JP2004118521A

JP2004118521A - 受付管理装置

Info

Publication number: JP2004118521A
Application number: JP2002280923A
Authority: JP
Inventors: Koji Shiobara; 塩原　孝次
Original assignee: Seiko Epson Corp
Current assignee: Seiko Epson Corp
Priority date: 2002-09-26
Filing date: 2002-09-26
Publication date: 2004-04-15

Abstract

【課題】従来の顧客受付管理装置においては、顧客の来店のように随時発生する受付イベントを受付表や管理表で表示し、それら全ての表示を参照することで全体の状況を知ることができるが、イベント数が多くなると、一目で全体の状態を知ることができないという問題を有していた。
【解決手段】随時発生する受付イベントを個別状態として管理する個別状態管理手段と個別状態をまとめて全体状態として管理する全体状態管理手段とを有し、全体の状態を交通信号機の表示パターンでオペレータに示す。これにより、表示エリアが限られるディスプレイにおいて、個別状態の変化がいくつあろうと全体状態を容易かつ明確に表示する。
【選択図】　図１

Description

【０００１】
【発明の属する技術分野】
本発明は受付において随時変化する個別の受付イベントの全体を把握する受付管理装置に関する。
【０００２】
【従来の技術】
顧客受付管理装置における顧客の来店のように随時発生する受付イベントの管理方法は、コンピュータ上の受付表や管理表で受付客毎の待ち時間等受付後の経過時間を表示したりし、それら全ての表示を参照することで、オペレータは全体の受付状況を知ることができた。（例えば、特許文献１参照）
【０００３】
【特許文献１】
特開平１１−１５８７７号公報（請求項７）
【０００４】
【発明が解決しようとする課題】
しかしながら、管理する個別の受付イベントが多くなると、コンピュータ上の表示エリア等の制約から、一目で全体の受付状況を知ることができないという問題を有していた。そこで、本発明は従来からの個別状況の管理方法を生かしながら全体の状況を交通信号機パターンで示すことができる受付管理装置を提供することを目的とする。
【０００５】
【課題を解決するための手段】
本発明の受付管理装置の１つの態様は、コンピュータを利用した受付管理装置において、受付業務により随時発生する受付イベントの個別状態を管理する個別状態管理手段と、個別状態に基づいて全ての受付イベントの全体状態を管理する全体状態管理手段とを有し、全体状態管理手段は全体状態を所定のパターンで表示する。これによれば、表示エリアが限られるディスプレイにおいて、個別状態の変化がいくつあろうと全体状態を容易かつ明確に表示することができる。
【０００６】
本発明の受付管理装置の別の態様は、所定のパターンは、交通信号機の表示パターンである。このような生活上なじみの深い表示パターンで表示することにより、受付管理装置のオペレータは全体状態を把握し易くなる。
【０００７】
本発明の受付管理装置の別の態様は、全体状態管理手段は、所定の音で全体状態を通知する状態鳴動手段を有する。この構成により、オペレータは表示を見ていなくても、全体状態を容易に把握することができる。
【０００８】
本発明の受付管理装置の別の態様は、前記受付管理装置は、更に、受付イベント発生後の経過時間を管理するための時間を設定する状態管理レベル設定手段と、該状態管理レベル設定手段で設定された時間に基づいて、前記個別状態および前記全体状態の表示を即時に変更する状態即時表示手段とを有する。これにより、経過時間の管理方法を変更することができ、その変更が即時に表示に反映される。
【０００９】
本発明の受付管理装置の別の態様は、受付管理装置は、更に、所定のパターン上の注意または警告を示す表示箇所を直接に操作することにより、注意または警告状態の受付イベントを優先的に表示する注意・警告データ表示手段を有する。この構成により、オペレータの操作が容易となる。
【００１０】
【発明の実施の形態】
以下、本発明の実施形態を図面に基づいて説明する。
【００１１】
図１は、本発明の一実施例に係わる受付管理装置のブロック構成図である。図において、受付管理装置１００は、中央処理装置（以下、ＣＰＵ１０１）、主記憶１０５、関連するデータベースとその他のデータを格納するデータ格納装置１０６を備え、また、ユーザインターフェイスとしてのキーボード１０２、マウス１０３、ディスプレイ１０４を備えている。受付管理装置はキーボード１０２、マウス１０３を介したオペレータの操作に従って、ＣＰＵ１０１にある開店・閉店機能、顧客情報管理機能、予約管理機能、受付管理機能により、データ格納装置１０６の受付管理データベース１０７にデータを蓄積および参照し、受付業務を行う。典型例として、受付管理装置は、汎用オペレーティングシステムを搭載した汎用コンピュータ上に、上記機能を実現するアプリケーションプログラムを実装し構成することができる。
【００１２】
図２は、本発明に係わる受付管理装置の受付処理を示すフローチャートである。アプリケーションプログラムにより受付管理処理Ｓ１が起動されると、個別状態の処理Ｓ４と全体状態の処理Ｓ７により受付状態のチェックと状態更新・表示が行われる。受付状態のチェックの中で受付イベントＳ２が発生すると受付行への登録Ｓ３が行われる。ここで、受付イベントは、顧客が来店し受付を行う際に発生する。また、受付行とは、受付リスト２の各行を示す（図３参照）。個別状態の処理Ｓ４では、既に受付がされている各受付行について待ち時間のチェックを行う。その結果、待ち時間が、注意レベルである赤色表示時間を超えている場合は該当受付行の対象項目を赤色表示とするＳ５を実行し、警告レベルである黄色表示時間を超えている場合は該当受付行の対象項目を黄色表示とするＳ６を実行する。ここで、対象項目は、例えば待ち時間の項目である（図４参照）。全体状態の処理Ｓ７では、既に受付がされている全ての受付行について対象項目のチェックを行う。その結果、対象項目が、注意レベルである赤色表示時間を超えているものがある場合は全体状態表示信号を赤信号とするＳ８を実行し、警告レベルである黄色表示時間を超えているものがある場合は全体状態表示信号を黄信号とするＳ９を実行する。このように、個別状態の処理Ｓ４では、個々の顧客の状態を管理することができ、全体状態の処理Ｓ７では個別状態をベースに顧客全体の状態を管理することができる。
【００１３】
図３は、本発明に係わる受付管理機能を使用した美容院での受付管理装置の画面構成図である。
【００１４】
その構成を説明すると、全体表示パネル１、受付リスト２、イベント行３、スクロールバー４、黄色表示時間指定５、赤色表示時間指定６、全体状況表示信号７、待ち／施術の指定８、受付ボタン９から構成される。
【００１５】
図３で示す受付管理装置において、受付ボタン９により、顧客１、顧客２、顧客３．．．顧客８と数字の順に受付が行われていくものとする（受付イベントの発生）。本受付管理装置では、受付が行われるとイベント行３に受付行として上から順に登録が行われる。その結果、図３に示すように受付リスト２に受付順に顧客情報が管理され表示されていく（個別状態管理手段）。
【００１６】
それぞれの受付行には、Ｎｏ、状態、顧客名、今回の施術内容、担当者、指名の有無、予約時刻、来店時刻、待ち時間（分で表示）、施術の開始時刻、施術時間（時：分で表示）が表示され、来店時刻を受付時刻として管理する。
【００１７】
受付数は特に制限は設けていない。登録時の受付行の位置は、本実施例では受付がされるごとに最下行に追加しているが、担当者単位や施術内容単位にまとめる位置であってもよく、また、これらに限らず任意の位置に追加していくことも可能である。
【００１８】
全体表示パネル１の表示エリアの表示行数は限られているため、受付数が受付リスト２の表示行数を越える場合は、スクロールバー４によって参照あるいは変更したい受付行に移動することができる。
【００１９】
全体状況表示信号７は、各顧客の受付状態である個別状態をまとめて管理し、全体状態を交通信号機のパターンで表示する（全体状態管理手段）。全ての受付行の状態が正常の場合は全体状況表示信号７は青色（正常）の表示とし、受付行の１つでも注意状態にあれば全体状況表示信号７は黄色（注意）の表示とし、受付行の１つでも警告状態にあれば全体状況表示信号７は赤色（警告）表示とする。本受付管理装置では注意レベルの指定を黄色表示時間指定５で、警告レベルの指定を赤色表示時間指定６で行う。このように、待ち時間および施術時間（これらを経過時間という）の経過状況は、個別状態と全体状態で表示が可能である。
【００２０】
さらに、待ち時間指定と施術時間指定の切替は待ち／施術の指定８で行うことができる。黄色表示時間指定５、赤色表示時間指定６により、待ち／施術の指定８で指定された項目の設定を変更できる（状態管理レベル設定手段）。
【００２１】
本実施例では、待ち時間について、黄色表示を２２分経過とし、赤色表示を４０分経過として、個別および全体の状態を黄色（注意を意味する）表示、赤色（警告を意味する）表示するようにしている。
【００２２】
図３では、全ての顧客の待ち時間は黄色表示時間まで達していない良好な状態であり、各顧客とも注意、警告なしの状態である為、全体状況表示信号７は正常を示す青信号になっている（パターン表示手段）。
【００２３】
図４では、図３の状態から１０分が経過した場合であるが、顧客１〜４までの待ち時間が２２分以上で黄色（注意）状態になっており、全体状況表示信号７は注意を示す黄色信号になっている。
【００２４】
図５では、図４の状態からさらに１０分が経過した場合であるが、顧客１は待ち時間が４０分になり赤色（警告）状態、顧客２〜６までは２２分以上で黄色（注意）状態になっている。全体状況表示信号７は、状態の論理和により一番悪い状態を求めることにより警告を示す赤色信号になっている。
【００２５】
図６は、各顧客の状態は図５と同じ状態であるが、最後に受付された顧客８が受付リスト３に表示されている。顧客２〜６までが待ち時間が２２分以上で黄色（注意）状態になっているが、画面に表示されていない顧客１の待ち時間が４０分の赤色（警告）状態にあるので、全体状況表示信号７は警告を示す赤色信号になっている。
【００２６】
図５、図６において、色を変えるための時間および顧客数の条件は次のようになっている。
【００２７】
黄色表示：経過時間が２２分〜３９分であり５人がこれに該当する場合
赤色表示：経過時間が４０分以上であり１人がこれに該当する場合
なお、受付行の対象項目の色は、注意（黄色）や赤色（警告）を発しているてもそれぞれの顧客の個別状態を示すにとどまる。従って、全体状況表示信号７を設けることにより、顧客全体の状態を明確に示すことができるようになる。
【００２８】
本実施例では、オペレータに注意をより喚起させるために黄色表示と赤色表示においては、点滅表示をしている。点滅させないことも可能である。さらに、黄色表示と赤色表示については、ブザー等の音を鳴らし、オペレータが画面を見ていなくても、注意・警告を知らせることが可能になっている（状態鳴動手段）。
ブザーのかわりに音声出力を使うことも有効であり、注意・警告の見落としをより低減することができる。
【００２９】
このように全体表示パネル１の表示行数以上の受付がある場合、受付リスト２に全ての顧客情報を表示されていなくても、全体状況表示信号７において顧客の全体状態を表示させることにより、隠れている部分の状況を漏れなく、的確に表示させることができる。また、信号表示部分に注意・警告対象の人数を表示することも可能である。
【００３０】
本実施例では全体状態の表示として、青色、黄色、赤色を使用し、日常生活でなじみの深い交通信号機の表示パターンをシステムに取り込みことでわかりやすい表示にしているが、これに限らず他の表示パターンも有用である。例えば、青と赤のみにしたり、黄色から赤色への変化を混色により細分化することも可能である。具体的には、黄色と赤色の中間色を設け、この設定を３０分とし、黄色：２２分〜２９分、黄色と赤色の中間色：３０分〜３９分、赤色：４０分以上とする。
【００３１】
また、前記説明では、黄色表示時間＜赤色表示時間としていたが、黄色表示時間＞赤色表示時間として時間経過による色表示の順番を変えることも可能である。例えば、黄色表示：４０分、赤色表示を２２分とした場合、赤色：２２分〜３９分、黄色：４０分以上となる。
【００３２】
さらに、上記の説明では受付後の待ち時間の経過で記述したが、本実施例では施術時間の管理もこれに組み合わせて表示することも行っている。待ち／施術の指定８を施術にすれば、施術の経過時間を同様な管理方法で行うことができ、待ち時間と施術時間の両方を同時に管理することができる。これにより、例えば、ある顧客が待ち時間では赤色（警告）表示になっていたが施術に入り待ち状態が解消された場合、顧客１の待ち時間は赤色（警告）表示のままであっても、顧客１の施術は正常状態にあるとし、全体状況表示信号７においてその正常状態を反映する。このように現時点の状態をオペレータに明確に提供することができる。
本実施例では顧客の待ち時間の表示（黄色および赤色）は施術が終了するまで継続させているが、施術が正常状態に至った時点で表示を初期状態（色なし）にしてもよい。
【００３３】
また、全体状況表示信号７の黄色・赤色表示においてその表示箇所を直接に操作（マウスクリックあるいはタッチパネルのタッチ等）することで、黄色（注意）・赤色（警告）状態にある顧客情報を優先的に画面上に表示することができる。
【００３４】
さらに、その表示された顧客の受付行を操作することで、その顧客の詳細な顧客情報を表示させることも可能である（警告・注意データ表示手段）。その様子が、図７に示されている。図７では、黄色状態にある顧客１から４が画面に表示されている状態であり、顧客４を操作（タッチパネルのタッチまたはマウスクリック）することで画面にその顧客の顧客情報１０を表示し、オペレータに顧客情報を提供することができる。
【００３５】
以上説明した図３から図７において、全体表示パネル１には必ず待ち時間および施術時間の黄色表示時間指定５と赤色表示時間指定６が表示され、これら時間指定の変更・設定ができるが、この時間指定を適宜変更することで、個別状態および全体状態の表示を、即時に指定時間を反映した表示に変更させることができる。例えば、図５において、待ち時間の黄色表示時間指定を３０分、赤色表示時間を５０分にすれば、５０分以上待ちの顧客がなくなり、３０分以上待ちの顧客が４人となるため、その顧客４人の待ち時間は黄色で表示され、全体としては黄色信号（警告）の表示になる（状態即時表示手段）。
【００３６】
以上、本発明の一実施形態を図面に従って説明したが、本発明は前記実施形態において示された事項に限定されず、特許請求の範囲および発明の詳細な説明の記載、並びに周知の技術に基づいて、当業者がその変更・応用を行うことができる範囲も含る。前記実施形態において示された画面の遷移や表示構成、各表示類の配置、処理フローは実施例のものに限定されない。
【００３７】
【発明の効果】
以上述べたように、本発明の受付管理装置によれば、表示画面に表示しきれない受付イベントを容易に管理し把握することができる。
【００３８】
また、本発明の受付管理装置はそれぞれの受付イベントが示す警告等を全体として管理することができるので個別の警告の見落としを防止することができる。
【図面の簡単な説明】
【図１】本発明の一実施例を示す受付管理装置のブロック構成図である。
【図２】本発明の一実施例を示す受付管理装置の受付処理を示すフローチャートである。
【図３】本発明の一実施例を示す受付管理装置の画面構成図であり、受付した顧客全体の状態が正常状態（青）の場合を示す画面表示図である。
【図４】受付した顧客全体の状態が注意状態（黄色）の場合を示す画面表示図である。
【図５】受付した顧客全体の状態が警告状態（赤色）にあり、警告状態の顧客が表示されている場合を示す画面表示図である。
【図６】受付した顧客全体の状態が警告状態（赤色）にあり、警告状態の顧客が表示されていない場合を示す画面表示図である。
【図７】全体状態表示信号（黄色）の操作による顧客情報の表示図である。
【符号の説明】
１００　受付管理装置
１０１　ＣＰＵ
１０２　キーボード
１０３　マウス
１０４　ディスプレイ
１０５　主記憶
１０６　データ格納装置
１０７　受付管理データベース

Claims

コンピュータを利用した受付管理装置において、受付業務により随時発生する受付イベントの個別状態を管理する個別状態管理手段と、前記個別状態に基づいて全ての受付イベントの全体状態を管理する全体状態管理手段とを有し、該全体状態管理手段は前記全体状態を所定のパターンで表示することを特徴とする受付管理装置。
前記所定のパターンは、交通信号機の表示パターンであることを特徴とする請求項１に記載の受付管理装置。
前記全体状態管理手段は、所定の音で前記全体状態を通知する状態鳴動手段を有することを特徴とする請求項１または２に記載の受付管理装置。
前記受付管理装置は、更に、受付イベント発生後の経過時間を管理するための時間を設定する状態管理レベル設定手段と、該状態管理レベル設定手段で設定された時間に基づいて、前記個別状態および前記全体状態の表示を即時に変更する状態即時表示手段とを有することを特徴とする請求項１から３のいずれか１項に記載の受付管理装置。
前記受付管理装置は、更に、前記所定のパターン上の注意または警告を示す表示箇所を直接に操作することにより、前記注意または警告状態の受付イベントを優先的に表示する注意・警告データ表示手段を有することを特徴とする請求項１から４のいずれか１項に記載の受付管理装置。