JP2004276271A

JP2004276271A - 画像形成装置

Info

Publication number: JP2004276271A
Application number: JP2003067357A
Authority: JP
Inventors: Hiroshi Hosaka; 弘史保坂
Original assignee: Ricoh Co Ltd
Current assignee: Ricoh Co Ltd
Priority date: 2003-03-12
Filing date: 2003-03-12
Publication date: 2004-10-07
Anticipated expiration: 2023-03-12
Also published as: JP4121401B2

Abstract

【課題】自分の認証用カードを貸与することなく、信頼できる他人に操作の代行を依頼することが可能な画像形成装置を提供する。
【解決手段】操作者の認証により操作可能となる画像形成装置において、他人に操作依頼するに際し、操作依頼される他人による自身の認証と、操作依頼する本人による代行シートの読み取り結果の双方から代行操作の可否を判断する機能を有する制御手段２１、２６を備えた。
【選択図】図２

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は、操作者の認証により操作可能となる画像形成装置に関するものである。
【０００２】
【従来の技術】
使用者の確認を行い使用者毎にアクセス権限を管理する画像形成装置は、市場にも以前から存在していた（例えば、特許文献１参照）。更に、昨今ではセキュリティが重視されてきており、他人になりすましをさせないようになってきている。また、作成者と印刷依頼者の一致及びセキュリティレベルを判断して印刷実行を管理するものもある（例えば、特許文献２参照）。
【特許文献１】特開平０９−０９７１４０号公報
【特許文献２】特開２００２−０８６８４０公報
【０００３】
【発明が解決しようとする課題】
認証を必要とする装置には、認証用のカード等を挿入して利用者及び画像を管理するシステムがあるが、自分には時間がないときに他の人に操作してもらいたい場合には、認証用のカード等を貸与する必要があった。しかしながら、認証用のカード等は常に携帯を必要しており、貸与できない場合があり、また、別のカード等を用意する必要があったりしたが、カード等が身分証を兼用している場合にはイリーガルな管理が必要になったりする可能性があった。
セキュリティが重要視されている昨今では、認証用のカードを貸与したり、貸与用のカードをもつなどということはできなくなってきている上、個人毎にアクセスする権限が異なっていたりする。
本発明は、自分の認証用カードを貸与することなく、信頼できる他人に操作の代行を依頼することが可能な画像形成装置を提供することを目的とする。
【０００４】
【課題を解決するための手段】
上記目的を達成するために、請求項１記載の発明は、操作者の認証により操作可能となる画像形成装置において、他人に操作依頼するに際し、操作依頼される他人による自身の認証と、操作依頼する本人による代行シートの読み取り結果の双方から代行操作の可否を判断する機能を有する制御手段を備えた画像形成装置を最も主要な特徴とする。
請求項２記載の発明は、請求項１記載の画像形成装置において、代行シートは、操作依頼する本人が認証された上で出力される画像形成装置を主要な特徴とする。
請求項３記載の発明は、請求項１記載の画像形成装置において、代行できる操作範囲は限定されており、画像を直接扱う作業以外の操作に関しては、操作を禁止する画像形成装置を主要な特徴とする。
請求項４記載の発明は、請求項１記載の画像形成装置において、代行シートは、一度のみ使用可能である画像形成装置を主要な特徴とする。
請求項５記載の発明は、請求項１記載の画像形成装置において、所定のフォーマットで発行された代行シートは、ジョブ１回の操作のみに適用される画像形成装置を主要な特徴とする。
【０００５】
【発明の実施の形態】
以下、図面により本発明の実施の形態を詳細に説明する。
図１はネットワーク画像形成システムの構成図である。ネットワーク１上には、個人用のＰＣ２が接続されており、同様に画像形成装置３も接続されている。画像形成装置３には、使用者（操作者）の認証を社員証により行うための社員証読み取り装置１１が接続されている。更に、ネットワーク１上には、画像形成装置３及びＰＣ２の使用者の認証を管理している認証サーバー４が接続されており、画像形成装置３及びＰＣ２は、認証サーバー４からの認証を得られないと使用ができないようになっている。
図２は本発明の実施の形態に係る画像形成装置のブロック図である。画像形成装置３はコントローラ１２により制御されている。コントローラ１２には、制御を司るＣＰＵ２１があり、ＣＰＵ２１と、その実行プログラムが入っているＲＯＭ２２及び実行処理を行うために使用するＲＡＭ２３、画像データを格納するフレームメモリ２４、及び大量のデータを格納するＨＤＤ２５がＡＳＩＣ２６を介して接続されている。
更にＡＳＩＣ２６は通信機能も有しており、社員証読み取り装置（以下、読み取り装置）１１、スキャナ制御部１３、プロッタ制御部１４、操作部制御部１５がＡＳＩＣ２６に接続されている。また、社員証読み取り装置１１、スキャナ制御部１３、プロッタ制御部１４、操作部制御部１５はＡＳＩＣ２６を介して、ネットワーク１にも接続されている。
【０００６】
認証を行って、画像形成装置を使用する際の基本の処理手順を図３に示す。画像形成装置３は、読み取り装置１１に「社員証」が挿入されていない状態では、「カード挿入要求」の表示を行っている（Ｓ１）。そこで使用者は、まず「社員証」を読み取り装置１１に挿入する（Ｓ２）。読み取り装置１１は、社員証の中にある「社員情報」を読み取り、コントローラ１２（のＡＳＩＣ２６）に転送する（Ｓ３）。
また使用者は、「社員証」を読み取らせると共に、画像形成装置３上で「パスワード」入力を行う（Ｓ４）。コントローラ１２は読み取り装置１１から転送された「社員情報」と入力された「パスワード」を基に、認証サーバー４へ「認証要求」を行い（Ｓ５）、認証サーバー４は「社員情報」と「パスワード」の照合を行う。照合により認証サーバー４からコントローラ１２へ「認証ＯＫ」が転送されると（Ｓ６）、コントローラ１２は操作部制御部１５を通じて「使用可能表示」を行う（Ｓ７）。
【０００７】
使用者はコピー操作を行い（Ｓ８）、所望の処理を終了すると（Ｓ９）、読み取り装置１１に「社員証」排出の指示を行う（Ｓ１０）。読み取り装置１１は「社員証」の排出と共に「認証終了」をコントローラ１２に伝える（Ｓ１１、Ｓ１２）。コントローラ１２は「認証終了」を判断すると、再び操作部制御部１５を通じて「カード挿入要求」の表示を行う（Ｓ１３）。
ここで、蓄積の場合の文書データ所有者や文書データの送信者は、認証を受けた操作者になってしまうが、他の人に業務（操作）を依頼したときなどは、業務依頼される業務代行者は、例えば、送信先の人にとっては必ずしも信用されているとは限らないので、都合が悪い場合がある。
そこで、業務依頼をした人が送信者に設定できるようにすることが必要となってくる。しかし、簡単に設定できたのでは、なりすましが可能になってしまうので、セキュリティ上も容易に設定できてはならない。そこで、本発明は、依頼する人の認証をとったシートを使用することにより、依頼者の文書データとして、業務を代行してもらうことを可能とする。
【０００８】
図４は本発明の第１の制御例のフローチャート、図５は操作部表示例である。本体（画像形成装置３）上では、カード（実施例では社員証）の表示をしている（Ｓ１１）。カードの挿入及びパスワードの入力を行うと認証ＯＫの判断を行う（Ｓ１２〜Ｓ１４）。認証は、認証サーバー４上で実施しても本体上で実施しても可能である。なお、カードの挿入が行われないか（Ｓ１２で“Ｎ”）、或いはパスワード入力が正しくない場合（Ｓ１３で“Ｎ”）、カードの挿入表示（Ｓ１１）に戻る。
認証がＮＧの場合（Ｓ１４で“Ｎ”）、認証ＮＧの旨を３秒間表示（Ｓ１５）し、読み取り装置１１はカードを排出する（Ｓ１６）。認証ＯＫの場合には（Ｓ１４で“Ｙ”）、代行かどうかの判断を行い（Ｓ１７）、代行の場合には（Ｓ１７で“Ｙ”）ＤＦ（自動原稿送り装置）上あるいは、コンタクトガラス上に原稿があるかどうかを判断し（Ｓ１８）、原稿があれば、代行シートとして読み取りを実施する（Ｓ１８で“Ｙ”、Ｓ１９）。尚、代行かどうかを判断するのは、図５の操作部上で「代行」のボタンを押下している場合である。原稿が無い場合には、原稿要求の表示を行う（Ｓ１８で“Ｎ”、Ｓ２０）。
また、代行でない場合には（Ｓ１７で“Ｎ”）、コントローラ１２内部のデータ処理上、「使用者」＝「操作者」、「代行者」＝「なし」として、アプリケーション処理を可能とする（Ｓ２１）。読み取った代行シートの認証がＮＧの場合も（Ｓ２２で“Ｎ”）、原稿がＮＧであった旨の表示を行い（Ｓ２３）、原稿要求の表示を行う。尚、原稿要求表示において、「終了」のボタンを押下された場合には（Ｓ２４））カードを排出し（Ｓ２５）、再度カード要求の表示に戻る。
【０００９】
代行シートが認識できなかった場合の操作部表示例を図６に示す。代行シートの認証がＯＫであれば（Ｓ２２で“Ｙ”）、コントローラ１１内部のデータ処理上では、「使用者」＝「代行シートオーナー」、「代行者」＝「操作者」として管理し、アプリケーション処理を可能とする（Ｓ２６、Ｓ２７）。コピーアプリケーションの操作部画面表示例を図７に、スキャナアプリケーションの操作部画面表示例を図８に、蓄積文書の操作部使用例を図９に示す。また、代行シートの実施例を図１０に示す。
図１０のシート上には、ＡからＧの領域データと代行シートの有効期限が記述されている。Ａの領域には代行シートを認識するためのデータが記述されており、Ｂの領域には業務を依頼した人であるオーナーＩＤを認識するデータが記述されており、Ｃの領域にはオーナーＩＤのバスワード情報が記述されており、Ｄの領域には業務依頼される代行操作者ＩＤを示すデータが記述されており、Ｅの領域には代行シートの有効期限を示す使用期限のデータが記述されており、Ｆの領域には、代行シートを管理している代行管理ＩＤが記述されている。Ｇの領域には、本発明とは無関係のデータが記述されている。
尚、それぞれの記述されているデータは、単純なバーコード等でも可能であるが、セキュリティ上、暗号化あるいは、データ配置を複雑に入れ替えたりして、容易には複製できないようにしてある。
【００１０】
図１１、１２の第２の制御例のフローチャートでは、代行シートの認証処理部分を示す。まず、情報：Ａを解読し代行シートかどうかを判断する（Ｓ３１）。代行シートを認識できない場合には、その旨のメッセージをセットし、代行シート認証ＮＧとして処理を終了する（Ｓ３２で“Ｎ”、Ｓ３３、Ｓ３４）。その場合の表示例は図６である。代行シートを認識すると次は情報：Ｂ及び情報：Ｃを解読し、オーナーＩＤとパスワード情報を取得する（Ｓ３２で“Ｙ”、Ｓ３５、Ｓ３６）。
そして、オーナーＩＤの認証を認証サーバー４に要求し、オーバーＩＤの認証がＮＧの場合には、その旨のメッセージをセットし、代行シート認証ＮＧとして処理を終了する（Ｓ３７で“Ｎ”、Ｓ３８、Ｓ３４）。オーナーＩＤの認証がＯＫの場合には、情報：Ｄを解読し代行操作者ＩＤを取得し、操作者と解読した代行操作者ＩＤの照合を行う（Ｓ３７で“Ｙ”、Ｓ３９、Ｓ４０）。もし、操作者と解読した代行操作者ＩＤが異なっていれば、その旨のメッセージをセットし、代行シート認証ＮＧとして処理を終了する（Ｓ４０で“Ｎ”、Ｓ４１、Ｓ３４）。
【００１１】
操作者と代行操作者が一致していれば（Ｓ４０で“Ｙ”）、情報：Ｅを解読し使用期限情報を取得する（Ｓ４２）。その後、現在時刻と使用期限を比較し、既に期限切れの場合にはその旨のメッセージをセットし、代行シート認証ＮＧとして処理を終了する（Ｓ４３で“Ｎ”、Ｓ４４、Ｓ３４）。使用期限内であれば、情報：Ｆを解読し、オーナー別の代行管理ＩＤを取得する（Ｓ４３で“Ｙ”、Ｓ４５）。
代行管理ＩＤは、画像形成装置３あるいは認証サーバー４で管理されており、代行管理ＩＤがＮＧの場合には、その旨のメッセージをセットし、代行シート認証ＮＧとして処理を終了する（Ｓ４６で“Ｎ”、Ｓ４７、Ｓ３４）。代行管理ＩＤがＯＫの場合には解読された代行管理ＩＤは「使用中」の設定を行い、この代行シートは認証ＯＫとして、代行シートの認証処理を終了する（Ｓ４６で“Ｙ”、Ｓ４８、Ｓ４９）。
【００１２】
ＰＣ２上の代行印刷アプリケーション表示例を図１３に示し、また、画像形成装置３上から代行印刷をする場合の操作部の実施例を図１４に示す。また、第３の制御例のフローチャートを図１５に示す。
まず、ＰＣ２あるいは画像形成装置３上からオーナーＩＤ、パスワード、代行者ＩＤ、枚数、有効期限を入力する。尚、画像形成装置３の場合には、代行印刷可能とするにはカードとパスワードによりオーナーＩＤの入力は既に実施されているので、図１３の入力画面上には、オーナーＩＤとパスワードの入力項目はなくなっている。
入力を実施し「印刷実行」を押下されると（Ｓ５１、Ｓ５２で“Ｙ”）、入力データを認証サーバー４に転送し、認証サーバー４で認証処理を行い、認証応答により、認証がＮＧの場合には、ＰＣ２あるいは画像形成装置３の画面上に認証ＮＧの旨の表示を行い、終了する（Ｓ５３、Ｓ５４で“Ｙ”、Ｓ５５で“Ｎ”、Ｓ５６）。一方、認証結果がＯＫの場合には、入力データから印刷用データを取得し、印刷処理を実行する（Ｓ５３、Ｓ５４で“Ｙ”、Ｓ５５で“Ｙ”、Ｓ５７、Ｓ５８）。
認証サーバー側４での代行シート印刷の認証処理に関する第４の制御例のフローチャートを図１６、１７に示す。オーナーＩＤ、パスワード、代行者ＩＤ，発行枚数、有効期限を受信すると、まず、オーバーＩＤの存在を確認し、ない場合にはその旨の認証ＮＧ理由をセットし終了する（Ｓ６１、Ｓ６２で“Ｎ”、Ｓ６３、Ｓ６４）。オーナーＩＤの存在を確認するとパスワードの照合を行い、パスワードが一致しなければ、その旨の認証ＮＧ理由をセットし終了する（Ｓ６１、Ｓ６２で“Ｙ”、Ｓ６５で“Ｎ”、Ｓ６６、Ｓ６４）。
【００１３】
パスワード照合がＯＫになると（Ｓ６５で“Ｙ”）、代行者ＩＤの存在を確認し、代行者ＩＤがなければその旨の認証ＮＧ理由をセットし終了する（Ｓ６７で“Ｎ”、Ｓ６８、Ｓ６４）。代行者ＩＤの存在を確認すると、有効期限と現在時刻の比較を行い、無効の場合にはその旨の認証ＮＧ理由をセットし終了する（Ｓ６７で“Ｙ”、Ｓ６９で“Ｎ”、Ｓ７０、Ｓ６４）。
有効期限内の場合には（Ｓ６９で“Ｙ”）、認証サーバー４で管理しているオーナー別の代行ＩＤの発行数のカウンタと最大発行管理数を比較し（Ｓ７１、Ｓ７２、Ｓ７３）、最大発行管理数を超えてしまう場合にはその旨の認証ＮＧ理由をセットし終了する（Ｓ７３で“Ｎ”、Ｓ７４、Ｓ６４）。発行可能である場合には（Ｓ７３で“Ｙ”）、代行ＩＤ発行カウンタＭをインクリメントし、必要な枚数分の代行管理ＩＤの発行済み処理を実施し、印刷用の転送データに代行管理ＩＤをセットする（Ｓ７５、Ｓ７６、Ｓ７７）。その後、発行枚数分、ステップＳ７５〜ステップＳ７９を繰り返し、認証ＯＫと印刷用のデータを画像形成装置３に転送する（Ｓ８０、Ｓ８１）。
【００１４】
第５の制御例のフローチャートを図１８に示し、画像を直接扱わない操作の初期設定画面を図１７及び、代行者が初期設定画面を操作しようとした場合の操作部の表示例を図１９に示す。
通常アプリケーションは操作可能であるが、初期設定の設定等は、代行者が業務依頼者の権限で勝手に変えられると、例えばＩＰアドレスのようなものを勝手に変えられてしまった場合などには誰もプリンタ印刷ができなくなる可能性がある。
そこで、初期設定画面は、代行者の操作の場合にはアクセス不可とする。図１８のフローチャートにおいて、機械上、直接、使用者が操作をしているのか、代行で操作しようとしているかは、図４のフローチャート上で、「使用者」と「代行者」というデータを管理しているので判断可能である。「代行者なし」でない場合には、代行操作しているということなので、図２０のような代行者アクセス不可の表示を行い終了する（Ｓ９１で“Ｎ”、Ｓ９２）。「代行者なし」の場合には、操作者の初期設定のアクセス権限を判断し、ＯＫであればアクセス可能となり図１９にあるような画面において操作可能となる（Ｓ９１で“Ｙ”、Ｓ９３で“Ｙ”、Ｓ９４）。もし、アクセス不可の場合にはその旨の表示を行う（Ｓ９３で“Ｎ”、Ｓ９５）。
【００１５】
代行管理ＩＤテーブルを図２１に示す。認証サーバー４上では、オーナーＩＤ毎に発行カウンタと代行管理ＩＤの状態を示すテーブルを管理している。図２１の例では、オーナーＩＤは０００００００１から００００００９９まで管理しており、また代行管理ＩＤは９９個まで管理している。発行カウンタの初期値は０であり、最大発行管理数は９９ということになる。
代行管理ＩＤは４つの状態（「未使用」、「発行」、「使用中」、「使用済み」）を有しており、初期状態は「未使用」であり、代行シート印刷の認証処理の図１６、１７のフローチャートにおける代行管理ＩＤの発行済み処理を実施すると「発行」の状態になる。
また、代行シートを使用の際には、図１１、１２のフローチャート上で代行管理ＩＤがＯＫというのは、「発行」状態であることを示し、代行シートを認識した場合には、「使用中」の状態になる。このように、一度、発行したシートは、代行シートを認識した際に、「発行」状態でなくなるので、２度と使用はできなくなる。
【００１６】
図２２は本発明の第６の制御例のフローチャートである。システムのジョブ管理部において、各アプリからジョブ終了通知を受信すると、代行者によるジョブかどうかを判断する（Ｓ１０１で“Ｙ”、Ｓ１０２）。代行者によるジョブかどうかは、図４のフローチャート上で、「使用者」と「代行者」というデータを管理しているので判断可能である。
代行者によるジョブでない場合には何もせず終了するが（Ｓ１０２で“Ｎ”）、代行者によるジョブの場合には、認証サーバー４上の図２１のテーブル上の代行管理ＩＤを「使用済み」にし、再度、代行シートを要求する旨の表示を行う（Ｓ１０２で“Ｙ”、Ｓ１０３、Ｓ１０４）。それで操作者が終了ボタンを押下すれば、カードを排出し終了する（Ｓ１０５で“Ｙ”、Ｓ１０６）。
【００１７】
履歴情報のデータ管理を図２３に示す。画像形成装置内では、ジョブが終了する毎に「日時」、ジョブ毎にカウントアップされる「ジョブＩＤ」、その機械固有の「マシンＩＤ」、及びアプリケーション種類を示す「アプリＩＤ」、及びアプリケーションの処理種類を示す「操作種類」の他に、そのジョブが誰のものであるかを示す「オーナーＩＤ」と代行した人がいる場合には「代行者ＩＤ」をＨＤＤに記録している。
履歴情報として、「原稿枚数」や置数、ジョブ「スタート及びエンド時のカウンタ」及びＮ個の「アプリ固有データ」を記憶している。オーナーＩＤと代行者ＩＤは、図４のフローチャート上で、「使用者」と「代行者」というデータを管理しているので、使用者をオーバーＩＤに置き換えることで管理可能である。
代行者ＩＤがなしの場合には、操作者自身がオーナーであり、また、代行者ＩＤがなしでない場合、図２３上での例としてジョブＩＤ＝００００００１０は、００００１７７２のＩＤの人がオーナーＩＤ＝０００００００２の人の業務を代行して行ったことがわかるようになっている。
【００１８】
【発明の効果】
以上説明したように、請求項１においては、操作者の認証により操作可能となる画像形成装置において、他人に操作（業務）依頼するに際し、操作依頼される他人（代行者）による自身の認証と、操作依頼する本人による代行シートの読み取り結果の双方から代行操作の可否を判断する機能を有する制御手段を備えたので、信頼できる人にのみ自分の業務を依頼することが可能となる。
請求項２においては、代行シートは、操作依頼する本人が認証された上で出力されるので、代行依頼の信頼性が増す。
請求項３においては、初期設定などは、代行者がアクセスできないようになっているので、代行した際にアクセス権限のない人が不用意にアクセス権限を得て機械の状態を変えてしまい機械が使用できなくなるような状態を防ぐことが可能となる。
請求項４をおいては、一度使用した代行シートは二度と使用できないので、不用意に代行者が置き忘れたりした場合にも、他人に悪用されるのを防ぐことが可能となる。
請求項５においては、ジョブ１回のみの使用に制限しているので、確実に依頼したジョブ以外には使用できないことにより、誤って使用される不具合を未然に防ぐことができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】ネットワーク画像形成システムの構成図である。
【図２】本発明の実施の形態に係る画像形成装置のブロック図である。
【図３】認証を行って、画像形成装置を使用する際の基本の処理手順を示す図である。
【図４】本発明の第１の制御例のフローチャートである。
【図５】操作部表示例を示す図である。
【図６】操作部表示例を示す図である。
【図７】操作部表示例を示す図である。
【図８】操作部表示例を示す図である。
【図９】操作部表示例を示す図である。
【図１０】代行シートを示す図である。
【図１１】本発明の第２の制御例のフローチャート（前段）である。
【図１２】本発明の第２の制御例のフローチャート（後段）である。
【図１３】ＰＣの表示例を示す図である。
【図１４】操作部表示例を示す図である。
【図１５】本発明の第３の制御例のフローチャートである。
【図１６】本発明の第４の制御例のフローチャート（前段）である。
【図１７】本発明の第４の制御例のフローチャート（後段）である。
【図１８】本発明の第５の制御例のフローチャートである。
【図１９】操作部表示例を示す図である。
【図２０】操作部表示例を示す図である。
【図２１】代行管理テーブルを示す図である。
【図２２】本発明の第６の制御例のフローチャートである。
【図２３】履歴情報のデータ管理内容を示す図である。
【符号の説明】
１１社員証読み取り装置、１２コントローラ、２１ＣＰＵ（制御手段構成要素）、２６ＡＳＩＣ（制御手段構成要素）

Claims

操作者の認証により操作可能となる画像形成装置において、他人に操作依頼するに際し、操作依頼される他人による自身の認証と、操作依頼する本人による代行シートの読み取り結果の双方から代行操作の可否を判断する機能を有する制御手段を備えたことを特徴とする画像形成装置。
請求項１記載の画像形成装置において、代行シートは、操作依頼する本人が認証された上で出力されることを特徴とする画像形成装置。
請求項１記載の画像形成装置において、代行できる操作範囲は限定されており、画像を直接扱う作業以外の操作に関しては、操作を禁止することを特徴とする画像形成装置。
請求項１記載の画像形成装置において、代行シートは、一度のみ使用可能であることを特徴とする画像形成装置。
請求項１記載の画像形成装置において、所定のフォーマットで発行された代行シートは、ジョブ１回の操作のみに適用されることを特徴とする画像形成装置。