DE4245065B4

DE4245065B4 - Elektronisches Ablagesystem

Info

Publication number: DE4245065B4
Application number: DE4245065A
Authority: DE
Inventors: Tsuneo Hadano Meguro; Hiroshi Sakata
Original assignee: Ricoh Co Ltd
Current assignee: Ricoh Co Ltd
Priority date: 1991-02-20
Filing date: 1992-02-19
Publication date: 2006-07-27
Anticipated expiration: 2012-02-20

Abstract

Elektronisches Ablagesystem, in dem eine Vielzahl von einem Scanner abgetasteten Archivbildern als Bildsignale in einer Bildspeichereinrichtung gespeichert sind, mit einem Faksimilesender zur Übertragung der Bildsignale, dadurch gekennzeichnet,
– dass vor der Übertragung der Bildsignale einer zusammengehörenden Folge von Archivbildern Bildsignale für ein gesondertes Deckblatt erzeugt werden, wobei sich das Deckblatt aus einem Deckblatt-Bild und einem Text zusammensetzt, der die angewählte Empfangsstation bezeichnet,
– dass das Deckblatt-Bild durch Scannen und/oder eine Zeichnungsfunktion erzeugt ist und gespeichert ist,
– dass eine Liste einer Vielzahl von Deckblatt-Bildern gespeichert ist, um aus der Liste ein gewünschtes Deckblatt-Bild auszuwählen,
– dass für die Generierung von Deckblatttexten eine Eingabeeinrichtung vorhanden ist, mit der für jede anwählbare Empfangsstation
a) ein Satz von Zeichenfolgen eingebbar ist und diese Zeichenfolgen in einem Zeichendatenspeicher abgespeichert werden,
b) Attributdaten eingeben werden, die die Darstellungsform der Zeichenfolgen als Text beschreiben und die in der Bildspeichereinrichtung gespeichert...

Description

Die Erfindung betrifft ein elektronisches Ablagesystem nach dem Oberbegriff des Anspruches 1.

Aus der EP 0 398 184 A2 ist bereits ein elektronisches Ablagesystem bekannt, in dem eine Vielzahl von mit einem Scanner abgetasteten Archivbildern als Bildsignale in einem Bildspeicher gespeichert sind und welches auch einen Faksimilesender zur Übertragung der Bildsignale umfasst.

Aus der JP 62-171371 A ist ein Ablagesystem bekannt, welches für die Erzeugung eines Deckblatts geeignet ist, und zwar in Verbindung mit einem Faksimileübertragungssystem. Zur Erstellung der Bildsignale für ein Deckblatt wird dessen Format aus einem Speicherbereich geholt und wird dann mit einem Text ergänzt, der zu jeder gespeicherten Kurzwahlnummer in einem Speicherbereich abgelegt sein kann. In einem Arbeitsbereich des Speichers werden mit Hilfe eines Zeichengenerators diese Daten zu einem Deckblattbildsignal expandiert, so dass dieses so vorbereitete Deckblattbild zu einer angewählten Station übertragen werden kann.

Jedoch ist dieses bekannte Ablagesystem wenig anpassungsfähig, insbesondere dann, wenn mit Hilfe eines Faksimilegerätes verschiedene Vorlagentypen übertragen werden sollen, wobei das Deckblatt bereits über den jeweiligen Typ Aufschluss geben soll, also beispielsweise, ob es sich um eine technische Mitteilung, eine rein informative verwaltungstechnische Mitteilung usw. handelt. Dieses bekannte elektronische Ablagesystem ist somit nicht dafür ausgebildet, um Deckblattbilder dem jeweiligen Thema von zu übertragenden Vorlagen anzupassen.

Aus JP 2-55466 A ist ein Textzeichenverarbeitungsapparat bekannt, der bei Faxgeräten Anwendung findet. Um Adressendaten einzufügen, werden keine Textverarbeitungsprogramme benötigt. Der beschriebene Apparat hat im wesentlichen drei Funktionen. Erstens wird Text einschließlich Steuercodezeichen erzeugt. Zweitens werden die an der Position der Steuercodedaten einzufügenden "insert data" erzeugt. Drittens erfolgt dann die Einfügung der "insert data" in den vorgesehenen Positionen unter Senden der gesamten Daten. Ein Wechseln der "insert data" erfolgt automatisch durch Wählen einer anderen Faxnummer, während der übrige Text gleich bleibt. Zur Textdarstellung werden die Daten von der "editorial code storage unit" und der "format information storage unit" verwendet. Eine Auswahl von Deckblattbildern ist nicht möglich. Eine Kombinationsmöglichkeit der Deckblattbilder mit den Textdaten fehlt. Eine Kombinationseinheit 16 ist nur vorgesehen, um die Steuercodes durch die Adressendaten zu ersetzen. Insbesondere werden keine Zeichenfolgen in einem ausgewählten Deckblattbild dargestellt.

Die der Erfindung zugrundeliegende Aufgabe besteht darin, ein elektronisches Ablagesystem der angegebenen Gattung zu schaffen, welches an bestimmte Dokumenttypen jederzeit angepasst werden kann und die Fähigkeit besitzt, einer Übertragung von zu übertragenden Dokumenten ein Deckblatt vorauszuschicken, welches wichtige Informationen enthält.

Diese Aufgabe wird erfindungsgemäß durch die Merkmale des Anspruches 1 gelöst. Vorteilhafte Weiterbildungen gehen aus den Unteransprüchen hervor.

Durch die vorliegende Erfindung wird die Möglichkeit geschaffen, für alle möglichen Themen ein jeweils geeignetes Deckblattbild sehr schnell erstellen zu können und an eine angewählte Station mit übertragen zu können.

Besonders vorteilhafte Ausgestaltungen und Weiterbildungen der Erfindung ergeben sich aus den Unteransprüchen.

Im folgenden wird die Erfindung anhand von bevorzugten Ausführungsbeispielen unter Hinweis auf die Zeichnungen näher erläutert. Es zeigen:
1 ein Blockdiagramm eines elektronischen Ablagesystems, bei welchem die Erfindung angewendet ist;
2 ein Diagramm von Telefonbuchdaten, die in einer Magnetplatteneinheit gespeichert sind;
3A bis 3C Diagramme eines Satzes von Attributdaten einschließlich eines Flag, Datum und Flag und Ausgabezeichen-Einstellungen, die in Deckblattseiten enthalten sind;
4 ein Flußdiagramm zum Erläutern eines Eingabeprozesses, in welchem ein Satz Zeichenfolgedaten in entsprechende Blöcke in Telefonbuchdaten in der magnetischen Platteneinheit eingegeben werden;
5 ein Flußdiagramm zum Erläutern eines Eingabeprozesses, bei welchem Bilddaten eines Deckblattes eingegeben und gespeichert werden;
6 ein Flußdiagramm zum Erläutern eines Aktualisierungsprozesses, in welchem ein Bild eines gespeicherten Deckblattes aktualisiert wird;
7A und 7B ein Flußdiagramm zum Erläutern eines Übertragungsprozesses, in welchem codierte Bilddaten eines Deckblattes, welches auf einer Oberseite einer Vorlage angebracht ist, an eine bestimmte Station gesendet werden;
8 eine Ansicht eines Bildes einer Grundform eines Deckblattes;
9 eine Ansicht eines Bildes des Deckblattes, in welchem ein Blattanzahl-Datenblock und ein Datum/Zeit-Datenblock zugeteilt sind;
10 eine Ansicht eines Bildes des Deckblattes, auf welchem Datenblöcke eines Satzes von Zeichenfolgedaten zugeordnet sind; und
11 eine Ansicht eines Bildes des Deckblattes, auf welchem mehrere Zeichendaten den entsprechenden Datenblöcken zugeordnet sind, welches Bild automatisch erzeugt wird, wenn ein Bild einer Vorlage gesendet wird.
Anhand von 1 wird nunmehr ein elektronisches Ablagesystem mit Merkmalen nach der Erfindung beschrieben. 1 zeigt ein elektronisches Ablagesystem, bei welchem die Erfindung angewendet ist. In 1 steuert eine Zentraleinheit (CPU) 1 Operationen des elektronischen Ablagesystems. Ein Festwertspeicher (ROM) 2 ist ein Speicher, in welchem ein Steuerprogramm und verschiedene Daten, welche die Zentraleinheit 1 benötigt, um Steueroperationen des elektronischen Ablagesystems durchzuführen, gespeichert sind. Ein Randomspeicher (RAM) 3 ist ein Speicher, welcher als Arbeitsbereich benutzt wird, wenn die Steueroperationen des elektronischen Ablagesystems von der Zentraleinheit 1 durchgeführt werden. Ein Bildspeicher 4 wird als ein Arbeitsbereich verwendet, wenn die Zentraleinheit 1 eine Verarbeitung von Bilddaten durchführt.
Ein Bildverarbeitungsteil 5 erzeugt geometrische Muster, wie einen Bogen, einen Kreis, einen Punkt, eine Linie oder ein Polygon und führt verschiedene Bildverarbeitungsfunktionen einschließlich einer Bildverkleinerung und -vergrößerung, einer Mustererzeugung und eine Umkehr und Drehung eines bestimmten Bereichs durch. Ein Codier/Decodierteil 6 führt eine Datenverdichtung mittels eines Codierprozesses und ein Decodieren von codierten Daten mittels eines Decodierprozesses durch, was Gruppe III-Faksimilefunktionen sind.
Ein Scanner 7 tastet ein Dokument ab und liest ein Bild des abgetasteten Dokuments mit einer Auflösung von 300 dpi (etwa 12 Punkte/mm), so daß das Bild mit dieser Auflösung in das elektronische Ablagesystem eingegeben wird. Ein Laserstrahldrucker 8 gibt ein Bild von dem elektronischen Ablagesystem aus mit einer Auflösung von 300 dpi (etwa 12 Punkte/mm) ab, so daß das Bild auf Papier aufgezeichnet wird. Eine Eingabetastatur 9 ist eine Eingabeeinheit, um Zeichenfolgen und verschiedene Befehle von einem Operator in das elektronische Ablagesystem einzugeben. Eine Bildschirm-(CRT) Anzeigeeinheit 11 ist eine Ausgabeeinheit, die verwendet wird, um verschiedene Bedienungsbildschirme und Datenlisten für einen Operator anzuzeigen. Ein Video-Randomspeicher (VRAM) 12 ist ein Speicher, in welchem Video- oder Displaydaten, die an den Bildschirm der Anzeigeeinrichtung 11 auszugeben sind, gespeichert sind. Eine Zeigereinheit 10 ist eine Einrichtung, um eine Position von eingegebenen Daten auf einem Bildschirm der Anzeigeeinrichtung 11 zu zeigen.
Eine magneto-optische Platteneinheit 13 (Bildspeicher) ist ein Datenspeicher großer Kapazität, in welchem Bilddaten für eine Dokumentenablage gespeichert werden. Ein Magnetplatteneinheit 14 (Zeichendatenspeicher) ist ein Datenspeicher, in welchem Steuerprogramme einschließlich eines Systemprogramms dieses elektronischen Ablagesystems und andere Anwendungsprogramme gespeichert werden, und in dieser Magnetplatteneinheit 14 werden Daten wie Telefonbuchdaten, welche für das elektronische Ablagesystem inhärent sind, gespeichert.
Eine G3-FAX-Übertragungssteuereinheit (CCU) 15 führt eine automatische Datenübertragung und einen Datenempfang über ein öffentliches Fernsprechnetz durch und führt eine vorgeschriebene Gruppe III-Faksimileübertragungsfunktion durch. Die G III-FAX-Übertragungssteuereinheit 15 hat eine Digitalmodem-Funktion und eine Tonsignal-Erzeugungsfunktion. Ein interner Bus IB ist ein in beide Richtungen wirkender Datenweg, der benutzt wird, um die vorerwähnten Einheiten und Teile des elektronischen Ablagesystems zu verbinden, um dazwischen Daten auszutauschen. Eine Scanner-Interface-Schaltung (SCANNER I/F) 16 ist vorgesehen, um den Scanner 7 mit dem internen Bus IB zu verbinden, so daß eine Schnittstelle zwischen dem Scanner und dem System geschaffen ist. Eine Laserstrahldruckprinter-Interfaceschaltung 17 (LBP UF) ist vorgesehen, um den Laserstrahl-Printer 8 mit dem internen Bus IB zu verbinden, so daß eine Schnittstelle zwischen dem Laserstrahl-Drucker 8 und dem System geschaffen ist. Eine Tastatur-Interfaceschaltung 18 (KB I/F) ist vorgesehen, um die Tastatureingabeeinheit 9 und die Zeigereinheit 10 mit dem internen Bus IB zu verbinden, so daß eine entsprechende Schnittstelle zwischen der Tastatureinheit 9 (zusammen mit der Zeigereinheit 10) und dem System geschaffen ist.
Eine Interfaceschaltung 19 für die magneto-optische Platteneinheit (MOD I/F) ist vorgesehen, um die magneto-optische Platteneinheit 13 mit dem internen Bus IB zu verbinden, so daß eine Schnittstelle zwischen der magneto-optischen Platteneinheit 13 und dem System geschaffen ist. Eine Magnetplatten-Interfaceschaltung 20 (HD I/F) ist vorgesehen, um die Magnetplatteneinheit 14 mit dem internen Bus IB zu verbinden, so daß eine Schnittstelle zwischen der Magnetplatteneinheit 14 und dem System geschaffen ist. Eine Interfaceschaltung 21 für die Übertragungssteuereinheit (CCU I/F) ist vorgesehen, um die G3-FAX-Kommunikationssteuereinheit (CCU) 15 mit dem internen Bus IB zu verbinden, so daß eine Schnittstelle zwischen der G3-FAX-Übertragungssteuereinheit 15 und dem System geschaffen ist.
In dem elektronischen Ablagesystem wird eine Speicherverwaltung bezüglich Daten, welche in der magneto-optischen Platteneinheit 13 gespeichert sind, auf der Basis einer Seite oder eines Dokuments durchgeführt, das aus einer Vielzahl Seiten besteht. Eine Seite ist ein logischer Speicherblock, welcher für die Speicherverwaltung benutzt wird. Die Bilddaten, die in der magneto-optischen Platteneinheit 13 gespeichert sind, enthalten Bilddaten, welche mittels des Scanners 7 gelesen sind, Bilddaten, welche mittels einer Zeichnungsfunktion erzeugt worden sind, und Bilddaten, welche von einem externen G3-Faksimile-Endgerät oder von einem anderen elektronischen Ablagesystem empfangen worden sind.
Bei dem vorstehend beschriebenen, elektronischen Ablagesystem kann ein Operator ein Bild von der magneto-optischen Platteneinheit 13 abrufen, so daß eine Aufbereitungsoperation der abgerufenen Daten durchgeführt wird. Ebenso kann ein Operator ein neues Bild oder neue Vorlagendaten erzeugen, so daß die neu erzeugten Daten in der magneto-optischen Platteneinheit 13 gespeichert werden, oder die neu erzeugten Daten mittels des Laserstrahldruckers 8 auf Papier aufgezeichnet werden.
Das elektronische Ablagesystem mit Merkmalen nach der Erfindung hat Telefonbuchdaten, welche verwendet werden, um eine automatische Prozedur durchzuführen, bei welcher eine Station von dem System automatisch angerufen wird. Mit Hilfe der Vielzahl an Telefonbuchdaten ist es für das elektronische Ablagesystem möglich, automatisch eine Anzahl Stationen anzurufen, um ein Bild an jede der Stationen zu übertragen. In 2 sind Telefonbuchdaten bezüglich einer Station dargestellt, und das elektronische Ablagesystem hat Telefonbuchdaten, welche jeweils den einzelnen Stationen entsprechen.
In 2 enthalten die Telefonbuchdaten verschiedene Datenelemente, Teilnehmernummer-Daten, die anzeigen, auf welche Station sich diese Telefonbuchdaten beziehen, wobei das Bild an die Station übertragen wird, Fernsprechnummerdaten, welche eine Fernsprechnummer der Station anzeigen, und Namendaten, welche den Namen einer Person oder Gesellschaft angeben, welcher die Station gehört, Namencodedaten, welche einen Code des Namens anzeigen, der verwendet wird, wenn die Station wieder aufgefunden oder gesucht wird, Terminaltypdaten, die anzeigen, ob der Typ der Station derselbe ist wie die des elektronischen Ablagesystems oder ein Gerät einer Gruppe III-Faksimile-Terminals ist, Terminalcodedaten, welche einen Code der Station anzeigen, die verwendet werden, um andere Attributdaten der Station zu prüfen, ein Deckblatt-Flag, das anzeigt, ob die Deckblatt-Funktion verwendet wird oder nicht, wenn ein Bild an die Station übertragen wird, und ein Satz Zeichenfolgedaten einschließlich Zeichenfolgedaten-1, Zeichenfolgedaten-2 und Zeichenfolgedaten-3, welche den entsprechenden Blöcken in einem Bild eines Deckblatts zugeordnet werden, wenn eine Deckblatt-Funktion verwendet wird, wenn ein Bild an die Station übertragen wird. Die Telefonbuchdaten, welche jeder der Stationen entsprechen, werden erzeugt, indem ein Anwenderprogramm durchgeführt wird, das in dem elektronischen Ablagesystem installiert ist, und die erzeugten Telefonbuchdaten werden in der Magnetplatteneinheit 14 gespeichert. Die Durchführung dieses Anwenderprogramms wird von einem Operator gestartet.
Das elektronische Ablagesystem mit Merkmalen nach der Erfindung hat eine Vielzahl von Deckblatt-Daten, welche eingegeben und gespeichert werden. In 3A sind ein Satz Datenelemente dargestellt, welche den entsprechenden Blocks in einem Deckblatt-Datenwert unter der Vielzahl Deckblattdaten zugeordnet ist, welche in den elektronischen Ablagesystem zu speichern sind. In 3 sind die Datenelemente, welche einen Deckblatt-Datenwert enthalten, Zeitdaten, welche das Übertragungsdatum und die -zeit beschreiben, wenn ein Bild an eine Station gesendet wird, die Blattanzahl-Daten, welche die Anzahl Blätter oder Seiten des zu übertragenden Bildes beschreiben, Quellenstationsdaten zum Identifizieren eines Inhabers einer Quellenstation, von welcher aus ein Bild gesendet wird, und ein Satz Zeichenfolgedaten-1, Zeichenfolgedaten-2 und Zeichenfolgedaten-3, welche die Zeichenfolge-1, die Zeichenfolge-2 bzw. die Zeichenfolge-3 beschreiben, welche den entsprechenden Blöcken in den Deckblattdaten zugeordnet sind.
In 3B sind Attributdaten jeweils bezüglich der Zeitdaten und der Blattanzahldaten in den in 3A dargestellten Deckblattdaten dargestellt. Jede der Zeitdaten und der Deckblattdaten enthält ein Flag, das anzeigt, ob das Datenelement einem entsprechenden Block in den Deckblattdaten zugeordnet und mit dem Deckblatt-Bild angezeigt wird oder nicht, einen Zeichentyp, welcher anzeigt, ob ausgegebene Zeichen in dem Deckblatt-Bild eine maßstäbliche Schrift oder eine Schrift im halben Maßstab haben, und eine Zeichengröße, welche die Größe von ausgegebenen Zeichen auf der Deckblattseite anzeigen.
In 3C sind Attributdaten jeweils bezüglich der Quellenstationdaten, der Zeichenfolgedaten-1, der Zeichenfolgedaten-2 und der Zeichenfolgedaten-3 dargestellt, welche in den in 3A dargestellten Deckblattdaten enthalten sind. Jedes dieser Datenelemente enthält ein Flag, das anzeigt, ob das Datenelement einem entsprechenden Block in den Deckblattdaten zugeordnet und mit dem Deckblattbild angezeigt wird oder nicht, einen Zeichentyp, der anzeigt, ob ausgegebene Zeichen in dem Datenelement eine maßstäbliche Schrift oder eine Schrift mit halbem Maßstab sind, eine Zeichengröße, welche die Größe von ausgegebenen Zeichen in dem Datenelement anzeigen, eine Anzeigeposition, welche die Position eines ersten Zeichens einer ausgegebenen Zeichenfolge in dem Datenelement anzeigen, einen Zeichenmittenabstand, welcher den Abstand zwischen Zeichen in dem Datenelement anzeigt, und eine Datengröße, welche die Anzahl ausgegebener Zeichen in dem Datenelement anzeigen.
In 4 ist ein Eingabeprozeß dargestellt, bei welchem ein Satz Zeichenfolgedaten, welche die Zeichenfolgedaten-1, die Zeichenfolgedaten-2 und die Zeichenfolgedaten-3 enthalten können, von neuem in Telefonbuchdaten eingegeben werden und die Telefonbuchdaten in der Magnetplatteneinheit 14 gespeichert werden. Bei diesem Eingabeprozeß wird ein Satz von neuem eingegebener Zeichenfolgedaten den entsprechenden Blöcken in den Telefonbuchdaten zugeordnet.
Bei einem Schritt 101 wird ein Operator instruiert, eine Teilnehmernummer zum Identifizieren der Telefonbuchdaten einzugeben, auf welche dieser Eingabeprozeß gerichtet ist. Beim Schritt 102 wird der Operator instruiert, einen Block aus den Zeichenfolgedatenblöcken in den Telefonbuchdaten auszuwählen, in welchem Block Zeichenfolgedaten von neuem eingegeben werden. Beim Schritt 103 werden Zeichenfolgedaten in entsprechender Weise eingegeben, so daß die Zeichenfolgedaten dem ausgewählten Block der Telefonbuchdaten zugeordnet sind. Beim Schritt 104 wird geprüft, ob der Eingabeprozeß normal beendet ist oder nicht. Wenn der Eingabeprozeß normal beendet ist, wird beim Schritt 105 der Operator gefragt, ob der Eingabeprozeß beendet werden soll oder nicht. Wenn der Operator einen Antwortbefehl gibt, daß der Eingebeprozeß nicht beendet werden soll, wird auf den Schritt 102 zurückgegangen, so daß ein Eingabeprozeß, bei welchem andere Zeichenfolgedaten in einen ausgewählten Block der Telefonbuchdaten eingegeben werden, in derselben Weise wiederholt wird. Wenn die Antwort des Operators bei der Anfrage beim Schritt 105 zustimmend ist, wird ein Satz der eingegebenen Zeichenfolgedaten den entsprechenden Blöcken der Telefonbuchdaten zugeordnet, welche Blöcke die Zeichenfolge-1, die Zeichenfolge-2 und die Zeichenfolge-3 sein können, und die Telefonbuchdaten werden beim Schritt 106 in der Magnetplatteneinheit 14 gespeichert.
In 5 ist ein Eingabeprozeß dargestellt, bei welchem Bilddaten einer ersten Seite oder eines Deckblatts eingegeben und gespeichert werden. Beim Schritt 201 wird ein Operator instruiert, die Wahl zu treffen, ob der Scanner 7 zum Eingeben eines Bildes eines Deckblattes oder einer ersten Seite zu verwenden ist oder nicht. Wenn die Scannereingabe gewählt wird, wird der Operator beim Schritt 202 instruiert, eine Papiergröße einer Vorlage der ersten Seite mit einer Richtung zu wählen, in welcher das Blatt der Vorlage auf dem Scanner 7 anzuordnen ist. Beispielsweise wird eine A4-Papiergröße mit ihrer Längsrichtung und eine A5-Papiergröße mit ihrer Seitenrichtung gewählt.
Sobald die Papiergröße und deren Richtung durch den Operator gewählt ist, wird eine Führung auf dem CRT-Bildschirm angezeigt, durch welche der Operator instruiert wird, das Blatt der Vorlage in den Scanner 7 einzulegen und eine Eingabe eines Befehls durchzuführen, damit der Scanner 7 mit einer Leseoperation beginnt. Wenn der Lesestartbefehl von dem Operator eingegeben wird, wird ein Bild der Vorlage der ersten Seite mittels des Scanners 7 beim Schritt 203 gelesen. Beim Schritt 204 werden die gelesenen Bilddaten der ersten Seite in Ausgangsdaten mit einer Auflösung umgesetzt, welche der Auflösung der CRT-Anzeigeeinrichtung 11 entspricht, und die Ausgangsdaten werden an den Video-Randomspeicher (VRAM) 12 übertragen, so daß das Bild der ersten Seite auf dem Bildschirm der CRT-Anzeigeeinrichtung 11 dargestellt wird.
Beim Schritt 205 wird der Operator instruiert, seine Wahl zu treffen, ob er die Zeichnungsfunktion benutzen will oder nicht. Wenn die Zeichnungsfunktionsoption von dem Operator gewählt wird, wird eine Zeichnungsfunktions-Routine gestartet, so daß der Operator eine Zeichnungs- und Aufbereitungsoperation mittels der Zeichnungsfunktion beim Schritt 206 durchführen kann, so daß ein Bild eines Geometriemusters erzeugt und in das Bild der ersten Seite eingesetzt wird. Die Bilddaten des Geometriemusters werden beim Schritt 206 als Ausgangsdaten mit einer Auflösung von 300 dpi (etwa 12 Pkte./mm) erzeugt. Beim Schritt 207 wird festgestellt, ob der Zeichnungsprozeß beendet ist oder nicht.
Wenn die Scanner-Eingabeoption beim Schritt 201 nicht gewählt wird, wird der Operator beim Schritt 208 instruiert, eine Papiergröße der ersten Seite zu wählen. Beim Schritt 209 werden Bilddaten der ersten Seite, welche nur einen Rand hat, welcher durch die ausgewählte Papiergröße festgelegt ist, in Ausgangsdaten mit einer Auflösung entsprechend der Auflösung der CRT-Anzeigeeinrichtung 11 umgesetzt, und die Ausgangsdaten werden an den Video-Randomspeicher (VRAM) 12 übertragen, so daß das Bild des Randes der vorderen Seite auf dem Bildschirm der CRT-Anzeigeeinrichtung 11 dargestellt wird. Dann wird der Schritt 206 durchgeführt, so daß ein Bild eines Geometriemusters erzeugt und in das Bild des Randes der ersten Seite eingesetzt wird.
Wenn entweder das Ende des Zeichnungsprozesses beim Schritt 207 festgestellt wird, oder die Zeichnungsfunktions-Option beim Schritt 205 nicht gewählt wird, wird der Operator beim Schritt 210 gefragt, ob eine Datenblock-Bestimmung benutzt wird oder nicht. Wenn sie benutzt wird, wird der Operator beim Schritt 211 instruiert, einen Datenblock aus den Zeit-, den Blattanzahl-, den Quellenstations-Daten, den Zeichenfolgedaten-1, den Zeichenfolgedaten-2 und den Zeichenfolgedaten-3 zu bestimmen, wobei dann der bestimmte Datenblock in dem Bild der ersten Seite dargestellt wird.
Beim Schritt 212 wird geprüft, ob ein Zeichenfolgeblock bestimmt wird oder nicht. Dies ist ein Block, welcher aus der Zeichenfolge-1, der Zeichenfolge-2 und der Zeichenfolge-3 in den Daten der ersten Seite ausgewählt worden ist. Beim Schritt 213 wird geprüft, ob ein Block der Quellenstationdaten bestimmt wird oder nicht. Wenn die Antwort entweder beim Schritt 12 oder beim Schritt 213 positiv ist, wird eine Anzeigebedingungs-Einstellung des bestimmten Datenblocks beim Schritt 214 durchgeführt. Die Anzeigebedingungen, die beim Schritt 214 einzustellen sind, enthalten einen Zeichentyp, eine Zeichengröße, einen Zeichenabstand und eine Datengröße, welche die Anzahl Ausgangszeichen anzeigt. Bilddaten mit einem Anzeigerahmen entsprechend den einzustellenden Anzeigebedingungen wird auf dem Bildschirm der CRT-Anzeigeeinrichtung 11 dargestellt. Eine Anzeigepositions-Einstellung des bestimmten Datenblocks wird mittels der Zeigereinheit 10 beim Schritt 215 durchgeführt. Nachdem der Einstellungsprozeß bezüglich eines Datenblocks beendet ist, wird auf den Schritt 211 zurückgegangen, um zu prüfen, ob ein anderer Block bestimmt wird oder nicht. Beim Schritt 216 wird festgestellt, ob der Datenbestimmungsprozeß beendet ist oder nicht.
Wenn entweder die Zeit- oder die Blattanzahl-Daten bestimmt werden, und die Antworten bei den Schritten 212, 213 und 216 negativ sind, wird beim Schritt 217 eine Einstellung einer Anzeigebedingung der bestimmten Datenblöcke durchgeführt. Dann wird auf den Schritt 211 zurückgegangen, um zu prüfen, ob ein anderer Datenblock bestimmt ist oder nicht. Wenn die Einstellung der Anzeigebedingungen und Anzeigepositionen für die bestimmten Datenblöcke beendet sind, und das Ende des Datenbestimmungsprozesses beim Schritt 216 festgestellt wird, werden die Bilddaten, welche entweder durch die Scannereingabefunktion oder durch die Zeichnungsfunktion zu erzeugen sind, durch einen vorgeschriebenen Codierprozeß verdichtet, so daß die Daten in Ausgangsbilddaten umgesetzt werden, und die Ausgangsbilddaten mit ihrem Identifizierungscode werden dann beim Schritt 218 in der magneto-optischen Platteneinheit 13 gespeichert. Dann wird ein Bild der ersten Seite mit Bildelementen erzeugt, deren Anzeigebedingungen und -positionen bei den vorhergehenden Schritten eingestellt werden, und das Bild der ersten Seite mit deren Identifizierungscode, wobei der Code derselbe ist, wie derjenige der Ausgangsbilddaten, wird beim Schritt 219 in der Magnetplatteneinheit 14 gespeichert.
Wenn die Datenblock-Bestimmungsoption beim Schritt 210 nicht gewählt wird, wird der Schritt 218 durchgeführt, so daß die Daten des erzeugten Bildes durch einen vorgeschriebenen Codierprozeß verdichtet werden, die Bilddaten in Ausgangsbilddaten umgesetzt und die Ausgangsbilddaten mit ihrem Identifizierungscode in der magneto-optischen Platteneinheit 13 gespeichert werden. In diesem Fall gibt es kein Datenelement, dessen Anzeigebedingungen und -positionen in den vorherigen Schritten eingestellt werden, sondern es wird ein Bild einer ersten Seite ohne ein Datenelement erzeugt, und das erzeugte Bild wird in der magnetischen Platteneinheit 14 gespeichert. Wie vorstehend beschrieben, werden ein Bild der ersten Seite und dessen Ausgangsbilddaten in der magnetischen Platteneinheit 13 bzw. in der magneto-optischen Platteneinheit 14 dadurch gespeichert, daß der in 5 dargestellte Eingabeprozeß durchgeführt wird.
In 6 ist ein Aktualisierungsprozeß dargestellt, bei welchem ein gespeichertes Bild der ersten Seite aktualisiert wird. Beim Schritt 301 wird eine Liste der in der magneto-optischen Platteneinheit 13 gespeicherten Bilder der ersten Seite auf dem Bildschirm der CRT-Anzeigeeinrichtung 11 in einem vorgegebenen Format dargestellt, und ein Operator wird instruiert, aus der Liste ein Bild der ersten Seite auszuwählen, welches aktualisiert wird. Ein Satz Ausgangsbilddaten bezüglich des ausgewählten Bildes der ersten Seite wird aus der magneto-optischen Platteneinheit 13 gelesen, und das ausgewählte Bild der ersten Seite wird aus der magnetischen Platteneinheit 14 gelesen. Die Ausgangsbilddaten bezüglich des Bildes der ersten Seite werden in die ursprünglichen Bilddaten decodiert, und dann werden die ursprünglichen Bilddaten an den Video-Randomspeicher (VRAM) 12 übertragen. Ein Satz Ausgangsbilddaten, welche basierend auf den gespeicherten Daten in den Datenblöcken des Bildes der ersten Seite erzeugt worden sind, werden an den VRAM-Speicher 12 übertragen. Das ausgewählte Bild der ersten Seite, in welchem die Ausgangsbilddaten in die entsprechenden Datenblöcke eingesetzt werden, wird dann auf dem Bildschirm der CRT-Anzeigeeinrichtung 11 beim Schritt 302 dargestellt.
Als nächstes wird eine Führung für den Aktualisierungsprozeß auf dem CRT-Bildschirm dargestellt, wozu der Operator instruiert wird, eine Bilddaten-Änderungsoption, eine Anzeigezustands-Einstelloption oder eine Aktualisierungsprozeß-Beendigungsoption auszuwählen. Wenn beim Schritt 303 die Datenblock-Änderungsoption gewählt wird, wird der Operator beim Schritt 306 instruiert, einen Datenblock im Bild der ersten Seite zu bestimmen, welcher Block zu aktualisieren ist, und der Datenblock wird dann beim Schritt 307 in einen nächsten abgeändert, und es wird auf den Schritt 303 zurückgegangen. Der Datenblock, welcher bei der vorstehenden Prozedur bestimmt werden kann, ist entweder der Zeichenfolge-1, der Zeichenfolge-2, der Zeichenfolge-3 oder der Quellenstations-Datenblock im Bild der ersten Seite.
Wenn beim Schritt 304 die Anzeigebedingungs-Einstellung gewählt wird, wird der Operator beim Schritt 308 instruiert, einen Datenblock zu wählen, dessen Anzeigebedingung oder -position zu aktualisieren ist; die Einstellung der Anzeigebedingung oder der Position bezüglich des Datenblocks wird beim Schritt 309 durchgeführt, und dann wird auf den Schritt 303 zurückgegangen. Wenn beim Schritt 305 das Aktualisierungsprozeßende gewählt wird, wird ein Bild der ersten Seite, in welchem die Daten der bestimmten Datenblöcke aktualisiert werden, beim Schritt 310 in der Magnetplatteneinheit 14 gespeichert.
Wie vorstehend beschrieben, werden die Anzeigebedingung und -position bezüglich jedes der bestimmten Datenblöcke des Bildes der ersten Seite aktualisiert, das aktualisierte Bild der ersten Seite wird in der Magnetplatteneinheit 14 gespeichert, und dann wird der in 6 dargestellte Aktualisierungsprozeß beendet.
In 7A und 7B ist ein Übertragungsprozeß dargestellt, bei dem ein Bild an eine bestimmte externe Station übertragen wird. Bei diesem Übertragungsprozeß wird ein Operator zuerst instruiert, eine oder mehrere Bilddateien auszuwählen, welche auf der Basis einer Seite oder eines Dokuments zu übertragen sind, und eine oder mehrere externe Stationen zu bestimmen, an welche ein Bild der ausgewählten Bilddatei gesendet wird.
Nachdem die Bilddateien gewählt und die externen Stationen von dem Operator beim Schritt 401 bestimmt sind, wird ein Bild einer ausgewählten Bilddatei aus der magneto-optischen Platteneinheit 13 gelesen. Beim Schritt 402 wird das Bild an die CRT-Anzeigeeinrichtung 11 abgegeben, so daß das ausgewählte Bild auf dem CRT-Bildschirm dargestellt wird. Beim. Schritt 403 wird geprüft, ob eine Deckblatt-Funktion verwendet wird. Wenn diese Funktion verwendet wird, wird eine Liste von gespeicherten Deckblatt-Bilddaten beim Schritt 404 an der CRT-Anzeigeeinrichtung 11 abgegeben. Der Operator wird beim Schritt 405 instruiert, aus der Liste der Deckblatt-Bilder ein Deckblatt-Bild auszuwählen, das an der Oberseite des zu übertragenden Dokumentenbildes angebracht ist. Beim Schritt 406 werden Ausgangsbilddaten bezüglich des ausgewählten Deckblatt-Bildes aus der magnetooptischen Platteneinheit 13 gelesen, und die Ausgangsbilddaten werden dann an den Bildspeicher 4 übertragen. Beim Schritt 407 basierend auf den Datenelementen des ausgewählten Deckblatt-Bildes Ausgangsbilddaten erzeugt, und das Bild wird an den Bildspeicher 4 übertragen, so daß ein Deckblattbild, in welchem die Ausgangsbilddaten den entsprechenden Datenblocks zugeordnet sind, in dem Bildspeicher 4 erzeugt werden. Wenn das Deckblattbild ein Quellenstations-Datenelement enthält, wird der Operator instruiert, die Person oder die Gesellschaft, welcher die Quellenstation gehört, bei den Quellenstationsdaten anzugeben. Die Ausgangsbilddaten für jedes der Datenelemente in dem Deckblatt-Bild werden mit einer Auflösung von 300 dpi gebildet, was der Auflösung von Sendebilddaten entspricht.
Nachdem die Ausgangsbilddaten in dem Bildspeicher 4 beim Schritt 408 gebildet sind, werden die Ausgängsbilddaten und das ausgewählte Bild der Vorlage für jede Seite in dem Bildspeicher 4 in Sendebilddaten umgesetzt, welche eine Auflösung entsprechend der Auflösung der Gruppe III-Übertragungsfunktion haben. Beim Schritt 409 werden die Sendebilddaten durch einen vorgeschriebenen Codierprozeß in codierte Bilddaten verdichtet. Beim Schritt 410 werden die codierten Bilddaten vorübergehend in der magneto-optischen Platteneinheit 14 gespeichert.
Beim Schritt 411 wird geprüft, ob der vorstehend erwähnte Bilddaten-Bildungsprozeß für alle bestimmten Stationen beendet ist oder nicht. Wenn der Bildungsprozeß nicht beendet ist, wird auf den Schritt 407 zurückgegangen, so daß ein Bilddaten-Bildungsprozeß bezüglich einer folgenden bestimmten Station in ähnlicher Weise durchgeführt wird. Wenn der Bildungsprozeß für alle bestimmten Stationen beendet ist, wird beim Schritt 412 geprüft, ob der Bilddaten-Bildungsprozeß für alle ausgewählten Bilddateien beendet ist oder nicht. Wenn der Prozeß noch nicht beendet ist, wird auf den Schritt 401 zurückgegangen, so daß der vorstehend beschriebene Prozeß bezüglich einer weiteren, ausgewählten Bilddatei in entsprechender Weise durchgeführt wird. Wenn der Prozeß für alle ausgewählten Bilddateien beim Schritt 413 beendet ist, wird eine Bilddatei aus den ausgewählten Bilddateien sowie eine Station aus den bestimmten Stationen ausgewählt, und die ausgewählte Station wird angerufen. Beim Schritt 414 wird ein Vorübertragungsprozeß durchgeführt, was erforderlich ist, wenn eine vorgeschriebene Gruppe III-Faksimileübertragung durchgeführt wird. Beim Schritt 414 werden die codierten Bilddaten bezüglich der ausgewählten Bilddatei an die bestimmte Station abgesendet, um die Gruppe-III-Faksimileübertragung durchzuführen. Beim Schritt 417 wird eine erforderliche Nach-Übertragungsprozedur durchgeführt, nachdem die Bilddaten übertragen sind. Beim Schritt 417 wird das Schalten der Schaltungsanordnung zurückgewonnen.
Nachdem der Übertragungsprozeß bezüglich einer bestimmten Station beendet ist, wird beim Schritt 418 geprüft, ob der Übertragungsprozeß für alle bestimmten Stationen beendet ist oder nicht. Wenn der Übertragungsprozeß noch nicht beendet ist, wird auf den Schritt 413 zurückgegangen, so daß der Übertragungsprozeß in entsprechender Weise wiederholt wird. Wenn der Übertragungsprozeß für alle bestimmten Stationen beendet ist, ist die in 7A und 7B dargestellte Prozedur beendet.
Wie vorstehend beschrieben, ist der Übertragungsprozeß durchgeführt, und die codierten Bilddaten bezüglich jeder der ausgewählten Bilddaten sind an eine oder mehrere bestimmte Stationen übertragen, wobei die codierten Bilddaten die Deckblatt-Daten bezüglich der entsprechenden Station enthalten.
Als nächstes werden Operationen des elektronischen Ablagesystems beschrieben, wenn ein Bild eines Deckblattes erzeugt wird. Ein Operator startet die Durchführung des Anwenderprogramms zum Erzeugen eines Deckblatt-Bildes. Wenn eine Grundform eines Deckblatt-Bildes bereits vorbereitet ist, wählt der Operator die Scanner-Eingabeoption, wählt eine Papiergröße des ursprünglichen Deckblattes und instruiert das System, ein Bild zu lesen, in dem das ursprüngliche Deckblatt mittels des Scanners 7 abgetastet wird. Das Bild des ursprünglichen Deckblattes wird dann auf dem Bildschirm der CRT-Anzeigeeinrichtung 11 dargestellt. In 8 ist eine derartige Grundform eines Deckblatt-Bildes wiedergegeben. Wenn Blattanzahl- und Datums/Zeit-Daten in dem Bild der ersten Seite dargestellt werden, werden ein Datenblock R1 der Blattanzahl-Daten und ein Datenblock R2 der Datums/Zeit-Daten gewählt, und die Anzeigebedingungen der ausgewählten Datenblöcke werden von dem Operator in entsprechender Weise eingegeben. Die Anzeigepositionen der Blattanzahl-Daten und der Datums/Zeit-Daten werden als feste Attribut-Daten voreingestellt. Das Bild der ersten Seite einschließlich des Datenblocks R1 der Blattanzahl-Daten und des Datenblocks R2 der Datums/Zeit-Daten werden dann auf den Bildschrim der CRT-Anzeigeeinrichtung 11 dargestellt. In 9 ist ein derartiges Bild des Deckblattes 1 einschließlich der Datenblöcke R1 und R2 dargestellt. Wenn ein Satz Zeichenfolgedaten einschließlich der Zeichenfolgedaten-1, -2 und -3 in dem Bild der ersten Seite dargestellt sind, werden Datenblöcke R3 bis R5 der Gruppe Zeichenfolgedaten ausgewählt, und die Anzeigebedingungen und -positionen: der Datenblöcke werden in entsprechender Weise eingegeben. Das Bild des Deckblattes einschließlich der Datenblöcke R3 bis R5 wird dann auf dem Bildschirm der CRT-Anzeigeeinrichtung 11 dargestellt. In 10 ist ein derartiges Bild des Deckblattes wiedergegeben, in welchem die Datenblök- R3 bis R5 zugeordnet sind.
In einem Fall, bei welchen "XX## Gesellschaft", "OXOX DEPT.", und "MR.ABCDE" bei der Zeichenfolge-1, -2 und -3 von Telefonbuchdaten eingestellt werden, werden diese Zeichenfolgen jeweils den Datenblöcken R3 bis R5 in dem Bild des Deckblattes zugeordnet. Diese Telefonbuchdaten werden auf der Basis einer Station, welche von dem Operator bestimmt wird, wenn ein Bild gesendet wird, aus der Vielzahl von Telefonbuchdaten ausgewählt, welche in der Magnetplatteneinheit 14 gespeichert sind. Ausgangsbilddaten des vorerwähnten Deckblattes werden erzeugt, und die Ausgangsbilddaten des Deckblattes werden an die CRT-Anzeigeeinrichtung 11 abgegeben. Auch in einem Fall, bei welchem die Anzahl Blätter des zu übertragenden Bildes "12" ist und Übertragungsdatum/Zeit "91-03-29 12:15" sind, werden Ausgangsbilddaten dieser Datenelemente automatisch erzeugt, und die Ausgangsbilddaten werden an die CRT-Anzeigeeinrichtung 11 abgegeben. In 11 ist ein derartiges Bild des Deckblattes dargestellt, wobei die vorerwähnten Zeichenfolgen den entsprechenden Datenblöcken zugeordnet sind. Die Ausgangsbilddaten der auf diese Weise erzeugten ersten Seite werden in Sendebilddaten mit einer Auflösung der Gruppe III-Faksimileübertragungs-Funktion umgesetzt, und die Bilddaten des Deckblattes werden als eine erste Seite eines zu übertragenden Dokumentenbildes an die bestimmte Station übertragen.
Wie vorstehend beschrieben, wird ein Bild eines Deckblattes, in welchem ein Satz von voreingestellten Zeichenfolgen entsprechend den Blöcken in einer voreingestellten Grundform dem Deckblatt zugeordnet wird, automatisch erzeugt, und das erzeugte Bild wird als eine erste Seite eines zu übertragenden Dokuments an eine bestimmte Station übertragen Es ist somit für einen Operator nicht notwendig, ein Bild eines Deckblattes von Hand herzustellen, in welchem beispielsweise eine bestimmte Station spezifiziert ist. Diese Funktion des Deckblattes ist insbesondere dann nützlich, wenn ein Bild an mehrere Stationen übertragen wird.
Mit dem vorstehend beschriebenen elektronischen Ablagesystem kann ein Bild von einem externen Gruppe III-Faksimile-Terminal empfangen werden und es kann ein Bild an ein anderes elektronisches Ablagesystem desselben Typs übertragen bzw. von diesem empfangen werden. Dies ist jedoch vorstehend nicht beschrieben, da die verschiedenen Möglichkeiten des Systems die vorliegende Erfindung nicht betreffen.
Außerdem können in der vorstehend beschriebenen Ausführungsform die Blattanzahl-Daten, die Datums/Zeit-Daten, die Quellenstation-Daten, die Zeichenfolgedaten-1, die Zeichenfolgedaten-2 und die Zeichenfolgedaten-3 entsprechend den Blöcken in einem zu erzeugenden Bild eines Deckblatts zugeordnet werden. Jedoch ist die Erfindung nicht auf diese Datenelemente beschränkt, sondern es können auch andere Arten von Datenelementen und eine unterschiedliche Anzahl von Datenelementen in den Telefonbuchdaten und in dem Bild des Deckblattes verwendet werden. Ebenso ist in der vorstehend beschriebenen Ausführungsform eine magneto-optische Platteneinrichtung als ein Bilddaten-Speichermedium verwendet. Jedoch kann auch eine andere Datenspeichervorrichtung großer Kapazität in dem elektronischen Ablagesystem verwendet werden.

Claims

Elektronisches Ablagesystem, in dem eine Vielzahl von einem Scanner abgetasteten Archivbildern als Bildsignale in einer Bildspeichereinrichtung gespeichert sind, mit einem Faksimilesender zur Übertragung der Bildsignale, dadurch gekennzeichnet, – dass vor der Übertragung der Bildsignale einer zusammengehörenden Folge von Archivbildern Bildsignale für ein gesondertes Deckblatt erzeugt werden, wobei sich das Deckblatt aus einem Deckblatt-Bild und einem Text zusammensetzt, der die angewählte Empfangsstation bezeichnet, – dass das Deckblatt-Bild durch Scannen und/oder eine Zeichnungsfunktion erzeugt ist und gespeichert ist, – dass eine Liste einer Vielzahl von Deckblatt-Bildern gespeichert ist, um aus der Liste ein gewünschtes Deckblatt-Bild auszuwählen, – dass für die Generierung von Deckblatttexten eine Eingabeeinrichtung vorhanden ist, mit der für jede anwählbare Empfangsstation a) ein Satz von Zeichenfolgen eingebbar ist und diese Zeichenfolgen in einem Zeichendatenspeicher abgespeichert werden, b) Attributdaten eingeben werden, die die Darstellungsform der Zeichenfolgen als Text beschreiben und die in der Bildspeichereinrichtung gespeichert werden, – dass für die Erzeugung der Bildsignale eines Deckblattes eine Steuereinrichtung vorgesehen ist, die für die gewählte Empfangsstation die zugeordneten Zeichenfolgen aus dem Zeichendatenspeicher und die Attributdaten aus der Bildspeichereinrichtung holt, und – dass die Steuereinrichtung auf ein ausgewähltes Deckblatt-Bild Zugriff erhält, um die Zeichenfolgen im ausgewählten Deckblatt-Bild darzustellen.
Elektronisches Ablagesystem nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, dass der Bildspeicher als magneto-optische Platteneinheit (13) ausgebildet ist.
Elektronisches Ablagesystem nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, dass der Zeichendatenspeicher als Magnetplatteneinheit (14) ausgebildet ist.
Elektronisches Ablagesystem nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, dass der Zeichendatenspeicher für eine zeitweilige Speicherung von kodierten Bilddaten verwendbar ist.