プログラムにより作成される（ステップＳ１４）。作成するための情報や条件設定については、図７の履歴情報管理テーブル５４の内容やデフォルト設定された条件に基づいて作成される。作成されたリンク情報はリンク送信プログラムにより、前述のファイルのアップロードと同様にインターネットサーバ６１に転送されることになる（ステップＳ１５）。例えば、図１６に示すように、“User01”のフォルダ５５（図８（ｂ））には“Index01.htm”のリンク情報がアップロードされる（図８（ｃ）の符号５７）。また“Store05”のフォルダ５６（図８（ｂ））には、“Index02.htm”のリンク情報がアップロードされる（図８（ｃ）の符号５８）。なお、リンク情報のアップロードは添付ファイルのアップロードと同時、または、それに先立って行ってもよい。これらの手順の前後は特に限定する必要はないからである。以上説明したようなステップＳ１１〜Ｓ１５の処理により、ファイル送信手段を実現している。

続いて、リンク送信プログラムは、前述のように作成した電子メールの本文にリンク情報を書き込むための編集をおこなう（ステップＳ１６）。これは、例えば、図１６に示すようなＵＲＬアドレスＡ９をメッセージ領域Ａ７に書き込む。また、電子メールに設定されていた添付ファイルを削除する。
上記の作業が終了すると、リンク送信プログラムの動作は終了し、続いてＵＲＬアドレスＡ９がメッセージ領域Ａ７に書き込まれた編集後の電子メールが送信される（ステップＳ１７）。以上のようなステップＳ１６，Ｓ１７の処理により送信制御手段を実現している。

次に、リンク送信プログラムにより編集され、送信された電子メールを受信したファイル転送先ユーザの端末６２での動作について説明する。ファイル転送先のユーザは、インターネットの電子メールプログラムを用いて自分宛の電子メールを取得することができる。これは、例えば、図１０に示すように自己が契約しているプロバイダのメールサーバ６３にアクセスすることが可能である。受信した電子メールの本文は、図１６に示すようにファイル転送先ユーザの端末６２の画面６４に表示される。一般には、ＵＲＬアドレスＡ９を選択すると、インターネットの電子メールプログラムからＷｅｂブラウザソフトが起動するように標準ＯＳで設定されている。このようにして起動されたＷｅｂブラウザソフトからユーザは画面上のファイル名を指定することで、ＵＲＬで示された場所のファイルをダウンロードするようにインターネットサーバへ要求することができる。

ここでは、“Index01.htm”のファイルをダウンロードする場合について説明する。ユーザ端末には図１２のように表示されている。この表示の“Store01”を選択すると、図１３の表示に切り替わる。この画面のときにファイル名を選択すると、ファイル転送が開始される。これは、図１３の画面のデータである図１５のなかで、
<P><A href="ftp://www.idc.co.jp/user01/store01/AN01.txt">ＡＮ０１．ＴＸＴ</A><BR>
<A href="ftp://www.idc.co.jp/user01/store01/AN03.txt">ＡＮ０３．ＴＸＴ</A><BR>
<A href="ftp://www.idc.co.jp/user01/store01/doc01.txt">ｄｏｃ０１．ＴＸＴ</A><BR>
<A href="ftp://www.idc.co.jp/user01/store01/doc05.txt">ｄｏｃ０５．ＴＸＴ</A><BR>
<A href="ftp://www.idc.co.jp/user01/store01/pic02.jpg">ｐｉｃ０２.ｊｐｇ</A></P>
と記載されている中の１つが選択されたからである。

この中で「ftp」と記載されているのは、指定されたファイルがファイル転送プロトコルでダウンロードされることを定義している。このプロトコルが選択されるとユーザ端末６２ではファイル転送プログラムが起動されるように設定されている。

以上説明したように、デジタルカラー複合機１のユーザが所望のファイルを添付して電子メールを相手先に送信する操作を行なったときに（ステップＳ５のＹ）、所定のロケーション、すなわち、この例ではインターネットサーバ６１の所定のフォルダに対して電子メールに添付して送信しようとしたファイルを送信し（ステップＳ１３）、このファイルをダウンロードできるようにするための情報、この例では前述のロケーションを示すＵＲＬを電子メールに記載して、前述のファイルを電子メールに添付することなく送信するので（ステップＳ１６）、ユーザは添付しようとするファイルのデータ量を気にすることなく、電子メールに所望のファイルを添付する操作を実行するだけで、データ量が大きなファイルも相手先に届けることができ、電子メールの使い勝手を向上させることができる。

また、この場合に、あらかじめ電子メールに添付しようとして指定したファイルのデータ量を検出して（ステップＳ６）、所定量を超えているために（ステップＳ７のＹ）、そのまま電子メールに添付して送信するのには不都合があるときにだけ、自動的にかかる処理を実行するので、不具合がない場合は、受信先では通常行なわれているように電子メールからファイルを取り出すことができるので、受信先でも使い勝手がよい。

本発明の実施の一形態のデジタルカラー複合機を含むシステム構成図である。 デジタルカラー複合機を概略的に示す外観斜視図である。 デジタルカラー複合機の各部の電気的接続を示すブロック図である。 操作パネルの構成を示す平面図である。 情報処理ユニットが実行する処理のフローチャートである。 電子メールを作成する際の画面表示の一例を示す平面図である。 電子メールを作成する際の画面表示の一例を示す平面図である。 保存されているファイルの管理状態の説明図（ａ）と、そのファイルやリンク情報をインターネットサーバにアップロードする場合の説明図（ｂ）（ｃ）である。 情報処理ユニットが実行する処理のフローチャートである。 デジタルカラー複写機、相手先の端末装置、インターネットサーバ、メールサーバのインターネットへの接続を説明する説明図である。 履歴情報管理テーブルの説明図である。 リンク情報の画面表示例の説明図である。 リンク情報の画面表示例の説明図である。 リンク情報のデータ構成の説明図である。 リンク情報のデータ構成の説明図である。 電子メールの画面表示の例を示す説明図である。

符号の説明

１ 画像処理システム
Ｂ 情報処理装置、電子メール送信装置
Ｍ 記憶媒体

Claims (10)

1. 作成した電子メールをネットワークを介して送信する電子メール送信手段を備えている電子メール送信装置において、
   前記電子メールに前記ファイルを指定して添付する操作を実行したときは、前記指定したファイルを前記ネットワークを介して所定のロケーションに送信するファイル送信手段と、
   前記電子メールに前記ファイルを指定して添付する操作を実行したときは、前記電子メールに前記所定のロケーションに送信した前記ファイルを当該電子メールの受信先でダウンロードするための情報を記録し、当該電子メールを前記ファイルを添付することなく前記電子メール送信手段で送信する送信制御手段と、
   を備えていることを特徴とする電子メール送信装置。
2. 前記電子メールに前記ファイルを指定して添付する操作を実行したときは、その指定したファイルのデータ量を検出するデータ量検出手段をさらに備え、
   前記ファイル送信手段は、この検出したデータ量があらかじめ設定された所定値を上回ったときだけ、前記指定したファイルを前記ロケーションに送信し、
   前記送信制御手段は、前記検出したデータ量があらかじめ設定された所定値を上回ったときだけ、前記電子メールの送信を行なう、
   ことを特徴とする請求項１に記載の電子メール送信装置。
3. 前記通信制御手段は、前記記録する情報として前記ロケーションを記録すること、を特徴とする請求項１又は２に記載の電子メール送信装置。
4. 前記通信制御手段は、前記ロケーションとしてＵＲＬを記録すること、を特徴とする請求項３に記載の電子メール送信装置。
5. 各種の情報処理の実行が可能な情報処理装置において、
   作成した電子メールをネットワークを介して送信する電子メール送信手段と、
   前記電子メールに前記ファイルを指定して添付する操作を実行したときは、前記指定したファイルを前記ネットワークを介して所定のロケーションに送信するファイル送信手段と、
   前記電子メールに前記ファイルを指定して添付する操作を実行したときは、前記電子メールに前記所定のロケーションに送信した前記ファイルを当該電子メールの受信先でダウンロードするための情報を記録し、当該電子メールを前記ファイルを添付することなく前記電子メール送信手段で送信する送信制御手段と、
   を備えていることを特徴とする情報処理装置。
6. 前記電子メールに前記ファイルを指定して添付する操作を実行したときは、その指定したファイルのデータ量を検出するデータ量検出手段をさらに備え、
   前記ファイル送信手段は、この検出したデータ量があらかじめ設定された所定値を上回ったときだけ、前記指定したファイルを前記ロケーションに送信し、
   前記送信制御手段は、前記検出したデータ量があらかじめ設定された所定値を上回ったときだけ、前記電子メールの送信を行なう、
   ことを特徴とする請求項５に記載の情報処理装置。
7. 請求項５又は６に記載の情報処理装置と、
   この情報処理装置により制御され、画像を扱う所定の処理を実行する画像処理装置と、
   を備えている画像処理システム。
8. 作成した電子メールをネットワークを介して送信する電子メール送信手段を用いて電子メールの送信を行なう、コンピュータに読み取り可能なプログラムにおいて、
   前記電子メールに前記ファイルを指定して添付する操作を実行したときは、前記指定したファイルを前記ネットワークを介して所定のロケーションに送信するファイル送信手段と、
   前記電子メールに前記ファイルを指定して添付する操作を実行したときは、前記電子メールに前記所定のロケーションに送信した前記ファイルを当該電子メールの受信先でダウンロードするための情報を記録し、当該電子メールを前記ファイルを添付することなく前記電子メール送信手段で送信する送信制御手段と、
   をコンピュータに実行させることを特徴とするプログラム。
9. 前記電子メールに前記ファイルを指定して添付する操作を実行したときは、その指定したファイルのデータ量を検出するデータ量検出手段をさらにコンピュータに実行させ、
   前記ファイル送信手段は、この検出したデータ量があらかじめ設定された所定値を上回ったときだけ、前記指定したファイルを前記ロケーションに送信し、
   前記送信制御手段は、前記検出したデータ量があらかじめ設定された所定値を上回ったときだけ、前記電子メールの送信を行なう、
   ことを特徴とする請求項８に記載のプログラム。
10. コンピュータに読み取り可能なプログラムを記憶している記憶媒体において、
    前記プログラムは請求項８又は９に記載のプログラムであること、を特徴とする記憶媒体。
    

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