EP1189708B1 - Verfahren zum sortieren von sendungen - Google Patents

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EP1189708B1
EP1189708B1 EP00922465A EP00922465A EP1189708B1 EP 1189708 B1 EP1189708 B1 EP 1189708B1 EP 00922465 A EP00922465 A EP 00922465A EP 00922465 A EP00922465 A EP 00922465A EP 1189708 B1 EP1189708 B1 EP 1189708B1
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EP
European Patent Office
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envelope
addressee
mail
sorting
machine
Prior art date
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EP00922465A
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English (en)
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EP1189708A1 (de
Inventor
Walter S. Rosenbaum
Current Assignee (The listed assignees may be inaccurate. Google has not performed a legal analysis and makes no representation or warranty as to the accuracy of the list.)
Siemens AG
Siemens Corp
Original Assignee
Siemens AG
Siemens Corp
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Publication date
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Expired - Lifetime legal-status Critical Current

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Classifications

    • B—PERFORMING OPERATIONS; TRANSPORTING
    • B07—SEPARATING SOLIDS FROM SOLIDS; SORTING
    • B07C—POSTAL SORTING; SORTING INDIVIDUAL ARTICLES, OR BULK MATERIAL FIT TO BE SORTED PIECE-MEAL, e.g. BY PICKING
    • B07C3/00—Sorting according to destination
    • Y—GENERAL TAGGING OF NEW TECHNOLOGICAL DEVELOPMENTS; GENERAL TAGGING OF CROSS-SECTIONAL TECHNOLOGIES SPANNING OVER SEVERAL SECTIONS OF THE IPC; TECHNICAL SUBJECTS COVERED BY FORMER USPC CROSS-REFERENCE ART COLLECTIONS [XRACs] AND DIGESTS
    • Y10—TECHNICAL SUBJECTS COVERED BY FORMER USPC
    • Y10S—TECHNICAL SUBJECTS COVERED BY FORMER USPC CROSS-REFERENCE ART COLLECTIONS [XRACs] AND DIGESTS
    • Y10S209/00—Classifying, separating, and assorting solids
    • Y10S209/90—Sorting flat-type mail

Definitions

  • the invention relates to a method according to the preamble of Main claim and is particularly advantageous in the distribution of shipments within companies (so-called in-house distribution) used.
  • the distribution takes place according to the recipient addresses, that are on the programs.
  • OCR automatic reading of addresses
  • OCR systems for automatic reading of addresses
  • the detection reliability varies strong with the font and overall quality of the surface of the address information applied to the letters.
  • automatic Reading the addresses is difficult because the addresses are handwritten different places are applied and the senders themselves not always stick to agreed conventions. In case of a The program in question can be recognized successfully according to a any sort order you want.
  • OVS online video coding systems
  • the invention specified in claim 1 is therefore an object to create a method for sorting shipments, that the need for automatic reading of the written Addresses and thus also manual sorting or coding at special video coding stations including the delay lines for addresses that are not automatically legible eliminated.
  • the invention is based on the idea of the existing workplace connections by means of email systems, by coupling the e-mail system with the control of the Sorting machine the automatic reading of the previously necessary addressees (names and Avoid address details).
  • Each envelope comes with a through human and machine-readable labeling, one Envelope number, i.e. the numbering is in Number form and coded form, e.g. as a barcode on the envelope.
  • the sender who sent one or more consignments to one Wants to send addressees, so the first thing to do is search on his PC in the email address file the addressee and after it found, he adds the envelope number (s).
  • the envelope numbers applied advantageously on both sides of the cover.
  • the sender receives an email informing you that the shipment is from the sorting machine was removed.
  • 1 shows schematically the sequence of the method in the Mail distribution in a company.
  • a sorting machine 4 is used for the sorting process, which can process a wide range of shipments, with incoming Post, outgoing mail and in-house mail (post that is within of the company must be distributed) must be sorted. Therefore the addressees on the consignments in the address field to be read.
  • the envelopes 1 with an identifying, human readable and machine-readable number 2. This numbering is done on both sides, so that an orientation of the envelopes 1 before Sorting by the address page is not necessary.
  • the PC 4 des Sender 3 opened the email system and in window 5 for the Address book of the addressee, in this case Torsten Tanz, wanted or entered.
  • the corresponding envelope number 2 entered and with an OK to the control of the sorting machine 4 sent.
  • the addressee receives an email that a mail item from sender x is on the way. These news can also be sent with a selectable delay.
  • the identified envelope number 2 is then sent to the controller, where using file 6 for the sorting plan is determined, which name and thus which Distribution point for this envelope 1 is provided (distribution point 23) and by setting the course accordingly Envelope in one or more sort runs in one Sorting compartment assigned to the distribution point is transported.
  • Emptying the sorting machine 4 becomes the envelope number 2 both in the control of the sorting machine 4 and in the Address file of the e-mail system deleted again, so that the envelope 1 is free for a new use.
  • the sender optionally receives one E-mail message that his shipment leave the sorting machine 4 Has.

Landscapes

  • Sorting Of Articles (AREA)
  • Holo Graphy (AREA)

Description

Die Erfindung betrifft ein Verfahren gemäß dem Oberbegriff des Hauptanspruches und ist besonders vorteilhaft bei der Sendungsverteilung innerhalb von Unternehmen (sog. Inhouse-Verteilung) einsetzbar. Die Verteilung erfolgt gemäß den Empfängeradressen, die sich auf den Sendungen befinden. Zum Erkennen dieser Adressen sind Systeme zum automatischen Lesen von Adressen (OCR) auf dem Gebiet Briefbearbeitung bekannt und z.B. in der DE 195 31 392 beschrieben. Die Erkennungszuverlässigkeit variiert jedoch stark mit der Schriftart und Gesamtqualität der auf die Oberfläche der Briefe aufgebrachten Adreßinformation. Insbesondere bei der Versendung innerhalb von Unternehmen und Einrichtungen in speziellen mehrfach verwendbaren Umschlägen ist das automatische Lesen der Adressen schwierig, da die Adressen handschriftlich an verschiedenen Orten aufgebracht werden und die Absender sich nicht immer an vereinbarte Konventionen halten. Im Falle einer erfolgreichen Erkennung kann die betreffende Sendung gemäß einer beliebigen gewünschten Sortierordnung sortiert werden.
Da die Erkennungsraten der automatischen Lesesysteme, insbesondere unter Berücksichtigung der geschilderten Schwierigkeiten sehr variieren, ist es notwendig, diese durch verschiedene Formen von manueller Intervention zu unterstützen. Die einfachste Intervention ist die Zurückweisung nicht automatisch lesbarer Briefe und die Durchführung eines Handsortierverfahrens. Allerdings sind die dadurch entstehenden Kosten mit zunehmenden Arbeitskosten unökonomisch hoch.
Um diese Nachteile manueller Sortierung von OCR-zurückgewiesenen Sendungen zu vermeiden, sind verschiedene Verfahren für eine manuelle Codierung von Poststücken entwickelt worden. Alle diese Verfahren verwenden Interventionen durch Operatoren, um Barcodes auf die Sendungen auf eine Weise aufzubringen, die konsistent ist mit dem Erfordernis, eine mechanische Sortierung durch die gleichen Maschinen vorzunehmen, die OCR-gelesene und barcodierte Post bearbeiten, so z.B. mittels Online-Videocodiersystemen (OVS). In einem OVS wird ein Videobild der Sendung einem Operator zum Codieren vorgeführt, statt der physikalischen Sendung bei den manuellen Codierplätzen. Das Videobild wird dem Operator gezeigt, während die physikalische Sendung in Verzögerungsstrecken gehalten wird. In diesen Verzögerungsstrecken wird normalerweise die Sendung in Bewegung gehalten für eine Zeitdauer, die ausreicht, damit der OVS-Operator die notwendige Sortierinformation für das betreffende Bild eingibt. Die üblichen Verzögerungsstrecken erlauben eine Verzögerung zwischen 10 und 30 Sekunden. Je länger die Verzögerungsstrecke, desto größer sind die Kosten sowie die Erfordernisse für Wartung und die physische Größe der Anlage.
Diese Maßnahmen zur manuellen Codierung wie spezielle Videocodierplätze, Sendungslaufstrecken als Verzögerungsstrecken in den Sortiermaschinen sind aufwendig hinsichtlich Platzbedarf, apparativen Aufwand und insbesondere für Sortierprozesse in kleinerem Umfang, z.B. für die Inhouse-Verteilung unwirtschaftlich.
Der im Anspruch 1 angegebenen Erfindung liegt daher die Aufgabe zugrunde, ein Verfahren zum Sortieren von Sendungen zu schaffen, das die Notwendigkeit des automatischen Lesens der geschriebenen Adressen und damit auch des manuellen Sortierens oder des Codierens an speziellen Videocodierplätzen einschließlich der Verzögerungsstrecken bei nicht automatisch eindeutig lesbaren Adressen beseitigt.
Die Erfindung geht von dem Gedanken aus, die vorhandenen Arbeitsplatzverbindungen mittels E-Mail-Systeme dahingehend einzusetzen, durch Kopplung des E-Mail-Systems mit der Steuerung der Sortiermaschine das bisher notwendige automatische Lesen des vielfach handschriftlich aufgebrachten Adressaten (Namen und Adreßangaben) zu vermeiden. Dazu wird jeder Umschlag mit einer durch den Menschen und maschinell lesbaren Kennzeichnung, einer Umschlagnummer, versehen, d.h. die Numerierung befindet sich in Zahlenform und codierter Form, z.B. als Barcode auf dem Umschlag. Der Absender, der eine Sendung oder mehrere an einen Adressaten verschicken will, sucht also als erstes an seinem PC in der E-Mail-Adreßdatei den Adressaten und nachdem er ihn gefunden hat, fügt er die Umschlagnummer/n hinzu. Bei der Eingabe dieser Umschlagnummer/n werden Adressat und Umschlagnummern an die Sortiermaschine übertragen, in deren Steuereinheit ein Scrtierplan gespeichert ist, der dem Adressaten einen bestimmten Verteilpunkt zuweist. Temporär wird durch die Übertragung dem Verteilpunkt auch die übertragene Umschlagnummer zugewiesen, so daß beim Lesen der maschinell lesbaren Umschlagnummer in Form eines Barcodes durch einen Barcodeleser der Sortiermaschine diese Sendung zweifelsfrei zum betreffenden Verteilpunkt sortiert werden kann. Nach erfolgter Sortierung, spätestens aber nach erneuter Verwendung dieses Umschlages zum Versenden und Eingabe ins E-Mail-System wird die Zuordnung des Umschlages zum Adressaten aufgehoben. Mit diesem Verfahren ist ein fehlerfreies Sortieren selbst bei schwer lesbarer handschriftlicher Beschriftung des Umschlages möglich.
Weitere Ausgestaltungen der Erfindung sind in den Unteransprüchen dargestellt.
Um ein sog. Aufstellen der Sendungen vor dem Sortieren (Ausrichten nach der Adreßseite) zu vermeiden, werden die Umschlagnummern vorteilhafterweise auf beiden Umschlagseiten aufgebracht.
Vorteilhaft ist es auch, mit der Eingabe der Umschlagnummer und des Adressaten auch an den Adressaten eine E-Mail zur Information zu versenden, daß eine Postsendung unterwegs ist. Diese Nachricht kann auch gezielt verzögert sein.
In einer weiteren vorteilhaften Ausgestaltung erhält der Absender eine E-Mail zur Information, daß die Sendung aus der Sortiermaschine entnommen wurde.
Nachfolgend wird die Erfindung in einem Ausführungsbeispiel anhand einer Zeichnung näher erläutert.
Dabei zeigt FIG 1 schematisch den Ablauf des Verfahrens bei der Postverteilung in einem Unternehmen.
Für den Sortierprozess wird eine Sortiermaschine 4 eingesetzt, die ein breites Sendungsspektrum bearbeiten kann, wobei eingehende Post, ausgehende Post und Inhouse-Post (Post, die innerhalb des Unternehmens zu verteilen ist) zu sortieren ist. Dafür müssen die auf den Sendungen im Adreßfeld befindlichen Adressaten gelesen werden.
Mit entsprechenden OCR-Lesern wird in bekannten Arbeitsstufen wie Finden des Adreßbereiches, Segmentierung, Zeichen- und Worterkennung, Adreßinterpretation diese Aufgabe gelöst. Besondere Schwierigkeiten treten hierbei beim Lesen der Adressen auf wiederverwendbaren Umschlägen 1 für die Versendung innerhalb des Unternehmens auf. Zur Adressierung befinden sich auf den Umschlägen 1 entsprechende Felder. Wird der Umschlag wiederverwendet, so wird der vorige Empfänger durchgestrichen und in das nächste freie Feld der nächste Empfänger/Adressat eingetragen.
Da also die Adressen über den gesamten Umschlag verteilt sein können, viele Adressen sich gleichzeitig auf dem Umschlag befinden, wobei die ungültigen Adressen nur durch einen Strich ungültig gemacht wurden, die Adressen mit der Hand geschrieben sind und Adreßkonventionen nicht immer eingehalten werden, gibt es beim Lesen dieser Umschläge besondere Schwierigkeiten, so daß relativ hohe Rückweisungsraten zu verzeichnen sind.
Um diese Schwierigkeiten zu vermeiden, werden die Umschläge 1 mit einer identifizierenden, durch den Menschen lesbaren und maschinenlesbaren Nummer 2 versehen. Diese Numerierung erfolgt beidseitig, so daß eine Ausrichtung der Umschläge 1 vor dem Sortieren nach der Adreßseite nicht notwendig ist. Nachdem der oder auch die Umschläge 1 gefüllt wurden, wird am PC 4 des Absenders 3 das E-Mail-System geöffnet und im Fenster 5 für das Adreßbuch der Adressat, in diesem Fall Torsten Tanz, gesucht bzw. eingetragen. Dazu wird die entsprechende Umschlagnummer 2 eingetragen und mit einem OK an die Steuerung der Sortiermaschine 4 gesendet. Zusätzlich erhält der Adressat eine E-Mail, daß eine Postsendung vom Absender x unterwegs ist. Diese Nachricht kann auch mit wählbarer Verzögerung abgesendet werden.
Dies ist möglich, weil die bekannten E-Mail-Systeme wie MS Outlook oder Lotus Notes offene Interfaces besitzen, so daß Verbindungen zu Steuerungen von Sortiermaschinen 4 hergestellt werden können. In der Steuerung der Sortiermaschine 4 ist in einer Datei 6 ihr Sortierplan abgelegt, der eine Zuordnung der Adressaten zu den Verteilpunkten angibt. Durch die Übersendung des Adressaten und der Umschlagnummer 2 aus dem E-Mail-System wird in der Datei 6 zum Namen die Umschlagnummer 2 hinzugefügt. Ist der Umschlag 1 im Laufe des Verteilungsprozesses zur Sortiermaschine 4 gelangt und wird in diese eingegeben, so erfolgt als erstes das Lesen der Verteilinformation, in diesem Falle des Barcodes als maschinenlesbare Umschlagnummer 2. Diese ist von der Leseeinrichtung der Sortiermaschine 4 ohne Schwierigkeiten lesbar. Die identifizierte Umschlagnummer 2 wird danach an die Steuerung gesendet, wo mithilfe der Datei 6 für den Sortierplan ermittelt wird, welcher Name und damit welcher Verteilpunkt für diesen Umschlag 1 vorgesehen ist (Verteilpunkt 23) und durch entsprechende Weichenstellung wird der Umschlag in einem oder mehreren Sortierläufen in ein diesem Verteilpunkt zugeordnetes Sortierfach transportiert. Nach der Entleerung der Sortiermaschine 4 wird die Umschlagnummer 2 sowohl in der Steuerung der Sortiermaschine 4 als auch in der Adreßdatei des E-Mail-Systems wieder gelöscht, so daß der Umschlag 1 für eine neue Verwendung wieder frei ist. Darüber hinaus erhält der Absender optional eine E-Mail-Nachricht, daß seine Sendung die Sortiermaschine 4 verlassen hat.

Claims (4)

  1. Verfahren zum Sortieren von Sendungen unter Verwendung einer Sortiermaschine, die die Sendungen gemäß eines auf den Umschlägen der Sendungen befindlichen maschinenlesbaren Codes sortiert,
    gekennzeichnet durch die Schritte
    Versehen jedes Sendungsumschlages (1) mit einer eigenen Umschlagnummer (2) in Form einer durch den Menschen lesbaren Zahl und eines maschinenlesbaren Codes zur Identifizierung,
    Versehen des oder der zu verschickenden Umschläge (1) mit den durch den Menschen lesbaren Angaben des Adressaten,
    Suchen des jeweiligen Adressaten in einer E-Mail-Adreßdatei,
    Eingeben der Nummer/n (2) des oder der zu verschickenden Umschläge (1) zum jeweiligen Adressaten in die E-Mail-Adreßdatei,
    Senden des Adressaten mit den zugeordneten Umschlagnummern (2) aus dem E-Mail-System an die mit dem E-Mail-System gekoppelte Sortiermaschine, in deren Sortierplan der betreffende Adressat aus der E-Mail-Adreßdatei einem Verteilpunkt zugeordnet ist, und temporäre Zuordnung der Umschlagnummern (2) zu dem Verteilpunkt des Adressaten,
    Transport der Sendungen zur Sortiermaschine (4),
    Automatisches Lesen der maschinenlesbaren Umschlagnummern (2) und Sortieren gemäß der durch E-Mail-Eingabe dem Adressaten und damit dem zugehörigen Verteilpunkt zugeordneten Umschlagnummern (2),
    Löschen der bestehenden Zuordnung der Umschlagnummern (2) zum Adressaten und Verteilpunkt spätestens bei neuer Zuordnung dieser Umschläge (1).
  2. Verfahren nach Anspruch 1,
    dadurch gekennzeichnet, daß die Umschläge (1) beidseitig mit der Umschlagnummer (2) versehen werden.
  3. Verfahren nach Anspruch 1,
    dadurch gekennzeichnet, daß mit dem Befehl zum Senden der Daten an die Steuereinheit der Sortiermaschine (4) auch das Senden einer E-Mail an den Adressaten über die Versendung mit wählbarer Verzögerung ausgelöst wird.
  4. Verfahren nach Anspruch 1,
    dadurch gekennzeichnet, daß der Absender (3) nach Leerung der Sortiermaschine (4) eine E-Mail über diesen Vorgang erhält.
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