JP4832744B2

JP4832744B2 - 文書管理システム

Info

Publication number: JP4832744B2
Application number: JP2004283790A
Authority: JP
Inventors: 祐輔森川; 克司鋤柄; 孝信萩原; 悟西田; 彰子高木; 真鈴木
Original assignee: Konica Minolta Business Technologies Inc; Mitsubishi Electric Information Systems Corp
Current assignee: Konica Minolta Business Technologies Inc; Mitsubishi Electric Information Systems Corp
Priority date: 2004-09-29
Filing date: 2004-09-29
Publication date: 2011-12-07
Anticipated expiration: 2024-09-29
Also published as: JP2006099348A

Description

この発明は文書管理システムに関し、特に、電子データまたは紙データによる文書のライフサイクル全般にわたる不正流出・不正利用を防止するための文書管理システムに関する。

従来の文書管理システムとして、印字データにユーザ名とパスワードを設定させる手段を設け、パスワードが設定されている印字データをプリンタで印刷処理する場合に、オペレータに対してパスワードの入力を要求し、正しいパスワードが入力されるまで印刷処理を停止するようにしたものが提案されている（例えば、特許文献１参照。）。

また、他の文書管理システムとして、暗号化されたプリントデータについてはプリントアウトせずに、認証の受信があった場合にのみ復号化プリントデータを印刷するというものがある（例えば、特許文献２参照。）。

特開平１１−２１２７４４号公報特開２００１−１８８６６４号公報

上述のような従来の文書管理システムにおいては、いずれのものも、印刷する前に認証を行ってセキュリティを確保しながら印刷を行っているが、印刷された紙そのものについてのセキュリティ対策については考慮されていないので、印刷された紙の不正流出および不正利用を防止することができないという問題点があった。

この発明はかかる問題点を解決するためになされたものであり、電子化された文書のライフサイクル全般にわたる不正流出・不正利用を防止することが可能な文書管理システムを得ることを目的としている。

この発明は、ネットワークを介して、クライアント端末、マルチファンクション複合機およびシュレッダーと接続されている文書管理システムであって、生成された電子化文書に単一なコンテンツＩＤを付与し、ユーザＩＤごとの利用権の設定を行うとともに、コンテンツＩＤに対応するユーザＩＤごとの利用権設定情報を生成する利用権設定手段と、ユーザ固有の情報が入力されて、当該情報により前記電子化文書を暗号化するためのユーザ認証を行う第１の認証手段と、前記第１の認証手段による認証が成功した場合に、前記利用権設定手段が生成した利用権設定情報に応じて前記電子化文書を暗号化し、利用権設定ファイルを生成する暗号化手段と、ユーザ固有の情報が入力されて、当該情報により前記電子化文書を利用するためのユーザ認証を行う第２の認証手段と、前記第２の認証手段による認証が成功した場合に、前記電子化文書の前記クライアント端末および前記マルチファンクション複合機の利用に関して前記利用権設定ファイルを参照することにより、ユーザＩＤに付与された利用権を特定し、特定された利用権に基づき前記クライアント端末および前記マルチファンクション複合機に当該ユーザＩＤによる前記電子化文書の利用を許可するとともに、前記電子化文書の前記シュレッダー利用に関して、前記電子化文書が印刷された廃棄書類のコンテンツＩＤを読み込み、前記コンテンツＩＤに対応するユーザＩＤごとに付与された利用権を特定し、特定された利用権に基づき前記シュレッダーに当該ユーザＩＤによる前記電子化文書の利用を許可する利用実行手段と、前記電子化文書のコピー、スキャン、ＦＡＸ送受信の利用に関して前記マルチファンクション複合機からログ情報を取得してログを生成し、前記電子化文書の印刷の利用に関して前記クライアント端末からログ情報を取得してログを生成し、さらに前記電子化文書のシュレッダー利用に関して前記シュレッダーからログ情報を取得してログを生成して、それらのログをログファイルに記憶するログ管理手段とを備え、前記ログは、前記コンテンツＩＤに対応してコピー、スキャン、ＦＡＸ送受信、印刷、シュレッダー利用のうちのいずれの処理が行われたかの情報と、当該処理によって生成された印刷枚数または廃棄された廃棄枚数の情報とを含み、前記ログファイルにより、前記コンテンツＩＤに対応する前記電子化文書の前記印刷枚数の集計情報と前記廃棄枚数の集計情報とを管理する文書管理システムである。

この発明は、ネットワークを介して、クライアント端末、マルチファンクション複合機およびシュレッダーと接続されている文書管理システムであって、生成された電子化文書に単一なコンテンツＩＤを付与し、ユーザＩＤごとの利用権の設定を行うとともに、コンテンツＩＤに対応するユーザＩＤごとの利用権設定情報を生成する利用権設定手段と、ユーザ固有の情報が入力されて、当該情報により前記電子化文書を暗号化するためのユーザ認証を行う第１の認証手段と、前記第１の認証手段による認証が成功した場合に、前記利用権設定手段が生成した利用権設定情報に応じて前記電子化文書を暗号化し、利用権設定ファイルを生成する暗号化手段と、ユーザ固有の情報が入力されて、当該情報により前記電子化文書を利用するためのユーザ認証を行う第２の認証手段と、前記第２の認証手段による認証が成功した場合に、前記電子化文書の前記クライアント端末および前記マルチファンクション複合機の利用に関して前記利用権設定ファイルを参照することにより、ユーザＩＤに付与された利用権を特定し、特定された利用権に基づき前記クライアント端末および前記マルチファンクション複合機に当該ユーザＩＤによる前記電子化文書の利用を許可するとともに、前記電子化文書の前記シュレッダー利用に関して、前記電子化文書が印刷された廃棄書類のコンテンツＩＤを読み込み、前記コンテンツＩＤに対応するユーザＩＤごとに付与された利用権を特定し、特定された利用権に基づき前記シュレッダーに当該ユーザＩＤによる前記電子化文書の利用を許可する利用実行手段と、前記電子化文書のコピー、スキャン、ＦＡＸ送受信の利用に関して前記マルチファンクション複合機からログ情報を取得してログを生成し、前記電子化文書の印刷の利用に関して前記クライアント端末からログ情報を取得してログを生成し、さらに前記電子化文書のシュレッダー利用に関して前記シュレッダーからログ情報を取得してログを生成して、それらのログをログファイルに記憶するログ管理手段とを備え、前記ログは、前記コンテンツＩＤに対応してコピー、スキャン、ＦＡＸ送受信、印刷、シュレッダー利用のうちのいずれの処理が行われたかの情報と、当該処理によって生成された印刷枚数または廃棄された廃棄枚数の情報とを含み、前記ログファイルにより、前記コンテンツＩＤに対応する前記電子化文書の前記印刷枚数の集計情報と前記廃棄枚数の集計情報とを管理する文書管理システムであるので、電子化された文書の不正流出・不正利用を防止することができ、問題発生時にも、確実に利用状況を追跡することができる。

実施の形態１．
本実施の形態では、電子化文書を機密文書として登録し、登録した機密文書を利用するとき、決められたプリンタのみへの出力に制限するとともに、決められたシュレッダーにより破棄することにより、機密文書の生成、利用、破棄のライフサイクルを管理することが可能となる。また、あらゆる操作にログを残すので、問題やトラブルの発生時あるいは監査時などに、操作履歴を完全にすべて追跡可能である。また、機密文書には、一意のコンテンツＩＤが振られるので、機密文書の操作履歴の追跡が可能になる。また、機密文書の生成、利用、破棄などの操作に対しては、ＩＣカードで認証を行うので、だれが操作したかを追跡することが可能となる。従って、機密文書に対して、どれを、いつ、だれが、なにを行ったかが追跡できるので、問題が発生したときの追跡が可能となる。問題発生時の追跡が可能であるため、ユーザの不正行為を抑止することができる。これにより、電子データまたは紙データによる文書のライフサイクル全般にわたる不正流出・不正利用を防止することができる。
また本実施の形態において、機密文書（電子化文書）は、なんらかのアプリケーションにより作成される、スキャンニングにより生成される、またはＦＡＸ受信により生成されるとし、また機密文書の利用については、閲覧、印刷、コピー、ＦＡＸ送信、シュレッダーによる廃棄に関して説明する。
図１は、この発明の実施の形態１に係る文書管理システムの全体の構成を示した図である。図１に示すように、複数のマルチファンクション複合機１（以下、ＭＦＰ１とする。）が、管理サーバ２を介して、イントラネット等のネットワーク３に接続されている。各管理サーバ２には、ＩＣカードに記憶された情報を読み取るためのカードリーダ４が設けられているとともに、プリントデータやＦＡＸデータ等の各種データ、暗号鍵、後述するログファイルとを記憶するためのメモリ５が内部に設けられている。また、複数のクライアント端末６がネットワーク３に接続されている。各クライアント端末６には、ＩＣカードに記憶された情報を読み取るためのカードリーダ７と、各種データを記憶するための記憶装置８が設けられている。また、ネットワーク３には、カードリーダ９を備えたシュレッダー１０、管理対象の文書ファイルが記憶されるファイルサーバ１１、および、操作履歴を含むログの集計を行う集計サーバ１４が接続されている。さらに、ネットワーク３には、インターネット１２を介して、タイムスタンプを管理するタイムサーバ１３が接続されている。

図２は、ＭＦＰ１の構成を示した概略構成図である。図２に示すように、ＭＦＰ１は、コピー手段２０と、スキャナ手段２１と、ＦＡＸ手段２２と、プリンタ手段２３、とを有している。なお、セキュリティを確保すべき管理対象の機密文書をユーザが利用する時には、セキュアな処理を行うことができるこれらの手段２０〜２３がクライアント端末６からの指示に基づき、管理サーバ２により自動的に選択されるように予め設定されている（他の機器による印刷やコピーはできないように設定されている）。当該機密文書を利用した際には、これらの手段２０〜２３は、実行した操作の種類（閲覧、印刷、コピー等）、文書名、利用した時刻、利用したユーザ名（またはユーザＩＤ）、実行部数などの情報を含むログを生成して、管理サーバ２に送信し、保管する。
図１８は、管理サーバ２、クライアント端末６、ファイルサーバ１１に注目したシステム構成図である。簡略化のため、ＭＦＰ１、管理サーバ２、クライアント端末６、ファイルサーバ１１は、１台のみ記載しているが、図１８は図１の構成の一部を抜粋したものである。管理サーバ２の認証手段（第１の認証手段、第２の認証手段）３１は、カードリーダ４に挿入されたＩＣカードによりユーザ認証を行うものであり、具体的にはスキャンにて電子化文書（電子ファイル）が登録されるときにユーザ認証し（第１の認証手段）、またコピー、ＦＡＸ送信、実行時にユーザ認証する（第２の認証手段）。送受信手段３２は、クライアント端末６及びファイルサーバ１１との間でファイルまたは、情報を送受信し、利用権設定手段３３は電子化文書にユニーク（単一）なコンテンツＩＤを付与するとともに、ユーザＩＤ毎の利用権の設定を行う。また暗号化手段３４は、利用権が設定された電子化文書を設定された利用権に応じて暗号化し、暗号化の結果得られたファイルを利用権設定ファイル３８とする。
利用実行手段３５は、認証手段(第２の認証手段)３１による認証が成功したら、その後対象の利用権設定ファイル３８に付与されたコンテンツＩＤの利用権を照会する。認証手段(第２の認証手段)３１で認証されたユーザＩＤが指定した利用の利用権を有しているとき、該当の利用を許可する。具体的にはＭＦＰ１に対して、スキャン、印刷、コピー、ＦＡＸ送信に関する実行を指示し、またクライアント端末６に対して閲覧を許可し、シュレッダー１０に対して廃棄を許可する。
ログ生成手段４０は利用に応じたログ情報を生成して、ログ管理手段３６はクライアント端末６及びＭＦＰ１から送信されたログ情報も合わせて、ログファイル３７に記憶する。ログ管理手段３６は、コピー、スキャン、ＦＡＸ受信、ＦＡＸ送信に関しては、ＭＦＰ１からログ情報を受け渡されログを生成し、印刷に関してはクライアント端末６の指定を記憶してログ管理手段３６がログを生成する。
また図１８には記載していないが、シュレッダーによる廃棄時にはシュレッダーからログ情報が受け渡され、閲覧時にはクライアント端末６からログ情報が受け渡される。これらのログ情報がログファイル３７として記憶される。またログファイル３７と利用権設定ファイル３８は上述したメモリ５に記憶される。
クライタント端末６の認証手段４１は、カードリーダ７に挿入されたＩＣカードによりユーザ認証を行うものであり、具体的にはクライアント端末６で電子化文書（電子ファイル）を作成、登録されるときにユーザ認証し（第１の認証手段）、また電子化文書の閲覧、印刷実行時にユーザ認証する（第２の認証手段）。送受信手段４２は、管理サーバ２、ファイルサーバ１１との間でファイルまたは情報を送受信し、入力手段４３は、表示装置(図示せず)、入力装置(図示せず)を用いてユーザからの電子文書作成と利用権の入力を受け付ける。電子化文書登録手段４４は、入力手段４３からの入力により電子化文書をメモリ(図示せず)に、例えば電子ファイル４５として記憶する。
送受信手段４２は、管理サーバ２に対して電子ファイル４５と、入力手段４３が受け付けた利用権設定情報を送信し、管理サーバ２から利用権設定ファイル４６を受信する。利用権設定ファイル４６は、メモリ（図示せず）に記憶される。またログ生成手段は、ユーザの指定による該当の利用権設定ファイル４６の閲覧の実行に関するログファイル４７をメモリ（図示せず）に記憶する。
ファイルサーバ１１の送受信手段５１は、管理サーバ２からコンテンツ情報５２とユーザ情報５３と利用権設定ファイル５４を受信する。コンテンツ情報５２、ユーザ情報５３、また利用権設定ファイル５４は、メモリ（図示せず）に記憶される。

図３は、この発明の実施の形態１に係る文書管理システムのおおまかな動作について示した図である。なお電子化文書の生成、または利用によって、管理サーバ２またはクライアント端末６で処理されるときは、詳細な説明は図５以降で説明することし、図３においては、全体の流れを確認する。図３に示すように、クライアント端末６により電子化文書を作成するか（ステップＳ１）、ＭＦＰ１のスキャナ手段２１により紙データをスキャニングするか（ステップＳ２）、あるいは、ＭＦＰ１のＦＡＸ手段２２によりＦＡＸ受信するかして（ステップＳ３）、文書を電子化して電子化文書を生成する（ステップＳ４）。次に、生成された電子化文書に対して当該電子化文書の固有識別情報であるコンテンツＩＤ（電子化文書ＩＤ）を付与し、ユーザ毎の利用権を設定する（ステップＳ５）。利用権の設定は、例えば、図４に示すような画面にて行う。当該画面にて、各ユーザごとに、許可する利用権について、該当する項目の欄をクリックすることにより、「レ」点が挿入され、設定できる。なお、利用権の設定を行う前には、ユーザがＩＣカードの情報をカードリーダ７により読み込むことによるユーザ認証操作を行う。その結果がクライアント端末６から管理サーバ２に送信され、管理サーバ２にてコンテンツＩＤ付与などの処理を行った後、管理サーバ２からファイルサーバ１１にコンテンツ情報５２と、ユーザ情報５３として送信される。図１７に、ファイルサーバ１１内のコンテンツ情報５２およびユーザ情報５３の一例を示す。当該一例においては、ユーザごとに利用権を設定せずに、複数のユーザから構成されるユーザグループを設定して、ユーザグループごとに利用権を設定している。このように、ファイルサーバ１１には、コンテンツＩＤ別に、ユーザごとあるいはユーザグループごとの利用権の設定情報が格納されている。次に、当該電子化文書の暗号化を行い生成された、利用権設定ファイル４６をファイルサーバ１１に保存する（ステップＳ６）。場合によって、クライアント端末６でも重ねて利用権設定ファイル４６を保存するように構成してもよく、またクライアント端末６だけで保存してもよい。なお、当該保存の際には、保存された文書の文書名、コンテンツＩＤ、保存した日時、ユーザＩＤ（必要に応じてユーザ名も）、操作機器のＩＤ、管理サーバＩＤなどの情報を含むログが生成されて管理サーバ２で保管される。ユーザが暗号化された文書を利用する場合には、ＩＣカードを用いてユーザがユーザ認証を行った後に（ステップＳ７）、利用したい文書をコンテンツＩＤによりファイルサーバ１１からダウンロードして、利用権に応じた利用を行うための指示を入力する（ステップＳ８〜Ｓ１２）。ステップＳ８の閲覧指示の場合はクライアント端末６により文書の画面表示が実行され（ステップＳ１３）、当該閲覧が実行されたことを示すログが管理サーバ２に送信される（ステップＳ１４）。ステップＳ９〜Ｓ１１の印刷指示、コピー指示、ＦＡＸ送信指示の場合は、ＩＣカードによる認証が行われ（ステップＳ１５）、ＭＦＰ１により実行され（ステップＳ１６）、当該実行が行われたことを示すログが管理サーバ２に生成される（ステップＳ１７）。ステップＳ１２のシュレッダーによる印刷文書の廃棄指示の場合は、シュレッダー１０によりＩＣカードによる認証が行われ（ステップＳ１８）、シュレッダーにより印刷文書の廃棄が実行され（ステップＳ１９）、当該廃棄が行われたことを示すログが管理サーバ２に送信される（ステップＳ２０）。ステップＳ１４，Ｓ１７およびＳ２０により送信されたログ情報は管理サーバ２により受信され、集計される（ステップＳ２１）。なお、当該ログには、利用された文書のコンテンツＩＤ、利用した日時、操作内容（閲覧、印刷、コピー、ＦＡＸ送信、破棄）、ユーザＩＤ（必要に応じてユーザ名も）、操作機器のＩＤ、管理サーバＩＤなどの情報が含まれる。このように、本実施の形態においては、各種の利用が行われる際に、すべて、ユーザのＩＣカードによる認証が行われ、かつ、当該利用が実行されるたびに、すべて、ログが生成され、管理サーバ２により集計されるので、いつ、どのような処理が、誰によって行われたかの記録がすべて管理サーバ２により管理されるので、不正利用および不正流出を防止することができる。また、各電子化文書には、ファイル名とは別に、重複のない一意のコンテンツＩＤが付与され、当該コンテンツＩＤは一切変更できない構成になっているので、ユーザがファイル名を変更して印刷を行ったりした場合においても、どのファイルを印刷したかを確実に管理することができる。

次に、本実施の形態に係る文書管理システムの図３の各動作について図に基づいて詳細に説明する。まずはじめに、図３にステップＳ１及びＳ４〜Ｓ６の処理について、図５に従って詳細に説明する。クライアント端末６により、ユーザが、電子化文書を作成する（ステップＳ３１）。当該文書とは、例えば、ワード文書や、エクセルブック等のすべての任意の電子文書の種類が含まれるものとする。その電子化文書は、電子化文書登録手段４４により電子ファイル４５として登録される。次に、認証手段（第１の認証手段）４１及び入力手段４３により図６に示すような画面をＷｅｂ上で表示させて（ステップＳ３２）、当該画面により、ユーザがユーザ名とパスワードとを入力するとともに、クライアント端末６に設けられたカードリーダ７によりユーザ所有のＩＣカード内の情報を読み取らせて、ユーザ認証操作を行う（ステップＳ３３）。当該ユーザ名、パスワードおよびＩＣカードの情報は、ネットワーク３を介して、管理サーバ２に送信されて、管理サーバ２により、クライアントの認証とＩＣカードの認証とが行われる（ステップＳ３４）。認証が成功した場合には、生成した文書をクライアント端末６から管理サーバ２にアップロードさせる（ステップＳ３５，Ｓ３６）。次に、入力手段４３により図４の画面を用いて、ユーザごとの利用権の設定入力を受け付け、送受信手段４２は該当の電子ファイル４５と利用権設定情報とを管理サーバ２へ送信する（ステップＳ３７，Ｓ３８）。利用権の種類としては、例えば、図４に示すように、閲覧、印刷、コピー、保存、利用可能回数が挙げられる。また、それ以外にも、図４においては図示を省略しているが、ＦＡＸ送信や、シュレッダーによる廃棄などが挙げられる。以下の説明においては、これら全ての利用権を含んで説明する。次に、管理サーバ２の送受信手段３２は、該当の電子ファイル４５と利用権設定情報とを受信し、利用権設定手段３３がユニークなコンテンツＩＤを付与するとともに、利用権設定情報に基づき該当の電子ファイル４５に利用権を設定する（ステップＳ３８）。その後、暗号化手段３４がステップＳ３８で設定した利用権に従い、メモリ５に記憶されているユーザ毎の暗号鍵を用いて、受信した電子ファイル４５を暗号化し、利用権設定ファイル３８を生成する（ステップＳ３９）。当該暗号化の際には、図１に示すように、インターネット１２を介してタイムサーバ１３からタイムスタンプをダウンロードするとともに、電子署名を付加する。なお、電子署名は、ＰＫＩ認証局等の認証局から発行される秘密鍵と電子証明書とを用いて行われる。また、必要に応じて、印影データを付加するようにしてもよい。次に、暗号化した文書をクライアント端末６にダウンロードして格納するか、あるいは、ファイルサーバ１１に送信して格納する。また合わせて、コンテンツ情報とユーザ情報とをファイルサーバ１１に送信し、ファイルサーバ１１ではコンテンツ情報５２及びユーザ情報５３に追加、更新して保管する（ステップＳ４０，Ｓ４１）。上述の処理にて、機密文書である利用権設定ファイル３８が生成される。利用権設定ファイル３８を利用しようとするとき、利用権設定ファイル３８を復号することになるが、設定された利用権に応じて暗号化がされているので、復号後は設定された利用権の範囲での利用に限定することができる。
また上述したように、クライアント端末６へダウンロードするか、ファイルサーバ１１に送信してファイルサーバ１１で一括管理するかは、文書作成時にユーザから指定を受け付けてもよい。どちらにしても、本実施の形態では利用の度ごとに、利用権の確認、ユーザ認証を行う構成であるので、利用権設定ファイル４６の保管場所はその都度選択できる。
その後、管理サーバ２は、保存された文書の文書名、コンテンツＩＤ、保存した日時、ユーザＩＤ（必要に応じてユーザ名も）、操作機器のＩＤ、管理サーバＩＤなどの情報を含むログファイル３７をログ生成手段４０により生成して（ステップＳ４２）、当該文書ファイル自体は削除する（ステップＳ４３）。当該削除は、ステップＳ４０，４１が終了した時点でその都度行ってもよいが、予め設定した一定周期で行うようにしてもよい。

次に、図３のステップＳ２及びＳ４〜Ｓ６の処理について図７に基づいて詳細に説明する。まずはじめに、ＭＦＰ１に、スキャンする用紙をセットする（ステップＳ５１）。次に、管理サーバ２に設けられているカードリーダ４によりＩＣカードを用いたユーザ認証およびＩＣカード認証を行う（ステップＳ５２）。次に、ＭＦＰ１で利用の選択、利用権の設定を行うための、タッチパネル画面を表示し（ステップＳ５３）、ユーザはパネル選択により利用権の中のスキャニングを選択し、利用権の選択をする（ステップＳ５４）。これにより、ＭＦＰ１のスキャナ手段２１により用紙のスキャンが実行されて（ステップＳ５５）、イメージファイルが作成される（ステップＳ５６）。当該イメージファイルは電子ファイルに変換される（ステップＳ５７）。当該電子ファイルとステップＳ５３で入力された利用権とが管理サーバ２に転送され（ステップＳ５８）、管理サーバ２により受信される（ステップＳ５９）。つぎに、利用権設定手段３３が電子ファイルにユニークなコンテンツＩＤを付与し、受信した利用権に基づきユーザＩＤ毎の利用権の設定を行う。次に利用権設定手段３３は、メモリ５内の暗号鍵を用いて、当該電子ファイルの暗号化を行い（ステップＳ６０）、利用権設定ファイル３８としてメモリ５内に保管する（ステップＳ６１）。次に、ユーザがクライアント端末６のカードリーダ７にＩＣカードをかざしてユーザ認証を行う（ステップＳ６２）。これにより、管理サーバ２およびクライアント端末６のポートがオープンされ（ステップＳ６３，Ｓ６４）、クライアント端末６の該当のアプリケーションプログラムが起動される（ステップＳ６５）。その後、管理サーバ２からクライアント端末６に対して利用権設定ファイル３８が転送され（ステップＳ６６）、受信される（ステップＳ６７）。ステップＳ６６、ステップＳ６７で利用権設定ファイル３８は、ファイルサーバ１１に転送されるように構成してもよい。その後、保存された文書の文書名、コンテンツＩＤ、保存した日時、ユーザＩＤ（必要に応じてユーザ名も）、操作機器のＩＤ、管理サーバＩＤなどの情報を含むログファイル３７をログ生成手段４０が生成する。また合わせて、コンテンツ情報とユーザ情報とをファイルサーバ１１に送信し、ファイルサーバ１１ではコンテンツ情報５２及びユーザ情報５３に追加、更新して保管する（ステップＳ６８）。上述の処理にて、機密文書である利用権設定ファイル３８が生成される。

次に、図３のステップＳ３〜Ｓ６の処理について図８に基づいて詳細に説明する。まずはじめに、ＭＦＰ１がＦＡＸ文書を受信する（ステップＳ７１）。受信されたＦＡＸ文書は、ＦＡＸの送信者番号別に予め設定されている管理サーバ２のメモリ５内の受信フォルダに転送される（ステップＳ７２）。管理サーバ２は転送されたＦＡＸ文書（ＴＩＦファイル）を電子ファイル３９に変換する（ステップＳ７３）。次に、管理サーバ２は、受信フォルダ別に予め設定されている権限を当該電子ファイル３９に付与する（ステップＳ７４）。図９に、受信フォルダ別に、権限を設定するための画面の一例を示す。当該画面で、該当する項目をクリックすることにより、受信フォルダ別に、ユーザ毎の利用権を設定することができる。次に、利用権設定手段３３は、当該電子ファイル３９にユニークなコンテンツＩＤを付与して受信フォルダ別に設定されている利用権を設定する。その後、受信フォルダ別に設定されているＩＤにて該当する暗号鍵をメモリ５から取り出して暗号化し、利用権設定ファイル３８を生成する（ステップＳ７５）。次に、管理サーバ２は、受信フォルダに対応する指定された担当者のクライアント端末６にＦＡＸを受信した旨を連絡するためのＦＡＸ受信情報を転送する（ステップＳ７６）。当該情報の転送は、メッセンジャーか、あるいは、電子メール等を用いて行う。当該担当者のクライアント端末６はＦＡＸ受信情報を受信すると（ステップＳ７７）、ＩＣカードをカードリーダ７にかざして、ユーザ認証を行う（ステップＳ７８）。ユーザ認証が成功した場合には、ダウンロードしたアプリケーションプログラムが起動され（ステップＳ７９）、ポートがオープンされる（ステップＳ８０）。同時に、管理サーバ２のポートもオープンされ（ステップＳ８１）、ＦＡＸにより受信されて暗号化された利用権設定ファイル３８が管理サーバ２からクライアント端末６に転送され（ステップＳ８２）、受信される（ステップＳ８３）。なお、ステップＳ８２の転送処理が終わると、管理サーバ２により、ＦＡＸされた文書をクライアント端末６に転送した旨のログが作成され、メモリ５に記憶される。また合わせて、コンテンツ情報とユーザ情報とをファイルサーバ１１に送信し、ファイルサーバ１１ではコンテンツ情報５２及びユーザ情報５３に追加、更新して保管する（ステップＳ８４）。ステップＳ８２、ステップＳ８３で利用権設定ファイル３８は、ファイルサーバ１１に転送されるように構成してもよい。上述の処理にて、機密文書である利用権設定ファイル３８が生成される。

次に、図３のステップＳ７〜Ｓ８，Ｓ１３〜Ｓ１４およびＳ２１の処理について、図１０に基づいて詳細に説明する。まずはじめに、クライアント端末６により、利用したい利用権設定ファイル３８を読み出す（ステップＳ９１）。次に、ＩＣカードをカードリーダ７に挿入または載置する（図１６（ａ）参照）とともに、図６に示すような画面により、ユーザ名とパスワードとを入力して、ユーザ認証およびＩＣカード認証を行う（ステップＳ９２）。認証が成功すると、管理サーバ２にユーザＩＤと閲覧が指定された旨が送信される。利用実行手段３５はコンテンツＩＤとユーザＩＤとに基づき、閲覧の利用権が設定されているかどうかを確認し、ユーザＩＤに利用権が設定されているときに、閲覧を許可し、利用権設定ファイル３８を復号するための復号鍵を発行する（ステップＳ９３）。クライアント端末６は、当該復号鍵を受信して、権限に応じた利用を行うための指示を入力する（ステップＳ９４）。図１０においては、閲覧を行う指示を入力したこととする。これにより、該当の機密文書がクライアント端末６の画面に表示され、閲覧が実行される（ステップＳ９５）。次に、当該閲覧が実行された旨のログファイル４７が、クライアント端末６から管理サーバ２に転送される（ステップＳ９６）。管理サーバ２には、当該ログファイル４７に記憶されているログ情報を集計するとともに（ステップＳ９７）、ログデータを集計サーバ１４に転送し、そこで保管する（ステップＳ９８）。クライアント端末６に保管されているログファイル４７は、管理サーバ２に転送後、メモリ（図示せず）から削除するように構成してもよい。

次に、図３のステップＳ７，Ｓ９，Ｓ１５〜Ｓ１７，Ｓ２１の処理について、図１１に基づいて詳細に説明する。まずはじめに、クライアント端末６により、利用したい利用権設定ファイル３８を指定する（ステップＳ１０１）。次に、図６（ａ）に示すように、ＩＣカードをカードリーダ７に挿入または載置するとともに、図６に示すような画面により、ユーザ名とパスワードとを入力して、認証手段(第２の認証手段)４１により、ユーザ認証およびＩＣカード認証を行う（ステップＳ１０２）。認証が成功すると、管理サーバ２にユーザＩＤと印刷指示が指定された旨とが送信される。利用実行手段３５はコンテンツＩＤとユーザＩＤとに基づき、印刷の利用権が設定されているかどうかを確認し、ユーザＩＤに利用権が設定されているときに、印刷を許可し、利用権設定ファイル３８を復号するための復号鍵を発行する（ステップＳ１０３）。クライアント端末６は、当該復号鍵を受信して、権限に応じた利用を行うための指示を入力する（ステップＳ１０４）。図１１においては、印刷を行う指示を入力したこととする（ステップＳ１０５）。なお、印刷の指示の入力の際には、プリンタを特に指定せずに、デフォルト値として設定されているセキュア印刷用のＭＦＰ１で印刷を行う。あるいは、予め登録されているセキュア印刷用のＭＦＰ１のリストの中からユーザが選択することができるようにしてもよいが、それ以外のプリンタまたは複合機を指定することはできないように設定されている。次に、再度、認証手段(第２の認証手段)４１は、カードリーダ７に挿入または載置されているＩＣカードの認証を行う（ステップＳ１０６）。認証が成功した場合に、印刷イメージ作成手段(図示せず)は、印刷イメージファイルを作成する（ステップＳ１０７）。この際に、当該印刷イメージのヘッダもしくはフッターに、ステップＳ１０６で認証されたユーザ名、コンテンツＩＤを強制的に付加する。また、コピーやスキャンあるいはＦＡＸ送信を一切禁止する場合には、コピー禁止コードも強制的に付加する。次に、印刷イメージ暗号化手段（図示せず）は、当該印刷イメージファイルを暗号化する（ステップＳ１０８）。次に、送受信手段４２は、暗号化された印刷イメージファイルを管理サーバ２に送信し（ステップＳ１０９）、管理サーバ２が受信する（ステップＳ１１０）。ステップＳ１１０までの処理により、ユーザはいつでもＭＦＰ１から該当の印刷文書を出力することができるようになる。
ユーザが印刷文書を出力しようとしたとき、認証手段（第２の認証手段）３１は管理サーバ２のカードリーダ４にＩＣカードをかざすように画面表示または音声ガイダンスにより要求される。当該要求に従って、ユーザが管理サーバ２のカードリーダ４にＩＣカードをかざすことにより、ＩＣカード認証が行われる（ステップＳ１１１）。認証が成功した場合に、管理サーバ２にユーザＩＤと印刷が指定された旨とが送信される。利用実行手段３５はコンテンツＩＤとユーザＩＤとに基づき、印刷の利用権が設定されているかどうかを確認し、ユーザＩＤに利用権が設定されているときに、印刷を許可し、それをＭＦＰ１に通知する。その後、ＭＦＰ１のプリンタ手段２３により暗号化された印刷イメージファイルが復号され、印刷が行われ排紙（出力）される（ステップＳ１１２）。印刷イメージファイルは削除される。認証が成功しない場合は、印刷処理は待機状態となり、一定時間経過しても、認証が成功しない場合には、自動的に管理サーバ２内の印刷イメージファイルは削除される。なお、当該印刷の際には、印刷文書のヘッダもしくはフッターに、ステップＳ１０７で付加された、ユーザ名（または、ユーザＩＤ）、コンテンツＩＤ（必要に応じて、コピー禁止コードも）が印刷されている。なお、これらの情報は、そのまま文字として印刷してもよいが、図１６（ｃ）に示すように、これらの情報を盛り込んだ２次元コードまたはバーコード等のコードを生成して、それを印刷するようにしてもよい。また、同時に、図１６（ｃ）に示すように、ユーザ名（または、ユーザＩＤ）と印刷した日時とを、紙媒体の全面に地模様として印刷するようにしてもよい。あるいは、印刷文書のヘッダもしくはフッターにではなく、ユーザ名（または、ユーザＩＤ）、コンテンツＩＤ（必要に応じて、コピー禁止コードも）を、紙媒体の全面に地模様として印刷するようにしてもよい。さらに、印刷文書のヘッダもしくはフッターと、紙媒体の全面（地模様）との両方に、コンテンツＩＤおよびユーザＩＤ等の情報を印刷するようにしてもよい。この場合、両方に同じ情報を印刷してもよく、あるいは、印刷文書のヘッダもしくはフッターにはユーザＩＤとコンテンツＩＤの情報、紙媒体の全面（地模様）にはユーザ名と日時の情報というように、異なる情報を印刷するようにしてもよい。また、地模様は、図１６（ｃ）のように、文字で印字してもよいが、２次元コード等のコードを印刷するようにしてもよい。なお、これらの印刷は、黒色インクで行ってもよいが、あるいは、目視はしずらいが、ＭＦＰ１およびシュレッダー１０では十分に認識できる黄色インク等で行うようにしてもよい。なお、印刷のインクの色は、黒または黄色に限定されるものではなく、いずれの色でも構わないため、デフォルトの色を設定しておき、ユーザ側で適宜変更できる構成にしておいてもよい。次に、当該印刷が実行された旨のログが、ログ管理手段３６により、クライアント端末６での指定情報と、ＭＦＰ１での入力情報に基づき、集計されるとともに（ステップＳ１１３）、ログデータが集計サーバ１４に転送され、そこで保管される（ステップＳ１１４）。このように、印刷する際に、ＩＣカードを用いた認証を行い、さらに利用権が設定されていることを確認した上で、印刷した紙を排紙するようにしたので、印刷時の取り忘れや取りに行くまでの間に別の人に持ち去られたり、盗み見られることを防止することができる。
またステップ１０７で印刷イメージを作成するとき、ヘッダもしくはフッターに、ユーザ名、コンテンツＩＤを付与したり、ユーザ名と印刷した日時とを地模様として紙の全面に印刷するのは、万一機密文書が持ち出されたとき、印刷したユーザ名を特定することに、持ち出されたルートを特定するためである。また、ユーザＩＤ等を印刷することにより、機密文書の持ち出しに関して、抑止力を持たせることができる。

また、上記の説明においては、印刷者が自分のために印刷する例について説明したが、その場合に限らず、他のユーザに受け取らせることを可能にしておいてもよい。すなわち、印刷者が印刷指定時に受取人を指定して印刷をする。印刷と同時に管理サーバ２がユーザ情報を引き出し、印刷者から指定された方法で受取人に受取の指示を送信する。受取人は、最寄りのセキュア用のＭＦＰ１及び管理サーバ２でＩＣカードを用いた認証を行い、印刷を行う。そのとき、印刷イメージファイルは格納されている管理サーバ２からユーザ認証された管理サーバ２へ送信されるので、最寄りのＭＦＰ１から印刷文書を得ることができる。一定時間受け取らない場合には、自動的に管理サーバ２内の印刷イメージファイルを削除する。また、受取場所がコピーサービスを行う店舗などで、本人確認の方法が決済機能をもったＩＣカードや携帯電話機などの場合には、受取と同時に決済を行う。

次に、図３のステップＳ７，Ｓ１０，Ｓ１５〜Ｓ１７，Ｓ２１の処理について、図１２に基づいて詳細に説明する。ユーザが印刷された文書のコピーを行う場合には、まずはじめに、管理サーバ２のカードリーダ４にＩＣカードをかざすことにより、認証手段(第２の認証手段)３１がＩＣカード認証を行う（ステップＳ１２１）。認証が成功すると、ＭＦＰ１が使用可能な状態になる（ステップＳ１２２）。次に、ＭＦＰ１は、セットされた印刷文書にコピー禁止コードが有るか否かを判定する（ステップＳ１２３）。コピー禁止コードが無かった場合には、管理サーバ２にユーザＩＤとコピーが指定された旨が送信される。利用実行手段３５はコンテンツＩＤとユーザＩＤとに基づき、コピーの利用権が設定されているかどうかを確認し、ユーザＩＤに利用権が設定されているときに、コピーを許可する。それにより、ＭＦＰ１のコピー手段２０はコピー動作を開始する（ステップＳ１２４）。一方、コピー禁止コードがあった場合には、そこで処理は終了する（すなわち、コピーは中止され、コピー禁止指定によりコピーができない旨がＭＦＰ１の画面に表示される。）。次に、当該コピーが実行された旨のログ情報が、ＭＦＰ１より管理サーバ２に転送されて（ステップＳ１２５）、集計されるとともに（ステップＳ１２６）、ログデータが集計サーバ１４に転送され、そこで保管される（ステップＳ１２７）。なお、コピー処理の際のログ情報には、コピーされた部数情報（コピー枚数の情報）が含まれているものとする。

次に、図３のステップＳ７，Ｓ１１，Ｓ１５〜Ｓ１７，Ｓ２１の処理について、図１３に基づいて詳細に説明する。ユーザが印刷された文書をＦＡＸで送信する場合には、まずはじめに、管理サーバ２のカードリーダ４にＩＣカードをかざすことにより、ＩＣカード認証を行う（ステップＳ１３１）。認証が成功すると、ＭＦＰ１が使用可能な状態になる（ステップＳ１３２）。次に、管理サーバ２は、ＩＣカード内に記憶されているＩＤに応じた送信先のリストをタッチパネルに表示する（ステップＳ１３３）。これにより、ユーザは、当該リストの中から、送信先を選択する（ステップＳ１３４）。すなわち、ユーザはＦＡＸの送信先を予め登録されている送信先のリストの中からは選択することができるが、それ以外の送信先を指定することはできないように設定されている。その送信先リストは、ユーザＩＤまたはユーザグループにより予め定められて、ファイルサーバ１１に保管されているユーザ情報５３に格納され、ＦＡＸ送信が選択されたときに、ユーザ情報５３の内容が参照されて、送信可能な送信先のリストを表示する。また、送信先のファクシミリ装置または複合機も、図１に示したＭＦＰ１のように、ＦＡＸを受信したことを示すログが残る構成となっている。次に、ＭＦＰ１は、セットされた印刷文書にコピー禁止コードが有るか否かを判定する（ステップＳ１３５）。コピー禁止コードが無かった場合には、管理サーバ２にユーザＩＤとＦＡＸ送信が指定された旨が送信される。利用実行手段３５はコンテンツＩＤとユーザＩＤとに基づき、ＦＡＸ送信の利用権が設定されているかどうかを確認し、ユーザＩＤに利用権が設定されているときに、ＦＡＸ送信を許可する。それにより、ＭＦＰ１のＦＡＸ手段２２はＦＡＸ送信動作を開始する（ステップＳ１３６）。一方、コピー禁止コードがあった場合には、そこで処理は終了する（すなわち、ＦＡＸ送信は中止され、コピー禁止指定によりＦＡＸ送信ができない旨がＭＦＰ１の画面に表示される。）。次に、当該ＦＡＸ送信が実行された旨のログ情報が、ＭＦＰ１より管理サーバ２に転送されて（ステップＳ１３８）、集計されるとともに（ステップＳ１３９）、ログデータが集計サーバ１４に転送され、そこで保管される（ステップＳ１２７）。なお、ＦＡＸ送信処理の際のログ情報には、ＦＡＸ送信された送信先の情報が含まれているものとする。
なおステップＳ１３６で利用権についてコンテンツＩＤとユーザＩＤとに基づき照会しているが、図４で示した利用権設定画面及び図１７のコンテンツ情報５２には、ＦＡＸ送信に関する利用権は設定していない。ＦＡＸ送信は、コピーと同様に機密文書の複写に該当するので、ＦＡＸ送信については、コピーと同等に考え、コピーの利用権有無にてＦＡＸ送信を許可するかどうか定めている。また、図４及び図１７に示した利用権の種別に、ＦＡＸ送信を設けるように構成してもよい。

次に、図３のステップＳ７，Ｓ１２，Ｓ１８〜Ｓ２１の処理について、図１４に基づいて詳細に説明する。ユーザが印刷された文書をシュレッダーにより廃棄する場合には、まずはじめに、シュレッダー１０のカードリーダ９にＩＣカードをかざすことにより、ＩＣカード認証を行う（ステップＳ１５１）。認証が成功したら、ユーザは、シュレッダー１０に廃棄書類をセットし、スタートボタンをＯＮにする（ステップＳ１５２）。これにより、シュレッダー１０は、当該廃棄書類の枚数をカウントする（ステップＳ１５３）。次に、シュレッダー１０は、廃棄書類に埋め込まれたコンテンツＩＤを読み込む（ステップＳ１５４）。読み込みが終了すると、廃棄書類を保持したまま（ステップＳ１５５）、ＩＣカードから読み取ったユーザＩＤとコンテンツＩＤを管理サーバ２に転送し（ステップＳ１５６）、当該ユーザによる廃棄が許可されているか否かを判定し、承認する（ステップＳ１５７）。一方、廃棄できない書類は、シュレッダーせずに、シュレッダー１０から排出されるとともに、シュレッダー処理（廃棄処理）ができない旨がシュレッダー１０の画面に表示される。管理サーバ２に承認された場合には、シュレッダー１０はシュレッダー動作を開始する（ステップＳ１５８）。次に、当該シュレッダー処理が実行された旨のログ情報が、シュレッダー１０から管理サーバ２に転送されて（ステップＳ１５９）、集計されるとともに（ステップＳ１６０）、ログデータが集計サーバ１４に転送され、そこで保管される（ステップＳ１６１）。なお、シュレッダー処理の際のログ情報には、廃棄された廃棄書類のコンテンツＩＤ別の廃棄枚数の情報が含まれているものとする。なお、ログ情報には、上述したように、コピーした枚数や印刷した枚数がすべて残っているので、印刷やコピーしたもののうちの何枚がシュレッダー１０で破棄されて、現在残っているものが何枚というように、すべて、管理者が管理することができる。
なお、図１及び図１４において、シュレッダー１０による廃棄を行うとき、シュレッダー１０に備えられたカードリーダ９によりＩＣカードを認証するとしているが、シュレッダー１０にはカードリーダ９を設けずに、管理サーバ２とシュレッダー１０とを近接して設置し、管理サーバ２のカードリーダ４によりＩＣカードの認証を行う構成としてもよい。

以上のように、本実施の形態においては、機密文書は電子化（元々電子のもの、紙をスキャニングしたもの、ＦＡＸデータを受信）し、かつ、決められたプリンタのみへの出力に制限するとともに、決められたシュレッダーにより破棄することにより、機密文書の生成、利用、破棄のライフサイクルを管理することが可能となる。また、あらゆる操作にログを残すので、問題やトラブルの発生時あるいは監査時などに、操作履歴を完全にすべて追跡可能である。また、電子化された文書には、一意のコンテンツＩＤが振られ、閲覧、印刷、コピー、ＦＡＸ送信、シュレッダーによる廃棄と言った利用の度ごとに、利用権を照会するので不正利用を防止することができる。またコンテンツＩＤにより、機密文書の操作履歴の追跡が可能になる。また、文書の生成、利用、破棄などの操作に対しては、ＩＣカードで認証を行うので、だれが操作したかを追跡することが可能となる。従って、機密文書に対して、どれを、いつ、だれが、なにを行ったかが追跡できるので、問題が発生したときの追跡が可能となる。問題発生時の追跡が可能であるため、ユーザの不正行為を抑止することができる。これにより、電子データまたは紙データによる文書のライフサイクル全般にわたる不正流出・不正利用を防止することができる。
また本実施の形態において、電子化文書は、なんらかのアプリケーションにより作成される、スキャンニングにより生成される、またはＦＡＸ受信により生成されるときを想定した。また電子化文書（利用権設定ファイル）の利用については、閲覧、印刷、コピー、ＦＡＸ送信、シュレッダーによる廃棄について述べた。電子化文書生成、利用に関しては、本実施の形態の一部で実施することもできるし、上述以外の方法により電子化文書を、管理サーバ２またはクライアント端末６に生成してもよい。
なお、上述の説明においては、廃棄として、シュレッダー１０による印刷物および複写物の廃棄について説明したが、ファイルサーバ１１またはクライアント端末６に保存されている電子化文書の電子データそのものが削除された場合も、管理サーバ２は、削除された文書の文書名、コンテンツＩＤ、削除した日時、ユーザＩＤ（必要に応じてユーザ名も）、操作機器のＩＤ、管理サーバＩＤなどの情報を含むログファイル３７をログ生成手段４０により生成して、当該電子データの廃棄の記録を残すことは言うまでもない。

実施の形態２．
上記の実施の形態１においては、ＭＦＰ１ごとに管理サーバ２を設けて、個々にログを集計して、集計サーバ１４に転送する例について説明した。本実施の形態においては、図１５に示すように、管理サーバ２のうちの１つを親管理サーバ２Ａとしておき、他の管理サーバ２を子管理サーバ２ａとする。生成されたログは、子管理サーバ２ａから、親管理サーバ２Ａに、所定の一定周期で、すべて転送され、親管理サーバ２Ａで集計するようにする。また、シュレッダー１０やクライアント端末６で生成されたログ情報もすべて親管理サーバ２Ａに送信され、集計される。なお、他の構成については、図１に示した実施の形態１と同様であるため、図１と同一符号を付して示し、ここでは説明を省略する。

また、親管理サーバ２Ａのメモリ５には、すべてのユーザに関する情報が記憶されているユーザマスタと、すべての暗号鍵とが記憶されていることとする。

これにより、任意の箇所で行ったあらゆる操作に対してログが残され、当該ログがすべて親管理サーバ２Ａで集計されるので、ユーザが異なるＭＦＰ１やクライアント端末６により操作を行っても、ログがすべて親管理サーバ２Ａに転送されて、そこで一括集計されるので、問題やトラブルが発生して、管理者がログを閲覧する際に、即座に全体を見渡すことができる。

なお、子管理サーバ２ａの代わりに、カードリーダ４のみを設置しておき、ネットワーク３を介して、ＩＣカードから読み取った情報を転送して、親管理サーバ２Ａにより認証処理を行うようにしてもよい。また、親管理サーバ２ＡにはＭＦＰ１を接続せずに、親管理サーバ２Ａにおいてはログの集計・管理等のみを行うようにしてもよい。

実施の形態３．
本実施の形態においては、電子化文書を印刷またはコピーされた紙に対して、すべて、コンテンツＩＤもしくはコンテンツＩＤを盛り込んだ２次元コードを付加するようにする。万一、ユーザが印刷またはコピーされた紙を外部に持ち出す場合には、スキャナ手段２１により、当該コンテンツＩＤを読み込み、その紙が外部に持ちだされる情報を含むログを生成して、管理サーバ２に送信する。その後、外部から戻ってきたユーザは、再度、スキャナ手段２１により、当該コンテンツＩＤを読み込み、その紙が外部から戻ってきた情報を含むログを生成して、管理サーバ２に送信する。

本実施の形態においては、電子化文書を印刷またはコピーされた紙を外部に持ち出す場合には、当該紙に印刷されているコンテンツＩＤをスキャナ手段２１により読み込んで、ログを生成して登録しておき、持ち帰ったときに、再度、スキャナ手段２１により読み込んで、当該紙が無事に戻ったことを示すログを生成して登録するようにしたので、誰がいつ持ち出したかの記録が残るので、外部で、不正にコピーをすることを抑止することができる。
また本実施の形態において、２次元コードによりコンテンツＩＤを読み取る例示をしたが、２次元コードに限定されず、コンテンツＩＤから生成されるコード類で構成することができる。

実施の形態４．
本実施の形態においては、印刷またはコピーされた紙に対して、すべて、ＲＦＩＤタグが自動的にＭＦＰ１により貼付されるようにするとともに、オフィスの出入口にＲＦＩＤリーダを設けておくようにする。これにより、外部に、当該ＲＦＩＤタグが付与された紙が流出される際には、ＲＦＩＤリーダにより全てチェックされる。なお、ＲＦＩＤタグには、利用権情報が記憶されている。

また、万一、ＲＦＩＤタグが剥がされてゴミ箱に廃棄されたとしても、ゴミとして当該ＲＦＩＤタグが外部に持ち出される際にＲＦＩＤリーダによりチェックされるので、不正流出されたことを少なくとも検知することができる。

本実施の形態においては、これにより、外部に紙を持ち出して、外部のコピー機によりコピーを行って不正流出させることを防止することができる。また本実施の形態において、ＲＦＩＤタグを機密文書に貼付する構成を例示したが、ＲＦＩＤタグに限定されず、外部持ち出しが検知できる同等のコード、タグ類で、構成することができる。

実施の形態５．
本実施の形態においては、各電子化文書に対する管理責任者（例えば、暗号化を行ったユーザなど）を予め決めておき、各電子化文書のコンテンツＩＤごとに、管理責任者のメールアドレスを記憶したテーブルを用意しておく。このとき、各電子化文書の印刷、コピー、シュレッダーによる廃棄が行われた際には、当該操作を行ったユーザ名とそれによる処理部数（印刷枚数、コピー枚数、廃棄枚数）と現在の残り枚数とを知らせるメールを管理サーバ２およびシュレッダー１０が自動的に生成して、管理責任者に対して送信する。

本実施の形態においては、印刷、コピー、廃棄が行われるたびに、管理責任者に対して、その利用状況がメールにより通知されるので、管理責任者は常に利用状況を把握しておくことができるとともに、第三者による不正利用・不正流出の抑制になる。

この発明の実施の形態１に係る文書管理システムの全体の構成を示した構成図である。この発明の実施の形態１に係る文書管理システムにおけるＭＦＰの構成を示した構成図である。この発明の実施の形態１に係る文書管理システムの処理の流れを示した流れ図である。この発明の実施の形態１に係る文書管理システムにおける利用権の設定を行うための画面の一例を示した説明図である。この発明の実施の形態１に係る文書管理システムにおける文書作成による電子化文書生成の処理の流れを示した流れ図である。この発明の実施の形態１に係る文書管理システムにおける認証を行うための画面の一例を示した説明図である。この発明の実施の形態１に係る文書管理システムにおけるスキャン操作による電子化文書生成の処理の流れを示した流れ図である。この発明の実施の形態１に係る文書管理システムにおけるＦＡＸ受信による電子化文書生成の処理の流れを示した流れ図である。この発明の実施の形態１に係る文書管理システムもおけるＦＡＸ受信用フォルダの属性設定のための画面の一例を示した説明図である。この発明の実施の形態１に係る文書管理システムもおける電子化文書の利用（閲覧）の処理の流れを示した流れ図である。この発明の実施の形態１に係る文書管理システムもおける電子化文書の利用（印刷）の処理の流れを示した流れ図である。この発明の実施の形態１に係る文書管理システムもおける電子化文書の利用（コピー）の処理の流れを示した流れ図である。この発明の実施の形態１に係る文書管理システムもおける電子化文書の利用（ＦＡＸ送信）の処理の流れを示した流れ図である。この発明の実施の形態１に係る文書管理システムもおける電子化文書の利用（シュレッダーによる廃棄）の処理の流れを示した流れ図である。この発明の実施の形態２に係る文書管理システムの全体の構成を示した構成図である。この発明の実施の形態１に係る文書管理システムもおける電子化文書の利用（印刷）の動作を示した説明図である。この発明の実施の形態１に係る文書管理システムもおける電子化文書のコンテンツ情報およびユーザ情報の一例を示した説明図である。この発明の実施の形態１に係る文書管理システムの管理サーバ、クライアント端末、ファイルサーバ、ＭＦＰの構成を示した構成図である。

符号の説明

１ＭＦＰ、２管理サーバ、２Ａ親管理サーバ、２ａ子管理サーバ、３ネットワーク、４，９カードリーダ、５メモリ、６クライアント端末、７カードリーダ、８記憶装置、１０シュレッダー、１１ファイルサーバ、１２インターネット、１３タイムサーバ、１４集計サーバ、２０コピー手段、２１スキャナ手段、２２ＦＡＸ手段、２３プリンタ手段、４４電子化文書登録手段、３３利用権設定手段、３１、４１認証手段（第１の認証手段、第２の認証手段）、３４暗号化手段、３５利用実行手段、４０，４８ログ生成手段３６ログ管理手段。

Claims

ネットワークを介して、クライアント端末、マルチファンクション複合機およびシュレッダーと接続されている文書管理システムであって、
生成された電子化文書に単一なコンテンツＩＤを付与し、ユーザＩＤごとの利用権の設定を行うとともに、コンテンツＩＤに対応するユーザＩＤごとの利用権設定情報を生成する利用権設定手段と、
ユーザ固有の情報が入力されて、当該情報により前記電子化文書を暗号化するためのユーザ認証を行う第１の認証手段と、
前記第１の認証手段による認証が成功した場合に、前記利用権設定手段が生成した利用権設定情報に応じて前記電子化文書を暗号化し、利用権設定ファイルを生成する暗号化手段と、
ユーザ固有の情報が入力されて、当該情報により前記電子化文書を利用するためのユーザ認証を行う第２の認証手段と、
前記第２の認証手段による認証が成功した場合に、前記電子化文書の前記クライアント端末および前記マルチファンクション複合機の利用に関して前記利用権設定ファイルを参照することにより、ユーザＩＤに付与された利用権を特定し、特定された利用権に基づき前記クライアント端末および前記マルチファンクション複合機に当該ユーザＩＤによる前記電子化文書の利用を許可するとともに、前記電子化文書の前記シュレッダー利用に関して、前記電子化文書が印刷された廃棄書類のコンテンツＩＤを読み込み、前記コンテンツＩＤに対応するユーザＩＤごとに付与された利用権を特定し、特定された利用権に基づき前記シュレッダーに当該ユーザＩＤによる前記電子化文書の利用を許可する利用実行手段と、
前記電子化文書のコピー、スキャン、ＦＡＸ送受信の利用に関して前記マルチファンクション複合機からログ情報を取得してログを生成し、前記電子化文書の印刷の利用に関して前記クライアント端末からログ情報を取得してログを生成し、さらに前記電子化文書のシュレッダー利用に関して前記シュレッダーからログ情報を取得してログを生成して、それらのログをログファイルに記憶するログ管理手段と
を備え、
前記ログは、前記コンテンツＩＤに対応してコピー、スキャン、ＦＡＸ送受信、印刷、シュレッダー利用のうちのいずれの処理が行われたかの情報と、当該処理によって生成された印刷枚数または廃棄された廃棄枚数の情報とを含み、
前記ログファイルにより、前記コンテンツＩＤに対応する前記電子化文書の前記印刷枚数の集計情報と前記廃棄枚数の集計情報とを管理する
ことを特徴とする文書管理システム。
前記利用実行手段は、前記クライアント端末に当該ユーザＩＤによる利用を許可するとき前記電子化文書の閲覧を許可し、前記マルチファンクション複合機に当該ユーザＩＤによる利用を許可するとき前記電子化文書のスキャン、印刷、コピー、ＦＡＸ送信を許可し、前記シュレッダーに当該ユーザＩＤによる利用を許可するとき前記電子化文書の印刷文書の廃棄を許可することを特徴とする請求項１に記載の文書管理システム。