DE19936989A1 - Verfahren zur automatischen Portoermittlung von Massenbriefsendungen und Anordnung zur Durchführung des Verfahrens - Google Patents

Abstract

Das Verfahren zur automatischen Protoermittlung von Massenbriefsendungen geht vom Bilden einer Datei mit Mitteilungen und Versanddaten aus, die jeweils einer Empfängeradresse zugeordnet sind, und umfaßt ein befördererspezifisches Sortieren der Dateien aufgrund von Übereinstimmungen in den zugeordneten Empfängeradressen und Ermitteln der gesamten Porti für alle Briefe der Datei unter Berücksichtigung von Mindeststückzahlen an Briefen und befördererspezifischer Rabattformen vor dem Ausdrucken der Massenbriefsendung. Die Anordnung schließt einen Drucker (11), einen Kuvertierer (15) und eine Frankiermaschine (14) ein, die mit dem Computer (10) schnittstellenmäßig über mindestens eine Leitung (16) verbunden sind, wobei der Computer zur Durchführung des o. g. Verfahrens und zur Ansteuerung vorgenannter Drucker (11), Kuvertierer (15) und Frankiermaschine (14) programmiert ist, um sortierte Briefe unmittelbar nach dem Ausdrucken zu kuvertieren und zu frankieren.

Description

Die Erfindung betrifft ein Verfahren zur automatischen Portoermittlung von Massenbriefsendungen gemäß des Oberbegriffs des Anspruchs 1 und eine Anordnung zur Durchführung des Verfahrens gemäß des Oberbegriffs des Anspruchs 11.

Die fortschreitende Liberalisierung des Briefversandes und der damit einhergehende Wettbewerb staatlicher und privater Postbefördererunter­ nehmen lassen in den Ländern Europas und auch in anderen Ländern zusätzliche differenzierte Angebote an den Postkunden entstehen. Diese Angebote enthalten eine Staffelung von Rabatten, die an bestimmte Klassen von Bedingungen geknüpft sind. Die Erfüllung dieser Bedingun­ gen durch den Postkunden erlaubt eine rationellere Verarbeitung der aufgegebenen Sendungen beim Postversandunternehmen. Die damit ein­ gesparten Kosten werden in Form der Rabatte teilweise an den Kunden weitergegeben. Für den Postkunden, für den es aber zunehmend schwieriger wird, diese Vielzahl an Bedingungen und die damit ver­ knüpften Vorteile auf seine spezielle Versandsituation optimal anzuwen­ den, ist eine Lösung geschaffen worden, welche dem Postkunden diese Arbeit in erfindungsgemäßer Weise abnehmen kann und ihm einen jederzeit kostenoptimalen Versand gewährleistet. Die Anordnung ist für ihren Einsatz in Frankiersystemen ausgebildet, in welche ein Personalcomputer mit mindestens einer druckenden Station zusammen­ arbeitet, wobei letztere einen Drucker und eine Frankiermaschine oder mindestens eine Frankiermaschinenbasis einschließt.

In US 5,329,102 ist ein Mail-processing-system beschrieben, welches eine teilweise automatische Bearbeitung von Briefen beginnend mit dem Ausdrucken der Dokumente (Briefinhalte) über Kuvertieren, Wiegen, Scannen, und Abfüllen in Behälter beinhaltet. In diesem System wird die Steuerung dieser Hardwarekomponenten von einem Controller übernom­ men, der wiederum eine gespeicherte Adressliste abarbeitet. Der Scanner (OCR-reader) liest den gedruckten Adresskode. Damit wird zum einen die Lesbarkeit der Adresse überprüft und zum anderen gezählt ob genügend Briefe für eine Region erzeugt wurden, um Rabatt zu bekommen. Falls nicht genügend Briefe für eine Region erzeugt wurden, wird die zusätz­ liche Gebührenzahlung berechnet. Nachteilig ist bei diesem System, daß Bedingungen für die Höhe des Gesamtportos erst nach Erzeugung der Briefe geprüft werden können. Ein Variantenvergleich zur Ermittlung der günstigsten Versandart oder des günstigsten Postbeförderungsunterneh­ mens ist damit nicht möglich, denn dieser muß vor Festlegung der Ver­ sandart und des Beförderers und damit vor der Erzeugung der Briefe durchgeführt werden. Auch eine Frankierung der Briefe, als effizienteste Form der Abrechnung, ist mit diesem System nicht möglich.

Es sind Briefsortieranlagen bekannt, die eine Sortierung von Briefen auf der Basis von maschinenlesbar aufgedruckten Postleitzahlen (im folgen­ den PLZ genannt) ermöglichen und die in den Postverteilstationen der Postversandunternehmen zur Anwendung kommen (siehe z. B. DE 27 54 469). Prinzipiell wäre eine solche Briefsortieranlage auch in der Lage, die Ausgangspost eines Postkunden nach PLZ zu sortieren. Er erhielte damit aber weder eine Vorabinformation über das Gesamtporto der Brief­ sendung noch könnte er durch Variantenvergleich die kostengünstigste Form des Versandes ermitteln. Die exorbitant hohen Investitionskosten und der immense Platzbedarf einer solchen Anlage machen einen Einsatz bei der übergroßen Mehrzahl der Postkunden unmöglich.

In der OS 37 33 420 ist eine Sortier- und Umschnürvorrichtung beschrieben, die Briefe gruppenweise sortiert, wobei auf ausgewählte Dokumente Kennzeichen aufgedruckt sind, die eine Unterbrechung des Briefstromes bewirken. Diese Lösung setzt voraus, daß die Briefe bereits gedruckt sind. Eine Vorausberechnung des Portos unter Einbezug von Rabattmöglichkeiten ist damit nicht gelöst. Zudem kommt der Aufwand, zusätzliche Steuerzeichen auf Briefe oder Dokumente drucken und scannen zu müssen.

Ein Paketverarbeitungssystem mit einen zentralen Verarbeitungseinheit, Tastatur, Anzeigeeinheit, Speichereinheiten, Drucker und einer Waage ist aus der US 5.070.463 bekannt. Eine Pakettransaktion kann ausgeführt oder verschoben werden, wobei die Transaktionsdaten bei einer verscho­ benen Pakettransaktion nur gespeichert werden, ohne daß eine Bestim­ mung der Versandgebühren erfolgt. Eine Versandgebührenbestimmung erfolgt nach einer Kombination der verschobenen Pakettransaktionen im Rahmen einer Tagesendabrechnung. Das Ergebnis aller Pakettransaktio­ nen wird dabei in Form eines Manifestes ausgedruckt. Die Kombination der verschobenen Pakettransaktionen wird jedoch stückzahlmäßig nach oben bzw. nach unten begrenzt und erfordert ein Übereinstimmungs­ kriterium. Die Pakete einer verschobenen Transaktion können nicht weitergeleitet werden und müssen aufbewahrt bzw. gestapelt werden. Letzteres ist zeitaufwendig, insbesondere wenn es manuell geschieht. Insofern ist hier nachteilig, daß die Sortierung von Paketen erst nach deren Erzeugung nach Kriterien durchgeführt wird. Ein Kostenvergleich für den Transport mit einem anderen bzw. weiteren unterschiedlichen Beförderern von sortierter Postsendungen wird nicht vorgenommen.

In der deutschen Offenlegungschrift DE 196 17 557 A1 wurde bereits ein Verfahren zur Ermittlung des günstigsten Beförderers und ein Postverar­ beitungssystem vorgeschlagen. Mit einem Personalcomputer, der die entsprechende Datenverarbeitung durchführt, ist ein Adressendrucker und ein Kuvertierer verbunden. Aufgrund einer Vorausberechnung mit dem Personalcomputer erübrigt sich ein Einsatz von Portorechnerwaagen. Entweder wird auf das Poststück eine Markierung aufgedruckt, welche in der Poststelle zur Steuerung der Frankiermaschine gelesen wird, oder dort wird die Adresse gescannt und ausgewertet, um im Personal­ computer eine entsprechende Datei zu suchen, die der Adresse zugeord­ net ist oder mit letzterer in Verbindung gebracht werden kann, um entsprechende Daten zur Einstellung der Frankiermaschine abzurufen.

Nachteilig ist, daß ein Scanner und zugehörige Hard- und Software erforderlich ist, um zuvor aufgedruckte zusätzliche Steuerzeichen auf Briefe oder Dokumente zu scannen und auszuwerten. Wenn unsortierte oder verschiedenartige Poststücke frankiert werden sollen, sprechen wir von Mischpost. Jeder Brief wird hinsichtlich seiner Versanddaten separat ausgewertet, um das Briefporto zu berechnen. Im Unterschied zur Misch­ post können Massenpostsendungen jeweils nur eine Postsorte, d. h. Pakete, Päckchen, Briefe oder Postkarten umfassen. Unter Berücksichti­ gung gegebener Rabatte kann der Personalcomputer der DE 196 17 557 A1 einen Kostenvergleich für den Stapel an Poststücken einer Postsorte zwischen den jeweiligen Beförderer durchführen, ohne jedoch diese Poststücke zu sortieren. Eine Lösung für die optimale Zusammensetzung bei Massenbriefsendungen wurde also nicht mitgeteilt.

Unter Massenbriefsendungen sollen im folgenden alle umhüllten (Briefe, Infopost, u. a.) oder nicht umhüllten Briefsendungen (zum Beispiel Postkarte) verstanden werden, die als ein Einlieferungsvorgang dem Postbefördererunternehmen sortiert übergeben werden, unter Berücksich­ tigung der für die Postsorte vorgegebenen Mindeststückzahl, so daß Rabatte gewährt werden. Dazu zählen zum Beispiel von der Deutschen Post AG (im folgenden DPAG genannt) geschaffenen Formen von Infopost, Infobrief und Vario-Mailing.

Eine komplette Lösung dieses Versandproblems auf der Kundenseite ist bis dato nicht bekannt. Vielmehr ist der Postkunde heute gezwungen, sich einen Überblick über die diversen Angebote mit ihren an Bedingungen geknüpften Rabatten zu beschaffen und aktuell zu halten. Selbst wenn er aus dieser Kenntnis heraus, sich für eine Versandform entschieden hat, so ist doch der Aufwand, um die einzelnen Rabattformen miteinander zu verknüpfen und das Duchschnittsporto pro Versandstück zu bestimmen, unangemessen hoch. Nehmen wir an, der Postkunde hat eine Werbe­ aktion in bestimmte Regionen vor und wünscht dies mit Hilfe der DPAG durchzuführen. Er entscheidet sich z. B. für folgendes Vorgehen: Versand von Vario-Mailing (Briefe gleichen Inhalts, aber mit unterschiedlichen Beilagen), gestaffelt nach Leitregionen, kuvertiert jeweils als Kompaktbrief und geschnürt in Briefbunde. Jede dieser Entscheidungen hat bestimmte Rabatte zur Folge, die jeweils wiederum an bestimmte Voraussetzungen, wie z. B. die Einhaltung von Maximalgewichten pro Brief, gebunden ist. Der Aufwand, die einzelnen Rabatte aus Tabellen manuell zu ermitteln ist unangemessen hoch, ebenso die Fehlerwahrscheinlichkeit.

Praktisch undurchführbar sind alternative Berechnungen, mit dem Ziel aus scheinbar gleichwertigen Versandformen die kostengünstigste zu ermitteln. Werden z. B. die Bedingungen, an welche die Rabattierung der ganzen Sendung gebunden ist, im Falle einzelner Versandstücke nicht erfüllt, ergeben sich in der Regel mehrere Alternativen. Bleiben wir bei obigem Beispiel und nehmen an, einige der beigelegten Werbeartikel überschreiten das Format eines Kompaktbriefes, dann könnten diese Sendungen ausgegliedert und extra versandt werden oder aber es ist in Abhängigkeit von der Zahl der auszugliedernden Versandstücke kostengünstiger eine generell andere Versandstrategie zu wählen. Der Verzicht auf diesen und ähnliche Variantenvergleiche, die nach dem Stand der Technik praktisch undurchführbar sind, kann zur Wahl einer falschen Versandstrategie führen. Schon bei einer einzigen großen Mailing-Aktion ist eine Überzahlung in Höhe von mehreren Tausend Mark die Folge.

Der Erfindung liegt die Aufgabe zugrunde, ein Verfahren und eine Anordnung zur automatischen Portoermittlung von Massenbriefsendun­ gen zu entwickeln. Eine weitere Aufgabe der Erfindung besteht darin, das günstigste Angebot von Postversandunternehmen für eine anstehende Massenbriefsendung automatisch zu ermitteln. Bei Einbeziehung verschiedener Formen von Rabatten soll ein automatischer Vergleich der Kosten der Dienstleistungen unterschiedlicher Postversandunternehmen ermöglicht werden, um einen geeigneten Beförderer auszuwählen. Eine weitere Aufgabe der Erfindung besteht darin, eine automatische Fran­ kierung von Massenpostsendungen mit varablen Porti zu ermöglichen, ohne zuvor aufgedruckte zusätzliche Steuerzeichen auf Briefe oder Dokumente scannen zu müssen.

Die Aufgabe wird mit den Merkmalen des Verfahrens nach dem Anspruch 1 bzw. mit den Merkmalen der Anordnung nach dem Anspruch 11 gelöst.

Das Briefbearbeitungssystem besteht aus einem Personalcomputer und aus mindestens einer druckenden Station, die Poststücke, beispielsweise Postkarten oder Briefe, körperlich erstellt und vom Personalcomputer entsprechend gesteuert wird. Der Personalcomputer hat Tastatur und Anzeigeeinheit und ist zur carrierspezifischen Sortierung von Briefdaten nach den vorbestimmten Kriterien für Massenbriefsendungen und zur carrierspezifischen Portovorausberechnung und programmiert.

Die druckende Station kann vom Personalcomputer räumlich getrennt angeordnet sein. Besonders vorteilhaft ist die Anwendung der Erfindung auf mehrere Personalcomputer, welche miteinander vernetzt sind und auf denselben Drucker arbeiten. Eine Verwaltung der aktuellen Portotariftabellen der Beförderer auf einem Server erlaubt ein Herunterladen der aktuellen Tabellen in die einzelnen Personalcomputer und in die Frankiermaschine. Letztere ist operativ mit dem jeweiligen Personalcomputer verbunden, der gerade einen Druckauftrag vom Drucker abarbeiten läßt.

Die druckende Station hat vorzugsweise einen Brief und Adressen­ drucker, einen Kuvertierer und eine Frankiermaschine. Neuere Frankier­ maschinen der Anmelderin setzen digital arbeitende Druckmodule ein, wie beispielsweise weltweit erstmals Tintenstrahldrucker in den Frankier­ maschinen vom Typ JetMail® oder Thermotransferdrucker in den Fran­ kiermaschinen vom Typ T1000. Damit ist es prinzipiell möglich, auf einen gefüllten Brief im Bereich des Frankierstempels andere Informationen bzw. beliebig anders zu drucken, welche in einem entsprechenden Zu­ sammenhang mit einer Dienstleistung eines Carriers stehen. Es ist also leicht möglich zwischen den privaten Postbeförderern und Ihren Dienst­ leistungen zu wechseln. Der Frankierstempelsabdruck enthält deshalb vorteilhaft einen Hinweis auf den Carrier und/oder die in Anspruch ge­ nommene oder noch geplante Dienstleistung. Der Kuvertierer ist strom­ aufwärts im Poststrom zur Frankiermaschine angeordnet. Der Kuvertierer kann entfallen, wenn beispielsweise Postkarten bedruckt werden.

Alternativ kann die Frankiermaschine entfallen, wenn die Funktion des Frankierens vom Drucker mit übernommen wird, wobei beide, der Drucker und der Personalcomputer mit zugehöriger Tastatur und Anzeigeeinheit, einen sogenannten PC-Frankierer bilden.

Mach dem Erstellen der Briefinhalte wird das Briefbearbeitungssystem vollautomatisch weiterbetrieben und dabei durch die folgende Arbeits­ weise gekennzeichnet: Für Massenbriefsendungen wird mindestens eine Übereinstimmung in den Empfängeradressen ermittelt und dann eine automatische Vorausberechnung der Portogebühren unter Einbeziehung verschiedener Formen von Rabatten für verschiedene Postbeförderer vorgenommen. Ein Vergleich der Kosten der Dienstleistungen unter­ schiedlicher Postversandunternehmen wird automatisch ausgeführt und zur Anzeige gebracht.

Vorteilhafte Weiterbildungen der Erfindung sind in den Unteransprüchen gekennzeichnet bzw. werden nachstehend zusammen mit der Beschreibung der bevorzugten Ausführung der Erfindung anhand der Figuren näher dargestellt. Es zeigen:

Fig. 1a Blockschaltbild eines Briefbearbeitungssystems mit separatem Drucker, separaten Kuvertierer und mit einer separatem Frankiermaschine,

Fig. 1b Blockschaltbild eines Briefbearbeitungssystems mit integriertem Drucker, mit separatem Kuvertierer und mit einer separaten Frankiermaschine,

Fig. 1c Blockschaltbild eines Briefbearbeitungssystems mit separatem Drucker mit integriertem Kuvertierer und mit einer separaten Frankiermaschine,

Fig. 1d Blockschaltbild eines Briefbearbeitungssystems mit in ein gemeinsames Gehäuse integriertem Personalcomputer, Drucker, Kuvertierer und Frankiermaschine,

Fig. 1e, Blockschaltbild eines Briefbearbeitungssystems mit in ein gemeinsames Gehäuse integriertem Drucker, Kuvertierer und Frankiermaschine,

Fig. 1f Blockschaltbild eines Briefbearbeitungssystems mit einem PC- Frankierer,

Fig. 2 Flußdiagramm mit Variante des erfindungsgemäßen Verfahrens,

Fig. 3 Flußdiagramm mit einer Variante des erfindungsgemäßen Verfahrens,

Fig. 4 Beispiel zum erfindungsgemäßen Verfahren,

Fig. 5 Flußdiagramm zur Berechnung des Gesamtportos,

Fig. 6 Blockdiagramm der Kommunikationsverbindungen zwischen Postversandunternehmen, Datenzentrum (unabhängiger Dienstleister) und Frankier- bzw. Adressiermaschine.

Die Fig. 1a zeigt ein Blockschaltbild eines Briefbearbeitungssystems mit separatem Drucker, separatem Kuvertierer und mit einer separaten Frankiermaschine. Der Kuvertierer 15 hat eine Kuvertzuführung 12 und eine Zuführung von Einlagen 13. Der Drucker 11, der Kuvertierer 15 und die Frankiermaschine 14 werden von einem Computer 10 gesteuert. Weitere - nicht gezeigte - entfernte Computer können natürlich ebenso angeschlossen werden.

Der Computer ist vorzugsweise ein Personalcomputer oder eine Work Station. Er umfaßt die Komponenten Prozessor 1, Festwertspeicher (ROM) 2, Arbeitsspeicher (RAM) 3 und Plattenlaufwerk 5. Letzteres ist vorzugsweise als Festplattenlaufwerk ausgeführt, auf dem das Programm gespeichert ist, mit dem das erfindungsgemäße Verfahren durchgeführt wird. Desweiteren umfaßt der Computer 10 Schnittstelleneinrichtungen 4 und 6. Es ist vorgesehen, daß der Drucker 11, der Kuvertierer 15 und die Frankiermaschine 14 mit dem Computer 10 schnittstellenmäßig über mindestens eine Leitung 16 verbunden sind und daß der Prozessor 1 des Computers 10 zur Ansteuerung vorgenannter Drucker 11, Kuvertierer 15 und einer Frankiermaschine 14 programmiert ist, um sortierte Briefe unmittelbar nach dem Ausdrucken zu kuvertieren und zu frankieren.

Vorzugsweise überträgt die Schnittstelleneinrichtung 6 die zu druckenden Daten an den Drucker 11 und ist dazu als parallele I/O-Port ausgeführt. Die Schnittstelleneinrichtung 4 sendet Steuerdaten an die Zuführ­ einrichtung 13 und die Frankiermaschine 14. Sie ist vorzugsweise als serielle Schnittstelle ausgeführt. Ergänzt wird die Computerkonfiguration durch einen Monitor 8 und eine Tastatur 9.

Wenn eine Vielzahl an Computern miteinander vernetzt und schnittstellen­ mäßig über mindestens eine Leitung 16 mit dem Drucker 11 verbunden sind, ergibt sich eine weitere Variante der Erfindung, in der ein Drucker über das gleiche Netz mit den Computern verbunden ist. Ein Briefbear­ beitungssystem bilden neben Drucker 11, Kuvertierer 15 und Frankier­ maschine 14 also mindestens ein Computer 10 mit zugehöriger Anzeige­ einheit 8 und Tastatur 9, wobei letztere vom Drucker 11, Kuvertierer 15 und der Frankiermaschine 14 separat angeordnet sind.

Der Drucker 11 ist vorzugsweise ein sogenannter Seitendrucker mit einer hohen Druckleistung von 20 Seiten pro Minute oder mehr. Die Kuvertier­ maschine enthält Einrichtungen, mit denen das vom Drucker 11 erzeugte Dokument gefaltet und in ein Kuvert eingezogen wird. Derartige Kuvertier­ maschinen werden von der Anmelderin in verschiedenen Varianten als Kuvertiersystem vertrieben, z. B. vom Typ KS 4000.

Der Kuverteinzug 12 und die Zuführeinrichtung 13 sind in bestimmten Systemvarianten des besagten Kuvertiersystems integriert. In der dargestellten Anordnung arbeitet die Zuführeinrichtung 13 selektiv, d. h. nur auf ein vom Computer generiertes Steuersignal hin, wird dem entsprechenden Brief eine Beilage zugeordnet. Ebenfalls selektiv arbeitet der Drucker 11, womit es ermöglicht ist, bestimmten Briefen die vorgedruckte Beilage zuzuführen, ohne ein vom Drucker erzeugtes Dokument. Die stromabwärts in Brieflaufrichtung an das Kuvertiersystem angeschlossene Frankiermaschine 14 kann Briefdicken bis zu 20 mm verarbeiten und weist vorzugsweise einen Tintenstrahldrucker auf, der eine schnelle Änderung des aufgedruckten Portobetrages ermöglicht. Eine derartige Frankiermaschine ist von der Anmelderin in der deutschen Patentschrift DE 196 05 015 C1, unter dem Titel: "Vorrichtung zum Bedrucken eines auf der Kante stehenden Druckträgers", näher beschrieben worden.

Der Personalcomputer des Briefbearbeitungssystems kann bei einer alternativen Anordnung nach Fig. 1b zum Ausdrucken der Briefinhalte mit einem integrierten Drucker ausgestattet und über Steuerleitungen mit einem separaten Kuvertierer und mit einer separaten Frankiermaschine verbunden sein. Bei der Anordnung nach Fig. 1b werden auch die Computerkomponenten Monitor 8 und Tastatur 9 gemeinsam mit dem Personalcomputer PC und dem Drucker 11 in ein Gehäuse 20 integriert.

Bei einer anderen - in der Fig. 1c gezeigten - Variante des Briefbearbeitungssystems wird das Kuvertiersystem 12, 13, 15 zusammen mit dem Drucker 11 in einem Gehäuse 20 integriert. Die Stationen werden dennoch weiterhin von einem Personalcomputer PC gesteuert. Weitere - nicht gezeigte - entfernte Personalcomputer können natürlich ebenso angeschlossen werden. Während bei den Varianten 1a bis 1c noch Möglichkeiten bestehen, den Briefstrom zu manipulieren, zum Beispiel indem Briefe entnommen und gegen andere ausgetauscht werden, besteht diese Möglichkeit bei der Variante nach Fig. 1d nicht mehr.

In der - in der Fig. 1d gezeigten - Variante werden die Komponenten des Computers 1, 2, 3, 4, 5 und 6 einschließlich des Monitors 8 und der Tastatur 9 sowie des Druckers 11 und das Kuvertiersystem 12, 13, 15 und außerdem noch die Frankiermaschine 14 in einem gemeinsamen Gehäuse 20 integriert.

Die Fig. 1e zeigt ein Blockschaltbild eines Briefbearbeitungssystems mit in ein gemeinsames Gehäuse integrierten Drucker, Kuvertierer und Frankiermaschine. Bei dieser zweiteiligen Ausführungsform mit dem Personalcomputer PC und mit den Geräten 11 bis 15 im Gehäuse 20 ist nur noch eine gesicherte Datenkommunikation zwischen den beiden zu gewährleisten, um die Vorteile wie in der Variante 1d zu erhalten. Weitere - nicht gezeigte - entfernte Personalcomputer können natürlich ebenso angeschlossen werden. Eine gesicherte Datenkommunikation kann bei­ spielsweise über eine Signatur erzielt werden, welche den übermittelten Daten hinzugefügt wird oder aber durch eine gesicherte Leitung.

Die weitere Reduzierung der vorherigen Variante führt zur Variante nach Fig. 1f, welche ein Blockschaltbild eines Briefbearbeitungssystems mit einem sogenannten PC-Frankierer zeigt. Für die Varianten nach Fig. 1c bis 1f ist der verminderte Platzbedarf als Vorteil zu nennen.

Der generelle Vorteil all dieser o. g. Varianten liegt in den Einsparungs­ möglichkeiten bei Gehäuse, Netzteil und der Anwendung nicht standardisierter Schnittstellen. Dem steht der Nachteil gegenüber, das ein solches System, da es nicht mehr frei konfigurierbar ist, keine Flexibilität zuläßt, um es an besondere Kundenwünsche, wie z. B. nach einer weiteren Zuführeinrichtung 13, anzupassen.

Unabhängig von der jeweiligen Anordnung ist das erfindungsgemäße Verfahren bei allen diesen und ähnlichen Konfigurationen anwendbar, wenn das entsprechende Gerät eines Briefbearbeitungssystems eine geeignete Dateneingabe- und Verarbeitungskapazität aufweist.

Plant der professionelle Postkunde für ein solches Briefbearbeitungs­ system also die Durchführung einer Massenbriefsendung, kann er das erfindungsgemäße Prinzip nutzen, wobei zwei Vorbereitungsschritte durchzuführen sind. Zum eine muß er den Inhalt der Briefe festlegen. Dies ist in der Regel ein am Personalcomputer PC erstellter Standardtext oder eine vorgedruckte Information. Zum anderen muß er die Adressen festlegen, an welche die Briefsendungen zu erfolgen haben. Dazu bedient er sich des Hilfsmittels von auf elektronischen Datenspeichern abgelegten Adreßdateien. Eine derartige Adreßdatei beispielsweise mit den Adressen potentieller Kunden eines Unternehmens, kann auf einer Festplatte eines PC gespeichert sein. Ist keine Adreßdatei vorhanden, kann sie z. B. von der DPAG in Form von CD-ROM bezogen werden. Aus einer solchen globalen Adreßdatei können nach bestimmten Marketingkriterien Unter­ mengen gebildet werden, die z. B. nur die Adressen von Privathaushalten enthalten, die noch keine Lebensversicherung abgeschlossen haben, oder nur die Adressen von Firmen, deren Umsatz einen Grenzwert übersteigt. Das erfindungsgemäße Prinzip setzt auf dem Vorhandensein einer der geplanten Briefversendung adäquaten elektronisch gespeicher­ ten Adreßdatei insbesondere der zugehörigen Postleitzahlen PLZ auf. Die Eigenschaften und Vorzüge der erfindungsgemäßen Lösung werden erst dann besonders deutlich, wenn die schlechteren Alternativen schnell und automatisch ausgesondert werden sollen.

In einem ersten Bearbeitungsschritt wird die Liste der gespeicherten Adreßdatein mit der zugehörigen Postleitzahlen der PLZ auf Übereinstimmungen abgesucht. Dabei wird mit jener Stelle der Postleitzahl begonnen, welche die allgemeinste regionale Zuordnung repräsentiert, dies ist in der Regel die erste Stelle von links beginnend. Die Adressen mit übereinstimmender erster Stelle ihrer PLZ werden einander zugeordnet. Das geschieht z. B. durch Zusammenfassen der zusammengehörenden Adressen in (erstrangigen) Listen, welche die jeweilige erste Stelle der Postleitzahl repräsentieren. Anstelle der Adressen selbst kann vorzugsweise auch eine Zusammenfassung der die Adressen repräsentierenden fortlaufenden Nummern erfolgen. Ist eine weitere Übereinstimmung der Postleitzahl relevant, so wird die Übereinstimmung nach dem gleichen Prinzip in der nächsten Stelle der PLZ gesucht und jeweils die erstrangigen Listen durch zweitrangige Listen untersetzt. Dieses Verfahren kann bis zur letzten Stelle der PLZ fortgesetzt werden. Die Übereinstimmungsgruppen können demnach unterschiedlich ausgeprägte Übereinstimmungen repräsentieren, von Gruppen, die nur in der ersten Stelle der PLZ übereinstimmen bis zu Gruppen, die vollständig in ihrer PLZ übereinstimmen.

Die Anzahl der Adressen, die in die jeweiligen Übereinstimmungsgruppen eingeordnet wurden, wird in einem weiteren Verfahrensschritt gezählt und der Übereinstimmungsgruppe zugeordnet.

In einem weiteren Verfahrensschritt wird für jede Übereinstimmungs­ gruppe durch Vergleich der Anzahl der Adressen mit vorgegebenen Grenzwerten überprüft, ob und welche Rabatte für jede Überein­ stimmungsgruppe möglich sind. Die Grenzwerte sind vom jeweiligen Postversandunternehmen vorgegeben und die entsprechenden Daten in Tabellenform abrufbar abgespeichert.

Werden die unteren Grenzwerte für die Stückzahlen in einzelnen Übereinstimmungsgruppen nicht erreicht, kann für die Adressen in diesen Übereinstimmungsgruppen in der Regel kein Rabatt in Anspruch genommen werden. Alternativ kann aber das Postversandunternehmen auch s. g. Mindermengen, welche die unteren Grenzwerte unterschreiten, akzeptieren und dafür Rabatte gewähren, wenn eine zusätzliche Zahlung erfolgt. So ermöglicht z. B. die DPAG Rabatte auch für Mindermengen, wenn für die Stückzahldifferenz bis zum untersten Grenzwert eine Aufzahlung erfolgt, d. h. für die fehlende Stückzahl ein Porto entrichtet wird, als wären diese Versandstücke existent. Liegt dieser Fall vor, wird in einem weiteren Verarbeitungsschritt in der betreffenden Übereinstim­ mungsgruppe durch Vergleich mit dem Grenzwert die fehlende Stückzahl ermittelt. Anschließend wird die fehlende Stückzahl mit dem Betrag des vorgegebenen Zusatzportos multipliziert. Der so ermittelte Aufzahlungs­ betrag wird zum Portobetrag für die wirkliche Stückzahl in der Übereinstimmungsgruppe addiert. Auf dieser Basis ist für jede dieser Übereinstimmungsgruppen eine alternative Rechnung durchführbar. Dazu werden nur die wirklichen Stückzahlen herangezogen und deren Gruppengesamtporto unter Verzicht auf Rabatt berechnet. Ist der so ermittelte Betrag kleiner als der rabattierte Betrag + Aufzahlungsbetrag, wird die jeweilige Übereinstimmungsgruppe aufgelöst und die Adressen einer nicht rabattierungsfähigen Restgruppe zugeordnet.

In einem weiteren optionalen Bearbeitungsschritt werden die Porti abzüglich der Rabatte für jede Übereinstimmungsgruppe ermittelt und zu einem Gesamtportobetrag addiert.

In einem weiteren optionalen Bearbeitungsschritt wird der ermittelte Gesamtportobetrag durch die Anzahl aller Adressen dividiert. Das Ergebnis stellt das durchschnittliche Porto für ein Versandstück dar. Mit diesem Wert können die Kosten der Mailing-Aktion mit den Kosten anderer Mailing-Aktionen verglichen werden, auch bei unterschiedlicher Zahl der jeweils beteiligten Versandstücke.

Ist keine maschinelle Freistempelung jedes einzelnen Briefes vorgesehen, sondern eine Bezahlung z. B. bei Einlieferung der gesamten Briefsendung, so können die geschilderten Verfahrensschritte unabhängig davon ablaufen, ob die entsprechenden Briefinhalte bereits erstellt oder sogar schon kuvertiert wurden. Der berechnete Gesamtportobetrag kann Bestandteil der Einlieferungsliste sein, oder sogar nach Aufgabe der Briefsendung dem Postversandunternehmen übergeben werden.

Das beschriebene Verfahren eröffnet auch noch andere Varianten der Kostenlegung. Zum Beispiel kann das Postversandunternehmen selbst durch Zugriff auf die Kostenermittlungsdatei bei ihrem Postkunden mittels z. B. Internet die Gesamtkosten und ggf. die Struktur der Briefsendung ermitteln. Dafür ist dann eine Zuordnung der Kostendaten zur Briefsendung mittels Kennziffern vorzunehmen, um eine verwechslungsfreie Zuordnung zu gewährleisten. Um Manipulationen vorzubeugen, sind diese Kennziffern vorzugsweise mit einem Message Authorization Code (MAC) zu verschlüsseln. Ein solche MAC kann bereits erzeugt werden, wenn eine Checksumme über den Inhalt der Kennziffer und mindestens einem der Dateninhalte gebildet wird, die der Adresse zugeordnet sind, wobei eine Verschlüsselung der Checksumme beispiels­ weise mittels dem Data Encryption Standard (DES) vorgenommen wird.

Wie oben bereits erklärt, ermöglicht das erfindungsgemäße Prinzip Variantenvergleiche sowohl zwischen verschiedenen Versandarten eines Postversandunternehmens, als auch zwischen den Angeboten verschiedener Postversandunternehmen. Dieser Vorzug des erfindungsgemäßen Prinzips kann nur realisiert werden, wenn der Briefinhalt noch nicht gedruckt bzw. noch nicht kuvertiert und ggf. frankiert wurde. Im Nachgang zu diesen Briefbearbeitungsschritten kann das Verfahren zwar immer noch der genauen Ermittlung der Gesamtportogebühren der Briefsendung dienen, eine Zuordnung der einzelnen Versandstücke zu den Übereinstimmungsgruppen kann nun aber nur noch mit den körperlich vorhandenen Versandstücken durchgeführt werden und bedingt den Einsatz einer Briefsortiermaschine. Das erfinderische Prinzip entfaltet also seine Vorzüge besonders, wenn es vor der Erstellung der Versandstücke eingesetzt wird.

Sind nach dem erfindungsgemäßen Verfahren alle Adressen in entsprechende Übereinstimmungsgruppen eingeordnet und die Portobeträge unter Einbeziehung diverser Rabatte und Aufzahlungen berechnet, werden die Briefe in einer Reihenfolge erstellt, bei der die Briefe einer Übereinstimmungsgruppe unmittelbar hintereinander angeordnet werden. Die gesamte Briefsendung entsteht so als Folge von in sich abgeschlossenen Übereinstimmungsgruppen. Die körperliche Trennung der Gruppen zur Bildung von Bunden oder Paletten ist nun mit geringem manuellen Aufwand möglich.

In den Übereinstimmungsgruppen, in denen keine Identität aller Stellen der PLZ vorliegt, können zusätzlich die Adressen geordnet werden nach einer monotonen Folge der nicht übereinstimmenden Stellen der PLZ. Beispielsweise macht die DPAG eine solche Ordnung zu einer weiteren Voraussetzung zur Gewährung ihrer Rabatte für die Herstellung s. g. Leitregionsbunde, bei denen die ersten beiden Stellen der PLZ übereinstimmen müssen und darüber hinaus alle Versandstücke in auf- oder absteigender Reihenfolge geordnet sein müssen.

In der Fig. 2 ist dargestellt, wie die Adressen gemäß der 1. Stelle ihrer Postleitzahl in Gruppen eingeordnet werden. Nach dem Programmstart wird die zu verarbeitende Adreßdatei aufgerufen. Adreß- und Gruppenzähler werden initialisiert. Die erste Adresse bildet gemäß der 1. Stelle a1 ihrer Postleitzahl PLZ die erste Gruppe m=1. Die zweite Adresse wird aufgerufen und auf Übereinstimmung hinsichtlich der 1. Stelle ihrer PLZ mit der bereits vorhandenen Gruppe m=1 verglichen. Bei Übereinstimmung erfolgt gleichfalls eine Einordnung in diese Gruppe.

Falls keine Übereinstimmung vorliegt, wird eine weitere Gruppe m=2 gebildet. Bei der dritten aufgerufenen Adresse wird auf Übereinstimmung der 1. Stelle der PLZ mit den bereits vorhandenen zwei Gruppen geprüft und ggf. eine weitere Gruppe gebildet. Dieses Verfahren setzt sich fort, bis die letzte Adresse der aufgerufenen Adressdatei verarbeitet ist. Dieses spezielle Verfahren sichert, daß nur so viele Gruppen gebildet werden, wie es unterschiedliche 1. Stellen der PLZ bei den einzelnen Adressen der zu verarbeitenden Datei gibt. Oft enthält eine Adreßdatei nur Adressen einer bestimmten geographischen Region, die aber zwei oder drei verschiedene 1. Ziffern der PLZ aufweisen.

In Fig. 3 ist dargestellt, wie eine weitere Unterteilung nach der Übereinstimmung der zweiten Stelle der PLZ erfolgt. Die Besonderheit besteht darin, daß jede solche zusätzliche Übereinstimmung zu einer weiteren Gruppe führt, in welche Adressen umgeordnet werden, die nach dem Verfahren, dargestellt in Fig. 2, bereits einer Gruppe angehörten. Das ist nötig, um die unterschiedlichen Rabatte, die aus diesem unterschiedlichen Grad an Übereinstimmung resultieren, berechnen zu können.

Nach Aufruf des Programmes und Initialisieren aller Laufvariablen wird die erste Adresse l=1 in der ersten Gruppe m=1 aufgerufen. Von dieser Adresse wird die 2. Stelle a2[m,l] separiert. Die Adresse bildet die neue Zwischengruppe m,z. Danach wird die nächste Adresse dieser ersten Gruppe aufgerufen, die ebenfalls zur Bildung einer weiteren Zwischengruppe m,z führt, falls z eine neue Ziffer darstellt. Dieser Prozeß wird fortgesetzt, bis alle Adressen dieser Gruppe m=1 verarbeitet sind. Maximal können auf diese Weise 10 Zwischengruppen entstehen m,0 bis m,9. Auch hier gilt, daß für Ziffern z, die nicht auftreten auch keine Zwischengruppen gebildet werden. Anschließend werden die Zwischengruppen auf Anzahl ihrer Mitglieder untersucht. Enthält eine Zwischengruppe m,z zwei oder mehr Adressen, werden diese Adressen aus der Gruppe m ausgegliedert und die zusätzliche Gruppe m[add] gebildet. Jene Zwischengruppen, die nur eine Adresse enthalten, für die es also keine Übereinstimmung in der zweiten Stelle der PLZ gegeben hat, werden einfach aufgelöst und die Adressen verbleiben in der Gruppe m. Damit sind aus der Gruppe m alle jene Adressen ausgeschieden und haben eigene Gruppen gebildet, die hinsichtlich der 2. Stelle ihrer PLZ Übereinstimmungen aufwiesen. Dieser Vorgang wird für alle Gruppen m durchgeführt.

Um eine anschauliche Vorstellung zu gewinnen, welche Auswirkung die beschriebenen Verfahren auf die Struktur der Adressen einer Adressdatei haben, sind in den Fig. 4a und 4b konkrete Zahlenbeispiele gegeben. Es handelt sich um die derzeit in Deutschland gültigen 5-stelligen PLZ. Dargestellt ist in der Fig. 4a die Ausgangsliste mit einer zufälligen Folge von PLZ. Dabei sind der Einfachheit halber nur die ersten 17 Adressen dieser Liste aufgeführt. Die Darstellung in Fig. 4b zeigt, welche Struktur die Liste nach der erfindungsgemäßen Bearbeitung erhält. Relevant für die Portogebühren sind dabei zwei Umstände. Es gibt Gruppen mit verschiedenem Grad an Übereinstimmung hinsichtlich der PLZ. Gruppen 1-3 zeigen eine Übereinstimmung nur in der 1. Stelle. Gruppen 4 und 5 auch hinsichtlich der 2. Stelle. Es gibt eine Restgruppe mit PLZ ohne jegliche Übereinstimmung. Der zweite portorelevante Umstand betrifft die Größe der Gruppen. Portorelevant sind Übereinstimmungen nur, wenn sie eine Mindestanzahl an Adressen aufweisen.

Fig. 5 zeigt eine Variante, wie für jede der entstandenen Gruppen m das Gesamtporto berechnet wird. Nach Aufruf des Programmes und Initialisieren der Laufvariablen werden zunächst die Mindestmengen an zu versendenden Poststücken festgestellt, die für die jeweiligen Gruppen gelten. Um in den Genuß verbilligter Tarife zu kommen, ist bei Massen­ briefsendungen stets die Einlieferung einer Mindestmenge erforderlich. Im Allgemeinen hängt die geforderte Mindestmenge von einer Vorsortierung der Poststücke nach bestimmten Kriterien ab. Beispielsweise fordert die DPAG daß für Poststücke, die lediglich nach Postleitzahl in auf-/oder absteigender Reihenfolge geordnet sind, eine Mindestmenge von 5000 Stück erreicht wird. Stimmen die ersten beiden Stellen der Postleitzahl überein, reduziert sich die geforderte Mindestmenge auf 500 Stück. Im Allgemeinen sind also Gruppen verschiedener Übereinstimmung von Teilen der PLZ und ggf. unterschiedlichem Grad an Übereinstimmung zu bilden. Zu jeder der in Fig. 4 gebildeten Gruppen existiert eine Mindestmengenforderung, deren Erfüllung zu überprüfen ist. Beispielsweise würde für die Gruppen 1-3 nach Fig. 4 die Mindestmenge 5000 betragen, hingegen für die Gruppen 4 und 5 nur 500. Für jede Gruppe wird durch einen Schwellwertvergleich festgelegt, ob sie die zutreffende Mindestmenge erreicht. Wenn ja, wird das Porto für einen Brief unter Anwendung der Spezieltarife ermittelt. Dieses Porto P ist im Allgemeinen noch einmal vom Gewicht G des Briefes abhängig. In dem hier betrachteten Fall einer Massenbriefsendung ist das Gewicht G für alle Briefe gleich, da ja auch ihr Inhalt definitionsgemäß gleich ist. Dieses Gewicht muß nicht meßtechnisch ermittelt werden. Vielmehr ist es möglich, durch Kenntnis der Blattanzahl und Multiplikation mit dem bekannten Blattgewicht, sowie Addition des Kuvertgewichtes das Gesamtgewicht G des Briefes zu ermitteln.

Für die Portoberechnung ergibt sich die allgemeine Formel:

P = (G-G[s]) × a + c, (1)

wobei G[s] die jeweilige Gewichtsgrenze in g darstellt unterhalb derer das Porto gewichtsunabhängig und a ein Faktor ist, welcher die Portoermäßi­ gung ausdrückt, sowie c der gewichtsunabhängige Portogrundbetrag ist.

Für das hier betrachtete Beispiel einer Versendung von Infopost- Kompaktbriefen durch die DPAG nimmt die obige allgemeine Formel folgende Gestalt an:

P = (G-20) × 0,688 PF + 55 PF. (2)

Alternativ zur Abarbeitung dieser Formel können die errechneten gewichtsabhängigen Daten in einer Tabelle gespeichert und dort im Anwendungsfall entnommen werden.

Für den Fall, daß das Postversandunternehmen Rabatte für bestimmte Einlieferungsformen gewährt, kann dies natürlich in obiger Formel berücksichtigt werden. Zum Beispiel gewährt die DPAG für die Anlieferung der Briefe in Form von Briefbunden einen Rabatt zwischen 2 und 6%, je nach Überschreitung bestimmter Mindestmengen. Das endgültige Porto P_e berechnet sich dann aus:

P_e [s] = P/(R[s]+1), (3)

wobei R[s] der Faktor für den gewährten Rabatt darstellt, der von der jeweiligen Stückzahl abhängt. Beispielsweise ergibt sich bei der DPAG für die Einlieferung von 50.000 Großbriefen mit Übereinstimmung der ersten beiden Ziffern R = 0,03.

Werden die Mindestmengen nicht erreicht, bietet z. B. die DPAG an, daß der Kunde dies durch Aufzahlung kompensiert. In Fig. 5 wird dazu für die fehlende Stückzahl ein imaginäres Porto A[m] berechnet und zum realen Porto addiert. Ist die Summe dieser beiden Porti P1[m] immer noch geringer als die Zugrundelegung eines Standardportos P2[m], wird für diese Gruppe an Briefen das Porto mit Zuzahlung geleistet. Falls nicht wird mit dem Standardporto gerechnet. Schließlich wird durch Multiplikation des für die Gruppe ermittelten Portos P[m] mit der Anzahl der Versandstücke der Gruppe I[m] das Gesamtporto PG[m] für die Gruppe m berechnet. Dieser Vorgang wird für alle Gruppen durchgeführt.

Sollen die Briefe der Massenbriefsendung durch z. B. eine Frankiermaschine 14 frei gemacht werden, können in einer besonderen Ausführungsvariante die ermittelten Portowerte vorab an die Frankiermaschine übermittelt werden. Die Frankiermaschine kann durch Speicherung der Größe einer Gruppe I[m], des Portos G[m] und der Anzahl der Gruppen eine genaues Abbild der noch frei zu machenden Briefe bekommen, bevor überhaupt ein Brief gedruckt ist. Durch den Ausdruck der Briefe in der Reihenfolge der ermittelten Gruppen und entsprechend der auf oder absteigenden PLZ in den Gruppen, sowie einer entsprechend dieser Reihenfolge vorgenommenen Kuvertierung der Briefe ist eine exakte Abfolge der physisch zugeführten Briefe gemäß der Vorausübermittlung gegeben. Nach Abzählung aller Briefe einer Gruppe I[m] durch die Frankiermaschine kann für die darauffolgende Gruppe automatisch der neue Frankierwert PG[m] eingestellt werden. Damit ist ohne Wiegen eine vollautomatisch Frankierung selbst bei sich ändernden Portowerten gegeben.

Weitere Realisierungsformen der erfinderischen Lösung sind möglich. So kann das entsprechende Programm, welches die erfinderischen Schritte abarbeitet, auch in einer Frankiermaschine selbst implementiert werden. Die Frankiermaschine ist dazu mit einer geeigneten Bedienoberfläche (Tastatur und Display) auszustatten. Die Adreßdatei kann in der Frankiermaschine gespeichert sein, insbesondere dann, wenn man mit nur einer oder wenigen Adreßdateien arbeitet. Die Adreßdatei kann aber auch in die Frankiermaschine jedesmal eingelesen werden. Als Schnittstellen kommen dafür in Frage: serielle Schnittstelle zum PC, Chipkarten, Modem, CD-ROM, Diskette. Die Modemschnittstelle ermöglicht es die Adreßdatei von einer entfernten Datenzentrale zu laden. Diese Datenzentrale kann von dem jeweiligen Postversandunternehmen betrieben werden oder von einem unabhängigen Dienstleister, z. B. dem Hersteller der Frankiermaschine. Die Variante nach Fig. 6 zeigt eine solche Konstellation.

Die Fig. 6 zeigt ein Blockdiagramm, aus welchem die Kommunikations­ verbindungen zwischen Postversandunternehmen, Datenzentrum (unab­ hängiger Dienstleister) und Frankier- bzw. Adressiermaschine hervor­ gehen.

Das Datenzentrum 23 erhält stets die aktuellen Tarife in Form von Portotariftabellen PT[n] der beteiligten Postversandunternehmen n. In Fig. 6 sind der Einfachheit halber nur zwei Postversandunternehmen eingetragen Carrier 1 und Carrier 2. Außer den Tarifen erhält das Datenzentrum auch die aktuellen Adreßdateien AD[n] der Kunden der jeweiligen Carrier n. Das Datenzentrum kann diese Informationen bedarfsgerecht an die beim Postkunden aufgestellte Frankiermaschine 24 weiterleiten. Die Frankiermaschine ist im Allgemeinen nur an einer Untermenge der verfügbaren Carrier interessiert. Der Datentransfer kann jeweils ausgelöst werden auf Anforderung des Empfängers (Datenzentrum 23 oder Frankiermaschine 24) oder nach erfolgter Aktualisierung auf Initiative des Senders (Carrier [n] oder Datenzentrum 23). Zur Datenübertragung können alle gängigen Netzwerke angewandt werden, also z. B.: Telefonnetz mit Modem, ISDN, Internet usw.

Auch ist es möglich, das erfinderische Verfahren auf einer Adressiermaschine zu implementieren. Die Adressiermaschine kann hierzu mit den gleichen oben erwähnten Schnittstellen ausgerüstet werden. Eine besonders vorteilhafte Variante besteht in der Anwendung einer kombinierte Frankier- und Adressiermaschine, wie sie in Fig. 6 dargestellt ist. Das erfindungsgemäße Verfahren ermöglicht es, daß nach der Einordnung der zu verarbeitenden Adressen in bestimme Gruppen jeder Adresse ein bestimmter Frankierwert entspricht. Dadurch können Adreßaufdruck und Frankierung als ein gemeinsamer Vorgang ablaufen, der gesteuert wird von der erfindungsgemäß bearbeiteten Adreßdatei. In Fig. 6 wird ein Stapel Kuverts 25 einer kombinierten Adreß- und Frankiermaschine 24 zugeführt. Eine derartige Frankiermaschine ist von der Anmelderin in der deutschen Patentschrift DE 196 45 303 C1, unter dem Titel: "Vorrichtung zum Bedrucken eines auf der Kante stehenden Druckträgers", näher beschrieben worden. Eine solche kombinierten Adreß- und Frankiermaschine 24 hat zwei zu einander versetzt angeordnete Druckköpfe jeweils für den Adressenabdruck und für den Frankierabdruck.

Über das Datenzentrum 23 werden von der kombinierten Adreß- und Frankiermaschine 24 die dort gespeicherte Adreßdatei abgerufen. Diese Adreßdatei kann eine Untermenge einer Kundendatei eines Carriers sein oder eine vom Datenzentrum im Auftrage des Postkunden angelegte und gepflegte Adreßdatei. Auf diese Adreßdatei wird nun das erfindungsgemäße Verfahren angewandt. Das Verfahren kann mit der Portotabelle PT1 des Carriers 1 oder Portotabelle PT2 des Carriers 2 gespeist werden. Auch eine alternative Berechnung zur Ermittlung des günstigsten Carriers ist möglich. Im Ergebnis entsteht eine strukturierte Adreßdatei wie in Fig. 4b gezeigt, die in der Kombimaschine 24 temporär gespeichert wird. Gemäß dieser Struktur werden nun die eingezogenen Kuverts mit Adresse und zugehörigem Frankierwert bedruckt.

Die Briefe können bereits im Stapel 25 befüllt sein, aber auch nachträglich in den Stapeln 26 noch befüllt werden. In den Fällen, wo die Briefinhalte der Massenbriefsendung völlig identisch sind (z. B. nur Prospektmaterial) ist die Befüllung unproblematisch. In den Fällen von Massenbriefsendungen, wo sich die Briefinhalte z. B. durch Anreden unterscheiden, muß gewährleistet sein, daß die Adressen der Briefinhalte konform mit den ausgedruckten Anschreiben sind. Dazu ist mittels einer seriellen Schnittstelle zwischen Frankiermaschine und PC die bearbeitete Adreßliste an den PC zu übersenden, der die Anschreiben erzeugt.

Eine weitere Realisierungsvariante ergibt die Implementierung des erfinderischen Verfahrens auf einem PC-Frankierer. Bei einem PC- Frankierer sind Erzeugung des Anschreibens, Adreßverwaltung und Frankierung in einem Gerät vereinigt, so daß eine zusätzliche Datenübertragung zur Informationsübermittlung entfällt. Der Ausdruck des Anschreibens, der Frankieraufdruck und ggf. der Adreßdruck werden von einem angeschlossenen Standarddrucker übernommen. Der Aufdruck erfolgt in der Regel auf noch ungefüllte Kuverts. Die Frankierung bzw. Abrechnung erfolgt mittels eines Sicherheitsmoduls, daß entweder als Einschub in den PC gesteckt ist, oder als Dongle außen auf ein Verbindungskabel gesteckt wird. Ein derartiger PC-Frankierer ist in dem Patent US [E-STAMP} beschrieben. Die Abrechnung der Portogebühren erfolgt mittels eines Modems gegenüber einem meist vom Hersteller betriebenen Datenzentrum.

Die in den Fig. 2 bis 5 dargestellten Varianten der erfinderischen Lösung gewährleisten eine schnelle Arbeitsweise der implementierten Lösung. Selbstverständlich sind auch andere Varianten der Umsetzung des erfinderischen Gedankens möglich. Die dargestellten Flußdiagramme sind als Unterprogramme mit START- und RETURN-Schritten aufgeführt. Sie können aus einem Hauptprogramm aufgerufen werden oder auch durch Verkettung ein komplettes eigenständiges Programm bilden.

Das erfindungsgemäße Verfahren ermöglicht es, insbesondere bei Massenbiefsendungen, automatisch, schnell und fehlerfrei die Ausgangspost so zu strukturieren, daß das Gesamtporto, welches an das Postbeförderungsunternehmen zu entrichten ist, minimiert wird. Ein zusätzlicher Nutzen wird erzielt, wenn das Verfahren im Rahmen eines Variantenvergleiches zwischen den Porti verschiedener Postversandunternehmen eingesetzt wird. Dazu wird die abzuarbeitende Adreßdatei aufgerufen. Aus einer Liste gespeicherter relevanter Postversandunternehmen wird das erste mit seiner Tarifstruktur aufgerufen. Voraussetzung ist, daß das betreffende Postversandunternehmen eine vergleichbare Tarifstruktur für Massenbriefsendungen aufweist. Zumindest müssen Rabatte für die Ordnung der Ausgangspost nach übereinstimmenden Stellen der Postleitzahl existieren. Da eine solche Ordnung auf Kundenseite stets zu einer Aufwandsenkung bei dem betreffenden Postversandunternehmen führt, ist davon auszugehen, daß die Mehrzahl der Postversand­ unternehmen ihren Kunden einen Anreiz in Form von Rabatten bieten wird. Mit den Daten des ersten Postversandunternehmens i werden die oben beschriebenen Verfahrensschritte durchgeführt. Schließlich wird durch Summierung über die Porti aller Gruppen ΣGP[m] ein Gesamtporto für das jeweilige Postversandunternehmen ermittelt GP[i]. Diese GP[i] werden miteinander verglichen und das Minimum ermittelt. Das so ermittelte günstigste Postversandunternehmen erhält den Versendungs­ auftrag.

Die Erfindung ist nicht auf die vorliegenden Ausführungsform beschränkt. Vielmehr ist eine Anzahl von Varianten im Rahmen der Ansprüche denkbar. So können offensichtlich weitere andere Ausführungen der Erfindung entwickelt bzw. eingesetzt werden, die vom gleichen Grundgedanken der Erfindung ausgehend, die von den anliegenden Ansprüchen umfaßt werden.

Claims (26)

1. Verfahren zur automatischen Portoermittlung von Massenbriefsen­ dungen, mit Bilden einer Datei mit Mitteilungen und Versanddaten die jeweils einer Empfängeradresse zugeordnet sind, wobei nach dem Erstellen einer Mitteilung die aus einer im Computer gespeicherten Adressen-Datenbank ausgewählte jeweilige Empfängeradresse der Mit­ teilung in der Datei zuordenbar ist, wobei mittels mindestens einer Portotariftabelle in einer zweiten Datenbank mindestens ein Porto für einen Brief aufgrund der Versanddaten berechnet wird, bevor der Brief ausgedruckt wird, gekennzeichnet durch ein befördererspezifisches Sortieren der Dateien aufgrund von Überein­ stimmungen in den zugeordneten Empfängeradressen und Ermitteln der gesamten Porti für alle Briefe der Datei, unter Berücksichtigung von Mindeststückzahlen an Briefen und befördererspezifischer Rabatt­ formen vor dem Ausdrucken der Massenbriefsendung.

2. Verfahren nach Anspruch 1, gekennzeichnet, durch die Schritte:

• - Suche die Übereinstimmungen in den Empfängeradressen mehrerer im Computer gespeicherten Mitteilungen und bilde eine erste Gruppe von Briefsendungen, welche zusammenhängend nach­ einander ausgedruckt werden können oder bilde eine weitere Gruppe für Briefsendungen, welche nicht in die erste Gruppe eingeordnet werden können, und prüfe, ob die Empfängeradressen aller Briefsendungen in die vorgenannten Gruppen eingeordnet wurden, wobei so viele Gruppen gebildet werden, wie es unter­ schiedliche erste Stellen der Postleitzahlen (PLZ) bei den einzelnen Empfängeradressen der zu verarbeitenden Briefsendungen der vorgenannten Datei gibt und
• - Ermitteln der Porti für die Briefsendungen der Datei, welche nicht in die vorgenannten Rabattierungsgruppen eingeordnet wurden, und/­ oder Ermitteln der Porti mit Rabattierung von Briefsendungen der Gruppen bei Erfüllung der Kriterien zur Rabattierung, wobei die Er­ füllung der Kriterien zur Rabattierung, mindestens eine Mindest­ stückzahl von Briefsendungen einer Gruppe einschließt sowie
• - Ermitteln der gesamten Porti für alle Briefsendungen der Datei.

3. Verfahren, nach Anspruch 2, dadurch gekennzeichnet, daß eines der Kriterien zur Rabattierung der Grad an Übereinstimmung der Empfängeradressen innerhalb einer Gruppe der zu bearbeitenden Briefsendung eines Computers ist.

4. Verfahren, nach Anspruch 3, dadurch gekennzeichnet, daß die Gruppen Hauptgruppen (m) sind auf Subgruppen (m,z) mit einem höheren Grad an Übereinstimmung der Empfängeradressen untersucht werden, wobei jede weitere Übereinstimmung zur Bildung einer weiteren Subgruppe (m,z) führt, in welche Empfängeradressen umgeordnet werden, die bereits einer der Hauptgruppe (m) angehören.

5. Verfahren, nach Anspruch 4, dadurch gekennzeichnet, daß nach Aufruf des Programmes und Initialisieren aller Laufvariablen eine erste Adresse (l=1) in der ersten Gruppe (m=1) aufgerufen wird, von dieser Adresse die zweite Stelle (a2[m,l]) separiert wird, wobei die Adresse die neue Subgruppe (m,z) bildet, daß danach die nächste Adresse dieser ersten Gruppe aufgerufen wird, die ebenfalls zur Bildung einer weiteren Subgruppe (m,z) führt, falls der Parameter (z) eine neue Ziffer darstellt, daß dieser Prozeß fortgesetzt, bis alle Adressen dieser Gruppe (m=1) verarbeitet sind und daß anschließend die Subgruppen auf Anzahl ihrer Mitglieder untersucht werden.

6. Verfahren, nach Anspruch 5, dadurch gekennzeichnet, daß bei einer Anzahl von zwei oder mehr Empfängeradressen innerhalb einer Subgruppe (m,z) die Empfängeradressen mit einem höheren Grad an Übereinstimmung der Empfängeradressen aus der Gruppe m ausgegliedert werden, um eine Subgruppe (m[add]) zu bilden, wobei jene der Subgruppen aufgelöst werden, die nur eine Mitteilung mit einer Empfängeradresse ohne weitere Übereinstimmung in der zweiten Stelle der Postleitzahl (PLZ) enthalten, wobei die Mitteilung mit einer Empfängeradresse ohne weitere Übereinstimmung in der Gruppe (m) verbleiben.

7. Verfahren, nach Anspruch 6, dadurch gekennzeichnet, daß die vorgenannte Schritte wird für alle Gruppen m wiederholt durchgeführt werden.

8. Verfahren, nach den Ansprüchen 1 bis 7, dadurch gekenn­ zeichnet, daß zu jeder der Gruppen (m) die zugehörige Mindestmenge (M[m]) ermittelt wird, welche ein Schwellwert bildet und eine Voraussetzung für eine Rabattierung ist und daß die Anzahl der Briefsendungen jeder Gruppe (m) bzw. Subgruppe (m,z) mit dem zugehörigem Schwellwert verglichen wird, wobei eine Rabattierung durch Multiplikation eines Gewichtes (G-G[s]) mit einem Faktor (a) erfolgt, wenn der Schwellwert erreicht oder überschritten wird.

9. Verfahren, nach den Ansprüchen 1 bis 7, dadurch gekenn­ zeichnet, daß zu jeder der Gruppen (m) die zugehörige Mindestmenge (M[m]) ermittelt wird, welche ein Schwellwert bildet und eine Voraussetzung für eine Rabattierung ist und daß die Anzahl der Briefsendungen jeder Gruppe (m) bzw. Subgruppe (m,z) mit dem zugehörigem Schwellwert verglichen wird, wobei eine Rabattierung durch Multiplikation eines Gewichtes (G-G[s]) mit einem Faktor (a) und eine Aufzahlung für die fehlende Stückzahl erfolgt, wenn der Schwellwert nicht erreicht wird.

10. Verfahren, nach einem der Ansprüche 1 bis 9, dadurch ge­ kennzeichnet, daß der Ausdruck der Briefsendungen in der Reihenfolge der ermittelten Gruppen und entsprechend der auf- oder absteigenden Postleitzahl (PLZ) in den Gruppen (m) bzw. (m,z) sowie einer entsprechend dieser Reihenfolge vorgenommenen Kuvertierung der Briefe erfolgt und daß eine exakte Abfolge der physisch zugeführten Briefe gemäß der Reihenfolge der vorausermittelten Porti gegeben ist.

11. Anordnung zur Durchführung des Verfahrens, wobei ein Computer (10) mindestens die Komponenten Prozessor (1), Festwertspeicher (ROM 2), Arbeitsspeicher (RAM 3) und Plattenlaufwerk (5) sowie die Schnittstelleneinrichtungen (4 und 6) umfaßt, dadurch gekenn­ zeichnet, daß auf dem Plattenlaufwerk (5) ein Programm gespeichert ist, mit dem der Prozessor (1) programmiert ist, zum befördererspezifischen Sortieren von Dateien aufgrund von Überein­ stimmungen in den zugeordneten Empfängeradressen und Ermitteln der gesamten Porti für alle Briefe der Datei, unter Berücksichtigung von Mindeststückzahlen an Briefen und befördererspezifischer Rabatt­ fsrmen vor dem Ausdrucken der Massenbriefsendung.

12. Anordnung, nach Anspruch 11, dadurch gekennzeichnet,

• - daß ein Drucker (11), ein Kuvertierer (15), eine Frankiermaschine (14) und ein Computer (10), welcher mit einer Anzeigeeinheit (8) und einer Tastatur (9) verbunden ist, ein Briefbearbeitungssystem bilden,
• - daß der Drucker (11), der Kuvertierer (15) und die Frankiermaschine (14) mit dem Computer (10) schnittstellenmäßig über mindestens eine Leitung (16) verbunden sind und daß der Prozessor (1) des Computers (10) zur Ansteuerung vorgenannter Drucker (11), Kuvertierer (15) und Frankiermaschine (14) programmiert ist, um sortierte Briefe unmittelbar nach dem Ausdrucken zu kuvertieren und zu frankieren.

13. Anordnung, nach Anspruch 12, dadurch gekennzeichnet, daß mindestens ein Computer (10) mit zugehöriger Anzeigeeinheit (8) und Tastatur (9) separat vom Drucker (11), Kuvertierer (15) und der Frankiermaschine (14) angeordnet ist.

14. Anordnung, nach Anspruch 13, dadurch gekennzeichnet, daß der Drucker (11) und der Kuvertierer (15) in einem gemeinsamen Gehäuse (20) und im Poststrom stromaufwärts vor der Frankiermaschine angeordnet sind.

15. Anordnung, nach Anspruch 13, dadurch gekennzeichnet, daß der Drucker (11), der Kuvertierer (15) und die Frankiermaschine (14) in einem gemeinsamen Gehäuse (20) angeordnet sind.

16. Anordnung, nach Anspruch 12, dadurch gekennzeichnet, daß der Computer (10), der Drucker (11), der Kuvertierer (15) und die Frankiermaschine (14) in einem gemeinsamen Gehäuse (20) angeordnet sind, separat von der Anzeigeeinheit (8) und der Tastatur (9).

17. Anordnung, nach Anspruch 16, dadurch gekennzeichnet, daß die Anzeigeeinheit (8) und die Tastatur (9) in dem gemeinsamen Gehäuse (20) integriert sind.

18. Anordnung, nach Anspruch 12, dadurch gekennzeichnet, daß der Computer (10) über eine parallele Schnittstelleneinrichtung (6) mit dem Drucker (11) verbunden ist und daß der Computer (10) und Drucker (11) in einem gemeinsamen Gehäuse integriert sind und daß die Anzeigeeinheit (8) und die Tastatur (9) separat davon angeordnet sind.

19. Anordnung, nach Anspruch 12, dadurch gekennzeichnet, daß der Computer (10) über eine parallele Schnittstelleneinrichtung (6) mit dem Drucker (11) verbunden ist und daß der Computer (10), die Anzeigeeinheit (8), die Tastatur (9) und der Drucker (11) in einem gemeinsamen Gehäuse integriert angeordnet sind.

20. Anordnung, nach Anspruch 12, dadurch gekennzeichnet, daß der Kuvertierer (15) eine Kuvertzuführung (12) und eine Zuführung von Einlagen (13) hat.

21. Anordnung, nach Anspruch 12, dadurch gekennzeichnet, daß der Computer (10) ein Personalcomputer oder eine Work Station ist deren Plattenlaufwerk (5) als Festplattenlaufwerk ausgeführt ist, auf dem das Programm gespeichert ist, mit dem das erfindungsgemäße Verfahren durchgeführt wird, wobei die Schnittstelleneinrichtung (6) zur Übertragung der zu druckenden Daten an den Drucker (11) als paralleles I/O-Port und wobei die Schnittstelleneinrichtung (4) zum Senden der Steuerdaten an die Zuführeinrichtung (13) und die Frankiermaschine (14) als serielle Schnittstelle ausgeführt ist.

22. Anordnung, nach den Ansprüchen 13 bis 15, dadurch gekenn­ zeichnet, daß durch eine gesicherte Leitung (16) eine gesicherte Datenkommunikation zwischen dem mindestens einem Computer (10) und dem Drucker (11) gewährleistet wird.

23. Anordnung, nach den Ansprüchen 13 bis 15, dadurch gekenn­ zeichnet, daß durch eine Signatur für die auf einer Leitung (16) übertragenen Daten eine gesicherte Datenkommunikation zwischen dem Computer (10) und dem Drucker (11) gewährleistet wird.

24. Anordnung, nach Anspruch 23, dadurch gekennzeichnet, daß eine Vielzahl an Computern über die Leitung (16) miteinander vernetzt sind und auf denselben Drucker (11) arbeiten.

25. Anordnung, nach Anspruch 24, dadurch gekennzeichnet, daß ein Server Bestandteil des Netzes (16) ist, der Verwaltung von aktuellen Portotariftabellen der Beförderer und ein Herunterladen der aktuellen Tabellen in die einzelnen Computer (10) und in die Frankiermaschine (14) erlaubt.

26. Anordnung, nach einem der vorgenannten Ansprüche 13 bis 25, dadurch gekennzeichnet, daß die Frankiermaschine (14) operativ mit dem jeweiligen Computer verbunden ist, der gerade einen Druckauftrag vom Drucker (11) abarbeiten läßt.