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GEBIET DER
ERFINDUNG
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Die
vorliegende Erfindung betrifft ausschließlich das Gebiet der Bearbeitung
von Poststücken
und insbesondere ein Verfahren zur automatischen Erzeugung und Anreicherung
einer Datenbank eines Verteilsystems für Poststücke.
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STAND DER
TECHNIK
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Das
Verteilen von Poststücken
in Handels- oder Industrieunternehmen oder in der öffentlichen Verwaltung
ist meistens ein im Wesentlichen manueller Vorgang. Der Mitarbeiter
des Postdienstes, der mit dieser Aufgabe betraut ist, nimmt ein
Poststück nach
dem anderen, erfaßt
die Nennung der Person oder der Abteilung, für welche das Poststück bestimmt
ist, und legt das Poststück,
nachdem er es unter Umständen
geöffnet
hat, in dem Fach ab, das für die
jeweilige Person oder Abteilung vorgesehen ist. Es ist klar, daß ein vollständig manueller
Vorgang langwierig ist und eine geringe Produktivität aufweist.
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Ferner
hat man versucht, die Produktivität dadurch zu steigern, daß unterschiedliche
Arten von Vorrichtungen vorgeschlagen wurden, die eine bestimmte
Automatisierung dieses Vorgangs des manuellen Verteilens ermöglichen.
Dies ist in der amerikanischen Patentschrift
US 4,921,107 und in der französischen
Patentanmeldung
FR 2 795 980 ,
die im Namen der Anmelderin eingereicht wurde, der Fall.
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Bei
den in den beiden Dokumenten dargestellten Lösungen wird jedoch jeweils
auf eine Datenbank zurückgegriffen,
die eine Korrespondenztabelle enthält, welche die verschiedenen
Empfänger
der Poststücke
(physische Personen, Abteilungen oder dergleichen) mit einer einzigartigen
Fachidentifikationsnummer in Verbindung bringt.
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Damit
die Verteilung der Poststücke
angesichts der häufigen
Veränderungen
bei Abteilungen oder Personen innerhalb eines Unternehmens auf effiziente
Weise durchgeführt
werden kann, muß die Datenbank
somit regelmäßig aktualisiert
und angereichert werden.
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AUFGABE UND
DEFINITION DER ERFINDUNG
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Die
vorliegende Erfindung hat somit die Aufgabe, den genannten Nachteil
zu beseitigen, indem ein besonders einfaches Verfahren zur Aktualisierung
der Datenbank eines Systems zum Verteilen von Poststücken vorgeschlagen
wird. Die Erfindung verfolgt die Aufgabe, diese Aktualisierung in
automatischer und eventuell regelmäßiger Weise sicherzustellen.
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Diese
Aufgaben werden durch ein Verfahren zur automatischen Erzeugung
und Anreicherung einer Datenbank in einem Verteilsystem für Poststücke erfüllt, das über ein
Intranet-Kommunikationsnetzwerk mit Computerterminals von Empfängern dieser Poststücke verbunden
ist und das Folgendes umfaßt:
- – Lesemittel
zum Erkennen der Postdaten, die auf diese Poststücke gedruckt sind;
- – Bearbeitungsmittel,
um in Beziehung zu einer Arbeitsdatenbank, welche Identifikationsdaten bezüglich der
Empfänger
der Poststücke
umfaßt, den
speziellen Empfänger
eines bestimmten Poststücks
zu identifizieren, und
- – Verteilmittel,
um dieses Poststück
dem so identifizierten Empfänger
zuzuweisen;
gekennzeichnet durch die Tatsache, daß zuerst
automatisch zur elektronischen Postadresse jedes Empfängers eine
bestimmte elektronische Aufforderung gesandt wird, welche ihn auffordert,
sich mit einer Webseite des Verteilsystems zu verbinden, um dort persönliche Identifikationsdaten
einzugeben, und
wobei diese Daten anschließend, sobald sie eingegeben
sind, automatisch in einer temporären Datenbank gesammelt werden,
um mit den Daten in der Arbeitsdatenbank verglichen zu werden, um
so deren automatische Aktualisierung sicherzustellen.
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Durch
dieses besondere Verfahren, bei dem auf zwei Datenbanken zurückgegriffen
wird, ist es möglich,
die Liste der potentiellen Empfänger
der Poststücke
regelmäßig und
automatisch zu aktualisieren, ohne den Verteilvorgang spezifisch
zu unterbrechen.
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In
einer bevorzugten Ausführungsform
wird die elektronische Aufforderung zur Verbindung bei jedem Empfänger, der
Anwender des Intranet-Kommunikationsnetzwerks
ist, durch ein Computerterminal zur Verwaltung des Netzwerkes weitergegeben.
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Vorteilhafter
Weise umfaßt
die elektronische Aufforderung zur Verbindung eine URL-Adresse der Webseite
des Verteilsystems derart, daß mit
einer einzigen Bestätigung
eine automatische Visualisierung einer Eingabemaske der persönlichen
Identifikationsdaten erlaubt wird. Vorzugsweise werden die eingegebenen
Identifikationsdaten aus der Gruppe ausgewählt, die Name, Vorname, elektronische Adresse,
Telefon, Abteilung oder die Funktion des Empfängers umfaßt.
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Gemäß einer
bevorzugten Ausführungsform wird
die elektronische Aufforderung zur Verbindung mit einer vordefinierten
Periodizität,
zum Beispiel monatlich, versandt.
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Die
Erfindung betrifft auch ein System zum Verteilen von Poststücken, das über ein
Intranet-Kommunikationsnetzwerk mit Computerterminals von Empfängern dieser
Poststücke
verbunden ist und das zuvor genannte Verfahren anwendet und Folgendes
umfaßt:
- – Mittel
zum Lesen, um Postdaten zu erkennen, die auf diese Poststücke gedruckt
sind,
- – Bearbeitungsmittel,
um in Bezug zu einer Arbeitsdatenbank, welche Identifikationsdaten
bezüglich
der Empfänger
der Poststücke
umfaßt, den
speziellen Empfänger
eines bestimmten Poststücks
zu identifizieren, und
- – Verteilmittel,
um dieses Poststück
dem so identifizierten Empfänger
zuzuordnen, und ferner umfassend
eine zweite Datenbank zum
temporären
Speichern der persönlichen
Identifikationsdaten, welche vorher auf der Ebene einer Webseite
des Verteilsystems eingegeben wurden, die auf den Computerterminals
der Empfänger
der Poststücke
in Erwiderung einer automatischen Absendung durch das Verteilsystem
einer für
diese Empfänger
bestimmten elektronischen Aufforderung zur Verbindung angezeigt
wird.
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Die
Bearbeitungsmittel umfassen ferner Mittel zum Vergleichen der eingegebenen
und in der temporären
Datenbank gespeicherten persönlichen Identifikationsdaten
mit entsprechenden Identifikationsdaten, die in der Arbeitsdatenbank
gespeichert sind, wobei außerdem
Mittel zum Modifizieren des Inhalts der Arbeitsdatenbank in Abhängigkeit
der Ergebnisse vorgesehen sind, die durch die Vergleichsmittel geliefert
werden.
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Vorteilhafter
Weise umfaßt
das Verteilsystem der Erfindung zudem ein Computerterminal zur Verwaltung
des Netzwerkes, um die elektronische Aufforderung zur Verbindung
an jeden Empfänger,
der Anwender des Intranetkommunikationsnetzes ist, weiterzuleiten.
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KURZE BESCHREIBUNG
DER ZEICHNUNGEN
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Weitere
Eigenschaften und Vorteile der vorliegenden Erfindung werden deutlicher
aus der folgenden Beschreibung, die lediglich beispielhaften aber
nicht einschränkenden
Charakter hat, unter Bezugnahme auf die beiliegenden Zeichnungen
hervorgehen. Es zeigen:
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1 ein
Beispiel eines Systems zum Verteilen von Poststücken gemäß der Erfindung, und
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2 ein
Organigramm, welches das Verfahren zur Erzeugung und Anreicherung
der Datenbank erklärt,
das in dem System zum Verteilen von Poststücken der 1 angewendet
wird.
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DETAILLIERTE BESCHREIBUNG
EINER BEVORZUGTEN AUSFÜHRUNGSFORM
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Die
vorliegende Erfindung wird im Rahmen von bestehenden Systemen zum
Verteilen von Poststücken
verwendet, die entweder vollständig
automatisiert, mit mittlerer oder hoher Geschwindigkeit, zum Beispiel
jene, die in der Postverwaltung verwendet werden, oder einfach halbautomatisch
sind, wie der Großteil
der aktuellen Vorrichtungen zum Verteilen von Poststücken in
Handels- und Industrieunternehmen.
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Ein
System zum Verteilen von Poststücken besteht
klassischer Weise aus einer Maschine 10 zum Verteilen,
die einerseits mit Mitteln zum Lesen und zum Bestimmen des Empfängers der
Poststücke versehen
ist, zum Beispiel einer optischen Lesevorrichtung, die mit einer
Zeichenerkennungssoftware verbunden ist, um die auf den Poststücken aufgedruckten
Postdaten zu erkennen, und andererseits mit Identifikationsmitteln
und Mitteln zum Verteilen der auf diese Weise erkannten Poststücke versehen ist,
um den jeweiligen Empfänger
eines bestimmten Poststücks
zu identifizieren und das Poststück
dem Empfänger
zuzuweisen. Die Verwaltung dieser Maschine wird ausgehend von einer
Bearbeitungseinheit 12 (die klassischer Weise Rechnungsmittel
mit einem Mikroprozessor, Programmspeichermittel und Datenspeichermittel
sowie Schnittstellenmittel umfaßt)
durchgeführt,
die mit einer Datenbank 14 verbunden ist, die Identifikationsdaten
in Bezug auf potentielle Empfänger
der Poststücke
umfaßt,
wobei diese zwei Elemente direkt in die Verteilungsmaschine integriert
sein können
oder nicht.
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Das
Erkennen von Zeichen bezieht sich im Wesentlichen auf den Namen
oder die Funktion des Empfängers
des Poststücks,
die Abteilung oder den Dienst eines Unternehmens, an welche das
Poststück
adressiert ist. Sie kann jedoch vorteilhafter Weise auch den Namen
des Absenders enthalten (der zum Beispiel im Schriftzug des Postaufdrucks aufscheinen
kann). Diese unterschiedlichen auf einem bestimmten Poststück identifizierten
Postdaten ermöglichen
es, das Poststück
einer einzigartigen Fachnummer durch Vergleich mit entsprechenden Identifikationsdaten
zuzuweisen, die in der Datenbank enthalten sind.
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Diese
Datenbank umfaßt
auch nicht-postalische Daten, welche eine Information des Empfängers ermöglichen,
wie in der in der Präambel
angeführten
französischen
Patentanmeldung der Antragstellerin beschrieben, und insbesondere
seine elektronische Postadresse (E-Mail-Adresse) innerhalb eines
Intranet- Kommunikationsnetzwerkes 16,
das die verschiedenen Computerterminals (Personal Computers oder
andere, zum Beispiel 18A, 18B und 18C) der potentiellen Empfänger der
verteilten Poststücke untereinander
verbindet und mit dem auch das System zum Verteilen von Poststücken verbunden
ist. Gemäß Konfiguration
und Größe des Netzwerkes kann
auch vorgesehen werden, an dieses private Netzwerk ein spezifisches
Computerterminal zur Netzwerkverwaltung 20 anzuschließen.
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Gemäß der Erfindung
ist an die erste Datenbank 14, welche die Arbeitsdatenbank
des Systems zum Verteilen von Poststücken ist, eine zweite Datenbank 22 angeschlossen,
die dazu bestimmt ist, eine automatische Aktualisierung der Arbeitsdatenbank
zu ermöglichen.
Die zweite Datenbank ist eine temporäre Datenbank, die direkt durch
die Empfänger
angereichert wird, die zu ihr über
das private Kommunikationsnetzwerk 16 Zugang haben, wobei der
Inhalt dieser Datenbank in der Folge mit jenem der Arbeitsdatenbank
(welche für
die Empfänger nicht
zugänglich
ist) für
eine Aktualisierung letzterer gemäß des in Bezug auf 2 beschriebenen
Verfahrens verglichen wird.
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Zunächst ist
anzumerken, daß der
anfängliche
Vorgang der Erzeugung und der anschließende Vorgang der Anreicherung
der Datenbank auf demselben Prinzip beruht und beide somit dieselben Funktionsschritte
durchlaufen, die nun beschrieben werden.
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Der
erste Schritt 30 wird durch das Verteilsystem gestartet,
genauer gesagt durch dessen Bearbeitungseinheit 12. Je
nachdem, ob das Intranet-Netzwerk ein Verwaltungs-Computerterminal 20 umfaßt oder
nicht, ist dieser erste Schritt unterschiedlich.
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Wenn
das Netzwerk ein Verwaltungs-Computerterminal umfaßt, besteht
der erste Schritt für
die Bearbeitungseinheit 12 darin, an das Verwaltungs-Computerterminal 20 über eine
elektronische Post eine Aufforderung zum Verbinden der Anwender des
Netzwerks mit dem System zum Verteilen von Poststücken zu
richten. Mit anderen Worten, die Bearbeitungseinheit sendet an das
Verwaltungs-Computerterminal (das somit als Kommunikationsrelais dient)
eine elektronische Aufforderung, durch welche sie das Verwaltungs-Computerterminal
auffordert, seinerseits an alle Anwender des Netzwerks (alle Empfänger von
Poststücken,
die Zugang zum Kommunikationsnetzwerk haben), eine elektronische
Aufforderung zu senden, mit der sie diese auffordert, sich auf einer
Webseite des Systems zum Verteilen von Poststücken zu verbinden. Dieses Verbindungsangebot
kann dadurch erleichtert werden, daß direkt die URL-Adresse der
betreffenden Seite in der elektronischen Aufforderung zum Verbinden
genannt wird, so daß die
Visualisierung der Seite mittels einer einzigen Bestätigung möglich ist
(mit Hilfe eines einzigen Klicks auf ein Zeigerperipheriegerät, beispielsweise
eine „Maus").
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Wenn
das Netzwerk über
kein Verwaltungs-Computerterminal (also kein Computerterminal 20 zum
Verwalten des Netzwerkes) verfügt,
kann dieses Angebot zum Verbinden, das den Anwendern des Netzwerkes
(Schritt 32) unterbreitet wird, den ersten Schritt des
Verfahrens der Erfindung darstellen. In der Tat ist in dieser Konfiguration
die Bearbeitungseinheit jene Einheit, welche die zuvor genannte elektronische
Aufforderung an alle Anwender des Netzwerkes senden wird. Dieses
Senden kann an vorbestimmte elektronische Postadressen erfolgen (insbesondere
im Fall einer Anreicherung der Datenbank) oder an eine allgemeine
elektronische Postadresse, die von allen Anwendern des Netzwerkes
anerkannt wird (bei Erzeugung der Datenbank vorzuziehen). Das Senden
erfolgt vorzugsweise mit einer vordefinierten Periodizität, zum Beispiel
zu Beginn jedes Monats. Dennoch ist natürlich auch eine kürzere (jede
Woche) oder eine längere
Zeitspanne (jedes Quartal) möglich.
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Der
folgende Schritt 34 wird von allen Anwendern ausgeführt, die – nachdem
sie ihre elektronische Post gelesen und bestätigt haben -jeweils die Web-Seite,
die auf dem Postverteilsystem beherbergt ist, auf ihrem eigenen
Computerterminal (18A bis 18C) anzeigen werden,
wobei diese Seite aus einer Eingabemaske zum Eingeben von persönlichen Identifikationsdaten
besteht. Jeder Anwender, potentielle Empfänger von Post, kann somit in
einem neuen Schritt 36 seine persönlichen Identifikationsdaten, die
vor ihm auf dem Bildschirm seines Computerterminals in Form eines
persönlichen
Informationsblatts erscheinen, erzeugen oder ändern. In diesem Informationsblatt
werden die verschiedenen postalischen oder anderen Daten angeführt, die
für die
Bearbeitung der Poststücke
erforderlich sind, die an den jeweiligen Anwender adressiert sind
(Name, Vorname, elektronische Postadresse, Telefon, Fax, Abteilung, Funktion
usw.). Sobald die Eingabe abgeschlossen ist, werden die eingegebenen Identifikationsdaten automatisch
in der temporären
Datenbank 22 (Schritt 38) gespeichert.
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Der
folgende Schritt 40 besteht dann aus dem Vergleichen der
von den Anwendern eingegebenen und in der temporären Datenbank gespeicherten Daten
mit den bereits in der Arbeitsdatenbank 14 vorhandenen
entsprechenden Daten. Dieser Vergleich erfolgt auf Aufforderung
der Bearbeitungseinheit 12 des Systems zum Verteilen von
Poststücken
zu einem vorbestimmten Zeitpunkt, der zum Beispiel von der Anzahl
der erhaltenen Antworten oder einer festen bestimmten Frist in Bezug
auf die anfängliche Verbindungsaufforderung
abhängt.
Gemäß des Ergebnisses
dieses für
jeden Empfänger
durchgeführten
Vergleichs (der selbst von den eingegebenen Daten abhängt) wird
automatisch entweder die Aktualisierung der bestehenden Einträge (welche
den Informationsblättern
der Empfänger
entsprechen) (Schritt 42) oder die Erzeugung von einem
oder mehreren neuen Einträgen
in der Arbeitsdatenbank (Schritt 44) durchgeführt.
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Die
Erfindung ist natürlich
nicht auf das zuvor genannte Ausführungsbeispiel beschränkt, so
daß sich
ein Fachmann ohne erfinderische Aktivität Varianten der Erfindung vorstellen
kann. So kann vorgesehen werden, daß die Änderung der Informationsblätter der
Empfänger
nicht mit einer vorbestimmten Periodizität nach Aufforderung durch das
Verteilsystem erfolgt, sondern vielmehr jederzeit, zum Beispiel nach
jeder Änderung,
die von einem Empfänger durchgeführt wurde.
Ebenso ist vorstellbar, daß der Vergleich
der Datenbanken in derselben Weise periodisch erfolgt, in welcher
zuvor die Änderungen
erfolgten oder nicht.