JP2003016251A - メール送信システム - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】 顧客に対して、来店を促すメールを、タイミ
ング良く、しかも人手を最小限にして、送信できるメー
ル送信システムを提供することである。 【解決手段】 店舗側端末１と、店舗側端末１に接続し
た管理サーバー２と、管理サーバー２に通信手段を介し
て接続した複数の顧客側端末３とからなり、店舗側端末
１は、店舗に来店した顧客の来店情報を上記管理サーバ
ーに登録する機能を備え、管理サーバー２は、上記来店
情報を記憶する顧客データベースと、サービスの種類ご
とに来店を促す内容のメッセージを記憶したメールデー
タベースとを備えるとともに、顧客ごと、サービスごと
に、最終来店日を基準にして次回来店予想日を算出し、
次回来店予想日から予め設定した期間だけ前の送信日を
特定し、この送信日に、上記サービスに関するメールを
上記メールデータベースから抽出して、上記顧客に対応
する顧客側端末に送信する機能を備えた。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】この発明は、店舗側から、そ
の顧客に対して、来店を促す内容のメールを、通信手段
を介して送信するシステムに関する。

【０００２】

【従来の技術】商品やサービスを提供する店舗から顧客
に対して、特別サービスに関する情報や来店伺いなど
を、電子メールで送信するシステムがある。このような
システムでは、予め登録している会員顧客に対して、特
売情報などを一斉に送信して、来店を促すようにしてい
る。前記のように同一のメールを一斉に送信する場合で
は、そのメールを受信した顧客のうち、実際に来店する
顧客の割合は、非常に少ないのが通常である。そのた
め、一定以上の来店数を確保するためには、非常に多く
のメールを送信しなければならない。このように多くの
メールを送信するために、多数の顧客のアドレスを予め
登録しておけば、全く同じ内容のメールを同時に送信す
ることはできる。ただし、送信したメールが、実際の来
店に効率よく結び付くかどうかは別問題である。

【０００３】これに対して、顧客ごとに、タイミングを
はかってメールを送信することも考えられる。例えば、
美容院などでは、パーマをかけて２ヶ月くらい過ぎた時
に、「そろそろ、パーマをかける時期ですね…」といよ
うな内容のはがきを郵送するなどである。一般に、カッ
トをしたりパーマをかけたりする顧客は、自分の気に入
った特定の美容院に通う場合が多い。そこで、パーマが
伸びてきたタイミングに、行きつけの美容院から、上記
のようなはがきが来れば、顧客としても、「行かなくち
ゃ」と思い立って、来店につながることが多い。

【０００４】

【発明が解決しようとする課題】上記のように、顧客ご
との、来店タイミングを考慮して、来店を促すようなは
がきを郵送すれば、誰にも同じ内容のダイレクトメール
を送るよりも、来店に結びつく確率は高くなるはずだ
が、はがきの郵送には大変な手間がかかってしまう。そ
こで、はがきの代わりに、電子メールを利用することも
考えられる。その場合には、同じメッセージを個々のは
がきに印刷する手間は省けるが、個々のユーザーに対し
て、送信タイミングをずらしてメールを送信するには、
かなり手間がかかる。この発明の目的は、顧客に対し
て、来店を促すメールを、タイミング良く、しかも人手
を最小限にして、送信できるメール送信システムを提供
することである。

【０００５】

【課題を解決するための手段】第１の発明は、サービス
を提供する店舗に設けた店舗側端末と、この店舗側端末
に接続した管理サーバーと、上記管理サーバーに接続し
た複数の顧客側端末とを備え、上記店舗側端末は、上記
店舗に来店した顧客の来店情報を上記管理サーバーに登
録する機能を備え、上記来店情報は、顧客に対応する顧
客側端末のアドレスと、来店履歴とを含み、上記管理サ
ーバーは、上記来店情報を記憶する顧客データベース
と、来店を促す内容のメッセージを記憶したメールデー
タベースとを備えるとともに、顧客ごと、サービスごと
に、最終来店日を基準にして次回来店予想日を算出し、
この次回来店予想日から予め設定した期間だけ前の送信
日を特定し、この送信日に、上記サービスに関するメッ
セージを上記メールデータベースから抽出してメールと
し、上記顧客に対応する顧客側端末にメールとして送信
する機能を備えた。

【０００６】なお、上記店舗が提供するサービスには、
美容院などのサービスの他、病院の診療や、商品販売も
含まれる。また、上記管理サーバーと店舗側端末との間
は、直接配線による接続であってもかまわないし、イン
ターネットなどの通信手段を介して接続であってもかま
わない。上記管理サーバーと顧客側端末との接続にも、
直接配線や、通信手段を介した接続が含まれる。さら
に、上記発送日は、次回来店予想日から予め設定した期
間Δｄを減じることによって算出するが、上記期間Δｄ
≧０とする。ここで、Δｄ＝０とは、上記次回来店予想
日と、メールの発送日とが同日であることを意味する。

【０００７】第２の発明は、来店情報には、顧客に対応
する顧客側端末のアドレスと、来店履歴と、利用サービ
スの種類とを含み、メールデータベースには、サービス
の種類ごとに来店を促す内容のメッセージを記憶し、上
記管理サーバーは、顧客ごと、サービスごとに、最終来
店日を基準にして次回来店予想日を算出し、この次回来
店予想日から予め設定した期間だけ前の送信日を特定す
る機能を備えた点に特徴を有する。

【０００８】第３の発明は、管理サーバーが、顧客デー
タベースにおけるサービスごとの来店履歴を、顧客ごと
に抽出し、過去の来店間隔を基に、次回来店予想日を算
出する機能を備えたものである。第４の発明は、管理サ
ーバーが、過去の来店間隔の平均間隔を最終来店日に加
えて、次回来店予想日を算出する機能を備えたものであ
る。

【０００９】第５の発明は、管理サーバーが、過去の来
店間隔のうち、最小間隔を最終来店日に加えて、次回来
店予想日を算出する機能を備えたものである。第６の発
明は、管理サーバーに、サービスの予約状況を記憶する
予約データベースを備えるとともに、顧客側端末に送信
するメールには、上記予約状況を示した予約状況表を含
むことを特徴とする。

【００１０】第７の発明は、メールには、サービスの予
約を受け付ける予約受付表を含み、管理サーバーは、受
け付けた予約を予約データベースに登録する機能を備え
たものである。第８の発明は、管理サーバーは、算出さ
れた次回来店予想日が、演算時点より過去の場合、上記
次回来店予想日を、最終来店日と見なし、この最終来店
予想日を基準として、再度、次回来店予想日を算出する
ものである。

【００１１】

【発明の実施の形態】図１〜図５に、この発明の第１実
施例を示す。第１実施例は、美容院の顧客に対して、メ
ールを送信する例である。図１の店舗側端末１は、美容
院に設置された端末で、これをインターネットＮに接続
している。インターネットＮには、管理サーバー２と、
複数の顧客側端末３も接続している。

【００１２】上記管理サーバー２は、このシステムの管
理センターに設置されていて、他の店舗側端末とも接続
可能にしている。ただし、管理サーバー２の設置場所は
どこでもかまわない。例えば、特定の店舗内に設けるこ
ともできる。また、上記顧客側端末３は、上記店舗側端
末１を設置した美容院の顧客用の端末である。この顧客
側端末３は、パソコンや、携帯電話、その他の携帯情報
端末などである。

【００１３】図２に、管理サーバーの２の、顧客データ
ベースの内容を示している。顧客データベースには、図
２に示すように、顧客の氏名ごとに、メールアドレス、
会員ＩＤ、来店日、サービス内容が記憶されている。上
記来店日とサービス内容が、この発明の来店情報に当た
る。つまり、ここでは、顧客Ａの来店情報から、顧客Ａ
がカットとパーマのために、いつ来店したかということ
がわかる。これらの来店情報は、店舗側端末１から、入
力されたデータである。

【００１４】そして、図３には、メールデータベースの
例を示している。メールデータベースには、サービスの
種類、例えば、カット、パーマ、カラーに応じたメッセ
ージが記憶されている。すなわち、「カット」には、
「前回カットされたのは○月○日ですが、そろそろ毛先
が…」というメッセージを対応させ、「パーマ」には、
「前回パーマをされてから○日が経過しましたが、…」
というメッセージを対応させている。これらのメッセー
ジも、店舗側で作成して、店舗側端末１から入力し、上
記メールデータベースに登録したものである。なお、上
記顧客データベースおよびメールデータベースは、各店
舗のデータベースとして設けられている。ただし、チェ
ーン展開している複数の店舗間で、サービス内容に応じ
たメッセージを、同じ内容にする場合には、全ての店舗
のメールデータベースを共有にすることができる。

【００１５】次に、管理サーバー２が、図２に示す顧客
Ａの端末に、メールを自動送信する手順を、図４のフロ
ーチャートと、図５を用いて説明する。まず、メールの
発信先をＡに特定してから、以下のステップに進む。図
４のステップＳ１で、サービス内容を特定する。ここで
は、「カット」を特定したことにする。ステップＳ２で
は、図２の顧客データベースのカットに関する来店日の
データから、過去の来店間隔を算出する。なお、過去の
来店日と、来店間隔の算出値を図５に示している。図４
のステップＳ３で、最終来店日Ｄ１を特定する。ここで
は、８月８日が、最終来店日Ｄ１である（図５参照）。

【００１６】ステップＳ４で、過去の来店間隔の最小値
Ｃを特定する。Ｃ＝２２（日）である。ステップＳ５
で、最終来店日Ｄ１に間隔Ｃを加算して、次回来店予想
日Ｄ２を算出する。具体的には、８月８日に２２日を加
算して、Ｄ２＝８月３０日を算出する。つまり８月３０
日が、次回来店予想日である。ステップＳ６で、上記次
回来店予想日Ｄ２から、予め設定したΔｄを減算し、メ
ール送信日Ｄ３を算出する。上記Δｄは、来店予定日よ
り少し前に、メールを送信するようにするために設定し
た日数で有るが、ここではΔｄ＝７（日）とする。そこ
で、メール送信日Ｄ３＝８月２３日が算出される。ここ
で、送信日が特定される。

【００１７】ステップＳ７で、サービス内容に対応する
メッセージを選択する。ここでは、「カット」に対応す
るメッセージを、図３のメールデータベースから抽出す
る。ここで、メール内容が特定される。そして、上記送
信日Ｄ３になったら、顧客Ａ宛に、上記メッセージを発
信する。他の顧客についても、同様の処理を行い、来店
予定日を予測し、その１週間前に、来店を促すメールを
送信するようにする。

【００１８】このようなシステムによれば、店舗側で
は、来店があるたびに、その来店情報を店舗側端末１に
入力するだけで、メールの送信に関しては、特別な管理
をしなくてよい。管理サーバーによって、予め登録した
メッセージの中から、各顧客にマッチした内容を選択し
て、しかも、来店予定日を予測して、そのタイミングに
合わせてメールを自動送信できる。このように適切なタ
イミングでメールを受け取れば、来店しようという気に
なりやすい。なお、図４のステップＳ４，Ｓ５で、次回
来店予想日を算出するために、過去の来店間隔のうち最
小値を利用しているが、次回来店予想日の算出方法はこ
れに限らない。例えば、過去の来店間隔の平均値を算出
してそれを、最終来店日に加算する方法などが考えられ
る。

【００１９】また、上記第１実施例のように、過去の来
店間隔のうち最小間隔を利用することによって、早めの
来店伺いをすることができる。上記Δｄの設定も、早め
に来店伺いのメールを送信できるようにするために設定
するものである。少しでも、顧客の来店間隔を短くでき
れば、客数を増やすのと同様の効果がある。しかし、早
めのメールが好ましいからといって、Δｄをやたらに大
きく設定したのでは、来店予定日を予測した意味がな
い。例えば、カットしたばかりなのに、すぐに、次の来
店を促すようなメールが来ても、「まだ、いいわ。」と
読み飛ばしてしまうことが考えられる。やはり、来店し
たくなるタイミングを考慮して上記Δｄを設定すること
が好ましい。

【００２０】また、図４のステップＳ２〜Ｓ６の演算に
は、過去の来店履歴を基にしているが、この演算に用い
る履歴データは、演算時点以前の全てのデータであって
もかまわないし、特定の期間を区切ったり、回数を限定
したデータであったりしてもかまわない。例えば、最終
来店日から過去１年間の来店履歴や、過去５回の来店履
歴というように、データの範囲を限定してもかまわな
い。

【００２１】なお、次回来店予想日を算出するのに、過
去の来店間隔を用いないで、標準的な間隔を用いて算出
することもできる。例えば、カットの場合、１ヶ月間隔
での来店が多いとすれば、１ヶ月を標準間隔として、最
終来店日に、標準間隔を加算して、次回来店予想日を算
出することもできる。ただし、サービスの種類によって
は、来店間隔が個人の都合によって大きく変化する場合
があるので、そのようなサービスに関しては、個人の来
店間隔データを用いた方が、メール送信のタイミング
が、より適切になる。

【００２２】次に、上記管理サーバー２に、各店舗の予
約状況を記憶した予約データベースを備えた第２実施例
を説明する。この第２実施例も、美容院の例である。ま
た、システムの全体構成は、図１に示す第１実施例と同
じである。上記予約状況データベースには、図６に示す
ように、店員ごとに日々の予約状況が記憶されている。
美容院の場合、店員、すなわち、技術者ごとに、予約を
とるようにしているので、店員名に対応させた予約状況
表１０が記憶されている。この第２実施例も、上記第１
実施例で説明したように、各顧客に対して、適切なタイ
ミングに、サービスの種類にあったメッセージを選択し
て、それをメールとして送信するようにしている。

【００２３】ただし、第２実施例では、上記管理サーバ
ー２は、上記メールを送信するときに、図６に示す予約
状況表１０を一緒に送信するようにしている。管理サー
バー２は、上記予約データベースから、メールの送信先
である顧客の、来店予定日近くの予約状況データを抽出
して、それを送信する。このような予約状況表１０を受
信した顧客は、空き時間を確認し、店舗に電話をかける
などして、予約を入れることができる。また、上記予約
状況表１０を、そのまま予約受付表として用いるように
することもできる。その場合には、上記予約状況表１０
の空き時間帯のうち、予約を入れたい時間帯に、自分の
ＩＤを入力して、上記管理サーバー２に返信するように
する。

【００２４】なお、予約を受け付ける方法として、予約
受付表を表示した予約ホームページを作成し、そのＵＲ
Ｌを上記メールに付けて送信するようにしても良い。こ
のようにすれば、メールを受信した顧客は、メール上の
ＵＲＬを利用して、上記予約ホームページに接続し、そ
の時点での予約状況を確認しながら、空き時間を選択
し、予約をすることが可能である。

【００２５】顧客側端末３から予約状況表１０が返信さ
れたら、上記管理サーバー２は、そのデータを予約デー
タベースに登録する。そして、予約を受け付けることに
よって、変更になった予約状況データは、店舗側端末１
から自由に確認できるようにしている。店舗側端末１か
らは、自店舗に関するデータのみ閲覧できるようにして
おく。または、上記管理サーバー２は、顧客側端末３か
ら予約データが返信されて、予約状況データが更新され
た場合には、対応する店舗側端末１に、更新データを自
動送信するようにしてもよい。

【００２６】この第２実施例のようにすれば、顧客に対
して、タイミングよく来店を促すメールを送信できると
ともに、顧客側も、予約申し込みが簡単にできる。顧客
は、送信された予約状況表１０によって、予め予約状況
を一覧してから、予約を入れることができるので、例え
ば、電話などで、予約状況を確認しながら、予約を入れ
る場合と比べて、予約が簡単である。

【００２７】なお、上記第１、第２実施例では、この発
明のシステムを美容院に適用した場合を説明したが、美
容院以外の店舗に応用することもできる。また、顧客が
受けるサービスには、商品の購入も含むので、商品を販
売する店舗においては、サービスの種類として、商品の
種類ごとに、適切なメッセージをメールデータベースに
登録しておく必要が有る。特に、定期的に消費する商品
であって、特定の店舗で購入し易いもの、例えば、米
や、健康食品などを取り扱う店舗で、このシステムが有
効に機能すると考えられる。

【００２８】さらに、特定の曜日に来店する傾向のある
顧客に対しては、次回来店予想日を、来店の多い特定の
曜日にすることもできる。例えば、図４に示すフローチ
ャートのステップＳ５で算出した次回来店予想日Ｄ２
を、仮の来店予想日Ｄ２とし、この仮の来店予想日Ｄ２
に最も近い上記特定の曜日を来店予想日として、メール
配信日を決定するようにしてもよい。

【００２９】また、次回来店予想日を基にしてメール発
送日を算出し、来店を促すメールを発送しても、その顧
客の来店がない場合もある。このような場合には、管理
サーバー２が、最終来店日を基準にして算出した次回来
店予想日が過ぎても顧客の来店がないということなの
で、その後に、上記最終来店日を基にして、次回来店予
想日を算出しても、その来店予想日が演算時点より過去
となる。そのため、発送日も、演算日よりも過去になっ
てしまい、メールを発送することができない。過去に何
回か来店していた顧客が、来店予想日をかなり過ぎても
来店がない場合、例えば、美容院などでは、他の店舗へ
行ったことも考えられる。そのような顧客に対して、再
来店を促すメールを発送するためには、管理サーバー２
に、以下のような処理をさせることが考えられる。

【００３０】管理サーバー２は、メールの発送日を算出
するステップの中で、最終来店日を基にして、次回来店
予想日を算出し、その次回来店予想日が、現時点、すな
わち演算時よりも過去の場合には、算出した次回来店予
想日を、最終来店日と見なすことにする。そして、この
新たな、最終来店日に基づいて、再度、次回来店予想日
を算出する。ここで、まだ、次回来店予想日が、過去な
ら、その次回来店予想日を、新たな最終来店日と見な
す。このように、最終来店日を更新することによって、
未来の、次回来店予想日を算出することができる。従っ
て、次回来店予想日を基にした発送日を算出し、メール
を自動的に発送できる。

【００３１】

【発明の効果】第１〜第８の発明によれば、店舗に来店
する顧客に対し、タイミング良く、次回の来店を促すメ
ールを送信することができる。メール送信のタイミング
は、顧客が来店の必要性を感じるタイミングに近いの
で、メールによって、来店する顧客を増やすことができ
る。しかも、個々の顧客に対して、必要な時に、必要な
メールを、自動的に送信できるので、店舗側では、メー
ル送信のための手間が不要になる。

【００３２】第２の発明によれば、サービスの種類に対
応したメールを送信することができる。また、第３〜第
５の発明によれば、顧客の特性に有った、次回来店予想
日を算出することができる。そのため、メールの送信タ
イミングも、さらに適切なものとなる。特に、第５の発
明によれば、来店タイミングが短くなるように、来店を
促すことができる。第６、第７の発明によれば、顧客に
とって予約が簡単になる。第８の発明によれば、一度、
来店が遠のいてしまった顧客に対しても、タイミングを
見計らって、メールを送信することができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】第１実施例のシステム全体の構成図である。

【図２】第１実施例の顧客データベースの内容を示した
ものである。

【図３】第１実施例のメールデータベースの内容を示し
たものである。

【図４】第１実施例の、メール送信日を算出するフロー
チャートである。

【図５】第１実施例の、メール配信日を算出する手順を
説明する図である。

【図６】第２実施例の予約データベースの内容を示した
ものである。

【符号の説明】

Ｎ インターネット １ 店舗側端末 ２ 管理サーバー ３ 顧客側端末 Ｎ インターネット １０ 予約状況表

Claims (8)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】 サービスを提供する店舗に設けた店舗側
   端末と、この店舗側端末に接続した管理サーバーと、上
   記管理サーバーに接続した複数の顧客側端末とを備え、
   上記店舗側端末は、上記店舗に来店した顧客の来店情報
   を上記管理サーバーに登録する機能を備え、上記来店情
   報は、顧客に対応する顧客側端末のアドレスと、来店履
   歴とを含み、上記管理サーバーは、上記来店情報を記憶
   する顧客データベースと、来店を促す内容のメッセージ
   を記憶したメールデータベースとを備えるとともに、顧
   客ごと、サービスごとに、最終来店日を基準にして次回
   来店予想日を算出し、この次回来店予想日から予め設定
   した期間だけ前の送信日を特定し、この送信日に、上記
   サービスに関するメッセージを上記メールデータベース
   から抽出してメールとし、上記顧客に対応する顧客側端
   末にメールとして送信する機能を備えたメール送信シス
   テム。
2. 【請求項２】 来店情報には、顧客に対応する顧客側端
   末のアドレスと、来店履歴と、利用サービスの種類とを
   含み、メールデータベースには、サービスの種類ごとに
   来店を促す内容のメッセージを記憶し、上記管理サーバ
   ーは、顧客ごと、サービスごとに、最終来店日を基準に
   して次回来店予想日を算出し、この次回来店予想日から
   予め設定した期間だけ前の送信日を特定する機能を備え
   たメール送信システム。
3. 【請求項３】 管理サーバーは、顧客データベースにお
   けるサービスごとの来店履歴を、顧客ごとに抽出し、過
   去の来店間隔を基に、次回来店予想日を算出する機能を
   備えた請求項１または２に記載のメール送信システム。
4. 【請求項４】 管理サーバーは、過去の来店間隔の平均
   間隔を最終来店日に加えて、次回来店予想日を算出する
   機能を備えた請求項３に記載のメール送信システム。
5. 【請求項５】 管理サーバーは、過去の来店間隔のう
   ち、最小間隔を最終来店日に加えて、次回来店予想日を
   算出する機能を備えた請求項３に記載のメール送信シス
   テム。
6. 【請求項６】 管理サーバーには、サービスの予約状況
   を記憶する予約データベースを備えるとともに、顧客側
   端末に送信するメールには、上記予約状況を示した予約
   状況表を含む請求項１〜５のいずれか１に記載のメール
   送信システム。
7. 【請求項７】 メールには、サービスの予約を受け付け
   る予約受付表を含み、管理サーバーは、受け付けた予約
   を予約データベースに登録する機能を備えた請求項６に
   記載のメール送信システム。
8. 【請求項８】 管理サーバーは、算出された次回来店予
   想日が、演算時点より過去の場合、上記次回来店予想日
   を、最終来店日と見なし、この最終来店予想日を基準と
   して、再度、次回来店予想日を算出する請求項１〜７の
   いずれか１に記載のメール送信システム。