WO2007105512A1

WO2007105512A1 - 回送データ管理システム

Info

Publication number: WO2007105512A1
Application number: PCT/JP2007/054194
Authority: WO
Inventors: Hiroaki Sugiura; Rika Noyama; Yukihisa Fuzinami; Shigeharu Usui; Yujin Asao
Original assignee: Matsushita Electric Industrial Co., Ltd.
Priority date: 2006-03-10
Filing date: 2007-03-05
Publication date: 2007-09-20
Also published as: JPWO2007105512A1

Abstract

　複数の端末に回送される回送データのうち、重要な回送データを優先的に処理することのできる回送データ管理システムを提供する。回送データ管理システムは、端末から受信した回送データの識別データ、作成時期、作成理由区分、および重要度を含む回送データをデータベースに記憶している。端末から要求があると、管理コンピュータは、そのデータベースから回送データを読み出し、読み出した回送データの表示データを重要度の高い順に配列する。管理コンピュータは、その配列した表示データを要求元の端末に送信する。

Description

明細書

回送データ管理システム

技術分野

[0001] 本発明は、複数の端末に回送される回送データを管理するためのシステムに関する。

背景技術

[0002] ワークフローシステムでは、起案された承認案件のデータが複数の承認者の端末に回送される。各承認者は、承認案件を承認するか却下するかをシステム上で入力する (例えば特許文献 1、特許文献 2、特許文献 3参照)。複数の承認案件がある場合、起案日の早い順に配列することができる。

特許文献 1：特開 2002— 24499号公報

特許文献 2：特開 2002— 230249号公報

特許文献 3 :特開平 8 - 101862号公報

発明の開示

発明が解決しょうとする課題

[0003] 複数の承認案件を起案日の早、順に配列すると、承認者は、その順番で承認処理をすることになる。通常、承認案件を一覧表示するとき、表示された情報では承認案件の詳細を把握するのが難し、ためである。

[0004] し力しながら、承認を行う責任者が承認処理に割くことのできる時間は限られて！/、る。また事業規模が大きくなれば、その責任者が処理すべき承認案件の数も多数になる。この場合、起案日の早い順に承認案件が配列されていると、重要な承認案件が起案されても、その承認案件の処理は後回しになる恐れが高い。それによつて経営的に重要な承認決定が遅くなれば、経営損失の発生や拡大を招いてしまう。

[0005] 本発明は、このような従来の技術における課題を解決するためになされたものであり、重要な回送データを優先的に処理することのできる回送データ管理システムを提供することを目的とするものである。

課題を解決するための手段 [0006] 上述の目的を達成するために、本発明の提供する回送データ管理システムは、複数の端末に回送される回送データを管理する管理コンピュータを備える。その管理コンピュータは、回送データの作成要求を端末から受信する手段と、その作成要求を送信した作成要求端末から、回送データの識別データ、作成時期および作成理由区分を少なくとも受信する手段と、回送データの作成理由区分に関連付けて回送データの重要度を記憶する第 1のデータベースと、作成要求端末力の受信データの作成理由区分に関連付けられた重要度を第 1のデータベース力読み出す手段と、作成要求端末から受信した識別データ、作成時期、および作成理由区分、ならびに読み出した重要度を含む回送データを記憶する第 2のデータベースと、回送データの表示要求を端末から受信する手段と、要求された回送データを第 2のデータべ一ス力読み出し、読み出した回送データの少なくとも識別データおよび作成時期を含む表示データを重要度の高!、順に配列する表示データ配列手段と、表示要求を送信した表示要求端末に、表示データ配列手段により配列した表示データを送信する手段とを備える。

[0007] 他の態様によれば、本発明は、複数の承認者の端末に回送される承認案件のデータを管理する管理コンピュータを備えた電子承認ワークフローシステムを提供する。

[0008] さらに他の態様によれば、本発明は、上述の回送データ管理システムとしてコンビユータを機能させるための回送データ管理プログラムおよびそのプログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体を提供する。

発明の効果

[0009] 以上の構成を採用することにより、回送データの表示データが重要度の高い順に配列されるため、重要な回送データを優先的に処理することが可能となる。

図面の簡単な説明

[0010] [図 1]本発明の実施の形態における電子承認ワークフローシステムの概要を説明するための図である。

[図 2]本実施の形態における電子承認ワークフローシステムの全体構成を説明するための図である。

[図 3]ワークフローサーバのハードウェア構成の一例を説明するための図である。 [図 4]承認案件重要度データベースのデータ構成の一例を示す図である。

[図 5]起案情報データベースのデータ構成の一例を示す図である。

[図 6]添付ファイル重要度データベースのデータ構成の一例を示す図である。

[図 7]添付ファイル管理データベースのデータ構成の一例を示す図である。

[図 8]承認者情報データベースのデータ構成の一例を示す図である。

[図 9]ワークフローサーバ装置の機能的構成の一例を説明するための図である。

[図 10]承認案件リストの具体例を示す図である。

[図 11]ワークフローサーバ装置として機能する管理コンピュータの処理手順の一例を説明するための図である。

[図 12]ワークフローサーバ装置として機能する管理コンピュータの処理手順に関し別の例を説明するための図である。

[図 13]ワークフローサーバ装置の機能的構成に関する別の例を説明するための図である。

[図 14]リリース済案件の検索フォームの具体例を示す図である。

発明を実施するための最良の形態

[0011] 以下、添付図面を参照して本発明の実施の形態について説明する。この実施の形態において、本発明は電子承認ワークフローシステムとして具体化される。

[0012] 図 1は本発明の実施の形態における電子承認ワークフローシステムの概要を説明するための図である。このワークフローシステムでは、起案者 101が承認案件のデータを端末で作成して起案する。起案者 101は、必要に応じて図面や仕様書のデータを承認案件のデータに添付する。ワークフローシステムは、予め設定された承認ルート 102に属する承認者 103の端末にその承認案件のデータを回送する。承認者 103 に対応する複数の承認案件のリスト 104をその承認者 103の端末に表示して承認案件のデータを各承認者 103に回送する。承認者 103は、そのリスト 104上で承認案件を複数選択することにより、選択した承認案件を一括して承認または却下することができる。承認者 103が承認案件を承認した場合、その案件は次の承認者 103に回送される。承認者 103がその承認案件を却下した場合、その案件は起案者 101に戻される。起案者 101はその案件を修正するか廃案する。 [0013] この電子承認ワークフローシステムでは、承認案件の起案時に、その承認案件に対する重要度が起案者 101により付与される。承認者 103の端末でリスト 104を表示するとき、ワークフローシステムは、そのリスト 104上で承認案件を重要度の高い順に上力も配列する。例えば「承認案件 1」の重要度が「6」であり、「承認案件 2」の重要度が「20」であり、「承認案件 3」の重要度が「3」であれば、上から「承認案件 2」、「承認案件 1」および「承認案件 3」の順に配列される。

[0014] 単に起案日の順に承認案件を配列して、る場合、承認者 103は、優先すべき承認案件を容易に把握することができな、。起案日の早、案件力順に承認を行って、ると、起案日が新しくても重要な案件が後回しになる危険性が増える。特に承認案件が多数になると、その危険性が高くなる。それによつて経営的に重要な承認決定が遅くなれば、経営損失の発生や拡大を招いてしまう。

[0015] 一方、上述のように承認案件を重要度の順に配列すれば、承認案件が多数ある場合でも、優先すべき承認案件力も承認者 103が処理することができる。このため、経営損失の発生や拡大を抑制することが可能となる。

[0016] 図 2は本実施の形態における電子承認ワークフローシステムの全体構成を説明するための図である。この電子承認ワークフローシステムでは、ワークフローサーバ装置 201力起案者の端末 202、 203や、承認者の端末 204、 205とネットワーク 206を通じて接続されている。ワークフローサーバ装置 201は、複数の承認者の端末 204 や 205に回送される承認案件のデータを管理する。またネットワーク 206には、文書サーバ装置 207も接続されている。この文書サーバ装置 207は、承認案件のデータに添付される図面や仕様書などの文書ファイルを管理する。なお、起案者の端末や承認者の端末という区別は説明の便宜上のものであり、特定の端末のユーザが必ず起案者や承認者である必要はな、。

[0017] 図 3はワークフローサーバのハードウェア構成の一例を説明するための図である。

ワークフローサーバ装置 201には、一台または複数台の汎用コンピュータを用いることができる。この例では、一台の汎用コンピュータ 301を用いている。コンピュータ 30 1は、 CPU302やバス 303を備えている。 CPU302はバス 303を通じて ROM304や RAM305と接続される。 ROM304に記憶されたプログラムの指令に従ってコンビュータ 301が起動すると、 CPU302は RAM305上で OS306の一部または全部を動作させる。バス 303には通信インターフェイス 307も接続されている。通信インターフェイス 307は、ネットワーク 206を通じてコンピュータ 301を端末 202乃至 205や文書サーバ装置 207に接続する。またバス 303には、記憶装置の一つとして、 HDD308 も接続されている。 HDD308は、このコンピュータ 301でワークフローサーバ装置 20 1の機能を実現するための管理プログラム 309のファイルを格納して!/、る。 CPU302 は、その管理プログラム 309のファイルをコンピュータ 301の起動時に HDD308から読み出し、 RAM305上でその管理プログラム 309を動作させる。 HDD308は、管理プログラム 309のファイルのほ力承認案件重要度データベース 310や、起案情報データベース 311、添付ファイル重要度データベース 312、添付ファイル管理データベース 313、承認者情報データベース 314を格納する。

[0018] 図 4は承認案件重要度データベースのデータ構成の一例を示す図である。承認案件重要度データベースは、理由区分に関連付けて、内容および重要度のデータを記憶する。理由区分は、起案の理由や却下の理由を区分するためのものである。起案者や、却下する承認者が、理由区分を承認案件に対して付与する。内容は、理由区分の説明である。例えば「品質向上」、「コストダウン」、「標準化」、「誤記」といった説明が各理由区分に与えられる。重要度は、承認案件の重要性を区分毎に数値ィ匕して表したものである。

[0019] 図 5は起案情報データベースのデータ構成の一例を示す図である。起案情報データベースは、起案された承認案件の識別データ、起案時期、起案理由区分および重要度を含む承認案件のデータを記憶する。ここでは、起案情報データベースは、起案番号や起案者、起案日、重要度、起案理由区分、却下回数、ステータス、起案概要のデータを承認案件毎に記憶している。起案番号のデータは、起案された承認案件を識別するのに用いる数字列である。重要度は、その承認案件に付与された重要度を集計した数値データである。起案理由区分は、起案者によって付与された理由区分である。却下回数のデータは、承認者によって却下され、起案者に戻された回数を示す数値データである。ステータスのデータは、その承認案件が承認中である力リリース済であるかを表すコードである。このコードが承認中を表している承認案件が承認の対象となる。このコードがリリース済みを表している承認案件は過去の案件となる。起案概要のデータは、承認案件の概要説明を表すテキストデータである。

[0020] 図 6は添付ファイル重要度データベースのデータ構成の一例を示す図である。添付ファイル重要度データベースは、承認案件に添付されるファイルの種類区分に関連付けて、重要度のデータを記憶する。承認案件には、図面や仕様書といった文書ファイルが添付される。種類区分は、これらの文書ファイルの種類を区分するためのものである。起案者は、起案する承認案件に添付するファイルに対して種類区分を付与する。重要度は、添付ファイルの重要性を種類区分毎に数値ィ匕して表したものである。

[0021] 図 7は添付ファイル管理データベースのデータ構成の一例を示す図である。添付フアイル管理データベースは、添付ファイルの名称、格納場所および重要度を含む添付管理データを記憶する。ここでは、添付ファイル管理データベースは、起案番号に関連付けて、添付ファイルの名称、重要度および参照先のデータを記憶している。重要度は、その添付ファイルに付与された種類区分に対応する重要度を表す数値データである。参照先は、例えば文書サーバ上の格納場所を表す文字列データである。添付管理データベースは、添付ファイルの管理コードやその他のデータを記憶するようにしてもよい。

[0022] 図 8は承認者情報データベースのデータ構成の一例を示す図である。承認者情報データベースは、起案番号、承認者や承認日、却下日、却下理由区分、申請回数を含む承認履歴データを記憶している。承認履歴データは、承認者が承認案件に対して承認や却下をしたときに承認者情報データベースに記録される。承認者が承認を行った場合には、対象案件の起案番号、承認者、承認日のデータが記録される。承認者が却下を行った場合には、対象案件の起案番号、承認者、却下日、却下理由区分のデータが記録される。この実施の形態では、却下理由区分も起案理由区分も、承認案件重要度データベースの理由区分にしたがって与えられる。しかしながら、一つの承認案件に対して起案者が付与した起案理由区分と承認者が付与した却下区分が一致するとは限らない。申請回数のデータは、その承認案件が承認ルートに回送された回数を示す。却下された場合には、その分だけ回数が増える。これらのデ一タレコードによって、承認や却下の履歴が記録される。

[0023] 図 9はワークフローサーバ装置の機能的構成の一例を説明するための図である。コンピュータ 301は、管理プログラム 309の指令にしたがって、上述のようなデータべ一ス 310乃至 314に対して入出力を行い、ワークフローサーバ装置 201として承認案件のデータを管理する。ワークフローサーバ装置 201としてのコンピュータ 301は、承認案件データ処理部 901、起案重要度抽出部 902、表示要求処理部 903、表示データ配列部 904および表示データ送信部 905を備える。

[0024] 承認案件データ処理部 901は、承認案件の起案要求を起案者の端末 202や 203 から受信する。起案要求を受けると、承認案件データ処理部 901は、承認案件のデータを起案者が入力するためのフォームを端末に送信する。起案者は、起案日や起案概要、起案理由区分といったデータをそのフォームに入力する。これにより、起案者の端末からコンピュータ 301に、起案番号、起案日、起案理由区分、起案概要といつたデータが送信される。承認案件データ処理部 901は、これらのデータを受信する

[0025] また承認案件に添付ファイルがある場合、承認案件データ処理部 901は、その添付ファイルを管理するためのデータも、起案者の端末から受信する。添付ファイルの名称や参照先といったデータを端末力受信し、起案番号に関連付けて添付フアイル管理データベース 313に書き込む。

[0026] 起案重要度抽出部 902は、受信された起案理由区分に関連付けられた重要度を承認案件重要度データベース 310から読み出す。例えば「理由区分」が「 1」であれば、重要度の値として「10」を承認案件重要度データベース 314から読み出す。起案重要度抽出部 902が重要度を読み出すと、承認案件データ処理部 901は、端末から受信したデータや、読み出された重要度を含む承認案件データを起案情報データベース 311に書き込む。

[0027] 表示要求処理部 903は、承認案件データの表示要求を承認者の端末 204や 205 から受信する。この要求には、例えば承認者のユーザ IDが含まれる。表示要求処理部 903は、不図示のデータベースから、そのユーザ IDに対応する未処理の承認案件を抽出し、各承認案件の起案番号を特定する。 [0028] 表示データ配列部 904は、特定された起案番号を含むデータレコードを起案情報データベース 311から読み出す。表示データ配列部 904は、それらのデータレコードを重要度の高い順に上力配列して承認案件のリストを作成する。データレコードの項目に対し予め表示項目が設定されている場合には、表示項目のみをリストに含める。起案番号「001」および「002」を含むデータレコードが読み出された場合、起案番号「001」の承認案件の重要度は「20」であり、起案番号「002」の承認案件の重要度は「10」である。このため、起案番号「002」の承認案件は起案番号「001」より先に起案されているけれども、起案番号「001」の方が起案番号「002」よりリストの上に配置される。

[0029] 表示データ送信部 905は、表示要求を送信した承認者の端末に、表示データ配列部 904により作成されたリストを送信する。承認者の端末は、表示データ送信部 905 から受信したリストを表示する。承認者は、この承認案件リストで承認案件を一覧し、各承認案件を承認するか却下するかを決定する。

[0030] このように承認案件を重要度の高、順に配列した承認案件リストを承認者の端末が表示すれば、承認案件が多数ある場合でも、優先すべき承認案件から承認者が処理することが可能となる。このため、経営損失の発生や拡大を抑制することができる。

[0031] ワークフローサーバ装置 201としてのコンピュータ 301は、添付ファイル重要度抽出部 906をさらに備えることもできる。この場合、承認案件データ処理部 901は、添付フアイルに関するデータとして、その添付ファイルの種類区分を端末力も受信する。添付ファイル重要度抽出部 906は、受信された種類区分に関連付けられた重要度を添付ファイル重要度データベース 312から読み出す。承認案件データ処理部 901は、起案番号に関連付けて、読み出された重要度を添付ファイル管理データベース 313 に書き込む。表示データ配列部 904は、承認案件リストに含まれる各承認案件の添付ファイルの名称を重要度の高い順に上力も配列する。

[0032] このように添付ファイルを重要度の高い順に配列すれば、添付ファイルが多数ある場合でも、優先的に確認すべき添付ファイルを承認者が容易に把握することが可能となる。このため、優先的に確認すべき添付ファイルが見落とされる恐れが減り、承認者は、承認案件の処理を迅速かつ確実にすることができる。 [0033] またワークフローサーバ装置 201のコンピュータ 301は、応答データ受信部 907、およびデータ更新部 908をさらに備えることもできる。

[0034] 応答データ受信部 907は、表示要求を送信した承認者の端末から、承認案件リストに含まれる承認案件の起案番号や、承認者のデータ、その承認案件を承認するか却下する力を表す応答データを受信する。「承認」か「却下」を承認者が入力するためのボタン等を承認案件リストに設けておけば、この応答データを得ることができる。応答データ受信部 907は、応答データが却下される場合、却下理由区分も受信する。応答データ受信部 907は、受信したデータにしたがって承認者情報データベース 314にデータを書き込む。

[0035] データ更新部 908は、応答データが却下を表す場合、応答データ受信部 907により受信された却下理由区分に関連付けられた重要度を承認案件重要度データべ一ス 310から読み出す。受信された却下理由区分が「2」であれば、データ更新部 908 は、重要度の値として「6」を承認案件重要度データベース 310から読み出す。

[0036] データ更新部 908は、受信した起案番号を含む承認案件の重要度に、読み出した重要度を加算して、起案情報データベース 311に記憶した当該承認案件のデータを更新する。起案番号のデータとして「001」を承認者の端末力受信した場合、その起案番号を含む承認案件の重要度は「20」である。却下理由区分に対して読み出した重要度が「6」であれば、「20」に「6」が加算される。起案番号「001」を含む承認案件のデータでは、重要度の値が「20」から「26」に更新される。

[0037] このようにして却下が行われると、重要度の値が変更される。重要度の値が増加することにより、その承認案件のデータはそれまでより優先的に表示されることになる。このため、承認者は過去に却下されたことのある承認案件を優先的に処理することが可能となる。

[0038] 図 10は承認案件リストの具体例を示す図である。この承認案件リスト 1001は、承認者の端末から要求を受けると、ワークフローサーバ装置がその端末に送信する。承認案件リスト 1001は、対象承認者が処理する承認案件の一覧を表示するためのテーブル 1002、選択ボタン 1003、承認ボタン 1004、却下ボタン 1005、却下理由区分のドロップダウンリスト 1006を備える。 [0039] テーブル 1002は、起案番号、起案の説明、起案者、起案日、添付ファイルといつた表示項目を承認案件毎に表示する。このテーブル 1002では、上述のように承認案件の重要度の高、順に上力承認案件が配列されて、る。また各承認案件では、重要度の高い順に添付ファイルの名称が上力も配列されている。例えば起案日が「2 005年 11月 11日」の起案番号「001」の承認案件は、「2005年 11月 10日」に起案された起案番号「002」の承認案件より上側に配置されている。また起案番号「001」の承認案件では、「図面 A」、「仕様書 B」、「仕様書 A」といった添付ファイルが、重要度の高、順に上力配列されて、る。

[0040] 選択ボタン 1003は、承認者が承認または却下する承認案件を選択するためのボタンであり、承認案件毎に設けられている。承認者は、マウスやキーボードのような入力装置を用いて選択ボタン 1003を操作することができる。この例では、起案番号「001 」および「002」の承認案件が選択されて!、る。

[0041] 承認ボタン 1004および却下ボタン 1005は、選択された承認案件を承認するか却下するかを承認者が指示するためのボタンである。承認者は、選択ボタン 1003で承認案件を選択した状態で、承認ボタン 1004か却下ボタン 1005を押す操作を行う。それにより、端末力応答データがワークフローサーバ装置に送信される。

[0042] ドロップダウンリスト 1006は、承認案件毎に設けられ、承認者が却下理由区分を指定するために用いる。ドロップダウンリスト 1006を操作すると、理由区分およびその説明のリスト 1006Aがドロップダウンし、いずれかの理由区分を承認者は選択することができる。却下ボタン 1005を押す操作を承認者がしたとき、この却下理由区分も、端末力もワークフローサーバ装置に送信される。

[0043] 図 11はワークフローサーバ装置として機能する管理コンピュータの処理手順の一例を説明するための図である。管理コンピュータは、起案者の端末から起案要求を受信すると (手順 1101)、承認案件のデータの入力フォームをその端末に送信する（手順 1102)。起案者の端末では、そのフォームに、承認案件のデータを入力する（手順 1103)。この際、起案者は、承認案件に起案理由区分を付与する。入力されたデータは、起案者の端末力も管理コンピュータに送信される（手順 1104)。データを受信すると、管理コンピュータは、そのデータに含まれる起案理由区分に関連付けられた重要度を承認案件重要度データベース力も読み出し (手順 1105)、読み出した重要度や受信したデータを起案情報データベースに書き込む (手順 1106)。

[0044] さらに承認案件に添付ファイルがある場合、起案者は、添付ファイルの参照先やその種類区分を入力する（手順 1107)。入力された添付ファイルに関するデータは、起案者の端末カゝら管理コンピュータに送信される（手順 1108)。添付ファイルに関するデータを受信すると、管理コンピュータは、そのデータに含まれる種類区分に関連付けられた重要度を添付ファイル重要度データベース力も読み出し (手順 1109)、読み出した重要度や受信したデータを添付ファイル管理データベースに書き込む（手順 1110)。添付ファイルが複数ある場合には、手順 1107乃至 1110が繰り返される。また添付ファイルのデータは、起案者の端末が承認案件のデータと一括して管理コンピュータに送信するようにしてもょ、。

[0045] 管理コンピュータは、承認者の端末力表示要求を受信すると (手順 1111)、その承認者が処理すべき対象案件を抽出する（手順 1112)。管理コンピュータは、それらの対象案件を重要度の高い順に配列し (手順 1113)、承認案件リストを作成する（手順 1114)。重要度が同じ案件があれば、それらは起案日の順に配列することができる。また承認案件に添付ファイルがある場合、添付ファイルもそれらの重要度の高い順に配列される。管理コンピュータは、表示要求を送信した端末に、その承認案件リストを送信する（手順 1115)。承認者の端末が承認案件リストを受信すると、そのリストを表示する。承認者は、そのリストに含まれる承認案件に対し承認するか却下するかを表す応答データを入力する。通常、承認者は、その承認案件の添付ファイルの内容を確認することで却下するかどうかを判断する。重要度の高、順に添付ファイルが配列されていれば、優先すべき添付ファイルから内容を確認することができ、承認案件を承認するか却下するかの判断を迅速且つ確実にすることが可能となる。承認案件を却下する場合には、その却下理由区分も入力される（手順 1116)。入力された応答データや却下理由区分は、承認者の端末から管理コンピュータに送信される (手順 1117)。

[0046] 管理コンピュータは、承認者の端末から応答データを受信すると、その応答データにしたがって承認者情報データベースにデータを書き込む。また管理コンピュータは、却下理由区分に関連付けられた重要度を承認案件重要度データベース力読み出し (手順 1118)、対象案件の重要度に、読み出した重要度を加算することにより、起案情報データベースに記憶された当該案件のデータを更新する（手順 1119)。

[0047] 管理コンピュータは、記憶装置に格納された管理プログラムの指令にしたがって上述のような手順を実行する。これによつて、承認案件を重要度の高い順に配列した承認案件リストが承認者の端末に表示される。したがって、承認案件が多数ある場合でも、優先すべき承認案件から承認者が処理することが可能となる。

[0048] 上述の実施の形態で利用した管理プログラムは、インターネットなどの電気通信回線を用いたり、コンピュータ読み取り可能な記録媒体に格納したりすることで、関係者や第三者に提供することができる。例えばプログラムの指令を電気信号や光信号、磁気信号などで表現し、その信号を搬送波に載せて送信することで、同軸ケーブルや銅線、光ファイバのような伝送媒体でそのプログラムを提供することができる。またコンピュータ読取可能な記録媒体としては、 CD— ROMや CD— R、 CD-RW, DVD— ROM, DVD-RAM, DVD-R, DVD— RWなどの光学メディアや、フレキシブノレディスクのような磁気メディア、フラッシュメモリや RAMのような半導体メモリを利用することがでさる。

[0049] 上述した実施の形態は本発明の技術的範囲を制限するものではなぐ既に記載したもの以外でも、本発明の範囲内で種々の変形や応用が可能である。例えば、上述の実施の形態のように添付ファイルの種類区分に応じて添付ファイルの重要度を定める代わりに、承認案件の重要度に応じて添付ファイルの重要度を定めるようにしてちょい。

[0050] 承認案件の重要度に応じて添付ファイルの重要度を定める場合、管理コンピュータ力添付ファイル重要度抽出部および添付ファイル重要度データベースを備える必要がなくなる。この場合、承認案件データ処理部は、添付ファイルの重要度に、承認案件の重要度と同じ値を加算して書き込む。

[0051] さらに、承認案件の重要度と同様、添付ファイルの重要度を更新するようにしてもよい。データ更新部は、応答データが却下を表す場合、応答データ受信部により受信された却下理由区分に関連付けられた重要度を承認案件重要度データベースから読み出すと、読み出した重要度を添付ファイルの重要度にも加算して更新する。却下が繰り返されると、承認案件と同様に、その添付ファイルの重要度の値も増加することになる。例えば却下理由区分力 S「l」で 3回却下されたとすると、最後の却下後における当該添付ファイルの重要度には重要度「10」が 3回加算されていることになる。またこの場合、却下回数が同じでも、各回の却下理由が異なれば、添付ファイルの重要度が相違することになる。却下理由区分力 S「l」で 2回却下されてから、却下理由区分が「2」で 1回却下された場合には、最後の却下後における当該添付ファイルの重要度には重要度「10」が 2回、重要度「6」が 1回加算されて、ることになる。

[0052] 添付ファイルの重要度を定める場合、過去の実績データも利用することができる。

例えば部品の設定変更を行うようなとき、添付ファイルは、複数の承認案件に対して繰り返し使用されることがある。また過去に使用された添付ファイルを一部変更して他の承認案件に使用することもある。添付ファイルの重要度を新たに定めるとき (新たな承認案件に既存の添付ファイルを利用するとき）、その添付ファイルの過去の重要度を利用すれば、繰り返し使用される添付ファイルの重要度を高めることができる。特に、却下の繰り返された承認案件の添付ファイルは却下時の更新により重要度が増加しているから、それだけ他の添付ファイルより優先的に表示される。

[0053] 過去の重要度を利用するために、管理コンピュータは、起案者の端末から受信したデータと添付ファイルの名称や参照先が一致する添付管理データを添付ファイル管理データベース力も検索する。名称や参照先のほか、添付ファイルの文書コードその他の添付ファイルを特定する特定データが一致する添付管理データを添付ファイル管理データベース力も検索するようにしてもよい。管理コンピュータは、検索した添付管理データに含まれる識別データと一致する承認案件のデータ (検索した添付管理データに含まれる起案番号を含む承認案件のデータ）を起案情報データベースから検索する。管理コンピュータは、検索により得た承認案件のデータのうち、起案日が最近のデータを抽出し、起案日が最も新しい承認案件データ力識別データを取得する。管理コンピュータは、検索により得た添付管理データから、取得した識別データを含む添付管理データを抽出し、その添付管理データ力重要度を取得する。例えば管理コンピュータの承認案件データ処理部がこのようにして過去の重要度を取得し、その重要度に、承認案件の重要度と同じ値を加算する。その値を添付ファイルの新たな重要度として添付ファイル管理データベースに書き込む。

[0054] 上述のように添付ファイルの重要度を定める場合、添付ファイルが承認案件に新たに利用される度に添付ファイルの重要度が増加して、その添付ファイルの重要度が累積される。このため、承認案件の重要度に応じて添付ファイルの重要度を定める場合でも、複数の添付ファイルの重要度が過去の利用状況によって変化することになる

[0055] なお、承認案件の重要度に応じて添付ファイルの重要度を定める場合だけでなぐ添付ファイル重要度データベースカゝら重要度を読み出す場合でも、添付ファイルの重要度に過去の重要度の累積値を反映するようにしてもよい。この場合、承認案件データ処理部は、取得した過去の重要度に、添付ファイル重要度データベースから読み出した重要度を加算して、添付ファイルの新たな重要度を計算する。添付フアイルの新たな重要度を添付ファイル管理データベースに書き込む。

[0056] 図 12はワークフローサーバ装置として機能する管理コンピュータの処理手順に関し別の例を説明するための図である。この処理手順では、上述のように過去の重要度に基づいて添付ファイルの重要度を計算するとともに、承認案件が却下された際に、承認案件だけでなく添付ファイルの重要度を更新する。

[0057] 管理コンピュータは、図 11の手順と同様に、起案者の端末からデータを受信すると

(手順 1101乃至 1104)、そのデータに含まれる起案理由区分に関連付けられた重要度を承認案件重要度データベース力読み出し (手順 1105)、読み出した重要度や受信したデータを起案情報データベースに書き込む (手順 1106)。

[0058] さらに承認案件に添付ファイルがある場合、入力された添付ファイルに関するデータは、起案者の端末力も管理コンピュータに送信される（手順 1107、 1108)。添付フアイルに関するデータを受信すると、管理コンピュータは、上述のようにして、起案日が最も新しい承認案件データの識別データを含む添付管理データから当該添付ファィルの過去の重要度を取得する（手順 1201)。管理コンピュータは、その過去の重要度に、手順 1105で読み出した重要度を加算して、その添付ファイルを当該承認案件に利用する場合の重要度を計算する (手順 1202)。管理コンピュータは、計算した重要度や受信したデータを添付ファイル管理データベースに書き込む（手順 11 10)。添付ファイルが複数ある場合には、手順 1107乃至 1110が繰り返される。また添付ファイルのデータは、起案者の端末が承認案件のデータと一括して管理コンビユータに送信するようにしてもょ、。

[0059] 管理コンピュータは、承認者の端末力表示要求を受信すると (手順 1111)、承認案件リストを作成し、その端末に送信する（手順 1112乃至 1115)。承認案件に添付ファイルがある場合、添付ファイルもそれらの重要度の高い順に配列される。添付フアイルの重要度を過去の重要度力計算していれば、その添付ファイルが利用されているほど、重要度が増加していることになり、承認案件リスト上で優先的に表示される。このため、承認者は、その添付ファイルを他のファイルと容易に区別して注意を払うことができる。

[0060] 承認者が承認案件を却下する場合には、その却下理由区分も入力され (手順 111 6)、入力された応答データや却下理由区分は、承認者の端末から管理コンピュータに送信される（手順 1117)。

[0061] 管理コンピュータは、承認者の端末から応答データを受信すると、その応答データにしたがって承認者情報データベースにデータを書き込む。また管理コンピュータは、却下理由区分に関連付けられた重要度を承認案件重要度データベース力読み出し (手順 1118)、対象案件の重要度に、読み出した重要度を加算することにより、起案情報データベースに記憶された当該案件のデータを更新する（手順 1119)。

[0062] さらに管理コンピュータは、却下された承認案件の識別データを含む添付管理データの重要度に、手順 1118で読み出した重要度を加算して、添付ファイル管理データベースに記憶された当該添付管理データを更新する（手順 1203)。添付フアイルが複数ある場合には、各添付ファイルについて手順 1203が行われる。このようにすれば、却下の原因となった可能性のある添付ファイルの重要度を増やして優先的に表示することが可能となる。

[0063] 図 13はワークフローサーバ装置の機能的構成に関する別の例を説明するための図である。この例では、管理コンピュータ 301は、添付ファイル重要度抽出部および添付ファイル重要度データベースを備えていない。し力しながら、上述のように添付ファイルの重要度の累積値を計算することによって、添付ファイルの重要度を添付フアイル毎に定めることができる。

[0064] また管理コンピュータ 301は、参照要求受信部 1301および参照データ送信部 130 2をさらに備える。参照要求受信部 1301は、起案者の端末などから、承認者情報データベース 314に記憶された履歴データの参照要求を受信する。参照データ送信部 1302は、要求された履歴データの起案番号を承認者情報データベース 314から抽出し、その起案番号に対応する添付ファイルの重要度を添付ファイル管理データべース 313から抽出する。参照データ送信部 1302は、参照要求を送信した端末に、その抽出した添付ファイルの重要度を参照データとして送信する。

[0065] 参照要求受信部 1301は、承認者情報データベース 314の承認履歴データ力も要求された履歴データの起案番号を検索する代わりに、起案情報データベース 311のリリース済のデータ (起案の履歴データ)から要求された履歴データの起案番号を検索するよう〖こしてもよい。この場合、参照データ送信部 1302は、起案情報データべース 311から抽出した起案番号に対応する添付ファイルの重要度を添付ファイル管理データベース 313から読み出して、読み出した添付ファイルの重要度を参照データとして送信する。

[0066] このようにして端末側で履歴データを参照することにより、承認案件を起案する際などに、どの添付ファイルの重要性が高いかといつた情報をユーザが把握することができる。その情報を参考にすることで、そのユーザは、起案する承認案件が却下される恐れを低減することが可能となる。

[0067] 図 14はリリース済案件の検索フォームの具体例を示す図である。この検索フォーム 1401は、ワークフローサーバ装置が参照要求を受信すると、その参照要求を行った端末に送信する。検索フォーム 1401は、検索条件指定欄 1402および検索結果リスト表示欄 1403を備える。

[0068] 検索条件指定欄 1402は、リリース済案件を検索する条件を指定するのに用いる。

ここでは、リリース日および起案者を検索条件として指定することができる。また、検索実行を指示するための検索ボタン 1404や、検索条件をクリアするためのクリアボタン 1405を有している。 [0069] 検索結果リスト表示欄 1403は、例えば図 10の承認案件リストと同様の項目に加え、リリース日を承認案件毎に表示する。この検索結果リスト表示欄 1403でも、各承認案件について、重要度の高い順に添付ファイルの名称が上力も配列されている。さらに、この検索結果リスト表示欄 1403では、添付ファイルの重要度のデータ 1406を添付ファイルごとに表示して、る。

[0070] ユーザは、この重要度のデータ 1406を起案時などに参照することで、重要度の高 V、添付ファイルを容易に把握することができる。添付ファイルが複数の承認案件で用いられていたり、承認案件が繰り返し却下されていたりするような場合、その添付ファィルの重要度が増加する。この場合、その添付ファイルが優先的に表示されること〖こより、ユーザは重要または注意の必要な添付ファイルを他のファイルと容易に区別することがでさる。

[0071] なお、添付ファイルの重要度を抽出して端末に送信する代わりに、またはそれに加えて承認案件の却下回数を抽出して端末に送信するようにしてもよい。却下回数は、起案番号に基づいて、起案情報データベース 311から抽出することができる。さらに添付ファイルの重要度を更新する場合に、却下理由区分に関連付けられた重要度に代えて、応答データが却下を表すとき、一定の値を加算することにより添付ファイルの重要度を更新するようにしてもよい。このようにしても、却下が繰り返されると、その添付ファイルの重要度の値が増加することになる。

[0072] また過去の却下回数は、添付ファイルの重要度を定めるのにも利用することができる。例えば、管理コンピュータは、起案者の端末から受信したデータと添付ファイルの特定データが一致する添付管理データを添付ファイル管理データベース力検索する。管理コンピュータは、検索した添付管理データに含まれる起案番号を有する承認案件のデータを起案情報データベースから検索する。管理コンピュータは、検索により得た承認案件のデータ力却下回数を抽出し、抽出した却下回数を総計する。管理コンピュータは、承認案件の重要度と同じ値や添付ファイル重要度データベース力読み出した重要度に、その総計値に比例した値を加算する。その加算値を添付ファイルの新たな重要度として添付ファイル管理データベースに書き込む。このようにすれば、添付ファイルの過去の利用状況や承認案件の却下状況を当該添付フアイルの重要度に反映することができる。

[0073] また上述の実施の形態では、起案理由区分と却下理由区分の両方に対して承認案件重要度データベースを用いたが、起案理由区分と却下理由区分に対して別々のデータベースを用意するようにしてもよ、。

[0074] また上述の実施の形態では、起案日の相違にかかわらず、重要度が異なれば、重要度の大きい承認案件を他よりも優先的に表示していた。し力しながら、重要度の相違が一定範囲内にある承認案件をグループィ匕し、そのグループ内にある承認案件間については、重要度の相違にかかわらず、起案日や作成日の早い承認案件を優先的に表示するようにしてもよい。この場合、複数のグループは、重要度の大きい順に配列する。例えば重要度を「高」、「中」、「低」の 3つに区分する。「高」区分に属する承認案件は、「中」区分や「低」区分に属する承認案件より優先的に表示し、同一区分に属する承認案件は起案日や作成日の早い順に配列する。このようにしても、重要度の高い承認案件は原則的に優先して表示され、ユーザが他と区別することができる。

[0075] さらにユーザによって、重要度の高い順に承認案件を表示するか、作成日の早い順に表示するかを切り替えるようにしてもよい。この場合、管理コンピュータは、重要度の高い順に表示するか作成日の早い順に表示するかを表すフラグをユーザのュ一ザ IDに関連付けて記憶するデータベースを備える。管理コンピュータは、例えば、予めユーザ IDやパスワードを用いてユーザを認証し、その後、承認案件リストの表示要求をそのユーザの端末力受信する。表示要求を受信すると、管理コンピュータは、そのユーザに関連付けられたフラグの値をデータベース力も読み出し、重要度の高い順に承認案件を表示するか作成日の早い順に表示するかを決定する。重要度の高い順に承認案件を表示することを決定した場合、管理コンピュータは、上述のようして重要度の高い順に承認案件を承認案件リストに上力配列する。一方、作成日（起案日）の早い順に承認案件を表示することを決定した場合、管理コンピュータは、起案情報データベースの起案日が新しい承認案件力順に承認案件リストに上から配列する。

[0076] このようにすれば、承認案件が多数になる責任者に対しては重要度の高、順に表示して経営損失の発生や拡大を回避しつつ、承認案件の少な、ユーザに対しては作成順序にしたがって承認案件を表示することができる。ユーザによって表示方法を切り替える代わりに、ユーザの属するグループや、ユーザの役職やその他の属性によって、上述のように表示方法を切り替えるようにすることもできる。その場合、管理コンピュータが、ユーザの属するグループのグループ IDをそのユーザのユーザ IDに関連付けるデータや、上述のフラグをグループ IDに関連付けるデータを記憶するようにすればよい。またユーザの属性データをユーザ IDに関連付けるデータや、上述のフラグを属性データに関連付けるデータを記憶するようにすればょ、。

[0077] さらに承認案件リストに含まれる承認案件の件数によって表示方法を切り替えることもできる。例えば承認案件の件数が一定値以上の場合、管理コンピュータは、重要度の高い順に承認案件を配列し、一定値未満の場合、起案日の早い順に承認案件を配列する。

[0078] また上述の実施の形態では、本発明を電子承認ワークフローシステムに適用した力これに限られるものではなぐ複数の端末に回送される回送データを管理するその他の回送データ管理システムに本発明を適用することも可能である。

産業上の利用可能性

[0079] 本発明によれば、重要な回送データを優先的に処理することができ、電子承認ヮークフローシステムにおけるデータ処理などに有用である。

Claims

請求の範囲

[1] 複数の端末に回送される回送データを管理する管理コンピュータを備えた回送データ管理システムであって、

前記管理コンピュータが、

回送データの作成要求を端末力受信する手段と、

前記作成要求を送信した作成要求端末から、回送データの識別データ、作成時期および作成理由区分を少なくとも受信する作成要求受信手段と、

回送データの作成理由区分に関連付けて回送データの重要度を記憶する第 1のケ' ~~タべ' ~~スと

前記作成要求端末力の受信データの作成理由区分に関連付けられた重要度を前記第 1のデータベースから読み出す手段と、

前記作成要求端末カゝら受信した識別データ、作成時期、および作成理由区分、ならびに前記読み出した重要度を含む回送データを記憶する第 2のデータベースと、回送データの表示要求を端末から受信する手段と、

要求された回送データを前記第 2のデータベース力読み出し、読み出した回送データの少なくとも識別データおよび作成時期を含む表示データを重要度の高い順に配列する表示データ配列手段と、

前記表示要求を送信した表示要求端末に、前記表示データ配列手段により配列した表示データを送信する手段と、

を備える回送データ管理システム。

[2] 前記管理コンピュータが、

前記回送データの添付データの種類区分に関連付けて当該添付データの重要度を記憶する第 3のデータベースと、

前記作成要求端末から、回送データの識別データ、その回送データの添付データの名称、格納場所および種類区分を少なくとも受信する手段と、

受信した種類区分に関連付けられた重要度を前記第 3のデータベース力読み出す手段と、

前記作成要求端末から受信した、回送データの識別データ、その回送データの添付データの名称、格納場所および種類区分、ならびに前記読み出した添付データの重要度を含む添付管理データを記憶する第 4のデータベースとをさらに備え、前記表示データ配列手段が、

要求された回送データの識別データを含む添付管理データを前記第 4のデータべース力読み出し、読み出した添付管理データの少なくとも名称を含む表示データを重要度の高い順に配列する請求項 1記載の回送データ管理システム。

[3] 前記管理コンピュータが、

前記表示要求端末から、回送データの識別データ、当該回送データを肯定するか否定するかを表す応答データ、および応答理由区分を少なくとも受信する手段と、応答理由区分に関連付けて応答データの重要度を記憶する第 5のデータベースと前記表示要求端末からの受信データに、回送データを否定する応答データが含まれている場合、前記受信データの応答理由区分に関連付けられた応答データの重要度を前記第 5のデータベースから読み出し、前記表示要求端末から受信した識別データを含む回送データの重要度に、読み出した重要度を加算して、前記第 2のデータベースに記憶した当該回送データを更新するデータ更新手段と

をさらに備える請求項 1記載の回送データ管理システム。

[4] 前記管理コンピュータが、

前記作成要求端末から、回送データの識別データ、その回送データの添付データの名称、および格納場所を少なくとも受信する手段と、

前記作成要求端末から受信した回送データの識別データ、その回送データの添付データの名称、格納場所および重要度を含む添付管理データを記憶する第 6のデータベースとをさらに備え、

前記表示データ配列手段が、

要求された回送データの識別データを含む添付管理データを前記第 6のデータべース力読み出し、読み出した添付管理データの少なくとも名称を含む表示データを重要度の高い順に配列する請求項 3記載の回送データ管理システム。

[5] 前記データ更新手段が、前記表示要求端末からの受信データに、回答データを否定する応答データが含まれてヽる場合、前記表示要求端末から受信した識別データを含む添付管理データの重要度に、前記第 5のデータベース力も読み出した重要度を加算して、前記第 6のデータベースに記憶した当該添付管理データを更新する請求項 4記載の回送データ管理システム。

[6] 前記管理コンピュータが、

前記表示要求端末から受信した回送データの識別データ、応答データおよび応答理由区分を含む履歴データを記憶する第 7のデータベースと、

前記作成要求端末から、前記履歴データの参照要求を受信する手段と、要求された履歴データの識別データを前記第 7のデータベース力抽出し、その識別データに対応する添付データの重要度を前記第 6のデータベースから抽出し、抽出した添付データの重要度を参照データとして前記作成要求端末に送信する手段とをさらに備える請求項 4記載の回送データ管理システム。

[7] 前記管理コンピュータが、

前記回送データの識別データ、その回送データの添付データの名称その他の添付データを特定する特定データ、格納場所、種類区分および重要度を含む添付管理データを記憶する第 8のデータベースと、

前記回送データの添付データの種類区分に関連付けて当該添付データの重要度を記憶する第 9のデータベースと、

前記作成要求端末から、回送データの識別データ、その回送データの添付データの特定データ、格納場所および種類区分を少なくとも受信する手段と、

受信した種類区分に関連付けられた重要度を前記第 9のデータベース力読み出す手段と、

前記作成要求端末から受信した、添付データの特定データに関連付けられた重要度を前記第 8のデータベースから読み出して前記添付データに対する過去の重要度の累積値を取得し、前記第 9のデータベース力読み出した重要度をその累積値に加算することにより前記添付データに対する重要度を計算する手段と、

前記作成要求端末から受信した、回送データの識別データ、その回送データの添付データの特定データ、格納場所および種類区分、ならびに前記計算した当該添付データに対する重要度を前記第 8のデータベースに書き込む手段とをさらに備え、前記表示データ配列手段が、

要求された回送データの識別データを含む添付管理データを前記第 8のデータべース力読み出し、読み出した添付管理データの表示データを重要度の高い順に配列する請求項 1記載の回送データ管理システム。

[8] 前記管理コンピュータが、

前記回送データの識別データ、その回送データの添付データの名称その他の添付データを特定する特定データ、格納場所、種類区分および重要度を含む添付管理データを記憶する第 10のデータベースと、

前記作成要求端末から受信した、添付データの特定データに関連付けられた重要度を前記第 10のデータベースから読み出して前記添付データに対する過去の重要度の累積値を取得し、前記第 1のデータベース力読み出した重要度をその累積値に加算することにより前記添付データに対する重要度を計算する手段と、前記作成要求端末から受信した、回送データの識別データ、その回送データの添付データの特定データ、格納場所および種類区分、ならびに前記計算した当該添付データに対する重要度を前記第 10のデータベースに書き込む手段とをさらに備え、前記表示データ配列手段が、

要求された回送データの識別データを含む添付管理データを前記第 10のデータベース力読み出し、読み出した添付管理データの表示データを重要度の高い順に配列する請求項 1記載の回送データ管理システム。

[9] 複数の承認者の端末に回送される承認案件のデータを管理する管理コンピュータを備えた電子承認ワークフローシステムであって、

前記管理コンピュータが、

承認案件の起案要求を端末から受信する手段と、

前記起案要求を送信した起案要求端末から、起案番号、起案時期および起案理由区分を少なくとも受信する手段と、

承認案件の起案理由区分に関連付けて承認案件の重要度を記憶する第 11のデータベースと、

前記起案要求端末力の受信データの起案理由区分に関連付けられた重要度を前記第 11のデータベースから読み出す手段と、

前記起案要求端末から受信した起案番号、起案時期および起案理由区分、ならびに前記読み出した重要度を含む承認案件データを記憶する第 12のデータベースと承認案件データの表示要求を端末から受信する手段と、

要求された承認案件データを第 12のデータベース力読み出し、読み出した承認案件データの少なくとも起案番号および起案時期を含む表示データを重要度の高い順に配列する表示データ配列手段と、

前記表示要求を送信した表示要求端末に、前記表示データ配列手段により配列した表示データを送信する手段と

を備える電子承認ワークフローシステム。

複数の端末に回送される回送データを管理するためのプログラムであって、回送データの作成要求を端末から受信する手段、

前記作成要求を送信した作成要求端末から、回送データの識別データ、作成時期および作成理由区分を少なくとも受信する作成要求受信手段、

回送データの作成理由区分に関連付けて回送データの重要度を記憶する第 1の了' ~~タべ' ~~ス、

前記作成要求端末力の受信データの作成理由区分に関連付けられた重要度を前記第 1のデータベース力読み出す手段、

前記作成要求端末カゝら受信した識別データ、作成時期、および作成理由区分、ならびに前記読み出した重要度を含む回送データを記憶する第 2のデータベース、回送データの表示要求を端末から受信する手段、

要求された回送データを前記第 2のデータベース力読み出し、読み出した回送データの少なくとも識別データおよび作成時期を含む表示データを重要度の高い順に配列する表示データ配列手段、

前記表示要求を送信した表示要求端末に、前記表示データ配列手段により配列した表示データを送信する手段、

としてコンピュータを機能させるための回送データ管理プログラム。

請求項 10記載の回送データ管理プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。