JP2006109073A - メール転送装置、メール転送方法及びメール転送プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】 メール転送システムにおいて、転送メールの返信の際にユーザの設定するアドレスにて返信可能なメール転送装置、メール転送方法及びメール転送プログラムを提供する。
【解決手段】 メール転送サーバ１は、設定データを格納する設定データ記憶装置１８と、送信メール６の転送処理に対応する転送ＩＤを転送処理毎に生成する転送ＩＤ生成手段１６ｄと、キャッシュデータを格納するキャッシュデータ記憶装置１７と、送信メール６を携帯電話４に転送する際に、転送メール８を作成する転送メール作成手段１６ｆと、携帯電話４からの返信メール９を受信すると、送信先アドレスをキャッシュデータ記憶装置１７内の送信元アドレスに、送信元アドレスを設定データ記憶装置１８内のユーザアドレスに置き換えた置換済返信メール７を生成する送信元アドレス置換手段１６ｈとを備える。
【選択図】 図２

Description

本発明は、メール転送システムにおいて、転送メールの返信の際に、ユーザが設定するアドレスにて返信することができるメール転送装置、メール転送方法及びメール転送プログラムに関する。

インターネットの普及に伴ってＥメール技術は急速に発達し、受信したアドレス以外でもメールを受信するためのメール転送技術が開発されている。このメール転送技術によると、例えば、企業内等で受信したメールを社外の携帯電話や従業員個人のパーソナルコンピュータ等で閲覧し、受信したメールの送信元アドレスに速やかに返信することが出来る。このメール転送の際に問題となるのが、返信メールに提示するアドレスが、実際に返信処理を行った携帯電話やパーソナルコンピュータのアドレスとなってしまうことである。これでは、企業に送信したはずのメールの回答が、見知らぬ個人のアドレスから返信されることとなり、メール送信元の客先等に不信感を持たせてしまうこととなる。

この問題を解決する為に、社内メールと社外メールを結合する装置を用いて、社外より返信するメールのアドレスを企業のアドレスに置き換えて送信する手法が存在する（特許文献１参照。）。又、携帯電話に専用のプログラムを配信し、携帯電話からでも社内メールを閲覧及び返信する為の手法が存在する（特許文献２参照。）。
特開２００２−２６９６０号公報 特開２００４−８０５４１号公報

しかしながら、特許文献１の手法では、企業にて置き換えるアドレスは、企業の代表アドレスのみとなり、実際にメールを返信した担当者等のアドレスは表示することが出来なかった。

特許文献２の手法では、携帯電話に専用のプログラムをインストールする必要がある為、この専用プログラムのインストールが可能な機種でしか動作させることが出来なかった。

本発明は、上記問題点を解決する為になされたものであり、どのような機種からの社外メールであっても、転送メール返信の際には、ユーザが設定するアドレスにて返信することができるメール転送装置、メール転送方法及びメール転送プログラムを提供することを目的とする。

上記問題点を解決する為、本発明の第１の特徴は、［イ］メール送信元端末（５）から送信されるユーザ宛ての送信メール（６）を、ユーザアドレス以外の代理通信装置（４）に転送するためのメール転送装置であって、ユーザ固有のユーザＩＤ、ユーザアドレス及び代理通信装置を示す転送先アドレスを少なくとも含む設定データを格納する設定データ記憶装置（１８）と、［ロ］設定データを設定データ記憶装置に登録する設定データ登録手段（１６ａ）と、［ハ］送信メール（６）の転送処理に対応する転送ＩＤを転送処理毎に生成する転送ＩＤ生成手段（１６ｄ）と、［ニ］転送ＩＤ、ユーザＩＤ、メール送信元端末（５）を示す送信元アドレスを少なくとも含むキャッシュデータを格納するキャッシュデータ記憶装置（１７）と、［ホ］送信メール（６）を代理通信装置（４）に転送する際に、送信元アドレス、転送先アドレス、メール転送装置を示す返信アドレス、転送ＩＤを少なくとも含む転送メール（８）を作成する転送メール作成手段（１６ｆ）と、［ヘ］転送メール（８）に対する代理通信装置（４）からの返信メール（９）を受信すると、メール送信元端末（５）に転送する為に、送信先アドレスをキャッシュデータ記憶装置（１７）内の送信元アドレスに、送信元アドレスを設定データ記憶装置（１８）内のユーザアドレスに置き換えた置換済返信メール（７）を生成する送信元アドレス置換手段（１６ｈ）とを備えるメール転送装置（１）であることを要旨とする。

更に、本発明の第１の特徴は、［ト］設定データ記憶装置（１８）は、ユーザアドレスとして、ユーザ自身を示す個人アドレス又は個人アドレス以外のユーザが明示したいアドレスのいずれかをユーザに選択可能として備え、送信元アドレス置換手段（１６ｈ）は、ユーザに選択された個人アドレス又は明示したいアドレスをユーザアドレスに置き換えた置換済返信メール（７）を生成し、［チ］代理通信装置（４）は複数存在し、設定データ記憶装置（１８）内の設定データは、複数の代理通信装置（５ａ〜７ｃ）を示す複数の転送先アドレスを備え、転送メール作成手段（１６ｆ）は、複数の代理通信装置（５ａ〜７ｃ）に対する転送メール（８）を作成し、複数の代理通信装置（５ａ〜７ｃ）のいずれか一台より返信メール（９）を受信した場合、送信メール送信元の代理通信装置以外がキャッシュデータ記憶装置（１８ａ）に接続することを阻止するキャッシュブロック手段（１９ｉ）を更に備え、［リ］設定データ登録手段（１６ａ）は、代理通信装置（４，５ａ〜７ｃ）より、通信ネットワーク（１０）を介して設定データを設定データ記憶装置に登録する設定切替手段（２０ｄ）を備えることを加えても良い。

本発明の第２の特徴は、［イ］メール送信元端末（５）から送信されるユーザ宛ての送信メール（６）を、ユーザアドレス以外の代理通信装置（４）に転送するためのメール転送方法であって、ユーザ固有のユーザＩＤ、ユーザアドレス及び代理通信装置を示す転送先アドレスを少なくとも含む設定データを設定データ記憶装置（１８）に格納するステップと、［ロ］送信メール（６）の転送処理に対応する転送ＩＤを転送処理毎に転送ＩＤ生成手段（１６ｄ）が生成するステップと、［ハ］転送ＩＤ、ユーザＩＤ、メール送信元端末（５）を示す送信元アドレスを少なくとも含むキャッシュデータをキャッシュデータ記憶装置（１７）に格納するステップと、［ニ］送信メール（６）を代理通信装置（４）に転送する際に、転送メール作成手段（１６ｆ）が送信元アドレス、転送先アドレス、メール転送装置を示す返信アドレス及び転送ＩＤを少なくとも含む転送メール（８）を作成するステップと、［ホ］転送メール（８）に対する代理通信装置（４）からの返信メール（９）を受信すると、メール送信元端末（５）に転送する為に、送信元アドレス置換手段（１６ｈ）が送信先アドレスをキャッシュデータ記憶装置（１７）内の送信元アドレスに、送信元アドレスを設定データ記憶装置（１８）内のユーザアドレスに置き換えた置換済返信メール（７）を生成するステップとを備えるメール転送方法であることを要旨とする。

本発明の第３の特徴は、［イ］メール送信元端末（５）から送信されるユーザ宛ての送信メール（６）を、ユーザアドレス以外の代理通信装置（４）に転送するためのコンピュータに、ユーザ固有のユーザＩＤ、ユーザアドレス及び代理通信装置を示す転送先アドレスを少なくとも含む設定データを設定データ記憶装置（１８）に格納する機能と、［ロ］送信メール（６）の転送処理に対応する転送ＩＤを転送処理毎に転送ＩＤ生成手段（１６ｄ）に生成させる機能と、［ハ］転送ＩＤ、ユーザＩＤ、メール送信元端末（５）を示す送信元アドレスを少なくとも含むキャッシュデータをキャッシュデータ記憶装置（１７）に格納する機能と、［ニ］送信メール（６）を代理通信装置（４）に転送する際に、転送メール作成手段（１６ｆ）に送信元アドレス、転送先アドレス、メール転送装置を示す返信アドレス及び転送ＩＤを少なくとも含む転送メール（８）を作成させる機能と、［ホ］転送メール（８）に対する代理通信装置（４）からの返信メール（９）を受信すると、メール送信元端末（５）に転送する為に、送信元アドレス置換手段（１６ｈ）に送信先アドレスをキャッシュデータ記憶装置（１７）内の送信元アドレスに、送信元アドレスを設定データ記憶装置（１８）内のユーザアドレスに置き換えた置換済返信メール（７）を生成させる機能とを実行させるメール転送プログラムであることを要旨とする。

本発明のメール転送装置、メール転送方法及びメール転送プログラムによると、転送されたメールの返信をする際、転送前の宛先アドレス又はユーザが設定する返信先に明示したいアドレスにて返信することができる。

社内メールと社外メールの連携といった枠ではなく、従業員が社外の携帯電話から応答する場合にも、社内から社外へ発信したと同様の送信元アドレスを表示することができる。送信元アドレスは代表メールアドレスのみということではなく、従業員個人、又は、従業員の組織や業務に応じたメールアドレスを明示することができる。

専用プログラムを携帯電話に配信する必要が無く、メール機能のある携帯電話であれば利用が可能であり、さらに、携帯電話に限らず、従業員の必要に応じたメール環境であればどのような機種からでもメール転送機能を使用することができる。

既存のメールシステムにメール転送機能を追加するのみなので、安価に提供することができる。

企業内でどのような転送がなされているかを、客等のメール送信者から、隠すことができる。

返信が繰り返される場合、元の転送メールに紐付けて管理することができる。

次に、図面を参照して、本発明の実施の形態を説明する。以下の図面の記載において、同一又は類似の部分には同一又は類似の符号を付している。ただし、図面は模式的なものであることに留意すべきである。

以下においては、一例として、顧客から企業の従業員宛てに来たメールを、社外にいる従業員の代理通信装置である携帯電話に転送し、その携帯電話がこのメールを受信及び返信するシステムについて説明する。尚、従業員は携帯電話を備えているが、これは携帯電話に限らず、社外のパーソナルコンピュータ等のインターネットや専用回線が使用可能な端末であれば良いものとする。

＜第１の実施の形態＞
（メール転送システム）
第１の実施の形態に係るメール転送システム１００は、図１に示すように、顧客側がメールを送受信する為のメール送信元端末５と、その送信メール６を企業側で受信する自社メールサーバ２と、自社メールサーバ２から送信メール６を受信してメールアドレスが示す通信端末に転送するメール転送装置であるメール転送サーバ１と、メール転送サーバ１より受信する転送メール８を社外の携帯電話４に転送する社外メールサーバ３と、社外メールサーバ３より転送メール８を受信する携帯電話４より構成される。

携帯電話４が転送メール８に対して返信すると、社外メールサーバ３はこの返信メール９を受信し、直接メール送信元端末５ではなく、再度メール転送サーバ１に送信する。メール転送サーバ１は、返信メール９の送信元アドレスを携帯電話４のアドレスではなく、従業員毎に登録されている自社メールアドレスに置き換えた置換済返信メール７を、自社メールサーバ２を介してメール送信元端末５に送信する。つまり、メール転送サーバ１はメールの転送機能と、メールアドレスの置換え機能を備える。以下、メール転送サーバ１について詳細に説明する。

（メール転送サーバ）
メール転送サーバ１は、図２に示すように、入力装置１１、出力装置１２、通信制御装置１３、通信インタフェース１４、主記憶装置１５、処理制御装置（以下、「ＣＰＵ」と記載する）１６、キャッシュデータ記憶装置１７及び設定データ記憶装置１８を備えている。

設定データ記憶装置１８は、従業員によって予め設定され、図３に示すように、従業員固有の「ユーザＩＤ」、従業員の社内アドレスである「ユーザアドレス」及び従業員が各自で都合のよい機器に転送先を設定する「転送先アドレス」等より成る設定データを格納する。

キャッシュデータ記憶装置１７は、メール転送の都度に設定され、図４に示すように、転送メール毎に発番される「転送ＩＤ」、「ユーザＩＤ」、メール送信元端末５のアドレスである「送信元アドレス」、メールの件名等より成るキャッシュデータを格納する。

ＣＰＵ１６は、設定データ登録手段１６ａ、アドレス照合手段１６ｂ、転送先取得手段１６ｃ、転送ＩＤ生成手段１６ｄ、キャッシュデータ管理手段１６ｅ、転送メール作成手段１６ｆ、転送ＩＤ照合手段１６ｇ及び送信元アドレス置換手段１６ｈを備えている。

設定データ登録手段１６ａは、図２の設定データ記憶装置１８に、メール転送の為の設定データを登録する為の手段であり、設定データはメール転送処理の前に個々の従業員により予め設定される。

アドレス照合手段１６ｂは、メール送信元端末５より受信する送信メール６の宛先アドレスと、設定データ記憶装置１８内のユーザアドレスを照合して、その企業の転送が必要な従業員宛てに来たメールであるかを判断する手段である。

転送先取得手段１６ｃは、アドレス照合の結果、従業員と判断された場合、設定データ記憶装置１８よりメールの転送先アドレスを取得する手段である。

転送ＩＤ生成手段１６ｄは、メールを転送する際に、この転送処理をナンバリングする為の転送ＩＤを生成する手段である。転送ＩＤは例えば図４のような１０桁のランダムに生成された数字等より構成される。尚、生成された転送ＩＤは、キャッシュデータ記憶装置１７に図４のように格納される。

キャッシュデータ管理手段１６ｅは、キャッシュデータ記憶装置１７のキャッシュデータの登録、更新、削除等の管理を行う手段である。

転送メール作成手段１６ｆは、受信したメールを携帯電話４に転送する為のメールを作成する手段である。具体的には図１の転送メール８のように、「From：メール送信者（アドレスＡ）」「To：従業員の携帯電話（アドレスＢ´）」「Reply To：メール転送サーバ（アドレスＣ）」「Subject：＜メール転送ＩＤ＞ 件名〜」と設定し、送信元、転送先、返信先、転送ＩＤを記載した転送メール８を作成する。尚、アドレスＢ´は、図３の設定データ記憶装置１８内の転送先アドレスであり、アドレスＣはメール転送サーバ１のアドレスである。又、転送ＩＤはSubject欄に挿入する。

転送ＩＤ照合手段１６ｇは、携帯電話４より返信メール９を受信した際に、返信メール９に付加されている転送ＩＤと、図４のキャッシュデータ記憶装置１７内の転送ＩＤとを照合し、一致するか否かを判断する手段である。

送信元アドレス置換手段１６ｈは、転送ＩＤの照合が一致した場合、メール９の「From：従業員の携帯電話（アドレスＢ´）」を、置換済返信メール７のように「From：従業員（アドレスＢ）」に置き換え、「To：メール転送（アドレスＣ）」を、「To：メール送信者（アドレスＡ）」に置き換える手段である。従業員の正規のアドレスＢは、設定データ記憶装置１８より取得し、メール送信者（アドレスＡ）は、キャッシュデータ記憶装置１７より取得する。

入力装置１１は、キーボード、マウス等から入力信号を受信するインタフェースである。フロッピー（登録商標）ディスク、ハードディスク等の外部記憶装置を介して入力されても良い。出力装置１２は、処理結果等を出力するための装置であり、具体的には液晶ディスプレイ、ＣＲＴディスプレイ、プリンタ等を指す。通信制御装置１３は、他装置に対しデータを送受信する為の制御信号を生成する。通信インタフェース１４は、他装置間においてデータを送受信するための装置である。主記憶装置１５は、主メモリとして、処理の手順を記述したプログラムや処理されるべきデータを一時的に記憶し、ＣＰＵ１６の要請に従ってプログラムの機械命令やデータを引き渡す。又、ＣＰＵ１６で処理されたデータは主記憶装置１５に書き込まれる。主記憶装置１５とＣＰＵ１６はアドレスバス、データバス、制御信号等で結ばれている。

（メール転送システムの動作）
メール転送サーバ１の大まかな動作としては、（１）受信したメールを携帯電話４に転送する処理と、（２）携帯電話４から受信したメールのアドレス置換えを行い、メールの送信元端末５に返信する処理がある。

先ず、（１）の転送する処理について図５のフローチャートを用いて説明する。

（ａ）先ずステップＳ１１において、自社メールサーバ２がメール送信元端末５より図１の「From：メール送信者（アドレスＡ）、To：従業員（アドレスＢ）」の送信メール６を受信する。この送信メール６を、自社メールサーバ２が自社メールサーバ２自身の転送機能（.forward）によりメール転送サーバ１に転送するか、メール転送サーバ１からポストオフィスプロトコル（ＰＯＰ３）等にて取り込むことによりメール転送サーバ１に転送する。

（ｂ）ステップＳ１２において、メール転送サーバ１が、通信インタフェース１４を介してこの転送されたアドレスＡからの送信メール６を受信すると、図２のアドレス照合手段１６ｂが、送信メール６の送信先アドレスＢと、図３の設定データ記憶装置内のユーザアドレスとを照合する。照合の結果アドレスが一致すると、転送が必要な従業員宛てメールと判断され、転送ＩＤ生成手段が、乱数等により、転送ＩＤを生成する。又、転送先取得手段１６ｃが、図３の設定データ記憶装置１８よりメールの転送先アドレスを取得する。

（ｃ）ステップＳ１３において、キャッシュデータ管理手段１６ｅは、図４のキャッシュデータ記憶装置１７に、送信元のアドレスＡ、転送ＩＤ、ユーザＩＤ及び元メールの件名を格納する。

（ｄ）ステップＳ１４においては、転送メール作成手段１６ｆが、図１の転送メール８を作成する。転送メール８は「From：メール送信者（アドレスＡ）」「To：従業員の携帯電話（アドレスＢ´）」「Reply To：メール転送サーバ（アドレスＣ）」「Subject：＜メール転送ＩＤ＞ 件名〜」と設定される。

（ｅ）ステップＳ１５において、転送メール８は、社外メールサーバに転送され、更に携帯電話４に転送される。

次に、（２）のメール送信元端末５に返信する処理について図６のフローチャートを参照して説明する。

（ａ）ステップＳ２１においては、メール転送サーバ１は、社外メールサーバ３を介して携帯電話４より図１の返信メール９を受信する。ステップＳ２２においては、転送ＩＤ照合手段１６ｇが、返信メール９の転送ＩＤと、図４のキャッシュデータ記憶装置１７の転送ＩＤとを照合する。

（ｂ）照合の結果、転送ＩＤが一致する場合、送信元アドレス置換手段１６ｈが返信メール９の書き換えを行う。具体的には、「Subject」の転送ＩＤを削除し、送信元を携帯電話４のアドレスＢ´から図３の設定データ記憶装置１８のユーザアドレスに置換え、送信先をメール転送サーバ１のアドレスＣからメール送信元端末５のアドレスＡに置き換える。

（ｃ）ステップＳ２４において、作成された置換済返信メール７（図１参照）は、自社メールサーバ２を介して、メール送信元端末５に送信される。ステップＳ２５において、キャッシュデータ管理手段１６ｅは、キャッシュデータ記憶装置１７内の転送済みキャッシュデータを消去する。

このように、第１の実施の形態によると、転送されたメールの返信をする際、転送前の宛先アドレス、つまり自身の正規のメールアドレスを明示し、従業員が社外の携帯電話から応答する場合にも、社内から社外へ発信したと同様の送信元アドレスを表示することができる。

尚、携帯電話４の機種によっては、転送メール８の「Reply To」が表示できないことがあるが、この場合は「From」の欄に、メール転送サーバ（アドレスＣ）を設定し、「Subject」の欄に、＜転送ＩＤ＞＋元メール６の送信者＋元メール６の件名等を表示するようにするとよい。

メール送信元端末５と携帯電話４との間で返信が繰り返される場合は、ステップＳ２５のキャッシュデータを消去せずに一時記憶させておき、キャッシュデータ記憶装置１７内の元の転送メールに紐付けて管理することにより、より迅速にメール転送処理を行うことができる。

（第２の実施の形態）
第１の実施の形態においては、メール送信元端末５からの送信メール６に対し、返信する携帯電話４は一台として説明されていた。しかし実際には、企業内において、客先からとのメールの送受信に対し、複数箇所、複数端末にて返信処理を行う場合がある。例えば、客からの製品に対する質問メールに対し、複数箇所の複数端末において各々オペレータが対応する場合などがこれに当たる。本発明の第２の実施の形態においては、このように１つのメールに対し複数端末より返信メールを送信可能なシステムについて説明する。

（メール転送システム）
第２の実施の形態に係るメール転送システム１００ａは、図７に示すように、メール送信元端末５、自社メールサーバ２、メール転送サーバ１ａ、メール転送サーバ１ａに接続される第１社外メールサーバ３ａ、第２社外メールサーバ３ｂ及び第３社外メールサーバ３ｃ、第１社外メールサーバ３ａに接続される第１端末５ａ，５ｂ，５ｃ、第２社外メールサーバ３ｂに接続される第２端末６ａ，６ｂ，６ｃ、第３社外メールサーバ３ｃに接続される第３端末７ａ，７ｂ，７ｃを備えている。図７のメール転送システム１００ａは、図１のメール転送システム１００と比較して、社外メールサーバ３と携帯電話４が複数存在する点が異なっている。その他の機能については第１の実施の形態と同様である。

（メール転送サーバ）
第２の実施の形態に係るメール転送サーバ１ａは、図８に示すように、入力装置１１、出力装置１２、通信制御装置１３、通信インタフェース１４、主記憶装置１５、ＣＰＵ１９、キャッシュデータ記憶装置１７及び設定データ記憶装置１８ａを備えている。ＣＰＵ１９は、設定データ登録手段１９ａ、アドレス照合手段１９ｂ、転送先取得手段１９ｃ、転送ＩＤ生成手段１９ｄ、キャッシュデータ管理手段１９ｅ、転送メール作成手段１９ｆ、転送ＩＤ照合手段１９ｇ、送信元アドレス置換手段１９ｈ及びキャッシュブロック手段１９ｉを備えている。

設定データ記憶装置１８ａは、図９に示すように、「ユーザＩＤ」「第１ユーザアドレス」「転送先ＩＤ」「転送パタン」「代表フラグ」等から成る設定データを備えている。「転送先ＩＤ」データは、リレーショナルデータベース等で「第２ユーザアドレス」と関連付けされている。転送先ＩＤは、各社外メールサーバ３ａ〜３ｃに転送する際の第２ユーザアドレスを取得するために使用する。これにより、異なる位置に存在する社外メールサーバ３ａ〜３ｃに対し、確実にメールを転送することができる。

転送パタンは転送条件等を予め設定する為のものであり、詳細は後述する。代表フラグは、その企業本社等の代表として設定するか否かを示すフラグである。代表フラグがＯＮになっていると、メール送信元端末５へ提示する送信元アドレスは代表アドレスとなる。ＯＦＦになっていると、メール送信元端末５へ提示する送信元アドレスは、代表アドレス以外の、例えば従業員個人のアドレスとなる。

転送先取得手段１９ｃは、図９の設定データの第２ユーザアドレスを各々取得する手段である。各々の第２ユーザアドレスは、第１社外メールサーバ３ａ、第２社外メールサーバ３ｂ及び第３社外メールサーバ３ｃの各々に接続される複数の端末５ａ〜５ｃ，６ａ〜６ｃ，７ａ〜７ｃを示すものとする。

転送メール作成手段１９ｆは、複数の端末５ａ〜５ｃ，６ａ〜６ｃ，７ａ〜７ｃ宛ての転送メールを作成する。

キャッシュブロック手段１９ｉは、いずれかの社外メールサーバ３ａ〜３ｃを介して返信メールを取得すると、キャッシュデータ記憶装置１７の該当転送ＩＤに関連するデータにブロックを掛けて他の社外メールサーバからの接続を遮断し、返信処理の後に削除する手段である。その他の装置については、第１の実施の形態と同様である為説明は省略する。

（メール転送システムの動作）
メール転送サーバ１ａの動作としては、第１の実施の形態と同様に（１）受信したメールを各端末５ａ〜５ｃ，６ａ〜６ｃ，７ａ〜７ｃに転送する処理と、（２）各端末５ａ〜５ｃ，６ａ〜６ｃ，７ａ〜７ｃのいずれか一台から受信したメールのアドレス置換えを行い、メールの送信元端末５に返信する処理がある。

先ず、（１）の転送する処理について図１０のフローチャートを用いて説明する。

（ａ）先ずステップＳ３１において、自社メールサーバ２がメール送信元端末５より送信メール６を受信する。自社メールサーバ２はこの送信メール６をメール転送サーバ１ａに転送する。

（ｂ）ステップＳ３２において、メール転送サーバ１ａが、送信メール６を受信すると、図８のアドレス照合手段１９ｂが、送信メールのアドレスと、図９の設定データ記憶装置１８ａ内の第１ユーザアドレスとを照合する。照合の結果アドレスが一致すると、転送ＩＤ生成手段１９ｄが転送ＩＤを生成し、転送先取得手段１９ｃが、図９の設定データ記憶装置１８より第２ユーザアドレスを各々取得する。

（ｃ）ステップＳ３３において、キャッシュデータ管理手段１９ｅは、図４のキャッシュデータ記憶装置１７に、送信元のアドレス、転送ＩＤ、ユーザＩＤ及び元メールの件名を格納する。

（ｄ）ステップＳ３４においては、転送メール作成手段１９ｆが、端末５ａ〜５ｃ，６ａ〜６ｃ，７ａ〜７ｃに送信する為の転送メール８を作成する。この転送メールには「From：メール送信者」「To：従業員の端末（端末５ａ〜５ｃ，６ａ〜６ｃ，７ａ〜７ｃの各々のアドレス）」「Reply To：メール転送サーバ」「Subject：＜メール転送ＩＤ＞ 件名〜」と設定される。

（ｅ）ステップＳ３５において、転送メール８は、通信インタフェース１４を介して社外メールサーバ３ａ〜３ｂに各々転送され、更に各端末５ａ〜５ｃ，６ａ〜６ｃ，７ａ〜７ｃに転送される。

次に、（２）のメール送信元端末５に返信する処理について図１１のフローチャートを参照して説明する。

（ａ）ステップＳ４１においては、メール転送サーバ１ａは、端末５ａ〜５ｃ，６ａ〜６ｃ，７ａ〜７ｃのいずれか一台より、社外メールサーバ３ａ〜３ｃを介して返信メール９を受信する。説明の都合上、第１端末５ａが返信したと仮定する。するとステップＳ４２においては、転送ＩＤ照合手段１９ｇが、返信メール９の転送ＩＤと、図４のキャッシュデータ記憶装置１７の転送ＩＤとを照合する。

（ｂ）ステップＳ４３において、照合の結果、転送ＩＤが一致した場合、送信元アドレス置換手段１９ｈが返信メール９の第１の書き換えを行う。具体的には、返信してきた第１端末５ａから、第１端末５ａのアドレス以外の端末アドレス全てに対し、この送信メールに対し返信処理を行った旨のメールを送信する。又、キャッシュブロック手段１９ｉが、第１端末５ａ以外の端末がこの返信処理を２重に行うことを防ぐ為、このキャッシュデータにブロックを掛ける。尚、ブロック処理の代わりに、キャッシュデータを作業用メモリに一時記憶させた後、キャッシュデータ記憶装置１７より消去しても構わない。

（ｃ）ステップＳ４４においては、返信メール９の第２の書き換えとして、ステップＳ２３と同様に、送信元アドレスを図９の設定データ記憶装置１８ａの第２ユーザアドレスに置換え、返信先をメール転送サーバ１ａのアドレスからメール送信元端末５のアドレスに置き換える。この際、図９の代表フラグがＯＮとなっていると、送信元アドレスには、企業の代表アドレスを挿入する。例えば、代表アドレスがＯＦＦの場合、送信元アドレスは第１端末５ａを示す第２ユーザアドレスとなり、代表アドレスがＯＮの場合、代表アドレス又は代表アドレスに担当部署を加えたアドレスとなったりする。代表アドレスの設定は、複数の端末５ａ〜５ｃ，６ａ〜６ｃ，７ａ〜７ｃでの処理が、別企業に委託されており、その別企業のアドレスを提示したくない場合に好適である。

（ｃ）ステップＳ２４において、作成された置換済返信メール７は、自社メールサーバ２を介して、メール送信元端末５に送信される。ステップＳ２５において、キャッシュブロック手段１９ｉは、キャッシュデータ記憶装置１７内の転送済みキャッシュデータを消去する。

このように、第２の実施の形態によると、１つの送信メールに対し、複数の従業員が社外の端末から応答する場合でも、社内から社外へ発信したと同様の送信元アドレスを表示することができ、更に、送信元アドレスは代表メールアドレスのみということではなく、従業員個人、又は、従業員の組織や業務に応じたメールアドレスを明示することができる。

＜変更例＞
第１及び第２の実施の形態においては、設定データ記憶装置１８内の設定データは使用者により予め設定されているものとなっていたが、これは図１２のように、携帯電話４又は端末５ａ〜５ｃ，６ａ〜６ｃ，７ａ〜７ｃにより、インターネット等の通信ネットワーク１０を介してメール転送サーバ１ｂに新規登録されたり、更新されたりしても良い。

以下、説明の都合上、第１の実施の形態において設定データを新規登録及び変更する場合について説明する。この際、条件設定のためのメールは、図１２のように「From：メール送信者（アドレスＢ´）」「To：従業員の端末（アドレスＢ）」「Subject：条件設定」と設定される。更に、「Mail Body：設定の内容データ」は、図１３のように、曜日毎等に設定され、メールを「転送しない条件」も同時に設定するようにする。又、図１３の画面か若しくは別の画面において、正規のユーザより設定の申請が行われていることを確認する為のキーワード及びパスワードを入力設定するようにする。

設定データ記憶装置１８ｂ内の設定データは、図１４のように「転送元アドレス」「転送先アドレス」「パタン設定のＯＮ/ＯＦＦ」「ユーザＩＤ」「パタン番号」「キーワード」「パスワード」等より構成される。「パタン番号」は、メール転送のパタンを設定する為のキーであり、設定データ記憶装置１８ｂ内に図１５のように、パタン番号及びユーザＩＤをキーとしたリレーショナルデータとして設定される。パタン内容は、「attribute（属性）」「value（値）」にて示され、例えば、ユーザＩＤが１２８の従業員が図１４にてパタン１を設定した場合、図１５のように「メールの全文を転送し」「月曜日は転送は行わず」「火曜日は８時と１７時に転送を行い」「件名が未承認だと送信せず」「送信者がbugだと転送しない」等の条件にて転送を行うこととなる。転送条件は少なくとも１つ以上であればよい。「キーワード」及び「パスワード」は、ユーザ認証を行う際に使用するユーザ固有の識別情報である。

図２の設定データ登録手段１６ａは、図１６のように、設定要求受信手段２０ａ、認証手段２０ｂ、設定内容判定手段２０ｃ、設定切替手段２０ｄ及び設定登録手段２０ｅを備える。

設定要求受信手段２０ａは、携帯電話４より条件設定メールを受信する手段である。認証手段２０ｂは、携帯電話４に入力させるキーワード及びパスワードを、図１４の設定データ記憶装置１８ｂを参照してユーザ認証を行う手段である。設定内容判定手段２０ｃは、条件設定メールにて設定されている内容が適切か否かを判定する手段である。設定切替手段２０ｄは、設定が適切であった場合に、新しいパタン番号の設定に切り替える手段である。設定登録手段２０ｅは、条件設定メールの内容を、図１４及び図１５の設定データ記憶装置１８ｂに登録する手段である。

条件設定メールによる設定の新規登録又は更新の動作について図１７のフローチャートを参照して説明する。

（ａ）先ずステップＳ５１において、図１６の設定要求受信手段２０ａが、社外メールサーバ３を介して携帯電話４よりメールを受信し、ステップＳ５２において、その受信したメールが条件設定メールか否かを判断する。条件設定メールでない場合、ステップＳ５８にて通常のメール転送処理を行う。

（ｂ）条件設定メールである場合、ステップＳ５３において、認証手段２０ｂが、送信元アドレスが設定データ記憶装置１８ｂ内に格納されている転送元アドレス（送信元アドレス）と一致することを確認する。一致しない場合はこの処理を終了する。

（ｃ）ステップＳ５４において、認証手段２０ｂが、携帯電話４より受信するキーワードが一致するかを判定する。一致しない場合この処理を終了する。更にステップＳ５５において認証手段２０ｂが、携帯電話４より受信するパスワードが一致するかを判定する。一致しない場合この処理を終了する。

（ｄ）ステップＳ５６において、設定内容判定手段２０ｃが、受信した設定条件又は設定の変更条件が、図１３のような正規のフレームにて記載されているか否かを判定する。正規の設定でない場合この処理を終了する。

（ｅ）ステップＳ５７においては、設定切替手段２０ｄが受信した設定条件又は設定の変更条件に合わせて、メール転送条件の切替を行う。例えば、Subjectにon／offが指定されている場合、転送機能のon／off設定を行う。Subjectに有効な番号が指定されている場合、予め定義されている設定パタンから該当番号に指示される設定パタンを設定条件として設定する。SubjectにApplyが指定されている場合、メールのbody部に記述されている条件を設定条件として適用する。SubjectにAddが指定されている場合、メールのbody部に記述されている条件を設定パタンに追加する。SubjectにChangeと番号が指定されている場合、メールのbody部に記述されている条件を設定パタンの該当番号に指示される設定パタンに設定する。SubjectにDeleteと番号が指定されている場合、設定パタンテーブルの該当番号に指示される設定パタンを削除する。SubjectにSendと番号が指定されている場合、設定パタンの該当番号に指示される設定パタンを転送先のアドレスへ送信する。

最後に、設定登録手段２０ｅが、設定データ記憶装置１８ｂに新たな設定条件又は設定の変更条件を登録し、この処理を終了する。

この変更例によると、ユーザは企業内の端末を使用せずとも、自身の携帯電話４にてメール転送設定を新規登録又は更新することができる。更に、専用プログラムを携帯電話４に配信する必要が無く、メール機能のある携帯電話であれば利用が可能である。携帯電話４に限らず、従業員の必要に応じたメール環境であればどのような機種からでもメール転送機能を使用することができる。

本発明の第１の実施の形態に係るメール転送システムの構造を示す構造図である。 メール転送サーバの内部構造を示す構造図である。 キャッシュデータ記憶装置内のデータ構造を示す図である。 設定データ記憶装置内のデータ構造を示す図である。 受信したメールを携帯電話に転送する動作を示すフローチャートである。 メールの送信元を置き換えて返信する動作を示す動作を示すフローチャートである。 本発明の第２の実施の形態に係るメール転送システムの構造を示す構造図である。 メール転送サーバの内部構造を示す構造図である。 設定データ記憶装置内のデータ構造を示す図である。 受信したメールを複数の端末に転送する動作を示すフローチャートである。 メールの送信元を置き換えて返信する動作を示す動作を示すフローチャートである。 本発明の変更例に係るメール転送システムの構造を示す構造図である。 条件設定メールの一例を示す画面図である。 設定データ記憶装置内のデータ構造を示す図である。 設定データ記憶装置内のデータ構造を示す図である。 設定データ登録手段の内部構造を示す構造図である。 社外からの条件設定の動作を示すフローチャートである。

符号の説明

１、１ａ、１ｂ…メール転送サーバ
２…自社メールサーバ
３、３ａ、３ｂ、３ｃ…社外メールサーバ
４…携帯電話
５…メール送信元端末
５ａ〜５ｃ，６ａ〜６ｃ，７ａ〜７ｃ…端末
６…送信メール
７…置換済返信メール
８…転送メール
９…返信メール
１０…通信ネットワーク
１１…入力装置
１２…出力装置
１３…通信制御装置
１４…通信インタフェース
１５…主記憶装置
１６…ＣＰＵ
１６ａ…設定データ登録手段
１６ｂ…アドレス照合手段
１６ｃ…転送先取得手段
１６ｄ…生成手段
１６ｅ…キャッシュデータ管理手段
１６ｆ…転送メール作成手段
１６ｇ…照合手段
１６ｈ…送信元アドレス置換手段
１７…キャッシュデータ記憶装置
１８、１８ａ、１８ｂ…設定データ記憶装置
１９…ＣＰＵ
１９ａ…設定データ登録手段
１９ｂ…アドレス照合手段
１９ｃ…転送先取得手段
１９ｄ…生成手段
１９ｅ…キャッシュデータ管理手段
１９ｆ…転送メール作成手段
１９ｇ…照合手段
１９ｈ…送信元アドレス置換手段
１９ｉ…キャッシュブロック手段
２０ａ…設定要求受信手段
２０ｂ…認証手段
２０ｃ…設定内容判定手段
２０ｄ…設定切替手段
２０ｅ…設定登録手段
１００、１００ａ…メール転送システム

Claims (12)

1. メール送信元端末から送信されるユーザ宛ての送信メールを、ユーザアドレス以外の代理通信装置に転送するためのメール転送装置であって、
   前記ユーザ固有のユーザＩＤ、前記ユーザアドレス及び前記代理通信装置を示す転送先アドレスを少なくとも含む設定データを格納する設定データ記憶装置と、
   前記設定データを前記設定データ記憶装置に登録する設定データ登録手段と、
   前記送信メールの転送処理に対応する転送ＩＤを前記転送処理毎に生成する転送ＩＤ生成手段と、
   前記転送ＩＤ、前記ユーザＩＤ、前記メール送信元端末を示す送信元アドレスを少なくとも含むキャッシュデータを格納するキャッシュデータ記憶装置と、
   前記送信メールを前記代理通信装置に転送する際に、前記送信元アドレス、前記転送先アドレス、前記メール転送装置を示す返信アドレス、前記転送ＩＤを少なくとも含む転送メールを作成する転送メール作成手段と、
   前記転送メールに対する前記代理通信装置からの返信メールを受信すると、前記メール送信元端末に転送する為に、送信先アドレスを前記キャッシュデータ記憶装置内の前記送信元アドレスに、送信元アドレスを前記設定データ記憶装置内の前記ユーザアドレスに置き換えた置換済返信メールを生成する送信元アドレス置換手段
   とを備えることを特徴とするメール転送装置。
2. 前記設定データ記憶装置は、前記ユーザアドレスとして、前記ユーザ自身を示す個人アドレス又は前記個人アドレス以外の前記ユーザが明示したいアドレスのいずれかを前記ユーザに選択可能として備え、
   前記送信元アドレス置換手段は、前記ユーザに選択された前記個人アドレス又は前記明示したいアドレスを前記ユーザアドレスに置き換えた置換済返信メールを生成する
   ことを特徴とする請求項１に記載のメール転送装置。
3. 前記代理通信装置は複数存在し、
   前記設定データ記憶装置内の前記設定データは、複数の前記代理通信装置を示す複数の前記転送先アドレスを備え、
   前記転送メール作成手段は、複数の前記代理通信装置に対する前記転送メールを作成し、
   複数の前記代理通信装置のいずれか一台より前記返信メールを受信した場合、前記送信メール送信元の代理通信装置以外が前記キャッシュデータ記憶装置に接続することを阻止するキャッシュブロック手段を更に備えることを特徴とする請求項１又は２に記載のメール転送装置。
4. 前記設定データ登録手段は、
   前記代理通信装置より、通信ネットワークを介して前記設定データを前記設定データ記憶装置に登録する設定切替手段を備えることを特徴とする請求項１乃至３のいずれか１項に記載のメール転送装置。
5. メール送信元端末から送信されるユーザ宛ての送信メールを、ユーザアドレス以外の代理通信装置に転送するためのメール転送方法であって、
   前記ユーザ固有のユーザＩＤ、前記ユーザアドレス及び前記代理通信装置を示す転送先アドレスを少なくとも含む設定データを設定データ記憶装置に格納するステップと、
   前記送信メールの転送処理に対応する転送ＩＤを前記転送処理毎に転送ＩＤ生成手段が生成するステップと、
   前記転送ＩＤ、前記ユーザＩＤ、前記メール送信元端末を示す送信元アドレスを少なくとも含むキャッシュデータをキャッシュデータ記憶装置に格納するステップと、
   前記送信メールを前記代理通信装置に転送する際に、転送メール作成手段が前記送信元アドレス、前記転送先アドレス、前記メール転送装置を示す返信アドレス及び前記転送ＩＤを少なくとも含む転送メールを作成するステップと、
   前記転送メールに対する前記代理通信装置からの返信メールを受信すると、前記メール送信元端末に転送する為に、送信元アドレス置換手段が送信先アドレスを前記キャッシュデータ記憶装置内の前記送信元アドレスに、送信元アドレスを前記設定データ記憶装置内の前記ユーザアドレスに置き換えた置換済返信メールを生成するステップ
   とを備えることを特徴とするメール転送方法。
6. 前記設定データ記憶装置に格納するステップでは、前記ユーザアドレスとして、前記ユーザ自身を示す個人アドレス又は前記個人アドレス以外の前記ユーザが明示したいアドレスのいずれかを前記ユーザに選択させて格納し、
   前記生成するステップでは、前記ユーザに選択された前記個人アドレス又は前記明示したいアドレスを前記ユーザアドレスに置き換えた置換済返信メールを生成する
   ことを特徴とする請求項５に記載のメール転送方法。
7. 前記代理通信装置は複数存在し、
   前記設定データ記憶装置に格納するステップでは、前記設定データとして、複数の前記代理通信装置を示す複数の前記転送先アドレスを格納し、
   前記生成するステップでは、複数の前記代理通信装置に対する前記転送メールを作成し、
   複数の前記代理通信装置のいずれか一台より前記返信メールを受信した場合、前記送信メール送信元の代理通信装置以外が前記キャッシュデータ記憶装置に接続することをキャッシュブロック手段が阻止するステップ
   を更に備えることを特徴とする請求項５又は６に記載のメール転送方法。
8. 前記設定データ記憶装置に格納するステップでは、
   前記代理通信装置より通信ネットワークを介して、設定切替手段が前記設定データを前記設定データ記憶装置に登録するステップを備えることを特徴とする請求項５乃至７のいずれか１項に記載のメール転送方法。
9. メール送信元端末から送信されるユーザ宛ての送信メールを、ユーザアドレス以外の代理通信装置に転送するためのコンピュータに、
   前記ユーザ固有のユーザＩＤ、前記ユーザアドレス及び前記代理通信装置を示す転送先アドレスを少なくとも含む設定データを設定データ記憶装置に格納する機能と、
   前記送信メールの転送処理に対応する転送ＩＤを前記転送処理毎に転送ＩＤ生成手段に生成させる機能と、
   前記転送ＩＤ、前記ユーザＩＤ、前記メール送信元端末を示す送信元アドレスを少なくとも含むキャッシュデータをキャッシュデータ記憶装置に格納する機能と、
   前記送信メールを前記代理通信装置に転送する際に、転送メール作成手段に前記送信元アドレス、前記転送先アドレス、前記メール転送装置を示す返信アドレス及び前記転送ＩＤを少なくとも含む転送メールを作成させる機能と、
   前記転送メールに対する前記代理通信装置からの返信メールを受信すると、前記メール送信元端末に転送する為に、送信元アドレス置換手段に送信先アドレスを前記キャッシュデータ記憶装置内の前記送信元アドレスに、送信元アドレスを前記設定データ記憶装置内の前記ユーザアドレスに置き換えた置換済返信メールを生成させる機能
   とを実行させることを特徴とするメール転送プログラム。
10. 前記設定データ記憶装置に格納する機能では、前記ユーザアドレスとして、前記ユーザ自身を示す個人アドレス又は前記個人アドレス以外の前記ユーザが明示したいアドレスのいずれかを前記ユーザに選択させて格納し、
    前記生成する機能では、前記ユーザに選択された前記個人アドレス又は前記明示したいアドレスを前記ユーザアドレスに置き換えた置換済返信メールを生成させる
    ことを特徴とする請求項９に記載のメール転送プログラム。
11. 前記代理通信装置は複数存在し、
    前記設定データ記憶装置に格納する機能では、前記設定データとして、複数の前記代理通信装置を示す複数の前記転送先アドレスを格納し、
    前記生成させる機能では、複数の前記代理通信装置に対する前記転送メールを作成させ、
    複数の前記代理通信装置のいずれか一台より前記返信メールを受信した場合、前記送信メール送信元の代理通信装置以外が前記キャッシュデータ記憶装置に接続することをキャッシュブロック手段に阻止させる機能
    を更に備えることを特徴とする請求項９又は１０に記載のメール転送プログラム。
12. 前記設定データ記憶装置に格納する機能では、
    前記代理通信装置より通信ネットワークを介して、設定切替手段に前記設定データを前記設定データ記憶装置に登録させる機能を備えることを特徴とする請求項９乃至１１のいずれか１項に記載のメール転送プログラム。
    
    

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