WO2000069574A1 - Verfahren zum sortieren von sendungen - Google Patents

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WO2000069574A1
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envelope
addressee
sorting
mail
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Inventor
Walter S. Rosenbaum
Original Assignee
Siemens Aktiengesellschaft
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Classifications

    • B—PERFORMING OPERATIONS; TRANSPORTING
    • B07—SEPARATING SOLIDS FROM SOLIDS; SORTING
    • B07C—POSTAL SORTING; SORTING INDIVIDUAL ARTICLES, OR BULK MATERIAL FIT TO BE SORTED PIECE-MEAL, e.g. BY PICKING
    • B07C3/00—Sorting according to destination
    • Y—GENERAL TAGGING OF NEW TECHNOLOGICAL DEVELOPMENTS; GENERAL TAGGING OF CROSS-SECTIONAL TECHNOLOGIES SPANNING OVER SEVERAL SECTIONS OF THE IPC; TECHNICAL SUBJECTS COVERED BY FORMER USPC CROSS-REFERENCE ART COLLECTIONS [XRACs] AND DIGESTS
    • Y10—TECHNICAL SUBJECTS COVERED BY FORMER USPC
    • Y10S—TECHNICAL SUBJECTS COVERED BY FORMER USPC CROSS-REFERENCE ART COLLECTIONS [XRACs] AND DIGESTS
    • Y10S209/00—Classifying, separating, and assorting solids
    • Y10S209/90—Sorting flat-type mail

Definitions

  • the invention relates to a method according to the preamble of the main claim and can be used particularly advantageously in the distribution of shipments within companies (so-called in-house distribution).
  • the distribution takes place according to the recipient addresses that are on the consignments.
  • OCR automatic reading of addresses
  • OCR systems for automatic reading of addresses
  • the reliability of recognition varies greatly with the font and overall quality of the address information applied to the face of the letters.
  • Automatic reading of the addresses is particularly difficult when sending within companies and institutions in special, reusable envelopes, since the addresses are handwritten in different places and the senders do not always adhere to agreed conventions.
  • the shipment in question can be sorted according to any desired sorting order.
  • OVS Onlme video coding systems
  • a video image of the broadcast is presented to an operator for coding, instead of the physical broadcast at the manual coding stations.
  • the video image is shown to the operator while the physical broadcast is held in delay lines.
  • the program m movement is normally held for a period of time sufficient for the OVS operator to enter the necessary sorting information for the image in question.
  • the usual delay lines allow a delay between 10 and 30 seconds. The longer the delay line, the greater the costs as well as the requirements for maintenance and the physical size of the system.
  • the invention specified in claim 1 is therefore based on the object of creating a method for sorting mail items which does not automatically eliminate the need for automatic reading of the written addresses and thus also for manual sorting or coding at special video coding stations including the delay lines addresses that are clearly legible.
  • each envelope is provided with a human-readable and machine-readable identification, an envelope number, ie the numbering is in Number form and coded form, e.g. as a barcode on the envelope.
  • the sender who wants to send one or more consignments to one addressee, first looks for the addressee on his PC in the e-mail address file and, once he has found it, adds the envelope number (s).
  • this envelope number (s) When this envelope number (s) is entered, the addressee and envelope numbers are transferred to the sorting machine, in whose control unit a scrambling plan is stored which assigns the addressee a specific distribution point.
  • the transmitted envelope number is also temporarily assigned to the distribution point by the transmission, so that when the machine-readable envelope number is read in the form of a barcode by a barcode reader of the sorting machine, this shipment can be sorted without doubt to the distribution point concerned.
  • Input into the e-mail system removes the assignment of the envelope to the addressee. This procedure enables error-free sorting, even if the envelope is difficult to read by hand.
  • the envelope numbers are advantageously applied to both sides of the envelope.
  • the sender receives an e-mail informing them that the item has been removed from the sorting machine.
  • 1 schematically shows the sequence of the method for mail distribution in a company.
  • a sorting machine 4 is used for the sorting process, which can process a wide range of mail items, with incoming mail, outgoing mail and in-house mail (mail that is to be distributed within the company) to be sorted. To do this, the addressees on the items in the address field must be read.
  • Word recognition address interpretation solved this task. Particular difficulties arise here when reading the addresses on reusable envelopes 1 for dispatch within the company. There are 1 corresponding fields on the covers for addressing. If the envelope is reused, the previous recipient is crossed out and the next recipient / addressee is entered in the next free field.
  • the envelopes 1 are provided with an identifying, human-readable and machine-readable number 2. This numbering is done on both sides, so that an orientation of the envelopes 1 before
  • Sorting by the address page is not necessary.
  • the PC 4 des Sender 3 opened the e-mail system and searched or entered the addressee in the window 5 for the address book, in this case Torsten Tanz.
  • the corresponding envelope number 2 is entered and sent to the control of the sorting machine 4 with an OK.
  • the addressee receives an e-mail that a mail item from the sender x is on the way. This message can also be sent with an optional delay.
  • E-mail system is added to the name of envelope number 2 in file 6. If the envelope 1 has reached the sorting machine 4 in the course of the distribution process and is entered into it, the distribution information is read first, in this case the barcode as a machine-readable envelope number 2. This is easily readable by the reading device of the sorting machine 4 .
  • the identified envelope number 2 is then sent to the control, where the file 6 for the sorting plan is used to determine which name and thus which distribution point is intended for this envelope 1 (distribution point 23) and by appropriately setting the switch, the envelope is in one or several sorting runs m transported a sorting bin assigned to this distribution point.
  • the envelope number 2 is deleted both in the control of the sorting machine 4 and in the address file of the e-mail system, so that the envelope 1 is free again for a new use.
  • the sender optionally receives an e-mail message that his shipment has left the sorting machine 4.

Landscapes

  • Sorting Of Articles (AREA)
  • Holo Graphy (AREA)

Abstract

Bei dem Verfahren wird jeder Umschlag (1) mit einer durch den Menschen lesbaren und maschinenlesbaren Umschlagnummer versehen. Die Steuerung einer Sortiermaschine (4) ist mit einem E-Mail-System gekoppelt. Der Absender (3) sucht in dem E-Mail-System den Adressaten und gibt die Nummer (2) des zu versendenden Umschlages (1) ein. Dann sendet er eine Nachricht mit dem Adressaten und der Umschlagnummer (2) an die Steuerung der Sortiermaschine. In der Steuerung befindet sich eine Datei (6) für den Sortierplan, der den Adressaten Sortierfächer zuordnet. Durch die Nachricht aus dem E-Mail-System wird dem Sortierfach des Adressaten auch die Umschlagnummer (2) zugeordnet, so daß nach dem Lesen der maschinenlesbaren Nummer (2) des Umschlages (1) dieser in das Fach des Adressaten geleitet werden kann. Danach wird diese Zuordnung wieder gelöscht. Somit werden die Schwierigkeiten beim Lesen der handschriftlich aufgebrachten Adressen vermieden.

Description

Beschreibung
Verfahren zum Sortieren von Sendungen
Die Erfindung betrifft ein Verfahren gemäß dem Oberbegriff des Hauptanspruches und ist besonders vorteilhaft bei der Sendungsverteilung innerhalb von Unternehmen (sog. Inhouse-Verteilung) einsetzbar. Die Verteilung erfolgt gemäß den Empfangeradressen, die sich auf den Sendungen befinden. Zum Erkennen dieser Adres- sen sind Systeme zum automatischen Lesen von Adressen (OCR) auf dem Gebiet Briefbearbeitung bekannt und z.B. m der DE 195 31 392 beschrieben. Die Erkennungszuverlassigkeit variiert jedoch stark mit der Schriftart und Gesamtqualltat der auf die Oöerfla- cne der Briefe aufgebrachten Adreßmformation . Insbesondere bei der Versendung innerhalb von Unternehmen und Einrichtungen m speziellen mehrfach verwendbaren Umschlagen ist das automatische Lesen der Adressen schwierig, da die Adressen handschriftlich an verschiedenen Orten aufgebracht werden und die Absender sich nicht immer an vereinbarte Konventionen halten. Im Falle einer erfolgreichen Erkennung kann die betreffende Sendung gemäß einer beliebigen gewünschten Sortierordnung sortiert werden.
Da die Erkennungsraten der automatischen Lesesysteme, insbesondere unter Berücksichtigung der geschilderten Schwierigkeiten sehr variieren, ist es notwendig, diese durch verschiedene
Formen von manueller Intervention zu unterstutzen. Die einfachste Intervention ist die Zurückweisung nicht automatisch lesbarer Briefe und die Durchfuhrung eines Handsortierverfahrens . Allerdings sind die dadurch entstehenden Kosten mit zunehmenden Arbeitskosten unokonomisch hoch.
Um diese Nachteile manueller Sortierung von OCR-zuruckgewiesenen Sendungen zu vermeiden, sind verschiedene Verfahren für eine manuelle Codierung von Poststucken entwickelt worden. Alle diese Verfahren verwenden Interventionen durch Operatoren, um Barcodes auf die Sendungen auf eine Weise aufzubringen, die konsistent ist mit dem Erfordernis, eine mechanische Sortierung durch die gleichen Maschinen vorzunehmen, die OCR-gelesene und barcodierte Post bearbeiten, so z.B. mittels Onlme-Videocodier- systemen (OVS) . In einem OVS wird ein Videobild der Sendung einem Operator zum Codieren vorgeführt, statt der physikalischen Sendung bei den manuellen Codierplatzen. Das Videobild wird dem Operator gezeigt, wahrend die physikalische Sendung in Verzoge- rungsstrecken gehalten wird. In diesen Verzogerungsstrecken wird normalerweise die Sendung m Bewegung gehalten für eine Zeitdauer, die ausreicht, damit der OVS-Operator die notwendige Sor- tierinformation für das betreffende Bild eingibt. Die üblichen Verzogerungsstrecken erlauben eine Verzögerung zwischen 10 und 30 Sekunden. Je langer die Verzogerungsstrecke, desto großer sind die Kosten sowie die Erfordernisse für Wartung und die physische Große der Anlage.
Diese Maßnahmen zur manuellen Codierung wie spezielle Videoco- dierplatze, Sendungslaufstrecken als Verzogerungsstrecken m den Sortiermaschinen sind aufwendig hinsichtlich Platzbedarf, apparativen Aufwand und insbesondere für Sortierprozesse m kleme- rem Umfang, z.B. für die Inhouse-Verteilung unwirtschaftlich.
Der im Anspruch 1 angegebenen Erfindung liegt daher die Aufgabe zugrunde, ein Verfahren zum Sortieren von Sendungen zu schaffen, das die Notwendigkeit des automatischen Lesens der geschriebenen Adressen und damit auch des manuellen Sortierens oder des Codie- rens an speziellen Videocodierplatzen einschließlich der Verzogerungsstrecken bei nicht automatisch eindeutig lesbaren Adressen beseitigt.
Die Erfindung geht von dem Gedanken aus, die vorhandenen Ar- beitsplatzverbmdungen mittels E-Mail-Systeme dahingehend einzusetzen, durch Kopplung des E-Mail-Systems mit der Steuerung der Sortiermaschine das bisher notwendige automatische Lesen des vielfach handschriftlich aufgebrachten Adressaten (Namen und Adreßangaben) zu vermeiden. Dazu wird jeder Umschlag mit einer durch den Menschen und maschinell lesbaren Kennzeichnung, einer Umschlagnummer, versehen, d.h. die Numerierung befindet sich in Zahlenform und codierter Form, z.B. als Barcode auf dem Umschlag. Der Absender, der eine Sendung oder mehrere an einen Adressaten verschicken will, sucht also als erstes an seinem PC in der E-Mail-Adreßdatei den Adressaten und nachdem er ihn gefunden hat, fügt er die Umschlagnummer/n hinzu. Bei der Eingabe dieser Umschlagnummer/n werden Adressat und Umschlagnummern an die Sortiermaschine übertragen, in deren Steuereinheit ein Scrtierplan gespeichert ist, der dem Adressaten einen bestimmten Verteilpunkt zuweist. Temporär wird durch die Übertragung dem Verteilpunkt auch die übertragene Umschlagnummer zugewiesen, so daß beim Lesen der maschinell lesbaren Umschlagnummer in Form eines Barcodes durch einen Barcodeleser der Sortiermaschine diese Sendung zweifelsfrei zum betreffenden Verteilpunkt sortiert werden kann. Nach erfolgter Sortierung, spätestens aber nach erneuter Verwendung dieses Umschlages zum Versenden und
Eingabe ins E-Mail-System wird die Zuordnung des Umschlages zum Adressaten aufgehoben. Mit diesem Verfahren ist ein fehlerfreies Sortieren selbst bei schwer lesbarer handschriftlicher Beschriftung des Umschlages möglich.
Weitere Ausgestaltungen der Erfindung sind in den Unceransprü- chen dargestellt.
Um ein sog. Aufstellen der Sendungen vor dem Sortieren (Ausrich- ten nach der Adreßseite) zu vermeiden, werden die Umschlagnummern vorteilhafterweise auf beiden Umschlagseiten aufgebracht.
Vorteilhaft ist es auch, mit der Eingabe der Umschlagnummer und des Adressaten auch an den Adressaten eine E-Mail zur Informati- on zu versenden, daß eine Postsendung unterwegs ist. Diese Nachricht kann auch gezielt verzögert sein.
In einer weiteren vorteilhaften Ausgestaltung erhält der Absender eine E-Mail zur Information, daß die Sendung aus der Sor- tiermaschine entnommen wurde. Nachfolgend wird die Erfindung in einem Ausfuhrungsbeispiel anhand einer Zeichnung naher erläutert.
Dabei zeigt FIG 1 schematisch den Ablauf des Verfahrens bei der Postverteilung m einem Unternehmen.
Für den Sortierprozess wird eine Sortiermaschine 4 eingesetzt, die ein breites Sendungsspektrum bearbeiten kann, wobei eingehende Post, ausgehende Post und Inhouse-Post (Post, die mner- halb des Unternehmens zu verteilen ist) zu sortieren ist. Dafür müssen die auf den Sendungen im Adreßfeld befindlichen Adressaten gelesen werden.
Mit entsprecnenden OCR-Lesern wird in bekannten Arbeitsstufen wie Finden des Adreßbereiches, Segmentierung, Zeichen- und
Worterkennung, Adreßmterpretation diese Aufgabe gelost. Besondere Schwierigkeiten treten hierbei beim Lesen der Adressen auf wiederverwendbaren Umschlagen 1 für die Versendung innerhalb des Unternehmens auf. Zur Adressierung befinden sich auf den Um- schlagen 1 entsprechende Felder. Wird der Umschlag wiederverwendet, so wird der vorige Empfanger durchgestrichen und in das nächste freie Feld der nächste Empfanger/Adressat eingetragen.
Da also die Adressen über den gesamten Umschlag verteilt sein können, viele Adressen sich gleichzeitig auf dem Umschlag befinden, wobei die ungültigen Adressen nur durch einen Strich ungültig gemacht wurden, die Adressen mit der Hand geschrieben sind und Adreßkonventionen nicht immer eingehalten werden, gibt es beim Lesen dieser Umschlage besondere Schwierigkeiten, so daß relativ hohe Ruckweisungsraten zu verzeichnen sind.
Um diese Schwierigkeiten zu vermeiden, werden die Umschlage 1 mit einer identifizierenden, durch den Menschen lesbaren und maschinenlesbaren Nummer 2 versehen. Diese Numerierung erfolgt beidseitig, so daß eine Ausrichtung der Umschlage 1 vor dem
Sortieren nach der Adreßseite nicht notwendig ist. Nachdem der oder auch die Umschlage 1 gefüllt wurden, wird am PC 4 des Absenders 3 das E-Mail-System geöffnet und im Fenster 5 für das Adreßbuch der Adressat, in diesem Fall Torsten Tanz, gesucht bzw. eingetragen. Dazu wird die entsprechende Umschlagnummer 2 eingetragen und mit einem OK an die Steuerung der Sortiermaschi- ne 4 gesendet. Zusätzlich erhalt der Adressat eine E-Mail, daß eine Postsendung vom Absender x unterwegs ist. Diese Nachricht kann auch mit wahlbarer Verzögerung abgesendet werden.
Dies ist möglich, weil die bekannten E-Mail-Systeme wie MS Outlook oder Lotus Notes offene Interfaces besitzen, so daß
Verbindungen zu Steuerungen von Sortiermaschinen 4 hergestellt werden können. In der Steuerung der Sortiermaschine 4 ist in einer Datei 6 ihr Sortierplan abgelegt, der eine Zuordnung der Adressaten zu den Verteilpunkten angibt. Durch die Übersendung des Adressaten und der Umschlagnummer 2 aus dem
E-Mail-System wird in der Datei 6 zum Namen die Umschlagnummer 2 hinzugefugt. Ist der Umschlag 1 im Laufe des Verteilungsprozes- ses zur Sortiermaschine 4 gelangt und wird in diese eingegeben, so erfolgt als erstes das Lesen der Verteilinformation, in diesem Falle des Barcodes als maschinenlesbare Umschlagnummer 2. Diese ist von der Leseeinrichtung der Sortiermaschine 4 ohne Schwierigkeiten lesbar. Die identifizierte Umschlagnummer 2 wirα danach an die Steuerung gesendet, wo mithilfe der Datei 6 für den Sortierplan ermittelt wird, welcher Name und damit welcher Verteilpunkt für diesen Umschlag 1 vorgesehen ist (Verteil- punkt 23) und durch entsprechende Weichenstellung wird der Umschlag in einem oder mehreren Sortierlaufen m ein diesem Verteilpunkt zugeordnetes Sortierfach transportiert. Nach der Entleerung der Sortiermaschine 4 wird die Umschlagnummer 2 sowohl m der Steuerung der Sortiermaschine 4 als auch m der Adreßdatei des E-Mail-Systems wieder geloscht, so daß der Umschlag 1 für eine neue Verwendung wieder frei ist. Darüber hinaus erhalt der Absender optional eine E-Mail-Nachricht, daß seine Sendung die Sortiermaschine 4 ver- lassen hat.

Claims

Patentansprüche
1. Verfahren zum Sortieren von Sendungen unter Verwendung einer Sortiermaschine, die die Sendungen gemäß eines auf den Umschlagen der Sendungen befindlichen maschinenlesbaren Codes sortiert, gekennzeichnet durch die Schritte
Versehen jedes Sendungsumschlages (1) mit einer eigenen Umschlagnummer (2) in Form einer durch den Menschen lesba- ren Zahl und eines maschinenlesbaren Codes zur Identifizierung,
Versehen des oder der zu verschickenden Umschlage (1) mit den durch den Menschen lesbaren Angaben des Adressaten, Suchen des jeweiligen Adressaten in einer E-Mail- Adreßdatei,
Eingeben der Nummer/n (2) des oder der zu verschickenden
Umschlage (1) zum jeweiligen Adressaten in die E-Mail-
Adreßdatei,
Senden des Adressaten mit den zugeordneten Umschlagnum- mern (2) aus dem E-Mail-System an die mit dem E-Mail- System gekoppelte Sortiermaschine, in deren Sortierplan der betreffende Adressat aus der E-Mail-Adreßdatei einem Verteilpunkt zugeordnet ist und temporare Zuordnung der Umschlagnummern (2) dem Verteilpunkt des Adressaten, - Transport der Sendungen zur Sortiermaschine (4),
Automatisches Lesen der maschinenlesbaren Umschlagnummern (2) und Sortieren gemäß der durch E-Mail-Eingabe dem Adressaten und damit dem zugehörigen Verteilpunkt zugeordneten Umschlagnummern (2) , - Loschen der bestehenden Zuordnung der Umschlagnummern (2) zum Adressaten und Verteilpunkt spätestens bei neuer Zuordnung dieser Umschlage (1).
2. Verfahren nach Anspruch 1, d a d u r c h g e k e n n z e i c h n e t, daß die Umschlage (1) beiseitig mit der Umschlagnummer (2) versehen werden.
3. Verfahren nach Anspruch 1, d a d u r c h g e k e n n z e i c h n e t, daß mit dem Befehl zum Senden der Daten an die Steuereinheit der Sortiermaschine (4) auch das Senden einer E-Mail an den Adressaten über die Versendung mit wählbarer Verzögerung ausgelöst wird.
4. Verfahren nach Anspruch 1, d a d u r c h g e k e n n z e i c h n e t, daß der Absender (3) nach Leerung der Sortiermaschine (4) eine E-Mail über diesen Vorgang erhält.
PCT/DE2000/000995 1999-05-18 2000-04-03 Verfahren zum sortieren von sendungen WO2000069574A1 (de)

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