JP4383441B2 - 回覧文書管理システム、回覧文書管理方法及び回覧文書管理プログラム - Google Patents
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Description
本発明は、上述の問題に鑑みてなされ、この目的は、回覧文書の閲覧状況を把握するとともに、この閲覧状況に応じて変更内容を効率的に周知させるための回覧文書管理システム、回覧文書管理方法及び回覧文書管理プログラムを提供することにある。
覧文書の閲覧管理を行なうためのプログラムであって、前記制御部を、新規回覧文書について、回覧先となる部署識別子、文書種別識別子を取得した場合、部署識別子に関連付けられたユーザ識別子を取得し、配布先データ記憶手段に記録し、前記文書レベルデータ記憶手段から、この文書種別識別子に関連付けられている配布先職位識別子と文書レベルとを抽出し、配布先のユーザ識別子に関連付けられた職位識別子と配布先職位識別子とが一致する文書レベルを配布先レベルとしてユーザ識別子に関連付けて配布先データ記憶手段に記録し、このユーザ識別子のユーザが用いるユーザ端末を回覧先として特定する回覧先設定手段と、ユーザ端末から閲覧終了通知を受信した場合、ユーザ識別子に関連付けて既読フラグを記録する手段と、変更された文書の文書識別子及び、改訂又は修正を示すフラグからなる変更レベルを含む更新登録情報を取得する更新登録情報取得手段と、前記更新登録情報に含まれる変更レベルが改訂を示すフラグを取得した場合のみ、前記配布先データ記憶手段から、前記更新登録情報に含まれる文書識別子に関連付けられたユーザ識別子であって、更に既読フラグ、変更通知が必要な配布先レベルが記録されているユーザ識別子を特定する配布先特定手段と、前記特定したユーザ識別子のユーザが用いるユーザ端末に対して、前記文書が変更されたことを通知する通知手段として機能させることを要旨とする。
請求項1、3又は4に記載の発明によれば、回覧文書管理システムは、文書を閲覧するユーザを特定するためのユーザ識別子に関連付けて、このユーザが文書を読んだことを示す既読フラグを記録する配布先データ記憶手段を備える。これにより、各ユーザにおける回覧文書の閲覧状況を把握することができる。
致する職位識別子のユーザ識別子を特定する。そして、このユーザ識別子のユーザが用いるユーザ端末を回覧先として特定する。これにより、制御部は、新規登録文書の文書種別と部署識別子とに応じて回覧先を特定することができる。従って、回覧先をまとめて効率的に設定することができる。
回覧文書に関するデータを管理するためのコンピュータシステムである。この回覧管理サーバ20は、ネットワーク11を介して、所属員(ユーザ)が使用する各ユーザ端末10に接続されており、これらユーザ端末10との間でデータの送受信を行なう。
所属データ記憶部22には、図2に示すように、所属員に関するデータが記録されている。このデータは、所属員が配属されてメールアドレス及びパスワードが割り振られた場合に記録される。所属データ記憶部22においては、部署IDに対して、所属員IDが関連付けられている。更に、各所属員IDには、職位ID、メールアドレス及びパスワードが関連付けられている。
所属員IDデータ領域には、この所属員を特定するための識別子に関するデータが記録されている。
メールアドレスデータ領域には、この所属員が利用している電子メールのメールアドレスに関するデータが記録されている。
配布先職位IDデータ領域には、この文書種類によって特定される配布先の職位を特定するためのデータが記録されている。例えば、部長のみに閲覧させる文書の場合には、文書種別IDに関連付けて、部長職を特定するための職位IDに関するデータが記録されている。
のデータが記録されている。本実施形態では、文書レベルとして「低」又は「高」の2つのレベルを用いる。文書レベルが「高」に関連付けられている配布先職位IDに対しては、文書の改訂があった場合に変更通知を行なうものとする。
文書種別IDデータ領域には、この回覧文書の種別を特定するための識別子に関するデータが記録される。
所属員IDデータ領域には、この回覧文書に対して、登録権限を有する所属員を特定するための所属員識別子に関するデータが記録される。
配布先部署IDデータ領域には、この回覧文書を配布する部署を特定するための識別子に関するデータが記録される。なお、この回覧文書を配布する部署は1つでもよいし、複数でもよい。
配布先レベルデータ領域には、この回覧文書の配布先アドレスのレベルを特定するためのデータが記録される。本実施形態では、配布先レベルとして「低」又は「高」の2つのレベルを用い、この配布先レベルデータ領域には、いずれか一方のレベルを示すデータが記録される。
データが関連付けられる。そして、各バージョンIDには、変更レベル及び文書内容に関するデータが関連付けられる。
バージョンIDデータ領域には、この回覧文書のバージョンを特定するための識別子に関するデータが記録される。本実施形態では、バージョンIDは、例えば「2. 3」のようにドットを挟んだ上位桁(ここでは「2」)と下位桁(ここでは「3」)とから構成される。
まず、回覧文書が新規に登録される場合の処理について、図7を用いて説明する。
本実施形態では、新規に回覧文書を登録する場合、ユーザ端末10を用いて新規回覧文書を作成する。そして、このユーザ端末10を用いて、回覧管理サーバ20に対して新規回覧文書データの保存指示を送信する。
次に、文書が登録された場合に行なう通知処理について、図8を用いて説明する。この通知処理は、新規文書登録処理における新規登録や後述する回覧処理における更新登録が行なわれると実行される。ここでは、まず、新規文書が登録された場合の通知処理について説明し、回覧処理の説明の後で更新文書の通知処理を説明する。
次に、新規登録通知や後述する改訂登録通知を受けた所属員が文書の閲覧を行なう場合の回覧処理について、図9を用いて説明する。
この最新のバージョンIDに関連付けられている文書内容を、文書内容データ記憶部27から取得する。次に、制御部21は、この文書内容データをユーザ端末10に送信して、ディスプレイに表示させる。このとき、制御部21は、ユーザ端末10のディスプレイに、読取専用であることを表示させ、ユーザによる内容変更を拒否する。
書内容及び変更レベルフラグを関連付けて、文書内容データ記憶部27に記録する。更に、制御部21は、既読フラグを配布先データ記憶部26に記録する。
次に、更新文書が登録された場合に行なう通知処理について、図8を用いて説明する。
ここでも、制御部21は、まず、登録情報の取得処理を実行する(ステップS2−1)。具体的には、制御部21は、ユーザ端末10の指示に応じて新規登録や更新登録が行なわれた場合、このときに用いた文書IDを取得する。
・ 本実施形態では、配布先データ記憶部26においては、配布先アドレスに対して、既読フラグに関するデータが関連付けられる。これにより、ユーザ毎や文書毎に、閲覧状況(未読又は既読)に関する情報を取得することができる。更に、ユーザに対応させて未読文書を展開して一覧表示させたり、回覧文書に対して未読ユーザを展開して一覧表示させたりすることもできる。従って、回覧文書の管理者は、文書の閲覧状況を把握することができる。
通知を削減することができる。
は、閲覧のみを許可する。この場合、制御部21は、ユーザ端末10のディスプレイに、読取専用であることを表示し、キーボード等による登録指示を受け付けた場合には拒否する。このため、登録権限がない所属員によって不用意に回覧文書が修正されてしまうことを回避することができる。
○ 上記実施形態においては、配布先データ記憶部26において、ユーザを特定するためのユーザ識別子として配布先アドレス(メールアドレス)を用いたが、これに限定されるものではない。例えば、所属員IDそのものをユーザ識別子として利用することも可能である。
定時間経過した後に、未読である所属員に再度、通知を行なってもよい。具体的には、制御部21は、新規登録通知処理(ステップS2−3)又は改訂登録通知処理(ステップS2−7)を行なった時刻を、文書IDと関連付けて記録する。そして、この時刻に対して所定時間が経過したときに、制御部21は、配布先データ記憶部26において、この文書IDに関連付けられた配布先アドレスのうち、既読フラグがまだ記録されていない配布先アドレスを抽出する。そして、制御部21は、この配布先アドレスに対して、まだ閲覧していない旨の通知を行なう。これにより、まだ閲覧していない所属員に対して、早急に閲覧を行なうように促すことができる。
Claims (4)
- 回覧文書の種別を特定するための文書種別識別子に関連付けた配布先職位識別子毎に文書レベルを記録した文書レベルデータ記憶手段と、
部署識別子に関連付けられたユーザ識別子に対して職位識別子を記録した所属データ記憶手段と、
ユーザに閲覧させる回覧文書を特定するための文書識別子に関連付けて、変更された文書の変更レベルを記録する変更レベルデータ記憶手段と、
文書を閲覧するユーザを特定するためのユーザ識別子に関連付けて、このユーザが文書を読んだことを示す既読フラグ及び変更通知の要否を判断するための配布先レベルを記録する配布先データ記憶手段と、
各ユーザが用いるユーザ端末に接続される制御部とを備え、回覧文書の閲覧管理を行なうシステムであって、
前記制御部が、
新規回覧文書について、回覧先となる部署識別子、文書種別識別子を取得した場合、部署識別子に関連付けられたユーザ識別子を取得し、配布先データ記憶手段に記録し、
前記文書レベルデータ記憶手段から、この文書種別識別子に関連付けられている配布先職位識別子と文書レベルとを抽出し、配布先のユーザ識別子に関連付けられた職位識別子と配布先職位識別子とが一致する文書レベルを配布先レベルとしてユーザ識別子に関連付けて配布先データ記憶手段に記録し、
このユーザ識別子のユーザが用いるユーザ端末を回覧先として特定する回覧先設定手段と、
ユーザ端末から閲覧終了通知を受信した場合、ユーザ識別子に関連付けて既読フラグを記録する手段と、
変更された文書の文書識別子及び、改訂又は修正を示すフラグからなる変更レベルを含む更新登録情報を取得する更新登録情報取得手段と、
前記更新登録情報に含まれる変更レベルが改訂を示すフラグを取得した場合のみ、前記配布先データ記憶手段から、前記更新登録情報に含まれる文書識別子に関連付けられたユーザ識別子であって、更に既読フラグ、変更通知が必要な配布先レベルが記録されているユーザ識別子を特定する配布先特定手段と、
前記特定したユーザ識別子のユーザが用いるユーザ端末に対して、前記文書が変更され
たことを通知する通知手段とを備えたことを特徴とする回覧文書管理システム。 - 前記更新登録情報には、回覧文書において変更された変更箇所に関する情報が含まれており、
前記通知手段は、前記登録情報から前記変更箇所に関する情報を抽出し、この変更箇所についてのメッセージを含む通知を行なうことを特徴とする請求項1に記載の回覧文書管理システム。 - 回覧文書の種別を特定するための文書種別識別子に関連付けた配布先職位識別子毎に文書レベルを記録した文書レベルデータ記憶手段と、
部署識別子に関連付けられたユーザ識別子に対して職位識別子を記録した所属データ記憶手段と、
ユーザに閲覧させる回覧文書を特定するための文書識別子に関連付けて、変更された文書の変更レベルを記録する変更レベルデータ記憶手段と、
文書を閲覧するユーザを特定するためのユーザ識別子に関連付けて、このユーザが文書を読んだことを示す既読フラグ及び変更通知の要否を判断するための配布先レベルを記録する配布先データ記憶手段と、
各ユーザが用いるユーザ端末に接続される制御部とを備えた回覧文書管理システムを用いて、回覧文書の閲覧管理を行なう方法であって、
前記制御部が、
新規回覧文書について、回覧先となる部署識別子、文書種別識別子を取得した場合、部署識別子に関連付けられたユーザ識別子を取得し、配布先データ記憶手段に記録し、
前記文書レベルデータ記憶手段から、この文書種別識別子に関連付けられている配布先職位識別子と文書レベルとを抽出し、配布先のユーザ識別子に関連付けられた職位識別子と配布先職位識別子とが一致する文書レベルを配布先レベルとしてユーザ識別子に関連付けて配布先データ記憶手段に記録し、
このユーザ識別子のユーザが用いるユーザ端末を回覧先として特定する回覧先設定段階と、
ユーザ端末から閲覧終了通知を受信した場合、ユーザ識別子に関連付けて既読フラグを記録する段階と、
変更された文書の文書識別子及び、改訂又は修正を示すフラグからなる変更レベルを含む更新登録情報を取得する更新登録情報取得段階と、
前記更新登録情報に含まれる変更レベルが改訂を示すフラグを取得した場合のみ、前記配布先データ記憶手段から、前記更新登録情報に含まれる文書識別子に関連付けられたユーザ識別子であって、更に既読フラグ、変更通知が必要な配布先レベルが記録されているユーザ識別子を特定する配布先特定段階と、
前記特定したユーザ識別子のユーザが用いるユーザ端末に対して、前記文書が変更されたことを通知する通知段階とを実行することを特徴とする回覧文書管理方法。 - 回覧文書の種別を特定するための文書種別識別子に関連付けた配布先職位識別子毎に文書レベルを記録した文書レベルデータ記憶手段と、
部署識別子に関連付けられたユーザ識別子に対して職位識別子を記録した所属データ記憶手段と、
ユーザに閲覧させる回覧文書を特定するための文書識別子に関連付けて、変更された文書の変更レベルを記録する変更レベルデータ記憶手段と、
文書を閲覧するユーザを特定するためのユーザ識別子に関連付けて、このユーザが文書を読んだことを示す既読フラグ及び変更通知の要否を判断するための配布先レベルを記録する配布先データ記憶手段と、
各ユーザが用いるユーザ端末に接続される制御部とを備えた回覧文書管理システムを用いて、回覧文書の閲覧管理を行なうためのプログラムであって、
前記制御部を、
新規回覧文書について、回覧先となる部署識別子、文書種別識別子を取得した場合、部署識別子に関連付けられたユーザ識別子を取得し、配布先データ記憶手段に記録し、
前記文書レベルデータ記憶手段から、この文書種別識別子に関連付けられている配布先職位識別子と文書レベルとを抽出し、配布先のユーザ識別子に関連付けられた職位識別子と配布先職位識別子とが一致する文書レベルを配布先レベルとしてユーザ識別子に関連付けて配布先データ記憶手段に記録し、
このユーザ識別子のユーザが用いるユーザ端末を回覧先として特定する回覧先設定手段と、
ユーザ端末から閲覧終了通知を受信した場合、ユーザ識別子に関連付けて既読フラグを記録する手段と、
変更された文書の文書識別子及び、改訂又は修正を示すフラグからなる変更レベルを含む更新登録情報を取得する更新登録情報取得手段と、
前記更新登録情報に含まれる変更レベルが改訂を示すフラグを取得した場合のみ、前記配布先データ記憶手段から、前記更新登録情報に含まれる文書識別子に関連付けられたユーザ識別子であって、更に既読フラグ、変更通知が必要な配布先レベルが記録されているユーザ識別子を特定する配布先特定手段と、
前記特定したユーザ識別子のユーザが用いるユーザ端末に対して、前記文書が変更されたことを通知する通知手段
として機能させることを特徴とする回覧文書管理プログラム。
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