CN1945574A - 一种在文档管理系统中创建文档活页夹的处理器 - Google Patents

一种在文档管理系统中创建文档活页夹的处理器 Download PDF

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Abstract

一种用于处理电子文档的方法和装置。显示在相关输出设备上输出的代表页面的电子文档数据以小块图像的形式由用户接收并向其显示。用户创建活页夹文档，把一个或多个文档的页面图像加至该活页夹文档中。通过图形用户界面，用户能够选择性地设置活页夹中的页面。使用拖放或剪粘技术，从文档管理系统中的一个原始文档或多个文档中拷贝页面并把该页面粘贴进活页夹中。当在活页夹中放置页面时，页面被转换为适宜的格式，该格式对应于预选定的活页夹格式。然后，可以把活页夹文档作为单个文档存储、打印、查看和管理。

Description

一种在文档管理系统中创建文档活页夹的处理器
技术领域
本发明涉及一种文档管理的系统和方法。本发明尤其涉及一种在文档管理系统中生成和管理文档的系统和方法。
背景技术
文档管理系统具有代表性地是一种计算机程序，该程序能够使不同用户创建、存储、跟踪和管理大量的电子文档。为使不同用户能访问和创建文档，文档管理系统使用版本控制，使得文档的多份拷贝能够反映不同的用户和版本。这些版本控制具有代表性地包括一个版本数据或特征设计。存储在文档管理系统中的文档能够被查看、编辑、下载和打印。然而，为了有效地管理文档，系统需要一个外部程序以产生文档，如Microsoft Word、Microsoft Excel、Corel WordPerfect、或类似的程序。此外，每个访问存储在文档管理系统中的文档的用户必须具有跟作者相同的软件。
基于网络的文档编辑软件代表性地允许用户查看和处理图像文件的页面，如PNG、TIFF、JEPG、MMR和类似格式。一般处理操作包括打印页面的功能。然而，基于网络的文档编辑软件不能为图像处理提供直观的用户界面。而且，编辑软件缺乏访问和集成文档管理系统中此类图像的能力。
因此，需要一种在文档管理系统中生成和管理电子文档的系统和方法。
发明内容
本发明提供了一种用于文档处理的系统和方法。
本发明还提供了一种在文档管理系统中用于生成和管理电子文档的系统和方法。
而且，本发明提供了一种电子文档处理器。处理器包括接收装置，该接收装置接收代表多数页面的电子文档数据以在相关输出设备上输出。还包括显示装置，该显示装置在相关显示器上显示代表多数页面的标记。处理器还包括生成装置，该生成装置产生代表文档活页夹的图像数据。还包括用户界面，该用户界面接收有关来自相关用户的文档活页夹中的页面集合的设置指令。处理器还包括显示装置，该显示装置生成代表文档活页夹中的页面集合的显示图像。处理器还包括转换装置，该转换装置把活页夹中的被集合的页面转换成一种已被选择输出格式的活页夹数据。此外，处理器包括接收装置，该接收装置从用户接收文档输出指令，处理器还包括通信装置，该通信装置把输出数据传送给与接收到的文档输出指令连接的相关文档输出设备。
而且，本发明提供一种处理电子文档的方法。该方法通过接收代表页面的电子文档数据以在相关输出设备上输出开始。在相关显示装置上显示代表页面的标记。然后在显示装置上产生代表文档活页夹的图像。经过用户界面从相关用户接收到设置指令。该设置指令与活页夹中的页面设置相对应。产生代表活页夹中已设置的页面的图像并且把页面转换成已选择的文档输出格式的活页夹数据。然后从相关用户接收文档输出指令和对应输出指令把输出数据传送给相关文档输出设备。
通过下面的描述，对于本领域普通技术人员，本发明的其它优点、方面和特征将会变得更加清楚，其中，简单地通过阐明一最适于本发明的最佳实施方式之一的方法，给出和描述了本发明的优选实施例。应该认识到，本发明具有其它不同的实施例和在本发明的范围内，本发明的几个具体细节都可以在不同的方面进行修改。因此，附图和描述是对本发明原理的示意性说明而不是局限性说明。
附图说明
包含于并且组成说明书一部分的附图示例了本发明的几个方面，并且与具体实施例一起来说明本发明的原理。
图1是本发明的系统结构图；
图2是本发明的文档活页夹组成方法流程图；
图3是本发明文档活页夹组成的模板屏幕显示图。
具体实施方式
本发明涉及一种电子文档的处理方法。本发明尤其涉及一种用于编辑、查看和操作一个或多个组织在一起作为单一实体的文件的系统和方法。
图1给出了本发明的系统100的示意图。如图1所示，系统100包括至少一个用户设备102，在图1中用户设备102为个人计算机。用户设备102仅仅是用于示例本发明，并且本领域普通技术人员应了解，其它的用户设备同样可以在本发明中使用。用户设备102通过通信连接108与服务器104工作连接。本领域普通技术人员也应该理解，通信连接是用于电子设备之间通信的任意设备，所述电子设备可以是，但不限于互联网、局域网、广域网、以太网、令牌网、红外连接、无线保真(Wi-Fi)连接、电话连接、蜂窝连接、蓝牙连接和类似连接或通信装置的任意组合。在优选实施例中，系统100包括多个用户设备，每个用户设备都能够通过计算机网络，如互联网、局域网、广域网和类似通信连接访问服务器104。
服务器104与存储介质106进行数据通信。在优选实施例中，存储介质106适宜地包括文档管理系统或文档数据库。本领域的普通技术人员可以理解，文档管理系统可以创建、存储和跟踪多个文档。在优选实施例中，文档管理系统包括不同格式的多个文档。根据本发明，用户设备102能够检索存储介质中的一个或多个电子文档。本领域普通技术人员能够理解，存储介质106不需要与服务器104分离，并且在优选实施例中，服务器104适宜地包含存储介质106。存储介质106是本领域内现有的任意适宜形式的数据存储器，包括，但不限于硬盘驱动存储器、光盘存储器、闪存和类似的存储介质。
用户设备102通过通信连接108访问存储介质106，并且通过一个相关的图形用户界面显示内容，下面将充分地讨论所述图形用户界面。本领域普通技术人员了解，服务器104支持这种数据通信。优选地，在访问存储介质的文档管理系统之前，需要根据本领域现有的任意认证过程来验证用户设备102。一旦进行访问，用户设备102可以检索存储介质106上的电子文档或把电子文档存储在存储介质106上。在一个实施例中，用户设备102使用本领域现有的任意文字处理程序适宜地产生一个电子文档，所述文字处理程序包括，但不限于微软的“word”、corel公司的“wordperfect”和类似的应用软件。然后把电子文档存储到存储介质106的文档管理系统中。在一个优选的实施例中，服务器104可以通过网络激活，并且用户设备102通过现有的任意适宜的浏览器与服务器104通信。本领域普通技术人员应理解，文档管理系统中的电子文档的存储需要用户输入一个或多个辨识要素，如字母数字标识符。一旦把电子文档存储到系统内，电子文档就可以被索引，因此可以被其它的授权用户使用。
本发明允许用户设备102从存储介质中检索一个或多个页面或文档，并且允许像阅览图像，如图标、缩略图、小块图像和类似图像一样来阅览这些页面或文档。然后在用户设备102的图形用户界面上操作和移动所述图像以生成一个新的电子文档。根据本发明，图像包含在文档活页夹内，可以把所述文档活页夹作为一个文档导出、打印、电子邮件发送和存储。本领域技术人员应该认识到，用户设备102通过浏览器跟存储介质106上的文档管理系统建立连接。用户设备102请求一个或多个页面或文档，所述页面或文档被显示在用户设备102的显示器上。通过有关的显示器，用户可以创建一个新的电子文档，该新电子文档由能够从存储介质106检索的页面或文档构成。结合下面图2中描述的方法，能够更好的理解用户设备102生成新电子文档的过程。
图2是本发明的生成文档活页夹的方法流程图200。所述方法开始于步骤202，在该步骤中，用户经过用户设备102访问存储介质106中的文件管理系统。如上面所讨论的，用户设备102使用图形用户界面，优选地通过以网络为基础的浏览器的方式访问文档管理系统。本领域普通技术人员应该理解，结合本发明的图形用户界面可以实现本领域现有的任意适宜的界面。优选地，在访问存储介质106之前，验证用户设备102。一旦访问存储介质106，在步骤204中，用户设备102从文档管理系统检索一个文档或多个文档。除了还可以检索整个文档，用户设备还具有提取存储在文档管理系统中的文档的一个或多个页面的能力。从文档管理系统中检索的每个文档和/或页面被显示在用户设备102上的浏览器的图形用户界面中。下面将结合图3对在用户设备102上显示的所述图形用户界面进行更充分的讨论。
一旦检索文档，在步骤206中，用户选择单个的页面或文档附加到活页夹中。优选地，通过用户界面以点击和拖动的方式进行所述选择。本领域普通技术人员能够理解，显示表示原始页面或文档的标记，例如但不限于，图标、小块图像、图像和类似图形。因此，用户通过点击代表此类的文档或页面以及拖动被选择的图像到活页夹中的方式来选择单个的页面或文档。在一个可替换的实施例中，本发明能够执行标准菜单驱动选择过程，通常指如剪粘技术。在一个实施例中，执行所述两个选择技术，用户可以基于用户的偏好来选择使用哪个技术。
在步骤208中需要做判定，以判断是否被选择的页面或文档为适宜的格式。普通技术人员应该知道，本发明生成的文件夹采用一个用户选择的格式，如标签图像文件格式(TIFF)、改进的二维压缩编码(MMR)格式、便携式网络图片(PNG)格式、便携文件(PDF)格式和联合图像专家组(JPEG)格式。当被选择的页面或文档与活页夹文档的格式不相同的时候，例如，被选择的页面或文档是MS Word格式，流程进入步骤210，其中，自动把被选择的页面或文档转换为与活页夹文档的格式相同的格式。使用任一本领域内公知的将一个文件格式转换为另一个文件格式的方法来完成向另一种文档格式的转换。
一旦被转换成适宜的格式，在步骤212中，页面或文档就会被附加到活页夹文档中。当被选择的页面或文档已经以与活页夹文档相同的格式被存储在文件管理系统中，流程进入步骤210，其中，被选择的页面或文档被附加到活页夹文档中。一旦被附加，在步骤214中判断是否另一个页面或文档被附加到活页夹中。当需要附加其它的页面或文档时，流程返回到步骤204以选择下一个页面或文档，并且流程如上面所描述的那样继续进行。当没有更多的数据需要附加到活页夹文档时，如页面或文档，流程执行步骤216，其中，活页夹文档被存储在文件管理系统中。
然后用户通过文件管理系统访问活页夹文档。然后活页夹文档能够被导出到用户设备102中，作为单个文档通过电子邮件、打印和类似方式被传送。上面所描述的系统和方法包括一个图形用户界面，该图形用户界面支持活页夹文档的用户生成。图3描述了一个临时的屏幕显示300，来示例根据上述的系统和方法的一个图形用户界面。
现在参考图3，通过基于网络的浏览器或其它适宜的显示装置，屏幕300被适宜地显示在用户设备102上。如图3所示，屏幕300包括一个显示单元302，该显示单元302显示了文件管理系统可访问的内容，一个文档查看单元304，该文档查看单元304显示图像格式的文档的内容，和一个活页夹查看单元306，该活页夹查看单元306显示活页夹文档的内容。文件夹310的可扩展的列表被包含在显示单元302内，显示单元302显示文件管理系统的可访问的内容。如图所示，文件夹310适宜地包含一个或多个一级文件夹或目录。优选地，所有的这些文件夹都包含一个或多个文档。如图3所示，用户所选择的文档312和该文档的内容或页面在文档查看单元304中显示。所选择的文档312的每个页面以小块图像314、316、318、320、322、324、326和328的形式显示。优选地，小块图像是描述文档的每个相应页面的内容的图像代表。本领域普通技术人员应该理解，当每个文档从文件夹列表310内被选择时，在文档查看单元304内适宜地显示被选择文档的页面。
活页夹查看单元306显示包含在活页夹文档中的页面或文档。活页夹查看单元306以页面图像的形式显示用户选择的用于并入活页夹文档的页面或文档。如图所示，活页夹文档包含三个页面330、332和334。在优选实施例中，通过点击页面或文档和拖动页面或文档到活页夹查看单元306中的方式，把页面或文档加到活页夹文档中。如图3所示，本发明也使得能执行标准菜单驱动技术。例如，查看单元306包括一个菜单308、优选地，菜单308并入了各种编辑命令，包括剪粘命令。本领域普通技术人员能够理解，这样的菜单驱动命令包括，但是不仅仅限于图3所示的命令。
一旦用户完成向新活页夹文档中加载页面，用户选择存储图标336以存储文档管理系统中新创建的活页夹。本领域普通技术人员能够理解，活页夹文档的存储包含文档管理系统的各种版本控制、文字数字标识符和其它的索引标记。用户通过选择“exit”图标还能够关闭现存的活页夹，或者用户可以通过选择新图标338来创建一个新的空白活页夹文档。本领域普通技术人员可以理解，屏幕300的图形用户界面使得用户能够优选地通过浏览器的方式访问文档管理系统和创建、编辑、查看、打印和下载文档活页夹。每个活页夹适宜地包含一个或多个代表文档页面的图像。
本领域普通技术人员还应该理解，上述的系统和方法能够使用本领域公知的验证程序。例如，本发明就能够被实施，从而仅仅特定的用户能够预约打印机纸盒和适宜地执行验证程序来确认用户的权限以预约纸盒。此外，本发明能够适用于把不同用户限制到不同的预约权限，允许一个用户或一组用户预约对于一数量的工作或一段时间的纸盒，同时把另一个用户或另一组用户限制到更少或更多的工作，或更短或更长时间段。
本发明延伸到源代码、目标代码、中间源代码和目标代码(比如部分编译的方式)或其它任何适于实施本发明的形式的计算机程序。计算机程序是适宜的独立应用程序、软件组件、脚本程序或其它程序的插件。优选地，本发明中的计算机程序被嵌入在一个载体上，所述载体可以是任意实体或能够执行计算机程序的设备，例如，存储介质如ROM或RAM、光学记录介质如CD-ROM或磁记录介质如软盘。载体是任意可传送的载体，如通过电缆、光缆、无线电或其它方式传送的电信号或光信号。可以适宜地从服务器上通过互联网下载计算机程序。而且还可以把计算机程序嵌入到集成电路中。任意一或所有包含代码的此类实施例都包含于本发明的范围内，所述实施例能够使得计算机执行本发明所述的基本原理。
上述本发明的优选实施例是对本发明的说明和描述。所述优选的实施例不局限于本发明所涉及的详细描述。根据上面的描述，可以做可能的明显修改或变化。选择和描述实施例可以对本发明原理做最好的说明，因此优选实施例的实际应用可以使得本领域普通技术人员能够以各种不同的实施例来使用本发明和能够用适合预期特定使用的各种不同的修改来应用本发明。当被根据公平的、合法的和公正的所有修改和改动的实施范围来解释时，所有修改和改动都在如附加权利要求所确定的本发明范围内。

Claims (30)

1.一种电子文档处理器，其包括：
用于接收电子文档数据的装置，所述数据包括在相关输出设备上输出的多个页面的数据代表；
用于在相关的显示装置上显示多个页面的标记代表的装置；
用于在相关的显示装置上生成文档活页夹的图像代表的装置；
用户界面装置，其用于从相关用户接收与关联文档活页夹的多个页面选择性的集合有关的设置指令；
显示装置，其用于产生关联文档活页夹的多个页面选择性集合的显示图像代表；
转换装置，其用于把关联文档活页夹的多个页面集合的数据代表转换成包含被选择文档输出格式的活页夹数据；
用于从相关用户接收文档输出指令的装置；和
用于将所述输出数据传送至一连接被接收文档输出指令的相关文档显示设备的装置。
2.根据权利要求1所述的电子文档处理器，其特征在于，通过拖放用户界面的形式获得设置指令。
3.根据权利要求1所述的电子文档处理器，其特征在于，通过一个剪粘用户界面来获得设置指令。
4.根据权利要求1所述的电子文档处理器，其还包括用于从电子文档数据的多个页面产生多个活页夹数据集合的装置。
5.根据权利要求4所述的电子文档处理器，其特征在于，多个活页夹数据集合中的至少一个嵌套在另一个活页数据集合中，并且其中显示装置包括用于产生至少一个已被嵌套的活页集合的显示代表的装置。
6.根据权利要求1所述的电子文档处理器，其特征在于，电子文档数据接收自相关文档管理系统。
7.根据权利要求1所述的电子文档处理器，其还包括用于在相关文档管理系统中存储输出数据的存储装置。
8.根据权利要求1所述的电子文档处理器，其特征在于，被选择的文档输出格式是标签图像文件格式(TIFF)、改进的二维压缩编码(MMR)格式、便携式网络图片(PNG)格式、便携文件(PDF)格式和联合图像专家组(JPEG)格式中的一种格式。
9.一种处理电子文档数据的方法包括以下步骤：
接收电子文档数据，所述数据包括在相关输出设备上输出的多个页面的数据代表；
在相关显示装置上显示多个页面的标记代表；
在相关显示装置上产生文档活页夹的图像代表；
从相关用户接收与关联文档活页夹的多个页面选择性的集合有关的设置指令；
产生关联文档活页夹的多个页面选择性集合的显示图像代表；
把关联文档活页夹的多个页面集合的数据代表转换成包含被选择文档输出格式的活页夹数据；
从相关用户接收文档输出指令；和
将所述输出数据传送至一连接被接收文档输出指令的相关文档显示设备。
10.根据权利要求9所述的处理电子文档数据的方法，其特征在于，通过拖放用户界面获得设置指令。
11.根据权利要求9所述的处理电子文档数据的方法，其特征在于，通过剪粘用户界面获得设置指令。
12.根据权利要求9所述的处理电子文档数据的方法，其还包括从电子文档数据的多个页面中产生多个活页夹数据集合的步骤。
13.根据权利要求12所述的处理电子文档数据的方法，其特征在于，多个活页夹数据集合中的至少一个嵌套在另一个活页夹数据集合中，并且还包括产生至少一个已被嵌套的活页夹集合的显示代表的步骤。
14.根据权利要求9所述的处理电子文档数据的方法，其特征在于，接收来自有关文档管理系统的电子文档数据。
15.根据权利要求9所述的处理电子文档数据的方法，其特征在于，还包括在相关的文档管理系统中存储输出数据的步骤。
16.根据权利要求9所述的处理电子文档数据的方法，其特征在于，已被选择的文档输出格式是标签图像文件格式(TIFF)、改进的二维压缩编码(MMR)格式、便携式网络图片(PNG)格式、便携文件(PDF)格式和联合图像专家组(JPEG)格式中的一种。
17.一种带有用于处理电子文档数据的计算机可读指令的计算机可读指令介质，所述计算机可读指令介质包括：
用于接收电子文档数据的指令，所述数据包括在相关输出设备上输出的多个页面的数据代表；
用于在相关显示装置上显示多个页面的标记代表的指令；
用于在相关的显示装置上产生文档活页夹图像代表的指令；
用于经过用户界面从相关用户接收与关联文档活页夹的多个页面的选择性集合有关的设置指令的指令；
用于产生关联文档活页夹的多个页面的选择性集合的显示图像代表的指令；
用于把关联文档活页夹的多个页面的集合的数据代表转换成包含被选择文档输出格式的活页夹数据的指令；
用于从相关用户接收文档输出指令的指令；和
用于将所述输出数据传送至一连接被接收文档输出指令的相关文档显示设备的指令。
18.根据权利要求17所述的带有用于处理电子文档数据的计算机可读指令的计算机可读指令介质，其特征在于，通过拖放用户界面和剪粘用户界面中的一个获得设置指令。
19.根据权利要求17所述的带有用于处理电子文档数据的计算机可读指令的计算机可读指令介质，其还包括用于从电子文档数据的多个页面产生多个活页夹数据集合的指令。
20.根据权利要求19所述的带有用于处理电子文档数据的计算机可读指令的计算机可读指令介质，其特征在于，把多个活页夹数据集合中的至少一个嵌套进另一个活页夹数据集合中，其中还包括用于产生至少一个已被嵌套的活页夹集合的显示代表的指令。
21.根据权利要求17所述的带有用于处理电子文档数据的计算机可读指令的计算机可读指令介质，其特征在于，从相关的文档管理系统接收电子文档数据。
22.根据权利要求17所述的带有用于处理电子文档数据的计算机可读指令的计算机可读指令介质，还包括在相关文档管理系统上存储输出数据的指令。
23.根据权利要求17所述的带有用于处理电子文档数据的计算机可读指令的计算机可读指令介质，其特征在于，已被选择的文档输出格式是标签图像文件格式(TIFF)、改进的二维压缩编码(MMR)格式、便携式网络图片(PNG)格式、便携文件(PDF)格式和联合图像专家组(JPEG)格式中的一种格式。
24.一种用于处理电子文档数据的计算机执行方法，其包括步骤：
接收电子文档数据，所述数据包括在相关输出设备上输出的多个页面的数据代表；
在相关的显示装置上显示多个页面的标记代表；
在相关显示装置上产生文档活页夹的图像代表；
从相关用户接收与关联文档活页夹的多个页面选择性的集合有关的设置指令；
产生关联文档活页夹的多个页面选择性集合的显示图像代表；
把关联文档活页夹的多个页面集合的数据代表转换成包含被选择文档输出格式的活页夹数据；
从相关用户接收文档输出指令；和
将所述输出数据传送至一连接被接收文档输出指令的相关文档显示设备。
25.根据权利要求24所述的用于处理电子文档数据的计算机执行方法，其特征在于，通过拖放用户界面和剪粘用户界面中的一个获得设置指令。
26.根据权利要求24所述的用于处理电子文档数据的计算机执行方法，其还包括从电子文档数据的多个页面产生多个活页夹数据集合的步骤。
27.根据权利要求26所述的用于处理电子文档数据的计算机执行方法，其特征在于，把多个活页夹数据集合中的至少一个嵌套进另一个活页夹数据集合中，其中还包括产生至少一个已被嵌套的活页夹集合的显示代表的步骤。
28.根据权利要求24所述的用于处理电子文档数据的计算机执行方法，其特征在于，所述电子文档数据接收自相关文档管理系统。
29.根据权利要求24所述的用于处理电子文档数据的计算机执行方法，其还包括在相关文档管理系统上存储输出数据的步骤。
30.根据权利要求24所述的用于处理电子文档数据的计算机执行方法，其特征在于，已被选择的文档输出格式是标签图像文件格式(TIFF)、改进的二维压缩编码(MMR)格式、便携式网络图片(PNG)格式、便携文件(PDF)格式和联合图像专家组(JPEG)格式中的一种格式。
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