DE19922788C1 - Verfahren zum Sortieren von Sendungen - Google Patents

Abstract

Bei dem Verfahren wird jeder Umschlag (1) mit einer durch den Menschen lesbaren und maschinenlesberen Umschlagnummer versehen. Die Steuerung einer Sortiermaschine (4) ist mit einem E-Mail-System gekoppelt. Der Absender (3) sucht in dem E-Mail-System den Adressaten und gibt die Nummer (2) des zu versendenden Umschlages (1) ein. Dann sendet er eine Nachricht mit dem Adressaten und der Umschlagnummter (2) an die Steuerung der Sortiermaschine. In der Steuerung befindet sich eine Datei (6) für den Sortierplan, der dem Adressaten Sortierfächer zuordnet. Durch die Nachricht aus dem E-Mail-System wird dem Sortierfach des Adressaten auch die Umschlagnummer (2) zugeordnet, so daß nach dem Lesen der maschinenlesbaren Nummer (2) des Umschlages (1) dieser in das Fach des Adressaten geleitet werden kann. Danach wird diese Zuordnung wieder gelöscht. Somit werden die Schwierigkeiten beim Lesen der handschriftlich aufgebrachten Adressen vermieden.

Description

Die Erfindung betrifft ein Verfahren gemäß dem Oberbegriff des Hauptanspruches und ist besonders vorteilhaft bei der Sendungs­ verteilung innerhalb von Unternehmen (sog. Inhouse-Verteilung) einsetzbar. Die Verteilung erfolgt gemäß den Empfängeradressen, die sich auf den Sendungen befinden. Zum Erkennen dieser Adres­ sen sind Systeme zum automatischen Lesen von Adressen (OCR) auf dem Gebiet Briefbearbeitung bekannt und z. B. in der DE 195 31 392 beschrieben. Die Erkennungszuverlässigkeit variiert jedoch stark mit der Schriftart und Gesamtqualität der auf die Oberflä­ che der Briefe aufgebrachten Adreßinformation. Insbesondere bei der Versendung innerhalb von Unternehmen und Einrichtungen in speziellen mehrfach verwendbaren Umschlägen ist das automatische Lesen der Adressen schwierig, da die Adressen handschriftlich an verschiedenen Orten aufgebracht werden und die Absender sich nicht immer an vereinbarte Konventionen halten. Im Falle einer erfolgreichen Erkennung kann die betreffende Sendung gemäß einer beliebigen gewünschten Sortierordnung sortiert werden.

Da die Erkennungsraten der automatischen Lesesysteme, insbeson­ dere unter Berücksichtigung der geschilderten Schwierigkeiten sehr variieren, ist es notwendig, diese durch verschiedene Formen von manueller Intervention zu unterstützen. Die einfach­ ste Intervention ist die Zurückweisung nicht automatisch lesba­ rer Briefe und die Durchführung eines Handsortierverfahrens. Allerdings sind die dadurch entstehenden Kosten mit zunehmenden Arbeitskosten unökonomisch hoch.

Um diese Nachteile manueller Sortierung von OCR-zurückgewiesenen Sendungen zu vermeiden, sind verschiedene Verfahren für eine manuelle Codierung von Poststücken entwickelt worden. Alle diese Verfahren verwenden Interventionen durch Operatoren, um Barcodes auf die Sendungen auf eine Weise aufzubringen, die konsistent ist mit dem Erfordernis, eine mechanische Sortierung durch die gleichen Maschinen vorzunehmen, die OCR-gelesene und barcodierte Post bearbeiten, so z. B. mittels Online-Videocodier­ systemen (OVS). In einem OVS wird ein Videobild der Sendung einem Operator zum Codieren vorgeführt, statt der physikalischen Sendung bei den manuellen Codierplätzen. Das Videobild wird dem Operator gezeigt, während die physikalische Sendung in Verzöge­ rungsstrecken gehalten wird. In diesen Verzögerungsstrecken wird normalerweise die Sendung in Bewegung gehalten für eine Zeitdau­ er, die ausreicht, damit der OVS-Operator die notwendige Sor­ tierinformation für das betreffende Bild eingibt. Die üblichen Verzögerungsstrecken erlauben eine Verzögerung zwischen 10 und 30 Sekunden. Je länger die Verzögerungsstrecke, desto größer sind die Kosten sowie die Erfordernisse für Wartung und die physische Größe der Anlage.

Es wurde zwar auch eine Lösung bekannt, bei der die vollständige Adreßermittlung off-line durchgeführt wird, indem die Transport­ zeit der Sendungen beim Versand zum Zielort auf der Basis der gelesenen Postleitzahl unter Verwendung einer ID-Nummer ausge­ nutzt wird, um den Rest der Adresse (Straße, Hausnummer, ggf. Namen) auch unter Verwendung der Videocodiertechnik zu lesen (DE 690 16 572 T3).

Diese Maßnahmen zur Codierung, wie spezielle Videocodierplätze, Sendungslaufstrecken als Verzögerungsstrecken in den Sortierma­ schinen, die Verwendung der Transportzeiten zum Lesen, sind aufwendig hinsichtlich Platzbedarf, apparativen Aufwand und insbesondere für Sortierprozesse in kleinerem Umfang, z. B. für die Inhouse-Verteilung unwirtschaftlich bzw. nicht einsetzbar (keine ausreichenden Transportzeiten).

Der im Anspruch 1 angegebenen Erfindung liegt daher die Aufgabe zugrunde, ein Verfahren zum Sortieren von Sendungen zu schaffen, das die Notwendigkeit des automatischen Lesens der geschriebenen Adressen und damit auch des manuellen Sortierens oder des Codie­ rens an speziellen Videocodierplätzen einschließlich der Verzö­ gerungsstrecken bei nicht automatisch eindeutig lesbaren Adres­ sen beseitigt.

Die Erfindung geht von dem Gedanken aus, die vorhandenen Ar­ beitsplatzverbindungen mittels E-Mail-Systeme dahingehend einzu­ setzen, durch Kopplung des E-Mail-Systems mit der Steuerung der Sortiermaschine das bisher notwendige automatische Lesen des vielfach handschriftlich aufgebrachten Adressaten (Namen und Adreßangaben) zu vermeiden. Dazu wird jeder Umschlag mit einer durch den Menschen und maschinell lesbaren Kennzeichnung, einer Umschlagnummer, versehen, d. h. die Numerierung befindet sich in Zahlenform und codierter Form, z. B. als Barcode auf dem Um­ schlag. Der Absender, der eine Sendung oder mehrere an einen Adressaten verschicken will, sucht also als erstes an seinem PC in der E-Mail-Adreßdatei den Adressaten und nachdem er ihn gefunden hat, fügt er die Umschlagnummer/n hinzu. Bei der Einga­ be dieser Umschlagnummer/n werden Adressat und Umschlagnummern an die Sortiermaschine übertragen, in deren Steuereinheit ein Sortierplan gespeichert ist, der dem Adressaten einen bestimmten Verteilpunkt zuweist. Temporär wird durch die Übertragung dem Verteilpunkt auch die übertragene Umschlagnummer zugewiesen, so daß beim Lesen der maschinell lesbaren Umschlagnummer in Form eines Barcodes durch einen Barcodeleser der Sortiermaschine diese Sendung zweifelsfrei zum betreffenden Verteilpunkt sor­ tiert werden kann. Nach erfolgter Sortierung, spätestens aber nach erneuter Verwendung dieses Umschlages zum Versenden und Eingabe ins E-Mail-System wird die Zuordnung des Umschlages zum Adressaten aufgehoben. Mit diesem Verfahren ist ein fehlerfreies Sortieren selbst bei schwer lesbarer handschriftlicher Beschrif­ tung des Umschlages möglich.

Weitere Ausgestaltungen der Erfindung sind in den Unteransprü­ chen dargestellt.

Um ein sog. Aufstellen der Sendungen vor dem Sortieren (Ausrich­ ten nach der Adreßseite) zu vermeiden, werden die Umschlagnum­ mern vorteilhafterweise auf beiden Umschlagseiten aufgebracht.

Vorteilhaft ist es auch, mit der Eingabe der Umschlagnummer und des Adressaten auch an den Adressaten eine E-Mail zur Informati­ on zu versenden, daß eine Postsendung unterwegs ist. Diese Nachricht kann auch gezielt verzögert sein.

In einer weiteren vorteilhaften Ausgestaltung erhält der Absen­ der eine E-Mail zur Information, daß die Sendung aus der Sor­ tiermaschine entnommen wurde.

Nachfolgend wird die Erfindung in einem Ausführungsbeispiel anhand einer Zeichnung näher erläutert.

Dabei zeigt Fig. 1 schematisch den Ablauf des Verfahrens bei der Postverteilung in einem Unternehmen.

Für den Sortierprozess wird eine Sortiermaschine 4 eingesetzt, die ein breites Sendungsspektraum bearbeiten kann, wobei einge­ hende Post, ausgehende Post und Inhouse-Post (Post, die inner­ halb des Unternehmens zu verteilen ist) zu sortieren ist. Dafür müssen die auf den Sendungen im Adreßfeld befindlichen Adressa­ ten gelesen werden.

Mit entsprechenden OCR-Lesern wird in bekannten Arbeitsstufen wie Finden des Adreßbereiches, Segmentierung, Zeichen- und Worterkennung, Adreßinterpretation diese Aufgabe gelöst. Beson­ dere Schwierigkeiten treten hierbei beim Lesen der Adressen auf wiederverwendbaren Umschlägen 1 für die Versendung innerhalb des Unternehmens auf. Zur Adressierung befinden sich auf den Um­ schlägen 1 entsprechende Felder. Wird der Umschlag wiederverwen­ det, so wird der vorige Empfänger durchgestrichen und in das nächste freie Feld der nächste Empfänger/Adressat eingetragen.

Da also die Adressen über den gesamten Umschlag verteilt sein können, viele Adressen sich gleichzeitig auf dem Umschlag befin­ den, wobei die ungültigen Adressen nur durch einen Strich ungül­ tig gemacht wurden, die Adressen mit der Hand geschrieben sind und Adreßkonventionen nicht immer eingehalten werden, gibt es beim Lesen dieser Umschläge besondere Schwierigkeiten, so daß relativ hohe Rückweisungsraten zu verzeichnen sind.

Um diese Schwierigkeiten zu vermeiden, werden die Umschläge 1 mit einer identifizierenden, durch den Menschen lesbaren und maschinenlesbaren Nummer 2 versehen. Diese Numerierung erfolgt beidseitig, so daß eine Ausrichtung der Umschläge 1 vor dem Sortieren nach der Adreßseite nicht notwendig ist. Nachdem der oder auch die Umschläge 1 gefüllt wurden, wird am PC 4 des Absenders 3 das E-Mail-System geöffnet und im Fenster 5 für das Adreßbuch der Adressat, in diesem Fall Torsten Tanz, gesucht bzw. eingetragen. Dazu wird die entsprechende Umschlagnummer 2 eingetragen und mit einem OK an die Steuerung der Sortiermaschi­ ne 4 gesendet. Zusätzlich erhält der Adressat eine E-Mail, daß eine Postsendung vom Absender x unterwegs ist. Diese Nachricht kann auch mit wählbarer Verzögerung abgesendet werden.

Dies ist möglich, weil die bekannten E-Mail-Systeme wie MS Outlook oder Lotus Notes offene Interfaces besitzen, so daß Verbindungen zu Steuerungen von Sortiermaschinen 4 hergestellt werden können. In der Steuerung der Sortiermaschine 4 ist in einer Datei 6 ihr Sortierplan abgelegt, der eine Zuordnung der Adressaten zu den Verteilpunkten angibt. Durch die Übersendung des Adressaten und der Umschlagnummer 2 aus dem E-Mail-System wird in der Datei 6 zum Namen die Umschlagnummer 2 hinzugefügt. Ist der Umschlag 1 im Laufe des Verteilungsprozes­ ses zur Sortiermaschine 4 gelangt und wird in diese eingegeben, so erfolgt als erstes das Lesen der Verteilinformation, in diesem Falle des Barcodes als maschinenlesbare Umschlagnummer 2. Diese ist von der Leseeinrichtung der Sortiermaschine 4 ohne Schwierigkeiten lesbar. Die identifizierte Umschlagnummer 2 wird danach an die Steuerung gesendet, wo mithilfe der Datei 6 für den Sortierplan ermittelt wird, welcher Name und damit welcher Verteilpunkt für diesen Umschlag 1 vorgesehen ist (Verteil­ punkt 23) und durch entsprechende Weichenstellung wird der Umschlag in einem oder mehreren Sortierläufen in ein diesem Verteilpunkt zugeordnetes Sortierfach transportiert. Nach der Entleerung der Sortiermaschine 4 wird die Umschlagnummer 2 sowohl in der Steuerung der Sortiermaschine 4 als auch in der Adreßdatei des E-Mail-Systems wieder gelöscht, so daß der Um­ schlag 1 für eine neue Verwendung wieder frei ist. Darüber hinaus erhält der Absender optional eine E-Mail-Nachricht, daß seine Sendung die Sortiermaschine 4 ver­ lassen hat.

Claims (4)

1. Verfahren zum Sortieren von Sendungen unter Verwendung einer Sortiermaschine, die die Sendungen gemäß eines auf den Umschlägen der Sendungen befindlichen maschinenlesbaren Codes sortiert, gekennzeichnet durch die Schritte

• - Versehen jedes Sendungsumschlages (1) mit einer eigenen Umschlagnummer (2) in Form einer durch den Menschen lesba­ ren Zahl und eines maschinenlesbaren Codes zur Identifi­ zierung,
• - Versehen des oder der zu verschickenden Umschläge (1) mit den durch den Menschen lesbaren Angaben des Adressaten,
• - Suchen des jeweiligen Adressaten in einer E-Mail- Adreßdatei,
• - Eingeben der Nummern (2) des oder der zu verschickenden Umschläge (1) zum jeweiligen Adressaten in die E-Mail- Adreßdatei,
• - Senden des Adressaten mit den zugeordneten Umschlagnum­ mern (2) aus dem E-Mail-System an die mit dem E-Mail- System gekoppelte Sortiermaschine, in deren Sortierplan der betreffende Adressat aus der E-Mail-Adreßdatei einem Verteilpunkt zugeordnet ist und temporäre Zuordnung der Umschlagnummern (2) dem Verteilpunkt des Adressaten,
• - Transport der Sendungen zur Sortiermaschine (4),
• - Automatisches Lesen der maschinenlesbaren Umschlagnum­ mern (2) und Sortieren gemäß der durch E-Mail-Eingabe dem Adressaten und damit dem zugehörigen Verteilpunkt zugeord­ neten Umschlagnummern (2),
• - Löschen der bestehenden Zuordnung der Umschlagnummern (2) zum Adressaten und Verteilpunkt spätestens bei neuer Zu­ ordnung dieser Umschläge (1).

2. Verfahren nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, daß die Umschlä­ ge (1) beiseitig mit der Umschlagnummer (2) versehen werden.

3. Verfahren nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, daß mit dem Be­ fehl zum Senden der Daten an die Steuereinheit der Sortierma­ schine (4) auch das Senden einer E-Mail an den Adressaten über die Versendung mit wählbarer Verzögerung ausgelöst wird.

4. Verfahren nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, daß der Absen­ der (3) nach Leerung der Sortiermaschine (4) eine E-Mail über diesen Vorgang erhält.