JP2004139587A - 業務管理システム、および業務管理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】　予め設定された行動予定に従って、訪問先への経路や地図を営業担当者の使用する携帯端末装置に提供し、また、行動予定、または営業担当者の行動実績にあわせて移動可能な訪問先を抽出し、都度訪問先への経路や地図を携帯端末装置に提供し、さらに、営業担当者の行動実績を管理する業務管理システムおよび業務管理プログラムを提供する。
【解決手段】　業務管理システム１は、業務管理サーバ２、経路検索サーバ３、携帯端末４、業務管理端末１１から構成され、業務管理サーバ２は、スケジュール管理機能部１５を備え、さらに営業担当者毎に行動予定と行動実績を記録する行動予定ファイル５を格納するデータベースを備える。また、その他に定期券データベース６、事業所データベース７、得意先データベース８を備える。経路検索サーバ３は、乗換検索部１６と地図検索部１７を備え、さらに経路データベース９と地図情報データベース１０を備える。
【選択図】　図１

Description

　本発明は、従業員の行動予定情報を管理し、従業員が使用する携帯端末装置に対して情報を配信する業務管理システム、および業務管理プログラムに関する。

　近年、情報技術を利用して営業部門・営業担当者の業務を支援し生産性を大きく高め、顧客満足度を向上させることを目的とするＳＦＡ（Sales Force Automation）という情報システムが注目されている。顧客情報、顧客との接触履歴、商談の進捗状況、営業資料、営業担当者の行動予定などをシステムで一元管理する。

　一般的に、ＳＦＡは、マーケティング分析機能、セールスマンの行動履歴管理、商談進捗管理、取引履歴管理、製品情報、販促ツール情報、コールセンター機能を持つ。ＳＦＡは営業マンの活動だけでなく、営業のプロセスを総合的にサポートするシステム体系を持っている。換言すれば、営業活動の持つさまざまな側面を体系的に情報システムとしてまとめたものがＳＦＡである。

　例えば、営業担当者が職場に出向かなくてもデータ通信機能を有する携帯電話機を用いて訪問スケジュール作成などの事務的な処理を実行することができる情報システムがある（例えば、特許文献１）。

　また、取引履歴データベースを参照することによって営業責任者や営業担当者が必要とする事前の情報収集が迅速に行える。情報収集の時間が削減されるので、提案書の作成や顧客への訪問など、実際の営業活動に当てる時間の増大につなげることができる。

　ところで、上記のＳＦＡの機能のうち、セールスマンの行動履歴管理機能であるが、従来は、その情報システムに登録された行動予定は随時活用することはできた。しかしながら、その行動予定に記録されてはいないが行動の過程に存在する得意先等、営業活動に関係のある顧客や場所の情報を取得することはできなかった。

　また、営業活動上の経験から、その行動の過程に存在する得意先等を見出すことはできても、実際に訪問可能であるかどうかを判断することは難しく、行動予定に組み込むかどうかは全て営業担当者の経験に委ねられていた。

　また、日報の入力や経費精算は営業担当者にとって必須業務であるが、その業務負担はかなり大きい。
特開２００２−１５１０２号公報

　予め設定された行動予定に従って、訪問先への経路や地図を営業担当者の使用する携帯端末装置に提供し、また、行動予定、または営業担当者の行動実績にあわせて移動可能な訪問先を抽出し、都度訪問先への経路や地図を携帯端末装置に提供し、さらに、営業担当者の行動実績を管理する業務管理システムおよび業務管理プログラムを提供することを目的とする。

　上記目的を達成するために、請求項１に記載の業務管理システムは、従業員の行動予定情報を管理し、前記従業員が使用する携帯端末装置に対して情報を配信する業務管理システムであって、従業員の出発地、または目的地となる事業所の住所情報を記憶する事業所データベースと、従業員の出発地、または目的地となる顧客の住所情報を記憶する顧客データベースと、従業員毎に行動予定として、出発地、出発時刻、目的地、到着時刻、訪問時間を記憶する行動予定データベースと、少なくとも、交通機関名、路線名、駅名、時刻表の情報を記憶する経路データベースと、少なくとも、地図、道路網、建築物の位置情報を記憶した地図情報データベースと、検索条件として、前記行動予定データベースに記録されている前記行動予定を取得し、当該行動予定のうち前記出発地、および前記目的地の住所を事業所データベースまたは前記顧客データベースから取得するスケジュール管理手段と、当該検索条件に合致する情報を前記経路データベースから抽出し、乗換案内、時刻表、移動時間を含む目的地までの経路情報を作成する乗換検索手段と、前記経路情報に従って、前記地図情報データベースを検索し、地図、目的地までの道筋の情報を作成する地図検索手段とを備えることを特徴とする。

　また、請求項２に記載の業務管理システムは、請求項１に記載の業務管理システムであって、前記スケジュール管理手段は、前記携帯端末装置から送信される前記従業員が訪問を希望する前記顧客とその訪問時刻が訪問可能か判定することを特徴とする。

　また、請求項３に記載の業務管理システムは、請求項１乃至請求項２に記載の業務管理システムであって、前記スケジュール管理手段は、前記経路情報を基に、前記行動予定データベースに記録されている前記目的地以外に、所定の時間内に訪問可能な顧客を選定することを特徴とする。

　また、請求項４に記載の業務管理システムは、請求項２乃至請求項３に記載の業務管理システムであって、前記スケジュール管理手段は、前記訪問可能な顧客を前記行動予定として前記行動予定データベースに記録することを特徴とする。

　また、請求項５に記載の業務管理システムは、請求項４に記載の業務管理システムであって、前記行動予定データベースは、従業員ごとに、行動実績として出発時刻、到着時刻、訪問時間、乗車区間の情報を含む移動手段の情報をあわせて記憶し、前記スケジュール管理手段は、前記携帯端末装置から送信される行動実績を当該行動予定データベースに記録することを特徴とする。

　また、請求項６に記載の業務管理システムは、請求項５に記載の業務管理システムであって、前記行動予定データベースは、従業員ごとに、行動実績として前記移動手段にあわせて当該移動手段を利用することによって要した費用の情報を記憶することを特徴とする。

　また、請求項７に記載の業務管理システムは、請求項６に記載の業務管理システムであって、前記業務管理システムは、従業員が所有する定期券の区間、経由地の情報を記憶する定期券データベースを備え、前記スケジュール管理手段は、前記乗車区間が前記定期券の区間、経由地に一致または一部重複する場合は、当該乗車区間の前記費用は計上しないことを特徴とする。

　また、請求項８に記載の業務管理システムは、請求項７に記載の業務管理システムであって、前記乗換検索手段は、乗換案内、時刻表、移動時間を含む目的地までの経路情報を作成する際に、前記定期券の区間、経由地の情報を基に、当該定期券を利用することによって最も移動費用が安くなる経路情報を作成することを特徴とする。

　また、請求項９に記載の業務管理システムは、請求項５乃至請求項８に記載の業務管理システムであって、前記スケジュール管理手段は、ＧＰＳ衛星からの電波を利用して緯度、経度を含む位置情報を取得する位置測定手段を備える前記携帯端末装置から送信される前記行動実績と共に前記位置情報を受信し、当該行動実績と当該位置情報を比較し、前記従業員が前記行動予定通りに行動しているかどうか判定することを特徴とする。

　また、請求項１０に記載の業務管理システムは、請求項９に記載の業務管理システムであって、前記スケジュール管理手段は、前記行動予定データベースに記録されている時刻より所定の時間経過した後、または、所定の時間経過した後においても前記行動実績が前記携帯端末装置から送信されない場合は、前記行動予定データベースに記録されている前記目的地が訪問可能であるか判定し、訪問不可能な前記目的地は除外して当該行動予定を再設定することを特徴とする。

　また、請求項１１に記載の業務管理プログラムは、従業員の出発地、または目的地となる事業所の住所情報を記憶する事業所データベースと、従業員の出発地、または目的地となる顧客の住所情報を記憶する顧客データベースと、従業員毎に行動予定として、出発地、出発時刻、目的地、到着時刻、訪問時間を記憶する行動予定データベースと、少なくとも、交通機関名、路線名、駅名、時刻表の情報を記憶する経路データベースと、少なくとも、地図、道路網、建築物の位置情報を記憶した地図情報データベースと、従業員の行動予定情報を管理し、前記従業員が使用する携帯端末装置に対して情報を配信するコンピュータを機能させる業務管理プログラムであって、前記業務管理プログラムは、前記コンピュータを、検索条件として、前記行動予定データベースに記録されている前記行動予定を取得し、当該行動予定のうち前記出発地、および前記目的地の住所を事業所データベースまたは前記顧客データベースから取得するスケジュール管理手段と、当該検索条件に合致する情報を前記経路データベースから抽出し、乗換案内、時刻表、移動時間を含む目的地までの経路情報を作成する乗換検索手段と、前記経路情報に従って、前記地図情報データベースを検索し、地図、目的地までの道筋の情報を作成する地図検索手段と、して機能させることを特徴とする。

　また、請求項１２に記載の業務管理プログラムは、請求項１１に記載の業務管理プログラムであって、前記スケジュール管理手段は、前記携帯端末装置から送信される前記従業員が訪問を希望する前記顧客とその訪問時刻が訪問可能か判定することを特徴とする。

　また、請求項１３に記載の業務管理プログラムは、請求項１１乃至請求項１２に記載の業務管理プログラムであって、前記スケジュール管理手段は、前記経路情報を基に、前記行動予定データベースに記録されている前記目的地以外に、所定の時間内に訪問可能な顧客を選定することを特徴とする。

　また、請求項１４に記載の業務管理プログラムは、請求項１２乃至請求項１３に記載の業務管理プログラムであって、前記スケジュール管理手段は、前記訪問可能な顧客を前記行動予定として前記行動予定データベースに記録することを特徴とする。

　また、請求項１５に記載の業務管理プログラムは、請求項１４に記載の業務管理プログラムであって、前記行動予定データベースは、従業員ごとに、行動実績として出発時刻、到着時刻、訪問時間、乗車区間の情報を含む移動手段の情報をあわせて記憶し、前記スケジュール管理手段は、前記携帯端末装置から送信される行動実績を当該行動予定データベースに記録することを特徴とする。

　また、請求項１６に記載の業務管理プログラムは、請求項１５に記載の業務管理プログラムであって、前記行動予定データベースは、従業員ごとに、行動実績として前記移動手段にあわせて、当該移動手段を利用することによって要した費用の情報を記憶することを特徴とする。

　また、請求項１７に記載の業務管理プログラムは、請求項１６に記載の業務管理プログラムであって、前記業務管理システムは、従業員が所有する定期券の区間、経由地の情報を記憶する定期券データベースを備え、前記スケジュール管理手段は、前記乗車区間が前記定期券の区間、経由地に一致または一部重複する場合は、当該乗車区間の前記費用は計上しないことを特徴とする。

　また、請求項１８に記載の業務管理プログラムは、請求項１７に記載の業務管理プログラムであって、前記乗換検索手段は、乗換案内、時刻表、移動時間を含む目的地までの経路情報を作成する際に、前記定期券の区間、経由地の情報を基に、当該定期券を利用することによって最も移動費用が安くなる経路情報を作成することを特徴とする。

　また、請求項１９に記載の業務管理プログラムは、請求項１５乃至請求項１８に記載の業務管理プログラムであって、前記スケジュール管理手段は、ＧＰＳ衛星からの電波を利用して緯度、経度を含む位置情報を取得する位置測定手段を備える前記携帯端末装置から送信される前記行動実績と共に前記位置情報を受信し、当該行動実績と当該位置情報を比較し、前記従業員が前記行動予定通りに行動しているかどうか判定することを特徴とする。

　また、請求項２０に記載の業務管理プログラムは、請求項１９に記載の業務管理プログラムであって、前記スケジュール管理手段は、前記行動予定データベースに記録されている時刻より所定の時間経過した後、または、所定の時間経過した後においても前記行動実績が前記携帯端末装置から送信されない場合は、前記行動予定データベースに記録されている前記目的地が訪問可能であるか判定し、訪問不可能な前記目的地は除外して当該行動予定を再設定することを特徴とする。

　本発明によれば、予め設定された行動予定を基に、従業員に対して目的地への経路や移動手段、地図情報を提供し、さらに、実際の従業員の行動に従って変更される行動予定を基に、移動可能な顧客を抽出し、合わせて経路や移動手段、地図情報を提供することによって、従業員は効率的に移動することが可能になる。

　また、行動予定が変更される度に行動予定データベースに記録し、さらに行動実績も記録するので、従業員の行動予定を正確に把握することが可能になる。

　また、行動実績と共に移動に要した費用も記録しておくことによって、精算処理の効率化、および業務負担の軽減、記載不備の低減、無駄な支出の削減を図ることができる。

＜第１の実施形態＞
　本発明の第１の実施形態を、図１〜図２４に基づいて説明する。

　まず、業務管理システム１の構成について、図１〜図３に基づいて説明する。

　図１に示すように、第１の実施形態における業務管理システム１は、業務管理サーバ２、経路検索サーバ３、携帯端末４ａ，４ｂ，４ｃ…、業務管理端末１１から構成され、相互にインターネット等のネットワーク（無線回線を含む）によって接続されている。

　業務管理サーバ２は、図２に示すように、スケジュール管理機能部１５を備え、さらに営業担当者毎に行動予定と行動実績を記録する行動予定ファイル５を格納するデータベースを備える。また、業務管理サーバ２は、その他に定期券データベース６、事業所データベース７、得意先データベース８を備える。

　スケジュール管理機能部１５は、行動予定リストを作成する機能、一旦作成された行動予定リストを再調整する機能、携帯端末４から送信される行動実績を行動予定ファイル５に記録し、各種データベース６〜８から情報を取得する機能を有し、また、経路検索サーバ３に経路検索、地図と行き方の検索を要求し、検索結果を携帯端末４へ送信する機能を有する。

　行動予定ファイル５は、図３に示すように、営業担当者毎に行動予定と行動実績を記録するデータテーブルであって、大項目として、出発地、出発時刻、目的地、到着時刻、訪問時間、移動手段１，移動手段２…の項目を有する。

　出発時刻の項目は、さらに予定と実績の項目を有し、予定の項目には出発予定時刻が記録され、実績の項目にはその営業担当者が出発地から出発した時刻が行動実績として記録される。到着時刻の項目は、同様に予定と実績の項目を有し、予定の項目には到着予定時刻が記録され、実績の項目にはその営業担当者が目的地に到着した時刻が行動実績として記録される。

　また、訪問時間の項目は、開始予定、終了予定、終了実績の項目を有し、開始予定と終了予定の項目には、目的地での滞在予定の時刻が記録され、終了実績には目的地での滞在終了時刻の実績が記録される。

　また、移動手段の項目は、交通機関、乗車開始、乗車終了、精算金額の項目を有する。交通機関、乗車開始、乗車終了の項目には、出発地から目的地までの移動に利用する交通機関名と駅名が記録され、精算金額の項目にはその移動に要した料金が記録される。乗車開始、乗車終了で示される区間が、営業担当者が所有する定期券の区間に該当する場合は、“定期”と記録される。

　定期券データベース６は、営業担当者が所有する定期券の区間、経由地の情報を有する。また、事業所データベース７は、営業担当者の出発地、または目的地となる事業所の住所情報を有し、得意先データベース８は、得意先企業の住所情報、および電場番号、ＦＡＸ番号、担当者名等の連絡先情報を有する。

　経路検索サーバ３は、乗換検索部１６と地図検索部１７を備え、さらに経路データベース９と地図情報データベース１０を備える。

　また、乗換検索部１６は、業務管理サーバ２からの検索要求に基づいて、指定された区間の経路（交通機関、駅、乗車時刻、料金等を含む）を経路データベース９から検索する機能を有する。

　また、地図検索部１７は、業務管理サーバ２からの検索要求に基づいて、基準地点（例えば、目的地の最寄駅）から目的地までの地図と、基準地点から目的地までの行き方を地図情報データベース１０から検索する機能を有する。

　経路データベース９は、交通機関名、路線名、駅名、時刻表、駅の構内地図等の情報を有し、さらに、異なる路線の乗り継ぎを行える駅や乗り継ぎに必要な所要時間、駅の基準点や改札、出口情報の緯度・経度・高度情報や駅構内の道幅などのベクトルデータ有する。

　地図情報データベース１０は、地図の情報を有する。この地図の情報には、道路網、建築物の位置情報（緯度、経度）が記録される。

　また、携帯端末４は、営業担当者が携帯するネットワーク接続機能を備えた端末装置であり、例えば、携帯電話、ＰＤＡ、携帯型ノートパソコン等である。またＧＰＳ（Global Positioning System）衛星から電波を受信することによって位置情報（緯度、経度、高度）を取得するＧＰＳ機能を備える。

　また、業務管理端末１１は、交通費の精算を行うため、業務管理サーバ２に対して営業担当者の行動実績と精算金額の取得要求を行い、行動実績と精算金額から営業担当者毎に精算情報を作成する機能を有する。

≪行動予定の設定≫
　次に、業務管理システム１の行動予定の設定処理について、図４のシーケンス図、図５から図１１の画面表示例を用いて説明する。

　行動予定リストを作成するにあたって、まず、営業担当者は、当日訪問したい訪問先を携帯する携帯端末４または会社に設置されている利用可能なパソコン等の端末装置に入力する。営業担当者が１つ以上の訪問先と希望する訪問時刻、滞在予定時間、および出発場所、出発時刻、最終場所、到着時刻を入力すると（ステップＳ０１）、携帯端末４は、入力された訪問先と希望する訪問時刻、滞在予定時間、および出発場所、出発時刻、最終場所、到着時刻と共に、行動予定ファイル５に予め設定されている行動予定リストの取得を要求する（ステップＳ０２）。図５は、訪問先を入力する画面の表示例であり、希望する訪問先として「１３時にＢ商事訪問し、１２０分滞在予定」であることが入力され、９時以降に田町事業所を出発し、１６時３０分以前に田町事業所に戻ってくることが入力されている。なお、希望する訪問先が無い場合は、入力しなくて良い。

　業務管理サーバ２のスケジュール管理機能部１５は、携帯端末４からの行動予定リストの取得要求に応じて、行動予定ファイル５から当日の営業担当者の行動予定リストを抽出し、携帯端末４へ送信する（ステップＳ０３）。また、希望する訪問先の入力がされない場合は、予め設定された時刻に行動予定リストを抽出しても良い。

　携帯端末４は、業務管理サーバ２から送信された行動予定リストを受信し、表示する（ステップＳ０４）。図６はその行動予定リストの表示例である。図３の行動予定ファイル５にはＡ産業を訪問することが既に予定され記録されているので、この表示例では、Ａ産業が行動予定ファイル５から抽出されＢ商事に加えて表示されている。なお、この表示する順序はそれぞれに設定されている訪問時刻に従う。また、行動予定ファイル５から抽出された行動予定リストに記録されている訪問先、訪問時刻や滞在予定時間と、入力された希望する訪問先の訪問時刻や滞在予定時間が重複する場合は、業務管理サーバ２は、営業担当者に行動予定の修正を促すメッセージを挿入して、そのまま重複する内容を携帯端末４へ送信する。

　営業担当者が必要に応じて各訪問先への訪問時刻や滞在予定時間、経路を検索する条件を再入力し（図６中、ルート検索条件）、検索ボタンを選択すると（ステップＳ０５）、携帯端末４は、営業担当者によって入力された検索条件と共に経路検索要求を業務管理サーバ２へ送信する（ステップＳ０６）。

　業務管理サーバ２のスケジュール管理機能部１５は、検索条件と経路検索要求を受信すると、その検索条件に応じて、出発地の住所を事業所データベース７から、各訪問先の住所を得意先データベース８からそれぞれ抽出する（ステップＳ０７）。

　次に、業務管理サーバ２のスケジュール管理機能部１５は、定期券データベース６から、当該営業担当者が所有する定期券の情報を抽出する（ステップＳ０８）。出発地と訪問先の住所と定期券の情報を抽出し、検索条件に付加した後、業務管理サーバ２は、検索条件と共に経路情報の検索要求を経路検索サーバ３に送信する（ステップＳ０９）。

　経路検索サーバ３の乗換検索部１６は、業務管理サーバ２から検索条件と経路情報の検索要求を受信すると、経路データベース９を参照して経路の検索を行い（ステップＳ１０）、経路情報を作成して検索結果として業務管理サーバ２へ送信する。

　業務管理サーバ２のスケジュール管理機能部１５は、経路検索サーバ３から送信された検索結果を基に、その検索結果の経路上にある得意先を得意先データベース８から抽出する（ステップＳ１１）。

　次に、業務管理サーバ２のスケジュール管理機能部１５は、抽出した得意先と検索結果と共に、道筋を含む地図情報の検索要求を経路検索サーバ３に送信する（ステップＳ１２）。

　経路検索サーバ３の地図検索部１７は、業務管理サーバ２から得意先と検索結果と共に、地図情報の検索要求を受信すると、地図情報データベース１０を参照して地図と道筋の検索を行い（ステップＳ１３）、道筋を含む地図情報を作成して検索結果として業務管理サーバ２へ送信する。

　業務管理サーバ２のスケジュール管理機能部１５は、経路検索サーバ３から検索結果を受信すると、その検索結果を基に行動予定リストを新たに作成する（ステップＳ１４）。この時、新たに訪問先として追加された得意先での滞在時間が算出されるので、その滞在時間が所定時間以上であるか判定する（ステップＳ１５）。判定の結果、滞在時間が所定時間以上であれば、業務管理サーバ２のスケジュール管理機能部１５は、そのまま新たに作成した行動予定リストを携帯端末４へ送信する。また、所定の時間以上でない場合は、業務管理サーバ２のスケジュール管理機能部１５は、新たに追加された得意先を行動予定リストから削除し（ステップＳ１６）、携帯端末４へその行動予定リストを送信する。追加された得意先が訪問可能であっても、滞在時間が極端に短ければ訪問しても意味がないので、例えば、３０分以上滞在時間が確保できない場合は、ここで行動予定リストから削除する。

　携帯端末４は、業務管理サーバ２から送信された行動予定リストを受信し、表示する（ステップＳ１７）。図７は、訪問先が追加された行動予定リストの表示例である。新たな訪問先として得意先のＣ機械が追加され、滞在可能時間が４１分と算出されている。また、図８は、各訪問先への詳細な経路情報（行き方案内）の表示例である。図７の下線の付された文字列にはハイパーリンクが設定されており、例えば、図７中のＣ機械を選択すると、図７中のＣ機械を選択すると、得意先データベース８に記録されているＣ機械の顧客ランクや客先担当者名、前回訪問日・目的等の情報が表示される（図示しない）。この時表示される経路は、定期券の利用を考慮した経路が最優先で表示される。また、図９は、訪問先の最寄駅からその訪問先までの道筋を含む地図情報の表示例である。この「定期券の利用を考慮した経路」とは、最短経路（最短移動時間、最短移動距離）ではないものの、定期券を利用することで最も運賃が安くなる経路も含む。

　営業担当者が、図７の表示例下部の「追加訪問先を変更して検索」を選択すると、同じ経路上にある追加訪問先の一覧（図１０）が携帯端末４に表示される。ここで、他の訪問先を選択すると、上記の検索処理を繰り返して行う。なお、この追加訪問先は、予め優先順位を持って登録されており、その優先順位に従って一覧表示される。また、営業担当者が、図７の表示例下部の「このルートで確定する」を選択すると（ステップＳ１８）、携帯端末４は、業務管理サーバ２へ行動予定リストを送信する（ステップＳ１９）。業務管理サーバ２のスケジュール管理機能部１５は、携帯端末４から行動予定リストを受信すると、その行動予定リストを当日のスケジュールとして行動予定ファイル５に記録する（ステップＳ２０）。図１１に当日のスケジュールがすべて記録された行動予定ファイル５を示す。

≪行動実績の記録≫
　次に、業務管理システム１の行動実績の記録処理について、図１２のシーケンス図、図１３から図２０の画面表示例を用いて説明する。

　業務管理サーバ２のスケジュール管理機能部１５は、行動予定ファイル５に記録されている訪問先への到着予定時刻、または終了予定時刻に至ると、携帯端末４に対して各予定時刻の到来を通知する（ステップＳ２１）。この通知は、電子メールの送信、携帯端末４が携帯電話であれば電話の着信音、音声（ボイスメッセージ、アラーム）通知等で行う。

　携帯端末４は、各予定時刻の到来が通知されると、訪問状況入力画面を表示する（ステップＳ２２）。図１３は、訪問状況入力画面の表示例である。この訪問状況入力画面は、業務管理サーバ２から各予定時刻到来の通知があった場合に、携帯端末４から自動的に訪問状況入力画面情報を要求し、業務管理サーバ２から提供する。または、携帯端末４に予め訪問状況入力画面情報を保存しておき、各予定時刻到来の通知があった場合に、携帯端末４で自動的にその保存している情報を呼び出して表示する。

　営業担当者が、図１３の訪問状況入力画面に対して訪問状況を入力し、決定ボタンを選択すると（ステップＳ２３）、携帯端末４は、入力操作のあった時刻を取得し、入力された項目とその時刻を訪問状況の情報として業務管理サーバ２へ送信する（ステップＳ２４）。この時、携帯端末４がＧＰＳ機能を備えていれば、訪問状況の情報と合わせてＧＰＳ機能によって取得した位置情報を送信し、予定されている訪問先で入力されたかどうか位置を照合する。

　業務管理サーバ２のスケジュール管理機能部１５は、携帯端末４から訪問状況の情報を受信すると、行動予定ファイル５に時刻を記録する（ステップＳ２５）。この時、携帯端末４から受信した訪問状況の情報が「到着」であればステップＳ２５で処理は終了する。また、携帯端末４から受信した訪問状況の情報が「終了」であれば、業務管理サーバ２のスケジュール管理機能部１５は、行動予定ファイル５から当該営業担当者の当日の行動予定リストを抽出し（ステップＳ２６）、予定されていたスケジュールとの時間差を算出し、予定より遅れているか、予定通りか、予定より早いかを判定する（ステップＳ２７）。次に、業務管理サーバ２のスケジュール管理機能部１５は、携帯端末４から送信された訪問状況の情報を基に、地図情報と経路情報の検索要求を経路検索サーバ３に送信する（ステップＳ２８）。

　経路検索サーバ３の乗換検索部１６と地図検索部１７は、業務管理サーバ２から検索要求を受信すると、まず、訪問状況の情報を基に、経路を検索し（ステップＳ２９）、検索された経路に合わせて地図と道筋を検索し（ステップＳ３０）、経路情報と地図情報を作成して検索結果として業務管理サーバ２へ送信する。

　業務管理サーバ２のスケジュール管理機能部１５は、経路検索サーバ３から検索結果を受信すると、その検索結果を携帯端末４へ送信する（ステップＳ３１）。

　携帯端末４は、業務管理サーバ２から受信した検索結果を、次の行動予定リストとして表示する（ステップＳ３２）。その際、ステップＳ２７で判定した結果により、ステップＳ３２で表示されるハイパーリンク内容が変化する。図１４〜図１６は、次の行動予定リストの表示例である。図１４は、営業担当者の行動が行動予定リストに記録されている時刻より早く行われている場合に表示される画面例である。また、図１５は、営業担当者の行動が行動予定リストに記録されている時刻通りに行われている場合に表示される画面例である。また、図１６は、営業担当者の行動が行動予定リストに記録されている時刻より遅れて行われている場合に表示される画面例であり、予定より１５分遅れていることが表示されている。

　この図１６に示すの画面で、営業担当者が画面下部の「最短アクセス手段検索」を選択し、決定ボタンを選択すると、図１７に示す検索条件を入力可能な画面に切り替わる。営業担当者が各移動条件を入力し、検索ボタンを選択すると（ステップＳ３３）、携帯端末４は、入力された移動条件を基に、業務管理サーバ２に対して経路情報と地図情報の検索要求を送信する（ステップＳ３４）。

　業務管理サーバ２のスケジュール管理機能部１５は、携帯端末４から移動条件と経路情報と地図情報の検索要求を受信すると、移動条件と検索要求を経路検索サーバ３に送信する（ステップＳ３５）。

　経路検索サーバ３の乗換検索部１６は、携帯端末４から送信された移動条件を基に、経路を検索し（ステップＳ３６）、経路情報を作成し、地図検索部１７は、道筋と地図を検索し（ステップＳ３７）、道筋を含む地図情報を作成してそれぞれ検索結果として業務管理サーバ２へ送信する。

　業務管理サーバ２のスケジュール管理機能部１５は、経路検索サーバ３から検索結果を受信すると、その検索結果を携帯端末４へ送信する（ステップＳ３８）。

　携帯端末４は、業務管理サーバ２から受信した検索結果を、最短アクセス経路として表示する（ステップＳ３９）。図１８は、最短アクセス経路の表示例である。図１８の表示例のように、複数の経路が表示されるので、営業担当者が表示された複数の経路から１つを選択し、決定ボタンを選択すると（ステップＳ４０）、携帯端末４は、選択された経路を行動予定の変更として業務管理サーバ２へ送信する（ステップＳ４１）。業務管理サーバ２のスケジュール管理機能部１５は、携帯端末４から送信された行動予定の変更を行動予定ファイル５に記録する（ステップＳ４２）。

　なお、図１９は日報入力画面の表示例である。上記の処理で行動予定ファイル５に記録された行動実績は、日報の入力を行う際に、自動的に取得され、図１９に示す訪問先、開始、終了の項目に表示される。

　また、図２０は携帯端末４から営業担当者の移動状況を確認する画面の表示例である。部署や担当（営業担当者名）を入力すると、その営業担当者の行動予定と行動実績が表示される。図２０中、時刻表示の右横のチェックボックスにチェックが入っている場合は、その予定が終了したことを示す。

　このように、予め設定された行動予定を基に、営業担当者に対して訪問先への経路や移動手段、地図情報を提供し、さらに、実際の営業担当者の行動に従って変更される行動予定を基に、移動可能な訪問先を抽出し、合わせて移動手段や時間等からなる経路情報、地図情報を提供することによって、営業担当者は効率的に移動することが可能になる。

　また、行動予定が変更される度に行動予定ファイル５に記録し、さらに行動実績も記録するので、営業担当者の行動予定を正確に把握することが可能になる。

≪スケジュールの再調整処理≫
　次に、訪問不可能な得意先が発生した場合の業務管理システム１の再調整処理について、図２１のシーケンス図、図２２の画面表示例を用いて説明する。

　ステップＳ２１で業務管理サーバ２から携帯端末４へ終了予定時刻の到来を通知しているが、この通知から所定の時間経過後においても、訪問状況の送信が行われなかった場合、予定されていた時間を超過して訪問先に滞在しているとみなす。また、ステップＳ２７の処理で予定より送れていると判定された場合、これらの状況においては、予定されているスケジュール通りに行動できなくなる恐れがあるため、営業担当者に対して再調整した行動予定リストを提供する。

　また、ステップＳ２４で訪問先への到着時刻や終了時刻等、訪問状況を送信した後に、一定間隔をおいて業務管理サーバ２に対してＧＰＳ機能を備える携帯端末４から、現在営業担当者はどこにいるか、緯度経度高度を通知し、行動予定リストと照らし合わせてスケジュール通りに行動していないと判定された場合、営業担当者に対して再調整した行動予定リストを提供しても良い。　まず、業務管理サーバ２のスケジュール管理機能部１５は、終了予定時刻から所定の時間、例えば３０分経過したことを検出すると（ステップＳ５１）、行動予定リストに記録されている次の訪問先に訪問不可能かどうか、現在時刻、到着予定時刻、および移動時間から判定する（ステップＳ５２）。例えば、３０分予定をオーバーしてもなお予定されている次の訪問先に行くことが可能であれば、業務管理サーバ２のスケジュール管理機能部１５は、その処理を終了する。

　仮に予定されている次の訪問先に行くことが不可能であれば、業務管理サーバ２のスケジュール管理機能部１５は、営業担当者が訪問できなくなったことと、行動予定ファイル５からその訪問先に次回予定されている訪問日や訪問時刻を抽出して、訪問先に対して電子メールやＦＡＸ等を送信して通知する（ステップＳ５３）。

　次に、業務管理サーバ２のスケジュール管理機能部１５は、得意先データベース８を参照して、行動予定ファイル５に記録されている経路上にある得意先を抽出し（ステップＳ５４）、抽出した得意先の住所と共に、道筋を含む地図情報と行き方案内である経路情報の検索要求を経路検索サーバ３に送信する（ステップＳ５５）。

　経路検索サーバ３の乗換検索部１６は、業務管理サーバ２から経路情報の検索要求を受信すると、経路データベース９を参照して経路の検索を行い（ステップＳ５６）、経路情報を作成して検索結果として業務管理サーバ２へ送信する。

　また、経路検索サーバ３の地図検索部１７は、業務管理サーバ２から地図情報の検索要求を受信すると、地図情報データベース１０を参照して地図と道筋の検索を行い（ステップＳ５７）、地図情報を作成して検索結果として業務管理サーバ２へ送信する。

　業務管理サーバ２のスケジュール管理機能部１５は、経路検索サーバ３から経路情報を受信すると、現在時刻、移動時間、および所定の滞在時間からステップＳ５４で抽出した新たな訪問先が訪問可能かどうか判定する（ステップＳ５８）。訪問可能であれば、業務管理サーバ２のスケジュール管理機能部１５は、その抽出した新たな訪問先を追加して行動予定リストを再作成し（ステップＳ５９）、訪問不可能であれば、訪問できなくなった訪問先を除外して行動予定リストを再作成し（ステップＳ５９）、訪問できなくなった訪問先の住所や電話番号、担当者名を得意先データベース８から抽出し、さらに次回予定されている訪問日や訪問時刻を抽出し、行動予定リストに挿入して地図情報と経路情報と共に携帯端末４に送信する。

　携帯端末４は、業務管理サーバ２から送信された行動予定リストを受信し、表示する（ステップＳ６０）。図２２は、訪問できなくなった訪問先が除外された行動予定リストの表示例である。新たな訪問可能な訪問先があれば、この図２２の行動予定リストに挿入されて表示される。

　営業担当者が、図２２の表示例下部の「このルートで確定する」を選択すると（ステップＳ６１）、携帯端末４は、業務管理サーバ２へ行動予定リストを送信する（ステップＳ６２）。業務管理サーバ２のスケジュール管理機能部１５は、携帯端末４から行動予定リストを受信すると、その行動予定リストを当日のスケジュールとして行動予定ファイル５に記録する（ステップＳ６３）。

　また、業務管理サーバ２のスケジュール管理機能部１５は、訪問不可能になり除外された訪問先を、同じような経路が予定されている日や訪問可能な時間が確保可能な日の行動予定ファイル５に記録する（ステップＳ６４）。

　このように、行動予定を再設定することによって、営業担当者は効率的に移動することが可能になる。

≪精算処理≫
　次に、業務管理システム１の精算処理について、図２３のシーケンス図、図２４の画面表示例を用いて説明する。

　業務管理端末１１に対して交通費の精算を行うための精算期間を入力すると（ステップＳ７１）、業務管理端末１１は、営業担当者の行動実績と精算金額の取得要求を業務管理サーバ２に対して送信する（ステップＳ７２）。

　業務管理サーバ２のスケジュール管理機能部１５は、行動実績と精算金額の取得要求を受信すると、行動予定ファイル５から営業担当者毎に行動実績と、その行動実績に合わせて記録されている交通費を取得し（ステップＳ７３）、取得結果を業務管理端末１１へ送信する（ステップＳ７４）。

　業務管理端末１１は、取得結果を受信すると（ステップＳ７５）、営業担当者毎に精算情報を作成し（ステップＳ７６）、携帯端末４、または営業担当者が使用する端末装置（図示しない）に精算情報を送信する（ステップＳ７７）。

　携帯端末４、または営業担当者が使用する端末装置は精算情報を受信すると、その精算情報を画面に表示する（ステップＳ７８）。図２４は精算情報の表示例である。

　営業担当者が、この精算情報を承認した後、上長の承認が行われ（ステップＳ７９）、精算処理が行われる（ステップＳ８０）。

　このように、行動実績と共に移動に要した費用（交通費）も記録しておくことによって、精算処理の効率化、および業務負担の軽減、記載不備の低減、無駄な支出の削減を図ることができる。

＜第２の実施形態＞
　本発明の第２の実施形態として、図２５の業務管理システム１９の構成を示す。第２の実施形態における業務管理システム１９は、業務管理サーバ２０、携帯端末４ａ，４ｂ，４ｃ…、業務管理端末１１から構成され、相互にインターネット等のネットワーク（無線回線を含む）によって接続されている。

　業務管理サーバ２０は、図２６に示すように、業務管理部２１と経路検索部２２を備え、業務管理部２１はスケジュール管理機能部２３を備え、経路検索部２２は乗換検索部２４と地図検索部２５を備える。さらに業務管理サーバ２０は、営業担当者毎に行動予定と行動実績を記録する行動予定ファイル５を格納するデータベースを備える。また、その他に定期券データベース６、事業所データベース７、得意先データベース８、経路データベース９、および地図情報データベース１０を備える。

　なお、各データベース６〜１０については、第１の実施形態と同じ情報を有するので、詳細な説明については省略する。また、第１の実施形態と同じ機能、構成であるものについては、同じ番号を付し、その機能、構成についての説明は省略する。

　また、第２の実施形態における業務管理サーバ２０の機能構成は第１の実施形態の業務管理サーバ２とは異なるが、第２の実施形態における業務管理部２１が、第１の実施形態における業務管理サーバ２に相当し、第２の実施形態における経路検索部２２が、第１の実施形態における経路検索サーバ３に相当し、第２の実施形態におけるスケジュール管理機能部２３、乗換検索部２４、および地図検索部２５は、第１の実施形態におけるスケジュール管理機能部１５、乗換検索部１６、および地図検索部１７と同じ機能を有する。従って、第１の実施形態における「業務管理サーバ２」と「経路検索サーバ３」を「業務管理部２１」と「経路検索部２２」に置き換えると、第２の実施形態を説明できるので、各処理の手順についての説明は省略する。

　このように、業務管理システム１９を構成することによって、第１の実施形態と同様の効果が得られる。

　なお、図２および図２４に示されているスケジュール管理機能部１５、乗換検索部１６、地図検索部１７、スケジュール管理機能部２３、乗換検索部２４、および地図検索部２５が行う処理が記述されたプログラムを汎用のコンピュータに実行させることによって、業務管理サーバ２、経路検索サーバ３、および業務管理サーバ２０を実現しても良い。

第１の実施形態における業務管理システムの構成図である。 第１の実施形態における業務管理サーバと経路検索サーバの機能ブロック図である。 行動予定ファイル５を示すデータテーブルである。 業務管理システムの行動予定の設定処理を示すシーケンス図である。 行動予定リストの入力画面の表示例である。 行動予定リストの表示例である。 訪問先が追加された行動予定リストの表示例である。 各訪問先への詳細な経路の表示例である。 訪問先の最寄駅からその訪問先までの行き方地図の表示例である。 追加訪問先の一覧の表示例である。 行動予定ファイル５に記録された行動予定リストを示す図である。 業務管理システムの行動実績の記録処理を示すシーケンス図である。 訪問状況入力画面の表示例である。 営業担当者の行動が行動予定リストに記録されている時刻より早く行われている場合に表示される画面例である。 営業担当者の行動が行動予定リストに記録されている時刻通りに行われている場合に表示される画面例である。 営業担当者の行動が行動予定リストに記録されている時刻より遅く行われている場合に表示される画面例である。 検索条件を入力可能な画面の表示例である。 最短アクセス経路の表示例である。 日報入力画面の表示例である。 携帯端末から営業担当者の移動状況を確認する画面の表示例である。 業務管理システムのスケジュール再調整処理を示すシーケンス図である。 再調整された行動予定リストの表示例である。 業務管理システムの精算処理を示すシーケンス図である。 精算情報の表示例である。 第２の実施形態における業務管理システムの構成図である。 第２の実施形態における業務管理サーバの機能ブロック図である。

符号の説明

　１　業務管理システム
　２　業務管理サーバ
　３　経路検索サーバ
　４　携帯端末
　５　行動予定ファイル５
　６　定期券データベース
　７　事業所データベース
　８　得意先データベース
　９　経路データベース
　１０　地図情報データベース
　１１　業務管理端末
　１５　スケジュール管理機能部
　１６　乗換検索部
　１７　地図検索部
　１９　業務管理システム
　２０　業務管理サーバ
　２１　業務管理部
　２２　経路検索部
　２３　スケジュール管理機能部
　２４　乗換検索部
　２５　地図検索部

Claims (20)

1. 　従業員の行動予定情報を管理し、前記従業員が使用する携帯端末装置に対して情報を配信する業務管理システムであって、
   　従業員の出発地、または目的地となる事業所の住所情報を記憶する事業所データベースと、
   　従業員の出発地、または目的地となる顧客の住所情報を記憶する顧客データベースと、
   　従業員毎に行動予定として、出発地、出発時刻、目的地、到着時刻、訪問時間を記憶する行動予定データベースと、
   　少なくとも、交通機関名、路線名、駅名、時刻表の情報を記憶する経路データベースと、
   　少なくとも、地図、道路網、建築物の位置情報を記憶した地図情報データベースと、
   　検索条件として、前記行動予定データベースに記録されている前記行動予定を取得し、当該行動予定のうち前記出発地、および前記目的地の住所を事業所データベースまたは前記顧客データベースから取得するスケジュール管理手段と、
   　当該検索条件に合致する情報を前記経路データベースから抽出し、乗換案内、時刻表、移動時間を含む目的地までの経路情報を作成する乗換検索手段と、
   　前記経路情報に従って、前記地図情報データベースを検索し、地図、目的地までの道筋の情報を作成する地図検索手段と、
   　を備えることを特徴とする業務管理システム。
2. 　前記スケジュール管理手段は、前記携帯端末装置から送信される前記従業員が訪問を希望する前記顧客とその訪問時刻が訪問可能か判定することを特徴とする請求項１に記載の業務管理システム。
3. 　前記スケジュール管理手段は、前記経路情報を基に、前記行動予定データベースに記録されている前記目的地以外に、所定の時間内に訪問可能な顧客を選定することを特徴とする請求項１乃至請求項２に記載の業務管理システム。
4. 　前記スケジュール管理手段は、前記訪問可能な顧客を前記行動予定として前記行動予定データベースに記録することを特徴とする請求項２乃至請求項３に記載の業務管理システム。
5. 　前記行動予定データベースは、従業員ごとに、行動実績として出発時刻、到着時刻、訪問時間、乗車区間の情報を含む移動手段の情報をあわせて記憶し、
   　前記スケジュール管理手段は、前記携帯端末装置から送信される行動実績を当該行動予定データベースに記録することを特徴とする請求項４に記載の業務管理システム。
6. 　前記行動予定データベースは、従業員ごとに、行動実績として前記移動手段にあわせて当該移動手段を利用することによって要した費用の情報を記憶することを特徴とする請求項５に記載の業務管理システム。
7. 　前記業務管理システムは、従業員が所有する定期券の区間、経由地の情報を記憶する定期券データベースを備え、
   　前記スケジュール管理手段は、前記乗車区間が前記定期券の区間、経由地に一致または一部重複する場合は、当該乗車区間の前記費用は計上しないことを特徴とする請求項６に記載の業務管理システム。
8. 　前記乗換検索手段は、乗換案内、時刻表、移動時間を含む目的地までの経路情報を作成する際に、前記定期券の区間、経由地の情報を基に、当該定期券を利用することによって最も移動費用が安くなる経路情報を作成することを特徴とする請求項７に記載の業務管理システム。
9. 　前記スケジュール管理手段は、ＧＰＳ衛星からの電波を利用して緯度、経度を含む位置情報を取得する位置測定手段を備える前記携帯端末装置から送信される前記行動実績と共に前記位置情報を受信し、当該行動実績と当該位置情報を比較し、前記従業員が前記行動予定通りに行動しているかどうか判定することを特徴とする請求項５乃至請求項８に記載の業務管理システム。
10. 　前記スケジュール管理手段は、前記行動予定データベースに記録されている時刻より所定の時間経過した後、または、所定の時間経過した後においても前記行動実績が前記携帯端末装置から送信されない場合は、前記行動予定データベースに記録されている前記目的地が訪問可能であるか判定し、訪問不可能な前記目的地は除外して当該行動予定を再設定することを特徴とする請求項９に記載の業務管理システム。
11. 　従業員の出発地、または目的地となる事業所の住所情報を記憶する事業所データベースと、従業員の出発地、または目的地となる顧客の住所情報を記憶する顧客データベースと、従業員毎に行動予定として、出発地、出発時刻、目的地、到着時刻、訪問時間を記憶する行動予定データベースと、少なくとも、交通機関名、路線名、駅名、時刻表の情報を記憶する経路データベースと、少なくとも、地図、道路網、建築物の位置情報を記憶した地図情報データベースと、従業員の行動予定情報を管理し、前記従業員が使用する携帯端末装置に対して情報を配信するコンピュータを機能させる業務管理プログラムであって、
    　前記業務管理プログラムは、前記コンピュータを、
    　検索条件として、前記行動予定データベースに記録されている前記行動予定を取得し、当該行動予定のうち前記出発地、および前記目的地の住所を事業所データベースまたは前記顧客データベースから取得するスケジュール管理手段と、
    　当該検索条件に合致する情報を前記経路データベースから抽出し、乗換案内、時刻表、移動時間を含む目的地までの経路情報を作成する乗換検索手段と、
    　前記経路情報に従って、前記地図情報データベースを検索し、地図、目的地までの道筋の情報を作成する地図検索手段と、
    　して機能させることを特徴とする業務管理プログラム。
12. 　前記スケジュール管理手段は、前記携帯端末装置から送信される前記従業員が訪問を希望する前記顧客とその訪問時刻が訪問可能か判定することを特徴とする請求項１１に記載の業務管理プログラム。
13. 　前記スケジュール管理手段は、前記経路情報を基に、前記行動予定データベースに記録されている前記目的地以外に、所定の時間内に訪問可能な顧客を選定することを特徴とする請求項１１乃至請求項１２に記載の業務管理プログラム。
14. 　前記スケジュール管理手段は、前記訪問可能な顧客を前記行動予定として前記行動予定データベースに記録することを特徴とする請求項１２乃至請求項１３に記載の業務管理プログラム。
15. 　前記行動予定データベースは、従業員ごとに、行動実績として出発時刻、到着時刻、訪問時間、乗車区間の情報を含む移動手段の情報をあわせて記憶し、
    　前記スケジュール管理手段は、前記携帯端末装置から送信される行動実績を当該行動予定データベースに記録することを特徴とする請求項１４に記載の業務管理プログラム。
16. 　前記行動予定データベースは、従業員ごとに、行動実績として前記移動手段にあわせて、当該移動手段を利用することによって要した費用の情報を記憶することを特徴とする請求項１５に記載の業務管理プログラム。
17. 　前記業務管理システムは、従業員が所有する定期券の区間、経由地の情報を記憶する定期券データベースを備え、
    　前記スケジュール管理手段は、前記乗車区間が前記定期券の区間、経由地に一致または一部重複する場合は、当該乗車区間の前記費用は計上しないことを特徴とする請求項１６に記載の業務管理プログラム。
18. 　前記乗換検索手段は、乗換案内、時刻表、移動時間を含む目的地までの経路情報を作成する際に、前記定期券の区間、経由地の情報を基に、当該定期券を利用することによって最も移動費用が安くなる経路情報を作成することを特徴とする請求項１７に記載の業務管理プログラム。
19. 　前記スケジュール管理手段は、ＧＰＳ衛星からの電波を利用して緯度、経度を含む位置情報を取得する位置測定手段を備える前記携帯端末装置から送信される前記行動実績と共に前記位置情報を受信し、当該行動実績と当該位置情報を比較し、前記従業員が前記行動予定通りに行動しているかどうか判定することを特徴とする請求項１５乃至請求項１８に記載の業務管理プログラム。
20. 　前記スケジュール管理手段は、前記行動予定データベースに記録されている時刻より所定の時間経過した後、または、所定の時間経過した後においても前記行動実績が前記携帯端末装置から送信されない場合は、前記行動予定データベースに記録されている前記目的地が訪問可能であるか判定し、訪問不可能な前記目的地は除外して当該行動予定を再設定することを特徴とする請求項１９に記載の業務管理プログラム。

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