JP5424798B2 - メタデータ設定方法及びメタデータ設定システム、並びにプログラム - Google Patents
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Description
図3は、本発明の実施形態によるメタデータ設定システム(文書処理システム)の概略的構成を示す図である。このシステムは、ファイルが蓄積されているファイルDB301と、ファイルDB301内のファイル群に対する検索のためのインデックス302と、登録済みのメタデータが格納されているメタデータDB303と、メタデータの候補を求めるためにメタデータとして出現しうる候補(顧客名リスト・製品名リストなど)を集めた辞書DB304と、本システムで設定されるメタデータの項目について記載されたメタデータ項目設定ファイル305と、メタデータの候補を絞り込むために用いるフィルタ条件設定ファイル306と、検索結果やメタデータ設定画面の表示等を行う表示装置307と、データの入力や編集、メニューの選択などの操作を行うためのキーボード308及びマウスなどのポインティングデバイス309と、必要な演算処理、制御処理等を行う中央処理装置310と、を備えている。ここで、ファイルDB301には、メタデータが設定済みのファイルとメタデータが未設定のファイルの両方が蓄積されている。また、検索インデックス302は、各ファイルのファイルパス・ファイルの中の文字列に関するインデックスを保持している。さらに、ファイルDB301・検索インデックス302・メタデータDB303・辞書DB304は、DBとしての実体が物理的に1つではなく複数である場合も対象としている。
図4は、メタデータDB303内のメタデータの一例を示す図である。メタデータDB303ではメタデータだけが登録されていて、ファイルの実体はファイルDB301に格納されている。従って、ファイルにメタデータが設定されると、そのメタデータをこのメタデータDB303に登録される。あるファイルについてメタデータが設定されると、メタデータDB303に追加されていく。
図5は、辞書DB304内の辞書データの一例を示す図である。辞書DB304は、メタデータの文字列となりうるリストを、メタデータ項目ごとに集めたもので構成され、それらをテキストファイルとして登録している。
図6は、メタデータ項目設定ファイル305の内容の一例を示す図である。メタデータ項目設定ファイル305は、本システムでどのようなメタデータ項目を登録するかを設定するものである。ここで設定したメタデータ項目が図4のメタデータ403の列に対応している。メタデータ項目設定ファイル305は、XML形式で書かれており、各メタデータ項目は、ルートタグ<metaList>の子要素<item>として記述されている。
図7は、フィルタ条件設定ファイル306の内容の一例を示す図である。本システムでは、後述するように、メタデータ未設定のファイルに対してメタデータの候補を算出するときに、メタデータが登録済みのファイルを情報の1つとして利用する。そして、候補となるメタデータがより正しくなるようにするため、メタデータ登録済みのファイルから候補算出のためのファイルを絞り込む操作を行う。絞り込まれたファイル群が、メタデータ未設定のファイルと類似した性質を持っているならば、当該未設定のファイルは、そのファイル群と同じメタデータを持っていることが多いからである。例えば、同じフォルダ内にあるファイル群は、何らかの意図でそのフォルダに保存したはずなので、同じメタデータを持っている可能性が高い。また、例えば、類似した作成日時の画像ファイルは、複合機やスキャナーで一緒に処理して作成されたファイルの可能性があるので、これらも同じメタデータを持っている可能性が高い。本システムでは、類似したファイルの特徴を絞り込むために、ファイルシステムが元々保持するファイル属性を使用して行う。そして、どのような条件のときに「類似したファイル」とみなすかを設定するのが、このフィルタ条件設定ファイルである。
図8は、検索を行い、その中でメタデータが未登録のファイルに対してメタデータを設定する処理の概要について説明するためのフローチャートである。
図9は、メタデータが未登録のファイルに対してメタデータの候補を求める処理の詳細を説明するためのフローチャートである。メタデータの候補は3種類の方法で求めることができる。1つ目は検索キーワードをメタデータの候補とすること、2つ目は文書内の文字列やファイルパスに辞書内のキーワードが含まれていればそれを候補とすること、3つ目はメタデータが登録済みのファイル全体を調べてその中で頻出のメタデータを候補とすることである。以下、これらの処理の詳細について説明する。なお、各ステップの動作主体は特に断らない限りメタデータ候補算出処理部313である。
図10は、メタデータが未入力のファイルに対してメタデータを入力する処理の詳細を説明するためのフローチャートである。
図11は、本システムにおける検索画面の一例を示す図である。ユーザが検索キーワードをテキストボックス1101に入力し、検索実行ボタン1102を押下すると、検索が実行される。検索結果はメタデータが登録されたファイルと未登録のファイルを混在させて表示させても良いし、別々にして表示させることもできる。その切り替えは、チェックボックス1103で行う。図11の形態は、混在させて表示させた例である。
図13は、本システムにおけるメタデータ設定画面の例を示す図である。メタデータ設定画面では、ファイル表示エリア1301に選択中のファイルが表示される。ユーザは表示されたファイルを見ながら、メタデータの設定を行う。メタデータは、メタデータ項目ごとにテキストボックス内に表示されている。
本発明では、検索キーワードに基づいて検索を実行して、ファイルデータベースから検索キーワードに合致するメタデータ設定済ファイルとメタデータ未設定ファイルを取得する。また、検索実行によって取得したメタデータ設定済ファイルからフィルタ条件(例えば、図7参照)によってさらに絞込み、この絞り込まれたメタデータ設定済ファイルが有するメタデータを、メタデータ未設定ファイルのメタデータの候補として設定する。そして、メタデータ設定処理部が、ユーザの指示に従って、メタデータ設定画面において、メタデータの候補を該当するメタデータ未設定ファイルに対して設定すべきメタデータとして確定(編集不可とする)し登録する。これにより、ファイルに対するメタデータを効率的に設定することができるようになる。つまり、メタデータを登録する操作は必ず目視による確認作業が入るが、全部のメタデータ項目の確認・編集をする必要はないので、登録をより簡単に行うことができる。また、このメタデータの登録は、日常のファイルサーバに対する検索操作の中で自然に行うものなので、ユーザにとってストレスのない形でメタデータ設定が実現できる。
302…検索インデックス
303…メタデータDB
304…辞書DB
305…メタデータ項目設定ファイル
306…フィルタ条件設定ファイル
307…表示装置
308…キーボード
309…マウス
310…中央処理装置
311…検索実行部
312…検索結果表示処理部
313…メタデータ候補算出処理部
314…メタデータ設定処理部
401…ファイルID
402…ファイルパス
403…メタデータ全体
404…文書種別名
405…顧客名
406…起票日
407…案件ID
408…管理部門
1101…検索キーワード入力用テキストボックス
1102…検索実行ボタン
1103…メタデータ登録/未登録を区別して表示するかを決めるチェックボックス
1104…検索結果表示ペイン
1105…検索結果のファイルのファイル名
1106…検索結果のファイルのサマリ情報
1107…検索結果のファイルのファイルパス
1108…検索結果のファイルのメタデータ
1109…まだメタデータが未登録であることを示すサイン
1110…検索結果のファイルのメタデータ候補
1111…メタデータ候補を採用してメタデータ入力を開始するボタン
1112…メタデータ候補を採用せずにメタデータ入力を開始するボタン
1113…メタデータ候補出力設定ペイン
1114…検索キーワードを使うか否かを決めるラジオボタン
1115…辞書を使うか否かを決めるラジオボタン
1116…フィルタ条件で同じフォルダを使うかを決定するチェックボックス
1117…フィルタ条件で類似ファイル名を使うかを決定するチェックボックス
1118…フィルタ条件で作成日時が近いものを使うかを決定するチェックボックス
1119…フィルタ条件で最終アクセス日時が近いものを使うかを決定するチェックボックス
1120…フィルタ条件で同じファイル種別を使うかを決定するチェックボックス
1201…メタデータ登録/未登録を区別して表示するかを決めるチェックボックス
1202…メタデータが未登録のファイル表示ペイン
1203…メタデータが登録済みのファイル表示ペイン
1204…検索キーワード入力用テキストボックス
1301…ファイル表示エリア
1302…文書種別名に対するメタデータを示すテキストボックス
1303…顧客名に対するメタデータを示すテキストボックス
1304…起票日に対するメタデータを示すテキストボックス
1305…案件IDに対するメタデータを示すテキストボックス
1306…管理部門に対するメタデータを示すテキストボックス
1307…メタデータの候補の一覧を表示する候補リストボタン
1308…メタデータ候補出力設定
1309…確定ボタン
1401…メタデータ候補一覧のドロップダウンリスト
1402…OKボタン
1403…キャンセルボタン
Claims (5)
- 電子ファイルに対してメタデータを設定するメタデータ設定方法であって、
検索実行部が、検索キーワードに基づいて検索を実行して、ファイルデータベースから前記検索キーワードに合致するメタデータ設定済ファイルとメタデータ未設定ファイルを取得する検索実行ステップと、
検索結果表示処理部が、前記検索実行ステップで取得した前記メタデータ設定済ファイルと前記メタデータ未設定ファイルを検索結果として表示部に表示する検索結果表示ステップと、
メタデータ候補算出処理部が、前記検索実行ステップで取得した前記メタデータ設定済ファイルが有するメタデータを、前記メタデータ未設定ファイルのメタデータの候補として設定するメタデータ候補算出処理ステップと、
前記検索結果表示処理部が、ユーザによって選択されたメタデータ未設定ファイルに関してメタデータ設定画面を表示部に表示するメタデータ設定画面表示ステップと、
メタデータ設定処理部が、ユーザの指示に従って、前記メタデータ設定画面において、前記メタデータの候補を該当する前記メタデータ未設定ファイルに対して設定すべきメタデータとして確定し登録するメタデータ登録ステップと、を備え、
前記メタデータ候補算出処理ステップにおいて、
(i)前記メタデータ候補算出処理部は、前記検索実行ステップで取得した前記メタデータ設定済ファイルから、入力されたメタデータのフィルタ条件であって、格納されているフォルダが同一であること、ファイル名が類似すること、作成日時が所定期間内にあること、最終アクセス日時が所定期間内にあること、及びファイル種別が同一であることの少なくとも1つの条件を含むフィルタ条件に合致するメタデータ設定済ファイルを抽出し、当該抽出されたメタデータ設定済ファイルが有するメタデータを前記メタデータ未設定ファイルのメタデータの候補として設定し、
(ii)前記検索キーワードがメタデータ候補算出の際に用いられるものとして設定されている場合、前記メタデータ候補算出処理部は、さらに、前記検索キーワードが予め登録された表現形式で記述されているか否かによって前記検索キーワードを前記メタデータの候補として設定し、
(iii)メタデータとして出現しうる候補文字列を格納した辞書データベースがメタデータ候補算出の際に用いられるものとして設定されている場合、前記メタデータ候補算出処理部は、さらに、前記メタデータ未設定ファイルのファイルパス文字列が前記辞書データベースの前記候補文字列を含むか否かによって前記候補文字列を前記メタデータの候補として設定することを特徴とするメタデータ設定方法。 - 請求項1において、
前記メタデータ登録ステップでは、前記メタデータ設定処理部は、前記メタデータ候補が1つのみである場合、当該メタデータ候補を変更不可なものとして確定し、前記メタデータ候補が複数ある場合、前記複数のメタデータ候補から1つを選択可能にすることを特徴とするメタデータ設定方法。 - 電子ファイルに対してメタデータを設定するメタデータ設定システムであって、
メタデータ設定済ファイルとメタデータ未設定ファイルを格納するファイルデータベースと、
メタデータとして出現しうる候補文字列を格納した辞書データベースと、
検索キーワードに基づいて検索を実行して、前記ファイルデータベースから前記検索キーワードに合致するメタデータ設定済ファイルとメタデータ未設定ファイルを取得する検索実行部と、
前記検索実行部が取得した前記メタデータ設定済ファイルと前記メタデータ未設定ファイルを検索結果として表示部に表示する検索結果表示処理部と、
前記検索実行部が取得した前記メタデータ設定済ファイルが有するメタデータを、前記メタデータ未設定ファイルのメタデータの候補として設定するメタデータ候補算出処理部と、
メタデータ設定処理を実行するメタデータ設定処理部と、を備え、
前記メタデータ候補算出処理部は、前記検索実行部が取得した前記メタデータ設定済ファイルから、入力されたメタデータのフィルタ条件であって、格納されているフォルダが同一であること、ファイル名が類似すること、作成日時が所定期間内にあること、最終アクセス日時が所定期間内にあること、及びファイル種別が同一であることの少なくとも1つの条件を含むフィルタ条件に合致するメタデータ設定済ファイルを抽出し、当該抽出されたメタデータ設定済ファイルが有するメタデータを前記メタデータ未設定ファイルのメタデータの候補として設定し、
前記検索キーワードがメタデータ候補算出の際に用いられるものとして設定されている場合、前記メタデータ候補算出処理部は、さらに、前記検索キーワードが予め登録された表現形式で記述されているか否かによって前記検索キーワードを前記メタデータの候補として設定し、
前記辞書データベースがメタデータ候補算出の際に用いられるものとして設定されている場合、前記メタデータ候補算出処理部は、さらに、前記メタデータ未設定ファイルのファイルパス文字列が前記辞書データベースの前記候補文字列を含むか否かによって前記候補文字列を前記メタデータの候補として設定し、
前記検索結果表示処理部が、ユーザによって選択されたメタデータ未設定ファイルに関してメタデータ設定画面を表示部に表示したとき、メタデータ設定処理部が、ユーザの指示に従って、前記メタデータ設定画面において、前記メタデータの候補を該当する前記メタデータ未設定ファイルに対して設定すべきメタデータとして確定し登録することを特徴とするメタデータ設定システム。 - 請求項3において、
前記メタデータ設定処理部は、前記メタデータ候補が1つのみである場合、当該メタデータ候補を変更不可なものとして確定し、前記メタデータ候補が複数ある場合、前記複数のメタデータ候補から1つを選択可能にすることを特徴とするメタデータ設定システム。 - コンピュータに請求項1に記載のメタデータ設定方法を実行させるためのプログラム。
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