CN1776600A - 电子文档管理方法和电子文档管理装置 - Google Patents

Abstract

本发明提供了一种电子文档管理装置，其中，当作出输出电子文档的请求时，不需要将电子文档转换成位图打印图像。在本发明的电子文档管理装置(10)中，更新检测部(401)从存储在文档存储部(411)中的电子文档中检测最近创建或更新的电子文档。文档管理部(402)将其中包括电子文档的文件的管理信息存储在管理信息存储部(412)中，并管理该文档文件。用于最近创建或更新的电子文档的位图打印图像由打印图像提供部(404)提供，并与管理信息相关联地存储在图像存储部(405)中。当用于电子文档的输出指令发给打印指令部(407)时，打印管理部(408)使相应打印图像从图像存储部输出，因此不需要在其输出时等待文档转换成打印图像。

Description

电子文档管理方法和电子文档管理装置

技术领域

本发明涉及一种电子文档管理方法和装置，更特别地，涉及一种能够立即将用于打印、显示等的打印图像提供给在其上安装有电子文档管理装置的更高级装置的电子文档管理方法和装置。

背景技术

在现今办公室等中广泛使用的打印装置将要被打印的图像转换成具有600dpi精确度的位图打印图像。尽管打印装置的处理速度由于例如半导体的改进而逐年提高，仍然需要大量处理或转变时间来绘出如上所述的大量的点。文档的打印图像为适于人使用文档并因此可能用于文档的使用的类型，但如前所述需要大量处理时间，因此通常，使用具有更高处理效率的其他应用程序。

此外，也已公开了一种打印处理系统和一种打印处理方法，其中，即使在上述应用程序不存在的情况下，也可通过网络在存在应用程序的服务器上执行打印处理(日本专利申请公开号2000-284927)。此外，商业上经常出现这种情况，因为某些原因(例如用户参加会议等)，处于等待状态(通电状态)的计算机(例如PC)无人看管。就此而言，已知该空闲状态是相当久的，并且也进行了实验，从每个计算机收集这种空闲状态的时间并执行并行处理(例如，http://setiathome.ssl.berkeley.edu/)。

然而，出现了以下问题。即，当以上述现有技术打印文档时，除了用于用户日常使用的计算机以外，需要用于文档转换的服务器，并且在其打印图像变得必要时执行这种通过服务器的文档转换，因此等待转换完成浪费了用户的宝贵时间。

发明内容

本发明旨在解决上述问题，并且其目的在于提供一种电子文档管理装置，其能够从存储的电子文档中检测最近创建或更新的电子文档，并预先提供如此检测的电子文档的位图打印图像(bitmappedprint image)，因此当打印图像对于打印等变得必要时，在不用等候其转换处理的情况下，可以立即提供必要的打印图像，并且其还能够在用户不使用机器或其计算功能期间，通过使用更高级装置(higher order device)来执行这些处理操作，用于提高其使用效率。

为了解决上述问题，根据本发明的电子文档管理方法包括：在发生对电子文档的输出请求之前，预先将电子文档转换成位图打印图像，并将其存储的步骤；以及一旦请求输出电子文档，就输出对应于如此请求的电子文档的已转换和存储的打印图像之一的步骤。

采用这种配置，根据本发明的电子文档管理方法在发生对电子文档的输出请求之前，预先将电子文档转换成位图打印图像，并存储如此获得的打印图像，因此当请求输出电子文档时，可输出预先转换和存储的相应打印图像。结果，一旦请求输出电子文档，不需要将其转换成相应打印图像，因此有可能立即响应这样的请求。

此外，本发明还提供了一种电子文档管理方法，包括：存储来自更高级装置的电子文档的步骤；存储用于识别的数据的步骤，存储的电子文档及其特征可以从该数据分别被识别；在每个电子文档处理时刻，从存储的电子文档中检测在存储之后尚未经过位图转换处理的最近创建或更新的电子文档的步骤；提供(render)用于如此检测的最近创建或更新的电子文档的位图打印图像，以及与用于识别电子文档的数据相关联地存储如此提供的打印图像的步骤；以及当基于用于识别的数据作出对电子文档的输出请求时，从存储的打印图像中选择和输出对应于所请求的电子文档的打印图像的步骤。

此外，根据本发明的电子文档管理装置包括：文档存储部，用于存储来自更高级装置的电子文档；更新检测部，用于在每个电子文档处理时刻，从存储在文档存储部中的电子文档中，检测在存储之后尚未经过位图转换处理的最近创建或更新的电子文档；打印图像提供部，用于将电子文档转换成位图打印图像；图像存储部；文档管理部，用于管理用于识别的数据，可以从该数据分别识别出存储在文档存储部中的电子文档及其特征，一旦由更新检测部检测到最近创建或更新的电子文档，文档管理部就使打印图像提供部提供如此检测的电子文档的打印图像，以及将如此提供的打印图像与用于识别由更新检测部检测的电子文档的数据相关联地存储在图像存储部中；以及打印图像输出部，一旦发生对基于用于识别的数据的电子文档的输出请求，打印图像输出部就从图像存储部中读取和输出与用于识别被请求输出的电子文档的数据对应的打印图像。

附图说明

图1是示出根据本发明的电子文档管理装置的第一实施例的框图。

图2是用于解释图1所示的电子文档管理装置的、从打印图像的提供到存储的操作的流程图。

图3是示出注册在图1所示的管理信息存储部中的、用于文档文件的管理信息的示意图。

图4是用于解释图1所示的电子文档管理装置处理打印指令的操作的流程图。

图5是示出本发明的电子文档管理装置的第二实施例的框图。

图6是用于接收由图5所示的电子文档管理装置发送的打印图像的移动式设备的框图。

图7是示出本发明的电子文档管理装置的第三实施例的框图。

图8是用于解释根据该实施例的电子文档管理装置中的处理的总流程的流程图。

具体实施方式

以下将参照附图详细描述本发明的优选实施例。图1是示出根据本发明的电子文档管理装置的第一实施例的框图。图2是示出图1所示的电子文档管理装置的、从打印图像的提供到存储的操作的流程图。图3是示出注册在图1所示的管理信息存储部中的、用于文档文件的管理信息的示意图。图4是示出图1所示的电子文档管理装置处理打印指令的操作的流程图。图1中电子文档管理装置10包括：更新检测部401、文档管理部402、重要性确定部403、打印图像提供部404、图像存储部405、删除部406、打印指令部407、打印管理部408、打印部409、空闲检测部410、文档存储部411、管理信息存储部412、未示出的控制部分、以及未示出的存储部分。

在图1所示的电子文档管理装置10中，空闲检测部410监控更高级装置(例如，多功能打印机)的操作，获得操作中的负荷(load)(S201)，并确定负荷是否高于或等于规定阈值(S202)。当负荷高于或等于阈值时，使装置休眠一段预定时间(S203)，然后执行返回到步骤S201，而当在步骤S202中确定负荷低于阈值时，这样的确定被通知给更新确定部401作为空闲状态。

已接收到空闲状态的通知的更新检测部401检验存储在文档存储部411中并且其中包括电子文档(以下通常称作文档)的文件形式的文档文件，并确定其中是否存在任何最近创建或更新的文档文件(S204)。当确定不存在最近创建或更新的文档文件时，执行返回到步骤S203，而当确定存在最近创建或更新的文档文件时，将如此检测的文档文件的文件名通知给文档管理部402。文档管理部402确定如此通知的文档文件的管理信息是否已在管理信息存储部412中注册(S205)。当已注册时，不需要动作，而当未注册时，在管理信息存储部412中重新注册通知的文件(S206)。尽管将在后面描述在该实例中注册在管理信息存储部412中的文档文件的管理信息，但例如其可以是如图3所示的管理信息。

在步骤S205或S206中的处理之后，文档管理部402确定被处理的文档文件的文件大小是否已改变(S207)。当文件大小未改变时，仅将文件的更新日期变成当前值(S209)，并且终止控制流程，而当文件大小已改变时，将文件大小和文件的更新日期变成当前值。处理状态被看作正在处理(S208)，并且如果处理结束，则处理状态被看作已完成。这里，注意到作为验证文件是否已更新的方法，除了如上所述检验文件大小的改变的方法之外，还有一种方法，通过使用关于文件内容的散列函数(例如MD5)来确定文件是否相同。在步骤S208之后，文档管理部402从管理信息存储部412取出或获得关于要求提供所关心文件的文档的打印图像的时间的信息、其大小等，并将其通知给重要性确定部403。

重要性确定部403确定最近创建或更新的文档的重要性的级别(或也简称为重要性)，例如，通过使用从文档管理部402接收的信息打印其的可能性等。这里，将描述这种重要性确定的一个实例。在该实例中，根据以下表达式(1)计算重要性VP。

重要性VP＝Fm(当前时间-更新的日期和时间)

+Fr(提供时间)

+Ft(类型的值)

+Fc(颜色)

+Fp(打印数量)

+Fe(更新数量)……(1)

在上述表达式(1)中，Fm是根据从文件的最后更新所经过的时间的函数，其返回值根据时间的推移而减小。这里，作为实例，使用Fm(t)＝a/t(a是常数1000)。Fr是其输入为要求图像提供部提供打印图像的时间的函数，其返回值根据增加的提供时间而增加，并且使用Fr(t)＝bt(b是常数10)作为实例。Ft是其返回值根据文件类型而改变的函数，文件类型由数据格式和文件获取方法决定。例如，在Microsoft(注册商标)公司的Windows(注册商标)中，文件类型可按以下方式由其扩展名确定。例如，如果文件扩展名为txt，则文件是文本文件，以及如果为jpg，则文件是JPEG格式的图像文件，等等。此外，文件除了具有扩展名外，还具有嵌入在每个文件的标题部分以识别其格式的码，如在PDF格式的情况下，并且在该情况下，这种文件的类型可由该码来确定。

根据如上所述文件类型的返回值可被设置为如下表(1)所示。

表1

类型	返回值
		pptxlsdoctxtscanpdf未知	20101550150

当然，上述返回值可根据对个别用户的设置而改变，此外，如果打印图像是黑色或白色，则在上述表达式(1)中的Fc返回0，以及如果是彩色，则其返回常数(例如100)。Fp是具有随着打印数量(x)而增加的值的函数，以及使用Fp(x)＝dx(d是常数100)。Fe是具有随着编辑数量(y)而增加的值的函数，以及例如，使用Fe(y)＝ey(e是常数100)。

此外，重要性确定部403检验图像存储部405的容量，以确定是否存在用于添加新写入的空间(S210)。当没有空间时，打印图像按照从最低到最高重要性的顺序被指定为不必要的数据(S211)，以使通过使用删除部406将如此指定的不必要的数据预先从图像存储部405中删除(S212)。在这种情况下，例如，位图转换处理已完成的旧的或大的打印图像将对应于低重要性的数据。将重复步骤S210、S211和S212，直到产生用于新近添加写入的空间。

当在步骤S210中确定存在用于新近添加写入的空间时，打印图像提供部404可提供所有电子文档的打印图像，但在该实例中，优选地，为其重要级别高于或等于预定阈值的那些文档已确定为重要的文档，提供位图打印图像(S213)，并且将位图打印图像存储和保存在图像存储部405中(S214)。当完成保存时，图像的提供视为完成，所以如此提供的打印图像的尺寸被写入存储在管理信息存储部412中的相应管理信息中，从而更新管理信息存储部412中的管理信息(S215)。

接着，将参照图4描述当通过打印指令部将打印指令输入到电子文档管理装置时电子文档管理装置的操作。当通过打印指令部407输入关于由文件名指示或指定的文档的打印指令时，打印管理部408获得如此输入的文件名(S301)。打印管理部408确定所获得的文件名是否已在管理信息存储部412中注册(S302)。当确定文件名尚未注册时，执行类似于常规处理的普通打印处理(S303)。

当在步骤S302中确定文件名已注册时，从文档管理部402获得关于要打印的文档的信息，并确定要打印的文档是否与注册在文档管理部402中的内容相同(S304)。例如，在注册在管理信息存储部412中的文件的最后更新日期与来自打印指令部407指示的文件的当前最后更新日期之间进行比较。当比较结果为它们彼此不同时，控制流程进入步骤S303，执行普通打印处理。当在步骤S304中比较结果为它们彼此相同时，从图像存储部405获得相应的打印图像(S305)，并将其传送到打印部409，打印如此传送的打印图像(S306)。在这种情况下，因为如此传送到打印部409的打印图像已转换成位图图像，所以打印部409可以迅速地执行打印，而不需要转换时间。

图5是示出本发明的电子文档管理装置的第二实施例的框图。图6是示出图5所示电子文档管理装置对其提供服务的移动式设备的框图。图5所示的电子文档管理装置20设置有传输部513，代替图1所示的电子文档管理装置10的打印指令部407、打印管理部408和打印部409。因此，电子文档管理装置20包括：更新检测部501、文档管理部502、重要性确定部503、打印图像提供部504，图像存储部505、删除部506、空闲检测部510、文档存储部511、管理信息存储部512、和传输部513。

图5所示的电子文档管理装置20的各部501-513的操作，除了传输部513的操作之外，与图1所示的电子文档管理装置10的各部401-412的操作相同，并因此省略其说明。传输部513将由图像提供部提供的电子文档的打印图像传输到客户(例如，移动式设备)。在这种情况下，优选地，传输部513在由空闲检测部510检测出客户的空闲状态的时刻将打印图像传输给客户。

在图6所示的移动式设备60中，接收部606接收从图5所示的电子文档管理装置20的传输部513发送的传输信号，从中提取打印图像，并将其存储在存储部608中。在这种情况下，文档管理部502(图5)基于如此传输的数据量来计算存储部608中剩余的存储容量是否不足。当存储容量不足时，由重要性确定部503连续指示不重要的文档，直到可获得必要的存储容量。文档管理部502通过传输部513向接收部606发送按不重要性的顺序删除如此指示的不重要的文档的指令。

已接收如上所述删除指令的接收部606将删除指令传送到删除部607，然后删除部607从存储部608删除指示或指定的打印图像。当通过输入部610请求显示文档时，显示管理部609从存储部608读取要显示的文档的打印图像，并使打印图像显示在显示部611上。当通过输入部610接收文档打印或投影指令时，显示管理部609从存储部608读取相应文档的打印图像，并将打印图像传送到用于传输其的传输部612。传输部612将如此接收的打印图像传输到未示出的打印设备或投影设备，以执行其打印或投影。

图7是示出本发明的电子文档管理装置的第三实施例的框图。图7所示的电子文档管理装置30包括：更新检测部701、文档管理部702、重要性确定部703、打印图像提供部704、图像存储部705，删除部706、显示指令部707、显示管理部708、显示部709、空闲检测部710、文档存储部711、和管理信息存储部712。因此，图7所示的电子文档管理装置30，除了图1所示的打印指令部407、打印管理部408、和打印部409分别被显示指令部707、显示管理部708、和显示部709替换之外，采用与图1所示的电子文档管理装置10类似的结构。

因为图7所示的电子文档管理装置30仅部分不同于图1所示的电子文档管理装置10，所以将仅描述不同的部分。即，将描述当电子文档显示指令通过显示指令部被输入到图7所示的电子文档管理装置30时，电子文档管理装置的操作。当通过显示指令部707输入带有由其文件名指示或指定的文档的显示指令时，显示管理部708确定所获得的文件名是否已在管理信息存储部712中注册，并且当确定文件名尚未注册时，执行类似于常规处理的普通显示处理。

当确定文件名已被注册时，从文档管理部702获得关于要显示的文档的信息，并确定要显示的文档是否与其注册在文档管理部702中的内容相同。例如，将在注册在管理信息存储部712中的文件的最后更新日期与由显示指令部707指示的文件的当前最后更新日期之间进行比较。当比较结果为它们彼此不同时，执行普通显示处理，而当它们彼此相同时，从图像存储部705获得相应打印图像，并将其传送到显示部709，显示如此传送的打印图像。在这种情况下，因为如此传送到显示部709的打印图像已被转换成位图图像，所以显示部709可迅速执行显示，而不需要转换时间。

在图1、图5和图7中分别示出的电子文档管理装置10、20和30中，文档存储部、管理信息存储部、和图像存储部被表示为分离的部件，但无须解释这些部件可设置在相同存储介质(例如，图像存储部，如果其容量具有用于其的足够空间)的适当分配或划分的存储区中。此外，优选地，从已由重要性确定部确定的较高重要性的文档作出当由图像提供部提供打印图像时从哪个文档提供打印图像的确定。这里，注意到，在将其中装有屏幕保护程序的个人计算机用作电子文档管理装置30的情况下，由空闲检测部710作出的计算机空闲状态的检测，可通过检测屏幕保护程序的激活来作出。

此外，同样优选地，图1和图7中分别示出的电子文档管理装置10、30的各个部(401-406和410-412)和(701-706和710-712)可以被共享或共有(commonalized)，并且打印指令部407、打印管理部408和打印部409的组，以及显示指令部707、显示管理部708和显示部709的组被选择地操作。

图8是解释根据该实施例的电子文档管理装置中的处理的总流程的流程图。

首先，接收来自更高级装置的电子文档(S801)。

然后，存储电子文档和用于识别的数据(S802)，可以从该数据识别电子文档的特征。

在每个电子文档处理时刻，从存储的电子文档中检测在存储之后尚未经过位图转换处理的最近创建或更新的电子文档(S803)。

提供用于如此检测的最近创建或更新的电子文档的位图打印图像，然后与用于识别上述电子文档的数据相关联地存储该打印图像(S804)。即，在发生对电子文档的输出请求之前，它们被预先转换成位图打印图像，然后被存储。此时，可确定每个电子文档的重要级别，以仅使那些重要级别高于或等于预定重要级别的电子文档被转换。

当基于用于识别的数据产生对电子文档的输出请求时，从存储的打印图像中选择对应于所请求的电子文档的打印图像(S805)。即，当请求输出电子文档时，输出上述对应于所请求的电子文档的已转换和存储的打印图像。

这里，注意到，在根据该实施例的文件管理装置的处理中的各步骤是通过使未示出的控制部执行存储在未示出的存储部中的文档管理程序来实现的。

尽管在该实施例中，用于实现本发明的函数预先记录在装置的内部，本发明不限于此，类似函数可经由网络下载到装置中，或在其中存储类似函数的计算机可读记录介质可被安装在装置中。这种记录介质可为任何形式，例如CD-ROM，其能够存储程序并且程序能够被装置读出。此外，通过这种预安装或下载获得的函数可通过与装置内部中的OS(操作系统)或类似物的合作来实现。

尽管在上文中，已通过多个实施例解释了本发明，这种解释不想将本发明限制为这些实施例，取而代之地，本发明包括包含在由权利要求定义的本发明的精神和范围内的所有替换、改变和等同物。

如上详细所述，根据本发明，本发明的电子文档管理程序用作在发生对电子文档的输出请求之前，预先将电子文档转换成位图打印图像并存储它们，因此当请求输出电子文档时，输出相应的预先转换和存储的打印图像。结果，在这种电子文档输出请求时，不需要执行将文档转换成其打印图像，所以可立即响应请求。此外，如果在装置的空闲状态期间，通过将电子文档转换成打印图像来存储电子文档，可以更有效地完成这种工作。

Claims (13)

1.一种电子文档管理方法，包括：

在发生对电子文档的输出请求之前，预先将所述电子文档转换成位图打印图像并将其存储的步骤；以及

一旦请求输出电子文档，就输出与如此请求的所述电子文档对应的经过转换和存储的打印图像之一的步骤。

2.根据权利要求1所述的电子文档管理方法，还包括：

确定每个电子文档的重要级别，并且仅将那些重要级别高于或等于预定重要级别的电子文档转换成打印图像的步骤。

3.根据权利要求1所述的电子文档管理方法，还包括：

当最近要存储的打印图像所必需的存储容量不足时，确定每个电子文档的重要级别，并按照最低到最高的重要级别的顺序，从存储器中删除所述电子文档的所述打印图像，以确保必需的存储容量的步骤。

4.一种电子文档管理方法，包括：

存储来自更高级装置的电子文档的步骤；存储用于识别的数据的步骤，可以从所述数据分别识别所存储的电子文档及其特征；

在每个电子文档处理时刻，从所存储的电子文档中检测存储之后尚未经过位图转换处理的最近创建或更新的电子文档的步骤；

创建用于如此检测的所述最近创建或更新的电子文档的位图打印图像，以及与用于识别所述电子文档的数据相关联地存储如此提供的所述打印图像的步骤；以及

当基于用于识别的所述数据作出对电子文档的输出请求时，从所存储的打印图像中选择和输出与所请求的电子文档对应的打印图像的步骤。

5.根据权利要求4所述的电子文档管理方法，其中，所述电子文档处理时刻是所述更高级装置处于屏幕保护程序运行的空闲状态的时候。

6.根据权利要求4所述的电子文档管理方法，其中，在将所述电子文档转换成打印图像的步骤中，确定每个电子文档的重要级别，并且仅对其重要级别高于或等于预定重要级别的电子文档执行所述转换步骤，而当请求输出尚未转换成打印图像的电子文档时，所述电子文档在那时被转换成其打印图像。

7.根据权利要求4所述的电子文档管理方法，还包括：

当最近要存储的打印图像所必需的存储容量不足时，确定每个电子文档的重要级别，并按照最低到最高的重要级别的顺序，从存储器中删除所述电子文档的所述打印图像，以确保必要的存储容量的步骤。

8.一种电子文档管理装置，包括：

文档存储部，用于存储来自更高级别装置的电子文档；更新检测部，用于在每个电子文档处理时刻，从存储在所述文档存储部中的所述电子文档中，检测在存储之后尚未经过位图转换处理的最近创建或更新的电子文档；

打印图像提供部，将所述电子文档转换成位图打印图像；图像存储部；

文档管理部，用于管理每个存储在所述文档存储部中的所述电子文档和用于识别的数据，可以从所述数据识别每个所述电子文档的特征，一旦由所述更新检测部检测到最近创建或更新的电子文档，所述文档管理部就使所述打印图像提供部创建如此检测的所述电子文档的打印图像，并且将如此提供的所述打印图像与用于识别由所述更新检测部检测的所述电子文档的所述数据相关联地存储在所述图像存储部中；以及

打印图像输出部，一旦基于所述用于识别的数据发生对电子文档的输出请求，所述打印图像输出部就从所述图像存储部中读取和输出与用于识别请求输出所述电子文档的所述数据对应的打印图像。

9.根据权利要求8所述的电子文档管理装置，其中，所述电子文档处理时刻是所述更高级装置处于运行屏幕保护程序的空闲状态的时候。

10.根据权利要求8所述的电子文档管理装置，其中，所述打印图像输出部包括：

打印指令部，接收用于指定和打印电子文档的输出请求；以及

打印管理部，用于与所述文档管理部协作，基于由所述打印指令部接收的所述输出请求，从所述图像存储部读取与如此指定的所述电子文档对应的打印图像，并将如此读取的打印图像传送到用于其打印的打印部。

11.根据权利要求8所述的电子文档管理装置，其中，所述打印图像输出部包括：

显示指令部，接收用于指定和显示电子文档的输出请求；以及

显示管理部，用于与所述文档管理部协作，基于由所述显示指令部接收的所述输出请求，从所述图像存储部读取与如此指定的所述电子文档对应的打印图像，并将如此读取的所述打印图像传送到用于其显示的显示部。

12.根据权利要求8所述的电子文档管理装置，其中，当传输部接收用于指定和传输电子文档的输出请求时，所述打印图像输出部与所述文档管理部协作，从所述图像存储部读取对应于所指定的电子文档的打印图像，并传输如此读取的所述打印图像。

13.根据权利要求12所述的电子文档管理装置，其中，所述传输部以移动式设备可接收和打印或显示所述打印图像的方式传输所述打印图像。

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