JP2004326518A

JP2004326518A - 電子文書回覧承認システム

Info

Publication number: JP2004326518A
Application number: JP2003121500A
Authority: JP
Inventors: Kazuhiro Hayama; 和裕羽山
Original assignee: Ricoh Co Ltd
Current assignee: Ricoh Co Ltd
Priority date: 2003-04-25
Filing date: 2003-04-25
Publication date: 2004-11-18

Abstract

【課題】書式等が共通する複数の文書を一括して取りまとめた形で承認依頼・承認ができるようにすることにより、承認処理の煩わしさを軽減でき、しかも人為的ミスが発生しにくい電子文書回覧承認システムを提供する。
【解決手段】電子文書の承認を依頼する電子メールを送信し、これを受信した承認者がネットワークを経由して電子文書に対して承認処理を行う電子文書回覧・承認システムにおいて、作成された複数の電子文書の一覧表示から選択して１つの依頼対象とするくくり指示手段と、これにより１つの依頼対象とされた複数の電子文書についてくくり情報を作成するくくり情報作成手段と、このくくり情報に対して承認を依頼する電子メールを送信する送信手段と、を設ける。電子メールを受信した承認者はくくり情報に対して一括して承認する。くくり指示手段は、くくり情報に対して情報を追加したり、くくり情報の一部を削除したりする機能を有する。
【選択図】図１

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、電子文書回覧承認システムに関し、特にグループウエアに代表される電子上での回覧機能を持った文書管理システムに関する。また、本発明は、電子申請、電子受付に応用される。
【０００２】
【従来の技術】
パーソナルコンピュータなどを用いて作成した文書に対する閲覧や承認を電子メールにより求めるシステムが従来から存在する。このようなシステムにおいては、ＩＤやパスワードを用いる等をして情報漏洩の防止を図る必要がある。しかし、他方で、セキュリティを厳格にすればするほど、承認者や閲覧者を新しく登録するために時間や手間を要するので、新規の登録の度に業務の停滞が生じるという問題もある。
【０００３】
ところで、情報漏洩の防止を図りつつ、業務の停滞も可及的に防止するためのシステムとして、回覧者を指定して電子文書の閲覧または承認を依頼する電子メールを送信して、メールを受信した回覧者がネットワークを経由して電子文書に対して承認などの処理作業を行うワークフロー機能を持った電子文書回覧承認システムをあげることができる（例えば、特許文献１参照）。
【０００４】
また、最近ではロータスノーツ（ＬｏｔｕｓＮｏｔｅｓ）のようなグループウエアを利用したワークフローが一般的になってきている。これは、文書管理ＤＢに文書を作成し、その文書への電子的リンク情報をもったメールを承認者に送信することにより承認者に承認すべき文書が発生したことを知らせ、承認者が、リンク情報にしたがって当該文書にアクセスし承認などの処理を行うというものである。
【０００５】
ところが、上記のような、電子文書回覧承認システムでは、承認者に対して１つの対象文書ごとに１通のメールが送信される。よって、対象となる文書の電子化が進むにつれて、承認者は、多くの文書の承認依頼をメールで受け付けることを余儀なくされる。
【０００６】
特に、定型の申請書の承認依頼など、同様の内容の文書に対して１文書づつ承認処理を行うことは、操作上わずらわしいのみならず、非常に無駄である。また、承認を依頼してくる作成者ないし承認の依頼自体がさらに増えると、承認処理が追いつかなくなるなど、承認処理が停滞することがあり、上記のシステムがかえって使い勝手の悪いシステムとなることすらある。
【０００７】
このような問題に対処するものとしては、承認者が電子文書の一覧より複数の文書を選択して、１回の承認操作で文書の承認を行う機能を持ったシステムが存在する。
【０００８】
しかし、そのようなシステムによっても、承認者が各々の文書を指定して選択する必要があるため、操作がわずらわしい。また、選択が承認者の判断に任されるため、承認の順番の入れ替りや承認もれ等の人為的ミスが発生するおそれがある。
【０００９】
【特許文献１】
特開２００１−２１６２２２号公報
【００１０】
【発明が解決しようとする課題】
そこで、本発明は、書式が統一されており、申し込み順に処理をする必要があり、かつ承認ルートが同一である申込書や申請書等の文書を一括して取りまとめた形で承認依頼をし、依頼された承認者がまとめて承認できるようにすることにより、承認処理のわずらわしさを軽減でき、人為的ミスの発生しにくく、迅速な電子承認処理を行える電子文書回覧承認システムを提供することを目的とする。
【００１１】
【課題を解決するための手段】
上記の目的を達成するために、請求項１記載の発明によれば、電子文書回覧承認システムは、作成された電子文書を管理し、電子文書の閲覧者および承認者の少なくとも一方を指定して電子文書の閲覧および承認の少なくとも一方を依頼する電子メールを送信して、電子メールを受信した閲覧者および承認者の少なくとも一方がネットワークを経由して電子文書の閲覧および承認の少なくとも一方を行うワークフロー機能を有する電子文書回覧承認システムであって、電子文書の中から複数の電子文書を選択して、複数の電子文書を１つの閲覧および承認の少なくとも一方の依頼対象とするくくり指示手段と、複数の電子文書を１つに束ねてくくり情報にするくくり情報作成手段と、くくり情報に対する閲覧および承認の少なくとも一方を閲覧者および承認者の少なくとも一方に依頼する電子メールを送信する送信手段と、閲覧者および承認者の少なくとも一方にくくり情報に対する閲覧および承認の少なくとも一方を行わせる閲覧・承認手段と、を有することを特徴とするものである。
【００１２】
請求項２記載の発明によれば、電子文書回覧承認システムは、閲覧・承認手段による承認が承認者によりなされることにより、選択された複数の電子文書に対する承認がなされることを特徴とするものである。
【００１３】
請求項３記載の発明によれば、電子文書回覧承認システムは、くくり指示手段は、作成された電子文書の一覧表示から選択を行って１つの閲覧および承認の少なくとも一方の依頼対象とする請求項１または２記載の電子文書回覧承認システムであることを特徴とするものである。
【００１４】
請求項４記載の発明によれば、電子文書回覧承認システムは、くくり指示手段は、くくり情報に情報を追加する機能をさらに有する請求項１から３のいずれか１項に記載の電子文書回覧承認システムであることを特徴とするものである。
【００１５】
請求項５記載の発明によれば、電子文書回覧承認システムは、くくり指示手段は、くくり情報の全部または一部を削除する機能をさらに有する請求項１から４のいずれか１項に記載の電子文書回覧承認システムであることを特徴とするものである。
【００１６】
請求項６記載の発明によれば、電子文書回覧承認システムは、くくり情報ごとにカテゴライズして一覧表示するカテゴライズ表示手段をさらに有することを特徴とする請求項１から５のいずれか１項に記載の電子文書回覧承認システムであることを特徴とするものである。
【００１７】
請求項７記載の発明によれば、電子文書回覧承認システムは、くくり情報として１つに束ねられた電子文書に対する直接の承認操作を禁止する手段をさらに有する請求項１から６のいずれか１項に記載の電子文書回覧承認システムであることを特徴とするものである。
【００１８】
【発明の実施の形態】
次に、添付図面を参照して本発明による電子文書回覧承認システムの実施の形態について詳細に説明する。
【００１９】
図１には、本発明による電子文書回覧承認システムの一実施形態の構成図が示されている。本図において、電子文書回覧承認システム１００は、メールサーバ１と、グループウェアサーバ２と、クライアント３、４、・・・Ｘと、を有して構成される。１つのサーバに、メールサーバ１と、グループウェアサーバの機能をかねさせる構成も可能である。
【００２０】
電子文書の作成者及び電子文書の承認依頼を受ける承認者は、図１におけるクライアント３〜Ｘのいずれかにおいて、文書処理作業（電子文書の作成、電子文書への承認）を可能とするために、電子文書回覧承認システム１００にログオンする。
【００２１】
このログオンにより、各作業者（作成者及び承認者）が、図２に示すクライアント管理情報テーブルのユーザ名の欄に、文書処理作業が可能な状態として登録される。また、ログオンにより、図２のテーブルの作業情報を「可」に変更し、更新日時を修正する。
【００２２】
他方、ログアウトすることにより作業が不可能な状態になる（初期状態は作業が不可能な状態）。また、ログアウトにより、図２のテーブルの作業情報を「不可」に変更し、更新日時を修正するとする。
【００２３】
なお、一定期間を経過したユーザに対しては、作業情報を「不可」に変更し、更新日時を修正するとする。また、以下の実施例は、作業者がログオンして作業可能な状態になっている状態で実施される。
【００２４】
ここで、本発明による電子文書回覧承認システムの一実施形態における第１の実施例について説明する。
【００２５】
まず、電子文書の作成者は文書作成アプリケーションを用いて電子文書の実体の作成を行う。次に、電子回覧による電子承認を受けるために、グループウエアを用いて書誌情報を作成し、回覧審査のルートを設定し、電子文書実体を添付し、１つの電子文書を作成する。そして、この電子文書作成作業を必要な文書分だけ繰り返す。
【００２６】
作成者（「起案総一」）は、作成した電子文書が単独文書として電子承認を受けるべき文書である場合は、電子文書に対して電子回覧の開始処理を指示することにより、図３及び図５に示されているように、第１番目の承認者（「山田花子」）に対して承認依頼メールを送信し、電子回覧による電子承認のワークフローを開始する。
【００２７】
なお、図３に示された画面の〔保存〕ボタンにより、文書が保存され、〔回覧開始〕ボタンにより、承認者に対して承認依頼メールが送信され、電子回覧による電子承認のワークフローが開始される。
また、図４には、内部情報（くくられ情報）が示されているが、この時点では、まだ、くくり文書は作成されていないので、くくり文書登録先ＤＢ−ＩＤも、くくり文書番号も存在しない。
【００２８】
作成者（「起案総一」）は、作成した文書の書式が同じで承認ルートも同一な文書が複数あり、それらが一括での電子回覧による電子承認を受けうる文書群である場合は、図６に示されている画面（くくり指示手段）において、該当する文書を選択し（○印）、一括回覧（承認）指示を行う。この指示により「くくり情報」文書が作成され（図７参照）、くくられた電子文書では、「くくられ情報」が更新される（図８参照）。
【００２９】
なお、くくり指示手段は、くくり情報に情報を追加する機能を有する。すなわち、図６に示されている画面の○印を事後的に付け加えることにより、当該○印をあらたに付けられた文書を、「くくり情報」文書として一括回覧・承認がなされるべき文書に追加することができる。
【００３０】
また、くくり指示手段は、くくり情報の全部または一部を削除する機能も有する。すなわち、図６に示されている画面の○印をはずすことにより、当該○印をはずされた文書を、「くくり情報」文書として一括回覧・承認がなされるべき文書から事後的に除外することができる。
【００３１】
「くくり情報」文書に対して電子回覧の開始処理を指示することにより第１番目の承認者（「山田花子」）に対して承認依頼メールが送信され電子回覧による電子承認のワークフローが開始される。
【００３２】
すなわち、図７に示された画面において、〔回覧開始〕ボタンにより、承認者に対して承認依頼メールが送信され、電子回覧による電子承認のワークフローが開始される。また、同画面における〔文書参照〕ボタンにより、該当文書をネットワーク経由で参照する。
【００３３】
なお、「くくり情報」文書の内部情報は、図８に示されているようになる。すなわち、「くくり情報」として束ねられた各文書（駐車場利用申請書８／２６、同８／２７、同８／２８、同８／２９、同８／３０）は、それぞれの文書番号を有するが、登録先ＤＢ−ＩＤが、いずれもＤＯＣＳＲＶ０００１となっている。
また、くくり処理がなされた後、くくられた電子文書の情報が図９に示されているような画面に表示される。そして、例えば、図のように「くくり文書有り」と表示される。
さらに、図１０に、くくられた電子文書の内部情報として示されているように、登録先ＤＢ−ＩＤ（ＤＯＣＳＲＶ０００１）に対応して、共通のくくり文書番号（Ｋ０２０８２３０１）が与えられる。
【００３４】
単独文書として電子承認を受ける文書である場合、承認者は、図１１に示すような承認依頼メールを受け取り、これが指し示す電子文書をグループウエアを用いて表示し、承認可能状態にする。次いで、内容を確認して承認作業を行う。
【００３５】
すなわち、図１１に示されている画面の〔承認処理開始〕ボタンにより、該当文書が開き、承認処理が可能な状態になる。そして、図１２に示されている画面の〔承認／回覧継続〕ボタンにより、文書に対して承認処理が行われる。
【００３６】
承認処理は、最終承認者の承認後に終了するが、最終承認者でない承認者の承認後は、次の承認者による承認処理が継続される。他方、承認者が承認しない場合は、〔却下〕ボタンにより、文書に対して却下がなされ、作成者に却下の旨を伝える了メールが送信される。
【００３７】
なお、図１２の画面の〔取消〕ボタンにより、〔承認処理開始〕ボタンにより開始された手続がキャンセルされる。よって、承認も却下もせずに、ただ閲覧するだけの場合には、この〔取消〕ボタンを用いればよい。
【００３８】
こうして承認作業が行われた文書においては、電子文書内の承認情報及び履歴情報が更新される。
【００３９】
承認者が途中の承認の場合は、次の承認者に対して承認依頼メールが送信され、電子回覧による電子承認のワークフローが継続される。これに対して、承認者が最終承認者の場合は、作成者に承認完了メールが送信され、電子回覧による電子承認のワークフローが完了する。
【００４０】
ひとくくりにされた文書として電子承認を受ける文書である場合、承認者は、受け取った承認依頼メールが指し示す電子文書をグループウエアを用いて表示し、承認可能状態にする。この際、図１３に示されるように、ひとくくりでの承認依頼であることが表示される。そして、このとき内容表示指示を行い各文書の内容を確認したのち「くくり情報」文書に対して承認作業を行う。
【００４１】
すなわち、図１３に示された画面の〔承認処理開始〕ボタンにより、該当文書が開き、承認処理が可能な状態になる。そして、図１４に示された画面の〔承認／回覧継続〕ボタンにより、文書に対して承認処理が行われる。
【００４２】
承認処理は、最終承認者の承認後に終了するが、最終承認者でない承認者の承認後は、次の承認者による承認処理が継続される。他方、承認者が承認しない場合は、〔却下〕ボタンにより、文書に対して却下がなされ、作成者に却下の旨を伝える了メールが送信される。
【００４３】
なお、図１４の画面の〔取消〕ボタンにより、〔承認処理開始〕ボタンにより開始された手続がキャンセルされる。よって、承認も却下もせずに、ただ閲覧するだけの場合には、この〔取消〕ボタンを用いればよい。
【００４４】
こうして承認作業が行われると、「くくり情報」に従い、対象となった各電子文書内の承認情報及び履歴情報が更新され、「くくり情報」文書内の承認情報及び履歴情報も更新される（図１５参照）。
【００４５】
承認者が途中承認者の場合は、次の承認者に対して承認依頼メールが送信され、電子回覧による電子承認のワークフローが継続される。これに対して、承認者が最終承認者の場合は、作成者に承認完了メールが送信され電子回覧による電子承認のワークフローが完了する。
【００４６】
以上のような第１の実施例によれば、作成者は、取りまとめたい文書を一括して、電子回覧による電子承認のワークフローを利用できるので、依頼された承認者は、まとめた形のままで承認することにより、承認処理のわずらわしさを軽減し、承認順の逆転や承認漏れなどの人為的ミスが発生しにくくなる。
【００４７】
次に、本発明による電子文書回覧承認システムの一実施形態における第２の実施例について説明する。
【００４８】
前述した図６には、本発明による電子文書回覧承認システムの一実施形態における電子文書一覧表示例と一覧表示上で選択された状態及び選択時の内部情報が示されている。
【００４９】
作成者は、図６の画面の選択欄に指示を与えることにより、選択状態、非選択状態を切り替える。選択後、決定の指示を行うことにより、選択した文書を対象としたくくり情報文書が作成される。
【００５０】
このような第２の実施例によれば、作成者が、電子文書を作成後、取りまとめたい文書を指定することができるため、「電子文書の作成〜文書くくり〜ワークフロー開始」という一連の作業を連続して行うことなしに操作することが可能となる。
【００５１】
次に、本発明による電子文書回覧承認システムの一実施形態における第３の実施例について説明する。
【００５２】
文書一覧を表示するには、「くくられ情報」がＮＵＬＬの場合は電子文書の文書番号を、「くくられ情報」がある場合はくくり文書の文書番号を対象にソートする。ソート結果を、一覧表示する。すなわち、本実施形態は、くくり情報ごとにカテゴライズして一覧表示するカテゴライズ表示手段を有する。
文書のカテゴライズ表示の表示例を図１６、図１７に示す。
【００５３】
このような第３の実施例によれば、電子文書の「くくり情報」による表示ができることにより、各作業者は処理対象の文書の識別が簡単に行える。
【００５４】
次に、本発明による電子文書回覧承認システムの一実施形態における第４の実施例について説明する。
【００５５】
承認操作時において電子文書を参照した際、各電子文書内の「くくられ情報」を参照し、この情報が更新されている場合は、承認処理の支持手段（機能ボタン）を表示しない。そのため、電子文書は参照のみとなり、単独に承認を行うことができない。すなわち、本実施形態は、くくり情報として１つに束ねられた電子文書に対する直接の承認操作を禁止する手段を有する。
【００５６】
このような第４の実施例によれば、くくられている電子文書（単独文書）に対して直接の承認操作が行えないため、承認者が電子文書（単独文書）に対して承認操作を行うのか、くくり情報文書に対して承認操作を行うのか、簡単に識別ができるとともに、誤操作による承認操作を防ぐことができる。
【００５７】
【発明の効果】
請求項１から７記載の発明によれば、作成者が、取りまとめたい文書を一括して、電子回覧による電子承認のワークフローを利用でき、依頼された承認者は、まとめた形のままで承認することが可能となるので、承認処理のわずらわしさを軽減でき、しかも、承認順の逆転や承認漏れなどの人為的ミスを発生しにくくすることができる。
【００５８】
請求項３から７記載の発明によれば、作成者は、個々の電子文書を作成後、取りまとめたい文書を事後的に指定することができるので、「電子文書の作成〜文書くくり〜ワークフロー開始」という一連の作業を意識することなしに、操作することが可能となる。
【００５９】
請求項６、７記載の発明によれば、電子文書の「くくり情報」を基準にカテゴライズして表示できるので、各作業者は処理対象の文書の識別を簡単に行うことができる。
【００６０】
請求項７記載の発明によれば、くくられている電子文書に対して直接の承認操作が行えないため、承認者が単独の電子文書に対して承認操作を行うのか、くくり情報文書に対して承認操作を行うのか、簡単に識別ができるとともに、誤操作による承認操作を防ぐことができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明による電子文書回覧承認システムの一実施形態の構成図である。
【図２】本発明による電子文書回覧承認システムの一実施形態におけるクライアント管理テーブルである。
【図３】本発明による電子文書回覧承認システムの一実施形態における承認文書作成画面例である。
【図４】本発明による電子文書回覧承認システムの一実施形態における内部情報（くくられ情報）の画面例である。
【図５】本発明による電子文書回覧承認システムの一実施形態における電子文書の承認回覧概念図である。
【図６】本発明による電子文書回覧承認システムの一実施形態における電子文書指定画面例である。
【図７】本発明による電子文書回覧承認システムの一実施形態におけるくくり情報文書の画面例である。
【図８】本発明による電子文書回覧承認システムの一実施形態におけるくくり情報文書の内部情報の画面例である。
【図９】本発明による電子文書回覧承認システムの一実施形態におけるくくり処理後のくくられた電子文書の画面例である。
【図１０】本発明による電子文書回覧承認システムの一実施形態におけるくくられた電子文書の内部情報の画面例である。
【図１１】本発明による電子文書回覧承認システムの一実施形態における単独文書の承認依頼メールの一例である。
【図１２】本発明による電子文書回覧承認システムの一実施形態における単独文書の承認処理の画面例である。
【図１３】本発明による電子文書回覧承認システムの一実施形態におけるくくり情報文書の承認依頼メールの一例である。
【図１４】本発明による電子文書回覧承認システムの一実施形態におけるくくり情報文書の承認処理の画面例である。
【図１５】本発明による電子文書回覧承認システムの一実施形態における承認処理後のくくられた電子文書表示例である。
【図１６】本発明による電子文書回覧承認システムの一実施形態における文書のカテゴライズ一覧表示例である。
【図１７】本発明による電子文書回覧承認システムの一実施形態における文書のカテゴライズ一覧表示例である。
【符号の説明】
１メールサーバ
２グループウエアサーバ
３、４クライアント
１００電子文書回覧承認システム

Claims

作成された電子文書を管理し、該電子文書の閲覧者および承認者の少なくとも一方を指定して該電子文書の閲覧および承認の少なくとも一方を依頼する電子メールを送信して、該電子メールを受信した前記閲覧者および承認者の少なくとも一方がネットワークを経由して前記電子文書の閲覧および承認の少なくとも一方を行うワークフロー機能を有する電子文書回覧承認システムであって、
該電子文書回覧承認システムは、
前記電子文書の中から複数の電子文書を選択して、該複数の電子文書を１つの前記閲覧および承認の少なくとも一方の依頼対象とするくくり指示手段と、
該複数の電子文書を１つに束ねてくくり情報にするくくり情報作成手段と、
該くくり情報に対する閲覧および承認の少なくとも一方を前記閲覧者および承認者の少なくとも一方に依頼する前記電子メールを送信する送信手段と、
該閲覧者および承認者の少なくとも一方に前記くくり情報に対する前記閲覧および承認の少なくとも一方を行わせる閲覧・承認手段と、
を有することを特徴とする電子文書回覧承認システム。
前記閲覧・承認手段による前記承認が前記承認者によりなされることにより、前記選択された前記複数の前記電子文書に対する承認がなされることを特徴とする電子文書回覧承認システム。
前記くくり指示手段は、
前記作成された前記電子文書の一覧表示から前記選択を行って前記１つの閲覧および承認の少なくとも一方の依頼対象とすることを特徴とする請求項１または２記載の電子文書回覧承認システム。
前記くくり指示手段は、
前記くくり情報に情報を追加する機能をさらに有することを特徴とする請求項１から３のいずれか１項に記載の電子文書回覧承認システム。
前記くくり指示手段は、
前記くくり情報の全部または一部を削除する機能をさらに有することを特徴とする請求項１から４のいずれか１項に記載の電子文書回覧承認システム。
前記くくり情報ごとにカテゴライズして一覧表示するカテゴライズ表示手段をさらに有することを特徴とする請求項１から５のいずれか１項に記載の電子文書回覧承認システム。
前記くくり情報として１つに束ねられた前記電子文書に対する直接の承認操作を禁止する手段をさらに有することを特徴とする請求項１から６のいずれか１項に記載の電子文書回覧承認システム。