JP2002230254A - 現地発生費用管理方法 - Google Patents

Abstract

(57)【要約】 【課題】現地事務所において本部での費用管理処理の進
捗状況を容易に把握することができる現地発生費用管理
方法を提供する。 【解決手段】現地建設事務所と本部の双方に、少なくと
も費用発生データと支払承認データ等を含む現地発生費
用に関するデータベースを設置し、双方のデータベース
の内容を同一に保つ様にし、現地事務所は本部のデータ
ベースにアクセスすることなく、本部での費用管理処理
の進捗状況を把握する。また、各データベースにデータ
の入力が行われた場合に、次の処理を行う担当部門に電
子メールが送信されると共に、次の処理が所定期間に行
われなかった場合に、再度電子メールが送信される。本
発明によれば、現地建設事務所に、本部での処理状況が
逐一入力された現地発生費用に関するデータベースが設
置されるので、現地建設事務所で費用管理処理の進捗状
況を容易に監視することができる。

Description

【発明の詳細な説明】

【０００１】

【発明の属する技術分野】本発明は、現地発生費用管理
方法に関し、特に、海外で発電プラント等を建設する場
合に、現地建設事務所において発生する費用を日本に設
置された本部において管理する現地発生費用管理方法に
関する。

【０００２】

【従来の技術】従来、海外で発電プラント等の工事を行
う場合、工事現場等に設置される現地建設事務所と日本
に設置される本部とで、以下のような費用管理処理が行
われていた。

【０００３】現地工事を行う場合、現地建設事務所が工
事の見積書を入手または作成し、見積書をファクシミリ
等で本部に送信する。本部で見積書を検討し、工事を承
認する場合は、工事に関する購入要求書を作成し、支払
指示書をファクシミリ等で現地建設事務所に送信する。

【０００４】現地建設事務所は、支払指示書に基づいた
資材購入及び工事を行い、業者等に工事費用を支払っ
て、工事費用の領収書をファクシミリ等で本部に送信す
る。本部では先に送信した支払指示書と工事費用の領収
書に基づいて財務会計処理を行う。

【０００５】

【発明が解決しようとする課題】このように、従来、海
外で発電プラント等の工事を行う場合、現地建設事務所
と本部との間で、ファクシミリ等により見積書や購入要
求書等の書類の送受信が行われ、それらの書類に基づい
て支払承認処理、購入要求書作成処理、財務会計処理等
からなる費用管理処理が行われていた。

【０００６】一方、発電プラント等の現地工事は、例え
ば、本工事、計画外工事、不適合対策工事等の案件に区
分され、案件区分により本部における支払承認ルート
と、購入要求書作成処理及び財務会計処理を含む支払処
理ルートが異なっている。また、現地工事の見積金額に
よっても本部における支払承認ルート及び支払処理ルー
トが異なっている。

【０００７】このため、本部の各担当部門では、現地工
事の案件区分及び見積金額により支払承認ルート及び支
払処理ルートを判断し、購入要求書及び領収書等の書類
を対応するルートの次の担当部門に渡さなければならな
い。

【０００８】従って、案件区分及び見積金額に応じて、
本部での支払承認ルート及び支払処理ルートが異なり、
海外の現地建設事務所では、各案件毎に本部における費
用管理処理の進捗状況、例えば、どこの担当部門で事務
処理が停滞しているかがわかりにくいため、適切な督促
を行うことができなかった。また、本部での支払承認の
事務処理が紙ベースで行われていたため、本部・現地で
の処理に時間がかかっていた。そのため、現地事務所で
の工事発注、工事費用の支払いを適切に且つタイムリー
に行う事ができなかった。

【０００９】そこで、本発明の目的は、現地事務所にお
いて本部での費用管理処理の進捗状況を容易に把握する
ことができる現地発生費用管理方法を提供することにあ
る。

【００１０】また、現地事務所から本部の担当部門に、
費用管理処理に関する適切な通知を行うと共に、費用管
理処理が停滞している担当部門に適切な督促を行い、費
用管理処理を迅速に行うことができる現地発生費用管理
方法を提供することにある。

【００１１】

【課題を解決するための手段】上記の目的を達成するた
めに、本発明の一つの側面は、現地建設事務所と本部の
双方に、少なくとも費用発生データと支払承認データ等
を含む現地発生費用に関するデータベースを設置し、双
方のデータベースの内容を同一に保つ様にし、現地事務
所は本部のデータベースにアクセスすることなく、本部
での費用管理処理の進捗状況を把握することを特徴とす
る。また、各データベースにデータの入力が行われた場
合に、次の処理を行う担当部門に電子メールが送信され
ると共に、次の処理が所定期間に行われなかった場合
に、再度電子メールが送信されることを特徴とする。

【００１２】本発明によれば、現地建設事務所に、本部
での処理状況が逐一入力された現地発生費用に関するデ
ータベースが設置されるので、現地建設事務所で費用管
理処理の進捗状況を容易に監視することができる。ま
た、次の処理を行う担当部門に電子メールが送信され、
処理が停滞している担当部門に督促の電子メールが送信
されるので、費用管理処理を迅速に行うことができる。

【００１３】上記の目的を達成するために、本発明の別
の側面は、現地事務所において発生する費用を、現地事
務所から遠隔に位置する本部事務所において管理する現
地発生費用管理方法において、現地事務所に設けられ、
費用の管理データを格納する第１のデータベースを備え
る第１の情報処理装置と、本部事務所に設けられ、第１
の情報処理装置とネットワークにより接続され、費用の
管理データを格納する第２のデータベースを備える第２
の情報処理装置とが設けられ、第１の情報処理装置は、
費用の発生データを第１のデータベースに格納する場合
に、費用の発生データをネットワークにより第２の情報
処理装置に送信して第２のデータベースに格納し、第２
の情報処理装置は、費用の支払承認データを第２のデー
タベースに格納する場合に、費用の支払承認データをネ
ットワークにより第１の情報処理装置に送信して第１の
データベースに格納し、第１及び第２のデータベースに
格納した費用の発生データ及び支払承認データを同一に
維持することを特徴とする。

【００１４】本発明によれば、第１及び第２のデータベ
ースに格納された費用の発生データ及び支払承認データ
が同一に維持されるので、現地建設事務所において費用
管理処理の進捗状況を容易に監視することができる。ま
た、各データベースに新たなデータが格納された場合
に、現地建設事務所と本部事務所の間でネットワークを
介してその新たなデータのみ互いに転送されるので、現
地建設事務所と本部事務所が遠く離れている場合でも、
データ通信に要する費用の増加を抑えることができる。

【００１５】また、上記の発明の好ましい態様として、
第２の情報処理装置には、メールボックスが備えられ、
第１の情報処理装置は、費用の発生データを第１のデー
タベースに格納する場合に、メールボックスの第３の情
報処理装置に対応するアドレスに費用の発生を通知する
費用発生電子メールを送信することを特徴とする。

【００１６】また、上記の発明の好ましい態様として、
第３の情報処理装置は、費用の支払承認データを第２の
データベースに格納する場合に、メールボックスの第１
の情報処理装置に対応するアドレスに支払承認を通知す
る支払承認電子メールを送信することを特徴とする。

【００１７】更に、上記の発明の好ましい態様として、
費用発生電子メールが送信されてから所定の期間内に、
第３の情報処理装置により支払承認処理が行われない場
合に、第２の情報処理装置は、メールボックスの第３の
情報処理装置に対応するアドレスに督促の電子メールを
送信することを特徴とする。

【００１８】本発明によれば、情報処理装置が現地発生
費用に関する処理を行った場合に、次に処理を行う担当
部門に電子メールが送信され、その後、所定期間内に所
定の処理が行われない場合に、督促の電子メールが送信
されるので、費用管理処理を迅速に行うことができる。

【００１９】

【発明の実施の形態】以下、図面を参照して本発明の実
施の形態例を説明する。しかしながら、かかる実施の形
態例が、本発明の技術的範囲を限定するものではない。

【００２０】図１は、本発明の実施の形態の現地発生費
用管理方法を実施するためのシステム構成図である。海
外で発電プラント等を建設する場合は、建設現場等に現
地建設事務所が設置され、各現地建設事務所に、工事に
伴って発生する現地発生費用のデータを管理する現地コ
ンピュータ1,3,5が設けられる。また、現地コンピュー
タ1,3,5には、現地発生費用に関する管理データが格納
される現地コスト管理データベース2,4,6が設けられ
る。

【００２１】現地コンピュータ1,3,5は、電話回線等に
より現地のアクセスポイント7に接続され、アクセスポ
イント7から、専用の通信回線等により、日本の本部に
おいて海外の現地建設事務所で発生する費用を管理する
本部コンピュータ（以下、サーバという。）11に接続さ
れる。

【００２２】サーバ11には、各現地建設事務所の現地コ
スト管理データベース2,4,6の複製（レプリカ）を含む
本部コスト管理データベース12と、計画外工事管理デー
タベース14と、不適合管理データベース16と、費用管理
処理に関する電子メールが格納されるメールボックス20
とが設けられる。現地コスト管理データベース2,4,6と
本部コスト管理データベース12は、それぞれのデータベ
ースに新たなデータの入力が行われた場合に、通信回線
を介して新たなデータ（差分データ）の送信が行われ、
それぞれのデータベースの内容が等しく維持される。

【００２３】本実施の形態において、本部における費用
管理処理手続は、現地工事の支払承認を行う支払承認ル
ートＡと、現地工事の財務会計処理と資材管理処理を行
う支払処理ルートＢにより行われる。この場合、支払承
認ルートＡでは、現地工事の案件区分により異なるルー
トで支払承認が行われる。

【００２４】即ち、現地工事の案件区分が当該プロジェ
クトの計画外工事である場合は、計画外工事管理データ
ベース14にて支払承認が行われる。また、現地工事の案
件区分が不適合対策工事、即ち、当初の工事が仕様を満
足しない場合に行われる工事の場合は、不適合管理デー
タベース16にて支払承認が行われる。また、現地工事の
案件区分が当該プロジェクトの計画内の工事である場合
は、本部コスト管理データベース12にて支払承認が行わ
れる。

【００２５】一方、支払処理ルートＢには、財務会計コ
ンピュータ18と資材管理コンピュータ19とが設けられ
る。経理部門の担当者は、財務会計コンピュータ18によ
り経理処理を行い、資材部門の担当者は、資材管理コン
ピュータ19により購入要求書の検収処理を行い、原価精
算書へデータを連結する。

【００２６】財務会計コンピュータ18、資材管理コンピ
ュータ19はサーバ11に接続されており、財務会計コンピ
ュータ18と資材管理コンピュータ19は相互に接続されて
いる。

【００２７】次に、本実施の形態の現地発生費用管理方
法における処理手順を図２から図７に示すフローチャー
トに従って説明する。本実施の形態の現地発生費用管理
方法では、現地工事の案件区分が、(a)計画外工事、(b)
現地不適合対策工事、(c)購入要求書を発行する本オー
ダ、(d)購入要求書が発行済みで出来高払いを行う本オ
ーダ、(e)輸送、(f)現地経費として処理する本オーダの
６種類に区分される。

【００２８】まず、処理手順の概略を説明する。案件区
分が上記の(a),(b),(c)の場合で、現地工事の見積金額
が高額（図２、図４、図５の区分(2)）の場合は、本部
の支払承認ルートＡで支払承認が行われ、支払処理ルー
トＢの購入要求書発行部門で購入要求書が発行された後
に、資材部門から現地へ工事施工の指示が行われる。

【００２９】一方、現地工事の見積金額が低額（図２、
図４、図５の区分(3)）の場合は、本部の支払承認ルー
トＡで支払承認と共に現地へ工事施工の指示が行われ、
購入要求書は発行されない。また、現地工事の見積金額
が中程度（図２、図４、図５の区分(1)）の場合は、本
部の支払承認ルートＡで支払承認と共に現地へ工事施工
の指示が行われ、工事施工後に購入要求書発行部門で購
入要求書が発行される。

【００３０】案件区分が上記の(d),(e)では、本部にお
ける支払承認が行われず、資材管理部門又は運輸部門か
ら現地へ工事施工の指示が行われる。この場合、案件区
分(d)では購入要求書が発行済みであり、案件区分(e)で
は購入要求書の発行は行わない。

【００３１】また、案件区分が上記の(f)では、本部に
おける支払承認、工事施工指示及び購入要求書の発行が
行われず、現地工事の費用は、見積金額に係わらず現地
経費として処理される。

【００３２】次に、現地工事の案件区分が計画外工事
で、工事の見積金額が中程度の区分(1)場合の処理手順
について詳細に説明する。図２に示すように、現地工事
を行う場合、現地担当者の起票により処理が開始され
（ステップＳ１）、案件区分が計画外工事の場合、現地
担当者は、計画外工事のデータ入力フォームを選択する
（ステップＳ２）。

【００３３】図８は、案件区分が計画外工事の場合のデ
ータ入力フォームである。このデータ入力フォームに
は、案件区分欄に計画外工事と表示され、現地工事に応
じたシリアル番号が設定される。以後、現地工事の費用
はこのシリアル番号によって管理される。また、データ
入力フォームは、起票時にデータ入力が行われる「事象
発生時欄」、工事費用等の支払時にデータ入力が行われ
る「支払発生時欄」、資材等の購入要求時にデータ入力
が行われる「購入要求時欄」に分かれており、それぞれ
の時点でデータ入力が行われる。

【００３４】現地担当者は、データ入力フォームの「事
象発生時欄」に、プロジェクト名、計画外工事名、支払
承認を求める責任部門、工事の本部窓口であるプラント
建設部門の電子メール宛先、材料費等の費目と見積金額
等を入力する（ステップＳ３）。

【００３５】見積金額等が入力されると、現地コンピュ
ータ1は、起票時に入力されたデータを通信回線を通じ
て本部のサーバ11に送信する（ステップＳ４）。これに
より、サーバ11の本部コスト管理データベース12に現地
コスト管理データベース1の複製（レプリカ）が生成さ
れる。

【００３６】また、それと同時に、現地コンピュータ1
は、プラント建設部門の担当者に電子メールを送信し、
複製されたデータを計画外工事管理データベース14に転
送するように依頼する。プラント建設部門の担当者は、
起票データを本部に取り込み（ステップＳ５）、計画外
工事の承認ルートである計画外工事管理システム１３、
１４に連結する（ステップＳ６）。

【００３７】この場合、プラント建設部門の担当者が起
票データを計画外工事管理データベース14に転送しない
と、計画外工事の承認処理を行うことができない。この
ため、現地において起票データが入力されてから所定の
期間、例えば、１週間を経過しても転送処理が行われな
い場合、本部コンピュータ１１は本部コスト管理データ
ベース１２を常時モニタして転送処理が行われてないこ
とを検出し、プラント建設部門の担当者に督促メールを
送信する。また、それ以後は、転送処理が行われるま
で、１週間ごとに督促メールを送信する。

【００３８】計画外工事管理システムでは、計画外工事
に関する責任部門、営業部門等の関連部門により、その
計画外工事の支払承認処理が行われる（ステップＳ
７）。なお、支払を承認する過程で決裁者が案件を却下
した場合は、直前の決裁者に差し戻されるが、再度上程
することができる。

【００３９】支払承認処理が行われると、サーバ11が本
部コスト管理データベース12のデータを現地コンピュー
タ1に送信し、現地コスト管理データベース2にその複製
が生成される。

【００４０】次に、起票時に入力された見積金額により
処理ルートが選択され（ステップＳ８）、見積金額が中
程度の区分(1)の場合は、計画外工事のオーダー番号の
発行を行う営業部門からオーダ番号が発行され、データ
入力フォームの「事象発生時欄」にオーダ番号が入力さ
れる。また、計画外工事用コンピュータ13が、現地の担
当者宛に工事施工及び支払を指示する電子メールを送信
する（ステップＳ９）。

【００４１】現地にて工事が施工され支払が行われる
と、現地の担当者により、データ入力フォームの「支払
発生時欄」に、アカウントコード（経理コード）、受領
・支払日等の現地支払データが入力される（ステップＳ
１０）。また、支払いの領収書等がスキャナにより電子
データ化され、本部の経理部門に電送される。

【００４２】現地支払データが現地コスト管理データベ
ース2に格納されると、現地コンピュータ1は、現地コス
ト管理データベース2のデータをサーバ11に送信し、本
部コスト管理データベース12にその複製が生成される
（ステップＳ１１）。また、それと同時に、現地コンピ
ュータ1は、本部の購入要求書発行部門に購入要求書の
発行を依頼する電子メールを送信する（ステップＳ１
２）。

【００４３】この場合、購入要求書の発行を依頼する電
子メールが送信されてから、例えば、１週間以内に購入
要求書が発行されない場合、本部コンピュータ１１は、
本部コスト管理データベース１２を常時モニタして、発
行されてないことを検出し、購入要求書発行部門に督促
メールを送信する。また、それ以後、購入要求書が発行
されるまで、１週間ごとに督促メールを送信する。

【００４４】購入要求書の発行依頼を受けた購入要求書
発行部門の担当者は、データ入力フォームの「購入要求
時欄」に、購入する材料等の数量、品名等のデータを入
力し（ステップＳ１３）、購入要求書の発行処理を行う
（ステップＳ１４）。

【００４５】次に、データを資材管理コンピュータ19の
電子決裁システム（図示せず）に連結し（ステップＳ１
５）、電子決裁システムにおいて購入要求書データの承
認処理を行う（ステップＳ１６）。

【００４６】一方、ステップＳ１１で現地の支払データ
が送信されると同時に、現地で経理報告が作成される
（ステップＳ１７）。経理報告がサーバ11に送信される
と、経理部門の担当者は経理報告に基づいた出納簿を出
力する（ステップＳ２０）。また、支払データに基づい
た仕訳データを作成し（ステップＳ１８）、購入要求書
データについては資材部門に連絡される（ステップＳ１
９）。

【００４７】その後、現地発生費用データは、資材管理
コンピュータ19の資材管理システム（図示せず）に連結
され、検収処理が行われる（ステップＳ２１）。更に、
原価精算書システム（図示せず）に連結されて原価精算
書が作成される（ステップＳ２２）。

【００４８】一方、ステップＳ８において、見積金額
が、高額の区分(2)の場合は、図3(1)に示すステップＳ
３１に移行し、計画外工事管理データベース１４に対し
て営業部門がオーダ番号を発行、入力し、計画外工事管
理データベース14に従って本部コンピュータ１１が購入
要求書発行部門に購入要求書の発行を依頼する電子メー
ルを送信する（ステップＳ３１）。

【００４９】購入要求書発行部門において、データ入力
フォームの「購入要求時欄」にデータ入力が行われ（ス
テップＳ３２）、購入要求書の発行処理が行われる（ス
テップＳ３３）。そして、購入要求書データが電子決裁
システム（図示せず）に連結される（ステップＳ３
４）。電子決裁システムにおいて購入要求書データの承
認処理が行われると（ステップＳ３５）、購入要求書デ
ータが資材管理システム（図示せず）に連結される（ス
テップＳ３６）。

【００５０】次に、資材部門の担当者は、承認された購
入要求書データに基づいて、現地コンピュータ1に工事
施工を指示する電子メールを送信する（ステップＳ３
７）。

【００５１】現地において工事が施工され、業者に支払
が行われた後、現地の担当者により、データ入力フォー
ムの「支払発生時欄」に現地支払データが入力される
（ステップＳ３９）。現地支払データが入力されると、
現地コンピュータ1は、現地コスト管理データベース2の
データをサーバ11に送信し、本部コスト管理データベー
ス12にその複製が生成される（ステップＳ４０）。

【００５２】また、現地において経理報告が作成され
（ステップＳ４１）、経理部門の担当者は、経理報告に
基づいた出納簿を出力する（ステップＳ４２）。更に、
経理部門の担当者は、現地支払データに基づいた仕訳デ
ータを作成し（ステップＳ４３）、経理部門による精算
処理が行われる。

【００５３】その後、資材部門の検収処理が行われ（ス
テップＳ４４）、現地発生費用データが資材管理システ
ム（図示せず）に連結される（ステップＳ４５）。更
に、原価精算書システム（図示せず）に連結され（ステ
ップＳ４６）、原価精算書が作成される。

【００５４】一方、ステップＳ８において、見積金額
が、低額の区分(3)の場合は、図3(2)に示すステップＳ
５１に移行し、計画外工事管理データベース１４に対し
て営業部門がオーダ番号を発行、入力し、計画外工事管
理データベース１４に従って本部コンピュータ１１が、
現地に工事施工を指示する電子メールを送信する。

【００５５】現地において工事が施工され、業者に支払
が行われた後、現地の担当者により、データ入力フォー
ムの「支払発生時欄」に現地支払データが入力される
（ステップＳ５２）。現地支払データが入力されると、
現地コンピュータ1は、現地支払データをサーバ11に送
信し（ステップＳ５３）、本部コスト管理データベース
12に現地支払データの複製が生成される。

【００５６】また、現地にて現地支払の経理報告が作成
され（ステップＳ５４）、経理部門の担当者は経理報告
に基づいた出納簿を出力する（ステップＳ５５）。ま
た、現地の支払データに基づいた仕訳データが作成され
（ステップＳ５６）、経理部門により精算処理が行われ
る。また、原価精算書システム（図示せず）にデータが
連結され（ステップＳ５７）、原価精算書が作成され
る。

【００５７】このように、本実施の形態の現地発生費用
管理方法によれば、現地コスト管理データベース2,4,6
と本部コスト管理データベース12に格納されたデータが
同一に維持されるので、現地建設事務所において費用管
理処理の進捗状況を容易に把握することができる。

【００５８】また、各データベースに新たなデータが格
納された場合に、現地建設事務所と本部事務所の間でネ
ットワークを介してその新たなデータのみ互いに転送さ
れるので、現地建設事務所と本部事務所が遠く離れてい
る場合でも、データ通信に要する費用の増加を抑えるこ
とができる。

【００５９】また、次の処理を行う担当部門に電子メー
ルが送信され、処理が停滞している担当部門に督促の電
子メールが送信されるので、費用管理処理を迅速に行う
ことができる。

【００６０】次に、現地工事の案件区分が(b)現地不適
合の場合について説明する。この場合は、図２に示した
ステップＳ２において(b)現地不適合が選択され、デー
タ入力フォームの案件区分欄にその旨が表示される。以
後の処理を図４により説明する。

【００６１】現地担当者は、計画外工事の場合と同様
に、データ入力フォームの「事象発生時欄」に、プロジ
ェクト名等の起票データを入力する（ステップＳ６
１）。そして、現地コンピュータ1が、起票データを通
信回線を通じて本部のサーバ11に送信する。これによ
り、サーバ11の本部コスト管理データベース12に現地コ
スト管理データベース1の複製が生成される。また、そ
れと同時に、現地コンピュータ1は、プラント建設部門
の担当者に、起票データの取込を依頼する電子メールを
送信する（ステップＳ６２）。

【００６２】プラント建設部門の担当者は、起票データ
の取込処理を行い（ステップＳ６３）、起票データを不
適合管理データベース１６に連結する（ステップＳ６
４）。この場合、現地において起票データが入力されて
から所定の期間、例えば、１週間を経過しても取込処理
が行われない場合は、本部コンピュータ１１は、本部コ
スト管理データベース１２に従ってプラント建設部門の
担当者に督促メールを送信する。また、それ以後は、取
込処理が行われるまで、１週間ごとに督促メールを送信
する。

【００６３】不適合管理データベース１６において、不
適合対策工事に関する責任部門、検査部門等の関連部門
により、その不適合対策工事の支払承認処理が行われる
（ステップＳ６５）。

【００６４】支払承認処理が行われると、サーバ11は、
本部コスト管理データベース12のデータを現地コンピュ
ータ1に送信し、現地コスト管理データベース2にその複
製が生成される。

【００６５】次に、起票時に入力された見積金額により
処理ルートが選択され（ステップＳ６６）、見積金額が
中程度の区分(1)の場合は、不適合対策工事の検査部門
からオーダ番号が発行され、データ入力フォームの「事
象発生時欄」にオーダ番号が入力される。不適合工事用
コンピュータ１５が不適合管理データベース１６にそれ
を反映し、サーバ１１が当該データベース１６を参照し
て、現地の担当者に工事施工及び支払を指示する電子メ
ールを送信する（ステップＳ６７）。

【００６６】現地にて工事が施工され支払が行われる
と、現地の担当者により、データ入力フォームの「支払
発生時欄」に、アカウントコード等の現地支払データが
入力される（ステップＳ６８）。

【００６７】現地コンピュータ1は、現地コスト管理デ
ータベース2のデータをサーバ11に送信し、本部コスト
管理データベース12にその複製が生成される（ステップ
Ｓ６９）。また、それと同時に、現地コンピュータ1
は、本部の購入要求書発行部門に購入要求書の発行を依
頼する電子メールを送信する（ステップＳ７０）。

【００６８】この場合、購入要求書の発行を依頼する電
子メールが送信されてから、例えば、１週間以内に購入
要求書が発行されない場合は、本部コンピュータ１１
は、本部コスト管理データベース１２に従って、購入要
求書発行部門に督促メールを送信する。また、それ以
後、購入要求書が発行されるまで、１週間ごとに督促メ
ールを送信する。

【００６９】購入要求書の発行依頼を受けた購入要求書
発行部門の担当者は、データ入力フォームの「購入要求
時欄」に、購入する材料等の数量、品名等のデータを入
力し（ステップＳ７１）、購入要求書の発行処理を行う
（ステップＳ７２）。

【００７０】そして、データを資材管理コンピュータ19
の電子決裁システム（図示せず）に連結し（ステップＳ
７３）、電子決裁システムにおいて購入要求書データの
承認処理を行う（ステップＳ７４）。

【００７１】一方、ステップＳ６９で現地の支払データ
が送信され、現地で経理報告が作成されると（ステップ
Ｓ７５）、経理報告がサーバ11に送信され、経理部門の
担当者は経理報告に基づいた出納簿を出力する（ステッ
プＳ７８）。また、支払データに基づいた仕訳データを
作成し（ステップＳ７６）、購入要求書データと共に経
理部門により検収処理が行われる（ステップＳ７７）。

【００７２】その後、現地発生費用データは、資材管理
コンピュータ19の資材管理システム（図示せず）に連結
され、資材部門の検収処理が行われる（ステップＳ７
９）。更に、原価精算書システム（図示せず）に連結さ
れて原価精算書が作成される（ステップＳ８０）。な
お、ステップＳ６６において、見積金額が高額の区分
(2)、又は低額の区分(3)の場合は、計画外工事の場合と
同様の処理が行われる。

【００７３】次に、現地工事の案件区分が(c)購入要求
書を発行する本オーダの場合について説明する。この場
合は、図２に示したステップＳ２において(c) 購入要求
書を発行する本オーダが選択され、データ入力フォーム
の案件区分欄にその旨が表示される。以後の処理を図５
により説明する。

【００７４】現地担当者は、計画外工事等の場合と同様
に、データ入力フォームの「事象発生時欄」に、プロジ
ェクト名等の起票データを入力する（ステップＳ９
１）。そして、現地コンピュータ1は、起票データを通
信回線を通じて本部のサーバ11に送信する。これによ
り、サーバ11の本部コスト管理データベース12に現地コ
スト管理データベース1の複製が生成される。また、そ
れと同時に、現地コンピュータ1は、プラント建設部門
の担当者に、起票データの取込を依頼する電子メールを
送信する（ステップＳ９２）。

【００７５】プラント建設部門の担当者は、起票データ
の取込処理を行う（ステップＳ９３）。この場合、現地
において起票データが入力されてから所定の期間、例え
ば、１週間を経過しても取込処理が行われない場合は、
本部コンピュータ１１は、本部コスト管理データベース
１２に従って、プラント建設部門の担当者に督促メール
を送信する。また、それ以後は、取込処理が行われるま
で、１週間ごとに督促メールを送信する。

【００７６】本オーダの場合は、プラント建設部門及び
本オーダの責任部門により支払承認処理が行われる（ス
テップＳ９４）。支払承認処理が行われると、サーバ11
は、本部コスト管理データベース12のデータを現地コン
ピュータ1に送信し、現地コスト管理データベース2にそ
の複製が生成される。

【００７７】次に、起票時に入力された見積金額により
処理ルートが選択され（ステップＳ９５）、見積金額が
中程度の区分(1)の場合は、本オーダの責任部門からオ
ーダ番号が発行され、データ入力フォームの「事象発生
時欄」にオーダ番号が入力される。また、本オーダ用コ
ンピュータ17は、現地の担当者に工事施工及び支払を指
示する電子メールを送信する（ステップＳ９６）。

【００７８】現地にて工事が施工され支払が行われる
と、現地の担当者により、データ入力フォームの「支払
発生時欄」に、アカウントコード等の現地支払データが
入力される（ステップＳ９７）。

【００７９】現地コンピュータ1は、現地コスト管理デ
ータベース2のデータをサーバ11に送信し、本部コスト
管理データベース12にその複製が生成される（ステップ
Ｓ９８）。また、それと同時に、現地コンピュータ1
は、本部の購入要求書発行部門に購入要求書の発行を依
頼する電子メールを送信する（ステップＳ９９）。

【００８０】この場合、購入要求書の発行を依頼する電
子メールが送信されてから、例えば、１週間以内に購入
要求書が発行されない場合は、本部コンピュータ１１
は、本部コスト管理データベース１２に従って、購入要
求書発行部門に督促メールを送信する。また、それ以
後、購入要求書が発行されるまで、１週間ごとに督促メ
ールを送信する。

【００８１】購入要求書の発行依頼を受けた購入要求書
発行部門の担当者は、データ入力フォームの「購入要求
時欄」に、購入する材料等の数量、品名等のデータを入
力し（ステップＳ１００）、購入要求書の発行処理を行
う（ステップＳ１０１）。

【００８２】そして、データを資材管理コンピュータ19
の電子決裁システムに連結し（ステップＳ１０２）、電
子決裁システム（図示せず）において購入要求書データ
の承認処理を行う（ステップＳ１０３）。

【００８３】一方、ステップＳ９８で現地の支払データ
が送信され、現地で経理報告が作成されると（ステップ
Ｓ１０４）、経理報告がサーバ11に送信され、経理部門
の担当者は経理報告に基づいた出納簿を出力する（ステ
ップＳ１０７）。また、支払データに基づいた仕訳デー
タを作成し（ステップＳ１０５）、購入要求書データと
共に資材部門に連絡される（ステップＳ１０６）。

【００８４】その後、現地発生費用データは、資材管理
コンピュータ19の資材管理システム（図示せず）に連結
され、検収処理が行われる（ステップＳ１０８）。更
に、原価精算書システム（図示せず）に連結されて原価
精算書が作成される（ステップＳ１０９）。なお、ステ
ップＳ９５において、見積金額が高額の区分(2)、又は
低額の区分(3)の場合は、計画外工事の場合と同様の処
理が行われる。

【００８５】次に、現地工事の案件区分が(d)購入要求
書の発行済みで出来高払いを行う本オーダの場合につい
て説明する。この場合は、図２に示したステップＳ２に
おいて(d) 購入要求書の発行済みで出来高払いを行う本
オーダが選択され、データ入力フォームにその旨が表示
される。以後の処理を図6(1)により説明する。

【００８６】現地担当者は、計画外工事等の場合と同様
に、データ入力フォームの「事象発生時欄」に、プロジ
ェクト名等の起票データを入力する（ステップＳ１２
１）。そして、現地コンピュータ1は、起票データを通
信回線を通じて本部のサーバ11に送信する。これによ
り、サーバ11の本部コスト管理データベース12に現地コ
スト管理データベース1の複製が生成される。また、そ
れと同時に、現地コンピュータ1は、プラント建設部門
の担当者に、起票データの取込を依頼する電子メールを
送信する（ステップＳ１２２）。

【００８７】プラント建設部門の担当者は、起票データ
の取込処理を行う（ステップＳ１２３）。この場合、現
地において起票データが入力されてから所定の期間、例
えば、１週間を経過しても取込処理が行われない場合、
本部コンピュータ１１は、本部コスト管理データベース
１２に従って、プラント建設部門の担当者に督促メール
を送信する。また、それ以後は、取込処理が行われるま
で、１週間ごとに督促メールを送信する。

【００８８】この案件区分の場合は支払承認処理が行わ
れず、資材部門から現地の担当者に工事施工及び支払を
指示する電子メールを送信する（ステップＳ１２４）。
そして、現地にて工事が施工され支払が行われると、現
地の担当者により、データ入力フォームの「支払発生時
欄」に、アカウントコード等の現地支払データが入力さ
れる（ステップＳ１２５）。

【００８９】現地コンピュータ1は、現地コスト管理デ
ータベース2のデータをサーバ11に送信し、本部コスト
管理データベース12にその複製が生成される（ステップ
Ｓ１２６）。

【００９０】また、現地の支払データが送信され、現地
で経理報告が作成されると（ステップＳ１２７）、経理
部門の担当者は経理報告に基づいた出納簿を出力する。
（ステップＳ１２８）また、支払データに基づいた仕訳
データを作成し（ステップＳ１２９）、購入要求書デー
タと共に経理部門により検収処理が行われる（ステップ
Ｓ１３０）。

【００９１】その後、現地発生費用データは、資材管理
コンピュータ19の資材管理システムに連結され、資材部
門の検収処理が行われる（ステップＳ１３１）。更に、
原価精算書システム（図示せず）に連結されて原価精算
書が作成される（ステップＳ１３２）。

【００９２】次に、現地工事の案件区分が(e)輸送の場
合について説明する。この場合は、図２に示したステッ
プＳ２において(e)輸送が選択され、データ入力フォー
ムにその旨が表示される。以後の処理を図6(2)により説
明する。

【００９３】現地担当者は、計画外工事等の場合と同様
に、データ入力フォームの「事象発生時欄」に、プロジ
ェクト名等の起票データを入力する（ステップＳ１４
１）。そして、現地コンピュータ1は、起票データを通
信回線を通じて本部のサーバ11に送信する。これによ
り、サーバ11の本部コスト管理データベース12に現地コ
スト管理データベース1の複製が生成される。また、そ
れと同時に、現地コンピュータ1は、プラント建設部門
の担当者に、起票データの取込を依頼する電子メールを
送信する（ステップＳ１４２）。

【００９４】プラント建設部門の担当者は、起票データ
の取込処理を行い、起票データを本オーダ用コンピュー
タ17に転送する（ステップＳ１４３）。この場合、現地
において起票データが入力されてから所定の期間、例え
ば、１週間を経過しても取込処理が行われない場合、本
部コンピュータ１１は、本部コスト管理データベース１
２をモニタすることで未処理を検出し、プラント建設部
門の担当者に督促メールを送信する。また、それ以後
は、取込処理が行われるまで、１週間ごとに督促メール
を送信する。

【００９５】この案件区分の場合も支払承認処理が行わ
れず、本部の運輸部門から現地の担当者に工事施工及び
支払を指示する電子メールが送信される（ステップＳ１
４４）。

【００９６】現地にて輸送が行われ支払が行われると、
現地の担当者により、データ入力フォームの「支払発生
時欄」に、アカウントコード等の現地支払データが入力
される（ステップＳ１４５）。現地コンピュータ1は、
現地コスト管理データベース2のデータをサーバ11に送
信し、本部コスト管理データベース12にその複製が生成
される（ステップＳ１４６）。

【００９７】また、現地で経理報告が作成され（ステッ
プＳ１４７）、経理部門の担当者は経理報告に基づいた
出納簿を出力する（ステップＳ１４８）。その後、支払
データに基づいた仕訳データを作成し（ステップＳ１４
９）、仕訳データを原価精算書システム（図示せず）に
連結し、原価精算書を作成して支払処理を終了する（ス
テップＳ１５０）。

【００９８】次に、現地工事の案件区分が(f)現地経費
として処理する本オーダの場合について説明する。この
場合は、図２に示したステップＳ２において(f)現地経
費として処理する本オーダが選択され、データ入力フォ
ームにその旨が表示される。以後の処理を図７により説
明する。

【００９９】現地担当者は、現地において支払が行われ
た後、データ入力フォームに、プロジェクト名等の起票
データ（支払のデータも含む）を入力する（ステップＳ
１５１）。そして、現地コンピュータ1は、起票データ
を通信回線を通じて本部のサーバ11に送信する。これに
より、サーバ11の本部コスト管理データベース12に現地
コスト管理データベース1の複製が生成される。（ステ
ップＳ１５２）。

【０１００】経理部門の担当者は、起票データの取込処
理を行う（ステップＳ１５３）。また、経理報告が作成
され（ステップＳ１５４）、経理報告がサーバ11に送信
されると、経理部門の担当者は経理報告に基づいた出納
簿を出力する（ステップＳ１５５）。また、支払データ
に基づいた仕訳データを作成し（ステップＳ１５６）、
仕訳データを原価精算書システム（図示せず）に連結
し、原価精算書を作成して支払処理を終了する（ステッ
プＳ１５７）。

【０１０１】このように、本実施の形態の現地発生費用
管理方法によれば、現地コスト管理データベース2,4,6
と本部コスト管理データベース12に格納されたデータが
同一に維持されるので、現地建設事務所において費用管
理処理の進捗状況を容易に監視することができる。

【０１０２】また、各データベースに新たなデータが格
納された場合に、現地建設事務所と本部事務所の間でネ
ットワークを介してその新たなデータのみ互いに転送さ
れるので、現地建設事務所と本部事務所が遠く離れてい
る場合でも、データ通信に要する費用の増加を抑えるこ
とができる。

【０１０３】また、次の処理を行う担当部門に電子メー
ルが送信され、処理が停滞している担当部門に督促の電
子メールが送信されるので、費用管理処理を迅速に行う
ことができる。

【０１０４】本発明の保護範囲は、上記の実施の形態に
限定されず、特許請求の範囲に記載された発明とその均
等物に及ぶものである。

【０１０５】

【発明の効果】以上、本発明によれば、現地建設事務所
に、本部での処理状況が逐一入力された現地発生費用に
関するデータベースが設置されるので、現地建設事務所
で費用管理処理の進捗状況を容易に監視することができ
る。

【０１０６】また、次の処理を行う担当部門に電子メー
ルが送信され、処理が停滞している担当部門に督促の電
子メールが送信されるので、費用管理処理を迅速に行う
ことができる。

【図面の簡単な説明】

【図１】本発明の実施の形態の現地発生費用管理方法に
おけるシステム構成図である。

【図２】本発明の実施の形態の現地発生費用管理方法に
おけるフローチャート（ａ計画外工事の場合(1)）であ
る。

【図３】本発明の実施の形態の現地発生費用管理方法に
おけるフローチャート（ａ計画外工事の場合(2)）であ
る。

【図４】本発明の実施の形態の現地発生費用管理方法に
おけるフローチャート（ｂ現地不適合工事の場合）であ
る。

【図５】本発明の実施の形態の現地発生費用管理方法に
おけるフローチャート（ｃ本オーダ（Req手配）の場
合）である。

【図６】本発明の実施の形態の現地発生費用管理方法に
おけるフローチャート（ｄ本オーダ（出来高払い）、ｅ
輸送の場合）である。

【図７】本発明の実施の形態の現地発生費用管理方法に
おけるフローチャート（ｆ本オーダ（現地経費）の場
合）である。

【図８】本発明の実施の形態におけるデータ入力フォー
ムである。

【符号の説明】

1,3,5 現地コンピュータ 2,4,6 現地コスト管理データベース 7 アクセスポイント 11 本部コンピュータ（サーバ） 12 本部コスト管理データベース 13 計画外工事用コンピュータ 14 計画外工事管理データベース 15 不適合工事用コンピュータ 16 不適合管理データベース 17 本オーダ用コンピュータ 18 財務会計コンピュータ 19 資材管理コンピュータ 20 メールボックス

Claims (7)

【特許請求の範囲】
1. 【請求項１】現地事務所において発生する費用を、前記
   現地事務所から遠隔に位置する本部事務所において管理
   する現地発生費用管理方法において、 前記現地事務所に設けられ、前記費用の管理データを格
   納する第１のデータベースを備える第１の情報処理装置
   と、 前記本部事務所に設けられ、前記第１の情報処理装置と
   ネットワークにより接続され、前記費用の管理データを
   格納する第２のデータベースを備える第２の情報処理装
   置とが設けられ、 前記第１の情報処理装置は、前記費用の発生データを前
   記第１のデータベースに格納する場合に、前記費用の発
   生データを前記ネットワークにより前記第２の情報処理
   装置に送信して前記第２のデータベースに格納し、 前記第２の情報処理装置は、前記費用の支払承認データ
   を前記第２のデータベースに格納する場合に、前記費用
   の支払承認データを前記ネットワークにより前記第１の
   情報処理装置に送信して前記第１のデータベースに格納
   し、 前記第１及び第２のデータベースに格納した前記費用の
   発生データ及び支払承認データを同一に維持することを
   特徴とする現地発生費用管理方法。
2. 【請求項２】請求項１において、 前記費用は、複数のカテゴリに分類され、 前記第２の情報処理装置には、前記カテゴリに応じて前
   記費用の支払承認処理を行う第３の情報処理装置が接続
   されることを特徴とする現地発生費用管理方法。
3. 【請求項３】請求項２において、 前記第２の情報処理装置には、メールボックスが備えら
   れ、 前記第１の情報処理装置は、前記費用の発生データを前
   記第１のデータベースに格納する場合に、前記メールボ
   ックスの前記第３の情報処理装置に対応するアドレスに
   費用の発生を通知する費用発生電子メールを送信するこ
   とを特徴とする現地発生費用管理方法。
4. 【請求項４】請求項３において、 前記第３の情報処理装置は、前記費用の支払承認データ
   を前記第２のデータベースに格納する場合に、前記メー
   ルボックスの前記第１の情報処理装置に対応するアドレ
   スに支払承認を通知する支払承認電子メールを送信する
   ことを特徴とする現地発生費用管理方法。
5. 【請求項５】請求項３において、 前記費用発生電子メールが送信されてから所定の期間内
   に、前記第３の情報処理装置により前記支払承認処理が
   行われない場合に、前記第2の情報処理装置は、前記メ
   ールボックスの前記第３の情報処理装置に対応するアド
   レスに督促のメールを送信することを特徴とする現地発
   生費用管理方法。
6. 【請求項６】現地事務所において発生する費用を、前記
   現地事務所から遠隔に位置する本部事務所において管理
   する現地発生費用管理方法において、 前記現地事務所に設けられ、前記費用の管理データを格
   納する第１のデータベースを備える第１の情報処理装置
   が、前記本部事務所に設けられ、前記費用の管理データ
   を格納する第２のデータベースを備える第２の情報処理
   装置とネットワークにより接続され、 前記費用の発生データを前記第１のデータベースに格納
   する場合に、前記費用の 発生データを前記ネットワー
   クにより前記第２の情報処理装置に送信して前記第２の
   データベースに格納させ、 前記第２の情報処理装置が前記費用の支払承認データを
   前記第２のデータベースに格納したことに伴い前記ネッ
   トワークを介して送信された前記費用の支払承認データ
   を受信して前記第１のデータベースに格納し、 前記第１のデータベースの前記費用の発生データ及び支
   払承認データを、前記第２のデータベースの前記費用の
   発生データ及び支払承認データと同一に維持することを
   特徴とする現地発生費用管理方法。
7. 【請求項７】現地事務所において発生する費用を、前記
   現地事務所から遠隔に位置する本部事務所において管理
   する現地発生費用管理方法において、 前記現地事務所に設けられ、前記費用の管理データを格
   納する第１のデータベースを備える複数の第１の情報処
   理装置とネットワークにより接続され、前記費用の管理
   データを格納する第２のデータベースを備える第２の情
   報処理装置が、前記本部事務所に設けられ、 前記第２の情報処理装置は、前記第１の情報処理装置が
   前記費用の発生データを前記第１のデータベースに格納
   したことに伴い前記ネットワークを介して送信された前
   記費用の発生データを受信して前記第２のデータベース
   に格納し、 前記費用の支払承認データを前記第２のデータベースに
   格納した場合に、前記費用の支払承認データを前記ネッ
   トワークを介して前記第１の情報処理装置に送信して前
   記第１のデータベースに格納させ、 前記第２のデータベースの前記費用の発生データ及び支
   払承認データを、前記第１のデータベースの前記費用の
   発生データ及び支払承認データと同一に維持することを
   特徴とする現地発生費用管理方法。