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Registratur Registraturen, deren Schriftgutbehälter (Einzel-oder Sammelakten),
wie z. B. Briefordner, Schatullen, Kästen u. dgl., bibliothekarisch nebeneinander
angeordnet sind und die zwecks Aufnahme und Unterteilung des Schriftgutes je nach
Bedarf innen nochmals Trennhefter, Trennkartons oder sonstige Ordnungsmittel aufweisen,
sind bekannt. Ebenso ist bekannt, diese Schriftgutbehälter oder sonstigen Ordnungsmittel
äußerlich mit besonderen Merkmalen, wie Ordnungsziffern, Buchstaben, Blickfängern
u..dgl., zu versehen, die in Verbindung mit einem dazugehörigen Registratur- oder
Aktenplan Aufschluß Tiber den Inhalt derselben geben und das Auffinden der einzelnen
Akten in der Registratur ermöglichen, ohne daß der Inhalt im einzelnen äußerlich
durch Beschriftung auf denselben vermerkt ist. Es ist weiterhin bekannt, diese Ordnungsziffern,
Buchstaben, Blickfänger u. dgl. so auf dem Ordnerrücken anzubringen, daß sie auf
den Rücken der Schriftgutbehälter stufenförmig abfallende Streifenzüge bilden, die
ein unrichtiges Abstellen der Akten in der Registratur verhindern sollen. Für größere
Registraturen ergibt diese Art der Registraturführung erhebliche Vorteile. Es wird
darum auch hierbei gern der Nachteil mit in Kauf genommen, daß zum Aufsuchen eines
bestimmten Aktenstückes erst das Aktenverzeichnis zur Hand genommen werden muß,
weil die äußerlich auf dem Ordner angebrachten Merkmale erst in Verbindung mit dem
Aktenplan Aufschluß über den Inhalt desselben geben. Bei kleineren Registraturen,
deren geringer Umfang vielfach an sich schon die Führung eines besonderen Aktenverzeichnisses
als unzweckmäßig erscheinen läßt und die dabei sehr häufig noch von ungeübten Kräften
bedient werden müssen, hat sich dieser Übelstand dagegen äußerst störend bemerkbar
gemacht und man ist deshalb bei dieser Art von Registraturen
auch
schon in sehr vielen Fällen wieder zu der alten Gewohnheit zurückgekehrt, Angaben
über den Ordnerinhalt handschriftlich oder in sonstiger Form auf dem Ordnerrücken
anzubringen, im übrigen aber auf jedes sonstige Ordnungssystem zu verzichten. Dadurch
wird zwar erreicht, daß der Ordnerinhalt auf dem Rücken abgelesen und auf das Aktenverzeichnis
beim Aufsuchen eines Aktenstückes verzichtet werden kann, auf der anderen Seite
bringt aber eine derartige Beschriftung so viele Nachteile mit sich, daß sie mit
Fug und Recht nur als ein Notbehelf bezeichnet werden kann. Ganz abgesehen davon,
daß die Beschriftung, die entweder durch Hand, Stempelaufdruck u. dgl. erfolgen
kann, schon rein äußerlich kein einheitliches und schönes Bild ergibt, wirkt sich
jede Änderung des Ordnerinhalts, die allein schon durch das Anwachsen des Schriftgutes
unausbleiblich ist, in der unangenehmsten Weise aus, besonders bei sog. Sammelordnern,
die eine mehr oder weniger große Anzahl schwächerer Akten in sich vereinigen und
bei denen die Beschriftung des Ordnerrückens darum auch viel umfangreicher ist als
bei einem Ordner, der nur einen einzelnen Sachbegriff enthält. Bei ijeder Änderung
des Ordnerinhalts muß nämlich logischerweise auch die Rückenbeschriftung geändert
werden, und die Folge davon ist, daß das äußere Bild, vor allem aber auch die Übersicht
derartiger Registraturen, schon nach verhältnismäßig kurzer Zeit derart in Mitleidenschaft
gezogen wird, daß in kurzen Zeitabschnitten dauernd vollständig neue Beklebungen
und Beschriftungen einzelner Ordner vorgenommen werden müssen, um wenigstens einigermaßen
Ordnung zu halten; eine Arbeit, die nicht nur kostspielig, sondern auch sehr zeitraubend
ist. A11 diese Übelstände werden. durch die vorliegende Erfindung beseitigt.
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Erfindungsgemäß erhalten die zur Aufnahme des Aktengutes und gegebenenfalls
zur Aufnahme von Trennheftern, Trennkartons oder sonstigen Ordnungsmitteln bestimmten
Schriftgutbehälter, Briefordner, Schatullen, Kästen o. dgl., auf ihrer Außenseite
ablesbare, auf den Mappeninhalt sich beziehende, gruppenweise geordnete Vermerke,
die in ihrer Gesamtheit einem Aktenplan entsprechen, der zu einer bestimmten Registratur
gehört und der eine Übersicht über .das zur Registratur gehörende Stoffgebiet gibt,
das beispielsweise nach Zahlen und Sachbegriffen in Hauptgruppen, Gruppen, Untergruppen,
Sachgebiete usw. geordnet und unterteilt ist. Zweckmäßig können dabei z. B. auf
dem Rückenschild der Ordner usw. einheitlich die zu einer Gruppe, Unter- oder Sachgruppe
gehörenden und zur Arbeitsunterteilung dienenden Sachbegriffe mit aufgedruckt werden,
so daß sämtliche Ordner der betreffenden Gruppe, Unter- oder Sachgruppe ein und
dasselbe Rückenschild mit allen Sachbegriffen der betreffenden Gruppe erhalten.
Die Kennzeichnung des Ordnerinhalts findet nun in der Weise statt, daß der oder
die im Ordner enthaltenen Sachbegriffe auf dem Ordnerrücken durch besondere Blickfänger,
z. B. farbige Streifen, Punkte o. dgl. Hilfsmittel, markiert werden. Dadurch wird
erreicht, daß man ohne Benutzung des Aktenplans vorn Rückenschild ablesen kann,
welche Akten oder Schriftstücke eines betreffenden Sach- oder Arbeitsgebiets der
Ordner enthält. Die Ordnerrücken erhalten Kennzeichen zur Bildung der genannten
Streifenzüge, so daß die dadurch geschaffene systematische Ordnung innerhalb der
Registratur beibehalten wird. In gleicher Weise wie die Ordnerrücken können auch
die in dem Ordner vorgesehenen Trennkartons, Hefter, Register u. dgl. einen besonderen
Aufdruck erhalten, der z. B. der Unter- oder Sachgruppe des Aktenplans entspricht.
Beim Anwachsen des Schriftgutes innerhalb des Ordners und der hierdurch notwendigen
Verteilung desselben auf mehrere Ordner ist nur eine Versetzung der Blickfänger
erforderlich, um die vorgenommene Änderung auch äußerlich kennbar zu machen. Diese
Arbeit ist ganz geringfügig und läßt sich mühelos mit wenigen Handgriffen vornehmen,
denn die aufgeklebten Streifen oder Punkte lassen sich sehr leicht entfernen und
an anderer Stelle wieder anbringen. In sehr vielen Fällen ist auch nur eine Ergänzung
erforderlich, also lediglich eine Anbringung weiterer Merkmale. Dadurch, daß die
Ordnerrücken je nach Wahl mit den Sachbegriffen der Hauptgruppen, der Gruppen oder
der Unterbz,w. Sachgruppen bedruckt werden, ist es möglich, auch bei den kleinsten
Registraturen dem Bedarf entsprechend .die gleiche Gliederung in engerem Rahmen
vorzunehmen, wie sie bei Großregistraturen in erweitertem Umfang notwendig ist.
Mit den erfindungsgemäß vorgeschlagenen N'Iitteln kann man auch in kleineren Betrieben
das anfallende Schriftgut in der Registratur so ablegen, daß jeder Vorgang ohne
Sucharbeit und ohne die Einschaltung weiterer Hilfsmittel, wie Aktenplan u. dgl.,
unmittelbar wieder auffindbar ist. Die Erfindung erspart dem Benutzer viel Zeit
durch vereinfachte Handhabung und Vermeidung unnötiger Sucharbeit, erleichtert die
Revisionen und entlastet die vielen kleinen Betriebe in ihrer Büroarbeit. Jeder
Registraturbeamte kann durch die erfindungsgemäß ausgebildeten Schriftgutbehälter
jederzeit selbst kontrollieren, ob das Schriftgut an der richtigen Stelle abgeheftet
ist, so daß von vornherein durch unrichtiges Abheften entstehende Fehler vermieden
werden.
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Der Erfindungsgegenstand ist in beispielsweisen Ausführungsformen
in der Zeichnung dargestellt, und zwar zeigt Abb. i ein Rückenschild, Abb.2 ein
weiteres Rückenschild, Abb. 3 eine perspektivische Ansicht eines Trennhefters, Abb.4
eine Draufsicht auf die Vorderklappe dieses Trennhefters.
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Das Rückenschild nach .\bb. i ist in mehrere senkrecht übereinander
angeordnete Felder unterteilt, vor denen das oberste Feld i das Fabrikzeichen der
Anmelderen enthält. Das folgende Feld 2 trägt den Vermerk Hauptgruppe und die
von
einem Quadrat umrahmte Zahl 9 der Hauptgruppe sowie die diese Hauptgruppe kennzeichnende
Beschriftung »Finanz- und Steuerverwaltung«. Das Feld 3 trägt die Beschriftung »Gruppe«
und die von einem Rechteck umrahmte Zahl 94. Weiterhin trägt dieses Feld die Beschriftung
»Steuerw"esen«. In den weiteren Feldern :4, 5, 6, 7, 8,9, iosind unter der Kennzeichnung
»Sachgebiete« die Vermerke »o Steuerverwaltung, i Steuerüberweisungen, 2 Bundessteuern,
3 Landessteuern, 4 Kreissteuern und Umlagen, 5 Gemeindesteuern, 6 Gebühren und Beiträge«
angebracht. A11 diese Bezeichnungen entsprechen dem Aktenplan. Die Bezeichnung »5
Gemeindesteuer« ist durch einen aus einem farbigen Streifen bestehenden Blickfänger
12 markiert. Dieser Blickfänger 12 besagt, daß der Ordner, der das Rückenschild
nach Abb. i trägt, nur zur Aufnahme von Schriftgut bestimmt ist, das sich auf Gemeindesteuern
(945) bezieht.
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Die Aufteilung ist bei diesem Rückenschild bis zur dreistelligen Zahl,
und zwar bis zu den Sachgruppen 94o bis 945, erfolgt. Diese Art der Aufteilung kommt
für größere Registraturen in Frage.
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Abb.2 zeigt ein anderes Rückenschild, dessen Textaufdruck ebenfalls
dem Aktenplan entspricht. Das Feld i trägt hier wieder das Fabrikzeichen der Anm-elderin.
Im Feld 2 befindet sich die Beschriftung »Hauptgruppe«, darunter die der Hauptgruppe
entsprechende Zahl ,4., eingerahmt durch ein Rechteck und darunter die Bezeichnung
»Fürsorgewesen und Jugendhilfe«. Das Feld 3 weist die Beschriftung »Gruppe« und
darunter die in einem Rechteck eingerahmten Zahlen 4o bis 49 auf. Hier sind die
zu diesen Gruppen 4o bis 49 gehörenden Sachbegriffe nicht auf dein Rückenschild
vermerkt, da diese zu viel Platz in Anspruch nehmen würden.
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Die Felder 4, 5, 6, 7, 8, 9, io, i i, über denen sich der Vermerk
»Sachgebiete« befindet, weisen folgende Beschriftungen auf: »4o Verwaltungsangelegenheiten,
Allgemeines, 41 Offene Fürsorge, 42 Geschlossene Fürsorge, 43 Freie Wohlfahrtsfürsorge,
44 Familienunterstützung, 45 Fürsorgeeinrichtungen, 46 Jugendhilfe, 47 Einrichtungen
der Jugendhilfe«. Die zunächst genannte, zur Zahl4o gehörende Beschriftung ist durch
einen Blickfänger 12 markiert, der in gewünschter Farbe gehalten sein kann. Hier
ist die Aufteilung nur bis zur zweistelligen Zahl, und zwar bis zu den Gruppen 4o
bis 49, erfolgt. Etwaige notwendig werdende weitere Aufteilungen erfolgen innerhalb
des Ordners unter Verwendung von Heftern, Trennkartons u. dgl. Diese Art der Aufteilung
bildet einen Ausschnitt aus einer kleineren Registratur, bei der der Anfall an Schriftgut
und dementsprechend auch die Anzahl der benötigten Ordner verhältnismäßig gering
ist, so daß die Sachbegriffe zusammengefaßt und auf die verringerte Anzahl Ordner
verteilt werden müssen.
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Alle zur Registratur gehörenden Schriftgutbehälter weisen Rückenschilder
auf, die einen Teil des Aktenplanes wiedergeben. Auch die ablesbaren Merkmale der
in der Sammelmappe eingehefteten Ordnungsmittel, z. B. Trennkartons, Trennhefter
usw., stimmen mit dem Aktenplan genau überein. So zeigt Abb. 3 einen Trennhefter,
der beispielsweise den Vermerk »Akten Nr.00-02« aufweist. Außerdem ist oben auf
dem Ordnerblatt der Vermerk »Sachgebiete: Bundesgebiet, Flaggen, Symbole, Staatsfeiern«
angegeben und ein Registerzapfen mit dem Vermerk »00-02« und der Beschriftung »Bundesgebiet,
Flaggen, Symbole, Staatsfeiern« aufgedruckt. Es ist selbstverständlich, daß die
Vermerke ,dem Aktenplan entsprechend wechseln und daß auch der den entsprechenden
Vermerk enthaltende Registerzapfen jeweilig in der entsprechenden Höhe erscheint.
Schließlich ist auf dem Aktendeckel noch eine Einteilung über Sondervermerke über
Akteninhalt, -erledigung und -v erbleib enthalten Die Vorderklappe 13 des Trennhefters
nach Abb. 3 weist die gleiche in Abb. 3 enthaltende Beschriftung »Akten Nr.00-02«
,auf. Außerdem ist auf dieser Vorderklappe 13 der Vermerk »Bundesgebiet, Flaggen,
Symbole, Staatsfeiern«, entsprechend Abb. 3, angegeben. Weiterhin sind hier noch
dem Aktenplan entsprechende Erläuterungen über die Hauptgruppen und Gruppen angeführt.
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All die auf dem Trennhefter oder Trennkarton anzubringenden Beschriftungen
stehen, wie die übrigen Merkmale, in Übereinklang mit dem Aktenplan.