JP2003281334A - 出張管理システム、出張管理方法およびそのプログラム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 出張管理に関する種々の処理を自動で行う出
張管理システム、出張管理方法およびそのプログラムを
提供する。 【解決手段】 利用者認証処理部２３は、利用者情報デ
ータベース２２ｄに格納される利用者の認証情報を参照
して利用者の認証を行う。出張申請画面処理部２４は、
出張申請情報データベース２２ａに格納される出張申請
雛型情報と利用者情報より出張申請画面情報を生成す
る。出張報告画面処理部２５は、出張報告情報データベ
ース２２ｃに格納される出張報告雛型情報に、利用者情
報および、出張申請情報を含む出張報告画面情報を生成
する。振込ファイル作成処理部２６は、出張報告情報に
含まれる経費情報および手当情報を参照して、振込先別
に振り込む金額を算出し、該振込先と振込金額を対応付
ける振込ファイルを作成する。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】この発明は、出張管理に関す
る処理を行う出張管理システム、出張管理方法およびそ
のプログラムに関するものである。

【０００２】

【従来の技術】従来、出張管理は出張清算用の書類に手
書きで記入し、該書類を所定の上長が承認した後に、該
書類を基に経理業務を行う者が出張費の精算を行ってい
た。

【０００３】

【発明が解決しようとする課題】上述したように、従来
は手書きで記入された書類を基に、出張管理の処理を行
っていたため、効率が悪く人為的ミスが発生しやすいと
いう問題があった。また、出張管理を行う際の振込処理
の自動化など、出張管理に関する種々の処理を自動化し
効率よく行いたいという要望が高まっていた。

【０００４】この発明は、上述した事情を考慮してなさ
れたもので、出張管理に関する種々の処理を自動で行う
出張管理システム、出張管理方法およびそのプログラム
を提供することを目的とする。また、出張管理における
振込処理を自動で行う出張管理システム、出張管理方法
およびそのプログラムを提供することを目的とする。

【０００５】

【課題を解決するための手段】この発明は、上述した課
題を解決すべくなされたもので、本発明による出張管理
システムにおいては、利用者端末よりネットワークを介
して接続可能な出張管理システムであって、出張を申請
した情報である出張申請情報を、各出張を識別する出張
コードに関連付けて格納する出張申請情報データベース
と、出張後に出張報告した情報である出張報告情報を出
張コードに関連付けて格納する出張報告情報データベー
スと、利用者を認証するための情報である認証情報と、
該利用者が所属する組織に関する組織情報とを少なくと
も含む利用者情報を、該利用者を特定する利用者コード
に関連付けて格納する利用者情報データベースと、利用
者が入力した入力認証情報を基に、利用者情報データベ
ースに格納される該利用者の認証情報を参照して、該利
用者の認証を行う利用者認証手段と、利用者認証手段が
認証した利用者の利用者情報を含めた利用者端末へ出張
申請画面を提示するための出張申請画面情報を生成する
出張申請画面生成手段と、利用者認証手段が認証した利
用者の利用者情報および、出張申請情報データベースよ
り参照する出張申請情報を含む、利用者端末へ出張報告
画面を提示するための出張報告画面情報を生成する出張
報告画面生成手段と、出張報告書情報データベースより
出張報告情報に含まれる経費情報および手当情報を参照
して、振込先別に振り込む金額を算出し、該振込先と振
込金額を対応付ける振込ファイルを作成する振込ファイ
ル作成手段と、振込ファイル作成手段の作成した振込フ
ァイルに関する情報を振込先へ通知する通知手段と、出
張報告書情報データベースより出張報告情報に含まれる
経費情報および手当情報を参照し、利用者情報データベ
ースより組織情報を参照して、組織別の出張費による出
金に関する一覧表を出力する出金一覧表作成手段とを具
備することを特徴とする。

【０００６】これにより、本発明による出張管理システ
ムは、出張申請から出張報告および出張業務に関する振
込処理の確認までを管理することができる。また、上記
の出張管理システムは、利用者認証手段を具備するの
で、各利用者へどこまでの情報を開示するか制御するこ
とができる。また、上記の出張管理システムは、利用者
情報を利用者情報データベースより参照するので、利用
者情報の入力ミスを防ぎ、入力の手間を省くことができ
る。また、上記の出張管理システムは、振込ファイル作
成手段を具備するので、任意の振込先に対する振込金額
の一覧である振込ファイルや、組織別の出張費の状態を
把握するための組織別の出張費による出金一覧を自動で
作成することができる。また、通知手段により、振込が
行われることを振込先へ通知することができる。

【０００７】また、本発明による出張管理システムにお
いては、上記出張申請情報データベースは、出張期間、
出張先、目的を入力する入力手段を少なくとも含む、利
用者端末へ表示する出張申請画面の雛型である出張申請
雛型情報を更に格納し、上記出張報告情報データベース
は、出張申請情報の修正情報、出張で費やした経費情
報、出張により発生する手当情報を入力する入力手段を
少なくとも含む、利用者端末へ表示する出張報告画面の
雛型である出張報告雛型情報を更に格納し、上記利用者
情報データベースは、利用者の出張による諸手当の金額
を定める手当ランク情報と、該利用者の連絡先に関する
情報である連絡先情報とを更に含む利用者情報を、利用
者コードに関連付けて格納し、上記出張申請画面生成手
段は、出張申請情報データベースより参照する出張申請
雛型情報に、利用者認証手段が認証した利用者の利用者
情報を含めた出張申請画面情報を生成し、上記出張報告
画面生成手段は、出張報告情報データベースより参照す
る出張報告雛型情報に、利用者認証手段が認証した利用
者の利用者情報および、出張申請情報を含む出張報告画
面情報を生成することを特徴とする。

【０００８】これにより、本発明による出張管理システ
ムは、出張期間、出張先、目的を入力する入力手段と利
用者情報とを少なくとも含む出張申請画面を、利用者端
末へ提示することができる。また、出張申請情報の修正
情報、出張で費やした経費情報、出張により発生する手
当情報を入力する入力手段と、利用者情報と、出張申請
情報を少なくとも含む出張報告画面を、利用者端末へ提
示することができる。

【０００９】また、本発明による出張管理システムにお
いては、利用者が所属する組織毎に出張費の予算に関す
る出張費予算情報を、該組織を識別する組織識別情報に
関連付けて格納する出張予算情報データベースと、出張
予算情報データベースより任意の組織における任意の期
間の予算情報を参照し、出張報告書情報データベースよ
り該組織に所属する利用者の該期間における出張に関す
る費用を参照し、該費用の合計を算出して、該組織の該
期間における出張費の予算と実績を比較する情報である
予算実績比較情報を生成する予算実績比較手段とを更に
具備することを特徴とする。

【００１０】これにより、上記の出張管理システムは、
利用者へ自動で出張予算と実績の比較表を提示すること
ができる。

【００１１】また、本発明による出張管理システムにお
いては、出張申請情報の承認や、該出張申請情報に含ま
れる出張時に用いる交通手段の手配や、出張報告情報の
承認や、出張の費用の精算に関する処理状況の情報であ
る状況情報を出張コードに関連付けて格納する出張情報
データベースと、出張情報データベースより状況情報を
参照して、各出張における事務処理の状況一覧である処
理状況一覧情報を生成する一覧情報生成手段とを更に具
備することを特徴とする。

【００１２】これにより、上記の出張管理システムは、
利用者へ出張の事務処理の状況を簡便に把握できる状況
一覧を提示することができる。

【００１３】また、本発明による出張管理システムにお
いては、出張申請情報の入力時に、出張申請情報データ
ベースより過去に入力した出張申請情報の一部を流用
し、出張報告情報の入力時に、出張報告情報データベー
スより過去に入力した出張報告情報の一部を流用する情
報流用手段を更に具備することを特徴とする。これによ
り、上記の出張管理システムは、利用者が過去に入力し
た情報を再度入力する手間を省かせることができる。

【００１４】また、本発明による出張管理システムにお
いては、利用者情報データベースは、各利用者へ出張手
当を振り込むための利用者振込先情報を更に格納し、出
張に関する業務を代行する取引先へ該業務に対する対価
を振り込むための取引先振込情報を格納する取引先情報
データベースと、振込ファイルと、利用者情報データベ
ースより参照する利用者振込先情報と、取引先情報デー
タベースより参照する取引先振込情報とを基に振込処理
を行う振込手段とを更に具備することを特徴とする。こ
れにより、利用者や取引先へ出張精算による手当や料金
の振込処理を自動で行うことができる。

【００１５】また、本発明による出張管理システムにお
いては、出張報告画面は、出張が製品を開発するための
出張である場合、該製品の開発コストを管理するための
開発コードを入力する入力手段を更に含み、出張報告情
報データベースを参照して開発コードが共通である出張
報告情報の出張費を累積加算する累積加算手段を更に具
備することを特徴とする。これにより、“開発コード”
で特定される商品開発の開発コストを算出する際に、出
張費分のコスト計算は自動で行うことが出来る。

【００１６】また、本発明による出張管理方法において
は、利用者端末よりネットワークを介して接続可能な出
張管理システムを用いた出張管理方法であって、利用者
が入力した入力認証情報を基に、利用者を認証するため
の情報である認証情報と、該利用者が所属する組織に関
する組織情報とを少なくとも含む利用者情報を、該利用
者を特定する利用者コードに関連付けて格納する利用者
情報データベースに格納される該利用者の認証情報を参
照して、該利用者の認証を行うステップと、利用者の認
証を行うステップで認証した利用者の利用者情報を含め
た利用者端末へ出張申請画面を提示するための出張申請
画面情報を生成するステップと、利用者の認証を行うス
テップで認証した利用者の利用者情報および、出張申請
画面にて入力した情報である出張申請情報を、各出張を
識別する出張コードに関連付けて格納する出張申請情報
データベースより参照する出張申請情報を含む、利用者
端末へ出張報告画面を提示するための出張報告画面情報
を生成するステップと、出張報告画面にて入力した情報
である出張報告情報を出張コードに関連付けて格納する
出張報告情報データベースより出張報告情報に含まれる
経費情報および手当情報を参照して、振込先別に振り込
む金額を算出し、該振込先と振込金額を対応付ける振込
ファイルを作成するステップと、振込ファイル作成手段
の作成した振込ファイルに関する情報を振込先へ通知す
るステップと、出張報告書情報データベースより出張報
告情報に含まれる経費情報および手当情報を参照し、利
用者情報データベースより組織情報を参照して、組織別
の出張費による出金に関する一覧表を出力するステップ
とを有することを特徴とする。

【００１７】また、本発明によるプログラムは、利用者
端末よりネットワークを介して接続可能な出張管理シス
テム用のプログラムであって、利用者が入力した入力認
証情報を基に、利用者を認証するための情報である認証
情報と、該利用者が所属する組織に関する組織情報とを
少なくとも含む利用者情報を、該利用者を特定する利用
者コードに関連付けて格納する利用者情報データベース
に格納される該利用者の認証情報を参照して、該利用者
の認証を行うステップと、利用者の認証を行うステップ
で認証した利用者の利用者情報を含めた利用者端末へ出
張申請画面を提示するための出張申請画面情報を生成す
るステップと、利用者の認証を行うステップで認証した
利用者の利用者情報および、出張申請画面にて入力した
情報である出張申請情報を、各出張を識別する出張コー
ドに関連付けて格納する出張申請情報データベースより
参照する出張申請情報を含む、利用者端末へ出張報告画
面を提示するための出張報告画面情報を生成するステッ
プと、出張報告画面にて入力した情報である出張報告情
報を出張コードに関連付けて格納する出張報告情報デー
タベースより出張報告情報に含まれる経費情報および手
当情報を参照して、振込先別に振り込む金額を算出し、
該振込先と振込金額を対応付ける振込ファイルを作成す
るステップと、振込ファイル作成手段の作成した振込フ
ァイルに関する情報を振込先へ通知するステップと、出
張報告書情報データベースより出張報告情報に含まれる
経費情報および手当情報を参照し、利用者情報データベ
ースより組織情報を参照して、組織別の出張費による出
金に関する一覧表を出力するステップとをコンピュータ
へ実行させるためのプログラムである。

【００１８】

【発明の実施の形態】以下、発明の実施の形態を通じて
本発明を説明する。ただし、以下の実施の形態は特許請
求の範囲に記載された発明を限定するものではなく、ま
た実施の形態の中で説明されている特徴の組み合わせの
すべてが発明の解決手段に必要であるとは限らない。図
１は、本発明の第一の実施形態による出張管理システム
を用いたシステムの全体構成を示すブロック図である。
この図において符号１０は、ネットワーク１１へ接続可
能な利用者の操作する端末Ａ、端末Ｂ、端末Ｃ、…（以
下、利用者端末１０とする）である。１２は、ネットワ
ーク１１経由で任意の金融機関の口座へ任意の金額を振
り込み処理する振込システムである。

【００１９】１３は、出張管理に必要なデータを格納す
るデータベース２２を具備し、利用者端末１０へ出張申
請やチケット申請および出張報告を促す画面を表示させ
たり、振込システム１２を用いて振り込み処理を行うな
どの出張に関する種々の処理を行う出張管理システムで
ある。１４は、ネットワーク１１を介して出張管理シス
テム１３と通信可能であって、出張業務の一部を代理で
処理する取引先の操作する端末Ｈ、端末Ｉ、端末Ｊ、…
（以下、取引先端末１４とする）である。尚、出張管理
システム１３と振込システム１２および取引先端末１４
が通信を行うためのネットワーク１１は、インターネッ
トなどの公衆網であっても、専用線であってもよい。

【００２０】ここで、上述した出張管理システム１３を
含むシステム全体の動作の概略を説明する。まず、出張
管理システム１３は、利用者端末１０より利用者名およ
びパスワードの入力により該出張管理システムの利用を
許可し、利用者端末１０へ出張申請画面やチケット申請
画面を表示させる。次に、出張管理システム１３は、そ
れらの画面より入力された情報を基に、チケットの手配
を行うためのチケット申込書を生成する。次に、出張管
理システム１３は、取引先へのチケットの手配や、利用
者へのチケット配送について管理する。以上により出張
管理システム１３は、利用者の出張準備を管理し、支援
する。

【００２１】また、利用者が出張を終えた後に、利用者
端末１０へ出張報告画面を表示させ、該画面にて入力さ
れた情報を基に、出張で費やした経費や出張手当の精算
や、該出張で費やした出張費の管理を行う。また、チケ
ットを購入した取引先への振込処理や各利用者への出張
費の振込処理などを、出張管理システム１３は、振込シ
ステム１２を利用して行う。以上により、出張管理シス
テム１３は、出張後の種々の処理を管理し、支援する。

【００２２】尚、チケット申請を行ってからチケットを
手配するまでの間に、チケットの申請内容に変更がある
場合は、出張管理システム１３は、電子メールなどによ
り該変更内容を取引先端末１４へ通知する。また、利用
者端末１０および取引先端末１４は、例えばＣＲＴ（Ｃ
ａｔｈｏｄｅ Ｒａｙ Ｔｕｂｅ）や液晶表示装置等で
ある表示装置（または表示部）と、例えばキーボードや
マウスまたはボタンである入力装置を具備する。また、
コンピュータヘコマンドやデータを入力する入力装置と
しては、キーボードやマウスが一般的であるがこの限り
ではなく、トラック・ボールなどのポインティング・デ
バイス、イメージ・スキャナ、光学式文字読み取り装置
（ＯＣＲ）、バーコード・リーダー、手書き入力装置、
音声認識装置などでもよい。

【００２３】次に、上述した本発明の第一の実施形態で
ある出張管理システム１３の内部構成について図を用い
て説明する。図２は、本発明の第一の実施形態による出
張管理システム１３の概略構成を示すブロック図であ
る。図において、符号２１は、出張管理システム１３内
のデータを制御する制御部である。２２は、出張に関す
る処理に必要な種々のデータを格納するデータベースで
ある。ここで、データベース２２に格納する各種データ
の構成例について図を用いて説明する。

【００２４】まず、出張申請に関する情報を格納する出
張申請情報データベース２２ａの構成例について図示す
る。図３は、本発明の第一の実施形態における出張申請
情報データベース２２ａの構成例を示す図である。“出
張申請雛型情報”は、出張期間、出張先、目的、出張に
必要なチケットの配達先、チケットの配送希望日を入力
する入力欄（入力手段）と、予約したいチケットの種類
を指定してチケット申請画面へ遷移する画面遷移ボタン
（画面遷移手段）を含む、利用者端末１０へ表示する出
張申請画面の雛型の情報である。ここで、出張申請画面
の雛型の一例について図を用いて以下に示す。

【００２５】図９は、本発明の第一の実施形態における
利用者端末１０に表示される出張申請画面例を示す図で
ある。図に示すように、出張申請画面９０は、出張期
間、出張先、目的、出張に必要なチケットの配達先、チ
ケットの配送希望日を入力する入力欄９３〜９７や、各
種チケットを申請する画面へ遷移するボタンである鉄道
チケット申請ボタン９８ａ、宿泊チケット申請ボタン９
８ｂ、航空チケット申請ボタン９８ｃ、その他チケット
申請ボタン９８ｄ（以下、画面遷移ボタン９８とする）
を含む構成である。この出張申請画面９０は、“出張申
請雛型情報”を基に生成される。尚、出張申請画面９０
の詳細については後述する。

【００２６】“出張コード”は、各出張を区別する識別
子である。“出張申請情報”は、“出張期間”、“出張
先”、“目的”などの、出張申請画面９０にて入力され
た出張申請の情報である。“チケット配送先”は、予約
を申請したチケットの配送先に関する情報である。“チ
ケット配送希望日”は、予約を申請したチケットの配送
を希望する日の情報である。“利用者情報”は、出張申
請した利用者に関する情報である。“承認情報”は、利
用者の上司など、出張申請の承認を行う権限のある者に
より承認されているかどうかの情報である。尚、各出張
に関する情報は“出張コード”に関連付けられて管理さ
れる。

【００２７】次に、出張に必要なチケットを申請するた
めのデータを格納する申請ファイルデータベース２２ｂ
の構成例について図示する。図４（ａ）は、本発明の第
一の実施形態における申請ファイルデータベース２２ｂ
の構成例を示す図である。“雛型情報ファイル”（以
下、雛型情報ファイル２２ｂ’とする）は、チケット申
請を行う際に、申請するチケットの種類別に表示される
申請画面の雛型の情報である。

【００２８】ここで、図４（ｂ）に、雛型情報ファイル
２２ｂ’の構成例を示す。図において、“チケット申請
雛型情報”は、利用者端末１０へ表示するチケット申請
画面の雛型情報であって、以下に示すチケットの種類別
に用意する。“鉄道チケット申請雛型情報”は、図１０
（ａ）に示すような鉄道チケットの予約に必要な事項を
入力する鉄道チケット申請画面の雛型情報である。図１
０（ａ）において、符号１１０は、鉄道チケットの予約
に必要な事項を入力するための鉄道チケット申請画面で
ある。１１１は、このチケットを用いる出張を識別する
“出張コード”を表示する出張コード表示欄である。１
１２は、鉄道チケットを予約する際に、利用者が押下す
ることで鉄道の時刻表を参照することができる“時刻表
ボタン”である。１１３は、鉄道チケット申請画面１１
０への入力が終えた場合に押下することで入力を確定
し、画面を終了する“ＯＫボタン”である。

【００２９】“宿泊予約申請雛型情報”は、図１０
（ｂ）に示すような宿泊の予約に必要な事項を入力する
宿泊予約申請画面の雛型情報である。図１０（ｂ）にお
いて、符号１１４は、宿泊の予約に必要な事項を入力す
るための宿泊予約申請画面である。１１５は、宿泊を予
約する際に、利用者が押下することで宿泊するホテルに
関する情報を参照することができる“ホテル情報ボタ
ン”である。１１３は、宿泊予約申請画面１１４への入
力が終えた場合に押下することで入力を確定し、画面を
終了する“ＯＫボタン”である。

【００３０】“航空チケット申請雛型情報”は、図１１
（ａ）に示すような航空チケットの予約に必要な事項を
入力する航空チケット申請画面の雛型情報である。図１
１（ａ）において、符号１１６は、航空チケットの予約
に必要な事項を入力するための航空チケット申請画面で
ある。１１７は、航空チケットを予約する際に、利用者
が押下することで航空チケットの時刻表を参照すること
ができる“時刻表ボタン”である。１１３は、航空チケ
ット申請画面１１６への入力が終えた場合に押下するこ
とで入力を確定し、画面を終了する“ＯＫボタン”であ
る。

【００３１】“その他チケット申請雛型情報”は、図１
１（ｂ）に示すようなその他チケットの予約に必要な事
項を入力するチケット申請画面の雛型情報である。図１
１（ｂ）において、符号１１８は、その他チケットの予
約に必要な事項を入力するためのその他チケット申請画
面である。１１３は、その他チケット申請画面１１８へ
の入力が終えた場合に押下することで入力を確定し、画
面を終了する“ＯＫボタン”である。以上示したよう
に、雛型情報ファイル２２ｂ’には、“チケット申請雛
型情報”が各種チケット別に格納されている。尚、「そ
の他チケット」とは、鉄道、航空機以外の交通機関（高
速バスなど）のチケットである。また、これらのチケッ
ト申請画面は、上述した画面遷移ボタン９８を押下する
ことで、利用者端末１０へ表示される。

【００３２】次に、“チケットコード”は、各チケット
申請ファイルに固有の識別子である。“チケット申請フ
ァイル”は、チケット申請に必要な以下に示す情報を格
納する。“チケット申請情報”は、上述した各種チケッ
ト申請画面にて利用者が入力した情報である。“チケッ
ト配送先”と“チケット配送希望日”は、出張申請情報
データベース２２ａより参照する情報である。“利用者
情報”は、該チケットを申請した利用者に関する情報で
ある。以上に示したチケット申請に必要な情報を含む
“チケット申請ファイル”が、“チケットコード”に関
連付けられて申請ファイルデータベース２２ｂに格納さ
れている。

【００３３】次に、出張報告に関する情報を格納する出
張報告情報データベース２２ｃの構成例について図示す
る。図５は、本発明の第一の実施形態における出張報告
情報データベース２２ｃの構成例を示す図である。“出
張報告雛型情報”は、“出張申請情報”の修正情報
（“出張期間”、“出張先”、“目的”などの修正情
報）と、出張が製品を開発するための出張である場合
に、該製品の開発コストを管理するための“開発コー
ド”の入力欄（入力手段）や、出張で費やした経費情報
（“交通費”、“宿泊費”など）、出張により発生する
手当情報（“日当”など）を入力する画面へ遷移する画
面遷移ボタン（入力手段）を含む、利用者端末１０へ表
示する出張報告画面の雛型の情報である。ここで、出張
報告雛型情報より生成された出張報告画面の一例につい
て図を用いて説明する。

【００３４】図１２は、本発明の第一の実施形態におけ
る利用者端末１０に表示される出張報告画面例を示す図
である。図に示すように、出張報告画面１２０は、“開
発コード”の入力欄１２４や、“出張期間”、“出張
先”、“目的”を修正可能な入力欄１２６〜１２８や、
“交通費”や“宿泊費”や“日当”を入力または変更可
能な画面へ遷移する画面遷移ボタン１３０ａ、１３２
ａ、１３３ａを含む構成である。以上に示した出張報告
画面１２０は、出張報告雛型情報を基に生成される。
尚、上述した出張報告画面１２０の詳細については後述
する。

【００３５】“出張コード”は、上述したように各出張
に固有の識別子である。“利用者情報”は、利用者に関
する情報である。この“利用者情報”として、少なくと
も以下に示す情報が格納される。“利用者名”は、利用
者の氏名である。“利用者コード”は、利用者を特定す
る識別子である。“所属”は、利用者が所属する部署に
関する情報である。“部署コード”は、上述した利用者
の所属する部署を特定するために予め定められた識別子
である。

【００３６】“出張報告情報”は、上述した“出張申請
情報”に含まれる“出張期間”、“出張先”、“目的”
の修正など、出張報告画面１２０で入力された以下の情
報を格納する。“開発コード”は、出張が製品を開発す
るための出張である場合、該製品の開発コストを管理す
るために、該出張を該製品の開発コストとして累積加算
した結果を特定する識別子である。

【００３７】また、“出張報告情報”は、“経費情報”
として、以下に示す情報を含む。“交通費”は、出張で
利用した交通機関の実費に関する情報である。“宿泊
費”は、出張で宿泊した場合の宿泊代金または、一泊毎
に加算される所定の支給額に関する情報である。“その
他経費”は、出張の際に業務として必要なものを購入ま
たは利用した場合の経費に関する情報である。

【００３８】また、“出張報告情報”は、“手当情報”
として、以下に示す情報を含む。“日当”は、出張の一
日あたりに支給される手当に関する情報である。“食事
代金”は、利用者の出張の食事に対する手当に関する情
報である。以上の情報が、“出張報告情報”として“出
張コード”に関連付けられて出張報告情報データベース
２２ｃに格納されている。“承認情報”は、利用者の上
司など、出張報告の承認を行う権限のある者により承認
されているかどうかの情報である。

【００３９】次に、利用者に関する情報を格納する利用
者情報データベース２２ｄの構成例について図示する。
図６は、本発明の第一の実施形態における利用者情報デ
ータベース２２ｄの構成例を示す図である。“利用者コ
ード”は、利用者を特定する識別子である。この“利用
者コード”に関連付けて以下に示す“利用者情報”を格
納する。“利用者名”は、利用者の氏名である。“パス
ワード”は、利用者を認証するための文字列である（認
証情報）。“手当ランク情報”は、上述した“日当”の
金額を定める各利用者の格付け（役職など）に関する情
報である。

【００４０】“組織情報”は、利用者が所属する組織に
関する情報であり、以下に示す情報を含む。“職場情
報”は、利用者が勤務する職場に関する情報である。例
えば、職場の住所および建物名などの他に、“連絡先情
報”として利用者の電話番号、ＦＡＸ番号、電子メール
アドレスなどの情報を含む。“所属情報”は、利用者が
所属する、会社の組織名（部署名）に関する情報であ
る。また、その部署を識別するための“部署コード”も
具備する。“役職情報”は、利用者が所属する組織の中
での役職に関する情報である。また、その役職を識別す
るための“役職コード”も具備する。

【００４１】尚、“手当ランク情報”と“役職情報”が
同じ情報であってもよいし、“手当ランク情報”に加え
て“役職情報”により手当として支給する金額を調整し
てもよい。“利用者振込先情報”は、利用者へ出張の手
当や実費の合計金額を振り込むための、該利用者の振込
先に関する情報である。以上に示したように、利用者情
報データベース２２ｄは、“利用者コード”に関連付け
て利用者に関する種々の情報を格納する。

【００４２】次に、出張予算に関する情報を格納する出
張予算情報データベース２２ｅの構成例について図示す
る。図７（ａ）は、本発明の第一の実施形態における出
張予算情報データベース２２ｅの構成例を示す図であ
る。“部署コード”は、上述したように部署を特定する
識別子である。“出張予算情報”は、“部署コード”で
特定される部署の出張費の予算に関する情報である。以
上に示したように、出張予算情報データベース２２ｅ
は、“部署コード”に関連付けて“出張予算情報”を格
納する。

【００４３】次に、出張に関する処理を代行してくれる
取引先に関する情報を格納する取引先情報データベース
２２ｆの構成例について図示する。尚、代行する処理の
具体例を示すと、交通機関を利用するためのチケットの
手配や、チケット料金の支払いなどである。図７（ｂ）
は、本発明の第一の実施形態における取引先情報データ
ベース２２ｆの構成例を示す図である。“取引先情報”
は、取引先を特定する識別子である“取引先コード”に
関連付けて以下に示す取引先に関する情報を含む。“取
引先名”は、出張業務の一部を代行してくれる取引先の
名称である。

【００４４】“連絡先情報”は、取引先へ連絡するため
の電話番号、ＦＡＸ番号、電子メールアドレスなどの情
報である。“取引先振込情報”は、取引先が代行してく
れたチケット料金の支払い代金を振り込むための、取引
先の振込先に関する情報である。“取引先の扱うチケッ
ト情報”は、取引先が扱うチケットの種類についての情
報である。以上に示したように、取引先情報データベー
ス２２ｆは、“取引先コード”に関連付けて取引先に関
する情報を格納する。

【００４５】次に、手配済みチケットに関する情報を格
納するチケット情報データベース２２ｇの構成例につい
て図示する。図８（ａ）は、本発明の第一の実施形態に
おけるチケット情報データベース２２ｇの構成例を示す
図である。“出張コード”は、上述したように出張を識
別する識別子である。“チケット情報”は、チケットを
特定する識別子である“チケットコード”に関連付けて
以下に示すチケットに関する情報を含む。“利用者名”
はチケットの利用者の氏名である。“利用日時”は、チ
ケットを利用する日時の情報である。“利用対象名”
は、利用者が利用するものの名称であり、例えば鉄道の
車両名、航空機の便名、ホテル名などである。

【００４６】“チケット配送日”、“チケット配送先”
は、上述した通りである。“取引先情報”は、上述した
情報の“取引先名”と“連絡先情報”を含む。“値段情
報”は、該チケットの代金の情報である。以上に示した
ように、チケット情報データベース２２ｇは、“出張コ
ード”に関連付けて“チケット情報”を格納する。尚、
“チケット情報”は、上述した全ての情報を含む必要は
無く、チケットの種類によって、管理に必要な情報のみ
を含めばよい。

【００４７】次に、出張の事務処理の状況に関する情報
を格納する出張情報データベース２２ｈの構成例につい
て図示する。図８（ｂ）は、本発明の第一の実施形態に
おける出張情報データベース２２ｈの構成例を示す図で
ある。“出張コード”に関連付けて“状況情報”として
以下に示す情報を格納する。“出張申請作成情報”は、
出張申請の作成が完了したかどうかを示す情報である。
“出張申請承認情報”は、出張申請が所定の上司により
承認されたかどうかを示す情報である。“出張報告作成
情報”は、出張報告の作成が完了したかどうかを示す情
報である。“出張報告承認情報”は、出張報告が承認さ
れたかを示す情報である。

【００４８】“チケット手配情報”は、チケットが手配
済みかどうかを示す情報である。“チケット配送情報”
は、チケットが配送済みかどうかを示す情報である。以
上に示したように、出張情報データベース２２ｈは、
“出張コード”に関連付けて該出張に関する事務処理の
状況を示す情報である“状況情報”を格納する。これら
の情報を基に、出張管理システム１３は、図１４に示す
状況一覧画面１６０を利用者端末１０へ表示させる。

【００４９】次に、出張管理システム１３の内部構成の
説明に戻る。２３は、図１３に示すログイン画面１５０
にて入力された利用者を認証するための利用者名および
パスワード（入力認証情報）を基に、利用者情報データ
ベース２２ｄに格納される利用者の“パスワード”を参
照して該利用者の認証を行う利用者認証処理部である。
図１３において、符号１５１は、利用者名を入力する利
用者名入力欄である。１５２は、パスワードを入力する
パスワード入力欄である。尚、利用者認証処理部２３が
利用者を認証する方法は、上述した利用者名とパスワー
ドで認証する方法以外の種々の方法を用いて好適であ
る。

【００５０】２４は、出張申請情報データベース２２ａ
より参照する“出張申請雛型情報”に、利用者情報デー
タベース２２ｄより参照する利用者認証処理部２３が認
証した利用者の“利用者情報”を含めた出張申請画面情
報を生成する出張申請画面処理部（出張申請画面生成手
段）である。出張管理システム１３は、出張申請画面処
理部２４が処理した出張申請画面情報を利用者端末１０
へ送信することで、図９に示す出張申請画面９０を含む
出張管理画面８０を該利用者端末１０に表示させる。

【００５１】ここで、出張管理画面８０および出張申請
画面９０について説明する。符号８１は、押下すること
で出張申請画面９０を利用者端末１０へ表示させる出張
申請ボタンである。８２は、押下することで出張報告画
面１２０を利用者端末１０へ表示させる出張報告ボタン
である。８３は、押下することで状況一覧画面１６０を
利用者端末１０へ表示させる状況一覧ボタンである。８
４は、押下することで出張管理画面８０を終了する終了
ボタンである。尚、図９などに示すように、出張管理画
面の中に、出張申請画面９０、出張報告画面１２０、状
況一覧画面１６０が表示される。

【００５２】次に出張申請画面９０について説明する。
９１は、出張コードを表示する出張コードエリアであ
る。９２は、利用者コード、利用者の氏名、役職コー
ド、役職、電話番号、開発コード、部署コード、部署名
などの利用者情報入力エリアである。ただし上記の入力
項目の内、開発コードを除く、利用者コード、利用者の
氏名、役職コード、役職、電話番号、部署コード、部署
名については、出張申請画面処理部２４が、利用者情報
データベース２２ｄを参照して自動で記入する。また、
開発コードにおいても、利用者が参加している開発業務
が一つであり、使用する開発コードが一つである場合
は、利用者情報データベースに登録し、自動で記入して
も良い。

【００５３】９３は、出張先を入力する出張先入力欄で
ある。９４は、出張する期間を入力する出張期間入力欄
である。９５は、出張する目的を入力する目的入力欄で
ある。また、特記事項があればそれを入力する欄も用意
されている。９６は、チケット配送先を入力する配送先
入力欄である。９７は、チケット配送希望日を入力する
配送希望日入力欄である。配送先入力欄９６および配送
希望日入力欄９７で入力されたチケット配送先およびチ
ケット配送希望日は、この出張で申請するチケット全て
に適用される。

【００５４】９８ａ〜９８ｄは、押下することでチケッ
ト申請画面へ遷移する画面遷移ボタンである。画面遷移
ボタンとして、鉄道チケット申請画面１１０へ遷移する
ための鉄道チケット申請ボタン９８ａと、宿泊予約申請
画面１１４へ遷移するための宿泊予約申請ボタン９８ｂ
と、航空チケット申請画面１１６へ遷移するための航空
チケット申請ボタン９８ｃと、その他チケット申請画面
１１８へ遷移するためのその他チケット申請ボタン９８
ｄとを備える。

【００５５】９９は、入力を終了した際に押下すること
で、利用者端末１０から入力情報をネットワーク１１経
由で出張管理システム１３へ送信する送信ボタンであ
る。１００は、利用者の上司が、出張申請情報を承認済
みであるかどうかを表示する承認エリアである。出張申
請画面処理部２４は、以上のような出張申請画面９０を
利用者端末１０に表示させる情報を生成する。

【００５６】次に、２５は、出張報告情報データベース
２２ｃより参照する“出張報告雛型情報”に、利用者認
証処理部２３が認証した利用者の“利用者情報”および
“出張申請情報”を含む出張報告画面情報を生成する出
張報告画面処理部（出張報告画面生成手段）である。出
張管理システム１３は、出張報告画面処理部２５が生成
した出張報告画面情報を利用者端末１０へ送信すること
で、図１２に示す出張報告画面１２０を含む出張管理画
面８０を該利用者端末１０に表示させる。

【００５７】ここで、出張報告画面１２０について説明
する。符号１２１は、出張コードを表示する出張コード
エリアである。１２２は、利用者コードを入力する利用
者コード入力欄である。１２３は、利用者の氏名が表示
される利用者名エリアである。１２４は、開発コードを
入力する開発コード入力欄である。１２５は、部署コー
ドを入力する部署コード入力欄である。１２６は、部署
名が表示される部署名表示エリアである。尚、出張コー
ドエリア１２１、利用者コード入力欄１２２、利用者名
エリア１２３、部署コード入力欄１２５、部署名表示エ
リア１２６には利用者情報データベース２２ｄを参照し
て自動でデータが入力／表示される。

【００５８】１２７は、出張先の修正を行うことができ
る出張先修正欄である。１２８は、出張する期間を修正
する出張期間修正欄である。１２９は、出張する目的を
修正する目的修正欄である。また、特記事項があればそ
れを修正、追加する欄も用意されている。尚、出張先修
正欄１２７、出張期間修正欄１２９、目的修正欄１２９
に元々入力されているデータは、出張申請情報データベ
ース２２ａより出張コードの同じ出張申請情報を参照し
て自動で入力される。これにより利用者は、このデータ
を必要であれば修正する。

【００５９】次に、出張の実費および手当を計算するエ
リアについて説明する。１３０は、交通費について、取
引先に手配してもらった交通チケットの料金と、利用者
本人が支払った交通費と、その合計を表示する交通費表
示エリアである。１３０ａは、表示している交通費の明
細を確認／修正する交通費明細画面へ遷移させる画面遷
移ボタンである。１３１は、利用者本人が出張中に費や
したその他経費を入力するその他経費入力欄である。１
３２は、宿泊費について、取引先に手配してもらった宿
泊チケットの料金と、利用者本人が支払った宿泊費と、
その合計を表示する宿泊費表示エリアである。１３２ａ
は、表示している宿泊費の明細を確認／修正する宿泊費
明細画面へ遷移させる画面遷移ボタンである。

【００６０】１３３は、利用者が今回の出張で会社から
支給される日当の金額を表示する日当表示エリアであ
る。１３３ａは、表示している日当の明細を確認／修正
する日当明細画面へ遷移させる画面遷移ボタンである。
図１５は、本発明の第一の実施形態における利用者端末
１０に表示される日当明細画面の例を示す図である。図
において、１７０は、日当の明細を確認／修正できる日
当明細画面である。尚、日当明細画面１７０では、出張
日数を入力することで、利用者の役職を考慮した一日当
りの日当の金額を用いて計算される。

【００６１】１３４は、交通費、その他経費、宿泊費、
日当を合計した金額を表示する合計金額表示エリアであ
る。１３５は、出張報告について利用者の上司が承認済
みであるかどうかを示す承認欄である。出張報告画面処
理部２５は、以上に示した出張報告画面１２０を利用者
端末１０に表示させる情報を生成する。また、出張報告
画面１２０で入力された情報は、出張管理システム１３
がネットワーク１１経由で受信し、出張報告情報として
出張報告情報データベース２２ｃへ格納する。

【００６２】次に、２６は、出張報告書情報データベー
ス２２ｃより出張報告情報に含まれる“経費情報”およ
び“手当情報”を参照して、振込先（取引先や、利用者
名または利用者コード）別に振り込む金額を算出し、該
振込先と振込金額を対応付ける振込ファイルを作成する
振込ファイル作成処理部である。２７は、出張予算情報
データベース２２ｅより任意の組織における任意の期間
の“予算情報”を参照し、出張報告書情報データベース
２２ｆより該組織に所属する利用者の該期間における出
張に関する費用を参照し、該費用の合計を算出して、該
組織の該期間における出張費の予算と実績を比較する情
報である予算実績比較情報を生成する予算実績比較処理
部である。

【００６３】２８は、出張情報データベース２２ｈより
“状況情報”を参照して、各出張における事務処理の状
況一覧である処理状況一覧情報を生成する一覧情報生成
処理部である。出張管理システム１３は、一覧情報生成
処理部２８が生成した処理状況一覧情報を利用者端末１
０へ送信することで、該利用者端末１０に図１４の状況
一覧画面１６０を表示させる。図１４において、１６１
は、出張日で状況一覧を確認したい出張情報を検索する
ための検索条件を入力する検索条件欄である。１６２
は、押下することで、検索条件欄１６１に入力された検
索条件で検索を実行する検索ボタンである。

【００６４】２９は、出張申請情報の入力時に、出張申
請情報データベース２２ａより過去に入力した“出張申
請情報”の一部を流用し、“出張報告情報”の入力時
に、出張報告情報データベース２２ｃより過去に入力し
た“出張報告情報”の一部を流用する情報流用処理部で
ある。３０は、振込ファイル作成処理部２６が作成した
振込ファイルと、利用者情報データベース２２ｄより参
照する“利用者振込先情報”と、取引先情報データベー
ス２２ｆより参照する“取引先振込情報”とを基に振込
システム１２を制御して振込処理を行う振込処理部であ
る。

【００６５】３１は、出張報告情報データベース２２ｃ
を参照して“開発コード”が共通である“出張報告情
報”の出張費を累積加算する累積加算処理部である。こ
れにより、“開発コード”で特定される商品開発の開発
コストを算出する際に、出張費分のコスト計算は自動で
行うことが出来る。

【００６６】３２は、出張申請画面９０に含まれる画面
遷移ボタン９８によりチケットの種類が指定された場合
に、雛型情報ファイル２２ｂ’より指定された種類のチ
ケットのチケット申請雛型情報を参照して、チケット申
請画面情報を生成するチケット申請画面処理部である。
出張管理システム１３は、チケット申請画面処理部３２
が生成したチケット申請画面情報を利用者端末１０へ送
信することで、利用者端末１０へ指定された種類のチケ
ットを申請するためのチケット申請画面を表示させる。

【００６７】３３は、利用者が“チケット申請情報”を
変更した場合に、取引先情報データベース２２ｆより取
引先の連絡先情報を参照して、変更されたチケットを手
配する取引先の取引先端末１４へ、変更の旨を電子メー
ルで通知する通知処理部である。尚、通知する方法は電
子メールに限らずＦＡＸなどの方法でもよい。

【００６８】３４は、チケット申請画面にて入力された
“チケット申請情報”と、出張申請画面９０にて入力さ
れた該チケットの配送先および配送希望日と、該チケッ
トを申請した利用者の“利用者情報”とを含むチケット
申請ファイルを生成する申請ファイル生成処理部であ
る。尚、申請ファイル生成処理部３４は、“利用者情
報”に含まれる情報から、各種チケットの申請に必要な
情報のみを抽出してチケット申請ファイルに含ませる。
例えば、航空チケットの申請であれば、氏名、フリガ
ナ、年齢、性別、電話番号の情報を抽出する。

【００６９】３５は、申請ファイルデータベース２２ｂ
よりチケット申請ファイルを参照して、各チケットを申
込むためのチケット申込書を生成する申込書生成処理部
である。図１６に、本発明の第一の実施形態における申
込書生成処理部３３が生成したチケット申込書の例を示
す図である。図に示すように、チケットコードに加え
て、利用者情報として、「氏名」、「フリガナ」、「職
場情報」、「年齢」、「性別」、「電話番号」が記載さ
れている。また、チケットの申請内容としては、「搭乗
日」、「利用区間」、「希望する便名」および「出発時
刻」が記載されている。

【００７０】３６は、チケット情報データベース２２ｇ
より“チケット情報”を参照して、任意の配送希望日ま
でに配送すべきチケットのリストであるチケット配送リ
ストを生成する配送リスト生成処理部である。図１７
は、本発明の第一の実施形態における配送リスト生成処
理部３６が生成したチケット配送リストの例を示す図で
ある。図に示すように「配送日」、「出張コード」、
「職場名（配送先）」、「氏名」、「利用者コード」、
鉄道、航空、宿泊などの情報を記載する「区分」、「チ
ケット名」、チケットを利用する日時である「利用
日」、利用する区間である「区間」、なにか注意事項が
あれば記載する「備考」、利用者に配送したことを証明
するため、利用者から貰う捺印またはサインの欄である
「印」が記載されている。

【００７１】３７は、チケット情報データベース２２ｇ
を参照して、取引先から購買した任意の期間におけるチ
ケットのリストと合計金額を示すチェックリストを生成
するチェックリスト生成処理部である。図１８は、本発
明の第一の実施形態におけるチェックリスト生成処理部
３７が生成したチェックリストの例を示す図である。図
に示すように、任意の期間として７月２３日から７月２
４日までを指定した場合についての取引先別に支払い金
額をチェックするチェックリストである。項目として
は、「職場名」、「区分」、「取引先」、「合計金額」
が記載されている。

【００７２】尚、チェックリスト生成処理部３７が、チ
ェックリストに記載する項目は、上述した限りではな
く、チケット情報データベース２２ｇに格納する情報で
あれば何を用いてもよい。また、チェックリスト生成処
理部３７が生成するチェックリストは、取引先別のチェ
ックリストに限らず、利用者別、職場別、のチェックリ
ストを作成してもよい。以上、出張管理システム１３の
内部構成について説明してきたがこの限りではなく、デ
ータベースや種々の処理機能を分散したシステムであっ
てもよい。

【００７３】尚、上記に示した図２の各処理部は専用の
ハードウェアにより実現されるものであってもよく、ま
た、各処理部はメモリおよびＣＰＵ（中央演算装置）に
より構成され、各処理部の機能を実現する為のプログラ
ムをメモリにロードして実行することによりその機能を
実現させるものであってもよい。また、上記メモリは、
ハードディスク装置や光磁気ディスク装置、フラッシュ
メモリ等の不揮発性のメモリや、ＣＤ−ＲＯＭ等の読み
出しのみが可能な記録媒体、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ Ａ
ｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）のような揮発性のメモリ、
あるいはこれらの組み合わせによるコンピュータ読み取
り、書き込み可能な記録媒体より構成されるものとす
る。

【００７４】次に、上述した出張管理システム１３の動
作について図を用いて説明する。出張管理システム１３
の動作は、大きく出張前の処理と、出張後の処理に分け
ることができる。まず、出張管理システム１３の出張前
の処理について説明する。図１９は、本発明の第一の実
施形態における出張管理システム１３の出張前の処理に
ついて示すフロー図である。まず、利用者端末１０が出
張管理システム１３にアクセスすると、ログイン画面１
５０が表示される。

【００７５】ここで利用者が利用者名入力欄１５１に利
用者名、パスワード入力欄１５２にパスワードを入力す
ると、利用者端末１０は、該利用者名およびパスワード
を入力認証情報として出張管理システム１３へ送信する
（ｔ１）。これにより、出張管理システム１３は、その
入力認証情報を受信し、利用者認証処理部２３が受信し
た入力認証情報を基に、利用者の認証を行う（ｔ２）。
ここで、利用者が認証された場合は、出張申請画面処理
部２４が、認証された利用者の“利用者情報”を含む出
張申請画面情報を生成する（ｔ３）。

【００７６】次に、出張管理システム１３は、出張申請
画面処理部２４が生成した出張申請画面情報を利用者端
末１０へ送信する（ｔ４）。これにより、利用者端末１
０に出張申請画面９０が表示される。ここで、利用者が
出張申請画面９０に出張申請情報として所定事項を入力
する（ｔ５）。次に、例えば利用者が出張で利用する航
空機のチケットを申請したい場合に、出張申請画面９０
に含まれる画面遷移ボタン９８の一つである航空チケッ
ト申請ボタン９８ｃを押下する（ｔ６）。これにより、
利用者端末１０は、出張管理システム１３へ航空チケッ
ト申請画面１１６を要求する（ｔ７）。

【００７７】航空チケット申請画面１１６の要求を受信
した出張管理システム１３において、チケット申請画面
処理部３２は、申請ファイルデータベース２２ｂより航
空チケット申請雛型情報を読み出し、航空チケット申請
画面情報を生成する（ｔ８）。次に、出張管理システム
１３は、チケット申請画面処理部３２が生成した航空チ
ケット申請画面情報を利用者端末１０へ送信する（ｔ
９）。これにより、利用者端末１０に航空チケット申請
画面１１６が表示される。ここで、利用者が航空チケッ
ト申請画面１１６に所定事項を入力する。

【００７８】以上により、出張管理システム１３は、利
用者へ航空チケットの申請を行う。また、他の種類のチ
ケットを申請したい場合は、該種類のチケット申請の画
面遷移ボタン９８を押下することで、同様の処理が行わ
れる。次に、利用者は、出張申請情報のおよびチケット
申請情報の入力を終えた場合は、送信ボタン９９を押下
する（ｔ１０）。これにより、利用者端末１０は、チケ
ット申請情報を含む出張申請情報を出張管理システム１
３へ送信する（ｔ１１）。これらの情報を受信した出張
管理システム１３において、制御部２１は、チケット申
請情報を申請ファイルデータベース２２ｂへ、出張申請
情報を出張申請情報データベース２２ａへ格納する。

【００７９】次に、申請ファイル生成処理部３４は、申
請ファイルデータベース２２ｂに格納されたチケット申
請情報を基にチケット申請ファイルを生成する（ｔ１
２）。この際、チケット情報データベース２２ｇに生成
されたチケット申請ファイルが格納される。次に、申込
書生成処理部３５は、チケット情報データベース２２ｇ
よりチケット申請ファイルを参照して図１６に示したチ
ケット申込書を生成する（ｔ１３）。出張管理システム
１３は、申込書生成処理部３５が生成したチケット申込
書を取引先端末１４へ送信する（ｔ１４）

【００８０】取引先では、チケット申込書を基にチケッ
トを手配する（ｔ１５）。チケットが手配できたら、取
引先端末１４より、手配できたチケットに関する情報で
あるチケット情報を出張管理システム１３へ送信する
（ｔ１６）。出張管理システム１３が受信したチケット
情報をチケット情報データベース２２ｇに格納する。次
に、配送リスト生成処理部３６は、チケット情報データ
ベース２２ｇより手配されたチケット情報を参照して、
チケット配送リストを生成する（ｔ１７）。

【００８１】出張管理システム１３は、配送リスト生成
処理部３６が生成したチケット配送リストを取引先端末
１４へ送信する（ｔ１８）。これにより、取引先は、該
チケット配送リストを基に手配したチケットを配送す
る。尚、上述した実施形態では、チケット申込書および
チケット配送リストの電子データをネットワーク１１経
由で送信したが、この限りではなく、チケット申込書お
よびチケット配送リストをプリントアウトして、取引先
にＦＡＸや郵送してもよい。

【００８２】次に、出張管理システム１３の出張後の処
理について説明する。図２０は、本発明の第一の実施形
態における出張管理システム１３の出張後の処理につい
て示すフロー図である。この図では、利用者は、利用者
端末１０より出張管理システム１３にログインしている
ものとする。ここで、利用者が出張管理画面８０に含ま
れる出張報告ボタン８２を押下することで、利用者端末
１０は、出張管理システム１３へ出張報告画面１２０を
要求する（ｔ２１）。

【００８３】出張報告画面１２０の要求を受信した出張
管理システム１３では、出張報告画面処理部２５が、認
証された利用者の“利用者情報”を含む出張報告画面情
報を生成する（ｔ２２）。次に、出張管理システム１３
は、出張報告画面処理部２５が生成した出張報告画面情
報を利用者端末１０へ送信する（ｔ２３）。これによ
り、利用者端末１０に出張報告画面１２０が表示され
る。ここで、利用者が出張報告画面１２０に出張報告情
報として所定事項を入力する（ｔ２４）。

【００８４】この時、交通費の明細を確認／修正したい
場合は、画面遷移ボタン１３０ａを押下して、交通費明
細画面を表示させて交通費の明細を確認／修正する。ま
た、宿泊費、日当なども同様に画面遷移ボタン１３２
ａ、１３３ａにより確認／修正を行うことができる。以
上により、出張管理システム１３は、利用者へ出張報告
情報を入力させることができる。次に、利用者が出張報
告情報の入力を終えた場合、利用者端末１０は、入力さ
れた出張報告情報を出張管理システム１３へ送信する
（ｔ２５）。

【００８５】これにより、出張報告情報を受信した出張
管理システム１３の制御部２１は、該出張報告情報を出
張報告情報データベース２２ｃへ格納する。次に、振込
ファイル作成処理部２６は、出張報告書情報データベー
ス２２ｃより出張報告情報を参照して、利用者コード別
に振り込む金額を算出し、該利用者コードと振込金額を
対応付ける振込ファイルを作成する（ｔ２６）。次に、
振込処理部３０は、振込ファイル作成処理部２６が作成
した振込ファイルと、利用者情報データベース２２ｄよ
り参照する“利用者振込先情報”と、取引先情報データ
ベース２２ｆより参照する“取引先振込情報”とを基に
振込システム１２で処理可能な振込情報を生成する（ｔ
２７）。

【００８６】次に、出張管理システム１３は、振込処理
部３０が生成した振込情報を振込システム１２へ送信す
る（ｔ２８）。これにより、振込システム１２は、振込
情報を基に振込処理を行う（ｔ２９）。以上に示すよう
に、出張管理システム１３は、利用者や取引先へ出張費
を自動で振り込むことができる。

【００８７】次に、チェックリスト生成処理部３７は、
チケット情報データベース２２ｇを参照して、取引先か
ら購買した任意の期間におけるチケットのリストと合計
金額を示すチェックリストを生成する（ｔ３０）。次
に、出張管理システム１３は、チェックリスト生成処理
部３７が生成したチェックリストを取引先端末１４へ送
信する（ｔ３１）。これにより、取引先は、チェックリ
ストを基にチケット代金の入金チェックなどを行う（ｔ
３２）。以上に示すように、出張管理システム１３は、
利用者や取引先の要求に応じてチェックリストを提供す
ることができる。

【００８８】尚、上述した実施形態では、チェックリス
トの電子データをネットワーク１１経由で送信したが、
この限りではなく、チェックリストをプリントアウトし
て、取引先にＦＡＸや郵送してもよい。また、振込シス
テム１２を出張管理システム１３に具備してもよい。更
には、将来、電子マネーなどが一般的に使用されるよう
になれば、これを用いてより簡便に入金処理を行わせて
もよい。

【００８９】また、図１９、２０の動作フローには示さ
なかったが、出張管理システム１３は、任意または所定
のタイミングで以下の処理を行う。例えば、上司が出張
申請を承認するかどうかを判断する際に、組織の出張予
算と実績の情報を参照したい場合、出張管理システム１
３は、予算実績比較処理部２７の処理により、該組織の
任意の期間における出張費の予算と実績を比較する情報
である予算実績比較情報を生成させて、利用者端末１０
へ予算実績比較表を提示する。

【００９０】また、利用者が出張処理の状況を確認した
い場合は、状況一覧ボタン８３を押下することで、出張
管理システム１３は、一覧情報生成処理部２８の処理に
より、状況一覧画面１６０を利用者端末１０へ提示す
る。また、過去に同じ出張先に出張したことがある場合
に、出張管理システム１３は、その出張の際に作成した
出張申請情報や出張報告情報のなかで流用できる部分を
情報流用処理部２９の処理により、流用した出張申請情
報や出張報告情報を利用者端末１０へ提示する。

【００９１】次に、本発明の第二の実施形態として、出
張申請・精算の業務の一貫としてチケット手配の業務を
より支援する、上述した出張管理システム１３と構成が
一部異なる実施形態として出張管理システム１３’につ
いて説明する。図２１は、本発明の第二の実施形態によ
る出張管理システム１３’の概略構成を示すブロック図
である。以下に、出張管理システム１３’と上述した出
張管理システム１３との構成および機能およびデータベ
ースに格納する情報の異なる部分について説明を行う。

【００９２】まず、図４（ｂ）に示した、チケット申請
を行う際に、申請するチケットの種類別に表示される申
請画面の雛型の情報である雛型情報ファイル２２ｂ’の
内容が、上述した情報と異なる以下に示す情報となる。
“チケット申請雛型情報”は、利用者端末１０へ表示す
るチケット申請画面の雛型情報であって、以下に示すよ
うにチケットの種類別に用意する。“鉄道チケット申請
雛型情報”は、図２２に示すような鉄道チケットの予約
に必要な事項を入力する鉄道チケット申請画面の雛型情
報である。

【００９３】図２２において、符号２１０は、鉄道チケ
ットの予約に必要な事項を入力するための鉄道チケット
申請画面である。２１１は、このチケットを用いる出張
を識別する“出張コード”を表示する出張コード表示欄
である。２１２は、利用者が予約を希望する鉄道チケッ
トを申請するための入力欄である。２１３は、チケット
手配を行う手配者が利用者の希望に添って予約した鉄道
チケットに関する情報を入力するための入力欄である。
２１aは、この画面のチケットに関する予約、精算、キ
ャンセルなどの状態を表示する状態情報表示欄である。
尚、状態情報表示欄２１aが“未”である場合は、利用
者の申請したチケットがまだ予約手配されていない状態
を示す。

【００９４】２１４は、入力欄２１２において乗車券に
関する情報の入力を終えた場合に押下することで入力を
確定する“乗車券ＯＫボタン”である。２１５は、入力
欄２１２において特急券に関する情報の入力を終えた場
合に押下することで入力を確定する“予約ＯＫボタン”
である。２１６は、上述した“乗車券ＯＫボタン”２１
４および“予約ＯＫボタン”２１５で確定した鉄道チケ
ットの予約希望を全てキャンセルする“オールキャンセ
ルボタン”である。

【００９５】２１７は、入力欄２１３において鉄道チケ
ットの予約に関する情報の入力を終えた場合に押下する
ことで入力を確定する“予約完了ボタン”である。２１
８は、“予約完了ボタン”２１７で確定した鉄道チケッ
トの予約に関する情報を変更したい場合に押下すること
で入力欄２１３内の情報を変更することができる“変更
ボタン”である。２１９は、上述した“予約完了ボタ
ン”２１７で確定した鉄道チケットの予約を全てキャン
セルする“オールキャンセルボタン”である。２２０
は、鉄道チケット申請画面２１０における処理を終えた
場合に押下することで、画面を終了する“ＯＫボタン”
である。

【００９６】また、“宿泊予約申請雛型情報”は、図２
３に示すような宿泊の予約に必要な事項を入力する宿泊
予約申請画面の雛型情報である。図２３において、符号
２２１は、宿泊の予約に必要な事項を入力するための宿
泊予約申請画面である。２２２は、利用者が予約を希望
する宿泊先を申請するための入力欄である。２２３は、
宿泊の予約手配を行う手配者が利用者の希望に添って予
約した宿泊先に関する情報を入力するための入力欄であ
る。

【００９７】２２４は、入力欄２２２において宿泊先や
宿泊日に関する情報の入力を終えた場合に押下すること
で入力を確定する“予約ＯＫボタン”である。２２５
は、上述した“予約ＯＫボタン”２２４で確定した宿泊
先の予約希望を全てキャンセルする“オールキャンセル
ボタン”である。

【００９８】２２６は、入力欄２２３において宿泊先の
予約に関する情報の入力を終えた場合に押下することで
入力を確定する“予約完了ボタン”である。２２７は、
“予約完了ボタン”２２６で確定した宿泊予約に関する
情報を変更したい場合に押下することで入力欄２２３内
の情報を変更することができる“変更ボタン”である。
２２８は、上述した“予約完了ボタン”２２６で確定し
た宿泊予約を全てキャンセルする“オールキャンセルボ
タン”である。２２０は、宿泊予約申請画面２２１にお
ける処理を終えた場合に押下することで、画面を終了す
る“ＯＫボタン”である。

【００９９】“航空チケット申請雛型情報”は、図２４
に示すような航空チケットの予約に必要な事項を入力す
る航空チケット申請画面の雛型情報である。図２４にお
いて、符号２３０は、航空チケットの予約に必要な事項
を入力するための航空チケット申請画面である。２３１
は、利用者が予約を希望する航空チケットを申請するた
めの入力欄である。２３２は、航空チケット手配を行う
手配者が利用者の希望に添って予約した航空チケットに
関する情報を入力するための入力欄である。

【０１００】２３３は、入力欄２３１において航空チケ
ットの予約希望に関する情報の入力を終えた場合に押下
することで入力を確定する“予約ＯＫボタン”である。
２３４は、上述した“予約ＯＫボタン”２３３で確定し
た航空チケットの予約希望を全てキャンセルする“オー
ルキャンセルボタン”である。

【０１０１】２３５は、入力欄２３２において航空チケ
ットの予約に関する情報の入力を終えた場合に押下する
ことで入力を確定する“予約完了ボタン”である。２３
６は、“予約完了ボタン”２３５で確定した航空チケッ
トの予約に関する情報を変更したい場合に押下すること
で入力欄２３２内の情報を変更することができる“変更
ボタン”である。２３７は、上述した“予約完了ボタ
ン”２３５で確定した航空チケットの予約を全てキャン
セルする“オールキャンセルボタン”である。２２０
は、航空チケット申請画面２３０における処理を終えた
場合に押下することで、画面を終了する“ＯＫボタン”
である。

【０１０２】“その他チケット申請雛型情報”は、図２
５に示すようなその他チケットの予約に必要な事項を入
力するチケット申請画面の雛型情報である。図２５にお
いて、符号２４０は、その他チケットの予約に必要な事
項を入力するためのその他チケット申請画面である。２
４１は、利用者が予約を希望するその他チケットを申請
するための入力欄である。２４２は、その他チケットの
手配を行う手配者が利用者の希望に添って予約したその
他チケットに関する情報を入力するための入力欄であ
る。

【０１０３】２４３は、入力欄２４１においてその他チ
ケットの予約希望に関する情報の入力を終えた場合に押
下することで入力を確定する“予約ＯＫボタン”であ
る。２４４は、上述した“予約ＯＫボタン”２４３で確
定したその他チケットの予約希望を全てキャンセルする
“オールキャンセルボタン”である。

【０１０４】２４５は、入力欄２４２においてその他チ
ケットの予約に関する情報の入力を終えた場合に押下す
ることで入力を確定する“予約完了ボタン”である。２
４６は、“予約完了ボタン”２４５で確定したその他チ
ケットの予約に関する情報を変更したい場合に押下する
ことで入力欄２４２内の情報を変更することができる
“変更ボタン”である。２４７は、上述した“予約完了
ボタン”２４５で確定したその他チケットの予約を全て
キャンセルする“オールキャンセルボタン”である。２
２０は、その他チケット申請画面２４０における処理を
終えた場合に押下することで、画面を終了する“ＯＫボ
タン”である。

【０１０５】尚、「その他チケット」とは、鉄道、航空
機以外の交通機関（高速バスなど）のチケットである。
また、これらのチケット申請画面は、上述した画面遷移
ボタン９８を押下することで、利用者端末１０へ表示さ
れる。

【０１０６】次に、出張申請画面９０の異なる点につい
て説明する。出張申請画面９０は、画面遷移ボタン９８
として、鉄道チケット申請画面２１０へ遷移するための
鉄道チケット申請ボタン９８ａと、宿泊予約申請画面２
２１へ遷移するための宿泊予約申請ボタン９８ｂと、航
空チケット申請画面２３０へ遷移するための航空チケッ
ト申請ボタン９８ｃと、その他チケット申請画面２４０
へ遷移するためのその他チケット申請画面ボタン９８ｄ
とを備える。出張申請画面処理部２４は、以上のような
出張申請画面９０を利用者端末１０の表示部に提示させ
るための出張申請画面情報を生成する。

【０１０７】次に、チケット申請画面処理部３２の異な
る点について説明する。チケット申請画面処理部３２
は、出張申請画面９０に含まれる画面遷移ボタン９８に
よりチケットの種類が指定された場合に、指定された種
類のチケットのチケット申請雛型情報を雛型情報ファイ
ル２２ｂ’より参照して、チケット申請画面情報を生成
する。例えば、鉄道チケット申請ボタン９８ａが押下さ
れた場合に、チケット申請画面処理部３２は、鉄道チケ
ット申請画面２１０を利用者端末１０へ提示するための
チケット申請画面情報を生成する。

【０１０８】以上により、出張管理システム１３’は、
チケット申請画面処理部３２が生成したチケット申請画
面情報を利用者端末１０へ送信することで、利用者端末
１０へ指定された種類のチケットを申請するための鉄道
チケット申請画面２１０を表示させることができる。
尚、上述した“オールキャンセルボタン”２１６や“オ
ールキャンセルボタン”２１９を押下すると画面中の状
況情報表示欄２１aに“キャンセル”と表示される。ま
た、キャンセルによる手数料が発生した場合には、手数
料を入力する欄に金額を入力することで、振込ファイル
に登録される。また、また、出張管理システム１３’
は、図２６に示すようようなチケット予約に関する一覧
情報であるチケット予約一覧画面を利用者端末１０に提
示する。

【０１０９】ここで、図２６について説明する。図２６
は、本発明の第二の実施形態による出張管理システム１
３’が利用者端末１０へ提示するチケット予約一覧画面
の例を示す図である。図において、３００は、出張管理
システム１３’が利用者端末１０へ提示するチケット予
約一覧画面である。３０１は、利用者がチケット予約を
申請した期間を指定して、チケット予約一覧を検索する
ための期間指定手段である。３０２は、期間指定手段３
０１で指定された期間に申請されたチケット予約の一覧
を表示するチケット予約一覧表示エリアである。

【０１１０】図に示すように、チケット予約一覧表示エ
リア３０２には、チケット予約を申請した日時の情報で
ある“申請日時”、チケット予約の際に指定された納期
の情報である“納期”、チケット予約を行った利用者の
氏名である“氏名”、チケット予約を行った利用者の連
絡先に関する情報である“連絡先”、チケットの種類
（鉄道、航空券、バスなど）の情報である“区分”、チ
ケットの予約状況（本実施形態では“未”、“配送
済”、“予約済”、“変更中”、“キャンセル”があ
る）である“状況”、利用者が希望するチケットの配送
先である“希望配送先”などの情報が一覧で表示され
る。

【０１１１】また、３０３は、上述した“区分”別にチ
ケット予約一覧表示エリア３０２のチケット予約情報を
並び替えるための“区分別並び替えボタン”である。３
０４は、上述した“状況”別にチケット予約一覧表示エ
リア３０２のチケット予約情報を並び替えるための“状
況別並び替えボタン”である。３０５は、上述した“区
分”において“配送済”であるチケット予約情報のみを
チケット予約一覧表示エリア３０２に表示するための
“配送済表示ボタン”である。３０６は、上述した“区
分”において“予約済”であるチケット予約情報のみを
チケット予約一覧表示エリア３０２に表示するための
“予約済表示ボタン”である。３０７は、上述した“区
分”において“変更中”であるチケット予約情報のみを
チケット予約一覧表示エリア３０２に表示するための
“変更中表示ボタン”である。３０８は、上述した“区
分”において“未”であるチケット予約情報のみをチケ
ット予約一覧表示エリア３０２に表示するための“未予
約表示ボタン”である。

【０１１２】３０９は、上述した“氏名”別にチケット
予約一覧表示エリア３０２のチケット予約情報を並び替
えるための“氏名別並び替えボタン”である。３１０
は、上述した“納期”別にチケット予約一覧表示エリア
３０２のチケット予約情報を並び替えるための“納期別
並び替えボタン”である。３１１は、利用者へのチケッ
ト配送を終えた際に、チケットを手配した手配者が押下
する“発送準備完了ボタン”である。“発送準備完了ボ
タン”３１１が押下されることで、“区分”が“予約
済”から“配送済”になる。３１２は、期間指定手段３
０１で指定された期間に申請されたチケット予約の検索
を実行するための“検索ボタン”である。

【０１１３】次に、通知処理部３３の異なる点について
説明する。通知処理部３３は、上述した変更されたチケ
ットを手配する取引先の取引先端末１４へ変更の旨を通
知する機能に加えて、振込処理部３０が処理した振込に
関する情報を、振込先へ通知する機能を更に備える。
尚、通知する方法は電子メールに限らずＦＡＸなどの方
法でもよい。

【０１１４】３８は、出張報告書情報データベース２２
ｃより“出張報告情報”に含まれる“経費情報”および
“手当情報”を参照し、利用者情報データベース２２ｄ
より“組織情報”を参照して、図２８に示すような組織
別の出張費による出金に関する一覧表を作成する出金一
覧表作成処理部である。ここで、図２８について説明す
る。図２８は、本発明の第二の実施形態による出張管理
システム１３’の具備する出金一覧表作成処理部３８が
作成する出金一覧表の例を示す図である。図に示すよう
に、出金一覧表３３０は、出金日表示欄３３１に表示さ
れる日における出金情報であり、“出張コード”、“利
用者コード”、“氏名”、“負担部門”、“原価コー
ド”、“出金金額”の一覧表である。尚、“負担部門”
の表示が複数ある場合は、各会社で定められている組織
上の会計単位別に小計をまとめるよう表示してもよい。
また、“出金金額”についても、消費税額や消費税を含
まない税抜金額などの会計処理に必要な情報の表示を追
加してよい。

【０１１５】３９は、出張報告データベース２２ｃより
“出張報告情報”に含まれる“承認情報”を参照し、決
済されたものを精算済みと定義して、図２７に示すよう
な出張費が精算済みか否かの一覧を示す画面を利用者端
末１０へ提示するための精算状況一覧画面情報を作成す
る精算状況一覧作成処理部である。ここで、図２７につ
いて説明する。図２７は、本発明の第二の実施形態によ
る出張管理システム１３’が具備する精算状況一覧作成
処理部３９が利用者端末１０へ提示する精算状況一覧画
面の例を示す図である。図において、３２０は、精算状
況一覧作成処理部３９が利用者端末１０へ出張費が精算
済みか否かの一覧を提示する精算状況一覧画面である。
３２１は、利用者が出張した日について期間を指定し
て、出張費の精算状況を検索するための期間指定手段で
ある。３２２は、期間指定手段３２１で指定された期間
に利用者が出張した出張費の精算状況の一覧を表示する
精算状況一覧表示エリアである。

【０１１６】図に示すように、精算状況一覧表示エリア
３２２には、“出張コード”、“状況”、利用者が出張
した日である“出張日”、出張した利用者へ支払われる
出張費に関する情報である“金額”、利用者が所属する
部門であって、出張費を負担する部門である“部門”、
出張した利用者の氏名である“出張者”、“連絡先”な
どの情報が一覧で表示される。また、３２３は、上述し
た“部門”別に精算状況一覧表示エリア３２２の精算状
況情報を並び替えるための“部門別並び替えボタン”で
ある。また、３２４は、上述した“状況”において“未
清算”である精算状況情報のみを精算状況一覧表示エリ
ア３２２に表示するための“未清算表示ボタン”であ
る。３２５は、上述した“区分”において“精算済”で
ある精算状況情報のみを精算状況一覧表示エリア３２２
に表示するための“精算済表示ボタン”である。以上、
出張管理システム１３’の内部構成について説明してき
たがこの限りではなく、データベースや種々の処理機能
を分散したシステムであってもよい。

【０１１７】尚、上記に示した図２１の各処理部は専用
のハードウェアにより実現されるものであってもよく、
また、各処理部はメモリおよびＣＰＵ（中央演算装置）
により構成され、各処理部の機能を実現する為のプログ
ラムをメモリにロードして実行することによりその機能
を実現させるものであってもよい。また、上記メモリ
は、ハードディスク装置や光磁気ディスク装置、フラッ
シュメモリ等の不揮発性のメモリや、ＣＤ−ＲＯＭ等の
読み出しのみが可能な記録媒体、ＲＡＭ（Ｒａｎｄｏｍ
Ａｃｃｅｓｓ Ｍｅｍｏｒｙ）のような揮発性のメモ
リ、あるいはこれらの組み合わせによるコンピュータ読
み取り、書き込み可能な記録媒体より構成されるものと
する。

【０１１８】次に、上述した出張管理システム１３’の
動作について図を用いて説明する。出張管理システム１
３’の動作は、上述した出張管理システム１３の動作
と、出張後の処理について異なる部分がある。それは、
振込ファイルを作成した後の処理であり、この振込ファ
イルを作成した後の処理について以下に説明する。図２
９は、本発明の第一の実施形態における出張管理システ
ム１３’の振込ファイル作成後の処理について示すフロ
ー図である。この図では、利用者は、利用者端末１０よ
り出張管理システム１３’にログインして、上述した振
込ファイル作成処理部２６が、振込ファイルを作成する
処理（ｔ２６）までは終了したものとする。次に、振込
処理部３０は、振込ファイル作成処理部２６が作成した
振込ファイルと、利用者情報データベース２２ｄより参
照する“利用者振込先情報”と、取引先情報データベー
ス２２ｆより参照する“取引先振込情報”とを基に振込
システム１２で処理可能な振込情報を生成する（ｔ２
７）。

【０１１９】次に、出張管理システム１３’は、振込処
理部３０が生成した振込情報を振込システム１２へ送信
する（ｔ２８）。これにより、振込システム１２は、振
込情報を基に振込処理を行う（ｔ２９）。以上に示すよ
うに、出張管理システム１３’は、利用者や取引先へ出
張費を自動で振り込むことができる。

【０１２０】次に、通知処理部３３は、振込処理部３０
が処理した振込に関する情報を、振込先である利用者の
操作する利用者端末１０へ通知する（ｔ４０）。また、
通知処理部３３は、振込処理部３０が処理した振込に関
する情報を、振込先である取引先の操作する取引先端末
１４へ通知する（ｔ４１）。以上により、出張管理シス
テム１３’は、振込先へ振込が終了した旨を通知するこ
とができる。

【０１２１】次に、利用者端末１０が、出金日を指定し
て出金一覧表の要求を出張管理システム１３’へ送信す
る（ｔ４２）。これにより、上記の出金一覧表の要求を
受信した出張管理システム１３’において、出金一覧表
作成処理部３８は、出張報告書情報データベース２２ｃ
より“出張報告情報”に含まれる“経費情報”および
“手当情報”を参照し、利用者情報データベース２２ｄ
より“組織情報”を参照して、図２８に示すような出金
一覧表３３０を利用者端末１０へ提示するための出金一
覧表を作成する（ｔ４３）。次に、出張管理システム１
３’は、出金一覧表作成処理部３８の作成した出金一覧
表を利用者端末１０へ送信する（ｔ４４）。これによ
り、利用者端末１０に出金一覧表３３０が提示される。
以上に示すように、出張管理システム１３’は、利用者
の要求に応じて出金一覧表３３０を利用者端末１０へ提
示することができる。

【０１２２】次に、利用者端末１０が、検索期間を指定
して精算状況一覧の要求を出張管理システム１３’へ送
信する（ｔ４５）。これにより、上記の精算状況一覧の
要求を受信した出張管理システム１３’において、精算
状況一覧作成処理部３９は、出張報告データベース２２
ｃより“出張報告情報”に含まれる“承認情報”を参照
し、決済されたものを精算済みと定義して、図２７に示
すような精算情報一覧画面３２０を利用者端末１０へ提
示するための精算状況一覧画面情報を作成する（ｔ４
６）。次に、出張管理システム１３’は、精算状況一覧
作成処理部３９の作成した精算状況一覧画面情報を利用
者端末１０へ送信する（ｔ４７）。これにより、利用者
端末１０に精算状況一覧画面３２０が提示される。以上
に示すように、出張管理システム１３’は、利用者の要
求に応じて精算状況一覧画面３２０を利用者端末１０へ
提示することができる。

【０１２３】尚、上述した第二の実施形態では、第一の
実施形態におけるｔ２８〜ｔ３２の処理も同様に行われ
る。また、図２９の動作フローには示さなかったが、出
張管理システム１３’は、任意または所定のタイミング
で以下の処理を行う。例えば、上司が出張申請を承認す
るかどうかを判断する際に、組織の出張予算と実績の情
報を参照したい場合、出張管理システム１３’は、予算
実績比較処理部２７の処理により、該組織の任意の期間
における出張費の予算と実績を比較する情報である予算
実績比較情報を生成させて、利用者端末１０へ予算実績
比較表を提示する。

【０１２４】また、利用者が出張処理の状況を確認した
い場合は、状況一覧ボタン８３を押下することで、出張
管理システム１３’は、一覧情報生成処理部２８の処理
により、状況一覧画面１６０を利用者端末１０へ提示す
る。また、過去に同じ出張先に出張したことがある場合
に、出張管理システム１３’は、その出張の際に作成し
た出張申請情報や出張報告情報のなかで流用できる部分
を情報流用処理部２９の処理により、流用した出張申請
情報や出張報告情報を利用者端末１０へ提示する。

【０１２５】また、図２および図２１における各種処理
を行う処理部の機能を実現する為のプログラムをコンピ
ュータ読み取り可能な記録媒体に記録して、この記録媒
体に記録されたプログラムをコンピュータシステムに読
み込ませ、実行することにより各処理を行っても良い。
なお、ここでいう「コンピュータシステム」とは、ＯＳ
や周辺機器等のハードウェアを含むものとする。また、
「コンピュータシステム」とは、ＷＷＷシステムを利用
している場合であれば、ホームページ提供環境（あるい
は表示環境）も含むものとする。

【０１２６】また、「コンピュータ読み取り可能な記録
媒体」とは、フレキシブルディスク、光磁気ディスク、
ＲＯＭ、ＣＤ−ＲＯＭ等の可搬媒体、コンピュータシス
テムに内蔵されるハードディスク等の記憶装置のことを
いう。さらに「コンピュータ読み取り可能な記録媒体」
とは、インターネット等のネットワークや電話回線等の
通信回線を介してプログラムが送信された場合のシステ
ムやクライアントとなるコンピュータシステム内部の揮
発メモリ（ＲＡＭ）のように、一定時間プログラムを保
持しているものも含むものとする。

【０１２７】また、上記プログラムは、このプログラム
を記憶装置等に格納したコンピュータシステムから、伝
送媒体を介して、あるいは、伝送媒体中の伝送波により
他のコンピュータシステムに伝送されてもよい。ここ
で、プログラムを伝送する「伝送媒体」は、インターネ
ット等のネットワーク（通信網）や電話回線等の通信回
線（通信線）のように情報を伝送する機能を有する媒体
のことをいう。また、上記プログラムは、前述した機能
の一部を実現する為のものであっても良い。さらに、前
述した機能をコンピュータシステムに既に記録されてい
るプログラムとの組み合わせで実現できるもの、いわゆ
る差分ファイル（差分プログラム）であっても良い。以
上、この発明の実施形態について図面を参照して詳述し
てきたが、具体的な構成はこの実施形態に限られるもの
ではなく、この発明の要旨を逸脱しない範囲の設計等も
含まれる。

【０１２８】

【発明の効果】以上説明したように本発明による出張管
理システムにおいては、利用者端末よりネットワークを
介して接続可能な出張管理システムであって、出張を申
請した情報である出張申請情報を、各出張を識別する出
張コードに関連付けて格納する出張申請情報データベー
スと、出張後に出張報告した情報である出張報告情報を
出張コードに関連付けて格納する出張報告情報データベ
ースと、利用者を認証するための情報である認証情報
と、該利用者が所属する組織に関する組織情報とを少な
くとも含む利用者情報を、該利用者を特定する利用者コ
ードに関連付けて格納する利用者情報データベースと、
利用者が入力した入力認証情報を基に、利用者情報デー
タベースに格納される該利用者の認証情報を参照して、
該利用者の認証を行う利用者認証手段と、利用者認証手
段が認証した利用者の利用者情報を含めた利用者端末へ
出張申請画面を提示するための出張申請画面情報を生成
する出張申請画面生成手段と、利用者認証手段が認証し
た利用者の利用者情報および、出張申請情報データベー
スより参照する出張申請情報を含む、利用者端末へ出張
報告画面を提示するための出張報告画面情報を生成する
出張報告画面生成手段と、出張報告書情報データベース
より出張報告情報に含まれる経費情報および手当情報を
参照して、振込先別に振り込む金額を算出し、該振込先
と振込金額を対応付ける振込ファイルを作成する振込フ
ァイル作成手段と、振込ファイル作成手段の作成した振
込ファイルに関する情報を振込先へ通知する通知手段
と、出張報告書情報データベースより出張報告情報に含
まれる経費情報および手当情報を参照し、利用者情報デ
ータベースより組織情報を参照して、組織別の出張費に
よる出金に関する一覧表を出力する出金一覧表作成手段
とを具備するので、出張申請から出張報告および出張業
務に関する振込処理の確認までを管理することができ
る。

【０１２９】これにより、上記の出張管理システムは、
利用者認証手段を具備するので、各利用者へどこまでの
情報を開示するか制御することができる。また、上記の
出張管理システムは、利用者情報を利用者情報データベ
ースより参照するので、利用者情報の入力ミスを防ぎ、
入力の手間を省くことができる。また、上記の出張管理
システムは、振込ファイル作成手段を具備するので、任
意の振込先に対する振込金額の一覧である振込ファイル
や、組織別の出張費の状態を把握するための組織別の出
張費による出金一覧を自動で作成することができる。ま
た、通知手段により、振込が行われることを振込先へ通
知することができる。また、利用者はこの振込ファイル
を参照して振込金額のチェックを行ったり、出金一覧を
チェックして出金のチェックを行ったりすることができ
る。

【０１３０】また、本発明による出張管理システムにお
いては、上記出張申請情報データベースは、出張期間、
出張先、目的を入力する入力手段を少なくとも含む、利
用者端末へ表示する出張申請画面の雛型である出張申請
雛型情報を更に格納し、上記出張報告情報データベース
は、出張申請情報の修正情報、出張で費やした経費情
報、出張により発生する手当情報を入力する入力手段を
少なくとも含む、利用者端末へ表示する出張報告画面の
雛型である出張報告雛型情報を更に格納し、上記利用者
情報データベースは、利用者の出張による諸手当の金額
を定める手当ランク情報と、該利用者の連絡先に関する
情報である連絡先情報とを更に含む利用者情報を、利用
者コードに関連付けて格納し、上記出張申請画面生成手
段は、出張申請情報データベースより参照する出張申請
雛型情報に、利用者認証手段が認証した利用者の利用者
情報を含めた出張申請画面情報を生成し、上記出張報告
画面生成手段は、出張報告情報データベースより参照す
る出張報告雛型情報に、利用者認証手段が認証した利用
者の利用者情報および、出張申請情報を含む出張報告画
面情報を生成するので、出張期間、出張先、目的を入力
する入力手段と利用者情報とを少なくとも含む出張申請
画面を、利用者端末へ提示することができる。また、出
張申請情報の修正情報、出張で費やした経費情報、出張
により発生する手当情報を入力する入力手段と、利用者
情報と、出張申請情報を少なくとも含む出張報告画面
を、利用者端末へ提示することができる。

【０１３１】また、本発明による出張管理システムにお
いては、利用者が所属する組織毎に出張費の予算に関す
る出張費予算情報を、該組織を識別する組織識別情報に
関連付けて格納する出張予算情報データベースと、出張
予算情報データベースより任意の組織における任意の期
間の予算情報を参照し、出張報告書情報データベースよ
り該組織に所属する利用者の該期間における出張に関す
る費用を参照し、該費用の合計を算出して、該組織の該
期間における出張費の予算と実績を比較する情報である
予算実績比較情報を生成する予算実績比較手段とを更に
具備するので、利用者へ自動で出張予算と実績の比較表
を提示することができる。

【０１３２】また、本発明による出張管理システムにお
いては、出張申請情報の承認や、該出張申請情報に含ま
れる出張時に用いる交通手段の手配や、出張報告情報の
承認や、出張の費用の精算に関する処理状況の情報であ
る状況情報を出張コードに関連付けて格納する出張情報
データベースと、出張情報データベースより状況情報を
参照して、各出張における事務処理の状況一覧である処
理状況一覧情報を生成する一覧情報生成手段とを更に具
備するので、利用者へ出張の事務処理の状況を簡便に把
握できる状況一覧を提示することができる。

【０１３３】また、本発明による出張管理システムにお
いては、出張申請情報の入力時に、出張申請情報データ
ベースより過去に入力した出張申請情報の一部を流用
し、出張報告情報の入力時に、出張報告情報データベー
スより過去に入力した出張報告情報の一部を流用する情
報流用手段を更に具備するので、利用者が過去に入力し
た情報を再度入力する手間を省かせることができる。

【０１３４】また、本発明による出張管理システムにお
いては、利用者情報データベースは、各利用者へ出張手
当を振り込むための利用者振込先情報を更に格納し、出
張に関する業務を代行する取引先へ該業務に対する対価
を振り込むための取引先振込情報を格納する取引先情報
データベースと、振込ファイルと、利用者情報データベ
ースより参照する利用者振込先情報と、取引先情報デー
タベースより参照する取引先振込情報とを基に振込処理
を行う振込手段とを更に具備するので、利用者や取引先
へ出張精算による手当や料金の振込処理を自動で行うこ
とができる。

【０１３５】また、本発明による出張管理システムにお
いては、出張報告画面は、出張が製品を開発するための
出張である場合、該製品の開発コストを管理するための
開発コードを入力する入力手段を更に含み、出張報告情
報データベースを参照して開発コードが共通である出張
報告情報の出張費を累積加算する累積加算手段を更に具
備するので、“開発コード”で特定される商品開発の開
発コストを算出する際に、出張費分のコスト計算は自動
で行うことが出来る。

【図面の簡単な説明】

【図１】 本発明の第一の実施形態による出張管理シス
テムを用いたシステムの全体構成を示すブロック図であ
る。

【図２】 本発明の第一の実施形態による出張管理シス
テム１３の概略構成を示すブロック図である。

【図３】 本発明の第一の実施形態における出張申請情
報データベース２２ａの構成例を示す図である。

【図４】 本発明の第一の実施形態における申請ファイ
ルデータベース２２ｂの構成例を示す図である。

【図５】 本発明の第一の実施形態における出張報告情
報データベース２２ｃの構成例を示す図である。

【図６】 本発明の第一の実施形態における利用者情報
データベース２２ｄの構成例を示す図である。

【図７】 本発明の第一の実施形態における出張予算情
報データベース２２ｅおよび取引先情報データベース２
２ｆの構成例を示す図である。

【図８】 本発明の第一の実施形態におけるチケット情
報データベース２２ｇおよび出張情報データベース２２
ｈの構成例を示す図である。

【図９】 本発明の第一の実施形態における利用者端末
１０に表示される出張申請画面例を示す図である。

【図１０】 本発明の第一の実施形態における利用者端
末１０に表示される鉄道チケット申請画面例および宿泊
予約申請画面例を示す図である。

【図１１】 本発明の第一の実施形態における利用者端
末１０に表示される航空チケット申請画面例およびその
他チケット申請画面例を示す図である。

【図１２】 本発明の第一の実施形態における利用者端
末１０に表示される出張報告画面例を示す図である。

【図１３】 本発明の第一の実施形態における利用者端
末１０に表示されるログイン画面例を示す図である。

【図１４】 本発明の第一の実施形態における利用者端
末１０に表示される状況一覧画面例を示す図である。

【図１５】 本発明の第一の実施形態における利用者端
末１０に表示される日当明細画面の例を示す図である。

【図１６】 本発明の第一の実施形態における申込書生
成処理部３３が生成したチケット申込書の例を示す図で
ある。

【図１７】 本発明の第一の実施形態における配送リス
ト生成処理部３６が生成したチケット配送リストの例を
示す図である。

【図１８】 本発明の第一の実施形態におけるチェック
リスト生成処理部３７が生成したチェックリストの例を
示す図である。

【図１９】 本発明の第一の実施形態における出張管理
システム１３の出張前の処理について示すフロー図であ
る。

【図２０】 本発明の第一の実施形態における出張管理
システム１３の出張後の処理について示すフロー図であ
る。

【図２１】 本発明の第二の実施形態による出張管理シ
ステム１３’の概略構成を示すブロック図である。

【図２２】 本発明の第二の実施形態における利用者端
末１０に表示される鉄道チケット申請画面例を示す図で
ある。

【図２３】 本発明の第二の実施形態における利用者端
末１０に表示される宿泊予約申請画面例を示す図であ
る。

【図２４】 本発明の第二の実施形態における利用者端
末１０に表示される航空チケット申請画面例を示す図で
ある。

【図２５】 本発明の第二の実施形態における利用者端
末１０に表示されるその他チケット申請画面例を示す図
である。

【図２６】 本発明の第二の実施形態による出張管理シ
ステム１３’が利用者端末１０へ提示するチケット予約
一覧画面の例を示す図である。

【図２７】 本発明の第二の実施形態による出張管理シ
ステム１３’が具備する精算状況一覧作成処理部３９が
利用者端末１０へ提示する精算状況一覧画面の例を示す
図である。

【図２８】 本発明の第二の実施形態による出張管理シ
ステム１３’の具備する出金一覧表作成処理部３８が作
成する出金一覧表の例を示す図である。

【図２９】 本発明の第一の実施形態における出張管理
システム１３’の振込ファイル作成後の処理について示
すフロー図である。

【符号の説明】

１０ 端末Ａ、端末Ｂ、端末Ｃ、…（利用者端末１
０） １１ ネットワーク １２ 振込システム １３ 出張管理システム １４ 端末Ｈ、端末Ｉ、端末Ｊ、…（取引先端末１
４） ２１ 制御部 ２２ データベース ２２ａ 出張申請情報データベース ２２ｂ 申請ファイルデータベース ２２ｃ 出張報告情報データベース ２２ｄ 利用者情報データベース ２２ｅ 出張予算情報データベース ２２ｆ 取引先情報データベース ２２ｇ チケット情報データベース ２２ｈ 出張情報データベース ２３ 利用者認証処理部 ２４ 出張申請画面処理部 ２５ 出張報告画面処理部 ２６ 振込ファイル作成処理部 ２７ 予算実績比較処理部 ２８ 一覧情報生成処理部 ２９ 情報流用処理部 ３０ 振込処理部 ３１ 累積加算処理部 ３２ チケット申請画面処理部 ３３ 通知処理部 ３４ 申請ファイル生成処理部 ３５ 申込書生成処理部 ３６ 配送リスト生成処理部 ３７ チェックリスト生成処理部 ３８ 出金一覧表作成処理部 ３９ 精算状況一覧作成処理部

───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 神近 千代美 長野県諏訪市大和３丁目３番５号 セイコ ーエプソン株式会社内 (72)発明者 高橋 章治 長野県諏訪市大和３丁目３番５号 セイコ ーエプソン株式会社内

Claims (9)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 利用者端末よりネットワークを介して接
   続可能な出張管理システムであって、 出張を申請した情報である出張申請情報を、各出張を識
   別する出張コードに関連付けて格納する出張申請情報デ
   ータベースと、 出張後に出張報告した情報である出張報告情報を前記出
   張コードに関連付けて格納する出張報告情報データベー
   スと、 利用者を認証するための情報である認証情報と、該利用
   者が所属する組織に関する組織情報とを少なくとも含む
   利用者情報を、該利用者を特定する利用者コードに関連
   付けて格納する利用者情報データベースと、 前記利用者が入力した入力認証情報を基に、前記利用者
   情報データベースに格納される該利用者の前記認証情報
   を参照して、該利用者の認証を行う利用者認証手段と、 前記利用者認証手段が認証した利用者の前記利用者情報
   を含めた前記利用者端末へ出張申請画面を提示するため
   の出張申請画面情報を生成する出張申請画面生成手段
   と、 前記利用者認証手段が認証した利用者の前記利用者情報
   および、前記出張申請情報データベースより参照する前
   記出張申請情報を含む、前記利用者端末へ出張報告画面
   を提示するための出張報告画面情報を生成する出張報告
   画面生成手段と、 前記出張報告書情報データベースより前記出張報告情報
   に含まれる経費情報および手当情報を参照して、振込先
   別に振り込む金額を算出し、該振込先と振込金額を対応
   付ける振込ファイルを作成する振込ファイル作成手段
   と、 前記振込ファイル作成手段の作成した前記振込ファイル
   に関する情報を前記振込先へ通知する通知手段と、 前記出張報告書情報データベースより前記出張報告情報
   に含まれる経費情報および手当情報を参照し、前記利用
   者情報データベースより前記組織情報を参照して、組織
   別の出張費による出金に関する一覧表を出力する出金一
   覧表作成手段とを具備することを特徴とする出張管理シ
   ステム。
2. 【請求項２】 前記出張申請情報データベースは、出張
   期間、出張先、目的を入力する入力手段を少なくとも含
   む、前記利用者端末へ表示する前記出張申請画面の雛型
   である出張申請雛型情報を更に格納し、 前記出張報告情報データベースは、前記出張申請情報の
   修正情報、出張で費やした経費情報、出張により発生す
   る手当情報を入力する入力手段を少なくとも含む、前記
   利用者端末へ表示する前記出張報告画面の雛型である出
   張報告雛型情報を更に格納し、 前記利用者情報データベースは、利用者の出張による諸
   手当の金額を定める手当ランク情報と、該利用者の連絡
   先に関する情報である連絡先情報とを更に含む前記利用
   者情報を、前記利用者コードに関連付けて格納し、 前記出張申請画面生成手段は、前記出張申請情報データ
   ベースより参照する前記出張申請雛型情報に、前記利用
   者認証手段が認証した利用者の前記利用者情報を含めた
   出張申請画面情報を生成し、 前記出張報告画面生成手段は、前記出張報告情報データ
   ベースより参照する前記出張報告雛型情報に、前記利用
   者認証手段が認証した利用者の前記利用者情報および、
   前記出張申請情報を含む前記出張報告画面情報を生成す
   ることを特徴とする請求項１に記載の出張管理システ
   ム。
3. 【請求項３】 前記利用者が所属する組織毎に出張費の
   予算に関する出張費予算情報を、該組織を識別する組織
   識別情報に関連付けて格納する出張予算情報データベー
   スと、 前記出張予算情報データベースより任意の組織における
   任意の期間の予算情報を参照し、前記出張報告書情報デ
   ータベースより該組織に所属する利用者の該期間におけ
   る出張に関する費用を参照し、該費用の合計を算出し
   て、該組織の該期間における出張費の予算と実績を比較
   する情報である予算実績比較情報を生成する予算実績比
   較手段とを更に具備することを特徴とする請求項１また
   は請求項２に記載の出張管理システム。
4. 【請求項４】 前記出張申請情報の承認や、該出張申請
   情報に含まれる出張時に用いる交通手段の手配や、前記
   出張報告情報の承認や、出張の費用の精算に関する処理
   状況の情報である状況情報を前記出張コードに関連付け
   て格納する出張情報データベースと、 前記出張情報データベースより前記状況情報を参照し
   て、各出張における事務処理の状況一覧である処理状況
   一覧情報を生成する一覧情報生成手段とを更に具備する
   ことを特徴とする請求項１から請求項３のいずれかに記
   載の出張管理システム。
5. 【請求項５】 前記出張申請画面情報の作成時に、前記
   出張申請情報データベースより過去に入力した前記出張
   申請情報の一部を流用し、前記出張報告情報の入力時
   に、前記出張報告情報データベースより過去に入力した
   前記出張報告情報の一部を流用する情報流用手段を更に
   具備することを特徴とする請求項１から請求項４のいず
   れかに記載の出張管理システム。
6. 【請求項６】 前記利用者情報データベースは、各利用
   者へ出張手当を振り込むための利用者振込先情報を更に
   格納し、 出張に関する業務を代行する取引先へ該業務に対する対
   価を振り込むための取引先振込情報を格納する取引先情
   報データベースと、 前記振込ファイルと、前記利用者情報データベースより
   参照する前記利用者振込先情報と、前記取引先情報デー
   タベースより参照する前記取引先振込情報とを基に振込
   処理を行う振込手段とを更に具備することを特徴とする
   請求項１から請求項５のいずれかに記載の出張管理シス
   テム。
7. 【請求項７】 前記出張報告画面は、前記出張が製品を
   開発するための出張である場合、該製品の開発コストを
   管理するための開発コードを入力する入力手段を更に含
   み、 前記出張報告情報データベースを参照して開発コードが
   共通である出張報告情報の出張費を累積加算する累積加
   算手段を更に具備することを特徴とする請求項１から請
   求項６のいずれかに記載の出張管理システム。
8. 【請求項８】 利用者端末よりネットワークを介して接
   続可能な出張管理システムを用いた出張管理方法であっ
   て、 利用者が入力した入力認証情報を基に、利用者を認証す
   るための情報である認証情報と、該利用者が所属する組
   織に関する組織情報とを少なくとも含む利用者情報を、
   該利用者を特定する利用者コードに関連付けて格納する
   利用者情報データベースに格納される該利用者の前記認
   証情報を参照して、該利用者の認証を行うステップと、 前記利用者の認証を行うステップで認証した利用者の前
   記利用者情報を含めた前記利用者端末へ出張申請画面を
   提示するための出張申請画面情報を生成するステップ
   と、 前記利用者の認証を行うステップで認証した利用者の前
   記利用者情報および、前記出張申請画面にて入力した情
   報である出張申請情報を、各出張を識別する出張コード
   に関連付けて格納する出張申請情報データベースより参
   照する前記出張申請情報を含む、前記利用者端末へ出張
   報告画面を提示するための出張報告画面情報を生成する
   ステップと、 前記出張報告画面にて入力した情報である出張報告情報
   を前記出張コードに関連付けて格納する出張報告情報デ
   ータベースより前記出張報告情報に含まれる経費情報お
   よび手当情報を参照して、振込先別に振り込む金額を算
   出し、該振込先と振込金額を対応付ける振込ファイルを
   作成するステップと、 前記振込ファイル作成手段の作成した前記振込ファイル
   に関する情報を前記振込先へ通知するステップと、 前記出張報告書情報データベースより前記出張報告情報
   に含まれる経費情報および手当情報を参照し、前記利用
   者情報データベースより前記組織情報を参照して、組織
   別の出張費による出金に関する一覧表を出力するステッ
   プとを有することを特徴とする出張管理方法。
9. 【請求項９】 利用者端末よりネットワークを介して接
   続可能な出張管理システム用のプログラムであって、 利用者が入力した入力認証情報を基に、利用者を認証す
   るための情報である認証情報と、該利用者が所属する組
   織に関する組織情報とを少なくとも含む利用者情報を、
   該利用者を特定する利用者コードに関連付けて格納する
   利用者情報データベースに格納される該利用者の前記認
   証情報を参照して、該利用者の認証を行うステップと、 前記利用者の認証を行うステップで認証した利用者の前
   記利用者情報を含めた前記利用者端末へ出張申請画面を
   提示するための出張申請画面情報を生成するステップ
   と、 前記利用者の認証を行うステップで認証した利用者の前
   記利用者情報および、前記出張申請画面にて入力した情
   報である出張申請情報を、各出張を識別する出張コード
   に関連付けて格納する出張申請情報データベースより参
   照する前記出張申請情報を含む、前記利用者端末へ出張
   報告画面を提示するための出張報告画面情報を生成する
   ステップと、 前記出張報告画面にて入力した情報である出張報告情報
   を前記出張コードに関連付けて格納する出張報告情報デ
   ータベースより前記出張報告情報に含まれる経費情報お
   よび手当情報を参照して、振込先別に振り込む金額を算
   出し、該振込先と振込金額を対応付ける振込ファイルを
   作成するステップと、 前記振込ファイル作成手段の作成した前記振込ファイル
   に関する情報を前記振込先へ通知するステップと、 前記出張報告書情報データベースより前記出張報告情報
   に含まれる経費情報および手当情報を参照し、前記利用
   者情報データベースより前記組織情報を参照して、組織
   別の出張費による出金に関する一覧表を出力するステッ
   プとをコンピュータへ実行させるためのプログラム。