JP2003108731A - 電子決裁システム - Google Patents

電子決裁システム

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JP2003108731A
JP2003108731A JP2001300017A JP2001300017A JP2003108731A JP 2003108731 A JP2003108731 A JP 2003108731A JP 2001300017 A JP2001300017 A JP 2001300017A JP 2001300017 A JP2001300017 A JP 2001300017A JP 2003108731 A JP2003108731 A JP 2003108731A
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Ryoko Hanabusa
涼子 花房
Kenichi Shirota
健一 城田
Hiroshi Ikegami
宏 池上
Yumie Kawazoe
由美恵 川添
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Osaka Gas Co Ltd
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Abstract

(57)【要約】 【課題】 本発明は、決裁者による案件データの決裁処
理を支援するための電子決裁システムにおいて、決裁者
の作業負荷を軽減し、適切な決裁処理を支援することを
目的とする。 【解決手段】 1つ又は複数の案件データの概略情報一
覧画面を決裁者端末の表示部に表示させる手段と、決裁
者端末における連続処理選択操作に従って複数の案件デ
ータの夫々の詳細情報画面を自動的に所定の順序で表示
部に順次表示させる手段と、決裁者端末における決裁処
理操作に従って所定の案件データの電子決裁処理を行な
う手段とを備えた。

Description

【発明の詳細な説明】
【0001】
【発明の属する技術分野】本発明は、決裁者による案件
データの決裁処理を支援するための電子決裁システムに
関する。
【0002】
【従来の技術】近年、コンピュータ処理により各種案件
の承認又は否認等の決裁を行なうための電子決裁システ
ムが利用されるようになっている。この電子決裁システ
ムを用いることで、案件に関する文書を紙で作成する必
要がなく、さらにその紙を人手によって回覧する必要が
ないので、ぺーパレス化を図り、決裁作業の効率を向上
することができる。
【0003】このような電子決裁システムにおいては、
案件の申請者が、申請者側のコンピュータ端末である申
請者端末において、上記案件に関する電子データである
案件データを作成し、その作成された案件データを、社
内等に配設されたイントラネット網等のネットワークを
介して回覧し、管理者等の決裁者側のコンピュータ端末
である決裁者端末において、上記案件データの電子的な
決裁処理を行なう。
【0004】詳しくは、電子決裁システムは、申請者端
末及び決裁者端末との間で、イントラネット網を介して
接続されたサーバコンピュータにより構成されている。
そして、当該電子決裁システムは、夫々の申請者が申請
者端末において作成した複数の案件データをデータベー
スに格納しており、その案件データの夫々を、その案件
データの決裁権限を有する決裁者端末の表示部に概略情
報一覧画面として表示させる一覧表示手段を備えてい
る。
【0005】また、決裁者端末に表示された概略情報一
覧画面の内、社内経費等に関する案件データは、その概
略情報を確認しただけで、決裁処理を行なえる場合があ
る。そこで、電子決裁システムは、上記概略情報一覧画
面の社内経費に関する案件データ毎に、その案件データ
の一括決裁を行なう為のチェックボックスを表示し、そ
のチェックボックスが選択状態となった案件データに対
して、承認されたものとして決裁処理を行なうように構
成されている。
【0006】一方、出張報告又は出張申請等の案件デー
タは、その詳細情報を確認して決裁処理を行なう必要が
ある場合がある。そこで、電子決裁システムは、決裁者
端末において上記表示部に表示された一覧画面から1つ
の案件データが選択されたときに、個別表示手段を働か
せて、上記データベースから、その選択された案件デー
タの詳細情報を抽出し、抽出した案件データの詳細情報
を上記表示部に表示させる。このとき上記表示部には、
上記詳細情報と共に、詳細情報を表示した案件データの
承認又は否認の判断を促す決裁処理ボタンが表示され、
電子決裁システムは、決裁者端末において、その何れか
の決裁処理ボタンが選択されたときに、上記案件データ
の電子決裁処理を行なう決裁処理手段を備える。
【0007】
【発明が解決しようとする課題】しかし、上記のような
電子決裁システムにおいて、詳細情報を表示して決裁処
理を行なう必要がある案件データが多数ある場合には、
決裁者は、決裁者端末において決裁処理を行なう都度、
概略情報一覧画面から詳細表示を行なう案件データを選
択して表示させる必要があり、このことは選択操作が多
数繰り返され煩雑であるばかりか、表示のための待ち時
間の累積が相当時間に至る場合があり、決裁者の作業負
荷軽減を阻害する要因となっていた。
【0008】また、決裁者が決裁処理に緊急の案件デー
タのみの決裁処理を行ないたい場合などは、決裁者がい
ちいち上記表示部に表示されている概略情報一覧画面か
ら、その案件データを探して、詳細情報表示及び決裁処
理を行なっていたが、その緊急の案件データを探すのに
も手間がかかるので効率が悪く、さらに、選択漏れによ
り緊急の案件データの決裁処理が行われない場合があ
る。従って、本発明は、上記のような電子決裁システム
において、決裁者の作業負荷を軽減し、適切な決裁処理
を支援することができる技術を確立することを目的とす
る。
【0009】
【課題を解決するための手段】〔構成1〕本発明に係る
電子決裁システムは、請求項1に記載したごとく、1つ
又は複数の案件データの概略情報一覧画面を決裁者端末
の表示部に表示させる一覧表示手段と、前記決裁者端末
における連続処理選択操作に従って、前記複数の案件デ
ータの夫々の詳細情報画面を、自動的に、所定の順序で
前記表示部に順次表示させる連続表示手段と、前記決裁
者端末における決裁処理操作に従って、所定の前記案件
データの電子決裁処理を行なう決裁処理手段とを備えた
ことを特徴とする。
【0010】〔作用効果〕本構成の電子決裁システムに
よれば、上記連続表示手段を設けることで、一覧表示手
段により決裁者端末の表示部に表示した概略情報一覧画
面の内の全て又は一部の案件データの詳細情報を、自動
的に、所定の順序で決裁者端末の表示部に順次表示させ
て、決裁者に決裁処理を促すことができる。即ち、決裁
者端末の表示部には、詳細情報と共に表示される承認又
は否認等の判断を促すための決裁処理ボタンが選択され
て決裁処理が行なわれる毎に、順に且つ自動的に、複数
の案件データの詳細情報が表示されることになる。よっ
て、決裁者端末において、決裁者が自ら概略情報一覧画
面から案件データを選択しなくても、複数の案件データ
の詳細情報画面が、上記一覧表示画面を表示することな
く、順に且つ自動的に表示されるので、決裁者端末の前
記一覧表示画面の表示時間が短縮されて、決裁者の表示
待ち時間が短縮され、さらに、前記決裁者による案件デ
ータの選択時間が短縮されるので、決裁者の作業効率が
向上され、さらに、もれなく案件データの決裁処理を行
なうことができる。
【0011】〔構成2〕本発明に係る電子決裁システム
は、請求項2に記載したごとく、上記構成1の電子決裁
システムの構成に加えて、前記連続表示手段が、前記複
数の案件データの夫々の詳細情報画面を、前記一覧表示
手段が前記表示部に表示させた順序に従って表示させる
ことを特徴とする。
【0012】〔作用効果〕本構成の電子決裁システムに
よれば、上記連続表示手段が、上記一覧表示手段により
表示される概略情報一覧画面における表示順序に従っ
て、複数の案件データの詳細情報画面の夫々を表示させ
ることができるので、決裁者は、概略情報一覧画面の表
示順序通りに順序良く表示される案件データの詳細情報
を確認して、決裁の判断を効率良く行なうことができ
る。
【0013】〔構成3〕本発明に係る電子決裁システム
は、請求項3に記載したごとく、上記構成1又は2の電
子決裁システムの構成に加えて、前記一覧表示手段が、
前記複数の案件データを所定の並べ替えルールに基づい
て並べ替えて、前記概略情報一覧画面を表示可能である
ことを特徴とする。
【0014】〔作用効果〕本構成の電子決裁システムに
よれば、上記一覧表示手段が、予め設定されている所定
の並べ替えルールに基づいて、上記概略情報一覧画面に
おける案件データの表示順序を、作成日時順、分類順、
決裁処理の緊急度合い順等で並べ替えることができるの
で、決裁者は、並べ替えられた複数の案件データの概略
情報一覧画面により、どのような案件データが存在する
か等を容易に判断することができる。さらに、連続表示
手段が、このように所定の並べ替えルールに基づいて並
べ替えられた概略情報一覧画面の表示順に、複数の案件
データの詳細情報を自動的に表示するように構成すれ
ば、決裁者は、新旧順、分類順等で、案件データの決裁
の判断を行なうことができ、決裁者の作業効率を一層向
上することができる。
【0015】〔構成4〕本発明に係る電子決裁システム
は、請求項4に記載したごとく、上記構成1から3の何
れかの電子決裁システムの構成に加えて、記連続表示手
段が、次に前記詳細情報画面を前記表示部に表示させる
前記案件データの前記詳細情報画面データを、前記決裁
者端末に予め送信するように構成されていることを特徴
とする。
【0016】〔作用効果〕本構成のごとく、前記連続表
示手段を構成することで、前記連続表示手段が、前記決
裁者端末に、複数の案件データの詳細情報画面を順次表
示させるに、次に詳細情報画面が前記決裁者端末の表示
部に表示される案件データの前記詳細情報画面データ
が、前記表示される前に予め決裁者端末に送信されてい
るので、前記詳細情報画面を前記表示部に表示させるた
めの時間を更に短縮することができる。
【0017】
【発明の実施の形態】本発明の電子決裁システムの実施
の形態について、図面に基づいて説明する。図1は、本
実施形態の電子決裁システム10の全体構成図である。
図1に示す電子決裁システム10は、複数のクライアン
ト端末Cとの間で、LAN(ローカル・エリア・ネット
ワーク)、イントラネット、インターネット等のネット
ワークNを介して通信可能なWebサーバとして構成さ
れたワークフローサーバSを備えて構成されている。
【0018】上記複数のクライアント端末Cは、電子決
裁案件の申請者が使用する場合は申請者端末として機能
し、電子決裁案件の決裁者が使用する場合は決裁者端末
として機能する。また、このクライアント端末Cは、O
S上にWebブラウザを起動させる一般的なパーソナル
コンピュータで構成されており、ネットワークNを介し
て、ワークフローサーバSにアクセス可能である。
【0019】そして、ワークフローサーバSは、後述の
案件データの作成、回覧、決裁処理等を支援するための
所定のWeb画面をクライアント端末Cの表示画面上に
表示させるためのHTML(HyperText Ma
rkup Language)形式等の表示用データ
を、上記ネットワークNを介してアクセスした上記クラ
イアント端末Cに送信する。尚、データ形式は、HTM
L形式に限定されるものではなく、XML(Exten
sible Markup Language)・XS
L(Extensible Stylesheet L
anguage)形式であっても構わない。そして、ク
ライアント端末Cは、前記Webブラウザにより受信し
た表示用データを処理して、ディスプレイに前記Web
画面を表示させる。その結果、ワークフローサーバSは
クライアント端末Cのディスプレイに前記Web画面を
表示させることができる。さらに、クライアント端末C
は、前記Web画面上の入力部に入力情報を入力し、そ
の入力情報を応答データとしてワークフローサーバSに
送信することができる。そして、ワークフローサーバS
は、受信した応答データから前記入力情報を抽出するこ
とができる。
【0020】ワークフローサーバSは、案件データを格
納するデータベースDにアクセスして、当該データベー
スDに格納されている所定の案件データ等の抽出、及び
その更新等を行なうことができる。
【0021】この案件データは、申請者が上記クライア
ント端末Cにおいて電子データとして作成するものであ
り、このように作成された案件データは、ワークフロー
サーバSに送られて、上記申請者の組織コードと関連付
けられて、上記データベースDに格納される。
【0022】また、上記組織コードとは、社員毎に付与
され、その社員の所属組織名、役職、決裁権限等を認識
可能なコードである。そして、ワークフローサーバS
は、案件データ関連付けられた申請者の組織コードによ
り、その未決裁データの決裁を行なう決裁者を特定する
ことができる。
【0023】次に、上記データベースDに格納されてい
る案件データの決裁処理を行なう場合の処理フローを説
明する。
【0024】まず、図2に示すように、決裁者が上記ク
ライアント端末Cから、上記ネットワークNを介して、
上記ワークフローサーバSにアクセスすると、そのクラ
イアント端末Cのディスプレイ(表示部の一例)にログ
イン認証を行なうための画面(図6参照)が表示され
る。そして、その画面には、社員毎に設定されている氏
名コードとパスワードとの入力を催促する空欄が表示さ
れており、その空欄に入力された内容が、ワークフロー
サーバS側で認識している内容と一致した場合に、ログ
インの認証を行なう(工程101)。
【0025】このようにログインに成功したクライアン
ト端末Cのディスプレイには、メインメニュー画面(図
7参照)が表示される(工程102)。このメインメニ
ューには、未決裁データの決裁処理を行なうために、当
該決裁者が決裁判断を行なうべき案件データの概略情報
一覧画面を表示するための機能を選択するボタンB1
(図7では、「未決裁・差戻し案件一覧」と表示されて
いる。)の他に、出張申請やその他の申請等を行なうた
めに案件データを作成するための機能を選択するボタン
や、社内情報等の照会を行なうための機能を選択するボ
タン等が表示されている。尚、メインメニュー画面の上
記未決裁・差戻し案件一覧のボタンB1の横には、現時
点において決裁者が決裁するべき案件データの数(図7
では、「(21)」と表示されている。)が表示されて
おり、決裁者は、メインメニュー場面においてこの数を
確認して、未決裁案件の存在や、その数を認識すること
ができる。
【0026】次に、クライアント端末Cにおいて、図7
に示す「未決裁・差戻し案件一覧」のボタンB1が選択
されると、ワークフローサーバSは、その決裁者が決裁
判断を行なうべき複数の案件データの概略情報を一覧表
示する概略情報一覧画面(図8参照)を、クライアント
端末Cのディスプレイに表示させる(工程103)。こ
のように、複数の案件データの概略情報一覧画面を決裁
者のクライアント端末Cのディスプレイに表示させる手
段を一覧表示手段2と呼ぶ。尚、この案件データの概略
情報一覧画面には、その決裁者が申請者として自ら作成
した案件データで、その案件データの決裁者に否認され
て差戻された案件データも表示することもできる。
【0027】図8に示す画面において、一覧表示されて
いる案件データの概略情報としては、案件データの種別
等を示す業務名、案件データに対する決裁者の決裁権限
に関する情報である依頼処理内容、案件データの件名及
び申請者、案件データを決裁者側で受信した日時を示す
受信日時、案件データ毎に付与された申請ID等があ
る。
【0028】また、ワークフローサーバSの一覧表示手
段2は、クライアント端末Cに概略情報一覧画面を表示
するに、最初は、複数の案件データを、決裁者のクライ
アント端末C側で受信した受信日時が最新のものから順
に表示する。そして、一覧表示手段2は、その一覧画面
において、その複数の案件データを、業務名順、依頼処
理内容順、申請者順等の所定の並べ替えルールに基づい
て並べ替えることができる。たとえば、決裁者が、概略
情報一覧画面において、業務名と表示された部分を選択
すると、複数の案件データが業務名順に並べ替えられ
る。よって、決裁者は、並べ替えられた複数の案件デー
タの概略情報一覧画面により、どのような案件データが
存在するか等を容易に判断することができる。
【0029】このように一覧表示された案件データを確
認した決裁者は、夫々の案件データの決裁処理を行なう
のであるが、決裁者は、個別決裁処理(工程200)、
連続決裁処理(工程300)、一括決裁処理(工程40
0)の3つの機能の内、何れかを選択して決裁処理を行
なうことができ、その夫々の決裁処理方法について、以
下に説明する。
【0030】尚、ワークフローサーバSには、CPUを
後述の各手段として機能させて各処理を行なうためのプ
ログラムを記憶しているROM又はRAMやハードディ
スク等の記憶手段9が設けられている。そして、後述す
るワークフローサーバSの各手段は、クライアント端末
Cとの間でネットワークNを介して行われる通信を含む
コンピュータ・ソフトウェア及びその処理を実行するC
PU等のハードウェアにより構成される。
【0031】先ず、上記工程200における個別決裁処
理の処理フローについて、図3に基づいて説明する。決
裁者のクライアント端末Cにおいて、図8に示す一覧画
面上の夫々の案件データの処理欄に表示されている個別
表示ボタンB2(図8では、「個別」と表示されてい
る。)が選択された場合に(工程201)、ワークフロ
ーサーバSは、個別表示手段4を働かせて、その選択さ
れた未決裁データの詳細情報に関する画面(図9参照)
を、クライアント端末Cのディスプレイに表示する(工
程202)。
【0032】また、図9に示す画面には、未決裁データ
の詳細情報の他に、決裁者に対して承認又は否認の決裁
判断を促するための決裁ボタンB3が表示されており、
決裁者が、未決裁データの詳細情報画面上において、決
裁決裁ボタンB3の承認又は否認の何れかを選択するこ
とで、その承認又は否認を認識可能な決裁判断情報に関
する応答データがワークフローサーバSに送信され、ワ
ークフローサーバSに決裁判断情報が入力される(工程
203)。
【0033】そして、ワークフローサーバSは、決裁者
のクライアント端末Cにおいて、決裁ボタンB3の承認
又は否認の何れが選択されたかを判断し(工程20
4)、承認が選択された場合には、その案件データが承
認されたとして、案件データにその決裁者の組織コード
を関連付けてデータベースDに格納する承認処理を行な
う(工程205)。そして、このようにデータベースに
格納された承認済みの案件データは、次の決裁者側に送
られたり、会計処理等のためのアプリケーションサーバ
側に送られる。
【0034】一方、クライアント端末Cにおいて、否認
が選択された場合には、その案件データが否認されたも
のとして、案件データを、申請者側に差戻す否認処理を
行なう(工程206)。そして、このように差戻された
案件データは、申請者側のクライアント端末Cにおい
て、修正等がなされ、再申請される。
【0035】このように、決裁者のクライアント端末C
における上記決裁ボタンB3を選択する決裁処理操作に
従って、その案件データの電子決裁処理を行なう手段を
決裁処理手段8と呼ぶ。
【0036】次に、本発明に係る電子決裁システムの特
徴構成によって行われる上記工程300における連続決
裁処理の処理フローについて、図4に基づいて説明す
る。決裁者のクライアント端末Cにおいて、図8に示す
一覧画面上の連続決裁開始ボタンB4(図8では「連続
決裁」と表示されている。)が選択された場合に(工程
301)、ワークフローサーバSは、連続表示手段6を
働かせて、複数の案件データの詳細情報の夫々を、決裁
処理手段8による決裁処理を介して、順に且つ自動的
に、決裁者のクライアント端末Cのディスプレイに表示
させる。
【0037】即ち、ワークフローサーバSは、先ず、上
記決裁者のクライアント端末Cに表示した概略情報一覧
画面における、当初の又は並べ替えられた案件データの
表示順序に関する表示順序情報を入力し(工程30
2)、その入力した表示順序情報をRAM等の記憶手段
9に一時的に格納し、その格納した表示順序情報に従っ
て、データベースDに格納されている案件データの詳細
情報を順にクライアント端末Cのディスプレイに表示さ
せる(工程303)。
【0038】また、上記個別決裁処理と同様に、夫々の
案件データをクライアント端末Cのディスプレイに表示
させる毎に、その案件データに対して決裁者が決裁判断
を行ない決裁ボタンB3が選択されて、承認又は否認処
理が行なわれる(工程304〜工程307)。
【0039】そして、ワークフローサーバSは、上記決
裁判断情報が入力された後に、記憶手段9に格納した表
示順序情報を参照して、決裁者のクライアント端末Cの
ディスプレイに表示していない次案件データが存在する
かを判定し(工程308)、存在する場合に、その次案
件データの詳細情報の表示を行なうのである。
【0040】このようにして、決裁者のクライアント端
末Cにおいて、決裁者が自ら概略情報一覧画面から案件
データを選択しなくても、複数の案件データの詳細情報
が順に且つ自動的に表示されるので、決裁者の作業効率
が向上され、さらに、もれなく案件データの決裁処理を
行なうことができるのである。
【0041】また、このように連続決裁処理を行なう
に、ワークフローサーバSは、次に詳細情報画面をクラ
イアント端末Cのディスプレイに表示させる案件データ
の詳細情報画面データを、上記決裁者の決裁判断情報が
入力される前に、クライアント端末Cに予め送信してお
くように構成することができる。このように構成するこ
とで、上記詳細情報画面を連続表示させるに、クライア
ント端末C側では、上記決裁判断情報に関する応答デー
タをワークフローサーバS側に送信すると同時に、予め
受信した次の案件データの詳細画面データを処理して、
詳細情報画面を表示させる。このように連続決裁処理を
行なうことで、クライアント端末Cが応答データを送信
してから、次の案件データの詳細情報画面を表示するま
での時間において、ワークフローサーバSが次の詳細情
報画面データを生成し、その詳細情報画面データを送信
するのではないので、その時間を更に短縮することがで
きる。
【0042】次に、上記工程400における一括決裁処
理の処理フローについて、図5に基づいて説明する。決
裁者のクライアント端末Cにおいて、図8に示す一覧画
面上の一括決裁開始ボタンB6(図8では「一括決裁」
と表示されている。)が選択された場合に(工程40
1)、ワークフローサーバSは、一括決裁処理を行なう
【0043】即ち、決裁者は、一覧画面の夫々の案件デ
ータの内、詳細情報を確認しなくても決裁承認の判断が
行なえるたとえば社内経費等の案件データについては、
その先頭に表示されているチェックボックスB5をON
状態として、上記一括決裁開始ボタンB6を選択する。
そして、ワークフローサーバSは、このようにチェック
ボックスB5がON状態とされた少なくとも1つの案件
データの状態が入力され(工程402)、その案件デー
タの承認処理を御行なう(工程403)。このような一
括決裁処理により、決裁者は、いちいち案件データの詳
細情報を確認しなくても、複数の案件データの決裁を一
括して行なうことができる。
【図面の簡単な説明】
【図1】電子決裁システムの全体構成図
【図2】決裁処理の処理フロー図
【図3】個別決裁処理の処理フロー図
【図4】連続決裁処理の処理フロー図
【図5】一括決裁処理の処理フロー図
【図6】ログイン画面のイメージ図
【図7】メインメニュー画面のイメージ図
【図8】概略情報一覧画面のイメージ図
【図9】詳細情報表示画面のイメージ図
【符号の説明】
C クライアント端末(決裁者端末) N ネットワーク C ワークフローサーバ D データベース 2 一覧表示手段 4 個別表示手段 6 連続表示手段 8 決裁処理手段 9 記憶手段 10 電子決裁システム
───────────────────────────────────────────────────── フロントページの続き (72)発明者 池上 宏 大阪府大阪市中央区平野町四丁目1番2号 大阪瓦斯株式会社内 (72)発明者 川添 由美恵 大阪府大阪市中央区平野町四丁目1番2号 大阪瓦斯株式会社内

Claims (6)

    【特許請求の範囲】
  1. 【請求項1】 1つ又は複数の案件データの概略情報一
    覧画面を決裁者端末の表示部に表示させる一覧表示手段
    と、前記決裁者端末における連続処理選択操作に従っ
    て、前記複数の案件データの夫々の詳細情報画面を、自
    動的に、所定の順序で前記表示部に順次表示させる連続
    表示手段と、前記決裁者端末における決裁処理操作に従
    って、所定の前記案件データの電子決裁処理を行なう決
    裁処理手段とを備えた電子決裁システム。
  2. 【請求項2】 前記連続表示手段が、前記複数の案件デ
    ータの夫々の詳細情報画面を、前記一覧表示手段が前記
    表示部に表示させた順序に従って表示させる請求項1に
    記載の電子決裁システム。
  3. 【請求項3】 前記一覧表示手段が、前記複数の案件デ
    ータを所定の並べ替えルールに基づいて並べ替えて、前
    記概略情報一覧画面を表示可能である請求項1又は2に
    記載の電子決裁システム。
  4. 【請求項4】 前記連続表示手段が、次に前記詳細情報
    画面を前記表示部に表示させる前記案件データの前記詳
    細情報画面データを、前記決裁者端末に予め送信するよ
    うに構成されている請求項1から3の何れか1項に記載
    の電子決裁システム。
  5. 【請求項5】 電子決裁システムを構成するコンピュー
    タを、請求項1から4の何れか1項に記載の電子決裁シ
    ステムに含まれる各手段として機能させるための電子決
    裁支援プログラム。
  6. 【請求項6】 電子決裁システムを構成するコンピュー
    タを、請求項1から4の何れか1項に記載の電子決裁シ
    ステムに含まれる各手段として機能させるための電子決
    裁支援プログラムを記録した前記コンピュータが読み取
    り可能な記録媒体。
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