JP2011076396A - メタデータ設定方法及びメタデータ設定システム、並びにプログラム - Google Patents

Abstract

【課題】日々のファイル検索操作の過程で、自然かつ効率的にメタデータの設定作業を行う手法を提案する。
【解決手段】ファイルに対する検索画面において、メタデータが未設定のファイルに対してはメタデータの候補を算出し、前記メタデータの候補を設定済みとしてメタデータ入力を開始する機能を備えることを特徴とする。メタデータ候補の算出は、検索キーワードが正規表現でマッチした文字列を候補とする方法と、ファイルパスやファイル内の文字列がキーワード辞書にマッチした場合にそのキーワードを候補とする方法と、メタデータが登録済みのファイル群において頻出のメタデータをメタデータの候補とする方法の三つを有することを特徴としている。
【選択図】図８

Description

本発明は、メタデータ設定方法及びメタデータ設定システム、並びにプログラムに関し、例えば、電子データに対して検索操作の過程でメタデータを付与する方法に関するものである。

企業など多くの組織では、オフィス用ソフトで作成したファイルや紙文書をスキャニングしたファイルなど大量のデータが日々生成され、ファイルサーバ等で保管される。これらの大量データの中から所望のファイルを探すときは、ファイルサーバ内のフォルダをたどりながら見つけるという手段が一般的である。

しかし、フォルダ構造が複雑である時や、ファイルを探したい人の意図しない構造でフォルダとして纏められていると、所望のファイルを探すのは非常に時間がかかってしまう。また、ファイルを探す別の方法として、全文検索を用いる手段があるが、これにも少なくとも２つの問題がある。１つ目の問題は、キーワード検索だけでは見つけられないファイルがあることである（図１参照）。例えば、ある期間内の文書を全て探したい場合、全文検索では文書内の日付の文字列を「日付のデータ」として扱うことができないため、探すことができない。また、他の例として、検索者が探したいキーワードと同じ意味の言葉が使われていた場合にそれが探せないことや、顧客名が複数行で書かれている場合に（複数行を繋げた文字列としての）顧客名で検索してもヒットしないという問題がある。もう１つの問題として、大量の無関係なファイルにヒットしてしまうということがある（図２参照）。例えば、顧客先としての銀行を探すつもりで検索すると、他のファイルの振込先にも書かれている場合や、見積番号などのＩＤをもとに検索すると、ＩＤと同じ数字が金額などに書かれている場合である。これらの全文検索に起因する問題は、文書中のキーワードを意味のある文字として扱っていないために起こることである。

そこで、文書のメタデータ（属性情報）を文書に対応付けて管理する方法が考えられている。例えば特許文献１では、仮想フォルダシステムが提案されている。仮想フォルダシステムとは、ファイルにメタデータを設定しておき、仮想フォルダにはメタデータに対する検索条件を定義することで行う。仮想フォルダ参照時には、検索条件に基づいたファイルの検索結果を提示することにより、検索条件に応じた分類を実現する。例えば営業文書を管理する場面では、全てのファイルについて「文書種別名」（契約書・注文書・見積書など）と「起票日」をメタデータとして設定しておき、仮想フォルダに「文書種別名が“契約書”であるもの」という検索条件を割り当てておけば、その仮想フォルダを参照すると契約書の一覧が取得できる。同様に、別の仮想フォルダで「起票日が２００９年１月〜３月のもの」と割り当てておけば、指定期間の文書を収集することができる。このように、仮想フォルダシステムでは、ファイルを意味的に分類するので、文書の効果的な活用が可能となる。

また、文書にメタデータを設定するときは、ユーザが元の文書を参照しながら設定を行う。文書管理製品の多くは、メタデータ登録画面を用意しており、ユーザはファイルを見ながらメタデータを手入力する。この入力作業を軽減する方式として、例えば特許文献２で示されるように、既にファイルが格納されているフォルダに新たにファイルを格納するとき、格納されているファイルのメタデータと同じものを、新たに登録されたファイルに対して自動的に設定する方式を提案している。また、特許文献３では、メタデータが設定済みのファイルを示す小画像に登録しようとするファイルをドラッグアンドドロップすると、設定済みのメタデータを登録ファイルに自動的に設定する方法を提案している。さらに、特許文献４は、文書中の文章の内容やレイアウトの関係をみて、文書から自動的にメタデータを抽出する技術を提案している。

特開２００３−３２３３２６号公報 特開２００９−７５６６７号公報 特開２００６−２０９５１６号公報 特開２００５−２３５０９９号公報

特許文献２乃至４では、メタデータの入力作業は軽減されるものの、登録対象の文書を目視で確認した後に登録するという作業自体はなくなっていない。例えば特許文献２や３では、登録対象文書の内容を確認して、適切な既存フォルダや小画像を選択して登録するという作業が発生している。また特許文献４でも、常に正確なメタデータが抽出されているとは限らないので、実運用上ではメタデータが正しいか否かの目視確認をして、間違っているならば修正を行わなければならない。さらに、特許文献４では、文書から自動的にメタデータを抽出するが、常に正確なメタデータが抽出されているとは限らないので、実運用上ではメタデータが正しいか否かの目視確認をして、間違っているならば修正を行わなければならない。つまりメタデータの登録においては、全ての基となるファイルの参照とメタデータについて必ず人による確認作業が必要となってしまう。

しかしながら、この確認作業はユーザにとって煩雑で手間のかかるものある。この手間のために、ユーザによっては、メタデータの設定をせずにファイルサーバに登録することが起こりうる。すると、メタデータによるファイルの十分な利用・活用ができなくなってしまう。

本発明はこのような状況に鑑みてなされたものであり、日々のファイル検索操作の過程で、自然かつ効率的にメタデータの設定作業が行える技術を提供するものである。

上記課題を解決するために、本発明では、検索キーワードに基づいて検索を実行して、ファイルデータベースから検索キーワードに合致するメタデータ設定済ファイルとメタデータ未設定ファイルを取得する。また、メタデータ候補算出処理部が、検索実行によって取得したメタデータ設定済ファイルが有するメタデータを、メタデータ未設定ファイルのメタデータの候補として設定する。そして、メタデータ設定処理部が、ユーザの指示に従って、メタデータ設定画面において、メタデータの候補を該当するメタデータ未設定ファイルに対して設定すべきメタデータとして確定し登録する。より詳しくは、メタデータ候補算出処理部は、検索処実行によって取得したメタデータ設定済ファイルから、入力されたフィルタ条件に合致するメタデータ設定済ファイルを抽出し、当該抽出されたメタデータ設定済ファイルが有するメタデータをメタデータ未設定ファイルのメタデータの候補として設定する。また、メタデータ設定処理部は、メタデータ候補が１つのみである場合、当該メタデータ候補を変更不可なものとして確定し、メタデータ候補が複数ある場合、複数のメタデータ候補から１つを選択可能にする。

また、検索キーワードがメタデータ候補算出の際に用いられるものとして設定されている場合には、メタデータ候補算出処理部は、さらに、検索キーワードが予め登録された表現形式で記述されているか否かによって検索キーワードをメタデータの候補として設定する。

さらに、メタデータとして出現しうる候補文字列を格納した辞書データベースがメタデータ候補算出の際に用いられるものとして設定されている場合、メタデータ候補算出処理部は、メタデータ未設定ファイルのファイルパス文字列が辞書データベースの候補文字列を含むか否かによって候補文字列をメタデータの候補として設定する。

さらなる本発明の特徴は、以下本発明を実施するための形態および添付図面によって明らかになるものである。

本発明によれば、日々のファイル検索操作の過程で、自然かつ効率的にメタデータの設定作業が行うことができる。

全文検索（キーワード検索）ではファイルを見つけられない例である。 全文検索（キーワード検索）で無関係なファイルがヒットしてしまう例である。 本発明の実施形態によるメタデータ設定システムの概略構成を示す図である。 メタデータの一例を示す図である。 辞書データの一例を示す図である。 メタデータ項目設定ファイルの一例を示す図である。 フィルタ条件設定ファイルの一例を示す図である。 検索とメタデータ設定処理の概要を説明するためのフローチャートである。 メタデータの候補を算出する処理（詳細）を説明するためのフローチャートである。 メタデータの入力処理（詳細）を説明するためのフローチャートである。 検索画面の例を示す図である。 検索画面の例（別の形態）を示す図である。 メタデータ設定画面の例を示す図である。 メタデータの候補リストの表示画面の例を示す図である。

本発明は、メタデータが設定されていないファイルに対して、効率的かつ精度良くメタデータを設定するための技術に関する。効率的かつ精度良くメタデータが設定できれば、メタデータを利用したファイル検索が効率的かつ精度良く実行することができるようになる。

以下、添付図面を参照して本発明の実施形態に係わるメタデータ設定方法について説明する。ただし、本実施形態は本発明を実現するための一例にすぎず、本発明の技術的範囲を限定するものではないことに注意すべきである。また、各図において共通の構成には同一の参照番号が付されている。

＜メタデータ設定システムの構成＞
図３は、本発明の実施形態によるメタデータ設定システム（文書処理システム）の概略的構成を示す図である。このシステムは、ファイルが蓄積されているファイルＤＢ３０１と、ファイルＤＢ３０１内のファイル群に対する検索のためのインデックス３０２と、登録済みのメタデータが格納されているメタデータＤＢ３０３と、メタデータの候補を求めるためにメタデータとして出現しうる候補（顧客名リスト・製品名リストなど）を集めた辞書ＤＢ３０４と、本システムで設定されるメタデータの項目について記載されたメタデータ項目設定ファイル３０５と、メタデータの候補を絞り込むために用いるフィルタ条件設定ファイル３０６と、検索結果やメタデータ設定画面の表示等を行う表示装置３０７と、データの入力や編集、メニューの選択などの操作を行うためのキーボード３０８及びマウスなどのポインティングデバイス３０９と、必要な演算処理、制御処理等を行う中央処理装置３１０と、を備えている。ここで、ファイルＤＢ３０１には、メタデータが設定済みのファイルとメタデータが未設定のファイルの両方が蓄積されている。また、検索インデックス３０２は、各ファイルのファイルパス・ファイルの中の文字列に関するインデックスを保持している。さらに、ファイルＤＢ３０１・検索インデックス３０２・メタデータＤＢ３０３・辞書ＤＢ３０４は、ＤＢとしての実体が物理的に１つではなく複数である場合も対象としている。

中央処理装置３１０は、ファイルＤＢ３０１に対して検索インデックス３０２を用いてキーワード検索を実行する検索実行部（検索実行機能）３１１と、検索実行部３１１で得られた出力結果を表示装置３０７に表示するための処理を実行する検索結果表示処理部（表示機能）３１２と、メタデータが未設定のファイルに対して、メタデータが登録済みのファイル群を用いてメタデータ候補を算出するメタデータ候補算出処理部（メタデータ算出処理機能）３１３と、ファイルに対してメタデータの設定処理を実行するメタデータ設定処理部（メタデータ設定処理機能）３１４と、を有している。以上に述べた処理部・データ・処理部等で用いられるプログラム等は、ＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ＭＯ、フロッピーディスク、ＵＳＢメモリ等の記録媒体に格納して提供することもできる。

＜メタデータ＞
図４は、メタデータＤＢ３０３内のメタデータの一例を示す図である。メタデータＤＢ３０３ではメタデータだけが登録されていて、ファイルの実体はファイルＤＢ３０１に格納されている。従って、ファイルにメタデータが設定されると、そのメタデータをこのメタデータＤＢ３０３に登録される。あるファイルについてメタデータが設定されると、メタデータＤＢ３０３に追加されていく。

図４で示されるように、メタデータは表形式で管理され、１つのファイルが１行に対応している。当該表は、ファイルを一意に示すＩＤ４０１と、該当ファイルのファイルパス４０２と、該当ファイルに登録されたメタデータ４０３とから構成される。メタデータ４０３は、本システムで管理するメタデータ項目ごとに列を構成している。

図４の例ではメタデータ項目として、文書種別名４０４、顧客名４０５、起票日４０６、案件ＩＤ４０７、管理部門４０８が含まれている。また、図４では、いくつかのセルが空欄になっているが、これは該当するメタデータが存在していないことを示している。さらに、メタデータの構成要素は追加可能となっていて、その場合には４０３に列が追加されていくことになる。

＜辞書データ＞
図５は、辞書ＤＢ３０４内の辞書データの一例を示す図である。辞書ＤＢ３０４は、メタデータの文字列となりうるリストを、メタデータ項目ごとに集めたもので構成され、それらをテキストファイルとして登録している。

図５で示されるように、例えば、メタデータ項目「文書種別名」におけるメタデータのキーワードを集めたものが“種別．ｔｘｔ”に、メタデータ項目「管理部門」におけるキーワードを集めたものが「ｋａｎｒｉ．ｔｘｔ」に登録されている。また、図５に示すように、各キーワードは改行して辞書ＤＢに入力されている。

＜メタデータ項目設定ファイル＞
図６は、メタデータ項目設定ファイル３０５の内容の一例を示す図である。メタデータ項目設定ファイル３０５は、本システムでどのようなメタデータ項目を登録するかを設定するものである。ここで設定したメタデータ項目が図４のメタデータ４０３の列に対応している。メタデータ項目設定ファイル３０５は、ＸＭＬ形式で書かれており、各メタデータ項目は、ルートタグ＜ｍｅｔａＬｉｓｔ＞の子要素＜ｉｔｅｍ＞として記述されている。

メタデータ項目が辞書ファイルを参照する場合は、＜ｉｔｅｍ＞の属性としてｒｅｆＤｉｃが付与され、そこに対応する辞書ファイルのファイル名が記述される。また、メタデータが定型的なフォーマットで書かれている場合（日付やＩＤなど）は、＜ｉｔｅｍ＞の属性としてｒｅｇＥｘｐが付与され、そこにメタデータの型が正規表現で記述される。辞書データが追加されると、メタデータ項目設定ファイル３０５内にｒｅｆＤｉｃの項目が追加されることになる。

＜フィルタ条件設定ファイル＞
図７は、フィルタ条件設定ファイル３０６の内容の一例を示す図である。本システムでは、後述するように、メタデータ未設定のファイルに対してメタデータの候補を算出するときに、メタデータが登録済みのファイルを情報の１つとして利用する。そして、候補となるメタデータがより正しくなるようにするため、メタデータ登録済みのファイルから候補算出のためのファイルを絞り込む操作を行う。絞り込まれたファイル群が、メタデータ未設定のファイルと類似した性質を持っているならば、当該未設定のファイルは、そのファイル群と同じメタデータを持っていることが多いからである。例えば、同じフォルダ内にあるファイル群は、何らかの意図でそのフォルダに保存したはずなので、同じメタデータを持っている可能性が高い。また、例えば、類似した作成日時の画像ファイルは、複合機やスキャナーで一緒に処理して作成されたファイルの可能性があるので、これらも同じメタデータを持っている可能性が高い。本システムでは、類似したファイルの特徴を絞り込むために、ファイルシステムが元々保持するファイル属性を使用して行う。そして、どのような条件のときに「類似したファイル」とみなすかを設定するのが、このフィルタ条件設定ファイルである。

フィルタ条件設定ファイルはＸＭＬで書かれており、ルートノード＜ｓｉｍｉｌａｒＦｉｌｅＦｉｌｔｅｒＳｅｔｔｉｎｇ＞の子要素＜ｆｉｌｅＦｉｌｔｅｒ＞に、各条件が記述される。子要素＜ｆｉｌｅＦｉｌｔｅｒ＞には、条件の名前を示す＜ｎａｍｅ＞、この条件で参照するファイルシステム上の属性名を示す＜ｄａｔａＯｆＦｉｌｅＳｙｓｔｅｍ＞、属性値のデータの型を示す＜ｄａｔａＴｙｐｅ＞、そしてどのような条件なら類似とみなすかを示す＜ｆｉｌｔｅｒＣｏｎｄｉｔｉｏｎ＞を子要素として持つ。この＜ｆｉｌｔｅｒＣｏｎｄｉｔｉｏｎ＞の値は、＜ｄａｔａＴｙｐｅ＞によって、その値の解釈を変更するものとする。例えば、図７では、最初の＜ｆｉｌｅＦｉｌｔｅｒ＞として、“同じフォルダ”に関するフィルタ条件が設定されている。ここでは、どのような条件のときに「同じフォルダ内のファイル」とみなすかの定義を記述するものである。ファイルシステムから取得されたデータは“ＦｉｌｅＰａｔｈ”というデータ型で取得し、この型名のもとに＜ｆｉｌｔｅｒＣｏｎｄｉｔｉｏｎ＞が２であるということは、該当ファイルの２階層上までのフォルダにあるファイルを「同じフォルダ内のファイル」とみなすように本システムではしている。

同様に、次の＜ｆｉｌｅＦｉｌｔｅｒ＞は、ファイル名が類似しているかどうかに関する設定を記述したものである。ここではデータ型がｓｔｒｉｎｇとしてファイルシステムからデータを取得し、このデータ型で＜ｆｉｌｔｅｒＣｏｎｄｉｔｉｏｎ＞が７０であるとは、ファイル名の文字のうち７０％以上の文字が一致するファイル名を類似ファイル名であるとして解釈するものとする。次の＜ｆｉｌｅＦｉｌｔｅｒ＞ではｄａｔｅというデータ型でファイルシステムからデータを取得し、この＜ｆｉｌｔｅｒＣｏｎｄｉｔｉｏｎ＞が７であるとは、該当日から７日前後のファイルを、類似したファイルとみなすと解釈する。

最後の＜ｆｉｌｅＦｉｌｔｅｒ＞は、同じファイル種別かどうかを判断するもので、本システムでは、拡張子の種類によって同じファイル種別か否かの判定を行っている。つまり、ファイルの拡張子を＜ｆｉｌｔｅｒＣｏｎｄｉｔｉｏｎ＞のどの＜ｇｒｏｕｐ＞に属しているかをみて、そこに記述された別の拡張子も同じファイル種別として判断するようにしている。これによって、ファイルの拡張子がｄｏｃ，ｄｏｃｘ，ｒｔｆ，ｔｘｔ，ｐｄｆのものは、同じファイル種別として判定することができる。

＜検索とメタデータ設定の処理＞
図８は、検索を行い、その中でメタデータが未登録のファイルに対してメタデータを設定する処理の概要について説明するためのフローチャートである。

まず、メタデータ候補算出処理部３１３が、メタデータ項目設定ファイル３０５とフィルタ条件設定ファイル３０６を読み込む（ステップ８０１）。ここでは、メタデータ項目設定ファイル３０５から、本システムで設定されるメタデータ項目、およびメタデータ項目に関連した辞書の有無がわかる。また、フィルタ条件設定ファイル３０６から、本システムで設定可能なフィルタ条件がわかる。これらの情報を読み込んだ後、検索結果表示処理部３１２は、メタデータ候補出力設定画面を表示し、ユーザからの入力を受け付ける。メタデータ候補出力設定画面は、検索キーワードを用いるか否か・辞書データを用いるか否か・どのフィルタ条件を採用するかに関して設定を行うことが可能な画面である。

次に、検索実行部３１１が、ユーザからの検索キーワードを受け付けて、そのキーワードを基づいて検索インデックス３０２を用いて検索を実行する（ステップ８０２）。

続いて、メタデータ候補算出処理部３１３は、ステップ８０２で実行した検索結果の中で、メタデータが未登録のファイルについて、メタデータの候補を算出する（ステップ８０３）。メタデータが未登録かどうかは、メタデータＤＢ３０３にメタデータが設定されたファイルとして登録されているかどうかで判断される。候補算出の処理（ステップ８０３）の詳細については、後述する（図９参照）。

そして、検索結果表示処理部３１２は、ステップ８０２で実行した検索結果を、図１１又は１２に示されるように、メタデータが登録済みのファイルとメタデータが未登録のファイルと区別して表示装置３０７に表示する（ステップ８０４）。ファイルに関する表示内容として、ファイル名・ファイルのサマリ情報（ファイル内での検索キーワードの周辺の文字列情報）・ファイルパスがある。また、メタデータが登録済みのファイルについては、メタデータＤＢ３０３から該当するメタデータが取得され、表示される。メタデータが未登録のファイルについては、ステップ８０３で求めたメタデータ候補が表示される。

また、検索結果表示処理部３１２は、メタデータが未登録であるファイルに対してメタデータ入力を行うかどうかの入力を受け付ける（ステップ８０５）。入力を始める方法として２通りある。１つは、ステップ８０３で得られたメタデータ候補をメタデータとして採用した上でメタデータ入力を開始する方法、もう１つはメタデータ候補を採用せずに全てのメタデータ項目が未設定の状態でメタデータ入力を開始する方法である。例えば、ユーザは、ステップ８０４で表示されたファイルのサマリ情報やファイルパスからメタデータの候補が正しいと判断できれば、前者の方法で入力を開始すればよい。また、メタデータの候補が間違っていると判断される場合や、サマリ情報・ファイルパスからは正しいかどうか分からない場合は、後者の方法で入力を開始すればよい。いずれにしても、１回の操作でメタデータ入力を開始することができる。このステップ８０５においてメタデータの入力を行うならば処理は次のステップ８０６に移行し、入力を行わないならば処理はステップ８０８に移行する。

メタデータ未設定のファイルに対してメタデータ入力を行う場合（ステップ８０５でＹｅｓの場合）、メタデータ設定処理部３１４が、ステップ８０５で選択したファイルに対してメタデータ入力処理を行う（ステップ８０６）。詳細な処理内容については後述する（図１０参照）。

そして、検索結果表示処理部３１２は、ステップ８０６の中でメタデータが確定したら、メタデータが設定されたファイルをメタデータ登録済みのファイルとみなして、検索結果を表示しなおす（ステップ８０７）。ステップ８０７の後、ステップ８０５に戻って処理が続行する。

最後に、検索結果表示処理部３１２は、ステップ８０１で表示したメタデータ候補出力設定画面について、その設定内容が変更されたかを確認し（ステップ８０８）、変更された場合（例えば、図１１でフィルタ条件等が変更された場合）は、ステップ８０３に戻って処理を続ける。変更がない場合は、処理を終了する。

＜メタデータの候補を算出する処理（ステップ８０３の詳細）＞
図９は、メタデータが未登録のファイルに対してメタデータの候補を求める処理の詳細を説明するためのフローチャートである。メタデータの候補は３種類の方法で求めることができる。１つ目は検索キーワードをメタデータの候補とすること、２つ目は文書内の文字列やファイルパスに辞書内のキーワードが含まれていればそれを候補とすること、３つ目はメタデータが登録済みのファイル全体を調べてその中で頻出のメタデータを候補とすることである。以下、これらの処理の詳細について説明する。なお、各ステップの動作主体は特に断らない限りメタデータ候補算出処理部３１３である。

まず、検索結果の中でメタデータが未登録のファイルの数をＮとおく（ステップ９０１）。以降、Ｎをメタデータが未登録のファイルのうち、メタデータの候補を未だ決定していないファイルの数として処理を進める。

次に、Ｎが０かどうかを判定する（ステップ９０２）。もし０であれば、これは元々検索結果の中にメタデータ未登録のファイルが存在していなかったか、または、（以降の処理内容から分かるように）全てのメタデータ未登録のファイルについてメタデータの候補を決定したかを示している。Ｎが０の場合、処理を終了する。Ｎが０でない場合、処理は次のステップ９０３に進む。

そして、メタデータ候補を求めていないファイルのうちのひとつを選択する。そのファイルをＦとする（ステップ９０３）。

また、今回の検索に使われた検索キーワードをメタデータ候補として使うかどうかを、メタデータ候補出力設定（例えば、図１１のメタデータ候補出力設定で「検索キーワード」が「使う」に設定されているか否か確認する）から読み取る（ステップ９０４）。検索キーワードを使うならば処理は次のステップ９０５に進み、使わないのならば処理はステップ９０６に進む。

さらに、検索キーワードがメタデータの候補となりうるかを判定する（ステップ９０５）。具体的には、メタデータ項目設定ファイル３０５の＜ｉｔｅｍ＞タグの属性ｒｅｇＥｘｐに記述された正規表現の値を読み取り、これが検索キーワードとマッチしていれば、対応する＜ｉｔｅｍ＞メタデータ項目のメタデータの「候補」とする。例えば、検索キーワードが「設計部」であった場合、ｒｅｇＥｘｐ＝＊部に該当するので、当該検索キーワード「設計部」はメタデータの候補とされる。なお、２つ以上のメタデータ項目の正規表現とマッチする場合や、どの正規表現ともマッチしない場合は、候補としない。

また、辞書を使ってメタデータ候補を求めるかどうかを、上述同様、メタデータ候補出力設定から読み取る（ステップ９０６）。辞書を使って判定するならば処理は次のステップ９０７に進み、使わないのならば処理はステップ９０８に進む。

そして、辞書を使ってメタデータ候補を求める処理を行う（ステップ９０７）。具体的には、メタデータ項目設定ファイル３０５の＜ｉｔｅｍ＞タグの属性ｒｅｆＤｉｃで与えられる辞書を参照する。辞書内のキーワードが、ファイルＦのファイルパスあるいはファイルＦのファイル内部の文字列に現れるならば、それを対応する＜ｉｔｅｍ＞メタデータ項目のメタデータの候補とする。辞書内の複数のキーワードがＦのファイルパスやファイル内部に現れる場合や、辞書内のどのキーワードも現れない場合は候補としない。

上記ステップ９０５と９０７は、メタデータが登録済みのファイルを利用することでメタデータの候補を決定する処理である。一方、ステップ９０８では、メタデータ候補出力設定からどのフィルタ条件が指定されているかを読み取る。そして、メタデータが登録済みのファイルに対して、ファイルＦの指定されたフィルタ条件に適合するようなファイル群を選択する（フィルタ条件の指定がない場合は、全ての登録済みファイルとなる）。フィルタ条件に適合するかどうかは、フィルタ条件設定ファイル３０６の内容に基づいて判定する。ここで選択されたファイル群をＦＧとする。

続いて、各メタデータ項目（４０３に含まれる項目）に対して、ファイル群ＦＧからメタデータを収集する（ステップ９０９）。最も頻出のメタデータがＦＧに占める出現割合が閾値Ｔ％以上であるならば、それをメタデータの「候補」とする。例えば、ファイル群ＦＧが１００ファイルあったとして、メタデータ項目の「文書種別名」を収集したところ、８０ファイルにおいてメタデータが「見積書」であった場合、閾値Ｔが８０％以下なら「見積書」が候補となる。これを他のメタデータ項目についても集計し、最も頻出のメタデータの出現割合について閾値と比較し、閾値以上なら候補とする。

さらに、メタデータ未登録のファイルの１つについてメタデータの候補を決定したので、Ｎ−１を改めてＮとおき、ステップ９０２に戻って処理を進める（ステップ９１０）。

なお、図９では、メタデータの候補を求めるにあたって、検索キーワードを使い（ステップ９０４及び９０５）、その後辞書を使い（ステップ９０６及び９０７）、最後に登録済みファイルの頻出キーワードを使う（ステップ９０８及び９０９）という順番で求めているが、この順は変更することも可能である。

また、メタデータ項目について、候補が複数ある場合（例えば検索キーワードを用いて候補を求め、その後辞書を用いたものでも候補がある場合）は、前に求めた候補を後ろで求めた候補で上書きしてもよいし、常に前で求めた候補を用いるようにしてもよい。

＜メタデータ入力の処理（ステップ８０６）の詳細＞
図１０は、メタデータが未入力のファイルに対してメタデータを入力する処理の詳細を説明するためのフローチャートである。

まず、検索結果表示処理部３１２が、図１３のように、メタデータが未入力のファイルの内容を表示する（ステップ１００１）。

次に、メタデータ設定処理部３１４は、各メタデータ項目に対するメタデータ入力用のテキストボックスを表示し、メタデータの入力を受け付ける（ステップ１００２）。このとき、ステップ８０５でメタデータ候補をメタデータとして採用した上でメタデータ入力を開始しているならば、候補のメタデータの値をテキストボックスに入力し、編集不可の状態で表示する。

また、メタデータ設定処理部３１４は、メタデータ項目に対するメタデータの候補を列挙するかを受け付け（メタデータの候補ボタンが押されたことを検知する）、メタデータ項目に対するメタデータ候補の一覧を表示する処理を行う（ステップ１００３）。ここで候補の一覧は、メタデータ登録済みのファイルからフィルタ条件に適合するファイル群に対して、メタデータを集計することで求められ、メタデータの頻度の高いものから順に表示される。

さらに、メタデータ設定処理部３１４は、ステップ１００３での一覧表示の中から、ユーザによるメタデータの選択を受け付ける処理を行う（ステップ１００４）。

最後に、メタデータ設定処理部３１４は、入力されたメタデータをユーザが確定したか否かを受け付ける（ステップ１００５）。確定した場合、それをメタデータとしてメタデータＤＢ３０３に登録する。以上で処理を終了する。

＜検索画面例＞
図１１は、本システムにおける検索画面の一例を示す図である。ユーザが検索キーワードをテキストボックス１１０１に入力し、検索実行ボタン１１０２を押下すると、検索が実行される。検索結果はメタデータが登録されたファイルと未登録のファイルを混在させて表示させても良いし、別々にして表示させることもできる。その切り替えは、チェックボックス１１０３で行う。図１１の形態は、混在させて表示させた例である。

検索でヒットしたファイルは検索結果表示ペイン１１０４に表示される。ヒットしたそれぞれのファイルは、ファイル名１１０５、ファイルのサマリ情報１１０６、ファイルパス１１０７、そしてメタデータが登録済みのファイルについては、そのメタデータ１１０８が表示される。一方、メタデータが未登録のファイルは、それを表すサイン１１０９と共に表示される。また、該当ファイルに対するメタデータの候補１１１０を求めてそれを表示している。このメタデータの候補１１１０を採用してメタデータ入力を開始する場合はボタン１１１１を、候補を採用せずにメタデータ入力を開始する場合はボタン１１１２を押下する。たとえばユーザは画面上に表示されたサマリ表示やファイルパスをみて、明らかにメタデータが正しいならばボタン１１１１を押下してメタデータの入力を開始することができる。

このメタデータの候補は、メタデータ候補出力設定ペイン１１１３で設定し、適切なメタデータの候補になるように調整することができる。例えばメタデータの候補を算出するために、検索キーワードを用いる場合はラジオボタン１１１４を、辞書データを用いる場合はラジオボタン１１１５を使って選択する。さらに、メタデータが登録済みのファイルからメタデータの候補を選ぶ場合は、より正確な候補が提示されるように、ファイルシステムの属性を使って登録済みファイルに対する絞込み（フィルタ処理）を行うことができる。例えば、同じフォルダにあるファイルで絞り込みをしたい場合はチェックボックス１１１６にチェックする。同様に類似したファイル名の場合はチェックボックス１１１７を、作成日が近いファイルの場合はチェックボックス１１１８を、最終アクセス日時が近いファイルの場合はチェックボックス１１１９を、同じファイル種別の場合はチェックボックス１１２０をチェックして絞込みを行う。このメタデータ候補出力設定ペイン１１１３の設定内容を変更すると、検索結果表示ペイン１１０４にある各ファイルのメタデータ候補１１１０が再計算されて表示しなおされる。

図１２は、本システムにおける検索画面の別の例を示す図である。図１１と異なる点は、チェックボックス１２０１（図１１では１１０３）にチェックを入れたことである。すると、検索結果は、メタデータが未登録のファイルと、メタデータが登録済みのファイルを区別して、それぞれ未登録のファイル表示ペイン１２０２と登録済みのファイル表示ペイン１２０３に表示する。このような表示形態をとることで、ユーザはメタデータの入力作業に集中することができる。また、メタデータが登録されていないファイルを容易に見つけることが可能である。

一方、図１１の表示形態は、従来どおりの検索結果の表示であり、検索を主として実行したい場合は煩わしさを感じないインタフェースになっている。

図１２のような表示形態で、テキストボックス１２０４に「見積」と入力して検索を実行すると、見積書に関するファイルが多数ヒットするので、見積書のファイルに関して集中的にメタデータを設定したいときは便利かつ効率的である。さらに、検索キーワードを入力するテキストボックス１２０４に何も入力せずに検索を実行すると、ファイルサーバに含まれるファイル全体を表示することができる。このようにすることで、メタデータが未登録であるファイルを全て表示することができ、漏らしのないメタデータ設定を行うことができる。

＜メタデータ設定画面＞
図１３は、本システムにおけるメタデータ設定画面の例を示す図である。メタデータ設定画面では、ファイル表示エリア１３０１に選択中のファイルが表示される。ユーザは表示されたファイルを見ながら、メタデータの設定を行う。メタデータは、メタデータ項目ごとにテキストボックス内に表示されている。

図１３では、文書種別名はテキストボックス１３０２に、顧客名はテキストボックス１３０３に、起票日はテキストボックス１３０４に、案件ＩＤはテキストボックス１３０５に、管理部門はテキストボックス１３０６に表示される。検索画面において、メタデータ候補を採用してメタデータ入力を開始した場合（図１１のボタン１１１１を押下して開始した場合）は、既に設定済みのメタデータ項目は編集できないようになっている（図１３の１３０２と１３０３のテキストボックス）。このような表示形態を採ることで、ユーザは設定すべきメタデータ項目の範囲を限定できるので、より効率的にメタデータ登録ができる。これは特にメタデータ項目の数が多いとき有効である。またメタデータ項目に対する候補リストボタン１３０７を押下すると、対応するメタデータ項目に対してメタデータの候補となるべき一覧が、候補として確度が高い順に表示される。この候補リストおよび一覧表示における順番は、メタデータ候補出力設定１３０８で調整することも可能である。ユーザはこの候補一覧から適切なメタデータを選んでもよいし、直接テキストボックスにメタデータを入力することも可能である。全てのメタデータを入力し、確定ボタン１３０９を押すと入力したメタデータがシステムに登録される。

図１４は、候補リストを表示した画面の例であって、図１３の候補リストボタン１３０７を押下して表示されるものを示す図である。候補リストはドロップダウンリスト１４０１の形で表示され、上から候補として確度が高いものの順に表示している。ユーザはこの中から一つを選び、OKボタン１４０２を押すと、選択したメタデータが図１３のテキストボックスに入力される。キャンセルボタン１４０３を押すと、メタデータの入力は行わずに、この画面を閉じる。

＜まとめ＞
本発明では、検索キーワードに基づいて検索を実行して、ファイルデータベースから検索キーワードに合致するメタデータ設定済ファイルとメタデータ未設定ファイルを取得する。また、検索実行によって取得したメタデータ設定済ファイルからフィルタ条件（例えば、図７参照）によってさらに絞込み、この絞り込まれたメタデータ設定済ファイルが有するメタデータを、メタデータ未設定ファイルのメタデータの候補として設定する。そして、メタデータ設定処理部が、ユーザの指示に従って、メタデータ設定画面において、メタデータの候補を該当するメタデータ未設定ファイルに対して設定すべきメタデータとして確定（編集不可とする）し登録する。これにより、ファイルに対するメタデータを効率的に設定することができるようになる。つまり、メタデータを登録する操作は必ず目視による確認作業が入るが、全部のメタデータ項目の確認・編集をする必要はないので、登録をより簡単に行うことができる。また、このメタデータの登録は、日常のファイルサーバに対する検索操作の中で自然に行うものなので、ユーザにとってストレスのない形でメタデータ設定が実現できる。

また、メタデータ候補が１つのみである場合、当該メタデータ候補を変更不可なものとして確定するが、メタデータ候補が複数ある場合、複数のメタデータ候補から１つを選択可能にする。このように、全てを編集不可に設定するのではなく、メタデータ設定にフレキシブルさを持たせ、メタデータの設定の精度を向上させることが可能となる。

また、検索キーワードがメタデータ候補算出の際に用いられるものとして設定されている場合には、メタデータ候補算出処理部は、さらに、検索キーワードが予め登録された表現形式で記述されているか否かによって検索キーワードをメタデータの候補として設定する。さらに、メタデータとして出現しうる候補文字列を格納した辞書データベースがメタデータ候補算出の際に用いられるものとして設定されている場合、メタデータ候補算出処理部は、メタデータ未設定ファイルのファイルパス文字列が辞書データベースの候補文字列を含むか否かによって候補文字列をメタデータの候補として設定する。これにより、検索キーワードやファイルパスに関連性を持たせてメタデータを設定することができるようになる。

なお、本発明は、実施形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードによっても実現できる。この場合、プログラムコードを記録した記憶媒体をシステム或は装置に提供し、そのシステム或は装置のコンピュータ（又はＣＰＵやＭＰＵ）が記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出す。この場合、記憶媒体から読み出されたプログラムコード自体が前述した実施形態の機能を実現することになり、そのプログラムコード自体、及びそれを記憶した記憶媒体は本発明を構成することになる。このようなプログラムコードを供給するための記憶媒体としては、例えば、フレキシブルディスク、ＣＤ−ＲＯＭ、ＤＶＤ−ＲＯＭ、ハードディスク、光ディスク、光磁気ディスク、ＣＤ−Ｒ、磁気テープ、不揮発性のメモリカード、ＲＯＭなどが用いられる。

また、プログラムコードの指示に基づき、コンピュータ上で稼動しているＯＳ（オペレーティングシステム）などが実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によって前述した実施の形態の機能が実現されるようにしてもよい。さらに、記憶媒体から読み出されたプログラムコードが、コンピュータ上のメモリに書きこまれた後、そのプログラムコードの指示に基づき、コンピュータのＣＰＵなどが実際の処理の一部又は全部を行い、その処理によって前述した実施の形態の機能が実現されるようにしてもよい。

また、実施の形態の機能を実現するソフトウェアのプログラムコードを、ネットワークを介して配信することにより、それをシステム又は装置のハードディスクやメモリ等の記憶手段又はＣＤ−ＲＷ、ＣＤ−Ｒ等の記憶媒体に格納し、使用時にそのシステム又は装置のコンピュータ(又はＣＰＵやＭＰＵ)が当該記憶手段や当該記憶媒体に格納されたプログラムコードを読み出して実行するようにしても良い。

３０１…ファイルDB
３０２…検索インデックス
３０３…メタデータDB
３０４…辞書DB
３０５…メタデータ項目設定ファイル
３０６…フィルタ条件設定ファイル
３０７…表示装置
３０８…キーボード
３０９…マウス
３１０…中央処理装置
３１１…検索実行部
３１２…検索結果表示処理部
３１３…メタデータ候補算出処理部
３１４…メタデータ設定処理部
４０１…ファイルID
４０２…ファイルパス
４０３…メタデータ全体
４０４…文書種別名
４０５…顧客名
４０６…起票日
４０７…案件ID
４０８…管理部門
１１０１…検索キーワード入力用テキストボックス
１１０２…検索実行ボタン
１１０３…メタデータ登録／未登録を区別して表示するかを決めるチェックボックス
１１０４…検索結果表示ペイン
１１０５…検索結果のファイルのファイル名
１１０６…検索結果のファイルのサマリ情報
１１０７…検索結果のファイルのファイルパス
１１０８…検索結果のファイルのメタデータ
１１０９…まだメタデータが未登録であることを示すサイン
１１１０…検索結果のファイルのメタデータ候補
１１１１…メタデータ候補を採用してメタデータ入力を開始するボタン
１１１２…メタデータ候補を採用せずにメタデータ入力を開始するボタン
１１１３…メタデータ候補出力設定ペイン
１１１４…検索キーワードを使うか否かを決めるラジオボタン
１１１５…辞書を使うか否かを決めるラジオボタン
１１１６…フィルタ条件で同じフォルダを使うかを決定するチェックボックス
１１１７…フィルタ条件で類似ファイル名を使うかを決定するチェックボックス
１１１８…フィルタ条件で作成日時が近いものを使うかを決定するチェックボックス
１１１９…フィルタ条件で最終アクセス日時が近いものを使うかを決定するチェックボックス
１１２０…フィルタ条件で同じファイル種別を使うかを決定するチェックボックス
１２０１…メタデータ登録／未登録を区別して表示するかを決めるチェックボックス
１２０２…メタデータが未登録のファイル表示ペイン
１２０３…メタデータが登録済みのファイル表示ペイン
１２０４…検索キーワード入力用テキストボックス
１３０１…ファイル表示エリア
１３０２…文書種別名に対するメタデータを示すテキストボックス
１３０３…顧客名に対するメタデータを示すテキストボックス
１３０４…起票日に対するメタデータを示すテキストボックス
１３０５…案件IDに対するメタデータを示すテキストボックス
１３０６…管理部門に対するメタデータを示すテキストボックス
１３０７…メタデータの候補の一覧を表示する候補リストボタン
１３０８…メタデータ候補出力設定
１３０９…確定ボタン
１４０１…メタデータ候補一覧のドロップダウンリスト
１４０２…OKボタン
１４０３…キャンセルボタン

Claims (11)

1. 電子ファイルに対してメタデータを設定するメタデータ設定方法であって、
   検索実行部が、検索キーワードに基づいて検索を実行して、ファイルデータベースから前記検索キーワードに合致するメタデータ設定済ファイルとメタデータ未設定ファイルを取得する検索実行ステップと、
   検索結果表示処理部が、前記検索処理ステップで取得した前記メタデータ設定済ファイルと前記メタデータ未設定ファイルを検索結果として表示部に表示する検索結果表示ステップと、
   メタデータ候補算出処理部が、前記検索実行ステップで取得した前記メタデータ設定済ファイルが有するメタデータを、前記メタデータ未設定ファイルのメタデータの候補として設定するメタデータ候補算出処理ステップと、
   前記検索結果表示処理部が、ユーザによって選択されたメタデータ未設定ファイルに関してメタデータ設定画面を表示部に表示するメタデータ設定画面表示ステップと、
   メタデータ設定処理部が、ユーザの指示に従って、前記メタデータ設定画面において、前記メタデータの候補を該当する前記メタデータ未設定ファイルに対して設定すべきメタデータとして確定し登録するメタデータ登録ステップと、
   を備えることを特徴とするメタデータ設定方法。
2. 請求項１において、
   前記メタデータ候補算出処理ステップでは、前記メタデータ候補算出処理部は、前記検索処実行ステップで取得した前記メタデータ設定済ファイルから、入力されたフィルタ条件に合致するメタデータ設定済ファイルを抽出し、当該抽出されたメタデータ設定済ファイルが有するメタデータを前記メタデータ未設定ファイルのメタデータの候補として設定することを特徴とするメタデータ設定方法。
3. 請求項１において、
   前記メタデータ候補算出処理ステップでは、前記検索キーワードがメタデータ候補算出の際に用いられるものとして設定されている場合、前記メタデータ候補算出処理部は、さらに、前記検索キーワードが予め登録された表現形式で記述されているか否かによって前記検索キーワードを前記メタデータの候補として設定することを特徴とするメタデータ設定方法。
4. 請求項１において、
   前記メタデータ候補算出処理ステップでは、メタデータとして出現しうる候補文字列を格納した辞書データベースがメタデータ候補算出の際に用いられるものとして設定されている場合、前記メタデータ候補算出処理部は、さらに、前記メタデータ未設定ファイルのファイルパス文字列が前記辞書データベースの前記候補文字列を含むか否かによって前記候補文字列を前記メタデータの候補として設定することを特徴とするメタデータ設定方法。
5. 請求項１において、
   前記メタデータ登録ステップでは、前記メタデータ設定処理部は、前記メタデータ候補が１つのみである場合、当該メタデータ候補を変更不可なものとして確定し、前記メタデータ候補が複数ある場合、前記複数のメタデータ候補から１つを選択可能にすることを特徴とするメタデータ設定方法。
6. 電子ファイルに対してメタデータを設定するメタデータ設定システムであって、
   メタデータ設定済ファイルとメタデータ未設定ファイルを格納するファイルデータベースと、
   検索キーワードに基づいて検索を実行して、前記ファイルデータベースから前記検索キーワードに合致するメタデータ設定済ファイルとメタデータ未設定ファイルを取得する検索実行部と、
   前記検索実行部が取得した前記メタデータ設定済ファイルと前記メタデータ未設定ファイルを検索結果として表示部に表示する検索結果表示処理部と、
   前記検索実行部が取得した前記メタデータ設定済ファイルが有するメタデータを、前記メタデータ未設定ファイルのメタデータの候補として設定するメタデータ候補算出処理部と、
   メタデータ設定処理を実行するメタデータ設定処理部と、を備え、
   前記検索結果表示処理部が、ユーザによって選択されたメタデータ未設定ファイルに関してメタデータ設定画面を表示部に表示したとき、メタデータ設定処理部が、ユーザの指示に従って、前記メタデータ設定画面において、前記メタデータの候補を該当する前記メタデータ未設定ファイルに対して設定すべきメタデータとして確定し登録することを特徴とするメタデータ設定システム。
7. 請求項６において、
   前記メタデータ候補算出処理部は、前記検索処実行部が取得した前記メタデータ設定済ファイルから、入力されたフィルタ条件に合致するメタデータ設定済ファイルを抽出し、当該抽出されたメタデータ設定済ファイルが有するメタデータを前記メタデータ未設定ファイルのメタデータの候補として設定することを特徴とするメタデータ設定システム。
8. 請求項６において、
   前記検索キーワードがメタデータ候補算出の際に用いられるものとして設定されている場合、前記メタデータ候補算出処理部は、さらに、前記検索キーワードが予め登録された表現形式で記述されているか否かによって前記検索キーワードを前記メタデータの候補として設定することを特徴とするメタデータ設定システム。
9. 請求項６において、
   さらに、メタデータとして出現しうる候補文字列を格納した辞書データベースを備え、
   前記辞書データベースがメタデータ候補算出の際に用いられるものとして設定されている場合、前記メタデータ候補算出処理部は、さらに、前記メタデータ未設定ファイルのファイルパス文字列が前記辞書データベースの前記候補文字列を含むか否かによって前記候補文字列を前記メタデータの候補として設定することを特徴とするメタデータ設定システム。
10. 請求項６において、
    前記メタデータ設定処理部は、前記メタデータ候補が１つのみである場合、当該メタデータ候補を変更不可なものとして確定し、前記メタデータ候補が複数ある場合、前記複数のメタデータ候補から１つを選択可能にすることを特徴とするメタデータ設定システム。
11. コンピュータに請求項１に記載のメタデータ設定方法を実行させるためのプログラム。

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