JP2003157353A - 案内状発行装置 - Google Patents

案内状発行装置

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JP2003157353A
JP2003157353A JP2001355909A JP2001355909A JP2003157353A JP 2003157353 A JP2003157353 A JP 2003157353A JP 2001355909 A JP2001355909 A JP 2001355909A JP 2001355909 A JP2001355909 A JP 2001355909A JP 2003157353 A JP2003157353 A JP 2003157353A
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JP2001355909A
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English (en)
Inventor
Izumi Hachisuga
泉 蜂須賀
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Sanyo Electric Co Ltd
Original Assignee
Sanyo Electric Co Ltd
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Abstract

(57)【要約】 【課題】 DMを受け取っただけでは患者は改めて診療
の予約を取らなければならず、DMの効果が低かった。 【解決手段】 少なくとも予約日、予約開始時刻を含む
予約情報を記憶する予約ファイル、前記予約ファイルに
記憶された実績により予約日時の傾向を推測する推測手
段、該推測手段の推測結果に基づいて近い将来の予約日
時を仮に決定する仮決定手段、該仮決定手段が仮決定し
た予約日時に係る案内状を発行する案内状発行手段、を
備えた構成である。

Description

【発明の詳細な説明】
【0001】
【発明の属する技術分野】本発明は、顧客へ向けた各種
ダイレクトメールを作成し、印刷する案内状発行装置に
関する。
【0002】
【従来の技術】例えば、歯科診療所などでは、義歯を製
作して所定期間経過した患者に、点検と調整のための来
院を促すダイレクトメール(以下、DMという)を出し
たり、定期的な検診を勧めるDMを来院実績のある患者
に送ったりしている。そして、そのDMの宛名書きや本
文を印刷するための装置が普及している。また、DMを
送付する対象者をリストアップするための装置として、
例えば、特開平8−272869号公報には、歯科診療
所において指導料を算定可能な患者を検索する装置が開
示されている。
【0003】
【発明が解決しようとする課題】前述したように、従来
から、DMを発行するために条件に合う者を検索し、そ
れをリスト出力する装置や、出力されたリストに従って
DMを自動で印刷する装置があった。しかし、例えば、
歯科診療所等では予約診療が一般的であるので、来院を
促すDMを受け取っただけでは、患者は改めて診療の予
約を取らなければならない。この場合、患者は、故障や
痛み等の必要に迫られて受診するわけではないので、わ
ざわざ予約を取ることには抵抗を感じ、結局、受診を見
送ることが多かった。
【0004】
【課題を解決するための手段】本発明は、少なくとも予
約日、予約開始時刻を含む予約情報を記憶する予約ファ
イル、前記予約ファイルに記憶された実績により予約日
時の傾向を推測する推測手段、該推測手段の推測結果に
基づいて近い将来の予約日時を仮に決定する仮決定手
段、該仮決定手段が仮決定した予約日時に係る案内状を
発行する案内状発行手段、を備え上記課題を解決するも
のである。
【0005】
【実施例】図1は、実施例の案内状発行装置10の構成
を示すブロック構成図である。本装置は、歯科診療所に
おいて診療の予約を管理し、また、患者への案内状等の
ダイレクトメール(以下、DMともいう)を発行するた
めのものである。そして、1はキーボードやマウスで構
成した入力手段、2はCRT等の表示手段、3は装置全
体の動作を制御する制御手段、4は入力手段1から入力
された予約の日時を予約ファイル13に登録する予約設
定手段、5は予約ファイル13に記憶されている予約の
実績から、その人の予約の傾向を演算推測する傾向推測
手段、6は傾向推測手段5が推測した予約の傾向に基づ
いて近い将来の予約可能日時を演算し、予約日時を仮に
決定する仮決定手段、7はDMファイル14に記憶され
たDM文例のうち、指定されたものに従って所与の対象
者に対するDM文書を作成するDM作成手段、8はDM
作成手段7が作成したDM文書や宛名書きシール等をプ
リンタ9を使って印刷する印刷制御手段、11はハード
ディスク装置で構成したファイル装置、12乃至14は
ハードディスク装置に記憶されたファイルであり、12
は患者の氏名や住所等の固有情報と診療データ、及びそ
の患者の最終診療日即ち最後に来院した日付とを記憶す
る患者ファイル、13は誰がどの日時に予約しているか
を記憶する予約ファイル、そして、14は各種のダイレ
クトメールの文例を記憶するDMファイルである。
【0006】図7に予約ファイル13の構成を示す。本
実施例では当該診療所の運用に合わせて、符号72で示
す朝9時の診療開始時刻から、夕方6時の受付終了時刻
までを10分刻みのブロックに分けて、各々予約した患
者を記録するものである。つまり、実施例では1時間当
り6人まで予約を受け付けることができ、毎正時から1
0分おきのいずれかの時刻を予約時刻とするものであ
る。また、実施例装置では、過去1年間の予約データを
記憶するものである。
【0007】次に、実施例装置の動作を説明する。図2
は制御手段3が表示手段2に表示する受付画面20を示
している。これは診療所の受付窓口で使用する画面であ
り、来院した患者を受け付けるための診療受付ボタン2
1と、次回の診療の予約を受け付けるための予約受付ボ
タン22と、条件に合う患者にDMを発行するためのリ
コールボタン23と、各種の設定を編集するための管理
業務ボタン24とがあり、マウスカーソル25でボタン
を指示入力することで関連の業務プログラムを実行する
ものである。
【0008】ここで、予約受付ボタン22を指示する
と、予約設定手段4が図3に示すカレンダ画面30を表
示手段2に表示する。実施例装置では、当日以降6週間
先までの予約を受け付けることができる。図示の例では
現在11月12日であるので、当月カレンダ31は12
日の月曜日から始まり、来月カレンダ32の12月24
日までを有効な日付として表示している。そこでオペレ
ータは、所望の日付をマウスカーソル34で直接指示す
る。または、日付入力欄33に所望の日付を入力しても
よい。
【0009】日付が指定されたことに応じて予約設定手
段4は、指定日の予約データを予約ファイル13から読
み出してきて、図4に示す時刻指定画面40として表示
する。ここでは11月16日が指定された場合を示して
いる。同画面には先ず指定日付41が表示され、午前の
時刻指定欄42と午後の時刻指定欄43とが表示され
る。そして、予約する患者を特定するための患者番号入
力欄44と患者指名入力欄45、及び電話番号入力欄4
8がある。時刻指定欄42、43は図7に示した予約フ
ァイル13の内容を反映したものであり、同ファイルの
10分単位の予約ブロックに患者が登録されていた場合
は、その10分枠は既に埋まっていて予約できないの
で、時刻指定欄42、43の当該ブロックに×印を表示
する。従って、オペレータは、×印のない空いたブロッ
クの中から所望の10分枠を選び、そこをマウスカーソ
ル47で直接指定して予約時刻を設定する。予約設定手
段4がその指定された時刻を予約時刻欄46に表示する
ので、オペレータは予約の日時を確認し、患者番号等を
入力して登録ボタン49を指示する。これに応じて予約
設定手段4は、その予約内容を予約ファイル13に記憶
するものである。
【0010】次に、患者にダイレクトメールを送りたい
場合は、受付画面20においてリコールボタン23を指
示する。これに応じてDM作成手段7は図5に示す患者
検索画面50を表示する。ここでは、ダイレクトメール
を送りたい患者を検索するための条件を指定する。具体
的には、最後に診療した日である最終来院日51や、患
者の生年月日52、または義歯装着日53である。これ
ら最終来院日と患者の生年月日、義歯の装着日のデータ
は患者ファイル12に記憶されている。そこで、半年に
1度といった定期的な検診を勧めるダイレクトメールを
送る場合は、最終来院日51に例えば半年前の1ヶ月間
を指定する。DM作成手段7はこれに応じて患者ファイ
ル12を検索し、条件に合う患者を抽出する。そして、
図6に示すDM発行画面60を表示する。
【0011】このとき傾向推測手段5は、その患者の予
約の傾向を予約ファイル13を参照して演算推測してい
る。即ち、予約が週末に集中しているとか、午後の早い
時刻に受診することが多いといった一定のパターンを拾
い出す。予約ファイル13には過去1年分の予約データ
を記憶しているので、その間に通院していれば傾向を演
算推測することができる。そして、さらに仮決定手段6
が、そのパターンに基づいて近い将来の予約日時を仮に
決定する。仮決定手段6は先ず、ダイレクトメールの送
達にかかる日数を考慮した将来の日付を選択する。その
際、予約ファイル13を参照して、上記演算推測した条
件に合う日であって、当日より2週間後以降に最初に訪
れる日を選択するようにしている。次に、上記推測した
予約時刻に最も近い時刻を選択し、仮予約の日時とする
のである。
【0012】そこで、オペレータは、プルダウンメニュ
ー61から所望のDM種類を選択してDMの印刷を指示
する。DM発行画面60には検索された対象者のリスト
を表示するプルダウンメニュー62と、対象者の人数6
3、その対象者の最終来院日64と、及び仮に決めた予
約可能日65も表示される。オペレータは、プルダウン
メニュー62により所望の対象者を選び、個別印刷ボタ
ン66により個別にDMを印刷することもできるし、一
括印刷ボタン67により全員分を連続して印刷すること
もできる。印刷の指示に応じて、指定されたDM種類の
データをDM作成手段7がDMファイル14から読み出
して印刷制御手段8に与えるので、印刷制御手段8はプ
リンタ9を制御してダイレクトメールを印刷発行する。
【0013】また、図示されているDM種類61「定期
検診・仮予約付」は、DMを発行すると同時に予約ファ
イル13に予約データを登録するものである。この場
合、DMの発行を指示すると、DM作成手段7から指示
を受けた予約設定手段4が、画面表示されている予約可
能日65を予約ファイル13に登録するのである。そし
て、印刷発行するDM文面には、11月30日午後5時
20分に仮予約してある旨を記載して、来院を促すよう
にしている。また、一方、DM種類61の選び方によっ
ては、仮予約をしないでDMだけを印刷することもでき
るものである。
【0014】こうして実施例装置では、患者へ向けたダ
イレクトメールを発行すると同時に、その患者のための
仮予約を確保する。従って、患者は改めて予約を取る手
間がないので、気軽に来院できるものである。しかもそ
の予約日時は、患者の過去の予約実績から推測した来院
パターンに基づいているので、来院を促す効果がさらに
期待できるものである。
【0015】
【発明の効果】本発明によれば、対象者へ向けたダイレ
クトメールを発行すると同時に、その対象者のための予
約を確保することができる。そしてそれは、対象者の過
去の予約の実績から推測した予約パターンに基づいて確
保するので、対象者にとって利用しやすい予約日時を設
定することができる。これにより、ダイレクトメールの
効果をさらに高めることが期待できる。
【図面の簡単な説明】
【図1】実施例の構成を示すブロック構成図である。
【図2】実施例における受付画面の表示例を示す図であ
る。
【図3】実施例におけるカレンダ画面の表示例を示す図
である。
【図4】実施例における時刻指定画面の表示例を示す図
である。
【図5】実施例における患者検索画面の表示例を示す図
である。
【図6】実施例におけるDM発行画面の表示例を示す図
である。
【図7】実施例における予約ファイルの構成を示す図で
ある。
【符号の説明】
1 入力手段 2 表示手段 3 制御手段 4
予約設定手段 5傾向推測手段 6 仮決定手段
7 DM作成手段 8 印刷制御手段 9 プリンタ 10 案内状発行装置 11 ファ
イル装置 12患者ファイル 13 予約ファイル
14 DMファイル

Claims (3)

    【特許請求の範囲】
  1. 【請求項1】 少なくとも予約日、予約開始時刻を含む
    予約情報を記憶する予約ファイル、前記予約ファイルに
    記憶された実績により予約日時の傾向を推測する推測手
    段、該推測手段の推測結果に基づいて近い将来の予約日
    時を仮に決定する仮決定手段、該仮決定手段が仮決定し
    た予約日時に係る案内状を発行する案内状発行手段、を
    備えたことを特徴とする案内状発行装置。
  2. 【請求項2】 前記仮決定した予約日時を前記予約ファ
    イルに記憶させる予約設定手段を更に設けたことを特徴
    とする請求項1に記載の案内状発行装置。
  3. 【請求項3】 前記仮決定手段は、当日から所定の日数
    が経過した以降に前記仮の予約日時を決定することを特
    徴とする請求項1又は請求項2に記載の案内状発行装
    置。
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Title
佐藤千秋: "患者データ一元化で歯科診療を効率化(2)", 日経MAC, vol. 第65号, CSND199801048007, 18 August 1998 (1998-08-18), pages 198 - 203, ISSN: 0000755879 *

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