DE2659042B2 - Anordnung zum Speichern und Wiederauffinden von Informationen - Google Patents

Description

a) ein zu analysierendes Dokument wird nach der Datenerfassung einem als »Eingangskorb« wirksamen Zwischenspeicher (12a,) zugeführt und durch Betätigung der Taste »Eingangskorb« (3Ia) an der Sichtanzeigeeinheit (14) der anfordernden Arbeitsstation angezeigt,

b) mit einer Markiereinrichtung (z. B. Lichtschreiber 105 oder durch Tastendruck verschiebbare Anzeigemarke) ausgewählte Suchargumente werden einem durch Tastenbetätigung (z.B. »Personalwesen« 39a) auswählbaren Fach des Kenntextspeichers (12c) mit der Nummer des Dokumentes zugeführt und der Text des Dokumentes durch Betätigen einer Taste »Vorablage« (31 b) in einen Vorablagespeicher (\2b) oder durch Betätigte einer Taste »Permanentablage« (3Iq; in einen Permanentablagespeicher (13) übertragen,

c) zum Suchen eines Dokuments im Vorablagespeicher (12b) wird nach Betätigen der Tasten »Suchen« (36) der entsprechenden Fachtaste (z. B. »Personalwesen« 3Sa) und der Taste »Vorwärts« der Inhalt des Kenntextspeichers (i2c) abschnittsweise zur Sichtanzeigeeinheit (14) übertragen,

d) wird das Dokument kennzeichnende Suchargument angezeigt; so wird nach dessen Markierung mit Betätigung der Taste »Wiederauffinden« (33) der Dokumententext aus dem Vorr.blagespeicher (i2b) zur Sichtanzeigeeinheit (14) übertragen.

2. Datenbanksystem nach Anspruch 1, dadurch gekennzeichnet, daß die Fachauswahl-Tastatur (38) und eine mit dieser verbundene Fachselektionsschaltung (99) zur gleichzeitigen Adressierung mehrerer Sachgebietsfächer im Kenntextspeicher (i2c)eingerichtet ist.

3. Datenbanksystem nach Anspruch 1 oder 2, dadurch gekennzeichnet, daß jedes Sachgebietsfach im Kenntextspeicher (Mc) die Speicherfunktion »erste Eingabe — erste Ausgabe, letzte Eingabe — letzte Ausgabe« erfüllt.

4. Datenbanksystem nach einem der Ansprüche 1 bis 3, dadurch gekennzeichnet, daß der Zwischenspeicher (12a,J Eingangsfächer besitzt, von denen jedes einem Benutzer zugeordnet ist und zur Aufnahme von Kenn-Nummern von für diesen Benutzer bestimmten Dokumenten dient, und daß die in den Eingangsfächern gespeicherten Kenn-Nummern zugleich Speicheradressen der betreffenden Dokumente sind.

5. Datenbanksystem nach einem der Ansprüche ι bis 4, dadurch gekennzeichnet, daß jede Arbeitsstation (2) eine mit den Eingangsfächern koppelbare Leer/Nicht-Leer-Anzeigevorrichtung (32) aufweist, die einem Benutzer des Systems anzeigt, ob sein Eingangsfach Einträge enthält,

6. Datenbanksystem nach einem der Ansprüche 1 bis 5, dadurch gekennzeichnet, daß über die Tastatur (15,17) der Arbeitsjstationen steuerbare Verbindungen (86,87,91 und 85) vom Zwischenspeicher (12a) zum Kenntextspeicher (VZc), zum Vorablagespeicher (126) und zum Permanentablagespeicher (13) vorgesehen sind.

7. Datenbanksystem nach einem der Ansprüche 1 bis 6, dadurch gekennzeichnet, daß die Markiereinrichtung zwei im Abstand voneinander befindliche Zeilenmarkierungen aufweist, die über die Höhenausdehnung des Bildschirms der Sichtanzeigeeinheit bewegbar sind.

Die Erfindung betrifft eine Anordnung zum Speichern

und Wiederauffinden von Informationen auf Dokumenten mit wenigstens einer Arbeitsstation, die eine Tastatur und eine Sichtanzeigeeinheit zur Textanalyse der Dokumente enthält, mit einem Kennwortspeicher zur Aufnahme einer Anzahl von Suchargumenten (Suchwörtern), einem Dokumentenspeicher zur Volltextspeicherung und mit einer Vorrichtung zum Obertragen eines Dokumententextes an die Sichtanzeigeeinheit bei einer Anfrage im Falle einer Obereinstimmung zwischen einem eingegebenen und einem gespeicherten Suchargument

Es sind bereits elektronische Datenbanksysteme bekannt, die sich zur Speicherung großer Datenmengen und zum schnellen Wiederauffinden bestimmter Daten eignen (W. Hermann, »STAIRS — ek. Programmsystem für die maschinelle Dolumentation«, Nachrichten für die Dokumentation, 23, 1972, Seiten 12 bis 16). Diese Systeme haben in erster Linie eine Archiv-Funktion, d. h. eine große Menge von Daten soll sicher und leicht zugänglich in einem oder mehreren Speichern aufbe wahrt werden. Bei den Daten kann es sich beispielswei se um Bibliographieangaben von Büchern, Inhaltsangaben von Zeitschriftenartikeln, Patentansprüche oder Leitsätze von Gerichtsentscheidungen handeln. Die Dokumente sind vor der Eingabe in das Datenbanksy-

so stern entsprechend aufzubereiten. Es sind die zu speichernden Daten oder Textteile auszuwählen und in dar vom System verlangte Format zu bringen. Es werden charakteristische Kenndaten bzw. Kenntexte festgelegt (Stichwörter, Deskriptoren), auf die sich der Suchvorgang im besonderen richten soll. Handelt es sich um eine Volltextspeicherung, so sind Listen der für eine Suchoperation zur Verfügung stehenden Wörter und entsprechende Listen der für den Suchvorgang neutralen Wörter aufzustellen und ebenfalls zu speichern.

Diese teilweise umfangreichen Vorbereitungsarbeiten erschweren die Eingabe von Daten bzw. Texten in ein Datenbanksystem und damit auch den Aufbau von wirksamen Datenbanken.

Ein Teil der bekannten Datenbanksysteme ist mit

tastengesteuerten Sichtanzeigeeinheiten ausgerüstet, welche die Anzeige von gespeicherten Daten gestatten und damit einen echten Dialog zwischen Benutzer und System ermöglichen. Die Sichtanzeigeeinheiten werden

bei solchen Systemen im wesentlichen wr Abfrage von gespeicherten Daten benutzt, d.h. zur Anzeige von Systemzuständen und Zwischenantworten auf die gegebenenfalls wiederholte Eingabe von Suchargumenten und Suchoperatoren. Der oben erläuterte Engpaß bei der anfänglichen Eingabe von Dokumenten in das System besteht jedoch auch bei solcherart ausgestatteten Systemen.

Es sind ferner Sichtanzeigegeräte bekannt, die mit einer Lichtstifteinrichtung versehen sind (Lichtschreiber), mit deren Hilfe die auf dem Bildschirm angezeigten Daten ausgewertet oder verändert werden können. Beispielsweise zeigt die DE-OS 2143 776 den Einsatz eines derartigen Gerätes bei der Auswertung und Digitalisierung von Röntgenbildern.

Es sind auch elektronische Textverarbeitungssysteme bekannt, die zur Druckaufbereitung von gespeicherten Texten dienen (DE-OS 26 07 842). Bei diesen Systemen werden die Texte auf dem Bildschirm einer Sichtanzeigeeinheit abgebildet Ober eine Tastatur kann die Bedienungsperson weitere Daten und Steuerar.weistmgen eingeben, beispielsweise, um Einfügungen, Streichungen, Verschiebungen oder andere Veränderungen in den gespeicherten Texten vorzunehmen.

Aufgabe der Erfindung ist es, eine Datenbankanordnung anzugeben, das eine erleichterte Eingabe, Klassifizierung und Handhabung von Daten bzw. Texten sowie einen effektiven Anordnung-Bemutzer-Dialog gestattet

Diese Aufgabe wird durch die im Patentanspruch 1 angegebenen Maßnahmen gelöst Verschiedene vorteilhafte Ausgestaltungen und Weiterbildungen der Erfindung sind in den Unteransprachen gekennzeichnet

Nachfolgend wird ein Ausführungsbeispiel der Erfindung anhand von Zeichnungen beschrieben. Es zeigt

F i g. 1 ein Ausführungsbeispiel einer Datenbankanordnung gemäß der Erfindung;

Fig.2 ein allgemeines Ablaufdiagramm der Dokumenteneingabe für die Anordnung von Fig. 1;

Fi g. 3 eine jchematische Darstellung der Funktionstastatur der Arbeitsstationen in der Anordnung von Fig. 1;

F i g. 4 ein Ablaufdiagramm, das die Verarbeitung und Speicherung von Dokumenten in der Anordnung von F i g. 1 darstellt und

F i g. 5 ein weiteres Ablaufdiagramm zur Erläuterung des Wiederauffindens von Dokumenten in der Anordnung von Fig. 1.

Die in F i g. 1 dargestellte Anordnung enthält eine Verarbeitungseinheit 10, an die eine als optischer so Zeichenleser ausgebildete Eingabeeinheit 11 angeschlossen h»t, die nachfolgend Dokumentabtaster 11 . genannt wird. Die vom Dokumentabtaster 11 gelieferten Daten werden zunächst einem Zwischenspeicher 12a zugeführt, bei dem es sich beispielsweise um einen Magnetplattenspeicher handeln kann. An die Verarbeitungseinheit 10 ist weiterhin ein Permanentablagespeicher 13 angeschlossen, der ein für sich bekannter Großraum-Datenspeicher sein kann, der beispielsweise eine Vielzahl einzeln ansteuerbarer Magnetbandrollen eo als Datenträger enthält. In der Speicherhierarchie der Datenbankanordnung von Fig. 1 hat der Speicher 13 eine niedrige Ebene als der Speicher 12a. An dii; Verarbeitungseinheit 10 sind mehrere Arbeitsstationen angeschlossen, von denen in F i g. 1 nur die Stationen 1 *>^r> und 2 dargestellt sind. Jede dieser Stationen enthält eine Sichtanzeigeeinheit 14, e.,ie alphanumerische Tastatur 15 mit einer Steuertasteneinheit 17 und eine mit der Sichtanzeigeeinheit 14 verbundene Lichtstift-Eingabeeinheit 16, Die Datenausgabe kann über einen an die Verarbeitungseinheit 10 angeschlossen, in F i g. 1 jedoch nicht dargestellten Drucker erfolgen.

Anhand von Fig.2 sind die Funktionen ersichtlich, die von der Tastatur der Arbeitsstationen steuerbar sind. Jede Bedienungsperson der Anordnung von F i g. 1 besitzt entweder eine eigene Arbeitsstation (z. B. 2) oder ist zusammen mit anderen berechtigt, eine solche Station zu benutzen. Jede Arbeitsstation ist in der I .age, eine Textseite vom Format A4 auf dem Bildschirm der Sichtanzeigeeinheit 14 abzubilden. Jedes im Schritt 21 über den Dokumentabtaster 11 in die Anordnung eingegebene Dokument wird zunächst gemäß Schritt 22 einem Speicherbereich des Zwischenspeichers 12a zugeführt Dem zwischengespeicherten Dokument wird nach Schritt 23 eine vorläufige Dokumentennummer bzw. ein Symbol zugeordnet Jede die Anordnung bedienende Person besitzt eine »Eingangskorb«-Datei, die aus einem Speicherbereich im Zwischenspeicher 12a bestehen kann oder durch einen separater. Speicher gebildet wird. Diese Datei dient dazu, eine Liste von Dokumentennummern zu speichern, die den der betreffenden Person zur Bearbeitung zugewiesenen Dokumenten entsprechen. Die Zahl der Personen, die die Anordnung von F t g. 1 benutzen, ist nicht durch die Zahl der Arbeitsstationen 1, 2... begrenzt Für jedes neu eingegebene Dokument dem eine vorläufige Dokumentennummer im Schritt 23 zugeordnet wurde, wird diese Dokumentennummer im Schritt 24 der Eingangskorb-Liste der betreffenden Person hinzugefügt Eine Steuereinheit 80, die Bestandteil der Verarbeitungseinheit 10 ist, kann unter Steuerung der Tastatur 15, 17 einer Arbeitsstation 1 oder 2 Dokumentenummern, welche in der Eingangskorb-Liste einer Bedienungsperson gespeichert sind, in die Eingangskorb-Liste einer anderen Bedienungsperson übertragen oder auch in die Eingangskorb· Listen mehrerer anderer Personen übertragen. Hierzu kann der Inhalt einer jeden Eingangskorb-Liste im Speicher 12a auf dem Bildschirm der Sichtanzeigeeinheit der Arbeitsstation angezeigt werden, von welcher die Übertragung gesteuert wird. Diese »Eingangspost-verteilen«-Funktion ist in F i g. 2 im Schritt 25 dargestellt Der Inhalt einer Eingangskorb-Liste aus aem Zwischenspeicher 12a wird über eine UND-Schaltung 82, eine ODER-Schaltung 83 und eine Sammelleitung 84 dem Sichtanzeigegerät 14 zugeführt Die UND-Schaltung 82 wird über eine UND-Schaltung 81 geöffnet, wenn im Tastaturteil 17 der jeweils in Betrieb befindlichen Arbeitsstation die Funktionstasten »Eingangskorb« und »Wiederauffinden« betätigt worden sind. Die Adressierung des Zwischenspeichers erfolgt in für sich bekannter Weise über nicht dargestellte Steuertasten.

Die Möglichkeit, neue Dokumentennuinmern der eigenen Eingangskorb-Liste oder den Eingangskorb-Listen anderer Personen hinzuzufügen, kann von jeder Bedienungsperson in Anspruch genommen werden, die eine Berechtigung ~ur Benutzung einer der Arbeitsstationen besitzt. Jedes in die Anordnung von F i g. 1 eingegebene Dokument wird jedoch nur einmal in der Anordnung gespeichert, und dieses Dokument ist für jede Bedienungsperson über die Zeit seiner Speicherung zur Anzeige verfügbar, so daß eine »Dokument entnommen«-Situatio.i nicht eintreten kann und die eingegebenen Dokumente auch nicht verlorengehen können. Eine Ausnahme von der allgemeinen Verfügbarkeit der gespeicherten Dokumente kann jedoch aus

Gründen der Datensicherheit notwendig sein. In diesem Falle werden die gespeicherten Dokumente nur bei Eingabe von Benutzungsschlüssel-Datenwörtern verfügbar gemacht.

Jede Person, die die Anordnung von F i g. 1 benutzt, ka.nn eine von drei Betriebsarten durch Betätigung von Steuertasten in der Tastatur 17 auswählen. Eine dieser Betriebsarten ist die Eingangskorb-Betriebsart, wie sie oben erläutert wurde. Die weiteren Betriebsarten sind di'5 »Vorablage« und »permanente Ablage«. Die F i g. 3 zeigt die verschiedenen Funktionstasten der Tastatur 17 im Detail. Die Funktionstasten 31 werden zur Auswahl der Betriebsart verwendet. Hiervon dient die Taste 31a zur Auswahl des Eingangskorb-Speichers, die Taste 31 b zur Auswahl eines Vorablagespeichers und die Taste 31c zur Auswahl eines Permanentablagespeichers 13. Tasten 33 bis 36 steuern die Operation, die jeweils mit dem ausgewählten Speicher auszuführen ist. Tasten 38a bis 38Λ dienen zur Kachauswahl in einem Kenntextspeicher 12c. Die Tastatur 17 enthält eine Anzeigelampe 32, die dem Zwischenspeicher 12a zugeordnet ist und im Falle einer Adressierung eines Eingangskorb-Speicherbereiches aufleuchtet, wenn in diesem Speicherbereich Dokumentnummern enthalten sind.

Zwischen den verschiedenen Speichern 12a, 126, 12c und 13 bestehen innerhalb der Verarbeitungseinheit 10 Verbindungen in Form von Sammelleitungen, über die Daten zwischen diesen Speichern übertragen werden. Diese Datenübertragungen werden über von der Steuereinheit 80 gesteuerte Torschaltungen ausgeführt. Die Steuereinheit 80 ihrerseits steht unter dem Einfluß der über die Tastatur 17 eingegebenen Steuersignale. Die Ausgänge des Zwischenspeichers 12a, eines Dokument-Vorablagespeichers 126, eines Kenntextspeichers 12c und eines Permanentablagespeichers 13 sind über entsprechende Torschaltungen, die ODER-Schaltung 83 und eine Sammelleitung 84 mit der Sichtanzeigeeinheit 14 in der Arbeitsstation 2 verbunden. Die Gesamtheit aller Leitungen, welche die Verbindung der Arbeitsstation 2 mit der Verarbeitungseinheit 10 darstellen, ist in Fig. 1 mit 18-2 bezeichnet Entsprechende Verbindungen existieren zu den anderen Arbeitsstationen, wie beispielsweise die Verbindung 18-1 zur Arbeitsstation 1.

Im einzelnen bestehen zwischen den Speichern 12a, i2b, 12c und 13 sowie von diesen zu den Sichtanzeigeeinheiten der Arbeitsstationen die folgenden Verknüpfungen: Der Zwischenspeicher 12a ist einerseits über eine UND-Schaltung 85 mit dem Eingang des Permanentablagespeichers 13 verbunden und andererseits über eine ODER-Schaltung 86 und eine UND-Schaltung 87 an den Eingang des Kenntextspeichers 12c angeschlossen. Außer der bereits erläuterten Verbindung des Speichers 12a über die UND-Schaltung 82 mit dem Eingang der ODER-Schaltung 83 besteht eine weitere Verbindung dieses Speichers über eine UND-Schaltung 88 mit einem weiteren Eingang der ODER-Schaltung 83. Über die UND-Schaltung 88 ist auch der Ausgang des Vorablagespeichers 12£> mit einem Eingang der ODER-Schaltung 83 gekoppelt. Der Ausgang des Permanentablagespeichers 13 ist über eine UND-Schaltung 89 an einen Eingang der ODER-Schaltung 83 angeschlossen, und der Ausgang des Kenntextspeichers 12c ist über eine UND-Schaltung 90 an einen weiteren Einbau*⁷ der ODEP.-Schaitun*⁷ 83 angeschlossen. Ober die ODER-Schaltung 86 und eine weitere UND-Schaltung 91 kann außerdem der Ausgang des Zwischenspeichers 12a mit dem Eingang des Vorablagespeichers 126gekoppelt werden.

Die UND-Schaltung 85 wird durch ein Ausgangssignal von einer UND-Schaltung 92 geöffnet, wenn diese durch Betätigung der Tasten 34 und 31c in der Tastatur 17 der jeweils wirksamen Arbeitsstation signalführend gemacht ist. In diesem Falle ist die Betriebsart »Permanentablage« und die Operation »Speichern« ausgewählt worden, was zur Folge hat, daß ein adressierter Teil des Inhalts des Speichers 12a über die

ίο UND-Schaltung 85 in den Permanentablagespeicher 13 übertragen wird. In ähnlicher Weise wird die UND-Schaltung 89 durch das Ausgangssignal einer UND-Schaltung 93 geöffnet, die bei Betätigen der Taste 31c und 33 signalführend wird. In diesem Fall wird somit die Betriebsart »Permanentablage« und die Operation »Wiederauffinden« ausgewählt, was bedeutet, daß aus dem Permanentablagespeicher 13 Daten über die UND-Schaltung 89, die ODER-Schaltung 83 und die Sammelleitung 84 zur Sichtanzeigeeinheit 14 der steuernden Arbeitsstation übertragen werden.

Die UND-Schaltung 91 wird durch Ausgangssignale von einer UND-Schaltung 94 geöffnet, die durch Betätigen der Taste 31c und der Taste 31 b signalführend gemacht wird, wodurch eine Datenübertragung vom Zwischenspeicher 12a oder vom Permanentablagespeicher 13 in den Dokumentvorablagespeicher 12b erreicht wird. Die UND-Schaltung 88 wird durch ein Ausgangssignal >vrt einer UND-Schaltung 95 gesteuert, die bei Betätigen der Vorablage-Betriebsart-Auswahltastc 316 und der Wiederauffinden-Operationsart-Auswahltaste 33 signalführend wird. Über die UND-Schaltung 88 werden Daten aus dem Zwiscnenspeicher 12a zur Sammelleitung 84 übertragen. Die UND-Schaltung 90, deren Ausgang ebenfalls über die ODER-Schaltung 83 mit der Sammelleitung 84 verbunden ist, wird durch ein Ausgangssignal von einer UND-Schaltung 96 geöffnet, die in Abhängigkeit von einer Betätigung der Vorablage-Betriebsart-Auswahltaste 3ib und der Suchen-Operationsart-Auswahltaste 36 signalführend gemacht wird.

Die UND-Schaltung 87 sowie eine Dokument-Selektionsschaltung 97 und eine Fach-Selektionsschaltung 99 werden betätigt in Abhängigkeit von Signalen, die von der Lichtstift-Steuereinrichtung 16 des Sichtanzeigegerätes 14 über eine Sammelverbindung 98 zur Steuereinheit 80 geliefert werden. Schließlich wird die Fach-Selektionsschaltung 99 von den Fach-Auswahltasten 38 über eine Sammelverbindung 100 in noch zu beschreibender Weise gesteuert

Anhand der F i g. 4 wird im folgenden die Arbeitsweise se der oben erläuterten Schaltung bei der Speicherung von Dokumenten beschrieben: Ein Benutzer meldet sich bei der Anordnung von F i g. 1 durch Eingabe eines Identifikationskodes gemäß Schritt 41 an. Durch Adressierung des Zwischenspeichers 12a in für sich bekannter Weise prüft die Steuereinheit 80, ob der Speicher 12a im Eingangskorb-Datenfeld dieses Benutzers Dokumentennummern enthält Wenn dies der Fall ist schaltet sich die Anzeigelampe 32 in der Tastatur 17 ein. Die letzteren Operationen werden im Schritt 42 ausgeführt Mit Drücken der Eingangskorb-Betriebsart-Auswahltaste 31a und der Wlederauffinden-Operationsart-Auswahltaste 33 wird über die UND-Schaltungen 85 und 82 eine Verbindung vom Zwischenspeicher 12a zur Sichtanzeigeeinheit 14 der anrufenden Arbeitsstation

fts hergestellt und damit die erste Seite des Dokuments abgebildet das zur ersten oder obersten Dokumentennummer in der Eingangskorb-Liste gehört (Schritt 44).
Das Dokument kann nun vom Benutzer geprüft

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werden. Gegebenenfalls kann die DokumentP'immer dieses Dokuments aus der Eingangskorb-Liste gestrichen werden, und das Dokument kann zu einem anderen Ort innerhalb der Anordnung übertragen werden durch entsprechende Betätigung der Funktionstasten in der Tastatur 17. Die Tasten 37a und 376 liefern an die Steuereinheit 80 Steuersignale für eine Adresseninkrementiciung bzw. Adressendekrementierung, wodurch in einer bei der Steuerung von Sichtanzeigegeräten für sich bekannten Weise jeweils die nachfolgende Seite des gespeicherten Dokuments bzw. die vorausgehende Seite des gespeicherten Dokuments zur Anzeige gelangt. Wenn das zur Anzeige gebrachte Dokument das einzige oder letzte gespeicherte Dokument ist, d. h., daß keine weiteren Dokumentennumrnern im Eingangskorb-Aufzeichnungsfeld des betreffenden Benutzers im Speichers 12a enthalten sind, schaltet die Steuereinheit 10 die Anzeigelampe 32 aus.

Der das Dokument lesende Benutzer kann entscheiden, ob er dieses Dokument

a) im Speicher löschen möchte,

b) in den Eingangskorb eines anderen Benutzers mit oder ohne Anmerkung übertragen möchte,

c) in die Vorablage (Arbeitsspeicher 126,1 übertragen möchte oder

d) in die Endablage übertragen möchte.

Der Benutzer kann jedoch auch Kombinationen der oben angegebenen Verwendungsmöglichkeiten auswählen, beispielsweise c) und d) oder b) und c) usw.

Durch Niederdrücken der Löschtaste 35 wird das zu dieser Zeit auf dem Bildschirm der Sichtanzeigeeinheit 14 abgebildete Dokument im Zwischenspeicher 12a gelöscht, und ebenso werden alle Bezugnahmen auf dieses Dokument wie beispielsweise die Dokumentennummer im Eingangskorb-Feld, gelöscht (Schritt 45).

Durch Betätigen der Vorablage-Betriebsart-Auswahltaste 316 und gleichzeitiger Betätigung der Speichertaste 34 (Schritt 46) wird das angezeigte Dokument vom Zwischenspeicher 12a über die UND-Schaltung 91 in den Dokument-Vorablagespeicher 126 übertragen (Schritt 47). Zusätzlich zu dieser Speicherung des gesamten Dokuments im Speicher 126 wird ein identifizierender Teil dieses Dokuments in einem ausgewählten »Fach« des Kenntextspeichers 12c gespeichert Hierzu wird eine der Fachauswahltasten 38 entsprechend der Art des Dokuments und der auszuführenden Bearbeitung betätigt Einzelheiten zu dieser Operation werden in einem späteren Abschnitt beschrieben.

Eine Betätigung der Permanentablage-Betriebsart-Auswahltaste 31c und der Speicher-Operationsart-Auswahltaste 34 (Schritt 51) bewirkt eine Übertragung des angezeigten Dokuments aus dem Zwischenspeicher 12a über die UND-Schaltung 85 in den Permanentablagespeicher 13 (Schritt 52). Vorablage und Permanentablage werden durch Verwendung unterschiedlicher Dokumentennummern für den Benutzer leicht unterscheidbar gemacht so daß bereits anhand der jeweiligen Dokumentennummer deutlich wird, ob ein Dokument in dem als Hauptspeicher dienenden Permanentablagespeicher enthalten ist oder nicht

Die Entscheidung, ein Dokument in den Speicher 13 zu bringen, kann zu jeder Zeit getroffen werden, wenn ein bis dahin vorläufig gespeichertes Dokument zur ^fil> Anzeige gelangt Mit der Eingabe in den Speicher 13 wird dem betreffenden Dokument eine Permanent-Nummer zugeordnet Gleichzeitig werden alle Speiche rungen der vorläufigen Dokumentennummer in der Anordnung von F i g. I lokalisiert und entsprechend der neuen Dokumentennummer abgeändert. Wenn auf den Inhalt des Permanentablagespeichers 13 mit Hilfe von Schlüsselwörtern zugegriffen wird, so werden diese Schlüsselwörter zu dem Zeitpunkt festgelegt und dem betreffenden Dokument zugeordnet wenn dieses erstmals in den Permanentablagespeicher 13 eingespeichert wird.

Die Eingabe und die Entnahme von Dokumenten in die bzw. aus den Speichern 12a und 13 wird nun im Detail erläutert. Der Permanentablagespeicher 13 ist ein großer Speicher mit verhältnismäßig großer Zugriffszeit, die beispielsweise in der Größenordnung von 10 bis 30 Sekunden liegt Diesem Speicher ist ein für sich bekanntes Index-System zugeordnet, das den Zugriff zu den gespeicherten Dokumenten erleichtert. Dagegen sind die Speicher 12a und 126 relativ kleine Speicher mit einer wesentlich geringeren Zugriffszeit, die beispielsweise zwei Sekunden oder kleiner sein kann. Der Zugriff zu den Dokumenten im Zwischenspeicher 12a geschieht sequentiell unter Steuerung der Dokumentennummern, die in den Eingangskorb-Listen gespeichert sind. Der Zugriff zu den Dokumenten im Vorablagespeicher 126 geschieht mit Hilfe bekannter Zugriffsmethoden.

Eine wesentliche Eigenschaft des Systems von F i g. I ist die wirksame Behandlung von Dokumenten im Vorablagespeicher 126, der eine relativ kleine, aber häufig wechselnde Anzahl von Dkumenten enthält zu denen ein schneller Zugriff erwünscht ist. Wie oben beschrieben wurde, bewirkt eine Betätigung der Tasten 316 und 34, daß ein Dokument vom Speicher 12a in den Speicher 126 übertragen wird (Schritt 47). Die Bedienungsperson benützt daraufhin den Lichtstift 105 und markiert damit einen charakteristischen Teil des Dokuments, das auf dem Bildschirm des Sichtanzeigegerätes 14 abgebildet wird (Schritt 48). Die Markierung kann beispielsweise aus einem horizontalen Streifen von fünf Zentimeter Breite bestehen, der sich quer über die Abbildung des Dokuments erstreckt und einen bestimmten Textteil des Dokuments bezeichnet. Dieser Textteil bzw. der Streifen wird in einem sogenannten »Fach« gespeichert das von der Bedienungsperson durch Betätigung einer der Tasten 38 ausgewählt wird. Der auf diese Weise markierte Textstreifen kennzeichnet den Inhalt des Dokuments. Sofern auch andere Textteile des Dokuments zu dessen Kennzeichnung herangezogen werden sollen, können mehrere Streifen der genannten Art in der beschriebenen Weise markiert werden. Die diesen Streifen entsprechenden Textteile brauchen nicht im gleichen Fach gespeichert werden. Es ist auch möglich, den gleichen Streifen in mehr als ein Fach einzugeben. Jeder Bedienungsperson sind beispielsweise acht Fächer zugeordnet in die sie eine Anzahl von Dokumentstreifen eingeben kann. Jedes dieser Fächer besteht aus einem Speicherbereich im Kenntextspeicher 12c Jedes Fach ist einer bestimmten Klasse von Dokumenten zugeordnet wie beispielsweise Personalwesen, Finanzierung, Verkäufe usw, wie im rechten Teil von Fig.3 als Bezeichnung der Tasten 38a bis 38Λ angegeben. Die Zahl der Fächer pro Benutzer und die Anzahl der in jedem Fach speicherbaren Streifen kann an die jeweilige Anwendung der Anordnung von F i g. 1 angepaßt werden. Ebenso ist die Zuordnung der Fächer zu Dokumentenklassen für jede Anwendung wählbar. Eine brauchbare Anzahl von Fächern ist acht wobei jedes Fach zur Aufnahme von 18 Streifen eingerichtet

ist. Wenn die Streifen fünf Zentimeter breit sind, wie oben angegeben, können sechs Streifen auf einem Bildschirm gemeinsam angezeigt werden, der sich zur Anzeige von A4-Textseiten eignet. Demnach enthält jedes Fach drei Bildschirm-Abbilder. Die Fächer sind in für sich bekannter Weise als Speicher ausgebildet, die nach dem Prinzin erste Eingabe — erste Ausgabe ... letzte Eingabe ■■■· letzte Ausgabe arbeiten. Jeder neu eingegebene Streifen wird am Schluß des Speicherinhaltes hinzugefügt, und wenn ein Streifen im Speicherinhalt gelöscht wird, werden die hinter ihm befindlichen Streifen nach vorne geschoben, um die entstandene Lücke zu füllen. Wenn ein Benutzer eine Anzeige des Streifeninhaltes anfordert, werden die ersten sechs Streifen eines Faches zur Anzeige gebracht, daraufhin die nächsten sechs und dann die letzten sechs. Dies geschieht unter Steuerung der Taste 37a, die einen Seitenwechsel in Vorwärtsrichtung steuert. Wenn das ausgewählte Fach nicht voll ist, bleibt der Bildschirm unterhalb des letzten gespeicherten Streifens leer.

Zur Identifizierung eines im Speicher 126 enthaltenen Dokuments wählt der Benutzer mit Hilfe des Lichtstiftes 105 einen Textstreifen aus, der sich zur Kennzeichnung des betreffenden Dokuments eignet. Anstelle des Lichtstiftes 105 können auch für sich bekannte, auf dem Bildschirm der Sichtanzeigeeinheit 14 sichtbare horizontale Anzeigemarken dienen, die über die Tastatur 15, 17 gesteuert werden. Die Bedienungsperson wählt denjenigen Textstreifen aus, der sich am besten zur Identifizierung des Dokuments für dessen späteres Wiederauffinden eignet Im Falle eines Dokuments, das aus einer Vielzahl von Seiten besteht, kann diejenige Seite, aus welcher der Streifen ausgewählt wird, frei festgelegt werden.

Nachdem die Bedienungsperson die Entscheidung getroffen hat, das Dokument in ihren Vorablagespeicher einzugeben, markiert sie den kennzeichnenden Text im Dokument mit dem Lichtstift 105 und drückt die entsprechende Fachauswahltaste Sa bis 8Λ (Schritt 49). Der zur Identifizierung ausgewählte Textstreifen wird daraufhin über die UND-Schaltung 87 in den durch die Fachauswahlschaltung 99 ausgewählten Fachspeicher im Kenntextspeicher 12cübertragen.

Wenn eine Bedienungsperson ein Wiederauffinden eines Dokuments in ihrem Vorablagespeicherbereich wünscht, erinnert sie sich zunächst an den Inhalt des Dokuments und an das Sachgebiet, unter dem es gespeichert worden ist Um das Dokument aus dem Vorablagespeicher 12Z) zu entnehmen, wird die Taste 31 b und die Taste 36 betätigt, gefolgt von einer Betätigung der entsprechenden Fachauswahltaste 38a bis 38Λ (Schritt 61). Hierdurch wird das System veranlaßt, die ersten sechs Streifen vom Inhalt des ausgewählten Faches auf dem Bildschirm der Sichtanzeigeeinheit 14 abzubilden. Wenn keiner dieser Streifen zum gesuchten Dokument gehört, wird die Taste 37a betätigt, um die nächsten sechs gespeicherten Streifen auf dem Bildschirm abzubilden. Durch Betätigen der Tasten 37a und 31b kann der Inhalt des ausgewählten Faches seitenweise vorwärts und rückwärts durchgeblättert werden. Durch Betätigen einer anderen Taste 38a bis 38Λ kann der Inhalt eines anderen Faches zur Anzeige gebracht und ebenfalls durchgeblättert werden.

Wenn auf diese Weise ein Streifen identifiziert worden ist, der das gesuchte Dokument kennzeichnet, wird der betreffende Streifen im Schritt 62 durch den Lichtstift 105 markiert, und es wird die Wiederauffmden-Taste 33 betätigt (Schritt 63). Hierdurch wird die Anordnung von F^: g. 1 veranlaßt, über die Schaltung 97 im Speicher 126 das gesuchte Dokument zu adressieren und über die UND-Schaltung 88, die ODER-Schaltung 83 und die Sammelleitung 84 zur Sichtanzeigeeinheit 14 zu übertragen. Es wird somit die erste Seite des gesuchten Dokuments auf dem Bildschirm des Sichtanzeigegerätes 14 angezeigt. Durch Benutzung der Tasten 37a und 376 kann das Dokument vor- und rückwärts durchgeblättert werden.

ίο Wenn die Bedienungsperson eine Speicherung des Dokuments im Permanentablagespeicher 13 wünscht, wird die Taste 31c zusammen mit der Speichertaste 34 betätigt. Gleichzeitig werden die entsprechenden Indexierungs- oder Identifizierungsdaten eingetastet (Schritt 54). Die Identifizierung des Dokuments kann mit Hilfe des Lichtstiftes 105 eingegeben werden durch einfaches Untersireichen von Schlüsselwörtern im angezeigten Dokument oder unter Benutzung einer nicht dargesteiiten Tastatur, über die zusätzliche Identifizierungsdaten eingetastet werden. Wenn es die Bedienungsperson wünscht, kann das Dokument auch der Eingangskorb· Liste eines anderen Benutzers, beispielsweise der Sekretärin, hinzugefügt werden (Schritt 55). Dies kann z. B. notwendig sein, wenn dem Dokument vor seiner Eingabe in den Speicher 13 noch eine zusätzliche Information hinzuzufügen ist, die beispielsweise die Antwort auf eine Anfrage der die Einspeicherung veranlassenden Bedienungsperson ist. Die Anweisung für die Sekretärin kann auf einer zusätzlichen Seite des Dokuments enthalten sein, die gelöscht wird, wenn die angeforderte Maßnahme ausgeführt worden ist Die Möglichkeit, zusätzliche Informationen oder Anweisungen einem angezeigten Dokument hinzuzufügen, ist ein wesentlicher Teil der Kommunikationsoperationen, die mit Hilfe der Anordnung von F i g. 1 zwischen deren Benutzern möglich sind.

Die Bedienungsperson kann im Speicher 13 enthaltene Dokumente durch Betätigen der Tasten 31c und 36 (Schritt 70) und durch Eintasten der entsprechenden Schlüsselwörter oder Identifizierungsdaten (Schritt 71) wiederauffinden. Hierzu können für sich bekannte Suchprogramme verwendet werden, die Suchoperationen im Inhalt des als Großraumspeicher ausgebildeten Speichers 13 mit vorgegebenen Suchwörtern oder Identifizierungsdaten in für sich bekannter Weise ausführen. Diese Form des Dokumentenzugriffs ist beim Speicher \2b nicht wirksam anwendbar, da die dort gespeicherten Dokumente hinsichtlich ihrer Verwendung oder Kennzeichnung noch nicht vollständig definiert sind.

Wie oben bereits erwähnt wurde, kann der Lichtstift 16 durch eine für sich bekannte Tasten gesteuerte Suchmarke ersetzt werden. Die Suchmarke kann beispielsweise aus einem transparenten Streifen bestehen, der auf dem Bildschirm der Sichtanzeigeeinheit 14 auf und ab bewegt werden kann. Der transparente Streifen weist zwei parallele Zeilenlinien auf, die einen Abstand von fünf Zentimeter voneinander haben. Die

so Position des Streifens wird durch ein Potentiometer abgefühlt Anstelle einer gegenständlichen Sichtanzeigemarkierung kann auch ein Paar Lichtlinien auf dem Bildschirm des Sichtanzeigegerätes 14 abgebildet werden oder ein Paar Pfeile, die auf einer Seite des cüidschirrns zur Anzeige: gelangen und unter Steuerung zusätzlicher Tasten in der Tastatur 17 bewegt werden. Derartige Lichtlinien oder Lichtmarken können auch unter Steuerung des Lichtstiftes 105 verschoben

werden, wenn dieser über den Bildschirm bewegt wird.

Anstatt einer Vorwärts- und Rückwärtsschaltung der :ur Anzeige kommenden Seiten mit Hilfe der Tasten J7a und 37b kann auch eine Steuerung für e/ne kontinuierliche Vorwärts- und Rückwärtsverschiebung des Textes vorgesehen werden (Textrollensteuerung). Eine solche Steuerung gestattet es, den Text des Dokuments aufwärts oder abwärts über den Bildschirm abzurollen und damit wahlweise sichtbar zu machen. Es können auch beide Formen der Textanzeige benutzt werden, beispielsweise die Steuerung über die Tasten 37a und 37b für eine Anzeige von im Speicher 13 gespeicherte Dokumente und eine Abrollsteuerung für im Speicher ί26gespeicherte Dokumente.

Die Vorablage der Dokumente muß nicht notwendigerweise im schnellen Speicher 12b erfolgen. Abwei chend von der Darstellung in F i g. 1 ist es im Rahmen der Erfindung auch möglich, nur die identifizierenden Textstreifen im Kenntextspeicher 12c zu speichern und die für eine Vorablage vorgesehenen Dokumente im langsameren Speicher 13 aufzubewahren. I-. diesem Falle erfolgt der Zugriff zu den Vorablage-Dokumenten in der gleichen Weise wie oben in Verbindung mit dem Speicher Hb beschrieben. Eine weitere Abwandlung der Anordnung von F i g. 1 besteht darin, den Speicher t2b für die Vorablage-Dokumente beizubehalten und die identifizierenden Streifen auf fortlaufenden Zylindern eines Magnetplattenspeichers zu speichern, der einen schnellen Zugriff zu aufeinanderfolgenden Streife.i während der kritischen Suchoperationen ermöglicht.

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Claims (1)

Patentansprüche;

1. Anordnung zum Speichern und Wiederauffinden von Informationen auf Dokumenten mit wenigstens einer Arbeitsstation, die eine Tastatur und eine Sichtanzeigeeinheit zur Textanalyse der Dokumente enthält, mit einem Kennwortspeicher zur Aufnahme einer Anzahl von Suchargumenten (Suchwörtern), einem Dokumentenspeicher zur Volltextspeicherung und mit einer Vorrichtung zum Obertragen eines Dokumententextes an die Sichtanzeigeeinheit bei einer Anfrage im Falle einer Obereinstimmung zwischen einem eingegebenen und einem gespeicherten Suchargument, gekennzeichnet durch folgende Merkmale: