JP2009193470A - 電子承認ワークフローシステム - Google Patents

Abstract

【課題】複数の部門や職能に跨った承認案件の承認者を適切かつ簡便に定めることのできる電子承認ワークフローシステムを提供する。
【解決手段】電子承認ワークフローシステムは、起案理由や却下理由ごとに、部門別の重要度を記憶している。その部門別の重要度から、その承認案件の重要度を決定すると共に、承認者の属する部門を決定する。さらに承認案件の重要度から、承認者の属する階層を取得する。システムは、その決定した部門と取得した階層に基づいて、承認者を決定する。
【選択図】図１

Description

本発明は、複数の承認者の端末に回送される承認案件のデータを管理するための電子承認ワークフローシステムに関する。

電子承認ワークフローシステムでは、起案された承認案件のデータが複数の承認者の端末に順に回送される。承認案件を回送する回送ルートは、業務内容にしたがって承認者を配列することで予め定義される（例えば特許文献１参照）。
特開２００５−７８４２８号公報

企業や組織における承認案件の重要度はその部門や職能によって異なる。技術部門、工場部門、資材、および品質保証部門といった複数の部門のうち、技術部門や品質保証部門にとっては重要であっても、資材部門や工場部門にとっては重要でない承認案件もあれば、資材部門を除く技術部門、工場部門、品質保証部門で重要な承認案件もある。承認者を配列することで回送ルートを設定すると、このような部門別の重要度と回送ルートの関係が明らかでなくなる。さらに人事異動や組織変更があると、回送ルートの定義を承認者レベルで変更する必要が生じる。

本発明は、このような従来の技術における課題を鑑みてなされたものであり、複数の部門や職能間に跨った承認案件の承認者を適切かつ簡便に決定することのできる電子承認ワークフローシステムを提供することを目的とするものである。

上述の目的を達成するために、本発明の提供する電子承認ワークフローシステムは、複数の承認者の端末に回送される承認案件のデータを管理するコンピュータを備えた電子承認ワークフローシステムであって、前記コンピュータが、承認案件の起案要求を端末から受信する手段と、前記起案要求を送信した起案要求端末から、前記承認案件の起案理由の区分を表す起案理由コードを少なくとも受信する手段と、起案理由コードおよび当該起案理由コードに対する部門別の重要度を記憶する第１の記憶手段と、前記承認案件の起案識別コード、前記起案要求端末から受信した起案理由コード、および当該承認案件の重要度を含む起案データを記憶する第２の記憶手段と、承認者を識別する承認者識別コード、当該承認者の属する部門を表す部門コード、当該承認者の属する階層を表す階層コードを記憶する第３の記憶手段と、重要度、および当該重要度に対する階層コードを記憶する第４の記憶手段と、前記起案要求端末から受信した前記起案理由コードに対する部門別の重要度を前記第１の記憶手段から読み出し、前記第２の記憶手段に記憶した起案データの重要度に、読み出した重要度を加算する重要度設定手段と、前記第２の記憶手段に記憶した前記起案データの起案理由コードに対応する部門別の重要度を前記第１の記憶手段から読み出し、読み出した部門別の重要度から、承認者の属する部門を決定する部門決定手段と、前記第２の記憶手段に記憶した前記起案データの重要度に対応する階層コードを前記第４の記憶手段から取得する階層取得手段と、前記部門決定手段により決定した部門の識別コード、および前記階層取得手段により取得した階層コードに対応する承認者コードを前記第３の記憶手段から取得し、前記第２の記憶手段に記憶した前記起案データの起案識別コード、および取得した前記承認者コードを含む承認データを第５の記憶手段に記憶する承認データ作成手段とを備える。

他の態様によれば、本発明は、上述の電子承認ワークフローシステムとしてコンピュータを機能させるための電子承認プログラムを提供する。

以上の構成を採用することにより、複数の部門や職能間に跨った承認案件の承認者を適切かつ簡便に決定することができる。

以下、添付図面を参照して本発明の実施の形態について説明する。この実施の形態において、本発明は電子承認ワークフローシステムとして具体化される。

図１は本発明の実施の形態における電子承認ワークフローシステムの概要を説明するための図である。この例では、ワークフローが技術部門、工場部門、資材部門、および品質保証部門にまたがっている。起案者１０１は、承認案件のデータを端末で作成して起案する。ワークフローシステムは、複数の部門（職能）にまたがって各承認者１０２の端末にその承認案件のデータを回送する。各承認者１０２は、承認案件を承認するか却下する。承認者１０２がその承認案件を承認した場合、その案件は次の承認者１０２に回送される。承認者がその承認案件を却下した場合、その案件は起案者１０１に戻される。起案者１０１はその案件を修正するか廃案する。

このワークフローシステムでは、起案理由や却下理由によって部門ごとに重要度を与え、その重要度の合計にしたがって承認者１０２やその人数を動的に決定する。承認者１０２となる者は、複数の階層に分類されており、承認案件の重要度の合計が大きくなるに連れて、より高い階層に属する者の承認を必要とする。図の上段の例では、起案理由にしたがって、部門ごとに重要度が「１」ずつ与えられている。この承認案件の重要度は各部門の重要度を合計した「４」となっている。ワークフローシステムは、重要度の範囲と、承認者の属する階層との関係を示す重要度／階層テーブル１０３を備え、そのテーブル１０３によって各部門の承認者１０２を決定する。承認案件の重要度が「４」であれば、各部門について、「承認者１」を承認者１０２として決定する。

この承認案件が回送ルート中で却下されると、承認案件の重要度をワークフローシステムが更新する。却下理由が異なれば、重要度の与えられる部門やその値が異なる。その却下によって工場部門、品質保証部門に対する重要度に「１」がそれぞれ加算されると、この承認案件の重要度の合計は「６」となる。この場合、ワークフローシステムは、各部門に対して、「承認者１」だけでなく、「承認者１」より高い階層に属する「承認者２」も承認者１０２として決定する。このようにしてワークフローシステムは、起案理由や却下理由によって承認者１０２やその人数を決定または変更する。さらに、同じ承認案件でも、承認・却下状況によって承認者を動的に異ならせることができる。

図２は本実施の形態における電子承認ワークフローシステムの全体構成を説明するための図である。この電子承認ワークフローシステムでは、ワークフローサーバ装置２０１が、起案者の端末２０２や、承認者の端末２０３乃至２０６とネットワーク２０７を通じて接続されている。ワークフローサーバ装置２０１は、複数の承認者の端末２０３乃至２０６に回送される承認案件のデータを管理する。端末２０３乃至端末２０６はそれぞれ、例えば技術部門、工場部門、資材部門、および品質保証部門に属する承認者の端末である。またネットワーク２０７には、文書サーバ装置２０８も接続されている。この文書サーバ装置２０８は、承認案件のデータに添付される図面や仕様書などの文書ファイルを管理する。なお、起案者の端末や承認者の端末という区別は説明の便宜上のものであり、特定の端末のユーザが必ず起案者や承認者である必要はない。

図３はワークフローサーバのハードウェア構成の一例を説明するための図である。ワークフローサーバ装置２０１には、一台または複数台の汎用コンピュータを用いることができる。この例では、一台の汎用コンピュータ３０１を用いている。コンピュータ３０１は、ＣＰＵ３０２やバス３０３を備えている。ＣＰＵ３０２はバス３０３を通じてＲＯＭ３０４やＲＡＭ３０５と接続される。ＲＯＭ３０４に記憶されたプログラムの指令に従ってコンピュータ３０１が起動すると、ＣＰＵ３０２はＲＡＭ３０５上でＯＳ３０６の一部または全部を動作させる。バス３０３には通信インターフェイス３０７も接続されている。通信インターフェイス３０７は、ネットワーク２０７を通じてコンピュータ３０１を端末２０２乃至２０６や文書サーバ装置２０８に接続する。

またバス３０３には、記憶装置の一つとして、ＨＤＤ３０８も接続されている。ＨＤＤ３０８は、このコンピュータ３０１でワークフローサーバ装置２０１の機能を実現するための管理プログラム３０９のファイルを格納している。ＣＰＵ３０２は、その管理プログラム３０９のファイルをコンピュータ３０１の起動時にＨＤＤ３０８から読み出し、ＲＡＭ３０５上でその管理プログラム３０９を動作させる。ＨＤＤ３０８は、管理プログラム３０９のファイルのほか、重要度テーブル３１０や、起案データベース３１１、承認者データベース３１２、重要度／階層テーブル３１３、承認データベース３１４を記憶する。

図４は重要度テーブルのデータ構成の一例を示す図である。重要度テーブルは、起案者が選択し得る起案理由コードを複数格納している。起案理由コードは、承認案件の起案理由の区分を表し、数値データで与えることができる。この例では、「０１」乃至「０６」の６つの起案理由コードを格納している。

重要度テーブルは、その起案理由コードごとに、当該起案理由の説明および部門別の重要度のデータを格納する。起案理由の説明は、「設計品質対応」や「仕入先変更」などテキストデータとして与えることができる。部門別の重要度は、承認案件の重要性を表す数値データで与えることができる。重要度の値が大きいほど、承認案件の重要性が増す。部門別の重要度は、ここでは、技術部門、資材部門、工場部門、品質保証部門の４つの部門別に与えられている。例えば起案理由コード「０１」のレコードは、技術部門および品質保証部門の重要度として「１」、資材部門および工場部門の重要度として「０」を含む。

図５は起案データベースのデータ構成の一例を示す図である。起案データベースは、起案を識別する起案識別コードとして起案番号ごとに起案データを格納する。起案データは、起案番号のほか、起案日、起案理由コード、重要度、起案者氏名のデータを含む。起案日は承認案件の起案の日付を表す。起案データベースにおける起案理由コードは、起案者によってその承認案件に対し付与された起案理由を表す。起案データベースにおける重要度は、その承認案件に対する重要度を表す。起案者氏名は、その承認案件の起案者の氏名を表すテキストデータである。

図６は承認者データベースのデータ構成の一例を示す図である。承認者データベースは、部門コードおよび承認者コードの組み合わせごとに、承認者氏名および階層コードのデータを含む。部門コードは、部門を識別するコードであり、ここではテキストデータで与えている。承認者コードは、部門内の承認者を識別するためのコードであり、ここでは３桁の数値データである。部門コードおよび承認者コードの組み合わせによって、複数の部門を有する企業や組織全体における承認者を識別することができる。承認者氏名は、承認者の氏名を表すテキストデータである。階層コードは、その承認者が属する階層を表すコードであり、数値データによって与えることができる。ここでは、４つの階層に対応して「１」から「４」の整数値が用意されており、階層コードの数値が大きいほど、階層が高くなる。

承認者データベースによって、企業や組織における承認者は複数の階層に分類される。その階層は、担当者、係長、課長、部長、経営者といった役職に応じて定めることができる。例えば「技術」部門に属する承認者コード「００１」の「アさん」は階層コードが「１」であり、「技術」部門に属する承認者コード「００２」の「イさん」は階層コードが「２」である。「アさん」よりも、「イさん」の方が高い階層に属する。「経営者」は全ての部門を統括するものとして、「技術」部門や「品質保証」部門といった組織的な部門とは別個に部門コードを与えることができる。この場合、「経営者」の「ラさん」が属する階層コードは「４」であり、その企業で最も高い階層となる。

図７は重要度／階層テーブルのデータ構成の一例を示す図である。重要度／階層テーブルは、重要度の範囲を表す下限値および上限値の組み合わせごとに、階層コードを格納する。重要度の値は、この実施の形態では、０から９９９９の範囲で与えられ、１から９９９９の範囲を４つに区分している。重要度の値が「１」以上「５」以下の範囲に対しては、最も低い階層を表す階層コード「１」が格納されている。重要度の値が「６」以上「１０」以下の範囲に対しては、次に低い階層を表す階層コード「２」が格納されている。重要度の値が「１１」以上「１５」以下の範囲に対しては、２番目に高い階層を表す階層コード「３」が格納されている。重要度の値が「１６」以上「９９９９」以下の範囲に対しては、階層コード「３」に加えて、最も高い階層を表す階層コード「４」が格納されている。この重要度／階層テーブルによって、承認案件の重要度が高ければ、より高い階層の承認者の承認が必要とされることになる。

図８は承認データベースのデータ構成の一例を示す図である。承認データベースは、起案データベースに登録されている起案番号ごとに承認データを格納する。承認データは、起案番号のほか、部門コード、承認者コード、および却下理由コードを含む。部門コードおよび承認者コードの組み合わせによって、その承認案件の承認または却下を行った承認者を識別する。却下理由コードは、承認者によってその承認案件が却下されたときの理由を表し、数値データによって与えることができる。この実施の形態では、却下理由コードは、起案理由コードと同一となっている。却下理由コードの値が承認者によって付与されたとき、重要度データベースから、その却下理由コードに対応する部門別の重要度を得ることができる。しかしながら、却下理由コードを起案理由コードとは別個にし、起案理由コードおよび却下理由コードそれぞれに対して重要度データベースを設けるようにしてもよい。

図９はワークフローサーバ装置の機能的構成の一例を説明するための図である。コンピュータ３０１は、管理プログラム３０９の指令にしたがって、上述のようなテーブル３１０、３１３、データベース３１１、３１２、３１４に対して入出力を行い、ワークフローサーバ装置２０１として承認案件のデータを管理する。ワークフローサーバ装置２０１としてのコンピュータ３０１は、起案処理部９０１、重要度設定部９０２、部門決定部９０３、階層取得部９０４および承認データ作成部９０５を備える。

起案処理部９０１は、承認案件の起案要求を起案者の端末２０２から受信する。起案要求を受けると、起案処理部９０１は、承認案件のデータを起案者が入力するためのフォームを端末に送信する。起案者は、起案日、起案理由コードといったデータをそのフォームに入力する。これにより、起案者の端末２０２からコンピュータ３０１に、起案日、起案理由コードといったデータが送信される。起案処理部９０１は、これらのデータを受信する。起案処理部９０１は、端末２０２からデータを受信すると、そのデータに対して起案番号を付与し、その起案番号、受信した起案日および起案理由コードならびに重要度を含む起案データを起案データベース３１１に書き込む。起案番号は受付順に連番で付与することができる。重要度の値としては、このとき「０」を書き込むことができる。

重要度設定部９０２は、端末２０２から受信した起案理由コードに対応する部門別の重要度を重要度テーブル３１０から読み出す。例えば起案理由コードが「１」であれば、「技術」部門および「品質保証」部門に対する重要度の値として「１」をそれぞれ読み出し、「資材」部門および「工場」部門に対する重要度の値として「０」をそれぞれ読み出す。重要度設定部９０２は、部門別の重要度を読み出すと、起案処理部９０１が起案データベース３１１に書き込んだ起案データの重要度に、読み出した重要度を加算する。ここでは、重要度設定部９０２は、部門別の重要度の合計値を起案データの重要度に書き込む。上述のように部門別の重要度を読み出していれば、その合計値「２」を起案データの重要度に書き込む。

部門決定部９０３は、起案データベース３１１に書き込んだ起案データの起案理由コードに対応する部門別の重要度を重要度テーブル３１０から読み出し、読み出した部門別の重要度から重要度の与えられた部門を特定し、承認者の属する部門として、その特定した部門を決定する。この実施の形態では、部門別の重要度に対して部門コードをそれぞれ記憶しており、部門決定部９０３は、重要度が１以上の部門コードを抽出することで、承認者の属する部門を決定する。起案理由コードが「０１」であれば、４つの部門のうち、対応する重要度が１以上の「技術」部門および「品質保証」部門を承認者の属する部門として決定する。起案理由コードが「０２」であれば、「資材」部門を承認者の属する部門として決定する。

階層取得部９０４は、起案データベース３１１に書き込んだ起案データの重要度に対応する階層コードを重要度／階層テーブル３１３から取得する。起案データベース３１１に書き込んだ起案データの重要度が「２」であれば、重要度の上限値が「１」以上で下限値が「５」以下の範囲内にその値があるので、階層取得部９０４は、その範囲に対応する階層コードとして「１」を取得する。

承認データ作成部９０５は、部門決定部９０３により決定した部門の部門コード、および階層取得部９０４により取得した階層コードに対応する承認者コードを承認者データベース３１２から取得し、起案データベース３１１に書き込んだ起案データの起案番号、当該部門コード、および取得した承認者コードを承認データベース３１４に書き込む。起案番号「０００１」の起案データに対して、部門コードとして「技術」を、階層コードとして「１」を得ていれば、承認者データベース３１２から、承認者コードとして「００１」を取得することができる。この場合、承認データ作成部９０５は、起案番号として「０００１」、部門コードとして「技術」、承認者コードとして「００１」を含む承認データを作成し、その承認データを承認データベース３１４に書き込む。

ワークフローサーバ装置２０１は、このように部門別または職能別の重要度にしたがって承認者を決定することで、複数の部門や職能間に跨った承認案件の承認者を適切かつ簡便に抽出する。

表示要求処理部９０６は、承認案件データの表示要求を承認者の端末２０３乃至２０６から受信する。この要求には、例えば承認者の部門コードおよび承認者コードが含まれる。表示要求処理部９０６は、承認データベース３１４から、その部門コードおよび承認者コードの組み合わせに対応する承認データを抽出し、その承認データから起案番号を特定する。

表示要求処理部９０６は、表示要求を送信した承認者の端末に、特定した起案番号に対する承認案件リストを送信する。承認者の端末は、表示要求処理部９０６から受信した承認案件リストを表示する。承認者は、この承認案件リストで承認案件を一覧し、各承認案件を承認するか却下するかを決定する。

ワークフローサーバ装置２０１としてのコンピュータ３０１は、応答データ処理部９０７をさらに備えることもできる。応答データ処理部９０７は、表示要求を送信した承認者の端末から、承認案件リストに含まれる承認案件の起案番号や部門コード、承認者コード、その承認案件を承認するか却下するかを表す応答データを受信する。「承認」か「却下」を承認者が入力するためのボタン等を承認案件リストに設けておけば、この応答データを得ることができる。応答データ処理部９０７は、承認案件が却下される場合、その却下理由の区分を表す却下理由コードも受信する。応答データ処理部９０７は、応答データを受信すると、受信した起案番号、部門コード、承認者コードを含む承認データを承認データベース３１４から検索し、検索した承認データに、その応答データや却下理由コードを書き込む。例えば起案番号として「０００１」、部門コードとして「品証」、「承認者コード」として「００２」を受信すると、承認データベース３１４に記憶された承認データのうち、受信データに対応する承認データに、却下理由コードとして「０５」を書き込む。

重要度設定部９０２は、承認データベース３１４に却下理由コードが書き込まれると、その却下理由コードに対応する部門別の重要度を重要度テーブル３１０から読み出す。重要度設定部９０２は、起案データベース３１１に記憶した起案データのうち、受信データに対応する承認データの起案番号を含む起案データの重要度に、読み出した重要度を加算する。部門別の重要度をすべて加算するので、部門別の重要度を合計することになる。例えば却下理由コードの値が「０５」であれば、その却下理由コードに対応して、「技術」部門、「工場」部門および「品質保証」部門に対し重要度として「１」を読み出し、「資材」部門に対し重要度として「０」を読み出す。この場合、起案データの重要度には、重要度の合計値である「３」が加算される。もとの値が「４」であれば、加算によって重要度の値は「７」になる。このように承認案件が却下されると、起案データの重要度が増加する。

部門決定部９０３は、却下理由コードに対応する部門別の重要度を加算することにより起案データの重要度が更新されると、当該却下理由コードに対応する部門別の重要度を重要度テーブル３１０から読み出し、読み出した部門別の重要度から、承認者の属する部門を決定する。この決定は、起案時と同様に行うことができる。ただし起案時と却下時とで部門が重複している場合には、重複している部門を複数決定する必要はない。例えば起案時にも却下時にも「技術」部門に１以上の重要度が与えられている場合には、承認者の属する部門として「技術」部門を一つ決定する。起案時に「技術」、「品質保証」部門に重要度が与えられ、却下時に「技術」、「工場」、「品質保証」部門に重要度が与えられていれば、部門決定部９０３は、承認者の属する部門として、「技術」部門、「工場」部門および「品質保証」部門を決定する。「技術」部門および「品質保証」部門は起案時にも却下時にも重要度が与えられているが、重複して抽出しない。

階層取得部９０４は、起案データの重要度が更新されると、更新された重要度に対応する階層コードを重要度／階層テーブル３１３から取得する。更新された重要度の値が「７」であれば、上限値が「６」以上で下限値が「１０」以下の範囲内にその値があるので、階層取得部９０４は、その範囲に対応する階層コードとして「２」を取得する。

承認データ作成部９０５は、起案時と同様に、部門決定部９０３により決定した部門の部門コード、および階層取得部９０４により取得した階層コードに対応する承認者コードを承認者データベース３１２から取得し、受信した起案番号、決定した部門コード、および取得した承認者コードを承認データベース３１４に書き込む。起案番号「０００１」に対して、部門コードとして「技術」を、階層コードとして「２」を得ていれば、承認者データベース３１２から、承認者コードとして「００２」を取得することができる。この場合、承認データ作成部９０５は、起案番号として「０００１」、部門コードとして「技術」、承認者コードとして「００２」を含む承認データを作成し、その承認データを承認データベース３１４に書き込む。

このようにワークフローサーバ装置は、却下や承認の状況によって、承認案件の重要度を更新し、その更新によって承認者や承認者の人数を動的に決定することができる。却下や承認の状況によって承認案件の重要度が高まれば、より高い階層に属する者が承認者として決定されるため、重要な承認案件に対して、経営的な視点を的確に反映することができる。

図１０は承認案件リストの具体例を示す図である。この承認案件リスト１００１は、承認者の端末から要求を受けると、ワークフローサーバ装置がその端末に送信する。承認案件リスト１００１は、対象承認者が処理する承認案件の一覧を表示するためのテーブル１００２、選択ボタン１００３、承認ボタン１００４、却下ボタン１００５、却下理由コードのドロップダウンリスト１００６を備える。

テーブル１００２は、起案番号、起案の説明、起案者、起案日、添付ファイルといった表示項目を承認案件毎に表示する。このテーブル１００２には、上述のように決定した承認者の承認案件が起案日の古い順に上から配列されている。

選択ボタン１００３は、承認者が承認または却下する承認案件を選択するためのボタンであり、承認案件毎に設けられている。承認者は、マウスやキーボードのような入力装置を用いて選択ボタン１００３を操作することができる。この例では、起案番号「００１」および「００２」の承認案件が選択されている。

承認ボタン１００４および却下ボタン１００５は、選択された承認案件を承認するか却下するかを承認者が指示するためのボタンである。承認者は、選択ボタン１００３で承認案件を選択した状態で、承認ボタン１００４か却下ボタン１００５を押す操作を行う。それにより、端末から応答データがワークフローサーバ装置に送信される。

ドロップダウンリスト１００６は、承認案件毎に設けられ、承認者が却下理由コードを指定するために用いる。ドロップダウンリスト１００６を操作すると、却下理由コードおよびその説明のリスト１００６Ａがドロップダウンし、いずれかの却下理由コードを承認者は選択することができる。却下ボタン１００５を押す操作を承認者がしたとき、この却下理由コードも、端末からワークフローサーバ装置に送信される。

図１１はワークフローサーバ装置として機能する管理コンピュータの処理手順の一例を説明するための図である。管理コンピュータは、起案者の端末から起案要求を受信すると（手順１１０１）、承認案件のデータの入力フォームをその端末に送信する（手順１１０２）。起案者の端末では、そのフォームに、承認案件のデータを入力する（手順１１０３）。この際、起案者は、承認案件に起案理由コードを付与する。入力されたデータは、起案者の端末から管理コンピュータに送信される（手順１１０４）。データを受信すると、管理コンピュータは、その承認案件に起案番号を付与し、その起案番号や、受信した起案理由コードを含む起案データを起案データベースに書き込む。管理コンピュータは、その起案理由コードに対応する部門別の重要度を重要度テーブルから読み出し、書き込んだ起案データの重要度に、読み出した部門別の重要度を全て加算して重要度の値を設定する（手順１１０５）。

起案データの重要度の値を設定すると、管理コンピュータは、重要度テーブルから読み出した部門別の重要度から、重要度が１以上の部門の部門コードを抽出し、その起案データの起案番号について、承認者の属する部門の部門コードとして、抽出した部門コードを決定する（手順１１０６）。さらに管理コンピュータは、その起案番号を含む起案データの重要度に対応する階層コードを重要度／階層テーブルから取得する（手順１１０７）。

管理コンピュータは、その起案番号に対して、決定した部門コードおよび取得した階層コードの組み合わせに対応する承認者コードを承認者データベースから取得し、その起案番号、部門コード、承認者コードを含む承認データを作成する（手順１１０８）。このようにして管理コンピュータは、その承認案件に対し承認者を決定する。

承認者が承認案件リストを要求するとき、管理コンピュータは、その承認者の属する部門コードおよびその承認者の承認者コードを含む表示要求をその承認者の端末から受信する（手順１１０９）。管理コンピュータは、受信した部門コードおよび承認者コードに対応する承認データの起案番号を承認データベースから抽出する（手順１１１０）。管理コンピュータは、その起案番号を含む起案データを起案データベースから読み出し、読み出したデータから承認案件リストを作成する（手順１１１１）。管理コンピュータは、表示要求を送信した端末に、その承認案件リストを送信する（手順１１１２）。

承認者の端末が承認案件リストを受信すると、そのリストを表示する。承認者は、そのリストに含まれる承認案件に対し承認するか却下するかを表す応答データを入力する。承認案件を却下する場合には、その却下理由コードも入力される（手順１１１３）。入力された応答データや却下理由コードは、その承認案件の起案番号とともに、承認者の端末から管理コンピュータに送信される（手順１１１４）。

管理コンピュータは、承認者の端末から、起案番号や応答データ、却下理由コードを受信すると、その却下理由コードに対応する部門別の重要度を重要度テーブルから読み出す。管理コンピュータは、受信した起案番号を含む起案データの重要度に、読み出した部門別の重要度を全て加算して、その承認案件の重要度を更新する（手順１１１５）。管理コンピュータは、読み出した部門別の重要度から、重要度が１以上の部門の部門コードを抽出し、その起案番号に対し、承認者の属する部門の部門コードとして、抽出した部門コードを決定する（手順１１１６）。ただし、起案理由コードやそれ以前の却下理由コードに対応する部門コードと、受信した却下理由コードに対応する部門コードとが重複していても、その部門コードは、承認者の属する部門コードとしては一つとして扱われる。管理コンピュータは、その起案番号を含む起案データの重要度に対応する階層コードを重要度／階層テーブルから取得する（手順１１１７）。重要度の増加しその値が属する範囲が異なれば、より高い階層の階層コードが取得される。

管理コンピュータは、その起案番号に対して、決定した部門コードおよび取得した階層コードの組み合わせに対応する承認者コードを承認者データベースから取得し、その起案番号、部門コード、承認者コードを含む承認データを作成する（手順１１１８）。このようにして管理コンピュータは、却下状況によって承認者やその数を動的に決定することができる。

管理コンピュータは、記憶装置に格納された管理プログラムの指令にしたがって上述のような手順を実行する。これによって、複数の部門や職能間に跨る承認案件の承認者を適切かつ簡便に定めることができ、さらに、却下状況によって承認者やその数を動的に決定することが可能となる。

上述の実施の形態で利用した管理プログラムは、インターネットなどの電気通信回線を用いたり、コンピュータ読み取り可能な記録媒体に格納したりすることで、関係者や第三者に提供することができる。コンピュータ読取可能な記録媒体としては、ＣＤ−ＲＯＭやＣＤ−Ｒ、ＣＤ−ＲＷ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＡＭ、ＤＶＤ−Ｒ、ＤＶＤ−ＲＷなどの光学メディアや、フレキシブルディスクのような磁気メディア、フラッシュメモリやＲＡＭのような半導体メモリを利用することができる。

上述した実施の形態は本発明の技術的範囲を制限するものではなく、既に記載したもの以外でも、本発明の範囲内で種々の変形や応用が可能である。例えば起案データの重要度を部門別に与えるようにしてもよい。この場合、重要度設定部９０２は、起案データの対応する部門の重要度に、読み出した部門別の重要度を加算する。却下時にも、同様に、起案データの対応する部門の重要度に、読み出した部門別の重要度を加算する。これによって、部門別の重要度にしたがって承認者を決定することができる。また起案データに総合の重要度と部門別の重要度の両方を設けるようにしてもよい。この場合、総合の重要度には、読み出した部門別の重要度をすべて加算する。部門別の重要度には、対応する部門の読み出した重要度のみを加算する。このように部門別に重要度を加算することによって、部門別の重要度にしたがって承認者を動的に決定することができる。さらに重要度／階層テーブルを部門別に設け、部門ごとに階層コードを取得するようにしてもよい。

また上述の実施の形態では、起案理由コードと却下理由コードの両方に対して重要度テーブルを用いたが、起案理由コードと却下理由コードの対して別々のテーブルを用意するようにしてもよい。さらに承認案件が承認された場合にも、起案データの重要度を変更するようにしてもよい。

また上述の実施の形態では、承認者コードによって部門内における承認者を識別し承認者コードと部門コードとの組み合わせによって企業全体における承認者を識別したが、これに限られるものではない。各承認者を企業や組織全体において一意に特定する承認者コードを用いるようにしてもよい。

本発明によれば、複数の部門や職能間に跨る承認案件の承認者を適切かつ簡便に定めることができ、電子承認ワークフローシステムにおけるデータ処理などに有用である。

本発明の実施の形態における電子承認ワークフローシステムの概要を説明するための図 本実施の形態における電子承認ワークフローシステムの全体構成を説明するための図 ワークフローサーバのハードウェア構成の一例を説明するための図 重要度テーブルのデータ構成の一例を示す図 起案データベースのデータ構成の一例を示す図 重要度／階層テーブルのデータ構成の一例を示す図 承認者データベースのデータ構成の一例を示す図 承認データベースのデータ構成の一例を示す図 ワークフローサーバ装置の機能的構成の一例を説明するための図 承認案件リストの具体例を示す図 ワークフローサーバ装置として機能する管理コンピュータの処理手順の一例を説明するための図

符号の説明

２０１ ワークフローサーバ装置
３０１ コンピュータ
３０９ 管理プログラム
３１０ 重要度テーブル
３１１ 起案データベース
３１２ 承認者データベース
３１３ 重要度／階層テーブル
３１４ 承認データベース
９０１ 起案処理部
９０２ 重要度設定部
９０３ 部門決定部
９０４ 階層取得部
９０５ 承認データ作成部
９０６ 表示要求処理部
９０７ 応答データ処理部

Claims (3)

1. 複数の承認者の端末に回送される承認案件のデータを管理するコンピュータを備えた電子承認ワークフローシステムであって、
   前記コンピュータが、
   承認案件の起案要求を端末から受信する手段と、
   前記起案要求を送信した起案要求端末から、前記承認案件の起案理由の区分を表す起案理由コードを少なくとも受信する手段と、
   起案理由コードおよび当該起案理由コードに対する部門別の重要度を記憶する第１の記憶手段と、
   前記承認案件を識別する起案識別コード、前記起案要求端末から受信した起案理由コード、および当該承認案件の重要度を含む起案データを記憶する第２の記憶手段と、
   承認者を識別する承認者識別コード、当該承認者の属する部門を表す部門コード、当該承認者の属する階層を表す階層コードを記憶する第３の記憶手段と、
   重要度、および当該重要度に対する階層コードを記憶する第４の記憶手段と、
   前記起案要求端末から受信した前記起案理由コードに対する部門別の重要度を前記第１の記憶手段から読み出し、前記第２の記憶手段に記憶した起案データの重要度に、読み出した重要度を加算する重要度設定手段と、
   前記第２の記憶手段に記憶した前記起案データの起案理由コードに対応する部門別の重要度を前記第１の記憶手段から読み出し、読み出した部門別の重要度から、承認者の属する部門を決定する部門決定手段と、
   前記第２の記憶手段に記憶した前記起案データの重要度に対応する階層コードを前記第４の記憶手段から取得する階層取得手段と、
   前記部門決定手段により決定した部門の識別コード、および前記階層取得手段により取得した階層コードに対応する承認者コードを前記第３の記憶手段から取得し、前記第２の記憶手段に記憶した前記起案データの起案識別コード、および取得した前記承認者コードを含む承認データを第５の記憶手段に記憶する承認データ作成手段と
   を備える電子承認ワークフローシステム。
2. 前記コンピュータが、
   前記承認案件の可否についての応答を端末から受信する手段と、
   前記応答を送信した可否応答端末から、当該承認案件の起案識別コード、承認者コードおよび当該承認案件の可否理由の区分を表す可否理由コードを少なくとも受信し、前記第５の記憶手段に記憶された承認データのうち、当該起案識別コードおよび承認者コードに対応する承認データに、当該可否理由コードを追加する手段と、
   可否理由コードおよび当該可否理由コードに対する部門別の重要度を記憶する第６の記憶手段とをさらに備え、
   前記重要度設定手段が、前記第５の記憶手段に記憶した前記承認データの可否理由コードに対応する部門別の重要度を前記第６の記憶手段から読み出し、前記第２の記憶手段に記憶した起案データのうち、当該承認データの起案識別コードに対応する起案データの重要度に、読み出した重要度を加算し、
   前記部門決定手段が、前記第５の記憶手段に記憶した前記承認データの可否理由コードに対応する部門別の重要度を前記第６の記憶手段から読み出し、読み出した部門別の重要度から、承認者の属する部門を決定し、
   前記階層取得手段が、前記第５の記憶手段に記憶した前記承認データの起案識別コードに対応する重要度を前記第２の記憶手段に記憶した前記起案データから読み出し、当該重要度に対応する階層コードを前記第４の記憶手段から取得し、
   前記承認データ作成手段が、前記部門決定手段により決定した部門の識別コード、および前記階層取得手段により取得した階層コードに対応する承認者コードを前記第３の記憶手段から取得し、前記第５の記憶手段に記憶した前記承認データの起案識別コード、および取得した前記承認者コードを含む承認データを前記第５の記憶手段に記憶する請求項１記載の電子承認ワークフローシステム。
3. 複数の承認者の端末に回送される承認案件のデータを管理するためのプログラムであって、
   承認案件の起案要求を端末から受信する手段、
   前記起案要求を送信した起案要求端末から、前記承認案件の起案理由の区分を表す起案理由コードを少なくとも受信する手段、
   起案理由コードおよび当該起案理由コードに対する部門別の重要度を記憶する第１の記憶手段、
   前記承認案件の起案識別コード、前記起案要求端末から受信した起案理由コード、および当該承認案件の重要度を含む起案データを記憶する第２の記憶手段、
   承認者を識別する承認者識別コード、当該承認者の属する部門を表す部門コード、当該承認者の属する階層を表す階層コードを記憶する第３の記憶手段、
   重要度、および当該重要度に対する階層コードを記憶する第４の記憶手段、
   前記起案要求端末から受信した前記起案理由コードに対する部門別の重要度を前記第１の記憶手段から読み出し、前記第２の記憶手段に記憶した起案データの重要度に、読み出した重要度を加算する重要度設定手段、
   前記第２の記憶手段に記憶した前記起案データの起案理由コードに対応する部門別の重要度を前記第１の記憶手段から読み出し、読み出した部門別の重要度から、承認者の属する部門を決定する部門決定手段、
   前記第２の記憶手段に記憶した前記起案データの重要度に対応する階層コードを前記第４の記憶手段から取得する階層取得手段、
   前記部門決定手段により決定した部門の識別コード、および前記階層取得手段により取得した階層コードに対応する承認者コードを前記第３の記憶手段から取得し、前記第２の記憶手段に記憶した前記起案データの起案識別コード、および取得した前記承認者コードを含む承認データを第５の記憶手段に記憶する承認データ作成手段
   としてコンピュータを機能させるためのプログラム。

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