JP2004310642A - 文書管理システム - Google Patents

Abstract

【課題】既読された文書情報が変更された場合においても、該変更された文書情報を確実に且つ速やかに伝達可能であり、情報伝達の確実性および伝達速度に優れた文書管理システムを得ること。
【解決手段】情報処理サーバ装置とクライアント装置と電子メールサーバ装置とがネットワークを通じて接続され、前記情報処理サーバ装置に保持された文書情報をクライアント装置において閲覧可能な文書管理システムであって、情報処理サーバ装置は既読情報を受信して記憶し、文書情報が更新された際には更新された更新文書情報を既読情報に基づいて文書情報の既読者に対して電子メールで配信する旨の指示を電子メールサーバ装置に送信し、電子メールサーバ装置は前記指示を受信するとともに該指示に従って更新文書情報を文書情報の既読者に対して自動配信する。
【選択図】 図４

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
この発明は、文書管理システムに関し、特に文書情報の既読状況を把握して、文書情報が更新された場合に、該更新された文書情報を確実に且つ速やかに伝達可能な文書管理システムに関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
従来、文書管理システムとして、情報処理装置と情報通信端末装置とがネットワークで接続され、情報処理装置内のデータベースに登録した文書情報を情報通信端末装置からアクセスして閲覧するシステムが用いられている。このようなシステムにおいては、各メンバーが情報処理装置にアクセスすることにより所望の文書情報を閲覧することができ、多数のメンバーで情報を共有することができるため、効率的に手間をかけずに情報の伝達が可能である。そして、これらにおいては、各文書情報の既読状況を把握可能とされているものがある。
【０００３】
このような文書管理システムとしては、例えば、発言情報格納部に登録された発言文書情報を要求ユーザシステムから参照でき、該情報を参照した場合には、要求者ユーザ情報を既読ユーザ情報部において管理電子会議室が知られている。そして、この電子会議室では、既読ユーザ情報部のデータに基づいて参照者の一覧を表示することができる（例えば特許文献１参照）。
【０００４】
【特許文献１】
特開２００２−３６６４９７号公報（第５頁−第１２頁、第２０図）
【０００５】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、従来の技術では、システムに登録された文書情報について既読登録を行っても、該当文書情報について変更等がなされた場合には変更されたことを既読者が知ることができない。このため、該当文書情報に関心のある既読者は、該当文書情報が変更等されていないかを常時、自分でチェックしておく必要がある。そして、チェックから漏れた場合には、しばらくの間、若しくはそのまま該当文書情報の変更を知ることができず、業務に支障を来す虞もある。
【０００６】
この発明は上記に鑑みてなされたもので、既読された文書情報が変更された場合においても、該変更された文書情報を確実に且つ速やかに伝達可能であり、情報伝達の確実性および伝達速度に優れた文書管理システムを得ることを目的とする。
【０００７】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するためこの発明に係る文書管理システムは、情報処理サーバ装置とクライアント装置と電子メールサーバ装置とがネットワークを通じて接続され、前記情報処理サーバ装置に保持された文書情報をクライアント装置において閲覧可能な文書管理システムであって、情報処理サーバ装置は既読情報を受信して記憶し、文書情報が更新された際には、更新された更新文書情報を既読情報に基づいて文書情報の既読者に対して電子メールで配信する旨の指示を電子メールサーバ装置に送信し、電子メールサーバ装置は前記指示を受信するとともに該指示に従って更新文書情報を文書情報の既読者に対して自動配信することを特徴とする。
【０００８】
この発明によれば、ユーザが情報処理サーバ装置に保持された文書情報にアクセスして該文書情報を閲覧した際に、情報処理サーバ装置において文書情報を閲覧した旨の既読情報を形成してクライアント装置に送信する。そして、情報処理サーバ装置では、この既読情報を受信して記憶する。これにより、文書情報を閲覧したユーザ、すなわち既読者を確実に把握、管理することができる。
【０００９】
さらに、文書情報が更新された際には、情報処理サーバ装置では、更新された更新文書情報を記憶している既読情報に基づいて既読者に対して電子メールで配信する旨の指示を電子メールサーバ装置に送信する。そして、電子メールサーバ装置では、情報処理サーバ装置からの指示を受信し、これに従って既読者に対して前記文書情報の更新文書情報を電子メールで自動配信する。これにより、既読者は自動的に更新文書情報を得ることが可能であり、文書情報が変更等されていないかを常時、チェックする必要が無い。
【００１０】
したがって、本発明に係る文書管理システムによれば、既読者に負担をかけることなく、最新の文書情報を確実に且つ速やかに伝達することが可能である。
【００１１】
【発明の実施の形態】
以下に添付図面を参照して、この発明にかかる文書管理システムの好適な実施の形態を詳細に説明する。なお、本発明は、以下の記述に限定されるものではなく、本発明の要旨を逸脱しない範囲において適宜変更可能である。
【００１２】
図１は、本実施の形態に係る文書管理システムの全体構成を示す構成図である。本文書管理システムは、文書のデータベースの保持・管理を行う情報処理装置である情報処理サーバ装置（以下、サーバと称する）１００と、ユーザが文書の閲覧等の指示を入力し、その結果を出力する複数のクライアント装置（以下、クライアントと称する）２００と、サーバ１００からの指示に従って所定の宛先に変更後の文書情報を送信する電子メールサーバ装置（以下、メールサーバと称する）３００とを備えている。
【００１３】
ここで、サーバ１００、クライアント２００およびメールサーバ３００は、汎用のコンピュータ装置により構成され、ネットワークに接続するためのネットワークインターフェースをそれぞれ備える。また、このネットワークは、これらのサーバ１００とクライアント２００、メールサーバ３００とクライアント２００とを結合とをするための伝送路であり、一般にはケーブルにより実現される。また、サーバ１００とメールサーバ３００ともケーブルにより結合されている。
【００１４】
本システムにおいて、上記のサーバ１００を操作するのは、例えば報告書等の文書情報を他のメンバーに伝達しようとする情報発信者である。以下、このサーバ１００の操作者を単に「サーバオペレータ」と称する。
【００１５】
一方、上記のクライアント２００を操作するのは、例えば上記情報発信者の上司、同一部署に所属するメンバー、その他情報発信者と業務の関連する者などである。以下、このクライアント２００の操作者を単に「ユーザ」と称する。
【００１６】
図２は、サーバ１００、クライアント２００及びメールサーバ３００を構成するコンピュータ装置の概略構成を示すブロック図である。これらの装置は、入力装置１、表示装置２、ＣＰＵ（Ｃｅｎｔｒａｌ Ｐｒｏｃｅｓｓｉｎｇ Ｕｎｉｔ：中央処理ユニット）３、メモリ４、記憶装置５、媒体駆動装置６、ネットワークインタフェース７及びバス８を備えて構成されている。
【００１７】
ここで、入力装置１はキーボード、マウス、タッチパネル、スキャナ等により構成され、情報の入力に使用される。表示装置２は、種々の出力情報や入力装置１からの入力された情報などを表示出力させる。ＣＰＵ３は、種々のプログラムを動作させる。メモリ４は、プログラム自身を保持し、またそのプログラムがＣＰＵ３によって実行されるときに一時的に作成される情報等を保持する。記憶装置５は、プログラムやプログラム実行時の一時的な情報等を保持する。媒体駆動装置６は、プログラムやデータ等を記憶した記録媒体を装着してそれらを読み込み、メモリ４または記憶装置５へ格納するのに用いられる。また、直接データの入出力やプログラム実行するのに使ってもよい。ネットワークインタフェース７は、コンピュータ装置とネットワーク９とを接続するためのものである。バス８は、上記各部を接続する。
【００１８】
図３は、本文書管理システムにおける機能構成を示すブロック図である。サーバ１００は、制御部１０、文書登録部２０、文書更新部３０、既読状況取得部４０、送信部５０、受信部６０の機能を備えて構成されており、これらはコンピュータプログラムとして記憶装置５に記憶され、メモリ４へロードされ、ＣＰＵ３により実行する。また、送信部５０、受信部６０は、ネットワークインタフェース７を通じて、ネットワーク９へ接続し、クライアント２００と対話する。
【００１９】
また、サーバ１００は、文書データベース７０（文書情報記憶部２５、既読者管理記憶部３５、ユーザ管理記憶部４５）を記憶装置５に保持する。
【００２０】
文書情報記憶部２５は、文書情報及び該文書情報を更新した更新文書情報を保持する。
【００２１】
既読者管理記憶部３５は、文書情報記憶部２５に保持された所定の文書情報へアクセスしたユーザが、文書の閲覧時にクライアント２００から送信する文書情報を閲覧した旨の既読確認通知を受信して記憶する。
【００２２】
ユーザ管理記憶部４５は、クライアント２００により本文書管理システムにアクセス可能なユーザの電子メールアドレスを保持、管理する。また、ユーザ管理記憶部４５には、電子メールアドレスの他にも、ユーザＩＤやパスワード、指名、所属、電話番号などの種々のユーザデータが登録、保持されている。
【００２３】
制御部１０は、クライアント２００からの種々の要求を受信部６０で受け、その要求を各処理部で処理した結果を、送信部５０を経て要求元のクライアント２００へ送り出すまでの全体を制御し、また、既読確認通知を送信したユーザの電子メールアドレス宛に更新文書情報を配信する旨の指示のメールサーバ３００への送信を制御する。
【００２４】
文書登録部２０は、サーバオペレータから指定された文書を登録する。すなわち、登録する文書の内容および文書の書誌事項などを文書情報記憶部２５へ格納する。この場合、すべてのユーザにとって、この文書は未読文書となる。これらの指定操作は、クライアント２００を用いて行うことができる。
【００２５】
文書更新部３０は、サーバオペレータから指定された文書を更新する。更新された文書の内容を文書の書誌事項などとともに文書情報記憶部２５へ格納する。ここで、更新された更新文書は自動的に全ユーザにとって未読文書になる。これらの指定操作は、クライアント２００を用いて行うことができる。
【００２６】
既読状況取得部４０は、文書の既読状況の確認が要求された際に、既読者管理記憶部３５を参照してサーバオペレータまたはユーザから指定された文書の既読状態を取得する。この状態は送信部５０を経て要求元のクライアント２００へ戻される。
【００２７】
送信部５０は、各処理部で作成された結果をネットワーク９を介して要求元のクライアント２００へ戻し、また、既読確認通知を送信したユーザの電子メールアドレス宛に更新文書情報を配信する旨の指示をメールサーバ３００へ送信する。
【００２８】
受信部６０は、ネットワーク９を介してクライアント２００からの種々の要求を受信する。受信した要求は制御部が各要求を処理部（文書登録部２０、文書更新部３０、既読状況取得部４０）で遂行させる。
【００２９】
クライアント２００は、制御部１１０、入力部１２０、表示部１３０、送信部１４０、受信部１５０の機能を備えて構成されており、これらはコンピュータプログラムとして記憶装置５に記憶され、メモリ４へロードされ、ＣＰＵ３により実行する。また、送信部１４０、受信部１５０は、ネットワークインタフェース７を通じて、ネットワーク９へ接続し、サーバ１００と対話する。
【００３０】
制御部１１０は、ユーザからの入力、処理結果の表示、ネットワーク９を介してサーバ１００およびメールサーバ３００との送受信等の全体を制御する。
【００３１】
入力部１２０は、文書管理システムへのログイン、文書管理システムのサーバ１００へ接続した後にサーバオペレータがこの文書情報記憶部２５に保持された文書に関して更新をしたり、ユーザが既存の文書を閲覧したりする操作の入力の処理を行う。また、ここから入力されたサーバ１００への種々の要求は、送信部１４０を通じて送られる。
【００３２】
表示部１３０は、クライアント２００における種々の入力や結果について表示する。
【００３３】
送信部１４０は、入力部１２０で入力されたサーバオペレータ及びユーザからの要求をクライアント２００からサーバ１００へネットワーク９を介して送信する。また、送信部１４０は、ユーザが文書の閲覧時にサーバ１００に対して送る、文書情報を閲覧した旨の既読確認通知を送信する。
【００３４】
受信部１５０は、クライアント２００からの要求に対して、サーバ１００が処理した結果およびメールサーバ３００からの電子メールを受信して、制御部１１０を通じて表示部１３０により表示装置２へ表示させる。
【００３５】
メールサーバ３００は、制御部２１０、送信部２２０、受信部２３０の機能を備えて構成されており、これらはコンピュータプログラムとして記憶装置５に記憶され、メモリ４へロードされ、ＣＰＵ３により実行する。
【００３６】
制御部２１０は、ネットワーク９を介してサーバ１００およびクライアント２００との送受信等の全体を制御する。そして、サーバ１００からの指示に従って、既読者の電子メールアドレス宛に更新文書情報を自動配信する。更新文書情報の自動配信は、送信部２２０を通じてクライアント２００へネットワーク９を介して送信される。
【００３７】
送信部２２０は、更新文書情報の自動配信をクライアント２００へネットワーク９を介して送信する。
【００３８】
受信部２３０は、サーバ１００から送信される更新文書情報を既読確認通知を送信したユーザの電子メールアドレス宛に配信する旨の指示を受信する。
【００３９】
図４は、本実施の形態において実行される処理のフローチャートを示す図である。
【００４０】
まず、サーバオペレータの指示に基づき、文書（以下、この最初に登録した文書を原文書と称する場合がある。）を登録する（ステップＳ１０１）。文書の登録においては、該文書の内容および文書の書誌事項などの情報が文書情報記憶部２５へ格納される。この場合、すべてのユーザにとって、この文書は未読文書となる。登録のため指定操作は、クライアント２００を用いて行われる。
【００４１】
なお、サーバオペレータは文書の登録に際して、クライアント２００の入力部１２０でユーザＩＤやパスワード等を入力して、文書管理システムのサーバ１００へ接続を行う。サーバ１００は、ユーザ管理記憶部４５を調べ、接続の可能性を検査する。その結果、サーバ１００により利用可能と判断された者のみが文書登録を行うことができる。すなわち、部外者が自由に文書管理システムにアクセスできないようにセキュリティーチェックが設けられている。
【００４２】
次に、ユーザは文書管理システムに接続し、サーバ１００に対して所定の文書の閲覧要求をする（Ｓ２０１）。ここで、ユーザもサーバオペレータと同様にクライアント２００の入力部１２０でユーザＩＤやパスワード等を入力して、文書管理システムのサーバ１００へ接続を行う。そして、サーバ１００は、ユーザ管理記憶部４５を調べて接続の可能性を検査し、サーバ１００により利用可能と判断された者のみがその後の操作を行うことができる。したがって、サーバ１００により利用可能と判断された者であれば、所定の文書の閲覧要求をすることができる。
【００４３】
次に、サーバ１００では、クライアント２００からの文書の閲覧要求に応じて所定の文書を閲覧可能とする（Ｓ１０２）。これにより、クライアント２００においては、文書管理システムの画面上で所定の文書を開いて閲覧することが可能となる（Ｓ２０２）。
【００４４】
ここで、ユーザは、文書の閲覧時に該文書を閲覧した旨の既読確認通知をクライアント２００から送信する（Ｓ２０３）。例えば、図５の文書画面を参照すると、「既読登録」ボタンを押下すると、この登録文書の既読確認通知がサーバ１００に送信される。送信された既読確認通知は、受信部６０で受信されて（Ｓ１０３）、既読者管理記憶部３５に格納、記憶される（Ｓ１０４）。この既読確認通知は、登録された文書毎に個別に格納される。
【００４５】
これにより、誰がこの文書を閲覧したかという既読情報が、既読者管理記憶部３５において管理される。したがって、文書の既読情報を確実に把握、管理することができる。
【００４６】
また、この文書管理システムでは、既読情報、すなわち既読状況の確認を行うことができる（Ｓ１０５）。例えば、図５の文書画面を参照すると、「既読確認」ボタンを押下すると、図６に示すように既読者ログ画面が表示され、既読情報、すなわち文書を閲覧した日時、氏名、所属などを確認することができる。これにより、例えば文書を登録したサーバオペレータは、上長、または業務における関係者が自分の登録した文書を読んだか否かを容易に確認することができる。
【００４７】
また、既読確認通知が既読者管理記憶部３５に格納されるとともに、該既読者管理記憶部３５とユーザ管理記憶部４５とを参照して既読者の電子メールアドレス情報が既読者管理記憶部３５に格納、記憶される。すなわち、既読確認通知により既読者が特定でき、ユーザ管理記憶部４５のユーザデータを参照することにより該既読者の電子メールアドレスを抽出することができる。この既読者の電子メールアドレス情報は、後述する更新文書の自動配信の際に用いられる。
【００４８】
次に、このように閲覧された文書が変更、追加等され、文書の更新がなされるとする（Ｓ１０６）。この場合、サーバオペレータが、更新する新たな文書（更新文書）を登録する。文書の更新は、制御部１０が文書更新部３０を制御することにより行われ、該更新文書の内容、更新日時、更新者などの書誌事項などの情報が文書情報記憶部２５へ格納される。
【００４９】
また、文書の更新操作ができるのは、サーバオペレータに限られず、例えば先だって閲覧された文書に業務上の関連がある者など、基本的には文書管理システムに接続可能な者であれば何人も文書更新の操作が可能である。
【００５０】
そして、例えば、図５の文書画面を参照すると、原文書の作成者（原文書の登録者）及び更新文書の編集者（文書の更新者）の情報が、文書画面の右上に表示される。これにより、文書の登録者、文書の更新者、更新回数の履歴を確認することができる。なお、更新文書は、すべてのユーザにとって未読文書となる。
【００５１】
そして、文書の更新操作が行われると、サーバ１００からは、既読者管理記憶部３５に記憶された既読者の電子メールアドレス情報を参照して既読者の電子メールアドレス宛に更新文書を自動配信する旨の指示がメールサーバ３００へ送信される（Ｓ１０７）。この指示の送信は、制御部１０が送信部５０を制御することにより行われる。また、この送信に際しては、文書更新終了後の更新画面上に例えば図７に示すように「更新文書の電子メール送信を行いますか？」などのメッセージが表示され、送信意思の確認がなされるようになっている。
【００５２】
メールサーバ３００では、サーバ１００から送信された更新文書を自動配信する旨の指示を受信部２３０において受信する（Ｓ３０１）。そして、該指示に従って更新文書を既読者の電子メールアドレス宛に電子メールにて自動配信する（Ｓ３０２）。この更新文書の自動配信は、制御部２１０が送信部２２０を制御することにより行われる。
【００５３】
更新文書の自動配信が行われると、クライアント２００では、自動配信された電子メールを受信部１５０において受信し（Ｓ２０４）、制御部１１０を通じて表示部１３０により表示装置２へ表示させることで、更新された新たな文書を閲覧することができる。ここで、電子メールでは、文書管理システムのＷＥＢ上における更新文書の表示画面のＵＲＬが送信される。したがって、電子メールを受け取った既読者は、文書管理システムに登録された更新文書の画面を開いて更新文書を閲覧することができる（Ｓ２０５）。
【００５４】
これにより、原文書の既読者は、確実に且つ速やかに更新文書を閲覧することが可能である。そして、文書更新が繰り返された場合には、上述したステップ（Ｓ１０６）、（Ｓ１０７）、（Ｓ３０１）、（Ｓ３０２）、（Ｓ２０４）、（Ｓ２０５）が繰り返され、既読者は上記と同様にさらに更新された更新文書を確実に且つ速やかに閲覧することが可能である。
【００５５】
ここで、更新文書の既読者が新たな更新文書の配信が不要と考えた場合には、クライアント２００からサーバ１００に更新文書の配信が不要の旨の更新文書配信停止通知を送信する（Ｓ２０６）。例えば、図５の文書画面で「既読確認」ボタンを押下して表示される図６に示す既読者ログ画面において、既読者情報の先頭部にあるチェックボックス「□」をチェックすることにより、サーバ１００に対して更新文書配信停止通知を送信し、更新文書の配信を停止させることができる。
【００５６】
サーバ１００では、更新文書配信停止通知を受信部６０で受信し（Ｓ１０８）、既読者管理記憶部３５に記憶された既読者情報の付随情報として格納、記憶することにより該更新文書配信停止通知を送信した既読者を更新文書の配信先から除外する（Ｓ１０９）。これにより、当該既読者には、更新文書の自動配信がなされることがない。
【００５７】
また、更新文書の配信停止においては、例えば更新文書の電子メールの開封確認を自動的に行い、５回以上続けて開封していない場合は更新文書の自動配信を停止するなどの設定を行うことも可能である。
【００５８】
そして、文書の更新が終了した場合（Ｓ１１０）及び配信先が全て除外された場合に本文書管理システムの一連の処理のフローが終了する。
【００５９】
上記においては、最初の登録文書の閲覧者を指定していないが、本文書管理システムにおいては登録文書を閲覧して欲しい人の指定をすることも可能である。閲覧者の指定は、例えば、ユーザ管理記憶部４５のユーザデータを参照して特定の閲覧者を指定することができる。これにより、例えばある部署の課長以上を閲覧者に指定する、または部長以上の人を閲覧者に指定することなどの設定も可能である。
【００６０】
また、既読者以外の人を、更新文書の配信先に指定することも可能である。この場合、ユーザ管理記憶部４５のユーザデータを参照して配信先に追加することが可能である。
【００６１】
そして、この文書管理システムでは、更新文書の電子メールの配信基準を別途に設けて既読者管理記憶部３５に記憶させておくことも可能である。例えば、更新文書の電子メールの配信基準を以下のように設けた場合の電子メールの配信先の判断方法について図８を参照して説明する。
【００６２】
（メール配信基準）
▲１▼既読者が文書の登録者と同一課の所属である場合は、無条件に更新文書の電子メールを配信する。
▲２▼既読者が、文書の登録者と同一部の所属であり且つ異なる課の所属である場合は、既読者の所属課の課長にのみ更新文書の電子メールを配信する。
▲３▼既読者が文書の登録者と異なる部の所属である場合は、既読者の所属部の部長にのみ更新文書の電子メールを配信する。
【００６３】
例えば、Ａさんが原文書を閲覧して既読確認通知を送信している場合、文書の更新が行われるとサーバ１００においては文書情報記憶部２５、既読者管理記憶部３５及びユーザ管理記憶部４５を参照し、上記のメール配信基準に基づいて更新文書の電子メールの配信先を決定する。
【００６４】
すなわち、まず、Ａさんが更新文書の電子メールを配信する対象か否かを判断する。Ａさんが配信対象外である場合には、Ａさんには電子メールは配信されない。Ａさんが配信対象である場合には、Ａさんが文書の登録者と同一課の所属であるか否かを判断する。Ａさんが同一課の所属である場合には、Ａさんに更新文書の電子メールを配信する。また、Ａさんが同一課の所属でない場合には、Ａさんが文書の登録者と同一部の所属であるか否かを判断する。Ａさんが同一部の所属である場合には、Ａさんの所属課の課長に更新文書の電子メールを配信する。Ａさんが同一部の所属でない場合には、Ａさんの所属部の部長に更新文書の電子メールを配信する。以上のようにして、所定の人に対して更新文書の電子メールを配信することが可能である。
【００６５】
また、上述したユーザ管理記憶部４５として、いわゆるディレクトリサービスシステムを利用することも可能である。ディレクトリサービスシステムにおいても、職制、所属、電子メールアドレス、電話番号などのユーザデータをデータベースに保有しておりワークフローの検索ができるため、ユーザ管理記憶部４５と同様に利用することができる。
【００６６】
【発明の効果】
以上説明したように、この発明によれば、文書情報の閲覧時に既読情報を情報処理サーバに送信することにより、文書の既読者を確実に把握・管理することができ、さらに更新文書情報が該既読者に自動的に配信されるため、既読者に負担をかけることなく、最新の文書情報を確実に且つ速やかに伝達することができるという効果を奏する。
【図面の簡単な説明】
【図１】実施の形態に係る文書管理システムの全体構成を示す構成図である。
【図２】コンピュータ装置のブロック図である。
【図３】文書管理システムにおける機能構成を示すブロック図である。
【図４】本実施の形態において実行される処理のフローチャートを示す図である。
【図５】文書管理システムの文書画面の一例を示す図である。
【図６】既読者ログ画面の一例を示す図である。
【図７】送信意思確認メッセージの一例を示す図である。
【図８】更新文書の電子メールの配信基準を別途に設けた場合における配信先の判断方法を説明する図である。
【符号の説明】
１ 入力装置、２ 表示装置、３ ＣＰＵ、４ メモリ、５ 記憶装置、６ 媒体駆動装置、７ ネットワークインタフェース、８ バス、１０ 制御部、２０ 文書登録部、３０ 文書更新部、４０ 既読状況取得部、５０ 送信部、６０ 受信部、１００ 情報処理サーバ装置、１１０ 制御部、１２０ 入力部、１３０ 表示部、１４０ 送信部、１５０ 受信部、２００ クライアント装置、２１０ 制御部、２２０ 送信部、２３０ 受信部、３００ 電子メールサーバ装置。

Claims (4)

1. 情報処理サーバ装置とクライアント装置と電子メールサーバ装置とがネットワークを通じて接続され、前記情報処理サーバ装置に保持された文書情報をクライアント装置において閲覧可能な文書管理システムであって、
   前記クライアント装置は、前記文書情報が閲覧されると該文書情報を閲覧した旨の既読情報を形成して前記情報処理サーバ装置に送信し、
   前記情報処理サーバ装置は、前記既読情報を受信して記憶し、前記文書情報が更新された際には、更新された更新文書情報を前記既読情報に基づいて前記文書情報の既読者に対して電子メールで配信する旨の指示を前記電子メールサーバ装置に送信し、
   前記電子メールサーバ装置は、前記指示を受信するとともに該指示に従って前記更新文書情報を前記文書情報の既読者に対して自動配信すること
   を特徴とする文書管理システム。
2. 前記情報処理サーバ装置が、
   前記文書情報及び該文書情報を更新した更新文書情報を保持する文書情報記憶手段と、
   前記クライアント装置により文書管理システムにアクセス可能なユーザの電子メールアドレスを管理するユーザ管理記憶手段と、
   前記文書情報へアクセスしたユーザが前記クライアント装置から送信する前記既読情報を記憶する既読情報記憶手段と、
   前記既読情報記憶手段と前記ユーザ管理記憶手段とを参照して前記既読情報を送信したユーザの電子メールアドレスを記憶する既読者管理記憶手段と、
   前記文書情報を更新した際に前記更新文書情報を前記既読者管理記憶手段を参照して前記既読情報を送信したユーザの電子メールアドレス宛に配信する旨の指示を前記電子メールサーバ装置へ送信する送信手段とを備え、
   前記クライアント装置が、前記情報処理サーバ装置に対して前記既読情報を送信する既読情報送信手段を備え、
   前記電子メールサーバ装置が、前記送信手段からの指示を受信して該指示に従って前記更新文書情報を前記既読情報を送信したユーザの電子メールアドレス宛に自動配信する配信手段を備えること
   を特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
3. 前記更新文書情報の自動配信の停止が制御可能であることを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。
4. 前記ユーザ管理記憶手段として、ディレクトリサービスシステムを用いることを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。

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