JP2006338627A - 文書管理装置、文書管理方法、および文書管理プログラム - Google Patents

Abstract

【課題】複数のファイルにおける各ファイルに設定されている付加情報を考慮して、各ファイルに対する付加情報の設定および変更を容易に行うことができる文書管理装置、文書管理方法、および文書管理プログラムを提供する。
【解決手段】文書管理サーバは、複数の文書ファイルの中から、文書ファイルに設定されているウォーターマーク情報を抽出し（Ｓ１０２）、抽出された各ウォーターマーク情報をユーザにより選択可能にクライアント端末のディスプレイに表示させる（Ｓ１０４）。
【選択図】図１０

Description

本発明は、文書管理装置、文書管理方法、および文書管理プログラムに関する。

文書ファイルには、たとえば「極秘」、「社外秘」等のセキュリティに関する付加情報が設定され得る。

しかし、複数の文書ファイルに対して付加情報を設定する場合には、文書ファイルの作成アプリケーションによって各文書ファイルをそれぞれ開いて付加情報を設定する必要があり、ユーザによる操作の負担が大きい。

また、複数の文書ファイルに対して印刷、転送などの一括した処理を施す場合、各ファイルに設定されている付加情報に対して、たとえば最も重要度の高いものに統一するなどの変更を加えたいことがある。しかし、複数の文書ファイルに対して付加情報を変更する場合にも、文書ファイルの作成アプリケーションによって各文書ファイルをそれぞれ開いて付加情報を変更する必要があり、ユーザによる操作の負担が大きい。

一方、複数のメンバ文書を１つのファイルとして管理するバインダ文書を印刷出力する際に、各メンバ文書に対して、予めバインダ文書に設定されている統一的な書式および自己のメンバ文書に設定されている書式から選択されたいずれかの書式を指定することができる文書処理装置が開示されている（特許文献１参照）。しかし、この装置では、メンバ文書の書式とは関係なく予めバインダ文書に書式を設定しておかなければならないため、複数のメンバ文書の各書式を考慮して、各メンバ文書の書式を設定または変更することができない。たとえば、この装置では、各メンバ文書の書式を、複数のメンバ文書の各書式の中で最も重要度の高いものに統一するような使い方はできない。さらに、複数のメンバ文書から構成されるバインダ文書を必ず別途作成する必要がある。

また、複数の文書から構成される統合文書の各文書に対して、統合文書として常に統一のとれたレイアウト処理を施すことができる文書処理装置が開示されている（特許文献２参照）。しかし、この装置もまた、各文書のレイアウト処理を、各文書に既に設定されている編集処理とは無関係に統一して行うものである。

また、複数の人が作成した書式の統一されていない文書を統合して編集する際に、予め格納されている書式設定用ファイルの中からユーザにより選択された書式を、各文書に設定することができる情報処理装置が開示されている（特許文献３参照）。しかし、この装置もまた、各文書に対する書式設定処理を、各文書に既に設定されている書式とは無関係に行うものである。
特開平７−３０２２６２号公報 特開平９−２２３１２６号公報 特開２００１−２４３２１６号公報

本発明は上記従来技術の有する問題点に鑑みてなされたものであり、本発明の目的は、複数のファイルにおける各ファイルに設定されている付加情報を考慮して、各ファイルに対する付加情報の設定および変更を容易に行うことができる文書管理装置、文書管理方法、および文書管理プログラムを提供することである。

本発明の上記目的は、下記の手段によって達成される。
（１）複数のファイルのうち少なくとも一つのファイルに設定されている付加情報を抽出する抽出手段と、抽出された付加情報を前記複数のファイルに対して統一して適用する適用手段と、を有する文書管理装置。
（２）前記抽出手段は、前記複数のファイルの各々から付加情報を抽出し、前記適用手段は、前記抽出手段によって抽出された複数の付加情報のうちユーザにより選択された付加情報を前記複数のファイルに対して統一して適用する（１）に記載の文書管理装置。
（３）前記付加情報は、セキュリティに関する情報である（１）或いは（２）に記載の文書管理装置。
（４）前記抽出手段によって抽出された各付加情報のうち最も重要度の高いものを優先的にユーザにより選択可能に表示部に表示させる表示制御手段を更に有する（２）或いは（３）に記載の文書管理装置。
（５） 前記付加情報は、ファイル内のページに関係付けられる情報であり、ユーザにより選択された付加情報は、前記複数のファイル全体の先頭ページに対してのみ適用される（１）〜（４）のいずれかに記載の文書管理装置。
（６）前記付加情報は、ファイル内のページに関係付けられる情報であり、ユーザにより選択された付加情報は、前記複数のファイル全体のすべてのページに対して適用される（１）〜（４）に記載の文書管理装置。
（７）複数のファイルのうち少なくとも一つのファイルに設定されている付加情報を抽出する抽出ステップと、抽出された付加情報を前記複数のファイルに対して統一して適用する適用ステップと、を有する文書管理方法。
（８）前記抽出ステップは、前記複数のファイルの各々から付加情報を抽出し、抽出された各付加情報のうち最も重要度の高いものを優先的にユーザにより選択可能に表示部に表示させる表示制御ステップを更に有する（７）に記載の文書管理方法。
（９）複数のファイルのうち少なくとも一つのファイルに設定されている付加情報を抽出する抽出手順と、抽出された付加情報を前記複数のファイルに対して統一して適用する適用手順と、をコンピュータに実行させるための文書管理プログラム。
（１０）前記抽出手順は、前記複数のファイルの各々から付加情報を抽出し、抽出された各付加情報のうち最も重要度の高いものを優先的にユーザにより選択可能に表示部に表示させる表示制御手順、を更に備えた（９）に記載の文書管理プログラム。
（１１）（９）或いは（１０）に記載の文書管理プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。

本発明によれば、複数の文書ファイルにおける少なくとも一つの文書ファイルに設定されている付加情報を考慮して、各文書ファイルに対する付加情報の設定および変更を容易に行うことが可能となる。

以下、本発明の実施の形態を、図面を参照して詳細に説明する。

図１は、本発明の第１実施形態にかかる文書管理サーバが適用された文書管理システムの全体構成を示すブロック図である。図１に示す文書管理システムは、クライアント端末１０と、文書管理サーバ２０と、印刷装置３０とを備えている。

クライアント端末１０、文書管理サーバ２０、および印刷装置３０は、ネットワーク５０を介して相互に通信可能に接続されている。ネットワーク５０は、イーサネット（登録商標）、トークンリング、ＦＤＤＩ等の規格によりコンピュータやネットワーク機器同士を接続したＬＡＮ、あるいはＬＡＮ同士を専用線で接続したＷＡＮ等からなる。なお、ネットワーク５０に接続される機器の種類および台数は、図１に示す例に限定されない。

次に、上記各機器の構成について説明するが、上記各機器は後述する構成要素以外の構成要素を含んでいてもよく、あるいは、後述する構成要素のうちの一部が含まれていなくてもよい。また、各機器で同様の機能を有する部分については、説明の重複を避けるため初回のみその説明を行い、２回目以降はその説明を省略する。

図２は、たとえばＰＣ（パーソナルコンピュータ）によって構成されるクライアント端末１０の構成を示すブロック図である。

クライアント端末１０は、ＣＰＵ１１、ＲＯＭ１２、ＲＡＭ１３、ハードディスク１４、ディスプレイ１５、入力装置１６、およびネットワークインタフェース１７を備えており、これらは信号をやり取りするためのバス１８を介して相互に接続されている。

ＣＰＵ１１は、プログラムにしたがって、上記各部の制御や各種の演算処理を行う。ＲＯＭ１２は、各種プログラムや各種データを格納する。ＲＡＭ１３は、作業領域として一時的にプログラムやデータを記憶する。ハードディスク１４は、オペレーティングシステムを含む各種プログラムや各種データを格納する。

ハードディスク１４は、図３に示すように、各種プログラムを格納するための領域であるプログラム記憶部５１を有する。ここでは、プログラム記憶部５１には、画面表示処理部５２、および要求指示処理部５３に対応する処理プログラムが格納される。画面表示処理部５２は、文書ファイルを選択するための画面等の各種画面を表示するための処理を行う。要求指示処理部５３は、文書管理サーバ２０等の機器に対して要求指示を行う。なお、画面表示処理部５２、および要求指示処理部５３の機能は、それぞれに対応する処理プログラムをＣＰＵ１１がＲＡＭ１３に読み出して実行することにより発揮される。即ち、ＣＰＵ１１、ハードディスク１４、ＲＡＭ１３が揃って各部の機能が達成される。

図２に戻り、ディスプレイ１５は、各種の情報を表示する。入力装置１６は、マウス等のポインティングデバイスやキーボードであり、各種の入力を行うために使用される。なお、ディスプレイ１５および入力装置１６の代わりに、タッチパネル等の入出力装置が使用され得る。

ネットワークインタフェース１７は、ネットワーク５０を介して他の機器と通信するためのインタフェースであり、イーサネット（登録商標）、トークンリング、ＦＤＤＩ等の規格が用いられる。

次に、文書管理サーバ２０について説明する。図４は、文書管理サーバ２０の構成を示すブロック図である。文書管理サーバ２０は、ＣＰＵ２１、ＲＯＭ２２、ＲＡＭ２３、ハードディスク２４、ネットワークインタフェース２５、および印刷指示部２６を備えており、これらは信号をやり取りするためのバス２９を介して相互に接続されている。印刷指示部２６は、印刷装置３０との通信制御を行う。

ハードディスク２４は、図５に示すように、各種プログラムを格納するための領域であるプログラム記憶部６１と、各種データを格納するための領域であるデータ記憶部６２とを有する。ここでは、図６に示すように、プログラム記憶部６１には、要求制御部６３、文書管理部６４、表示画面制御部６５、文書ファイル解析部６６、データ設定部６７、および画像合成部６８に対応する処理プログラムが格納される。

要求制御部６３は、クライアント端末１０から要求を受け取り、各処理プログラムの呼び出し、画面の表示指示等を行う。文書管理部６４は、データ記憶部６２に格納されている文書ファイルの管理を行う。表示画面制御部６５は、クライアント端末１０で表示する画面の制御を行う。文書ファイル解析部６６は、文書ファイルに設定されているウォーターマーク情報等の付加情報の抽出等の文書ファイルの解析を行う。なお、要求制御部６３、文書管理部６４、表示画面制御部６５、文書ファイル解析部６６、データ設定部６７、および画像合成部６８の機能は、それぞれに対応する処理プログラムをＣＰＵ２１がＲＡＭ２３に読み出して実行することにより発揮される。即ち、ＣＰＵ２１、ハードディスク２４、ＲＡＭ２３が揃って各部の機能が達成される。

付加情報は、好ましくはセキュリティに関する情報である。ここでは、付加情報は、ファイル内のページに関係付けられる情報であり、具体的には、ウォーターマークに関する情報である。ウォーターマーク情報は、ウォーターマークの種類、画像、および位置等の情報を含む。ウォーターマークとは、透かし文字または絵をいい、より具体的には、用紙に目立たないようにかすかに印字される透かし文字または絵をいう。

データ設定部６７は、付加情報を文書ファイルに設定して保存する。画像合成部６８は、プレビュー画像または印刷データに、ウォーターマーク情報に基づく画像を合成する。

また、図７に示すように、データ記憶部６２は、付加情報等の設定データが格納される設定データ記憶部６９、および文書ファイルが格納される文書ファイル記憶部７０のためのそれぞれの領域を有する。

なお、クライアント端末１０における画面の表示および要求指示を行うプログラムとして、ＷＥＢブラウザが使用されてもよい。この場合、文書管理サーバ２０にＷＥＢアプリケーションサーバとしての機能を追加することにより、ＷＥＢアプリケーションとして各処理プログラムによる機能が実装されてもよい。

図８は、印刷装置３０の構成を示すブロック図である。印刷装置３０は、ＣＰＵ３１、ＲＯＭ３２、ＲＡＭ３３、操作パネル部３４、印刷部３５、およびネットワークインタフェース３６を備えており、これらは信号をやり取りするためのバス３７を介して相互に接続されている。

操作パネル部３４は、タッチパネル、タッチパネル外の固定キー、表示ランプ等で構成されており、各種の入力および表示を行うために使用される。印刷部３５は、ビットマップ形式のラスタデータを電子写真方式等の印刷方式により用紙などの記録材に印刷する。

ＲＯＭ３２は、図９に示すように、各種プログラムを格納するための領域であるプログラム記憶部７１を有する。ここでは、プログラム記憶部７１には、描画処理部７２、および印刷制御部７３に対応する処理プログラムが格納される。描画処理部７２は、文書管理サーバ２０から転送された印刷データを印刷実データであるラスタデータに展開する。印刷制御部７３は、印刷部３５の制御を行う。なお、描画処理部７２、および印刷制御部７３の機能は、それぞれに対応する処理プログラムをＣＰＵ３１がＲＡＭ３３に読み出して実行することにより発揮される。即ち、ＣＰＵ３１、ＲＯＭ３２、ＲＡＭ３３が揃って各部の機能が達成される。

なお、本実施形態において、文書管理サーバおよびクライアント端末は、一つの端末として一体的に構成されてもよい。あるいいは、文書管理サーバは、印刷装置に内包されていてもよい。あるいは、文書管理サーバにおいて実行される処理のプログラムが、クライアント端末にインストールされて実行されることも可能である。

次に、文書管理システムの動作について説明する。

図１０および図１１は、文書管理サーバ２０における処理の手順を示すフローチャートである。なお、図１０および図１１のフローチャートにより示されるアルゴリズムは、文書管理サーバ２０のハードディスク２４などの記憶部にプログラムとして記憶されており、ＣＰＵ２１によって実行される。本実施形態は、複数の文書ファイルを選択して、選択した文書ファイルを印刷する処理に適用される。

まず、文書ファイルを選択するための画面を、クライアント端末１０のディスプレイ１５に表示させるための処理が実行される（Ｓ１０１）。図１２は、文書ファイル選択画面の一例を示す。文書ファイル選択画面１００は、文書ファイル記憶部７０に記憶されている文書ファイルを選択可能に示す選択部１０１を有している。ユーザは、文書ファイル選択画面１００において、たとえばワード、エクセル、ＪＰＥＧ、ＰＤＦ、ＰＯＷＥＲＰＯＩＮＴ（登録商標）等の形式の文書ファイルを複数選択することができる。具体的には、選択部１０１における文書ファイル名の先頭に配置されたチェックボックス１０２が選択されて、印刷または転送したい文書ファイルが選択される。文書ファイル選択画面１００において、所定のチェックボックス１０２が選択された後に、印刷ボタン１０３または転送ボタン１０４が押された場合、文書ファイルの選択が完了したと判断される。

続いて、選択された文書ファイルに設定されているウォーターマーク情報が抽出され、取得される（Ｓ１０２）。ウォーターマーク情報の抽出は、文書ファイルの選択時に限られず、たとえば文書ファイルの登録時あるいはバッチ処理により適当な時期に、事前に実行されてもよい。

図１３は、ウォーターマーク情報の抽出方法の一例を説明するための図である。たとえば、まず、文書作成アプリケーション独自の形式で保存されたオリジナル文書ファイル１は、ＸＭＬ（Ｅｘｔｅｎｓｉｂｌｅ Ｍａｒｋｕｐ Ｌａｎｇｕａｇｅ）変換アプリケーションにより、データ構造が規定された構造化文書ファイルとしてのＸＭＬファイル２に変換されて保存される。あるいはオリジナル文書ファイル１は、文書作成アプリケーション自体の機能により、ＸＭＬファイル２として保存される。そして、ＸＭＬファイルを解析するためのプログラムモジュールであるＸＭＬパーサにより、ＸＭＬファイル２が解析され、必要な構成要素が抽出されて、ウォーターマーク情報３が取得される。

ステップＳ１０３では、ウォーターマーク情報が設定されている文書ファイルが存在するか否かが判断される。ウォーターマーク情報が設定されている文書ファイルが存在しない場合（Ｓ１０３でＮＯ）、ステップＳ１１４に進む。

ウォーターマーク情報が設定されている文書ファイルが存在する場合（Ｓ１０３でＹＥＳ）、ウォーターマーク情報の確認および設定を実行するためのウォーターマーク情報設定画面を、クライアント端末１０のディスプレイ１５に表示させるための処理が実行される（Ｓ１０４）。

図１４は、ウォーターマーク情報設定画面の一例を示す。ウォーターマーク情報設定画面２００においては、ステップＳ１０２において抽出された各ウォーターマーク情報が、ユーザにより選択可能に表示される。すなわち、ステップＳ１０４において、選択された各文書ファイルに対して、ウォーターマーク情報の確認、設定、および変更が行われ得る。

ウォーターマーク情報設定画面２００は、ウォーターマーク情報を文書ファイルごとに設定するための個別設定部２０１と、ウォーターマーク情報を複数のファイルに対して統一して設定するための統一設定部２０４と、設定されたウォーターマーク情報を各オリジナル文書ファイルに保存するための保存指示部２０５とを有している。

ウォーターマーク情報設定画面２００の個別設定部２０１は、各文書ファイルから抽出したウォーターマークが初期値として表示されるメニュー２０２と、ウォーターマーク情報を詳細に設定するための詳細ボタン２０３とを含む。

図１５は、ウォーターマークの種類の設定および変更を行うためのプルダウンメニューの一例を示す。プルダウンメニュー２１０は、メニュー２０２がクリックされることにより表示される。プルダウンメニュー２１０において、「極秘」、「秘密」等の通常のマークのほか、「会議資料Ａ．ｄｏｃ」等の文書ファイル名が選択され得る。文書ファイル名が選択された場合、選択した文書ファイルに設定されているウォーターマーク情報が他の文書ファイルに反映させられる。

図１６は、ウォーターマーク情報詳細設定画面の一例を示す。ウォーターマーク情報詳細設定画面２２０は、詳細ボタン２０３がクリックされることにより表示される。ウォーターマーク情報詳細設定画面２２０において、ウォーターマークの種類、ウォーターマークを付加する対象ページ、ウォーターマークを表示する位置、ウォーターマークのサイズおよび色等の詳細なウォーターマーク情報の確認、設定、および変更が行われ得る。ウォーターマークが既に設定されている文書ファイルの場合には、ウォーターマークの種類、およびウォーターマークを付加する対象ページを設定するためのメニュー２２１および２２２に、文書ファイルに既に設定されている内容が初期値としてそれぞれ表示される。

図１７は、ウォーターマーク情報詳細設定画面においてウォーターマークの種類の設定および変更を行うためのプルダウンメニューの一例を示す。プルダウンメニュー２３０は、メニュー２２１をクリックすることにより表示される。また、図１８は、ウォーターマーク情報詳細設定画面においてウォーターマークを付加する対象ページの設定および変更を行うためのプルダウンメニューの一例を示す。プルダウンメニュー２４０は、メニュー２２２をクリックすることにより表示される。図１８に示されるように、ウォーターマークは、複数のファイル全体のすべてのページ、複数のファイル全体の冒頭（先頭）ページ、あるいは選択されたページに付加され得る。

さらに、ウォーターマーク情報詳細設定画面２２０は、設定されたウォーターマーク情報に基いてウォーターマークが付加されたページをユーザが確認するためのプレビュー部２２４を含む。また、保存指示部２２３のチェックボックスを選択することにより、設定されたウォーターマーク情報をオリジナル文書に保存することができる。なお、文書ファイルを作成したアプリケーションがウォーターマーク付加機能を持たない場合には、保存指示部２０３が非表示にされてもよい。

また、図１４に示すウォーターマーク情報設定画面２００の統一設定部２０４は、複数の文書ファイルから抽出した各ウォーターマーク情報のうち最も重要度の高いものが初期値として優先的にユーザにより選択可能に表示されるメニュー２０６と、ウォーターマーク情報を詳細に設定するための詳細ボタン２０７とを含む。たとえば、複数の文書ファイルから抽出されたウォーターマーク情報に「極秘」および「秘密」が混在していた場合は、プルダウンメニューの初期値として「極秘」が表示される。メニュー２０６がクリックされることにより、図１５に示すプルダウンメニュー２１０と同様のプルダウンメニューが表示される。また、詳細ボタン２０７がクリックされることにより、図１６に示すウォーターマーク情報詳細設定画面２２０と同様の設定画面が表示される。

図１０のフローチャートに戻って、ステップＳ１０５では、ウォーターマーク情報が変更されたか否かが判断される。ウォーターマーク情報が変更されていない場合（Ｓ１０５でＮＯ）、ステップＳ１１４に進む。

ウォーターマーク情報が変更されている場合（Ｓ１０５でＹＥＳ）、変更されたウォーターマーク情報をオリジナル文書ファイルに保存するための保存指示が行われているか否かが判断される（Ｓ１０６）。保存指示が行われていない場合（Ｓ１０６でＮＯ）、オリジナル保存フラグＯＳ＿ＦＬＡＧが「０」にセットされて（Ｓ１１３）、ステップＳ１１４に進む。

保存指示が行われている場合（Ｓ１０６でＹＥＳ）、オリジナル文書ファイルにウォーターマーク情報を保存できるか否かが判断される（Ｓ１０７）。なお、文書ファイルごとに処理が実行される。

オリジナル文書ファイル自体にウォーターマーク情報を保存できる場合（Ｓ１０７でＹＥＳ）、ウォーターマーク情報がオリジナル文書ファイルに設定されて保存され（Ｓ１０８）、オリジナル保存フラグＯＳ＿ＦＬＡＧが「１」にセットされて（Ｓ１０９）、ステップＳ１１４に進む。

図１９は、ウォーターマーク情報の保存方法の一例を説明するための図である。たとえば、図１３に示されるウォーターマーク情報３の構成要素の一部または全部が変更されて、変更後のウォーターマーク情報３ａが得られる。かかる変更後のウォーターマーク情報３ａに基づいて、図１３に示されるオリジナル文書ファイル１に関係付けられたＸＭＬファイル２におけるウォーターマーク情報記述部がＸＭＬパーサにより変更されて、変更後のＸＭＬファイル２ａが得られる。そして、変更後のＸＭＬファイル２ａは、ＸＭＬ変換アプリケーションにより、オリジナル文書ファイルの保存形式に変換されて、文書ファイル１ａとして保存される。あるいは変更後のＸＭＬファイル２ａは、文書作成アプリケーション自体の機能により、オリジナル文書の保存形式の文書ファイル１ａとして保存される。

一方、文書ファイルを作成したアプリケーションがウォーターマーク付加機能を持たないため、オリジナル文書ファイル自体にウォーターマーク情報を保存できない場合（Ｓ１０７でＮＯ）、ユーザに警告するための警告画面を、クライアント端末１０のディスプレイ１５に表示させるための処理が実行される（Ｓ１１０）。

図２０は、警告画面の一例を示す。警告画面３００には、ウォーターマーク情報の設定を保存することができない文書ファイルのリスト３０１、設定をやり直すために戻る指示を受け付ける戻るボタン３０２、および設定を保存せずに処理を続行する指示を受け付ける続行ボタン３０３が含まれる。

ステップＳ１１１では、ユーザの操作により受け付けられた指示は、「戻る」または「続行」のいずれであるか判断される。「戻る」の指示が受け付けられた場合（Ｓ１１１で「戻る」）、ステップＳ１０４に戻る。一方、「続行」の指示が受け付けられた場合（Ｓ１１１で「続行」）、オリジナル保存フラグＯＳ＿ＦＬＡＧが「０」にセットされて（Ｓ１１２）、ステップＳ１１４に進む。このように、本実施形態では、文書ファイル自体にウォーターマーク情報を保存できない場合、ユーザに動作の選択を促す警告画面３００を表示することで対応する。ただし、ウォーターマーク付加機能を持たないアプリケーションで作成された文書ファイルに関しては、文書管理サーバを含むシステムにおいて文書ファイルに紐づいた設定情報、つまり文書ファイルに関係付けられた設定情報としてウォーターマーク情報が管理されてもよい。

ステップＳ１１４では、文書ファイルのプレビュー画像Ｐ１が取得される。続いて、オリジナル保存フラグＯＳ＿ＦＬＡＧの値が「０」または「１」のいずれであるかが判断される（Ｓ１１５）。

オリジナル保存フラグＯＳ＿ＦＬＡＧの値が「１」の場合（Ｓ１１５で「１」）、第２プレビュー画像Ｐ２は、取得されたプレビュー画像Ｐ１と同じである（Ｓ１１６）。一方、オリジナル保存フラグＯＳ＿ＦＬＡＧの値が「０」の場合（Ｓ１１５で「０」）、取得されたプレビュー画像Ｐ１にウォーターマーク情報に基づく画像を合成することによって、第２プレビュー画像Ｐ２が作成される（Ｓ１１７）。

ステップＳ１１８では、ユーザに印刷を実行してよいか否かの確認を促すための確認画面を、クライアント端末１０のディスプレイ１５に表示させるための処理が実行される（Ｓ１１８）。

図２１は、確認画面の一例を示す。確認画面４００には、印刷を実行しようとする文書ファイルのリスト４０１、設定をやり直すために戻る指示を受け付ける変更ボタン４０３、および印刷を実行する指示を受け付けるＯＫボタン４０４が含まれる。また、確認画面４００には、文書ファイルのプレビューを表示させるためのプレビューボタン４０２が、文書ファイルごとに設けられる。

図２２は、プレビュー画面の一例を示す。プレビュー画面４１０は、確認画面４００のプレビューボタン４０２をクリックすることにより文書ファイルごとに表示される。プレビュー画面４１０には、ステップＳ１１６またはＳ１１７で作成された第２プレビュー画像Ｐ２が表示される。

確認画面４００において変更ボタン４０３が押された場合（Ｓ１１９でＮＯ）、ステップＳ１０４に戻る。

一方、確認画面４００においてＯＫボタン４０４が押された場合（Ｓ１１９でＹＥＳ）、オリジナル保存フラグＯＳ＿ＦＬＡＧの値が「０」または「１」のいずれであるかが判断される（Ｓ１２０）。

オリジナル保存フラグＯＳ＿ＦＬＡＧの値が「１」の場合（Ｓ１２０で「１」）、文書ファイルに基づく印刷データについて、印刷指示が行われる（Ｓ１２１）。一方、オリジナル保存フラグＯＳ＿ＦＬＡＧの値が「０」の場合（Ｓ１２０で「０」）、文書ファイルに基づく印刷データにウォーターマーク情報に基づく画像が合成され（Ｓ１２２）、合成後の印刷データについて印刷指示が行われる（Ｓ１２１）。そして、印刷装置３０は、かかる印刷指示に基づいて印刷を行う。

このように、本実施形態の文書管理サーバは、複数の文書ファイルの中から、文書ファイルに設定されているウォーターマーク情報を抽出し、抽出された各ウォーターマーク情報をユーザにより選択可能にクライアント端末１０のディスプレイ１５に表示させる。

したがって、複数の文書ファイルにおける各文書ファイルに設定されているウォーターマーク情報を考慮して、各文書ファイルに対するウォーターマーク情報の設定および変更を容易に行うことが可能となる。

次に、本発明の第２実施形態について、第１実施形態と相違する点を中心に説明し、共通する点については適宜説明を省略する。

図２３および図２４は、本発明の第２実施形態にかかる文書管理サーバ２０における処理の手順を示すフローチャートである。なお、図２３および図２４のフローチャートにより示されるアルゴリズムは、文書管理サーバ２０のハードディスク２４などの記憶部にプログラムとして記憶されており、ＣＰＵ２１によって実行される。本実施形態は、複数の文書ファイルを選択して、選択した文書ファイルを転送する処理に適用される。

ステップＳ２０１〜Ｓ２０５は、図１０のステップＳ１０１〜１０５とそれぞれ同様であり、ステップＳ２０６〜Ｓ２１０は、図１０のステップＳ１０７、Ｓ１０８、Ｓ１１０、Ｓ１１１、およびＳ１１４とそれぞれ同様である。

本実施形態では、文書ファイルの転送が目的とされており、文書ファイル自体にウォーターマーク情報を保存できない場合にウォーターマーク情報が付加されたプレビューや印刷データを作成する必要がない。また、可能な場合は常に文書ファイル自体にウォーターマーク情報が保存される。すなわち、図１４の保存指示部２０５および図１６の保存指示部２２３のチェックボックスは、それぞれチェックされた状態で変更不可とされる。したがって、図１０のステップＳ１０６、Ｓ１０９、Ｓ１１２、Ｓ１１３、Ｓ１１５〜Ｓ１１７、Ｓ１２０、およびＳ１２２に対応するステップは、第２実施形態では省略される。

ステップＳ２１１では、ユーザに転送を実行してよいか否かの確認を促すための確認画面を、クライアント端末１０のディスプレイ１５に表示させるための処理が実行される。ここで、図２１の確認画面上における「以下の文書を印刷します」の文章が「以下の文書を転送します」の文章に置き換えられた確認画面が表示される。

確認画面において変更ボタン４０３が押された場合（Ｓ２１１でＮＯ）、ステップＳ２０４に戻る。

一方、確認画面においてＯＫボタン４０４が押された場合（Ｓ２１１でＹＥＳ）、転送先の選択等の必要な処理が行われて、複数の文書ファイルが、選択された転送先に転送される（Ｓ２１３）。

このように、第２実施形態は、複数の文書ファイルを転送する場合に適用されることができ、第１実施形態と同様の効果を得ることができる。

次に、本発明の第３実施形態について、第１実施形態と相違する点を中心に説明し、共通する点については適宜説明を省略する。

図２５および図２６は、本発明の第３実施形態にかかる文書管理サーバ２０における処理の手順を示すフローチャートである。なお、図２５および図２６のフローチャートにより示されるアルゴリズムは、文書管理サーバ２０のハードディスク２４などの記憶部にプログラムとして記憶されており、ＣＰＵ２１によって実行される。

本実施形態は、文書ファイルに設定されている付加情報がセキュア地紋情報である場合に適用される。セキュア地紋とは、原稿において目立たないように印字された地紋であるが、複写された場合に潜像マークが浮き出て印字されるものをいう。セキュア地紋情報は、セキュア地紋における潜像マークの種類および配置と、背景模様等の情報を含む。

また、上記の第１および第２実施形態では、文書ファイル自体に設定されたウォーターマーク情報が抽出または保存されるが、第３実施形態では、文書管理サーバを含むシステムにおいて、文書ファイルにリンクした設定情報、つまり文書ファイルに関係付けられた設定情報としてセキュア地紋情報が管理される。したがって、文書ファイルの表示時および印刷時に、セキュア地紋情報に基づく画像が合成される。ただし、セキュア地紋情報は、文書ファイル自体に設定されて保存されることもできる。

図２５に示すように、ステップＳ３０１は、図１０のステップＳ１０１と同様である。

ステップＳ３０２では、選択された文書ファイルに設定されているセキュア地紋情報が抽出され、取得される。

ステップＳ３０３では、セキュア地紋情報が設定されている文書ファイルが存在するか否かが判断される。セキュア地紋情報が設定されている文書ファイルが存在しない場合（Ｓ３０３でＮＯ）、ステップＳ３０８に進む。

セキュア地紋情報が設定されている文書ファイルが存在する場合（Ｓ３０３でＹＥＳ）、セキュア地紋情報の確認および設定を実行するためのセキュア地紋情報設定画面を、クライアント端末１０のディスプレイ１５に表示させるための処理が実行される（Ｓ３０４）。

図２７は、セキュア地紋情報設定画面の一例を示す。セキュア地紋情報設定画面２００ａにおいては、ステップＳ３０２において抽出された各セキュア地紋情報が、ユーザにより選択可能に表示される。すなわち、ステップＳ３０４において、選択された各文書ファイルに対して、セキュア地紋情報の確認、設定、および変更が行われる。

セキュア地紋情報設定画面２００ａは、セキュア地紋情報を文書ファイルごとに設定するための個別設定部２０１ａと、セキュア地紋情報を複数のファイルに対して統一して設定するための統一設定部２０４ａと、設定されたセキュア地紋情報を保存するための保存指示部２０５ａとを有している。

セキュア地紋情報設定画面２００ａの個別設定部２０１ａは、各文書ファイルから抽出したセキュア地紋における潜像マークが初期値として表示されるメニュー２０２ａと、セキュア地紋情報を詳細に設定するための詳細ボタン２０３ａとを含む。

図２８は、セキュア地紋における潜像マークの種類の設定および変更を行うためのプルダウンメニューの一例を示す。プルダウンメニュー２１０ａは、メニュー２０２ａがクリックされることにより表示される。

図２９は、情報詳細設定画面の一例を示す。セキュア地紋情報詳細設定画面２２０ａは、詳細ボタン２０３ａがクリックされることにより表示される。セキュア地紋情報詳細設定画面２２０ａにおいて、セキュア地紋における潜像マークの種類、配置、およびサイズと、背景模様等の詳細なセキュア地紋情報の確認、設定、および変更が行われ得る。セキュア地紋が既に設定されている文書ファイルの場合には、セキュア地紋における潜像マークの種類を設定するためのメニュー２２１ａに、文書ファイルに既に設定されている内容が初期値として表示される。

さらに、セキュア地紋情報詳細設定画面２２０ａは、設定されたセキュア地紋情報に基づいてセキュア地紋が付加されたページをユーザが確認するためのプレビュー部２２４ａを含む。また、保存指示部２２３ａのチェックボックスを選択することにより、設定されたセキュア地紋情報を保存することができる。

また、図２７に示すセキュア地紋情報設定画面２００ａの統一設定部２０４ａは、複数の文書ファイルから抽出した各セキュア地紋情報の潜像マークのうち最も重要度の高いものが初期値として優先的にユーザにより選択可能に表示されるメニュー２０６ａと、セキュア地紋情報を詳細に設定するための詳細ボタン２０７ａとを含む。メニュー２０６ａがクリックされることにより、図２８に示すプルダウンメニュー２１０ａと同様のプルダウンメニューが表示される。また、詳細ボタン２０７ａがクリックされることにより、図２９に示すセキュア地紋情報詳細設定画面２２０ａと同様の設定画面が表示される。

図２５のフローチャートに戻って、ステップＳ３０５では、セキュア地紋情報が変更されたか否かが判断される。セキュア地紋情報が変更されていない場合（Ｓ３０５でＮＯ）、ステップＳ３０８に進む。

セキュア地紋情報が変更されている場合（Ｓ３０５でＹＥＳ）、変更されたセキュア地紋情報を保存するための保存指示が行われているか否かが判断される（Ｓ３０６）。保存指示が行われていない場合（Ｓ３０６でＮＯ）、ステップＳ３０８に進む。

保存指示が行われている場合（Ｓ３０６でＹＥＳ）、オリジナル文書ファイルに関係付けられた設定情報として、セキュア地紋情報が設定データ記憶部６９に保存され（Ｓ３０７）、ステップＳ３０８に進む。なお、文書ファイルごとに処理が実行される。

ステップＳ３０８では、文書ファイルのプレビュー画像Ｐ１が取得される。続いて、取得されたプレビュー画像Ｐ１にセキュア地紋情報に基づく画像を合成することによって、第２プレビュー画像Ｐ２が作成される（Ｓ３０９）。

ステップＳ３１０およびＳ３１１は、図１１のステップＳ１１８およびＳ１１９とそれぞれ同様である。

確認画面において変更ボタン４０３が押された場合（Ｓ３１１でＮＯ）、ステップＳ３０４に戻る。

一方、確認画面においてＯＫボタン４０４が押された場合（Ｓ３１１でＹＥＳ）、文書ファイルに基づく印刷データにセキュア地紋情報に基づく画像が合成され（Ｓ３１２）、合成後の印刷データについて印刷指示が行われる（Ｓ３１３）。そして、印刷装置３０は、かかる印刷指示に基づいて印刷を行う。

このように、第３実施形態は、文書ファイルに設定されている付加情報がセキュア地紋情報である場合に適用されることができ、第１実施形態と同様の効果を得ることができる。また、第３実施形態では、文書管理サーバを含むシステムにおいて、文書ファイルにリンクした設定情報、つまり文書ファイルに関係付けられた設定情報として付加情報が管理され得る。これにより、第３実施形態は、ウォーターマーク情報等の付加機能を持たないアプリケーションで作成された文書ファイルを選択する場合にも適用され得る。さらに、本実施形態は、文書作成アプリケーションで対応していないセキュア地紋情報等の付加情報を設定する場合にも適用され得る。

次に、本発明の第４実施形態について、第１実施形態と相違する点を中心に説明し、共通する点については適宜説明を省略する。

本実施形態は、文書ファイルに設定されている付加情報がアクセス権情報である場合に適用される。アクセス権情報とは、文書ファイルへのアクセス権を特定の者に制限するためのセキュリティに関する情報をいう。アクセス権には、文書ファイルを開くこと、文書ファイルに変更を加えること、および文書ファイルの印刷を行うこと等に関する権利が含まれる。また、アクセス権情報には、アクセス権を得るための認証処理に必要なパスワードが含まれる。

図３０は、本発明の第４実施形態にかかる文書管理サーバが適用された文書管理システムの全体構成を示すブロック図である。図３０に示す文書管理システムは、クライアント端末１０と、文書管理サーバ２０とを備えている。クライアント端末１０、および文書管理サーバ２０は、ネットワーク５０を介して相互に通信可能に接続されている。

クライアント端末１０の構成は、第１実施形態と同様である。

図３１は、文書管理サーバ２０ａの構成を示すブロック図である。文書管理サーバ２０ａは、ＣＰＵ２１、ＲＯＭ２２、ＲＡＭ２３、ハードディスク２４、およびネットワークインタフェース２５を備えており、これらは信号をやり取りするためのバス２９を介して相互に接続されている。

ハードディスク２４は、第１実施形態と同様に、各種プログラムを格納するための領域であるプログラム記憶部６１と、各種データを格納するための領域であるデータ記憶部６２とを有する（図５参照）。

ここでは、図３２に示すように、プログラム記憶部６１には、要求制御部６３、文書管理部６４、表示画面制御部６５、文書ファイル解析部６６、データ設定部６７、およびデータ転送処理部６８ａに対応する処理プログラムが格納される。データ転送処理部６８ａは、ＳＭＴＰ、ＦＴＰ、ＳＭＢ等の所定の転送プロトコルにしたがって、データの転送処理を行う。

なお、文書管理サーバおよびクライアント端末は、一つの端末として一体的に構成されてもよい。あるいは、文書管理サーバにおいて実行される処理のプログラムが、クライアント端末にインストールされて実行されることも可能である。

次に、文書管理システムの動作について説明する。

図３３および図３４は、本発明の第４実施形態にかかる文書管理サーバ２０ａにおける処理の手順を示すフローチャートである。なお、図３３および図３４のフローチャートにより示されるアルゴリズムは、文書管理サーバ２０ａのハードディスク２４などの記憶部にプログラムとして記憶されており、ＣＰＵ２１によって実行される。本実施形態は、複数の文書ファイルを選択して、選択した文書ファイルを転送する処理に適用される。

まず、パスワードＰＷ１の受け付けが行われる（Ｓ４０１）。ここで、文書ファイルを開くためのパスワードＰＷ１の入力をユーザに促すパスワード設定画面が、クライアント端末１０のディスプレイ１５に表示される。

図３５は、パスワード設定画面の一例を示す。パスワード設定画面５００は、パスワードＰＷ１を入力するための入力ボックス５０１を有している。登録ボタン５０２が押されると、入力されたパスワードＰＷ１が設定データ記憶部６９（図７参照）に格納される。

続いて、文書ファイルを選択するための画面を、クライアント端末１０のディスプレイ１５に表示させるための処理が実行される（Ｓ４０２）。

図３６は、文書ファイル選択画面の一例を示す。文書ファイル選択画面１００ａは、文書ファイル記憶部７０に記憶されている文書ファイルを選択可能に示す選択部１０１ａを有している。ユーザは、文書ファイル選択画面１００ａにおいて、文書ファイルを複数選択することができる。具体的には、選択部１０１ａにおける文書ファイル名の先頭に配置されたチェックボックスが選択されて、転送したい文書ファイルが選択される。文書ファイル選択画面１００ａにおいて、所定のチェックボックスが選択された後に、ＯＫボタン１０５が押された場合、文書ファイルの選択が完了したと判断される。

続いて、選択された文書ファイルに、文書ファイルを開くためのパスワードが設定されているか否かが判断される（Ｓ４０３）。文書ファイルを開くためのパスワードが設定されていない場合（Ｓ４０３でＮＯ）、ステップＳ４０９に進む。

文書ファイルを開くためのパスワードが設定されている場合（Ｓ４０３でＹＥＳ）、登録されたパスワードＰＷ１において認証が試みられる（Ｓ４０４）。すなわち、パスワードＰＷ１で文書ファイルを開くことができるか否かが判断される。認証できた場合（Ｓ４０４でＹＥＳ）、パスワードＰＷ１で文書ファイルが開かれる。

一方、認証できなかった場合（Ｓ４０４でＮＯ）、新たなパスワードＰＷ２の受け付けが行われる（Ｓ４０６）。ここで、パスワードＰＷ２を入力するための入力ボックス２０８を含むアクセス権情報設定画面（図３７参照）が、クライアント端末１０のディスプレイ１５に表示される。続いて、入力されたパスワードＰＷ２において認証が試みられる（Ｓ４０７）。すなわち、パスワードＰＷ２で文書ファイルを開くことができるか否かが判断される。認証できなかった場合（Ｓ４０７でＮＯ）、ステップＳ４０６に戻る。認証できた場合（Ｓ４０７でＹＥＳ）、パスワードＰＷ２で文書ファイルが開かれる。

ステップＳ４０９では、選択された文書ファイルに設定されているアクセス権情報が抽出され、取得される。なお、アクセス権情報の取得または反映は、たとえば文書管理サーバ２０ａを含むシステムから文書作成アプリケーションをＡＰＩ（Ａｐｐｌｉｃａｔｉｏｎ Ｐｒｏｇｒａｍ Ｉｎｔｅｒｆａｃｅ）等により呼び出して対象文書ファイルの参照または保存を行うことにより、実施することができる。

続いて、アクセス権情報の確認および設定を実行するためのアクセス権情報設定画面を、クライアント端末１０のディスプレイ１５に表示させるための処理が実行される（Ｓ４１０）。

図３８は、アクセス権情報設定画面の一例を示す。アクセス権情報設定画面２００ｂにおいては、ステップＳ４０９において抽出された各アクセス権情報が、ユーザにより選択可能に表示される。すなわち、ステップＳ４１０において、選択された各文書ファイルに対して、アクセス権情報の確認、設定、および変更が行われ得る。

アクセス権情報設定画面２００ｂは、アクセス権情報を文書ファイルごとに設定するための個別設定部２０１ｂと、アクセス権情報を複数のファイルに対して統一して設定するための統一設定部２０４ｂとを有している。

アクセス権情報設定画面２００ｂの個別設定部２０１ｂには、各文書ファイルから抽出したアクセス権情報が初期値として表示される。

また、アクセス権情報設定画面２００ｂの統一設定部２０４ｂは、複数の文書ファイルから抽出した各アクセス権情報のうち最も重要度の高いものが初期値として優先的にユーザにより選択可能に表示されるメニュー２０６ａを含む。たとえば、複数の文書ファイルから抽出されたアクセス権情報に「“開く”を禁止」および「“変更”を禁止」が混在していた場合は、プルダウンメニューの初期値として「“開く”を禁止」が表示される。

図３９は、アクセス権の種類の設定および変更を行うためのプルダウンメニューの一例を示す。プルダウンメニュー２１０ａは、メニュー２０６ａがクリックされることにより表示される。プルダウンメニュー２０６ａにおいて、「“開く”を禁止」、「“変更”を禁止」等のアクセス権のほか、「会議資料Ａ．ｄｏｃ」等の文書ファイル名が選択され得る。文書ファイル名が選択された場合、選択した文書ファイルに設定されているアクセス権情報が他の文書ファイルに反映させられる。

ステップＳ４１１では、選択された文書ファイルに設定するためのパスワードの受け付けが行われる。ここで、パスワードの入力をユーザに促すパスワード設定画面が、クライアント端末１０のディスプレイ１５に表示される。

図４０は、パスワード設定画面の一例を示す。パスワード設定画面６００は、全文書ファイルに設定するためのパスワードを入力するための入力ボックス６０１と、オリジナル文書に設定されているパスワードの使用を指示する指示部６０２とを有する。ＯＫボタン６０３が押されると、入力ボックス６０１に入力されたパスワード、またはオリジナル文書に設定されているパスワードが保存される。

ステップＳ４１２では、アクセス権情報が変更されたか否かが判断される。アクセス権情報が変更されていない場合（Ｓ４１２でＮＯ）、ステップＳ４１４に進む。

アクセス権情報が変更されている場合（Ｓ４１２でＹＥＳ）、パスワードを含むアクセス権情報がオリジナル文書ファイル自体に設定されて保存される（Ｓ４１３）。

ステップＳ４１４では、ユーザに転送を実行してよいか否かの確認を促すための確認画面を、クライアント端末１０のディスプレイ１５に表示させるための処理が実行される。

図４１は、確認画面の一例を示す。確認画面４００ａには、転送を実行しようとする文書ファイルのリスト４０１ａ、設定をやり直すために戻る指示を受け付ける変更ボタン４０３ａ、および転送を実行する指示を受け付けるＯＫボタン４０４ａが含まれる。

確認画面４００ａにおいて変更ボタン４０３ａが押された場合（Ｓ４１５でＮＯ）、ステップＳ４１０に戻る。

一方、確認画面４００ａにおいてＯＫボタン４０４ａが押された場合（Ｓ４１５でＹＥＳ）、転送先の選択等の必要な処理が行われて、複数の文書ファイルが、選択された転送先に転送される（Ｓ４１６）。

このように、第４実施形態の文書管理サーバは、複数の文書ファイルの中から、文書ファイルに設定されているアクセス権情報を抽出し、抽出された各アクセス権情報をユーザにより選択可能にクライアント端末１０のディスプレイ１５に表示させる。

したがって、複数の文書ファイルにおける各文書ファイルに設定されているアクセス権情報を考慮して、各文書ファイルに対するアクセス権情報の設定および変更を容易に行うことが可能となる。

次に、本発明の第５実施形態について、第４実施形態と相違する点を中心に説明し、共通する点については適宜説明を省略する。

図４２および図４３は、本発明の第５実施形態にかかる文書管理サーバ２０ａにおける処理の手順を示すフローチャートである。なお、図４２および図４３のフローチャートにより示されるアルゴリズムは、文書管理サーバ２０ａのハードディスク２４などの記憶部にプログラムとして記憶されており、ＣＰＵ２１によって実行される。本実施形態は、複数の文書ファイルを選択して、選択した文書ファイルを結合する処理に適用される。

ステップＳ５０１〜Ｓ５１０は、図３３および図３４のステップＳ４０１〜Ｓ４１０とそれぞれ同様である。

ただし、ステップＳ５０２では、図４４に示す文書ファイル選択画面１００ｂを、クライアント端末１０のディスプレイ１５に表示させるための処理が実行される。文書ファイル選択画面１００ｂを用いた処理は、図３６の文書ファイル選択画面１００ａを用いた処理と同様である。ステップＳ５０６では、パスワードＰＷ２を入力するための入力ボックス２０８を含むアクセス権情報設定画面２００ｃ（図４５参照）が、クライアント端末１０のディスプレイ１５に表示される。また、ステップＳ５１０では、図４６に示すアクセス権情報設定画面２００ｃを、クライアント端末１０のディスプレイ１５に表示させるための処理が実行される。アクセス権情報設定画面２００ｃを用いた処理は、図３８のアクセス権情報設定画面２００ｂを用いた処理と同様である。なお、本実施形態では、文書ファイルの結合が目的とされているため、図４６に示すアクセス権情報設定画面２００ｃでは、個々の文書ファイルに設定されているアクセス権は、確認可能な程度に薄いグレーで表示されて変更できない（グレーアウト）。

ステップＳ５１１では、結合文書ファイルに設定するためのパスワードの受け付けが行われる。ここで、パスワードの入力をユーザに促すパスワード設定画面が、クライアント端末１０のディスプレイ１５に表示される。

図４７は、パスワード設定画面の一例を示す。パスワード設定画面６００ａは、結合後の文書ファイルに設定するためのパスワードを入力するための入力ボックス６０１ａを有する。ＯＫボタン６０３ａが押されると、入力ボックス６０１ａに入力されたパスワードが保存される。

ステップＳ５１２では、ユーザに文書ファイルの結合を実行してよいか否かの確認を促すための確認画面を、クライアント端末１０のディスプレイ１５に表示させるための処理が実行される。

図４８は、確認画面の一例を示す。確認画面４００ｂには、結合しようとする文書ファイルのリスト４０１ｂ、設定をやり直すために戻る指示を受け付ける変更ボタン４０３ｂ、文書ファイルの結合を実行する指示を受け付けるＯＫボタン４０４ｂ、結合後の文書ファイルに設定しようとするアクセス権の指定部４０５、および結合後の文書ファイル名を入力するための入力ボックス４０６が含まれる。

ここで、ユーザの操作に基づいて、確認画面４００ａにおいて、結合後の文書ファイルに設定しようとするアクセス権が指定され、結合後の文書ファイル名が受け付けられる。

確認画面４００ｂにおいて変更ボタン４０３ｂが押された場合（Ｓ５１３でＮＯ）、ステップＳ５１０に戻る。

一方、確認画面４００ｂにおいてＯＫボタン４０４ｂが押された場合（Ｓ５１３でＹＥＳ）、アクセス権およびパスワードを含むアクセス権情報が設定された結合文書ファイルが作成されて保存される（Ｓ５１４）。

このように、第５実施形態の文書管理サーバは、複数の文書ファイルの中から、文書ファイルに設定されているアクセス権情報を抽出し、抽出された各アクセス権情報をユーザにより選択可能にクライアント端末１０のディスプレイ１５に表示させる。

したがって、複数の文書ファイルにおける各文書ファイルに設定されているアクセス権情報を考慮して、複数の文書ファイルを結合して作成された結合文書ファイルに対するアクセス権情報の設定および変更を容易に行うことが可能となる。なお、結合文書ファイルにおける複数の文書ファイルの各々について、アクセス権情報の設定および変更が可能となるように構成されてもよい。

次に、本発明の第６実施形態について、第４または第５実施形態と相違する点を中心に説明し、共通する点については適宜説明を省略する。

図４９は、本発明の第６実施形態にかかる文書管理サーバが適用された文書管理システムの全体構成を示すブロック図である。図４９に示す文書管理システムは、クライアント端末１０と、文書管理サーバ２０ｂと、画像形成装置４０を備えている。クライアント端末１０、文書管理サーバ２０ｂ、および画像形成装置４０は、ネットワーク５０を介して相互に通信可能に接続されている。

第６実施形態では、ネットワーク５０上に画像形成装置４０が追加され、クライアント端末１０は画像形成装置４０の操作端末として利用される。

図５０は、文書管理サーバ２０ｂの構成を示すブロック図である。文書管理サーバ２０ｂは、ＣＰＵ２１、ＲＯＭ２２、ＲＡＭ２３、ハードディスク２４、ネットワークインタフェース２５、画像読取り指示部２７、および文書ファイル転送指示部２８を備えており、これらは信号をやり取りするためのバス２９を介して相互に接続されている。

画像読取り指示部２７は、画像形成装置４０との通信制御を行って、画像読取りを指示する。文書ファイル転送指示部２８は、画像形成装置４０との通信制御を行って、文書ファイルの転送を指示する。

図５１は、画像形成装置４０の構成を示すブロック図である。画像形成装置４０は、ＣＰＵ４１、ＲＯＭ４２、ＲＡＭ４３、ハードディスク４４、ネットワークインタフェース４５、および画像読取り部４６を備えており、これらは信号をやり取りするためのバス４９ａを介して相互に接続されている。画像読取り部４６は、原稿を読み取って画像データを取得するものである。

ここでは、図５２に示すように、ハードディスク４４は、各種プログラムを格納するための領域であるプログラム記憶部７４と、各種データを格納するための領域であるデータ記憶部７７とを有する。プログラム記憶部７４には、画像読取り制御部７５、およびデータ転送処理部７６に対応する処理プログラムが格納される。画像読取り制御部７５は、画像読取り部４６の制御を行う。データ転送処理部７６は、所定の転送プロトコルにしたがって、データの転送処理を行う。データ記憶部７７は、画像読取り部４６によって得られた画像データを文書ファイルとして格納する文書ファイル記憶部７８のための領域を有する。

かかる第６実施形態は、第４または第５実施形態と同様の効果を得ることができることに加え、画像形成装置４０において得られた画像データに基づく文書ファイルをも処理の対象とすることができる。

次に、本発明の第７実施形態について、第６実施形態と相違する点を中心に説明し、共通する点については適宜説明を省略する。

図５３は、本発明の第７実施形態にかかる文書管理システムの全体構成を示すブロック図である。図５３に示す文書管理システムは、ネットワーク５０上に、画像形成装置４０ａを備えている。第７実施形態における画像形成装置４０ａは、第６実施形態における画像形成装置４０に、クライアント端末１０および文書管理サーバ２０ｂの機能が組み込まれて構成されたものである。

図５４は、画像形成装置４０ａの構成を示すブロック図である。画像形成装置４０ａは、ＣＰＵ４１、ＲＯＭ４２、ＲＡＭ４３、ハードディスク４４、ネットワークインタフェース４５、画像読取り部４６、操作パネル部４７、画像読取り指示部４８、および文書ファイル転送指示部４９を備えており、これらは信号をやり取りするためのバス４９ａを介して相互に接続されている。操作パネル部４７は、タッチパネル、テンキー、スタートボタン、ストップボタン等を備えており、各種情報の表示および各種指示の入力に使用される。

かかる第７実施形態は、一つの装置で第６実施形態と同様の効果を得ることができる。

本発明は、上記した実施形態のみに限定されるものではなく、特許請求の範囲内において、種々改変することができる。

たとえば、文書ファイルに設定されている付加情報の種類は、ウォーターマーク情報、セキュア地紋情報、およびアクセス権情報等に限定されるものではない。本発明は、他の種類の付加情報が設定されている文書ファイルに対しても適用可能である。本発明は、好ましくはセキュリティに関する情報が設定されている文書ファイルに対して適用される。また、本発明では、複数のファイルに対して施される処理として、印刷、転送、および結合等の一括した処理が、適宜組み合わされて実行されてもよい。

また、上記各実施形態においては、選択文書に一括して採用するウォーターマーク情報、セキュア地紋情報、およびアクセス権情報（即ち、付加情報）について、複数の選択文書に設定されたもののうち最も重要度の高いものをデフォルトとして表示するようにしている。しかし、本発明はこれに限られるものではなく、例えば、選択文書のうちの特定名称の文書、例えば「送り状」といった名称の文書に設定された付加情報をデフォルトとして表示しても良く、或いはこの特定名称の文書の付加情報を一義的に他の文書に適用してもよい。また、これとは逆に、「添付書類」といった名称の文章に設定された付加情報をデフォルトとして選ぶのを避けるようにしてもよい。

本実施形態にかかる文書管理システムにおける各種処理を行う手段および方法は、専用のハードウェア回路、またはプログラムされたコンピュータのいずれによっても実現することが可能である。上記プログラムは、たとえばフレキシブルディスクやＣＤ−ＲＯＭなどのコンピュータ読み取り可能な記録媒体によって提供されてもよいし、インターネット等のネットワークを介してオンラインで提供されてもよい。この場合、コンピュータ読み取り可能な記録媒体に記録されたプログラムは、通常、ハードディスク等の記憶部に転送されて記憶される。また、上記プログラムは、単独のアプリケーションソフトとして提供されてもよいし、装置の一機能としてその装置のソフトウェアに組み込まれてもよい。

本発明の第１実施形態にかかる文書管理サーバが適用された文書管理システムの全体構成を示すブロック図である。 クライアント端末の構成を示すブロック図である。 クライアント端末のハードディスクのプログラム記憶部を説明するための図である。 文書管理サーバの構成を示すブロック図である。 文書管理サーバのハードディスクを説明するための図である。 文書管理サーバのハードディスクのプログラム記憶部を説明するための図である。 文書管理サーバのハードディスクのデータ記憶部を説明するための図である。 印刷装置の構成を示すブロック図である。 印刷装置のＲＯＭのプログラム記憶部を説明するための図である。 文書管理サーバにおける処理の手順を示すフローチャートである。 図１０から続く、文書管理サーバにおける処理の手順を示すフローチャートである。 文書ファイル選択画面の一例を示す。 ウォーターマーク情報の抽出方法の一例を説明するための図である。 ウォーターマーク情報設定画面の一例を示す。 ウォーターマークの種類の設定および変更を行うためのプルダウンメニューの一例を示す。 ウォーターマーク情報詳細設定画面の一例を示す。 ウォーターマーク情報詳細設定画面においてウォーターマークの種類の設定および変更を行うためのプルダウンメニューの一例を示す。 ウォーターマーク情報詳細設定画面においてウォーターマークを付加する対象ページの設定および変更を行うためのプルダウンメニューの一例を示す。 ウォーターマーク情報の保存方法の一例を説明するための図である。 警告画面の一例を示す。 確認画面の一例を示す。 プレビュー画面の一例を示す。 本発明の第２実施形態にかかる文書管理サーバにおける処理の手順を示すフローチャートである。 図２３から続く、本発明の第２実施形態にかかる文書管理サーバにおける処理の手順を示すフローチャートである。 本発明の第３実施形態にかかる文書管理サーバにおける処理の手順を示すフローチャートである。 図２５から続く、本発明の第３実施形態にかかる文書管理サーバにおける処理の手順を示すフローチャートである。 セキュア地紋情報設定画面の一例を示す。 セキュア地紋の潜像マークの種類の設定および変更を行うためのプルダウンメニューの一例を示す。 情報詳細設定画面の一例を示す。 本発明の第４実施形態にかかる文書管理サーバが適用された文書管理システムの全体構成を示すブロック図である。 文書管理サーバの構成を示すブロック図である。 文書管理サーバのハードディスクのプログラム記憶部を説明するための図である。 本発明の第４実施形態にかかる文書管理サーバにおける処理の手順を示すフローチャートである。 図２５から続く、本発明の第４実施形態にかかる文書管理サーバにおける処理の手順を示すフローチャートである。 パスワード設定画面の一例を示す。 文書ファイル選択画面の一例を示す。 パスワードを入力するための入力ボックスを含むアクセス権情報設定画面の一例を示す。 アクセス権情報設定画面の一例を示す。 アクセス権の種類の設定および変更を行うためのプルダウンメニューの一例を示す。 パスワード設定画面の一例を示す。 確認画面の一例を示す。 本発明の第５実施形態にかかる文書管理サーバにおける処理の手順を示すフローチャートである。 図４２から続く、本発明の第５実施形態にかかる文書管理サーバにおける処理の手順を示すフローチャートである。 文書ファイル選択画面の一例を示す。 パスワードを入力するための入力ボックスを含むアクセス権情報設定画面の一例を示す。 アクセス権情報設定画面の一例を示す。 パスワード設定画面の一例を示す。 確認画面の一例を示す。 本発明の第６実施形態にかかる文書管理サーバが適用された文書管理システムの全体構成を示すブロック図である。 文書管理サーバの構成を示すブロック図である。 画像形成装置の構成を示すブロック図である。 画像形成装置のハードディスクを説明するための図である。 本発明の第７実施形態にかかる文書管理システムの全体構成を示すブロック図である。 画像形成装置の構成を示すブロック図である。

符号の説明

１０ クライアント端末、
１１，２１，３１ ＣＰＵ、
１２，２２，３２ ＲＯＭ、
１３，２３，３３ ＲＡＭ、
１４，２４，４４ ハードディスク、
１５ ディスプレイ、
１６ 入力装置、
１７，２５，３６，４５ ネットワークインタフェース、
１８，２９，３７，４９ａ バス、
２０，２０ａ，２０ｂ 文書管理サーバ、
２６ 印刷指示部、
２７ 画像読取り指示部、
２８ 文書ファイル転送指示部、
３０ 印刷装置、
３４ 操作パネル部、
３５ 印刷部、
４０，４０ａ 画像形成装置、
４６ 画像読取り部、
４７ 操作パネル部、
４８ 画像読取り指示部、
４９ 文書ファイル転送指示部、
５０ ネットワーク、
１００，１００ａ，１００ｂ 文書ファイル選択画面、
２００ ウォーターマーク情報設定画面、
２００ａ セキュア地紋情報設定画面、
２００ｂ，２００ｃ アクセス権情報設定画面、
２０１，２０１ａ，２０１ｂ 個別設定部、
２０４，２０４ａ，２０４ｂ 統一設定部、
２２０ ウォーターマーク情報詳細設定画面、
２２０ａ セキュア地紋情報詳細設定画面、
４０５ アクセス権の指定部。

Claims (11)

1. 複数のファイルのうち少なくとも一つのファイルに設定されている付加情報を抽出する抽出手段と、
   抽出された付加情報を前記複数のファイルに対して統一して適用する適用手段と、
   を有することを特徴とする文書管理装置。
2. 前記抽出手段は、前記複数のファイルの各々から付加情報を抽出し、
   前記適用手段は、前記抽出手段によって抽出された複数の付加情報のうちユーザにより選択された付加情報を前記複数のファイルに対して統一して適用することを特徴とする請求項１に記載の文書管理装置。
3. 前記付加情報は、セキュリティに関する情報であることを特徴とする請求項１或いは請求項２に記載の文書管理装置。
4. 前記抽出手段によって抽出された各付加情報のうち最も重要度の高いものを優先的にユーザにより選択可能に表示部に表示させる表示制御手段、
   を更に有することを特徴とする請求項２或いは請求項３に記載の文書管理装置。
5. 前記付加情報は、ファイル内のページに関係付けられる情報であり、
   ユーザにより選択された付加情報は、前記複数のファイル全体の先頭ページに対してのみ適用されることを特徴とする請求項１〜４のいずれかに記載の文書管理装置。
6. 前記付加情報は、ファイル内のページに関係付けられる情報であり、
   ユーザにより選択された付加情報は、前記複数のファイル全体のすべてのページに対して適用されることを特徴とする請求項１〜４のいずれかに記載の文書管理装置。
7. 複数のファイルのうち少なくとも一つのファイルに設定されている付加情報を抽出する抽出ステップと、
   抽出された付加情報を前記複数のファイルに対して統一して適用する適用ステップと、
   を有することを特徴とする文書管理方法。
8. 前記抽出ステップは、前記複数のファイルの各々から付加情報を抽出し、
   抽出された各付加情報のうち最も重要度の高いものを優先的にユーザにより選択可能に表示部に表示させる表示制御ステップ、
   を更に有することを特徴とする請求項７に記載の文書管理方法。
9. 複数のファイルのうち少なくとも一つのファイルに設定されている付加情報を抽出する抽出手順と、
   抽出された付加情報を前記複数のファイルに対して統一して適用する適用手順と、
   をコンピュータに実行させるための文書管理プログラム。
10. 前記抽出手順は、前記複数のファイルの各々から付加情報を抽出し、
    抽出された各付加情報のうち最も重要度の高いものを優先的にユーザにより選択可能に表示部に表示させる表示制御手順、
    を更に有する請求項９に記載の文書管理プログラム。
11. 請求項９或いは請求項１０に記載の文書管理プログラムを記録したコンピュータ読み取り可能な記録媒体。

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